MANUAL DE INSTRUCCIONES PARA ORGANIZAR TU DÍA JUNIORS DE CENTRO.
Empieza algo nuevo
El Día Juniors de Centro está pensado como un día abierto a todos los miembros que forman parte de tu Centro: niños, familias, la comunidad
parroquial, pero también a aquellos que en otro momento de la vida del
Centro dedicaron su tiempo, los antiguos educadores.
También se trata de una gran oportunidad para dar a conocer lo que somos y cuál es finalidad que llevamos a cabo en nuestro ámbito local.
Este día no pretende duplicar actividades en nuestros Centros Juniors sino
aunar esfuerzos, fomentar nuestra identidad, darnos a conocer socialmente y posibilitar la colaboración de las familias y los antiguos
educadores para aquello que necesitemos.
Este sencillo manual te ayudará a organizar ese día sin olvidarte de lo más
importante.
Y ahora... ¿Por dónde empezamos?
¡Manos a la obra! Selecciona tus herramientas.
OBJETIVOS
¿Por qué un día de fiesta?
Puede ser una gran oportunidad para:
- Fomentar la identidad compartida entre todos los Centros Juniors junto
con las familias y comunidades
parroquiales respectivas.
- Dar a conocer públicamente la realidad juniors a nivel local.
- Dinamizar la participación de los
antiguos educadores en la vida de sus centros e implicarlos en la Fundación.
También hay que mirarse al espejo
Porque de vez en cuando es conveniente
mirarse al espejo, te proponemos que
aproveches tu Día Juniors de centro
para:
- Evaluar la situación de tu Centro.
- Detectar las carencias más importantes: escaso número de niños,
falta de implicación del equipo de
educadores, problemas de
comunicación con las familias, etc...
- Establecer los objetivos principales
que pretendéis alcanzar con el Día
Juniors de Centro.
RECURSOS
¡Manos a la obra!
La primera tarea que debes
realizar para organizar correctamente tu Día Juniors de
Centro consiste en evaluar
cuáles son las herramientas con las que cuentas.
No debes olvidarte de todo
aquello que vas a necesitar.
Conviene que como responsable de la actividad
te asegures cuál es el número de educadores con los que puedes disponer, no solo para el día de la celebración sino para las semanas de preparación. Pero los recursos humanos
no se refieren solo a los educadores, pues también puedes recurrir a la ayuda de antiguos educadores del Centro o a la colaboración de padres y miembros de la comunidad parroquial.
Valora qué tareas no pueden ser asumidas por los educadores y piensa a quién puedes recurrir. Por ejemplo, es posible que encuentres alguien que os
imprima la cartelería, se ocupe de cocinar la comida u os preste mesas y sillas... por ejemplo.
Es muy importante que midas tus posibilidades y evites
hacer gastos innecesarios por una mala previsión económica. Como toda actividad que organice el Centro, el Día Juniors de la parroquia deberá contar con su propio
presupuesto y balance económico. Sin embargo, previamente, el gasto destinado a esta jornada ha de figurar en el presupuesto económico del
curso. Solo así podrás saber con antelación cuánto dinero dispones para su realización. Intenta financiarte a través de la aportación voluntaria de los
participantes o de patrocinios que puedan regalarte productos útiles.
Es posible que al tratarse de una actividad distinta a las
habituales que organiza el Centro no dispongas de todo el material que puedas necesitar. Por ello, te recomendamos que hagas una lista de todo aquello que sea preciso
siguiendo el guión del día. Para todo aquello que necesites y no tengas a tu alcance, consulta con tu Equipo de Educadores qué recursos humanos te pueden ayudar. Por ejemplo, para las mesas y sillas quizás puedas recurrir a un colegio, a una cofradía vinculada la parroquia o algún contacto
de una comisión fallera.
RECURSOS HUMANOS RECURSOS MATERIALES RECURSOS ECONÓMICOS
TEMPORALIZACIÓN
Pon en hora tu reloj
Si no quieres pasar nada por
alto, debes organizar el
tiempo del que dispones no solo durante la jornada si no
antes.
De este modo podrás distribuir en el tiempo todo lo que tienes
que hacer dividiéndolo en tres
parte: antes, durante y después del Día Juniors de Centro.
Probablemente la temporalización de la actividad sea el recurso más útil y al mismo tiempo más necesario. Como hemos dicho anteriormente previene de las
equivocaciones más habituales que acaban por generar tensiones entre los
coordinadores, tener la sensación de no haber aprovechado al máximo la
oportunidad y no llegar a realizar el 100 por 100 de los objetivos y tareas. Para evitar todo esto, conviene que desarrollemos una temporalización que señale cuáles son los tiempos de todos los participantes en el desarrollo de la actividad.
Una técnica relacionada con la temporalización es el diseño de un cronograma que visualmente resulta muy sencillo de entender y ayuda a ordenar todos los aspectos
y no olvidar ninguna tarea.
Finalmente un paso más de concreción es el timing del mismo día de la actividad. Consiste en un cronograma mucho más detallado y concreto que permite realizar
un seguimiento de todo lo que va sucediendo durante la jornada. En él se incluye a
los responsables de cada acción, la hora aproximada y el material que es necesario.
También resulta muy útil para reajustar el horario ante los eventuales retrasos.
ESTRUCTURA DEL DÍA
Instrucciones paso a paso
Uno de los pasos siguientes
consiste en estructurar toda la
jornada como si de una escalera se tratara.
Puedes ordenar los “peldaños” que te proponemos cómo tú
quieras, pero procura no
olvidarte de ninguno para no
tener un “traspiés”…
ESCALËRA
1 escalón Acogida: Piensa alguna dinámica que
Ayuda de transmitir un sentimiento de acogida desde el
comienzo de la actividad y permita distraer a quienes ya han llegado hasta que se inicie la actividad.
2 escalón Oración juniors: Puesto que es un signo de
identidad común para todos, rezar la oración juniors puede ser
la mejor manera de arrancar el Día Juniors de Centro.
3 escalón Actividad central: Se trata de una dinámica que
ocupará el mayor tiempo del día. En ella deben participar todos los asistentes. Consulta en la Campaña de
Formación y Animación cuál te proponemos.
4 escalón
Eucaristía: No tiene por qué celebrarse la Eucaristía al
final del Día Juniors de Centro, pero sí que debe estar tan cuidad como cualquiera de las anteriores partes. Debe vivirse
como un momento festivo y una acción de gracias. Piensa la manera en que participen todos los grupos que han formado parte del Día: niños, familias, antiguos educadores…
5 escalón
Gesto: Pude resultar muy interesante que valores algún
recordatorio de este día que sirva para comprometerse en la
jornada del siguiente año. Este detalle ayudará a ganar en
fidelidad y cada año serán más los que participen.
DIFUSIÓN
¡No te acomodes!
Sabemos que a estas alturas de
la organización parece que todo
esté ya resuelto. Sin embargo, aún queda lo más
importante: darte a conocer.
Uno de los objetivos que se persiguen con esta actividad es
difundir la acción que se lleva
a cabo y con ello, darle valor al trabajo de Juniors M.D.
Es importante la difusión, también para garantizar una
gran participación, pues no
podemos dar por sentado que
todos conocen qué vamos a hacer.
La mayor parte de nosotros vivimos en un entorno en la que la comunicación
social ha llegado a términos inimaginables, los medios de comunicación se han
multiplicado vertiginosamente, desde las redes sociales, blogs, webs, correos electrónicos, prensa, televisión… Tanta comunicación ha llegado a saturarnos y
con frecuencia hacemos “oídos sordos”… Por ello la comunicación tiende a ser
cada día más intensa.
Sólo hay que tener las ideas claras sobre quiénes somos, cuáles son nuestros recursos y a dónde queremos llegar. Y más vale que tengamos pensada alguna
estrategia, aunque sea muy rudimentaria, porque es francamente fácil no
hacerlo. A pesar de que no lo pretendamos, desde nuestro centro estamos
comunicando continuamente sin darnos cuenta, a través del boca a boca, mediante circulares, instancias, etc.
Comunicar… ¿a quién?
Ya hemos decidido para qué queremos comunicar. Después de darles muchas
vueltas hemos decidido que la comunicación es importante para el centro, porque tenemos que darnos a conocer entre los niños y jóvenes de nuestro municipio,
público natural de nuestras actividades, pero también nos interesa que nos
conozcan los padres, la parroquia y otras asociaciones además de las
instituciones públicas.
Lo fundamental es analizar qué canales necesitamos utilizar para llegar a ellos:
¿carteles en al calle? ¿radio? ¿buzoneo? ¿internet? ¿boca a boca? ¿colegios?
¿cartas postales?. Lo principal es detenerse a confeccionarla bien, porque
evitarnos quebraderos de cabeza.
Comunicar… ¿para qué?
Pero volviendo a la pregunta ¿para qué?, hay que caer en la cuenta de que la
comunicación no tiene un solo objetivo, ni un solo resultado. La comunicación nos
permite tener un impacto en el exterior allá donde nos interesa, pero también aparte de ser una herramienta vital para captar miembros, nos ayuda a
conseguir recursos económicos, reconocimiento social, etc.
La comunicación no tiene por lo general un objetivo único, pero sea uno o varios, tenemos que tenerlos claros, ya que en ocasiones se mezclan y se confunden.
Y ahora… ¿qué comunicamos?
Decir lo que realmente queremos decir: el lenguaje es una herramienta poderosa...para
quien sabe utilizarla. Cuando queremos comunicar algo, por muy sencillo que parezca,
debemos ponernos siempre en el lugar del receptor. No debemos dar nada por supuesto, porque en la mayoría de ocasiones el receptor no sabe nada o poco de nuestro centro.
No debemos darle poco importancia a la confección de los mensajes, ya que en muchas ocasiones la diferencia entre un buen mensaje y uno malo supone el éxito o el fracaso.
Establecer una estrategia de comunicación coherente con nuestra actividad: no es más que planificar con cuidado nuestras acciones comunicativas. Y planificar significa ni más
ni menos sincronizar nuestra comunicación con nuestras actividades.
Siempre que nos planteemos comunicar algo debemos llegar a las mismas preguntas:
¿Es relevante para los destinatarios a los que nos queremos dirigir? ¿Estamos utilizando el canal adecuado para llegar a ellos?
¿Tenemos claro el resultado que pretendemos obtener con nuestra
comunicación?
¿Qué podemos hacer para preparar adecuadamente la
actividad?
En el proceso de elaboración conviene que nos asesore el Consiliario del Centro para relacionar
El animador litúrgico
En cuanto a la Eucaristía es fundamental que al igual que existe un responsable
de comunicación o de la financiación se elija un animador litúrgico.
El papel que desempeña el animador es necesario para facilitar que todos participen activamente en la celebración, que entiendan todo aquello que está
ocurriendo y que colabore en la organización dando paso al coro o a los lectores
cuando corresponda.
El animador litúrgico debe tener las aptitudes y las actitudes para llevar a cabo
las funciones descritas anteriormente y es necesario que se reúna previamente
con el celebrante para preparar la celebración.
Por otra parte, la Eucaristía exige las mismas dosis de preparación y organización
que cualquier otro momento de la jornada. Por ejemplo:
EUCARISTÍA
La mejor parte
En ocasiones olvidamos la
finalidad y los objetivos que nos marcamos cuando comenzamos
a organizar una gran actividad
como esta. Sin embargo, nuestros esfuerzos
no deben estar dirigidos solo a
gestionar una extraordinaria jornada sino a llenarla de
contenido.
Nuestra identidad cristiana hace que la educación en la
fe sea, incluso en los grandes
eventos, el aspecto más importante.
Por ello, tu centro debe reservar un momento especial para la celebración de la Eucaristía.
- Hay que elegir cuidadosamente el mejor momento para celebrar la
Eucaristía. No es lo mismo antes de la comida que a última hora cuando los
participantes pueden estar más cansados o en días de calor más sofocados.
- El lugar, siempre que no sea una parroquia, deberá reunir las condiciones
mínimas: que haya sombra suficiente, que la visión del altar sea la
adecuada y que se escuche con claridad.
- Conviene ambientar el espacio de la celebración con algunas referencias de
la ambientación general de la jornada para recordar que se trata, no de un
paréntesis en el desarrollo de la actividad sino en el momento culminante.
- Se debe elegir cuidadosamente a los lectores. No es suficiente con elegir
uno de cada Centro si lo que queremos es reflejar la representatividad por
ejemplo. Deben ser quienes mejor lean y previamente haber repasado el
texto.
- Las familias que también forman parte de las grandes actividades deberán
participar de algún modo. Es recomendable que un matrimonio haga la
ofrenda del Pan y del Vino como símbolo de la transmisión en la fe a sus hijos, por ejemplo.
- Tanto la monición de entrada, como la acción de gracias, las peticiones y
las ofrendas serán redactadas de acuerdo con la intencionalidad de la jornada, las lecturas del día y las recomendaciones del Consiliario de Zona.
- Se debe habilitar asientos reservados cerca del altar para quienes tengan
que participar de alguna manera, así se reducen los tiempos de demora.
- Debe haber siempre algún encargado de toda la celebración, al margen del
animador litúrgico, que de paso a quienes participen, prepare las ofrendas,
etc…
- Si el horario se retrasa nunca debemos intentar ajustarlo con la celebración
pues es el momento más importante.
- Se recomienda utilizar algún tipo de gesto, aunque sin abusar, que haga más especial la celebración.
- Se puede editar un directorio que incluya además las canciones que vayan
a cantar.
Respecto a los cantos:
- Debe haber un coro que haya ensayado previamente y evitar que ese
mismo día se “apunten” nuevos guitarristas o educadores que canten sin
haber participado en los ensayos.
- La elección de las canciones debe ser un proceso meditado. No conocer las
canciones supone muchas veces perder la atención y dificultar la
participación.
- También es recomendable hacer un guiño a las antiguas generaciones que
han asistido cantando alguna de las canciones que pueden recordar.
INVITACIONES
Tengo una carta para ti
A todos nos gusta ser invitados a una fiesta.
Este no es un caso distinto. Por ello, te proponemos que lo tengas en cuenta antes
de dar por finalizada la preparación del Día Juniors de tu Centro.
Salvo que hayas de invitar formalmente a alguien en particular, puedes utilizar casi
cualquier medio para hacerlo: tarjetón, correo electrónico, cartelería, etc…
No obstante, es conveniente que cuides los detalles y que el diseño de la invitación
guarde relación con el desarrollo del día.
Además si dispones de una base de datos actualizada no te costará ningún esfuerzo personalizar las invitaciones dirigidas a los padres y a los antiguos educadores del
Centro.
Por último, plantéate si es conveniente aprovechar la ocasión para invitar a algún
representante de la Comisión Ejecutiva de Juniors, de la Fundació Sant Maure, al
Dlegado de tu Zona, un concejal del Ayuntamiento o un cargo eclesiástico del
Arzobispado.
También puedes acostumbrarte en los Días Juniors de Centro invitar a todos los
anteriores Jefes de Centro y Consiliarios que ejercieron su ministerio en tu parroquia.
En este tipo de caso, la invitación debe realizarse a través del correo postal. Puede
tratarse bien de una carta o de un tarjetón. Decidir entre una u otra opción
dependerá de los medios y el buen gusto de quienes se ocupan de esta tarea. Es
una falta de cortesía tramitar estas invitaciones con muy poco tiempo de plazo, por lo que debemos tener en cuenta que la agenda de los invitados suele cerrarse
alrededor de un mes antes. Por tanto, la invitación no debería llegar con memos de
30 días de plazo. Si bien es cierto, que si mantenemos un contacto personal con alguno de los invitados podemos adelantarle la fecha de la actividad e invitarlo
informalmente, aún así deberemos hacerle llegar la invitación en tiempo y forma.
No es necesario que se les invite a toda la jornada, ya que podemos especificar en
la invitación un momento determinado del día como es la Eucaristía o el inicio de la jornada.
Por último debemos pedir que confirmen su asistencia.
EVALUACIÓN
STOP: Tienes aún algo por hacer
Aunque muchos tienen interiorizado la necesidad de la evaluación de una actividad para revisarla y evitar futuras equivocaciones, en ocasiones aplazamos este
momento solamente al final. Sin embargo, al no evaluar de manera formativa o
continua perdemos la oportunidad de reajustar procesos que permitan evitar problemas inmediatos.
En realidad podemos poner en práctica una evaluación inicial o de diagnóstico que coincide con el análisis de la realidad. Esta primera evaluación nos permite
detectar las necesidades y seleccionar experiencias anteriores que faciliten la
planificación y contribuyan a formular correctamente los objetivos.
La evaluación formativa o continua, como ya se ha comentado, consiste
simplemente en realizar un seguimiento del proyecto que puede llevar a cabo
tanto el equipo coordinador como el responsable. Se dispone de un recurso que retroalimenta ya que nos puede orientar sobre las
posibles modificaciones que se deben realizar para mejorar nuestras
intervenciones y poder dar respuesta a las distintas necesidades que puedan ir apareciendo.
Por último, la evaluación a la que estamos acostumbrados es la sumativa o final
que determina hasta que punto los objetivos se han cumplido una vez ha finalizado la actividad. También permite verificar la rentabilidad de determinadas
gestiones y poner a prueba el propio modelo organizativo.
A grandes rasgos podemos asegurar que se deben evaluar todos los aspectos, y
para ello es recomendable que se establezca una pauta metodológica.
Es decir, debe definirse la persona que orientará el debate sobre la evaluación estableciendo un orden lógico de punto para evitar volver a aspectos ya evaluados
y dejar temas sin analizar.
Las conclusiones más importantes se deben anotar y registrar para que la planificación del siguiente Día Juniors de Centro tome como punto de partida la
revisión de la última edición.
Puedes hacerlo todo tú mismo, pero no tienes por qué.
ATENCIÓN AL EDUCADOR
Como Jefe de Centro, responsable de la comisión o educador, sabemos que estás acostumbrado a encargarte de muchas cosas tú mismo. Pero también sabemos lo que importante que es para ti aprovechar al máximo el tiempo y tus recursos. Por eso, desde la Fundació Sant Maure, te ofrecemos una gran variedad de servicios que te lo pondrán todo más fácil.
EXPERIENCIA CONTRASTADA ACUDIMOS DONDE ESTÉS RESOLVEMOS TU DUDAS
Son muchas los Días Juniors, Festivales de Villancicos y de la Canción, encuentros de Zona, de Vicaría y diocesanos…
¡Sabemos de los que hablamos!
Si algo hemos aprendido los educadores juniors tras más de 30 años en “movimiento” es la de convocar grandes eventos para generar identidad. Por ello, te ofrecemos los consejos de quienes en todos esos años han sido capaces de organizar experiencias similares a las de un Día Juniors de Centro.
Si tienes cualquier necesidad pero no puedes acudir a la sede diocesana de la Fundación, nosotros nos desplazamos para ayudarte a interpretar este manual de instrucciones. Bastará con que nos lo hagas saber a través de cualquiera de los medios de los que dispones: correo electrónico, redes sociales, página web…
Sabemos que organizar una de estas actividades no es algo sencillo, pero puedes ir paso a paso resolviendo las dudas que te vayas encontrando por el camino. Te resultará más fácil si cuentas con nuestros consejos.
+ info: www.fundaciosantmaure.org