EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO RED DE SERVICIOS DE SALUD DE PRIMER NIVEL
Código: FO-CG-04
PROCESO: CONTROL DE GESTION Versión 2
PROCEDIMIENTO: AUDITORIAS INTERNAS
Fecha de aprobación: 06/09/2017
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INFORME FINAL
UBICACIÓN: Dirección central. FECHA
Agosto 10 de 2018
PROCESO: Gestión de Mantenimiento Hospitalario
RESPONSABLE DEL PROCESO: Profesional universitario área de mantenimiento.
AUDITADOS
NOMBRE CARGO OFICINA O ÁREA
Elkin Urrutia Mosquera Profesional Universitario
Dirección Central
Sergio Andrés Gil Celis Subgerente administrativo y financiero
Dirección Central
Carlos Edgar Sarmiento Técnico Operativo
Dirección Central
AUDITORES
NOMBRE CARGO OFICINA O ÁREA
Natalia Díaz Campos Líder Control Interno de Gestión
Control Interno
Objetivo Contribuir al fortalecimiento de los principios de Autocontrol, Autogestión y Autorregulación que garanticen la sostenibilidad del Sistema de Control Interno de Gestión al proceso de mantenimiento hospitalario de la ESE Red de Servicios de Salud de Primer Nivel para la prestación de servicios con calidad y equidad, satisfaciendo a todos sus usuarios internos y externos. Alcance Evidenciar el cumplimiento a las labores específicas del proceso Gestión de Mantenimiento hospitalario. DESARROLLO: Una vez enviado el informe preliminar los responsables del proceso de mantenimiento hospitalario, no presentaron ninguna observación, por lo que la oficina de control interno emite el informe final a la Auditoria al proceso Gestión de Mantenimiento Hospitalario.
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Normatividad:
Decreto 1769 de 1994 y su aclaratorio el decreto 1617 de 1995 reglamentó el artículo 189 de
la Ley 100 de 1993 sobre el mantenimiento hospitalario. En su artículo 7° se define como
mantenimiento hospitalario la actividad técnico-administrativa dirigida principalmente a
prevenir averías. Y a restablecer la infraestructura y la dotación hospitalaria a su estado
normal de funcionamiento, así como a las actividades tendientes a mejorar el funcionamiento
de un equipo.
Circular externa 029 de 1997 de la superintendencia nacional de salud “Directrices sobre
inspección, vigilancia y control en la asignación y ejecución de los recursos destinados al
mantenimiento de la dotación y la infraestructura hospitalaria y en la elaboración y aplicación
de los planes de mantenimiento hospitalario en las instituciones prestadoras de servicios de
salud hospitalarios”.
Acuerdo 010 del 2016, aprobación del presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia fiscal
2017.
Acuerdo 011 del 2017, aprobación del presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia fiscal
2018.
Resolución No.009 de enero de 2017, por medio del cual se adopta el plan de mantenimiento
hospitalario de la ese red de servicios de salud de primer nivel vigencia 2017.
Resolución No.028 de enero de 2018, por medio del cual se adopta el plan de mantenimiento
hospitalario de la ese red de servicios de salud de primer nivel vigencia 2018.
De acuerdo a la información solicitada y revisada se pudo evidenciar lo siguiente:
PLANEACION AL PLAN DE MANTENIMIENTO HOSPITALARIO Para las vigencias 2017 y 2018 Se dio cumplimiento en cuanto a la adopción y entrega a la secretaria de salud del departamento del Guaviare de los planes de mantenimiento hospitalario dando cumplimiento a Circular externa 029 de 1997 de la superintendencia Nacional de Salud, en cuanto a la elaboración de los planes. Lo anterior se puedo observar en las resoluciones 009 del 2017 y 028 del 2018, al igual que los oficios de envío a la secretaria de salud. Se solicitó al profesional biomédico y la subgerencia administrativa y financiera los informes de ejecución del plan de mantenimiento hospitalario vigencia 2017, pero estos no fueron allegados a la oficina de control interno en el tiempo solicitado. Por lo anterior se solicitó a la secretaria de salud departamental las evidencias enviadas por la empresa con corte al 31 de diciembre del 2017, para lo cual enviaron el anexo 4 SNS 2000-001 de la ejecución de los recursos correspondientes a las actividades de mantenimiento a la infraestructura y de la dotación para la empresa en el periodo comprendido del 01 de enero al 31 diciembre del 2017, el cual fue enviado según oficio 100-3-1-037-2018 el 18 de enero del presente año. Se realizaron los documentos anexos al plan de mantenimiento hospitalario 2017 como son: plan de capacitaciones realizadas con el plan de mantenimiento vigencia 2016, cronograma de
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mantenimiento a la infraestructura, cronograma de mantenimiento a la dotación. Anexo 4 SNS 2000-001 certificación de la distribución de los recursos correspondientes a las actividades de mantenimiento a la infraestructura y de la dotación. Con respecto al diagnóstico para la elaboración del plan de mantenimiento hospitalario 2017 y 2018 no se encontró listado de los equipos que requieren mantenimiento correctivo estos se encuentran en una bodega ubicada en la secretaria de salud y otros en la oficina de almacén central. Las diferentes Unidades estratégicas de Negocios, envían a la subgerencia administrativa las necesidades en cuanto a mantenimientos correctivos, pero no el 100% es tenido en cuenta en los planes de mantenimiento hospitalario por dificultad económica para sostenerlo. El plan de mantenimiento hospitalario cuenta con los cronogramas de mantenimiento de la dotación, infraestructura y equipos de cómputo. No se observan los planes de mantenimiento hospitalario de tipo correctivo, solo se cuentan con los planes hospitalarios de tipo preventivo. CUMPLIMIENTO A LA ESTRATEGIA PARA LA PROGRAMACION Y EJECUCION DE ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO.
En cuanto a la elaboración y consolidación del inventario técnico, se observa que almacén-activos fijos- viene adelantando la actualización de los inventarios físicos de todos los equipos biomédicos y de computo. Con corte al 30 de junio se evidencia desactualización de los inventarios por diferentes motivos; no existe responsabilidad de los que se les asignan estos inventarios pasándolos de un sitio a otro sin el lleno de los requisitos del estado en que se entrega el bien, no es reportado a almacén para la asignación del nuevo responsable. No se reporta a almacén el traslado de los equipos que pasan a mantenimiento por fallas técnicas. Dentro del listado del cronograma de mantenimiento de la dotación, se tienen programados mantenimientos preventivos a equipos que están para dar de baja y otros que se encuentran para mantenimiento correctivo y no están en funcionamiento. No se ha actualizado el cronograma de mantenimiento de la dotación para ingresar los nuevos equipos adquiridos durante el primer semestre, por lo anterior no se conoce programación para sus mantenimientos preventivos. Aunque los equipos biomédicos tienen en su mayoría sus hojas de vida, estos no se encuentran debidamente archivados porque no se cuenta con espacio suficiente para conservar las carpetas. Dentro del plan de mantenimiento se menciona que estarán dispuestas en el taller de mantenimiento de la entidad, situación que no se evidencia ya que no existe un área de mantenimiento estructurada para tal fin. Las hojas de vida reposan en el lugar que prestan el servicio. No se evidencia socialización del cronograma de actividades de mantenimiento preventivo de la dotación, infraestructura y equipos de cómputo a realizar en las diferentes dependencias y UEN de
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los 4 municipios, al igual no se encuentra publicado en la página web para fácil acceso de los empleados, al igual que en las diferentes carteleras de la empresa. No se observan controles de tiempos de respuesta a las fallas imprevistas, las cuales deben hacerse una proyección para su control de acuerdo a la disponibilidad de recursos y priorizarse bajo planeación y programación del tiempo de respuesta. En cuanto a la estrategia de seguridad se presentan inconvenientes en la salvaguarda de los equipos biomédicos que están ubicados en los diferentes consultorios, al igual los que se encuentran fuera de las instalaciones de las UEN, como plantas eléctricas entre otros ya que no se cuenta con seguridad privada frecuente y si se tiene solo custodia 12 horas en la noche. Para la vigencia 2017 no se observa supervisión por el área de mantenimiento a la verificación de seguridad e inspecciones técnicas. Solo se observó una visita de evaluación y seguimiento en el mes de mayo de 2018 a la UEN san José por parte del coordinador de mantenimiento ELKIN URRUTIA. En la UEN san José se evidenció un funcionario con las funciones de limpieza de los equipos biomédicos y de camillas de los consultorios médicos de manera permanente. ASIGNACIÓN DE LOS RECURSOS
Recurso Humano
Se cuenta con el recurso humano designado de planta para la ejecución del plan de mantenimiento así:
1 técnico operativo
1 ingeniero de sistemas
1 auxiliar administrativo con funciones de mantenimiento de computo
1 ingeniero biomédico, o coordinador de área de gestión y mantenimiento.
1 técnico en saneamiento.
Como el recurso humano no es suficiente para los mantenimientos preventivos la entidad para la vigencia 2017 sostuvo la siguiente contratación:
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Se observa que no se sostiene presupuestalmente los 12 meses del año para la prestación de los servicios de operarios y auxiliares de servicios generales, donde es primordial el servicio para los 3 hospitales que se tienen en servicio.
OBJETO CONTRATADO UEN VALORTIEMPO
CUBIERTO
CONTRATAR EL SERVICIO DE OPERARIO QUE REALICE
FUNCIONES DE MANTENIMIENTO A INFRAESTRUCTURA Y
AÉREAS ADYACENTES, APOYO DEL ÁREA DE SERVICIOS
GENERALES PARA LA U.E.N DE CALAMAR DE LA ESE RED DE
SERVICIOS DE SALUD DE I NIVEL
CALAMAR 3,900,000 8 MESES
CONTRATAR LOS SERVICIOS DE UN OPERARIO APOYE EN EL
ÁREA DE SERVICIOS GENERALES EN LA RECOLECCIÓN DE
RESIDUOS DONDE VELE POR LA ADECUADA LIMPIEZA EN
LA U.E.N CALAMAR DE LA ESE RED DE SERVICIOS DE SALUD
DE I NIVEL
CALAMAR 20,460,000 10 MESES
CONTRATAR PRESTACION DE SERVICIOS DE UN AUXILIAR
DE SERVICIOS GENERALES PARA LA UEN MIRAFLORES DE LA
ESE RED DE SERVICIOS DE SALUD DE PRIMER NIVEL MIRAFLORES 20,460,000 10 MESESCONTRATAR SERVICIO OPERATIVO DE MANTENIMIENTO PARA
DESEMPEÑAR FUNCIONES DE MANTENIMIENTO A
INFRAESTRUCCTURA Y AEREAS ADYACENTES APOYE EL AREA DE
SERVICIOS GENERALES EN LA RECOLECCION DE RESIDUOS DONDE
VELE POR LA ADECUADA LIMPIEZA EN LA UEN CALAMAR DE LA ESE
RED DE SERVICIOS DE PRIMER NIVEL CALAMAR 2,600,000 3 MESES
PRESTACION DE SERVICIOS GENERALES Y CUIDADO DE LAS
INSTALACIONES FISICAS EN EL HOSPITAL EL RETORNO DE
LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO RED DE SERVICIOS DE
SALUD DE PRIMER NIVEL RETORNO 23,720,000 11 MESES
PRESTACION DE SERVICIOS DE UN AUXILIAR SERVICIOS
GENERALES EL PUESTO DE SALUD DE TOMACHIPAN DE LA
UEN SAN JOSE
SAN JOSE-
TOMACHIPA
N 7,496,667 9 MESES
PRESTACION DE SERVICIOS DE UN AUXILIAR DE SERVICIOS
DE UN AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES PARA EL
PUESTO DE SLAUD DE EL BOQUERON DE LA UEN SAN JOSE
SAN JOSE-
BOQUERON 7,840,000 8 MESES
PRESTACION DE SERVICIOS DE UN AUXILIAR DE SERVICIOS
GENERALES PARA EL PUESTO DE SALUD DE EL CAPRICHO DE
LA UEN SAN JOSE
SAN JOSE-EL
CAPRICHO 7,306,667 7 MESES
PRESTACION DE SERVICIOS DE UN AUXILIAR DE SERVICIOS
GENERALES PARA EL PUESTO DE SALUD DE LA CARPA DE LA
UEN SAN JOSE - ESE RED DE SERVICIOS DE SALUD DE
PRIMER NIVEL
SAN JOSE-LA
CARPA 6,190,000 7 MESES
PRESTACION DE SERVICIOS DE UN AUXILIAR DE SERVICIOS
GENERALES PARA LA UEN SAN JOSE DE LA ESE RED DE
SERVICIOS DE SALUD DE PRIMER NIVEL SAN JOSE 35,804,665 10 MESES
PRESTACION DE SERVICIOS DE UN CONDUCTOR Y
OPERARIO DE MANTENIMIENTO PARA LA UEN
MIRAFLORES DE LA ESE RED DE SERVICIOS DE SALUD DE
PRIMER NIVEL MIRAFLORES 13,930,000 10 MESES
PRESTACION DE SERVICIOS DE UN OPERARIO EN
MANTENIMIENTO Y CUIDADO DE LAS INSTALACIONES
FISICAS DE LA UNIDAD ESTRATEGICA DE NEGOCIOS EL
RETORNO DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO RED DE
SALUD DE PRIMER NIVEL RETORNO 14,300,000 10 MESES
valor total contratado
CONTRATACION MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE INFRAESTRUCTURA VIGENCIA 2017
164,007,999
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Recurso financiero
Para la vigencia 2017 se apropiaron los recursos iniciales $922.038.651 equivalentes al 5.081% del presupuesto aprobado por la junta directiva $18.640.773.26. Para finales de la vigencia en mención se asignaron el valor de $946.468.439 equivalente al 3.20% del total de ingresos presupuestados, se adicionaron ingresos durante la vigencia para un total de $29.549.835.767 en presupuesto definitivo. Se observa que para el total de ingreso definitivo se descuenta el valor de inversión por valor de $2.968.103.661,85, para un total de ingresos para funcionamiento de $26.581.732.105,48 que apropiando el 5% de mantenimiento equivaldrían a $1.329.086.605,27. En el anexo 4 solo se apropiaron el valor de $946.468.439. En el ANEXO 4 SNS 2000-001 la entidad reporta y certifica que se ejecutaron para la vigencia 2017 la suma de $915.559.555 en contratos de mantenimiento para dar cumplimiento al plan. Una vez revisada la ejecución presupuestal de gastos se observan compromisos por la suma de $915.324.376. El recaudo real o ingresos reconocidos en la vigencia 2017 fueron de $16.178.593.672. Para esta vigencia 2018 se programaron para la ejecución del plan el valor de $15.835.634.327, Con corte 31 de mayo la ejecución de presupuesto en actividades de mantenimiento programados se observan $62.651.844. Equivalente al 0.395%. En los 5 primeros meses lo que se contrató fue : EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO A TODO COSTO, VEHICULO AMBULANCIA OET 487 por $18.505.844 y CONTRATAR A TODO COSTO EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE DE MOTOCICLETAS, PLANTAS ELECTRICAS Y SOLARES por $30.000.000, y $1.100.000 en ADQUIRIR LA COMPRA DE LA REVISION TECNOMECANICA DE TRES AMBULANCIAS. El restante fue ejecutado por reembolsos de caja menor. Con corte al 31 de mayo de la presente vigencia solo se observan recaudos o ingresos reconocidos la suma de $3.267.779.302. Al igual el presupuesto de ingresos ha surtido adiciones para un total de ingresos proyectados de $23.999.420.409,35. No se observa modificación al plan de mantenimiento.
Fuente de verificación
En el plan de mantenimiento hospitalario estipula que las fuentes de verificación al cumplimiento del plan serán los informes que son presentados por el coordinador del área de gestión y mantenimiento hospitalario, ingeniero de sistemas, técnico operativo de mantenimiento y contratistas donde se relaciones las actividades realizadas en cada sede UEN de la empresa. Durante la auditoria fue difícil la consecución de información de las actividades desarrolladas en cada una de las UEN, ya que no existe la coordinación para la consolidación de un único informe de toda la ejecución del plan y por Unidades estratégicas de negocios. Si se quiere un informe detallado se debe recurrir a cada contrato y ver las
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actividades desarrolladas por los contratistas, ya que se insiste falencia en la coordinación al plan de mantenimiento y su ejecución. Con respecto al reporte de mantenimientos en hojas de vida de la dotación se viene cumpliendo; en equipos de comunicaciones e informática se observaron las hojas de vida de los equipos de cómputo, pero no de los periféricos como impresoras, video beam y scanner. Con respecto al parque automotor y vehículos se tienen las hojas de vida y bitácoras del día y asignaciones por medio de actas de las ambulancias.
Presentación de informes
No se encontró reporte o entrega del informe de ejecución financiera con corte al 30 de junio del 2017 en el formato y en medio físico y magnético con destino a la superintendencia Nacional de salud, con anterioridad debió ser remitido a la secretaria de salud con fecha 10 de julio. El informe con corte al 31 de diciembre fue entregado el 18 de enero de 2018, pero solo se entregó el anexo 4, no se acompañó de un informe ejecutivo de las actividades realizadas por cada UEN en reparaciones y mantenimiento.
OBSERVACIONES:
1. Falta planeación en la construcción del plan de mantenimiento, no se encuentra un documento
diagnóstico de las UEN donde se especifique las necesidades prioritarias para la contratación
de mantenimientos preventivos y correctivos. Al igual no se tiene en el área de mantenimiento
un diagnostico consolidado de los equipos biomédicos que requieren mantenimiento
correctivo y cuál es su prioridad por equipo.
2. Durante los primeros 5 meses de 2018, no se adelantaron contratos de mantenimiento
correctivo de los diferentes equipos biomédicos que se encuentran fuera de servicio desde el
año 2017.
3. No se han realizado contratos de mantenimiento preventivo en los primeros 5 meses, los
últimos mantenimientos preventivos a equipos biomédicos fueron en el mes de diciembre del
2017 y en las fichas técnicas se recomiendan que se realicen en el mes de marzo y abril de
2018.
4. No se observan informes consolidados de cada vigencia de la ejecución a los planes de
mantenimiento por cada una de las áreas como son; equipos biomédicos, infraestructura,
sistemas y comunicaciones y parque automotor. Se tiene que recurrir a los informes de cada
contratista y no son consolidados por la coordinación de mantenimiento y por cada UEN.
5. Algunos equipos no se les hace calibración desde el año 2016.
6. Se observó equipos biomédicos fuera de servicio donde no se ha dado traslado a la
coordinación de mantenimiento para su servicio por no contar con espacio para su
almacenamiento, y no se da solución pronta.
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7. Se encuentran equipos biomédicos para dar de baja tanto en almacén y en una oficina de la
secretaria de salud departamental, cuentan con fichas para dar de baja, pero no se ha
realizado el procedimiento para su salida definitiva de estas áreas, ocupando espacio.
8. Se encontraron equipos fuera de servicio para dar de baja en la oficina asignada en la
secretaria de salud departamental pero no se cuenta con la ficha de baja.
9. Se observó demoras en los diagnósticos que debe dar el área de mantenimiento a los equipos
biomédicos, almacén entrega 124 ficha técnica, para concepto técnico con fecha 3 de octubre
del 2016 y estos son allegados nuevamente a almacén con fecha 13 de junio del 2018.
10. No se realiza depuración de activos cuando se realiza la programación de mantenimientos
preventivos, se encontraron equipos en la programación para la vigencia 2017 y 2018 y que
estaban fuera de servicios para mantenimiento correctivo o para dar de baja.
11. Los inventarios de activos fijos se encuentran desactualizados. Se encontraron equipos en el
almacén y en la oficina asignada en la secretaria de salud fuera de servicio (reparación o baja)
y almacén los reporta como en servicio.
12. Se encontraron equipos biomédicos donados por la alcaldía de san José del Guaviare desde
junio del 2016 nuevos en una bodega de la granja sin uso desde la fecha de su entrega y
estos se encuentran en el plan de mantenimiento hospitalario 2017 y 2018.
13. Al igual se encontraron equipos en calidad de préstamo al hospital de san José del Guaviare,
no se cuentan con apertura de hojas de vida en la ese red de servicios de salud de primer
nivel, ni en el hospital, estos se encuentran en funcionamiento.
14. No se cuenta con un área específica para las labores de mantenimiento preventivo y correctivo
en la sede central de la empresa, ni con las herramientas necesarias para el desarrollo de
estas actividades.
15. No se cuenta con un registro en la coordinación de mantenimiento de los equipos biomédicos
que requieren mantenimiento correctivo, ni se ha cuantificado el valor de sus reparaciones.
16. Con respecto al parque automotor se observan ambulancias en estado alto de deterioro así:
AMBULANCIA OAP 225: Asignada a la UEN CALAMAR se encuentra fuera de servicio
ya que el habitáculo se encuentra dañado, el vehículo (motor) estaba funcionando en
el momento que ingreso a la instalación del divino niño hace año y medio para
reparación del habitáculo. El técnico mecánico recomienda hacer mantenimiento
general al vehículo para recuperarlo ya que hace año y medio no está en
funcionamiento. Esta ambulancia se encuentra en el inventario como vehículos en
servicio para proceso de reparación y mantenimiento.
AMBULANCIA OJG 368: Asignada a la UEN CALAMAR, se encuentra en las
instalaciones del divino niño para mantenimiento correctivo de la parte mecánica en
general, desde hace un año sin dar solución a su reparación, el habitáculo se
encuentra en buen estado. Ambulancia que se encuentra en almacén como vehículos
en servicio.
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AMBULANCIA OZI 134: Se encuentra en mal estado funcional, está ubicado en la
secretaria de salud departamental, está totalmente depreciada en el módulo de
almacén.
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AMBULANCIA OFK 378: Se encuentra en mal estado funcional, está ubicado en la
secretaria de salud departamental, está totalmente depreciada en el módulo de
almacén. Este vehículo está actualmente en calidad de comodato del hospital San
José.
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AMBULANCIA OZI 130: Se encuentra en mal estado funcional, está ubicado en la
secretaria de salud departamental, está totalmente depreciada en el módulo de
almacén.
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CAMIONETA ZJG 025: Se encuentra en mal estado funcional, está ubicado en la sede divino niño, está totalmente depreciada en el módulo de almacén. Y esta para el proceso de baja.
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CAMIONETA ZJG 026: Se encuentra en mal estado funcional, está ubicado en la sede
divino niño, está totalmente depreciada en el módulo de almacén. Y esta para el
proceso de baja.
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Las Ambulancias OZI 109 Y OZI108, se encuentran ubicadas en la secretaria de salud en alto grado de deterioro de sus componentes. No se ha iniciado el proceso de baja de estos vehículos para su chatarrización.
Existe un diagnóstico realizado por un Técnico en mecánica automotriz contratado mediante OPS, donde le recomienda a la alta gerencia proceder de conformidad para su baja o chatarrización por la depreciación y lo que significaría el alto costo de recuperación del bien, para la empresa.
De acuerdo a las visitas realizadas al almacén no se han tenido mayores avances en los procesos de bajas de estos vehículos.
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17. No se cuenta con un taller o instalaciones adecuadas para salvaguardar las ambulancias en
deterioro y las que ingresan a mantenimientos preventivos y correctivos. Están a la intemperie
sin seguridad con alto riesgo de pérdida de sus elementos y accesorios, al igual aumento en
el deterioro por el sol y agua.
18. La oficina asignada en la secretaria de salud departamental para la coordinación de
mantenimiento no se cuenta con un orden adecuado de los equipos biomédicos, ni se tiene
ordenados en estantes.
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19. Con respecto al área de sistemas se observó en los equipos de cómputo que no utilizan los
sistemas de información como dinámica gerencial, audita e idéntica no se realizan Backus de
la información, aunque se adoptó la política de seguridad de la información en el año 2017,
esta no ha sido lo suficientemente socializada y no se realiza seguimiento para su aplicación.
Solo se observó en algunos computadores que de manera personal se realizan las copias de
seguridad. No se tienen los equipos suficientes para realizar las copias de seguridad y dar
cumplimiento a las políticas de seguridad de la información.
20. Se observó que para la vigencia 2017 no se cumplió con el cronograma de mantenimientos
preventivos a los equipos de cómputo o no se evidencian en las hojas de vida.
21. Se observaron equipos sobre piso sin ninguna protección.
22. No se cuenta con formatos para registro de los Backus del servidor, aunque se observa que
todos los días se realiza Backus hasta 3 veces y al final del día se deja una sola copia tanto
en el servidor y computador del ingeniero de sistemas y en un disco duro externo.
23. El programa antivirus licenciado se encuentra a 30 días de vencimiento, sin evidencia de
compra de la nueva licencia.
24. Se están trasladando los equipos biomédicos sin reportar a las unidades administrativas y
almacén para actualizar el inventario y conocer donde se encuentran y en qué estado se
entrega y recibe.
25. No se cumple con la norma de archivo en las hojas de vida de los equipos en general.
26. Falta de seguridad en los bienes que se encuentran en las instalaciones de la empresa por
no contar con vigilancia privada durante las 24 horas.
27. No se cuenta con controles para el desarrollo del plan de mantenimiento hospitalario a cargo
del profesional de mantenimiento.
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Redacción de hallazgos No Hallazgo Criterio Causa Consecuencia
1 No se encuentra un documento diagnóstico
de las UEN donde se especifique las
necesidades prioritarias para la contratación
de mantenimientos preventivos y
correctivos.
Decreto 1769 de 1994 y decreto 1617 de 1995
Falta planeación en la construcción del plan de mantenimiento
No realizar los mantenimientos a todos los equipos hospitalarios causando cierre de servicios por incumplimiento al sistema único
de habilitación.
2 Baja ejecución del plan de mantenimiento
hospitalario para el primer semestre 2018.
No se han realizado mantenimientos
preventivos ni correctivos.
Decreto 1769 de 1994 y decreto 1617 de 1995
Falta de planeación para la ejecución de los recursos
Sanciones disciplinarias, Incumplimiento a la planeación y normas que obligan. Cierre de servicios por no operación de los
equipos hospitalarios.
3 Falta de informes consolidados de cada
vigencia de la ejecución a los planes de
mantenimiento por cada una de las áreas;
equipos biomédicos, infraestructura,
sistemas y comunicaciones y parque
automotor.
Resolución No.028
de 2018 plan de mantenimiento hospitalario
Desconocimiento
de las acciones realizadas en cumplimiento a la
planeación.
Desorden administrativo y falta
de coordinación para el cumplimiento de lo planeado
4 Falta de calibración en los equipos
biomédicos.
Decreto 1769 de 1994 y decreto 1617 de 1995
No asignación debida de los recursos
Riesgos para el paciente y Cierre de servicios por no operación de los equipos hospitalarios.
5 Falta de espacio físico para recepción y
almacenamiento de equipos biomédicos que
entran a diagnóstico, mantenimiento o
reparación.
Resolución No.028
de 2018 plan de mantenimiento hospitalario
La entidad no
cuenta con los recursos para la adecuación de un espacio o taller de
mantenimiento
Desorden administrativo, perdida
de equipos hospitalarios, perdida de partes automotor. Procesos disciplinarios.
6 Demora en el proceso de bajas de los
diferentes equipos fuera de servicio.
Ocupando espacio y desactualización de la
base de datos de inventarios.
Política contable
para el registro de activos fijos.
No se ha adoptado
el proceso de baja de activos fijos
Datos irreales en los estados
financieros. Observaciones en los dictámenes del revisor fiscal.
7 Existen Equipos biomédicos donados por la
alcaldía de san José del Guaviare desde
junio del 2016 nuevos en una bodega de la
granja sin uso desde la fecha de su entrega.
Resolución No.028 de 2018 plan de
mantenimiento hospitalario
Equipos nuevos sin uso por más de 2
años
Detrimento patrimonial por no uso de los equipos.
8 Falta de un área específica para las labores
de mantenimiento preventivo y correctivo
en la sede central de la empresa, ni con las
herramientas necesarias para el desarrollo
de estas actividades.
Decreto 1769 de
1994 y decreto 1617 de 1995.
Resolución No.028 de 2018 plan de mantenimiento hospitalario
Falta de asignación
de recursos y asignación de un espacio para el
área de mantenimiento
Desorden administrativo y falta
de coordinación para el cumplimiento al plan de mantenimiento hospitalario.
9 No se cuenta con un listado de los equipos
que requieren mantenimiento correctivo,
donde se priorice y cuantifique el costo de
reparación
Resolución No.028 de 2018 plan de
mantenimiento hospitalario
Falta de planeación para la priorización
de reparaciones a equipos biomédicos.
Incumplimiento al plan de mantenimiento hospitalario,
Riesgos para el paciente y Cierre de servicios por no operación de los equipos hospitalarios.
10 Las ambulancias se encuentran en estado
alto de deterioro. No se han dado de baja
las que no tienen recuperación.
Decreto 1769 de 1994 y decreto
1617 de 1995. Resolución No.028
de 2018 plan de
No se ha adoptado el proceso de baja
de activos fijos, falta de recursos para su reparación.
Datos irreales en los estados financieros. Observaciones en los
dictámenes del revisor fiscal. Riesgos para el paciente y Cierre de servicios por no operación de
los equipos hospitalarios.
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO RED DE SERVICIOS DE SALUD DE PRIMER NIVEL
Código: FO-CG-04
PROCESO: CONTROL DE GESTION Versión 2
PROCEDIMIENTO: AUDITORIAS INTERNAS
Fecha de aprobación: 06/09/2017
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Detalle ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
NOMBRE
FIRMA
CARGO
mantenimiento hospitalario
11 No se cuenta con un taller o instalaciones
adecuadas para salvaguardar las
ambulancias. Sin seguridad con alto grado
de perdida de sus elementos y accesorios.
Decreto 1769 de 1994 y decreto 1617 de 1995.
Resolución No.028 de 2018 plan de mantenimiento
hospitalario
Falta de asignación de recursos y asignación de un espacio para el
área de mantenimiento
Perdida de partes de los equipos biomédicos, y partes de los vehículos.
12 se observó en los equipos de cómputo que
no utilizan los sistemas de información como
dinámica gerencial, audita e idéntica no se
realizan Backus de la información
Política de
seguridad de la información resolución 909 del 2017
No realización de
Backus, a la información de la empresa
Riesgo perdida de información,
procesos disciplinarios por no protección de la información.
13 Incumplimiento al cronograma de
mantenimiento de equipos de cómputo
vigencia 2017
Resolución No.028
de 2018 plan de mantenimiento hospitalario
Falta de
seguimiento periódico para el cumplimiento de los cronogramas
establecidos
Sanciones por entes de control
por incumplimiento al plan de mantenimiento hospitalario
14 Existen equipos de cómputo sobre piso sin
ninguna protección
Resolución No.028
de 2018 plan de mantenimiento hospitalario
Falta de muebles
adecuados para uso de los equipos de computo
Daño de bienes de la empresa
15 Falta de registros de los Backus del servidor. Política de seguridad de la
información resolución 909 del 2017
No se tienen evidencias de las
ultimas copias de seguridad que se realizan al servidor
Falta de control en los Backus del servidor
16 Se están trasladando los equipos
biomédicos sin reportar a las unidades
administrativas y almacén para actualizar el
inventario y conocer donde se encuentran y
en qué estado se entrega y recibe.
Resolución No.028 de 2018 plan de
mantenimiento hospitalario.
Falta de procedimientos en
almacén para el manejo de activos fijos
Desactualización de la base de datos de los equipos biomédicos.
Perdida de equipos biomédicos por falta de control de tenencia.
17 Falta de seguridad en los bienes que se
encuentran en las instalaciones de la
empresa por no contar con vigilancia
privada durante las 24 horas.
Ley 42 de 1993 art.107
Falta de recursos para la
contratación de seguridad privada
Perdida de equipos biomédicos.
18 No se cuenta con controles para el
desarrollo del plan de mantenimiento
hospitalario a cargo del profesional de
mantenimiento.
Resolución No.028
de 2018 plan de mantenimiento hospitalario.
Falta de
coordinación con las diferentes áreas involucradas en el
plan de mantenimiento hospitalario
Incumplimiento al plan de
mantenimiento hospitalario, Riesgos para el paciente y Cierre de servicios por no operación de
los equipos hospitalarios.
Recomendaciones
Se sugiere tomar medidas para que se apliquen mayores controles para salvaguardar
los bienes de la Entidad en las diferentes UEN y sede Central, y se pueda minimizar el riesgo de pérdida de bienes en la Entidad.
Dar cumplimiento al plan de mantenimiento hospitalario vigencia 2018.
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO RED DE SERVICIOS DE SALUD DE PRIMER NIVEL
Código: FO-CG-04
PROCESO: CONTROL DE GESTION Versión 2
PROCEDIMIENTO: AUDITORIAS INTERNAS
Fecha de aprobación: 06/09/2017
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Detalle ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
NOMBRE
FIRMA
CARGO
Adecuación de las instalaciones para el área de mantenimiento
Realizar la actualización de la base de datos de inventarios de activos fijos.
Elaborar y aprobar el procedimiento para dar de baja a los activos fijos que están fuera de servicios por deterioro o por cumplimiento de la vida útil.
El plan de mejoramiento de este informe final debe presentarse a más tardar en cinco días hábiles a partir del recibido de este documento.
AUDITOR(es)
NATALIA DIAZ CAMPOS
Nombre completo
_________________
Firma
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