2015
JORGE HERNÁN RESTREPO
CONTROL INTERNO
JORGE HERNÁN RESTREPO
CONTROL INTERNO31/03/2015
INFORME EJECUTIVO DE AUDITORIA GESTIÓN FINANCIERA
INFORME FINAL
I.P.S. DEL MUNICIPIO DE CARTAGO, E.S.E.
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Fecha Aprobación 22/07/2011
OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA
ÁREA DE GESTIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
GESTIÓN FINANCIERA
VIGENCIA 2014
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Cartago, 31 de Marzo de 2015 Doctor HUGO EDUARDO CEDEÑO ESPINOZA Gerente IPS del Municipio de Cartago E.S.E. Cartago Valle del Cauca Estimado Doctor Hugo Eduardo Cedeño: Como Auditor Interno de la IPS del Municipio de Cartago E.S.E. y dando cumplimiento al Plan Anual de Auditoría Interna para el año 2015, me permito presentar a su despacho el informe correspondiente a la auditoría realizada al proceso de gestión financiera. Dicha auditoría fue desarrollada dentro de los estándares generalmente aceptados de auditoría y siguiendo el procedimiento de auditoria interna adoptado el cual se fundamenta en la norma ISO 19011. Los resultados incluidos en el presente informe, fueron comunicados oportunamente a los niveles responsables de la ejecución del proceso, recibiendo de su parte los correspondientes planes de acción para cada una de las debilidades identificadas. Agradezco la colaboración recibida del personal del área financiera, para el desarrollo del trabajo. Cualquier información adicional que requieran sobre el contenido de la presente comunicación, con gusto le será suministrada Atentamente, JORGE HERNAN RESTREPO Auditor Líder
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CONTENIDO
N° Pág.
1. FECHA DE AUDITORIA E INFORME 4
2. OBJETIVO 4
3. ALCANCE 4
4. 1. PROCESO AUDITADO 4
5. 1. HECHOS RELEVANTES 4
6. 2. METODOLOGÍA 5
7. 3. DESARROLLO DE LA AUDITORIA 6
8. FORTALEZAS 17
9. 4. DEBILIDADES – OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO 18
10. 5. RECOMENDACIONES 21
11. 6. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA 22
12. 7. ANEXO 1. LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA 23
13. 8. CUADRO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA 37
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1. FECHA DE AUDITORIA E INFORME
FECHA DE LA AUDITORIA FECHA DE LA EMISIÓN DEL INFORME
16 de Marzo de 2015 31 de Marzo de 2015
2. OBJETIVO Evaluar integralmente los hechos económicos, transacciones, operaciones, registros, soportes, estados e indicadores financieros del proceso financiero de la Entidad, buscando establecer la razonabilidad y confiabilidad de las operaciones desarrolladas por la Empresa Social del Estado. 3. ALCANCE La auditoría tendrá como alcance la Vigencia 2014. 4. PROCESO AUDITADO Área de gestión financiera y administrativa – Gestión financiera
5. HECHOS RELEVANTES La I.P.S del Municipio de Cartago E.S.E presta servicios de primer nivel de complejidad a personas afiliadas al régimen subsidiado en salud, la oferta de servicios asistenciales se realiza a través de unidades asistenciales que atienden a comunidades localizadas en zonas vulnerables del Municipio de Cartago, este tipo de organización se caracteriza por la descentralización de sus procesos misionales y la concentración de los procesos administrativos. En la actualidad la población contratada con las EPSS Coosalud, Ambuq y Caprecom es de aproximadamente 60.000 usuarios, además de la población pobre no asegurada. La sede Administrativa de la institución se encuentra ubicada en el Municipio de Cartago y los Centros de salud se ubican en: Zaragoza, Barrio San Joaquín, Barrio Villa del Sol y la
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Sede hospitalaria ubicada en el Barrio San Vicente. De igual forma se ofertan servicios de salud a las personas que residen en el área rural de influencia por medio de puestos de salud, la Institución cuenta con una Unidad Móvil Asistencial la cual permite la accesibilidad de las personas en situación de vulnerabilidad del Municipio. 6. METODOLOGÍA Se utilizó el método inductivo partiendo de los siguientes aspectos:
Determinación de los procedimientos de auditoría
Elaboración de papeles de trabajo
Obtención y análisis de evidencias
Revisión documental
Revisión de procedimientos
Observación directa La auditoría con enfoque de procesos tiene el objetivo de verificar el cumplimiento de la planeación del mismo y la calidad de la interacción con otros procesos y subprocesos, las oportunidades de mejoramiento o debilidades plasmadas en este informe no necesariamente son competencia del responsable del proceso auditado, pueden presentarse debilidades que tiene sus causas en otros procesos pero afectan el auditado. Lista de documentos revisados Presupuesto vigencia 2014 Ejecución de ingresos Ejecución de gastos Estados financieros Estado de actividad económica, financiera y social Estado de cambios en el patrimonio Glosas a la capitación Glosas al evento Cartera por edades Conciliaciones bancarias Conciliaciones entre áreas Pagos realizados en la vigencia 2014 Inversiones 2014
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PRESUPUESTO VIGENCIA 2014
El presupuesto de rentas y gastos de la IPS del municipio de Cartago E.S.E. para la vigencia 2014 fue aprobado mediante acuerdo 021 del 23 de diciembre de 2013, se fija el citado presupuesto en la suma de DOCE MIL TRESCIENTOS NOVENTA Y CINCO MILLONES SEISCIENTOS DIEZ Y NUEVE MIL QUINIENTOS SESENTA Y NUEVE PESOS MCTE ($12.395.619.569), para la vigencia fiscal del 01 de Enero de 2014 al 31 de Diciembre de igual vigencia. Tabla 1, Presupuesto inicial vigencia 2014
INGRESOS $12.395.619.569
VENTA DE SERVICIOS $12.395.619.569
GASTOS $12.395.619.569
GASTOS DE PERSONAL $7.994.724.382
GASTOS GENERALES $1.362.181.267
TRANSFERENCIAS $14.713.920
GASTOS DE OPERACIÓN $2.100.000.000
PROYECTOS E INVERSIÓN $762.000.000
PAGO DEUDA PUBLICA $162.000.000
Fuente: Presupuesto IPS Tabla 2, Ejecución de ingresos vigencia 2014
DESCRIPCIÓN APROPIACIÓN
DEFINITIVA RECAUDO
ACUMULADO TASA
EJECUCIÓN
Cuentas de presupuesto y tesorería $15.316.890.804 $13.958.362.979 91 %
Disponibilidad inicial aprobada $605.951.034 $605.951.034 100 %
7. DESARROLLO DE LA AUDITORIA
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Venta de servicios de salud y previsión social $12.526.755.569 $11.908.677.296 95 %
Otros ingresos corrientes $1.233.875.713 $1.193.426.161 97 %
Reconocimientos vigencias anteriores $250.308.488 $250.308.488 100 %
Recursos de capital $700.000.000 0 0 %
Fuente: Presupuesto IPS Durante la vigencia 2014 los ingresos se recaudaron a un nivel del 91% con relación a la
apropiación definitiva, la ventas de servicios de salud se ejecutó a un nivel del 95%, por otro
lado se presentó ejecución de otros ingresos corrientes a nivel de 97%.
Se evidencia en el presupuesto un crédito interno por $700.000.000 el cual fue aprobado por
la Junta Directiva, este no ha sido utilizado y afecta negativamente la ejecución de ingresos
del presupuesto, de haberse recaudado el valor estimado para el crédito la ejecución de
ingresos se hubiera ubicado en un porcentaje superior del 96%.
Los valores de la ejecución de ingresos presentada por el Área de presupuesto presenta
incoherencia con las cifras plasmadas en el informe de gestión de rendición de cuentas de la
vigencia 2014, el informe de rendición de cuentas presenta en la cuenta venta de servicios
de salud y previsión social los siguientes valores de apropiación definitiva y recaudo
acumulado: $12.526.755.569 y $11.908.677.296; en la ejecución presupuestal se evidencian
los siguientes valores: $12.626.755.569 y $12.001.587.744.
Tabla 3, Ejecución de gastos vigencia 2014
DESCRIPCIÓN APROPIACIÓN
DEFINITIVA OBLIGACIONES ACUMULADAS
TASA EJECUCIÓN
Cuentas de presupuesto y tesorería 15.316.890.804 13.772.752.021 90 %
Gastos de personal 8.438.442.579 8.338.978.072 99 %
Gastos generales 1.624.318.860 1.551.610.170 96 %
Transferencias corrientes 14.713.920 6.652.800 45 %
Gastos de comercialización y producción 2.103.649.543 2.053.887.951 98 %
Otros - gastos de funcionamiento 5.000.000 0 0 %
Deuda pública interna 164.085.819 164.085.819 100 %
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Presupuesto de gastos de inversión 2.379.188.742 1.077.823.115 45 %
Vigencia anterior 587.491.341 579.714.094 99 %
Fuente: Presupuesto IPS Durante la vigencia 2014 se evidencia que los gastos se ejecutaron a un nivel del 90%, se aprecia bajo nivel de ejecución en los gastos correspondientes a presupuesto de gastos de inversión con 45%.
ESTADOS FINANCIEROS VIGENCIA 2014 Tabla 4, Balance general vigencia 2014 (Cifras en miles de pesos)
ACTIVO PERIODO 2014 PERIODO 2013 VARIACIÓN %
CORRIENTE $1.679.300 $1.624.817 $54.483 3 %
Efectivo $675.254 $605.951 $69.303 11 %
Inversiones $63.240 $63.240 $ - 0 %
Deudores $855.351 $820.337 $35.014 4 %
Inventarios $85.455 $135.289 $(49.834) -37 %
NO CORRIENTE $6.056.751 $5.268.140 $788.611 15 %
Propiedad Planta y equipo $6.012.262 $5.223.562 $788.700 15 %
Otros Activos $44.489 $44.578 $(89) 0 %
TOTAL ACTIVO $7.736.051 $6.892.957 $843.094 12 %
Fuente: Contabilidad IPS Durante la vigencia 2014 se presentó un crecimiento del 12% en el total de activo, esto teniendo en cuenta el incremento en un 15% de la propiedad, planta y equipo. Tabla 5, Pasivo y patrimonio vigencia 2014(Cifras en miles de pesos)
PASIVO PERIODO 2014 PERIODO 2013 VARIACIÓN %
Obligaciones financieras LP $175.000 $315.000 $ (140.000) -44 %
Cuentas por pagar $301.694 $399.222 $(97.528) -24 %
Obligaciones laborales $186.539 $185.411 $1.128 1 %
Recaudos a fvr. terceros $1.447 $2.858 $(1.411) -49 %
TOTAL PASIVO $664.680 $902.491 $(237.811) -26 %
PATRIMONIO $7.071.371 $5.990.466 $1.080.905 18 %
Patrimonio Institucional $7.071.371 $5.990.466 $1.080.905 18 %
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TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO $7.736.051 $6.892.957 $843.094 12 %
Fuente: Contabilidad IPS Se evidencia que en la vigencia 2014 el total pasivo tuvo una reducción del 26% principalmente por la reducción de las obligaciones financieras en $140.000.000 lo que corresponde al 44%, además de las cuentas por pagar que presentaron una reducción de 97.528.000 correspondienteal24%. Por otro lado el patrimonio se incrementó en un 18%. Tabla 6, Estado de actividad económica, financiera y social vigencia 2014
ESTADO DE ACTIVIDAD ECONÓMICA PERIODO 2014 PERIODO 2013 VARIACION
Ingresos operacionales $13.363.560 $12.131.194 10 %
Costos de ventas $9.611.260 $9.494.561 1 %
Gastos operacionales $2.851.770 $2.358.588 21 %
Excedente (déficit) operacional $900.530 $278.045 224 %
Otros ingresos $1.207.760 $191.168 532 %
Otros gastos $1.110.409 $385.504 188 %
Excedente neto $ 997.881 $ 83.709 1092 %
Fuente: Contabilidad IPS En la vigencia 2014 la Institución incremento sus ingresos en un 10% principalmente por la venta de servicios de salud, los costos de ventas permanecieron estables con una variación incremental del 1%, los gastos operacionales incrementaron en la vigencia 2014 en un 21%, se aprecia el incremento en el excedente neto del 1092%, sin embargo esto debido a las transferencias realizadas por la Alcaldía Municipal para la ejecución del proyecto denominado “Construcción de Centro de Salud parque de la salud”.
Tabla 7, Estado de cambios en el patrimonio (Cifras en miles de pesos)
SALDO DEL PATRIMONIO A DICIEMBRE 31 DE 2012
$5.990.466
VARIACIONES PATRIMONIALES DURANTE 2.013
$1.080.905
SALDO DEL PATRIMONIO A DICIEMBRE 31 DE 2.014
$7.071.371
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INCREMENTOS 2014 2013 $1.080.905
CAPITAL $4.151.627 $4.151.627
RESULTADO EJERCICIOS ANTERIORES $ 1.921.863 $1.755.130
RESULTADO DEL EJERCICIO $997.881 $83.709
DIFERENCIA $7.071.371 $5.990.466 $1.080.905
Fuente: Contabilidad IPS INDICADORES FINANCIEROS COMPARATIVOS VIGENCIAS 2013 Y 2014 (Cifras en miles de pesos) Razón Corriente
2014
2013
ACTIVO CORRIENTE
$1.419.858,00
$1.624.817,00 PASIVO CORRIENTE
$489.680,00
$587.491,00
2,90
2,77
Por cada peso que debemos en el corto plazo, contamos con $ 2.90 para respaldar dicha obligación
Se aprecia mejoramiento del indicador de razón corriente en la vigencia 2014.
Capital de Trabajo
2.014
2.013 ACTIVO CORRIENTE - PASIVO
CORRIENTE
1.419.858,0 - 489,680
1,624,817 - 587,491
930.178,00
1.037.326,00
Le sobra a la IPS 930.178,00 después de cancelar las obligaciones a cortoplazo con en efectivo u otro activo corriente
Prueba Acida
2.014
2.013
ACTIVO CORRIENTE - INVENTARIOS
1,419,858,00 - 85,455
1,624,817 - 135,289
PASIVO CORRIENTE
489.680,00
587.491,00
1.334.403,00
1.489.528,00
489.680,00
587.491,00
2,72
2,54
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Por cada peso que se debe a corto plazo se cuenta con 2.72 en activos corrientes de fácil realización para cancelar las obligaciones.
Se aprecia mejoramiento del indicador de prueba acida en la vigencia 2014. Los indicadores de liquidez analizados arrojan resultados positivos para el año fiscal 2014. INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO (Cifras en miles de pesos)
Endeudamiento Total
PASIVO TOTAL
664.680,00
587.491,00
ACTIVO TOTAL
7.736.051,00
6.892.957,00
8,6%
9%
Por cada peso invertido en activos el 8,6% han sido financiados por terceros.
Endeudamiento con Trabajadores
PASIVO LABORAL
186.539,00
185.411,00
PASIVO TOTAL
664.680,00
587.491,00
28%
32%
Por cada peso que la IPS tiene invertido en Activos el 28% ha sido financiados con recursos que se
le deben a los trabajadores
Se evidencia incremento en 2014 en torno al endeudamiento a trabajadores.
INDICADORES DE APALANCAMIENTO
Apalancamiento
ACTIVO TOTAL
7.736.051,00
6.892.957,00
PATRIMONIO
7.071.371,00
5.990.466,00
1,09
1,15
Por cada peso de Patrimonio se tiene 1,09 pesos en activos
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INDICADORES DE RENDIMIENTO
Margen Operacional
2014
2013
UTILIDAD OPERACIONAL
900.530,00
278.045,00
INGRESOS OPERACIONAL
13.363.560,00
12.131.194,00
7%
2%
Por cada $ 100 de servicios en 2014 se obtiene un SUPERAVIT operacional de 7%
Margen Neto
2014
2013
INGRESOS OPERACIONAL
13.363.560,00
12.131.194,00
INGRESOS TOTALES
14.571.320,00
12.322.362,00
92%
98%
El margen neto en la vigencia 2014 fue del 92%. Rendimientos de los Activos
2014
2013
UTILIDAD NETA
997.881,00
83.709,00
ACTIVO TOTAL
7.736.051,00
6.892.957,00
13%
1%
El rendimiento de los activos en la vigencia 2014 fue de 13% superior al presentado en la vigencia 2013. Rentabilidad Patrimonial
UTILIDAD NETA
997.881,00
83.709,00
PATRIMONIO
7.071.371,00
5.990.466,00
14%
1%
La rentabilidad patrimonial en la vigencia 2014 fue de 14% superior a la presentada en la vigencia 2013.
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INVERSIONES Tabla 8, Resumen de inversiones realizadas en la vigencia 2014
DESCRIPCIÓN INVERSIÓN
Construcción, ampliación,reforzamiento e interventoría centro de salud ciprés
$445.807.927
Adecuación puesto de salud piedras de moler $61.693.710
Adecuación consultorios médicos especialistas $22.107.028
Adecuación de cielo raso pasillos consulta externa $ 46.355.553
estudios previos parque de la salud $67.814.000
equipos de sistemas y de oficina $37.000.000
compra e instalación de una subestación eléctrica centro de salud San Joaquín $19.119.120
compra e instalación de una planta eléctrica de emergencia para la sede hospitalaria $269.985.777
compra de equipos biomédicos y odontológicos $25.000.000
software $82.940.000
TOTAL INVERSIÓN $1.077.823.115
Fuente: Contabilidad IPS En la vigencia 2014 se realizaron inversiones por valor de $1.077.823.115, la mayoría de las mismas con recursos propios de la Institución. GESTIÓN DE GLOSAS Tabla 9, Glosas a la capitación
INFORME DE GLOSAS POR RECOBROS A LA CAPITACION AÑO 2014
EPS FACTURA FECHA
RADICADO FECHA DE
RESPUESTA
DIAS HABILIES
DE RESPUESTA
VALOR OBJETADO
VALOR ACEPTADO
IPS
VALOR DESCONTADO
POR EPS
NO ACEPTADO
POR IPS
PRIMER TRIMESTRE AÑO 2014
COOSALUD 1
RECOBROS 02/01/2014 07/01/2014 3 DIAS $ 378.966 $ 224.201 $ 224.201 $ 154.765
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COOSALUD 2 Y 3
RECOBROS 16/01/2014 11/02/2014 15DIAS $ 1.663.399 $ 679.700 $ 679.700 $ 983.699
COOSALUD 4
RECOBROS 05/03/2014 11/03/2014 4 DIAS $ 2.141.467 $ 548.865 $ 548.865 $ 1.592.602
TOTAL COOSALUD
$ 4.183.832 $ 1.452.766 $ 1.452.766 $ 2.731.066
TOTAL RECOBROS
$ 4.183.832 $ 1.452.766 $ 1.452.766 $ 2.731.066
SEGUNDO TRIMESTRE AÑO 2014
COOSALUD 5
RECOBROS 04/04/2014 07/04/2014 3 DIAS $ 1.143.530 $ 442.342 $ 442.342 $ 701.188
COOSALUD 6
RECOBROS 29/04/2014 12/05/2014 9 DIAS $ 217.000 $ 217.000
COOSALUD 7
RECOBROS 29/05/2014 05/06/2014 4 DIAS $ 491.803 $ 101.700 $ 101.700 $ 390.103
COOSALUD 8
RECOBROS 20/06/2014 08/07/2014 12 DIAS $ 933.955 $ 875.200 $ 875.200 $ 58.755
TOTAL COOSALUD
$ 2.786.288 $ 1.419.242 $ 1.419.242 $ 1.367.046
TOTAL RECOBROS
$ 2.786.288 $ 1.419.242 $ 1.419.242 $ 1.367.046
TERCER TRIMESTRE AÑO 2014
COOSALUD 9
RECOBROS 14/07/2014 22/07/2014 6 DIAS $ 1.178.541 $ 545.835 $ 545.835 $ 632.706
COOSALUD 10
VALOR CAPITA SOBREFACTURADO
23/07/2014 29/07/2014 5 DIAS $ 26.454.454 0 0 $ 26.454.454
COOSALUD 11
RECOBROS 31/07/2014 12/08/2014 8 DIAS $ 1.914.440 $ 436.118 $ 436.118 $ 1.478.322
COOSALUD 12
RECOBROS 21/08/2014 04/09/2014 10 DIAS $ 77.658 $ 55.658 $ 55.658 $ 22.000
COOSALUD 14
RECOBROS 05/09/2014 15/09/2014 8 DIAS $ 512.490 $ 182.920 $ 182.920 $ 329.570
COOSALUD 16
RECOBROS 25/09/2014 25/09/2014 1 DIA $ 48.205 0 0 $ 48.205
TOTAL COOSALUD
$ 30.185.788 $ 1.220.531 $ 1.220.531 $ 28.965.257
AMBUQ 3 PYP LIQUIDACION 2012 Y RECOBRO
29/09/2014 30/09/2014 1 DIA $ 11.638.322 $ 30.000 $ 30.000 $ 11.608.322
TOTAL AMBUQ
$ 11.638.322 $ 30.000 $ 30.000 $ 11.608.322
TOTAL RECOBROS
$ 41.824.110 $ 1.250.531 $ 1.250.531 $ 40.573.579
CUARTO TRIMESTRE AÑO 2014
COOSALUD 17
RECOBROS 10/10/2014 17/10/2014 5 DIAS $ 1.310.185 $ 1.022.375 $ 1.022.375 $ 287.810
COOSALUD 18
RECOBROS 08/11/2014 10/11/2014 3 DIAS $ 66.826 $ 66.826 $ 66.826
COOSALUD 19
RECOBROS 11/11/2014 12/11/2014 1 DIA $ 352.618 $ -
$ -
$ 352.618
COOSALUD 20
RECOBROS 12/11/2014 27/11/2014 11 DIAS $ 1.505.295 $ 677.028 $ 677.028 $ 828.267
COPIA C
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COPIA CONTROLADA
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VALLE DEL CAUCA Nit: 836.000.386-0
PAGINA (15)
CÓDIGO: EVCI.814.55.30.FO.05
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VERSIÓN 2
Fecha Aprobación 22/07/2011
COOSALUD 22
RECOBROS 11/12/2014 19/12/2014 7 DIAS $ 2.354.960 $ 404.840 $ 404.840 $ 1.950.120
TOTAL COOSALUD
$ 5.589.884 $ 2.171.069 $ 2.171.069 $ 3.418.815
AMBUQ 4 RECOBROS 18/11/2014 19/11/2014 1 DIA $ 44.493.572 0 0 $ 44.493.572
TOTAL AMBUQ
$ 44.493.572 0 0 $ 44.493.572
TOTAL RECOBROS
$ 50.083.456 $ 2.171.069 $ 2.171.069 $ 47.912.387
TOTAL RECOBROS COOSALUD AÑO 2014
$ 42.745.792 $ 6.263.608 $ 6.263.608 $ 36.482.184
TOTAL RECOBROS AMBUQ 2014
$ 56.131.894 $ 30.000 $ 30.000 $ 56.101.894
TOTAL RECOBROS AÑO 2014
$ 98.877.686 $ 6.293.608 $ 6.293.608 $ 92.584.078
Fuente: Coordinación de facturación de la IPS. Durante la vigencia 2014 se presentaron glosas a los contratos capitados por valor de $98.877.686, de los cuales no se aceptaron $92.584.078 lo que corresponde a un porcentaje de no aceptación del 94%, de igual forma el valor descontado por las EPSS fue de $6.293.608 equivalente al 6% del total objetado, el valor aceptado fue del 6%.
Tabla 10, Glosas por evento año 2014
EPS FACTURA FECHA
RADICADO FECHA DE
RESPUESTA
DIAS HABILIES
DE RESPUESTA
VALOR FACTURA
VALOR OBJETADO
EPS
VALOR ACEPTADO IPS
VALO NO ACEPTADO
IPS
SEGUNDO TRIMESTRE AÑO 2014
CAPRECOM 3051-3054-
3048 03/06/2014 12/06/2014 7 DIAS $1.483.347 $1.483.347 $1.483.347 0
CAPRECOM 13815-14337 03/03/2014 24/06/2014 14 DIAS $205.720 $ 205.720 0 $ 205.720
CAPRECOM 3073 26/06/2014 03/07/2014 6 DIAS $1.262.648 $ 1.262.648 $1.262.648 0
TOTAL CAPRECOM $2.951.715,00
$2.951.715,00 $ 2.745.995,00 $ 205.720,00
CUARTO TRIMESTRE AÑO 2014
CAPRECOM 3152 13/12/2014 15/12/2014 2 DIAS $10.033.306 $ 2.608.894 0 $ 2.608.894
CAPRECOM 3138 13/12/2014 15/12/2014 2 DIAS $ 628.953 $ 301.893 0 $ 301.893
CAPRECOM 3191 13/12/2014 15/12/2014 2 DIAS $ 5.651.430 $ 1.099.305 0 $ 1.099.305
CAPRECOM 3192 13/12/2014 15/12/2014 2 DIAS $ 4.100.494 $620.715 0 $620.715
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VALLE DEL CAUCA Nit: 836.000.386-0
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CÓDIGO: EVCI.814.55.30.FO.05
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VERSIÓN 2
Fecha Aprobación 22/07/2011
CAPRECOM 3181 13/12/2014 15/12/2014 2 DIAS $16.650.494 $ 2.817.920 0 $ 2.817.920
TOTAL CAPRECOM $ 37.064.677 $ 7.448.727 0 $ 7.448.727
Fuente: Coordinación de facturación de la IPS. En la vigencia 2014 la IPS tuvo una facturación por evento con CAPRECOM por valor de $40.016.392, de este valor fue glosado (objetado) el 26%, aceptado el 7% y no aceptado el 19%.
CARTERA POR EDADES Tabla 11, Cartera por edades cuarto trimestre de 2014
IPS DEL MUNICIPIO DE CARTAGO E.S.E
CARTERA POR EDADES CUARTO TRIMESTRE 2014
EPSS NO
VENCIDAS 0-30 DIAS 31-60 61-90 DIAS 91-180 181-360 MAS DE 360 TOTAL
AMBUQ
- $71.460.353 -
-
$148.369.554 $30.536.818 $4.100 $250.370.825
COOSALUD $ 19.102.580 - -
- - -
-
$19.102.580
CAPRECOM $ 9.075.374 - $30.261.578
- $ 18.521.815 $19.927.933
$258.778.008
$336.564.708
POBLACION POBRE
$215.422.580
$215.422.580
CONTRIBUTIVO $1.491.398 $640.577 -
- - -
-
$2.131.975
OTRAS IPS $778.258 - - $2.845.000 - - $ 394.100 $ 4.017.358
SOAT $932.645 $1.473.228 - $300.954 - $ 705.578 $ 647.659 $ 4.060.064
TOTAL $246.802.835 $73.574.158 $30.261.578 $3.145.954 $166.891.369 $51.170.329 $259.823.867 $831.670.090
Fuente: Contabilidad IPS La mayor proporción de cartera corresponde a las superiores a 360 días con 31%, la segunda frecuencia corresponde a cartera no vencida 30% y entre 91-180 días el 20%.
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Se aprecian roles bien definidos en el proceso financiero, además de buenos resultados en la vigencia auditada. Se evidencia eficiente organización y estructura en el Área financiera. El Talento Humano del proceso financiero tiene las competencias comunes y especificas requeridas para el buen desarrollo del mismo. Se observaron procedimientos actualizados en el proceso financiero, además de favorable gestión documental. Se evidencio comunicación efectiva entre las áreas del proceso financiero y aquellas áreas que suministran insumos o productos para el desarrollo de las actividades propias. Los resultados de las auditorias efectuadas por el Ente de control fiscal en las vigencias precedentes fueron favorables y los estados financieros fueron conceptuados con opinión limpia sin salvedades. Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable. Los controles implantados en el proceso financiero son confiables y han garantizado la consecución de los resultados esperados.
8. FORTALEZAS
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Fecha Aprobación 22/07/2011
1. Publicación periódica de estados e indicadores financieros: Durante el procedimiento
auditor no se evidencio la publicación periódica de informes e indicadores financieros, se
aprecia la publicación anual de estados financieros en la página web institucional, sin
embargo no se cumple con el criterio de periodicidad, no se publican informes financieros
parciales. Por otro lado no se observo en la página web de la institución la publicación de
los estados financieros históricos de la Empresa Social del Estado.
Causa: Limitaciones en los procedimientos para la aplicación de normatividad emergente
Efecto: Incertidumbre en los usuarios y ciudadanos con relación a la situación financiera de
la Institución.
Criterio: Principio de divulgación proactiva de información, Ley 1712 de 2014.
2. Autoevaluación del proceso financiero: Se evidencio que el proceso financiero no
realiza autoevaluaciones que permitan identificar debilidades y/o no conformidades para
posteriormente desarrollar las acciones preventivas, correctivas o de mejoramiento
necesarias, de igual forma, no se evidencio autoevaluación y seguimiento a los riesgos
identificados en el mapa.
Causa: Desconocimiento en la aplicación de los elementos del sistema de control interno y
deficiencias en la planeación
Efecto: Limitaciones en el mejoramiento continuo del proceso
Criterio: Decreto 943 de 2014
3. Actualización de los funcionarios: Se aprecian competencias necesarias en los líderes
del proceso financiero, sin embargo no se evidencia la realización de actividades de
formación, capacitación y/o actualización en el año auditado que permitan mantener
vigentes las competencias del ser, saber y hacer del personal de las diferentes áreas del
citado proceso.
9. DEBILIDADES O HALLAZGOS
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Fecha Aprobación 22/07/2011
Causa: Deficiencias en los procedimientos de identificación de necesidades y proyectos de
aprendizaje en equipo
Efecto: Limitado desarrollo de las competencias de los Servidores públicos del proceso
financiero
Criterio: Ley 909 de 2004
4. Revisión y aprobación de informes rendidos a Entes de control: No se evidencio una
política de operación para la revisión de los informes financieros que deben ser
presentados por la Institución a los diferentes Entes de control, no se apreció la revisión
previa de informes como la circular única, entre otros, la debilidad es aplicable a todos los
procesos que rinden informes a diferentes Instituciones de vigilancia y control.
Causa: Deficiencias en la comunicación organizacional
Efecto: Materialización de riesgos de rendiciones extemporáneas y con deficiencias en el
contenido
Criterio: Decreto 943 de 2014
5. Ejecución presupuestal de ingresos: Se evidencia en el presupuesto de ingresos de la
Empresa Social del Estado, un crédito interno por $700.000.000, el cual fue aprobado por
la Junta Directiva, este no ha sido utilizado y afecta negativamente la ejecución de
ingresos del presupuesto, se aprecia deficiencia en la planeación financiera de las
inversiones de la Institución.
Causa: Deficiencias en la planeación financiera y de gestión
Efecto: Menoscabo de los indicadores financieros del proceso
Criterio: Decreto 943 de 2014
6. Los valores de la ejecución de ingresos presentada por el Área de presupuesto presenta
incoherencia con las cifras plasmadas en el informe de gestión de rendición de cuentas
de la vigencia 2014, el informe de rendición de cuentas presenta en la cuenta venta de
servicios de salud y previsión social los siguientes valores de apropiación definitiva y
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Fecha Aprobación 22/07/2011
recaudo acumulado: $12.526.755.569 y $11.908.677.296; en la ejecución presupuestal
se evidencian los siguientes valores: $12.626.755.569 y $12.001.587.744.
Causa: Deficiencias en la validación de informes
Efecto: Rendición de cuentas con cifras irreales
Criterio: Ley 489 de 1998
7. Se evidencio diferencia en la conciliación entre presupuesto, tesorería y contabilidad del
mes de septiembre de 2014, la Ejecución de ingresos menos la ejecución presupuestal
de gastos da como resultado $442.476.680,66, este último valor es diferente al arrojado
por el balance de comprobación de saldos de Tesorería. $442.535.179,74, diferencia de
$58.500.
Causa: Organización de soportes documentales
Efecto: Confusión en las cifras arrojadas por la conciliación entre áreas
Criterio: Ley 594 de 2000 y Decreto 943 de 2014
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9. RECOMENDACIONES
Es recomendable que los cheques para realizar pagos contemplen la obligatoriedad de dos
firmas, la del preparador y ordenador.
Se recomienda que los informes financieros sean revisados en un espacio de decisión previo
a la rendición de los mismos.
Es pertinente que la oficina de control interno de la organización realice confirmaciones de
los saldos en bancos y concilie con los registros respectivos de los documentos soporte.
Se recomienda que los estados financieros de la Institución estén acompañados de notas
ilustrativas que permitan el mejor entendimiento de los usuarios y ciudadanos.
Es recomendable que los actos administrativos del proceso financiero sean publicados en la
página web institucional para cumplimiento de la normatividad vigente en materia de
transparencia de la información.
El acceso al Área de Tesorería debe ser restringido para el personal de la Institución y
personas externas.
Es recomendable que se haga seguimiento a los topes de gastos de caja general.
En la vigencia 2014 la Institución no realizo procesos de contratación para adquirir software,
es necesario ajustar la opinión sobre los estados financieros realizada por la Revisora Fiscal.
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10. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
La Oficina de Control Interno como resultado de la auditoria adelantada, conceptúa que la gestión del proceso auditado es aceptable, desde la perspectiva del sistema de control interno, se aprecia la ejecución de controles que no son resultado de un análisis técnico de administración de riesgos. El responsable del proceso deben planear y ejecutar las acciones de mejoramiento necesarias para subsanar las debilidades encontradas en el procedimiento auditor, las acciones de mejoramiento deben ser coordinadas por el responsable del proceso.
Miembros del Equipo auditor y firma
ORIGINAL FIRMADO JORGE HERNÁN RESTREPO
Asesor de Control Interno
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Fecha Aprobación 22/07/2011
ANEXO 1 LISTAS DE CHEQUEO
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Fecha Aprobación 22/07/2011
LISTA DE CHEQUEO
Proceso Auditado: GESTIÓN FINANCIERA
Auditor Líder: JORGE HERNÁN RESTREPO
Área o departamento: DEPARTAMENTO FINANCIERO
Responsable: VICTOR HUGO ARENAS RIOS
N° CRITERIO
C NC NA OBSERVACIÓN GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTAL
1
¿La entidad aplica el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP) y demás normas técnicas contables para el registro de sus operaciones?
X
2 ¿Se llevan libros oficiales de contabilidad? X En el sistema de información, mayor, inventario y caja, además de auxiliares
3 Existen Manuales de sistemas y procedimientos contables?
X
4 Archivos organizados relacionados con la documentación contable?.
X
5 Se Concilian las operaciones reciprocas con las entidades públicas que se efectuaron transacciones?
X Se realiza conciliación con las del Municipio de Cartago
6
Están Integradas las dependencias que conforman el área contable y financiera (Planeación, Presupuesto, Tesorería y Contabilidad)?
X
7 ¿Las notas a los Estados Contables se ajustan a las normas técnicas del Plan General de Contabilidad Pública?
X
8 La Dependencia de tesorería o pagaduría el acceso a personal ajeno a esta es restringida?
X
9 Existe caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos?
X
10 Es conocida la clave de la caja fuerte por el personal diferente al cargo del cajero, tesorero y gerente?
X
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Fecha Aprobación 22/07/2011
11 Se ha responsabilizado a una sola persona el manejo de las cuentas con cheques?
X Sello seco y chequera separados
12 Los cheques para realizar pagos contempla la obligatoriedad de dos firmas (preparador y ordenador)?
X Firma de la Subgerente administrativa y financiera
13 Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes, tanto ingresos y egresos?
X
14 Cuenta con personal de seguridad para salvaguardar físicamente el dinero en operación?
X
15 Los valores recaudados diariamente son ingresados a caja (consignados)?
X
16 Se expiden los recibos de caja, son numerados y conservan un consecutivo?
X
17
Los recibos de caja tienen un espacio o existe un acto administrativo, donde se deja constancia el por que fue anulado? En caso de que se presente este caso
X
18 Tiene separadas las funciones de custodia y manejo del fondo fijo de caja de las autorizaciones de pago y registros contables. ?
X
19 Los gastos respectivos son autorizados por funcionarios encargados para tal fin?
X
20
En las entregas de efectivo, existe autorización previa del funcionario responsable, y una adecuada comprobación de las erogaciones correspondientes?
X
21 Tiene formatos específicos para relacionar los gastos de caja menor
X
22 Los tiene archivados y sellados de manera adecuada los recibos de caja menor, además tienen un consecutivo?
X
23 Se codifica los comprobantes de egresos y se identifican con el nombre y función del responsable que efectuó el gasto?
X
24 Antes de pagar cualquier comprobante se lo revisa el cumplimiento de políticas y disposiciones administrativas para el trámite?.
X
25 Se cancelan los comprobantes con sello de pagado en el momento de ser cubiertos con recursos del fondo de caja menor?.
X
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Fecha Aprobación 22/07/2011
26 El procedimiento de reembolso de caja menor es suficiente dinámico para evitar el exceso de fondo o la falta de efectivo?.
X
27 Tiene prohibido que los fondos de caja menor sirva, para cambiar cheques a empleados, clientes proveedores?
X La caja general por $400.000
28 Se expiden cheques de reembolso a favor de la persona encargada de la caja menor?
X
29 Existen topes máximos para ser destinados por gastos de caja menor?
X
30
Si se presentan anticipos para gastos que se cubren con los fondos de caja menor, se delimita claramente el tiempo en que se efectuara el gasto?.
X
31
Se realizan anticipos a nombre de funcionarios de la entidad para realizar compras que no están autorizadas en el acto administrativo de autorización de compras por caja menor o sin que medie un proceso contractual?
X
32 Se expiden cheques de reembolso a favor del personal vinculado a la Entidad para legalizar los anticipos dados a estos?
X
33 Se verifica que los dineros de caja menor no sean utilizados para evadir el proceso contractual de la Mínima Cuantía?
X
34 ¿Los fondos recaudados se depositan dentro de los plazos establecidos por las normas vigentes?
X
35 En los recaudos se identifica y verifica que las cantidades cobradas ingresadas a caja, se realicen en forma oportuna y exacta?.
X
36 Los recaudos son registrados en los respectivos libros?
X
37 Son autorizados por el ordenador del gasto cada una de las cuentas corrientes?
X
38 Están clasificados de acuerdo a su naturaleza los comprobantes?
X
39 Están debidamente registrados los recaudos en libros auxiliares?
X
40 Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser recibidos para evitar que se cobren en efectivo?.
X No se reciben cheques
41 Son adecuados los controles para asegurar que se cubren las mercaderías, servicios, entregados o vendidos?
X
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VERSIÓN 2
Fecha Aprobación 22/07/2011
42 Tiene registradas a nombre de la entidad las cuentas corrientes o de ahorros que se manejan?
X
43 Tiene guardadas en caja de seguridad las chequeras en blanco?
X
44 Se encuentran los cheques girados y no cobrados restringidos del alcance del personal?
X
45 Se encuentran debidamente protegidos los diversos sellos restrictivos.
X
46 Se encuentra archivados en orden, secuencial los cheques anulados?
X
47 Lleva su registro en libros auxiliares de bancos? X
48 Son entregados los cheques previa presentación del comprobante de pago y/o previa prestación de respectiva autorización del beneficiado?
X
49 ¿Se realizan conciliaciones bancarias mensuales por parte de personal ajeno a la Tesorería?
X
50 descuentan oportunamente las notas de débito en banco?
X
51 Son archivados en orden secuencial las conciliaciones?
X
52 Cuando se hace las conciliaciones el jefe inmediato o superior lo revisa?
X
53 En caso de presentarse saldos de conciliaciones bancarias, se efectúan los ajustes correspondientes?
X
54 Tiene documentos sobre el ingreso o egreso emitido por el banco para conocer su origen y autorización?.
X
55 ¿Existe una separación de funciones entre quienes manejan fondos y valores y quienes registran las operaciones?
X
56
¿Existen procedimientos claramente definidos respecto a las transacciones en efectivo, concretados en: - manuales de procedimientos? - requisitos de supervisión y aprobación?
X
57 ¿Se llevan registros por separado para cada tipo de fondos de: - Caja? - cuentas corrientes bancarias?
X
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VERSIÓN 2
Fecha Aprobación 22/07/2011
58 ¿Se controla que los saldos existentes en Caja y Bancos coincidan con los registros contables?
X
59 ¿Se controlan los ingresos y egresos con la documentación respaldante?
X
60 ¿Tienen seguros todos los funcionarios que manejan fondos o bienes?
X
61
Si la oficina de control interno de la organización realiza confirmaciones de los saldos en bancos
y concilia con los registros respectivos de los documentos soporte?
X
62 Los recursos obtenidos, los intereses y dividendos, se aplican y registran en forma oportuna y en las cuentas apropiadas?
X
63
Los saldos mostrados en los estados contables de las cuentas de inversiones, bancos y obligaciones bancarias, se validan mediante pruebas?
X
64 Los procedimientos de registro, validación y comprobación de las transacciones de tesorería están formalizados por la administración?
X
65 Las actividades de tesorería que son base para el cálculo de impuestos tienen controles para verificar que se realicen de forma correcta?
X Lo hace el Contador y la Revisora valida
66 El efectivo recibido está clasificado, consolidado e informado de manera correcta y oportuna?
X
67
En el ciclo de otros ingresos y egresos, existen controles adecuados que garantizan el manejo de las cuentas que intervienen en el proceso, en cuanto a: • Reconocimiento • Procesamiento • Clasificación • Registro • E informe?
X
68 ¿Se valorizan las inversiones de acuerdo a las disposiciones legales, esto es Valoración a Precios de Mercado?
X
69 Se lleva un registro especial con el movimiento de valores?
X
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Fecha Aprobación 22/07/2011
70 ¿Se controla que el depósito de los fondos se haga en los plazos establecidos por las normas?
X
71 Se tienen un registro de cada inversión, incluyendo números de título u otras referencias y se compara contra registros contables?
X
72
Si la oficina de control interno de la organización realiza confirmaciones de valores en poder de
terceros y concilia con los registros respectivos de los documentos soporte?
X
73 Si se lleva control por separado de las inversiones que han perdido valor?
X
74 ¿El registro de rendimientos financieros generados por la inversión de los recursos se hace dentro del período en que se causan?
X
75 ¿Se realizan conciliaciones periódicas con las entidades donde se poseen inversiones con el fin de establecer los saldos reales en este grupo?
X
76 Los saldos registrados en contabilidad son conciliados con los datos de tesorería y arqueos de títulos valores?
X
77 ¿Existen registros contables auxiliares a nivel de terceros?
X
78
¿Existe procedimiento para depurar los saldos contrarios a su naturaleza, por vigencia, por subcuenta y por áreas o fuentes que reportan la información?
X
79 Los saldos de cuentas por cobrar y las transacciones relativas se verifican y evalúan en forma periódica?.
X
80
En cobranzas y cuentas por cobrar, el acceso a los registros se realiza en los lugares y conforme a los procedimientos establecidos previamente por la administración?
X
81 ¿Existe una unidad responsable por la administración de los insumos y materiales de la Organización?
X
82 ¿Están las responsabilidades de quiénes allí trabajan claramente definidas?
X
83 ¿Existe un sistema de seguridad que establezca que sólo las personas autorizadas puedan acceder a los Almacenes?
X
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VERSIÓN 2
Fecha Aprobación 22/07/2011
84 ¿Se exige que todas las solicitudes de materiales e insumos vengan debidamente autorizadas?
X
85 ¿Se registran todas las salidas de bienes por cualquier concepto?
X
86 ¿Todas las salidas de bienes tienen un respaldo documental y han sido debidamente autorizadas?
X
87
¿La persona que realiza los registros de entradas y salidas de bienes es diferente a quien tiene la responsabilidad por la guarda y custodia de los mismos?
X
88 ¿Se realizan inventarios por parte de personal ajeno al circuito de todas las existencias en forma total o rotativa?
X
89 ¿El sistema de recuento físico asegura que todas las existencias se revisen por lo menos una vez al año, se hace este?
X
90 ¿Existe algún sistema de recuento periódico de bienes de uso?
X
91 ¿Se lleva algún registro permanente de los bienes de uso?
X
92 ¿Las bajas por deterioro u obsolescencias son debidamente autorizadas por la autoridad competente?
X
93 ¿Existe algún mecanismo de control sobre el manejo de la chatarra, etc.?
X
94 ¿Se lleva algún sistema de registro de los materiales que utiliza cada unidad dentro del organismo?
X
95 Las operaciones de inversiones y obligaciones financieras son ejecutadas de acuerdo al PAC?
X
96 ¿Se encuentran registrados todas las propiedades, planta y equipo?
X
97 ¿La entidad cuenta con los respectivos títulos de propiedad de sus propiedades, planta y equipo reflejados en sus estados financieros?
X
98 ¿La entidad dispone de un inventario físico de sus propiedades, planta y equipo debidamente valorizado y conciliado con contabilidad?
X
99 ¿Se realizan inventarios físicos de elementos de consumo y devolutivos y se concilian con contabilidad?
X
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Fecha Aprobación 22/07/2011
100 ¿Los avances y anticipos entregados son legalizados a 3X de Diciembre como lo establece la norma?
X
101 Se realiza arqueos sorpresivos? X
102 ¿Se llevan registros de cargos y descargos de quienes están obligados a rendir cuentas de fondos y valores?
X
103 ¿Se controla que cada tipo de fondo no se utilice para otros fines?
X
104 ¿Los programas de endeudamiento (Deuda Publica) se hacen de acuerdo con la norma de aprobación del Presupuesto?
X
105 ¿Se encuentra adecuadamente registrada la Deuda Publica en la contabilidad?
X
106 ¿Las cuentas por pagar están debidamente respaldados con sus documentos soportes?
X
107 Para los pagos electrónicos la oficina de Control Interno verifica que la cuenta matriculada sea la autorizada por el proveedor?
X Solo se paga de forma electrónica la seguridad social
108 Para los pagos electrónicos la entidad cuenta con mínimo dos claves para la transacción (preparador y ordenador)?
X
109 Las obligaciones financieras están clasificadas, registradas y calculadas en forma oportuna y de acuerdo con su naturaleza?
X
110 Las obligaciones sobre los contratos de endeudamiento se cumplen oportunamente para evitar el pago de intereses moratorios?
X
111
¿En la cuenta Bienes en Investigación Administrativa, la entidad revela en sus estados financieros los bienes que se encuentran en esta cuenta?
X
112 ¿Las reservas constituidas por el ente público están soportadas por normas vigentes, estatutarias y de junta directiva?
X
113 Los hechos económicos, financieros y sociales que se reflejan en los saldos de las cuentas se presentan en notas a los estados contables?
X
114
Las operaciones de ingresos, gastos y costos realizados por la administración en el periodo contable realizado están registradas de manera correcta y oportuna?
X
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Fecha Aprobación 22/07/2011
115
Los ajustes a los ingresos, costos, gastos y cuentas de clientes se clasifican, consolidan e informan de manera correcta y oportuna; así mismo se aplican con exactitud a las cuentas apropiadas de cada cliente?
X
116 El acceso a los registros de transacciones, procesos y documentos del área de tesorería es restringido?
X
117 Las medidas de seguridad que adopte la entidad previenen la pérdida o extravío de los títulos valores?
X
118 Están correctamente ejecutados los egresos? X
PUBLICIDAD Y PROPAGANDA
119 Se tienen políticas de austeridad en el gasto para publicidad y propaganda?
X
120 Se cuenta con un método para definir el valor para gastar en publicidad y propaganda durante una vigencia?
X
121 La selección de medios obedece a un estudio previo?
X
122 Se cuenta con un método para medir la eficacia de la publicidad realizada por la Entidad?
X
123 Se hace análisis de ventas y/o beneficios una vez termina la campaña de publicidad y mercadeo?
X
124 Se tiene alguna restricción legal para campañas de conmemoraciones o aniversarios?
X
BIENES INMUEBLES
125 Se tiene una base de datos de todos los bienes inmuebles de la empresa?
X
126 Están debidamente clasificados en : Uso, Arrendamiento, Comodato, Invadido y otros.
X Todos se encuentran en uso
127 Cuentan todos los inmuebles con títulos de propiedad ?
X
128 Se tiene inventario actualizado de bienes inmuebles ?
X
129 Se hacen conciliaciones con el área contable ? X
130 Se tienen inventarios de servidumbres a favor de la Entidad?
X
131 Se tienen bienes en arriendo? X
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Fecha Aprobación 22/07/2011
132 Se tienen bienes inmuebles en comodato ? X
133 Se han cedido a título gratuito bienes inmuebles de la Entidad en las últimas cinco vigencias ?
X
134 Se tienen bienes inmuebles entregados en arrendamiento ?
X
135 Se hacen conciliaciones de los bienes inmuebles con los pagos de predial y servicios públicos ?
X
136 Se tienen predios invadidos o con alguna limitación de dominio?
X
137 Se han realizado mejoras en bienes ajenos ? X
138 Se ha realizado avalúos Técnicos de todos los bienes inmuebles en los últimos tres años?
X
139 Se tiene constituidas pólizas para la protección de bienes inmuebles?
X
140
Los avalúos de bienes inmuebles fueron adelantados por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, la oficina de los catastro municipal, o por peritos privados inscritos en las Lonjas de Propiedad Raíz.(Decreto 266 de 2000, art 36)
X
VEHICULOS
141 Se encuentran todos los vehículos propiedad de Entidad asegurados?
X
142 El amparo cubre, daños, pérdida total, hurto, responsabilidad civil etc.?
X
143 Se tiene registro de todos lo siniestros de los vehículos?
X
144 Se estudian las causas de los siniestros? X
145 Se tiene la relación de los pagos recibidos por siniestros?
X
146 Se tiene actualizado el inventario de vehículos? X
147 Se tienen vehículos en alquiler prestando servicios a la Entidad?
X
148 Se tienen vehículos prestados a personas o entidades?
X
149 Se lleva registro de todas las actividades realizadas a un vehículo?
X
150 Se revisa que los repuestos instalados correspondan a los originales y nuevos?
X
151 Se tiene plan de mantenimiento por vehículo? X
152 Se tiene un responsable por vehículo? X
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Fecha Aprobación 22/07/2011
153 Se verifica en base de datos la existencia de los vehículos para entregar vale de gasolina?
X
154 Se controla que los elementos de medición de combustible se encuentre en buen estado?
X
155 Se tiene el registro de los vehículos que con mayor frecuencia se le dañen los aparatos de medición del combustible?
X
156 Se establecen cupos para combustible con base en la naturaleza de sus servicios?
X
157 Se tiene registro de vehículos que soliciten permanentemente tanque adicional?
X
158 Se tiene informes periódicos sobre consumo de combustibles?
X
159 Se controla el vale único de combustible? X
160 Se han iniciado investigaciones internas o externas por el mal uso del combustible?
X
161 Se han iniciado investigaciones internas o externas por el mal uso de los vehículos de la Entidad?
X
INVENTARIO FISICO
162 ¿Se han fijado claramente las responsabilidades de los almacenistas?
X
163 ¿Se conservan las existencias en almacenes bajo llave a los que sólo tienen acceso las personas autorizadas?
X
164 ¿Se encuentran las mercancías debidamente protegidas contra el deterioro físico?
X
165 Verifican los almacenistas las cantidades recibidas contra el pedido.
X
166 ¿Se hacen todas las entregas de almacén tan sólo mediante la presentación de solicitudes debidamente aprobados y prenumeradas?
X
167
¿Se exige a los almacenistas que informen acerca de las mercancías obsoletas, no utilizables, de poco movimiento o estropeadas? Informe la periodicidad de estos informes.
X
168
¿Existe un acondicionamiento físico de los almacenes que facilite los recuentos, una protección adecuada, un cómodo manejo y una pronta localización?
X
169 ¿Se llevan inventarios permanentes (datos de cantidad y valor) en relación con las partidas más importantes del almacén?
X
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Fecha Aprobación 22/07/2011
170 Las personas que llevan los registros ¿son distintas de las encargadas de custodiar las existencias?
X
171 ¿Se efectúa un recuento físico de todas las existencias en almacén (incluidas las mercancías recibidas en consignación y otras):
X
NOMINA
172 Existen planes, políticas y programas para el manejo del personal ?
X
173 Existen planes, políticas y programas para el manejo de cuotas partes?
X
174 Existen controles para la liquidación y el pago de nómina y novedades?
X
175 Existe una política para el redondear cifras cuando hay centavos o se cancelan con estos?
X
176
El proceso de nómina cuenta con las seguridades físicas y lógicas, con los suficientes controles que garanticen el pago correcto de los valores devengados?
X
177 Se realiza electrónicamente la liquidación de los pensionados y de las cuotas partes?
X
178 Quien liquida es diferente a quien aprueba? X
179 Quien liquida cuotas partes es diferente a quien aprueba?
X
180 Se verifica la contabilización de las deducciones para salud (parafiscales), descuentos, embargos, etc.?
X
181 Se hace oportuno el traslado o pago de las deducciones para salud (parafiscales), descuentos, embargos, etc.?
X
182 Existe calculo actuarial actualizado? X
183 Existen jubilados asumidos plenamente por la entidad?
X
184 Existen jubilados compartidos? X
185 Reconoce la empresa pensiones de invalidez, sobrevivencia e indemnización sustitutiva?
X
186 Existen requerimientos de re liquidación de jubilaciones?
X
187 Existen órdenes judiciales para re liquidación de jubilaciones?
X
188 Se reconoce auxilio funerarios u otros auxilios a los jubilados o pensionados?
X
189 Se tienen controles de supervivencia? X
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Fecha Aprobación 22/07/2011
190 Se tienen controles sobre el cobro de cuotas partes?
X
191 Se tienen controles sobre los pagos de cuotas partes?
X
192 Se tienen controles para los hijos sobrevivientes?
X
193 Se tienen procesos de nómina, pos nómina y cierre?
X
194 Se tiene devoluciones de bancos por no cobro de nómina?
X
195 Se tienen identificados los usuarios del proceso de nómina pensionados y cuotas partes?
X
196 Se tienes desagregadas las autorizaciones, para liquidación, autorización y registro de nómina jubilados y cuotas partes?
X
197 Se tienen autoridades de modificación de la base de datos de jubilados y pensionados?
X
198 Se circulariza con la registraduría la nómina de jubilados y pensionados?
X
199 Se han presentado prescripciones de mesadas? X
200 Se tiene reclamos por los jubilados o pensionados?
X
201 Se han presentado errores en la liquidación de la nómina de jubilados, pensionados, y cuotas partes?
X
202 Las deducciones de la nómina se hace a través de entidades debidamente constituidas?
X
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Fecha Aprobación 22/07/2011
ANEXO 2 CUADRO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA
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Fecha Aprobación 22/07/2011
CUADRO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA
DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN DE AUDITORIA
RESPUESTA DEL LÍDER DE PROCESO O ÁREA (CONTRADICCIÓN)
CONCLUSIÓN DE LA AUDITORIA
1. Publicación periódica de estados e
indicadores financieros: Durante el
procedimiento auditor no se evidencio la
publicación periódica de informes e
indicadores financieros, se aprecia la
publicación anual de estados financieros
en la página web institucional, sin
embargo no se cumple con el criterio de
periodicidad, no se publican informes
financieros parciales. Por otro lado no se
observó en la página web de la
institución la publicación de los estados
financieros históricos de la Empresa
Social del Estado.
2. Autoevaluación del proceso
financiero: Se evidencio que el proceso
financiero no realiza autoevaluaciones
que permitan identificar debilidades y/o
no conformidades para posteriormente
desarrollar las acciones preventivas,
correctivas o de mejoramiento
necesarias, de igual forma, no se
evidencio autoevaluación y seguimiento
a los riesgos identificados en el mapa.
3. Actualización de los funcionarios: Se
aprecian competencias necesarias en
los líderes del proceso financiero, sin
embargo no se evidencia la realización
de actividades de formación,
capacitación y/o actualización en el año
auditado que permitan mantener
vigentes las competencias del ser, saber
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VERSIÓN 2
Fecha Aprobación 22/07/2011
y hacer del personal de las diferentes
áreas del citado proceso.
4. Revisión y aprobación de informes
rendidos a Entes de control: No se
evidencio una política de operación para
la revisión de los informes financieros
que deben ser presentados por la
Institución a los diferentes Entes de
control, no se apreció la revisión previa
de informes como la circular única, entre
otros, la debilidad es aplicable a todos
los procesos que rinden informes a
diferentes Instituciones de vigilancia y
control.
5. Ejecución presupuestal de ingresos:
Se evidencia en el presupuesto de
ingresos de la Empresa Social del
Estado, un crédito interno por
$700.000.000, el cual fue aprobado por
la Junta Directiva, este no ha sido
utilizado y afecta negativamente la
ejecución de ingresos del presupuesto,
se aprecia deficiencia en la planeación
financiera de las inversiones de la
Institución.
6. Los valores de la ejecución de ingresos
presentada por el Área de presupuesto
presenta incoherencia con las cifras
plasmadas en el informe de gestión de
rendición de cuentas de la vigencia
2014, el informe de rendición de cuentas
presenta en la cuenta venta de servicios
de salud y previsión social los siguientes
valores de apropiación definitiva y
recaudo acumulado: $12.526.755.569 y
$11.908.677.296; en la ejecución
presupuestal se evidencian los
siguientes valores: $12.626.755.569 y
$12.001.587.744.
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VERSIÓN 2
Fecha Aprobación 22/07/2011
7. Se evidencio diferencia en la
conciliación entre presupuesto, tesorería
y contabilidad del mes de septiembre de
2014, la Ejecución de ingresos menos la
ejecución presupuestal de gastos da
como resultado $442.476.680,66, este
último valor es diferente al arrojado por
el balance de comprobación de saldos
de Tesorería. $442.535.179,74,
diferencia de $58.500.
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