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AGUACERO
S.A de C.V
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OBJETIVOS DEL MANUAL
OBJETIVO GENERAL:
Desarrollar una herramienta de gestión administrativa para la Gerencia de Ventas
de la empresa Aguacero S.A de C.V, en las áreas de Organización, Descripción
de Puestos y Procedimientos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Ser instrumento útil para la orientación e información de los procesos,
estructura organizativa y los puestos de trabajo de la Gerencia de
Ventas.
Facilitar el aprovechamiento de los recursos con los que cuenta la
Gerencia de Ventas.
Propiciar el mejoramiento de la productividad y calidad de la Gerencia
estudiada.
Establecer lineamientos de acción generales para la Gerencia de
Ventas.
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MANUAL ADMINISTRATIVO DE LA GERENCIA DE VENTAS DE LA EMPRESA AGUACERO S.A. DE C.V
HISTORIA DE LA EMPRESA.AGUACERO S.A. de C.V. nace el 02 de junio del año 2006, surge mediante la
fundación e idea de una pareja de esposos, Sr. Jaime Luís Torres y la Sra.
Lourdes María Arriaza, que juntos desean establecer una planta de agua que
pueda ser única para los salvadoreños, para esto realizan intensa información del
equipo adecuado para lo cual les lleva un año lograr obtener lo necesario antes de
la fecha de su nacimiento y cumpliendo además todos los requisitos sanitarios y
de exportación que la garantizan como agua pura.
AGUACERO S.A. de C.V. En su comienzo de producciones obtuvo gran demanda
en países vecinos en Guatemala y Honduras en lo cual se comenzó a operar y
permitió un año de éxito pero solamente fuera del país, al finalizar el año 2007 se
comenzó a producir para poder entrar dentro del país.
En la actualidad del se generan 36 empleos directos y mas indirectos lo cual esto
permite establecerse como una mediana empresa.
Aun que el producto aun no todos lo conocen se trabaja en que este siempre
establecido en diferentes puntos del país y sepan la calidad del producto.
JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIADebido a que cada empresa es un sistema con características particulares, se
hace necesario el desarrollo de una herramienta técnico-administrativa que
recopile y oriente al lector sobre las acciones a tomar en una situación dada. Por
ello se elabora el presente manual administrativo, como una herramienta
indispensable para la empresa: Aguacero S.A. de C.V.
Una empresa debe tener un plan detallado y sistematizado con el cual pueda
hacerle frente a los diversos elementos que intervienen en la dinámica
organizacional. Por ello los manuales administrativos constituyen un aliado
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importantísimo en la sana gestión de la empresa. Asimismo forma una
institucionalización o apropiación de las actividades que realiza y contribuye al
mejoramiento tanto de los procesos (administrativos y productivos), así como
también del producto final, conformando una cultura de mejora constante dentro la
empresa.
También el conocimiento de la estructura organizativa de la Gerencia de Ventas
contribuirá a la comprensión y mejora de sus unidades, así como también al
diseño de planes adecuados a la capacidad y objetivos de la empresa.
La elaboración de la descripción de puestos es de gran utilidad dentro de ella para
el proceso de reclutamiento y selección de personal, ya que orientara
acertadamente en la búsqueda de la persona con el perfil adecuado para cada
cargo.
Los procedimientos son otro elemento, puesto que por ellos se realizan las
acciones necesarias para el éxito y la vida de la misma organización, por tanto, la
elaboración de procedimientos narrativos y sus respectivas representaciones
gráficas constituye la comprensión y análisis de las actividades más profundas de
la empresa y en este caso de la Gerencia de Ventas, por lo que permite
establecer mejoras y rediseños a los procesos existentes y futuros.
MISIONSomos una empresa salvadoreña productora de agua potable y cristalina que
permite generar a los salvadoreños un nuevo estilo de agua con muy buena
calidad en su producción mediante el producto.
VISIONLlegar a ser una nueva empresa de agua en el mercado salvadoreño que genere
confianza en nuestro sabor y estilo que permita posicionarnos con muy buen
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agrado ante quienes deseen conocernos, y que nuestro producto permita cumplirle
al consumidor lo que busca ante una nueva agua.
POLÍTICAS GENERALES DE LA EMPRESA
DE ORGANIZACIÓN:
- La Junta General de Accionistas será el órgano supremo de la sociedad
según lo establece el Código de Comercio.
- La Junta Directiva, puede estar conformada por uno o más miembros de la
Junta General de Accionistas.
- La Junta Directiva puede nombrar a un administrador General único con
carácter temporal o con un plazo no mayor de dos años.
- La planeación estratégica se revisará al término de cada año, según los
resultados observados de los planes operativos.
- Las plazas operativas de la Gerencia de Producción podrán ser de carácter
temporal, dependiendo de las necesidades de la producción.
DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS:
- El análisis de los puestos se llevará a cabo por la Gerencia de Recursos
Humanos.
- Se llevarán a cabo auto-evaluación semestral de los puestos a nivel de
Gerencias.
- Cuando se produzca alguna modificación al perfil de un puesto, su
implantación será efectiva una vez aprobada y presentada a las personas
involucradas en ella.
DE PROCEDIMIENTOS:
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- Los procedimientos relacionados a cada una de las jefaturas de planta se
revisarán de manera interna en cada una de éstas.
- Ningún cliente debe esperar más de un día por la entrega de su pedido
- Se revisará, actualizará y modificara los procedimientos de compra y
recepción de materiales según sea la necesidad.
- Los procedimientos se graficarán según la terminología de la Amercian
Society of Society of Mechanical Enginners (ASME), American National
Standard Institute (ANSI) o en su defecto un combinado, siendo explicado
su uso por la Unidad respectiva .
- Para la evaluación de los procesos de producción y/o administrativos se
formarán comités integrados por los miembros de las Gerencias de la
empresa.
DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Agua cero SA de CV es una empresa que cuenta con un gran número de
gerencias y unidades administrativas, se realizará el análisis de la Gerencia de
Ventas, la cual está apoyada por tres unidades de nivel jerárquico inferior. Por lo
tanto el organigrama será de tipo suplementario y con dos niveles estando a la
cabeza la Gerencia de Ventas y guardando relaciones de dependencia y autoridad
las Unidades de Salas de Venta, Mayoreo y de Servicio Post-Venta. Además se
presenta el organigrama maestro de toda la empresa, junto con una pequeña
descripción de sus unidades más importantes.
DESCRIPCIÓN DE LAS PRINCIPALES UNIDADES ADMINISTRATIVASA continuación se presenta la estructura orgánica de la empresa Agua cero SA de
CV. en donde se aprecian las unidades de staff y las tres grandes áreas como lo
son Producción, Mercadeo y Administración; cada una con sus diferentes
ramificaciones o unidades que apoyan la gestión de la organización. Asimismo se
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observa el grado de autoridad y responsabilidad que se da dentro de cada línea,
determinando los siguientes niveles jerárquicos:
ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS:La asamblea general de accionistas es el órgano supremo de la sociedad y como
tal, representa el capital de toda sociedad anónima; puede acordar y ratificar todos
los actos y operaciones de la sociedad y sus resoluciones serán cumplidas por la
Junta Directiva.
JUNTA DIRECTIVA:Depende directamente de la Asamblea General de accionistas, la administración
de la sociedad estará a cargo de uno o varios mandatarios temporales y
revocables, quienes puedan ser socios o personas extrañas a la sociedad.
GERENCIA GENERAL:El Gerente general tiene como responsabilidad dirigir, así como recabar la
información que muestre el trabajo desarrollado por las demás gerencias de la
empresa, a fin de formarse un juicio exacto de los acontecimientos y condiciones
de los resultados, de las operaciones realizadas por la misma y de esta forma
formular sus conclusiones y recomendaciones, y reportar directamente a la Junta
Directiva.
GERENCIA DE MERCADOTECNIA:Es la que se encarga de proporcionar los medios esenciales por los cuales la
empresa va a estar girando a través de investigaciones para dar a conocer sus
productos y obtener una mayor rentabilidad de los mismos, se reporta al gerente
general y delega hacia su Gerencia de Ventas por línea de producto.
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GERENCIA DE PRODUCCIÓN:Se encarga de recaudar los informes que le son otorgados por su gerente, para
tomar decisiones correctivas para un buen funcionamiento de la empresa, lo cual
reporta al gerente general y delega hacia abajo, al gerente de planificación y las
unidades Técnicas de planta.
GERENCIA ADMINISTRATIVA:Es función de ésta, el control administrativo teniendo como base la plantación,
dirección y organización, ya que estos elementos llevándose a cabo proporcionan
una mayor eficiencia dentro de la empresa, esta Gerencia reporta al gerente
general y delega responsabilidad hacia gerentes de Finanzas
UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS:Lleva acabo funciones de coordinación, selección y evaluación administrativa del
personal, su principal función es de proveer los recursos humanos de la empresa,
así como el control administrativo de este y le reporta al Gerente general
delegando a sus gerentes de oficinas y planta, sus funciones de selección,
evaluación y control administrativo del personal; su ubicación se localiza en
Oficinas Generales.
GERENCIA DE VENTAS:Realiza funciones de planeación, coordinación y control de la fuerza de ventas,
asimismo realiza planes estratégicos de ventas, apoyándose en los objetivos de
la empresa para su ejecución. Tiene bajó su cargo tres unidades administrativas y
está subordinada a la Gerencia de Mercadeo.
UNIDAD DE SALAS DE VENTAEstá bajo la supervisión de la Gerencia de Ventas, y es la encargada de mantener
relaciones efectivas entre las diferentes salas de venta de la empresa y de su
correcto abastecimiento tanto al detalle como mayorista.
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UNIDAD DE MAYOREOEs la unidad responsable del abastecimiento de grandes volúmenes de pedidos,
tiene contacto directo según las características y especificaciones que tienen los
clientes, en especial lo referente a papel higiénico de marcas privadas.
UNIDAD DE SERVICIO POST VENTAEs la unidad responsable de mantener constante comunicación con los clientes y
brindarles información y ayuda una vez realizada el proceso de venta en
cualquiera de sus modalidades (menoreo, mayoreo, al detalle, etc.). Depende
jerárquicamente de la Gerencia de Ventas y está al mismo nivel de las unidades
de mayoreo y de salas de vetnas.
JEFATURAS DE PLANTA:Es responsabilidad del aprovechamiento del equipo con que cuenta la empresa
para desarrollar en forma eficiente los procesos de fabricación de sus productos,
le reporta directamente al Gerente de Producción y Planificación y delega
responsabilidades en sus superintendentes de producción, mantenimiento,
distribución y almacenes; su ubicación se localiza en Planta.
UNIDAD TÉCNICATiene bajo su responsabilidad el control de calidad, seguridad industrial e
investigación y desarrollo de procesos con el fin de obtener mayor eficiencia
dentro de la productividad de la empresa, reporta directamente al Jefe de Planta
respectivo y a su ves delega a sus unidades de Control de Calidad, Seguridad
Industrial e Investigación y Desarrollo; su ubicación se localiza en Planta.
UNIDAD DE DISTRIBUCIÓN Y ALMACENESTiene como responsabilidad la recepción de materiales, materia prima y producto
terminado de producción, además la distribución de productos al cliente, así como
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del abastecimiento de materiales y materia prima al área productiva y
mantenimiento. Reporta directamente al gerente de Producción y delega a sus
unidades de Almacén de Materiales, de Almacén de Producto Terminado,
Logística y de Control y Programación de la Producción; su ubicación esta en
Planta.
UNIDAD DE MANTENIMIENTOEn su responsabilidad mantener un buen funcionamiento para su uso, los equipos
e instalación de la empresa, para un buen aprovechamiento de los recursos de
producción de la misma, el cual reporta directamente al gerente de operaciones y
delega hacia sus unidades de Mantenimiento Eléctrico, Mantenimiento Mecánico,
Instrumentación y Servicios Generales.
JEFE DE LOGÍSTICACoordina los pedidos que recibe del Departamento de vetas, para su distribución
de producto terminado hacia los clientes.
Contrata el transporte adecuado para el envió de los productos a su destino.
Reporta directamente a la Superintendencia de Distribución y Almacenes. Delega
responsabilidades hacia su asistente y supervisores en turno; su ubicación se
localiza en Planta.
JEFE DE CONTROL Y PROGRAMACIÓN DE LA PRODUCCIONTiene como responsabilidad elaborar un programa de producción, en base al
pronóstico de ventas, para elaborar los productos en planta.
Solicita las cantidades requeridas de materia prima, también programa los
productos de refabricación, es lazo de unión entre el área de ventas.
Controla la producción de la planta como son: rendimientos, tiempos, etc., control
de administración de estadísticas y se reporta directamente a la Superintendencia
de Distribución y Almacenes. Delega responsabilidades hacia su supervisor o
analista de programación; su ubicación se localiza en Planta.
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AGUACERO S.A. de C.V ORGANIGRAMA MAESTRO
Asamblea Gral deaccionistas
Auditoria externa
Gerencia de Mercadeo
Unidad de Planta 1
Jefatura supervis
ora
Asesoria legal y financiera
Junta Directiva
DirectorioAuditoria interna
Gerencia Gral
Gerencia Administrativa
Gerencia de Producción
Gerencia de Planificación
Gerencia de Ventas
Gerencia Financiera
Unidad de Planta 3
Unidad de Planta 2
Unidad de Planta Int.
Unidad de RRHH
Unidad de Contab.
Unidad de serv. PostVent
Unidad de Mayoreo
Unidad de Salas de Venta
Unidad de créditos
J.efat de distribuc
Jefatura de atenc.
Jefat de Costos
Jefat de Info finc.
Jefat de compras
Jefat de Cobros
Jefat. De RR Inds
Jefat. De sistemas
Jefat de sop. Tec
Jefat. de contrat
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ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA DE VENTAS DE LA EMPRESA AGUACERO S.A. de C.V
Como se observa la gerencia está integrada por tres unidades, cuya
dependencia jerárquica y de relaciones se expresan en el siguiente manual de
organización. Asimismo, se hace uso del formato de recopilación de
información (Anexo No 1) del cual se redacta lo siguiente:
DESCRIPCIÓN DE PUESTOSDESCRIPCIÓN DE PUESTOS PARA CADA UNIDAD ORGANIZATIVA
INTRODUCCIONPara tener una idea de lo que la descripción de puestos implica, se presentan a
continuación una serie de definiciones de interés general. De la misma forma,
puede consultarse el anexo No 2 sobre la herramienta para la recolección y
levantamiento de la información.
Qué es un puesto: Los puestos de trabajo son la esencia misma del grado de
productividad de una organización. El logro de los objetivos depende de un diseño
adecuado del puesto.
GERENCIA DE VENTAS
UNIDAD DE SALAS DE
VENTA
UNIDAD DE MAYOREO UNIDAD DE SERVICIO
POST-VENTA
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Descripción del Trabajo: Se considera la información suministrada por el análisis y
la descripción del puesto: Tareas que se realizan, responsabilidades, habilidades,
esfuerzos y condiciones del trabajo.
Capacidad requerida: Por lo común primero se obtiene información sobre las
actividades realmente de trabajo desempeñadas tales como limpieza, codificar,
galvanizar, codificar pintar, diseñar, entre otras. En ocasiones, la lista de
actividades y indica también como, por qué y cuándo un trabajador desempeña
cada actividad.
También es posible reunir información sobre el comportamiento humano como
sensibilidad, comunicación, toma de decisiones y escritura. En este punto se
incluye información referente a las exigencias personales del puesto en términos
de gasto de energía, caminar largas distancias y otros. Que tipos de maquinas
sabe manejar; condiciones físicas y horario de trabajo y el contexto social y
organización, por ejemplo, la gente con la que el empleado deberá interactuar
habitualmente. También puede reunirse aquí información sobre los incentivos
financieros y no financieros vinculados con el empleo.
Otros requerimientos: Se reúne información con respecto a los requerimientos
humanos del puesto tales como los conocimientos o las habilidades con los que se
relaciona (educación, capacitación experiencia laboral), así como los atributos
personales (aptitudes, características físicas, personalidad, intereses) que se
requieren.
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
CONCLUSIONES
Los manuales en las empresas son necesarios para diseñar en forma sistemática
los procedimientos operativos y para que sirvan de apoyo administrativo a las
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diferentes áreas de trabajo para que sean utilizados en la ejecución de los
distintos procesos de trabajo, para una buena coordinación general de las
actividades que se encaminan al logro de los objetivos.
Estos permitirán que los empleados tengan bien claro cuales son las actividades
que deben realizar, y como hacerla cumpliendo con las políticas de la empresa, y
también cuando se tenga una plaza vacía se tenga bien claro cuales son los
requisitos que deben exigirse para que una persona pueda ocupas la plaza sin
complicaciones y hacer bien el trabajo.
Pero es necesario que estos manuales se estén revisando y actualizando para
asegurarse que sean realistas.
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Análisis
Redacción
EncabezadoFuente tipográfica: Arial, 12 puntos, texto justificado, espacio interlineado 1,5.
Título del trabajo: No mayor de 60 caracteres, contando espacios y subtítulos.
Consignado en negritas.
Autor(es): nombre(s) y apellido(s).
El manual acepta únicamente textos inéditos, y que no estén siendo evaluados
por otros medios.
Resumen del trabajoSe ubicará al principio del texto, luego del encabezado. Fuente tipográfica: Arial,
12 puntos, justificado, espacio simple.
En toda ocasión el resumen debe presentarse en solo un idioma español.
Extensión máxima de 150 palabras.
Formato del texto:Título: Fuente tipográfica: Arial, 12 puntos, texto justificado, espacio interlineado
1,5.
Resumen: Fuente tipográfica: Arial, 12 puntos, justificado, espacio simple.
Subtítulos: Fuente tipográfica Arial, negrita, 12 puntos. Sin punto final.
Cuerpo del artículo:
· General: Fuente tipográfica Arial, 12 puntos, interlineado 1.5, justificado.
Los párrafos no deben comenzar con sangría sino con el texto en el margen
izquierdo. Entre párrafo y párrafo se debe dejar un espacio. El espaciado
debe ser con un enter.
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Estructura del Manual
OBJETIVO GENERAL:
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
MANUAL ADMINISTRATIVO DE LA GERENCIA DE VENTAS DE LA EMPRESA AGUACERO S.A. DE C.V
HISTORIA DE LA EMPRESA.
JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA
MISION
VISION
POLÍTICAS GENERALES DE LA EMPRESA
DE ORGANIZACIÓN:
DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS:
DE PROCEDIMIENTOS:
DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
DESCRIPCIÓN DE LAS PRINCIPALES UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS:
JUNTA DIRECTIVA:
GERENCIA GENERAL:
GERENCIA DE MERCADOTECNIA:
GERENCIA DE PRODUCCIÓN:
GERENCIA ADMINISTRATIVA:
UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS:
GERENCIA DE VENTAS:
UNIDAD DE SALAS DE VENTA
UNIDAD DE MAYOREO
UNIDAD DE SERVICIO POST VENTA
JEFATURAS DE PLANTA:
UNIDAD TÉCNICA
UNIDAD DE DISTRIBUCIÓN Y ALMACENES
UNIDAD DE MANTENIMIENTO
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JEFE DE LOGÍSTICA
JEFE DE CONTROL Y PROGRAMACIÓN DE LA PRODUCCION
MANUAL DE ORGANIZACION
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PARA CADA UNIDAD ORGANIZATIVA
INTRODUCCION
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
CONCLUSIONES
Encuadernación
En el siguiente manual no se llevó encuadernación ya que lo obtuvimos en forma digital
Fallas
- El presente manual administrativo es de aplicación general para
la Gerencia de Ventas y sus unidades inherentes, por lo que se
recomienda extender su elaboración hacia otras Unidades de la
empresa.
-
- En la estructura del manual se recomienda seguir una paso a
paso la estructura como tal de cada aspecto, por lo que debe estar
separados por partes a un nivel diferente al de las otras separado por
una línea intermitente que marque este efecto de la unidad.
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- Se necesita Llevar a cabo un proceso de evaluación permanente
encaminado a la mejora de los manuales productivos, administrativos
y operativos de la organización, con el fin de cumplir con el
comportamiento sistemático de toda empresa y como una fuente para
la empresa Agua cero S.A de C.V.