8/14/2019 La gestion de procesos en el Ayuntamiento de Leganes
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Ayuntamiento de Legans Unidad de Organizacin
Gestin de Expedientes: Ventajas de una plataforma nica
Valentn Prez AlmarzaJefe de la Unidad de Organizacin
AYUNTAMIENTO DE LEGANS
Sociedad de la Informacin - 15 de junio de 2004
La Experiencia delLa Experiencia del
Ayuntamiento de LeganesAyuntamiento de Leganes
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Como nace ?Como nace ?
Proyecto de Trabajo contemplado enProyecto de Trabajo contemplado en
el Plan de Sistemas (1999/2003).el Plan de Sistemas (1999/2003).
Financiado con Fondos S.I.G.E.M.Financiado con Fondos S.I.G.E.M.
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Con que objetivos?Con que objetivos?
Permitir la rpida puesta en marcha dePermitir la rpida puesta en marcha de
un sistema de tramitacin, control yun sistema de tramitacin, control y
seguimiento de todos los asuntos que seseguimiento de todos los asuntos que se
gestionan en la Institucingestionan en la Institucin
Que los procesos de informacin y deQue los procesos de informacin y de
gestin administrativa estn disponibles agestin administrativa estn disponibles a
travs de Internettravs de Internet
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CCon qu recursos?on qu recursos?
HerramientaHerramienta estandarestandar Consultores externosConsultores externos
Personal de Informtica y Organizacin.Personal de Informtica y Organizacin.
Becarios Universidad Carlos IIIBecarios Universidad Carlos III
Colaboracin del Personal de lasColaboracin del Personal de las
Unidades Administrativas.Unidades Administrativas.
Apoyo PolticoApoyo Poltico
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Qu tipo de herramienta?Qu tipo de herramienta?
Que se integre con otras aplicacionesQue se integre con otras aplicaciones RegistroRegistro
RentasRentas
ContabilidadContabilidad
Que permita una tramitacin abiertaQue permita una tramitacin abierta
Que use las bases de datos corporativasQue use las bases de datos corporativas
TercerosTerceros
CiudadCiudad
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Grupos de trabajoGrupos de trabajo
Comisin de InformticaComisin de Informtica ((Poltico/Tcnica):Poltico/Tcnica): Seguimiento y Control del proyectoSeguimiento y Control del proyecto
Comisin Tcnica del Proyecto:Comisin Tcnica del Proyecto:
Seguimiento y Control TcnicoSeguimiento y Control Tcnico Redefinicin y AjusteRedefinicin y Ajuste
Informacin a la Comisin de InformticaInformacin a la Comisin de Informtica
Equipo del Proyecto:Equipo del Proyecto:
Desarrollo Operativo del ProyectoDesarrollo Operativo del Proyecto
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Formacin del equipoFormacin del equipo
Curso de 30 horas en conocimientoCurso de 30 horas en conocimientode la aplicacin informtica.de la aplicacin informtica.
Curso de diagramacin.Curso de diagramacin.
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Plan de comunicacinPlan de comunicacin
Comunicacin a la InstitucinComunicacin a la Institucin:: Presentacin Inicial (Polticos y Tcnicos)Presentacin Inicial (Polticos y Tcnicos) Comunicacin en el Boletn de RRHHComunicacin en el Boletn de RRHH
Comunicaciones DepartamentalesComunicaciones Departamentales
Antes de cada intervencin (todos)Antes de cada intervencin (todos)
Tras la implementacin en mquinaTras la implementacin en mquina
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Recogida de informacinRecogida de informacin
Entrevistas a los implicadosEntrevistas a los implicados::
Responsables de UnidadResponsables de Unidad
TramitadoresTramitadores
Recopilacin de DocumentacinRecopilacin de Documentacin
Normativa VigenteNormativa Vigente
Documentacin AdministrativaDocumentacin Administrativa
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Definicin y normalizacinDefinicin y normalizacin
Descripcin del Flujo (Diagrama)Descripcin del Flujo (Diagrama)
Inclusin de marcadores en documentosInclusin de marcadores en documentos
Normalizacin:Normalizacin:
Adaptacin Normas AdministrativasAdaptacin Normas Administrativas
Adaptacin Imagen CorporativaAdaptacin Imagen Corporativa
Normalizacin de ComportamientosNormalizacin de Comportamientos Normalizacin del LenguajeNormalizacin del Lenguaje
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Formacin de usuariosFormacin de usuarios
CursoCurso WinPacWinPac::
Cinco sesiones 2 1/2 horasCinco sesiones 2 1/2 horas
CursoCurso RegWinRegWin:: Cuatro sesiones 2 horasCuatro sesiones 2 horas
CursoCurso GTWinGTWin (liquidaciones)(liquidaciones)::
Dos sesiones 2 horasDos sesiones 2 horas100 usuarios por fase100 usuarios por fase
(300 usuarios)(300 usuarios)
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PrcticasPrcticas
Prcticas previas al arranquePrcticas previas al arranque
En base de datos de pruebasEn base de datos de pruebas
Durante un mesDurante un mes
Produccin real (salvo registros)Produccin real (salvo registros)
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Puesta en marchaPuesta en marcha
Servicio de atencin continuaServicio de atencin continua
Apoyo directo al usuario (15 das)Apoyo directo al usuario (15 das)
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Areas afectadasAreas afectadas Primera fase (01/01/01):Primera fase (01/01/01): Obras, Industrias y UrbanismoObras, Industrias y Urbanismo
Rentas e Inspeccin FiscalRentas e Inspeccin Fiscal Salud y ConsumoSalud y Consumo
Segunda fase (01/01/02):Segunda fase (01/01/02): Oficina Seguridad CiudadanaOficina Seguridad Ciudadana
Tercera fase (01/01/03):Tercera fase (01/01/03): Polica LocalPolica Local U.D.M.A.U.D.M.A.
Cuarta fase (01/01/04):Cuarta fase (01/01/04): rea de Haciendarea de Hacienda
Quinta fase (01/01/05):Quinta fase (01/01/05): Expedientes implicacin contableExpedientes implicacin contable
Servicios SocialesServicios Sociales
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ResultadosResultados CuantitativosCuantitativos
Subtipos Definidos:Subtipos Definidos: 100 subtipos en las cuatro fases100 subtipos en las cuatro fases
Expedientes tramitados:Expedientes tramitados: 45.000 expedientes a 1 de junio45.000 expedientes a 1 de junio
Documentos normalizados:Documentos normalizados: 1000 (simples/mltiples)1000 (simples/mltiples)
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RiesgosRiesgos
Duplicacin de DatosDuplicacin de Datos Base de Datos de TercerosBase de Datos de Terceros
Base de Datos de CiudadBase de Datos de Ciudad
DesactualizacinDesactualizacin Documentos (Plantillas)Documentos (Plantillas)
Cambios organizativosCambios organizativos Cambios legalesCambios legales
Cruce con documentos incluidosCruce con documentos incluidos
Normas de GrabacinNormas de Grabacin
Unidad de Mantenimiento de DatosUnidad de Mantenimiento de Datos
Limitacin de derechos de AltasLimitacin de derechos de Altas
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Factores crticosFactores crticos
ComunicacionesComunicaciones
Integracin con las aplicacionesIntegracin con las aplicaciones
corporativascorporativas
Voluntad polticaVoluntad poltica
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En la redEn la red !!
Desde febrero de 2003Desde febrero de 2003
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Obtener informacin del estadoObtener informacin del estadode sus expedientes directamentede sus expedientes directamenteen su casaen su casa
Control sobre sus asuntosControl sobre sus asuntos Imagen de eficaciaImagen de eficacia
Qu se ofrece al ciudadano?Qu se ofrece al ciudadano?
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Que ve el ciudadano?Que ve el ciudadano?
Expedientes en los que figura como:Expedientes en los que figura como: InteresadoInteresado RepresentanteRepresentante
Y en cada expediente:Y en cada expediente: Operaciones realizadasOperaciones realizadas Fecha de realizacinFecha de realizacin
Nombre del tramitadorNombre del tramitador Estado del expedienteEstado del expediente
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Con que requisitos?Con que requisitos?
Solicitud de claveSolicitud de clave Por InternetPor Internet
De forma presencialDe forma presencial
Validacin de la claveValidacin de la clave
PresencialPresencial
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Mejoras previstasMejoras previstas
Mayor detalle en la descripcin deMayor detalle en la descripcin delas operaciones realizadaslas operaciones realizadas
Posibilidad de contemplar losPosibilidad de contemplar losdocumentos emitidos en cadadocumentos emitidos en cada
operacinoperacin
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Leganes 24 horasLeganes 24 horas onon--linelineDesde el 17 de marzo de 2004Desde el 17 de marzo de 2004
Consulta de datos tributariosConsulta de datos tributarios DuplicadosDuplicados Certificados de pagoCertificados de pago DomiciliacionesDomiciliaciones
Consulta de datos de padrnConsulta de datos de padrn Volantes y CertificadosVolantes y Certificados
Consulta de datos del RegistroConsulta de datos del Registro
Solicitud de otros serviciosSolicitud de otros servicios Retirada de mueblesRetirada de muebles
Consulta de expedientesConsulta de expedientes
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Gracias por su atencinGracias por su atencin
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