JORNADA DE PLANIFICACIÓN, ESTRATEGIA Y COORDINACIÓN EN BELLAS ARTES
Presente y futuro de los Archivos Estatales 26 de marzo de 2019 Auditorio del Ministerio de Cultura y Deporte
PRESENTE Y FUTURO DE LOS ARCHIVOS ESTATALES
1. PLAN DE MEJORA EN LA GESTIÓN
2. ESTRATEGIA DE MISIÓN
3. SEGMENTACIÓN DE ARCHIVOS ESTATALES
4. ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO
5. MECANISMOS DE COORDINACIÓN
6. PLAN DE PROCESOS
7. MAPA DE CONOCIMIENTO
8. CUADRO DE MANDO INTEGRAL
Importancia y relevancia de los archivos españoles
Prestigio de los profesionales de los archivos
Presencia y liderazgo internacional
Reconocimiento por parte de investigadores, administraciones y ciudadanos.
Experiencia y buen uso de las TICs
PASADO Y PRESENTE
FUTURO
Nuevos públicos
Nuevos contextos, normas y demandas de servicios
Nuevas exigencias: Transparencia y rendición de cuentas…
Aprendizaje continuo
Información veraz, segura y accesible
Nuevos retos: e-Administración, digitalización, preservación…
Mayor cooperación nacional e internacional
“Al verdadero Juan Gaviota que todos llevamos dentro…” Richard Bach
Estrategia de Misión Mapa estratégico y despliegue. Grupos de interés y priorización.
Segmentación de archivos. Nuevas Cartas de
Servicios. Mecanismos de
coordinación. Cultura compartida.
Información para toma de decisiones. Sistema de indicadores. Herramienta tecnológica
del CMI (En colaboración con SGTIC).
Plan de marketing y comunicación. Capacitación de la organización. Comunicación interna.
Estructura y puestos y perfiles. Mapa de conocimiento y
formación Autoevaluación y Mejora.
Tipos de usuarios. Diseño del proceso. Implantación.
PLAN DE MEJORA EN LA GESTIÓN
DEFINICIÓN DE ESTRATEGIA
ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO
CUADRO DE MANDO
COMUNICACIÓN Y MARKETING
ATENCIÓN A USUARIOS
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
GRUPOS DE TRABAJO
COMITÉ DE EXCELENCIA
PLAN DE COMUNICACIÓN
ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO
ESTRATEGIA
CUADRO DE MANDO
INTEGRAL
REVISIÓN ORGANIZATIVA Y
ACTUALIZACIÓN DE PUESTOS DE
TRABAJO
COMPETENCIAS Y MAPA DE
CONOCIMIENTO
GRUPO TIC
Participantes en Grupos de Trabajo de Planificación Estratégica y Mejora de la Organización
PROCESOS
DESCRIPCIÓN
CONOCIMIENTO Y TALENTO
TRANSPARENCIA Y DEMOCRACIA
GARANTÍA Y CERTIFICACIÓN
GENERACIÓN DE VALOR
e-ADMINISTRACIÓN PRESERVACIÓN
DIGITAL DEL FUTURO AL PASADO
REPOSITORIOS DIGITALES
CERTIFICACIÓN
INTEGRACIÓN
CONSERVACIÓN
FONDOS DOCUMENTALES
PRESERVACIÓN
PARES
NUEVOS PÚBLICOS
MOVILIDAD TRANSNACIONAL
DATOS ABIERTOS Y ENLAZADOS
TRANSMISIÓN
NUEVAS HERRAMIENTAS NUEVOS RECURSOS
e-ADMINISTRACIÓN
TRANSFORMACIÓN DIGITAL
COMUNICACIÓN Y MARKETING
INTERNACIONAL
REPUTACIÓN
NACIONAL
COLABORACIÓN, COOPERACIÓN Y
ALIANZAS
1.PLAN DE MEJORA EN LA GESTIÓN
2.ESTRATEGIA DE MISIÓN
3.SEGMENTACIÓN DE ARCHIVOS ESTATALES
ModeradorNotas de la presentaciónNumero 1
“CONSERVAR, PROTEGER Y DIFUNDIR EL PATRIMONIO DOCUMENTAL ESPAÑOL, TRANSMITIENDO AL
FUTURO LA MEMORIA COLECTIVA, IMPULSANDO LA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y CREANDO TECNOLOGÍAS Y
CONTENIDOS CULTURALES DE CALIDAD”
MISIÓN
ModeradorNotas de la presentaciónNumero 1
“LIDERAR LA GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN HISTÓRICA,
ADMINISTRATIVA, ELECTRÓNICA Y DIGITAL EN ESPAÑA”
VISIÓN
ModeradorNotas de la presentaciónNumero 1
EXCELENCIA: Generador de conocimiento especializado en los ámbitos científico, cultural y tecnológico y transmisor al futuro de la memoria colectiva de España.
TRANSPARENCIA: Impulsor de la apertura a la Administración pública y a la sociedad, proporcionando datos abiertos y pertinentes, y garantizando el ejercicio de derechos y libertades ciudadanas, y el acceso a los archivos y registros públicos.
INNOVACIÓN: Facilitador de accesibilidad a documentos con métodos y tecnologías innovadoras dirigidas a la comunidad global.
COMPROMISO: Actitud personal comprometida con la misión y los valores de la SGAE, pudiendo asumir sus objetivos como propios, contribuyendo a su mejora permanente.
TRABAJO EN EQUIPO: Capacidad de trabajar y cooperar con los demás, dentro y fuera del propio departamento, compartiendo información, coordinando actividades y dirigiendo esfuerzos de grupo para alcanzar los objetivos marcados.
VALORES
ModeradorNotas de la presentaciónNumero 1
Mejorar posicionamiento ante la Administración y la sociedad,
siendo transparente y generando confianza
Transmitir patrimonio documental español, siendo referente en colaboración y cooperación
internacional
Liderar la gestión y preservación de documentos electrónicos de la Administración Pública
Conservar y proteger patrimonio documental español, asegurando perdurabilidad
CONSERVACIÓN TRANSMISIÓN
REPUTACIÓN TRANSFORMACIÓN DIGITAL
METAS ESTRATÉGICAS
ModeradorNotas de la presentaciónNumero 4
EJE 1 CONSERVACIÓN, PROTECCIÓN Y
TRANSMISIÓN DEL PATRIMONIO DUCUMENTAL
L1 Incremento de fondos
documentales
Mejora de valoración y transferencia de fondos
documentales
Asesoramiento y coordinación de entes públicos y privados
para mejorar protección documental
Aseguramiento de suministro
de información veraz y transparente y de
conocimiento especializado.
L2
L3
L4
EJE 2 TRANSFORMACIÓN
DIGITAL
L5 Alfabetización digital de
técnicas archivísticas
Implantación de la política de gestión de documentos
electrónicos
Impulso de recursos e infraestructuras
tecnológicas para la administración electronica
Optimización de PARES
L6
L7
L8
EJE 3 COOPERACIÓN,
COLABORACIÓN Y ALIANZAS
L9 Definición del modelo de
alianzas
Colaboración público-privada (mecenazgo)
Colaboración con instituciones docentes, culturales y sociales
Colaboración con otras Administraciones Públicas
Colaboración y cooperación internacional
L10
L11
L12
L13
EJE 4 DESARROLLO DEL
MODELO DE GESTIÓN
L14 Mejora y desarrollo del
modelo de gestión
Potenciación de coordinación organizativa
Gestión del equipo y reconocimiento
Formación continua de las personas
Diseño e implantación de Cuadro de Mando
L15
L16
L17
L18
EJE 5 MEJORA DE LA
REPUTACIÓN SOCIAL
L19 Desarrollo de un plan de
marketing estratégico institucional
Participación en el Sistema educativo
Revisión de Carta de servicios
L20
L21
EJES ESTRATÉGICOS
Titulares de Fondos y Colecciones
Sindicatos
Editoriales y Medios
Socios y Colaboradores
Medios de Comunicación
Visitantes y Público General
Sociedad
Proveedores de Servicios y Suministros
Instituciones Docentes,
Culturales y Sociales
Administraciones Públicas
Empleados
Administrados
Investigadores
Ministerio de Cultura y Deporte
PRIORIZACIÓN DE GRUPOS DE INTERÉS
ModeradorNotas de la presentaciónNumero 6
Elementos clave: • Coordinación y comunicación entre todos los segmentos • AHN como nexo entre dos segmentos
SEGMENTACIÓN DE ARCHIVOS ESTATALES
Segmento Histórico
AHN
AHNob
CDMH
ACA AGS
AGI
ARCHV
ARCHIVOS HISTÓRICOS
SEGMENTO DE TRANSFORMACIÓN
DIGITAL
AHN AGA
ACC
SEGMENTO DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
SEGMENTO DE SOPORTE
SERVICIOS CENTRALES CIDA SRD
SEGMENTO SOPORTE
4.ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO
5.MECANISMOS DE COORDINACIÓN
ModeradorNotas de la presentaciónNumero 1
• Cartas de servicio actualizadas con el Plan estratégico • Correlación y priorización entre los segmentos,
servicios y objetivos:
Servicios
Objetivos
Segmentos
ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO
• Orientar la cartera de servicios por segmentos:
¿QUÉ SERVICIOS CREAR?
¿QUÉ SERVICIOS POTENCIAR?
¿QUÉ SERVICIOS MANTENER?
¿QUÉ SERVICIOS REDUCIR?
¿QUÉ SERVICIOS ELIMINAR?
ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO
Implantar un plan de calidad homogéneo para los centros del segmento
Coordinar la publicación de contenidos digitales en red (PARES, web, RRSS…) para los centros del segmento
Implementar una metodología de valoración económica de documentos
Diseñar un plan de difusion (publicaciones, eventos, visitas…) para los centros del segmento
Crear un Plan de Preservación digital
Diseñar un Plan de Normas
Desarrollar un modelo formativo especializado en archivística
Coordinar la implantación del plan de calidad global
Diseñar un Plan de Publicación de contenidos en red (PARES, web, RRSS)
Desarrollar un plan de gestión para la reproducción de documentos y la emisión de copias auténticas.
Identificar prioridades en la salida y control de fondos en los centros del segmento.
Coordinar la elaboración de normas relativas a transformación digital
Hacer una propuesta de actuaciones prioritarias sobre valoración archivística en los centros del segmento
Implantar un plan de calidad homogéneo a los centros del segmento
Identificar prioridades en la recogida de documentos y el control de fondos
Implantar un Plan de Calidad homogéneo al segmento histórico
Coordinar la publicación de contenidos digitales en red (PARES, web, RRSS…) junto con el segmento Histórico
Implementar una metodología de valoración económica de documentos junto con el segmento Histórico
Diseñar un plan de difusión (publicaciones, eventos, visitas…) junto con el segmento Histórico
HISTÓRICOS SOPORTE TRANSFORMACIÓN (SIN AHN) MIXTO (AHN)
COMITÉS Consejo de Dirección de los Archivos Estatales Comité de Dirección de la SGAAEE Comité de Excelencia Consejo de Dirección de Archivo
Comités técnicos: Comité de Conservación y Digitalización. Comité de Descripción y Normalización. Comité de Referencias y Difusión. Comité de Administradores. Comité de Tecnologías de Información y
Comunicación.
MECANISMOS DE COORDINACIÓN
6. PLAN DE PROCESOS
ModeradorNotas de la presentaciónNumero 1
Primeros pasos en 2010 (antecedente al plan global de 2015).
Implantación por unidades y, a partir de 2015, en toda la organización.
Búsqueda de la simplificación administrativa y la adecuada rendición de cuentas.
Las fases iniciales del proyecto cristalizaron en Manuales de Calidad.
IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS
Análisis de necesidades, elementos y puntos de mejora.
Elaboración de propuestas de cambio del proceso para simplificar y lograr mayor eficacia.
No sólo mejoras paulatinas, sino también diseño o reingeniería de procesos.
Toma de decisiones dirigida y orientada de acuerdo con la estrategia de la Subdirección General de Archivos Estatales.
MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS
• Grupos de trabajo internos: • Personas formadas en gestión por procesos. • Naturaleza funcional (grupos no basados en jerarquías).
Identificación de elementos del proceso
• Actividades • Recursos • Instrucciones • Resultados • Agentes
Identificación de posibles mejoras
• Actuaciones innecesarias
• Reducción de flujos
• Mejor control y seguimiento
Propuestas de cambio del proceso
• Mejoras paulatinas • Reingeniería • Introducción de
indicadores (CMI)
METODOLOGÍA DE TRABAJO
Mapa de procesos simplificado (de +130 procesos en 2010 a tan sólo 44).
Identificación de procesos clave a los que dar prioridad.
Propuestas de mejora (Control de fondos, Atención a usuarios…).
Cambios ya efectuados (Descripción, Difusión en Internet, Informes…).
Falta la implantación integral y su incorporación a la cultura corporativa de los Archivos Estatales.
PRINCIPALES RESULTADOS
7. MAPA DE CONOCIMIENTO
ModeradorNotas de la presentaciónNumero 1
CONOCIMIENTO
TÁCITO
ESTRUCTURADO
MAPA DE CONOCIMIENTO
EXPLÍCITO
NO ESTRUCTURADO
• Experiencias • Reflexión
• Manuales • Procedimientos • Guías
• Notas • E-mails
MAPA DE CONOCIMIENTO
SISTEMÁTICA DE GESTIÓN
ÁREAS
SOPORTE DE GESTIÓN
OBJETIVO
MAPA DE CONOCIMIENTO
Mejorar la coordinación y la homogeneidad en la calidad de los servicios. Extender las capacidades internas y apoyar el desarrollo del talento interno. Ordenar el conocimiento interno. Convertir conocimiento tácito en explícito estructurado.
OBJETIVO del Mapa de Conocimiento en la SG AAEE
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
MAPA DE PROCESOS SG.AA.EE
ÁREAS DE CONOCIMIENTOS CLAVE
ORGANIGRAMAS Y PUESTOS
CARTA DE SERVICIOS
MAPA DE CONOCIMIENTO
CONOCIMIENTO
MAPA DE CONOCIMIENTO
INFORMACIÓN
8. CUADRO DE MANDO INTEGRAL Y SU APLICACIÓN
ModeradorNotas de la presentaciónNumero 1
MISIÓN
CUADRO DE MANDO INTEGRAL
VISIÓN
VALORES
ESTRATEGIA
Recursos, habilidades y capacidades
Infraestructuras, procesos y sistemas de información
RESULTADOS ESTRATÉGICOS
Por qué existimos
Nuestra cultura
Lo que queremos ser en el futuro
Nuestro Plan de Juego
Traducir la estrategia, medir y planificar acciones
De la ESTRATEGIA
a la ACCIÓN
CUADRO DE MANDO INTEGRAL
Beneficios de un Cuadro de Mando Integral Permite enlazar la estrategia con la operativa de una
organización. Aporta una visión holística del desempeño de la organización. Facilita enormemente la comunicación y comprensión de la
estrategia en toda la organización. Facilita la implantación de la estrategia. Aporta enfoque a la organización. Alinea toda la organización con los objetivos corporativos. Supone en sí mismo un referente como herramienta de
medida del desempeño de una organización. Facilita la gestión de todos los grupos de interés, así como
sus interrelaciones.
CUADRO DE MANDO INTEGRAL
Carga y proceso de
datos
Análisis de datos
Repositorio de datos
Fuentes de datos
Cuadro Mando Integral
CUADRO DE MANDO INTEGRAL
CMI
ModeradorNotas de la presentaciónNumero 1
http://cmiarchivos.labs.mcu.es/
DIRECCIÓN GENERAL DE BELLAS ARTES
Número de diapositiva 1JORNADA DE PLANIFICACIÓN, ESTRATEGIA Y COORDINACIÓN EN BELLAS ARTES Número de diapositiva 3Número de diapositiva 4Número de diapositiva 5Número de diapositiva 6Número de diapositiva 7Número de diapositiva 8Número de diapositiva 9Número de diapositiva 10Número de diapositiva 11Número de diapositiva 12Número de diapositiva 13Número de diapositiva 14Número de diapositiva 15Número de diapositiva 16Número de diapositiva 17Número de diapositiva 18Número de diapositiva 19Número de diapositiva 20Número de diapositiva 21Número de diapositiva 22Número de diapositiva 23Número de diapositiva 24Número de diapositiva 25Número de diapositiva 26Número de diapositiva 27Número de diapositiva 28Número de diapositiva 29Número de diapositiva 30Número de diapositiva 31Número de diapositiva 32Número de diapositiva 33Número de diapositiva 34Número de diapositiva 35Número de diapositiva 36Número de diapositiva 37Número de diapositiva 38Número de diapositiva 39Número de diapositiva 40Número de diapositiva 41Número de diapositiva 42Número de diapositiva 43Número de diapositiva 44Número de diapositiva 45