INFORME DE SEGUIMIENTO A LOS PLANES
ANUALES DE GESTIÓN AÑO 2014
IV TRIMESTRE
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
Plan Estratégico
“Para que los colombianos recuperen sus tierras”
Vigencia 2014
Enero de 2015
CONSEJO DIRECTIVO ALFONSO GÓMEZ MÉNDEZ MINISTRO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO MAURICIO PERFETTI DIRECTOR DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE ESTADÍSTICA - DANE JUAN ANTONIO NIETO DIRECTOR INSTITUTO NACIONAL AGUSTÍN CODAZZI JORGE ENRIQUE VÉLEZ GARCÍA SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO EQUIPO DIRECTIVO JORGE ENRIQUE VÉLEZ GARCÍA SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO MARÍA EMMA OROZCO ESPINOSA SECRETARIA GENERAL ENRIQUE JOSÉ NATES GUERRA SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA EL REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS MARIA VICTORIA ALVAREZ BUILES SUPERINTENDENTE DELEGADA PARA EL NOTARIADO JAIRO MESA GUERRA SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA LA PROTECCIÓN, RESTITUCIÓN, FORMALIZACIÓN DE TIERRAS NÉSTOR RAÚL SÁNCHEZ ESPITIA DIRECTOR DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS CARLOS AUGUSTO PRIETO LEÓN DIRECTOR DE DESARROLLO REGISTRAL SERGIO AGÓN MARTÍNEZ DIRECTORA DE GESTIÓN NOTARIAL OSCAR ANÍBAL LUNA OLIVERA DIRECTOR FINANCIERO JORGE ELIECER DELGADO SALAS DIRECTOR DE CAPACITACIÓN ADRIANA CAROLINA CAMACHO ROA JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN MARCOS JAHER PARRA OVIEDO JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA ELBA LUCIA CORREDOR JEFE OFICINA DE INFORMÁTICA DIEGO SALAZAR SAA JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO KAREN VARÓN LOZANO JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
MAYO DE 2014 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DIRECTORA MERIA ISABEL ORTEGA SAURITH DIAGRAMACIÓN Y DISEÑO JULIANA SANTAMARIA GONZALEZ CONSOLIDACIÓN Y EDICIÓN ARIEL LEONEL MELO EQUIPO DE TRABAJO JULIANA SANTAMARIA GONZALEZ
República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro
Contenido Resumen Ejecutivo ...................................................................................................................................................5
Macroprocesos Estratégicos.....................................................................................................................................7
Direccionamiento Estratégico ..............................................................................................................................7
Gestión de Comunicaciones .................................................................................................................................9
Macrocprocesos Misionales .................................................................................................................................. 10
Gestión Registral ................................................................................................................................................ 10
OIVC Notarial ..................................................................................................................................................... 13
Protección, Restitución Y Formalización De Tierras .......................................................................................... 15
Cultura Del Servicio De Atención Al Ciudadano ................................................................................................ 18
Macrocprocesos Apoyo ......................................................................................................................................... 19
Gestión Humana ................................................................................................................................................ 19
Gestión Financiera ............................................................................................................................................. 20
Gestión Logística ................................................................................................................................................ 22
Gestión Jurídica ................................................................................................................................................. 23
Gestión Tecnológica .......................................................................................................................................... 24
Macrocproceso De Evaluación Y Control .............................................................................................................. 27
Evaluación Y Control .......................................................................................................................................... 27
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Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
Resumen Ejecutivo
La Superintendencia de Notariado y Registro ha definido unos niveles de actuación o semáforos para evaluar la
gestión de su Plan Estratégico Institucional y los Planes Anuales de Gestión como elementos fundamentales en
el logro de los resultados de la Entidad.
ALERTA DEFINICIÓN
ZONA VERDE 10 % de desviación aceptada con respecto a la meta, proyección o presupuesto. Es decir si las metas propuestas se alcanzan entre un 100% y 90% de cumplimiento.
ZONA AMARILLA
10 % de desviación con respecto a la meta, mínimo o máximo, que indica una alerta temprana de revisión y análisis permanente sobre el desempeño del indicador. Es decir si las metas propuestas se alcanzan entre un 89.9% y 80% de cumplimiento.
ZONA ROJA
La Alerta Roja se calcula una vez el comportamiento del indicador pasa la desviación máxima permitida del rango amarillo y significa que el indicador requiere un análisis exhaustivo que facilite corregir la desviación detectada por medio de la implementación de Planes de Acción oportunos.
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Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
Cuadro resumen del nivel de ejecución o logro de los Planes Anuales de Gestión para el cierre del año 2014.
MACROPROCESO ALERTA % AVANCE
PROGRAMADO % AVANCE
REAL FECHA ULTIMO
REPORTE
Direccionamiento Estratégico 100% 88% 31 de Diciembre
Gestión de Comunicaciones 100%
100% 31 de Diciembre
Gestión Registral 100%
64% 31 de Diciembre
Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Notarial
100%
98% 31 de Diciembre
Protección, Restitución y Formalización de Tierras
100%
57% 31 de Diciembre
Cultura del Servicio y Atención al Ciudadano
100%
100% 31 de Diciembre
Gestión Humana 100%
95% 31 de Diciembre
Gestión Financiera 100%
77% 31 de Diciembre
Gestión Logística 100%
80% 31 de Diciembre
Gestión Jurídica 100%
82% 31 de Diciembre
Gestión Tecnológica 100%
73% 31 de Diciembre
Seguimiento, Control y Evaluación del SIG 100%
100% 31 de Diciembre
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Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
Macroprocesos Estratégicos
Direccionamiento Estratégico
Plan de Acción Anual - Macroproceso Direccionamiento Estratégico 2014 (87.71 %)
PERSPECTIVA 01: Cliente, Sociedad y Estado (89.83 %)
Perspectivas: OBJETIVO 01: Posicionamiento de la imagen institucional - Transparencia (89.83 %)
Alerta Indicador Resp. Logro
Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - Crear el Observatorio Inmobiliario - Fase I Actividad desfasada: Consolidación de alianzas estratégicas - convenios (UPRA, DANE, LONJA de Bogotá).
Jefe Oficina Asesora de Planeación
% Mensual 12/2014 82,83 100,00 100,00 82,83
Avance - Desarrollo del Sistema Estadístico Institucional - SEI / Fase II Actividad desfasada: Documentar las operaciones estadísticas (Notarial, Registral, Tierras).
Jefe Oficina Asesora de Planeación
% Mensual 12/2014 86,66 100,00 100,00 86,66
Avance - Generar y Publicar información notarial y registral al público de interés
Jefe Oficina Asesora de Planeación
% Mensual 11/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
PERSPECTIVA 02: Procesos y Servicio (84.44 %)
OBJETIVO 07: Mejorar la calidad y oportunidad de los servicios registrales (60.00 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - Consolidar el Plan Anual de Adquisiciones de la SNR Actividad desfasada: Socializar los lineamientos vigentes para la elaboración del PAA a los gerentes a través del acompañamiento en la etapa de formulación de los PAA año 2015.
Jefe Oficina Asesora de Planeación
% Mensual 12/2014 60,00 100,00 100,00 60,00
OBJETIVO 08: Consolidar el Sistema Integrado de Gestión incluyendo todas las Oficinas de Registro (96.67 %)
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Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - Actualizar e Implementar el aplicativo ISOLUCION para dar soporte al SIG.
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación % Mensual 12/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
Avance - Actualizar el Modelo MECI
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación Mensual 12/2014 120,00 100,00 100,00 100,00
Avance - Capacitar, sensibilizar y socializar el SIG
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación % Mensual 11/2014 70,00 100,00 100,00 70,00
Avance - Fortalecer el SIG mediante auditorías
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación % Mensual 12/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
Avance - Implementar de la Nueva Versión Web de Strategos para realizar el seguimiento y medición a la gestión de la entidad.
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación % Mensual 12/2014 126,67 100,00 100,00 100,00
Avance - Implementar fase I de la automatización del proceso de viabilizacion de los recursos de inversión
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación % Mensual 12/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
Avance - Mejorar los procedimientos del proceso de "Gestión estadística"
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación % Mensual 9/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
Avance - Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación Mensual 12/2014 100,00 99,98 99,98 100,00
Avance - Revisar el sistema integrado de gestión
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación Mensual 11/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
PERSPECTIVA 03: Financiero (90.00 %)
OBJETIVO 11: Gestionar y garantizar la estabilidad financiera (90.00 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - Formular y realizar seguimiento a los proyectos de inversión
Jefe Oficina Asesora de Planeación
% Mensual 12/2014 90,00 100,00 100,00 90,00
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Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
Gestión de Comunicaciones
Plan de Acción Anual - Macroproceso Gestión de Comunicaciones 2014 (99.67 %)
PERSPECTIVA 01: Cliente, Sociedad y Estado (99.67 %)
OBJETIVO 01: Posicionamiento de la imagen institucional - Transparencia (99.67 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - A.M. - Divulgar la Gestión de la SNR
Coord. Grupo Comunicaciones
% Mensual 9/2014 99,00 100,00 100,00 99,00
Avance - A.M. - Mejorar los procedimientos del proceso de "Divulgación y Comunicaciones"
Coord. Grupo Comunicaciones
% Mensual 12/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
Avance - M.I.P.G.- Construir el Plan de Participación Ciudadana 2014
Coord. Grupo Comunicaciones
% Mensual 12/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
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Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
Macrocprocesos Misionales
Gestión Registral
Plan de Acción Anual - Macroproceso Gestión Registral 2014 (64.06 %)
PERSPECTIVA 02: Procesos y Servicio (81.44 %)
OBJETIVO 05: Garantizar la seguridad jurídica en los procesos registrales y notariales (57.03 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - Apoyo a la actualización catastral en los municipios del país Actividad desfasada: Apoyo con información jurídica consignada en el Folio de Matricula Inmobiliaria a la actualización catastral del municipio del país.
Superintendente
Delegado Para
Registro
% Mensual 12/2014 40,00 100,00 100,00 40,00
Avance - Conservación de los libros del Antiguo Sistema en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país
Superintendente
Delegado Para
Registro Mensual 12/2014 198,00 100,00 100,00 100,00
Avance - Depuración de las bases de datos de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá, Medellín, Cali y Barranquilla. Actividad desfasada: Disminución en el número de secuenciales de los propietarios consignados en los Folios de Matricula Inmobiliaria en las bases de datos de las oficinas de Bogotá, Medellín, Cali y Barranquilla.
Superintendente
Delegado Para
Registro
% Mensual 12/2014 0,86 100,00 100,00 0,86
Avance - Garantizar la seguridad de la segunda instancia registral Actividad desfasada: Finalizar 231 expedientes de la vigencia 2013. Finalizar 350 expedientes de la vigencia 2014.
Superintendente
Delegado Para
Registro
% Mensual 12/2014 53,59 100,00 100,00 53,59
Avance - P.I. Diseño e implementación del modelo tecnológico y de gestión para la VUR - Servicio
Superintendente
Delegado Para
Registro % Mensual 12/2014 90,71 100,00 100,00 90,71
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Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
OBJETIVO 07: Mejorar la calidad y oportunidad de los servicios registrales (87.29 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - Evaluar y autorizar las peticiones de modificación de horarios y autorización de suspensión
Superintendente
Delegado Para
Registro % Mensual 12/2014 99,60 100,00 100,00 99,60
Avance - Incorporación de la información consignada en los libros del Antiguo Sistema al Folio de Matricula Inmobiliaria en las Oficinas de Instrumentos Públicos del país. Actividad desfasada: Disminuir la información de la propiedad consignada en los libros del Antiguo Sistema y aumentar el número de Folios de Matricula Inmobiliaria en las bases de datos del Registro en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país.
Superintendente
Delegado Para
Registro
% Mensual 12/2014 48,83 100,00 100,00 48,83
Avance - P.I. Diseño e implementación del modelo tecnológico y de gestión para la VUR - Cobertura
Superintendente
Delegado Para
Registro % Mensual 12/2014 98,50 100,00 100,00 98,50
Avance - Presentar proyecto de decreto de reorganización de algunos círculos registrales
Superintendente
Delegado Para
Registro % Mensual 12/2014 98,50 100,00 100,00 98,50
Avance - Presentar proyecto para actualizar la comprensión municipal de los círculos registrales
Superintendente
Delegado Para
Registro % Mensual 12/2014 91,00 100,00 100,00 91,00
OBJETIVO 09: Fortalecer la orientación, inspección vigilancia y control notarial y registral (100.00 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - Realizar visitas de apoyo, especiales e intervenciones ORIPS
Superintendente
Delegado Para Registro % Mensual 12/2014 103,17 100,00 100,00 100,00
Avance - Realizar visitas generales ORIPS
Superintendente
Delegado Para Registro % Mensual 12/2014 100,00 99,99 99,99 100,00
PERSPECTIVA 04: Aprendizaje, Crecimiento y Tecnología (46.69 %)
OBJETIVO 14: Generar soluciones de negocio basados en tecnología (80.45 %)
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Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - Actualización de información en el Folio de Matricula Inmobiliaria. Actividad desfasada: Incorporación del número catastral y
actualización de la nomenclatura
resultado de modificaciones
realizadas por los catastros.
Superintendente
Delegado Para
Registro
% Mensual 12/2014 63,99 100,00 100,00 63,99
Avance - Intercambio de información institucional de forma digital entre la SNR y los catastros del
Superintendente
Delegado Para
Registro % Mensual 12/2014 80,00 100,00 100,00 80,00
Avance - P.I. Diseño e implementación del modelo tecnológico y de gestión para la VUR - Expansión Servicios
Superintendente
Delegado Para
Registro % Mensual 12/2014 182,84 100,00 100,00 100,00
Avance - P.I. Diseño e implementación del modelo tecnológico y de gestión para la VUR – Capacitación. Actividad desfasada: * Capacitar a todas las notarías del
País (Asesores VUR) sobre el acceso a
las consultas del Portal VUR.
* Capacitar 110 Consulados de
Colombia en el exterior, sobre el
servicio de repositorio de poderes en
cumplimiento al Art 89 del Dcto 019
de 2012.
Superintendente
Delegado Para
Registro
% Mensual 12/2014 77,81 100,00 100,00 77,81
OBJETIVO 15: Fortalecer y modernizar la plataforma tecnológica (66.53 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - Apoyo funcional en la implementación del Sistema de Información Registral - SIR.
Superintendente Delegado Para Registro
% Mensual 12/2014 99,60 100,00 100,00 99,60
Avance - Coadyuvar en el mejoramiento del aplicativo misional SIR (Prestar apoyo funcional).
Superintendente Delegado Para Registro
% Mensual 12/2014 107,90 100,00 100,00 100,00
Avance - Proveer a las Superintendente % Mensual 12/2014 0,00 100,00 100,00 0,00
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Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de tecnología para garantizar la prestación del servicio público registral. Actividad desfasada: Suministro e instalación de computadores personales en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país.
Delegado Para Registro
OBJETIVO 17: Fortalecer las competencias del Talento Humano (3.00 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - Capacitación funcionarios. Actividad desfasada: Entrenamiento en capacidades gerenciales a funcionarios de la Superintendencia Delegada para el Registro.
Superintendente Delegado Para Registro
% Mensual 12/2014 3,00 100,00 100,00 3,00
OIVC Notarial
Plan de Acción Anual - Macroproceso de OIVC Notarial (98.06 %)
PERSPECTIVA 01: Cliente, Sociedad y Estado (94.17 %)
OBJETIVO 01: Posicionamiento de la imagen institucional - Transparencia (95.00 %)
OBJETIVO 02: Mejorar el índice de satisfacción al Ciudadano / Cliente (93.33 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - A.M- Actualización del Estatuto Notarial
Superintendente Delegado para el Notariado
% Mensual 3/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
Avance - A.M- Proponer la Creación de dieciséis (16) Círculos Notariales
Superintendente
Delegado para el
Notariado % Mensual 12/2014 80,00 100,00 100,00 80,00
Avance - A.M- Proponer la creación de cinco (5) círculos notariales en zonas de impacto social
Superintendente
Delegado para el
Notariado % Mensual 12/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
Avance - A.M- Proyecto de identificación Biométrica
Superintendente
Delegado para el % Mensual 10/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
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Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
Notariado
PERSPECTIVA 02: Procesos y Servicio (100.00 %)
OBJETIVO 05: Garantizar la seguridad jurídica en los procesos registrales y notariales (100.00 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - A.M- Proyecto de identificación Biométrica
Superintendente
Delegado para el
Notariado % Mensual 10/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
Avance - A.M. Parametrización de la segunda instancia de los procesos disciplinarios
Superintendente
Delegado para el
Notariado % Mensual 12/2014 100,00 86,80 86,80 100,00
OBJETIVO 06: Disminuir los tiempos de respuesta de las Quejas y Reclamos (100.00 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - AM. Estudiar las peticiones quejas y reclamos que formulen los usuarios con relación a la prestación del servicio público notarial y dar respuesta en los términos legales
Superintendente Delegado para el Notariado
% Mensual 12/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
OBJETIVO 09: Fortalecer la orientación, inspección vigilancia y control notarial y registral (100.00 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - A-M-Terminar las investigaciones disciplinarias de los años 2009 (4) en un 100%
Superintendente Delegado para el Notariado
% Mensual 11/2014 153,52 100,00 100,00 100,00
Avance - A.I- Auditorias financieras a Notarias del País
Superintendente
Delegado para el
Notariado % Mensual 12/2014 102,40 100,00 100,00 100,00
Avance - A.M. Desarrollar la actividad de Vigilancia a las Notarías del País a través de visitas
Superintendente
Delegado para el
Notariado % Mensual 12/2014 114,17 100,00 100,00 100,00
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Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
Avance - A.M. Instruir a los Notarios del País en el Sistema Integral para la Prevención y Control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo -SIPLAFT en el Sector Notariado
Superintendente
Delegado para el
Notariado
% Mensual 11/2014 102,20 100,00 100,00 100,00
Avance - A.M. Parametrización de la segunda instancia de los procesos disciplinarios
Superintendente
Delegado para el
Notariado % Mensual 12/2014 100,00 86,80 86,80 100,00
PERSPECTIVA 04: Aprendizaje, Crecimiento y Tecnología (100.00 %)
OBJETIVO 16: Desarrollar los procesos de selección a través de concursos (100.00 %)
Alerta Indicador Resp. Logro
Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - A.M. Apoyo al Concurso Notarial para la incorporación de Notarias
% Mensual 12/2014 103,24 100,00 100,00 100,00
Protección, Restitución Y Formalización De Tierras
Plan de Acción Anual - Macroproceso Protección, Restitución y Formalización de Tierras (57.29 %)
PERSPECTIVA 01: Cliente, Sociedad y Estado (75.00 %)
OBJETIVO 01: Posicionamiento de la imagen institucional - Transparencia (75.00 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - P.I - A.I Acercar los servicios de la Superintendencia de Notariado y Registro a los municipios del territorio nacional a través de orientaciones jurídicas en temas de saneamiento y formalización de la propiedad
Superintendente
Delegado para
Tierras
% Mensual 12/2014 103,27 100,00 100,00 100,00
Avance - P.I- A.I - Divulgación de la real situación registral sobre los predios rurales inscritos en los Parques Naturales Nacionales; así como las tipologías de despojo o usurpación de las tierras de la nación identificadas
Superintendente
Delegado para
Tierras
% Mensual 9/2014 50,00 100,00 50,00 50,00
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Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
OBJETIVO 04: Proteger, restituir, formalizar, investigar la situación de las tierras de Colombia
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
P.I - Solicitudes de protección individual atendidas por las ORIPS
Superintendente Delegado para Tierras
# Trimestral 4/2013 3.263,00
P.I -Funcionarios movilizados para capacitación
Superintendente Delegado para Tierras
# Trimestral 4/2013 300,00
T.M. Número de protecciones individuales
Superintendente Delegado para Tierras
# Trimestral 4/2013 3.263,00
PERSPECTIVA 02: Procesos y Servicio (82.50 %)
OBJETIVO 08: Consolidar el Sistema Integrado de Gestión incluyendo todas las Oficinas de Registro (60.00 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - A.M - Certificación de los procesos de la Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras bajo la norma NTCGP-1000:2012 Actividad desfasada: Realización de una auditoria amiga del SIG. Implementación del plan de mejoramiento resultado de la auditoría amiga.
Superintendente Delegado para Tierras
% Mensual 9/2014 60,00 100,00 100,00 60,00
OBJETIVO 10: Efectuar la inspección, control y vigilancia de las ORIPS (82.50 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance A.I- Elaboración y divulgación de diagnósticos registrales para identificar tendencias de despojo de tierras en el país. Actividad desfasada: Elaboración de 6 diagnósticos registrales.
Superintendente
Delegado para
Tierras
% Mensual 10/2014 65,00 100,00 100,00 65,00
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Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
Avance - A.I- Inspección, Vigilancia y Control de la gestión registral a los predios rurales registrados en las diferentes ORIPS a través de visitas realizadas por la Delegada de Tierras
Superintendente
Delegado para
Tierras % Mensual 10/2014 117,50 100,00 100,00 100,00
PERSPECTIVA 03: Financiero (0 %)
OBJETIVO 13: Gestionar recursos de cooperación internacional para el desarrollo de proyectos (0 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - A.M - P.I - Establecer acuerdos de trabajo bilaterales y multilaterales entre entidades cooperantes del orden nacional e internacional y la Superintendencia de Notariado y Registro para la suscripción de convenios jurídicos. Actividad desfasada: Suscripción de 4 convenios de cooperación internacional.
Superintendente Delegado para Tierras
% Mensual 12/2014 0,00 100,00 100,00 0,00
PERSPECTIVA 04: Aprendizaje, Crecimiento y Tecnología (96.88 %)
OBJETIVO 17: Fortalecer las competencias del Talento Humano (100.00 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - A.I- Fortalecimiento de las competencias de los servidores de la Delegada y del Nivel Central en temas de Protección, Restitución y Formalización de Tierras
Superintendente Delegado para Tierras
% Mensual 9/2014 236,00 100,00 100,00 100,00
OBJETIVO 19: Diseñar e implementar una estructura organizacional para responder a los nuevos retos de la institución (100.00 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - A.I - Contratación del recurso humano para desarrollar las actividades previstas dentro del plan de gestión de la Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras
Superintendente Delegado para Tierras
% Mensual 12/2014 105,15 100,00 100,00 100,00
18
Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
OBJETIVO 20: Desarrollar e implementar un sistema de información que soporte la interoperatividad entre las entidades que tienen competencia en la restitución, formalización y protección de tierras. (93.75 %)
Alerta Indicador Resp. Logro
Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - A.M - Promoción y fomento de producción intelectual para fortalecer la Comunidad Virtual d
% Mensual 12/2014 125,00 100,00 100,00 100,00
Avance - A.M- Diseño de un sistema de información tecnológica en los temas de Protección, Restitución y formalización de Tierras
% Mensual 12/2014 87,50 100,00 100,00 87,50
Cultura Del Servicio De Atención Al Ciudadano
Plan de Acción Anual - Macroproceso Cultura del Servicio y Atención al Ciudadano (100.00 %)
PERSPECTIVA 01: Cliente, Sociedad y Estado (100.00 %)
OBJETIVO 02: Mejorar el índice de satisfacción al Ciudadano / Cliente (100.00 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - MIPG- Implementación del Modelo de Atención al Ciudadano (MAC)
Coord. Grupo Atención al Ciudadano
% Mensual 12/2014 108,57 100,00 100,00 100,00
T.M- Tiempo respuesta promedio Quejas y Reclamos - SUSPENDIDO
Coord. Grupo
Atención al
Ciudadano Días Trimestral 2/2014 14,50 15,00 15,00 100,00
T.M- Índice de satisfacción de los usuarios con la SNR
Coord. Grupo
Atención al
Ciudadano % Trimestral 2/2014 92,10 80,00 80,00 100,00
19
Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
Macrocprocesos Apoyo
Gestión Humana
Plan de Acción Anual - Macroproceso Gestión Humana (94.67 %)
PERSPECTIVA 01: Cliente, Sociedad y Estado (100.00 %)
OBJETIVO 01: Posicionamiento de la imagen institucional - Transparencia (100.00 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - A.M. Realizar la Medición del Estilo de dirección en la SNR
Coord.Grupo
Desarrollo
Humano Mensual 12/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
Avance - M.I.PG. Implementación de la Acción preventiva Disciplinaria con el propósito de sensibilizar a todos los servidores públicos de la Superintendencia de Notariado y Registro para que sus conductas se ajusten a lo contemplado en la Constitución Política
Coord.Grupo
Desarrollo
Humano
% Mensual 12/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
OBJETIVO 02: Mejorar el índice de satisfacción al Ciudadano / Cliente (100.00 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - MIPG. Realizar la medición y diagnóstico del Clima y cultura Organizacional a los funcionarios de la SNR
Coord.Grupo Desarrollo Humano
% Mensual 6/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
PERSPECTIVA 02: PROCESOS Y SERVICIOS (100.00 %)
OBJETIVO 07: Mejorar la calidad y oportunidad de los servicios registrales (100.00 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - MIPG. Realizar el Plan Anual de Vacantes de la SNR
Coord. Administración del Talento Humano
% Mensual 3/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
Avance - MIPG. Registrar la información relacionada con las hojas de vida, bienes y rentas de los funcionario
Coord. Administración del Talento Humano
% Mensual 12/2014 101,42 100,00 100,00 100,00
20
Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
PERSPECTIVA 04: Aprendizaje, Crecimiento y Tecnología (86.67 %)
OBJETIVO 17: Fortalecer las competencias del Talento Humano (86.67 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - MIPG. Elaborar e implementar El Modelo de Competencias del talento humano de la SNR.
Coord.Grupo
Desarrollo
Humano % Mensual 10/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
Avance - MIPG. Elaborar el Modelo Propio de Evaluación del Desempeño Laboral de los funcionarios de la SNR
Coord.Grupo
Desarrollo
Humano % Mensual 12/2014 60,00 100,00 100,00 60,00
Avance - MIPG. Propiciar condiciones para mejorar la calidad de vida de los funcionarios de la SNR
Coord.Grupo
Desarrollo
Humano % Mensual 12/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
OBJETIVO 18: Desarrollar un plan de capacitación enfocado a los nuevos retos de la institución (100.00 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - MIPG. Elaborar y ejecutar el Plan Institucional de Capacitación para las Oficinas de Registro y la SNR
Jefe Oficina de Investigación y Capacitación
% Mensual 11/2014 114,29 100,00 100,00 100,00
Gestión Financiera
Plan de Acción Anual - Gestión Financiera (76.71 %)
PERSPECTIVA 03: Financiero (76.71 %)
OBJETIVO 11: Gestionar y garantizar la estabilidad financiera (86.75 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - A.M. Acoger las Normas internacionales NIIF Actividad desfasada: Planificar las políticas contables, financieras y de aseguramiento regulando los nuevos lineamientos frente a las normas internacionales
Jefe
Dirección
Financiera % Mensual 12/2014 79,60 100,00 100,00 79,60
21
Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
y la conversión de los estados financieros a los estándares que fija la contaduría.
Avance - A.M. Garantizar la seguridad de la información de las Actividades realizadas en la tesorería. Actividad desfasada: Digitalizar el boletín diario de Ingreso del año
2014.
Jefe
Dirección
Financiera
% Mensual 12/2014 20,00 100,00 100,00 20,00
Avance - A.M. Implementar y sostener la aplicación SIIF Nación II
Jefe
Dirección
Financiera % Mensual 12/2014 99,38 99,96 99,96 99,41
Avance - A.M. Proyectar los estados financieros
Jefe
Dirección
Financiera % Mensual 10/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
Avance - A.M. Realizar diagnóstico para la implementación de un sistema de costos
Jefe
Dirección
Financiera % Mensual 7/2014 116,67 100,00 100,00 100,00
Avance - A.M. Realizar el Control y aseguramiento al recaudo
Jefe
Dirección
Financiera % Mensual 12/2014 95,00 100,00 100,00 95,00
Avance - A.M. Realizar el seguimiento a los recaudos de las ORIP´s por medio de un instrumento estandarizado (Formato de cuadro de ingresos)
Jefe
Dirección
Financiera % Mensual 9/2014 165,00 100,00 100,00 100,00
Avance - M.I.P.G. Programar, controlar y registrar las operaciones presupuestales
Jefe
Dirección
Financiera % Mensual 12/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
T.M- Ingresos efectivos /egresos efectivos Jefe Dirección Financiera
% Anual 1/2013 12,52
OBJETIVO 12: Desarrollar e implementar un sistema de administración de riesgos financieros (66.67 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - A.M. Modernizar los sistemas de información: propiedad, planta y equipo.
Jefe Dirección Financiera
% Mensual 12/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
Avance - T.M. Sistema de Riesgo financiero (LA/FT - Mercado - Liquidez - Operativo) estructurado e implementado. Actividad desfasada: Desarrollar un sistema de administración
Jefe Dirección Financiera
% Mensual 12/2014 0,00 100,00 100,00 0,00
22
Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
de riesgo financiero. (LA/FT - Mercado - Liquidez - Operativo). Implementar el sistema de administración de riesgo financiero. (LA/FT - Mercado - Liquidez - Operativo) a través de un Software.
T.M- Transacciones realizadas por la web Jefe Dirección Financiera
% Anual 1/2014 131,00 30,00 30,00 100,00
Gestión Logística
Plan de Acción Anual - Macroproceso Gestión Logística 2014 (79.66 %)
PERSPECTIVA 02: Procesos y Servicio (79.66 %)
OBJETIVO 07: Mejorar la calidad y oportunidad de los servicios registrales (60.08 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - A.M. Supervisión de contratos Actividad desfasada: * Supervisar la ejecución de contratos de mantenimiento de ascensores a través de nueve (9) certificados de servicios. * Supervisar la ejecución de contrato de mantenimiento e interventoría de baños sede SNR a través de dos (2) certificados de servicios. * Supervisar la ejecución de contrato de suministro e instalación de plataforma discapacitados sede SNR a través de uno (1) certificados de servicios.
Coord. Grupo Infraestructura
% Mensual 12/2014 22,00 99,00 99,00 22,22
Avance - M.I.P.G. Elaboración el plan anual de adquisiciones-funcionamiento de la SNR
Coord. Grupo Servicios Generales
% Mensual 11/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
Avance - P.I 1.- Construcción de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de Cartagena-Bolívar, santa marta-magdalena y Montelibano -Córdoba 2.- Adquisición lote y construcción "sede de notariado y registro" del municipio de Facatativá departamento Actividad desfasada: * Supervisar la ejecución del contrato de interventoría para la Construcción de las Oficinas de Registro de Santa Marta, Montelibano y Facatativá a través de cinco (5) comités de obra. * Realizar la coordinación de 6 visitas técnicas (Montelibano, Santa Marta y Facatativa (II semestre) - visita seguimiento
Coord. Grupo Infraestructura
% Mensual 12/2014 30,00 100,00 100,00 30,00
23
Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
y visita final a las obras contratadas.
Avance - P.I. Estudios de vulnerabilidad sísmica y obras de reforzamiento estructural en 140 ORIPS a nivel nacional
Coord. Grupo Infraestructura
% Mensual 12/2014 88,10 100,00 100,00 88,10
OBJETIVO 08: Consolidar el Sistema Integrado de Gestión incluyendo todas las Oficinas de Registro (99.25 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real Meta Anual Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - MIPG- Seguimiento a la implementación Gestión documental
Coord. Grupo Archivo y Correspondencia
% Mensual 11/2014 97,00 100,00 100,00 97,00
Avance - MIPG- Seguimiento a la implementación de la Política Cero papel en el Nivel Central
Coord. Grupo Archivo y Correspondencia
% Mensual 8/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
P.I. Folios de expedientes jurídicos y disciplinarios digitalizados de la SNR.
Coord. Grupo Archivo y Correspondencia
Mensual 12/2014 498.317,00 250.000,00 250.000,00 100,00
P.I. Metros lineales de folios con procesos archivísticos implementados de la SNR
Coord. Grupo Archivo y Correspondencia
Metros Lineales
Mensual 12/2014 1.067,80 1.000,00 1.000,00 100,00
Gestión Jurídica
Plan de Acción Anual - Macroproceso Gestión Jurídica (81.96 %)
PERSPECTIVA 02: Procesos y Servicio (72.19 %)
OBJETIVO 05: Garantizar la seguridad juridica en los procesos registrales y notariales (72.19 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - Garantizar la seguridad jurídica en los procesos registrales y notariales - Automatización segunda instancia. Actividad desfasada:
Jefe Oficina
Asesora
Jurídica % Mensual 12/2014 65,05 100,00 100,00 65,05
24
Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
* Digitalizar, alimentar, monitorear y actualizar la información de los procesos disciplinarios activos en segunda instancia - corte vigencia 2013.
Avance - Garantizar la seguridad jurídica en los procesos registrales y notariales - Puesta en Producción
Jefe Oficina
Asesora
Jurídica % Mensual 9/2014 79,33 100,00 83,25 79,33
PERSPECTIVA 04: Aprendizaje, Crecimiento y Tecnología (91.73 %)
OBJETIVO 16: Desarrollar los procesos de selección a través de concursos (91.73 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - Desarrollar los procesos de selección a través de concurso
Jefe Oficina Asesora Jurídica
% Mensual 12/2014 91,73 100,00 100,00 91,73
Gestión Tecnológica
Plan de Acción Anual - Macrproceso Gestión Tecnológica (72.58 %)
PERSPECTIVA 04: Aprendizaje, Crecimiento y Tecnología (72.58 %)
OBJETIVO 14. Generar soluciones de negocio de valor agregado basados en tecnología. (78.65 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - Capacitar los funcionarios de las 58 oficinas de registro que serán migradas del sistema de Información Folio Magnético. Actividad desfasada: * Capacitación de funcionarios en las ORIP´s restantes.
Jefe Oficina
de
Informática % Mensual 12/2014 65,00 100,00 100,00 65,00
Avance - Elaborar el Modelo de Gestión Documental - Sistema de Gestión Documental GD /SGD de la SNR.
Jefe Oficina
de
Informática % Mensual 12/2014 92,00 100,00 100,00 92,00
Avance - Implementación de la Estrategia Gobierno en Línea - GEL Actividad desfasada: * COMPONENTE DE INTERACCION EN LINEA - Actividad: Habilitar espacios para interponer peticiones - Sistema de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias.
Jefe Oficina
de
Informática
% Mensual 12/2014 41,00 100,00 100,00 41,00
25
Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
Avance - Implementación del Aplicativo de generación de certificados de tradición entre oficinas de
Jefe Oficina
de
Informática % Mensual 12/2014 97,30 100,00 100,00 97,30
Avance - Implementación del Sistema de comunicaciones VoIP en veinticuatro (24) Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y en el Nivel Central (Según contrato 654/2013).
Jefe Oficina
de
Informática % Mensual 5/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
Avance - Migración de la información del aplicativo Folio Magnético al aplicativo Sistema de Información Registral Actividad desfasada: * Ejecución de los simulacros establecidos para las oficinas de tamaño grande, pequeño y mediano. * Sincronización del aplicativo folio magnético con el esquema de replicación de la migración. * Migración bases de datos en las 58 ORIP´s.
Jefe Oficina
de
Informática
% Mensual 12/2014 65,44 100,00 100,00 65,44
Avance - Renovación de la Plataforma de comunicaciones en 60 sedes de la SNR - Implementación programa de Modernización y Mantenimiento de la Infraestructura Tecnológica - Año 1, de acuerdo al documento Plan Estratégico de Tecnologías de la Información
Jefe Oficina
de
Informática % Mensual 12/2014 93,50 100,00 100,00 93,50
OBJETIVO 15: Fortalecer y modernizar la plataforma tecnológica (66.50 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - Implementación de servicios de intercambio de información -RAVEC- Actividad desfasada: * Prestación del servicio de consultas de la información registral a las entidades gubernamentales que tienen convenio con la Superintendencia de Notariado y Registro y que están en RAVEC. * Establecer el modelo de conectividad de las Entidades con convenio autorizadas para ingresar a la consulta de información registral. * Capacitación a las Entidades sobre el acceso y el uso de la información registral.
Jefe Oficina de Informática
% Mensual 12/2014 44,00 100,00 100,00 44,00
26
Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
Avance - Implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI, de acuerdo documento Plan Sistema de Gestión de Seguridad de la Información –SGSI Actividad desfasada: * Definición del Oficial de Seguridad de la Información (capacitado en ISO 27001 Auditor líder), Equipo de trabajo de seguridad de la Información (Auditor Interno ISO 27001, especializaciones en seguridad de redes, entre otras). * Diseño y ejecución del proceso precontractual para la "Divulgación, socialización y sensibilización del Instructivo de Políticas de Activos de información y valoración del riesgo, Política corporativa de seguridad. * Ejecución contractual del objeto: "Divulgación, socialización y sensibilización del Instructivo de Políticas de Activos de información y valoración del riesgo, Política corporativa de seguridad, políticas adicionales por dominio en el Nivel Central.
Jefe Oficina
de
Informática
% Mensual 12/2014 50,00 100,00 100,00 50,00
Avance - Implementación del programa de Modernización y Mantenimiento de la Infraestructura Tecnológica - Año 1, de acuerdo al documento Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las comunicaciones
Jefe Oficina
de
Informática % Mensual 12/2014 100,00 100,00 100,00 100,00
Avance - Internet IPv6 Actividad desfasada: * Pruebas internet.
Jefe Oficina
de
Informática % Mensual 12/2014 72,00 100,00 100,00 72,00
27
Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial
Macrocproceso De Evaluación Y Control
Evaluación Y Control
Plan de Acción Anual - Macroproceso Seguimiento, Control y Evaluación 2014 (100.00 %)
PERSPECTIVA 02: Procesos y Servicio (100.00 %)
OBJETIVO 07: Mejorar la calidad y oportunidad de los servicios registrales (100.00 %)
Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.
período Real
Meta Anual
Meta Parcial
% Estado Parcial
Avance - Seguimiento y Control "Gestión 2014-SNR"
Jefe Oficina de Control Interno
% Mensual 12/2014 99,96 99,97 99,97 100,00