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SECRETARÍA GENERAL INFORME DE GESTIÓN
SEPTIEMBRE 2011 A JULIO 2012
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1. ESTRUCTURA
1.1 Objetivo
Contribuye al logro de la misión y visión general del Ministerio, apoyando y
asistiendo a todas las dependencias que lo conforman, correspondiéndole la
administración de sus bienes y recursos dentro de la normatividad del gasto publico.
El desarrollo de sus funciones está determinado por las normas vigentes sobre la
gestión pública, tales como los lineamientos y directrices contenidas en el Plan
Nacional de Desarrollo, el Plan de Mejoramiento vigente, entre otros; así mismo la
misión, visión, fundamentos de política, y estrategias de la Entidad; la estructura, los
objetivos y las funciones establecidos por el Decreto 2897 de 2011, dando
aplicabilidad a los mismos a través de la prestación de sus servicios de manera
eficiente, eficaz y responsable.
1.2. Funciones
Mediante el Decreto 2897 de 2011, se establecieron sus funciones, así,
Son funciones de la Secretaría General las siguientes:
1. Asistir al Ministro en la determinación de las políticas, objetivos y estrategias
relacionadas con la administración del Ministerio.
2. Dirigir la ejecución de los programas y actividades relacionadas con los asuntos
financieros y contables, contratación pública, soporte técnico informático, servicios
administrativos y gestión documental.
3. Trazar las políticas y programas de administración de personal, bienestar social,
selección, registro y control, capacitación, incentivos y desarrollo del talento
humano y dirigir su gestión.
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4. Presidir el Comité de Gerencia del Ministerio de Justicia y del Derecho.
5. Gestionar la consecución de recursos para el desarrollo de los planes, programas
y proyectos institucionales.
6. Velar por el funcionamiento de la prestación del servicio al ciudadano y por la
atención de quejas y reclamos que presenten los ciudadanos sobre el desempeño
de las dependencias o personas que laboran en el Ministerio.
7. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión
Institucional y la observancia de sus recomendaciones en el ámbito de su
competencia.
8. Presentar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público el Programa Anual de Caja,
de conformidad con las obligaciones financieras adquiridas.
9. Dirigir la elaboración y ejecución del Plan de Contratación del Ministerio.
10. Dirigir y orientar el mantenimiento y mejoramiento de los bienes del Ministerio
de Justicia y del Derecho.
11. Hacer seguimiento a la correcta ejecución, contabilización y rendición de
informes y cuentas fiscales, presupuestales y contables, de los recursos asignados
al Ministerio directamente o a sus fondos.
12. Coordinar el grupo encargado de las investigaciones de carácter disciplinario
que se adelanten contra los funcionarios del Ministerio y resolverlas en primera
instancia.
13. Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la
adquisición, almacenamiento, custodia, distribución e inventarios de los elementos,
equipos y demás bienes necesarios para el funcionamiento normal del Ministerio y
sus fondos, velando especialmente para que se cumplan las normas vigentes sobre
estas materias.
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14. Diseñar los procesos de organización, estandarización de métodos, elaboración
de manuales de funciones y todas aquellas actividades relacionadas con la
racionalización de procesos administrativos del Ministerio.
15. Apoyar la orientación, coordinación y el ejercicio del control administrativo de las
entidades adscritas y vinculadas al Ministerio, conforme a la normatividad sobre la
materia y a las instrucciones que le imparta el Ministro.
16. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.
17. Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la
dependencia.
Teniendo en cuenta que dentro de la estructura orgánica de la entidad no se
crearon Direcciones, u oficinas de apoyo, que contribuyeran con la totalidad del
cumplimiento de las funciones asignadas a la Secretaria General, se hizo necesario
la creación de Grupos de Trabajo que suplieran la falencia presentada, por lo tanto,
mediante resolución No. 0039 del 15 de septiembre de 2011, se crearon entre otros,
los siguientes Grupos de Trabajo:
Gestión Financiera y Contable
Gestión Humana
Control Disciplinario Interno
Gestión Administrativa
Gestión Contractual
Por disposición legal la Subdirección de Sistemas está adscrita al Despacho de la
Secretaría General y cumple las funciones que el decreto 2897 de 2011, le asignó.
Los anteriores tienen como objetivo principal el siguiente:
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Grupo de Gestión Financiera y Contable
El Grupo de Gestión Financiera y Contable, implementa mecanismos que favorecen
su interacción con las diferentes dependencias del Ministerio, sirviendo de guía a la
ejecución y control de los recursos; de esta manera busca que todas las
operaciones que se realicen en la Entidad, se encuentren articuladas con los
lineamientos que en materia financiera y contable que rigen las finanzas públicas.
El Grupo mantiene continua comunicación con las entidades adscritas al Ministerio,
así como con la Contaduría General de la Nación entidad a la cual el Ministerio de
Justicia y del Derecho, rinde trimestralmente sus estados financieros, teniendo en
cuenta que la información financiera y contable se constituye como un instrumento
de control, que garantiza la correcta aplicación en la ejecución de los recursos
públicos. Este Grupo interactúa continuamente con el y Ministerio de Hacienda y
Crédito Publico e igualmente atiende, los requerimientos efectuados por las
dependencias del Ministerio, los organismos de control y las inquietudes
presentadas por la comunidad en general.
Grupo Gestión Humana
El Grupo de Gestión Humana es la dependencia que ejecuta la política integral de
administración y desarrollo del personal, encaminada a la potencialización de la
capacidad del talento humano de la Entidad, mediante el diseño, coordinación y
ejecución de programas, planes y proyectos de desarrollo integral y de bienes tanto
a nivel institucional como familiar. El impulso de dicha política ha pretendido que el
talento humano ejecute sus actividades con actitudes y aptitudes proactivas,
actividades orientadas a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan
el desarrollo integral del empleado en áreas de protección y servicios sociales
(salud, vivienda, recreación, cultura, entre otras) y de calidad de vida laboral
(actividades que permiten satisfacer necesidades del funcionario en desarrollo
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personal, profesional y organizacional), en el cumplimiento de la misión
Institucional.
Grupo de Control Disciplinario Interno
La Oficina de Control Disciplinario Interno, se encuentra en el marco de la Ley 734
de 2002, mediante la cual se promulgó el Código Disciplinario Único, con esta Ley
salió fortalecida esta coordinación debido a que se le otorga facultades claras y
definidas para investigar, fallar y suspender provisionalmente los Servidores
públicos que por alguna causa infrinjan normas disciplinarias, pues el legislador
consideró que el ejercicio de la función disciplinaria es más eficaz y efectiva si es
ejercida directamente por la Entidad. Así las cosas tenemos la responsabilidad de
conocer nuestros deberes, derechos y prohibiciones específicos como servidores
públicos y los mecanismos que existen para el control de nuestra gestión.
Grupo de Gestión Administrativa
El Grupo de Gestión Administrativa, contribuye al logro de la misión general del
Ministerio, apoyando y asistiendo a todas las dependencias que lo conforman
administrando los bienes, servicios y gestión documental adecuados para el
cumplimiento de las funciones de cada una, en términos de eficiencia, eficacia y
efectividad, enmarcados dentro de los principios y valores fundamentales
establecidos en la política institucional del Ministerio y la Carta Política.
Grupo de Gestión Contractual
El Grupo de Gestión Contractual es el encargado de apoyar y adelantar todos los
procesos de contratación Pública que debe iniciar las diferentes Dependencias del
Ministerio de Justicia y del Derecho en cumplimento de sus funciones; buscando el
fortalecimiento y orientación de la adquisición de bienes y servicios bajo los
lineamientos establecidos en la Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y sus decretos
reglamentarios.
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Estableciendo la simplificación de los procesos y procedimientos y alcanzando las
buenas prácticas de la Gestión con eficiencia y eficacia.
Subdirección de Sistemas
La Subdirección de Sistemas soporta actualmente los procesos misionales y de
apoyo con políticas orientadas al uso adecuado y eficiente de la tecnología, y a
facilitar todos los elementos necesarios para que el Ministerio pueda desarrollar
eficientemente sus objetivos.
Adicional a lo anterior soporta la plataforma tecnológica de prestación de servicios
al Ministerio del Interior como resultado del proceso de escisión.
Igualmente garantiza la aplicabilidad de los lineamientos de política y estrategias
que viene aplicando el Gobierno Nacional frente a contar con un Estado eficiente y
una sociedad informada, y los programas y proyectos que en materia de tecnología,
información, sistemas, informática y comunicaciones, instrumentos conceptuales,
procedimentales y normativos.
Es importante mencionar que se han elaborado los proyectos de procesos y
procedimientos de las funciones asignadas a la Secretaria General, para el
cumplimiento de su labor, a la fecha se están revisando y ajustando por los
diferentes grupos y por la Subdirección de Sistemas con el fin de ser remitidos a la
Oficina Asesora de Planeación para su aprobación y posterior tramite.
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1.3 Organigrama
SECRETARIA GENERAL
GRUPO DE GESTION ADMINISTRATIVA
ALMACEN
ARCHIVO
CORRESPONDENCIA
TRANSPORTES
MANTENIMIENTO
GRUPO DE GESTION FINANCIERA Y CONTABLE
TESORERIA
PRESUPUESTO
CONTABILIDAD
GRUPO DE GESTION HUMANA
BIENESTAR Y CAPACITACIONES
SITUACIONES ADMINISTRATIVAS
HOJAS DE VIDA
GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL
CONTRATACION
LIQUIDACIONES
GRUPO CONTROL DISCIPLINARIO
INTERNO
SUBDIRECCION DE SISTEMAS
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2. Ejecución de funciones de la Secretaria General no delegadas a los Grupos
de Trabajo
2.1 Establecimientos Penitenciarios Y Carcelarios Del Orden Nacional Eron.
Como producto del proceso de escisión del Ministerio del Interior y de Justicia y
según lo establecido en el Decreto 2897 de 2011, le correspondió al Ministerio a
través de la Secretaria General recibir los Convenios Nros. 150 de 2005 y 366 de
2010.
Convenio No. 150 de 2005 Ministerio de Justicia y del Derecho -
FONADE
El convenio que nos ocupa presenta el siguiente estado:
A. Estado del Protocolo de Recibo de los ERON
Establecimiento F Fecha de Recibo Final
sponibilidad actual del ERON
Actividades pendientes por parte de la Unidad de Servicios Penitenciarios y
Camelarlos
Actividades pendientes por parte del INPEC
Número de cupos
construidos
Valor de obra + Interventoría+ Dotación Estructural,
acompañamiento Social, otros gastos corte 30 de Junio 2011 (Fuente Fonade) Pendiente Actualizar por falta de datos del Ministerio del Interior
úcuta 22/12/2009 100%nguna nguna 1298 67.719.117.667,35
opal 28/12/2009 100%nguna ámites de licencias ante CAR.
924 55.221.551.886,50
cacias 05/06/2010 100%nguna ámites de licencias ante CAR.
930 44.714.549.149,65
edellín 30/09/2010 100% remitió a Fonade oficio para que contratista corrija el problema
e estabilidad de los cerramientos
nguna 2474
100.335.850.197,24 orencia 17/08/2011 100%nguna nguna 1469
$ 77,202.541.506,81
uadas 28/06/2012 35%eparación por parte de FONADE e todos los pisos del tablecimiento para la posterior ma del acta final de recibo.
ámite ante la CAR para ncesión de agua y
embra de árboles.
2984 $ 85.941.085.592,53
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uerto Triunfo 05/07/2012 100%e encuentra pendiente par reparar ga en la red contra incendio
lebrar contratos de rvidumbres de las tierras adas para el acueducto.
1370 56.311.692.392,98 agué 13/07/2012 100%nguna nguna
2974 140.454.370.537,35 mundi 19/07/2012 100%e requirió a Fonade para que dé
olución al problema presentado en red contra incendio.
nguna
4564 $156.008.495.954,68
cota Pendiente 100%realizar último recorrido con INPECFONADE para la firma del Acta
nal
rmar el Acta Final de Obra vil
3 66 $ 93 92 982 693 6
Cartagena No se construyó 0%A. A. O $ 859.070.209,31
TOTAL
22453 877.861.307.787,86
B. Establecimientos sin acta de recibo final.
Establecimiento Fecha prevista para la entrega
Disponibilidad actual del ERON Actividades pendientes por parte de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios
Actividades pendientes por parte del INPEC
Picota Primera quincena de Agosto de 2012
100% Realizar último recorrido junto con FONADE e INPEC durante la primera quincena de Agosto y firmar el Acta de Recibo Final
Firma del acta de recibo final.
C. Situación actual de los establecimientos.
Cúcuta:
El 22 de diciembre de 2009 se firmó el Acta Final de Recibo de Obras Físicas por
parte del Ministerio del Interior y Justicia, Fonade y el INPEC (por el Director del
Establecimiento de Reclusión).
La entrega de este establecimiento incluyó la dotación estructural consistente en
equipos, planta eléctrica, calderas, lavandería, UPS, panadería, rancho, sistema
contra incendio.
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En la actualidad el establecimiento tiene una disponibilidad para ser ocupado del
100%.
Yopal:
El 28 de diciembre de 2009 se firmó el Acta Final de Recibo de Obras Físicas por
parte del Ministerio del Interior y Justicia, Fonade y el INPEC (Director del
Establecimiento de Reclusión).
La entrega de este establecimiento incluyó la dotación estructural consistente en los
equipos, planta eléctrica, planta de tratamiento de aguas residuales y planta de
tratamiento de agua potable, calderas, lavandería, UPS, panadería, rancho, sistema
contra incendio.
En la actualidad el establecimiento tiene una disponibilidad de uso del 100%.
Pendientes: Por parte del INPEC se encuentra pendiente el trámite de licencias
ante la CAR.
Acacias:
El 5 de junio de 2010, se firmó el Acta Final de Recibo de Obras Físicas por parte
del Ministerio del Interior y Justicia, Fonade y el INPEC (Director del
Establecimiento de Reclusión).
La entrega de este establecimiento incluyó la dotación estructural consistente en los
equipos, planta eléctrica, planta de tratamiento de aguas residuales y planta de
tratamiento de agua potable, calderas, lavandería, ups, panadería, rancho, sistema
contra incendio.
En la actualidad el establecimiento tiene una disponibilidad de uso del 100%.
Pendientes: Por parte del INPEC se encuentra pendiente el trámite de licencias
ante la CAR.
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Florencia:
El 17 de agosto de 2011 se firmó el Acta Final de Recibo de Obras Físicas por parte
del Ministerio del Interior y Justicia, Fonade y el INPEC (Director del
Establecimiento de Reclusión).
La entrega de este establecimiento incluyó la dotación estructural consistente en los
equipos, planta eléctrica, planta de tratamiento de aguas residuales y planta de
tratamiento de agua potable, calderas, lavandería, ups, panadería, rancho, sistema
contra incendio.
En la actualidad el establecimiento tiene una disponibilidad de uso del 100%.
Medellín:
El 30 de septiembre de 2010 se firmó el Acta Final de Recibo de Obras Físicas por
parte del Ministerio del Interior y Justicia, Fonade y el INPEC (Director del
Establecimiento de Reclusión).
La entrega de este establecimiento incluyó la dotación estructural consistente en los
equipos, planta eléctrica, calderas, lavandería, ups, panadería, rancho, sistema
contra incendio.
Adicionalmente, a través del Convenio No. 366 de 2010 suscrito entre el Ministerio
del Interior y de Justicia y Fonade, se ejecutaron unas obras complementarias de
cerramiento, las cuales fueron recibidas a satisfacción mediante Acta del 18 de
mayo de 2012.
Actualmente, el establecimiento tiene una disponibilidad de uso del 100%.
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Pendientes:
Por parte de Fonade se encuentra pendiente la solución al problema de
inestabilidad de dos cerramientos debido a un deslizamiento que se presentó en
diciembre de 2010.
El Ministerio de Justicia y del Derecho mediante comunicación OFI12-7536-SEG-
4000 del 23 de mayo de 2012 requirió a Fonade para que respondiera por esta
situación y para que tomara medidas provisionales con el fin de garantizar la
seguridad del establecimiento.
Así mismo, se encuentra pendiente la terminación de dos garitas que se están
construyendo a través del Contrato No. 143 de 2011 suscrito entre Ministerio del
Interior y Justicia, hoy Ministerio de Justicia y del Derecho y el Consorcio Garitas.
Este contrato actualmente se encuentra suspendido y será cedido a la Unidad de
Servicios Penitenciarios y Carcelarios – SPC por ser de su competencia.
Ibagué:
El 13 de julio de 2012 se firmó el Acta final de Recibo de Obras Físicas.
La entrega de este establecimiento incluye la dotación estructural consistente en los
equipos, planta eléctrica, calderas, lavandería, ups, panadería, rancho, sistema
contra incendio.
Actualmente, el establecimiento tiene una disponibilidad de uso del 100%.
Pendientes:
Se encuentra pendiente la terminación de dos garitas que se están construyendo a
través del Contrato No. 143 de 2011 suscrito entre Ministerio del Interior y Justicia,
hoy Ministerio de Justicia y del Derecho y el Consorcio Garitas. Este contrato
actualmente se encuentra suspendido y será cedido a la Unidad de Servicios
Penitenciarios y Carcelarios – SPC por ser de su competencia.
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Puerto Triunfo:
El 5 de julio de 2012 se suscribió el Acta de Recibo Final de la obra.
Actualmente, el establecimiento tiene una disponibilidad de uso del 100%.
Pendientes:
Por parte del INPEC, se encuentra pendiente celebrar el contrato de servidumbre
con las comunidades que se vieron afectadas por el uso de tierras para la red de
agua potable del ERON.
Picota:
A la fecha no se ha firmado el Acta de recibo final de la obra por parte del INPEC;
se tiene programado su recibo para la primera quincena de agosto de 2012.
La entrega de este establecimiento incluye la dotación estructural consistente en los
equipos, planta eléctrica, calderas, lavandería, ups, panadería, rancho, sistema
contra incendio.
Actualmente, el establecimiento tiene una disponibilidad de uso del 100%.
Pendiente:
La ejecución de obras adicionales, consistentes principalmente en cerramientos
solicitados por el INPEC. Estas obras se realizarán a través del Convenio No. 366
de 2010 celebrado entre el Ministerio del Interior y de Justicia, hoy Ministerio de
Justicia y del Derecho y Fonade. La finalización de las obras se tiene prevista antes
del 31 de diciembre de 2012.
Así mismo, se encuentra pendiente la terminación de cuatro (4) garitas que se están
construyendo a través del Contrato No. 143 de 2011 suscrito entre Ministerio del
Interior y Justicia, hoy Ministerio de Justicia y del Derecho y el Consorcio Garitas.
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Este contrato actualmente se encuentra suspendido y será cedido a la Unidad de
Servicios Penitenciarios y Carcelarios – SPC por ser de su competencia.
Jamundí:
Se firmó Acta de Recibo Final de la obra, dejando pendiente la necesidad que
FONADE realice el arreglo de la Red Contra Incendio. FONADE ya recibió el
concepto de ACODAL sobre las causas del no funcionamiento de la red contra
incendio, sin embargo, el Ministerio solicitó a FONADE mediante OFI12-7534-SEG-
4000 del 23 de mayo de 2012 realizar obras provisionales para garantizar la
seguridad del Establecimiento en un plazo máximo de un (1) mes, en el Comité No.
142 del 23 de julio, nuevamente se le convino a FONADE sobre el Plan de
Contingencia a lo cual se comprometió mediante recursos a realizar conexiones
provisionales de agua potable a la red contraincendios.
El Ministerio de Justicia y del Derecho, el 29 de mayo de 2012, remitió una
comunicación al INPEC OFI12-8023-SEG-4000 con el fin de sugerirle que como
una medida de prevención, le solicite al Cuerpo de Bomberos de Cali y de Jamundí,
la elaboración de un plan de contingencia hasta que FONADE realiza las obras
respectivas.
La entrega de este establecimiento incluye la dotación estructural consistente en los
equipos, planta eléctrica, planta de tratamiento de aguas residuales y planta de
tratamiento de agua potable, calderas, lavandería, ups, panadería, rancho, sistema
contra incendio.
Adicionalmente, a través del Convenio No. 366 de 2010 entre el Ministerio del
Interior y de Justicia, hoy Ministerio de Justicia y del Derecho y FONADE, se
realizaron obras complementarias de cerramiento que fueron recibidas a
satisfacción como consta en el Acta de fecha 13 de marzo de 2012.
En la actualidad el establecimiento tiene una disponibilidad de uso del 100%.
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Pendiente:
Solucionar por parte de Fonade el problema que presenta la red contra incendio.
Así mismo, la terminación de dos (2) garitas que se están construyendo a través del
Contrato No. 143 de 2011 suscrito entre el Ministerio del Interior y Justicia, hoy
Ministerio de Justicia y del Derecho y la Unión Temporal Garitas 2011. Este contrato
actualmente se encuentra suspendido y será cedido a la Unidad de Servicios
Penitenciarios y Carcelarios – SPC por ser de su competencia.
Guaduas:
Se realizó el Acta de Recibo Final de la obra. Sin embargo, en la entrega no se
recibieron los pisos por su mala calidad, motivo por el cual FONADE manifestó que
iniciará un proceso de incumplimiento contra el contratista y la Aseguradora con el
fin de que ejecuten las reparaciones y obras respectivas.
La entrega de este establecimiento incluye la dotación estructural consistente en los
equipos, planta eléctrica, planta de tratamiento de aguas residuales y planta de
tratamiento de agua potable, calderas, lavandería, ups, panadería, rancho, sistema
contra incendio.
Teniendo en cuenta el problema que presentan los pisos, a la fecha solamente se
han ocupado los sectores de mínima y alta seguridad del establecimiento, lo cual
significa una disponibilidad de uso del 35%.
Ante esta situación es importante definir un plan de acción que permite que a pesar
de las reparaciones se puedan disponer de los cupos construidos en el
establecimiento, lo cual debe ser coordinado entre FONADE el INPEC y la Unidad
SPC.
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Pendiente:
Reparación de los pisos.
Por parte del INPEC se debe realizar el cerramiento general del predio y adelantar
el trámite ante la CAR para la concesión de agua de los pozos necesaria para la
siembra de diez mil árboles.
En relación con el tema de entrega definitiva de la infraestructura de los
establecimientos de reclusión, se adelantaron las acciones y tareas pertinentes
para el logro de la entrega de los mismos al INPEC.
Es así, como mediante actas que reposan en las carpetas contentivas del archivo
de gestión se encuentran las evidencias de la entrega de los ERON ubicados en
Guaduas,
Ibagué, Puerto Triunfo, y Jamundí, encontrándose pendiente de firma solo el acta
correspondiente al ERON Bogotá Picota, cumpliéndose de esta manera con la tarea
encomendada respecto al tema que nos ocupa.
Contrato Garitas
Contrato 143 de 2011 - Ministerio del Interior y de Justicia y Unión Temporal
Garitas
Antecedentes
Mediante Selección Abreviada de Menor Cuantía No. 06 de 2011 se realizó la
convocatoria para la selección del contratista para la construcción de Garitas en los
ERON de Picota (4), Ibagué (2), Jamundí (2) y Medellín (2), en cuyo estudio previo
se dejó claro que las garitas de vigilancia serian ubicadas en los “puntos
previamente definidos por el INPEC” (ANEXO 1).
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El INPEC a través del oficio 7220-SAD del 18 de Febrero de 2011, hizo la solicitud
en trece (13) folios (Anexo 2), con indicaciones precisas sobre la ubicación de las
garitas en los establecimientos mencionados.
El Estudio Previo fue elaborado entre los meses de febrero a abril de 2011. El
proceso de selección se abrió el 19 de abril de 2011 y adjudicó el 10 de junio del
mismo año.
El contrato es suscrito el 15 de junio de 2011 y la aprobación de la garantía única
tuvo lugar el 12 de julio de 2011.
VALOR DEL CONTRATO: $ 1.612.160.444 incluido IVA y AIU
FORMA DE PAGO:
Anticipo 50% previo cumplimiento de los requisitos de ejecución y de suscripción
del acta de inicio y apertura de cuenta conjunta entre interventor y contratista, y
pagos sucesivos así:
Un primer pago del 40% con el 60% de ejecución del contrato
Un segundo pago del 40% con el 90% de ejecución del contrato
Un tercer pago del 10% a la entrega a satisfacción de las obras
Un cuarto y último pago a la liquidación del contrato
PLAZO DEL CONTRATO: Cuatro (4) meses y quince (15) días
OBJETO: Tramite de las licencias de construcción de los ERON de Medellín-
Antioquia, Ibagué-Tolima y Jamundí-Valle del Cauca y la Construcción de Garitas
como Mejora a la Seguridad Física de los ERON de Bogotá –La Picota , Medellín –
Antioquia, Ibagué-Tolima y Jamundí-Valle del Cauca.
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SUPERVISOR DEL CONTRATO: Ing. Wilson Ramírez
EJECUCIÓN DEL CONTRATO
Sin ser una obligación expresa del contrato se elaboran actas de inicio diferentes en
cada uno de los frentes de trabajo, teniendo en cuenta que para Bogotá ya se tiene
la licencia de construcción, para las otras ciudades debe tramitarse la licencia
respectiva.
FIRMA DEL ACTA DE INICIO
El 8 de julio de 2011 Picota – Bogotá Anexo (3). El día 13 de julio de 2011
mediante Acta No. 2 y plano de localización (Anexo 4A y 4B) levantado ese día con
firma de quienes participaron se realizó el recorrido para determinar el sitio exacto
indicado por el INPEC de la implantación de las cuatro garitas que se construirán en
dicho establecimiento, los planos fueron firmados por el capitán HEBERT ARAGÓN
comandante de vigilancia del INPEC-PICOTA. De acuerdo a esta Acta de Inicio el
plazo para la terminación inicial del contrato era el 23 de noviembre de 2011, este
plazo es el del contrato, mi opinión como supervisor difiere del punto de visto del
Ministerio del Interior el cual diferenció plazos distintos para cada uno de los frentes.
El 14 de julio de 2011 se solicitó a Financiera el pago del anticipo por valor de
$806.080.222 al contratista UT GARITAS 2011.
El 21 de julio de 2011, mediante Acta No. 3 en Medellín (Anexo 5A y 5B) se definió
el sitio de exacto de las garitas, en la reunión estuvo presente entre otros, el
Director del Establecimiento Coronel William Grisales y el Arq. Amaury Godin quien
firmó el plano de 1.0x 0.70m. En esta acta se deja constancia de la necesidad de
reajustar los estudios de suelos por la topografía del terreno.
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25 de julio de 2011, mediante Acta No. 4 en Ibagué (Anexo 6A y 6B) se definió el
sitio de exacto de las garitas, en la reunión estuvo presente entre otros, el
Comandante de Vigilancia COIBA Teniente Mauricio Erazo y el Ing. Fernando Rojas
de Infraestructura COIBA quienes firmaron el plano de localización de las Garitas a
construir. En esta acta se deja constancia de la necesidad de reajustar los estudios
de suelos.
El 28 de julio de 2011, mediante Acta No. 5 en Jamundí (Anexo 7A y 7B) se definió
el sitio de exacto de las garitas, en la reunión estuvo presente entre otros, el
Comandante de Vigilancia y la Ing. Marisol Reyes de Mantenimiento. El plano de
localización de las Garitas a construir lo firmó el comandante de Vigilancia. En esta
acta se deja constancia de la necesidad de reajustar los estudios de suelos.
Estudio De Suelos
Los estudios de suelos que se asumieron para las nuevas garitas fueron los que se
realizaron para la construcción del establecimiento; sin embargo el contratista
manifestó que se requieren estudios precisos puesto que la carga que ahora tiene
es una carga puntual y no distribuida como sucede en los otros edificios del ERON.
El desarrollo de nuevos estudios no estaba contemplado en el proyecto original,
debido a esto se incurre en gastos adicionales, además el consultor de los nuevos
estudios de suelos solo puede hacer un estudio por frente de trabajo; es decir, no
los pudo hacer simultáneamente puesto que solo dispone de una comisión y este
consultor es el único que entregará los resultados en 8 días. Esto hizo que el
cronograma empezara a presentar atrasos. El primer estudio de suelos (Picota) se
inició el 9 de agosto.
Suspensión Obra Picota Por Parte Del Inpec
El 20 de agosto el Mayor Gerardo Rosas Subdirector del ERON Picota del INPEC
firmó Acta de recorrido en el sitio de la obra y dio la directriz de suspender las
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actividades debido a un cambio en la ubicación de las mismas ; dicha acta fue
remitida el 23 de agosto al Ministerio, después de llevar más de treinta (30) días de
trabajos preliminares, tomas de muestras, ensayos de laboratorios, estudios de
suelos, ajustes estructurales y excavaciones para cimentación se hizo un recorrido
diferente al realizado el 13 de julio y al cual no fue convocado el Ministerio y fue
firmada esta Acta. El 22 de Agosto en Acta No. 8 de comité de obra (Anexo 8) la
Ing. Isabel Yáñez informa que el Subdirector del ERON indicó que las garitas 1,2 y
3 deben reubicarse, debido a esto el Ministerio ordena suspender las actividades en
Picota hasta que mediante escrito se definan nuevamente
Los sitios y recalca que esta determinación del INPEC implica tiempos y costos que
el mismo INPEC debe asumir.
El 30 de agosto mediante Acta No. 10 (Anexo 9) se entregan los estudios de suelos
de Ibagué, Jamundí y Medellín.
El 31 de Agosto mediante Acta No. 11 (Anexo 10) en Comité de obra con presencia
de funcionarios y Comandantes del INPEC, el Capitán Libardo Acosta presenta
nueva localización de las Garitas en Jamundí por lo que el Ing. Luis Fernando
Castaño manifiesta que todos los costos que estos cambios generen en el balance
del proyecto se remitirán al INPEC para que se responsabilice por estos recursos.
El contratista manifiesta por segunda vez (la primera vez lo solicitó el 9 de agosto
en el Acta No. 6) que debido a los cambios en la localización de las garitas solicita
ampliación del plazo del contrato, el Ministerio manifiesta que la vigencia del
contrato no puede ir más allá de la vigencia 2011.
En el Acta No. 12 del 6 de septiembre (Anexo 11) se menciona que de acuerdo a
los resultados de los estudios de suelos, la cimentación de cada garita resultó ser
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diferente; por lo tanto, la interventoría solicita que en el ítem “Ajuste de la
Cimentación” se debe realizar independiente por garita.
En el Acta No. 13 del 13 de septiembre (Anexo 12) se manifiesta que existen
problemas de localización de las redes eléctricas e hidrosanitarias en la Picota y en
Jamundí, lo que incurrirá en mayores costos.
En el Acta No. 14 del 15 de septiembre ( Anexo 13) se tratan temas eléctricos y de
localización de las garitas de Medellín y se menciona que debido a la topografía y a
los niveles funcionales de las garitas, se debe presentar un rediseño de la fundación
y un ajuste en altura de las garitas, también se espera contar con la aprobación del
constructor del ERON de Medellín (VHAC) de que existe la suficiente carga en el
edificio de Mínima en donde se realizará la respectiva conexión eléctrica de las
garitas y que esta se encuentra interconectada con la transferencia de la Planta
Eléctrica, cumpliendo con las normas RETIE y el sistema de apantallamiento
(Pararrayos).
En el Acta No. 15 del 16 de septiembre (Anexo 14) se recibe la visita del Director
del Establecimiento de Jamundí, se le comenta sobre el contrato para la
construcción de las dos garitas en ese ERON y por otra parte el contratista
establecerá contacto con el Ing. Electricista del constructor del ERON para que este
certifique la disponibilidad de cargas para las respectivas instalaciones eléctricas
entre las garitas 1 y 2 que deben quedar unidas a la transferencia de las Plantas
Eléctricas.
En el Acta No. 17 del 20 de septiembre (Anexo 15) el Ministerio del Interior y de
Justicia manifiesta que para la definición de las conexiones eléctricas y de voz y
datos no ha sido posible concretar la certificación de los constructores y se
determinará que las conexiones de los servicios públicos estarán sujetas a la
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certificación de los puntos y que por lo tanto las conexiones se dejarán con un
empalme a pie de garita; debido a lo anterior el contratista manifiesta que la
programación se verá afectada por la demora en la definición de estas conexiones.
En el Acta No. 18 con fecha probable del 27 de septiembre (Anexo 16) se menciona
que todos los planos arquitectónicos, eléctricos, los de voz y datos, estructurales,
hidrosanitarias y demás necesarios para la ejecución de la obra los tiene el
contratista y que la fecha de las Actas de Inicio dependen de la fecha de aprobación
por parte de las curadurías y que la obra tendrá una duración contractual de tres (3)
meses ; sin embargo, el contrato inició el 8 de julio (según fecha del Acta de Inicio,
que difiere de la aprobación de la póliza) y con un plazo de cuatro meses y quince
días (135 días), la fecha de finalización del 23 de noviembre está a máximo 57 días
y no a 90 días como se indicó al contratista en esta acta.
El 29 de septiembre se firma el Acta de Inicio de las Garitas de Ibagué (Anexo 17)
y se indica que la finalización de esta obra debe ser el 29 de diciembre de 2011.
El 4 de octubre se firma el Acta de Inicio de las Garitas de Jamundí (Anexo 18) y se
indica que la finalización de esta obra debe ser el 4 de enero de 2012.
El 6 de octubre se firma el Acta de Inicio de las Garitas de Medellín (Anexo 19) y se
indica que la finalización de esta obra debe ser el 6 de enero de 2012.
El 11 de octubre se presenta al nuevo supervisor del contrato al Ing. Darwin
Esneider Torres Ríos lo que queda registrado en el Acta No. 19.
El 24 de octubre en el Acta de Comité No. 20 (Anexo 20), el Ministerio a través del
coordinador del Proyecto de Cárceles aprueba la realización de los estudios
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necesarios por parte del contratista para la determinación de los puntos para las
conexiones eléctricas e hidrosanitarias de las garitas en construcción.
El 18 de octubre FONADE remite informe sobre la trayectoria para obtener el
servicio de red eléctrica en garitas Medellín. (Anexo 21)
El 8 de noviembre mediante Acta No. 21 (Anexo 22), el Ing. Luis Fernando Castaño
representante del Ministerio aprueba los trabajos para determinar los puntos de
conexión eléctrica en los ERON por valor de $16.000.000
El 9 de noviembre tanto el contratista como el interventor solicitan prórroga al
contrato de obra 143 de 2011 desde el 27 de noviembre de 2011 hasta el 29 de
enero de 2012.
El 9 de noviembre el Interventor solicita prórroga de su contrato 162 de 2011 desde
el 23 de noviembre de 2011 hasta el 20 de febrero de 2012 y se estudie la
posibilidad de adicionar este contrato por $ 78.985.173.33.
El 23 de noviembre de 2011 el Ing. Darwin E. Torres envía a Gestión Contractual
copia del oficio de fecha Agosto 26 de 2011 (Anexo 23), de la entonces Directora de
Infraestructura del Ministerio del Interior Arq. María Fernanda Álvarez C. al Director
del INPEC Brigadier General Gustavo Adolfo Ricaurte Tapia con el fin de advertir
que el INPEC había ordenado la suspensión de obras en el ERON de Picota
“debido a un cambio en la ubicación de las mismas” y con el fin de que le explicara
“de qué forma los mayores costos generados por el cambio de ubicación de las
garitas, lo va a asumir el Instituto Penitenciario y Carcelario INPEC” y
adicionalmente que le informara si había otros cambios en otros ERON.
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El 22 de enero de 2012 se designa como nuevo supervisor del contrato al Ing. Juan
Carlos Polanco Zambrano.
El 29 de enero de 2012 se suspende el contrato y en sucesivas suspensiones se
llega hasta el 15 de junio, debido a que no existen recursos en el Ministerio de
Justicia ni fueron transferidos por el Ministerio del Interior para el pago del adicional
de la interventoría y de las mayores cantidades e ítems adicionales de la obra.
El Ministerio de Justicia y del Derecho ha buscado recursos adicionales con el
Ministerio del Interior quien es el que aún maneja los recursos del proyecto, pero a
la fecha no se ha obtenido ninguna respuesta positiva por parte de esa Cartera
Ministerial.
En desarrollo del contrato que nos ocupa se han realizado los siguientes pagos:
VALOR CONCEPTO VALOR OTROS CONCEPTOS
$ 1.612.160.444,00 Valor del contrato
$ 806.080.222,00 Anticipo (Jul./11)
$ 644.864.177,60 Primer pago (19 dic./11) $ 322.432.088,80 Amortización anticipo
$ 967.296.266,40 Saldo 2°,3° Y 4° pago $ 483.648.133,20 Saldo amortización anticipo
$ 483.648.133,20 Saldo pendiente de pago real para contratista descontando el anticipo
El pago tramitado el 19 de diciembre de 2011 se realizó con un avance general de
60.15% (Anexo 22).
Justificación Adición Garitas
El contrato inicial contemplaba la ejecución completa de las garitas en lo referente a
concretos, estructura metálica, redes eléctricas hasta 20 m de distancia, redes
hidráulicas hasta 20 m de distancia.
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Contractualmente se tenía contemplado la expedición de licencias con la
información que debía entregar el ministerio en lo referente a estudios de suelos,
estudios estructurales y análisis geotécnicos. Dado que el ministerio hizo entrega a
la Unión temporal Garitas 2011 de un estudio tipo para todas las ciudades, donde
las condiciones de suelos son diferentes, se hizo necesario realizar por cada ciudad
los estudios de suelos, análisis geotécnicos, ajustes estructurales, ITEMS QUE NO
ESTABAN PACTADOS INICIALMENTE EN EL CONTRATO, AFECTANDO EL
PRESUPUESTO INICIAL DEL CONTRATO.
Luego de tener los estudios ejecutados por parte de la Unión Temporal Garitas
2011, y tener definidos la ubicación de cada una de las garitas, se hizo el cambio de
la ubicación de todas las garitas en todas las ciudades, ESTAS MAYORES
CANTIDADES DE OBRA NO ESTABAN CONTEMPLADAS INICIALMENTE,
AFECTANDO EL PRESUPUESTO INICIAL DEL CONTRATO.
En los comités internos de obra, se definió la necesidad de dejar funcionando todas
las garitas, pero como en el presupuesto inicial solo se tenían contemplados 20 m
de las redes eléctricas y no existía información técnica que soportara los puntos de
conexión 0, se hizo necesario REALIZAR LOS DISEÑOS ELECTRICOS DE LOS
PUNTOS DE CONEXIÓN 0 ITEMS QUE NO ESTABAN PACTADOS
INICIALMENTE EN EL CONTRATO, AFECTANDO EL PRESUPUESTO INICIAL
DEL CONTRATO.
En los comités internos de obra, se definió la necesidad de dejar funcionando todas
las garitas, pero como en el presupuesto inicial solo se tenían contemplados 20 m
de las redes hidráulicas, se hizo necesario EJECUTAR LAS REDES
HIDRAULICAS ITEMS QUE NO ESTABAN PACTADOS INICIALMENTE EN EL
CONTRATO, AFECTANDO EL PRESUPUESTO INICIAL DEL CONTRATO.
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Dados los argumentos anteriores se hace necesario adicionar el contrato, con el fin
de poder ejecutar las actividades contractuales, y poder dejar las garitas, así:
Carpintería metálica
Estructura en concreto
Redes hidráulicas completas hasta sitios de descarga
Redes eléctricas hasta 20 m sin conexión a punto 0
Suministro de reflectores, sin conexión a punto 0
Contrato de Interventoría
Contrato 162 de 2011 De Interventoría Jaime Uribe Jiménez
INFORME EJECUTIVO CONTRATO No. 162 de 2011:
CONTRATO No. 162 de 2011
Objeto: La Interventoría técnica,
administrativa, financiera, legal, para la
construcción de diez garitas ubicadas en
los Eron de Bogotá‐La Picota‐Medellín,
Antioquia, Ibagué‐Tolima y Jamundí‐Valle
del Cauca.
Plazo de Ejecución: Cuatro (4) meses y quince (15)
días, para el Establecimiento de Reclusión del Orden
Nacional de Bogotá, La Picota, contados a partir de
la suscripción del Acta de inicio del Contrato de Obra
y de Tres (3) meses, para los Establecimientos de
Reclusión del Orden Nacional de Medellín‐Antioquia,
Ibagué‐Tolima y Jamundí‐Valle del Cauca.
Valor: Ciento cincuenta y seis Millones
Ochocientos Ocho Mil Pesos
($156.808.000.00) con cargo al CDP No.
5411 del 1 de abril de 2011, Unidad
Ejecutora 37‐01‐01‐001, Rubro
Presupuestal A‐3‐2‐1‐21 (gastos de
Funcionamiento) Fondo Nacional de
Seguridad y Convivencia Ciudadana‐
Fonsecón, por valor de $170.000.000.00
Contratista: JAIME URIBE JIMENEZ
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ERON FECHA ACTA DE INICIO FECHA TERMINACION CONTRACTUAL
IBAGUE 29 Sept. 2011
29 Dic. 2011
MEDELLIN 6 Oct. 2011 6 Enero 2012
JAMUNDI 4 oct. 2011 4 Enero 2012
BOGOTA 8 de Julio 2011 23 Noviembre 2011
• El Contrato de Interventoría se suscribe por las partes el día 24 de junio de 2011.
• La Póliza otorgada por la firma contratista es aprobada por la Oficina Jurídica del
Ministerio del Interior y de Justicia, el día 8 de julio de 2011.
• El arquitecto Jaime Uribe Jiménez, mediante comunicación del 9 de noviembre de
2011, solicita la prórroga del Contrato de Interventoría No. 162 de 2011, por un
término equivalente al 50% del plazo de ejecución inicialmente establecido para
cada ERON.
• El día 23 de noviembre de 2012, el arquitecto JAIME URIBE JIMENEZ, solicita la
suspensión del Contrato de Interventoría No. 162 de 2011, por el término de veinte
(20) días.
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• El Supervisor del Contrato mediante comunicación del 23 de noviembre de 2011,
coadyuva la solicitud de suspensión incoada por la firma Interventora, por un
término de veinte (20) días.
• El día 23 de noviembre de 2011, las partes suscriben la primera suspensión al
Contrato de Interventoría No. 162 de 2011, por medio de la cual se suspende el
plazo de ejecución, a partir del 23 de noviembre de 2011 y hasta el 12 de diciembre
de 2011.
• El día 12 de diciembre de 2011, las partes suscriben la prórroga al Contrato de
Interventoría No. 162 de 2011, ampliándose el plazo de ejecución del Contrato
hasta el 30 de enero de 2012.
• El Supervisor del Contrato, mediante comunicación del 26 de enero de 2012,
solicita la suspensión del plazo de ejecución del Contrato de Interventoría No. 162
de 2011
• El 27 de enero de 2012, las partes suscriben la segunda suspensión al Contrato
de Interventoría No. 162 de 2011, por medio de la cual se suspende el plazo de
ejecución del contrato, a partir del 27 de enero de 2012 y hasta el 29 de febrero de
2012.
• El Supervisor del Contrato, mediante comunicación del 24 de febrero de 2012,
solicita la ampliación de la suspensión del plazo de ejecución del Contrato de
Interventoría No. 162 de 2011.
• El 27 de febrero de 2012, las partes suscriben la ampliación de la suspensión al
Contrato de Interventoría No. 162 de 2011, por medio de la cual se amplía la
suspensión del plazo de ejecución del Contrato hasta el 16 de abril de 2012.
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• El 12 de abril de 2012, el Supervisor del Contrato solicita la segunda ampliación de
la suspensión del plazo de ejecución del Contrato de Interventoría No. 162 de 2011.
• El 13 de abril de 2012, las partes suscriben la segunda ampliación de la
suspensión al Contrato de Interventoría No. 162 de 2011, por medio de la cual se
amplía la suspensión del plazo de ejecución del Contrato hasta el 14 de mayo de
2012.
• El Supervisor del Contrato, mediante comunicación del 10 de mayo de 2012,
solicita la tercera ampliación de la suspensión del plazo de ejecución del Contrato
de Interventoría No. 162 de 2011.
• El 11 de mayo de 2012, las partes suscriben la tercera ampliación de la
suspensión al Contrato de Interventoría No. 162 de 2011, por medio de la cual se
amplía la suspensión del plazo de ejecución del Contrato hasta el 15 de junio de
2012.
• El 14 de junio de 2012, las partes suscriben la cuarta ampliación de la suspensión
al Contrato de Interventoría No. 162 de 2011, por medio del cual se amplía la
suspensión del plazo de ejecución del Contrato hasta el 15 de agosto de 2012.
• El balance de ejecución de recursos a la fecha del Contrato de Interventoría No.
162 de 2011 es el siguiente:
En desarrollo del contrato que nos ocupa se han realizado los siguientes pagos:
INTERVENTOR (JAIME URIBE JIMENEZ) PAGOS
Anticipo $47.042.640.00
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Recibo acta parcial 1 (30%) $47.042.640.00
Amortización anticipo $14.112.792.00
pagado acta parcial 1 $32.929.848.00
valor anticipo por amortizar $32.929.848.00
valor contrato por pagar $76.836.312.00
• Para la terminación del objeto del Contrato de Interventoría No. 162 de 2012, se
requiere de una adición en recursos por la suma de $78.404.400.00, de
conformidad con la propuesta presentada por Jaime Uribe Jiménez de fecha 12 de
junio de 2012. Que para la consecución de los recursos adicionales para la
terminación del objeto del Contrato de Interventoría No. 162 de 2011, el Ministerio
de Justicia y del Derecho esta adelantado el trámite correspondiente ante el
Ministerio del Interior-Fonsecón para la asignación y transferencia de dichos
recursos pertenecientes al Fondo de Seguridad y Convivencia Ciudadana-
Fonsecón, que se define como una cuenta especial sin personería jurídica
administrada por el Ministerio del Interior para el desarrollo y adelantamiento del
objeto contractual en comento, que inicialmente estaba inmerso dentro de los
proyectos a desarrollar por el Ministerio del Interior y que actualmente son del
resorte del Ministerio de Justicia y del Derecho, de conformidad con lo previsto por
el Decreto No. 2897 de 2011.
Convenio 366/2010
El Ministerio del Interior y de Justicia suscribió con FONADE el día el 31 de
diciembre 2010 el convenio N°. 366 del mismo año, y cuyo objeto es “La Gerencia
integral del proyecto de obras adicionales y dotación de menaje para talleres,
suministro de vehículos-bus, seguridad electrónica en los establecimientos de
reclusión del orden nacional y contratación de interventorías para los proyectos de
fonsecon a nivel nacional”, contando con los siguientes componentes:
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Componente Infraestructura Carcelaria
Obras Complementarias
Cerramientos ERON Jamundí: Las obras fueron ejecutadas al 100% y se suscribió
el Acta de Recibo Final el 13 de marzo de 2012.
Cerramientos ERON Medellín: Las obras fueron ejecutadas al 100% y se suscribió
el Acta de Recibo Final el 30 de marzo de 2012.
Cerramientos ERON Picota: FONADE realizó a finales de julio la selección del
contratista de obra y de la interventoría para los Cerramientos de la Picota los
cuales tienen fecha de terminación el 31 de diciembre de 2012.
Componente, Interventorías para los Proyectos de Construcción de Casas
de Justicia y Centros de Convivencia (FONSECON)
El Ministerio recibió la supervisión de tres (3) proyectos del componente
FONSECON, es así, como FONADE acreditó en desarrollo de los contratos de
interventoría objeto del convenio, los siguientes avances, frente al tema que nos
ocupa:
Sincé- Sucre: 100%
Uribia- La Guajira: 100%
Paz de Ariporo- Casanare: 90,02%
Una vez recibidos y revisados los documentos enviados por FONADE, se puede
determinar que el contratista cumplió con los avances antes mencionados, dentro
de los plazos de los convenios suscritos con los distintos Municipios:
Acta de entrega y recibo final, Construcción del Centro de Convivencia
Ciudadana del municipio de Sincé, con un avance del 100%, de fecha 30 de
diciembre de 2011
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Acta de entrega de y recibo final, Construcción de la Casa de Justicia en el
municipio de Uribía, con un avance del 100%, de fecha 30 de diciembre de
2011.
Acta de avance de obra 90,02%, Construcción de la Casa de Justicia en el
municipio de Paz de Ariporo, de fecha 27 de diciembre de 2011.
De otra parte se certifica que se recibieron los informes finales de los 3
proyectos, quedando pendiente el Acta de avance del 100% de Paz de
Ariporo.
Componente de Menaje
De la ejecución del convenio se derivaron algunos contratos, entre ellos, los
correspondientes al tema de dotación de herramientas, talleres y vehículos para los
diferentes centros de reclusión, así:
Contrato No. 21108800 Fonade – Unión Temporal Eron 2011
Objeto: Adquisición de herramientas, equipos, insumos para los talleres de
ebanistería y talla en madera de tres (3) establecimientos penitenciarios ubicados
en las ciudades de Jamundí, Ibagué y guaduas.
Valor del contrato: $460.796.741
Se realizaron las entregas en los establecimientos carcelarios verificando cada
una de las especificaciones técnicas, prueba e inducción de los elementos objeto
del contrato.
Las actas de entrega fueron firmadas por el almacenista, director de cada
establecimiento, el representante del contratista y el supervisor del contrato.
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Las entregas se cumplieron dentro del plazo estipulado en el contrato.
Los elementos entregados fueron:
DESCRIPCION TOTAL JAMUNDI IBAGUE GUADUAS
SIERRA CIRCULAR 11 6 0 5
PLANEADORA 3HP 7 4 0 3
PLANEADORA 4HP 6 4 0 2
SIERRA RADIAL 10 5 2 3
CEPILLO 8 5 0 3
TORNO MADERA 8 4 1 3
SINFÍN 24 8 8 8
TROMPO 3 2 0 1
AFILADOR DE CUCHILLAS 7 4 0 3
LIJADORA DE BANDA 7 5 0 2
BANCO DE TRABAJO 90 35 25 30
COMPRESOR 7 4 1 2
ESTANTE METALICO 20 10 0 10
JUEGOS DE GUBIAS PARA TALLA DE 6 PIEZAS acero cromo vanadio ESTUCHE MADERA
24 6 11 7
JUEGO DE FORMONES PROFESIONALES POR 7 UNIDADES 20 6 10 4
JUEGO DE FORMONES PARA TALLA DE 3 PIEZAS 19 5 10 4
JUEGO DE GUBIAS PARA TORNO DE 8 PIEZAS HSS ACERO RAPIDO, MANGO EN MADERA
9 6 0 3
CALADORA MANUAL 12 5 3 4
EXTRACTOR DE POLVO 1 CANECA 1 FILTOR CON MOTOR DE 2HP A 3500
9 3 4 2
JUEGO DE MARTILLOS PARA CARPINTERO 10 4 4 2
JUEGO DE PRENSA ALACRAN POR 7 7 3 3 1
JUEGO SERRUCHO PROFESIONAL DIENTE AGRESIVO POR 3 8 3 3 2
JUEGO SERRUCHO DE COSTILLA POR 2 7 3 3 1
JUEGO DE PRENSA EN C 7 3 3 1
JUEGO DE PRENSA EN F 7 3 3 1
Carrera 9 No 12 C – 10 Bogotá D.C., Conmutador No. 4443100 http://www.minjusticia.gov.co/
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LIJADORA ORBITAL 10 4 4 2
LIJADORA ROTO ORBITAL 8 3 4 1
JUEGO DE CEPILLOS PARA CARPINTERO 11 5 2 4
JUEGO DE DESTORNILLADORES 11 5 2 4
JUEGO DE LLAVES BRISTOL MILIMETRICAS 10 4 2 4
JUEGO DE LLAVES BRISTOL EN PULGADAS 9 4 2 3
JUEGO DE LLAVES FIJAS EN MILIMETROS 9 4 2 3
JUEGO DE LLAVES FIJAS EN PULGADAS 9 4 2 3
RUTEADORAS ELECTRICAS 110 V CON JUEGO DE FRESAS 10 5 2 3
ROLLO DE 200 METROS DE CABLE ENCAUCHETADO 2*12 8 3 2 3
TALADROS MANUALES DE MEDIA 14 4 5 5
Estado actual del contrato: En liquidación por parte de FONADE
Contrato No. 2110795 Fonade – Ferretería Industrial S.A.
Objeto: Adquisición de herramientas, equipos e insumos de transformación
industrial para el área de mecánica y mantenimiento de los establecimientos de
reclusión del orden nacional ERON, ubicados en las ciudades de Bogotá, Medellín,
Ibagué, Jamundí y Guaduas.
Valor del contrato: $382.805.000
Se realizaron las entregas en los establecimientos carcelarios verificando cada una
de las especificaciones técnicas, prueba e inducción de los elementos objeto del
contrato.
Las actas fueron firmadas por el almacenista, director de cada establecimiento, el
representante del contratista y el supervisor del contrato.
Las entregas se cumplieron dentro del plazo estipulado en el contrato.
Los elementos entregados fueron:
Carrera 9 No 12 C – 10 Bogotá D.C., Conmutador No. 4443100 http://www.minjusticia.gov.co/
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DESCRIPCION TOTAL JAMUNDI IBAGUE GUADUAS BOGOTA MEDELLIN
CIZALLA PARA VARILLA 3 0 1 0 1 1
COMPRESOR 4 0 2 0 1 1
SOLDADOR SMAW (CD/CA) 4 0 1 0 1 2
TRONZADORA 3 0 1 0 1 1
CAJA DE HERRAMIENTAS GRANDE 3 0 1 0 1 1
TALADRO MANUAL DE ½ " 5 0 1 0 2 2
TALADRO MANUAL DE ½ PERCUTOR REVERSIBLE "
20 9 1 6 1 3
JUEGO DE ALICATES 9 0 1 0 4 4
JUEGO DE DESTORNILLADORES 5 0 1 0 2 2
JUEGO DE LLAVES MIXTAS EN MILIMETROS 5 0 1 0 2 2
JUEGO DE LLAVES MIXTAS EN PULGADAS 3 0 1 0 1 1
JUEGO DE LLAVES DE EXPANSION POR 4 5 0 1 0 2 2
JUEGO DE LLAVE PARA TUBO Y CADENA TIPO PESADO
5 0 1 0 2 2
JUEGO DE PRENSA EN C 3 0 1 0 1 1
JUEGO DE PRENSA EN F 3 0 1 0 1 1
REMACHADORA POP CABEZA ESCUALIZABLE
6 0 1 0 2 3
JUEGO DE LLAVES BRISTOL MILIMETRICAS 16 4 4 4 2 2
JUEGO DE LLAVES BRISTOL EN PULGADAS 16 4 4 4 2 2
MARCOS PARA SEGUETA 8 0 0 0 4 4
FLEXOMETROS DE 5 M 7 0 0 0 3 4
PRENSA DE BANCO 200 mm 4 0 0 0 2 2
KIT DE HERRAMIENTAS PARA TRABAJO SOLDADURA
3 0 0 1 1 1
KIT DE ACCESORIO PARA SOLDAR 2 0 0 0 1 1
ROLLO DE 200 METROS DE CABLE ENCAUCHETADO 3*10
2 0 0 0 1 1
ROLLO DE 200 METROS DE CABLE ENCAUCHETADO 2*12
2 0 0 0 1 1
TORNO 8 2 2 3 0 1
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DESCRIPCION TOTAL JAMUNDI IBAGUE GUADUAS BOGOTA MEDELLIN
ESMER I L 11 3 4 2 1 1
PULIDORA TIPO PESADO DE 7" 20 6 5 4 1 4
PULIDORA TIPO LIVIANO DE 4,5" 13 4 5 2 1 1
TAL AD R O D E Á RB O L 8 2 2 3 0 1
GA TO TIP O ZO R RA 7 2 2 2 0 1
G ATO HI D RÁ UL I CO 7 2 2 2 0 1
CAR G AD O R D E B ATER IA S 7 2 2 2 0 1
D I FE REN CI AL DE CA DE NA 7 2 2 2 0 1
EQ U IP O D E P IN TU RA 7 2 2 2 0 1
EQU I PO D E S OL D A DU R A DE O XI ACETI L EN O
8 2 2 2 1 1
MA NG O E N “L ” 7 2 2 2 0 1
L L AVE CO N C AD EN A 8 2 2 2 1 1
MA SETA 2 LIBRAS 8 2 2 2 1 1
MA SETA 3 LIBRAS 10 2 2 2 2 2
MA RTI L L O CO N C AB EZA 8 2 2 2 1 1
M AR TIL L O D E B O L A 2LB 8 2 2 2 1 1
BA RR ETA H EXA GO N A L 14 4 4 4 0 2
P IN ZA PA RA A NI L L OS D E R ETEN CI Ó N, EX TER IOR
7 2 2 2 0 1
PI NZ A P AR A AN IL L O D E RETEN C IÓ N , IN TER IO R
7 2 2 2 0 1
H O MB RE SO L O CURVO 16 4 4 4 2 2
P UN ZÓ N S ACA PI N ES 7 2 2 2 0 1
A CEI TERA 10 2 2 2 3 1
TO R CÓ MET RO 7 2 2 2 0 1
CEN TR O P UN TO 7 2 2 2 0 1
EXTR AC TO RES ESPARRAGOS 7 2 2 2 0 1
CIN CE LES 24 6 6 6 3 3
JUEG O D E MA CH O S, TER RA JA S Y PO R TA HER R AM IEN TA
7 2 2 2 0 1
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DESCRIPCION TOTAL JAMUNDI IBAGUE GUADUAS BOGOTA MEDELLIN
B O TAD O RE S 7 2 2 2 0 1
LL A VES BO CA F I JA EM MILIMETROS 20 5 5 5 2 3
LL A VES BO CA F I JA EN PULGADAS 20 5 5 5 2 3
LLAVES M IX TAS EN PULGADAS 20 5 5 5 2 3
LLAVES M IX TAS EN MILIMETROS 19 5 5 5 1 3
JUEGO DE LLAVES BRISTOL MILIMETRICAS 20 5 5 5 2 3
JUEGO DE LLAVES BRISTOL EN PULGADAS 20 5 5 5 2 3
JUEGO DE COPAS DE 12 PUNTAS CUADRANTE DE ½ X 22 PIEZAS EN PULGADA
8 2 2 2 1 1
JUEGO DE COPAS DE 12 PUNTAS CUADRANTES DE ½Î X 18 PIEZAS EN
MILÍMETROS,
8 2 2 2 1 1
EXTENSO R DE 2.5 16 4 4 4 2 2
EXTENSO R DE 5 16 4 4 4 2 2
EXTENSO R DE 10 16 4 4 4 2 2
J U NTA U N IVERS AL 14 4 4 4 0 2
MA N GO ARTICUL A DO 7 2 2 2 0 1
MA NG O B ER BIQ U I 7 2 2 2 0 1
MAN G O D ESL I ZAN TE T 7 2 2 2 0 1
CA JA PARA HERRAMIENTAS 16 4 4 4 2 2
EXTRACTOR DE RODAMIENTO S 8 2 2 2 1 1
EXTR A CTO R D E TI RA N TES V IG A 8 2 2 2 1 1
EXTRA CTO R D E RO D AM IEN TO S IN TER N OS
9 2 2 3 1 1
D ESTO R N IL L AD O R TESTER 24 6 6 6 3 3
MU L TIM ETR O 8 2 2 2 1 1
PINZA VOLTIAMPERIMETRICA 8 2 2 2 1 1
PONCHADORA RTRES SERVICIOS 8 2 2 2 1 1
PONCHADORA PARA TELEFONIA Y SISTEMA CABLEADO
8 1 2 2 2 1
PONCHADORA PARA CABLE COAXIAL 7 1 2 2 1 1
CARRO PARA CARGA 18 4 6 4 2 2
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DESCRIPCION TOTAL JAMUNDI IBAGUE GUADUAS BOGOTA MEDELLIN
ROTOMARTILLO 10 2 4 2 1 1
PALUSTRE MANGO DE MADERA DE 7" 23 4 6 6 3 4
ALMADANA DE 10 Lb 8 2 2 2 1 1
CARRETILLA CAPCIDAD DE 6 PIES CÚBICOS MATERIAL PLÁSTICO DE ALTA RESISTENCIA
RIN METALICO LLANTA NEUMATICA
17 4 4 4 2 3
ESCALERA TIPO TIJERA USO PROFESIONAL 13 PELDAÑOS 3.9 M DE ALTURA
16 4 4 4 2 2
ESCALERA DE EXTENSIÓN USO PROFESIONAL ALTURA MINIMA 6 METROS
PESO MINIMO 16 KG
17 4 5 4 2 2
BALDE DE CONTRUCCION EN PLASTICO 15 3 4 3 2 3
NIVEL DE ALUMINIO DE 24 " 15 3 4 4 2 2
MANGUERA PARA NIVELES CALIBRE 50 DE ¼ 16 4 4 4 2 2
CIZALLA TIJERA DE 36 PULGADAS 10 2 4 2 1 1
Estado actual del contrato: En liquidación por parte de FONADE
Contrato No. 2110775 Fonade – FF soluciones S.A.
Objeto: adquisición de herramientas, equipos, insumos para los talleres de
ornamentación de tres (3) establecimientos penitenciarios ubicados en las ciudades
de Jamundí, Ibagué y Guaduas.
Valor del contrato: $293.800.000
Se realizaron las entregas en los establecimientos carcelarios verificando cada una
de las especificaciones técnicas, prueba e inducción de los elementos objeto del
contrato. Las actas fueron firmadas por el almacenista, director de cada
establecimiento, el representante del contratista y el supervisor del contrato.
Las entregas se cumplieron dentro del plazo estipulado en el contrato.
Los elementos entregados fueron:
Carrera 9 No 12 C – 10 Bogotá D.C., Conmutador No. 4443100 http://www.minjusticia.gov.co/
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DESCRIPCION TOTAL JAMUNDI IBAGUE GUADUAS
TALADRO DE ARBOL 7 2 2 3
JUEGO DE BROCAS PARA METAL 13 5 2 6
CIZALLA PARA VARILLA 5 1 1 3
COMPRESOR CON MANGUERA 11 4 4 3
DOBLADORA 2 1 0 1
EQUIPO MIG 2 1 0 1
EQUIPO AUTOGENA 5 1 3 1
EXTRACTOR DE AIRE 21 5 10 6
ESMERIL DE BANCO 10 3 4 3
ESTANTE METALICO 16 0 8 8
GUILLOTINA PARA LAMINA 2 1 0 1
ROLADORADE LAMINA 1 0 0 1
DOBLADORA DE TUBO 1 0 0 1
SOLDADOR SMAW (CD/CA) 15 4 6 5
TRONZADORA 9 3 3 3
MESA DE CORTE O DE TRABAJO 7 3 2 2
CAJA DE HERRAMIENTAS GRANDE 5 1 2 2
PULIDORAS TIPO PESADO DE 7" 13 3 5 5
PULIDORA TIPO LIVIANO DE 4" 13 3 5 5
TALADRO MANUAL DE ½ " 13 3 5 5
TALADRO DE PERCUCIÓN REVERSIBLE DE 1/2" 13 3 5 5
TALADRO DE 3/8 9 1 4 4
PISTOLA DE BAJA PRESION 50 Psi 14 3 6 5
HOMBRESOLO CURVO 16 4 6 6
HOMBRESOLO PRESION TIPO SOLDADOR 12 3 4 5
JUEGO DE DESTORNILLADORES 12 3 4 5
JUEGO DE LLAVES MIXTAS EN MILIMETROS 12 3 4 5
JUEGO DE LLAVES MIXTAS EN PULGADAS 12 3 4 5
KIT LLAVES EXPANSIVAS POR 4 15 4 6 5
Carrera 9 No 12 C – 10 Bogotá D.C., Conmutador No. 4443100 http://www.minjusticia.gov.co/
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DESCRIPCION TOTAL JAMUNDI IBAGUE GUADUAS
JUEGO DE PRENSA EN C 12 3 4 5
JUEGO DE PRENSA EN F 12 3 4 5
MARCO SEGUETA 21 4 8 9
FLEXOMETROS DE 5 M 21 5 10 6
PRENSA DE BANCO 5" 17 5 8 4
PRENSA DE BANCO 6" 8 2 4 2
KIT DE HERRAMIENTAS PARA TRABAJO SOLDADURA 15 5 6 4
KIT DE ACCESORIO PARA SOLDAR 15 5 6 4
JUEGO DE COPAS DE 12 PUNTAS CUADRANTE DE ½ X 22 PIEZAS EN PULGADA 8 1 4 3
JUEGO DE COPAS DE 12 PUNTAS CUADRANTES DE ½Î X 18 PIEZAS EN MILÍMETROS, 8 1 4 3
ROLLO DE 200 METROS DE CABLE ENCAUCHETADO 3*10 13 4 5 4
ROLLO DE 200 METROS DE CABLE ENCAUCHETADO 2*12 14 4 5 5
JUEGO DE ALICATES 14 5 4 5
Estado actual del contrato: En liquidación por parte de FONADE
Contrato No. 2110783 Fonade – Unión Temporal - Jireth iii
Objeto: Adquisición de herramientas, equipos e insumos de transformación
industrial para el área de metalmecánica del establecimiento de reclusión del orden
nacional ERON, ubicada en el municipio de Jamundí.
Valor del contrato: $41.400.000
Se realizó la entrega en el establecimiento carcelario verificando cada una de las
especificaciones técnicas, prueba e inducción de los elementos objeto del
contrato. El acta fue firmada por el almacenista, el director de establecimiento, el
representante del contratista y el supervisor del contrato.
Las entregas se cumplieron dentro del plazo estipulado en el contrato.
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Los elementos entregados fueron:
DESCRIPCIÓN TOTAL
JAMUNDI
TALADRO DE ARBOL 2
SOLDADOR DE ARCO 2
PRENSA DE BANCO 3
MESA DE TRABAJO 2
TORNO PARALELO PARA METALES 1
ESMERIL ELECTRICO DE 3/4 HP 8 PULGADAS , 3450 RPM, 540W 3
SOLDADOR AUTOGENA Y EQUIPO OXICORTE 2
TALADRO DE 1/2 PERCUTOR 3
PULIDORA TIPO PESADO DE 7" 3
PULIDORA TIPO LIVIANO DE 4,5" 3
Estado actual del contrato: En liquidación por parte de FONADE
Contrato No. 2110713 Fonade – ADW Maquinas de coser
Objeto: Adquisición de herramientas de transformación industrial para el área de
telares de los establecimientos de reclusión del orden nacional ERON, ubicados en
las ciudades de Bogotá, Medellín, Ibagué y Jamundí
Valor del contrato: $818.264.000
El contrato se encuentra en ejecución, con un 60% de faltante de entrega e
instalación, debido a que según lo manifestado por el contratista durante el tiempo
de ejecución ha estado fabricando los telares y sus elementos.
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Se ha recibido un 40% de elementos los cuales fueron enviados a los
establecimientos de reclusión, y reposan actualmente en los almacenes de cada
uno, no se ha hecho entrega formal, ni prueba de funcionamiento de ningún
elemento.
Lo anterior, debido a que se determino entre FONADE, el contratista y el supervisor
del contrato hacer una sola entrega de los elementos, con presencia del supervisor
y delgado directo del contratista de ADW MAQUINAS.
El cronograma establecido para las entregas es el siguiente:
Es importante mencionar que el supervisor de los contratos derivados del convenio
No. 366 de 2010, respecto a la dotación de herramientas y talleres, es el Ing. Ismael
Humberto Novoa Cubides, quien fue comisionado por el INPEC para prestar sus
servicios al Ministerio hasta el dos (2) de agosto de 2012, encargándose de la
supervisión de los contratos que nos ocupan.
No obstante lo anterior y teniendo en cuenta la escisión de funciones del Instituto
Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, creándose la Unidad de Servicios
Penitenciarios y Carcelarios – SPC. Al Ing. Novoa Cubides, le fue terminada la
comisión de servicios, siendo incorporado a la Unidad, a partir del 1 de julio del año
en curso.
Por lo anteriormente expuesto, no se ha dado cumplimiento al cronograma antes
anotado, toda vez que según lo manifestado por el mencionado Ing. No le fueron
autorizadas las comisiones para requeridas para dar cumplimiento al cronograma.
ESTABLECIMIENTOS ENTREGA EN ESTABLECIMIENTO ENSAMBLE Y RECIBO A SATISFACCIÓN
Medellín Julio 16 al 19 Julio 23 al 27 Guaduas Julio 23 al 27 Julio 30, 31- agosto 1 al 3 Jamundí Julio 30, 31- agosto 1 al 3 Agosto 6 al 10 bagué Agosto 6 al 10 Agosto 13 al 17
Bogotá Agosto 13 al 17 Agosto 21 al 24
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Frente al hecho anterior, y a fin de continuar con las entregas, esta Secretaría,
solicitó mediante oficio al Director de la Unidad de Servicios Penitenciarios y
Carcelarios – SPC, conceder comisión al funcionario encargado de la supervisión,
hasta el día 7 de septiembre del presente año. A la fecha no se ha recibido
respuesta.
Los elementos a entregar objeto del contrato son:
DESCRIPCIÓN TOTAL JAMUNDI IBAGUE GUADUAS BOGOTA MEDELLIN
ELEMENTOS ENTREGADOS
TELAR HORIZONTAL DE 1,2 M 34 3 16 5 8 2
TELAR HORIZONTAL DE 1,5 M 27 6 12 4 4 1
URDIDOR CON FILETA 15 3 3 4 4 1
ENCAÑUELADOR 15 3 4 3 4 1
TELAR HORIZONTAL DE 2 M 11 3 5 3 0 0
MESA PLANCHADO 19 6 5 3 4 1 X
MESA DE REVISION 1,6 M *0,7 M 84 25 15 12 16 16 X
TELAR VERTICAL DE 1,2 M 141 35 24 20 42 20
TELAR VERTICAL DE 2,00M 63 15 20 10 12 6
MADEJERO 15 3 4 3 4 1 X
ESTANTE METALICO 130 30 30 20 30 20 X
BANCOS DE TRABAJO 101 20 30 7 11 33 X
El contrato tuvo fecha de vencimiento el día 13 de abril de 2012 y fue concedida la
primera prorroga hasta el día 21 de junio, teniendo en cuenta algunos
inconvenientes con el secado de la madera, fonade concede una segunda prórroga
hasta el 20 de agosto de 2012.
Estado actual del contrato: En ejecución.
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CONTRATO DE VEHÍCULOS
Contrato No. 2111508 Fonade – Car Hyundai S.A.
Objeto: Adquisición de microbuses para el transporte de internos y personal del
INPEC, para cinco establecimientos carcelarios a nivel nacional correspondientes a
Bogotá, Medellín, Ibagué, Guaduas y Jamundí.
Valor del Contrato: $1.317.348.000,00
Las entregas se realizaron en cada uno de los establecimientos carcelarios,
verificando cada una de las características conforme a las relacionadas en las
fichas técnicas establecidas en el pliego de condiciones. Las actas de entrega
fueron firmadas por el almacenista, director de cada establecimiento carcelario, el
representante del contratista y el supervisor del contrato.
Las entregas se cumplieron dentro del plazo estipulado en el contrato.
Vehículos Entregados: Descripción Total amundí bagué Guaduas Bogotá Medellín
Microbús Tipo Panel 9
Pasajeros para transporte
nternos
21 6 5 5 3 2
Nota
Las actividades a cargo del Ministerio de Justicia y del Derecho, descritas en este
informe, así como, las consagradas en los convenios y contratos aquí citados,
pasarán a la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios –SPC, una vez se
suscriban los contratos de cesión entre las dos entidades. A la fecha ya se cedió y
se suscribió la minuta correspondiente del Convenio 150/2005; el convenio
366/2010 está pendiente para la firma del Director de la Unidad SPC la minuta de
cesión desde el mes de junio de 2012 , los contratos de Garitas, tanto de obra
143/2011, como el de interventoría 162/2011, se encuentran suspendidos y a la
espera de la firma de un convenio entre el Ministerio del Interior y esta cartera
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ministerial, mediante el cual se realizará adición con recursos de Fonsecon a estos
contratos, posteriormente se le cederán a la Unidad SPC para que los reanude,
adicione y prorrogue, según su criterio.
2.2. CONTRATO SEGURIDAD ELECTRÓNICA
Contrato No. 076 de 2009
El Ministerio del Interior y de Justicia suscribió en el año 2009 un contrato cuyo
objeto era la adquisición y puesta en funcionamiento de unos equipos de seguridad
electrónica para los 10 Eron ubicados en diferentes sitios del país, el cual, por orden
de autoridad competente toco liquidar en el estado en que se encontraba en su
ejecución, lo que significó que el proyecto no se pudiera ejecutar en su totalidad
quedando los equipos comprados y parte de la red del cableado instalada en
algunos establecimientos carcelarios del orden nacional.
Realizada la liquidación del contrato 076 del 2009, persistía la necesidad de
instalar y poner en funcionamiento los equipos adquiridos con el mencionado
contrato, tomando esa cartera ministerial la determinación de contratar mediante
proceso contractual la instalación de los equipos en 7 de los Eron e incorporar unos
recursos al convenio 366 del 2010 suscrito con Fonade, para que dicha entidad
realizara el proceso de contratación de algunos de los equipos adquiridos con el
contrato antes enunciado en 3 establecimientos de reclusión.
Las dos entidades durante el año 2011 adelantaron los mencionados procesos los
cuales culminaron la del Ministerio de Interior y de Justicia en el mes de agosto y la
de Fonade en el mes de septiembre de la misma anualidad, con la declaratoria de
desierta de los procesos en curso porque ninguno de los proponentes cumplió con
los requisitos técnicos.
Posteriormente y ante el hecho de que ya había sido creado el Ministerio de
Justicia, se procede a suscribir un convenio con el Ministerio del Interior por medio
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del cual se le entregan unos recursos a esta cartera ministerial con la intención de
que se pudiera contratar la instalación de los mencionados equipos. Los recursos
antes mencionados fueron incorporados al presupuesto de esta entidad en el mes
de noviembre el del 2011.
Recibidos los mencionados recursos y hecho un estudio de la posibilidad de
ejecutar los mismos a través de un proceso de contratación sobre la base de que
solo restaba un mes de la vigencia fiscal 2011se determino que esto era legalmente
imposible porque cualquier proceso de licitación no se hacia en menos de tres
meses, la administración procedió a tomar la decisión que lo mas viable era
suscribir un convenio de administración de proyecto integral con Fonade aunado al
hecho de que como se dijo anteriormente la mencionada entidad ya contaba con
parte de recursos para el mismo objeto.
Después de múltiples reuniones con Fonade esta entidad nos comunica en el mes
de diciembre de 2011, que no se puede suscribir el referido convenio porque por la
fecha en que nos encontrábamos, esto era fin de vigencia fiscal y ante el hecho de
que para el año 2012 este Ministerio no contaba dentro de su presupuesto recursos
para la misma actividad, no permitía solicitar vigencias futuras y que por lo tanto a la
luz de la Ley de Presupuesto no se puede suscribir ningún tipo de compromiso a
sabiendas que abarca mas de una vigencia fiscal
Sin perder de vista la necesidad de lograr la instalaciones de los equipos tantas
veces mencionados, ya para el año 2012, se solicito apoyo al Mintic con el fin de
que por esa cartera ministerial se nos brindara el apoyo con un profesional que
conociera el tema de seguridad electrónica, lamentablemente dentro de la planta
del ministerio no existía nadie con ese perfil, pero sugirió el nombre de un
profesional que podía apoyar al Ministerio de Justicia y del Derecho en la
estructuración de un proceso para lograr la instalación de los equipos
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Esta Secretaria procese a concretar una reunión con la persona que había sugerido
el Mintic y de esta forma se recibe un proyecto de propuesta en la que se plantea la
necesidad de realizar un levantamiento o inventario de los estados de los equipos y
del cableado para poder saber exactamente como se debía estructurar el proceso
contractual y que este trámite de inventario o de auditoría técnica tenía un costo de
285 millones aproximadamente.
Posterior al análisis hecho a la enunciada propuesta se determino que esta
contratación de auditoría técnica no se podía realizar por este ministerio, toda vez
que los equipos no son de propiedad de la entidad y que por lo tanto no teníamos
administración sobre bienes que no son nuestro. Ante esta nueva situación se le
solicito a la misma firma que presentara una propuesta de saber cuánto podría
costar la estructuración de los estudios previos y posterior pliego para la misma
contratación, partiendo del hecho de que se le solicitaría al INPEC dueño de los
bienes que se certificara el estado real de las cámaras y del cableado que se había
alcanzado a instalar en los diferentes Eron, propuesta que se presenta y que se
deja a disposición del despacho de la Secretaria General para análisis y decisión,
haciendo la claridad que a la fecha la entidad competente para adelantar cualquier
tipo de proceso de contratación con miras a poder instalar y poner en
funcionamiento las cámaras tantas veces mencionadas es la Unidad de Servicios
Penitenciarios y Carcelarios-SPC.
Continuando con el interés de la administración de la instalación de los equipos, se
remitieron tres comunicaciones al Brigadier General en los meses de marzo, abril y
mayo, solicitándole que ordenara a quien correspondiera hacer un levantamiento
real en cada Eron del estado actual de las cámaras así como del cableado instalado
en desarrollo de la ejecución del contrato 076 de 2009 y de esta forma y con la
certificación dada por ellos frente a lo solicitado poder hacer unas reuniones con el
objeto de discutir y proyectar el mecanismo legal y logístico de la instalación de los
bienes de seguridad electrónica.
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Solo hasta el día 10 de mayo de 2012, se da inicio a una serie de reuniones con
diferentes funcionarios del INPEC, quedando ellos comprometidos a realizar el
estudio e inventario de los equipos y del cableado a la fecha, para lo cual se
presento al Ministerio un cronograma de las visitas que se realizarían para tal fin a
los 10 ERON.
El cronograma de visitas se cumplió y el día 25 de junio de la presente anualidad,
con la presencia del Director de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelario
doctor Jorge Alberto Arias H, se presento el informe de las mencionadas visitas
realizadas con personal del Inpec, llegando a la conclusión que solo se había
realizado era un inventario de la cantidad de equipos dejados en custodia en cada
uno de los ERON y algo muy superficial del cableado, por lo que nuevamente se le
solicito al INPEC contratar un estudio o consultoría que determine la operatividad de
los equipos y del cableado, así como un proyecto de costos para llevar a cabo esta
instalación y que cuando se tenga esta suma real el INPEC le entregara este
estudio a la USPC quien es la entidad encargada de realizar la mencionada
contratación, por ser funciones asignadas a ellos por el Decreto de creación.
Por último y en torno al mismo tema, Fonade había radico al final del año 2011 al
Ministerio del Interior, una factura solicitud del resto de los recursos para cumplir
con este objeto contractual dentro de las obligaciones del convenio 366 del 2010,
los cuales por tramites presupuestales no pudieron ser consignados lo que conllevo
a que el Ministerio del Interior solicitara vigencias expiradas al Ministerio de
Hacienda. A la fecha consultado a Fonade sobre la pertinencia de este trámite,
mediante comunicación de fecha 24 de julio de 2012 manifiesta que no ve la
pertinencia de dicha solicitud de recursos ante hacienda, ya que el trámite de
contratación por el INPEC del estudio técnico para conocer la operatividad de los
equipos no se tiene claridad si se alcanza a realizar en la presente vigencia fiscal
por razones presupuestales, lo que imposibilitaría la ejecución de los recurso,
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aunado al hecho que el convenio 366 de 2010 solo esta vigente hasta el 31 de
diciembre de 2012.
Para terminar vale la pena recalcar que a la fecha, julio de 2012 el Ministerio de
Justicia y del Derecho ya no puede por ley hacer ningún tipo de contratación para
este objeto, ya que desde le 2 de mayo de 2012 la Unidad inicio funciones y es a
ella a quien corresponde realizar tal labor con miras a lograr instalar y poner en
funcionamiento los equipos adquiridos para la seguridad electrónica de los 10
establecimientos de reclusión a nivel nacional.
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2.3 CONTRATO DE BRAZALETES
Contrato No. 24 de 2011 Ministerio de Justicia – Energía Integral Andina
El Ministerio de Justicia y del Derecho suscribió el contrato No. 24 de 2011 con la
firma ENERGÍA INTEGRAL ANDINA S.A., en el cual se protocolizó la
implementación del sistema de Vigilancia Electrónica para internos con detención
domiciliaria, Beneficios Administrativos o con medida de aseguramiento no privativa
de la libertad (SVE) a Nivel Nacional. El valor del contrato en mención es de
$39.362.400.
El contrato que nos ocupa, cuenta con un plazo de ejecución hasta el 19 de marzo
de 2013.
El proyecto contempló el diseño, y adecuación tanto de un centro principal de
Monitoreo ubicado en la Ciudad de Bogotá en la Carrera 10 No. 15-22 piso 8, como
de un centro de respaldo, ubicado en la Ciudad de Pereira en la Cárcel de Varones
“La 40”; igualmente se contempló la instalación, integración, implementación,
prueba y puesta en funcionamiento de los equipos de sistemas y de red, hardware,
software, equipos de comunicaciones, cartografía y dispositivos electrónicos
necesarios que conforman el sistema de vigilancia electrónica. El contrato está
firmado por un máximo de 4400 equipos domiciliarios funcionando
simultáneamente.
El centro de monitoreo cuenta con los sistemas requeridos para garantizar su
correcto funcionamiento, la seguridad y el bienestar de quienes trabajan en él, a
saber: sistema de aire acondicionado de precisión y de confort, sistema de
detección, alarma y extinción de incendios, sistema de circuito cerrado de televisión,
sistema de grabación de llamadas telefónicas, sistema de control biométrico de
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acceso, sistema de iluminación, sistema de respaldo eléctrico y sistema de redes y
comunicaciones.
En cuanto a la operación del sistema, la Empresa contratista presta el servicio de
soporte técnico 7x24x365, y acompaña al Instituto Penitenciario y Carcelario –
INPEC en la labor de instalación y desinstalación de los dispositivos electrónicos de
vigilancia. Así mismo es responsable por el mantenimiento preventivo y correctivo
de los equipos tanto del centro de monitoreo como de los individuales.
Inicio de Operaciones:
El Centro de Monitoreo principal de la Ciudad de Bogotá se construyó y se recibió
en funcionamiento en Marzo 16 de 2012, mientras la plataforma integrada del
contrato anterior con la Empresa Gestión Energética S.A. continuó su operación
para mantener el control de los 3.600 beneficiarios activos en la fecha mencionada.
EL centro de monitoreo alterno de la Ciudad de Pereira se recibió el 16 de Abril de
2012, cumpliéndose las fechas estipuladas en el contrato 24 aludido, y el Otrosí No.
1.
El cambio de los brazaletes anteriores por los nuevos requirió de una prórroga
solicitada por el Contratista debido a que se traía acumulada una cantidad de
novedades del proyecto anterior como instalaciones por orden judicial y equipos
apagados que redujeron la velocidad de intercambio de brazaletes.
Esta prórroga fue concedida mediante el Otrosí No. 1, el cual especificó un plazo
máximo hasta el 29 de Mayo de 2012 para la culminación del intercambio de
brazaletes, fecha en la cual se instaló el último de los brazaletes nuevos.
Marco Jurídico:
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A pesar del actual esfuerzo hecho por el Ministerio de Justicia y del Derecho, el
Instituto Penitenciario y Carcelario - INPEC y el Contratista, es necesario señalar
que el Monitoreo Electrónico no tiene un marco Jurídico específico orientado a
inhibir las trasgresiones ocasionadas por el beneficiario, y por lo tanto, muchas de
ellas no terminan en la revocatoria de la medida. Un marco legal claro y específico
sin duda redundará en la efectividad de la medida de Vigilancia Electrónica del
actual proyecto.
Estado financiero:
Proyección ideal del contrato.
PRESUPUESTADO
Ítem Tarifa Días de servicio (19 Meses)Usuarios Presupuesto total
otal sin IVA $ 13.529,94 570 4400 $ 33.933.089.520,00
VA $ 2.164,79 570 4400 $ 5.429.294.323,20
Total. $ 15.694,73 570 4400 $ 39.362.383.843,20
Ejecución financiera del proyecto.
Descripción de los centros de monitoreo.
El sistema cuenta con una plataforma E3 que realiza el monitoreo y control a los
dispositivos de radiofrecuencia (RF) y sistemas de posicionamiento global (GPS),
es modular y escalable, permite recibir paquetes de datos de información las 24
horas en tiempo real, archiva y organiza el histórico de los paquetes envidados por
Item AnticipoMes 1 (Enero 16 ‐ Feb
15)
Mes 2 (Feb 16 ‐ Mar
15)
Mes 3 (Mar 16‐ Abril
15)
Mes 4 (Abril 16‐
Mayo 15)
Mes 4 (Abril 16‐
Mayo 15)
Mes 5 (Mayo 16 ‐
Junio 15)
Mes 5 (Mayo 16 ‐
Junio 15)
Mes 6 (Junio 16 ‐
Julio 15)
No. de Dias 117683 104341 111188 70181 37105 107418 1273 103349
Tarifa $ 13.224,40 $ 13.224,40 $ 13.224,40 $ 13.529,94 $ 13.224,40 $ 13.529,94 $ 13.224,40 $ 13.529,94
Tarifa mas Iva $ 15.340,30 $ 15.340,30 $ 15.340,30 $ 15.694,73 $ 15.340,30 $ 15.694,73 $ 15.340,30 $ 15.694,73
Valor Facturado 1.805.292.995,63 1.600.622.659,66 1.705.657.721,15 1.101.471.874,20 569.201.979,92 1.685.896.550,11 19.528.206,99 1.622.034.692,11
Amortización 722.117.198,25 ‐722.117.198,25 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Valor pagado 1.350.000.000,00 1.083.175.797,38 2.322.739.857,91 1.705.657.721,15 1.101.471.874,20 569.201.979,92 1.685.896.550,11 19.528.206,99 1.622.034.692,11
Acumulado $ 1.350.000.000,00 $ 2.433.175.797,38 $ 4.755.915.655,29 $ 6.461.573.376,45 $ 7.563.045.250,65 $ 8.132.247.230,57 $ 9.818.143.780,68 $ 9.837.671.987,67 $ 11.459.706.679,78
Amortización del anticipo (días estimados
menos los días equivalentes a la
amortización)
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cada una de las unidades domiciliarias, garantiza la no perdida de la información y
además permite la comunicación entre el centro de monitoreo y la unidad receptora
ubicada en el domicilio, almacena el histórico y cuenta con servidores de fácil
acceso para los usuarios del centro de monitoreo, genera alertas de violaciones
cometidas por las unidades receptoras. La sala cuenta con techo falso, piso falso,
cafetería, archivo, recepción, vestidores sala de juntas y varias oficinas
independientes, las cuales fueron requeridas por las especificaciones técnicas.
El sistema maneja módulos que se componen de computador completo y unidad
telefónica conectados por voz sobre protocolos de internet (IP), silla giratoria e
impresora compartida por medio de red.
Fuente de suministro eléctrico (UPS) la cual está compuesta por un sistema
integrado de transformadores y un banco de ochenta (80) baterías que brindan una
autonomía de dos horas con carga máxima.
Planta eléctrica ubicada en la parte alta del edificio. Planta con transferencia en
funcionamiento, con motor perkins de 20 kilo voltio amperio (kVA) que con tanque
lleno brinda un respaldo a todo el sistema de 24 horas.
Dispositivos de refrigeración dirigible y graduable, manejados por control remoto
ubicados en la parte alta de los corredores entre módulos.
El centro de equipos cuenta con sistema de refrigeración independiente de alta
capacidad y adaptado a las especificaciones técnicas del contrato, el cual mantiene
una temperatura ajustable y una humedad relativa.
Cámaras infrarrojas antibandálicas, manejadas por voz sobre (IP) las cuales
cubren el área del centro de monitoreo, incluye un sistema de grabación y sala de
monitoreo de acuerdo con las especificaciones requeridas.
Red contra incendios en completo funcionamiento con centro de mando operable
con sistema de alarma en display, alarma sonora variable dependiendo del tipo de
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problema que se presente. Red de extintores ubicados en la sala, sistema de
iluminación de emergencia y ruta de evacuación.
Sistema de control de acceso que permite restringir el acceso por medio software
calificado, dicho sistema cuenta con lector de huella, tarjeta personal botón
pulsador de emergencia.
Rack de equipos calificados, swicht de marca cisco con tres back up de respaldo
en el data center y un back up en Pereira, sistema de puesta a tierra en malla
ubicado debajo del piso falso de centro de equipos
Centro de monitoreo principal Bogotá Colombia (Anexo 1)
Nota: Este proyecto se encuentra a la fecha en proceso de cesión por parte del
Ministerio de Justicia y del Derecho a la Unidad de Servicios Penitenciarios y
Carcelarios del Instituto Penitenciario y Carcelario – INPEC, teniendo en cuenta que
es la entidad competente.
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2.4 Proyecto de Reforzamiento Estructural de la Sede de la Entidad
Adecuaciones y Reforzamiento Estructural
En el año 2008 el extinto Ministerio del Interior y de Justicia, contrató una
consultoría para el reforzamiento estructural del edificio, además de una
consultoría complementaria a esta a nivel arquitectónico, redes eléctricas, redes
hidrosanitarias, redes técnicas CCTV, sistema de seguridad, ventilación mecánica,
sin embargo estas obras no fueron ejecutadas en su momento, por falta de recurso.
Teniendo en cuenta la existencia de estos estudios, se hace necesaria la
actualización de los mismos en cuanto a la normatividad vigente y de la nueva
necesidad de espacios.
A partir de la inspección del proyecto realizado en el 2008 y en consideración a la
superficie disponible se puede establecer que el proyecto permitirá la creación de
140 nuevos puestos de trabajo para ubicar a 422 funcionarios con espacios
suficientes y en condiciones adecuadas tanto para el mobiliario como para la
instalación y operación de elementos de trabajo, en especial los de carácter
tecnológico.
Teniendo en cuenta que el Ministerio no cuenta con personal técnico suficiente para
la ejecución del proyecto, se propone realizar un contrato para la gerencia del
mismo. Posteriormente se realizaría la actualización del diseño estructural, diseño
arquitectónico y de redes, presupuesto total de las obras, así como el trámite de la
licencia de construcción.
Con el producto de las consultorías, se daría inicio a las adecuaciones a la
edificación que incluyen varias actividades, tendientes a mejorar el estado del
edificio, a nivel de estructura, acabados, redes y los espacios de oficinas que
funcionan en este.
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Dentro del proyecto están incluidas entre otras actividades obras el desmonte de
oficinas, cielo rasos, desmonte de aparatos sanitarios, desmonte de aparatos
eléctricos, carpintería metálica y de madera, reforzamiento estructural, demolición y
retiro de pisos, demolición de muros de mampostería y dry Wall, desmonte de
puertas, adecuación de redes, divisiones piso a techo en dry Wall, mampostería,
instalación de cielo raso, pisos, aparatos eléctricos, pintura, puestos de trabajo,
instalaciones, cerámica en baños y aseo en general.
PRESUPUESTO RESUMIDO
Gerencia del proyecto $ 1.000.000.000,00
Gravamen financiero $ 52.000.000,00
Actualización NSR-10 $ 270.000.000,00
Actualización arquitectónica
Interventoría a las actualizaciones $ 100.000.000,00
Licencia de construcción e impuesto de delineación / modificación y reforzamiento
$ 45.000.000,00
Costos Directos e indirectos sótano $ 1.348.450.508,50
Costos Directos e indirectos primer piso $ 883.649.427,39
Costos Directos e indirectos mezzanine $ 163.661.903,35
Costos Directos e indirectos segundo piso $ 817.043.525,70
Costos Directos e indirectos tercer piso $ 788.724.435,46
Costos Directos e indirectos cuarto piso $ 885.351.636,09
Costos Directos e indirectos quinto piso $ 799.659.175,60
Costos Directos e indirectos sexto piso $ 804.009.016,55
Costos Directos e indirectos séptimo piso $ 808.193.213,62
Costos Directos e indirectos octavo piso $ 805.149.318,69
Costos Directos e indirectos noveno piso $ 556.070.831,80
Costos Directos e indirectos preliminares $ 304.429.894,83
Costos Directos e indirectos sistemas $ 46.756.174,13
Costos Directos e indirectos cubierta $ 217.888.903,99
SUBTOTAL OBRA INCLUYE INTERVENTORÍA $ 10.696.037.965,70
mobiliario $ 763.672.706,59
TOTAL $ 11.459.710.672,28
Incremento por mayores puestos de trabajo. 15% $ 1.776.199.184,71
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$ 13.235.909.856,99
En este momento se encuentran aprobado un recurso por valor de $970´349.409,
vigencia 2012, sin embargo, con este recurso solo se alcanzaría a realizar la
actualización del diseño estructural y hasta 2 pisos de reforzamiento, por lo anterior
la administración se realizo toda la gestión ante el DNP y Min Hacienda con el fin de
que por este proyecto de inversión y para la vigencia 2013 se incorporaran mas
recursos para lograr culminar esta labor, lo que se consiguió y se cuenta con
$10.xxxxx millones por lo que se está restructurando el proyecto para solicitar el
recurso total con vigencias futuras 2013, con el fin de intervenir la totalidad del
edificio.
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2.5 Apoyo a la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos
La Secretaria General se encarga de estudiar y analizar desde el punto de vista del
componente de infraestructura física, los proyectos presentados por los municipios
y departamentos para la construcción de Casas de Justicia y Centros de
Convivencia, igualmente ejerce la supervisión de los contratos que se adelanten
como resultado de la viabilidad de los proyectos. Se anexa informe de supervisión y
de proyectos estudiados.
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3. QUEJAS Y RECLAMOS
Actividades Realizadas entre agosto de 2011 y julio de 2012
Recursos Humanos
La Secretaria General es la encargada de recepcionar las quejas y reclamos que
son presentadas contra el Ministerio de Justicia y del Derecho, atendida por una
Profesional Especializada de carrera administrativa, que hace las veces de
administradora principal del modulo de quejas y reclamos y una Secretaria
Ejecutiva de carrera administrativa 4210, siendo beneficioso para el desempeño de
las funciones de quejas y reclamos por cuanto se logro reorganizar y establecer un
grupo para la atención al ciudadano. Así mismo, en cada dependencia hay un
administrador de las dependencia quien coordinada ante los funcionarios la
programación de las respuestas a los ciudadanos.
Para lograr prestar un servicio eficiente en quejas y reclamos se tienen varios
canales a disposición de la Atención al ciudadano mediante la cual se desarrolla la
atención a los usuarios en todos los temas que hacen parte de la misión del
Ministerio a nivel interno y externamente y sobre todo ante las otras entidades
estatales, cuando los requerimientos del ciudadano no hacen parte de la Misión del
Ministerio de Justicia y del Derecho.
ACTIVIDADES INTERNAS.
ACTIVIDADES PRODUCTO
1. Atención en forma personalizada al ciudadano que se acerca a las nstalaciones del Ministerio de Justicia y del derecho, carrera 9 No. 14-10 piso 7º.
Escuchar y Recibir las quejas, reclamos, peticiones, del ciudadano que presente personalmente, mediante la atención amable y eficaz, consignando lo manifestado por el ciudadano en el formulario diseñado para este procedimiento y posteriormente darle el trámite respectivo. Producto= Respuesta al Ciudadano
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2. Atención Personalizada a través de la línea gratuita 018000 911170 de atención directa donde el ciudadano manifiesta su inquietud o solicitud y la profesional o la secretaria, que atiende la línea analiza y redirección a las diferentes dependencias del Ministerio o a otras entidades del Estado del Orden Nacional, Departamental y Municipal, de las queja, reclamos sugerencias y derechos de petición y felicitaciones.
Cuando es para emitir inmediatamente a través de la misma línea, la profesional encargada orienta, aclara o responde directamente al ciudadano. O de lo contrario, cuando la solicitud o queja, reclamo o derecho de petición es de competencia del Ministerio, se comunica a la dependencia que debe emitir la respuesta a través del link de quejas y reclamos. Producto= Respuesta al Ciudadano
3. Pagina Web. A través del link de quejas y reclamos donde el ciudadano se inscribe en el link, establece su queja reclamo o derecho de petición directamente.
Recepción, Análisis y Re direccionamiento de las quejas, reclamos, consultas y derechos de petición, a través del mismo link por parte de la profesional administradora del link a la dependencia competente donde se genera la respuesta al ciudadano. Producto= Respuesta al Ciudadano
4. Outlook correo electrónico. La oficina creo una dirección electrónica para que la ciudadanía pueda escribir y hacer sus solicitudes cuya dirección es [email protected].
Recepción, análisis y re direccionamiento de las quejas, reclamos, consultas y derechos de petición, a través del Outlook a las dependencias competentes desde donde se genera la respuesta al ciudadano al correo electrónico del remitente, o si es competencia del Ministerio se tramita ante la entidad competente. Producto= Respuesta al Ciudadano
5. Boletines y Consolidados. Recopilación de los boletines reportados por las diferentes dependencias y elaborar los consolidados presentados al Señor Ministro a cargo del señor Secretario General. Producto= Informes Presentados.
6. Servicio de Recibo de Correspondencia. SIGOB
Para apoyar el proceso en la actualidad se cuenta además con un sistema de recepción de correspondencia cuyo objetivo ha sido el proporcionar un instrumento de que permite informar al ciudadano interesado, cómo funciona la dependencia, y conozca en un momento determinado qué debe hacer en la correcta radicación de un documento y cuál es el trámite dado al mismo. Este hace llegar de manera ágil y oportuna a sus destinatarios, la correspondencia recibida en la mesa de entrada, físicamente y transferida desde el aplicativo SIGOB para su correspondiente tramite por medio del área correspondiente.
ACTIVIDADES EXTERNAS
1. Elaboración de comunicaciones a las diferentes entidades del Estado del nivel Nacional. Departamental y Municipal y descentralizado.
Se remite las quejas, reclamos, consultas y derechos de petición, de los ciudadanos que no son competencia del Ministerio, y que hayan sido recibidas por los diferentes canales del Ministerio.
2. Participación y busca de apoyo en las diferentes seminarios organizados por las diferentes entidades del estado en atención al ciudadano.
Elaboración de la presentación sobre el funcionamiento del área para exponer en los diferentes seminarios.
3. Red de Correo con Entidades del Estado. Intercambio de información y experiencias por las diferentes oficinas de atención al ciudadano para aplicar estrategias.
Se han realizado capacitación a los funcionarios del Ministerio en el manejo del
modulo de quejas y reclamos, y en el deber de cumplir con la rendición de informes,
y realizar los controles respectivos.
Recursos Tecnológicos:
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En materia de tecnología la oficina está dotada de un modulo PQRSF, de atención
al ciudadano en la página Web, que está siendo revisado junto con la Subdirección
de Sistemas para prestar un mejor servicio a la ciudadanía.
Fundamentos Jurídicos:
Desde el punto jurídico el funcionamiento de quejas y reclamos de la secretaría
General se sustenta en el siguiente ordenamiento.
Constitución Nacional art. 2º, que establece dentro de los fines esenciales del
Estado, esta primero el servicio a la comunidad, acompañado del promover la
participación de todos los asuntos de interés público y lo que lo afectan.
Ley 1444 de 2011 art. 3º por el cual ordena la escisión del Ministerio de
Justicia y del Derecho.
Decreto 2897 de 2011, mediante el cual se establece la planta de personal
del naciente Ministerio de Justicia y del Derecho.
Ley 190 de 1995 art. 54, que establece que toda entidad pública deberá
existir una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas,
reclamos, consultas y derechos de petición que los ciudadanos formulen y
que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad.
Resolución No.265 del 23 de diciembre de 2011 expedida por el señor
Ministro de Justicia y del derecho, mediante el cual se reglamenta el trámite
del Derecho de Petición y se adopta el sistema de quejas y reclamos sobre
las materias de competencia del Ministerio.
Resolución No. 098 del 26 de marzo de 2012, expedida por el Señor
Procurador General de la Nación, mediante el cual se aprueba el reglamento
interno del derecho de Petición y el sistema de quejas y reclamos en el
Ministerio de Justicia y del derecho.
Un manual de Procedimiento.
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Logros
A partir de la creación del Ministerio de Justicia y del Derecho, se ha venido
implementado desde el punto de vista jurídico el diseñó un Manual de
Procedimiento para la atención y tratamiento de los derechos de petición,
quejas, reclamos, sugerencias, consultas y solicitudes de información y
felicitaciones dentro del Ministerio.
Se elaboró una nueva caracterización de procesos para ésta labor, como
mecanismo que le permite y asegura a los ciudadanos conocerlo de manera
directa desde el portal del Ministerio, sin embargo aun no se ha realizado la
publicación en la página web por cuanto falta la aprobación de la Alta
Dirección.
También se diseño los formatos para Atención de QRPS, que presenten los
ciudadanos en forma personal ante el Ministerio, y que son atendidas por la
funcionaria encargada de las funciones de quejas y reclamos de esta
secretaría general.
Se expidió la Resolución No. 098 del 26 de marzo de 2012, por la cual se
reglamento el trámite del derecho de petición y se adopta el sistema de
quejas y reclamos en el Ministerio de Justicia y del Derecho. Actualmente se
le están haciendo los ajustes con la nueva reglamentación del código
contencioso administrativo.
Se solicito al Señor Procurador General de la Nación la expedición de la
Resolución que aprueba el trámite interno de los derechos de petición y se
adopta el sistema de quejas y reclamos, el cual fue aprobado mediante
Resolución 098 del 26 de marzo de 2012.
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Se realizaron capacitaciones a los funcionarios de las dependencias en el
manejo del modulo de quejas y reclamos y del formato de rendición del
informe trimestral por parte de las dependencias del Ministerio.
Se elaboraron los nuevos formatos PQRS.
I. Para recibir quejas, reclamos, sugerencias peticiones en forma personal.
II. Para la rendición de los informes trimestrales por parte de las dependencias
del Ministerio
III. Para la Consolidación de la Información del Informe Trimestral por parte de
secretaria general.
IV. Para la calificación de satisfacción en la prestación del servicio por parte del
ciudadano que llega al Ministerio a presentar sus peticiones
Indicadores:
A continuación, observaremos un resumen del comportamiento en la atención,
recibo, tramite y respuestas de las quejas reclamos, derechos de petición
sugerencias y felicitaciones presentadas por los ciudadanos ante el Ministerio de
Justicia y del Derecho desde el 15 de Agosto de 2011 hasta julio de 2012, lo que
permite observar el avance y cumplimiento de los indicadores y mejoras en la
gestión para la atención al ciudadano, así:
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CONSOLIDADO COMPRENDIDO ENTRE EL 15 DE AGOSTO DE 2011 AL 30 DE
DICIEMBRE DE 2011
Tipo Solicitud.
Alcance de la respuesta.
Es importante destacar que el mayor número de quejas que se presentan al
Ministerio de Justicia y del Derecho son tramitadas a otras entidades del Estado,
por no ser de competencia de esta Cartera Ministerial.
TRIMESTRE COMPRENDIDO ENTRE EL 1º DE ENERO AL 30 DE MARZO DE
2012
0100200300400
387
12 10 0 0 9
0
100
200
300
400
RespuestaExtemporánea
Respuestainterna
Tramite Externo
070
348
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FORMA DE RECEPCIÓN
TIPO DE SOLICITUD
0
200
400
600
800
1.000
1.200
1.400
1.600
1.800
2.000
Escrita Personal Telefónica Internet
1.877
0127
380
Series1
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
Queja Reclamo Sugerencia Derechosde Petición
Consulta Felicitación
209
43
689
1.321
1166
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ALCANCE DE LAS RESPUESTAS O TRÁMITE
Se resalta que de 2.384 solicitudes presentadas por los ciudadano por diferentes
canales, al Ministerio de Justicia y del Derecho, 2.383 se respondieron o se les dio
el tramite competente a las diferentes entidades del Estados dentro de los términos
legales, y una respuesta interna fue dada en forma extemporánea, de la cual debía
dar respuesta la Dirección de Política Criminal y Penitenciaria.
TRIMESTRE 2º. COMPRENDIDO ENTRE 1º. DE ABRIL AL 30 DE JUNIO DE
2012
FORMA DE RECEPCIÓN
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
RespuestaExtemporánea
Respuesta interna,en Términos Ley
Tramite Externo enTérminos Ley
1
1.296
1,087
0
200
400
600
800
1000
Escrita Personal Telefónica Internet
865
474 118
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TIPO DE SOLICITUD
ALCANCE DE LAS RESPUESTAS O TRÁMITE
0
100
200
300
400
500
600
153
12
507
369
19 1
0
100
200
300
400
500
600
700
800
RespuestaExtemporánea
Respuesta interna,en Términos Ley
Tramite Externo enTérminos Ley
0
796
265
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El Informe de las Quejas, Reclamos, Derechos de Petición, Sugerencias, Consultas,
y Felicitaciones, presentadas por los ciudadanos durante el 2º Trimestre de 2012
están consolidados en un 50%, por cuanto faltan por presentar el informe respectivo
las siguientes dependencias:
Despacho Viceministro de Política Criminal y Justicia Restaurativa
Despacho Viceministro de Promoción de la Justicia
Dirección de Lucha contra las Drogas
Dirección Política Criminal y Penitenciaria
Dirección de Justicia Formal y Jurisdiccional
Oficina de Asuntos Internacionales.
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4. IMAGEN INSTITUCIONAL
De acuerdo a los lineamientos proporcionados por el Ministro de Justicia y del
Derecho, Dr. Juan Carlos Esguerra Portocarreño, como la proyección de la
majestuosidad de la figura de la Justicia, la ecuanimidad, honestidad y
transparencia la Dra. Nancy Carreño con el apoyo de los Directores de esta Cartera
Ministerial diseño y desarrollo el Manual de Imagen Corporativa de la Entidad.
(Se adjunta Manual “Imagen Corporativa del Ministerio de Justicia y del Derecho”).
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5. GRUPO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
1. Gastos Generales
La Secretaria General a través del Grupo de Gestión Administrativa en
cumplimiento de sus funciones ha realizado una eficiente distribución y ejecución de
los recursos que le fueron asignados para El Rubro de Gastos Generales –
Adquisición de Bienes y Servicios - Impuestos y Multas dentro de la presente
vigencia fiscal, por valor de $4.988 millones; teniendo en cuenta que los
mencionado recursos son deficitarios para satisfacer las necesidades mínimas de la
entidad, se hizo necesario proyectar un traslado presupuestal por valor de
$138.000.000, de pesos, a fin de poder garantizar la prestación de los servicios de
mantenimiento de bienes inmuebles y seguridad y vigilancia privada hasta el 31 de
diciembre de la presente calenda.
El Rubro de Gastos Generales – Adquisición de Bienes y Servicios - Impuestos y
Multas con corte al 27 de julio de 2012, presenta una ejecución presupuestal del
67%, quedando pendiente por ejecutar un 33%, que en su gran mayoría
corresponde a los rubros de Servicios Públicos y Viáticos y Gastos de Viaje. Se
anexa ejecución presupuestal
1.2 Vigencias Futuras
“JUSTIFICACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA
1- Legal Esta solicitud de autorización para comprometer cupo de la vigencia futura 2013, se presenta de acuerdo con lo establecido en los artículos 23° y 24° del Estatuto Orgánico de Presupuesto y en las Disposiciones Generales de las Leyes Anuales de Presupuesto. Se presenta a consideración del Director General del Presupuesto Público Nacional según, la
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reglamentación fijada en la Resolución N° 11 de 1997 del CONFIS, que delega en el Director General de Presupuesto Nacional la autorización para asumir compromisos que afectan presupuestos de vigencias futuras. 2- Antecedentes La operación de la entidad, requiere para el efectivo cumplimiento de las funciones, que de manera ininterrumpida se de la prestación de servicios al interior y exterior de la misma, la cual se ve reflejada en la oferta de servicios brindada a la ciudadanía en general, garantizando que las actividades de gestión, entre otras, no se vean afectadas por el cambio del año calendario, por lo tanto, como ya se mencionó anteriormente se requiere garantizar su continuidad. Es así, como en cumplimiento de la función administrativa consagrada en la constitución Política, que se desarrolla con fundamento en los principios de eficiencia y economía, es importante que frente a los servicios que periódicamente se requieren, se realicen procesos contractuales que abarquen un mayor lapso de tiempo, logrando con ello, un beneficio para la entidad, el cual redunda en los usuarios de la misma. Ahora bien, para que esta Cartera Ministerial pueda cumplir con sus funciones a cabalidad y en beneficio de toda la población, es necesario garantizar la prestación de los servicios de manera continua, desde el punto de vista operacional y de apoyo logístico, entre otros, requiriéndose los siguientes bienes y servicios:
Suministro de combustibles y lubricantes para el parque automotor de la Entidad o
para aquellos que le hayan sido entregados por necesidad del servicio. Mantenimiento de bienes inmuebles y ascensores.
Prestación de los servicios de aseo y cafetería, vigilancia privada, mantenimiento
del parque automotor, servicio de outsourcing de fotocopiado.
Prestación de los servicios de correo urbano, nacional e internacional.
Arrendamiento de parqueaderos para el parque automotor de la Entidad o para aquellos que le hayan sido entregados por necesidad del servicio.
Suministro de papelería y útiles de escritorio.
3- Base de cálculo La solicitud de vigencias futuras responde a un proceso de planeación que busca el máximo beneficio para la entidad garantizando su adecuado y continuo funcionamiento, con menores costos y óptima utilización de los recursos públicos. Para el cálculo de las vigencias futuras, en cada uno de los conceptos relacionados a continuación, se tuvieron en cuenta los siguientes criterios:
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1. El costo mensual de cada contrato celebrado por esta Cartera Ministerial para la vigencia 2012. 2. El tope máximo del 4.0% de la meta de inflación fijada por el Banco de la República para el año 2012. 3. El tiempo en meses que se proyecta para cada contrato en la vigencia 2013. Con los anteriores criterios se procede a incrementar el costo mensual de la vigencia 2012 en el 4.0% y su resultado se multiplica por el número de meses proyectados para cada contrato en la vigencia 2013, así: 3.1 Materiales y suministros 3.1.1 Combustibles y lubricantes El Ministerio de Justicia y del Derecho contó hasta el mes de mayo del año en curso con un parque automotor de once (11) vehículos y dos (2) motocicletas al servicio de los esquemas de seguridad del Señor Ministro, los dos (2) Viceministros, y el Secretario General. En la actualidad, se tiene contratado el suministro de combustible y lubricantes hasta el 31 de octubre de 2012 o hasta el agotamiento de los recursos, por valor de $112.174.300. Para establecer el consumo promedio se realiza el siguiente análisis:
COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES 2012
Concepto Valor # de días V/r promedio día 2012
Valor consumo total enero a mayo de 2012 para 11
vehículos y 2 motocicletas 60.593.182,00 150,00
Total 60.593.182,00 150,00 403.954,55
En el mes de junio del presente año se recibieron cinco (5) vehículos en calidad de comodato entregados por el Ministerio de Relaciones Exteriores, a fin de fortalecer el parque automotor, por lo tanto, se hizo necesario calcular el consumo de combustible incluyendo estos cinco (5) vehículos, lo que arrojo el siguiente resultado:
alor promedio diario para 11 vehículos y 2 motocicletas de enero a mayo de 2012
$ 403.954,55 Valor promedio diario para 16 vehículos y 2 motocicletas a partir de junio 2012
$ 587.570,25
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Atendiendo lo antes mencionado, se observa que el valor promedio diario aumentó de $403.954.55 a $ 587.570,25 a partir del mes de junio de 2012, haciéndose necesario realizar una proyección de consumo diario con el nuevo valor. La estimación del valor de la vigencia futura, contempla un incremento tope del 4% esperado como meta de inflación por el Banco de la República y se calcula para 11 meses de la vigencia 2013, así:
Es importante mencionar, que si bien el promedio de consumo de lubricantes y combustibles para el año 2012, fue calculado sobre 150 días contados desde el mes de enero a mayo del presente año, este valor promedio es susceptible de incremento por distintos factores, entre ellos, un mayor número de desplazamientos en cumplimiento de las funciones, incremento del parque automotor por necesidad del servicio, siempre dentro de la normatividad vigente de austeridad en el gasto público. En consecuencia, los recursos requeridos de vigencias futuras serían de Doscientos Un Millones Seiscientos Cincuenta y Cuatro Mil Ciento Nueve Pesos con 80 centavos ($201.654.109,80), para el suministro de combustible y lubricantes hasta el 30 de noviembre de 2013 o hasta el agotamiento de los recursos. 3.1.2 Papelería, Útiles de Escritorio y Oficina El Ministerio de Justicia y del Derecho cuenta con dieciocho (18) dependencias y seis (6) grupos de trabajo, para lo cual requiere de manera ininterrumpida el suministro de papelería, útiles de escritorio y oficina, que permitan dar un adecuado cumplimiento de las funciones asignadas, logrando con ello brindar una oportuna atención, tanto a los usuarios internos como externos de la entidad. En la actualidad esta Cartera Ministerial, solo cuenta con existencias físicas de los elementos que nos ocupan para suplir las necesidades básicas durante un tiempo aproximado de dos (2) meses, lo cual hace necesario iniciar proceso de selección que garanticen el suministro de los bienes requeridos hasta el 30 de noviembre de 2013, a fin de evitar que el agotamiento de las existencias afecten el normal desarrollo de las funciones propias de la entidad, contando con estos elementos de manera ininterrumpida. Para calcular el valor de las vigencias futuras requeridas, se realizó el siguiente análisis:
Concepto Valor # de dias V/r promedio día
2012
V/r promedio dia 2013 (+4%) #Meses valor 2013
Valor CDP para amparar vigencia
futura
Proyección consumo diario
para 16 vehiculos y 2 motocicletas a
partir de junio 2012
Total ‐ ‐ 587.570,25 611.073,06 11,00 201.654.109,80 61.215.418,00
COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES 2012 - 2013
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El anterior cálculo contempla un incremento tope del 4% esperado como meta de inflación por el Banco de la República y se calculó para 11 meses de la vigencia 2013
En consecuencia, los recursos requeridos de vigencias futuras serían de Ciento Setenta y Siete Millones Seiscientos Tres Mil Setecientos Noventa y Dos Pesos con ocho centavos ($177.603.792,08 ), para el suministro de Papelería y Útiles de Escritorio hasta el 30 de noviembre de 2013 o hasta el agotamiento de los recursos. 3.2 Mantenimiento 3.2.1 Mantenimiento de bienes inmuebles Se hace necesario mantener vigente la contratación del mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes inmuebles, toda vez que sería un riesgo no disponer del mencionado servicio que propende por mantener el nivel de operatividad del aire acondicionado, las bombas y redes de agua potable, el sistema de control de incendio, la planta eléctrica, las redes eléctricas e hidrosanitarias y la disponibilidad para la adecuación y arreglos locativos que se requieran en las instalaciones de la entidad, por lo que es imprescindible la continuidad de la misma, evitando interrupciones en el servicio, toda vez que la no realización de los mantenimientos rutinarios impediría detectar posibles daños o fallas de soporte técnico que conllevan a diferentes acontecimientos o imprevistos que requieren de una inmediata solución, deteriorando los sistemas y disminuyendo la vida útil de los equipos e instalaciones, causando complicaciones innecesarias, e incrementando los gastos que representan hacer un mantenimiento correctivo.
Concepto Valor # de dias V/r promedio día
2012
V/r promedio dia 2013 (+4%) #Meses valor 2013
Valor CDP para amparar vigencia
futura
Valor consumo total enero a mayo
de 2012 13.149.060,00 150,00
Total 13.149.060,00 150,00 87.660,40 91.166,82 11,00 30.085.049,28 13.149.060,00
PAPELERIA 2012 - 2013
Concepto Valor # de dias V/r promedio día
2012
V/r promedio dia 2013 (+4%) #Meses valor 2013
Valor CDP para amparar vigencia
futura
Valor consumo total enero a mayo
de 2012 64.474.975,00 150,00
Total 64.474.975,00 150,00 429.833,17 447.026,49 11,00 147.518.742,80 64.474.975,00
UTILES DE ESCRITORIO Y OFICINA 2012 - 2013
Papeleria 30.085.049,28
Útiles de Escritorio y Oficina 147.518.742,80
Total 177.603.792,08
VALOR VIGENCIAS 2013
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En la actualidad, se tiene contratado el mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos y operarios en sitio, hasta el 12 de septiembre de 2012 o hasta el agotamiento de los recursos, por valor de $ 153.830.271. El cálculo del valor promedio diario y mensual del mantenimiento preventivo y correctivo se realizó tomando como base el valor del consumo sobre el costo promedio de 150 días contados desde el mes de enero a mayo del presente año, igualmente la estimación del valor de la vigencia futura, contempla un incremento tope del 4% esperado como meta de inflación por el Banco de la República y se calcula para 11 meses de la vigencia 2013, así:
En la actualidad, se tiene contratado el mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos, hasta el 12 de septiembre de 2012 o hasta el agotamiento de los recursos, por valor de $ 153.830.271. En consecuencia, los recursos requeridos de vigencias futuras serían de Trescientos Setenta y Tres Millones Ciento Treinta y Siete Mil Quince Pesos con 68 centavos ($373.137.015,68), para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los bines inmuebles donde funcione la Entidad, hasta el hasta el 30 de noviembre de 2013 o hasta el agotamiento de los recursos. 3.2.2. Mantenimiento ascensores La sede en la cual funciona el Ministerio de Justicia y del Derecho cuenta con tres (03) ascensores los cuales requieren mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos de manera ininterrumpida. La contratación de este servicio es con la firma Internacional Elevator Inc, quienes tienen exclusividad en Colombia. El cálculo del valor promedio diario y mensual del mantenimiento preventivo y correctivo se realizó tomando como base el valor del consumo sobre el costo promedio de 150 días contados desde el mes de enero a mayo del presente año, igualmente la estimación del valor de la vigencia futura, contempla un incremento tope del 4% esperado como meta de inflación por el Banco de la República y se calcula para 11 meses de la vigencia 2013, así:
Concepto Valor
# de dias (Ene - May)
V/r promedio día 2012
V/r promedio dia 2013 (+4%)
# Meses 2013 valor 2013
Valor CDP para amparar vigencia
futura
Valor consumo total enero a mayo de 2012 97.850.616,00 150,00
Total 97.850.616,00 150,00 1.087.229,07 1.130.718,23 11,00 373.137.015,68 117.420.739,20
MANTENIMIENTO BIENES INMUEBLES
Concepto Valor
# de dias (Ene - May)
V/r promedio día 2012
V/r promedio dia 2013 (+4%) # Meses 2013 valor 2013
Valor CDP para amparar vigencia
futura
Valor consumo total enero a mayo de 2012 20.834.180,00 150,00
Total 20.834.180,00 150,00 138.894,53 144.450,31 11,00 47.668.603,84 8.611.461,07
MANTENIMIENTODE ASCENSORES
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En la actualidad, se tiene contratado el mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos, hasta el 28 de octubre de 2012, por valor de $ 41.390.584. En consecuencia, los recursos requeridos de vigencias futuras serían de Cuarenta y siete Millones Seiscientos Sesenta y Ocho Mil Seiscientos Tres Pesos con 84 Centavos ($47.668.603,84), para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los ascensores que se encuentran en la sede en la cual funciona la Entidad, hasta el hasta el 30 de noviembre de 2013. 3.2.3. Mantenimiento equipo de navegación y transporte El Ministerio de Justicia y del Derecho cuenta con un parque automotor de Once (11) vehículos y dos (2) motocicletas al servicio de los esquemas de seguridad del señor Ministro, los dos Viceministros, y el Secretario General, estos vehículos requieren de mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos para su adecuada operación en la prestación ininterrumpida del servicio de transporte. El cálculo del valor promedio diario y mensual del mantenimiento preventivo y correctivo se realizó tomando como base el valor del consumo sobre el costo promedio de 150 días contados desde el mes de enero a mayo del presente año, igualmente la estimación del valor de la vigencia futura, contempla un incremento tope del 4% esperado como meta de inflación por el Banco de la República y se calcula para 11 meses de la vigencia 2013, así:
En la actualidad, se tiene contratado el mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos, hasta el 31 de octubre de 2012 o hasta el agotamiento de los recursos, por valor de $ 141.995.438. En consecuencia, los recursos requeridos de vigencias futuras serían de Ciento Sesenta y Un Millones Quinientos Cincuenta Mil Quinientos Sesenta y Seis Pesos con 32 Centavos ($161.550.566, 32), para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los vehículos, hasta el hasta el 30 de noviembre de 2013 o hasta el agotamiento de los recursos. 3.2.4. Servicio de Aseo y Cafetería. Es imprescindible para el buen funcionamiento de la entidad que se mantenga vigente la contratación de la prestación del servicio de aseo y cafetería, puesto que a través de él, se genera un mejor espacio de organización y comodidad, brindando adecuadas condiciones tanto a los funcionarios, pasantes y judicantes como a los visitantes del Ministerio.
Concepto Valor
# de dias (Ene - May)
V/r promedio día 2012
V/r promedio dia 2013 (+4%) # Meses 2013 valor 2013
Valor CDP para amparar vigencia
futura
Valor consumo total enero a mayo de 2012 70.607.765,00 150,00
Total 70.607.765,00 150,00 470.718,43 489.547,17 11,00 161.550.566,32 28.243.106,00
MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS
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Se realiza la siguiente proyección, a fin de garantizar la prestación del mencionado servicio de manera ininterrumpida:
El anterior cálculo contempla un incremento tope del 4% esperado como meta de inflación por el Banco de la República y se calculó para 11 meses de la vigencia 2013 Es importante mencionar que a la fecha se cuenta con un contrato en ejecución que ampara la prestación del servicio que nos ocupa, hasta el 14 de septiembre de 2012. Se cuenta con 19 operarios y maquinaria para la prestación del servicio, por valor de $297.067.403. Así las cosas, los recursos requeridos de vigencias futuras serían de Cuatrocientos Millones Novecientos Dieciséis Mil Novecientos Cuatro Pesos con 96 centavos ($400.916.904,96), para garantizar la prestación del servicio de aseo y cafetería sin interrupción, hasta el hasta el 30 de noviembre de 2013. 3.2.5. Servicio de seguridad y vigilancia. Se hace necesario mantener vigente la contratación correspondiente al servicio de vigilancia y seguridad, toda vez que sería un riesgo no contar con el mencionado servicio, que garantiza la seguridad, tanto de los funcionarios, pasantes y judicantes de esta Cartera Ministerial como de los bienes de propiedad de la misma o de los entregados a cualquier titulo para el cumplimiento de las funciones, es por ello que se realiza la siguiente proyección, a fin de garantizar la prestación del mencionado servicio de manera ininterrumpida:
El anterior cálculo contempla un incremento tope del 4% esperado como meta de inflación por el Banco de la República y se calculó para 11 meses de la vigencia 2013 Es importante mencionar que a la fecha contamos con un contrato en ejecución que ampara la prestación del servicio que nos ocupa hasta el 25 de octubre de 2012, por valor de $480.808.280. Se cuenta con 17 vigilantes y medios tecnológicos.
Concepto Valor
# de dias (Ene - May)
V/r promedio día 2012
V/r promedio dia 2013 (+4%) # Meses 2013 valor 2013
Valor CDP para amparar vigencia
futura
Valor consumo total enero a mayo de 2012 175.225.920,00 150,00
Total 175.225.920,00 150,00 1.168.172,80 1.214.899,71 11,00 400.916.904,96 129.667.180,80
servicio de aseo y cafeteria
Concepto Valor
# de dias (Ene - May)
V/r promedio día 2012
V/r promedio dia 2013 (+4%) # Meses 2013 valor 2013
Valor CDP para amparar vigencia
futura
Valor consumo total enero a mayo de 2012 244.156.130,00 150,00
Total 244.156.130,00 150,00 1.627.707,53 1.692.815,83 11,00 558.629.225,44 107.428.697,20
Servicio de seguridad y vigilancia
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Por lo anterior, se concluye que para garantizar el servicio de Seguridad y Vigilancia sin interrupción hasta el 30 de noviembre de 2013, se requieren recursos para vigencias futuras por valor de Quinientos Cincuenta y Ocho Millones Seiscientos Veintinueve Mil Doscientos Veinticinco Pesos con 44 centavos ($558.629.225,44) M/Cte. 3.3. Comunicaciones y transporte 3.3.1 Correo Correo urbano, nacional e internacional: A fin de garantizar la fluidez de la información emanada de la entidad y propendiendo por respuestas oportunas a Acciones de Tutela, Derechos de Petición, entre otras, se hace necesario mantener vigente, sin interrupción alguna, el Convenio Interadministrativo que por Ley debe suscribirse con Servicios Postales Nacionales, con el fin de que la entidad no incurra en incumplimientos que generen investigaciones y procesos judiciales innecesarios. La proyección es la siguiente:
A la fecha contamos con un contrato en ejecución que ampara la prestación del servicio de correo al interior y exterior del país hasta el 03 de diciembre de 2012, por valor de $ 60.003.125. En consecuencia, para contratar el servicio sin interrupción hasta el 30 de noviembre de 2013, se requieren vigencias futuras por valor de Sesenta Millones Trescientos Dieciocho Mil Setecientos Quince Pesos con 60 Centavos ($60.318.715,60) M/Cte., calculando un incremento del 4% como meta de inflación esperada por el Banco de la República. 3.4 Arrendamientos 3.4.1 Arrendamiento Bienes Muebles El requerimiento de fotocopias en la Entidad, para atender asuntos internos o externos dentro del cumplimiento de la misión institucional, hace necesario contar de manera continúa con el servicio de fotocopiado, el cual se presta por el sistema de outsourcing.
Concepto Valor
# de dias (Ene - May)
V/r promedio día 2012
V/r promedio dia 2013 (+4%) # Meses 2013 valor 2013
Valor CDP para amparar vigencia
futura
Valor consumo total enero a mayo de 2012 26.363.075,00 150,00
Total 26.363.075,00 150,00 175.753,83 182.783,99 11,00 60.318.715,60 4.745.353,50
Servicio de Correo
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Es importante mencionar que a la fecha se cuenta con un contrato en ejecución que ampara la prestación del servicio que nos ocupa, hasta el 16 de diciembre de 2012 o hasta el agotamiento de los recursos, por valor de $ 47.412.100; Se dispone de siete (7) maquinas fotocopiadoras y un operario. Así, con base en el consumo promedio mensual de las dependencias que conforman la estructura del Ministerio se requieren recursos de vigencias futuras por valor de Veinte Millones Ochenta y Seis Mil Quinientos Noventa y Dos pesos con 24 Centavos ($20.086.592,24), los cuales cubren la prestación del servicio hasta el 30 de noviembre de 2013 o hasta el agotamiento de los recursos. La proyección contempla un incremento del 4% como meta de inflación 2012, esperada por el Banco de la República. 3.5.2 Arrendamiento Bienes Inmuebles El Ministerio de Justicia y del Derecho, toda vez que no posee parqueaderos propios para la guarda y conservación de los vehículos de su propiedad o de los que le hayan sido asignados por necesidad del servicio, actualmente cuenta con un contrato que ampara el uso de Diez (10) cupos de parqueaderos hasta el 15 de septiembre de 2012 por valor de $15.300.000 Para establecer el valor promedio diario del servicio prestado, se realiza el siguiente análisis:
Teniendo en cuenta lo anterior, y toda vez que a partir del 16 de septiembre de 2012, se debe suscribir un nuevo contrato de arrendamiento que ampare el uso de 15 cupos de parqueaderos para los vehículos de propiedad del Ministerio o de los que le hayan sido asignados por necesidad del servicio, se hizo necesario calcular el valor del servicio incluyendo estos cinco (5) cupos más de parqueaderos, lo que arrojo el siguiente resultado:
Concepto Valor
# de dias (Ene - May)
V/r promedio día 2012
V/r promedio dia 2013 (+4%) # Meses 2013 valor 2013
Valor CDP para amparar vigencia
futura
Valor consumo total enero a mayo de 2012 8.779.105,00 150,00
Total 8.779.105,00 150,00 58.527,37 60.868,46 11,00 20.086.592,24 877.910,50
Servicio de Fotocopiado
Concepto Valor # de dias V/r promedio día 2012
Valor consumo total enero a mayo de 2012
para 10 cupos de parqueadero 9.000.000,00 150,00
Total 9.000.000,00 150,00 60.000,00
SERVICIO DE PARQUEADERO 2012
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Atendiendo lo antes mencionado, se observa que el valor promedio diario aumenta de $60.000 a $ 90.000 a partir del mes de septiembre de 2012, haciéndose necesario realizar una proyección del valor del servicio diario con el nuevo valor. La estimación del valor de la vigencia futura, contempla un incremento tope del 4% esperado como meta de inflación por el Banco de la República y se calcula para 11 meses de la vigencia 2013, así:
En consecuencia, para contratar el servicio sin interrupción hasta el 30 de noviembre de 2013, se requieren vigencias futuras por valor de Treinta Millones Ochocientos Ochenta y Ocho Mil pesos ($30.880.000) M/Cte. 4. resumen. De lo anterior, se concluye, que hay procesos que requieren continuidad incluso con el cambio de vigencia fiscal, y la prestación permanente e interrumpida de estos servicios es fundamental. En consecuencia, una vez obtenida la autorización de vigencias futuras por parte de la DGPN del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la entidad realizará los trámites pertinentes para la iniciación de la contratación que asegure la continuidad de los mismos. Se requiere para el funcionamiento normal de la entidad, la continuidad en el suministro de combustibles, lubricantes y mantenimiento del parque automotor, el arrendamiento de parqueaderos, el mantenimiento de bienes inmuebles y ascensores, el servicio ininterrumpido de correo, el servicio de fotocopiado, el servicio de aseso y cafetería, el servicio de vigilancia privada y el suministro de Papelería y útiles de escritorio y oficina. Todo, representa la necesidad de solicitar autorización de vigencias futuras ordinarias por cuantía de Dos Mil Treinta y Dos Millones Cuatrocientos Cuarenta y Cinco Mil Quinientos Veinticinco Pesos con 96 centavos ($ 2.032.445.525,96) M/Cte, que se resumen en el siguiente cuadro:
Valor promedio diario para 10 cupos de parqueadero 60.000 Valor promedio diario para 15 cupos de parqueadero 90.000
Concepto Valor # de dias V/r promedio día 2012
V/r promedio dia 2013 (+4%) #Meses valor 2013
Valor CDP para amparar vigencia
futura
Proyección consumo diario para 15 cupos de parqueadero a partir de
junio 2012
Total ‐ ‐ 90.000,00 93.600,00 11,00 30.888.000,00 9.450.000,00
SERVICIO DE PARQUEADERO 2012 - 2013
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Cta Subcta Obj. Gto Ord Subord Rec CONCEPTO VALOR
2 Gastos generales $ 2.032.445.525,96
2 0 4 Adquisición de bienes y Servicios $ 2.032.445.525,96
2 0 4 4 Materiales y suministros $ 379.257.901,88
2 0 4 4 1 10 combustibles y lubricantes $ 201.654.109,80
2 0 4 4 15 10 Papelería y útiles de oficina $ 177.603.792,08
2 0 4 5 Mantenimiento $ 1.541.902.316,24
2 0 4 5 1 10 mantenimiento de bienes inmuebles $ 420.805.619,52
2 0 4 5 6 10 mantenimiento equipo de navegación y transporte
$ 161.550.566,32
2 0 4 5 8 10 servicio de aseo $ 400.916.904,96
2 0 4 5 10 10 servicio de seguridad y vigilancia $ 558.629.225,44
2 0 4 6 comunicaciones y transporte $ 60.318.715,60
2 0 4 6 2 10 correo $ 60.318.715,60
2 0 4 10 Arrendamientos $ 50.966.592,24
2 0 4 10 1 10 Arrendamientos de bienes muebles $ 20.086.592,24
2 0 4 10 2 10 Arrendamiento de bienes inmuebles $ 30.880.000,00
“
Es importante mencionar que la proyección de las vigencias antes mencionadas,
están calculadas según ejecución con corte al 31 de mayo del presente año, por lo
tanto, se están ajustando con corte al 30 de junio de 2012.
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3.1.2 Anteproyecto de presupuesto año 2013
Se presentó a la Oficina de Planeación del MJD, en el mes de marzo del año 2012, el
anteproyecto de presupuesto para Gastos Generales por un valor de $ 15.777.043.978,
Correspondiente a las necesidades del Ministerio de Justicia y del Derecho, basado en la
siguiente justificación:
“JUSTIFICACIÓN PRESUPUESTO SOLICITADO ANTEPROYECTO DE GASTOS
GENERALES 2013
En virtud de la Ley 1444 del 4 de mayo de 2011, se escindió el Ministerio del Interior y de
Justicia, se otorgaron facultades extraordinarias al señor Presidente de la Republica para
modificar la estructura de la administración pública, reorganizando el Ministerio del Interior
y creando el Ministerio de Justicia y del Derecho.
En efecto, el Gobierno Nacional mediante el Decreto 2897 del 11 de agosto de 2011,
determinó los objetivos, la estructura orgánica, las funciones del Ministerio de Justicia y del
Derecho e integró el Sector Administrativo de Justicia y del Derecho.
Es por ello, que se cuenta con una planta de personal de 350 funcionarios, así: cinco (5)
oficinas, pertenecientes al Despacho del Señor Ministro de Justicia y del Derecho, seis
(06) Direcciones y dos (2) subdirecciones correspondientes a los Despachos de los
Viceministerios de Promoción de la Justicia, y de Política Criminal y Justicia Restaurativa,
una (1) subdirección de Sistemas que depende de la Secretaria General.
A demás de lo anterior, y en cumplimiento de las nuevas funciones asignadas al Ministerio
de Justicia y del Derecho, provenientes de la liquidación de la Dirección Nacional de
Estupefacientes, se requiere ubicar a 100 personas más con sus correspondientes
puestos de trabajo.
Toda vez, que en la estructura orgánica no se cuenta con Direcciones, Subdirecciones, ni
Oficinas que adelanten las funciones correspondientes a las tareas de apoyo, se hizo
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necesario crear grupos de trabajo que fortalezcan el cumplimiento de las funciones
asignadas a esta Cartera Ministerial.
Aunado a lo anterior, este Ministerio solo cuenta con el inmueble ubicado en la Cra. 9 No.
12C-10, lugar en el que funcionan todas las dependencias de la entidad, el cual en el
estado en que se encuentra solo tiene capacidad para 200 personas, generando un gran
hacinamiento que impide contar con las condiciones laborales indicadas, además no
posee reforzamiento estructural que garantice la estabilidad de la construcción,
generando riesgos contra la integridad física de los funcionarios, contratistas, pasantes,
visitantes y transeúntes; Igualmente no existe mobiliario suficiente que permita el
desarrollo integral de las funciones de la entidad, afectando su cometido y cabal
funcionamiento. Por otro lado, se carece de un espacio disponible para la organización de
los folios documentales que permitan cumplir con la Ley de archivística.
Ahora bien, es importante mencionar que la entidad no cuenta con parqueaderos propios,
motivo por el cual a la fecha se debe suscribir contrato de arrendamiento para suplir esta
necesidad, respecto a los vehículos que conforman su parque automotor.
Por lo anteriormente expuesto, y entre otras circunstancias, se hace necesario contar con
un mayor espacio físico, bien sea en calidad de arrendamiento o a través de la adquisición
de una nueva sede.
Ahora bien, y en materia de tecnología de la información, se manifiesta que la
obsolescencia con que cuenta esta Cartera Ministerial, en PCs, es aproximadamente del
95%, aunado a ello, se requiere contar con el soporte y mantenimiento de todos los
sistemas de información, los que se tenían en el normal desarrollo del las funciones del
escindido Ministerio del Interior y de Justicia, como de aquellos que nos correspondió
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asumir en desarrollo de las funciones trasladas al hoy Ministerio de Justicia y del Derecho,
suprimidas de la Dirección Nacional de Estupefacientes en Liquidación.
Ante lo manifestado, el Ministerio de Justicia y del Derecho requiere para su cabal
funcionamiento una apropiación presupuestal mínima para el año 2013 de $
15.777.043.978, la cual está representada en los siguientes rubros: Impuesto de
vehículos, Impuesto Predial, audiovisuales y accesorios, equipo de sistemas, equipo de
comunicaciones, mobiliario y enseres, combustible y lubricantes, dotación, llantas y
accesorios, papelería, útiles de escritorio y oficina, mantenimiento de bienes inmuebles,
mantenimiento equipo comunicaciones y computación, mantenimiento equipo de
navegación y transporte, servicio de aseo, servicio de seguridad y vigilancia,
mantenimiento de software, correo, servicios de transmisión de información, adquisición
de libros y revistas, edición de libros, revistas, escritos y trabajos tipográficos,
suscripciones, otros gastos por impresos y publicaciones, acueducto alcantarillado y aseo,
energía, telefonía móvil celular, teléfono, fax y otros, seguro responsabilidad civil, otros
seguros, arrendamientos bienes muebles, arrendamientos bienes inmuebles, viáticos y
gastos de viaje al exterior, viáticos y gastos de viaje al interior, gastos judiciales, servicios
de bienestar social, servicios de capacitación, servicios para estímulos y otros gastos por
adquisición de servicios.”
3.2 Contratación
La Secretaria General a través del Grupo de Gestión Administrativa en cumplimiento de
sus funciones y según las necesidades presentadas por la entidad, ha adelantado los
estudios de mercado, estudios previos, pliegos de condiciones, según sea el caso, para
las contrataciones de prestación de servicios requeridas, lo que ha permitido garantizar
que se cuente de manera ininterrumpida con los servicios de Aseo y Cafetería, Vigilancia
Privada, Correspondencia, Fotocopiado, Mantenimiento Preventivo y Correctivo con
suministro de repuestos para los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la entidad o
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de los que le hayan sido entregados a cualquier titulo para el cumplimiento de sus
funciones, suministro de combustible y lubricantes, arrendamiento de parqueaderos,
adquisición de papelería y útiles de escritorio, entre otros. Se anexa cuadro de contratos
en ejecución.
Es importante mencionar que según lo previsto en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de
la ley 80 de 1993, en el artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012, se presentaron los
respectivos estudios previos en los que se establece la necesidad de adelantar el proceso
contractual para la adquisición de sillas ergonómicas, cuyo objeto es: “Contratar la
adquisición de diez (10) sillas ergonómicas de alta gama y doscientas veintiséis (226)
sillas ergonómicas, para las diferentes dependencias del Ministerio de Justicia y del
Derecho, y conforme a las especificaciones técnicas”.
El plazo de ejecución establecido será por un (1) mes contado a partir de la suscripción del
contrato y cumplidos los requisitos de ejecución.
El valor del contrato podrá ser hasta por la suma de ochenta y cuatro millones ochocientos
cuatro mil ciento cuarenta y seis pesos ($84.804.146.oo) ML.
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2. GESTIÓN DOCUMENTAL (ÁREA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA)
2.1 Archivo
2.1.2 Antecedentes
A partir de la escisión del Ministerio de Interior y de Justicia, al Grupo de Gestión
Administrativa del Ministerio de Justicia y del Derecho se le asignaron, entre otras, la
función de coordinar, supervisar y controlar la producción, recepción, organización,
almacenamiento, preservación, recuperación y consulta de la documentación de la
entidad.
Los parámetros para el manejo y administración de los archivos de las entidades
señaladas en la Ley 1444 de 2011, y concretamente del creado Ministerio de Justicia y del
Derecho, están consignados en Decreto 2897 de 2011, Decreto 3183 de 2011, Circular
Externa 004 de 2011 del Archivo General de la Nación y demás normas archivísticas
aplicadas.
De acuerdo con lo señalado en los documentos indicados y a partir de la fecha de su
creación, esta cartera ministerial está en obligación de:
1. Recibir del Ministerio del Interior (reorganizado) los contratos y convenios vigentes,
celebrados por el Ministerio del Interior y de Justicia cuyo objeto corresponda a las
funciones y actividades propias del Ministerio de Justicia y del Derecho; los
procesos judiciales, de cobro coactivo y disciplinarios en los que sea parte el
Ministerio del Interior y de Justicia y cuyos objeto o sujeto procesal deben ser
adelantados por el Ministerio de Justicia y del Derecho; los demás archivos de
gestión de los cuales sea el titular el Ministerio del Interior y de Justicia y que
tengan relación con las competencias del Ministerio de Justicia y del Derecho.
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2. Recibir de la Dirección Nacional de Estupefacientes en liquidación los procesos
disciplinarios pendientes; los procesos de acción de extinción de dominio; los
procesos de cobro coactivo.
3. Recibir del Ministerio de Interior (reorganizado) los fondos documentales del antiguo
Ministerio del Interior y de Justicia y del Fondo de Seguridad de la rama Judicial.
4. Recibir de la Dirección Nacional de Estupefacientes al finalizar la liquidación el total
de su acervo documental.
5. Elaborar nuevas Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración
Documental – TVD
6. Elaborar y presentar al ente rector el plan de trabajo archivístico que garantice la
adecuada elaboración y aplicación de las TRD y TVD de la entidad, así como
normalización e implementación de los procesos de gestión documental, y la
asignación de los espacios adecuados para los archivos, tanto de gestión como
central.
Es importante mencionar, que aunque las directrices del manejo de los archivos del
escindido Ministerio señalaban claramente que los archivos de gestión, salvo los de
competencia del nuevo Ministerio, deben quedarse con la entidad reorganizada, la
situación real fue otra. En el edificio asignado para el funcionamiento del Ministerio de
Justicia y del Derecho quedaron los documentos de propiedad del Ministerio del Interior
(reorganizado). La tarea de inventariar y entregar estos documentos se suma a las
obligaciones anteriormente descritas.
De igual forma, como medida transitoria y hasta que nuevo Ministerio de Justicia y del
Derecho no elabore las nuevas Tablas de Retención Documental - TRD, las dependencias
productoras siguen clasificando sus documentos según la última versión de las TRD del
Ministerio del Interior y de Justicia.
Actualmente, el Archivo Total del Ministerio de Justicia y del Derecho está conformado por:
a. Archivo de gestión
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b. Los documentos que quedaron en los archivos de gestión de las dependencias
escindidas del Ministerio del Interior y de Justicia
c. Los documentos producidos y recibidos por el Ministerio de Justicia y del
Derecho a partir de 11 de agosto de 2011
Archivo central
a. Fondo documental del antiguo Ministerio de Justicia y del Derecho (antecesor de
Ministerio del Interior y de Justicia)
b. Fondo documental del Fondo de Seguridad de la Rama de Justicia liquidado.
Los fondos documentales a cargo del Ministerio de Justicia y del Derecho actualmente se
encuentran bajo custodia del Ministerio del Interior ubicados en la Carrera 10 # 15 - 22,
piso 8° (edificio DANSOCIAL), toda vez que esta Cartera Ministerial no cuenta con un
espacio físico para su traslado y almacenamiento. La consecución de las instalaciones
para el archivo central de la entidad es de vital importancia, debido a que:
Se deben recibir los archivos de gestión de cada una de las dependencias de la entidad
pendientes de ser transferidos al archivo central, por cumplir con su tiempo de retención.
Esta actividad no se ha podido programar por no contar con el espacio físico requerido.
Para vigencia 2013 fue formulado y presentado ante DNP un proyecto de inversión cuyo
objeto es la organización de los fondos documentales a cargo del Ministerio de Justicia y
del Derecho. La ejecución del este proyecto requiere de un espacio físico que permita la
ubicación de un grupo de personas y acceso a la documentación.
Según la normatividad vigente, el Ministerio de Justicia y del Derecho deberá recibir el
total del acervo documental de la Dirección Nacional de Estupefacientes al terminar el
proceso de su liquidación. Cabe mencionar, que el volumen de documentación a recibir
supera seis (6) veces el volumen de lo que hoy en día es el archivo central de este
Ministerio.
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2.1.3 Actuaciones
Objetivos generales
La gestión de documentos del Ministerio de Justicia y del Derecho se enmarca dentro del
concepto de Archivo Total, comprendiendo la conformación de los archivos desde la
perspectiva del ciclo vital de los documentos, y de forma expresa, refiere entre otros
aspectos, a la obligación de elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental -
TRD, instrumento archivístico que identifica los documentos que produce, recibe y debe
conservar la entidad; formular las políticas archivísticas de la entidad; reglamentar
metodologías para la recepción, producción y organización de los documentos; conservar
y preservar el patrimonio documental.
Personal
Es importante mencionar que el Grupo de Gestión Administrativa se ha venido
fortaleciendo con el nombramiento de personal para apoyar el cumplimiento de sus
funciones, no obstante lo anterior, se hace necesario contar como mínimo con 3
funcionarios más que contribuyan con el desarrollo de las actividades correspondientes al
tema que nos ocupa.
Recursos
El Grupo de Gestión Administrativa ajustó de acuerdo con las necesidades reales del
nuevo Ministerio, el proyecto de inversión № 2011011000299 “Apoyo en la elaboración de
TVD, depuración y digitalización de los fondos documentales archivo central del Ministerio
de Justicia y del Derecho en Bogotá D.C.” en el cual en su primera etapa, vigencia 2012,
se plantea la elaboración de las Tablas de Retención Documental – TRD del Ministerio de
Justicia y del Derecho y Tablas de Valoración Documental – TVD de los fondos
documentales a cargo. Recursos aprobados - $ 32’344.980.
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La segunda etapa, vigencia 2013, comprende la organización de los fondos documentales
a cargo del Ministerio y tiene recursos aprobados por $ 490’000.000.
En la tercera etapa, vigencia 2014, se proyecta digitalizar y/o microfilmar la documentación
seleccionada en la segunda etapa, con el fin de facilitar la búsqueda de información y
preservar la documentación original. El valor solicitado para esta actividad es de
$175’000.000 pendiente de aprobación por parte de DNP.
2.1.4 Actividades desarrolladas
El plan de trabajo del proceso de gestión documental fue diseñado basándose en la
normatividad archivística, lo señalado en el Decreto 2897 de 2011, el análisis de la
situación actual del Ministerio de Justicia y del Derecho en materia archivística y teniendo
en cuenta los recursos disponibles. El plan fue presentado y aprobado por el Comité de
Archivo en el Acta № 01. A la fecha fueron realizadas las siguientes acciones:
A. Atención de solicitudes relacionadas con la información que reposa en el archivo
central de la entidad.
B. Se realizó el levantamiento parcial de la información para el diagnóstico integral de
archivo de la entidad. El diagnóstico se completará en las etapas de investigación
preliminar sobre la institución y análisis e interpretación de la información
C. recolectada en el proceso de elaboración de las Tablas de Retención Documental
- TRD y de las Tablas de Valoración Documental - TVD.
D. En cumplimiento a lo señalado en el Decreto 2897 de 2011 y bajo las directrices
del Archivo General de la Nación, continúa el proceso de entrega y recibo de los
archivos del escindido Ministerio del Interior y de Justicia. La entrega del archivo
Central se encuentra en un 75% y los archivos de Gestión en un 90%.
E. Continúa el ajuste de los procedimientos propios de gestión documental.
F. Mediante el Acuerdo No. 07 de 1994 del Archivo General de la Nación “Por el cual
se adopta y expide el Reglamento General de Archivos”, en su artículo 19,
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modificado por el artículo 4 del Acuerdo 12 de 1995 establece que cada entidad
creará un Comité de Archivo legalizado mediante acto administrativo
correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir
las políticas y adoptar programas de trabajo y de la toma de decisiones en los
procesos administrativos y técnicos del Archivo de cada entidad. Es así que en la
fecha 10 de abril del 2012 fue expedida la Resolución 249, por la cual se crea el
Comité de Archivo del Ministerio de Justicia y del Derecho.
G. Fue actualizado y registrado en el SUIFP del proyecto de inversión para la
vigencia 2012 con recursos asignados de $ 32’344.980, y cuyo alcance es la
elaboración de los instrumentos archivísticos fundamentales que son las TRD y
TVD; el diagnóstico de los fondos documentales a cargo del Ministerio y la
capacitación del personal de la entidad en materia archivística.
H. La elaboración de las nuevas Tablas de Retención Documental – TRD es de
obligatorio cumplimiento para la entidad y es punto de partida para las demás
actividades relacionadas con gestión documental. Para cumplir con el objetivo, se
realizó el estudio y análisis de mercado para la elaboración de las Tablas de
Retención y Valoración Documental, se formuló una consulta ante ente rector
sobre contratación de los servicios archivísticos, se elaboró el estudio previo para
la contratación del profesional de apoyo para elaboración de las TRD y TVD y se
presentó junto con los documentos soporte a la Secretaría General, a fin de que
se estudie la viabilidad jurídica de adelantar el proceso de contratación.
I. Fue actualizado y registrado en el SUIFP el proyecto de inversión para la vigencia
2013, por un valor aprobado de $ 490’000.000, y 2014, por un valor de $
175’000.000 pendiente de aprobación, cuyo objeto es “Apoyo en la elaboración
TVD, depuración y digitalización de los fondos documentales archivo central del
Ministerio de Justicia y del Derecho”.
J. Para avanzar con las demás actividades propuestas es indispensable contar con
las Tablas de Retención y Valoración Documental, instrumentos indispensables
para la creación, organización, preservación y control de archivos y organización
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de los Fondos Documentales Acumulados a cargo del Ministerio de Justicia y del
Derecho.
2.1.5 Actividades pendientes por realizar
1. Continuar con el servicio de consulta.
2. Concluir el proceso de entrega y recibo de los archivos del escindido Ministerio del
Interior y de Justicia.
3. Elaborar, aprobar e implementar las TRD.
4. Elaborar, aprobar y aplicar las TVD.
5. Programar y realizar las transferencias primarias.
6. Aprobar el Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia del Ministerio.
7. Caracterizar el proceso de Gestión Documental y aprobar los manuales.
8. Implementar los procedimientos de gestión Documental dentro de la entidad.
9. Reubicar el archivo central.
10. Organizar los fondos documentales a cargo del Ministerio.
Es importante reiterar que se necesita de carácter urgente la consecución de un espacio
físico que permita la ubicación del archivo central, a fin de poder organizar los fondos
documentales y evitar hallazgos de los entes de control.
2.2 Desarrollo Correspondencia
Debido a la escisión del Ministerio del Interior y de Justicia del 11 de agosto de 2011, y
teniendo en cuenta la actualización de la versión del aplicativo de correspondencia SIGOB
en la misma época,
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el Grupo de Gestión Administrativa - Correspondencia desarrollo las siguientes acciones,
con miras a contribuir con la buena gestión:
1. Revisión de los procedimientos en producción para conocer si serian soportados,
y evaluación del impacto de los nuevos procedimientos en la mecánica diaria de
trabajo de los funcionarios de la institución.
2. Preparación de documentación y esquemas con Procedimientos y pantallas
anteriores vs Procedimientos y pantallas nuevas. (Está colgado en un link en la
página del Ministerio).
3. Presentación de la nueva versión del sistema a funcionarios de la Subdirección de
Sistemas y del Grupo de Gestión Administrativa.
4. Revisión y definición de los nuevos datos de parametrización (objetivos/resultados
de la correspondencia, tipos de documentos, plazos de gestión, etc.).
5. Definición del equipo de funcionarios multiplicadores (FM) para las dependencias
del Ministerio a ser capacitados.
6. Definición con los funcionarios multiplicadores de la estrategia de capacitación al
resto de funcionarios de la Institución, Grupos, fechas, horarios, lugar, etc.
7. Capacitación a funcionarios que registran la correspondencia de origen externa en
la Mesa de Entrada.
8. Capacitación a funcionarios multiplicadores para realizar la replicación del
conocimiento en todas las dependencias del Ministerio.
Es importante mencionar que se continúa con las capacitaciones, a fin de mantener
actualizado al personal de la entidad.
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2.2.1 Puesta en Operación de la nueva versión
Se establecieron tres módulos, así:
SIGOB HISTORICO MIJ: Contiene toda la información de la correspondencia archivada y
pendiente de gestión hasta el día 11 de agosto de 2011.
Este modulo sirve únicamente para la consulta de la información, no se podrán elaborar
nuevos documentos de correspondencia.
SIGOB MJD: en el cual se recibe la correspondencia de origen externa que a partir del 11
de agosto fue dirigida a esta Cartera para su trámite correspondiente. De la misma forma,
se pueden elaborar correspondencia de origen interna (oficios, memorandos, etc)
vinculada a los trámites de competencia de ésta entidad. En éste modulo se deberá
elaborar la respuesta a la correspondencia histórica del MIJ, haciendo referencia al código
de radicado EXT11– xxx (donde xxx se refiere al consecutivo correspondiente).
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA: Este modulo es de manejo exclusivo de la mesa
de entrada de correspondencia, mediante el cual se registra y transfiere la
correspondencia a cada una de las dependencias del Ministerio.
Para la entrada en producción del Sigob se expidió una circular, mediante la cual se
establecían directrices para el manejo del aplicativo. (Se anexa)
Es así, como para lograr el objetivo que nos ocupa, se adelantaron las siguientes
acciones:
Desde el 12 y hasta el 19 de agosto de 2011, el Ministerio de Justicia y del Derecho
no contó con el aplicativo SIGOB Correspondencia, toda vez que éste se
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encontraba en etapa de implementación, puesta en marcha de la actualización y
pruebas del modulo de registro de correspondencia.
Así mismo, el 22 de agosto solamente comenzó en producción el modulo de
registro de correspondencia de la nueva versión del aplicativo para la mesa de
entrada. Pero el modulo de gestión de correspondencia para los demás usuarios
del Ministerio, se encontraba inactivo, debido a que solo se podía iniciar su
ejecución, una vez se contará con la planta de personal definida y los códigos
correspondientes a cada dependencia, a fin de poder asignar con estos datos los
funcionarios destinatarios y responsables del aplicativo en cada despacho.
El 06 de febrero de 2012, entró en producción el módulo de gestión de
correspondencia, para todos los funcionarios del Ministerio.
El Aplicativo Sigob – Correspondencia, tiene como objetivo general:
Dar a conocer las actividades que se realizan en el área de correspondencia, la forma
automatizada de como se controla la misma en el Ministerio de Justicia y del Derecho.
Para su desarrollo:
Se cuenta con personal debidamente capacitado y los medios necesarios, que permiten
recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter
oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico,
consulta ciudadana a través de la página web del Ministerio u otros, que facilitan la
atención de las solicitudes presentadas por los usuarios.
Este procedimiento aplica desde la recepción hasta la distribución de las comunicaciones
a las dependencias de destino del Ministerio de Justicia y del Derecho.
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Toda la correspondencia ingresa por la mesa de entrada del área de correspondencia del
Ministerio de Justicia y del Derecho, ya que las dependencias no deben recibir los oficios
físicos directamente.
2.2.2 Clasificación de la Correspondencia:
Correspondencia recepcionada: Es la recibida de organizaciones externas, como
cartas, oficios, solicitudes, telegramas, tutelas, reparaciones directas,
reparaciones administrativas e informes entre otros.
Correspondencia Emitida: Es aquella que se remite como respuesta a personas u
organizaciones externas.
Correspondencia interna: Es la correspondencia entre dependencias, como
memorandos, informes, circulares, proyectos, resoluciones, decretos, etc.
2.2.3 Control de Documentos:
Con base en la actualización se hizo necesario que todos los funcionarios del Ministerio
conocieran la nueva forma de registrar, tramitar y elaborar los documentos en el aplicativo,
su procedimiento de creación, modificación, corrección o anulación.
2.2.4 Otras Actividades
Supervisar el correcto tratamiento y control de la documentación oficial en el
Ministerio, de acuerdo a lo registrado en el aplicativo.
Llevar una estadística a diario, quincenal y mensual de la correspondencia que
ingresa a la entidad como también la que se produce.
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Revisar y modificar los procedimientos de recibo y envío de correspondencia.
Crear el procedimiento de trámite y control de correspondencia.
Capacitar a los funcionarios nuevos.
Capacitar a los funcionarios que así lo requieran.
Capacitar constantemente a los funcionarios de la mesa de entrada.
Responder las solicitudes de las dependencias de la entidad.
Dar soporte en la parte funcional del aplicativo.
Se recibió un promedio mensual de documentos de 2117
Se recibió un promedio mensual de documentos de 2533
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Despacho de correspondencia interna
La mesa de salida de correspondencia cuenta con dos (2) funcionarias de planta, quienes
son las encargadas de recibir, clasificar y entregar la correspondencia producida por la
entidad a la firma Servicios Postales Nacionales S.A, con quienes por ley se suscribió el
convenio interadministrativo No. 114 de 2012, cuyo objeto es: el envió de los documentos,
a nivel local, nacional e internacional, A fin de garantizar la fluidez de la información
emanada de la entidad y propendiendo por respuestas oportunas a Acciones de Tutela,
Derechos de Petición, entre otras, se hace necesario mantener vigente, sin interrupción
alguna, el Convenio Interadministrativo que por Ley debe suscribirse con Servicios
Postales Nacionales, con el fin de que la entidad no incurra en incumplimientos que
generen investigaciones y procesos judiciales innecesarios.
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Se despacho un promedio mensual de documentos de 2668
3. Almacén e Inventarios
3.1 Almacén, Bienes e Inventarios
Atendiendo lo normado en los artículos 33 y 37 de los Decretos 2893 y 2897 de 2011, esta
Cartera Ministerial recibió como transferencia a titulo gratuito los bienes muebles e
inmuebles que se relacionan a continuación, para el funcionamiento de la entidad:
Listado de Resoluciones de Transferencias de Bienes Muebles Recibidos del Ministerio del Interior
01 de Noviembre 01 de 2011 al 29 de marzo de 2012
RESOLUCION No. OBJETO BENEFICIARIO VALOR HISTORICO
238 de 15 de noviembre de 2011
Por la cual se transfieren bienes muebles del
Ministerio del Interior al Ministerio de Justicia y del
Derecho
Ministerio de Justicia y Del
Derecho 126.684.441.37
239 de 15 de noviembre de 2011
Por la cual se transfieren bienes muebles del
Ministerio del Interior al Ministerio de Justicia y del
Derecho
Ministerio de Justicia y Del
Derecho 707.522.724.19
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382 de 30 de noviembre de 2011
Por la cual se transfieren bienes muebles del
Ministerio del Interior al Ministerio de Justicia y del
Derecho
Ministerio de Justicia y Del
Derecho 2.100.213.991,20
689 de 30 de diciembre de 2011
Por la cual se transfieren bienes muebles del
Ministerio del Interior al Ministerio de Justicia y del
Derecho
Ministerio de Justicia y Del
Derecho 1.521.773.818.96
695 de 30 de diciembre de 2011
Por la cual se transfieren bienes muebles del
Ministerio del Interior al Ministerio de Justicia y del
Derecho
Ministerio de Justicia y Del
Derecho 1.313.372.587.30
696 de 30 de diciembre de 2011
Por la cual se transfieren bienes muebles del
Ministerio del Interior al Ministerio de Justicia y del
Derecho
Ministerio de Justicia y Del
Derecho 2.905.050.949.62
Valor Total 2011 8.674.618.512.64
Listado de Resoluciones de Transferencias de Bienes Inmuebles Recibidos del Ministerio del Interior
01 de Noviembre 01 de 2011 al 29 de febrero de 2012
RESOLUCION No. OBJETO BENEFICIARIO VALOR HISTORICO
404 de 05 de diciembre de 2011
Por la cual se transfieren bienes inmuebles del
Ministerio del Interior al Ministerio de Justicia y del
Derecho
Ministerio de Justicia y Del
Derecho 3.592.495.640.22
584 de 21 de diciembre de 2011
Por la cual se transfieren bienes inmuebles – Terreno
la Gloria del Ministerio del Interior al Ministerio de
Justicia y del Derecho
Ministerio de Justicia y Del
Derecho 720.000.000,00
354 de 29 de febrero de 2012
Por la cual se transfieren bienes inmuebles – Terreno
Rural San Isidro del Ministerio del Interior al
Ministerio de Justicia y del Derecho
Ministerio de Justicia y Del
Derecho 174.293.000,00
Valor Total 2012 4.486.788.640,22
Listado de Resoluciones de Transferencias de Bienes Muebles - Vehículos Recibidos del Ministerio del Interior
01 de Noviembre 01 de 2011 al 29 de marzo de 2012
RESOLUCION No. OBJETO BENEFICIARIO VALOR HISTORICO
444 de 07 de diciembre de 2011
Por la cual se transfieren bienes muebles ‐ vehículos
del Ministerio del Interior al Ministerio de Justicia y
del Derecho
Ministerio de Justicia y Del
Derecho 114.040.000,00
445 de 07 de diciembre de 2011
Por la cual se transfieren bienes muebles ‐ vehículo
del Ministerio del Interior al Ministerio de Justicia y
del Derecho
Ministerio de Justicia y Del
Derecho 45.650.000,00
694 de 30 de diciembre de 2011 Por la cual se transfieren bienes muebles – vehículo
del Ministerio del Interior al Ministerio de Justicia y Ministerio de Justicia y Del
194.227.595,62
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Se anexa informe de relación de bienes, arrojado por el software de manejo de almacén,
bienes e inventarios PCTG
El Grupo de Gestión Administrativa – Almacén e Inventarios, teniendo en cuenta la
importancia de mantener actualizado el manejo de almacén e inventarios, ha adelantado y
continua adelantando las siguientes tareas, desde noviembre de 2011, fecha en la cual se
empezó a recibir la
Transferencia de bienes y realización de los respectivos registros en el programa de
almacén e inventarios, así:
a. Actualización y Normalización Manejo de Bienes.
Se realizaron los registros correspondientes a las primeras transferencias de bienes y saldos iniciales del almacén.
Se realizó capacitación en el manejo del sistema PCTG para los funcionarios del almacén general y los auxiliares encargados de la Bodega, igualmente se verificaron y registraron entradas y salidas en PCTG, y se registró la depreciación a diciembre de 2011, conciliadas por contabilidad, para proceder al cierre de dicha vigencia, y la entrega al Grupo de Gestión Financiera y Contable de los respectivos comprobantes contables.
Durante el mes de abril del presente año, se verificaron y registraron los documentos soporte de entradas y salidas correspondientes al primer trimestre del año en curso, procediendo a realizar cierres, con las respectivas elaboraciones y entregas de comprobantes contables y conciliaciones al Grupo de Gestión Financiera y Contable, para los meses de enero, febrero y marzo.
En el mes de mayo de 2012, se programó y se realizó la verificación, revisión y registro de los documentos soporte de entradas y salidas para los meses de abril y mayo de 2012, además de ejecutar los respectivos cierres de mes, elaborados y conciliados los comprobantes contables con el Grupo de Gestión Financiera y Contable.
A partir del mes de junio se culminó el proceso de actualización y se dio inicio a la normalización de los movimientos de entradas y salidas. Es de anotar que nuestro Objetivo Estratégico lo cumplimos, en forma simultánea con la atención de
del Derecho Derecho
Valor Total 2011 353.917.595,62
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solicitudes, pedidos y/o requerimientos de todas las dependencias de esta Cartera Ministerial.
Durante los últimos meses se han realizado labores de gestión para trámites de transferencia de bienes a otras entidades, como son certificaciones, actas de entrega y recibo de bienes.
Igualmente se han realizado labores de apoyo en la gestión de compras para útiles y elementos de oficina; como también informes de gestión requeridos.
b. Actualización Inventarios Personalizados.
Se proyecto circular informativa, mediante la cual se comunica a los funcionarios de la
entidad que a partir del 1 de agosto del presente año se continuará con la actualización en
el manejo y
Control de inventarios de bienes en servicio. Esta es una labor constante que debe
efectuarse con las novedades de personal o por cambio de elementos.
c. Depuración de Inventarios:
En la tarea permanente de la depuración de activos de esta Cartera Ministerial, se realizó
la selección y clasificación de bienes en alto grado de deterioro u obsolescencia, los
cuales se encuentra ubicados en una bodega del Almacén General, listos para continuar
con los debidos tramites de Baja de Bienes.
A la fecha se encuentra pendiente tramitar la proyección de la resolución para la baja de
estos bienes, conforme a lo establecido en las norma.
d. Actualización de Procedimientos de Gestión de Bienes:
Se elaboro proyecto de procesos y procedimientos de Gestión de Bienes, los cuales se
ajustaron de acuerdo a las necesidades de la Entidad, además se tuvieron en cuenta las
recomendaciones efectuadas por la Contraloría para dar cumplimiento al Plan de
Mejoramiento.
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e. Transferencias Definitivas de bienes:
En el desarrollo del Convenio de Gestión Integral No. 366 de 2010 suscrito con el Fondo
Financiero de Proyectos de Desarrollo – FONADE, para la Dotación de Menaje para
Talleres,
Suministro de Vehículos - Bus, en los Establecimientos de Reclusión del Orden Nacional –
ERON, se generaron los siguientes proyectos de Resolución para realizar bajas por
transferencia de bienes, así:
Listado Proyectos de Resolución de Bajas por Transferencia
CONTRATO No.
/ RESOLUCION
OBJETO BENEFICIARIO VALOR
111508 de 2011
Adquisición de microbuses para el transporte de internos y personal del INPEC para cinco establecimientos carcelarios a nivel nacional correspondientes a Bogotá, Medellín, Ibagué, Guaduas y Jamundí.
INPEC $1.317.348.000,00
110708 de 2011
Adquisición de Herramientas, Equipos e Insumos de transformación industrial para el área de metalmecánica del establecimiento carcelario – ERON Jamundí – Valle.
INPEC $41.400.000,00
110800 de 2011
Adquisición de Herramientas, Equipos e Insumos de transformación para los Talleres de Ebanistería y Talla en Madera de tres (3) Establecimientos Penitenciarios ubicados en las ciudades de Jamundí, Ibagué y Guaduas.
INPEC $460.796.741,00
110795 de 2011
Adquisición de Herramientas, Equipos e Insumos de transformación industrial para los Talleres de Mecánica y Mantenimiento de los ERON ubicados en las ciudades de Bogotá. Medellín, Jamundí, Ibagué y Guaduas.
INPEC $382.805.000,00
S. N. Por la cual se transfieren unos bienes muebles – Equipos de Cómputo de propiedad del Ministerio de Justicia y del Derecho.
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del
Estado $54.833.200,00
S. N. Por la cual se transfieren unos bienes muebles – Equipos de Cómputo de propiedad del Ministerio de Justicia y del Derecho.
Ministerio del Interior $53.889.145.50
S.N. Por la cual se transfieren unos bienes muebles de propiedad del Ministerio de Justicia y del Derecho a la Defensoría del Pueblo
D Defensoría del Pueblo $1.000.394.006,29
S.N. Por la cual se transfiere el predio “La Gloría” ubicado en Cartagena Bolívar al Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC
INPEC $720.000.000,00
Valor Total 2012 $4.031.466.092,79
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Saldos de Elementos de Consumo en almacén con corte al 27 de Julio de 2012
DESCRIPCION ELEMENTO UNIDAD EXISTENCIAS FISICAS A
27 DE JULIO 2012
ACETATOS PARA FOTOCOPIADORAS UNIDAD 4 ARCHIVADORES O LEGAJADORES AZ TAMAÑO OFICIO UNIDAD 46 BANDAS DE CAUCHO CAJA X 25 GRS CAJA 0 BOLIGRAFO NEGRO UNIDAD 1.422 BOLIGRAFO ROJO UNIDAD 453 CASETTES DE AUDIO DE 90 MINUTOS UNIDAD 42 CDS R - GRABABLE UNIDAD 205 CDS RW - REGRABABLE UNIDAD 488 CINTA DE ENMASCARAR DE 2" ROLLO 24 CINTA PARA RELOJ WIDMER ROLLO 6 CINTA PEGANTE TRANSPARENTE DE 1" ROLLO 55 CINTA TRANSPARENTE DE 12 mm X 40 ROLLO 44
CUCHILLAS PARA BISTURI CAJA 0
DISKETTE 31/2HD X 10 UN CAJA 10 DVD R - GRABABLE UNIDAD 396 DVD RW -REGRABABLE UNIDAD 389
ETIQUETAS AUTOADHESIVAS REGF 2720 UNIDAD 1
ETIQUETAS AUTOADHESIVAS REGF 6935 PAQUETE 43 FOLDER CELUGUIA HORIZONTAL TAMAÑO OFICIO UNIDAD 871 FOLDER COLGANTE TAMAÑO OFICIO UNIDAD 560 FOLDER BLANCO DE 4 ALETAS OFICIO UNIDAD 0
Listado de Resoluciones de Bajas por Transferencia
RESOLUCION OBJETO BENEFICIARIO VALOR
Número 0328 de 16 de mayo de 2012
Por la cual se transfiere un inmueble ubicado en Florencia Caquetá
INPEC 174.293.000,00
Valor Total 2012 174.293.000,00
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GANCHOS CLIPS ESTÁNDAR CAJA 161 GANCHOS MARIPOSA CAJA 52 GANCHOS PARA COSEDORA INDUSTRIAL CAJA 21 GANCHOS PARA COSEDORA STANDAR CAJA 64 GANCHOS PARA LEGALAR X 100 UNICABEZA PAQUETE 0
HOJA MEMBRETEADA TAMAÑO CARTA HOJA 250
HOJA MEMBRETEADA TAMAÑO OFICIO HOJA 750 LAPICES MINA NEGRA UNIDAD 654 LAPICES ROJOS UNIDAD 357 LIBRETA CUADRICULADA TAMAÑO OFICIO UNIDAD 103 MARCADORES PERMANENTES UNIDAD 91 MARCADORES SECOBORRABLES UNIDAD 151 MARCADORES PARA TELA UNIDAD 1
MICROCASETTES X 3 UNIDADES PAQUETE 12 NOTA ADHESIVA 75 X 1000 MM UNIDAD 131 PAPEL BOND TAMAÑO CARTA RESMA 552 PAPEL BOND TAMAÑO OFICIO RESMA 101
PAPEL PARA SUMADORA X 57MM ROLLO 20 PAPEL TERMICO PARA FAX ROLLO 115 PASTA CATALOGO DE 1 " UNIDAD 64 PASTA CATALOGO DE 2 " UNIDAD 56 PEGANTE EN BARRA x 21 grs. UNIDAD 56 PEGANTE LIQUIDO X 125 GRS FRASCO 124 PERFORADORAS STANDARD UNIDAD 13 PILAS ALKALINAS AA X 2 PAR 20 PILAS ALKALINAS AAA X 2 PAR 42
REGLAS PARA OFICINA UNIDAD 0 RESALTADORES VARIOS COLORES UNIDAD 140 SOBRES BLANCO OFICIO UNIDAD 3.800 SOBRES DE MANILA CARTA UNIDAD 1.980 SOBRES DE MANILA OFICIO UNIDAD 1.758 SOBRES DE MANILA GIGANTE UNIDAD 660 SOBRES TAMAÑO 23,4 X 12CM CON MEMBRETE UNIDAD 741 SOBRES TAMAÑO 23,8 X 30 CM CON MEMBRETE UNIDAD 700 SOBRES TAMAÑO 25 X 34,8 CON MENBRETE UNIDAD 800 SOBRES TAMAÑO LORD CON MEMBRETE UNIDAD 250
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TINTA PARA SELLOS UNIDAD 0
TONER HP LASER JET 400 HP C4127X UNIDAD 3
TONER HP 6578D COLOR UNIDAD 12
TONER HP CC364A UNIDAD 5
TONER HP C4217X UNIDAD 0
TONER HP Q1338A UNIDAD 5
TONER LASER JET Q5942X UNIDAD 2
TONER LEXMAR REF 64418XL ALTO UNIDAD 11
TONER PARA FOTOCOPIADORA XEROX 106R01047C20/M20 UNIDAD
1
TONER PARA IMPRESORA 92274A UNIDAD 5
TONER PARA IMPRESORA DELL 5210 UNIDAD 2
TONER PARA IMPRESORA JET 3903A UNIDAD 7
TONER PARA IMPRESORA HP 51645A UNIDAD 14
TONER PARA IMPRESORA LEXMAR E24018SLE 230 UNIDAD 5
TONER PARA IMPRESORA HP Q2612A UNIDAD 4
TONER PARA IMPRESORA HP Q3960A UNIDAD 5
TONER PARA IMPRESORA HP Q3961A UNIDAD 5
TONER PARA IMPRESORA HP Q3962A UNIDAD 5
TONER PARA IMPRESORA HP Q3963A UNIDAD 5
TONER PARA IM PRESORA HP Q3964A UNIDAD 2
BANDERA DE COLOMBIA EN SATIN DOBLE FAZ 1.60 X 1.00 MTS UNIDAD 2
BANDERA DE COLOMBIA EN SATIN DOBLE FAZ 3.0 X 2.00 MTS UNIDAD 4
BASE EN MADERA 30 CM Y ASTA DE 2 METROS UNIDAD 2
Ahora bien, y teniendo en cuenta las cantidades de bienes de consumo detalladas
anteriormente, se recomienda adelantar proceso de mínima cuantía para la adquisición de
toner y papelería y útiles de escritorio, a fin de suplir la necesidad de la entidad mientras
se tramitan vigencias futuras ante el Ministerio de Hacienda y Crédito publico, que
permitan a adelantar proceso de menor cuantía que garantice el suministro de bienes de
manera ininterrumpida.
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3.2. Tareas proyectadas
La adquisición del software de identificación de bienes devolutivos y lectores de código de barras para facilitar la toma física de inventarios.
Continuar la actualización a partir del 01 de agosto de 2012, el manejo y control de
inventarios de bienes en servicio de funcionarios, a través de inventarios personalizados.
Realización y verificación de registros en el sistema de Inventarios por transferencia
de bienes al INPEC, Ministerio del Interior, Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y a la Defensoría del Pueblo.
Elaborar el proyecto de resolución para la baja de bienes, conforme a lo establecido
en las normas.
Recepción, verificación y legalización del recibo de elementos adquiridos
recientemente para el funcionamiento de la entidad. Elaborar los registros pertinentes de ingreso y salida de los elementos en los
contratos de adquisición de bienes para dotación de equipos y menajes de los ERON.
Legalizar la transferencia definitiva de los bienes adquiridos por Ministerio de
Justicia y del Derecho, para diferentes municipios del país con destino a las Casas de Justicia y Centros de Convivencia Ciudadana, según sea el caso, para lo cual dependemos del proyecto de resolución que debe ser entregado por la Dirección de Métodos alternativos de solución de Conflictos.
4. Servicios Públicos
4.1 Pago de servicios públicos
Los recibos de pago de los servicios públicos de energía, acueducto y alcantarillado, aseo,
telefonía fija y celular que han llegado a la entidad, se encuentran todos tramitados y
radicados para pago en el Grupo de Gestión Financiera y Contable.
4.2. Líneas y telefonía
Carrera 9 No 12 C – 10 Bogotá D.C., Conmutador No. 4443100 http://www.minjusticia.gov.co/
Línea Quejas y Reclamos 01 800 09 11170 Página 109 de 173
a. Líneas Telefónicas operador Colombia Telecomunicaciones
Contamos con 24 líneas directas y (1) una línea 018000911170 Quejas y Reclamos
ubicadas en la sede en la cual funciona la entidad, Cra. 9 No. 12C-10
b. Líneas Telefónicas Operador Empresa de Teléfonos de Bogotá
Contamos con 42 líneas directas en la sede en la cual funciona la entidad, Cra. 9 No. 12C-
10
c. Líneas Operador AVANTEL S.A
Contamos con 21 Avanteles los cuales fueron entregados mediante contrato de comodato,
se encuentran asignados así:
Catorce (14) unidades a la Seguridad de la Señora Ministra de Justicia y del
Derecho
Una (1) unidad al despacho de la Señora Ministra de Justicia y del Derecho
Una (1) unidad al despacho de la Secretaría General
Tres (3) unidades a la seguridad del Viceministro de Política Criminal y Justicia
Restaurativa
Dos (2) unidades a la seguridad del Viceministro de Promoción de la Justicia
Es importante mencionar que las líneas Avanteles se requieren, a fin de mantener una
comunicación permanente que facilite la prestación de los servicios.
d. Operador Colombia Telecomunicaciones S.A (MOVISTAR)
Contamos con 18 líneas, las cuales se encuentran asignados así:
Diez (10) líneas celufijas asignadas a las diferentes dependencias de Ministerio de
Justicia y del Derecho. A través de estas se pueden realizar llamadas a teléfonos
celulares desde el teléfono fijo.
Carrera 9 No 12 C – 10 Bogotá D.C., Conmutador No. 4443100 http://www.minjusticia.gov.co/
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Se cuenta con ocho (8) equipos celulares Blackberry asignados, a la Ministra de
Justicia y del Derecho, Viceministro de Promoción de la Justicia, Viceministro de
Política Criminal y Justicia Restaurativa y Secretaria General 2 Equipos celular.
Desde el Grupo de Gestión Administrativa se mantiene contacto permanente con las
empresas que suministran los servicios, se hace revisión de las facturas y en los casos
que se consideran pertinentes, se solicita el cambio de planes por los que más favorezcan
a la entidad.
5. Amparo de Bienes Muebles e Inmuebles
En la actualidad el Ministerio de Justicia y del Derecho cuenta con las pólizas que se
relacionan en el siguiente cuadro, fruto del proceso de selección abreviada de menor
cuantía No. 06 de 2012.
GRUPO I PÓLIZA DESDE HASTA VALOR ASEGURADORA
1. Todo Riesgo Daños
Materiales 21358‐0 01‐05‐2012 17‐07‐2013
$101.511.934,16
RSA (Royal & Sun
Alliance Seguros S.A.)
2. Automóviles 32067‐0 01‐05‐2012 17‐07‐2013
RSA (Royal & Sun
Alliance Seguros S.A.)
3. Manejo Global para
Entidades oficiales 20220‐0 01‐05‐2012 17‐07‐2013
RSA (Royal & Sun
Alliance Seguros S.A.)
4. Responsabilidad Civil
Extracontractual 21977‐0 01‐05‐2012 17‐07‐2013
RSA (Royal & Sun
Alliance Seguros S.A.)
5. Transporte de Valores 23599‐0 01‐05‐2012 17‐07‐2013
RSA (Royal & Sun
Alliance Seguros S.A.)
GRUPO II PÓLIZA DESDE HASTA ASEGURADORA
6. Seguro Obligatorio en
Accidentes de Tránsito SOAT Respectivo
Dependiendo de la
fecha de expedición
Dependiendo de la
fecha de expedición $8.757.500
QBE Seguros S.A.
GRUPO III PÓLIZA DESDE HASTA ASEGURADORA
7. Responsabilidad Civil
Servidores Públicos 930‐87‐994000000001 01‐05‐2012 06‐05‐2013 $38.500.000
ASEGURADORA
SOLIDARIA DE
COLOMBIA LTDA
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Para el seguimiento y manejo de las anteriores pólizas, además de la Coordinación y
Supervisión interna propia de la Entidad, se tiene apoyo de la firma corredora de seguros
“JLT Valencia & Iragorri Corredores de Seguros S.A.”, la cual fue seleccionada mediante el
proceso de Concurso de Méritos No. 2 de 2011, firma con la cual se suscribió el Contrato
No. 23 del 13 de Diciembre de 2011.
Es importante mencionar que todos los bienes muebles e inmuebles que posee la entidad
entregados a cualquier titulo se encuentran cubiertos según sus características por las
pólizas relacionadas en el cuadro anterior.
5.1 Seguro Obligatorio Accidentes de Tránsito - SOAT
Todos los vehículos que se encuentran a cargo de la entidad, de propiedad o entregados a
cualquier titulo cuenta con seguro obligatorio.
5.1.2 Siniestros presentados durante lo corrido del año 2012
A la fecha se han reportado (4) cuatro siniestros, de los cuales han sido indemnizados, (2)
dos y se encuentran (2) dos en proceso de reclamación.
PLACA / INVENTARIO MARCA CLASE SINIESTRO TRAMITE
QFO 17B Suzuki Motocicleta Siniestro ocurrido el día 06 de mayo de 2012, objeto de un accidente de transito, motocicleta que pertenece al esquema de seguridad del Ministro
En proceso de reclamación ante la
aseguradora
OCK 010 Toyota Land
Cruiser Camioneta
Siniestro ocurrido el día 07 de mayo de 2012, objeto de un accidente de transito, vehículo que pertenece al esquema de seguridad del Ministro
Siniestro atendido e indemnizado por la
Aseguradora
OBG 339 Hongoi Automóvil Siniestro ocurrido el día 28 de junio de 2012, objeto de hurto de los espejos laterales, vehículo que pertenece al esquema de seguridad del Ministro
En proceso de reclamación ante la
aseguradora
26968 Dell Monitor Serie MY-
0F7170-47603-4CV-A9MQ
Siniestro ocurrido el 12 de julio de 2012, daño en equipo asignado a la Dirección de Justicia Transicional
En proceso de reclamación ante la
aseguradora
Informe siniestro motocicleta QFO-17b
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Mediante oficio de la Dirección de Protección y Servicios Especiales de la Policía
Nacional, fechado 23 de mayo de 2012, y suscrito por el Capitán Mario Javier Duran
González, Jefe esquema de seguridad Ministro de Justicia y del Derecho, se informó al
Grupo de Gestión Administrativa, la novedad de siniestro presentado el día 06 de mayo de
2012, aproximadamente a las 7 de la mañana, de la Motocicleta de placas QFO-17B,
propiedad del Ministerio de Justicia y del Derecho, la cual iba siendo conducida por el
Subintendente Wilson Fernando Silva Rincón y quien sufrió el accidente de tránsito.
De la misma manera, se informó que el expediente del hecho fue abocado por la URI de
Tunjuelito, Fiscal 301 local bajo el número 80828, y la motocicleta con daños fue
trasladada al parqueadero contratado por el Ministerio ubicado en la Cra. 8 No. 12b-58 de
esta ciudad.
Por lo tanto, el Grupo de Gestión Administrativa gestionó con la firma corredora de
seguros, la ubicación del taller que adelantaría la reparación de la motocicleta de
conformidad con el seguro respectivo, el 25 de mayo de 2012, fue asignada el taller
BERMOTOS S.A., ubicado en la Cra. 51 No. 134-58.
Sin embargo, se informo por el Subintendente Wilson Fernando Silva Rincón, quien tiene
asignada la motocicleta siniestrada, que dicho vehículo no se puede trasladar ya que
requiere de la correspondiente autorización del Fiscal de conocimiento, por ser un
elemento probatorio.
Por lo anterior, mediante oficio OFI12-0007998-SEG-4000 del 29 de mayo de 2012,
dirigido al Fiscal 301 local URI – Ciudad Bolívar -Tunjuelito, se solicito por parte de la
Secretaria General del Ministerio la entrega formal de la motocicleta para adelantar el
respectivo arreglo y continuar
apoyando el esquema de seguridad de la Entidad; autorizando para la entrega al
Subintendente Wilson Fernando Silva Rincón.
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No obstante lo anterior, el Subintendente Wilson Fernando Silva Rincón, al dirigirse a la
URI – Ciudad Bolívar de Tunjuelito, informa que el expediente fue trasladado a la Fiscalía
94 Unidad Estructura de Apoyo, en el complejo Paloquemado de Bogotá.
Por lo tanto, se dirigió nuevo oficio OFI12-0008426-SEG-4000 del 04 de junio de 2012, por
parte de la Secretaria General a la Fiscalía 94 Unidad de Apoyo, solicitando la entrega
formal de la motocicleta, oficio que hasta la fecha no ha tenido respuesta por parte de la
Fiscalía.
Por lo anterior, se realizara requerimiento.
La motocicleta se encuentra inmovilizada en Parking Internacional.
Todos los siniestros han sido comunicados al Grupo de Control Disciplinario Interno para
lo de su competencia.
6. Caja Menor
El Ministerio de Justicia y del Derecho, conto con una Caja Menor de Gastos
Administrativos para la vigencia fiscal 2011 la cual se aperturó el día 22 de septiembre del
mismo año, mediante resolución No. 0047 con los siguientes rubros:
RUBRO PRESUPUESTAL CUANTÍA POR RUBRO
OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS 21.466.000,00
OTRAS COMUNICACIONES Y TRANSPORTE 1.600.000,00
OTROS GASTOS POR IMPRESOS Y COMUNICACIONES 400.000,00
GASTOS JUDICIALES 100.000,00
TOTALES 23.566.000,00
Los cuales presentaron el comportamiento que se relaciona a continuación en lo
correspondiente a los gastos relacionados por rembolsos en lo corrido del año 2011:
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Materiales y Suministros $69.059.538.00 (Refrigerios, almuerzos, cenas y logística)
para reuniones que en cumplimiento de las funciones se deben adelantar de
manera ininterrumpida
Comunicaciones y Transportes $1.292.100.00
Gastos Judiciales $ 00.00
Impresos y Publicaciones 00.00
Gastos por Reembolso año 2011
Igualmente para la vigencia fiscal 2012, la entidad cuenta con una Caja Menor de Gastos
Administrativos, la cual se aperturó el día 23 de enero del mismo año, mediante resolución
No. 0046, con los siguientes rubros:
RUBRO PRESUPUESTAL CUANTÍA POR RUBRO
OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS $26.600.000.00
OTRAS COMUNICACIONES Y TRANSPORTE $2.300.000.00
OTROS GASTOS POR IMPRESOS Y COMUNICACIONES $500.000.00
GASTOS JUDICIALES 635.100.00
TOTALES $.30.035.100.00
Los cuales han presentado el comportamiento que se relaciona a continuación en lo
correspondiente a los gastos relacionados por rembolsos en lo corrido del año 2012:
PRIMER REEMBOLSO SEGUNDO REEMBOLSO TERCER REEMBOLSO CUARTO
REEMBOLSO
LEGALIZACION DE
FINITIVA CAJA
MENOR ALÑO 2011
TOTAL GASTOSPOR CAJA MENOR DICIEMBRE
26 DE 2011Resolucion No. 0162 del 21 de
noviembre de 2011
Resolucion No. 0191 del
01 diciembre de 2011
Resolucion No. 0219 del 13 de diciembre
de 2011
Resolucion No. 0242 del 16 de diciembre
de 2011
Resolucion No. 0397 del 20 de junio de
2012GASTO TOTAL CON IVA GASTO TOTAL CON IVA GASTO TOTAL CON
IVAGASTO TOTAL CON
IVAGASTO TOTAL CON
IVAOTROS MATERIALES Y SUMINISTRO 12.263.088,00 15.136.880,00 15.026.174,00 20.727.680,00 5.905.716,00 69.059.538,00 COMUNICACIÓN Y TRANSPORTE 708.400,00 361.100,00 92.000,00 84.600,00 46.000,00 1.292.100,00 OTRO IMPRESOS Y PUBLICACIONES - - - - - GASTOS JUDICIALES - - - - -
TOTAL 12.971.488,00 15.497.980,00 15.118.174,00 20.812.280,00 5.951.716,00 70.351.638,00
CAJA MENOR DE GASTOS
ADMINISTRATIVOS
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Materiales y Suministros $138.636.000,00 (Refrigerios, almuerzos, cenas y
logística) para reuniones que en cumplimiento de las funciones se deben
adelantar de manera ininterrumpida
Comunicaciones y Transportes $5.041.350.00
Gastos Judiciales $172.390.00
Impresos y Publicaciones 00.00
Tal como se muestra, a continuación:
Gastos por Reembolso
Es importante mencionar que todas las facturas de servicios prestados con corte al 27 de
julio de 2012, se encuentran canceladas, no obstante lo anterior la Caja esta pendiente de
reembolso al cumplimiento de lo establecido en el artículo 14 de la resolución No. 001 del
2 de enero de 2012, emana del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Todos los antecedentes respecto a la documentación de la Caja Menor de Gastos
administrativos reposan el original en el Grupo de Gestión Financiera y Contable y una
copia del egreso en el archivo del Grupo de Gestión Administrativa.
PRIMER REEMBOLSO SEGUNDO REEMBOLSO TERCER REEMBOLSO CUARTO
REEMBOLSO
QUINTO
REEMBOLSO
SEXTO
REEMBOLSO
SEPTIMO
REEMBOLSO
TOTAL GASTOSPOR CAJA MENOR A
JULIO 27 DE 2012Resolucion No. 0184 de marzo de
2012
Resolucion No. 028 del
29 de marzo de 2012
Resolucion No. 0300
del 07 mayo de 2012
Resolucion No. 0339 del 24 de mayo de
2012
No.Resolucion No. 0397 del 20 de junio
de 2012
Resolucion No. 0439 del 05 de julio de
2012
Resolucion No. 0460 del 17 de julio
de 2012GASTO TOTAL CON IVA GASTO TOTAL CON IVA GASTO TOTAL CON
IVA
GASTO TOTAL CON
IVA
GASTO TOTAL CON
IVA
GASTO TOTAL CON
IVA
GASTO TOTAL
CON IVAOTROS MATERIALES Y SUMINISTRO 3.040.542,00 9.502.822,00 25.025.824,00 24.210.523,00 26.051.165,00 26.239.245,00 24.565.879,00 138.636.000,00 COMUNICACIÓN Y TRANSPORTE 814.900,00 1.019.100,00 1.153.600,00 519.600,00 901.200,00 296.900,00 336.050,00 5.041.350,00 OTRO IMPRESOS Y PUBLICACIONES - - - - - - - - GASTOS JUDICIALES - 86.800,00 28.580,00 19.700,00 34.200,00 - 3.110,00 172.390,00
TOTAL 3.855.442,00 10.608.722,00 26.208.004,00 24.749.823,00 26.986.565,00 26.536.145,00 24.905.039,00 143.849.740,00
CAJA MENOR DE GASTOS
ADMINISTRATIVOS
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7. VEHÍCULOS
7.1. Vehículos, asignación y conductores
CLASE MARCAPLACA Y
CARACTERÍSTICAASIGNACION CONDUCTOR
OBSERVACIONES
CamionetaToyota Land Cruiser 200
OCK010Vehículo Blindado IV
Esquema Ministro Jairo Becerra FradeAdquirido mediante proceso de selección
Camioneta Toyota PradoEKS – 164 Vehículo
Convencional Esquema Ministro
Luis Fernando Suarez - Carlos Forigua
Vehículo entregado en depósito provisional
a través de la Resolución No. 0026 del 28
de septiembre de 2011, por parte del DNE
en liquidación
Camioneta Toyota SaharaOBF 542 Vehículo Blindado
IVEsquema Ministro
Vehículo de Relevo
El que designe el Jefe del Esquema de Seguridad,
según la necesidad
Entrega Provisiónal
motocicleta Suzuki QFO 17B Esquema Ministro Policia Nacional Entrega Provisiónal
motocicleta Suzuki QFO 18B Esquema Ministro Policia Nacional Entrega Provisiónal
Camioneta Hyundai TucsonOBH 221 Vehículo
ConvencionalEsquema Ministro Carlos Forigua
Vehiculo cedido por el Ministerio del Interior
como resultado del proceso de escisión, a
través de la Resolución No. 2444 del 7 de
diciembre de 2011
Automovil Besturn Hongoi OBG 339Operativo Disponible Despacho Ministro
Hector Orlando Rodríguez
Vehiculo entregado en comodato por el
Ministerio de Relaciones Exteriores a través
del Contrato Interadministrativo No. 240 de
21 de junio de 2012
Camioneta Toyota AutanaOHK 396 Vehículo Blindado NIVEL V
Esquema Viceministro de Politica Criminal y Justicia Restaurativa
Alexander Patiño
Vehiculo cedido por por el Ministerio del
Interior como resultado del proceso de
escisión, a través de la Resolución No.
2694 del 30 de diciembre de 2011
Automovil Besturn Hongoi OBG 343Esquema Viceministro de Politica Criminal y Justicia Restaurativa
Alexander Patiño
Vehiculo entregado en comodato por el
Ministerio de Relaciones Exteriores a través
del Contrato Interadministrativo No. 240 de
21 de junio de 2012
CamionetaMitsubishi línea Station Wagon
ICM - 102 Vehículo Convencional
Esquema Viceministro de Promoción de la
Justicia
José Vicente Rodriguez - Hector Villada
Vehículo entregado en depósito provisional
a través de la Resolución No. 0023 del 28
de septiembre de 2011 por parte del DNE
en liquidación
Camioneta Mercedes BenzBZW 592 Vehículo Blindado Nivel III
Esquema Viceministro de Promoción de la
Justicia
José Vicente Rodriguez - Hector Villada
Vehículo entregado en depósito provisional
a través de la Resolución No. 0541 de 17
de mayo de 2011 por parte del DNE en
liquidación
Automovil Besturn Hongoi OBG 854 Extradiciones Herman Antonio López
Vehiculo entregado en comodato por el
Ministerio de Relaciones Exteriores a través
del Contrato Interadministrativo No. 240 de
21 de junio de 2012
Camioneta Hyundai TucsonOBH 226 Vehículo
ConvencionalSecretaria General Pedro Claver Aguilar
Vehiculo cedido porpor el Ministerio del
Interior como resultado del proceso de
escisión, a través de la Resolución No.
2444 del 7 de diciembre de 2011
Carrera 9 No 12 C – 10 Bogotá D.C., Conmutador No. 4443100 http://www.minjusticia.gov.co/
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Teniendo en cuenta que la entidad no posee parqueaderos que permitan la salvaguarda
de los vehículos, se hizo necesario suscribir el Contrato de Prestación de Servicios No. 25
de 2011, con la firma Parking Internacional Ltda, cuyo objeto es el arrendamiento de diez
(10) cupos de parqueadero para vehículos de propiedad del Ministerio o de los que le
hayan sido o le sean asignados por necesidad del servicio.
Contrato Contratista Plazo de ejecución Cupos
25 de 2011 Parking International Ltda. Hasta el 15 de septiembre de 2012 10 unidades
7.2. Vehículos con Mandamiento de Pago de Impuestos
Se han recibido resoluciones de mandamiento de pago correspondientes a vehículos que
no hacen parte del inventario del Ministerio de Justicia y del Derecho, por lo tanto, en lo
que nos corresponde se han adelantado las diligencias pertinentes para lograr conocer la
ubicación de los mismos, a continuación relacionamos los vehículos que presentan
mandamiento de pago
CLASE MARCAPLACA Y
CARACTERÍSTICAASIGNACION CONDUCTOR OBSERVACIONES
Camioneta Lexus LAU – 061
Vehículo Blindado VII
Parqueadero en proceso de devolución al DNE -
En Liquidación
Vehiculo bajo custodia de la DNE - En
Liquidación a través de la Resolución No.
0492 - (Se encuentran en Parqueadero
pendiente proceso de devolución)
Camioneta Chevrolet CaptivaCWP -102 Vehículo
Convencional
Parqueadero en proceso de devolución al DNE -
En Liquidación
Vehiculo bajo custodia de la DNE - En
Liquidación a través de la Resolución No.
0493 - (Se encuentran en Parqueadero
pendiente proceso de devolución)
Automovil Mazda 626BLH 250 Vehículo Blindado
IIIVehículo de Relevo
Vehiculo cedido por el Ministerio del Interior
como resultado del proceso de escisión a
través de la Resolución No. 2445 del 7 de
diciembre de 2011
Automovil Besturn Hongoi OBG 340Parqueadero de Almagrario
Vehiculo entregado en comodato por el
Ministerio de Relaciones Exteriores a través
del Contrato Interadministrativo No. 240 de
21 de junio de 2012
Automovil Besturn Hongoi OBG 696 Parqueadero Disponible
para asignación
Vehiculo entregado en comodato por elMinisterio de Relaciones Exteriores a travésdel Contrato Interadministrativo No. 240 de21 de junio de 2012
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PLACA MARCA COLOR MODELO CLASE MOTOR
OAD 264 Dodge Azul 1971 Camioneta Mediante Resolución No. DDI-148171 de fecha 4 de agosto de 2011 se estableció que el vehículo pertenece al parque automotor del Instituto Penitenciario y Carcelario - INPEC.
OA 9019 Chevrolet Oro Toledano 1896 Camión Mediante Resolución No. DDI-148170 de fecha 4 de agosto de 2011 se estableció que el vehículo pertenece al parque automotor del Instituto Penitenciario y Carcelario - INPEC.
BAD 459 Renault Azul 1988 Automóvil Se están adelantando acciones pertinentes, a fin de conocer su ubicación.
OAD 255 Dodge Azul Oscuro 1971 Camioneta
De acuerdo a la información suministrada el vehículo se encuentra asignado a la Fiscalía General de la Nación, para lo cual se están realizando las respectivas indagaciones y establecer su ubicación.
OBC 718 Mazda Azul 1995 Buseta se están realizando las indagaciones pertinentes para conocer la ubicación del vehículo, por cuanto en los inventarios de esta Cartera no hay reporte alguno de este vehículo
OA 4256 Toyota Gris 1971 Campero El vehículo se encuentra en poder de la Fiscalía General de la Nación y tiene en tramite cambio de placa
OBA 554 se están realizando las indagaciones pertinentes para conocer la ubicación del vehículo, por cuanto en los inventarios de esta Cartera no hay reporte alguno de este vehículo
OIL 002 Ford Blanco 1994 Camión El vehículo figura a nombre de esta Cartera Ministerial, y se están adelantando los tramites pertinentes para el traslado del vehículo al INPEC, Entidad que actualmente tiene su posesión
OIL 005 Ford Blanco 1994 Camión El vehiculo figura a nombre de esta Cartera Ministerial, se estan adelantando los tramites pertinentes para el traspado del vehiculo al INPEC, Entidad que actualmente tiene su posesión
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8. Mantenimiento
8.1. Mantenimiento de Bienes Inmuebles
Actualmente se cuenta con el contrato No. 037 De 2012 suscrito con la Firma EFRAIN
MUÑOZ MOTTA el cual ha garantizado el servicio de mantenimiento de los bienes
inmuebles de la entidad así como el mantenimiento preventivo y correctivo para la planta
eléctrica, equipos de bombas, aire acondicionado, redes eléctricas e hidrosanitarias, red
de control de incendios, mediante una contratación integral que incluye así mismo los
arreglos locativos que requiera la Entidad.
El contrato que nos ocupa cuenta con un plazo de ejecución hasta el 12 de septiembre de
2012 o hasta el agotamiento de los recursos.
Así mismo es importante mencionar, algunas de las actividades que se
han adelantado garantizando el adecuado y normal funcionamiento:
Se realizó el correctivo de los ventanales, rejas y puertas exteriores del
edificio del ministerio de justicia y del derecho sede principal.
Se implemento el mantenimiento preventivo a la red eléctrica de emergencia
(planta eléctrica) en el cual se determina realizar el mantenimiento correctivo ya
que el equipo se encuentra en mal funcionamiento, el sistema
de transferencia no envía la orden de desactivación y causa conflicto con la
energía pública.
Mantenimiento correctivo de las electrobombas ubicadas en la parte superior del
edificio.
Cambio del tapete noveno piso oficina del ministro.
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Pintura de las oficinas de control interno piso quinto, Pintura oficinas del piso
octavo, pintura de diferentes muebles entre ellos escritorios, mesa de juntas,
sillas.
Mantenimiento preventivo de aires acondicionados, red eléctrica, red contra
incendios y red hidráulica.
Recarga de extintores, Instalación mantos en sotea, balcón y arreglo de puertas.
Se realizo el suministro e instalación de un equipo mini plit y micro bomba de
condensados en el octavo piso sala de juntas.
Cambio de la unidad condensadora para el aire acondicionado del piso
cuarto en el área de equipos de la dirección de sistemas.
Levantamiento de las unidades manejadoras ubicadas en el área técnica de la
dirección de sistemas con reforma de pisos.
Durante el periodo ejecutado se realizaron los mantenimientos establecidos en la
oferta económica como: mantenimiento preventivo a la planta eléctrica,
mantenimientos unidades de aires acondicionados dejando en funcionamiento los
equipos condensadores y unidades de manejo, mantenimientos a las redes
hidráulicas e hidrosanitarias, además se modificaron cubículos y puestos de
trabajo.
8.1.1Estado del inmueble
El edificio se encuentra en grave riesgo de colapso ante un eventual sismo, existe
hacinamiento de los espacios, deficientes condiciones de iluminación y ventilación de la
mayoría de puestos de trabajo, afectando el desempeño de los funcionarios y
disminuyendo el confort del ambiente laboral.
Igualmente presenta deficiencias en la planta de la red contra incendios que está ubicada
en la zona inferior del edificio en el cuarto de cámaras, pero no se encuentra en
funcionamiento debido a la deteriorada que presenta la misma, además cabe resaltar que
dicha unidad es un modelo antiguo y no es fácil la consecución de repuestos, los
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interruptores de activación algunos de ellos se encuentran activados y anclados en
lugares ya no recomendados, los sensores de humo se encuentran en su mayoría
dañados y se denotan sueltos. Por lo expuesto no se le realizo inversión en
mantenimientos correctivos ya que la reparación de dicho sistema es de alto costo y nos
ocuparía el valor total del contrato. Como conclusión se recomienda realizar la compra
de una nueva red completa y actualizada e implementarla en el inmueble.
8.1.2 Red de aire acondicionado.
contamos con equipos centrales de gran magnitud que no se encuentran en
funcionamiento por su deterioro y antigüedad, es decir que la gran mayoría de
instalaciones del edificio se encuentra sin este sistema, se recomienda remodelar el techo
falso del edificio, eliminar los ductos de ventilación y realizar la implementación de
ventanales que permitan una buena ventilación de cada piso.
8.1.3 Actividades a realizar
Una vez se suscriba un nuevo contrato de mantenimiento que cuente con los recursos
requeridos, se debe realizar la instalación de equipos de aire acondicionado de tipo
central de 480000 BTU a 220Vac, casette de 48000 BTU a 220 Vac con control remoto y
un equipo tipo casette de 36000 BTU a 220 Vac en el noveno piso, en sala de juntas,
auditorio y oficinas de asesores del despacho de la señora ministra. Dicha
implementación tiene un costo de aproximadamente de cincuenta millones de pesos ($
50.000.000).
Paulatinamente se debe instalar un equipo de aire acondicionado tipo casette de 48000
BTU en forma back up en el data center de la dirección de sistemas, ya que sean
realizado cambios a este circuito mejorando el servicio, pero la carga térmica es
demasiado elevada para los equipos existentes, lo que pone en riesgo las bases de datos
de la entidad.
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Se debe realizar el diseño, implementación y puesta en marcha de la red contra incendios
para el edificio en su totalidad, ya que como se menciono anteriormente el edificio no
cuenta con este sistema en perfecto estado. Se recomienda que dicho sistema se
implemente por pasos ya que el costo es muy elevado.
Es importante mencionar que la Secretaría General presentó un proyecto de inversión
para el reforzamiento estructural y adecuación del edificio, a fin de minimizar el peligro
presentado respecto al grave riesgo de colapso ante un eventual sismo, por lo tanto, esta
situación será superada a más tardar en el año 2013.
Sin embargo, dentro del proyecto no se encuentra contemplada la instalación de la red
contra incendios, ni la instalación de aires acondicionados en el noveno y cuarto piso, por
lo tanto, estas acciones se deben realizar a través del contrato de mantenimiento.
Teniendo en cuanta que el contracto que se encuentra en ejecución su plazo termina el 12
de septiembre del presente año, y toda vez que no se cuenta con los recursos requeridos
para iniciar un proceso de selección de menor cuantía, se recomienda adelantar un
proceso de mínima cuantía, hasta tanto, se surta traslado presupuestal y sean aprobadas
vigencias futuras por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico, a fin de garantizar
la prestación del servicio de manera ininterrumpida.
Se presenta registro fotográfico de algunos mantenimientos correctivos que se han
realizando, mejorando las condiciones del edificio, (Anexo 1)
8.2 Mantenimiento de Ascensores
Se cuenta el contrato No. 027 de 2011 Suscrito con la firma INTERNATIONAL
ELEVATOR INC, cuyo objeto es: La prestación del servicio de mantenimiento preventivo y
correctivo incluyendo repuestos para los ascensores de la sede del ministerio de justicia y
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del derecho ubicados en la carrera 9ª No 12c-10 los cuales corresponden a los números
211654, 211655, 211656”.
El plazo de ejecución del contrato va hasta el 28 de octubre del presente año. Durante la
ejecución del Mismo se han realizado los mantenimientos preventivos estipulados en el
contrato y los correctivos que han sido necesarios para el cabal funcionamiento de los
ascensores.
8.3 Mantenimiento de Vehículos
Igualmente se cuenta con el contrato No. 30 de 2011, suscrito con la firma PRECAR
LTDA, cuyo objeto es: Prestar el mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de
repuestos originales y mano de obra para los vehículos y motocicletas multimarcas que
conforman el parque automotor activo de la entidad y los que le hayan sido y le sean
asignados por necesidades del servicio.
El contrato que nos ocupa, cuenta con un plazo de ejecución hasta el 30 de noviembre de
2012 o hasta el agotamiento de los recursos
Durante el periodo ejecutado se ha dado cumplimiento al objeto del contrato
A continuación se describen algunos de los mantenimientos realizados al parque
automotor:
Se realizo el mantenimiento a la Mitsubishi nativa de placas ICM102., así:
Alineación y balanceo, cambio de pastillas delanteras y traseras, corregir fuga del
swicht inhibidor de la caja automática cambio de bombillos del drive y tablero.
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Repuestos: pastillas delantero, kit mordaza del m freno delantero y trasero, liquido
de frenos, antena estática corriente bombillos traseros.
Se realizo mantenimiento al Mazda 626 de placas BLH 250, así:
Cambio de tensor, patín, correa de repartición, polea, cigüeñal, tapa válvulas
bujías y tapas repartición parte delantera.
Repuestos: tensor, patín correa de repartición, bujías, polea cigüeñal retenes del
eje de levas, empaques tapa válvulas, resorte tensor, bombillo exploradora y
abrazaderas manguera gasolina.
Se realizo el mantenimiento a la motocicleta Suzuki de placas QFO18B, así:
Cambio de cadenilla motos con desmontada y montada de culata, cambio del
empaque de la misma, cambio de cauchos de válvulas, cambio de la manguera de
refrigeración, arreglo del arranque del motor, cambio de las coronas de las bobinas,
suministro de las direccionales traseras, revisión de sistemas de frenos delantero
con suministro de ruedas.
Se suministraron los repuestos para el caso tales como: cadenilla motor, manguera
de refrigeración, manguera de gasolina, empaque tapa volante, empaque tapa del
embrague, direccionales traseras, embrague arranque, Piñón y canastilla arranque,
corona bobinas, cauchos válvulas, empaque culata, tornillo tapa de aceite, tapón
aceite, juego de pastillas delanteras y traseras, aceite motor, filtro de aceite, y
ruedas.
Se realizó mantenimiento a la camioneta Hyundai Tucson de placas OBH- 226, así:
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Alineación y balanceo desmonte y monte de caja de velocidades, cambio del
embrague, revisión de los sistemas de luces, cambio de la batería y bornes, arreglo
soporte motor y arreglo del eleva vidrios de la puerta delantera.
Repuestos: prensa, disco, balinera de la caja, batería, fusible, juego de plumillas
delanteras, plumilla trasera.
Se realizo el mantenimiento a la camioneta Mercedes Benz de placas BZW-592, así:
Desmonte y monte de las tijeras inferiores para el cambio de bujes de puño,
cambio de tijeras superiores, servicio de prensa hidráulica, alineación de dirección y
balanceo de ruedas.
Desmonte y monte de discos frenos delanteros para rectificar, suavizada de
pistones, mordazas, cambio de pastillas del freno delantero, revisión y
mantenimiento de los frenos traseros y graduación del freno de mano.
Mantenimiento a la bomba de la dirección.
Se suministraron los repuestos para el caso tales como: tijeras superiores, ¼ de
galos de aceite hidráulico, juego de pastillas delanteras, filtro de aire, filtro de aceite,
¼ de aceite del motor, empaquetadura de la bomba de la dirección y un juego de
plumillas para el limpia brisas.
Se realizo mantenimiento a la camioneta de placas OCK- 010, así:
Por solicitud del conductor se le instalo un juego de parlantes y forros sobre
medidas para las sillas del automotor.
Se realizo mantenimiento al Toyota autana de placas OHK-396, así:
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Desmontaje y montaje de la chanela y la varilla estabilizadora delantera para
cambio de tornillo y empaquetar el cambio de rodillos, del mismo modo el guarda
fango y persiana para arregla el paral, bisagra y pintura de algunas partes de la
puerta delantera derecha.
Repuesto: traba roscas, rodillo superior y chanelas inferior, tornillo con guasa,
conos para tornillos, reten del eje, pin del seguro de las puertas y libra de grasa.
Se realizo el mantenimiento a la camioneta Toyota de placas OBF-542, así:
Desmontaje y montaje de los discos del freno trasero para revisión, mantenimiento
al freno de mano, de la misma manera a los discos del freno delantero para
rectificar y rectificada de discos delanteros con cambio de pastillas.
Repuestos: juego de pastillas delanteras, liquido de frenos, juego de pastillas
traseras, filtro de aire, filtro de aceite, ¼ de galón de aceite motor y guaya para el
freno de mano.
9. SERVICIOS Y MANTENIMIENTO
9.1 Suministro de Combustible y Lubricantes
Todos los vehículos que conforman el parque automotor de esta Cartera Ministerial
cuentan con el servicio de suministro de combustible y lubricantes, suscrito con la firma
SERVICENTRO AVENIDA TERCERA, contrato de suministro No. 29 cuyo objeto es:
“Prestar el servicio de suministro de combustible y lubricantes, para los vehículos y
motocicletas que conforman el parque automotor activo del Ministerio de Justicia y del
Derecho y los que le sean asignados por necesidad del servicio”.
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El contrato que nos ocupa, cuenta con un plazo de ejecución hasta el 31 de octubre de
2012 o hasta el agotamiento de los recursos.
Durante el periodo ejecutado se ha dado cumplimiento de forma satisfactoria al objeto del
contrato.
9.2 Servicio de Seguridad y Vigilancia Privada
La sede del Ministerio de Justicia y del Derecho ubicada en la Carrera 9 No. 12 C- 10
cuenta con el servicio de vigilancia y seguridad suscrito con la firma MEGASEGURIDAD
LA PROVEEDORA LTDA, contrato de prestación de servicios No. 32 cuyo objeto es:
“Prestar el servicio de seguridad y vigilancia en la sede donde funcionan las dependencias
del Ministerio de Justicia y del Derecho”. El servicio es prestado por 17 guardas de
seguridad por los siete días de la semana incluidos festivos.
El contrato que nos ocupa, cuenta con un plazo de ejecución hasta el 31 de octubre de
2012.
Durante el periodo ejecutado se ha dado cumplimiento al contrato de manera satisfactoria
de conformidad con lo establecido en el mismo.
9.3 Servicio de Aseo y Cafetería
La sede del Ministerio de Justicia y del Derecho cuenta con el servicio de aseo y cafetería,
suscrito con la firma FLOREZ & ALVAREZ S.A., contrato No. 36 cuyo objeto es: “Prestar
el servicio de aseo y cafetería en la sede en donde funcionan las diferentes dependencias
del Ministerio de Justicia y del Derecho, conforme a los requerimientos técnicos”. De
conformidad con el contrato que nos ocupa el servicio es prestado por 1 supervisor y 21
operarios debidamente uniformados y asignados de acuerdo a las necesidades del
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servicio que se presenten en los nueve pisos de la Entidad.
El contrato que nos ocupa, cuenta con un plazo de ejecución hasta el 14 de septiembre de
2012.
Durante el periodo ejecutado se ha dado cumplimiento de forma satisfactoria al objeto del
contrato.
9.4 Servicio de outsorcing de Fotocopiado
La sede del Ministerio de Justicia y del Derecho cuenta con el servicio de fotocopiado e
impresión, suscrito con la firma COLDATA S.A., contrato No. 34 cuyo objeto es: “Prestar
el servicio de outsourcing de fotocopiado e impresión para el Ministerio de Justicia y del
Derecho, suministrando equipos, insumos, y mantenimiento integral para todos los
equipos de tal manera que se supla la necesidad del servicio de fotocopiado de la
entidad”. De conformidad con el contrato que nos ocupa el servicio es prestado de lunes a
viernes en el horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. por 1 operario ubicado en el 2° piso de la
entidad.
El contrato que nos ocupa, cuenta con un plazo de ejecución hasta el 16 de diciembre de
2012 o hasta el agotamiento de los recursos.
Durante el periodo ejecutado se ha dado cumplimiento de forma satisfactoria al objeto del
contrato.
9.5 Servicio de envío de Correspondencia Interna y Externa
Es importante mencionar que en aras de dar continuidad a la prestación de los servicios
que nos ocupan, se proyectó justificación para la solicitud de vigencias futuras, las cuales
deben ser presentadas ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a fin garantizar la
prestación del servicio de manera ininterrumpida hasta el 30 de noviembre de 2013.
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Finalmente se informa que el Grupo de Gestión Administrativa cuenta con diecinueve (19)
funcionarios de planta y cuatro (4) contratistas. Teniendo en cuenta las funciones
asignadas se recomienda fortalecer el mismo, con un (1) profesional en derecho, un (1)
profesional en contaduría publica, cuatro (4) técnicos administrativos y cuatro (4) auxiliares
administrativos.
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5. GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE
5.1. Presupuesto
5.1.1. Vigencia 2011
Teniendo en cuenta la escisión del Ministerio del Interior y de Justicia, y la creación del
Ministerio de Justicia y del Derecho, el cual inicio funciones el día 11 de agosto de 2011,
El Ministerio de Hacienda y Crédito Publico mediante Decreto 2894 del mismo mes y año,
asigna a esta Cartera Ministerial $ 44.940 Millones, posteriormente con el Decreto 3751
del 10 de Octubre del mismo año, se realiza ajuste al presupuesto por valor de $ 12.830
Millones, para ser ejecutados, a través de los diferentes rubros presupuestales, tales
como: Gastos de Personal, Gastos Generales, transferencias e inversión.
De Igual manera, se recibió del restructurado Ministerio del Interior la suma de $ 16.586
Millones, a través de la suscripción del convenio interadministrativo No. 279 del 2011, de
fecha 31 de octubre de la misma anualidad.
Para un presupuesto tal de $ $ 74.840 Millones, los cuales debían ejecutarse en los meses
de Agosto a Diciembre del mismo año.
En este orden de ideas, y tal como se puede observar en el texto anterior, esta entidad
recibió los recursos de manera escalonada.
Se hace necesario precisar que los recursos correspondientes al Convenio arriba
mencionado fueron incorporados mediante Resolución No.0143 del 10 Noviembre de 2011
y comunicado mediante el oficio No. 03925 del 30 de Noviembre de la misma calenda, por
el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
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Por lo anteriormente expuesto, y toda vez que esta Cartera Ministerial debía cumplir a
cabalidad con la ejecución de los recursos asignados, inicio la toma de diferentes acciones
que contribuyeran con el cumplimiento de sus mestas presupuestales.
Es importante mencionar que de los recursos incorporados $25.750 millones fueron
asignados inicialmente en el Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación
4803 de Diciembre 29 de 2010, al Ministerio del Interior y de Justicia, para su ejecución,
dado que los mismo no fueron ejecutados antes del 11 de agosto del 2011, fecha en la
que el Ministerio de Justicia y del Derecho inicia funciones, el Ministerio de hacienda y
Crédito Publico mediante Decreto 2894 del 11 de agosto los asigna a esta Cartera, los
cuales presentaban previo concepto del DNP.
Por lo anteriormente expuesto, este Ministerio, procede a adelantar todos los tramites
pertinentes ante Planeación Nacional para el levantamiento del previo concepto, el cual
fue aprobado el 1 de
Noviembre del año 2011, es así, como a fin de poder comprometer estos recursos,
posteriormente se expide la Resolución 0131 del 9 de Noviembre de 2011 por medio de la
cual se realiza un Contra crédito el cual fue remitido para aprobación ante el Ministerio de
Hacienda siendo aprobado el 21 de Noviembre de 2011.
Ahora bien, y dado el escaso tiempo que se tenía para abrir procesos licitatorios, el
Ministerio realiza acercamientos con Fonade, a fin de suscribir convenio interadministrativo
para la ejecución de $ 25.750 millones. Al finalizar el año el Comité de Negocios de
Fonade, nos informa que debido a los acontecimientos publicados por los medios de
comunicación en los cuales la Contraloría General de la Nación hace fuertes
cuestionamientos a los manejos de recursos entregados a Fonade por las diferentes
entidades, finalizando vigencia fiscal, que por esta razón el Comité de Negocios de
Fonade no acepta suscribir convenios con el Ministerio.
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Es importante mencionar que a pesar de los esfuerzos realizados por esta entidad,
situación planteada anteriormente, afecto la ejecución presupuestal de la vigencia 2011,
para el rubro presupuestal de inversión.
5.1.2. Vigencia 2012
Para la presente vigencia fiscal fueron apropiados recursos por un valor total de $119.279
millones, los cuales registran la siguiente ejecución con corte al 27 de julio del presente
año, según el concepto del gasto:
GASTOS DE PERSONAL
CONCEPTO APROPIACIÓN COMPROMISOS % EJECUCIÓN
GASTOS DE PERSONAL 23.680 10.549 45%
Sueldos de Personal de Nómina 12.395 5.995 48%
Prima Técnica 1.519 760 50%
Horas Extras y días festivos e Indemnizacion por acaciones
347 153 44%
Otros ( Prima de Navidad, Prima Semestral, onificaciones)
3.322 1.084 33%
Servicios Personales Indirectos 750 442 59%
Contribuciones Inherentes a la Nómina-Sector rivado y publico
5.347 2.115 40%
GASTOS GENERALES
CONCEPTO APROPIACIÓN COMPROMISOS % EJECUCIÓN
GASTOS GENERALES 4.988 3.319 67%
Adquisición de Bienes y Servicios 4.969 3.301 66%
Impuestos y Multas 19 18 95%
TRANSFERENCIAS
45%55%
GASTOS DE PERSONAL
Ejecutado
67%
33%
GASTOS GENERALES
Ejecutado
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CONCEPTO APROPIACIÓN COMPROMISOS % EJECUCIÓN
RANSFERENCIAS CORRIENTES 16.876 3.675 22%
- Fondo para la Lucha Contra las Drogas 527 269 51%
Acuerdo de Cooperación entre el Instituto Latinoamericano de las Naciones Unidas para la Prevención del Delito y el Tratamiento del Delincuente-ILANUD (Ley 43 de 1989)
2 2 100%
- Cuota de Auditaje 1.038 0 0%
Seguimiento al Cumplimiento de la Sentencia T-025 de 2004 Población Desplazada.
2.772 546 20%
- Sentencias y Conciliaciones 5.830 927 16%
Tratado Constitutivo de la Conferencia de Ministro s de Justicia de los Países Iberoamericanos (Ley 176 de 1994).
3 3 100%
Fondo para la rehabilitación, inversión social y lucha contra el crimen organizado.
6.704 1.928 29%
INVERSIÓN
CONCEPTO APROPIACIÓN COMPROMISOS % EJECUCIÓN
INVERSION 70.731 36.550 52%
SECRETARIA GENERAL
Adecuación de la Estructura Sede del Ministerio de Justicia y del Derecho - Edificio Citibank – Previo Concepto DNP 970 0 0%
Apoyo en la Elaboración TVD, Depuración y Digitalización de los Fondos Documentales Archivo Central del Ministerio de Justicia y del Derecho – Previo Concepto DNP
32 0 0%
SUBDIRECCION DE SISTEMAS
Actualización, Mejoramiento y Soporte a la Plataforma Tecnológica del Ministerio de Justicia Bogotá
162 0 0%
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OFICINA DE INFORMACIÓN EN JUSTICIA
Actualización e Implementación del Sistema único de Información Normativa -Suin de Colombia - Previo concepto DNP
900 0 0%
DIRECCION DE JUSTICIA FORMAL Y JURISDICCIONAL
Diagnóstico y diseño del centro de Estudio Jurídico Nacional - Previo Concepto DNP
104 0 0%
Diagnóstico y diseño del centro de Estudio Jurídico Nacional - Previo Concepto DNP
219 195 89%
Actualización e implementación del mapa de la Justicia II en Colombia
75 43 57%
DIRECCION DE JUSTICIA TRANSICIONAL
Apoyo a la Coordinación institucional para la aplicación de la Ley 975 de 2005 nacional.
434 361 83%
Apoyo para el Desarrollo Normativo que Permita la Superación de Obstáculos Jurídicos y Facticos en la Entrega de los Bienes Inmuebles – Política de Tierras – Atención a la Población Desplazada APD – Nacional – Previo Concepto DNP
74 0 0%
Mantenimiento y Sostenibilidad y Soporte del Sistema de Información Interinstitucional de Justicia y Paz – Nacional – Previo Concepto DNP
515 0 0%
DIRECCIÓN DE METODOS ALTERNATIVOS DE SOLUCION DE CONFLICTOS
Implantación, Asistencia y Apoyo de las Casas de Justicia. - Previo Concepto DNP
7.300 2.063 28%
Implantación de la Justicia en Equidad para Brindar Apoyo Técnico y Operativo a las Comunidades que lo requieran en el Territorio Nacional - Previo Concepto DNP
197 0 0%
Diseño Realización y Difusión de una Encuesta de Acceso a mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos.
485 453 93%
Formulación Adopción e Implementación de una Norma Técnica de Calidad para Centros de Conciliación y/o Arbitraje en Colombia.
600 43 7%
Mejoramiento Asistencia Técnica y Apoyo al Programa Nacional de Centro de Convivencia Ciudadana en los Municipios Donde Operan los el Programa - Previo Concepto DNP
6.386 0 0%
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Servicio de Resolución Pacifica de Conflictos para Pobres II-previo concepto DNP
1.817 54 3%
Apoyo al Fortalecimiento e Institucionalización de la Conciliación Extrajudicial en Derecho.
970 290 30%
Apoyo Fortalecimiento e Institucional del Arbitraje en Colombia
1.261 377 30%
DIRECCIÓN DE POLITICA CRIMINAL Y PENITENCIARIA
Estudios Análisis y Prevención de Delitos Contra la Libertad, Integridad y Formación Sexual Contra la Mujer y Menores de 18 Años.
165 119 72%
Implementación Sistema De Vigilancia Electrónica Para Internos Con Domiciliaria, Beneficios Administrativos O Con Medida De Aseguramiento No Privativa De La Libertad (Sve)
25.365 25.365 100%
Adecuación y Mejora de las Diferentes Áreas de los Establecimientos de Reclusión del Orden Nacional – Previo Concepto DNP
0 0 0%
Estudios y Elaboración Guía Técnica de Cada Tipo Penal de los 10 Delitos de Mayor Impacto
146 71 49%
Formulación y Seguimiento a la Implementación de la Política Publica en Salud Penitenciaria en los Establecimientos Penitenciarios y Carcelarios del País
65 0 0%
COMUNIDAD EUROPEA * GRUPO DE GESTION
Apoyo Fortalecimiento Institucional Para la Atención a las Victimas.
300 186 62%
Apoyo Fortalecimiento Institucional para la Atención a las Victimas
8.888 6.665 75%
Apoyo Institucional Para el Sistema de Justicia Penal.
200 195 98%
Apoyo Institucional Para el Sistema de Justicia Penal.
12.875 70 1%
GRUPO DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
Apoyo a la Solución Conciliatoria de los Pleitos Contra la Nación – Previo Concepto DNP
226 0 0%
5.2 Necesidades y Requerimientos
El grupo se encuentra conformado por ocho (8) personas dentro de las cuales una (1) es
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la Coordinara del Grupo, distribuidas, así:
PERFILES No. DE FUNCIONARIOS
Presupuesto 2
Tesorería 3
Contabilidad 3
Durante el tiempo de creación del Ministerio, se ha venido fortaleciendo el grupo, pero
teniendo en cuenta las diversas funciones y responsabilidades que debe desempeñar, se
hace necesario el nombramiento de por lo menos tres (3) profesionales en las disciplinas
de Economía, Contaduría o Administración de Empresas o Financiera y una (1) secretaria.
Es importante anotar que la profesional Dra. Flor María Palacios, es la Coordinadora del
Grupo y a su vez, desempeña otras funciones, como las de Pagaduría, Tesorería, etc.
La mencionada Dra. Presentó carta de renuncia a partir del primero (1) de octubre del
presente año la cual le fue aceptada, toda vez que le fue otorgada su pensión, por lo tanto,
se debe nombrar para esa fecha un funcionario que ejerza las funciones cesantes de la
Dra. En mención.
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6. GRUPO DE GESTIÓN HUMANA
En virtud del artículo 1º de la Ley 1444 de 2011, se escindieron el Ministerio del Interior y
de Justicia, los objetivos que habían sido asignados al Despacho del Viceministro de
Justicia y del Derecho y las dependencias a su cargo, motivo por el cual fue expedido el
Decreto 2897 de 2011, norma mediante la cual se determinaron los objetivos, la
estructura orgánica, las funciones del Ministerio de Justicia y del Derecho y se integró el
Sector Administrativo de Justicia y del Derecho. A partir de allí se creó su planta
mediante el Decreto 2898 de 2011, con 350 cargos.
Posteriormente, mediante la Resolución No. 0045 de 21 de septiembre de 2011 se
distribuyen los cargos de la Planta Global de algunas dependencias: Grupo de Control
Disciplinario Interno, Grupo de Gestión Humana y Grupo de Comunicaciones.
La Planta del Ministerio fue modificada mediante Decreto No. 0512 de 09 de Marzo de
2012 por virtud de la creación de la Unidad Administrativa Agencia de Defensa Jurídica
del Estado, quedando en 345 cargos.
El Grupo de Gestión Humana es la dependencia que ejecuta la política integral de
administración y desarrollo del personal, encaminada a la potencializarían de la
capacidad del talento humano de la Entidad, mediante el diseño, coordinación y
ejecución de programas, planes y proyectos de desarrollo integral y de bienes tanto a
nivel institucional como familiar. El impulso de dicha política ha pretendido que el talento
humano ejecute sus actividades con actitudes y aptitudes proactivas, actividades
orientadas a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo
integral del empleado en áreas de protección y servicios sociales (salud, vivienda,
recreación, cultura, entre otras) y de calidad de vida laboral (actividades que permiten
satisfacer necesidades del funcionario en desarrollo personal, profesional y
organizacional), en el cumplimiento de la misión Institucional.
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En el entendido de que el Ministerio de Justicia y del Derecho es una entidad que aún no
cumple su primer año de existencia y de que al comenzar su actividad encontró un
presupuesto ya aprobado al que quizá le faltaba ser aterrizado a la realidad de sus
importantes y extensas funciones poco a poco se ha logrado ir integrando el grupo de
trabajo encontrándose en el momento desbordado en funciones y tareas y con personal
insuficiente.
No obstante lo anterior, se ha trabajado en forma intensa y se han ido cumpliendo los
objetivos del grupo en beneficio de los funcionarios y contratistas de la Entidad en las
áreas de Bienestar y Capacitación; trámite de todas las actuaciones administrativas
originadas en la administración de personal; Nómina y todo lo que a ella se relaciona;
administración de los temas de Carrera Administrativa y los diferentes procesos y
trámites ante la Comisión Nacional del Servicio Civil así como ante el Departamento
Administrativo de la Función Pública; trámite de viajes y viáticos nacionales e
internacionales de funcionarios, contratistas y grupo de seguridad del Ministerio al interior
y exterior del país apoyados en el Contrato No. 29 de 2012 celebrado con Satena S.A.S.;
trámite ante el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República de las
Comisiones al exterior de funcionarios del Ministerio y sus entidades adscritas y
vinculadas así como de los Magistrados de las altas Cortes y la elaboración de los actos
administrativos que otorgan dichas comisiones, una vez son aprobada en el DAPR.
El cuadro siguiente muestra la manera como está integrado el Grupo de Gestión Humana
y la relación de tareas que cada uno de los integrantes realiza:
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Apoyos para las posesiones.
Prepación, afiliación y asesoría de los formatos para las afiliaciones al Sistema de Seguridad Social de los funcionarios nuevos: (Colsubsidio, ARP, Salud,Pensión).
Apoyo a las actividades de los programas de Bienestar Social, Capacitación, e Incentivos
Apoyo a las actividades de los programas de Salud Ocupacional.
Coordinar citas ARP - Cajas de Compensación - EPS
Manejo del presupuesto de viaticos y gastos de viaje
Supervisión del contrato de tiquetes nacionales e internacionalesAtención al público en forma personal y telefónica.
Emisión de informes mensules a la oficina de control interno de las comisiones que fueron canceladas.
Recepción de documentos de formatos de solicitud de comisiones de los funcionarios, contratistas y esquema de seguridad. A nivel nacional e
internacional, para la legalización de los mismos y posterior pago.
Control y atención de la apertura y buen funcionamiento de la caja menor con la persona asignada
Recepción de solicitud de tiquetes y posterior envió a la agencia y contacto con cada uno de los comisionados para aprobación de la reserva y
emisión del tiquete.
Recepción de emisiones de satena para efectos de legalización de desembolso del contrato
Vigilancia del consumo presupuestal de los tiquetes a fin de solicitar los desembolsos pertinentes
Apoyar el proceso de comisiones al exterior suministrando el valor del tiquete y garantizar pago de viaticos.
Liquidación de contratos con aerolineas
Custodia de formatos de solicitud de comisiones de funcionarios, contratistas y esquema de seguridad.
Elaboración de nóminas y reportes
Trámite de correspondencia
Traslados EPS y Pensiones
Estudio retención en la fuente, certificados de ingresos y retenciones y consolidaciòn de cesantias.
Trámite de liquidación de licencias e incapacidades
Horas extras y compensatorios
Vacaciones y licencias no remuneradas
Archivo de nómina
Evaluación Capacidad de endeudamiento y atención al público
Administrador del control y manejo de la Caja Menor de Viáticos y Gastos de Viaje
Elaboración de nóminas y reportes
Trámite de correspondenciaTraslados EPS y Pensiones
Estudio retención en la fuente, certificados de ingresos y retenciones y consolidaciòn de cesantias.
Trámite de liquidación de licencias e incapacidades
Horas extras y compensatorios
Vacaciones y licencias no remuneradas
Archivo de nóminaCapacidad de endeudamiento y atención al públicoRecepción de correspondencia, registro en la base de datos y elaboración de la respuesta solicitada por el jefe inmediato.
Ejecución, organización, sistematización, administración y actualización de las hojas de vida de los funcionarios del Ministerio en el sistema de la entidad,así como en el SIGEP. * .Cuando comience con esta función será de dedicación exclusiva a esta tarea.Elaboración de actos relacionados con situaciones de administración de personal del Ministerio, solicitados por el Jefe inmediato.
Proyección para funcionarios y exfuncionarios de constancias de tiempo de servicio y sus funciones.
Elaboración de autorizaciones para aceptar invitaciones del sector de Justicia y del Derecho.
Elaboración de sobres y toma de fotocopias para el envío de la correspondencia.
Notificación de los actos administrativos solicitados por el jefe inmediato.
Atención al público en forma personal y telefónica.
Archivo de la correpondencia interna y externa.
Organización y producción de los formatos, revisión de documentos y apoyo para la posesión de los funcionarios.
ClaudiaBautista Muñoz
Técnico
Administrativo,
Código 3124,
Grado 17 ‐
FUNCIONES
Jesús EliécerRincón Muñoz
Profesional
Especializado,
Código 2028,
Grado 17 ‐
FUNCIONES
Olga NhoraArango Calvo
Profesional Universitario , Código 2044,
Grado 10 - FUNCIONES
Viviana JanethValencia Ospina
Contratista - FUNCIONES
ElviraLozano Talero
Técnico
Administrativo,
Código 3124,
Grado 18 ‐
FUNCIONES
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Si se evalúan las labores asignadas a cada funcionario y además se hace una
comparación objetiva frente a la estructura de la Subdirección de Recursos Humanos del
Ministerio del Interior donde hay en este grupo 22 personas trabajando, a todas luces se
evidencia la imperante necesidad de reforzar el Grupo de Gestión Humana al menos con
un abogado, dos técnicos y una secretaria ejecutiva, máxime si deberá asignarse un
funcionario al manejo exclusivo de las Hojas de Vida y su alimentación en el SIGEP, más
el manejo diario de archivo de las novedades de cada funcionario.
ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO
PLANTA DE PERSONAL DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO,
ESTABLECIDA POR EL DECRETO No. 2898 DEL 11 DE AGOSTO DE 2011
NIVEL LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN
CARRERA ADMINISTRATIVA
DIRECTIVO 18 ASESOR 28 02 PROFESIONAL 06 205 TECNICO 04 22 ASISTENCIALES 23 42 TOTAL 79 271
TOTAL PLANTA 350
El artículo 5 del Decreto 1444 de 2011, crea la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del
Estado.
Mediante Decreto No. 0512 de 09 de Marzo de 2012 y en atención a la creación del ente
arriba señalado, se modifica la Planta de Empleos del Ministerio de Justicia y del
Derecho suprimiendo los siguientes cargos:
CARGOS SUPRIMIDOS
No. De CARGOS
DENOMINACION DEL EMPLEO GRADO CODIGO
3 (Tres) Profesional Especializado 2028 22 1 (Uno) Profesional Especializado 2028 12 1 (Uno) Técnico Administrativo 3124 17
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Quedando entonces en consecuencia, la planta del Ministerio de Justicia y del Derecho
como sigue:
NIVEL LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN
CARRERA ADMINISTRATIVA
DIRECTIVO 18 _____ ASESOR 28 002 PROFESIONAL 06 201 TECNICO 04 21 ASISTENCIALES 23 42 TOTAL: 345 79 266
De la planta de 345 funcionarios en este momento hay provistos 67 de libre
nombramiento y remoción y 216 de Carrera Administrativa. Por proveer en consecuencia
12 de libre nombramiento y remoción y 50 de Carrera Administrativa.
Para el manejo de la Planta de Personal del Ministerio, el Grupo de Gestión Humana de
acuerdo con lo dispuesto en la Circular 029 del 15 de marzo de 2007, emanada de la
Comisión Nacional del Servicio Civil, acorde con el artículo 8° del Decreto 1227 de 2005,
modificado por el artículo 1° del Decreto 4968 de 2007, ha tramitado autorizaciones para
efectuar nombramientos provisionales en atención a que los cargos no están en la
Oferta Pública de Empleos de Carrera en la Convocatoria 001 de 2005, por cuanto el
Ministerio fue creado creados mediante Decreto 2898 del 11 de agosto de 2011, fecha
posterior al cierre de dicha convocatoria, por lo tanto y por estrictas necesidades del
servicio ha sido necesario mantener los nombramientos provisionales, para poder dar
cumplimiento a los programas, planes, proyectos y objetivos de la Entidad, mientras se
establece lista de elegibles para proveerlos definitivamente en carrera administrativa o en
su defecto se adelanta un nuevo proceso de selección.
Las dependencias del Ministerio, vienen operando con insuficiencia de personal de
acuerdo con las cargas laborales, lo que suscita la necesidad de mantener provistos los
cargos por nombramiento provisional mientras se proveen definitivamente en carrera
administrativa.
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En virtud de lo anterior, previo trámite, se han expedido por parte de la Comisión
Nacional del Servicio Civil, las siguientes autorizaciones:
0-2011 EE 46524 del 25 de noviembre……………….. 45 nombramientos
0-2012 EE5856 del 09 de febrero……………………… 39 nombramientos
0-2012EE9919 del 06 de marzo de 2012……………… 25 nombramientos
0-2012 EE26391 del 20 de junio de 2012……………… 25 nombramientos
ACTIVIDADES DE BIENESTAR SOCIAL – CAPACITACIÓN Y SALUD OCUPACIONAL
INFORME DE ACTIVIDADES
COMITÉ DE SALUD OCUPACIONAL COPASO
CREACIÓN ACTIVIDADES
Comité de Salud ocupacional COPASO
Creado mediante resolución 0090 del 07 de
febrero de 2012
Capacitación Comité Paritario de Salud Ocupacional en "Deberes y Derechos del Comité Paritario de
Salud Ocupacional, Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional realizada por la asesora de la ARP ‐
Magda Hakim.
Capacitación Comité Paritario de Salud Ocupacional en "Investigación de Accidentes de Trabajo"
realizada por la asesora de la ARP ‐ Magda Hakim
En el Programa de Ergonomía se realizaron las inspecciones de puesto de trabajo de los funcionarios del
Ministerio que están ubicados en la DNE y se realizaron las adecuaciones de los puestos. Actividad
realizada en el mes de mayo de 2012. Además se han realizado las inspecciones de los puestos de trabajo
de los funcionarios que las han solicitado y se han realizado de igual manera la capacitación y las
adecuaciones de los puestos de trabajo de dichos funcionarios. Se iniciaron las inspecciones de los
puestos de trabajo con los funcionarios del piso séptimo realizando la capacitación y las adecuaciones de
los puestos uno a uno, proceso que continua desarrollándose hasta cumplir la totalidad de los puestos de
trabajo de la entidad. Se han realizado cambios de sillas por recomendación de la ARP en dos
funcionarios.
Se realizó el levantamiento de la información para la matriz de peligros tanto de la oficina del DNE como
de la oficina principal en el mes de mayo, se revisó un primer informe al cual se le hicieron correcciones
que está realizando el profesional enviado por la ARP para hacer ésta actividad.
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Se realizaron reuniones mensuales del COPASO posteriores a su constitución para el seguimiento de las
actividades y asuntos propios del Comité y/o capacitarse en los temas de obligatorio cumplimiento.
En el mes de mayo se inició el Plan de Preparación para Emergencias de la Entidad, realizándose
sensibilización por los pisos para motivar la inscripción de Brigadistas. Se han realizado dos jornadas de
formación de estos Brigadistas, de 8 horas cada una, en los meses de junio y julio. En el grupo de
Brigadistas que se están formando cabe precisar que se cuenta con los funcionarios ubicados tanto en el
edificio principal como en la DNE. El 26 de julio de 2012, se realizó una sensibilización al personal del
outsourcing de Servicios Generales de la Entidad en el tema de "Qué hacer en caso de una emergencia".
En el mes de julio se inició la formación de los funcionarios como "Auto líderes de Pausas Activas",
actividad que se desarrollará con los funcionarios de todos los pisos del Edificio Principal y los
funcionarios ubicados en el DNE.
INFORME DE ACTIVIDADES
COMITÉ DE BIENESTAR SOCIAL, CAPACITACIÓN, ESTÍMULOS E INCENTIVOS
CREACIÓN ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN
Comité de Bienestar Social, Capacitación,
Estímulos e Incentivos Creado mediante
resolución 0223 del 23
de marzo de 2012
En el mes de abril participó un grupo de funcionarios del
Grupo de Gestión Contractual en el Seminario de
Actualización de Derecho Contractual
Expoestatal
En el mes de abril participó un grupo de funcionarios en la
capacitación en el Sistema Penal Acusatorio.
En el mes de mayo se participó en la capacitación realizada
en el Ministerio del Interior sobre el "Sistema Pensional
de Prima Media" realizada por el Seguro Social.
Realizada en el Ministerio
del Interior con una
participación de 12
funcionarios.
En el mes de mayo se realizó el Taller de Construcción para
la Plataforma Estratégica del Sistema Integrado de
Gestión.
Dirigido a los Líderes de
Calidad de la Entidad.
Capacitación sobre el Sistema Pensional de Prima Media"
dictada por el ISS.
En esta actividad contamos
con 30 participantes.
INFORME DE ACTIVIDADES
COMITÉ DE BIENESTAR SOCIAL, CAPACITACIÓN, ESTÍMULOS E INCENTIVOS
CREACIÓN ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN
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Comité de Bienestar Social, Capacitación,
Estímulos e Incentivos Creado mediante
resolución 0223 del 23
de marzo de 2012
Día de la Mujer
Se realizó una actividad para las 153 mujeres que se
encontraban en la entidad para el 8 de marzo de
2012. Se rifaron obsequios para este grupo de
mujeres.
Día de la Secretaria
Se realizó el 27 de abril un almuerzo y se entregó un
obsequio con todas las personas de la entidad que
realizan la labor de secretarias, acompañadas de sus
jefes o directores, en las instalaciones de Colsubsidio
de la calle 26. También se realizaron rifas con los
obsequios que entregaron para la actividad el Fondo
de Empleados, la Cooperativa y la Caja de
Compensación Colsubsidio..
Día de la Madre
Se realizó el viernes 11 de mayo una Eucaristía para
honrar a todas las funcionarias de la entidad que son
madres y se rifaron 10 cenas en los restaurantes de
Colsubsidio entre las participantes.
Día del Padre
Se entregó el 15 de junio un ponqué individual a cada
uno de los 140 hombres padres de familia de la
entidad, para celebrar el Día del Padre.
Conozcamos a nuestra Caja
Se realizo una jornada de sensibilización con juegos
electrónicos a los servicios recreativos de la caja en el
mes de junio de 2012, realizando rifas de piscitours y
estadías en las sedes de Colsubsidio entre los
participantes a los juegos.
Vacaciones Recreativas
Se realizaron las Vacaciones Recreativas de mitad de
año para los hijos de los funcionarios que se
encontraban en las edades entre los 6 a los 14 años.
El viernes 6 de julio de 2012 la actividad "Día de Club
en Bellavista" y el lunes 9 de julio de2012 "Día de
Parque en el Multiparque", la asistencia de los niños
fue de 28 el 6 de julio y 19 el 9 de julio de 2012.
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Día de Reconocimiento en el
Cubo Colsubsidio
Actividad programada para 12 funcionarios de la
entidad con el objetivo de ofrecerles un desayuno y
darles a conocer las instalaciones de la sede el Cubo
de Colsubsidio.
Día del Conductor
La celebración del día del conductor se realizó el 16
de julio en las instalaciones de Colsubsidio ‐ El Cubo
con un almuerzo y obsequio para los conductores de
la entidad, en el Día del Conductor. Asistieron 8 de los
9 conductores de la entidad.
Olimpiadas
En el mes de julio se adelantaron las inscripciones y
todo el tema logístico para realizar las VI Olimpiadas
Interior Y Justicia.
Encuesta de Bienestar
Se consolido la encuesta de Bienestar Social,
Capacitación, Estímulos e Incentivos con los
representantes de la Comisión de Personal para
desarrollarse con el apoyo de la Caja de
Compensación la implementación en el mes de julio
de 2012
Dotación Funcionarios
Expedido el Decreto No. 0853 de 25 de abril de 2012
del DAFP que fija la escala de asignación básica de los
empleos de la rama ejecutiva se comenzó el proceso
para adquisición de la Dotación de los funcionarios
que por virtud de las normas tienen este derecho; en
este caso, 20 funcionarios. Realizado el estudio de
mercado, elaborados los estudios previos por parte
del GGH, se inició el proceso para contratar la
dotación, proceso adjudicado y legalizado, estando en
la fase de la entrega de las dotaciones de los meses
de abril y agosto.
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El proceso de contratación de la dotación se inicio
posterior a la resolución de salarios que nos permitía
saber el grupo de funcionarios a los cuales se les
aplica este derecho. Se iniciaron los estudios de
mercado y los estudios previos finalizando con la
contratación de la empresa encargada de entregar la
dotación de vestido y calzado para los funcionarios
del Ministerio por el año 2012.
IMÁGENES ACTIVIDADES DE BIENESTAR SOCIAL
INFORME DE ACTIVIDADES
COMITÉ DE BIENESTAR SOCIAL, CAPACITACIÓN, ESTÍMULOS E INCENTIVOS
ACTIVIDADES
Día de la Mujer
Día Internacional de la Mujer
La mujer no ha ganado gratuitamente los lugares que hoy en día ocupa en el Mundo Contemporáneo, y por los
cuales continua luchando.
El Día Internacional de la Mujer, reivindica y reconoce los derechos de la mujer trabajadora, y que pese a
conmemorar un hecho trágico que le costó la vida a un centenar de obreras textiles, fue la génesis para que hoy
celebremos el día internacional de la Mujer.
Hoy el Universo en cada rincón del planeta, reconoce y valora la inteligencia de la mujer, quien ha hecho grandes
contribuciones a la ciencia, la cultura, la historia, el arte, pero sobre todo el amor y la familia han recibido ese
aporte de ese ser grande que es la MUJER.
Feliz Día de la Mujer les desea SINDEMININTERIORJUSTICIA, a todas nuestras Mujeres de los Ministerios del
Interior y de Justicia y del Derecho
Día de la Secretaria
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Día de la Madre
Día del Padre
Vacaciones Recreativas
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Día de Reconocimiento en el Cubo Colsubsidio
Día del Conductor
OLIMPIADAS
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Carnetización Funcionarios
Por razones de identificación institucional y seguridad del edificio era imperante
carnetizar al grupo de funcionarios. Hasta le fecha se han expedido unos carnets
provisionales mientras se tramitaba todo el proceso de contratación para la adquisición
de una impresora que permita la producción de los carnets.
En efecto fue adquirida la impresora de identificaciones plásticas con insumos para la
producción de 500 carnets, una cara a color y el anverso en blanco y negro. La máquina
está lista y se está en espera del diseño con base en la imagen institucional que está
siendo evaluada por la Presidencia de la República y de la definición de algunos cargos
en la entidad.
Comisiones y viáticos al interior y al exterior del país
Con el fin de cumplir con las obligaciones propias de sus cargos en ocasiones los
funcionarios, contratistas y grupo de seguridad deben desplazarse al interior o al exterior
del país, procesos estos que generan el otorgamiento de comisiones de servicio
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mediante actos administrativos, que al tratarse de viajes al exterior deben en primera
instancia ser tramitados ante el Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República; pago de viáticos y gastos de desplazamiento y su posterior legalización.
Lo anterior cumpliendo con lo preceptuado por el Decreto 0832 de 25 de abril de 2012; el
Decreto 1050 de 1997; el Decreto 0310 de 2012 y la Resolución 0005 de 11 de agosto
de 2011 mediante la cual el Ministerio de Justicia y del Derecho reglamenta el trámite
interno de las Comisiones de Servicio, pago de viáticos y gastos de desplazamiento.
En los cuadros siguientes se relacionan las Comisiones tramitadas ante el Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República para funcionarios del Ministerio de
Justicia y del Derecho; para Funcionarios de los entes adscritos: INPEC; Unidad de
Servicios Penitenciarios y Carcelarios – USPC - ; Superintendencia de Notariado y
Registro; Unidad Administrativa Especial Agencia Nacional de Defensa Jurídica del
Estado; así como las autorizaciones de viajes al exterior para los Magistrados de las
Altas Cortes.
Comisiones al Exterior
Funcionarios 35
Funcionarios Entidades Adscritas 12
Funcionarios Rama Judicial 4
Total Comisiones al Exterior 51
* Ver anexo con relación de comisiones
INFORME PRESUPUESTO ASIGNADO PARA VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE
AÑO 2011
Del 11 de agosto al 31 de diciembre de 2011 los gastos en viáticos y tiquetes fueron los
siguientes:
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VIÁTICOS 2011
RESUMEN MENSUAL VIATICOS NACIONALES
AÑO 2011
MES VALOR
VIATICOS VALOR
TERRESTRES VALORTOTAL
AGOSTO $ 6.785.229 $ 194.000 $ 6.979.229
SEPTIEMBRE $ 23.888.527 $ 355.000 $ 24.243.527
OCTUBRE $ 42.379.725 $ 1.452.300 $ 43.832.025
NOVIEMBRE $ 30.990.797 $ 1.313.000 $ 32.303.797
DICIEMBRE $ 11.244.456 $ 877.000 $ 12.121.456
TOTALES $ 115.288.734 $ 4.191.300 $ 119.480.034
RESUMEN MENSUAL VIATICOS INTERNACIONALES
AÑO 2011
MES VALOR
VIATICOS AGOSTO $ 0SEPTIEMBRE $ 4.536.694OCTUBRE $ 5.753.493NOVIEMBRE $ 5.019.012DICIEMBRE $ 0
TOTALES $ 15.309.199 TIQUETES 2011
TIQUETES AL INTERIOR DEL PAIS
mes valor
Agosto 2011 $ 11.270.132 Septiembre 2011 $ 30.478.722 Octubre 2011 $ 54.318.278 Noviembre 2011 $ 34.146.514
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Diciembre 2011 $ 12.175.837 TOTAL $ 142.389.483
TIQUETES AL EXTERIOR DEL PAIS
mes valor
Agosto 2011 $ - Septiembre 2011 $ 1.310.139 Octubre 2011 $ 18.565.599 Noviembre 2011 $ 7.829.780 Diciembre 2011 $ -
TOTAL $ 27.705.518 AÑO 2012
VIATICOS 2012
Para el año 2012 fue asignado un presupuesto de $879.400.000.oo, los cuales fueron
distribuidos de la siguiente manera:
Gastos de Viajes Nacionales $689.400.000.oo
Gastos de Viajes Internacionales $190.000.000.oo
En día 3 de julio de 2012 se realizó una adición a este presupuesto por $100.000.000.oo,
los cuales fueron distribuidos de la siguiente manera:
Gastos de Viajes Nacionales $80.000.000.oo
Gastos de Viajes Internacionales $20.000.000.oo
A fecha 27 de julio de 2012 los gastos generados en el presupuesto asignado ha sido el
siguiente:
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PRESUPUESTO GENERAL $ 879.400.000,00
VIATICOS INTERIOR
ASIGNACION PRESUPUESTAL $ 689.400.000,00
CDP PAGO VIATICOS POR REGISTRO $ 212.000.000,00
CONVENIO POLICIA NACIONAL $ 200.000.000,00
ADICION CONTRATO SATENA No.13 DE 2011 $ 20.000.000,00
CONTRATO SATENA No.29 DE 2012 $ 175.000.000,00
ADICION CONTRATO SATENA No.29 DE 2012 $ 40.000.000,00
CDP CAJA MENOR $ 50.000.000,00
ADICION PRESUPUESTAL $ 80.000.000,00
SUB TOTALES $ 769.400.000,00 $ 697.000.000,00
TOTAL SALDO PRESUPUESTO VIATICOS INTERIOR $ 72.400.000,00
VIATICOS EXTERIOR
ASIGNACION PRESUPUESTAL $ 190.000.000,00
CDP PAGO VIATICOS POR REGISTRO $ 65.000.000,00
CONTRATO SATENA No.29 DE 2012 $ 75.000.000,00
ADICION CONTRATO SATENA No.29 DE 2012 $ 20.000.000,00
CDP CAJA MENOR $ 10.000.000,00
ADICION PRESUPUESTAL $ 20.000.000,00
SUB TOTALES $ 210.000.000,00 $ 170.000.000,00
TOTAL SALDO PRESUPUESTO VIATICOS EXTERIOR $ 40.000.000,00
TOTAL SALDO PRESUPUESTO VIATICOS $ 112.400.000,00
Se cuenta con una base de datos para viáticos y gasto de viaje de los funcionarios,
contratistas y grupo de seguridad, con la cual se ejerce un control de los
desplazamientos, legalizaciones y otorgamiento de tiquetes de forma mensual, tanto para
comisiones nacionales como internacionales.
A continuación se presenta un resumen de los gastos en viáticos a nivel nacional e
internacional, tanto mensual como por Dependencias, y sus respectivos diagramas de
barras. (Anexo 1)
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RESUMEN MENSUAL VIATICOS NACIONALES
1 DE ENERO A 27 DE JULIO DE 2012
MES VALOR
VIATICOS VALOR
TERRESTRES VALOR TOTAL
ENERO $ 16.077.247 $ 513.000 $ 16.590.247
FEBRERO $ 36.719.918 $ 1.767.883 $ 38.487.801
MARZO $ 41.267.144 $ 2.342.100 $ 43.609.244
ABRIL $ 17.941.431 $ 1.308.400 $ 19.249.831
MAYO $ 33.507.378 $ 2.010.350 $ 35.517.728
JUNIO $ 28.013.875 $ 936.900 $ 28.950.775
JULIO $ 27.129.790 $ 2.427.000 $ 29.556.790
TOTAL $ 200.656.783 $ 11.305.633 $ 211.962.416
RESUMEN DEPENDENCIAS VIATICOS NACIONALES
1 DE ENERO A 27 DE JULIO DE 2012
DEPENDENCIAS VALOR TOTAL
OFICINA ASUNTOS INTERNACIONALES $ 450.933
OFICINA DE INFORMACIÓN EN JUSTICIA $ 1.367.825
DIRECCION DE JUSTICIA FORMAL Y JURISDICCIONAL $ 2.152.209
DIRECCION DE POLITICA CRIMINAL Y PENITENCIARIA $ 5.133.204
DESPACHO VICEMINISTRO DE POLITICAS CRIMINAL Y JUSTICIA RESTAURATIVA
$ 5.610.221
DESPACHO MINISTRO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO $ 10.669.711
DIRECCION DE JUSTICIA TRANSICIONAL $ 12.791.447
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DESPACHO VICEMINISTRO DE PROMOCION DE LA JUSTICIA $ 13.000.617
DIRECCION DE POLITICA CONTRA LAS DROGAS Y ACTIVIDADES RELACIONADAS
$ 13.160.797
SECRETARIA GENERAL $ 21.422.506
DIRECCION DE METODOS ALTERNATIVOS DE SOLUCION DE CONFLICTOS $ 30.824.143
GRUPO DE SEGURIDAD Y TRANSPORTE $ 38.274.781
OFICINA ASESORA JURIDICA $ 57.104.022
TOTAL $ 211.962.416
RESUMEN MENSUAL VIATICOS EXTERIOR
1 DE ENERO AL 27 DE JULIO DE 2012
MES VALOR TOTAL
ENERO $ 0
FEBRERO $ 1.128.513
MARZO $ 16.730.211
ABRIL $ 17.377.130
MAYO $ 8.665.236
JUNIO $ 9.409.184
JULIO $ 0
TOTAL $53.310.274
RESUMEN DEPENDENCIAS VIATICOS EXTERIOR
1 DE ENERO AL 27 DE JULIO DE 2012
DEPENDENCIAS VIATICOS
DESPACHO MINISTRO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO $14.979.474,00
DESPACHO VICEMINISTRO DE POLITICA CRIMINAL Y PENITENCIARIA $ 6.540.148,00
DIRECCION DE JUSTICIA FORMAL $5.343.507,00
DIRECCION DE JUSTICIA TRANSICIONAL $3.156.904,00
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DIRECCION DE POLITICA CONTRA LAS DROGAS Y ACTIVIDADES RELACIONADAS
$8.192.446,63
DIRECCION DE POLITICA CRIMINAL Y PENITENCIARIA $4.501.323,00
OFICINA ASESORA JURIDICA $1.128.513,00
OFICINA ASUNTOS INTERNACIONALES $7.770.251,99
OFICINA DE INFORMACIÓN EN JUSTICIA $1.697.706,00
TOTAL $53.310.274
TIQUETES 2012
El Ministerio de Justicia y del Derecho cuenta con el Contrato Interadministrativo No. 29
de 2012 con “SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES S.A. “SATENA”, para
la prestación del servicio de transporte aéreo de pasajeros, para el desplazamiento de
los funcionarios y contratistas del Ministerio de Justicia y del Derecho y los funcionarios
de la Policía Nacional, o de las entidades que hagan sus veces, que presten sus
servicios de protección y seguridad en el Ministerio, con el fin de garantizar el cabal
cumplimiento de las actividades propias de la entidad, según las necesidades que por
este concepto se generen.
El Contrato Interadministrativo se empieza a ejecutar el 23 de febrero de 2012, hasta por
la suma de DOSCIENTOS CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($250.000.000.oo)M.L,
incluido IVA, los cuales se distribuyeron presupuestalmente en Viáticos y Gastos de
Viaje al interior”, por la suma de DOSCIENTOS MILLONES DE PESOS
($200.000.000,oo)M.L., y Viáticos y Gastos de Viaje al Exterior por la suma de
CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($50.000.000,oo)M.L. y con vigencia hasta el 30 de
noviembre de 2012 o hasta el agotamiento de los recursos.
Posteriormente, se realizó una adición por valor de SESENTA MILLONES DE PESOS
($60.000.000.oo), los cuales se distribuyeron así: Viáticos y Gastos de Viaje al interior”,
por la suma de CUARENTA MILLONES DE PESOS ($40.000.000,oo) M.L., y Viáticos y
Gastos de Viaje al Exterior por la suma de VEINTE MILLONES DE PESOS
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($20.000.000,oo)M.L., manteniendo la vigencia hasta el 30 de noviembre de 2012 o
hasta el agotamiento de los recursos.
A continuación se presenta un resumen de los gastos en tiquetes a nivel nacional e
internacional, tanto mensual como por Dependencias, y sus respectivos diagramas de
barras.
RESUMEN MENSUAL TIQUETES INTERNACIONALES
1 DE ENERO AL 27 DE JULIO DE 2012
MES VALOR TOTAL
ENERO $ 0
FEBRERO $ 1.567.354
MARZO $ 33.543.399
ABRIL $ 24.864.624
MAYO $ 14.208.420
JUNIO $ 4.898.386
JULIO $ 0
TOTAL $79.082.183
RESUMEN DEPENDENCIAS TIQUETES INTERNACIONALES
1 DE ENERO AL 27 DE JULIO DE 2012
DEPENDENCIAS VALOR TOTAL
DESPACHO MINISTRO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO $45.157.416,00
DESPACHO VICEMINISTRO DE POLITICA CRIMINAL Y PENITENCIARIA $4.424.261,00
DIRECCION DE JUSTICIA FORMAL $4.365.127,00
DIRECCION DE JUSTICIA TRANSICIONAL $2.019.095,00
DIRECCION DE POLITICA CONTRA LAS DROGAS Y ACTIVIDADES RELACIONADAS
$1.806.350,00
DIRECCION DE POLITICA CRIMINAL Y PENITENCIARIA $4.386.957,00
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OFICINA ASESORA JURIDICA $1.567.354,00
OFICINA ASUNTOS INTERNACIONALES $12.810.727,00
OFICINA DE INFORMACIÓN EN JUSTICIA $2.544.896,00
TOTAL $79.082.183
Caja menor de viáticos al exterior e interior del país
Resolución No. 0295 del 03 de Mayo de 2012
Fundamento Legal:
Ley 1485 del 14 de diciembre de 2011, por la cual se decreta el presupuesto de rentas y
recursos de capital y ley de apropiaciones para la vigencia fiscal 2012, Decreto No. 4970
del 30 de diciembre de 2011, por el cual se liquidó el Presupuesto General d ella Nación
para la vigencia fiscal 2012.
Resolución No. 001 del 02 de Enero de 2012, del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público, por la cual se reglamenta la Constitución y funcionamiento de las cajas menores.
Resolución No. 0295 del 03 de mayo de 2012, del Ministerio de Justicia y del Derecho,
por la cual se constituye la Caja menor para sufragar el pago de Viáticos y Gastos de
Viaje al Interior y Exterior del país de los funcionarios y/o contratistas del Ministerio de
Justicia y del Derecho.
Se generó el CDP 9212 del 24 de Abril de 2012, Registro Presupuestal No. 84912 del 31
de Mayo de 2012.
Registro Presupuestal de la Obligación en SIIF 2 NACION No. 124212 del 26 de Julio de
2012; Orden de Pago Presupuestal 404103612 del 26 de Julio de 2012 SIIF 2 NACION,
originó la CAJA MENOR No. 212.
Póliza de Seguros No. 20220 con vigencia del 01 de mayo de 2012 al 17 de julio de
2013. Aseguradora Royal y Sunalliance seguros Colombia S.A.
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Resumen de Actividad Caja Menor
Inicio de Actividades Julio 30 de 2012SALDO INCIAL 60.000.000,00
SALDO x EJECUTAR SIIF 2 NACION
AGOSTO 9 DE 201240.305.921,00
SALDO ACTUAL BANCO HORA: 10:05 AM
54.665.790,00
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7. GRUPO DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO
7.1. Conformación del Grupo
A la fecha el Grupo cuenta con Cinco (5) profesionales que adelantan todas las acciones
disciplinarias de conformidad con la normatividad vigente.
Vale anotar que ha sido un esfuerzo de esta administración la conformación de este
equipo humano, toda vez que de la incorporación producto de la escisión del Ministerio del
Interior y de Justicia solo fueron incorporados dos (2) funcionarios con este perfil, lo que
imposibilitada el cumplimiento del mandato legal, tanto en la creación de grupos de trabajo
como en el deber de contar dentro de la estructura de la entidad con una oficina o
despacho que ejerciera esta labor.
Con ocasión de la liquidación de la Dirección Nacional de Estupefacientes y ante el hecho
de que al Ministerio de Justicia y del Derecho se le incorporaran algunas de las funciones
que esta entidad venia desarrollando, aunado a lo anterior de ser una entidad adscrita al
Ministerio, se elevo una consulta a la Procuraduría General de la Nación por el Jefe de la
Oficina de Control Interno de la DNE en liquidación para que se absolviera la duda sobre
cual era el ente competente para adelantar las investigaciones disciplinarias de la entidad
en liquidación.
La respuesta de esta consulta llega el día 6 de febrero de 2012 y se da a conocer a esta
cartera ministerial a finales del mismo mes y año en el sentido de indicar que le
corresponde al Ministerio de Justicia y del Derecho continuar conociendo de los procesos
que se adelantan en el DNE en liquidación.
Sobre este supuesto, procede por el grupo de Control Disciplinario Interno del Ministerio a
realizar unas reuniones con el objeto de recibir los expedientes, los cuales se empiezan a
entregar formalmente el día 2 de marzo de 2012, de conformidad con las actas se que
anexan.
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7.2. Cuadro General
Se anexa cuadro resumen del estado actual de los procesos que cursan como producto de
investigaciones atinentes a presuntas conductas disciplinarias
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8. GRUPO DE GESTIÓN CONTRACTUAL
7.1 Entre los meses de septiembre y diciembre fueron entregados por el Ministerio del
Interior carpetas contentivas de los contratos que a la fecha de creación del Ministerio de
Justicia se encontraban en ejecución o debían ser liquidados.
Lo anterior dando cumplimiento al 35 y 36 del Decreto 2897 de 2011. Es de anotar que de
las carpetas de contratos entregados para liquidar existen algunos que se encontraban ya
ejecutados y que a la fecha de creación del ministerio de Justicia no habían sido
liquidados por el escindido Ministerio del Interior y de Justicia, algunos de los cuales su
liquidación debió haberse dado desde los años 2006, 2007 y siguientes.
De la misma forma se advierte que de estas carpetas recibidas para proceso de
liquidación se han tenido que devolver al Ministerio del Interior 13 contratos por no contar
con los documentos exigidos para el trámite de liquidación que establecen las normas
contractuales.
CONTRATOS ENTREGADOS POR EL MINISTERIO DEL INTERIOR PARA LIQUIDAR 122
CONTRATOS LIQUIDADOS 73
CONTRATOS PENDIENTES DE LIQUIDAR 36
CARPETAS CONTRACTUALES DEVUELTAS POR NO CONTAR CON LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA POR LEY
13
TOTAL CONTRATOS 122
Para la vigencia 2011 y con el fin de poder cumplir con las obligaciones encomendadas al
Ministerio de Justicia, se suscribieron los siguientes contratos fruto de los diferentes
procesos de ley.
CONTRATOS VIGENCIA 2011
CONTRAS COMO CONSECUENCIA PROCESOS DE SELECCION 18
CONVENIOS 3
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CONTRATACIONES DIRECTAS PRESTACION DE SERVICIOS 23
TOTAL CONTRATOS 44
Procesos realizados en la vigencia 2011 a partir del 01 de septiembre de 2011
MODALIDAD DE
PROCESO OBJETO
NOMBRE DEL CONTRATISTA
FECHA DE TERMINACION
VALOR
LICITACION PUBLICA 1
Se compromete con el Ministerio a prestar el servicio de seguridad y vigilancia en la sede donde funcionan las dependencias del ministerio de Justicia y del Derecho, conforme las especificaciones que se relacionan en el anexo de requerimientos técnicos mínimos del pliego de condiciones, y en la propuesta presentada por el contratista, a que hace parte integrante de este contrato en todo aquello que no lo contrarié
Mega seguridad
31/10/2012
494.732.262,00
LICITACION PUBLICA 2
Se compromete con el Ministerio a prestar el servicio de Aseo y Cafetería en la sede en donde funcionan las diferentes dependencias del Ministerio de Justicia y del Derecho, conforme a los requerimientos técnicos que se relacionan en el anexo de requerimientos técnicos mininos del pliego de condiciones, y en la propuesta presentada por el contratista, a que hace parte integrante de este contrato en todo aquello que no lo contrarié
FLOREZ Y ALVAREZ
14/09/2012
300.856.159,00
CONCURSO DE MERITOS 02
se compromete a realizar la ntermediación y asesorar al ministerio en todo lo relacionado con: 1) Procesos de Selección de la Aseguradora para el cubrimiento de los riesgos de os activos e intereses de propiedad y/o cargo del Ministerio de Justicia y del Derecho y aquellos por los cuales sea o fuere legalmente responsable 2) tramite de los reclamos que se deban formalizar para hacer efectivo el pago de las ndemnizaciones en todo tipo de pólizas a favor del Ministerio 3) implementación
JARDINE LLOYD THOMPSON - VALENCIA
IRRAGORRI
0.00
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del programa de prevención de perdidas; 4) manejo ntegral del programa de seguros de la entidad, conforme a las especificaciones y requerimientos técnicos descritos en los estudios previos y con la propuesta presentada por el contratista, aplicando los principios de contratación estatal establecidos en la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007, y sus decretos reglamentarios
CONCURSO DE MERITOS 03
Realizar la segunda fase del sistema de información de casas de justicia, para mejorar el ingreso, almacenamiento y disponibilidad de la nformación, optimizar el visor geográfico y migrar las herramientas usadas a versiones de ultima tendencia
REPRESENTACIONES REDES Y DESARROLLO DE SISTEMAS REDESIS
LTDA
22/06/2012
300.000.000,00
SELECCIÓN ABREVIADA 03
Se compromete con el Ministerio a Trasferir a titulo de compraventa un software de monitoreo del trafico de la red LAN, para el Ministerio de Justicia y del Derecho, Junto con el Licenciamiento, nstalación configuración y rasferencia de conocimiento
para la operación del referido software, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2,2 del estudio previo, en el pliego de condiciones y en la propuesta presentada
NEWNET S.A
31/03/2012
113.694.416,00
SELECCIÓN ABREVIADA 01
Se compromete con Ministerio a realizar la implementación del sistema de vigilancia electrónica para internos con domiciliaria, beneficios administrativos o con medida de aseguramiento no privativa de la libertad(SVE) a nivel nacional
ENERGIA INTEGRAL ANDINA
15/07/2013
39.362.400.000,00
SELECCIÓN ABREVIADA No 04
Prestar el servicio de suministro de combustible y ubricantes, para los vehículos y motocicletas que conforman el parque automotor activo del Ministerio de Justicia y del Derecho y de los que le hayan sido asignados por necesidad del servicio, los cuales podrán ser suministrados directamente en la estación a ravés de vales para
combustible, conforme a las especificaciones que se relacionan en el anexo de requerimientos técnicos mininos del pliego de condiciones y en la propuesta presentada el 13 de diciembre de 2011
ULISES EUGENIO MARTINEZ MORA Y/O SERVICENTRO ESSO AVDA TERCERA
31/12/2012 115.913.443,00
SELECCIÓN ABREVIADA No 05
Se compromete con el Ministerio a prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo son suministro de repuestos originales y mano
PRECAR LTDA
15/07/2012
149.697.363,00
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de obra para los vehículos y motocicletas multimarcas que conforman el parque automotor activo de la entidad y los que le hayan sido asignados por necesidades del servicio conforme a las especificaciones que se relacionan en el anexo de requerimientos técnicos mininos del pliego de condiciones y la propuesta presentada
SELECCIÓN ABREVIADA 6
Se compromete con el Ministerio a prestar el servicio de Outsoursing de fotocopiado e impresión para el Ministerio de Justicia y del Derecho, suministrando equipos, nsumos, mantenimiento ntegral para los equipos, y operarios, de tal manera que supla la necesidad del servicio de fotocopiado de la entidad, conforme a las especificaciones que se relacionan en el anexo técnico de requerimientos técnicos mininos del pliego de condiciones y en la propuesta presentada
COLDATA S.A
16/12/2012
48.850.529,00
SELECCIÓN ABREVIADA 9
Se compromete con el Ministerio a trasferir a titulo de compraventa un vehículo blindado para el esquema de protección del señor Ministro de Justicia y del Derecho, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2,2 del estudio previo, en el pliego de condiciones y en la propuesta presentada
BLINSECURITY DE COLOMBIA LTDA
28/02/2012
377.580.000,00
NVITACION PUBLICA
Contratar suministro de combustible y lubricantes, para los vehículos que conforman el parque automotor activo del Ministerio de Justicia y del Derecho y de os que le sean asignados a cualquier titulo, por necesidades del servicio a ravés de vales para
combustible, conforme a las cantidades especificas que se relacionan en el numeral 1,2 de la invitación y 2,2 del estudio previo
ABUABARA GANDUR Y CIA LTDA
20/11/2011
14.996.800,00
NVITACION PUBLICA
Contratar el Servicio de Outsoursing de fotocopiado e mpresión para el Ministerio de Justicia y del Derecho, suministro, equipos, insumos, mantenimiento integral para os equipos y operarios, de tal manera que supla la necesidad del servicio de fotocopiado de la entidad, conforme a las especificaciones técnicas descritas en el numeral 2,2 del estudio previo
SOLUTION COPY LTDA
31/12/2011
3,922,989
NVITACION PUBLICA Contratar el servicio de GALVIS ARQUITECTOS 05/01/2012 11.513.588,00
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mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de materiales y repuestos para os sistemas de aire acondicionado, bombas y adecuación de agua potable, red eléctrica, planta eléctrica, control de incendio, redes hidrosanitarias y los arreglos ocativos para la sede del Ministerio de justicia y del derecho
NVITACION PUBLICA
Mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos originales y mano de obra para los vehículos y motocicletas multimarcas que conforman el parque automotor activo de la entidad y los que le hayan sido asignados por necesidades del servicio conforme a las especificaciones técnicas que se encuentran en el estudio previo
PRECAR LTDA
30/12/2011
14.703.669,00
NVITACION PUBLICA
Prestar el Servicio de Seguridad y Vigilancia privada en la Sede en donde funcionan las diferentes dependencias del ministerio de Justicia y del Derecho, o en las que se requiera en cumplimiento de la necesidad del Servicio conforme a los requerimientos técnicos solicitados por el Ministerio
VIGILANCIA ACOSTA
22/12/2011
9.203.173,00
NVITACION PUBLICA
Contratar la diagramación diseño gráfico corrección de estilo e impresión de un libro , en 1540 ejemplares, conforme a las cantidades y especificaciones especificas que se relacionan
HAPPY MUNDO
15/01/2012
10.788.000,00
NVITACION PUBLICA
Compra de útiles de escritorio y papelería conforme a las especificaciones técnicas que se encuentran en el numeral 2,2 del estudio previo y numeral 1,2 de la invitación
PAPELERIA LOS LAGOS LTDA
29/01/2012
24.101.809,00
NVITACION PUBLICA
Compra de Tintas y toner para as impresoras de propiedad del Ministerio o de las que le hayan sido entregadas a cualquier titulo por necesidad del servicio, conforme a las especificaciones técnicas que se encuentran en el numeral 2,2 del estudio previo y 1,2 de a invitación publica
COMERCIAL ENSUEÑOS SAS
29/01/2012
24.082.064,00
Carrera 9 No 12 C – 10 Bogotá D.C., Conmutador No. 4443100 http://www.minjusticia.gov.co/
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En la presente vigencia fiscal se han realizado las siguientes contrataciones:
CONTRATOS VIGENCIA 2012 (hasta 27-07-2012)
CONTRAS COMO CONSECUENCIA PROCESOS DE SELECCION 21
CONVENIOS 19
CONTRATACIONES DIRECTAS PRESTACION DE SERVICIOS 98
TOTAL CONTRATOS 138
Procesos realizados a partir del 01 de enero al 27 de julio de 2012
MODALIDAD DE
PROCESO OBJETO
NOMBRE DEL CONTRATISTA
FECHA DE TERMINACION
VALOR
SELECCIÓN ABREVIADA 01
Se compromete con el Ministerio a prestar su servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de materiales y repuestos para los sistemas de aire acondicionado, bombas y adecuación de agua potable, rede eléctrica, planta eléctrica, control de ncendio, redes hidrosanitarias y los arreglos ocativos para las sedes del ministerio de justicia y del derecho en donde funcionan y funcionaran las dependencias de la entidad conforme a la normatividad vigente y según las especificaciones que se relacionan en el anexo de requerimientos técnicos mininos del pliego de condiciones y en la propuesta presentada el día 21 de febrero de 2012
EFRAIN MUÑUZ MOTTA
11/09/2012
102.553.514,00
SELECCIÓN ABREVIADA 04
Se compromete con el Ministerio a realizar la mplementación de una solución integral de mensajería electrónica sobre a plataforma Google Apps, edición empresarial mediante suscripción de acuerdo con as especificaciones establecidas en el numeral 2,2 de los estudios previos
UNION TEMPORAL EFORCERS - INGENIAN
29/03/2013
68.800.000,00
SELECCIÓN ABREVIADA 03
El contratista se compromete con el Ministerio a prestar sus servicios de monitoreo a medios de comunicación, para el grupo de comunicaciones del ministerio de Justicia y del Derecho, de conformidad con las especificaciones técnicas del numeral 2,2 del estudio previo, en el pliego de
SIGLO DATA LTDA
31/12/2012
25.056.000,00
Carrera 9 No 12 C – 10 Bogotá D.C., Conmutador No. 4443100 http://www.minjusticia.gov.co/
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condiciones y en su propuesta presentada el día 21 de marzo de 2012
SELECCIÓN ABREVIADA 5
Se c compromete con el Ministerio a entregar a titulo de compraventa, los siguientes bienes, conforme a las especificaciones, u características que se relacionan en el anexo de requerimientos técnicos mininos del pliego de condiciones de la selección abreviada de menor cuantía No 05 de 2012 y la propuesta presentada el día 9 de abril de 2012, las cuales hacen parte integral de este contrato
JESUS MARIA GOMEZ CARDONA (Jema color)
04/06/2012
35.835.880,00
SELECCIÓN ABREVIADA 8
Se compromete con el Ministerio a desarrollar una campaña de medios radiales de comunicación, para divulgar la figura de la conciliación extrajudicial en derecho a partir de cuñas radiales suministradas por el Ministerio de Justicia y del Derecho de conformidad con as especificaciones técnicas del numeral 2,2 del estudio previo, en el pliego de condiciones y en su propuesta presentada el día 1 de junio de 2012
CENTRAL PROMOTORA DE MEDIOS
16/11/2012
141.899.784,00
SELECCIÓN ABREVIADA 11 DE
2012
Se obliga para con el Ministerio a organizar, asegurar la realización exitosa de una jornada de Acceso a la Justicia con servicios de conciliación extrajudicial en derecho, asesoría jurídica y actividades pedagógicas dirigidas a la población beneficiaria de la Estrategia unidos, en las ciudades de Pasto, Ibagué, Soacha, Manizales, Cúcuta y Popayán para un total de seis (6) ornadas de acceso a la usticia
CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTA
18/12/2012
148.000.000,00
NVITACION PUBLICA 4
Contratar con un hotel que, en condiciones de total seguridad y tranquilidad para os visitantes, suministre los servicios de alojamiento, alimentación, alquiler de un salón de reuniones con ayuda audiovisuales, sonido, estación de café permanente
HOTEL TERMALES DEL OTOÑO
06/04/2012
25.000.000,00
NVITACION PUBLICA 5
Contratar el Servicio de recuperación de la nformación del Sistema de nformación de
estupefacientes SIE contenida en discos duros que se encuentran en cadena de custodia sobre el servidor original desde el cual se obtuvo la imagen original, restaurando la operación del servidor a su estado inicial, de conformidad con las especificaciones técnicas
ERNEST & YOUNG AUDIT LTDA
23/03/2012
2.633.200,00
Carrera 9 No 12 C – 10 Bogotá D.C., Conmutador No. 4443100 http://www.minjusticia.gov.co/
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señaladas en el numeral 2,2 del estudio previo, en el pliego de la invitación publica No 05 de 2012 y en la propuesta presentada el día 28 de febrero de 2012
NVITACION PUBLICA No 06
Compra de tapetes atrapamugre, según las especificaciones técnicas y cantidades descotas en el numeral 2,2 del Estudio previo
BETEL DISTRIBUCIONES LTDA
23/04/2012
1.992.693,00
NVITACION PUBLICA No 08
Contratar la prestación del servicio de mantenimiento, soporte y actualización, del servidor de voz del Ministerio de Justicia y del Derecho, conforme a las especificaciones técnicas que se encuentran en el numeral 2,2 del estudio previo
NEC DE COLOMBIA
28/12/2012
25.447.000,00
NVITACION PUBLICA No 08
Contratar a titulo de permuta, el reciclaje de los desechos producto de la actividad del MJD a cambio de elementos y para su funcionamiento
FIBRAS NACIONALES S.A.S
23/05/2013
0,00
NVITACION PUBLICA No 10
Contratar la suscripción por un (1) año del software de filtrado webzine para 400 usuarios junto con soporte écnico en sitio durante la
vigencia de la suscripción, de conformidad con las especificaciones técnicas señaladas en el numeral 2,2 del estudio previo, en el pliego de la invitación publica No 10 de 2012 y en la propuesta presentada el día 14 de mayo de 2012
GLOBALTECK SECURITY S.A
23/05/2013
25.288.000,00
NVITACION PUBLICA No 11
Contratar el diseño, la producción y el ensamble de un (1) hacking móvil con maleta portable para el auditorio del Ministerio de Justicia y del Derecho, conforme a las especificaciones descritas en el estudio previo
IMAGEN VIRTUAL S.A
23/06/2012
3.932.400,00
NVITACION PUBLICA No 12
Compra de una mesa redonda para la sala de untas, según las especificaciones técnicas descritas en el numeral 1,2 de la invitación y 2,2 del estudio previo
SISTEMAS AUDIOVISUALES LTDA
04/07/2012
6.264.000,00
NVITACION PUBLICA 13
compra, instalación y configuración de un equipo de impresión a color ntegrado con software de diseño para la generación de as tarjetas de identificación de los funcionarios del Ministerio de Justicia y del Derecho , de conformidad con las especificaciones écnicas señaladas en el
numeral 2,2 del estudio previo y en los ofrecidos en esta propuesta
IDENTIFICACION PLASTICA S.A
30/07/2012
4.824.440,00
NVITACION No 14 DE 2012
Suscripción por un (1) año del software antivirus Kaspersky
ITSEC S.A.S
12/07/2013
10.474.800,00
Carrera 9 No 12 C – 10 Bogotá D.C., Conmutador No. 4443100 http://www.minjusticia.gov.co/
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<bolsines pace Security para 400 equipos (Estaciones de rabajo y servidores) junto
con soporte técnico en sitio durante la vigencia de la suscripción, de conformidad con las especificaciones écnicas señaladas en el
numeral 2,2 del estudio previo, y en su propuesta
NVITACION PUBLICA 16
Suministro de calzado con destino a los funcionarios del Ministerio de Justicia y del Derecho que tienen Derecho a Dotación en el año 2012, en as cantidades, entregas y especificaciones técnicas señaladas en el numeral 2.2 del estudio previo y 2.1 de la nvitación publica
LAS VIVIENDAS SOCIEDAD S.A.S
DOTACERO
30/07/2012
5.015.009,00
NVITACION PUBLICA 16
Suministro de vestuario un destino a los funcionarios del Ministerio de Justicia y del Derecho que tienen Derecho a Dotación en el año 2012, en as cantidades, entregas y especificaciones técnicas señaladas en el numeral 2.2 del estudio previo y 2.1 de la nvitación publica
CREACIONES MERCY S.A
30/07/2012
12.089.288,00
PROCESOS DE SELECCIÓN PENDIENTES
CLASE DE PROCESO OBJETO VALOR ESTADO ACTUAL
Concurso de Méritos No. 01 de 2012
consultoría para la formulación, diseño, estructuración y desarrollo del Plan Estratégico de Tecnología para el Ministerio de Justicia y del Derecho (2012 – 2016),
$159.583.713,oo adjudicado pendiente rut y cuenta bancaria de la Unión
Temporal Ernest & Young Ltda – Min Plan Estratégico De
Tecnología para el contrato
Concurso de Méritos No. 02 de 2012
servicios de una consultoría écnica especializada para
desarrollar las actividades de análisis, evaluación y selección de las herramientas de software Sistema de Gestión o Administración por Procesos de Negocio (BPM), Administración de Contenidos (CMS) y Sistema de Gestión Documental; para el desarrollo e implementación del Sistema de Información de Conciliación
$163.617.500,oo Se publicó pliego de condiciones definitivo entrega de propuestas 3 de agosto
Licitación Publica No. 01 de 2012
rrealizar un evento para promocionar y socializar el Nuevo Estatuto Arbitral en Bogotá, Medellín, Bucaramanga, Barranquilla, Armenia, Cartagena, Cúcuta, Ibagué, Manizales, Montería, Neiva, Pasto, Pereira, Santa Marta,
$321.095.157 Estudios previos y Borrador pliego de condiciones publicación Lunes 30 de julio
Carrera 9 No 12 C – 10 Bogotá D.C., Conmutador No. 4443100 http://www.minjusticia.gov.co/
Línea Quejas y Reclamos 01 800 09 11170 Página 171 de 173
Tunja, Villavicencio y Cali”
Licitación Publica No. 02 de 2012
"Diseñar, construir, desarrollar e mplementar encuentros de actualización de árbitros y secretarios de Tribunal Arbitral en las ciudades de Bogotá, Medellín, Cali, Cartagena, bagué, Cúcuta, Pereira,
Barranquilla y Santa Marta".
$268.944. 711 En elaboración borrador pliego de condiciones
Selección Abreviada No. 13 de 2012 subasta
Contratar la adquisición de diez (10) sillas de alta gama para los funcionarios del nivel directivo y doscientas veintiséis (226) sillas ergonómicas, para los funcionarios
$84.804.146 Borrador Pliego de condiciones en ajuste para publicar martes 31 de julio
Finalmente y en relación con este tema contractual, se debe anotar que a pesar de haber
solicitado a la Imprenta Nacional el usuario y contraseña para poder cumplir con la
publicación de los contratos, a la fecha no hemos recibido respuesta alguna sobre el
asunto.
Carrera 9 No 12 C – 10 Bogotá D.C., Conmutador No. 4443100 http://www.minjusticia.gov.co/
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9. SUSBDIRECCIÓN DE SISTEMAS
9.1. Infraestructura Tecnológica
Teniendo en cuenta la escisión de los Ministerios, y toda vez que la parte tecnológica se
encuentra en el cuarto piso del edificio ubicado en la Cra. 9 No. 12C10, lugar en el cual
funciona el Ministerio de Justicia y del Derecho, es así como, debido a los costos que
representa para el Ministerio del Interior contar con su propia infraestructura, se hizo
necesario que la Subdirección de Sistemas soporte la operación de los sistemas de
información del Ministerio del Interior, hasta tanto, adelanten la consecución de recursos
que permita individualizar el mencionado servicio.
A la entrada en funcionamiento del Ministerio de Justicia y del Derecho, se encontraba
frente al desarrollo de la funciones de la mencionada Subdirección el Ing. Ricardo
Munevar, quien con su equipo de trabajo adelanto todas las gestiones pertinentes para
brindar la prestación del servicio tecnológico, tanto al Ministerio del Interior como al
Ministerio de Justicia y del Derecho.
En el mes de diciembre del año 2011, fue nombrado como Subdirector de Sistemas el
Ingeniero José Fernando Castillo, quien es el encargado de dar cumplimiento a las
funciones asignadas a la Subdirección que nos ocupa.
9.1.2. Se anexa informe.
Carrera 9 No 12 C – 10 Bogotá D.C., Conmutador No. 4443100 http://www.minjusticia.gov.co/
Línea Quejas y Reclamos 01 800 09 11170 Página 173 de 173
10. PLAN DE MEJORAMIENTO
10.1. Matriz Plan de Mejoramiento
Se anexa matriz del Plan del Mejoramiento que se encuentra vigente, cuyos soportes
reposan en el archivo de gestión de la Secretaría.
Nota: Frente a los hallazgos correspondientes a las auditorías realizadas a los
establecimientos de Reclusión del Orden Nación, a raíz, se elevo consulta a la Contraloría
General de la República con el fin de que conceptúen sobre la continuidad del plan de
mejoramiento en cabeza de esta Cartera Ministerial o la pertinencia de que sea la Unidad
quien continúe cumpliendo con la ejecución de las acciones
11. INFORME AUDITORIA
11.1. Vigencia 2011
Se anexa informe de auditoría correspondiente a la vigencia 2011, el cual fue recibido en
esta Secretaría el día 26 de julio de 2011, del mismo se debe presentar plan de
mejoramiento dentro del plazo establecido por la ley
Se destaca que fue fenecida la cuenta y se dio opinión sin salvedades frente a los estados
financieros.