Disseny, desenvolupament i implantació d’un sistema nou d’informació de la gestió econòmica i financera a la Universitat de Barcelona
Introducció i guia ràpida de l’aprovació de la despesa
2
1 Introducció a l’autorització de la despesa
1.1 Introducció
1.2 Canals i arquitectura
1.3 Detalls de la delegació
1.4 Operativa i bases d’execució del pressupost
2 Guia ràpida de l’aplicació d’autorització de la despesa
2.1 Accés a l’aplicació
2.2 Funcions comunes per a totes les pestanyes
2.3 Reserva, autorització i disposició
2.4 Obligacions
2.5 Modificacions de crèdit
2.6 Notes de càrrec
3 Consultes, suggeriments i incidències
0 Índex de continguts
3
• El projecte Atenea Ecofin consisteix en la implantació d’un sistema de gestió econòmica basat en l’aplicació SAP.
• El sistema d’aprovació de la despesa es basa en la confirmació d’una pregunta del sistema sobre l’acció d’autoritzar.
• L’autorització s’executa prement un botó d’una pantalla del sistema de gestió (SAP) o de la nova aplicació d’autorització de la despesa, que s’allotja a la intranet.
• La necessitat d’autoritzar resulta del procediment de tramitació.
• La persona que autoritza la despesa és, per definició, la persona responsable del crèdit.
• Com que es tracta d’un document intern de la Universitat de Barcelona, la seguretat de l’acció d’autoritzar la garanteixen:
o El sistema informàtic: pel que fa tant a l’accés com al control d’autoritzacions per manipular la base de dades.
o El disseny funcional definit en el projecte: pel que fa a qui és l’actor que actua en cada cas.
1.1 Introducció a l’autorització de la despesa
4
1.2 Una acció, dos canals d’execució
• Un document pressupostari, inclòs en un expedient comptable, arriba a un punt en què es pot dur a terme l’autorització, tant des del sistema informàtic com des de la intranet.
• Com a norma general, els responsables dels centres gestors i projectes fan l’autorització de la despesa a través de la intranet.
• En cas de delegació, hi ha d’haver el document de delegació (formulari) i el document pressupostari, signats pel responsable del crèdit, en paper o en format electrònic.
Creació del document pressupostari (expedient comptable)
Creació del document pressupostari (expedient comptable)
Adjunció de la documentació
Adjunció de la documentació
Autorització de la despesa
Autorització de la despesa
Validació de l’autorització
Validació de l’autorització
FiFi
Gestors administratius
Gestors administratius
Delegat del responsable del crèdit (gestor administratiu)
Control Intern
Responsable del crèdit (nominal) Autorització
de la despesa
Autorització de la despesa
Documentació justificativa de la despesa (PDF)
Documentació justificativa de la delegació, en general
Formulari amb les dades SAP imprès i signat manualment pel responsable nominal
5
1.2 Arquitectura involucrada en l’aplicació web d’autorització
Sempre s’accedeix a l’aplicació web d’autorització de la despesa via la intranet. Aquesta aplicació resideix en un servidor, amb la resta d’aplicacions web de la Universitat de Barcelona i accedeix via web service al sistema informàtic SAP.
Sempre s’accedeix a l’aplicació web d’autorització de la despesa via la intranet. Aquesta aplicació resideix en un servidor, amb la resta d’aplicacions web de la Universitat de Barcelona i accedeix via web service al sistema informàtic SAP.
6
La delegació de l’autorització permet que els responsables del crèdit deleguin l’acte informàtic d’autorització (en el marc del sistema informàtic) a un gestor administratiu.
• La delegació s’aplica en un sentit ampli, no per a un document, un projecte o un centre de cost concrets, sinó per a tot.
• La delegació implica que el responsable del crèdit signi un document que ho autoritza. Aquest document (en suport electrònic o en paper) forma part de l’expedient.
• L’autorització delegada queda enregistrada com a dada de l’expedient.
• L’oficina de Control Intern pot consultar, posteriorment, el document de delegació en la tramitació massiva o com a dada de l’expedient.
• La persona delegada que rep l’autorització només pot ser un usuari del sistema informàtic (no del web) i no pot, al seu torn, tornar a delegar l’acció en algú altre.
• Si escau, una persona que n’hagi delegat una altra pot continuar autoritzant via la intranet. Per tant, pot haver-hi competència múltiple d’autorització sobre un mateix document.
1.3 Detalls de la delegació
7
Tant via el sistema informàtic com via la intranet:• L’usuari ha d’autenticar-se amb un nom d’usuari i una contrasenya, i estar donat d’alta a l’LDAP de la Universitat de Barcelona amb un atribut concret.
• L’usuari només veu l’opció d’autoritzar un determinat document si té permisos per fer-ho. La determinació del permís segueix la lògica següent:
• El NIF de l’usuari de la intranet que fa l’acció d’autoritzar o de rebutjar queda enregistrat en la base de dades del sistema informàtic. El nom i els cognoms associats al NIF s’extreuen del mestre de creditors.
o Aquest mestre s’actualitza a diari per mitjà d’un procés que llegeix del XIPER.
o Per tant, quan Control Intern miri qui ha autoritzat la despesa, veurà el NIF, el nom i els cognoms del responsable de l’autorització, o el NIUB, el nom i els cognoms del responsable delegat que l’ha autoritzada.
1.4 Operativa
Documents de lògica senzilla (un únic projecte, un únic centre gestor, imports baixos...)
Documents de lògica senzilla (un únic projecte, un únic centre gestor, imports baixos...)
Documents de lògica complexa (diversos projectes o centres gestors de responsables diferents, imports alts...)
Documents de lògica complexa (diversos projectes o centres gestors de responsables diferents, imports alts...)
Els autoritza el responsable directe.Els autoritza el responsable directe.
El responsable d’autoritzar-los es determina segons la taula de decisió.
El responsable d’autoritzar-los es determina segons la taula de decisió.
8
1.4 Bases d’execució del pressupost: fonament de la distribució
• Les bases d’execució del pressupost de la Universitat de Barcelona estableixen qui ha d’autoritzar la despesa.
• Com que se segueixen criteris complexos d’assignació de responsabilitat, és possible que en un moment donat el responsable trobi a faltar algun document. En qualsevol cas, sempre podrà consultar via USEF qui ha d’autoritzar-lo.
2.1 Guia ràpida: accés a l’aplicació
9
http://intranet.ub.eduhttp://intranet.ub.edu
44444444f
2.2 Guia ràpida: funcions comunes per a totes les pestanyes
Identificació del teu nom i NIFIdentificació del teu nom i NIF
10
Per seleccionar tots els documents
d’aquesta pestanya
Per seleccionar tots els documents
d’aquesta pestanya
Per seleccionar només aquest document
Per seleccionar només aquest document
Document següentDocument següent
Botons per autoritzar o rebutjar la despesa, que
prèviament has seleccionat
Botons per autoritzar o rebutjar la despesa, que
prèviament has seleccionat
Quatre pestanyes on hi ha els quatre tipus de documents diferents
Quatre pestanyes on hi ha els quatre tipus de documents diferents
Botó per actualitzar les dades. Quan fa una bona estona que
estàs connectat al sistema, convé comprovar que no hi
hagi documents nous
Botó per actualitzar les dades. Quan fa una bona estona que
estàs connectat al sistema, convé comprovar que no hi
hagi documents nous
Document amb dues línies de posició
Document amb dues línies de posició
Reenviament: indica Sí en cas que la despesa aparegui per segon cop
Reenviament: indica Sí en cas que la despesa aparegui per segon cop
2.3 Guia ràpida: reserva, autorització i disposició
11
Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament
pel gestor administratiu
Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament
pel gestor administratiu
Documents ordenats per fase (reserva > autorització > disposició)
i per data
Documents ordenats per fase (reserva > autorització > disposició)
i per data
Botó per accedir als detalls de la comanda per a les D8 (AD amb comanda menor) i D9 (D amb
comanda no menor)
Botó per accedir als detalls de la comanda per a les D8 (AD amb comanda menor) i D9 (D amb
comanda no menor)
Altres exemples de centres gestors (Física i Química ):2575QU00915000 - Departament d’Enginyeria Química2575QU00918000 - Departament de Ciència dels Materials2574QU00206000 - Facultat de Química2576FI01675000 - Institut de Nanociència i Nanotecnologia25730000200000 - Administració de Centre de Física i de Química25730000203000 - Oficina d’Afers Generals de Física i Química
2.4 Guia ràpida: obligacions
12
Documents ordenats per fase i per dataDocuments ordenats per fase i per data Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament
pel gestor administratiu
Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament
pel gestor administratiu
Document PDF escanejat de la
factura corresponent
Document PDF escanejat de la
factura corresponent
Fase pressupostàriaFase pressupostària
Tipus d’IVATipus d’IVA
44444444f
2.5 Guia ràpida: modificacions de crèdit
13
Documents ordenats per fase i per dataDocuments ordenats per fase i per dataDocument PDF que justifica la despesa, annexat prèviament
pel gestor administratiu
Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament
pel gestor administratiu
Línia emissora del pressupostLínia emissora del pressupost
Línia receptora del pressupostLínia receptora del pressupost
Altres exemples de projectes:PDZDL05R PROJECTES DOCENTS FINANÇATSRLZDL05J Altres projectes de recerca conv 09RLZ92100 PROJECTES NO AFECTATS DE RECERCARLZNL00K Altres projectes de recerca conv 09
La persona que autoritza és responsable del projecte o centre gestor a l’origen
La persona que autoritza és responsable del projecte o centre gestor a l’origen
44444444f
44444444f
2.6 Guia ràpida: notes de càrrec
14
Documents ordenats per fase i per dataDocuments ordenats per fase i per data
Línia emissora del pressupostLínia emissora del pressupost
La persona que autoritza és responsable del projecte o centre gestor a l’origen
La persona que autoritza és responsable del projecte o centre gestor a l’origen
Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament
pel gestor administratiu
Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament
pel gestor administratiu
Línia receptora del pressupostLínia receptora del pressupost
3 Consultes, suggeriments i incidències
• En l’apartat de «Gestió Gestió Econòmica» de la intranet podreu trobar:
o Introducció i guia ràpida en PowerPoint.
o Formulari per sol·licitar la delegació d’autorització a un gestor administratiu.
15
o Formulari per sol·licitar un canvi de responsable de centre de cost, centre gestor o projecte.
o Formulari per sol·licitar l’alta, la baixa o la modificació d’un usuari amb llicència per accedir al nou sistema informàtic.
3 Consultes, suggeriments i incidències
16
•Incidències tècniques, dubtes, consultes i suggeriments: Tel. 93 402 16 87, web: www.ub.edu/iub o bé: