MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
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FINANCIERA
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Guatemala, Agosto de 2021
Elaborado por: Dirección Administrativa Financiera
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INDICE
I. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................. 5
II. OBJETIVOS DEL MANUAL ......................................................................... 6
III. BASE LEGAL ................................................................................................. 7
IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN ........................................................................... 8
V. NORMAS Y POLÍTICAS EN GENERAL .................................................... 9
VI. LISTADO DE PROCEDIMIENTOS ............................................................ 12
VII. PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS ................................................. 14
VIII. SIMBOLOGIA ............................................................................................. 141
IX. GLOSARIO .................................................................................................. 142
ANEXO: ........................................................................................................ 147
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APROBACIÓN DE MANUAL
Elaboró: Licenciado Saulo Josué Zuleta Guzmán
Revisión Técnica: Licenciado Erick Estid Monzón Gómez
Firma y Sello
Revisión Jurídica: Licenciada Aida Gabriela Morales Chamalé
Firma y Sello
Autorizó: Ingeniero Enrique Cossich Mérida
Firma y Sello
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INTRODUCCIÓN
La Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico, es la entidad especializada en la generación de políticas, planes, programas y proyectos orientados a la transparencia, la implementación del gobierno abierto y electrónico que garanticen a la población el pleno acceso a la información pública en las instituciones que conforman el Organismo Ejecutivo. Para coadyuvar con la premisa anterior se elabora el presente Manual de Normas y Procedimientos, aplicado a las actividades de responsabilidad de la Dirección Administrativa Financiera. El manual es una herramienta que permite conocer y familiarizarse con el cumplimiento de las atribuciones de los puestos que integran la Dirección a través de las normas y procedimientos definidos, facilitando conocer el sistema de trabajo, los involucrados y las actividades a desarrollar para cumplir adecuadamente con los distintos procesos que componen la gestión de esta Comisión. Para facilitar su uso, el manual en su parte de aplicación se ha estructurado de la siguiente forma:
• Normativa, en esta se establecen las normas de observancia y aplicación a los procedimientos, para una adecuada ejecución.
• Procedimientos, en este apartado se desarrollan uno a uno los diferentes procedimientos en un método práctico el cual define un apartado descriptivo para que el usuario tenga a la mano la representación de los procesos de forma amigable y efectiva.
Es importante destacar que el manual de normas y procedimientos, es un instrumento de consulta y guía para las autoridades de la Comisión, personal operativo y administrativo o personas interesadas en conocer el funcionamiento de la Comisión, con el propósito de proporcionar en forma ordenada y sistemática información referente a las atribuciones, objetivos, organigrama y normas de cada puesto de trabajo y su relación entre sí, jerarquía de autoridad y la responsabilidad de cada uno de ellos en las funciones y actividades que desarrollan. Por la importancia del presente manual, resulta conveniente que el mismo sea revisado anualmente para mantener la vigencia de su contenido.
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I. JUSTIFICACIÓN
Los procesos y procedimientos conforman uno de los elementos principales de control interno; por lo cual deben ser plasmados en manuales administrativos prácticos que sirvan de mecanismo de consulta permanente. Teniendo en cuenta lo anterior, se ha elaborado el presente Manual de Normas y Procedimientos de la Dirección Administrativa Financiera de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico, en el cual se definen los principales procesos y los responsables de llevarlos a cabo dentro de la Dirección. Se proyecta con este Manual que los procesos y procedimientos de la Dirección, puedan ser consultados por el personal de la Comisión y otras personas interesadas en conocer los procesos. Con el presente manual, se fijan los criterios técnicos y profesionales para diseñar, desarrollar e implementar los procedimientos para el control, registro, dirección, ejecución e información; así como la unidad de mando, delegación de autoridad, asignación de funciones y responsabilidades, líneas de comunicación y supervisión de los procesos. Así también, cumplir a cabalidad con los lineamientos establecidos por la Contraloría General de Cuentas, en cuanto a que la máxima autoridad de cada ente público debe apoyar y promover la elaboración de manuales de normas y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad.
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II. OBJETIVOS DEL MANUAL General: Contar con una herramienta administrativa actualizada, precisa y que le permita a la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico, identificar claramente los procesos y procedimientos de que deberá cumplir la Dirección. Específicos:
• Servir como orientación al personal de primer ingreso al elaborar sus funciones e incorporarse a la Dirección Administrativa Financiera.
• Facilitar de forma eficiente el desarrollo de los procedimientos de cada responsable que está a cargo del puesto de trabajo.
• Ayudar al personal a conocer e identificar cuáles son sus obligaciones y responsabilidades.
• Alcanzar la optimización en el funcionamiento de la Dirección Administrativa Financiera para la prestación eficiente y eficaz de los diferentes servicios que le son inherentes, en beneficio directo del personal y de la institución en general.
• Planificar, asesorar, coordinar, supervisar y evaluar todas las actividades de la Dirección Administrativa Financiera.
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III. BASE LEGAL
Este manual corresponde a los siguientes documentos legales que se utilizan en un momento determinado en el procedimiento.
• Constitución Política de la República de Guatemala;
• Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento;
• Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la Información Pública;
• Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las comunicaciones y firmas electrónicas;
• Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo;
• Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus reformas;
• Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal;
• Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos Número 41-2018 y 45-2020.;
• Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016, Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”.
• Acuerdo Gubernativo Número 26-2019 “Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por servicios prestados”;
• Acuerdo Gubernativo Número 795-2003, “Disposiciones Reglamentarias sobre la Rendición, Glosa y Archivo de Cuentas”;
• Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico;
• Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
• Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;
• Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018,
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Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
• Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala;
• Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;
• Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas;
IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las normas, procedimientos, criterios y demás aspectos referidos en el presente Manual, aplicará a la planificación y supervisión del cumplimiento de los controles y procesos internos de la Dirección Administrativa Financiera. El Manual es aplicable a la Dirección Administrativa Financiera de la Comisión, cuando se requiera reparaciones, ampliaciones, traslados de mobiliario, transporte, mensajería interna y externa entre otros, si el caso lo amerita.
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V. NORMAS Y POLÍTICAS EN GENERAL
NORMAS GENERALES
• Es de carácter obligatorio observar y cumplir con las regulaciones relacionadas con coordinar, recomendar, promover y apoyar, las cuales se dictan en el Acuerdo Interno Número 47-2020 Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico y el Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos Número 41-2018 y 45-2020.
• La Dirección Ejecutiva, Direcciones, Unidades y Departamentos que integran la Comisión quedan sujetas a lo establecido en el presente manual de normas y procedimientos para la adecuada ejecución de las funciones de la Dirección Administrativa Financiera.
• La Dirección Administrativa Financiera es responsable del eficiente control y ejecución de sus funciones establecidas en el Acuerdo Interno Número 47-2020 Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.
• La implementación del presente manual es inmediata y obligatoria dentro de la Dirección Administrativa Financiera, por lo que es responsabilidad de cada Jefe de Departamento, socializar el contenido de este documento con el personal bajo su cargo.
• Es responsabilidad del Director Administrativo Financiero, garantizar la aplicación continua del presente manual, de tal manera que en el momento que las condiciones lo exijan, se modifique o actualice a través de las acciones administrativas que correspondan.
• Establecer el correcto y transparente proceso que norme el registro de los bienes activos y fungibles en el inventario, para contar con la información oportuna y confiable, relacionada con el patrimonio de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.
ESPECÍFICAS Quienes conforman el Departamento Administrativo deberá tener observancia de las siguientes normas:
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• Verificar el cumplimiento de las políticas y normas existentes y las que en el futuro sean emitidas por el Ministerio de Finanzas Públicas y la Contraloría General de Cuentas, a través de sus órganos rectores.
• Asignar combustible para la realización de comisiones oficiales, transporte de personal a eventos y reuniones de trabajo, actividades de mensajería; únicamente cuando se utilicen vehículos de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.
• Se utilicen o no los cupones de combustible, se tomará en cuenta los años y fecha de vencimiento que tengan y se realizan las gestiones para renovar y volverlos a usar.
• El Departamento Administrativo llevará la coordinación y planificación de la mensajería interna y externa, el uso y mantenimiento de los vehículos; y limpieza de las instalaciones de la Comisión.
• Comunicar de inmediato, cualquier novedad notable del servicio, que deba ser conocida por el Director Administrativo Financiero, tal como siniestros, accidentes, entre otros. En tal caso redactar un acta dejando constancia de lo ocurrido, fecha, hora, testigos y otros, si fuera muy necesario.
• Promover y socializar la importancia de la seguridad e higiene en las diversas instalaciones de la Comisión, procurando en cada ambiente de trabajo sea adecuado.
• El Encargado de Almacén es el responsable del manejo y custodia de las formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas -CGC- y otros documentos para el movimiento, que se utilicen dentro del Almacén de materiales y/o suministros de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.
• Es responsabilidad del Encargado de Almacén, actualizar periódicamente el registro de entradas, salidas, bajas y devoluciones de materiales y/o suministros, en las tarjetas Kardex autorizadas por la CGC (anexo III).
• Es responsabilidad del Encargado de Almacén verificar que los datos incluidos en la factura deben coincidir con los de la orden de
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compra, tanto en las especificaciones de los productos como en el precio y cantidad, revisando detalladamente los insumos conforme a los documentos que los amparan, asegurando la recepción de lo solicitado.
Quienes conforman el Departamento Financiero deberá tener observancia de las siguientes normas:
• Verificar el cumplimiento de las políticas y normas existentes y las que en el futuro sean emitidas por el Ministerio de Finanzas Públicas y la Contraloría General de Cuentas, a través de sus órganos rectores.
• Verificar que se cuente con la disponibilidad presupuestaria para poder adquirir compromisos referentes a adquisiciones.
• Velar por el buen uso de formularios que se manejen.
• Velar por que sean pagados a los proveedores las facturas de manera oportuna.
• Realizar las retenciones y declaraciones que correspondan en el plazo establecido.
• Realizar las modificaciones presupuestarias necesarias para atender los requerimientos de las distintas Direcciones y Unidades de la Comisión.
• Solicitar la cuota financiera al Ministerio de Finanzas Públicas para poder realizar los pagos a proveedores.
• Es responsabilidad del encargado de Inventarios custodiar los activos fijos y fungibles sin asignar y las tarjetas de responsabilidad, velando porque dichas tarjetas se encuentren actualizadas y firmadas por los responsables de los bienes.
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VI. LISTADO DE PROCEDIMIENTOS
El Manual de Normas y Procedimientos de la Dirección Administrativa Financiera de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico, es distribuido de la siguiente manera: Departamento Administrativo
• Actividades Administrativas.
• Mantenimiento y Limpieza de las Instalaciones de la Comisión.
• Mensajería.
• Transporte de Personas.
• Recepción de Correspondencia y Control de Visitantes. Compras
• Modalidad de Baja Cuantía.
• Modalidad de Compra Directa.
• Modalidad de Contrato Abierto.
• Modalidad de Arrendamientos de Bienes Muebles o Equipo.
• Modalidad de Arrendamiento de Bien Inmueble (mayor a Q.90.000.00). Almacén
• Ingreso de Bienes a Almacén.
• Despacho de Materiales y Suministros.
• Baja de Materiales y Suministros de Tarjetas Kardex. Archivo General
• Ingreso de Documentación al Archivo.
• Consulta de Documentación. Departamento Financiero Presupuesto
• Modificación Presupuestaria INTRA 1.
• Modificación Presupuestaria INTRA 2.
• Modificación Presupuestaria INTER. Tesorería
• Reconocimiento de Gastos Anticipo.
• Reconocimiento de Gastos Liquidación.
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Contabilidad
• Pago de Nómina 011 y 022
• Pago de Servicios Básicos
• Aprobación de CUR de Compromiso Renglón 029
• Pago de Nómina 029 (Devengado)
• Pago a Proveedores por Medio de CUR de Gasto. Inventarios
• Ingreso de Activos Inventariables.
• Ingreso de Activos No Inventariables (Fungibles).
• Baja de Activos Inventariables.
• Baja de Activos No Inventariables.
• Perdida, Faltante o Extravío de Activos Inventariables y No Inventariables (Fungibles).
• Donaciones.
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VII. PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS
1. Unidad Administrativa: Departamento Administrativo
2. Título del Procedimiento: Actividades Administrativas
3. Objetivo del Procedimiento: Conocer detalladamente los pasos a realizar para llevar a cabo las gestiones administrativas y la distribución del trabajo al personal que se encuentra en este departamento.
4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de
Contrataciones del Estado y su Reglamento; III. Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley
de Acceso a la Información Pública; IV. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el
reconocimiento de las comunicaciones y firmas electrónicas; V. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo
Ejecutivo; VI. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del
Presupuesto y sus reformas; VII. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada
Ejercicio Fiscal; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los
Acuerdos Gubernativos Número 41-2018 y 45-2020.; IX. Acuerdo Gubernativo Número 795-2003, “Disposiciones Reglamentarias
sobre la Rendición, Glosa y Archivo de Cuentas”; X. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la
Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico; XI. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en
la Comisión deberá estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
XII. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
XIII. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala;
XIV. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;
XV. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas;
UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Departamento
Administrativo
Jefe Departamento
Administrativo 1
Supervisa, organiza, coordina y dirige las
funciones asignadas al Departamento y
personal que este bajo su cargo.
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Departamento
Administrativo
Jefe Departamento
Administrativo 2
Revisa los expedientes de compra para sus
trámites correspondientes.
Departamento
Administrativo
Jefe Departamento
Administrativo 3
Revisa documentos de Comprobantes Únicos de Registro -CUR’S- de Gasto, para su entrega a la Unidad de Auditoria Interna y Contraloría General de Cuentas, cuando se realizan auditorias anual o cuatrimestral.
Departamento
Administrativo
Jefe Departamento
Administrativo 4
Lleva el control de la calendarización de los
salones de reuniones del segundo y cuarto
nivel para las actividades internas y externas
de la Comisión
Departamento
Administrativo
Jefe Departamento
Administrativo 5
Supervisa y coordina al personal operativo en
la logística para el desarrollo de las reuniones
de los salones de la Comisión GAE.
Departamento
Administrativo
Jefe Departamento
Administrativo 6
Envía cada mes el pago de servicios básicos y
otros trámites por medio de correo electrónico o
físico.
Departamento
Administrativo
Jefe Departamento
Administrativo 7
Verificar que los vehículos y combustible
propiedad de la Comisión se utilicen de manera
óptima.
Departamento
Administrativo
Jefe Departamento
Administrativo 8
Supervisar que los insumos almacenados se
mantengan dentro de las fechas y cantidades
de acuerdo con las necesidades de cada una
de las Direcciones y Unidades de la Comisión.
Departamento
Administrativo
Jefe Departamento
Administrativo 9
Supervisar que las instalaciones de la Comisión
se mantengan limpias y en óptimas
condiciones.
Fin del procedimiento.
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Actividades
Administrativas
Jefe Departamento
Administrativo
Inicio
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Fin
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1. Unidad Administrativa: Departamento Administrativo
2. Título del Procedimiento: Mantenimiento y Limpieza de las Instalaciones de la Comisión
3. Objetivo del Procedimiento: El siguiente procedimiento es con la finalidad de que las instalaciones, el mobiliario y equipo de la Comisión estén limpios y en buenas condiciones para su uso, mediante el uso racionalizado de los insumos.
4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo;
III. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos Número 41-2018 y 45-2020.;
IV. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico;
V. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; VI. El Jefe del Departamento Administrativo será responsable de supervisar que y tendrá a su cargo
planificar, coordinar y dirigir al personal de mantenimiento y limpieza para cumplir con cada una de sus actividades.
VII. El personal de mantenimiento y limpieza deberá cumplir con las funciones establecidas y será responsable de los niveles que se les asignen, haciendo uso eficiente de los insumos de limpieza y reportando a su jefe inmediato cualquier anomalía que encuentre.
UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Departamento
Administrativo
Jefe de
Departamento
Administrativo
1 Asigna las actividades al personal de mantenimiento
y limpieza.
Departamento
Administrativo
Jefe de
Departamento
Administrativo
2
Entrega al personal de mantenimiento y limpieza los
útiles e insumos correspondientes para realizar sus
labores.
Departamento
Administrativo
Personal de
Mantenimiento y
Limpieza
3 Realiza limpieza en las instalaciones de la
Comisión.
Departamento
Administrativo
Jefe de
Departamento
Administrativo
4
Supervisa las actividades realizadas por el personal
de mantenimiento y limpieza en las Unidades y
Direcciones de la Comisión; además que los
servicios sanitarios cuenten con los suministros
necesarios.
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Departamento
Administrativo
Jefe de
Departamento
Administrativo
5
Asigna tareas eventuales de conformidad a
solicitudes de Direcciones o Unidades, como
limpieza por derrame de algún material o actividad
especial.
Departamento
Administrativo
Personal de
Mantenimiento y
Limpieza
6 Atiende tarea eventual asignada e informa cuando
este realizada.
Departamento
Administrativo
Jefe de
Departamento
Administrativo
7
Supervisa que la tarea eventual sea cumplida a
satisfacción de la Dirección o Unidad solicitante.
Fin del procedimiento.
Mantenimiento y Limpieza de las Instalaciones
de la Comisión
Jefe de Departamento
Administrativo
Personal de Mantenimiento
y Limpieza
Inicio
1
2 3
4
5 6
7
Fin
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1. Unidad Administrativa: Departamento Administrativo
2. Título del Procedimiento: Mensajería
3. Objetivo del Procedimiento: Coordinar y administrar la distribución y entrega de los documentos generados internamente en la Comisión, para que lleguen con exactitud y de manera confiable a los destinatarios.
4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; III. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; IV. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico; V. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; VI. El Jefe del Departamento Administrativo será el responsable de coordinar y supervisar que se
cumpla la entrega de documentación interna y externa. VII. El mensajero será el encargado de entregar la documentación que le sea proporcionada por las
Direcciones y Unidades de la Comisión, siendo responsable de revisar la documentación que entrega y/o recibe por otras instituciones; reportando al jefe inmediato algún contratiempo al momento de entrega.
VIII. El mensajero deberá usar adecuadamente las motocicletas que tenga asignadas y solicitar combustible cuando sea necesario.
IX. El mensajero debe reportar inmediatamente en caso de accidente a la aseguradora y jefe inmediato.
X. El mensajero notificará cuando las mismas requieran de un mantenimiento preventivo o correctivo.
UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Direcciones o
Unidades de GAE
Asistente de
Dirección 1
Solicita apoyo para entrega de documentación por vía
telefónica o correo electrónico.
Departamento
Administrativo
Jefe de
Departamento
Administrativo
2 Recibe solicitud de apoyo y coordina con el mensajero
el orden y manejo de correspondencia.
Dirección o
Unidad Solicitante Solicitante 3
Entrega al mensajero la documentación indicando el
destinatario.
Departamento
Administrativo Mensajero 4
Recibe correspondencia para su distribución interna o
externa.
Departamento
Administrativo Mensajero 5
Organiza ruta de acuerdo con los documentos a
entregar, según cantidad, prioridad o distancia.
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Departamento
Administrativo Mensajero 6 Solicita combustible de ser necesario.
Departamento
Administrativo Mensajero 7 Entrega y recibe documentos a donde corresponda.
Departamento
Administrativo Mensajero 8
El documento cuenta con algún problema:
Si: Informa al jefe inmediato para solventarlo.
No: Continúa con paso 9.
Departamento
Administrativo
Mensajero 9
Recibe copia de documentos en la institución en donde
fue entregada con sello, fecha, hora y firma de quien
recibe.
Departamento
Administrativo
Mensajero 10
Entrega copia con sello de recibido de documentos
entregados a las Direcciones o Unidades que
solicitaron el apoyo.
Departamento
Administrativo
Mensajero 11 Lleva bitácora de las Instituciones visitadas y el
kilometraje de motocicletas o vehículo utilizado.
Departamento
Administrativo Mensajero 12
Informa al Jefe del Departamento Administrativo sobre
uso y estado de la motocicleta utilizada.
Fin del procedimiento.
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Mensajería
Jefe de Departamento
AdministrativoMensajeroAsistente de Dirección Solicitante
Inicio
1 2
5
6
Fin
3 4
7
8
9
10
11
12
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1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Transporte de Personas
3. Objetivo del Procedimiento: Coordinar el traslado del personal de la Comisión Presidencial para que se puedan realizar las diversas comisiones para alcanzar los objetivos institucionales.
4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; III. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; IV. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico; V. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; VI. El Jefe del Departamento Administrativo coordinará la salida de los vehículos, cuando así lo
demande las necesidades de las diferentes Direcciones y Unidades de la Comisión. VII. Será responsabilidad del piloto o conductor, al inicio de cada actividad laboral realizar una
revisión general del vehículo: motor, batería, niveles de agua, combustible, aceite, llantas, frenos y estado de la carrocería, con el propósito de garantizar que el vehículo este en óptimas condiciones para cada comisión.
VIII. Los vehículos deberán ser inventariados y asegurados contra robo, accidentes y otros riesgos, incluyendo daños contra terceros.
UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Direcciones y
Unidades de la
Comisión
Asistente de
Dirección 1
Solicita el servicio de transporte por medio de
correo electrónico al Jefe del Departamento
Administrativo.
Departamento
Administrativo
Jefe del
Departamento
Administrativo
2 Recibe requerimientos de las Unidades o
Direcciones de la Comisión.
Departamento
Administrativo
Jefe del
Departamento
Administrativo
3
Coordina la ruta y vehículos para atender los
requerimientos de las Unidades o Direcciones
de la Comisión.
Departamento
Administrativo
Jefe del
Departamento
Administrativo
4 Instruye al piloto sobre la ruta y vehículo a
utilizar para atender las comisiones.
Departamento
Administrativo Piloto 5
Verifica que los niveles de agua, aceite,
combustible, llantas, frenos y carrocería del
vehículo estén bien.
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Departamento
Administrativo Piloto 6
Gestiona combustible con el Jefe del
Departamento Administrativo, y/o viáticos de
ser necesario con Encargado de Tesorería.
Departamento
Administrativo Piloto 7
Realiza las comisiones que le fueron
asignadas.
Departamento
Administrativo Piloto 8
Lleva registro de kilometraje recorrido cada vez
que se usa los vehículos y las instituciones
visitadas.
Departamento
Administrativo Piloto 9
En caso de accidente de tránsito, deberá avisar
al Jefe del Departamento Administrativo y a la
compañía aseguradora y permanecer en el
sitio del percance, hasta que se presente la
Aseguradora y se determine las actuaciones
que el caso determine.
Departamento
Administrativo Piloto 10
Limpia el vehículo, devuelve la llave e informa
sobre el nivel de combustible, kilometraje y
estado del vehículo.
Departamento
Administrativo
Jefe del
Departamento
Administrativo
11
Recibe información sobre la comisión realizada
y evalúa si es necesario abastecer el vehículo
o algún mantenimiento ya sea preventivo o
correctivo.
Fin del procedimiento.
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PROCEDIMIENTOS
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FINANCIERA
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Página Página 24 de 151
Transporte de Personas
Jefe del Departamento
AdministrativoPilotoAsistente de Dirección
Inicio
1 5
3
4
2
6
7
8
9
1011
Fin
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
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Código GAE-DAF-01
Página Página 25 de 151
1. Unidad Administrativa: Recepción
2. Título del Procedimiento: Recepción de Correspondencia y Control de Visitantes
3. Objetivo del Procedimiento: Recibir la correspondencia que ingresa a esta Comisión Presidencial, llevando un registro de la misma y coordinando que lleguen con exactitud y de manera confiable a los destinatarios
4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; III. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; IV. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico; V. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; VI. La recepcionista deberá tener discreción en documentos que se reciban o se dejen en la
recepción de las diferentes Direcciones y Unidades de la Comisión. Deberá llevar control y orden en documentación y en los tiempos de entrega, así como el registro de visitantes evitando que se traspapele o atrasos de documentación.
UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Departamento
Administrativo Recepcionista 1 Recibe documentación.
Departamento
Administrativo Recepcionista 2
Lee la documentación y verifica si es
procedente recibirla
No: Devuelve documentación e indica cuál es
el lugar donde se debe de presentar o la forma
que se debe de hacer.
Si: Continúa con paso 3.
Departamento
Administrativo Recepcionista 3
Sella, coloca la hora y fecha en que es recibido
y firma.
Departamento
Administrativo Recepcionista 4
Ingresa documentación en el registro diario; así
como el control de visitantes.
Departamento
Administrativo Recepcionista 5 Llena hoja de registro de correspondencia.
Departamento
Administrativo Recepcionista 6 Notifica vía telefónica, mensaje o correo a la
Dirección o Unidad que tiene correspondencia
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PROCEDIMIENTOS
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Página Página 26 de 151
por recoger.
Departamento
Administrativo Recepcionista 7
Entrega correspondencia a Dirección o Unidad,
solicitando firma en la hoja de registro de
correspondencia.
Departamento
Administrativo
Jefe del
Departamento
Administrativo
8
Supervisa controles de correspondencia y
control de visitantes (en el registro diario y hoja
de registro de correspondencia).
Departamento
Administrativo Recepcionista 9
Archiva hoja de correspondencia.
Fin del procedimiento.
Recepción de Correspondencia y Control de
Visitantes
Jefe de Departamento
AdministrativoRecepcionista
Inicio
1
2
Si
No
3
4
5
6
78
9
Fin
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PROCEDIMIENTOS
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Página Página 27 de 151
1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Compra – Modalidad de Baja Cuantía
3. Objetivo del Procedimiento: Normar la compra de baja cuantía convocando a los proveedores que estén interesados en ofertar, publicando en Guatecompras la documentación de respaldo posterior a la adquisición el bien, servicio o suministro.
4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; III. Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la
Información Pública; IV. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; V. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; VI. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VII. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-
2016, Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. IX. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico; X. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
XI. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;
XII. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
XIII. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XIV. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de
contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XV. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso
del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;
XVI. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVII. Cuando se determina que el precio de una compra pueda ser igual o menor a Q.25,000.00,
se realiza bajo modalidad compra de baja cuantía; XVIII. En el Sistema Guatecompras se debe verificar que el producto no esté en contrato abierto,
de ser así, esta debe ser la primera opción para realizar la compra, se deberá tomar en cuenta que la compra por contrato abierto incide en mejores precios y hace más económica la adquisición;
XIX. Presentar como mínimo las cotizaciones de acuerdo con el siguiente rango: XX. Hasta Q.15,000.00 – 1 cotización; XXI. De Q. 15,000.01 a Q. 20,000.00 – 2 cotizaciones;
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PROCEDIMIENTOS
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XXII. Mayor a Q. 20,000.00 – 3 cotizaciones; XXIII. Es responsabilidad del encargado de compras verificar que la documentación este completa
y publicada en Guatecompras, cumpliendo con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y reformas, así como demás normativas y legislaciones que rigen la materia.
UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 1
Recibe requisición de compra donde se detalla
la contratación de servicios o adquisición de
bienes y suministros; en la cual se debe
justificar la necesidad de la compra.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras
2
Verifica la requisición.
No cumple: Devuelve solicitud de compra al
solicitante para efectuar los cambios
correspondientes.
Si Cumple: Verifica en el sistema de SIGES si
existe el insumo, de no existir se crea el
insumo.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 3 Elabora Pre-orden de Compra en SIGES.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 4
Verifica si el bien está disponible mediante
contrato abierto.
No está disponible: Se continua con el
proceso en el paso siguiente (5).
Si está disponible: Se adquiere por Modalidad
de Contrato Abierto (ver este procedimiento).
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 5
Solicita cotizaciones a los proveedores para la
contratación de servicios o adquisición de
bienes y suministros, quienes deben cumplir
con la documentación de respaldo según
normas y legislación aplicables, contemplando
la tabla de cotizaciones según el rango que
corresponda.
Departamento
Técnico en
6 Recibe cotización(es) para la contratación de
servicios o adquisición de bienes y suministros
en forma digital debidamente firmadas y
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PROCEDIMIENTOS
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Página Página 29 de 151
Administrativo Compras selladas por los oferentes.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras
7
Analiza que las ofertas recibidas cumplan con
los requisitos solicitados.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 8
Elabora cuadro comparativo de ofertas,
agregar justificación en el caso se adjunte solo
una cotización cuando corresponda.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 9
Traslada cuadro comparativo de ofertas al
Director solicitante.
Dirección o Unidad
Solicitante Director Solicitante 10
Recibe cuadro comparativo de ofertas, analiza
y selecciona la propuesta a convenir a los
intereses de la Comisión, tomando en
consideración los criterios de calificación,
justificando la adjudicación de oferta. En caso
fuese equipo informático, adjuntar opinión
técnica del Departamento de Sistemas
Informáticos.
Dirección o Unidad
Solicitante Director Solicitante 11
Traslada para visto bueno al Subdirector
Ejecutivo.
Subdirección
Ejecutiva
Subdirector
Ejecutivo 12
Recibe cuadro de adjudicación firmado por el
solicitante, analiza y firma de visto bueno.
Subdirección
Ejecutiva
Subdirector
Ejecutivo 13
Traslada a la Sección de Presupuesto
expediente de compra, para certificar la
disponibilidad presupuestaria.
Departamento
Administrativo
Encargado de
presupuesto 14
Sección de presupuesto recibe expediente y
determina disponibilidad presupuestaria:
No Dispone: Realiza modificación
presupuestaria o gestiona justificación de
compra parcial.
Si Dispone: Traslada a la Dirección
Administrativa Financiera expediente para la
firma respectiva.
Dirección
Administrativa
Director
Administrativo 15
Recibe expediente de compra y determina.
No Cumple: Devuelve para correcciones
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Página Página 30 de 151
Financiera
Financiero necesarias.
Si Cumple: Aprueba y traslada al Técnico en
Compras para elaboración de orden de
compra.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 16 Recibe y realiza orden de compra.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 17
Envía de forma electrónica orden de compra a
proveedor y solicita entrega de bienes,
suministros o servicios.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras
18
Traslada expediente a la Sección de Almacén,
en el caso de bienes o suministros, para
proceder a la recepción y dar ingreso al
almacén (generación de Forma 1-H). En el
caso de servicio se notifica a la Dirección o
Unidad solicitante la contratación del servicio.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 19
Recibe factura electrónica en línea, recibo de
caja cuando la factura es cambiaria y
formulario original de constancia de ingreso a
almacén Forma 1-H por parte de la Sección de
Almacén, posterior a la entrega de los
servicios, bienes o suministros; en caso de
servicios solicita y recibe carta de satisfacción
firmada por el solicitante.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 20
Realiza publicación en GUATECOMPRAS de
NPG conforme la normativa vigente.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 21
Traslada expediente a la Sección de Tesorería
o Contabilidad según corresponda.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras
22
Archiva copia de expediente con el respectivo
sello de recibido.
Fin del procedimiento.
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PROCEDIMIENTOS
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Compra - Modalidad de Baja Cuantía
Director SolicitanteTécnico en Compras Subdirector Ejecutivo Encargado de PresupuestoDirector Administrativo
Financiero
Fase
Inicio
1
2
SI
No
4
Modalidad de
Contrato Abierto
SI
No
5
6
7
8
9
10
11
13
1214
SI
No
Devuelve a la Sección
de Compras
15
Devuelve a para
Correcciones
SI
No
3
16
17
18
19
20
21
22
Fin
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PROCEDIMIENTOS
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1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Compra – Modalidad de Compra Directa
3. Objetivo del Procedimiento: La modalidad de compra directa consiste en la adquisición de bienes, suministros, obras y servicios a través de ofertas electrónicas en el sistema GUATECOMPRAS, prescindiendo de los procedimientos de licitación o cotización, cuando la adquisición sea por montos mayores a veinticinco mil Quetzales (Q.25,000.00) y que no supere los noventa mil Quetzales (Q.90,000.00) por periodo fiscal, tomando en consideración evitar el fraccionamiento.
4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; III. Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la
Información Pública; IV. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; V. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; VI. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VII. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-
2016, Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. IX. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico; X. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
XI. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;
XII. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
XIII. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XIV. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de
contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XV. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso
del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;
XVI. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVII. El solicitante deberá de proporcionar el formulario de requisición con las características y
justificación de compra del bien, servicio o suministro; XVIII. El solicitante debe anexar al formulario de requisición una hoja con las especificaciones
técnicas del bien, servicio o suministro, dicha hoja debe de ir firmada y sellada; XIX. La Sección de Compras debe verificar que lo solicitado esté contemplado en el PAC, de
acuerdo con la planificación establecida dentro de las áreas administrativas solicitantes, de lo contrario solicita las modificaciones y/o reprogramaciones necesarias a la Unidad de
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PROCEDIMIENTOS
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Página Página 33 de 151
Planificación; XX. La Sección de Compras, debe realizar el evento competitivo bajo la modalidad de Compra
Directa con Oferta Electrónica a través del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, GUATECOMPRAS;
XXI. El plazo mínimo para la recepción de ofertas dentro GUATECOMPRAS, será de un día hábil; XXII. Los bienes o suministros comprados son entregados en la Sección de Almacén e Inventarios; XXIII. En la factura electrónica en línea el proveedor debe describir exactamente los bienes,
suministros o servicios que está prestando, las facturas cambiarias deben estar acompañadas por su respectivo recibo de caja;
XXIV. La persona que solicitó el servicio debe enviar carta de satisfacción, posteriormente de haber recibido el servicio;
XXV. Es responsabilidad del encargado de compras verificar que la documentación este completa y publicada en Guatecompras, cumpliendo con lo establecido con la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, así como demás normativas y legislaciones vigentes que rigen la materia.
UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 1
Recibe Formulario de Requisición firmado y
sellado acompañado de las especificaciones
técnicas, justificación y disposiciones
especiales (garantías, plazos, tiempos de
entrega, etc.).
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras
2
Revisa Formulario de Requisición y
determina que cumpla con los requisitos
establecidos.
No Cumple: Devuelve solicitud de compra al
solicitante para efectuar los cambios
correspondientes.
Si Cumple: Continua con el proceso.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 3
Revisa que lo solicitado esté contemplado
dentro del PAC.
No Cumple: Traslada por oficio a la Unidad
de Planificación para realizar las
modificaciones y/o reprogramaciones según
corresponda y después devuelve para
continuar con el proceso.
Si Cumple: Continua con el paso 4.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 4 Verifica precio del producto en el mercado.
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PROCEDIMIENTOS
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Página Página 34 de 151
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras
5
Traslada a la Sección de Presupuesto
expediente de compra, para certificar la
disponibilidad presupuestaria.
Departamento
Administrativo Encargado de
Presupuesto 6
Recibe y revisa expediente de compra y
determina disponibilidad presupuestaria:
No Cumple: Realiza modificación
presupuestaria o gestiona justificación de
compra parcial.
Si Cumple: Continua con el paso 7.
Departamento
Administrativo Encargado de
Presupuesto
7
Confirma y traslada a Técnico en Compras.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 8
Recibe y elabora términos de referencia del
evento.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 9 Crea Pre-orden de compra en SIGES.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras
10
Crea Número de Operación en Sistema
Guatecompras –NOG- y carga documentos al
Sistema.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras
11
Espera un día hábil como mínimo para recibir
ofertas o los días indicados en los términos
establecidos.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras
12
Vencido el plazo, verifica en el sistema si
existen oferentes.
No Cumple: Se prorroga el plazo por un día
hábil como mínimo, si no concurriere algún
oferente, con base a la reforma contenida en
el Acuerdo Gubernativo Número 147-2021, el
concurso se debe declarar desierto y la
autoridad competente podrá decidir entre
realizar la adquisición directa por ausencia de
ofertas o iniciar un nuevo proceso de compra
directa.
Si Cumple: Continua con el paso 13.
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PROCEDIMIENTOS
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Página Página 35 de 151
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 13
Realiza un listado de oferentes y se publica
en Sistema Guatecompras.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras
14
Analiza ofertas electrónicas recibidas en
Sistema Guatecompras y documentación
solicitada de acuerdo con los términos
establecidos.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras
15
Elabora cuadro comparativo tomando en
consideración criterios de calificación
establecidos en los términos.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 16
Traslada el cuadro comparativo a solicitante
para adjudicación.
Dirección o Unidad
Solicitante
Director de
Dirección o Unidad
Solicitante
17
Recibe expediente, analiza y adjudica, para el
caso fuese equipo informático, adjuntar
opinión técnica del Departamento de
Sistemas Informáticos.
Dirección o Unidad
Solicitante
Director de
Dirección o Unidad
Solicitante
18 Traslada para Visto Bueno a Subdirección
Ejecutiva.
Subdirección
Ejecutiva
Subdirector
Ejecutivo 19
Recibe, analiza y firma expediente dando
visto bueno al cuadro comparativo para la
adjudicación.
Subdirección
Ejecutiva
Subdirector
Ejecutivo 20
Traslada expediente a Sección de Compras
para continuar con el trámite respectivo.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 21
Recibe y publica en el Sistema de
Guatecompras la adjudicación respectiva.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 22
Elabora orden de compra en el Sistema de
Gestión –SIGES-.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras
23
Envía en forma electrónica al proveedor en
estado de registrado la orden de compra y
solicita la entrega de bienes o suministros.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 24
En el caso de compras por servicios se debe
elaborar Acta de Negociación, la cual debe
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PROCEDIMIENTOS
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Página Página 36 de 151
enviarse a la Unidad de Asesoría Jurídica
para su revisión.
Unidad de Asesoría
Jurídica
Técnico en
Compras 25 Recibe y revisa el Acta de Negociación.
Dirección Ejecutiva Coordinador y
Director Ejecutivo 26 Recibe, revisa y firma Acta de Negociación.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 27
Recibe Acta de Negociación para las
acciones correspondientes.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 28
Traslada expediente a la Sección de Almacén
en el caso de bienes o suministros para
proceder a la recepción y dar ingreso al
almacén (generación de Forma 1-H). En el
caso de servicio se notifica a la Dirección o
Unidad solicitante la contratación del servicio.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 29
Recibe factura electrónica en línea, recibo de
caja cuando la factura es cambiaria y
formulario original de constancia de ingreso a
almacén Forma 1-H por parte de la Sección
de Almacén, posterior a la entrega de los
servicios, bienes o suministros; en caso de
servicios solicita y recibe carta de satisfacción
firmada por el solicitante.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 30
Realiza las publicaciones correspondientes
en el portal de GUATECOMPRAS.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 31
Traslada expediente a la Encargado de
Tesorería o Contabilidad según corresponda.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 32
Archiva copia de expediente con el respectivo
sello de recibido.
Fin del procedimiento.
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PROCEDIMIENTOS
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Modalidad de Compra Directa
Director de Dirección o Unidad
SolicitanteTécnico en Compras Subdirector EjecutivoEncargado de Presupuesto Director Ejecutivo
Fase
Inicio
2
SI
No
No3
No1
Devuelve a la Unidad de
Planificación
4
5
6
Devuelve a la Sección
de Compras
8
7
9
10
11
12
No
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
27
Fin
26
28
29
30
31
32
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Página Página 38 de 151
1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Compra – Modalidad de Contrato Abierto
3. Objetivo del Procedimiento: Modalidad de adquisición coordinada por el Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección General de Adquisiciones del Estado, con el objeto de seleccionar proveedores de bienes, suministros y servicios de uso general y constante, o de considerable demanda, previa calificación y adjudicación de los distintos rubros que se hubieren convocado a concurso público, a solicitud de dos o más instituciones de las contempladas en el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado, para el cumplimiento de sus programas de trabajo.
4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; III. Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la
Información Pública; IV. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; V. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; VI. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VII. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-
2016, Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. IX. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico; X. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
XI. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;
XII. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
XIII. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XIV. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de
contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XV. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso
del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;
XVI. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVII. La Dirección General de Adquisiciones del Estado normará los requisitos mínimos del
contrato abierto; XVIII. La Sección de Compras es la única responsable de seleccionar al proveedor que realizará
los servicios, el cual debe tener contrato abierto en el Portal de Guatecompras, previamente regulado por la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (no es
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FINANCIERA
Versión (1)
Código GAE-DAF-01
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obligatorio comprar en contrato abierto si el precio del bien, suministro o servicio según el Instituto Nacional de Estadística es menor a lo ofertado en Contrato Abierto);
XIX. Una compra por contrato abierto no tiene un monto establecido, en virtud de que el proceso fue aprobado por la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y los precios y calidad de los bienes ya fueron previamente calificados;
XX. El contrato debe estar vigente en el portal de Guatecompras al momento de realizar el proceso de compra;
XXI. Los requerimientos deben hacerse a los proveedores por vía telefónica o correo electrónico. XXII. En la factura el proveedor debe describir exactamente los bienes, suministros o servicios que
están prestando, las facturas cambiarias deben estar acompañadas por su respectivo recibo de caja;
XXIII. El requerimiento debe identificar el número de contrato; XXIV. Si un bien no está en contrato abierto, se procederá a los procedimientos de baja cuantía,
compra directa, cotización o licitación, según el monto; XXV. Cuando son servicios, se solicita carta de satisfacción al solicitante que recibió para
adjuntarlo a la documentación; XXVI. Es responsabilidad del encargado de compras verificar que la documentación este completa
y publicada en Guatecompras, cumpliendo con lo establecido con la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, así como demás normativas y legislaciones que rigen la materia.
UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 1
Recibe requisición de compra donde se detalla
la contratación de servicios o adquisición de
bienes y suministros; debiendo justificar la
necesidad de la compra.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 2
Revisa requisición de compra y determina que
esté completa, contenga el correlativo de la
Dirección o Unidad donde fue emitida y cumpla
con firmas establecidas.
No Cumple: Devuelve solicitud de compra al
solicitante para efectuar los cambios
correspondientes.
Si Cumple: Continua con el paso 3.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 3
Verifica si el bien está disponible mediante
contrato abierto.
No Cumple: Realiza la compra de conformidad
a la modalidad que corresponda.
Si Cumple: Continua con el paso 4.
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PROCEDIMIENTOS
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FINANCIERA
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Código GAE-DAF-01
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Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras
4
Analiza listado de productos ofertados según
los contratos abiertos vigentes en el Sistema
Guatecompras, identificando al mejor oferente.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 5
Verifica precio de mercado para determinar
que el precio en contrato abierto sea
conveniente.
No Cumple: Realiza la compra de conformidad
a la modalidad que corresponda.
Si Cumple: Continua con el paso 6.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 6 Elabora Pre-orden de Compra en SIGES.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras
7
Solicita al proveedor documentos de respaldo
según normas aplicables, así como la
propuesta para la contratación de servicios o
adquisición de bienes y suministros.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras
8
Traslada al Encargado de Presupuesto
expediente de compra, para certificar la
disponibilidad presupuestaria.
Departamento
Administrativo
Encargado de
Presupuesto 9 Recibe expediente.
Departamento
Administrativo
Encargado de
Presupuesto 10
Revisa expediente de compra y determina
disponibilidad presupuestaria.
No Cumple: Realiza modificación
presupuestaria o gestiona justificación de
compra parcial.
Si Cumple: Continua con el paso 11.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
11
Recibe expediente de compra y determina.
No Cumple: Devuelve para correcciones
necesarias.
Si Cumple: Aprueba y traslada a la sección de
compras para elaboración de orden de compra.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 12 Recibe y realiza orden de compra.
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PROCEDIMIENTOS
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FINANCIERA
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Código GAE-DAF-01
Página Página 41 de 151
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras
13
Envía de forma electrónica orden de compra a
proveedor y solicita entrega de bienes,
suministros o servicios.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 14
Traslada expediente a la Sección de Almacén,
para proceder a la recepción y dar ingreso al
almacén (generación de Forma 1-H), en el
caso de bienes o suministros. En el caso de
servicio se notifica a la Dirección o Unidad
solicitante la contratación del servicio.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 15
Recibe factura electrónica en línea, recibo de
caja cuando la factura es cambiaria y
formulario original de constancia de ingreso a
almacén Forma 1-H por parte de la Sección de
Almacén, posterior a la entrega de los
servicios, bienes o suministros; en caso de
servicios solicita y recibe carta de satisfacción
firmada por el solicitante.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 16 Realiza publicación en GUATECOMPRAS.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 17
Traslada expediente a la Sección de Tesorería
o Contabilidad según corresponda.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 18
Archiva copia del expediente con el respectivo
sello de recibido.
Fin del procedimiento.
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PROCEDIMIENTOS
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FINANCIERA
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Código GAE-DAF-01
Página Página 42 de 151
Modalidad de Contrato Abierto
Encargado de PresupuestoTécnico en ComprasDirector Administrativo
Financiero
Fase
Inicio
1
2
SI
No
Realiza Compra según
Modalidad
No
4
3
5
SI
No
SI
6
7
8
9
10
11
NoNo
SI
12
SI
13
14
15
16
17
18
Fin
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PROCEDIMIENTOS
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1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Compra – Modalidad de Arrendamientos de Bienes Muebles o Equipo.
3. Objetivo del Procedimiento: Establecer una guía normativa que permita a los responsables seguir un procedimiento ordenado y sistemático para el arrendamiento de bienes muebles o equipo.
4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; III. Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la
Información Pública; IV. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; V. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; VI. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VII. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-
2016, Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. IX. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico; X. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
XI. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;
XII. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
XIII. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XIV. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de
contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XV. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso
del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;
XVI. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVII. Se sujetarán a la modalidad de contratación que corresponda, según el monto a contratar. XVIII. Para establecer el monto que determina la modalidad de contratación se tomará como
referencia el valor anual del arrendamiento o el valor total del mismo si fuere por un plazo menor.
XIX. En cualquier caso, deberán elaborarse términos de referencia, justificación y especificaciones técnicas, las que deberán requerir como mínimo: 1. Valor de compra del bien a arrendar; 2. Valor total del contrato o sumatoria de las cuotas y la opción a compra en su caso; 3. Valor mensual de las rentas o cuotas; 4. Causales de rescisión del contrato; 5. En caso hubiere
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PROCEDIMIENTOS
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opción de compra, ésta no podrá en ningún caso ser mayor al valor de una cuota mensual; 6. Detalle de la integración de la cuota o renta, especificando cargos por uso o goce, mantenimiento, seguros, costos implícitos u otros cargos, cuando hubiere; y, 7. Los seguros y garantías necesarias.
XX. Los plazos serán establecidos en base a la naturaleza del bien y a la utilidad y necesidad del requirente.
XXI. El plazo del arrendamiento sólo podrá prorrogarse, por única vez, si está contemplado en los términos de referencia y en el contrato respectivo; siempre que no exista incremento en el valor contratado.
XXII. El solicitante debe proporcionar el formulario de requisición del arrendamiento de los bienes muebles o equipo.
XXIII. El solicitante debe anexar al formulario de requisición una hoja con las especificaciones técnicas de los bienes muebles o equipo, dicha hoja debe de ir firmada y sellada.
XXIV. El solicitante debe anexar al formulario de requisición una hoja con la justificación detallada de la necesidad del arrendamiento de los bienes muebles o equipo, dicha hoja debe de ir firmada y sellada.
XXV. La Sección de Compras debe realizar los términos de referencia de contratación con relación a las características y especificaciones técnicas proporcionadas por el solicitante.
XXVI. Cuando el monto del arrendamiento de bienes muebles o equipo no supere los Q.90,000.00 la contratación puede realizarse por acta de negociación una vez se encuentre dentro de los 3 meses subsiguientes a la contratación y su aprobación estará a cargo del Coordinador y Director Ejecutivo de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.
XXVII. Cuando el monto del arrendamiento de bienes muebles o equipo sea superior a Q.90,000.01 se debe de suscribir y aprobar un contrato de arrendamiento.
XXVIII. Cuando se realice la suscripción y aprobación de un contrato, la Sección de Compras remite en forma electrónica el contrato, resolución de aprobación de contrato y seguro de caución de cumplimiento a la Unidad de Digitalización y Resguardo de Contratos de la Contraloría General de Cuentas.
UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 1
Recibe Formulario de Requisición firmado y
sellado acompañado de las especificaciones
técnicas, justificación y disposiciones
especiales (garantías, plazos, tiempos de
entrega, etc.).
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 2
Revisa Formulario de Requisición y determina
que cumpla con los requisitos establecidos.
No Cumple: Devuelve requisición de compra
al solicitante para efectuar los cambios
correspondientes.
Si Cumple: Continua con el paso 3.
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PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
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Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 3
Revisa que lo solicitado esté contemplado
dentro del PAC.
No Cumple: Traslada oficio a la Unidad de
Planificación para realizar las modificaciones
y/o reprogramaciones según corresponda y
después devuelve para continuar con el
proceso.
Si Cumple: Continua con el paso 4.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 4 Verifica precio del producto en el mercado.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 5
Verifica que el monto sea igual o menor a
Q.90,000
No Cumple: Realiza modalidad de cotización o
licitación según corresponda.
Si Cumple: Continua con el paso 6.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras
6
Traslada a la Encargado de Presupuesto
expediente de compra, para certificación de la
disponibilidad presupuestaria.
Departamento
Administrativo
Encargado de
Presupuesto
7
Recibe y revisa expediente de compra y
determina disponibilidad presupuestaria:
No Cumple: Realiza modificación
presupuestaria o gestiona justificación de
compra parcial.
Si Cumple: Continua con el paso 8.
Departamento
Administrativo
Encargado de
Presupuesto 8
Genera certificación de Disponibilidad
Presupuestaria y traslada a la Sección de
Compras.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 9 Recibe y elabora términos de referencia.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 10 Crea pre-orden de compra en SIGES.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 11
Crea Número de Operación en Sistema
Guatecompras –NOG- y carga documentos al
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PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
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Sistema.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 12
Espera un día hábil como mínimo para recibir
ofertas o los días indicados en los términos
establecidos.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 13
Vencido el plazo se verifica en el sistema si
existen oferentes.
No Cumple: Se prorroga el plazo por un día
hábil como mínimo, si no concurriere algún
oferente, con base a la reforma contenida en el
Acuerdo Gubernativo Número 147-2021, el
concurso se debe declarar desierto y la
autoridad competente podrá decidir entre
realizar la adquisición directa por ausencia de
ofertas o iniciar un nuevo proceso de compra
directa.
Si Cumple: Se continua con el proceso.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 14
Realiza un listado de oferentes y se publica en
Sistema Guatecompras.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras
15
Analiza ofertas electrónicas recibidas en
Sistema Guatecompras y documentación
solicitada de acuerdo con los términos de
referencia.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 16
Elabora cuadro comparativo tomando en
consideración criterios de calificación
establecidos en los términos de referencia.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 17
Traslada el cuadro comparativo a solicitante
para adjudicación.
Dirección o Unidad
Solicitante
Director de
Dirección o Unidad
Solicitante
18
Recibe cuadro comparativo de ofertas, analiza
y selecciona la propuesta a convenir a los
intereses de la Comisión, tomando en
consideración los criterios de calificación,
justificando la adjudicación de oferta. En caso
fuese equipo informático, adjuntar opinión
técnica del Departamento de Sistemas
Informáticos.
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PROCEDIMIENTOS
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Dirección o Unidad
Solicitante
Director de
Dirección o Unidad
Solicitante
19 Traslada para Visto Bueno a Subdirección
Ejecutiva.
Subdirección
Ejecutiva
Subdirector
Ejecutivo 20
Recibe, analiza expediente y firma dando visto
bueno al cuadro comparativo para la
adjudicación.
Subdirección
Ejecutiva
Subdirector
Ejecutivo 21
Traslada expediente a Técnico de Compras
para continuar con el trámite respectivo.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 22
Recibe y publica en el Sistema de
Guatecompras la adjudicación respectiva.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras
23
Traslada expediente a la Unidad de Asesoría
Jurídica para elaborar minuta de acta,
indicando todos los pormenores de la
negociación.
Unidad de Asesoría
Jurídica
Director Asesoría
Jurídica 24
Recibe expediente, analiza y elabora minuta de
acta, indicando todos los pormenores de la
negociación.
Unidad de Asesoría
Jurídica
Director Asesoría
Jurídica 25
Traslada expediente completo a Técnico de
Compras para impresión del acta en el libro
que corresponde, el cual debe estar autorizado
por la Contraloría General de Cuentas.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 26 Recibe expediente e imprime el acta.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 27
Cita al proveedor para proceder a firmar el acta
correspondiente.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 28
Traslada expediente al Coordinador y Director
Ejecutivo para firma del acta correspondiente.
Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 29
Recibe expediente, analiza, firma acta
correspondiente y traslada a Sección de
Compras
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 30 Recibe expediente.
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
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FINANCIERA
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Código GAE-DAF-01
Página Página 48 de 151
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 31
Elabora orden de compra en el Sistema de
Gestión –SIGES-.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 32
Envía al proveedor orden de compra y copia
del acta de negociación para gestionar la
fianza de cumplimiento.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 33
Recibe fianza de cumplimiento y su certificado
de autenticidad.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 34
Publica en Guatecompras acta y fianza de
cumplimiento.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 35
Gestiona con el proveedor la entrega de los
bienes muebles o equipo.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 36
Traslada expediente a la Sección de Tesorería
o Contabilidad según corresponda.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 37
Archiva copia del expediente con el respectivo
sello de recibido.
Fin del procedimiento.
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PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
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Código GAE-DAF-01
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Modalidad de Arrendamientos de Bienes Muebles o Equipo
Encargado de PresupuestoTécnico en ComprasDirector de Dirección o
Unidad SolicitanteSubdirector Ejecutivo
Director Asesoría
Jurídica
Coordinador y Director
Ejecutivo
Fa
se
Inicio
1
2
SI
No
No
4
A
3
5
Realiza Modalidad de Cotización o Liquidación
9
No
11
No
7
10
Traslada a
la Unidad de
Planificación
6
8
12
13
No
14
SI
SI
15
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
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Código GAE-DAF-01
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Modalidad de Arrendamientos de Bienes Muebles o Equipo
Técnico de Compras Encargado de PresupuestoDirector de Dirección o
Unidad SolicitanteSubdirector Ejecutivo
Director Asesoría
Jurídica
Coordinador y Director
Ejecutivo
Fa
se
A
22
23
16 20 24
27
1921 2517
18
26
28
29
30
31
32
33
34
35
37
Fin
36
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PROCEDIMIENTOS
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Código GAE-DAF-01
Página Página 51 de 151
1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Compra – Modalidad de Arrendamiento de Bien Inmueble (mayor a Q. 90,000.00)
3. Objetivo del Procedimiento: Establecer una guía normativa que permita a los responsables participantes seguir un procedimiento ordenado y sistemático para el arrendamiento de bienes inmuebles.
4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; III. Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la
Información Pública; IV. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; V. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; VI. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VII. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-
2016, Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. IX. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico; X. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
XI. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;
XII. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
XIII. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XIV. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de
contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XV. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso
del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;
XVI. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVII. Se sujetarán a la modalidad de contratación que corresponda, según el monto a contratar. XVIII. Para establecer el monto que determina la modalidad de contratación se tomará como
referencia el valor anual del arrendamiento o el valor total del mismo si fuere por un plazo menor.
XIX. En cualquier caso, deberán elaborarse términos de referencia y especificaciones técnicas, las que deberán requerir como mínimo: 1. Valor de compra del bien a arrendar; 2. Valor total del contrato o sumatoria de las cuotas y la opción a compra en su caso; 3. Valor mensual de las rentas o cuotas; 4. Causales de resolución del contrato; 5. Los seguros y garantías
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PROCEDIMIENTOS
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FINANCIERA
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Página Página 52 de 151
necesarias. XX. Los plazos serán establecidos con base a la naturaleza del bien y a la utilidad y necesidad del
requirente. XXI. El plazo del arrendamiento sólo podrá prorrogarse, por única vez, si está contemplado en los
términos de referencia y en el contrato respectivo; siempre que no exista incremento en el valor contratado.
XXII. El solicitante deberá proporcionar el formulario de requisición con las características y justificación de la necesidad del arrendamiento del bien inmueble.
XXIII. El solicitante debe anexar al formulario de requisición una hoja con las especificaciones técnicas del bien inmueble, dicha hoja debe de ir firmada y sellada.
XXIV. El solicitante debe anexar al formulario de requisición una hoja con la justificación detallada de la necesidad del arrendamiento del bien inmueble, dicha hoja debe de ir firmada y sellada.
XXV. La Sección de Compras debe realizar los términos de referencia de la contratación con relación a las características y especificaciones técnicas proporcionadas por el solicitante.
XXVI. Cuando el monto del arrendamiento de bien inmueble no supere los Q.90,000.00 la contratación puede realizarse por acta de negociación una vez se encuentre dentro de los 3 meses subsiguientes a la contratación y su aprobación estará a cargo del Coordinador y Director Ejecutivo de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.
XXVII. Cuando el monto del arrendamiento de bienes muebles o equipo sea superior a Q.90,000.01 se debe de suscribir y aprobar un contrato de arrendamiento.
XXVIII. Cuando se realice la suscripción y aprobación de un contrato, la Sección de Compras remite en forma electrónica el contrato, resolución de aprobación de contrato y seguro de caución de cumplimiento a la Unidad de Digitalización y Resguardo de Contratos de la Contraloría General de Cuentas.
XXIX. El propietario del inmueble a contratar debe presentar la certificación del Registro General de la Propiedad, sin que está supere 3 meses de su emisión.
UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 1
Recibe Formulario de Requisición firmado y
sellado acompañado de las especificaciones
técnicas y justificación.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 2
Revisa Formulario de Requisición y determina
que cumpla con los requisitos establecidos.
No Cumple: Devuelve formulario de
requisición al solicitante para efectuar los
cambios correspondientes.
Si Cumple: Continua con el paso 3.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 3
Revisa que lo solicitado esté contemplado
dentro del PAC.
No Cumple: Traslada por medio de oficio a la
Unidad de Planificación para realizar las
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Versión (1)
Código GAE-DAF-01
Página Página 53 de 151
modificaciones y/o reprogramaciones según
corresponda y después devuelve para
continuar con el proceso.
Si Cumple: Continua con el paso 4.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 4
Verifica que el monto sea mayor a Q.90,000.00
No Cumple: Realiza procedimiento menor o
igual a Q.90,000.00.
Si Cumple: Continua con el paso 5.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 5
Traslada al Encargado de Presupuesto
expediente de compra, para certificación de la
disponibilidad presupuestaria.
Departamento
Administrativo
Encargado de
Presupuesto
6
Recibe y revisa expediente de compra y
determina disponibilidad presupuestaria:
No Cumple: Realiza modificación
presupuestaria o gestiona justificación de
compra parcial.
Si Cumple: Continua con el paso 7.
Departamento
Administrativo
Encargado de
Presupuesto 7
Genera certificación de Disponibilidad
Presupuestaria y traslada a la Sección de
Compras.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 8
Recibe y elabora términos de referencia del
proceso de acuerdo con especificaciones
técnicas y justificación.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 9 Elabora modelo de invitación a ofertar.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 10
Traslada expediente a la Unidad de Asesoría
Jurídica para revisión de base legal en los
términos de referencia correspondientes.
Unidad de Asesoría
jurídica
Director Asesoría
Jurídica 11
Recibe expediente, revisa términos de
referencia y de ser necesario se realizan
observaciones y solicita enmiendas para poder
continuar con el proceso.
Unidad de Asesoría Director Asesoría 12 Envía expediente a Dirección Administrativa
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
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jurídica Jurídica Financiera para realizar correcciones si las
hubiere y continúe con el proceso.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 13
Recibe expediente y realiza enmiendas en
términos de referencia.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 14
Traslada a Coordinador y Director Ejecutivo,
oficio para firma de la invitación a ofertar,
anexando los términos de referencia,
especificaciones técnicas y justificación.
Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 15
Recibe expediente, verifica y firma invitación a
ofertar.
Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 16
Traslada expediente a Dirección Administrativa
Financiera para continuar con el proceso.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 17
Recibe expediente, prepara y envía la
invitación al propietario del inmueble para que
presente su oferta.
Proveedor Propietario del
Inmueble 18
Recibe invitación y en tiempo prudencial
prepara oferta, anexando documentos
solicitados en los Términos de Referencia.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 19
Realiza publicación en el portal de
GUATECOMPRAS.
Proveedor Propietario del
Inmueble 20
Envía oferta a Coordinador y Director
Ejecutivo.
Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 21
Recibe oferta y traslada a la Dirección Idónea
que analice oferta y verifique si cumple con los
requisitos solicitados en los Términos de
Referencia y proceda a emitir el respectivo
dictamen técnico.
Dirección
Designada Director Designado 22
Recibe expediente analiza, verifica oferta y
emite dictamen técnico.
Dirección
Designada Director Designado 23
Traslada expediente completo a la Dirección
Superior.
Coordinación y Coordinador y 24 Recibe expediente.
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PROCEDIMIENTOS
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Dirección Ejecutiva Director Ejecutivo
Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 25
Traslada Expediente a la Dirección
Administrativa Financiera para verificar oferta y
emitir Dictamen Presupuestario.
Departamento
Financiero
Encargado de
Presupuesto 26
Recibe expediente analiza montos ofertados y
emite Dictamen Presupuestario.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
27 Regresa expediente completo a Coordinador y
Director Ejecutivo.
Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 28 Recibe expediente.
Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 29
Traslada expediente a la Unidad de Asesoría
Jurídica para revisión del mismo y si procede
emita Dictamen Jurídico, así como la
elaboración de minuta de contrato, resolución
de aprobación y adjudicación de oferta.
Unidad de Asesoría
jurídica
Director Asesoría
Jurídica 30
Recibe y revisa expediente completo
No Cumple: Devuelve expediente para
subsanar errores o completar documentación
Si Cumple: Emite dictamen correspondiente,
elabora minuta de contrato, así como
resolución de aprobación y adjudicación de
oferta.
Unidad de Asesoría
Jurídica
Director Asesoría
Jurídica 31
Traslada expediente a Coordinador y Director
Ejecutivo.
Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 32
Recibe expediente, Imprime, firma y sella
Resolución de Aprobación y Adjudicación de
oferta.
Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 33
Notifica resolución a Dirección Administrativa
Financiera y traslada expediente completo para
continuar gestión.
Departamento Técnico en 34
Firma notificación, recibe Resolución de
Aprobación y Adjudicación de oferta y publica
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PROCEDIMIENTOS
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Administrativo Compras en Guatecompras la adjudicación de la oferta y
adjunta la resolución.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 35
Traslada expediente a Coordinador y Director
Ejecutivo, para que requiera la delegación de
firma de suscripción de Contrato.
Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 36
Recibe expediente y elabora oficio a la
Secretaría General de la Presidencia
solicitando la delegación de firma para la
suscripción del contrato.
Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 37
Traslada a la Dirección Administrativa
Financiera para continuar con el proceso.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 38
Recibe expediente y prepara la documentación
para ser entregada en la Secretaría General de
la Presidencia.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 39
Traslada expediente completo a la Secretaría
General de la Presidencia.
Secretaría General
de la Presidencia de
la República
Secretaría General
de la Presidencial
de la República
40 Recibe expediente para su revisión y gestionar
la resolución de delegación de firma.
Secretaría General
de la Presidencia de
la República
Secretaría General
de la Presidencial
de la República
41
Revisa y analiza expediente completo
No Cumple: Devuelve a la Comisión
Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico,
para corrección o realizar los cambios
pertinentes para continuar con el proceso.
Si Cumple: Continua con el paso 42.
Secretaría General
de la Presidencia de
la República
Secretaria General
de la Presidencial
de la República
42
Emite resolución de delegación de firma a favor
de Coordinador y Director Ejecutivo para
suscripción de contrato.
Secretaría General
de la Presidencia de
la República
Secretaría General
de la Presidencial
de la República
43
Notifica contenido de resolución y traslada
expediente a la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico.
Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 44
Recibe y traslada expediente a la Dirección
Administrativa Financiera para continuar con el
proceso.
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PROCEDIMIENTOS
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Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 45
Recibe expediente y publica Resolución en el
portal de Guatecompras, imprime contrato en
hojas membretadas y traslada a firma del
Coordinador y Director Ejecutivo.
Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 46
Recibe expediente, revisa y firma contrato, y
traslada a la Dirección Administrativa
Financiera.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 47
Recibe expediente y traslada contrato al
propietario del inmueble para la firma
respectiva y que gestione la fianza de
cumplimiento.
Proveedor Propietario del
Inmueble 48
Recibe contrato, firma y gestiona fianza de
cumplimiento.
Proveedor Propietario del
Inmueble 49
Traslada contrato y fianza a la Comisión
Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.
Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 50
Recibe Contrato Firmado, fianza de
cumplimiento y su certificado de autenticidad.
Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 51
Elabora oficio a Secretaría General de la
Presidencia solicitando la aprobación de
Contrato.
Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 52
Traslada a la Dirección Administrativa
Financiera para continuar con el proceso.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 53
Recibe expediente y prepara la documentación
para ser entregada en la Secretaría General de
la Presidencia.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 54
Traslada expediente completo a la Secretaría
General de la Presidencia.
Secretaría General
de la Presidencia de
la República
Secretaría General
de la Presidencial
de la República
55 Recibe expediente para su revisión y gestión
de la resolución de aprobación de contrato.
Secretaría General
de la Presidencia de
la República
Secretaría General
de la Presidencial
de la República
56 Revisa y analiza expediente completo
No Cumple: Devuelve a la Comisión
Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico,
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PROCEDIMIENTOS
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para corrección o realizar los cambios
pertinentes para continuar con el proceso.
Si Cumple: Continua con el paso 57.
Secretaría General
de la Presidencia de
la República
Secretaria General
de la Presidencial
de la República
57 Emite resolución de aprobación de contrato.
Secretaría General
de la Presidencia de
la República
Secretaría General
de la Presidencial
de la República
58
Notifica contenido de resolución y traslada
expediente a la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico.
Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 59
Recibe y traslada expediente a la Sección de
Compras para continuar con el proceso
Departamento
Administrativo
Técnico de
Compras 60
Recibe expediente y publica Resolución,
Contrato y Fianza de Cumplimiento en el portal
de Guatecompras.
Departamento
Administrativo
Técnico de
Compras 61
Remite documentos a la Contraloría General
de Cuentas a través de su página web.
Departamento
Administrativo
Técnico de
Compras 62
Solicita a Coordinador y Director Ejecutivo el
nombramiento de la Comisión Receptora y
Liquidadora del inmueble.
Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 63
Recibe solicitud y nombra las tres personas
que integraran la Comisión Receptora y
Liquidadora de nombramiento de comisión.
Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 64 Traslada a la Unidad de Asesoría Jurídica.
Unidad de Asesoría
Jurídica
Director Asesoría
Jurídica 65
Recibe solicitud, redacta Resolución, gestiona
firma y notifica a los integrantes de la Comisión
Receptora y Liquidadora.
Unidad de Asesoría
Jurídica
Director Asesoría
Jurídica 66
Notifica el contenido de la Resolución a la
Dirección Administrativa Financiera.
Departamento
Administrativo
Técnico de
Compras 67
Recibe notificación del nombramiento de la
Comisión Receptora y Liquidadora y anexa al
expediente.
Departamento Técnico de 68 Coordina con la Comisión Receptora y
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PROCEDIMIENTOS
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Administrativo Compras Liquidadora y el propietario o representante del
inmueble para la recepción de este.
Comisión Receptora
y Liquidadora
Miembros Comisión
Receptora y
Liquidadora
69
Hace recorrido del bien inmueble, verificando si
cumple con los estipulado en el contrato
suscrito por las partes.
Comisión Receptora
y Liquidadora
Miembros Comisión
Receptora y
Liquidadora
70
Redacta acta de recepción del bien inmueble,
solicita apoyo a Técnico de Compras para la
impresión del Acta en los folios autorizados por
la Contraloría General de Cuentas, firman de
conformidad y hacen entrega del Acta a
Técnico de Compras.
Departamento
Administrativo
Técnico de
Compras 71
Recibe Acta, certifica copia e integra a
expediente y publica en Guatecompras todos
los documentos restantes del proceso.
Departamento
Administrativo
Técnico de
Compras 72
Archiva copia del expediente con el respectivo
sello de recibido.
Fin del procedimiento.
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PROCEDIMIENTOS
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Modalidad de Arrendamiento de Bien Inmueble (mayor a Q. 90,000.00)
Técnico en ComprasEncargado de
Presupuesto
Coordinador y Director
EjecutivoPropietario del InmuebleDirector Asesoría Jurídica Director Designado
Director Administrativo
Financiero
Director Asesoría
Jurídica
Secretaria General de la
Presidencial de la
República
Miembros Comisión
Receptora y Liquidadora
Fa
se
Inicio
2
SI
No
No
A
3
8
No
10
6
SI
9
11
12
1
Traslada a
la Unidad de
Planificación
SI
5
7
13
14
15
16
17
4
Se real iza
procedimien
to menor o
igual a
Q.90,000.00
No
SI
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PROCEDIMIENTOS
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Modalidad de Arrendamiento de Bien Inmueble (mayor a Q. 90,000.00)
Técnico en Compras Encargado de Presupuesto Coordinador y Director Ejecutivo Propietario del InmuebleDirector Asesoría Jurídica Director Designado
Director
Administrativo
Financiero
Director Asesoría Jurídica
Secretaria General de la
Presidencial de la
República
Miembros Comisión
Receptora y Liquidadora
Fa
se
A
B
1819
20
21
22
23
24
25
27
28
29
30
No SI
Emite d ictamen,
minuta ,
resolución de
aprobación y
adjudicación de
oferta
31
32
3334
35 36
3738
39
26
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PROCEDIMIENTOS
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Modalidad de Arrendamiento de Bien Inmueble (mayor a Q. 90,000.00)
Técnico en Compras Encargado de Presupuesto Coordinador y Director Ejecutivo Propietario del InmuebleDirector Asesoría Jurídica Director DesignadoDirector Administrativo
FinancieroDirector Asesoría Jurídica
Secretaria General de la
Presidencial de la República
Miembros Comisión
Receptora y Liquidadora
Fa
se
B
40
41
NoSI
Devuelve
a la
Comisión
42
43
4445
46
47
48
4950
51
5253
54
55
56
NoSI
Devuelve
a la
Comisión
57
58
59
60
C
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PROCEDIMIENTOS
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Página Página 63 de 151
Modalidad de Arrendamiento de Bien Inmueble (mayor a Q. 90,000.00)
Técnico en Compras Encargado de Presupuesto Coordinador y Director Ejecutivo Propietario del InmuebleDirector Asesoría Jurídica Director DesignadoDirector Administrativo
FinancieroDirector Asesoría Jurídica
Secretaria General de la
Presidencial de la República
Miembros Comisión
Receptora y
Liquidadora
Fa
se
C
61
62
63
6465
6667
68 69
70
71
72
Fin
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PROCEDIMIENTOS
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Página Página 64 de 151
1. Unidad Administrativa: Departamento Administrativo
2. Título del Procedimiento: Ingreso de Bienes a Almacén
3. Objetivo del Procedimiento: Ingresar los materiales y suministros adquiridos por la Comisión al Almacén, resguardándolos de manera ordenada, clasificada y en buenas condiciones.
4. Normas del Procedimiento: I. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; II. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; III. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; IV. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; V. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VI. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VII. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,
Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. VIII. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial
de Gobierno Abierto y Electrónico; IX. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
X. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;
XI. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
XII. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XIII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XIV. El Encargado de Almacén es el responsable del manejo y custodia de las formas autorizadas
por la Contraloría General de Cuentas -CGC- y otros documentos para el movimiento, que se utilicen dentro de la Sección de Almacén del Departamento Administrativo de la Dirección Administrativa Financiera de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico;
XV. Los materiales y/o suministros deben ser entregados directamente a la Sección de Almacén; donde se recibirá de conformidad, con las características solicitadas. El encargado de Almacén es el responsable de verificar que los datos incluidos en la factura deben coincidir con los de la orden de compra, tanto en las especificaciones de los productos como en el precio y cantidad, revisando detalladamente los materiales conforme a los documentos que los amparan; asegurando la recepción de lo solicitado, descripción de los bienes, factura, envío y orden de compra; procediendo a la elaboración de la constancia de ingreso de la forma 1-H. (anexo I) cuando todo se encuentre en orden, caso contrario reportar a su jefe inmediato cualquier anomalía;
XVI. Es responsabilidad del Encargado de Almacén, actualizar periódicamente el registro de entradas, salidas, bajas y devoluciones de materiales y/o suministros, en las tarjetas Kardex autorizadas por la CGC (anexo III);
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PROCEDIMIENTOS
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XVII. Resguardar apropiadamente los productos conforme a su naturaleza y características para la conservación de estos.
UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Departamento
Administrativo
Técnico de
Compras 1
Realiza la adquisición de materiales y
suministros remite copia de orden de compra al
Encargado de almacén.
Departamento
Administrativo
Encargado de
Almacén 2
Realiza la recepción de materiales y/o
suministros físicos, corrobora que estos
cumplan con los requerimientos solicitados.
Departamento
Administrativo
Encargado de
Almacén 3
Recibe copia de la factura para elaborar la
constancia de ingreso a almacén y a inventario
(forma 1-H) en caso sea bienes fungibles y
activos fijos, para los registros respectivos.
Departamento
Administrativo
Encargado de
Almacén 4
Elabora ingreso (forma 1-H) con base a la
información de la factura y orden de compra,
firma la forma 1-H y la traslada al Director
Administrativo Financiero.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
5
Recibe, analiza y firma la constancia y la
traslada a almacén, si requiere cambios
devuelve a encargado de almacén.
Departamento
Administrativo
Encargado de
Almacén 6
Recibe la forma 1-H debidamente firmada y
sellada.
Departamento
Administrativo
Encargado de
Almacén 7
Traslada al técnico de compras la constancia
original de ingreso (forma 1-H), para adjuntarlo
y completar el expediente.
Departamento
Administrativo
Encargado de
Almacén
8
Traslada copia de ingreso (forma 1-H) a
inventarios, cuando sea necesario (bienes
fungibles y activos fijos).
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 9
Trasladará a la unidad de inventario para su
codificación respectiva, cuando el producto
requiere de código de inventario.
Departamento
Administrativo
Encargado de
Almacén 10
Ingresa los materiales y/o suministros
adquiridos a la tarjeta Kardex correspondiente,
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
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FINANCIERA
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Página Página 66 de 151
con base al ingreso a almacén (forma 1-H).
Departamento
Administrativo
Encargado de
Almacén 11
Archiva copia de la constancia de ingreso a
almacén (forma 1-H) y copia de factura del
proveedor.
Fin del procedimiento.
Ingreso de Bienes a Almacén
Técnico en ComprasEncargado de
Almacén
Director
Administrativo
Financiero
Encargado de
Inventarios
Inicio
2
3
4
5
6
Fin
1
7
8
9
10
11
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
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1. Unidad Administrativa: Departamento Administrativo
2. Título del Procedimiento: Despacho de Materiales y Suministros
3. Objetivo del Procedimiento: Proporcionar a las Direcciones y Unidades los materiales y suministros para el desarrollo de sus actividades, de conformidad con los requerimientos realizados.
4. Normas del Procedimiento: I. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; II. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; III. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; IV. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; V. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VI. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VII. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,
Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. VIII. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial
de Gobierno Abierto y Electrónico; IX. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
X. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;
XI. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
XII. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XIII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XIV. El Encargado de Almacén es el responsable del manejo y custodia de las formas autorizadas
por la Contraloría General de Cuentas -CGC- y otros documentos para el movimiento, que se utilicen dentro de la Sección de Almacén del Departamento Administrativo de la Dirección Administrativa Financiera de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico;
XV. Para solicitar materiales y/o suministros a la Sección de Almacén, debe utilizarse el formulario: salida de Almacén de materiales formato (PDF) (anexo II), el cual es firmado por el Director del Área que solicita los insumos, quien envía por correo electrónico al encargado de almacén, que verifica y previo al despacho solicita autorización del Director Administrativo Financiero; una vez obtiene el visto bueno procede hacer el despacho correspondiente, requiere firma electrónica del solicitante y archiva el documento;
XVI. Mantener actualizada la información referente a los niveles de existencia y consumo de los inventarios;
XVII. Para el despacho de los productos, el Encargado de Almacén debe regirse por la fecha de vencimiento de estos, por lo tanto, los productos próximos a expirar deben ser los primeros en ser despachados. Sin embargo, los productos que no registran fecha de vencimiento deben ser despachados bajo el criterio de antigüedad, es decir que los que ingresan primero deben ser los primeros en ser despachados.
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PROCEDIMIENTOS
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UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Dirección o Unidad
Solicitante
Director de
Dirección o Unidad
Solicitante
1 Elabora requisición de materiales y suministros
y traslada a sección de almacén.
Departamento
Administrativo
Encargado de
Almacén 2
Recibe la requisición de materiales y
suministros vía correo electrónico, asigna fecha
y correlativo, verifica la disponibilidad de los
productos solicitados.
Departamento
Administrativo
Encargado de
Almacén 3
Realiza la descarga en Kardex de los
materiales y/o suministros solicitados, procede
a firmar electrónicamente y traslada vía correo
electrónico al Director Administrativo
Financiero.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
4
Recibe la requisición de materiales y
suministros, revisa y firma de autorizado para
despachar los materiales y/o suministros,
devuelve a sección de almacén
Departamento
Administrativo
Encargado de
Almacén 5
Recibe la requisición de materiales y
suministros firmada electrónicamente por el
Director Administrativo Financiero, y procede a
preparar físicamente los materiales y/o
suministros descargados de Kardex.
Departamento
Administrativo
Encargado de
Almacén 6
Notifica a solicitante que ya está listo el pedido,
para su respectivo despacho.
Dirección o Unidad
Solicitante
Personal de
Dirección o Unidad
Solicitante
7 Retira los materiales y/o suministros solicitados
del almacén.
Departamento
Administrativo
Encargado de
Almacén 8
Envía por correo electrónico al solicitante, la
requisición de materiales y suministros para la
respectiva firma de recibido.
Dirección o Unidad
Solicitante
Personal de
Dirección o Unidad
Solicitante
9
Recibe, revisa y firma de recibí conforme,
traslada nuevamente vía correo electrónico a
encargado de almacén.
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PROCEDIMIENTOS
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Departamento
Administrativo
Encargado de
Almacén 10
Recibe la requisición de materiales y
suministros firmada y procede a realizar el
archivo virtual y físico según correlativo.
Fin del procedimiento.
Despacho de Materiales y Suministros
Director de Dirección
o Unidad Solicitante
Encargado de
Almacén
Director
Administrativo
Financiero
Inicio
2
5
4
Fin
1
8
10
3
67
9
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PROCEDIMIENTOS
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1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Baja de Materiales y Suministros de Tarjetas Kardex
3. Objetivo del Procedimiento: Depurar el inventario del almacén para que este cuente con saldos reales de materiales y suministros que se puedan utilizar.
4. Normas del Procedimiento: I. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; II. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; III. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; IV. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; V. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VI. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VII. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,
Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. VIII. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial
de Gobierno Abierto y Electrónico; IX. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
X. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;
XI. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
XII. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XIII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XIV. El Encargado de Almacén es el responsable del manejo y custodia de las formas autorizadas
por la Contraloría General de Cuentas -CGC- y otros documentos para el movimiento, que se utilicen dentro de la Sección de Almacén del Departamento Administrativo de la Dirección Administrativa Financiera de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico;
XV. Es responsabilidad del Encargado de Almacén, actualizar periódicamente el registro de entradas, salidas, bajas y devoluciones de materiales y/o suministros, en las tarjetas Kardex autorizadas por la CGC (anexo III);
XVI. El Encargado de Almacén debe detallar los materiales en mal estado, inservibles o en desuso, resultado de algún accidente dentro de la bodega, haciendo del conocimiento a las autoridades de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico, con el propósito de suscribir acta administrativa que respalde la baja de los suministros;
XVII. El Encargado de Almacén es el responsable de suscribir el Acta Administrativa que respaldará la baja de los materiales y/o suministros en mal estado, inservibles o en desuso y contar con el visto bueno de la Dirección Administrativa Financiera.
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PROCEDIMIENTOS
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UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Departamento
Administrativo
Encargado de
Almacén 1
Realiza listado de los materiales y/o
suministros que por obsolescencia, mal
estado, vencidos o que su vida útil haya
dejado de tener vigencia.
Unidad de Auditoría
Interna
Director de Unidad
de Auditoría Interna 2
Verifica en forma física el listado que se
solicita dar de baja y valida si corresponde.
Departamento
Administrativo
Encargado de
Almacén 3
Realiza una requisición de materiales y
suministros, para descargar de las Tarjetas
Kardex con sus respectivas firmas de
autorización.
Departamento
Administrativo
Encargado de
Almacén 4
Desecha los suministros dados de baja con
acompañamiento del Director Administrativo
Financiero y el Director de la Unidad de
Auditoría Interna.
Departamento
Administrativo
Encargado de
Almacén 5
Procede a elaborar el Acta Administrativa,
con su respectiva firma.
Departamento
Administrativo
Encargado de
Almacén 6
Traslada el Acta Administrativa al Director
Administrativo Financiero y al Director de la
Unidad de Auditoría Interna para su revisión y
firma correspondiente, si requiere cambios
devuelve al encargado de almacén.
Departamento
Administrativo
Encargado de
Almacén 7
Recibe el Acta firmada y archiva.
Fin del procedimiento.
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PROCEDIMIENTOS
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Baja de Materiales y Suministros de Tarjetas
Kardex
Encargado de AlmacénDirector de Unidad de
Auditoría Interna
Inicio
2
Fin
7
6
1
4
3
5
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PROCEDIMIENTOS
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1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Ingreso de Documentación al Archivo
3. Objetivo del Procedimiento: Definir lineamientos referentes a la recepción, organización, conservación y custodia de los documentos de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.
4. Normas del Procedimiento: I. Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la
Información Pública; II. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; III. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; IV. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; V. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VI. Acuerdo Gubernativo Número 795-2003, “Disposiciones Reglamentarias sobre la Rendición,
Glosa y Archivo de Cuentas”; VII. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico; VIII. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión
deberá estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
IX. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; X. Los expedientes deben estar foliados, los oficio u otros documentos que tengan correlativos se
deben presentar cronológicamente. Además, la documentación debe estar clasificada por tipo de documentos e identificada correctamente;
XI. Los expedientes deben estar completos, caso contrario el responsable adjuntará al expediente la justificación respectiva, refrendando con firma y sello correspondiente;
XII. La documentación debe estar libre de ganchos, grapas y clips metálicos (Excepto los que son específicamente para archivar, con la condición de que no dañe los documentos);
XIII. No se recibirán documentos duplicados o fotocopias, solo en el caso que no existiera el documento original se conservará la copia;
XIV. La documentación se entregará en carpetas y el volumen debe ser moderado para evitar que se doble y/o dañe.
UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Dirección o Unidad
Solicitante
Director de
Dirección o Unidad
Solicitante
1
Solicita ingreso de documentos al Archivo
General por medio de correo institucional,
informando acerca de la documentación que
se requiere transferir y de su volumen, a fin
de que el asistente de archivo pueda valorar
la disponibilidad de espacio.
Departamento Asistente de 2
Recibe correo y evalúa disponibilidad de
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PROCEDIMIENTOS
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Administrativo Archivo espacio para recibir documentación.
No Cumple: Informa al solicitante que no
cuenta con disponibilidad de espacio.
Si Cumple: Informa al solicitante sobre
disponibilidad y solicita que la información
sea trasladada de manera oficial cumpliendo
la indicada.
Dirección o Unidad
Solicitante
Director de
Dirección o Unidad
Solicitante
3 Recibe información sobre disponibilidad de
espacio para trasladar documentación.
Dirección o Unidad
Solicitante
Director de
Dirección o Unidad
Solicitante
4
Elabora y remite oficio detallando la
información de la documentación que están
trasladando al Archivo General; además, se
entregará de forma digital el registro
detallado.
Departamento
Administrativo
Asistente de
Archivo 5
Recibe oficio donde se detalla la información
de la documentación para ser ingresada.
Departamento
Administrativo
Asistente de
Archivo 6
Revisa y evalúa el estado de la
documentación que recibe y verifica que
cumpla con la normativa de ingreso de
documentación, mencionada en este manual.
Departamento
Administrativo
Asistente de
Archivo 7
Firma y sella de recibido el oficio de entrega
cuando corrobore que se cumplió con las
normas estipuladas en este manual
Departamento
Administrativo
Asistente de
Archivo 8
Elabora cuadro de clasificación, descripción y
codificación de documentos para su
resguardo, posteriormente registra la
documentación en la bitácora de recepción y
consulta.
Departamento
Administrativo
Asistente de
Archivo 9
Realiza una copia digital de la documentación
ingresada.
Departamento
Administrativo
Asistente de
Archivo 10
Archiva la documentación para su resguardo.
Fin del procedimiento.
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PROCEDIMIENTOS
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Ingreso de Documentación al Archivo
Director de Dirección
o Unidad SolicitanteAsistente de Archivo
Inicio
Fin
7
6
1
4 5
2
No
Si
8
9
10
3
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PROCEDIMIENTOS
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1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Consulta de Documentación
3. Objetivo del Procedimiento: Definir lineamientos referentes a la consulta de los documentos del Archivo General de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.
4. Normas del Procedimiento: I. Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la
Información Pública; II. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; III. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; IV. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; V. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VI. Acuerdo Gubernativo Número 795-2003, “Disposiciones Reglamentarias sobre la Rendición,
Glosa y Archivo de Cuentas”; VII. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico; VIII. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión
deberá estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
IX. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; X. Las solicitudes de consulta de documentos se deben realizar mediante oficio, este puede ser
firmado electrónicamente. XI. La documentación solo podrá ser consultada físicamente en la oficina del Archivo General; XII. La documentación archivada solo podrá ser consultada por el personal de la Unidad o Dirección
productora o mediante autorización de la Coordinación y Dirección Ejecutiva; XIII. Los préstamos de documentación se efectuarán únicamente con expedientes completos; XIV. El plazo ordinario del préstamo de documentos será de diez días hábiles, prorrogables tantas
veces como se considere necesario; XV. La documentación original no saldrá de la institución si corresponde a una persona individual, en
caso de que una institución formal de gobierno de fiscalización o investigación lo solicite, dicha documentación podrá ser entregada con autorización previa de las autoridades superiores de la Comisión Presidencial Gobierno Abierto y Electrónico;
XVI. El Asistente de Archivo debe llevar un control de las personas responsables que realizan la solicitud así como de los expedientes entregados.
UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Dirección o Unidad
Solicitante
Director de
Dirección o Unidad
Solicitante
1 Solicita mediante oficio documentos del
Archivo General a ser consultados.
Departamento
Administrativo
Asistente de
Archivo 2
Recibe oficio y analiza si es procedente la
solicitud.
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PROCEDIMIENTOS
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No Cumple: Redacta y entrega oficio
informando de las razones por las cuales no
es procedente.
Si Cumple: Continua con el paso 3.
Departamento
Administrativo
Asistente de
Archivo 3
Prepara documentación para ser
consultada.
Departamento
Administrativo
Asistente de
Archivo 4
Informa al solicitante sobre la modalidad en
que será proporcionada la información
Departamento
Administrativo
Asistente de
Archivo 5 Entrega la información para ser consultada.
Departamento
Administrativo
Asistente de
Archivo 6
Una vez consultada y devuelta la
información, recibe y revisa que se
encuentre completa y en buenas
condiciones.
Departamento
Administrativo
Asistente de
Archivo 7
Vuelve a archivar la documentación.
Fin del procedimiento.
Consulta de Documentación
Director de Dirección
o Unidad SolicitanteAsistente de Archivo
Inicio
Fin
7
6
1
3
5
2
No
Si
4
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PROCEDIMIENTOS
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1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Modificación Presupuestaria INTRA1
3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades del procedimiento de elaboración de la modificación presupuestaria INTRA1 que readecuan las asignaciones presupuestarias de los programas y actividades de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.
4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; III. Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la
Información Pública; IV. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; V. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; VI. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; VII. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos
Gubernativos Número 41-2018 y 45-2020.; IX. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,
Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. X. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico; XI. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
XII. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;
XIII. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
XIV. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XV. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de contrataciones y
Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XVI. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el
Uso del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;
XVII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVIII. Toda solicitud de modificación presupuestaria debe realizarse a través de oficio dirigido al
Despacho del Señor Ministro de Finanzas Publicas, el cual debe de contar con visto bueno del Coordinador y Director Ejecutivo o el Subdirector Ejecutivo;
XIX. Para las resoluciones de modificaciones de metas físicas, derivadas de la acción de puestos de personal o readecuación de presupuesto, la Unidad de Planificación deberá adjuntar la resolución administrativa y remitir el expediente a la Dirección Administrativa Financiera para continuar con el trámite.
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PROCEDIMIENTOS
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UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Dirección y/o
Unidad Interesada.
Director de
Dirección o Unidad
Interesada
1
Elabora la solicitud de servicios personales y
no personales, materiales y suministros y/o
Equipo, conforme el Plan Anual de Compras, a
través de oficio dirigido al Director
Administrativo Financiero con Vo. Bo. de la
Autoridad Superior.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
2
Recibe de la Dirección y/o Unidad la Solicitud
presentada y la traslada al Departamento
Financiero, para los efectos que correspondan.
Departamento
Financiero
Encargado de
Presupuesto 3
Recibe la solicitud para revisión y verificación
del presupuesto asignado a la Comisión:
Dispone: Finaliza proceso.
No Dispone: Elabora la propuesta de
distribución de débitos y créditos por categoría
programática y objeto del gasto. Traslada al
Departamento Financiero para revisión y
análisis.
Departamento
Financiero
Jefe del
Departamento
Financiero
4
Solicita a la Unidad de Planificación la
Resolución Administrativa, respecto a metas
físicas, adjuntando Comprobante de
Reprogramación de Subproductos en estado
Registrado.
Unidad de
Planificación
Director de la
Unidad de
Planificación
5 Traslada la Resolución Administrativa a la
Dirección Administrativa Financiera.
Departamento
Financiero
Encargado de
Presupuesto 6
Recibe del Jefe de Departamento Financiero la
Resolución Administrativa y procede a generar
en el SIGES el Comprobante de
Reprogramación de Subproductos en estado
solicitado.
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PROCEDIMIENTOS
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Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 7
Recibe del Encargado de Presupuesto el
expediente completo (incluye comprobantes
generados en SIGES y Resolución
Administrativa de la Unidad de Planificación)
de la Modificación Presupuestaria INTRA1; y,
procede a revisar, verificar, y analizar lo
actuado; No es conforme, lo regresa al
Encargado de Presupuesto para que proceda
con las correcciones de mérito; Si es conforme,
continua con el proceso.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 8
Recibe del Encargado de Presupuesto el
Comprobante de Reprogramación de
Subproductos enviado a Presupuesto.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 9
Formula la Modificación Presupuestaria (forma
CO2), en el SICOIN; y marca el Comprobante
como SOLICITADO.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
10
Recibe del Jefe del Departamento Financiero el
expediente de la Modificación Presupuestaria
en estado SOLICITADO revisa y firma.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
11
Traslada el comprobante de modificación
presupuestaria a la Autoridad Superior para
visto bueno.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
12
Recibe de la Autoridad Superior el expediente
de la Modificación Presupuestaria debidamente
firmado de visto bueno.
Envía al Despacho del Señor Ministro de
Finanzas Publicas para su Aprobación por
medio de Acuerdo Ministerial.
Ministerio de
Finanzas Públicas
Despacho
Ministerial 13
Recibe expediente que contiene solicitud de
modificación presupuestaria INTRA1 y lo
traslada a la DTP.
Ministerio de
Finanzas Públicas
Dirección Técnica
del Presupuesto 14
Recibe expediente que contiene la solicitud de
modificación presupuestaria INTRA1 y traslada
al departamento que corresponda.
Ministerio de
Finanzas Pública
Dirección Técnica
del Presupuesto 15
Analiza la solicitud y elabora el Dictamen,
firmado por el analista y jefe del departamento.
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PROCEDIMIENTOS
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Favorable: elabora el proyecto de Acuerdo
Ministerial para consideración y aprobación del
Despacho Ministerial de Finanzas Públicas.
Desfavorable: Remite a la Dirección
Financiera para la elaboración y firma de la
Resolución Ministerial la cual se informa a la
Comisión.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 16
Recibe la solicitud aprobada por la DTP y
aprueba a nivel de Unidad Ejecutora cuando
proceda. Archiva.
Fin del procedimiento.
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PROCEDIMIENTOS
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Modificación Presupuestaria INTRA1
Director de Dirección
o Unidad Interesada
Director Administrativo
Financiero
Encargado de
Presupuesto
Jefe Departamento
Financiero
Director de la Unidad de
Planificación
Ministerio de Finanzas
Pública/Despacho
Ministerial
Ministerio de Finanzas
Pública/Dirección
Técnica del Presupuesto
Autoridad Superior
Inicio
Fin
1 2 5
6
7
8
910
11
1213 14
4
15
3
Si
No
Si
No
16
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PROCEDIMIENTOS
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1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Modificación Presupuestaria INTRA2
3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades del procedimiento de elaboración de las modificaciones presupuestarias INTRA2 que permitan readecuar el presupuesto asignado a la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.
4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; III. Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la
Información Pública; IV. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; V. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; VI. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; VII. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos
Gubernativos Número 41-2018 y 45-2020.; IX. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,
Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. X. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico; XI. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
XII. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;
XIII. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
XIV. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XV. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de contrataciones y
Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XVI. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el
Uso del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;
XVII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVIII. Toda solicitud de Resolución de Aprobación de modificación presupuestaria debe realizarse a
través de oficio dirigido al Coordinador y Director Ejecutivo; XIX. Para las resoluciones de modificaciones de metas físicas, derivadas de la readecuación del
presupuesto, la Unidad de Planificación deberá adjuntar la resolución administrativa y remitir el expediente a la Dirección Administrativa Financiera para continuar con el trámite.
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PROCEDIMIENTOS
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UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 1
Elabora la solicitud de servicios no personales,
materiales y suministros y/o Equipo, conforme
el Plan Anual de Compras, a través de oficio
dirigido al Director Administrativo Financiero
con Vo. Bo. de la Autoridad Superior.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 2
Traslada al Encargado de Presupuesto para
realizar análisis y genere propuesta de créditos
y débitos presupuestarios.
Departamento
Financiero
Encargado de
Presupuesto 3
Recibe la solicitud para revisión y verificación
del presupuesto asignado a la Comisión:
Dispone: Finaliza proceso.
No Dispone: Elabora y traslada propuesta de
distribución de débitos y créditos por categoría
programática y objeto del gasto.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 4
Recibe, analiza y autoriza propuesta, devuelve
para continuar con el proceso.
Departamento
Financiero
Encargado de
Presupuesto 5
Genera en el SIGES el Comprobante de
Reprogramación de Subproductos en estado
Registrado.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 6
Recibe la propuesta de distribución de débitos
y créditos presupuestarios, la revisa y analiza;
solicita a la Unidad de Planificación, través de
oficio la Resolución de modificación de Metas
físicas cuando corresponda.
Unidad de
Planificación
Director de la
Unidad de
Planificación
7
Recibe la Solicitud de emisión de Resolución
Administrativa de modificación de Metas físicas
cuando corresponda.
Revisa y verifica la información, como
resultado emite y firma la Resolución
Administrativa; y traslada al Departamento
Financiero para continuar con el proceso de
gestión.
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PROCEDIMIENTOS
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Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 8
Recibe de la Unidad de Planificación la
Resolución de Modificación de Metas físicas
cuando corresponda; y la traslada al
Encargado de Presupuesto para continuar con
la gestión en el SIGES.
Departamento
Financiero
Encargado de
Presupuesto 9
Recibe del Departamento Financiero, la
Resolución de la Modificación de metas físicas
cuando corresponda.
Procede a elaborar las Justificaciones de los
Créditos Presupuestarios Incrementados y
Disminuidos.
Departamento
Financiero
Encargado de
Presupuesto 10
Genera el Comprobante de Reprogramación
Subproductos en estado SOLICITADO; así
como, el Comprobante de Reprogramación
Consolidación en estado “Enviado a
Presupuesto”, ambos en el SIGES.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 11
Recibe del Encargado de Presupuesto el
expediente completo (incluye comprobantes
generados en SIGES y Resolución de la
Unidad de Planificación) de la Modificación
Presupuestaria INTRA2; y, procede a revisar,
verificar, y analizar lo actuado.
Favorable: continua con el proceso.
Desfavorable: regresa al Encargado de
Presupuesto para que proceda con las
correcciones de mérito.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 12
Formula la Modificación Presupuestaria (forma
CO2), en el SICOIN; y marca el Comprobante
como SOLICITADO y traslada al Director
Administrativo Financiero.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
13
Recibe del Jefe del Departamento Financiero,
el expediente de la Modificación
Presupuestaria en estado SOLICITADO.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
14
Elabora oficio de solicitud de aprobación al
Coordinador y Director Ejecutivo y anexa
expediente de modificación presupuestaria.
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Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 15
Recibe y revisa expediente que contiene
solicitud de modificación presupuestaria
INTRA2,
Favorable: Solicita elaboración de Resolución
de Aprobación a la Unidad de Asesoría
Jurídica, la cual firma.
Desfavorable: Devuelve para correcciones.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
16
Recibe expediente que contiene la solicitud de
modificación presupuestaria INTRA2, con la
Resolución de aprobación correspondiente y
traslada al Departamento Financiero.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 17
Aprueba el CO2 en el SICOIN y genera los
comprobantes respectivos.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 18
Traslada el expediente completo para solicitud
de firma.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
19 Recibe, firma los comprobantes y remite al
Departamento Financiero.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 20
Recibe y prepara expediente para enviar copia
física y digital a la DTP y traslada expediente
original al Encargado de Presupuesto para el
archivo correspondiente.
Departamento
Financiero
Encargado de
Presupuesto 21
Archiva expediente.
Fin del Procedimiento.
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Modificación Presupuestaria INTRA2
Jefe Departamento
Financiero
Encargado de
Presupuesto
Director Unidad de
Planificación
Director Administrativo
Financiero
Coordinador y Director
Ejecutivo
Inicio
1
2
45
6
7
8
9
10
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13
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1819
20
21
Fin
11
Si
15
Si
No
3
Si
No
No
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PROCEDIMIENTOS
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FINANCIERA
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1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Modificación Presupuestaria INTER
3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades del procedimiento de elaboración de las modificaciones presupuestarias INTER que incrementen o disminuyan las asignaciones presupuestarias aprobadas de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.
4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; III. Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la
Información Pública; IV. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; V. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; VI. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; VII. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos
Gubernativos Número 41-2018 y 45-2020.; IX. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,
Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. X. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico; XI. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
XII. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;
XIII. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
XIV. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XV. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de contrataciones y
Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XVI. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el
Uso del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;
XVII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVIII. Toda solicitud de modificación presupuestaria interinstitucional debe realizarse a través de
oficio dirigido al Despacho del Señor Ministro de Finanzas Públicas, el cual debe contar con visto bueno de la Autoridad Superior;
XIX. Para las resoluciones de modificaciones de metas físicas, derivadas de la acción de puestos de personal o readecuación de presupuesto, la Unidad de Planificación deberá adjuntar la resolución administrativa y remitir el expediente a la Dirección Administrativa Financiera para continuar con el trámite;
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XX. Para las resoluciones de modificaciones de metas físicas, derivadas de la acción de puestos y personal, se remitirá el CO2 en estado solicitado a la Dirección de Recursos Humanos para que esta continúe con el proceso;
UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Dirección de
Recursos Humanos
o Dirección
Administrativa
Financiera
Director de
Recursos Humanos
o Director
Administrativo
Financiero
1
Solicita a la Coordinador y Director Ejecutivo la
necesidad de realizar una modificación
presupuestaria clase INTER.
Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 2
Instruye a través de oficio dirigido al Director
Administrativo Financiero que elabore la
modificación presupuestaria clase INTER para
incrementar o disminuir el presupuesto
asignado de la Comisión GAE.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
3 Recibe oficio y traslada al Departamento
Financiero.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 4
Recibe y traslada al Encargado de
Presupuesto para revisión y verificación del
presupuesto asignado a la Comisión.
Departamento
Financiero
Encargado de
Presupuesto 5
Recibe, revisa y verifica la disponibilidad
presupuestaria y elabora la propuesta de
distribución de débitos y créditos por estructura
presupuestaria, y traslada al Departamento
Financiero para revisión y análisis.
Departamento
Financiero
Encargado de
Presupuesto 6
Genera en el SIGES el Comprobante de
Reprogramación de Subproductos en estado
Registrado.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 7
Recibe del Encargado de Presupuesto la
propuesta de distribución de débitos y créditos
presupuestarios, la revisa y analiza;
Favorable: Continua con el paso 8.
Desfavorable: devuelve para las correcciones
de mérito.
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Unidad de
Planificación
Director de la
Unidad de
Planificación
8
Recibe del Departamento Financiero de la
Dirección Administrativa Financiera, la Solicitud
de emisión de Resolución de modificación de
Metas físicas cuando corresponda.
Revisa y verifica la información, como
resultado emite y firma la Resolución
Administrativa.
Traslada al Departamento Financiero para
continuar con el proceso de gestión.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 9
Recibe de la Unidad de Planificación la
Resolución de modificación de metas físicas
cuando corresponda; y la traslada al
Encargado de Presupuesto para continuar con
la gestión en el SIGES.
Departamento
Financiero
Encargado de
Presupuesto 10
Recibe del Departamento Financiero, la
Resolución de la modificación de metas físicas.
Procede a elaborar la Justificaciones de los
Créditos o Débitos Presupuestarios.
Departamento
Financiero
Encargado de
Presupuesto 11
Genera el Comprobante de Reprogramación
Subproductos en estado SOLICITADO; así
como, el Comprobante de Reprogramación
Consolidación en estado “Enviado a
Presupuesto”, ambos en el SIGES.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 12
Recibe del Encargado de Presupuesto el
expediente completo de la Modificación
Presupuestaria INTER.
Procede a revisar, verificar, y analizar lo
actuado:
Favorable: continua con el paso 13.
Desfavorable: regresa al Encargado de
Presupuesto para que proceda con las
correcciones de mérito.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 13
Formula la Modificación Presupuestaria (forma
CO2), en el SICOIN; y marca el Comprobante
como SOLICITADO.
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Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
14
Recibe del Jefe del Departamento Financiero,
el expediente de la Modificación
Presupuestaria en estado SOLICITADO.
Envía al Coordinador y Director Ejecutivo,
quien revisa y firma de visto bueno.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 15
Recibe del Coordinador y Director Ejecutivo el
expediente de la Modificación Presupuestaria
firmado de visto bueno.
Lo envía al Despacho del Señor Ministro de
Finanzas Públicas.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
16 Recibe el comprobante aprobado por la DTP y
remite al Departamento Financiero.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 17
Recibe y completa expediente.
Archiva.
Fin del Procedimiento.
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Modificación Presupuestaria INTER
Jefe Departamento
Financiero
Encargado de
Presupuesto
Director Unidad de
Planificación
Coordinador y Director
Ejecutivo
Director Administrativo
Financiero / Director
RRHH
Director Administrativo
Financiero
Inicio
1 23 4
5
6
8
9
10
11
13
14
17
Fin
7
Si
No
15
16
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Si
No
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1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Reconocimiento de Gastos Anticipo
3. Objetivo del Procedimiento: Facilitar de forma ordenada y sistemática, las normas y procedimientos que permitan la aplicación de procesos para el reconocimiento anticipado de gastos efectuados por contratistas que prestan servicios técnicos o profesionales a la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.
4. Normas del Procedimiento: I. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; II. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; III. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; IV. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; V. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VI. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,
Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. VII. Acuerdo Gubernativo Número 26-2019 “Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por
servicios prestados”; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 795-2003, “Disposiciones Reglamentarias sobre la Rendición,
Glosa y Archivo de Cuentas”; IX. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico; X. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
XI. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;
XII. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XIII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XIV. Es responsabilidad de la autoridad contratante, informar por escrito al contratista sobre la
necesidad de realizar actividades en el interior o exterior de la República, indicando los objetivos que deberá atender en el marco de los términos de referencia definidos en su contrato de prestación de servicios técnicos o profesionales, y el plazo en el que deberá dar cumplimiento al requerimiento.
XV. Los casos no previstos serán resueltos por la Autoridad Superior, Dirección Administrativa Financiera y Dirección de Recursos Humanos, en el marco de su competencia.
XVI. Es responsabilidad de la Comisión la asignación y el reconocimiento de gastos al contratista que se le encomiende por escrito para el cumplimiento de actividades.
XVII. El designado deberá tener especial cuidado en el resguardo de los formularios por reconocimiento de gastos, debido a que la pérdida o extravío de formularios oficiales, es objeto de sanciones por parte de la Contraloría General de Cuentas, de acuerdo con los artículos 38 bis de la Ley Orgánica de esta, Decreto 31-2002.
XVIII. Los formularios de Reconocimiento de Gastos por servicios al interior y exterior deben encontrarse debidamente autorizados por la Contraloría General de Cuentas.
XIX. Los formularios de Reconocimiento de Gastos por servicios al interior y exterior se
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encontrarán bajo el resguardo de la Dirección Administrativa Financiera, debiendo llevar control autorizado por la Contraloría General de Cuentas para la existencia y entrega de estos.
XX. Cuando por fuerza mayor se requiera extender el plazo establecido, la autoridad solicitante deberá realizarlo por escrito al contratista.
XXI. El contratista, podrá requerir un juego nuevo de formularios RG-A o RG-L, cuando exista error en el mismo sin costo alguno.
XXII. No se autorizará el reconocimiento de gastos por servicios prestados cuando estos sean cubiertos o patrocinados por un tercero, pudiendo este ser una persona o entidad nacional o extranjera.
XXIII. No se autorizará el reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados en forma retroactiva o cuando la actividad ya se ha iniciado, excepto los casos previamente justificados por la Autoridad Superior que realiza el requerimiento.
XXIV. No se cubrirán gastos que se encuentren fuera del monto máximo diario autorizado o de primera clase.
XXV. Todos los gastos realizados al interior y exterior de la República deben ser comprobados y liquidados sin excepción, de acuerdo con los requerimientos del Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados, artículo 9 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2019, artículo 8 “Comprobación de Gastos”, y que cumplan con los requisitos que establecen las leyes tributarias.
XXVI. Los gastos que se reconocerán al contratista deben relacionarse directamente con el traslado al interior o exterior con motivo de prestación de los servicios para lo que ha sido contratado, debiendo comprobarlos y justificarlos; así mismo, la autoridad responsable del requerimiento de traslado debe velar por el adecuado y uso racional de los recursos.
XXVII. Se fijan como montos máximos de reconocimiento de gastos los siguientes:
XXVIII. Al interior de la República, la cantidad establecida en el Inciso a) del artículo 7 del Acuerdo Gubernativo 26-2019
XXIX. Cuando el requerimiento de traslado sea del exterior hacia el territorio de la República, la cantidad establecida en el Inciso b) del artículo 7 del Acuerdo Gubernativo 26-2019.
XXX. Al exterior de la Republica, de acuerdo con la tabla de regiones indicada en el inciso c), artículo 7 del Acuerdo Gubernativo 26-2019.
XXXI. Cuando el requerimiento de traslado se verifique entre dos lugares en el exterior de la Republica, de acuerdo con la tabla de regiones indicada en el inciso c), artículo 7 del Acuerdo Gubernativo 26-2019.
XXXII. Los montos máximos de reconocimiento de gastos por día se utilizarán para establecer el límite de gastos autorizados a reconocer al contratista, con motivo de un requerimiento de traslado por los servicios y durante el plazo establecido en el mismo, sin apreciar fracciones del día.
XXXIII. La cuota diaria cubre veinticuatro (24:00) horas a partir de la cero (00:00) horas. XXXIV. Cuando por alguna razón el requerimiento de traslado se suspenda, los fondos anticipados
deben reintegrarse a más tardar el día siguiente de recibida la notificación, contra la devolución de los formularios RG-A, Reconocimiento de Gasto Anticipo y RG-L, Reconocimiento de Gasto Liquidación.
XXXV. Si hubiere efectuado algún gasto al momento de la suspensión de la actividad, deberá cumplir con los requisitos descritos en el procedimiento siguiente:
XXXVI. Al contratista a quien se le requiere trasladarse, siempre que se le designe por escrito, se le entregarán los fondos asignados para cubrir el requerimiento de traslado, quedando obligado a presentar posteriormente la liquidación por el total recibido, conforme las disposiciones establecidas en el Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados, Artículo 6 y 9 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2019.
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XXXVII. “El Reconocimiento de Gastos Anticipo”, deberá gestionarse con un mínimo de 48 horas antes a iniciar el traslado al interior o exterior de la República; toda vez la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico cuente con Fondo Rotativo Institucional; caso contrario se realizarán las gestiones oportunas para acreditamiento a cuenta.
Requisitos para solicitar reconocimiento de gastos anticipo: XXXVIII. Requerimiento de traslado por medio escrito o digital con firma y sello de la autoridad que
corresponda, dirigido al contratista, indicando el plazo, lugares de traslado y objetivos, siempre que se encuentre establecido dentro del Contrato Administrativo, celebrado previamente con la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.
XXXIX. Formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo” completo, a tinta, firmado y sellado por la autoridad que realiza el Requerimiento de Traslado.
XL. Fotocopia del Contrato Administrativo, certificado por la Dirección de Recursos Humanos. XLI. Certificación de la Dirección Administrativa Financiera donde conste la disponibilidad
presupuestaria para llevar a cabo el requerimiento de traslado. XLII. Para el caso de traslado al exterior del país, además de lo anterior deberá acompañar
documento donde conste el compromiso o invitación a participar en el evento y agenda de trabajo.
UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Coordinación y Dirección
Ejecutiva / Direcciones o
Unidades
Coordinador y
Director Ejecutivo /
Directores de
Dirección o Unidad
1
Elabora, firma y sella el
requerimiento de traslado al interior
o exterior de la República, para el
personal temporal Técnico o
Profesional según formato adjunto.
Dirección Administrativa
Financiera / Contratista
Director
Administrativo
Financiero / Asesor
Técnico o
Profesional
2
Recibe requerimiento de traslado
(contratista); y Dirección
Administrativa Financiera realiza
cálculos de los recursos financieros
que necesitará para cumplir con la
actividad, tomando como base la
tabla definida en el reglamento de
reconocimiento de gastos.
Departamento Financiero Encargado de
Tesorería 3
Entrega formularios RG-A y RG-L,
registra los mismos en el libro de
control y solicita firma de recibido.
Contratista
Asesor Técnico o
Profesional 4
Recibe y completa el formulario RG-
A (Reconocimiento de gasto
anticipo, de acuerdo con el cálculo
realizado en el paso No. 2).
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Departamento Financiero Encargado de
Tesorería 5
Recibe y verifica expediente, de
estar completo, firma, sella y
devuelve los documentos al
contratista para continuar con el
proceso.
Contratista Asesor Técnico o
Profesional 6
Recibe y gestiona ante la Autoridad
que elaboró requerimiento de
traslado firma y sello en el formulario
respectivo. (RG-A) y otros.
Autoridad Superior Autoridad Superior 7 Recibe documentos, revisa, firma y
sella de autorizado.
Contratista Asesor Técnico o
Profesional 8
Recibe formulario firmado, sellado y
lo entrega a la Dirección
Administrativa Financiera, revisando
que contenga: Formulario RG-A
completo con firma y sello del que
firma el requerimiento de traslado.
Departamento Financiero Encargado de
Tesorería 9
Recibe formulario RG-A,
documentos establecidos y verifica:
Completo: firma y sella de recibido y continúa proceso. Incompleto: devuelve para
correcciones.
Firma y sella formulario RG-A.
Contratista Asesor Técnico o
Profesional 10
Recibe cheque o acreditamiento a
cuenta y da cumplimiento a
requerimiento de traslado.
Contratista Asesor Técnico o
Profesional 11
Liquida una vez finalizada la
comisión, en el plazo de 10 días
hábiles siguientes a la fecha en que
concluyó la actividad, dando
cumplimiento a lo establecido en el
Acuerdo Gubernativo 26-2019.
Fin del procedimiento.
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Reconocimiento de Gastos Anticipo
Coordinador y Director
Ejecutivo / Directores de
Dirección o Unidad
Director Administrativo
Financiero /Asesor
Técnico o Profesional
Asesor técnico o
profesional
Encargado de
Tesorería Autoridad Superior
Inicio
Fin
1 2 4
5
67
8
10
11
3
Si
No
9
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1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Reconocimiento de Gastos Liquidación
3. Objetivo del Procedimiento: Facilitar de forma ordenada y sistemática, las normas y procedimientos que permitan la aplicación para el reconocimiento de gastos de liquidación efectuados por el contratista, que presta servicios a la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.
4. Normas del Procedimiento: I. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; II. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; III. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; IV. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; V. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VI. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,
Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. VII. Acuerdo Gubernativo Número 26-2019 “Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por
servicios prestados”; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 795-2003, “Disposiciones Reglamentarias sobre la Rendición,
Glosa y Archivo de Cuentas”; IX. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico; X. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
XI. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;
XII. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XIII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XIV. Es responsabilidad de la Autoridad Superior y Directores de la Comisión, informar por escrito
al contratista sobre la necesidad de realizar actividades en el interior o exterior de la República, indicando los objetivos que deberá atender en el marco de los términos de referencia definidos en su contrato de prestación de servicios técnicos o profesionales, y el plazo en el que deberá dar cumplimiento al requerimiento.
XV. Los casos no previstos serán resueltos por la Autoridad Superior y Directores de la Comisión, en el marco de su competencia.
XVI. Es responsabilidad de la Comisión la asignación y el reconocimiento de gastos por servicios prestados por el contratista.
XVII. El contratista deberá tener especial cuidado en el resguardo de los formularios por reconocimiento de gastos por servicios prestados, debido a que la pérdida o extravío de formularios oficiales, es objeto de sanciones por parte de Contraloría General de Cuentas, de acuerdo con los artículos 38 bis de la Ley Orgánica de esta, Decreto 31-2002.
XVIII. Los formularios de Reconocimiento de Gastos por servicios al interior y exterior deben encontrarse debidamente autorizados por Contraloría General de Cuentas.
XIX. Los formularios de Reconocimiento de Gastos por servicios al interior y exterior se encontrarán bajo el resguardo de la Dirección Administrativa Financiera, debiendo llevar
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control autorizado por Contraloría General de Cuentas para la existencia y entrega de estos. XX. Cuando por fuerza mayor se requiera extender el plazo establecido en Requerimiento de
Traslado, la autoridad solicitante deberá realizarlo por escrito al contratista. XXI. El contratista, podrá requerir un juego nuevo de formularios RG-A o RG-L, cuando exista
error en el mismo sin costo alguno. XXII. No se autorizará el reconocimiento de gastos por servicios prestados cuando estos sean
cubiertos o patrocinados por un tercero, pudiendo este ser una persona, entidad nacional o extranjera.
XXIII. No se autorizará el reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados en forma retroactiva o cuando la actividad ya se ha iniciado, excepto los casos previamente justificados por la autoridad que realiza el requerimiento.
XXIV. Todos los gastos realizados al interior y exterior de la República deben ser comprobados y liquidados sin excepción, de acuerdo con los requerimientos del Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados, artículo 9 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2019, artículo 8 “Comprobación de Gastos”, y que cumplan con los requisitos que establecen las leyes tributarias.
XXV. Cuando por alguna razón el Requerimiento de Traslado se suspenda, los fondos anticipados deben reintegrarse a las cuentas de los bancos respectivos a más tardar el día siguiente de recibida la notificación, contra la devolución de los formularios RG-A, Reconocimiento de Gasto Anticipo y RG-L, Reconocimiento de Gasto Liquidación.
XXVI. Si el contratista hubiere efectuado algún gasto al momento de la suspensión de la actividad, deberá cumplir con los requisitos descritos a continuación:
XXVII. Presentar liquidación por el total recibido, conforme las disposiciones establecidas en el Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados, Artículo 6 y 9 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2019.
XXVIII. No se aprobará la liquidación de Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados, si faltaren comprobantes o requisitos que se deban cumplir o existan anomalías, para el efecto se le fijará al contratista un plazo improrrogable de cinco (5) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha en que fuera informado por escrito; vencido el plazo, se procederá a requerir el reintegro respectivo.
XXIX. Se reconocerá complemento a favor del contratista, en caso de que, por causas de fuerza mayor, fuere necesario extender el plazo de la comisión, debidamente justificado por la autoridad que realizó el Requerimiento de Traslado.
Requisitos para realizar reconocimiento de gastos liquidación El contratista debe presentar el formulario RG-L, Reconocimiento de Gastos Liquidación, dentro de un plazo de diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de haberse concluido el requerimiento de traslado, completo, a tinta y debidamente firmado y sellado por la autoridad que corresponda, adjuntando lo siguiente:
I. Formulario RG-L, debidamente completo. II. Fotocopia del requerimiento de traslado. III. Comprobación de los gastos efectuados (Artículo 8 del Acuerdo Gubernativo 26-2019). IV. Fotocopia del pasaporte donde conste entrada y salida del país destino del traslado (cuando se
realice a Centro América, observar lo establecido en los Acuerdos de libre movilidad de personas suscritos en la región).
V. Fotocopia del formulario RG-A “Reconocimiento de Gasto Anticipo” (si lo hubiera). VI. Informe circunstanciado de la actividad, lugares visitados, objetivos, logros alcanzados y cumplir
con lo establecido en el Decreto No. 57-2008, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la Información Pública.
VII. Devolución de los fondos no utilizados si se hubiese gestionado “Reconocimiento de Gastos
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Anticipo”. VIII. Listado detallado de los gastos realizados (ver cuadro adjunto). adjuntando los
comprobantes, debidamente avalados por la autoridad que corresponde, que cumplan con los requisitos siguientes:
IX. Comprobantes emitidos a nombre de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico, con NIT. 8103969-7, Dirección Fiscal, e indicar si es factura: Electrónica, electrónica cambiaria y física.
X. Recibo de caja si es factura electrónica cambiaria. XI. Monto total en números y letras, indicando el tipo de moneda. XII. Nombre completo del proveedor, si fuera persona individual o denominación o razón social si es
persona jurídica. XIII. Número de Identificación Tributaria del emisor (NIT). XIV. Dirección del establecimiento comercial. XV. Fecha de emisión de la factura. XVI. Número y fecha de resolución de autorización. XVII. Fecha de vencimiento de la factura. XVIII. Régimen tributario autorizado por la SAT (impreso en la factura). XIX. Descripción y detalle del bien y/o servicio que se adquiere y sus respectivos valores. XX. No presentar tachones, borrones, alteraciones o correcciones. XXI. Sello de cancelado. XXII. Factura original. XXIII. No incluir pago de propinas y bebidas alcohólicas. XXIV. No presentar pagos con tarjetas de crédito o débito personales. XXV. Razonar las facturas al reverso, amparando el gasto que corresponda.
Adjuntar los formularios que en el proceso fueron anulados.
UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Contratista Asesor Técnico o
Profesional 1
Prepara documentos que respaldan la
liquidación de los fondos descritos en el
manual, a tinta, si existe reintegro, procede a
depositarlo a las cuentas de los bancos
respectivos y traslada formulario RG-L, para lo
que corresponda.
Dirección
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Financiero 2
Recibe y revisa documentación presentada y
procede:
Completo: firma formularios y documentos de
respaldo y traslada para continuar proceso.
Pasa a paso 3.
Incompleto: devuelve al contratista para
correcciones.
Dirección
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Director
Administrativo
Financiero
3 Recibe documentos para firma y sello de
autorizado y devuelve para continuar con la
gestión.
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Página Página 101 de 151
Departamento
Financiero
Encargado de
Tesorería 4
Recibe, revisa, si hubiese anticipo, que haya
cumplido con lo establecido, y si fuese por
acreditamiento procede:
Completo: Presenta la rendición o liquidación
de los gastos, a través de los sistemas.
Incompleto: devuelve para cumplimiento de
todos los requisitos establecidos.
Fin del procedimiento.
Reconocimiento de Gastos Liquidación
Asesor Técnico o
Profesional
Encargado de
Tesorería
Jefe Departamento
Financiero
Director Administrativo
Financiero
Inicio
Fin
1
2
4
SiNo
3
Si
No
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Versión (1)
Código GAE-DAF-01
Página Página 102 de 151
1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Pago de Nómina 011 y 022
3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades para efectuar el pago de nóminas 011 y 022 a través de acreditamiento a cuenta.
4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; III. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; IV. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; V. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VI. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VII. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico; VIII. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión
deberá estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
IX. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
X. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XI. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XII. El expediente de pago debe contar con la siguiente documentación: orden de compra, resumen
programático general, cuadre de CUR, estado de CUR solicitado, detalle de depósitos monetarios y la nómina general mensual.
XIII. La Sección de Contabilidad debe verificar que el expediente cuente con toda la documentación que establece el inciso anterior.
XIV. La Sección de Contabilidad debe verificar que se cuente con la disponibilidad presupuestaria y financiera.
XV. Es responsabilidad de la Sección de Contabilidad resguardar los CUR de pago con el expediente que lo soporta.
UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Dirección de
Recursos Humanos
Director de
Recursos Humanos 1
Traslada oficio adjuntando orden de compra,
resumen programático general, cuadre de
CUR, estado de CUR solicitado, detalle de
depósitos monetarios y la nómina general
mensual.
Departamento
Financiero
Encargado de
Contabilidad 2
Recibe y genera el Comprobante Único de
Registro -CUR- en estado SOLICITADO.
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
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Código GAE-DAF-01
Página Página 103 de 151
Departamento
Financiero
Encargado de
Contabilidad 3
Verifica que exista disponibilidad
presupuestaria y financiera.
No Cumple: Devuelve a la Dirección de
Recursos Humanos para las correcciones de
mérito.
Cumple: Aprueba en el SICOIN el CUR y
genera el Comprobante en estado Aprobado
y lo firma.
Departamento
Financiero
Encargado de
Contabilidad 4 Traslada expediente.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 5 Recibe y solicita en el SICOIN el pago.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 6
Genera el Comprobante con solicitud de
pago, se traslada electrónicamente a la
Dirección de Recursos Humanos y se eleva
el expediente para para firma.
Dirección
Administrativo
Financiero
Director
Administrativo
Financiero
7
Recibe, firma y sella de aprobado el CUR y
solicita el pago a la Tesorería Nacional a
través del SICOIN.
Dirección
Administrativo
Financiero
Director
Administrativo
Financiero
8 Recibe y traslada expediente a Sección de
Contabilidad.
Departamento
Financiero
Encargado de
Contabilidad 9
Recibe y Archiva CUR.
Fin del Procedimiento
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Versión (1)
Código GAE-DAF-01
Página Página 104 de 151
Pago de Nómina 011 y 022
Director de
Recursos Humanos
Encargado de
Contabilidad
Jefe Departamento
Financiero
Director
Administrativo
Financiero
Inicio
21
3
No
4
Si
5
6 7
Fin
89
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
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Código GAE-DAF-01
Página Página 105 de 151
1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Pago de Servicios Básicos
3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades del procedimiento para efectuar el pago de servicios básicos a través de acreditamiento a cuenta o fondo rotativo institucional.
4. Normas del Procedimiento: I. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; II. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; III. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; IV. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; V. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VI. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VII. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,
Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. VIII. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial
de Gobierno Abierto y Electrónico; IX. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
X. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
XI. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XII. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de contrataciones y
Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XIII. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el
Uso del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;
XIV. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XV. El expediente de pago debe contar con la siguiente documentación: requisición, constancia de
inventario de cuentas, RTU, constancia de verificación de factura, publicación NPG/NOG en Guatecompras y factura del proveedor.
XVI. La Sección de Contabilidad debe verificar que el expediente cuente con toda la documentación que establece el inciso anterior.
XVII. La Sección de Contabilidad debe verificar que se cuente con la disponibilidad presupuestaria y financiera.
XVIII. Es responsabilidad de la Sección de Contabilidad resguardar los CUR de pago con el expediente que lo soporta.
UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Departamento Técnico en 1 Traslada expediente adjuntando requisición,
constancia de inventario de cuentas, RTU,
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Versión (1)
Código GAE-DAF-01
Página Página 106 de 151
Administrativo Compras constancia de verificación de factura,
publicación NPG/NOG en Guatecompras y
factura del proveedor al Departamento
Financiero.
Departamento
Financiero
Encargado de
Presupuesto 2
Recibe expediente y verifica la disponibilidad
presupuestaria y se traslada al encargado de
contabilidad.
Departamento
Financiero
Encargado de
Contabilidad 3
Recibe y verifica que exista disponibilidad
financiera, así como, que cuente con los
documentos de respaldo respectivos.
No Cumple: Devuelve a Técnico en Compras
para las correcciones de mérito.
Cumple: Aprueba en el SIGES el CUR de
Compromiso y Devengado, lo genera, firma,
sella y traslada al Departamento Financiero.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 4
Recibe el expediente y solicita en el SICOIN
el pago.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 5
Genera el Comprobante CyD en estado
solicitud de pago y eleva para para firma.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
6
Recibe, firma y sella de aprobado el CUR
CyD y solicita el pago a la Tesorería Nacional
a través del SICOIN.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
7 Recibe y traslada expediente a Sección de
Contabilidad.
Departamento
Financiero
Encargado de
Contabilidad 8
Recibe y archiva CUR.
Fin del Procedimiento
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
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Código GAE-DAF-01
Página Página 107 de 151
Pago de Servicios Básicos
Encargado de
Compras
Encargado de
Presupuesto
Encargado de
Contabilidad
Jefe Departamento
Financiero
Director
Administrativo
Financiero
Inicio
1
3
SiNo
4 6
7
8
Fin
2
5
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PROCEDIMIENTOS
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FINANCIERA
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Código GAE-DAF-01
Página Página 108 de 151
1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Aprobación de CUR de Compromiso Renglón 029
3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades para efectuar la aprobación del CUR de Compromiso del Renglón 029 “Otras Remuneraciones de Personal Temporal”.
4. Normas del Procedimiento: I. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; II. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; III. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; IV. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; V. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VI. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VII. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,
Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. VIII. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial
de Gobierno Abierto y Electrónico; IX. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
X. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;
XI. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
XII. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XIII. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de
contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XIV. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el
Uso del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;
XV. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVI. El expediente debe contar con la siguiente documentación:
a. Orden de compra de compromiso y se envía a SICOIN en estado solicitado, así como el listado de compromisos generados en Guatenóminas.
b. Programación inicial de 029 y resolución de aprobación de esta o certificación de contrato y acuerdo de aprobación de contratos.
XVII. La Sección de Contabilidad debe verificar que el expediente cuente con toda la documentación que establece el inciso anterior.
XVIII. La Sección de Contabilidad debe verificar que se cuente con la disponibilidad presupuestaria y financiera, por lo que procede a realizar la aprobación del CUR.
XIX. Es responsabilidad de la Sección de Contabilidad resguardar los CUR de pago con el expediente que lo soporta.
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PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
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Código GAE-DAF-01
Página Página 109 de 151
UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Dirección de
Recursos Humanos
Director de
Recursos Humanos 1
Traslada oficio a Dirección Administrativa
Financiera adjuntando lo siguiente:
a) Orden de compra de
compromiso y se envía a SICOIN en
estado solicitado, adjunto el listado
de compromisos generados en
Guatenóminas.
b) Programación inicial de
029 y resolución de aprobación de
esta o certificación de contrato y
acuerdo de aprobación de contratos.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
2 Recibe y traslada a la Sección de
Contabilidad.
Departamento
Financiero
Encargado de
Contabilidad 3
Recibe y verifica que exista disponibilidad
financiera.
No Cumple: Devuelve a la Dirección de
Recursos Humanos para las correcciones de
mérito.
Cumple: Aprueba en el SICOIN el CUR y
genera el Comprobante en estado Aprobado.
Firma, sella y eleva para firma.
Departamento
Financiero
Encargado de
Contabilidad 4
Traslada física y electrónicamente el CUR de
compromiso aprobado a la Dirección de
Recursos Humanos.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
5 Recibe, firma, sella y devuelve el CUR.
Departamento
Financiero
Encargado de
Contabilidad 6
Recibe y Archiva CUR.
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PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Versión (1)
Código GAE-DAF-01
Página Página 110 de 151
Fin del Procedimiento.
Aprobación de CUR de Compromiso Renglón 029
Director de
Recursos Humanos
Director
Administrativo
Financiero
Encargado de
Contabilidad
Inicio
1 2
3
4
No
Si
5
6
Fin
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PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
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Código GAE-DAF-01
Página Página 111 de 151
1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Pago de Nómina 029 (Devengado)
3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades para efectuar el pago de la nómina 029 a través de acreditamiento a cuenta.
4. Normas del Procedimiento: I. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; II. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; III. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; IV. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; V. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VI. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VII. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,
Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. VIII. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial
de Gobierno Abierto y Electrónico; IX. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
X. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;
XI. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
XII. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XIII. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de
contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XIV. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el
Uso del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;
XV. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVI. El expediente de pago debe contar con la siguiente documentación: orden de compra de
devengado y se envía a SICOIN en estado solicitado, resumen programático general, estado de CUR, cuadro de CUR, reporte de facturas, detalle de depósitos monetarios y listado de pagos mensuales.
XVII. La Sección de Contabilidad debe verificar que el expediente cuente con toda la documentación que establece el inciso anterior.
XVIII. La Sección de Contabilidad debe verificar que se cuente con la disponibilidad financiera.
XIX. Es responsabilidad de la Sección de Contabilidad resguardar los CUR de pago con el expediente que lo soporta.
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Versión (1)
Código GAE-DAF-01
Página Página 112 de 151
UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Dirección de
Recursos Humanos
Director de
Recursos Humanos 1
Traslada oficio a la Dirección Administrativa
Financiera, adjuntando orden de compra de
devengado, resumen programático general,
estado de CUR, cuadro de CUR, reporte de
facturas, detalle de depósitos monetarios y
listado de pagos mensuales.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
2 Recibe y traslada a la Sección de
Contabilidad.
Departamento
Financiero
Encargado de
Contabilidad 3
Recibe y verifica que exista disponibilidad
financiera.
Cuenta con disponibilidad financiera:
Aprueba en el SICOIN el CUR y genera el
Comprobante en estado Aprobado y con
solicitud de pago, el cual firma, sella y
traslada para firma al Director Administrativo
Financiero.
No cuenta con disponibilidad financiera:
Realiza las gestiones pertinentes ante la DTP
del MINFIN.
Departamento
Financiero
Encargado de
Contabilidad 4
Traslada electrónicamente el CUR de
devengado aprobado y con solicitud de pago
a la Dirección de Recursos Humanos para lo
que corresponda.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
5 Recibe, firma, sella y devuelve el CUR.
Departamento
Financiero
Encargado de
Contabilidad 6
Recibe y Archiva CUR.
Fin del Procedimiento.
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Versión (1)
Código GAE-DAF-01
Página Página 113 de 151
Pago de Nómina 029 (Devengado)
Director de
Recursos Humanos
Director
Administrativo
Financiero
Encargado de
Contabilidad
Inicio
1 2
3
4
No
Si
5
6
Fin
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PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Versión (1)
Código GAE-DAF-01
Página Página 114 de 151
1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Pago a Proveedores por Medio de CUR de Gasto
3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades para efectuar pagos a proveedores a través de acreditamiento a cuenta bancaria por adquisición de bienes o servicios.
4. Normas del Procedimiento: I. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; II. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; III. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; IV. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; V. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VI. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VII. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,
Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. VIII. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial
de Gobierno Abierto y Electrónico; IX. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
X. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
XI. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XII. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de contrataciones y
Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XIII. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el
Uso del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;
XIV. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XV. El expediente de pago debe contar con la siguiente documentación: requisición, factura
electrónica (comercial o cambiaria), recibo de caja (cuando corresponda), formulario 1H (cuando corresponda), certificación de inventarios (cuando corresponda), cotización adjudicada, impresión del NPG/NOG, dictamen técnico (cuando corresponda), cuadro comparativo de ofertas (cuando corresponda) y orden de compra (cuando corresponda).
XVI. La Sección de Contabilidad debe verificar que el expediente cuente con toda la documentación que establece el inciso anterior.
XVII. Es responsabilidad de la Sección de Contabilidad resguardar los CUR de pago con el expediente que lo soporta.
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Versión (1)
Código GAE-DAF-01
Página Página 115 de 151
UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 1
Traslada expediente de pago a Dirección
Administrativa Financiera con la
documentación que establece la norma para
verificar la disponibilidad presupuestaria.
Departamento
Financiero
Encargado de
Presupuesto 2
Recibe expediente de pago y verifica la
disponibilidad presupuestaria.
Departamento
Financiero
Encargado de
Contabilidad 3
Revisa que contenga la documentación
correspondiente y verifica la disponibilidad
financiera:
No cumple: devuelve a Técnico de Compras.
Regresa a paso 1.
Cumple: Crea el CUR de compromiso en
estado solicitado en el SIGES. Sigue a paso
4.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 4
Recibe y revisa el CUR de compromiso en
estado solicitado.
No Cumple: Devuelve a Encargado de
Contabilidad para su corrección. Regresa a
paso 3.
Cumple: Firma y sella. Sigue a paso 5.
Departamento
Financiero
Jefe Departamento
Financiero 5
Aprueba el CUR de compromiso en el
SIGES, lo imprime, firma, sella y traslada a
Técnico de Compras.
Departamento
Administrativo
Técnico en
Compras 6
Recibe el expediente y genera el anexo de
Orden de Compra y traslada a Encargado de
Contabilidad.
Departamento
Financiero
Encargado de
Contabilidad 7
Recibe expediente con el respectivo anexo
de Orden de Compra, registra y solicita CUR
de devengado en SIGES, lo imprime, firma,
sella y traslada al Departamento Financiero.
Departamento
Financiero Jefe de
Departamento 8
Recibe y revisa el CUR de devengado en
estado solicitado.
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Versión (1)
Código GAE-DAF-01
Página Página 116 de 151
Financiero No cumple: Devuelve a Encargado de
Contabilidad para su corrección. Regresa a
paso 7.
Cumple: Aprueba en SIGES, lo imprime,
firma, sella y traslada al Director
Administrativo Financiero para solicitud de
pago.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
9
Recibe CUR de devengado en estado
aprobado y solicita el pago a la Tesorería
Nacional a través del SICOIN.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
10
Firma y sella el CUR de devengado en
estado aprobado y lo traslada a Encargado
de Contabilidad.
Departamento
Financiero
Encargado de
Contabilidad 11
Recibe CUR de devengado en estado
aprobado y lo archiva.
Fin del procedimiento.
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Versión (1)
Código GAE-DAF-01
Página Página 117 de 151
Pago a Proveedores por Medio de CUR de Gasto
Técnico en ComprasEncargado de
Presupuesto
Jefe Departamento
Financiero
Encargado de
Contabilidad
Director
Administrativo
Financiero
Inicio
Fin
1
Si
No
9
3
No Si
4
Si
No
56
7
8
10
11
2
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Versión (1)
Código GAE-DAF-01
Página Página 118 de 151
1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Ingreso de Activos Inventariables
3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades del procedimiento para efectuar los ingresos al inventario de los activos inventariables para poder contar con los controles y asignaciones de estos.
4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; III. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; IV. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; V. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; VI. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VII. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 217-94 “Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de
la Administración Pública”. IX. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,
Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. X. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico; XI. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
XII. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;
XIII. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
XIV. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XV. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de contrataciones y
Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XVI. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el
Uso del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;
XVII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVIII. Cuando la Comisión Presidencial compre bienes o activos inventariables, la Unidad de
Inventarios debe registrarlos en SICOIN y libros correspondientes, tomando como base los datos contenidos en las facturas y cualquier otro documento que detalle las características del bien.
XIX. Todo activo inventariable, deberá ser etiquetado una vez sea registrado en SICOIN y libro de inventario correspondiente, así como también cargar esos bienes a la persona que hará uso y custodia de estos, este procedimiento aplicará para aquellos bienes cuyo ingreso sea por donación de otras entidades.
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
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Código GAE-DAF-01
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UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 1
Recibe expediente, coteja datos de la factura
con los descritos en la orden de compra,
verifica el estado o condición de los activos y
que los mismos coincidan con la descripción de
estos.
Está de acuerdo:
Si: ir actividad 3
No: ir actividad 2
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 2
Realiza anotaciones, devuelve expediente e
informa de incongruencias de los activos al
área de almacén.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 3
Ingresa a SICOIN los datos que el programa
requiere para generar el código de inventario
correspondiente, una vez generado el código
de inventario lo consigna en el 1H, adjunta al
expediente una copia, entrega el mismo al
encargado de almacén y realiza el registro en
el libro de inventarios autorizado por la CGC.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 4
Elabora la tarjeta de responsabilidad
autorizada por la CGC, a nombre del
colaborador que serán entregados los activos
(ver anexo IV).
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 5
Registra los activos en la tarjeta de
responsabilidad (en PDF) y solicita firma
electrónica avanzada o escrita al colaborador
que tendrá el uso y custodia de los bienes.
Direcciones y
Unidades GAE Personal de GAE 6
Firma tarjeta de responsabilidad y devuelve
original al encargado de inventarios vía
electrónica o física.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 7
Recibe tarjeta de responsabilidad firmada y
resguarda dicho documento; de ser firma física
envía escaneada la tarjeta al solicitante.
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PROCEDIMIENTOS
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FINANCIERA
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Página Página 120 de 151
Fin del procedimiento.
Ingreso de Activos Inventariables
Encargado de Inventarios Personal de GAE
1
NoSi
2
3
Inicio
4
5 6
7
Fin
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PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
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Página Página 121 de 151
1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Ingreso de Activos No Inventariables (Fungibles)
3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades del procedimiento para efectuar los ingresos al inventario de los activos no inventariables (fungibles) para poder contar con los controles y asignaciones de estos.
4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; III. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; IV. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; V. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; VI. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VII. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 217-94 “Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de
la Administración Pública”. IX. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,
Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. X. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico; XI. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
XII. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;
XIII. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
XIV. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XV. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de contrataciones y
Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XVI. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el
Uso del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;
XVII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVIII. Cuando la Comisión Presidencial adquiera bienes no inventariables, la Unidad de Inventarios
debe registrarlos en libros correspondientes, tomando como base los datos contenidos en las facturas y cualquier otro documento que detalle las características del bien.
XIX. Todo activo no inventariable, deberá ser etiquetado una vez sea ingresado al Almacén y libro de inventario correspondiente, así como también asignar esos bienes a la persona que hará uso y custodia de estos, este procedimiento aplicará para aquellos bienes cuyo ingreso sea por donación de otras entidades.
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PROCEDIMIENTOS
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UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 1
Recibe expediente, coteja datos de la factura
con los descritos en la orden de compra,
verifica el estado o condición de los activos y
que los mismos coincidan con la descripción de
estos.
¿Está de acuerdo?:
Si: ir actividad 3
No: ir actividad 2
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 2
Realiza anotaciones, devuelve expediente e
informa de incongruencias de los activos al
área de almacén.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 3
Codifica con registros internos, realiza el
registro en libro de bienes fungibles autorizado
por la CGC y devuelve expediente al
encargado de Almacén.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 4
Elabora la tarjeta de responsabilidad
autorizada por la CGC, al colaborador que
serán entregados los activos (ver anexo V).
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 5
Traslada activo al responsable en tarjeta de
responsabilidad y solicita firma electrónica
avanzada o manuscrita al colaborador que
tendrá el uso y custodia de los bienes.
Direcciones y
Unidades GAE Personal de GAE 6
Firma tarjeta de responsabilidad y devuelve
original al encargado de inventarios vía
electrónica.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 7
Recibe tarjeta de responsabilidad firmada y
resguarda dicho documento; de ser firma física
envía escaneada la tarjeta al solicitante.
Fin del procedimiento.
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PROCEDIMIENTOS
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FINANCIERA
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Código GAE-DAF-01
Página Página 123 de 151
Ingreso de Activos No Inventariables (Fungibles)
Encargado de Inventarios Personal de GAE
1
No Si
2
3
Inicio
4
5 6
7
Fin
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PROCEDIMIENTOS
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Código GAE-DAF-01
Página Página 124 de 151
1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Baja de Activos Inventariables
3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades del procedimiento para efectuar la baja de activos inventariables, para contar únicamente con los bienes en buen estado.
4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; III. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; IV. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; V. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; VI. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VII. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 217-94 “Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de
la Administración Pública”. IX. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,
Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. X. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico; XI. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
XII. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;
XIII. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
XIV. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XV. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de contrataciones y
Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XVI. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el
Uso del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;
XVII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVIII. La baja de bienes inventariados por deterioro se deberá solicitar autorización al
Departamento de Bienes del Estado, quienes juntamente con delegados de la Contraloría General de Cuentas asignados darán seguimiento al proceso y visto buena para su destrucción en las bodegas del Departamento de Bienes del Estado.
XIX. La baja de bienes inventariados por robo o hurto se deberá solicitar autorización ante el Departamento de Bienes del Estado, agotados los procesos legales correspondientes.
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PROCEDIMIENTOS
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UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 1
Identifica los activos inventariables, en mal
estado que ameritan dar de baja, los resguarda
en un área adecuada.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 2
Elabora un listado de los bienes en mal estado
en donde haga constar: Código de inventario,
descripción del activo, serie, marca y cuantía
de los activos.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 3
Con base al listado identifica aquellos activos
que contienen componentes de metal.
Activos:
Componentes de metal: ir actividad 4
Equipo de cómputo: ir actividad 5
Mobiliario: ir actividad 6
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 4 Realiza informe técnico y adjunta a expediente.
Sección de
Informática
Encargado de
Informática 5
Solicita informe técnico al departamento de
informática (o quien realice esta función) y al
obtenerlo adjunta a expediente.
Sección de
Informática
Encargado de
Informática 6
Realiza informe técnico del estado actual de
los activos en mal estado y adjunta a
expediente.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 7
Elabora acta de inventarios (destructibles o
ferrosos) y prepara oficio que tiene como
propósito solicitar autorización de baja ante la
Dirección de Bienes del Estado, adjunta estas
al expediente y traslada al Director
Administrativo Financiero para su aprobación.
Dirección
Administrativa
Director
Administrativo 8 Verifica que la documentación del expediente
de baja cumpla con las disposiciones legales
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PROCEDIMIENTOS
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FINANCIERA
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Página Página 126 de 151
Financiera Financiero vigentes.
¿Está de acuerdo?:
Si: ir actividad 9
No: ir actividad 7
Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 9
Solicita por medio de oficio autorización de
activos inventariables, Dirección Ejecutiva
recibe, revisa, autoriza y remite el expediente a
la Dirección Administrativa Financiera.
¿Está de acuerdo?:
Si: ir actividad 10
No: ir actividad 8
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
10
Recibe expediente con visto bueno de
Dirección Ejecutiva, identifica si son:
Destructibles: ir a actividad 11
Ferrosos: ir a actividad 12
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
11
Ingresa los datos de los bienes que se darán
de baja en SIGERBIM, para solicitar la
resolución correspondiente, misma que cuando
se recibe vía electrónica, se adiciona a
expediente y se envía a la Dirección de Bienes
del Estado, para solicitar una delegación que
verifique y compruebe el estado de los bienes.
Ir actividad 14
Ministerio de
Finanzas Públicas
Director
Administrativo
Financiero
12
Realiza oficio, el cual adjunta expediente para
solicitar a la CGC, la resolución
correspondiente. Ir a actividad 13
Contraloría General
de Cuentas
Contraloría General
de Cuentas 13
Procede a revisar expediente, suscribe la
resolución y traslada a la Delegación de la
CGC, en el Ministerio de Finanzas Públicas.
Ministerio de
Finanzas Públicas
Dirección de Bienes
del Estado 14
Procede a revisar expediente, suscribe la
resolución y traslada a la Delegación de la
CGC, en el Ministerio de Finanzas Públicas.
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PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
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Código GAE-DAF-01
Página Página 127 de 151
Contraloría General
de Cuentas
Contraloría General
de Cuentas 15
Recibe y revisa resolución, nombra a un
auditor gubernamental quien juntamente con el
encargado de inventarios y delegado de Bienes
del Estado, realizan la verificación física de los
activos.
Contraloría General
de Cuentas
Contraloría General
de Cuentas 16
Programan fecha de revisión y notifican al
encargado de inventarios.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 17
Recibe resolución por parte de la CGC, con
esta procede a:
Destructibles: ir a actividad 18
Ferrosos: ir a actividad 19
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 18
Procede a preparar un área en las
instalaciones de la Comisión, notifica al Auditor
Interno y DAF, para que estén presentes en la
destrucción de los bienes destructibles, junto
con los delegados de Bienes del Estado y
CGC, una vez destruidos los bienes, elabora
acta, que será firmada por las personas antes
mencionadas, da copia certificada a c/u de los
presentes y procede a realizar oficio que será
dirigido a los Delegados de Bienes del Estado
y CGC en el Ministerio de Finanzas Públicas,
para solicitar aprobación mediante resolución.
Ir a actividad 22
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 19
Notifica al Auditor Interno y DAF, procede a
llevar los bienes de características ferrosas a
las instalaciones de COVEPIME, ubicadas en
la 15 avenida 22-30 zona 6, Ciudad de
Guatemala, para su verificación por parte de
los delegados de Bienes del Estado y CGC,
quienes elaboran acta de destrucción de los
bienes y envían una copia a la Comisión y a la
CGC (sede central) para solicitar la aprobación
de baja mediante resolución.
Contraloría General de
Cuentas
Contraloría
General de
Cuentas
20
Recibe acta, revisa y autoriza la resolución
definitiva de los bienes, envía copia a los
delegados de la CGC en el Ministerio de
Finanzas Públicas.
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PROCEDIMIENTOS
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FINANCIERA
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Página Página 128 de 151
Ministerio de
Finanzas Públicas
Dirección de Bienes
del Estado y CGC 21
Recibe y aprueba mediante resolución para la
baja en SICOIN, envía la misma al encargado
de inventarios.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 22
Realiza el procedimiento de baja en SICOIN.
Emite reporte de bienes de baja de SICOIN, el
cual adjunta a oficio que se envía a la
Dirección de Contabilidad del Estado, para que
de la autorización definitiva en sistema.
Ministerio de
Finanzas
Dirección de
Contabilidad del
Estado
23 Recibe oficio, revisa y da autorización de baja
definitiva en SICOIN.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 24
Verifica constantemente en SICOIN que los
bienes dados de baja sean operados en
sistema:
Operados: ir a actividad 26
No Operados: ir a actividad 25
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 25
Envía otro oficio a la Dirección de Contabilidad
del Estado para solicitar la baja.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 26
Procede a dar de baja a los activos en el libro
de inventarios autorizado por la CGC.
Fin del procedimiento.
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PROCEDIMIENTOS
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FINANCIERA
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Página Página 129 de 151
Baja de Activos Inventariables
Encargado de InventariosEncargado de
Informática
Director Administrativo
Financiero
Coordinador y Director
Ejecutivo
Contraloría General de
Cuentas
Ministerio de Finanzas
Públicas/Dirección de
Bienes del Estado
2
3
1
Inicio
4 5
6
7
Fin
8
SiNo
9
SiNo
10
SiNo
11
12
Destructibles
Ferrosso
13 14
15
1617
18
19
Destructibles
Ferrosso
Ferrosso
20
2122
23
24
25
26
OperadoNo Operado
22
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PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
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Página Página 130 de 151
1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Baja de Activos No Inventariables
3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades del procedimiento para efectuar la baja de activos No inventariables, para contar únicamente con los bienes en buen estado.
4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; III. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; IV. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; V. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; VI. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VII. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 217-94 “Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de
la Administración Pública”. IX. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,
Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. X. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico; XI. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
XII. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;
XIII. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
XIV. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XV. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de contrataciones y
Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XVI. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el
Uso del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;
XVII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVIII. La baja de bienes no inventariables por deterioro se deberá solicitar autorización al Director
Administrativo Financiera con el debido conocimiento de Dirección Ejecutiva y participación del Auditor Interno para la destrucción e incineración de estos.
XIX. La baja de bienes no inventariables por robo o hurto se deberá solicitar a la persona que tenga a cargo el bien el pago o reposición de este según corresponda, el cual deberá ser correspondiente de idénticas características y calidad del original e informar a la Unidad de Auditoría Interna para seguimiento correspondiente.
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PROCEDIMIENTOS
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Código GAE-DAF-01
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UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 1
Identifica los activos no inventariables en mal
estado que ameritan dar de baja, los resguarda
en un área adecuada.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 2
Elabora un listado de los bienes en mal estado en
donde haga constar: Código del bien, descripción
del activo, serie, marca y cuantía de los activos.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 3
Elabora acta y prepara oficio que tiene como
propósito solicitar autorización de baja y traslada
al Director Administrativo Financiero para su
aprobación.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
4
Verifica que la documentación del expediente de
baja cumpla con las disposiciones legales
vigentes. ¿Está de acuerdo?:
Si: Informa por medio de oficio al Coordinador y
Director Ejecutivo. Ir actividad 5
No: ir actividad 3
Coordinación y
Dirección Ejecutiva
Coordinador y
Director Ejecutivo 5
Recibe, revisa, autoriza dar continuidad al
proceso y remite el expediente a la Dirección
Administrativa Financiera.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
6
Recibe expediente con visto bueno de Dirección
Ejecutiva, por medio de oficio informa a Dirección
de Unidad de Auditoría Interna la fecha de
destrucción de estos.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 7
Procede a preparar un área en las instalaciones
de la Comisión, notifica al Auditor Interno y DAF,
para que estén presentes en la destrucción de los
bienes no inventariables, junto el Auditor Interno,
una vez destruidos los bienes, elabora acta, que
será firmada por las personas antes
mencionadas, da copia certificada a c/u de los
presentes. Procede a dar de baja a los activos en
el libro de bienes fungibles autorizado por la
CGC.
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Versión (1)
Código GAE-DAF-01
Página Página 132 de 151
Fin del procedimiento
Baja de Activos No Inventariables
Encargado de InventariosDirector Administrativo
Financiero
Coordinador y Director
Ejecutivo
2
3
1
Inicio
Fin
5
Si
No
4
Si
No
6
7
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
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Código GAE-DAF-01
Página Página 133 de 151
1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento:
Pérdida, Faltante o Extravío de Activos Inventariables y No Inventariables (Fungibles)
3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades del procedimiento en caso de pérdida, faltante o extravío de activos inventariables y no inventariables (fungibles).
4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; III. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; IV. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; V. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; VI. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VII. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 217-94 “Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de
la Administración Pública”. IX. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,
Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. X. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico; XI. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
XII. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;
XIII. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
XIV. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XV. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de contrataciones y
Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XVI. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el
Uso del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;
XVII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVIII. La baja de bienes inventariados por robo o hurto se deberá solicitar autorización ante la
CGC, agotados los procesos legales correspondientes.
XIX. El responsable del bien puede reponer el bien, para lo cual deberá entregar uno igual o con mejores características (si es equipo de cómputo debe contar con dictamen técnico por parte del departamento de informática). También puede optar por pagar el bien, el dinero será depositado en la cuenta de fondo común.
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PROCEDIMIENTOS
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FINANCIERA
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UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Dirección o Unidad
del Responsable del
Activo
Responsable del
Activo 1
Al momento de identificarse un hecho de hurto,
robo o sustracción, el responsable del activo
deberá informar a su jefe inmediato y presenta
una denuncia ante el Ministerio Público o
Policía Nacional Civil.
Dirección o Unidad
del Responsable del
Activo
Responsable del
Activo 2
Suscribir un acta administrativa haciendo
constar los hechos ocurridos, donde deberán
participar: Unidad de Auditoría Interna, Director
Administrativo financiero, Coordinador y
Director Ejecutivo y Encargado de Inventarios.
Dirección o Unidad
del Responsable del
Activo
Responsable del
Activo 3
Conformar expediente, el cual debe contener:
denuncia ante el MP copia de Acta
administrativa y Oficio dirigido al Coordinador y
Director Ejecutivo, toda esto deberá trasladar al
encargado de inventarios.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 4
Verifica documentación de soporte que
respalda el bien o bienes sustraídos, adjunta
fotocopia de tarjeta de responsabilidad y
certificación de ingreso al inventario.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 5
Elabora un oficio de traslado a la CGC, para
que dictamine lo procedente, adjunta los
documentos de soporte y traslada el
expediente al Director Administrativo
Financiero.
Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
6 Recibe, revisa y traslada expediente a la CGC,
para que emita dictamen correspondiente.
Contraloría General
de Cuentas
Contraloría General
de Cuentas 7
Recibe y verifica expediente, emitiendo
dictamen con o sin responsabilidad por parte
del responsable del bien, enviando la opinión al
Coordinador y Director Ejecutivo de la
Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y
Electrónico.
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PROCEDIMIENTOS
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Dirección
Administrativa
Financiera
Director
Administrativo
Financiero
8
Recibe opinión de la CGC y de acuerdo con el
dictamen, procede a notificar al responsable
del bien y al encargado de inventarios para que
se dé cumplimiento de la resolución.
Dirección o Unidad
del Responsable del
Activo
Responsable del
Activo 9
La resolución puede ser:
Con responsabilidad: ir actividad 10
Sin Responsabilidad: ir actividad 13
Dirección o Unidad
del Responsable del
Activo
Responsable del
Activo 10
Opción (A) puede reponer el bien, para lo cual
deberá entregar uno igual o con mejores
características (si es equipo de cómputo debe
contar con dictamen técnico por parte del
departamento de informática). Opción (B) si
opta por pagar el bien, el dinero será
depositado en la cuenta de fondo común.
Dirección o Unidad
del Responsable del
Activo
Responsable del
Activo 11
Solicita ante su jefe inmediato la suscripción
del Acta Administrativa de aceptación del bien,
donde participen: Auditor Interno, Coordinador
y Director Ejecutivo, Director Administrativo
Financiero y Encargado de Inventarios, y
traslada documentos al Encargado de
Inventarios para que se realice la certificación
correspondiente adjuntando los documentos
correspondientes.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 12
Recibe y revisa expediente por parte del
responsable del activo, y procede a realizar las
certificaciones contables en la tarjeta de
responsabilidad, SICOIN y libro de inventarios
autorizado por la CGC.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 13
Procede a realizar la baja en el libro
correspondiente de inventarios, tarjeta de
responsabilidad, SICOIN, informando al
departamento de Bienes del Estado en el
Ministerio de Finanzas Públicas, adjuntando
copia del expediente.
Fin del procedimiento.
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Perdida, Faltante o Extravío de Activos Inventariables y No Inventariables
Responsable del Activo Encargado de InventariosDirector Administrativo
Financiero
Contraloría General de
Cuentas
3
1
Inicio
Fin
ConResponsabilidad
2
4
5
6 7
8
SinResponsabilidad
10
11
9
12
13
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PROCEDIMIENTOS
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1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera
2. Título del Procedimiento: Donaciones
3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades del procedimiento para efectuar los ingresos al inventario de los activos inventariables y no inventariables donados para contar con los controles y asignaciones de estos.
4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; III. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las
comunicaciones y firmas electrónicas; IV. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; V. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
reformas; VI. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VII. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos
Número 41-2018 y 45-2020.; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 217-94 “Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de
la Administración Pública”. IX. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,
Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. X. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de
Gobierno Abierto y Electrónico; XI. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá
estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
XII. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;
XIII. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
XIV. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XV. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de contrataciones y
Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XVI. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el
Uso del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;
XVII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVIII. Cuando la Comisión Presidencial adquiera bienes o activos inventariables y no inventariables
en especie, la Unidad de Inventarios debe registrarlos en SICOIN y libros correspondientes, tomando como base la documentación que se adquirió, actas emitidas en la Comisión, actas recibidas de las instituciones donantes, y resoluciones aprobadas en la Dirección de Crédito Público, SEGEPLAN (cuando aplique).
XIX. Las donaciones en especie (bienes, productos y servicios), se registrarán únicamente en forma contable sin afectar el presupuesto.
XX. Todo activo inventariable, deberá ser etiquetado una vez sea registrado en SICOIN y libro de inventario correspondiente, así como también asignar esos bienes a la persona que hará uso
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y custodia de estos.
UNIDAD
RESPONSABLE
PUESTO DE
TRABAJO
NO. DE
PASO
ACTIVIDAD
Dirección Ejecutiva Coordinador y
Director Ejecutivo 1
Recibe carta de donación de la entidad y/o
institución, describiendo los bienes y valores
que van a donar.
Dirección Ejecutiva Dirección Ejecutiva 2
Emite carta de aceptación de los bienes y
valores en especie que la institución o entidad
quiere donar.
Unidad Asesoría
Jurídica
Unidad Asesoría
Jurídica 3
Emite acuerdo de donación y/o entendimiento,
mismo que deberá ser firmado entre ambas
instituciones.
Dirección Ejecutiva Dirección Ejecutiva 4
Firma acuerdo de donación juntamente con la
institución y/o entidad donante, emite
resolución, y traslada a la sección de
Inventarios para continuar con el proceso.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 5
Recibe documentación, contacta al donante
para fijar día y hora de la recepción de los
bienes en especie e informa al Encargado del
Almacén.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 6
Reciben bienes donados, verifican que las
descripciones coincidan con el Acuerdo o Carta
de Donación y que los mismos se encuentren
en buen estado, está correcto:
Si: ir actividad 7
No: ir actividad 3
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 7
Emite un acta de recepción, en donde se
describen las características, valores, de los
bienes donados, misma que deberá ser
firmada por las instituciones y/o entidades
donantes, juntamente el Coordinador y Director
Ejecutivo, Unidad de Auditoría Interna y
Dirección de Administración Financiera.
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Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 8
Solicita opinión a SEGEPLAN de los bienes
donados.
SEGEPLAN SEGEPLAN 9 Recibe expediente, verifica, analiza y emite
opinión, remitiendo expediente a la Comisión.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 10
Adjunta opinión de SEGEPLAN a expediente y
remite al mismo a la Dirección de Crédito
Público, para solicitar código fuente específico
que nos permita ingresar los bienes en SIGES
y SICOIN.
Dirección de Crédito
Público
Dirección de
Crédito Público 11
Recibe expediente, verifica, analiza y aprueba
y emite resolución de generación del código y
remite la autorización a la Comisión.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 12
Recibe autorización e ingresa a SICOIN los
bienes donados, genera el código de inventario
correspondiente y realiza el registro en el libro
de inventarios autorizado por la CGC.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 13
Elabora la tarjeta de responsabilidad
autorizada por la CGC, al colaborador que
serán entregados los activos.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 14
Registra los activos en la tarjeta de
responsabilidad (en PDF) y solicita firma digital
o escrita al colaborador que tendrá el uso y
custodia de los bienes.
Direcciones y
Unidades GAE Personal de GAE 15
Firma tarjeta de responsabilidad y devuelve
original al encargado de inventarios vía
electrónica.
Departamento
Financiero
Encargado de
Inventarios 16
Recibe tarjeta de responsabilidad firmada, y
resguarda dicho documento.
Fin del procedimiento.
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Donaciones
Dirección Ejecutiva Unidad Asesoría JurídicaEncargado de
InventariosSEGEPLAN
Dirección de Crédito
PúblicoPersonal de GAE
Coordinador y Director
Ejecutivo
Fin
No
Si
1 2
Inicio
3
4
5
6
7
8 9
10
11
12
13
14 15
16
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XVII. SIMBOLOGIA
Terminal
Indica dónde comienza y dónde
termina el proceso
Tarea
Indica una acción simple o
actividad a desarrollar
Documento
Indica la presencia de un documento
Decisión
Generalmente, en los procesos hay
que tomar decisiones. Del símbolo
salen dos flechas, SÍ/NO,
Bueno/Malo,
Conector
Indica la dirección del flujo del proceso
Continuidad entre páginas
Indica que el proceso continúa (en otra página).
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XVIII. GLOSARIO
• Administración: Conjunto ordenado y sistemático de principios, técnicas y prácticas que tienen como finalidad obtener un beneficio o alcanzar una meta a través de planificar, organizar, dirigir y controlar.
• Adquisición: Es el acto de obtener algún producto o servicio mediante una transacción.
• Almacén: Lugar o espacio físico destinado al resguardo de bienes, materiales, suministros e insumos en forma temporal de la AMSCLAE.
• Asignación Presupuestaria: Comprende los montos asignados en los renglones presupuestarios autorizados para el Reconocimiento de Gastos y programados para el ejercicio fiscal en el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado.
• Baja de bienes, materiales, suministros e insumos: Es el proceso debidamente autorizado por la Autoridad Competente, que permite rebajar contablemente los bienes, materiales, suministros e insumos en malas condiciones físicas y técnicas.
• Bienes del estado: Son todos aquellos que se utilizan para el desarrollo de las actividades de una institución pública, tienen una vida útil estimada superior a un año y no estar destinados para la venta.
• Boleta de Pago: Boleta puede ser un papel que se utiliza como factura, contraseña de pago mensual etc.
• CDF: Constancia de Disponibilidad Financiera.
• CDP: Constancia de Disponibilidad Presupuestaria.
• Certificación de Inventarios: Documento que puede extender en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN) al momento de ingresar el bien y registrarlo.
• CGC: Contraloría General de Cuentas.
• COM: Compromiso.
• COM-DEV: Compromiso – Devengado.
• COM-RDP: Compromiso y Regularización del Devengado y Pagado.
• Constancia de ingreso a almacén y a inventarios (forma 1-H): Documento prenumerado autorizado por la Contraloría General de Cuentas identificado como forma 1-H, que se utiliza para detallar los bienes y suministros que ingresan al almacén y a inventarios.
• Contratista: Persona contratada por la entidad para realizar determinada actividad, a cambio de una remuneración, en un plazo establecido por medio de un contrato de prestación de servicios.
• Comprobantes de gastos: Son los documentos mediante los cuales el contratista comprueba los gastos efectuados, según corresponda.
• CUR: Comprobante Único de Registro.
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• CYD: Compromiso y Devengado Simultáneo.
• DAF: Dirección Administrativa Financiera.
• Dependencia: Para efectos de este documento, dependencia se refiere a una institución del Estado.
• DEV: Devengado.
• Donación: Acto por medio del cual una institución pública o privada, nacional u organismo internacional transfiere bienes a favor de otra, gratuita y desinteresada, es decir sin esperar nada a cambio.
• DPI: Documento Personal de Identificación.
• DPU: Deuda Pública.
• DTP: Dirección Técnica del Presupuesto.
• Entes Fiscalizadores: Son órganos públicos encargados de fiscalizar la regularidad de las cuentas y gestión financiera públicas. En ocasiones también se les asignan funciones jurisdiccionales, para juzgar y hacer efectiva la denominada responsabilidad contable.
• Eventualidad: Suceso que puede suceder o no, especialmente un problema que se plantea de forma imprevista.
• Finiquito de Solvencia: Certificación extendida por el Área de Recursos Humanos, a la persona que se retira de laborar en la institución en donde se hace constar que carece de trámites pendientes por pérdidas o extravió de bienes a su cargo.
• Formulario de reconocimiento de Gastos Anticipo (RG-A): Documento mediante el cual el contratista solicita a la autoridad correspondiente los recursos financieros necesarios para llevar a cabo su traslado, de acuerdo con el tiempo definido en el requerimiento de traslado.
• Formulario de reconocimiento de Gastos de Liquidación Anticipo (RG-L): Documento mediante el cual el contratista realiza la liquidación de los gastos efectuados, mediante comprobantes adjuntos, según corresponda sea al interior o exterior del país.
• Formulario 1H: Documento autorizado por la Contraloría General de Cuentas de la Nación, el cual se utiliza para dejar constancia que un bien o suministro, ingreso al almacén y quedo registrado en libro correspondiente.
• FR: Fondo Rotativo.
• FR01: Fondo Rotativo Constitución, Ampliación o Disminución.
• FR02: Fondo Rotativo Consolidación de Rendiciones.
• FR02DEV: Fondo Rotativo Consolidación Devolución de Rendición.
• FR03: Fondo Rotativo Rendición Final.
• FR03DEV: Fondo Rotativo Devolución de Rendición.
• FTE: Fuente.
• GAE: Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.
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• Guatenóminas: Sistema de Nómina, Registro de Servicios Personales, Estudios y/o Servicios Individuales y Otros Relacionados con el Recurso Humano.
• Guatecompras: Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
• IGSS: Instituto Guatemalteco de Seguridad Social.
• Ingreso a almacén: Actividad que consiste en registrar el ingreso de los bienes, materiales, suministros e insumos adquiridos con la respectiva documentación de respaldo.
• Insumos: Recursos utilizados para el desarrollo de las actividades de las unidades administrativas como; papelería, útiles de oficina, tintas, cartuchos para fotocopiadoras, otros.
• Inventario físico de bienes, materiales, suministros e insumos: Es la revisión física de los bienes, materiales, suministros e insumos existentes en el almacén, cotejados contra el registro de las tarjetas Kardex autorizadas por la Contraloría General de Cuestas.
• ISR: Impuesto Sobre la Renta.
• IVA: Impuesto al Valor Agregado.
• Jerarquía: Organización de personas o cosas en una escala ordenada y subordinante según un criterio de mayor a menor importancia o relevancia dentro de una Institución.
• Libro de Control de Almacén: Libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas, donde se registran los ingresos a almacén, consignando todos datos de la factura y proveedor.
• Libro de Inventarios: Autorizado por la Contraloría General de Cuentas, que se utiliza para dejar constancia de que un bien ingreso al área de inventario y quedo registrado contablemente.
• Materiales: Son los bienes necesarios utilizados para la construcción, reparación o mantenimiento de una obra.
• MINFIN: Ministerio de Finanzas Públicas
• Monto máximo de reconocimiento de gastos: Comprende la asignación pecuniaria establecida como monto límite que el contratista puede efectuar.
• NIT: Número de Identificación Tributaria.
• NOG: Número de Operación Guatecompras.
• NOR: Normal.
• NPG: Número de publicación de Guatecompras.
• OGA: Otros Gastos.
• ONSEC: Oficina Nacional de Servicio Civil.
• ORGF: Fuente del Organismo.
• Personal temporal: De acuerdo con el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Publico “son erogaciones, que, por concepto
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de retribuciones al puesto, se haga al personal que ocupa puestos temporales en el sector público, para trabajos especiales y transitorios”.
• POA: Plan Operativo Anual.
• Portal de CGC: Portal oficial de contratos de la Contraloría General de Cuentas.
• Portal del IGSS: Autenticación de Servicios Electrónicos del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social.
• PpR: Presupuesto por Resultados.
• PRE: Precompromiso.
• PRG: Programa.
• Procedimientos: Método o modo de tramitar o ejecutar una cosa.
• PRY: Proyecto.
• Reconocimiento de gasto: Comprende la retribución de los gastos efectuados por el contratista, que en cumplimento del contrato de servicios prestados, deba realizar por traslados al interior o exterior de la República de Guatemala.
• REG: Regularización.
• REN: Renglón.
• Renglón 029, “Otras remuneraciones al personal temporal”: Comprende los honorarios por servicios técnicos y profesionales prestados por personal sin relación de dependencia, asignados al servicio de una unidad ejecutora del Estado, y que podrán ser dotados de los enseres y/o equipos para la realización de sus actividades, en periodos que no exceda ejercicio fiscal.
• RPA: Reversión Parcial.
• Requerimiento de traslado: Medio escrito por el cual la autoridad contratante, informa al contratista la necesidad de trasladarse al interior o exterior del país, informando de los objetivos que deberá atender, y el plazo en que lo realizará.
• Requisición de almacén: Formulario interno prenumerado debidamente autorizado por autoridad superior, utilizado para requerir bienes, materiales, suministros e insumos por las unidades administrativas de la Comisión.
• Resolución: Dictamen girado por el Departamento de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, el cual tiene como finalidad legal el registro o descargo de los bienes activos de una institución pública.
• RTO: Reversión Total.
• SAT: Superintendencia de Administración Tributaria.
• SEGEPLAN: Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia.
• SIAF: Sistema Integrado de Administración Financiera.
• SIARH: Sistema Informático de Administración de Recursos Humanos.
• SICOIN WEB: Sistema de Contabilidad Integrada.
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• SIGES: Sistema de Gestión.
• SNIP: Sistema Nacional de Inversión Pública.
• SPRG: Subprograma.
• SUE: Sueldos.
• Suministros: Recursos necesarios que tienen como propósito ayudar al desarrollo y cumplimiento de actividades de las unidades administrativas de la Comisión, como; herramientas, mobiliario y equipo, artículos de limpieza, repuestos, neumáticos, etc.
• Tarjeta de Kardex: Documento autorizado por la Contraloría General de Cuentas, donde se registran las entradas, salidas, bajas y devoluciones de bienes y/o suministros adquiridos en propiedad de la Comisión.
• Tarjeta de Responsabilidad: Documento que sirve para registrar los bienes que se han otorgado en custodia y para el desenvolvimiento de las actividades a los colaboradores de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.
• TRF: Transferencia.
• UBG: Ubicación Geográfica.
• UDAI: Unidad de Auditoría Interna.
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ANEXO I:
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ANEXO II:
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ANEXO III:
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ANEXO IV:
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ANEXO V: