Plantilla 2.1
MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Dirección de Comunicación Social
Guatemala, diciembre de 2017
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 2
Índice
Índice ___________________________________________________________________________ 2
Introducción _____________________________________________________________________ 3
Propósito del manual ______________________________________________________________ 3
Normas, procesos y procedimientos __________________________________________________ 4
1. Dirección de Comunicación Social _______________________________________________________4
Dirección de la Estrategia de Comunicación Social ____________________________________________________ 4
2. Subdirección de Comunicación Social ____________________________________________________6
Dirección para la gestión de la estrategia ___________________________________________________________ 6
3. Comunicación interna _________________________________________________________________8
Ejecución de la comunicación interna ______________________________________________________________ 8
Solicitud de productos y servicios y comunicación ___________________________________________________ 10
4. Prensa ___________________________________________________________________________ 12
Cobertura de prensa ___________________________________________________________________________ 12
Monitoreo de medios __________________________________________________________________________ 14
5. Programa de Cultura Fiscal ___________________________________________________________ 16
Definición de estrategias y actividades del programa _________________________________________________ 16
Realización de bases de datos de centros educativos _________________________________________________ 18
Planificación de seminarios, talleres del programa de cultura fiscal _____________________________________ 20
Realización de boletines informativos _____________________________________________________________ 24
Integración de contenidos para edición de material __________________________________________________ 26
Participación del Programa de Cultura Fiscal en eventos o ferias _______________________________________ 29
6. Protocolo y apoyo logístico __________________________________________________________ 33
Protocolo en actividades macro __________________________________________________________________ 33
Atención de funcionarios que visitan el Despacho Superior ____________________________________________ 40
Atención de actividades en los salones del Despacho Superior _________________________________________ 42
Recepción de documentos y recepción de personas del Despacho Superior ______________________________ 45
Reconocimiento de gastos por servicios técnicos o profesionales individuales, prestados en el transcurso del
ejercicio fiscal 2017 ____________________________________________________________________________ 47
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 3
Introducción El presente manual de normas, procesos y procedimientos de la Dirección de Comunicación Social del
Ministerio de Finanzas Públicas se elaboró considerando la importancia de definir y estandarizar los criterios y
procedimientos para gestionar los procesos, y dar cumplimiento a lo estipulado por las Normas Generales de
Control Interno Gubernamental y Ley de Acceso a la Información Pública.
Las autoridades de la dependencia son responsables de custodiar, divulgar, actualizar y capacitar a su personal
sobre el contenido de este manual, para su correcta aplicación en el ámbito de sus responsabilidades para el
logro eficiente y eficaz de los objetivos asignados, y de esta manera contribuir a los resultados institucionales
que buscan producir un impacto positivo en el desarrollo de Guatemala.
Propósito del manual Ser un instrumento administrativo de orientación para el usuario, de utilidad para la gestión interna
institucional y el correcto desarrollo de las labores del personal de la Dirección de Comunicación Social.
Asimismo, es una fuente de información oficial para los demás funcionarios de la institución y otras partes
interesadas, que detalla el propósito, las actividades y su secuencia, responsables y normatividad aplicable a
los procedimientos de la dependencia de acuerdo al marco legal que establece su competencia y funciones.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 4
Normas, procesos y procedimientos
1. Dirección de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Dirección de Comunicación Social 01 1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Dirección de la Estrategia de Comunicación Social
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Dirigir de manera efectiva la estrategia de comunicación con todos los segmentos del público interesado, así como también la realización de las actividades que para el cumplimiento del Plan Operativo Anual.
1. Inicia: El Director de Comunicación Social establece y comunica directrices y lineamientos a observar. Finaliza: El Director de Comunicación Social, realiza una evaluación sobre la aplicación y correcta observación de los lineamientos e instrucciones que ha brindado.
NORMATIVA APLICABLE:
Artículos 199 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha martes 4 de febrero de 2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Emite los lineamientos generales y específicos que se deben observar en la Dirección a su cargo para un buen desempeño.
Director de Comunicación Social
2. Propone la política de comunicación interna y externa ante el despacho superior las cuales permitan comunicar las actividades que realiza el ministerio.
Director de Comunicación Social
3. Diseña la estrategia y plan anual de comunicación Director de Comunicación Social
4. Revisa y aprobar el material que se produzca dirigido a todos los públicos objetivo
Director de Comunicación Social
5. Preparar la información publicada por medios de comunicación para informar y alertar a las autoridades de temas relacionadas a la labor del MINFIN
Director de Comunicación Social
6. Revisar la ejecución presupuestaria, así como la ejecución de las compras y contrataciones de la Dirección Director de Comunicación Social
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 5
Dirección de la Estrategia de Comunicación Social (1 de 1)
Dirección de Comunicación Social
Emite los lineamientos generales y específicos que se deben observar en la Dirección a su cargo para un
buen desempeño.
Inicio
Propone la política de comunicación interna y externa
ante el despacho superior las cuales permitan comunicar las actividades
que realiza el ministerio.
Diseña la estrategia y plan anual de comunicación.
Preparar la información publicada por medios de comunicación para
informar y alertar a las autoridades de temas relacionadas a la labor del
MINFIN.
Revisar la ejecución presupuestaria, así como la ejecución de las compras y
contrataciones de la Dirección.
Fin
Revisa y aprobar el material que se produzca
dirigido a todos los públicos objetivo.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 6
2. Subdirección de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Subdirección de Comunicación Social 01 1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Dirección para la gestión de la estrategia
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Contribuye como un segundo responsable en brindar las directrices correspondientes para que se desarrollen efectivamente la estrategia de comunicación interna y externa así como también el protocolo, las actividades de cultura fiscal, el seguimiento de medios y el funcionamiento administrativo.
1. Inicia: Establece y comunica directrices y lineamientos a ejecutar Finaliza: La Sub Director de Comunicación Social, realiza una evaluación sobre la aplicación y correcta observación de los lineamientos e instrucciones que ha brindado.
NORMATIVA APLICABLE:
Artículos 199 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha martes 4 de febrero de 2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Supervisa la ejecución de la estrategia, así como los procesos y productos que resultan de esta Subdirector de Comunicación Social
2. Realiza análisis de coyuntura, mediáticos, políticos que puedan contribuir para complementar la Estrategia de Comunicación interna y externa
Subdirector de Comunicación Social
3. En cumplimiento de la estrategia supervisa y revisa los materiales y productos que surgen de las actividades diarias
Subdirector de Comunicación Social
4. Apoya en la elaboración y diseño de la estrategia y plan anual de comunicación
Subdirector de Comunicación Social
5. Junto a los jefes de cada área constantemente evalúa el desempeño del personal, con el propósito de mejorar
Subdirector de Comunicación Social
6. Supervisa la ejecución de la planificación anual, así como las compras y contrataciones y las gestiones administrativas relacionadas al funcionamiento de la Dirección
Subdirector de Comunicación Social
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 7
Dirección para la gestión de la estrategia (1 de1)
Subdirección de Comunicación Social
Supervisa la ejecución de la estrategia, así como los procesos y productos que resultan de esta
Inicio
Realiza análisis de coyuntura, mediáticos, políticos que puedan contribuir para complementar la
Estrategia de Comunicación interna y externa
En cumplimiento de la estrategia supervisa y revisa los materiales y
productos que surgen de las actividades diarias
Junto a los jefes de cada área constantemente evalúa el
desempeño del personal, con el propósito de mejorar
Supervisa la ejecución de la planificación anual, así como las compras y contrataciones y las
gestiones administrativas relacionadas al funcionamiento
de la Dirección
Fin
Apoya en la elaboración y diseño de la estrategia y plan anual de
comunicación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 8
3. Comunicación interna
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Comunicación interna 01 1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Ejecución de la comunicación interna
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Planificar y organizar la información interna para coordinar e implementar la divulgación de las acciones del Despacho y las actividades de las dependencias del Minfin; así como evaluar permanentemente las acciones relacionadas con la satisfacción del público objetivo.
1. Inicia: Elaboración de estrategia de comunicación interna, planificación con dependencias, campañas estratégicas. Finaliza: Aprobación de la Subdirección y Dirección.
NORMATIVA APLICABLE:
Artículos 199 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha martes 4 de febrero de 2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Ejecución de las acciones relacionadas y que responden a la estrategia de comunicación interna.
Jefe de unidad
2. Mediación de la información para el público específico Jefe de unidad
3. Selección y puesta en marcha de canales y medios de comunicación Jefe de unidad
4. Rendir informe y replantear las actividades para responder a la estrategia
Jefe de unidad
5. Aprueba la ejecución de la Estrategia de Comunicación Interna, y da lineamientos precisos para ponerla en marcha, con el objetivo de fortalecer la comunicación interna.
Dirección de comunicación social
6. El Proceso se pone en marcha en base al trabajo que ejecutan los diseñadores, la parte creativa y la parte organizativa quien dirige al grupo con el propósito de impulsar los mensajes específicos
Equipo de comunicación interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 9
Comunicación interna
Dirección de comunicación socialJefe de unidad Equipo de comunicación interna
Inicio
Ejecución de las acciones relacionadas y que responden a la
estrategia de comunicación interna.
Mediación de la información para el público específico
Rendir informe y replantear las
actividades para responder a la
estrategia
El Proceso se pone en marcha en base al
trabajo que ejecutan los diseñadores, la parte
creativa y la parte organizativa quien dirige
al grupo con el propósito de impulsar
los mensajes específicos
Fin
Aprueba la ejecución de la Estrategia de Comunicación
Interna, y da lineamientos precisos para ponerla en marcha, con el
objetivo de fortalecer la comunicación interna.
Selección y puesta en marcha de canales y medios de
comunicación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 10
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Comunicación interna 01 1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Solicitud de productos y servicios y comunicación PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Planificación con las distintas dependencias del Minfin. 1. Inicia: Requerimientos del Despacho Superior, solicitud de otras dependencias, ideas propias de campañas estratégicas. Finaliza: Publicación en intranet, carteleras, correo masivo interno y otros medios de divulgación.
NORMATIVA APLICABLE:
Artículos 199 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha martes 4 de febrero de 2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existe normativa específica para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Acercamiento para planificación con la Dirección de Comunicación Social, así como con otras Direcciones que requieren servicios de comunicación para público interno
Jefe de Unidad
2. Recepción de la solicitud en el formato de orden de trabajo, con las especificaciones de los requerimientos establecidos en el formato de orden de trabajo
Jefe de Unidad
3. Recepción de las solicitudes de acuerdo al formato indicado en donde se especifica el objetivo, el público, los materiales a realizar y los servicios a prestar.
Asistente de Comunicación
4. Se entregan los productos o servicios finales
Jefe de Unidad
5.
Se recibe evaluación del producto o servicio de parte de la Dirección a quien se le entregó el producto o servicio.
Dirección de Comunicación Social
Direcciones del Minfin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 11
Comunicación Interna
Asistente de ComunicaciónJefe de unidadDirección de Comunicación Social
Direcciones del Minfin
Inicio
Acercamiento para planificación con la Dirección de Comunicación Social, así como con
otras Direcciones que requieren servicios de comunicación para público interno
Recepción de la solicitud en el formato de orden de trabajo, con las especificaciones de
los requerimientos establecidos en el formato de orden de trabajo
El Proceso se pone en marcha en base al
trabajo que ejecutan los diseñadores, la parte
creativa y la parte organizativa quien dirige
al grupo con el propósito de impulsar
los mensajes específicos
Recepción de las solicitudes de acuerdo al formato indicado en donde se especifica el objetivo, el público, los materiales a realizar
y los servicios a prestar.
Se entregan los productos o servicios finales
Se recibe evaluación del producto o servicio de parte de la Dirección a quien se le entregó el producto o servicio.
final
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 12
4. Prensa
. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Prensa 01 1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Cobertura de prensa
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Servicio que consiste en gestionar información y brindar cobertura a la gestión del Ministerio de Finanzas, 1. Inicia: Comunicados de prensa, Notas de prensa, Coberturas de prensa, Atención a solicitudes específicas de periodistas, Generación de cobertura noticiosa (medios internos) Elaboración y producción de materiales periodísticos (artículos, reportajes, entrevistas, breves noticiosas, reseñas, etc). Aquellas solicitudes de la Dirección o Subdirección relacionadas a la gestión de la información y relación con medios de comunicación. 2: Finaliza: Informe de actividad
NORMATIVA APLICABLE:
Artículos 199 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha martes 4 de febrero de 2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existe normativa específica para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Se recibe solicitud de información de acuerdo a programación de eventos, a coyuntura, o a solicitud de un medio de comunicación
Asistente de prensa
2. Se solicita la información a la Dirección o dependencia que es responsable de la información
Asistente de prensa
3. Se recibe información Asistente de prensa
4. Se revisa y analiza para saber si contiene la información requerida Asistente de prensa
5. Se redacta la información que sea necesaria, comunicado de prensa, nota de prensa, hoja informativa, hoja de posibles preguntas con sus respectivas respuestas, puntos para el discurso u oficio de respuesta a solicitudes de medios de comunicación
Asistente de prensa
6. Se autoriza la publicación de la información Jefe de prensa Subdirector de Comunicación Social
Director de Comunicación Social
7. Se publica y/o entrega la información Asistente de prensa
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 13
Cobertura de prensa (1 de !)
Jefe de prensa
Subdirector de Comunicación Social
Director de Comunicación Social
Asistente de prensa
Inicio
Se recibe solicitud de información de acuerdo a programación de eventos, a coyuntura, o a
solicitud de un medio de comunicación
Se solicita la información a la Dirección o dependencia que es responsable de la
información
Se recibe información
Se revisa y analiza para saber si contiene la información requerida
Se redacta la información que sea necesaria, comunicado de prensa, nota de prensa, hoja
informativa, hoja de posibles preguntas con sus respectivas respuestas, puntos para el discurso u oficio de respuesta a solicitudes de medios de
comunicación
Se publica y/o entrega la información
Fin
Se autoriza la publicación de la información
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 14
. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Prensa 01 1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Monitoreo de medios
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Informar al Ministerio de Finanzas –MINFIN- de la publicación de temas relacionados a la Gestión. Analizar la tendencia mediática de los temas relacionados al MINFIN. Documentar la información que generan los medios de comunicación de los temas relacionados al MINFIN. Alertar de manera oportuna a la Dirección de Comunicación Social de temas mediáticos de interés del MINFIN y del gobierno. Inicia: Determinación y revisión de temas de interés y relacionados ala s Finazas Públicas Finaliza: Informe mensual semanal de análisis del monitoreo.
NORMATIVA APLICABLE:
Artículos 199 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha martes 4 de febrero de 2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existe normativa específica para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Ingresa información (empresa externa o revisión interna de medios de comunicación escritos, digitales y electrónicos) Analista de prensa
2. Envío de monitoreo por correo electrónico AM y PM Analista de prensa
3. Envío de alertas noticiosas (tiempo real) Analista de prensa
4. Análisis de información para elaborar reporte de tendencia y presencia en medios de comunicación
Analista de prensa
5. Entrega de Reporte semanal Analista de prensa
Dirección o Subdirección de Comunicación Social
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 15
Monitoreo de medios (1 de 1)
Analista de Prensa
Ingresa información (empresa externa o revisión interna de
medios de comunicación escritos, digitales y electrónicos)
Inicio
Envío de monitoreo por correo electrónico AM y PM
Envío de alertas noticiosas (tiempo real)
Entrega de Reporte semanal
Fin
Análisis de información para elaborar reporte de tendencia y
presencia en medios de comunicación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 16
5. Programa de Cultura Fiscal
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Programa de cultura fiscal 01 1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Definición de estrategias y actividades del programa
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Fomenta una ciudadanía participativa consciente de sus derechos y obligaciones. Comparte conocimiento a través de cursos, capacitaciones y talleres sobre temas económicos y fiscales, en los diferentes centros educativos y Universidades del país. 1. Inicia: Definición de la estrategia del Programa de Cultura Fiscal. Finaliza: Evaluación de la estrategia
NORMATIVA APLICABLE:
Artículos 199 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha martes 4 de febrero de 2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existe normativa específica para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. El coordinador del Programa de Cultura Fiscal conjuntamente con la Dirección de Comunicación Social definen la estrategia y actividades a realizar
Director de Comunicación Social/ Coordinador del Programa
2. El coordinador del Programa de Cultura Fiscal obtiene información necesaria para realizar la estrategia
Coordinador Cultura Fiscal
3. El coordinador de Cultura Fiscal planifica de forma preliminar, el contenido de la estrategia y actividades a realizar
Coordinador Cultura Fiscal
4. El coordinador de Cultura Fiscal presenta y traslada el proyecto al Director o Subdirección de Comunicación Social, para su aprobación
Coordinador Cultura Fiscal / Dirección de Comunicación Social
5. La Dirección o Subdirección aprueban, revisa, o modifica el proyecto Coordinador Cultura Fiscal
6. El coordinador de Cultura Fiscal, recibe el documento para la realización de correcciones
Coordinador Cultura Fiscal
7. El coordinador de Cultura Fiscal, ejecuta el programa basado a la estrategia aprobada.
Coordinador Cultura Fiscal
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 17
Definición de estrategias y actividades del programa (1 de 1)
Coordinador Cultura Fiscal
El coordinador del Programa de Cultura Fiscal conjuntamente con la Dirección de
Comunicación Social definen la estrategia y actividades a realizar
Inicio
El coordinador del Programa de Cultura Fiscal obtiene información necesaria para realizar la
estrategia
El coordinador de Cultura Fiscal planifica de forma preliminar, el contenido de la estrategia y
actividades a realizar
La Dirección o Subdirección aprueban, revisa, o modifica el proyecto
Fin
El coordinador de Cultura Fiscal presenta y traslada el proyecto al Director o Subdirección
de Comunicación Social, para su aprobación
El coordinador de Cultura Fiscal, recibe el documento para la realización de
correcciones
El coordinador de Cultura Fiscal, ejecuta el programa basado a la estrategia aprobada.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 18
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Programa de cultura fiscal 01 1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Realización de bases de datos de centros educativos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Contar con una base de datos de centros educativos y determinar el grupo objetivo para promover y divulgar la cultura fiscal, fundamentada en los deberes y derechos cívicos establecidos en la Constitución Política de la República de Guatemala, las Leyes tributarias y los Acuerdos de Paz. Inicia: Identificación de los centros educativos. Finaliza: Obtención de información de los centros educativos.
NORMATIVA APLICABLE:
Artículos 199 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha martes 4 de febrero de 2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existe normativa específica para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. El coordinador del Programa de Cultura Fiscal, investiga en Internet y otros medios sobre los centros educativos existentes
Coordinador del Programa Cultura Fiscal
2. El coordinador del Programa de Cultura Fiscal obtiene información general sobre los centros educativos
Coordinador Cultura Fiscal
3. El coordinador de Cultura Fiscal, elabora la base de datos de los centros educativos
Coordinador Cultura Fiscal
4. El coordinador de Cultura contacta vía teléfono a los directores de los centros educativos para presentar el Programa Cultura Fiscal
Coordinador Cultura Fiscal/ Director del Centro Educativo
5. El coordinador de Cultura Fiscal presenta y traslada vía correo electrónico la información del Programa al Director del Centro Educativo
Director del Centro Educativo
6. El Director del Centro educativo recibe la información, analiza y evalúa los temas que se imparten en el Programa, otorga una fecha posible para la capacitación
Coordinador Cultura Fiscal
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 19
Realización de bases de datos de centros educativos (1 de 1)
Director del Centro EducativoAsistente de prensa
Inicio
El coordinador del Programa de Cultura Fiscal, investiga en Internet y otros medios sobre los
centros educativos existentes
El coordinador del Programa de Cultura Fiscal obtiene información general sobre los centros
educativos
El coordinador de Cultura Fiscal, elabora la base de datos de los centros
educativos
El coordinador de Cultura contacta vía teléfono a los directores de los centros educativos para
presentar el Programa Cultura Fiscal
El Director del Centro educativo recibe la información, analiza y evalúa los temas que se
imparten en el Programa, otorga una fecha posible para la capacitación
Fin
El coordinador de Cultura Fiscal presenta y traslada vía correo electrónico la información del
Programa al Director del Centro Educativo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 20
. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Programa de cultura fiscal 01 1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Planificación de seminarios, talleres del programa de cultura fiscal
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Programar, planificar y desarrollar seminarios que tengan como fin la educación en valores y promover la cultura fiscal, fundamentada en los deberes y derechos cívicos establecidos en la Constitución Política de la República de Guatemala, las Leyes tributarias y los Acuerdos de Paz. Inicia: Recepción de solicitud. Finaliza: Evaluación y entrega de constancias de participación.
NORMATIVA APLICABLE:
Artículos 199 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha martes 4 de febrero de 2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existe normativa específica para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. El coordinador del Programa de Cultura Fiscal, recibe solicitud del Centro Educativo para capacitación
Coordinador del Programa
2. El coordinador del Programa de Cultura Fiscal y Director del establecimiento determinan el tema a desarrollar
Coordinador Cultura Fiscal/ Director del establecimiento
3. El coordinador de Cultura Fiscal planifica realiza el calendario de actividades por mes
Coordinador Cultura Fiscal
4. El Coordinador de Cultura Fiscal traslada la calendarización a director y subdirector de Comunicación Social para aprobación.
Coordinador de Cultura Fiscal/Director y Subdirector de Comunicación Social
5. El coordinador de Cultura Fiscal verifica disponibilidad y confirma con el director del establecimiento la fecha de la capacitación, así como también se establece el lugar y horario
Coordinador Cultura Fiscal/ Director de Centro Educativo
6.
El coordinador de Cultura Fiscal, solicita al Departamento de Formación de Recursos Humanos, apoyo en relación al salón, equipo de audio etc. A Comunicación Social, solicita refrigerios y personal de apoyo para la atención y/o Piloto para los respectivos traslados, tomas de fotografía
Coordinador Cultura Fiscal / Departamento de Formación de
Recursos Humanos/ Personal de Apoyo DCS
7.
El coordinador de Cultura Fiscal, da seguimiento a la solicitud y recibe información sobre el salón asignado para la capacitación, Toma de fotografías de la actividad, así como el refrigerio que se ofrecerá y/o nombre del piloto que realizará los traslados
Coordinador de Cultura Fiscal
8. El Coordinador de Cultura Fiscal, solicita a través de correo electrónico a Directores de otras dependencias el apoyo de capacitadores, según el tema a desarrollar
Coordinador de Cultura Fiscal/ Capacitadores de otras dependencias
del MINFIN
9. El Coordinador de Cultura Fiscal, da seguimiento y recibe información sobre el profesional que brindará la capacitación
Coordinador Cultura Fiscal
10. El Coordinador de Cultura Fiscal y el capacitador verifican y determinan los contenidos a tratar en la capacitación
Coordinador de Cultura Fiscal/ Capacitadores
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 21
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
11. El coordinador de Cultura Fiscal solicita al centro educativo el listado de estudiantes que participación en la capacitación
Coordinador Cultura Fiscal/ Director del establecimiento
12 El coordinador de Cultura Fiscal, recibe el documento con el listado de estudiantes
Coordinador de Cultura Fiscal
13 El Coordinador de Cultura Fiscal, basado en el listado recibido del establecimiento, elabora e imprime las constancias de participación
Coordinador Cultura Fiscal
14 El Coordinador de Cultura Fiscal recopila las firmas del Director de Comunicación Social y Capacitador
Coordinador Cultura Fiscal/ Director de Comunicación Social y Capacitadores
15 El Coordinador de Cultura Fiscal prepara material de apoyo que se entregará a los participantes, así como el equipo de cómputo
Coordinador Cultura Fiscal/
16 El Coordinador de Cultura Fiscal imparte las capacitaciones y/o coordina con el capacitador y dará acompañamiento en el desarrollo de todo el seminario.
Coordinador Cultura Fiscal/ Capacitadores
17 El Coordinador de Cultura Fiscal, elabora un formato para obtener la lista de asistencia que cada participante debe firmar
Coordinador Cultura Fiscal/
18 El Coordinador de Cultura Fiscal conjuntamente con el capacitador otorgará los diplomas de participación
Coordinador Cultura Fiscal/
19 El Coordinador de Cultura Fiscal, elabora el informe mensual de las actividades realizadas, alimenta el POA de las metas alcanzadas y traslada esta información a Director y Subdirector de Comunicación Social
Coordinador Cultura Fiscal/ Comunicación Social
20 El coordinador de Cultura Fiscal recopila toda la información y archiva los documentos
Coordinador Cultura Fiscal
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 22
Diagrama
Programa de cultura fiscalPlanificación de seminarios, talleres del programa de cultura fiscal (1 de 2)
Coordinador de Cultura Fiscal/ Capacitadores
Coordinador de Cultura Fiscal/ Capacitadores
Coordinador Cultura Fiscal/ Director de
Comunicación Social y Capacitadores
Coordinador Cultura Fiscal/ Director de
Comunicación Social y Capacitadores
Coordinador de Cultura Fiscal/ Capacitadores de otras dependencias del
MINFIN
Coordinador de Cultura Fiscal/ Capacitadores de otras dependencias del
MINFIN
Coordinador Cultura Fiscal
Coordinador Cultura Fiscal
Coordinador de Cultura Fiscal/Director y Subdirector de
Comunicación Social
Coordinador de Cultura Fiscal/Director y Subdirector de
Comunicación Social
Coordinador Cultura Fiscal/ Director de Centro
Educativo
Coordinador Cultura Fiscal/ Director de Centro
Educativo
Coordinador Cultura Fiscal / Departamento
de Formación de Recursos Humanos/
Personal de Apoyo DCS
Coordinador Cultura Fiscal / Departamento
de Formación de Recursos Humanos/
Personal de Apoyo DCS
Coordinador Cultura Fiscal/ Director del
establecimiento
Coordinador Cultura Fiscal/ Director del
establecimiento
Coordinador del Programa
Coordinador del Programa
INICIO
El coordinador del Programa de Cultura Fiscal,
recibe solicitud del Centro Educativo para capacitación
El coordinador del Programa de
Cultura Fiscal y Director del
establecimiento determinan el
tema a desarrollar
El coordinador de Cultura Fiscal
planifica realiza el calendario de
actividades por mes
El Coordinador de Cultura Fiscal traslada
la calendarización a director y subdirector
de Comunicación Social para aprobación.
El coordinador de Cultura Fiscal verifica
disponibilidad y confirma con el director del
establecimiento la fecha de la capacitación, así
como también se establece el lugar y
horario
El coordinador de Cultura Fiscal, solicita al Departamento de
Formación de Recursos Humanos, apoyo en relación al
salón, equipo de audio
El coordinador de Cultura Fiscal, da
seguimiento a la solicitud y recibe información
sobre el salón asignado para la capacitación,
Toma de fotografías de la actividad
El Coordinador de Cultura Fiscal, solicita a
través de correo electrónico a Directores de otras dependencias
el apoyo de capacitadores, según el
tema a desarrollar
El Coordinador de Cultura Fiscal, da
seguimiento y recibe información sobre el
profesional que brindará la
capacitación
El Coordinador de Cultura Fiscal recopila las firmas del Director
de Comunicación Social y Capacitador
El coordinador de Cultura Fiscal solicita al centro educativo el listado de estudiantes que participación en
la capacitación
El coordinador de Cultura Fiscal, recibe el
documento con el listado de estudiantes
El Coordinador de Cultura Fiscal y el
capacitador verifican y determinan los
contenidos a tratar en la capacitación
El Coordinador de Cultura Fiscal, basado en el listado recibido del establecimiento,
elabora e imprime las constancias de participación
El Coordinador de Cultura Fiscal prepara material de apoyo que
se entregará a los participantes, así como el equipo de cómputo
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 23
Programa de cultura fiscalPlanificación de seminarios, talleres del programa de cultura fiscal (2 de 2)
Coordinador Cultura Fiscal/ Comunicación Social
Coordinador Cultura Fiscal/Coordinador Cultura Fiscal/
Capacitadores
1
El Coordinador de Cultura Fiscal imparte las
capacitaciones y/o coordina con el capacitador y dará acompañamiento en el
desarrollo de todo el seminario.
El Coordinador de Cultura Fiscal, elabora
un formato para obtener la lista de
asistencia que cada participante debe
firmar
El Coordinador de Cultura Fiscal
conjuntamente con el capacitador otorgará
los diplomas de participación
El Coordinador de Cultura Fiscal, elabora el informe
mensual de las actividades realizadas, alimenta el
POA de las metas alcanzadas y traslada esta información a Director y
Subdirector de Comunicación Social
El coordinador de Cultura Fiscal recopila toda la información y
archiva los documentos
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 24
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Programa de cultura fiscal 01 1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Realización de boletines informativos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Divulgar a través de la Intranet y Carteleras, información sobre los avances del Programa de Cultura Fiscal. Inicia: Recopilación de Información. Finaliza: Publicación de afiches informativos en carteleras, Intranet e Internet.
NORMATIVA APLICABLE:
Artículos 199 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha martes 4 de febrero de 2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existe normativa específica para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. El coordinador del Programa de Cultura Fiscal, recopila información sobre los temas de las capacitaciones
Coordinador del Programa Cultura Fiscal
2. El coordinador del Programa de Cultura Fiscal con base a la información, redacta el documento informativo
Coordinador Cultura Fiscal
3. El coordinador de Cultura Fiscal selecciona las fotografías para el boletín Coordinador Cultura Fiscal / fotógrafo
4. El Coordinador de Cultura Fiscal, traslado al diseñador gráfico el documento informativo y las fotografías seleccionadas para diagramación
Coordinador Cultura Fiscal / Diseñador Gráfico
5. El Coordinador de Cultura Fiscal recibe el boletín diagramado y lo revisa Coordinador Cultura Fiscal / Diseñador
Gráfico
6. El Coordinador de Cultura Fiscal traslada al señor Director de Comunicación Social, el boletín diagramado para aprobación
Coordinador Cultura Fiscal/ Director de Comunicación Social
7. El Coordinador de Cultura Fiscal recibe el boletín para correcciones o aprobado por el Director de Comunicación Social
Coordinador Cultura Fiscal
8. El Diseñador Gráfico procede a impresión de boletines informativos Diseñador Gráfico
9.
El Diseñador Gráfico procede a colocar el boletín en la Intranet, coordina con personal de apoyo de la DCS para la colocación en las carteleras informativas del MINFIN, y Coordinador de Cultura Fiscal traslada el documento a Tecnologías de la información para colocarlo en la página web.
Coordinador Cultura Fiscal/ Diseñador Gráfico / personal de apoyo de la DCS
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 25
Diagrama
Programa de cultura fiscal
Realización de boletines informativos (1 de 1)
Coordinador Cultura Fiscal /
fotógrafo
Coordinador Cultura Fiscal /
Diseñador Gráfico
Coordinador Cultura Fiscal/
Director de Comunicación
Social
Diseñador Gráfico
Coordinador Cultura Fiscal/ Diseñador
Gráfico / personal de apoyo de la DCS
Coordinador Cultura Fiscal
Coordinador del Programa Cultura
Fiscal
INICIO
El coordinador del
Programa de Cultura
Fiscal, recopila
información sobre los
temas de las
capacitaciones
El coordinador del
Programa de Cultura
Fiscal con base a la
información, redacta
el documento
informativo
El coordinador de
Cultura Fiscal
selecciona las
fotografías para el
boletín
El Coordinador de
Cultura Fiscal,
traslado al diseñador
gráfico el documento
informativo y las
fotografías
seleccionadas para
diagramación
El Coordinador de
Cultura Fiscal recibe
el boletín
diagramado y lo
revisa
El Coordinador de
Cultura Fiscal
traslada al señor
Director de
Comunicación
Social, el boletín
diagramado para
aprobación
El Coordinador de
Cultura Fiscal recibe
el boletín para
correcciones o
aprobado por el
Director de
Comunicación Social
El Diseñador Gráfico
procede a impresión
de boletines
informativos
El Diseñador Gráfico
procede a colocar el
boletín en la Intranet,
coordina con
personal de apoyo
de la DCS para la
colocación en las
carteleras
informativas del
MINFIN, y
Coordinador de
Cultura Fiscal
traslada el
documento a
Tecnologías de la
información para
colocarlo en la
página web.
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 26
. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Programa de cultura fiscal 01 1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Integración de contenidos para edición de material
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Realizar la integración de contenidos para edición de material didáctico a utilizar en seminarios, talleres y otros eventos que tenga como fin promover y divulgar la cultura fiscal; en temas referentes a las finanzas públicas, las funciones del Ministerio y los principales aspectos fiscales. 1. Inicia: Determinación de contenidos y tipo de material. Finaliza: Ejecución del plan de distribución.
NORMATIVA APLICABLE:
Artículos 199 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha martes 4 de febrero de 2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existe normativa específica para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. El coordinador del Programa de Cultura Fiscal, determina el contenido y tipo de material que distribuirá en los seminarios o eventos
Coordinador del Programa Cultura Fiscal
2. El coordinador del Programa de Cultura Fiscal investiga temas necesarios en libros o Internet para elaborar el contenido de los documentos
Coordinador Cultura Fiscal
3. El coordinador de Cultura Fiscal adecúa los contenidos de la información, dependiendo al grupo objetivo al cual se ofrecerá las capacitaciones (nivel primario, básico, diversificado, universitarios) etc.
Coordinador Cultura Fiscal
4. El Coordinador de Cultura Fiscal traslada información al Diseñador gráfico para la diagramación de los documentos
Coordinador Cultura Fiscal / Diseñador Gráfico
5. El coordinador de Cultura Fiscal recibe la primera versión del material sugerido
Coordinador Cultura Fiscal
6. El Coordinador de Cultura Fiscal, revisa el documento y sugiere cambios o propuestas
Coordinador Cultura Fiscal
7. El Coordinador de Cultura Fiscal traslada el documento al Director y Subdirector para revisión y aprobación
Coordinador Cultura Fiscal / Director o Subdirector de Comunicación Social
8. El Coordinador de Cultura Fiscal recibe el documento de Director o Subdirector y conjuntamente con el diseñador gráfico realiza los cambios sugeridos.
Coordinador Cultura Fiscal / Diseñador Gráfico
9. El Director de Comunicación Social o Subdirector de Comunicación Social, aprueba el material y lo traslada al Coordinador de Cultura Fiscal y Diseño Gráfico para la impresión correspondiente
Dirección o Subdirección de Comunicación Social
10. El Coordinador de Cultura Fiscal solicita a tres empresas diferentes, las cotizaciones respectivas para la impresión del material
Coordinador Cultura Fiscal/ Unidad Administrativa DCS
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 27
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
11. El Coordinador de Cultura Fiscal traslada a Director o Subdirector, las cotizaciones para que autoricen la impresión del material
Unidad Administrativa DCS/ Director de Comunicación Social
12. El Taller Nacional de Grabados en Acero, entrega al Coordinador del Programa de Cultura Fiscal, el material solicitado
Coordinador Cultura Fiscal/ Taller Nacional de Grabados en Acero
13. El Coordinador de Cultura Fiscal y el Director de Comunicación Social definen la distribución de dicho material a los estudiantes, de acuerdo al segmento educativo.
Coordinador Cultura Fiscal/ Director de Comunicación Social
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 28
Diagrama
Programa de cultura fiscal
Integración de contenidos para edición de material (1 de 1)
Unidad Administrativa
DCS/ Director de Comunicación
Social
Unidad Administrativa
DCS/ Director de Comunicación
Social
Coordinador Cultura Fiscal/ Taller Nacional de Grabados en
Acero
Coordinador Cultura Fiscal/ Taller Nacional de Grabados en
Acero
Coordinador Cultura Fiscal /
Diseñador Gráfico
Coordinador Cultura Fiscal /
Diseñador Gráfico
Coordinador Cultura Fiscal /
Director o Subdirector de Comunicación
Social
Coordinador Cultura Fiscal /
Director o Subdirector de Comunicación
Social
Coordinador Cultura Fiscal/
Unidad Administrativa
DCS
Coordinador Cultura Fiscal/
Unidad Administrativa
DCS
Dirección o Subdirección de Comunicación
Social
Dirección o Subdirección de Comunicación
Social
Coordinador Cultura Fiscal
Coordinador Cultura Fiscal
Coordinador del Programa Cultura
Fiscal
Coordinador del Programa Cultura
Fiscal
El coordinador del Programa de
Cultura Fiscal, determina el
contenido y tipo de material que distribuirá en los
seminarios o eventos
INICIO
El coordinador del Programa de Cultura
Fiscal investiga temas necesarios en libros o Internet para elaborar el contenido
de los documentos
adecúa los contenidos de la
información, dependiendo al
grupo objetivo al cual se ofrecerá
las capacitaciones
traslada información al Diseñador gráfico para la diagramación de los documentos
recibe la primera versión del material
sugerido
revisa el documento y sugiere cambios o
propuestas
traslada el documento al
Director y Subdirector para
revisión y aprobación
recibe el documento de Director o Subdirector y
conjuntamente con el diseñador gráfico realiza los cambios
sugeridos.
aprueba el material y lo traslada al
Coordinador de Cultura Fiscal y Diseño Gráfico
para la impresión correspondiente
solicita a tres empresas diferentes, las cotizaciones
respectivas para la impresión del material
traslada a Director o Subdirector, las
cotizaciones para que autoricen la impresión
del material
entrega al Coordinador del Programa de Cultura Fiscal, el
material solicitado
definen la distribución de dicho
material a los estudiantes, de
acuerdo al segmento educativo.
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 29
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Programa de cultura fiscal 01 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Participación del Programa de Cultura Fiscal en eventos o ferias
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Divulgar la cultura fiscal, fundamentada en los deberes y derechos cívicos establecidos en la Constitución Política de la República de Guatemala, las Leyes tributarias y los Acuerdos de Paz. 1. Inicia: Determinación de eventos y actividades a desarrollar. Finaliza: Ejecución de las actividades.
NORMATIVA APLICABLE:
Artículos 199 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha martes 4 de febrero de 2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existe normativa específica para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. El Coordinador del Programa de Cultura Fiscal, con el Director del Comunicación Social determina la participación del Programa con un Stand en el evento
Coordinador del Programa Cultura Fiscal / Director de Comunicación
Social
2. El Coordinador del Programa de Cultura Fiscal solicita información relacionada al evento o feria
Coordinador Cultura Fiscal
3. El Coordinador de Cultura Fiscal elabora la solicitud de participación la cual está autorizada por el Director de Comunicación Social
Coordinador Cultura Fiscal/ Director de Comunicación Social/ Coordinador del
Evento o Feria
4. El coordinador de Cultura Fiscal traslada a Director de Comunicación Social, el documento para aprobación
Coordinador del Programa Cultura Fiscal / Director de Comunicación
Social
5. El Coordinador de Cultura Fiscal inicia la planificación de participación en el evento, obteniendo información general
Coordinador Cultura Fiscal
6. El Coordinador de Cultura Fiscal conjuntamente con el Director y Subdirector determinan que clase de información se distribuirá en el evento o feria
Coordinador Cultura Fiscal / Director y Subdirector de Comunicación Social
7. El Coordinador de Cultura Fiscal solicita al Diseñador Gráfico propuestas de imagen institucional para el stand
Coordinador Cultura Fiscal/ Director de Comunicación Socia y Diseñador
Gráfico
8. El Coordinador de Cultura Fiscal traslada el material como imagen al Director y Subdirector para revisión y aprobación
Coordinador Cultura Fiscal / Director y subdirector de Comunicación Social
9. El Coordinador de Cultura Fiscal recibe el documento de Director o Subdirector y conjuntamente con el diseñador gráfico realiza los cambios sugeridos.
Coordinador Cultura Fiscal / Diseñador Gráfico
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 30
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
10. El Director de Comunicación Social o Subdirector de Comunicación Social, aprueba el material como imagen institucional y lo traslada al Coordinador de Cultura Fiscal y Diseño Gráfico para la impresión correspondiente
Dirección y Subdirección de Comunicación Social
11. El Coordinador de Cultura Fiscal solicita a tres empresas diferentes, las cotizaciones respectivas para la impresión del material como imagen institucional
Coordinador Cultura Fiscal/ Unidad Administrativa DCS
12. El Coordinador de Cultura Fiscal traslada a Director o Subdirector, las cotizaciones para que autoricen la impresión del material como imagen institucional
Unidad Administrativa DCS / Director de Comunicación Social
13. La Empresa adjudicada de impresión de material, entrega al Coordinador del Programa de Cultura Fiscal, el material solicitado
La Empresa adjudicada, entrega al Coordinador del Programa de Cultura
Fiscal, el material solicitado
14.
El Coordinador de Cultura Fiscal solicita al Director y Subdirector el apoyo respectivo de personal de la DCS para cubrir turnos en el stand, y elabora un cuadro con los nombres de los colaboradores el cual lo aprueba el Director o Subdirector
Coordinador Cultura Fiscal/ Director de Comunicación Social
15. El Coordinador de Cultura Fiscal y personal asignado cubre permanentemente el stand
Coordinador Cultura Fiscal/ personal de apoyo de la DCS
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 31
Diagrama
Programa de cultura fiscal
Participación del Programa de Cultura Fiscal en eventos o ferias (1 de 2)
Dirección y Subdirección de
Comunicación Social
Dirección y Subdirección de
Comunicación Social
Coordinador Cultura Fiscal / Diseñador
Gráfico
Coordinador Cultura Fiscal / Diseñador
Gráfico
Coordinador Cultura Fiscal / Director y
subdirector de Comunicación Social
Coordinador Cultura Fiscal / Director y
subdirector de Comunicación Social
Coordinador Cultura Fiscal/ Director de
Comunicación Socia y Diseñador Gráfico
Coordinador Cultura Fiscal/ Director de
Comunicación Socia y Diseñador Gráfico
Coordinador Cultura Fiscal / Director y
Subdirector de Comunicación Social
Coordinador Cultura Fiscal / Director y
Subdirector de Comunicación Social
Coordinador del Programa Cultura
Fiscal / Director de Comunicación Social
Coordinador del Programa Cultura
Fiscal / Director de Comunicación Social
Coordinador Cultura Fiscal/ Director de
Comunicación Social/ Coordinador del Evento
o Feria
Coordinador Cultura Fiscal/ Director de
Comunicación Social/ Coordinador del Evento
o Feria
Coordinador Cultura Fiscal
Coordinador Cultura Fiscal
Coordinador del Programa Cultura
Fiscal / Director de Comunicación Social
Coordinador del Programa Cultura
Fiscal / Director de Comunicación Social
INICIO
determina la participación del
Programa con un Stand en el evento
solicita información relacionada al evento o
feria
elabora la solicitud de participación la cual
está autorizada por el Director de
Comunicación Social
traslada a Director de Comunicación Social, el
documento para aprobación
inicia la planificación de participación en el evento, obteniendo información general
determinan que clase de
información se distribuirá en el evento
o feria
propuestas de imagen institucional para el
stand
traslada el material como imagen al
Director y Subdirector para revisión y
aprobación
gráfico realiza los cambios sugeridos.
aprueba el material como imagen
institucional y lo traslada al Coordinador
de Cultura Fiscal y Diseño Gráfico para la
impresión correspondiente
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 32
Programa de cultura fiscal
Participación del Programa de Cultura Fiscal en eventos o ferias (2 de 2)
Coordinador Cultura Fiscal/ personal de apoyo de la DCS
Coordinador Cultura Fiscal/ personal de apoyo de la DCS
Coordinador Cultura Fiscal/ Director de Comunicación Social
Coordinador Cultura Fiscal/ Director de Comunicación Social
La Empresa adjudicada, entrega al Coordinador del Programa de
Cultura Fiscal, el material solicitado
La Empresa adjudicada, entrega al Coordinador del Programa de
Cultura Fiscal, el material solicitado
Unidad Administrativa DCS / Director de Comunicación Social
Unidad Administrativa DCS / Director de Comunicación Social
Coordinador Cultura Fiscal/ Unidad Administrativa DCS
Coordinador Cultura Fiscal/ Unidad Administrativa DCS
1
solicita a tres empresas diferentes, las cotizaciones
respectivas para la impresión del material
como imagen institucional
traslada a Director o Subdirector, las
cotizaciones para que autoricen la impresión
del material como imagen institucional
adjudicada de impresión de material, entrega al Coordinador
del Programa de Cultura Fiscal, el
material solicitado
cubrir turnos en el stand, y elabora un
cuadro con los nombres de los
colaboradores el cual lo aprueba el Director
o Subdirector
personal asignado cubre
permanentemente el stand
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 33
6. Protocolo y apoyo logístico
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Protocolo y apoyo logístico 01 1 de 7
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Protocolo en actividades macro
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Conjunto de reglas de formalidad que rige los actos y ceremonias diplomáticos y oficiales. 1. Inicia: Solicitud de Despacho Ministerial para montar un evento. Finaliza: Se concluye la actividad con un informe general.
NORMATIVA APLICABLE:
Artículos 199 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha martes 4 de febrero de 2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existe normativa específica para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Dirección recibe solicitud de la dependencia que requiere el apoyo en la organización de evento.
Director/a de Comunicación Social/ Subdirector de Comunicación Social
2. Dirección brinda el respectivo visto bueno y autoriza la realización del evento, por lo que de inmediato remite solicitud a coordinación de protocolo.
Director/a de Comunicación Social/ Subdirector de Comunicación Social
Coordinadora de Protocolo
3. Coordinación de protocolo recibe solicitud para el debido seguimiento y logística del evento.
Coordinadora de Protocolo
4. Coordinación de protocolo establece los contactos necesarios con los colaboradores de la dependencia solicitante del evento para obtener la información que permite conocer el evento a organizar.
Coordinadora de Protocolo
5. Posterior al intercambio de información, se procede a dar inicio al proceso de organización y logística.
Coordinadora de Protocolo Dependencia solicitante
6.
Coordinación de protocolo realiza una proyección de los servicios a requerir, toda vez ya está definido el tipo de evento y se procede a la creación de un presupuesto estimado de gastos. Si es necesario se hacen transferencias que permitan que el evento se lleve a cabo.
Coordinadora de Protocolo
7.
Coordinación de protocolo traslada la información de los servicios a requerir y el estimado de gastos a la Unidad Administrativa de la DCS, para que esta inicie el trámite correspondiente ante la Dirección de Asuntos Administrativos de nuestro Ministerio, para la autorización de la solicitud de compra.
Unidad Administrativa DCS con apoyo de Coordinadora de Protocolo
8. La Dirección de Asuntos Administrativos procede a autorizar la solicitud de gastos que se remite mediante solicitud de compra.
Dirección de Asuntos Administrativos
9.
Coordinadora de protocolo en conjunto con la Unidad Administrativa de la DCS, inicia proceso de solicitud de cotizaciones a los posibles proveedores que facilitaran los bienes y/o servicios que se requerirán para el montaje del evento.
Coordinadora de protocolo Proveedores
Unidad Administrativa DCS
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 34
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
10. Posibles proveedores remiten cotizaciones solicitadas para su selección, se elaboran los cuadros comparativos de las cotizaciones.
Unidad Administrativa DCS Coordinadora de protocolo
11. Se toma la decisión en conjunto de los proveedores que prestarán los servicios y traslada a Dirección y/o Subdirección para su revisión y autorización.
Director/a de Comunicación Social/ Subdirector de Comunicación Social
12. La Unidad de Administrativa de la DCS, integra expediente completo según proceso establecido para adquisiciones y/o contratación de servicios y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Unidad Administrativa DCS
13. Dirección de Asuntos Administrativos verifica la disponibilidad presupuestaria y procede a autorizar dichos gastos.
Dirección de Asuntos Administrativos
14.
Unidad Administrativa de la DCS remite a los proveedores elegidos los contratos de compras y/o contratación de servicios, debidamente firmados y sellados de aceptado por Dirección y/o Subdirección para formalizar la adquisición.
Unidad Administrativa DCS Coordinadora de protocolo
15. Coordinación de protocolo solicita a dependencia solicitante del evento o bien a contactos en el extranjero, los datos de los itinerarios de vuelo para programar su recepción en el aeropuerto de la ciudad de Guatemala.
Coordinadora de protocolo
16. Coordinación de protocolo coordina con la Cancillería mediante formularios de solicitud de arribo y partida, la recepción y despedida de los funcionarios extranjeros que participarán en el evento.
Coordinadora de protocolo
17. Coordinación de protocolo, solicita a instancias del país, la colaboración para facilitar presentación de espectáculos culturales, para la amenizar el evento, destacando nuestra cultura guatemalteca.
Coordinadora de protocolo
18. Diseño gráfico apoya en la elaboración del arte de invitación, y coordinación de protocolo es el enlace con las demás instancias participantes en evento para trasladar información a diseño gráfico.
Diseño gráfico
19. Coordinación de protocolo presenta diseño de invitaciones a Dirección y Subdirección de la DCS.
Coordinadora de protocolo
20. Dirección y Subdirección de la DCS, aprueban arte de las invitaciones. Director/a de Comunicación Social/ Subdirector de Comunicación Social
21. Coordinación de protocolo, programa distribución de invitaciones, ya sea de forma física o bien electrónica.
Coordinadora de protocolo
22. Dependencia solicitante del evento elabora un punteado de la agenda de actividades con la asesoría de la coordinación de protocolo.
Dependencia solicitante
23. Coordinación de protocolo traslada proyecto de agenda a Dirección y Subdirección de la DCS, para su aprobación.
Director/a de Comunicación Social/ Subdirector de Comunicación Social
24. Diseño gráfico elabora diseño de la agenda de actividades que se desarrollarán en el evento.
Dependencia solicitante Coordinadora de protocolo
Diseño gráfico
25. Asistencia de protocolo confirma vía telefónico o correo electrónico, la asistencia de los participantes al evento.
Asistencia protocolo Coordinadora de protocolo
26. Coordinación de protocolo, gestiona ante la Dirección de Tecnologías de la Información el apoyo técnico para facilitar la proyección de presentaciones en el evento y demás apoyo tecnológico.
Coordinadora de protocolo Dirección de Tecnologías de la
Información
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 35
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
27. Coordinación de protocolo, gestiona ante el Departamento de Prensa, Monitoreo y Análisis de Medios, la respectiva toma de fotografías t cobertura de prensa interna al evento.
Coordinadora de protocolo Departamento de Prensa, Monitoreo
y Análisis de Medios
28.
Coordinación de protocolo, gestiona ante el la Dirección de Asuntos Administrativos, área de transportes, el apoyo para el traslado de los participantes extranjeros al evento, coordinando todos los traslados necesarios tanto de aeropuerto hacia hoteles, como lugar del evento. Asimismo, se coordina el traslado del personal de protocolo y demás apoyo técnico y operativo para el montaje de salón donde se desarrollará el evento.
Coordinadora de protocolo Dirección de Asuntos
Administrativos/transportes
29.
Coordinación de protocolo, solicitará el apoyo respectivo en materia de protocolo, (bienvenida de participantes, mesas de registro, montaje de mobiliario, montaje de centro de cómputo, montaje de sonido), para preparativos previos en el salón donde se desarrollará el evento, este apoyo será con personal de protocolo de la Dirección como apoyo de otras dependencias en caso sea necesario.
Coordinadora de protocolo
30. Traslados del personal encargado del montaje hacia el lugar donde se realizará el evento para la preparación del salón.
Coordinadora de protocolo Dirección de Asuntos
Administrativos/transportes
31. Coordinación de protocolo y asistentes reciben a los participantes en el salón donde se realizará en evento, dando la bienvenida.
Coordinadora de protocolo Asistencia protocolo
32. Coordinación de protocolo supervisa que el evento se desarrolle correctamente, y está pendiente de cualquier atención hacia los participantes.
Coordinadora de protocolo
33. Al finalizar la actividad la coordinación de protocolo con el apoyo de asistentes, despide a participantes del evento.
Coordinadora de protocolo
34.
Coordinación de protocolo, realiza coordinaciones finales en el lugar donde se realizó el evento, para el traslado de los participantes hacia sus respectivos hoteles o bien aeropuerto y traslados de personal de protocolo encargados del desarrollo de la actividad hacia la institución.
Coordinadora de protocolo Dirección de Asuntos
Administrativos/transportes
35. Unidad Administrativa de la DCS, solicita facturas a los proveedores que brindaron servicios, para agilizar el pago correspondiente.
Unidad Administrativa DCS
36. Unidad Administrativa de la DCS, razona las facturas recibidas por los proveedores con firma de Dirección o Subdirección de la DCS.
Unidad Administrativa DCS
37. Unidad Administrativa de la DCS, traslada facturas razonadas a la Dirección de Asuntos Administrativos para efectuar los pagos correspondientes.
Unidad Administrativa DCS
38.
Coordinación de protocolo, solicita a Departamento de Prensa, Monitoreo y Análisis de Medios, Comunicación Interna y Diseño Gráfico la elaboración de nota informativa del evento para publicación en canales de divulgación internos.
Coordinadora de protocolo
39. Diseño Gráfico integra textos, y presenta arte de nota informativa.
Departamento de Prensa, Monitoreo y Análisis de Medios
Comunicación Interna Diseño gráfico
40. Dirección y Subdirección dan visto buena a la nota informativa y autorizan su publicación en canales de divulgación internos.
Director/a de Comunicación Social/ Subdirector de Comunicación Social
41. Coordinación de protocolo, elabora informe final del desarrollo del evento a Dirección y Subdirección de la DCS.
Coordinadora de protocolo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 36
Diagrama
Protocolo y apoyo logístico
Protocolo en actividades macro (1 de 4)
Coordinadora de protocolo
ProveedoresUnidad Administrativa
DCS
Coordinadora de protocolo
ProveedoresUnidad Administrativa
DCS
Dirección de Asuntos Administrativos
Dirección de Asuntos Administrativos
Unidad Administrativa DCS con apoyo de Coordinadora de
Protocolo
Unidad Administrativa DCS con apoyo de Coordinadora de
Protocolo
Coordinadora de Protocolo
Dependencia solicitante
Coordinadora de Protocolo
Dependencia solicitante
Coordinadora de Protocolo
Coordinadora de Protocolo
Director/a de Comunicación Social/
Subdirector de Comunicación Social
Coordinadora de Protocolo
Director/a de Comunicación Social/
Subdirector de Comunicación Social
Coordinadora de Protocolo
Director/a de Comunicación Social/
Subdirector de Comunicación Social
Director/a de Comunicación Social/
Subdirector de Comunicación Social
INICIO
recibe solicitud de la dependencia que
requiere el apoyo en la organización de evento
brinda el respectivo visto bueno y autoriza
la realización del evento, por lo que de
inmediato remite solicitud a
coordinación de protocolo.
recibe solicitud para el debido seguimiento y logística del evento.
establece los contactos necesarios con los
colaboradores de la dependencia
solicitante del evento para obtener la información que
permite conocer el evento a organizar.
se procede a dar inicio al proceso de organización y
logística.
realiza una proyección de los servicios a
requerir, toda vez ya está definido el tipo de evento y se procede a
la creación de un presupuesto estimado
de gastos.
traslada la información de los servicios a
requerir y el estimado de gastos a la Unidad Administrativa de la
DCS
procede a autorizar la solicitud de gastos que
se remite mediante solicitud de compra.
inicia proceso de solicitud de
cotizaciones a los posibles proveedores
que facilitaran los bienes y/o servicios
que se requerirán para el montaje del evento.
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 37
Protocolo y apoyo logístico
Protocolo en actividades macro (2 de 4)
Dependencia solicitanteDependencia solicitanteDiseño gráficoDiseño gráficoCoordinadora de protocolo
Coordinadora de protocolo
Dirección de Asuntos Administrativos
Dirección de Asuntos Administrativos
Unidad Administrativa DCS
Unidad Administrativa DCS
Director/a de Comunicación Social/
Subdirector de Comunicación Social
Director/a de Comunicación Social/
Subdirector de Comunicación Social
Unidad Administrativa DCS
Coordinadora de protocolo
Unidad Administrativa DCS
Coordinadora de protocolo
1
cotizaciones solicitadas para su selección, se elaboran los cuadros comparativos de las
cotizaciones.
toma la decisión en conjunto de los
proveedores que prestarán los servicios y traslada a Dirección y/o Subdirección para
su revisión y autorización.
integra expediente completo según
proceso establecido para adquisiciones y/o
contratación de servicios y traslada a la Dirección de Asuntos
Administrativos.
verifica la disponibilidad
presupuestaria y procede a autorizar
dichos gastos.
remite a los proveedores elegidos
los contratos de compras y/o
contratación de servicios, debidamente firmados y sellados de aceptado por Dirección y/o Subdirección para
formalizar la adquisición.
solicita a dependencia solicitante del evento o bien a contactos en el
extranjero, los datos de los itinerarios de vuelo para
programar su recepción en el aeropuerto de la ciudad
de Guatemala.
coordina con la Cancillería mediante formularios de
solicitud de arribo y partida, la recepción y
despedida de los funcionarios extranjeros
que participarán en el evento.
solicita a instancias del país, la colaboración para facilitar presentación de espectáculos culturales,
para la amenizar el evento, destacando
nuestra cultura guatemalteca.
apoya en la elaboración del arte de
invitación, y coordinación de
protocolo es el enlace con las demás
instancias participantes en
evento para trasladar información a diseño
gráfico.
presenta diseño de invitaciones a
Dirección y Subdirección de la DCS.
Subdirección de la DCS, aprueban arte de las
invitaciones.
programa distribución de invitaciones, ya sea de forma física o bien
electrónica.
evento elabora un punteado de la agenda de actividades con la
asesoría de la coordinación de
protocolo.
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 38
Protocolo y apoyo logístico
Protocolo en actividades macro (3 de 4)
Coordinadora de protocolo
Coordinadora de protocolo
Dirección de Asuntos Administrativos/
transportes
Coordinadora de protocolo
Departamento de Prensa, Monitoreo y Análisis de
Medios
Coordinadora de protocolo
Dirección de Tecnologías de la Información
Asistencia protocoloCoordinadora de
protocolo
Dependencia solicitanteCoordinadora de
protocoloDiseño gráfico
Director/a de Comunicación Social/
Subdirector de Comunicación Social
2
traslada proyecto de
agenda a Dirección y
Subdirección de la
DCS, para su
aprobación.
elabora diseño de la
agenda de
actividades que se
desarrollarán en el
evento.
confirma vía
telefónico o correo
electrónico, la
asistencia de los
participantes al
evento.
gestiona ante la
Dirección de
Tecnologías de la
Información el apoyo
técnico para facilitar
la proyección de
presentaciones en el
evento y demás
apoyo tecnológico.
gestiona ante el
Departamento de
Prensa, Monitoreo y
Análisis de Medios,
la respectiva toma de
fotografías t
cobertura de prensa
interna al evento.
gestiona ante el la
Dirección de Asuntos
Administrativos, área
de transportes, el
apoyo para el
traslado de los
participantes
extranjeros al
evento, coordinando
todos los traslados
necesarios tanto de
aeropuerto hacia
hoteles, como lugar
del evento.
Asimismo, se
coordina el traslado
del personal de
protocolo y demás
apoyo técnico y
operativo para el
montaje de salón
donde se
desarrollará el
evento
solicitará el apoyo
respectivo en
materia de protocolo,
(bienvenida de
participantes, mesas
de registro, montaje
de mobiliario,
montaje de centro de
cómputo, montaje de
sonido), para
preparativos previos
en el salón donde se
desarrollará el
evento, este apoyo
será con personal de
protocolo de la
Dirección como
apoyo de otras
dependencias en
caso sea necesario.
3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 39
Protocolo y apoyo logístico
Protocolo en actividades macro (4 de 4)
Director/a de Comunicación Social/
Subdirector de Comunicación Social
Departamento de Prensa, Monitoreo y Análisis de Medios
Comunicación InternaDiseño gráfico
Unidad Administrativa DCS
Coordinadora de protocolo
Dirección de Asuntos Administrativos/
transportes
Coordinadora de protocolo
Coordinadora de protocolo
Asistencia protocolo
Coordinadora de protocolo
Dirección de Asuntos Administrativos/
transportes
3
Traslados del
personal encargado
del montaje hacia el
lugar donde se
realizará el evento
para la preparación
del salón.
asistentes reciben a
los participantes en
el salón donde se
realizará en evento,
dando la bienvenida.
supervisa que el
evento se desarrolle
correctamente, y
está pendiente de
cualquier atención
hacia los
participantes.
Al finalizar la
actividad la
coordinación de
protocolo con el
apoyo de asistentes,
despide a
participantes del
evento.
realiza
coordinaciones
finales en el lugar
donde se realizó el
evento, para el
traslado de los
participantes hacia
sus respectivos
hoteles o bien
aeropuerto y
traslados de
personal de
protocolo
encargados del
desarrollo de la
actividad hacia la
institución.
solicita facturas a los
proveedores que
brindaron servicios,
para agilizar el pago
correspondiente.
razona las facturas
recibidas por los
proveedores con
firma de Dirección o
Subdirección de la
DCS.
traslada facturas
razonadas a la
Dirección de Asuntos
Administrativos para
efectuar los pagos
correspondientes.
solicita a
Departamento de
Prensa, Monitoreo y
Análisis de Medios,
Comunicación
Interna y Diseño
Gráfico la
elaboración de nota
informativa del
evento para
publicación en
canales de
divulgación internos.
Diseño Gráfico
integra textos, y
presenta arte de nota
informativa
Dirección y
Subdirección dan
visto buena a la nota
informativa y
autorizan su
publicación en
canales de
divulgación internos
solicita a
Departamento de
Prensa, Monitoreo y
Análisis de Medios
FIN
elabora informe final
del desarrollo del
evento a Dirección y
Subdirección de la
DCS.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 40
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Protocolo y apoyo logístico 01 1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Atención de funcionarios que visitan el Despacho Superior
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Coordinar las visitas solicitadas por el despacho superior, con el propósito de brindarles una mejor atención protocolaria para a las visitas del despacho superior. 1. Inicio: Recepción de funcionarios u otras visitas que asisten al despacho superior. 2. Finalizar: Generar informe mensual de las visitas que asistieron al despacho superior, el informe alimenta el POA de metas alcanzadas.
NORMATIVA APLICABLE:
Artículos 199 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha martes 4 de febrero de 2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existe normativa específica para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Las asistentes de Protocolo solicitan agenda de las actividades a desarrollar en el Despacho del Ministro y Viceministro a fin de tener conocimiento y coordinar el Protocolo respectivo
Asistentes del despacho superior enlazan la información hacia las
Asistentes de Protocolo
2. Envía correo al jefe de seguridad, a fin de que se deje ingresar a la visita y se le asigne un parqueo.
Protocolo
3. Se entrega un informe del día al ascensorista para que esté enterado de las visitas a recibir a fin de que esté preparado con el elevador.
Protocolo
4. El ascensorista bajará junto con la asistente del protocolo para dar la bienvenida a los visitantes y los trasladarán al 18 nivel.
Protocolo
5. Ofrecer agua, té o café Protocolo
6. Ofrecer agua, té o café Personal de apoyo o el personal que
atiende a cada uno de los Viceministros
7. Queda en la responsabilidad de las asistentes avisar a sus respectivos jefes que la visita ha llegado, para que inicie la respectiva reunión.
Protocolo Enlace: Asistentes de los despachos
8. La asistente del despacho o vice despacho informará a las asistentes de Protocolo que la reunión ha concluido, para que la visita sea conducida al elevador y no se sienta perdida o desorientada.
Protocolo ascensorista Privado
9. La asistente de mayor jerarquía en el Protocolo realiza un informe sobre todas las visitas recibidas al mes a fin de reportarlo en el POA de metas alcanzadas
Protocolo El cual es revisado por Subdirección
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 41
Atención de funcionarios que visitan el Despacho Superior (1 de 1)
ProtocoloAsistentes del despacho
Inicio
Las asistentes de Protocolo solicitan agenda de las actividades a desarrollar en el Despacho del
Ministro y Viceministro a fin de tener conocimiento y coordinar el Protocolo
respectivo
Queda en la responsabilidad de las asistentes avisar a sus respectivos jefes que la visita ha
llegado, para que inicie la respectiva reunión.
Fin
Ofrecer agua, té o café
Envía correo al jefe de seguridad, a fin de que se deje ingresar a la visita y se le asigne un
parqueo.
Se entrega un informe del día al ascensorista para que esté enterado de las visitas a recibir a
fin de que esté preparado con el elevador.
El ascensorista bajará junto con la asistente del protocolo para dar la bienvenida a los visitantes
y los trasladarán al 18 nivel.
La asistente del despacho o vice despacho informará a las asistentes de Protocolo que la
reunión ha concluido, para que la visita sea conducida al elevador y no se sienta perdida o
desorientada.
La asistente de mayor jerarquía en el Protocolo realiza un informe sobre todas las visitas
recibidas al mes a fin de reportarlo en el POA de metas alcanzadas
El
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 42
Director del Centro educativo recibe la información, analiza y evalúa los temas que se imparten en el
Programa, otorga una fecha posible para la capacitación
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Protocolo y apoyo logístico 01 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Atención de actividades en los salones del Despacho Superior
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Coordinar las actividades solicitadas por el despacho superior, con el propósito de ofrecer una mejor atención protocolaria a cada uno de los funcionarios que asisten a las actividades. 1. Inicio: Recepción de salones en el calendario interno. 2. Finaliza: Generar informe mensual de las actividades realizadas en los diferentes despachos Ministeriales.
NORMATIVA APLICABLE:
Artículos 199 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha martes 4 de febrero de 2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existe normativa específica para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Asegurarse que exista un salón disponible de acuerdo al número de invitados. El calendario debe estar compartido junto a las responsables del Protocolo
Asistentes del despacho superior Protocolo
2.
Solicitud de alimentos según las necesidades de la reunión las cuales podrían ser:
coffee break
desayuno
almuerzo
cena
Protocolo
3. Solicitar los nombres de los participantes para enviar correo a garita y gestionar los ingresos y parqueos.
Protocolo
4. Enviar correo a DTI y Jefatura de Prensa para solicitar apoyo de sonido, y apoyo a DTI con manejo tecnológico, ocasionalmente se solicita toma de fotografías
Protocolo
5. Realizar el montaje en el salón de: banderas, carpetas, libretas, lápiz, copas, individuales, cubiertos, etc.
Protocolo personal de apoyo
6. Coordinar con el ascensorista privado sobre el ingreso de los participantes a la actividad, a quien se le entrega un listado de todos los invitados.
Protocolo
7. Ingresar a las visitas al 18 nivel Protocolo
ascensorista Privado
8. Se debe ubicar a las visitas en el salón respectivo según marca el calendario de actividades
Protocolo
9. Con el objetivo que inicie la reunión se anuncia a las asistentes del despacho o Vice despachos que todos los invitados han ingresado
Protocolo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 43
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
10. Personal encargado de servir los alimentos Personal de apoyo o de la empresa
que se contrate para el evento
11. Estar pendiente en el salón en el momento de la reunión por si le les ofrece algo
Protocolo
12. Dirigirlo a la salida de los sótano Protocolo
Ascensorista privado
13. Desmontar todo lo que se utilizó en la reunión y dejar limpio el área Protocolo y personal de apoyo
14. Se realiza un informe con el objetivo de las áreas a mejorar, así como también el detalle de cuantas personas llegaron a la reunión y
Protocolo
15. Se liquidan los gastos Administrativo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 44
Diagrama
Protocolo y apoyo logístico
Atención de actividades en los salones del Despacho Superior (1 de 1)
AdministrativoProtocolo y personal de
apoyo
Personal de apoyo o de la empresa que se
contrate para el evento
Protocoloascensorista Privado
Protocolopersonal de apoyo
ProtocoloAsistentes del despacho
superiorProtocolo
INICIO
Asegurarse que
exista un salón
disponible de
acuerdo al número
de invitados.
Solicitud de
alimentos
Solicitar los nombres
de los participantes
para enviar correo a
garita y gestionar los
ingresos y parqueos.
Enviar correo a
DTI y Jefatura de
Prensa para
solicitar apoyo de
sonido
Realizar el montaje en el
salón
Coordinar con el
ascensorista
privado sobre el
ingreso de los
participantes
Ingresar a las
visitas al 18 nivel
Se debe ubicar a
las visitas en el
salón respectivo
Con el objetivo que
inicie la reunión se
anuncia a las asistentes
del despacho
Personal
encargado de
servir los
alimentos
Estar pendiente en el
salón en el momento de
la reunión por si le les
ofrece algo
Dirigirlo a la salida
de los sótano
Desmontar todo lo
que se utilizó en la
reunión y dejar
limpio el área
realiza un informe
con el objetivo de
las áreas a
mejorar
Se liquidan los
gastos
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 45
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Protocolo y apoyo logístico 01 1 de 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Recepción de documentos y recepción de personas del Despacho Superior
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Coordinar y atender a las personas internas y externas que visitan el nivel 18 del Ministerio de Finanzas Públicas quienes entregan correspondencia, realizan visitas por puerta peatonal. 1. Inicio: Coordinar y atender a las personas internas y externas que visitan el nivel 18 del Ministerio de Finanzas Públicas quienes entregan correspondencia, realizan visitas por puerta peatonal. 2. Finaliza: Entrega de documentos a satisfacción y personal debidamente atendido.
NORMATIVA APLICABLE:
Artículos 199 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2014 de fecha martes 4 de febrero de 2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existe normativa específica para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Atender a las personas internas y externas que traen documentos a los diferentes despachos.
Protocolo
2. Llamar a las asistentes de los Despachos a donde corresponde para que reciban los expedientes respectivos al despacho de su jefe.
Protocolo
3. Dar ingreso de las personas que recibe la correspondencia y anotar el nombre de la persona que recibe los expedientes. Esto con el propósito de llevar un control.
Protocolo
4. Atender llamadas internas y externas y resolver los diferentes requerimientos que se soliciten, previos a consultar a donde corresponde, según sea lo requerido.
Protocolo
5. Atender a las visitas que ingresen por el ascensor público e informar al personal de protocolo para que la visita sea recibida de la manera que corresponde.
Protocolo
6. Preguntar al personal del Minfin hacia donde se dirige y si tiene cita previa, corroborar con las asistentes antes de dejarlo ingresar al área de despachos.
Protocolo
7. Cuando se necesite deberá apoyar en las actividades protocolarias (turnos) Protocolo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 46
Recepción de documentos y recepción de personas del
Despacho Superior (1 de 1)
Protocolo
Atender a las personas internas y externas que traen documentos a los
diferentes despachos.
Inicio
Llamar a las asistentes de los Despachos a donde corresponde para que reciban los expedientes respectivos al despacho
de su jefe.
Dar ingreso de las personas que recibe la correspondencia y anotar el nombre de la persona que recibe los expedientes.
Esto con el propósito de llevar un control.
Atender a las visitas que ingresen por el ascensor público e informar al personal
de protocolo para que la visita sea recibida de la manera que corresponde.
Preguntar al personal del Minfin hacia donde se dirige y si tiene cita previa,
corroborar con las asistentes antes de dejarlo ingresar al área de despachos.
Fin
Atender llamadas internas y externas y resolver los diferentes requerimientos que se soliciten, previos a consultar a
donde corresponde, según sea lo requerido.
Cuando se necesite deberá apoyar en las actividades protocolarias (turnos)
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 47
Reconocimiento de Gastos Anticipo
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Informa por escrito al contratista sobre la necesidad de su traslado hacia el interior o exterior de la República, indicando los objetivos que deberá atender en el marco de los términos de referencia, establecidos en el contrato de prestación de servicios, así como el plazo del requerimiento del traslado.
Autoridad responsable de la
contratación
2. Solicita al Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios Administrativos Internos, según corresponda, que inicie la gestión para el reconocimiento del gasto anticipo respectivo.
Contratista
3. Verifica que los objetivos del traslado estén dentro del marco de los términos de referencia, establecidos en el contrato de prestación de servicios.
Departamento Administrativo
Financiero o Unidad de
Servicios Administrativos
, NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE
Versión Página:
Ministerio de Finanzas Públicas 01 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reconocimiento de gastos por servicios técnicos o profesionales individuales, prestados en el transcurso del ejercicio fiscal 2017
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir las actividades necesarias para gestionar el reconocimiento de gastos a contratistas, por servicios técnicos o profesionales individuales prestados al Ministerio de Finanzas Públicas, con motivo de su traslado hacia el interior o exterior de la república, debidamente justificados en el desarrollo de las actividades específicas de la contratación. Inicia: Se informa por escrito al contratista sobre la necesidad de su traslado hacia el interior o exterior de la República. Finaliza: Archiva documentación generada.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Código Civil (artículo 2029). b) Ley de Contrataciones del Estado. c) Reglamento para el reconocimiento de gastos por servicios prestados en el transcurso del ejercicio fiscal 2017,
Acuerdo Gubernativo 54-2017. d) Circular conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Oficina Nacional de Servicio Civil y Contraloría General de
Cuentas, publicada en el Diario de Centro América el 11 de enero de 2017. e) Manual de Clasificación Presupuestaria Para el Sector Público de Guatemala.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Nota número 786, registro número 2017-33718 de fecha 8 de mayo de 2017, emitida por el Director Técnico del Presupuesto. Por consiguiente, el renglón presupuestario a afectar en el presente procedimiento es: 199 “Otros servicios no personales”.
2. Para efectos del presente procedimiento, se entiende por Autoridad responsable de la contratación, la máxima autoridad de la dependencia donde el contratista presta sus servicios.
3. El listado detallado de los gastos efectuados debe contener como mínimo: a. Descripción de gasto b. Fecha c. Monto del gasto en quetzales, de acuerdo al tipo de cambio utilizado para la estimación del gasto anticipo. NOTA: Dicho listado deberá contar con la firma del Contratista y el visto bueno de la Autoridad responsable de la
contratación, y adjuntar comprobantes de gastos en original.
4. En caso de reintegros, el Contratista deberá efectuar los mismos mediante depósito en la cuenta bancaria de la dependencia que asignó los fondos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 48
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
¿Cumple con los Términos de Referencia (TDR)? No: rechaza solicitud, devuelve al contratista y finaliza el procedimiento. Sí: realiza cálculo del monto a reconocer según normativa aplicable y verifica disponibilidad presupuestaria en el renglón 199 “Otros Servicios No Personales”. ¿Existe disponibilidad presupuestaria? No: Gestiona modificación presupuestaria, cuando proceda. Sí: Consigna la información correspondiente en el formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo”, conforme a la normativa aplicable y entrega al Contratista.
Internos, según corresponda
4. Firma el formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo” y requiere aprobación de la Autoridad responsable de la contratación.
Contratista
5.
Revisa formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo”. ¿Está conforme? No: devuelve al Contratista para modificaciones. Sí: firma de aprobación.
Autoridad responsable de la
contratación
6. Entrega al Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios Administrativos Internos, según corresponda, el formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo”, debidamente aprobado para que continúe con el trámite.
Contratista
7.
Recibe formulario aprobado y procede a elaborar cheque en quetzales a nombre del Contratista, de acuerdo al monto consignado y cuando corresponda deberá aplicar el tipo de cambio del día. Gestiona las firmas correspondientes, según procedimiento establecido.
Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios Administrativos Internos, según corresponda
8. Entrega cheque al contratista y requiere firma de voucher como constancia de recibido.
Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios Administrativos Internos, según corresponda
9. Archiva documentación generada para el reconocimiento de gastos anticipo.
Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios Administrativos Internos, según corresponda
Reconocimiento de gastos liquidación
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Al regresar del interior y/o exterior de la República, presenta al Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios Administrativos Internos, según corresponda, los comprobantes de los gastos efectuados de conformidad con lo establecido en el artículo 8 del Acuerdo Gubernativo 54-2017 y solicita que se efectúe el cálculo de la liquidación. Nota: Tomar en consideración que la liquidación debidamente aprobada, debe presentarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de haberse concluido el requerimiento de traslado.
Contratista
2.
Recibe y revisa documentación entregada por el contratista, realiza cálculo de la liquidación, consigna información en el formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación” y entrega al Contratista dicho formulario junto con los comprobantes de los gastos efectuados, para que gestione la aprobación respectiva.
Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios Administrativos Internos, según corresponda
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 49
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Cuando el Contratista deba reintegrar, se le entrega boleta para efectuar el depósito bancario correspondiente.
3. Entrega formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación”, a la Autoridad responsable de la contratación para su autorización.
Contratista
4.
Revisa formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación”. ¿La información es correcta? No: devuelve al Contratista para modificaciones. Sí: firma de aprobación. Nota: Previo a la aprobación de la liquidación, la autoridad responsable de la contratación, exigirá la devolución de los fondos que corresponden a gastos no comprobados, en coordinación con el Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios Administrativos Internos, según corresponda. Asimismo, cuando la liquidación no se presente al Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios Administrativos Internos, según corresponda, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de haberse concluido el requerimiento de traslado, ordenará el reintegro inmediato de los fondos anticipados.
Autoridad responsable de la
contratación
5.
Presenta al Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios Administrativos Internos, según corresponda, el Formulario RG-L "Reconocimiento de Gastos Liquidación" debidamente aprobado, con los comprobantes respectivos y los documentos siguientes: a) Para el caso de los requerimientos de traslado al exterior de la República,
fotocopia del pasaporte donde conste la entrada y salida del país destino del traslado. Cuando el traslado del contratista se realice a los países de la región centroamericana, se debe observar los acuerdos de libre movilidad de personas suscritos en la región. En todos los casos debe existir comprobante de entrada y salida del país.
b) En todos los casos, debe acompañar un informe que incluirá los datos relativos
a la atención del requerimiento de traslado, lugares visitados, objetivos y logros alcanzados, debiendo como mínimo cumplir con lo establecido en el Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la Información Pública. El informe debe contar con el visto bueno de la Autoridad responsable de la contratación.
Contratista
6.
Recibe y revisa documentación entregada por el contratista y determina cumplimento de requisitos. ¿Cumple requisitos? No: requiere modificaciones o información complementaria. Sí: continúa con el procedimiento. Nota: Cuando la liquidación no se presente dentro de los diez (10) días hábiles, siguientes a la fecha de haberse concluido el requerimiento de traslado, se informará a la Autoridad responsable de la contratación, quien ordenará el reintegro inmediato de los fondos anticipados.
Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios Administrativos Internos, según corresponda
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 50
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
7. Adjunta expediente de anticipo e inicia procedimiento de reposición de fondo rotativo, según lo establecido en la normativa vigente.
Departamento Administrativo Financiero o Unidad de
Servicios Administrativos Internos, según corresponda
8. Archiva documentación generada para el reconocimiento de gastos liquidación.
Departamento Administrativo Financiero o Unidad de
Servicios Administrativos Internos, según corresponda
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 51
Diagrama de flujo
Reconocimiento de gastos por servicios Técnicos o Profesionales individuales, prestados en el transcurso del ejercicio fiscal 2017
Reconocimiento de Gastos Anticipo (1 de 1)
Autoridad Responsable de la Contratación Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios
Administrativos Internos, según correspondaContratista
Inicio
Informa por escrito al contratista sobre la
necesidad de su traslado hacia el interior o
exterior de la República
Verifica que los objetivos del traslado
estén dentro del marco de los términos de referencia (TDR)
establecidos en el contrato de prestación
de servicios y realiza cálculo
Solicita se inicie la gestión para el
reconocimiento del gasto anticipo
respectivo
Verifica disponibilidad presupuestaria
¿Existe disponibilidad
presupuestaria?
Consigna la información
correspondiente en el formulario RG-A
“Reconocimiento de Gastos Anticipo”
SI
Firma el formulario RG-A y requiere aprobación de la
Autoridad responsable de la
contratación
Revisa formulario
RG-A
Entrega formulario RG-A aprobado
Recibe formulario aprobado, elabora cheque y gestiona
firmas
Entrega cheque al contratista y
requiere firma de voucher
Archiva documentación
Gestiona modificación
presupuestaria cuando proceda
¿Esta conforme?
Devuelve para modificaciones
Firma de aprobación
formulario RG-A
NO
SI
Fin
¿Cumple con los TDR?
SI
NO
Gestiona modificaciones
Rechaza solicitud, devuelve al contratista y
finaliza procedimiento
NO
A
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social Página 52
Reconocimiento de gastos por servicios Técnicos o Profesionales individuales, prestados en el transcurso del ejercicio fiscal 2017
Reconocimiento de Gastos Liquidación (1 de 1)
Contratista Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios
Administrativos Internos, según correspondaAutoridad responsable de la contratación
Inicio
Presenta al Departamento Administrativo
Financiero o Unidad de Servicios
Administrativos Internos, los
comprobantes de gastos efectuados
Recibe y revisa documentación entregada por el
contratista, realiza cálculo de la liquidación y consigna información en el formulario RG-L
¿Cumple requisitos?
Presenta el Formulario RG-L "Reconocimiento de Gastos liquidación"
debidamente aprobado
Requiere modificaciones o información complementaria, y cuando proceda establece
montos a reintegrar e informa al Contratista
Archiva documentación generada
Fin
Entrega formulario RG-L a la autoridad responsable de la contratación para
autorización
¿La información es correcta?
Firma de aprobación
Devuelve para modificacionesNO
SI
Adjunta expediente de anticipo e inicia
procedimiento de reposición de fondo
rotativo
SI
Revisa formulario y determina si la
información está correcta A
A
Revisa documentación y
determina cumplimiento de
requisitos
NORealiza modificaciones o
presenta información complementaria