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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE POSGRADO
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CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró(a) Revisó(b) Aprobó(c)
Nombre: Nombre: Nombre:
Firma: Firma: Firma:
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CONTROL DE CAMBIOS
Número de
versión
Fecha de actualización
Descripción del cambio
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Se elabora por primera ocasión el manual de procedimientos del Departamento de Posgrado del Centro de Investigación en Ciencia Aplicada y Tecnología Avanzada con base a la Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimiento.
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CONTENIDO
1 INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................................. 7
2 PROPÓSITO DEL MANUAL ............................................................................................................................ 8
3 MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO .......................................................................................................... 9
4 RELACCIÓN DE PROCEDIMIENTOS ...........................................................................................................11
5 PROCESO DE ADMISIÓN .............................................................................................................................12
5.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ......................................................................................................13
5.2 DIAGRAMA DE FLUJO ................................................................................................................................16
5.3 ANEXOS .......................................................................................................................................................19
6 INSCRIPCIÓN ................................................................................................................................................21
6.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ......................................................................................................22
6.2 DIAGRAMA DE FLUJO ................................................................................................................................24
6.3 ANEXOS .......................................................................................................................................................26
7 REINSCRIPCIONES ......................................................................................................................................27
7.1 DESCRIPICIÓN DE LAS ACTIVIDADES .....................................................................................................28
7.2 DIAGRAMA DE FLUJO ................................................................................................................................29
7.3 ANEXOS .......................................................................................................................................................30
8 ALTAS DE ALUMNOS INSCRITOS ...............................................................................................................31
8.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ......................................................................................................32
8.2 DIAGRAMA DE FLUJO ................................................................................................................................33
9 ACTAS GRUPALES SICEP (Sistema Integral de Control Escolar de Posgrado) .........................................34
9.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ......................................................................................................35
9.2 DIAGRAMA DE FLUJO ................................................................................................................................37
9.3 ANEXOS .......................................................................................................................................................39
10. ACTAS DE REVALIDACIÓN DE CREDITOS O DE ESTUDIO .................................................................40
10.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ....................................................................................................41
10.2 DIAGRAMA DE FLUJO ..............................................................................................................................42
11. CREDENCIAL IPN ......................................................................................................................................43
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11.1 DESCRIPICÓN DE LAS ACTIVIDADES ....................................................................................................44
11.2 DIAGRAMA DE FLUJO ..............................................................................................................................45
11.3 ANEXOS .....................................................................................................................................................46
12. JUNTA DE COLEGIO .................................................................................................................................47
12.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ....................................................................................................48
12.2 DIAGRAMA DE FLUJO ..............................................................................................................................49
12.3 ANEXO .......................................................................................................................................................51
13. PROCEDIMIENTO DE BECAS BEIFI ........................................................................................................52
13.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ....................................................................................................53
13.2 DIAGRAMA DE FLUJO ..............................................................................................................................55
13.3 ANEXOS .....................................................................................................................................................58
14. PROCEDIMIENTO DE BECA TESIS .........................................................................................................61
14.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ....................................................................................................62
14.2 DIAGRAMA DE FLUJO ..............................................................................................................................65
14.3 ANEXOS .....................................................................................................................................................68
15. PROCEDIMIENTO DE BECAS CONACYT ...............................................................................................69
15.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ....................................................................................................70
15.2 DIAGRAMA DE FLUJO ..............................................................................................................................73
16. ALTAS DE ALUMNOS AL IMSS ................................................................................................................78
16.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ....................................................................................................78
16.2 DIAGRAMA DE FLUJO ..............................................................................................................................79
17. ACTA DE EXAMEN DE GRADO ................................................................................................................81
17.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ....................................................................................................81
17.2 DIAGRMA DE FLUJO .................................................................................................................................84
18. ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS .........................................................................................................88
18.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ....................................................................................................89
18.2 DIAGRAMA DE FLUJO ..............................................................................................................................90
18.3 ANEXOS .....................................................................................................................................................91
19. EVALUACIÓN AL SERVICIO PRESTADO ................................................................................................92
19.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ....................................................................................................93
19.2 DIAGRAMA DE FLUJO ..............................................................................................................................94
20. EVALUACIÓN AL COMITÉ TUTORIAL .....................................................................................................95
20.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDES .........................................................................................................96
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20.2 DIAGRAMA DE FLUJO ..............................................................................................................................97
21. EVALUACIÓN DE PROFESORES ............................................................................................................98
21.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ....................................................................................................99
21.2 DIAGRAMA DE FLUJO ............................................................................................................................100
22. GLORARIO ...............................................................................................................................................101
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1 INTRODUCCIÓN
El presente manual de procedimientos expresa todas las actividades correspondientes al departamento de posgrado de manera ordenada y detallada, sirviendo de guía de procesos de las actividades cotidianas, permitiendo conocer de manera detallada y metodológica las funciones correspondientes, creando un beneficio en la función del puesto y la eficiencia en la labor encomendada. Contempla todo lo relacionado al control escolar con sus respectivos procedimientos a seguir expresados mediante diagramas de flujo e integrando formatos correspondientes a cada actividad. Este formato está sujeto actualizaciones mediante cambios que exija o requiera el departamento, en la modificación de algún proceso será descrita la modificación en la hoja de control de cambio. Cuando se trate de la adición de uno o más procedimientos está será emitida en una nueva acta de expedición. El manual de procedimientos deberá tener una actualización durante un plazo de tres años.
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2 PROPÓSITO DEL MANUAL Tiene la finalidad de facilitar al personal administrativo dando a conocer los procedimientos que se deben seguir en el departamento de posgrado, así como también servir de instrumento de apoyo informativo y mejora para el buen desempeño del departamento, de una manera más clara y específica, optimizando las actividades mediante la guía técnica donde se especifique los procesos a seguir. Permita orientar y facilitar la ejecución de los procesos y/o actividades de operación correspondiente al Departamento de Posgrado de la manera más eficiente y eficaz, mediante la estructuración del manual de acuerdo a los tiempos en los que son emitidos.
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3 MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO - Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos,
D.O.F. 5-de Febrero de-1917, Última reforma D.O.F. 29 de Enero de 2016. CÓDIGOS INTERNOS - Código de Ética del Instituto Politécnico Nacional.
- Código de Conducta de los trabajadores del Instituto Politécnico Nacional.
LEY
- Ley General de Educación.
D.O.F. 13 de junio de 1193, Última reforma D.O.F. 01 de junio de 2016.
- Ley orgánica del Instituto Politécnico Nacional. D.O.F. 29 de diciembre de 1981, Fe de Erratas 28 de mayo de 1982.
- Ley para la Coordinación de la Educación superior. D.O.F. 29 de diciembre de 1978.
- Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública. D.O.F. 11 de junio de-2002, Última reforma D.O.F. 9 de mayo de-2016
REGLAMENTO EXTERNO - Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental. D.O.F. 11 de junio de 2003.
- Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública. D.O.F. 21 de enero 2005, Última reforma D.O.F. 8 de febrero de 2016.
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REGLAMENTO INTERNO - Reglamento Orgánico del IPN, Gaceta Politécnica número extraordinario 953 del 31 de
agosto de 2012.
- Reglamento Interno del IPN, Gaceta Politécnica número 599 del 30 de noviembre de 1998, Última reforma de 31 de julio 2004.
- Reglamento de estudios de posgrado del IPN, Gaceta Politécnica número extraordinario 633 del 31 de julio del 2006.
- Reglamento General de Estudios del IPN, Gaceta politécnica 866 Número extraordinario 13 de junio 2011.
- Reglamento de Diplomados del IPN, Gaceta Politécnica Número 938 Bis del 1 de junio 2012.
- Reglamento de Titulación Profesional del IPN, Gaceta Politécnica edición especial 1 de abril de 1992.
- Reglamento General de Becas para Alumnos del IPN, Gaceta Politécnica 938 bis Número extraordinario 1 de junio 2012.
- Reglamento para otorgamiento de Becas de Estudios, Apoyos Económicos y Licencias Gacetas Politécnica 948 Número extraordinario 30 de julio de 2012.
MANUALES
- Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos
Fecha de emisión 27 de agosto de 2012, Última actualización 12 de junio de 2014
- Manual de Organización del Centro de Investigación en Ciencia Aplicada y Tecnología Avanzada y Tecnología Avanzada, Unidad Altamira. Fecha de registro 18 de Abril del 2012.
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4 RELACCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
N°
Procedimiento
Clave
1 Proceso de Admisión
2 Inscripción
3 Reinscripciones
4 Alta de Alumnos Inscritos
5 Actas grupales SICEP
6 Actas de Revalidación de Créditos o de Estudios
7 Credencial IPN
8 Juntas de Colegio
9 Procedimiento de Becas BEIFI
10 Procedimiento de Becas TESIS
11 Procedimiento de Becas CONACYT
12 Alta de Alumnos al IMSS
13 Acta de Examen de Grado
14 Elaboración de Constancias
15 Evaluación al Servicios Prestados
16 Evaluación al Comité Tutorial
17 Evaluación al Profesores
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5 PROCESO DE ADMISIÓN
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5.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN DE LAS
ACTIVIDADES
FORMATOS Y/O DOCUMENTOS
RESPONSABLE
1.- El Jefe del Departamento de Posgrado de CICATA realiza una propuesta de la convocatoria para ingreso al PTA con las fechas establecidas en el Calendario Oficial del IPN, la cual será sometida para su aprobación por parte de los Profesores en junta de colegio. La convocatoria se programa un año antes de que inicie el semestre. Anexo 5.3.1 Ejemplo de Convocatoria.
Convocatoria Departamento de Posgrado
2.- Se solicita la autorización de los miembros del Colegio de Profesores de la Convocatoria con las fechas propuestas. Anexo 5.3.2
Convocatoria Profesores Colegiados
3.- ¿Es aprobada la convocatoria?
4.- No, Se modifica y se pasa nuevamente en la siguiente junta de colegio de profesores para su aprobación.
Convocatoria Departamento de Posgrado
5.- Si, una vez aprobada la convocatoria se comienza a difundir mediante publicación en la página oficial del CICATA-Altamira y por redes sociales.
Sitio oficial www.cicataaltamira.ipn.mx/ Facebook: www.facebook.com/ CICATA.Altamira.IPN/?fref:ts
Departamento de Posgrado
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DESCRIPCIÓN DE LAS
ACTIVIDADES
FORMATOS Y/O DOCUMENTOS
RESPONSABLE
6.- A los aspirantes interesados se le proporciona por vía correo electrónico la convocatoria, los temas de investigación (propuestos por los profesores), proceso de admisión y los documentos a entregar en el Departamento de Posgrado.
- Convocatoria - Temas de investigación - Proceso de admisión - Documentos a entregar
Departamento de Posgrado
7.- De acuerdo a la fecha estipulada en la convocatoria se inicia la recepción de los documentos y formatos requisitados.
- Formato de inscripción al curso propedéutico
- C.V. Actualizado - Carta de exposición de
motivos (Formato libre) - Carta de recomendación de
2 profesores de la universidad de procedencia.
- Comprobante de estudios con promedio mínimo de 8.0.
- Copia del credencial I.N.E. - Comprobante bancario de
pago de cuota del proceso de admisión.
Departamento de Posgrado
8.-Inicio de curso propedéutico que tiene como duración de 3 meses. (Se
entrega temario por materia a los aspirantes).
Temario por materia para aspirantes
Departamento de Posgrado
9.- Al término del curso propedéutico se aplica el examen de admisión de Química, Física y Matemáticas de acuerdo a la fecha estipulada en la convocatoria (Soló para MTA).
Examen Comisión de Admisión
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DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
FORMATOS Y/O DOCUMENTOS
RESPONSABLE
10.- Después del examen de admisión el cual debió de ser aprobado con un calificación mínima de 8.0, se procede a la entrevista con la Comisión de Admisión a los aspirantes (para MTA y DTA).
Comisión de Admisión / Alumno
11.- Se realiza la aplicación de examen de inglés, en sus modalidades; comprensión de lectura para aspirantes a MTA y cuatro habilidades para los de DTA, el cual es aplicado por el Centro de Lenguas Extranjeras del IPN (CENLEX-IPN) de acuerdo a la fecha establecida con anterioridad.
Departamento de Posgrado / Alumno
12.- De acuerdo a la fecha estipulada en la convocatoria se publica los resultados de los aspirantes aceptados y rechazados. (Anexo 5.3.3).
Publicación de resultados del Proceso
de Admisión
Departamento de Posgrado
13.- Los aspirantes ¿Aprobaron para cursar MTA o DTA?
14.- Si, continúa con el proceso de inscripción. Alumno
15.- No, MTA; no aprueba una de las tres asignaturas, o el examen de inglés, el aspirante tiene oportunidad de participar en la siguiente Convocatoria y será respetada las otras 3 materias aprobadas. (Un aspirante solo puede participar en 2 convocatorias).
Alumno
16.- No, DTA, los rechazados por la Comisión de Admisión, podrán participar en la siguiente convocatoria. (Un aspirante solo puede participar en 2 convocatorias).
Alumno
Fin de proceso de admisión Departamento de Posgrado
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5.2 DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE POSGRADO ALUMNO PROFESORES COLEGIADOS
COMISIÓN DE ADMISIÓN
Convocatoria
Convocatoria
No
Convocatoria Convocatoria
3.- ¿Es aprobada la
convocatoria?
1.- El Jefe del Departamento de Posgrado de CICATA realiza una propuesta de la
convocatoria para ingreso al PTA con las fechas establecidas en el Calendario Oficial
del IPN, la cual será sometida para su aprobación por parte de los Profesores en
junta de colegio. La convocatoria se programa un año antes de que inicie el semestre. Anexo
5.1.1 Ejemplo de Convocatoria.
Inicio
2.- Se solicita la autorización de los
miembros del Colegio de Profesores de la
Convocatoria con las fechas propuestas.
Anexo 5.1.2
4.- No, Se modifica y se pasa nuevamente en la siguiente junta de colegio de profesores para su
aprobación.
5.- Si, una vez aprobada la convocatoria se
comienza a difundir mediante publicación en
la página oficial del CICATA-Altamira y por
redes sociales.
Si
A
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DEPARTAMENTO DE POSGRADO
COMISIÓN DE ADMISIÓN
ALUMNOS
Documentos y formatos
Temario
Convocatoria, temas de investigación
A
6.- A los aspirantes interesados se le proporciona por vía correo electrónico la convocatoria, los temas de investigación
(propuestos por los profesores), proceso de admisión y los documentos a entregar en el
Departamento de Posgrado.
7.- De acuerdo a la fecha estipulada en la convocatoria se inicia la recepción de los documentos y formatos requisitados.
8.-Inicio de curso propedéutico que tiene como duración de 3 meses. (Se entrega
temario por materia a los aspirantes).
9.- Al término del curso propedéutico se aplica el examen de admisión de Química, Física y
Matemáticas de acuerdo a la fecha estipulada en la
convocatoria (Soló para MTA).
10.- Después del examen de admisión el cual debió de ser aprobado con un calificación
mínima de 8.0, se procede a la entrevista con la Comisión de
Admisión a los aspirantes (para MTA y DTA).
11.- Se realiza la aplicación de examen de inglés, en sus modalidades; comprensión de lectura
para aspirantes a MTA y cuatro habilidades para los de DTA, el cual es aplicado por el Centro de Lenguas Extranjeras del IPN (CENLEX-IPN) de acuerdo a la fecha establecida con anterioridad.
12.- De acuerdo a la fecha estipulada en la convocatoria se publica los
resultados de los aspirantes aceptados y rechazados. (Anexo 5.1.3). B
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ALUMNO
DEPARTAMENTO DE
POSGRADO
B
13.- Los aspirantes ¿Aprobaron para cursar MTA o DTA?
14.- Si, continúa con el proceso de inscripción.
Si
No
15.- No, MTA; no aprueba una de las tres asignaturas, o el
examen de inglés, el aspirante tiene oportunidad de participar en la siguiente Convocatoria y
será respetada las otras 3 materias aprobadas. (Un
aspirante solo puede participar en 2 convocatorias).
16.- No, DTA, los rechazados por la Comisión de Admisión,
podrán participar en la siguiente convocatoria. (Un
aspirante solo puede participar en 2 convocatorias).
Fin
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5.3 ANEXOS
Anexo 5.3.1 ejemplo de convocatoria
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Anexo 5.3.2 El departamento de posgrado propone:
- Fecha de aplicación de examen de admisión Matemáticas, Física y Química. - Fecha de aplicación de examen de inglés en sus modalidades; comprensión de lectura
para aspirantes a maestría y cuatro habilidades para los de doctorado - Fecha de inicio de curso propedéutico - Fechas de pago de cota de proceso de admisión de acuerdo al calendario escolar
oficial NOTA:
- Estas fechas propuestas debe ser aprobada por el colegio de profesores del CICATA. - El número de cuenta bancaria es proporcionado por el Departamento de Recursos
Financieros y los montos a pagar lo estables el IPN-Dirección de Recurso Financieros y estas se solicitan mediante vía oficio dirigido a Recurso Financieros de acuerdo a la fecha del calendario.
ANEXO 5.3.3 - La Comisión de Admisión son los encargados de analizar los resultados de los
aspirantes que presentaron el examen. - La Comisión de Admisión son los responsables de tomar la decisión de que el aspirante
sea aceptado o rechazado - Los resultados de los aceptados o rechazados para cursar maestría o doctorado son
publicadas dentro de las instalaciones del CICATA.
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6 INSCRIPCIÓN
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6.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN DE LAS
ACTIVIDADES
FORMATOS Y/O DOCUMENTOS
RESPONSABLE
1.- El Jefe del Departamento de Posgrado comunica a los alumnos aceptados las fechas que deberán de entregan los formatos: SIP-1 Solicitud de Inscripción, SIP-8 Programa Individual de Actividades. (Anexo 6.3.1)
SIP.1 Solicitud de Inscripción. SIP-8 Programa individual de actividades. SIP-0 Hoja de control de alumnos de posgrado.
Departamento de Posgrado
2.- El Jefe del Departamento de Posgrado comunica a los alumnos la fecha para pago de inscripción (Anexo 6.3.2) y entrega de documentos de acuerdo a lo establecido en el SIP-0.
SIP-0 Departamento de Posgrado
3.- Se recibe los documentos en original y 2 copias para conformar su expediente de acuerdo a lo establecidos en el SIP-0.
- Acta de nacimiento - CURP - Identificación oficial (INE o
pasaporte). - Carta pasante - Certificado Oficial de
Estudios (con promedio
mínimo de 8.0) - Acta de examen
profesional. - Título profesional. - Cédula profesional - Fotografía (6 tamaño infantil
de frente a color). - Comprobante de
domicilio (recibo de luz o
agua).
Departamento de Posgrado
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DESCRIPCIÓN DE LAS
ACTIVIDADES
FORMATOS Y/O DOCUMENTOS
RESPONSABLE
4.- ¿Los alumnos tienen todo los documentos?
Departamento de Posgrado
5.- Si, Continúa en el punto 7 Alumno
6.- No, en caso de que alguno de los documentos se encuentre en trámite el alumno deberá entregar el comprobante del documento en trámite expedido por el plantel de procedencia así como una carta compromiso dirigido al Departamento de Posgrado.
- Comprobante del
documento en trámite (Expedido por plantel de procedencia)
- Carta de compromiso dirigido a posgrado
Alumno
7.- El alumno ¿Es mexicano? Alumno
8.- Si, continúa en el punto 10. Alumno
9.- No, alumnos deberá entrar FM3 y Permiso internación al País.
- FM3 - Permiso internación al
país.
Alumno
10.- Revisión de Curriculum vitae y carta protesta.
- Curriculum vitae - Carta protesta.
Departamento de Posgrado
11.- Recepción de comprobante de pago bancario en original y copia para acuse del alumno.
- Recibo de pago bancario (original y copia).
Departamento de Posgrado
12.- Se envía por oficio DCA a la SIP los expedientes de los alumnos inscritos al ciclo escolar, como también los formatos SIP-20, SIP-1. (Anexo 6.3.3)
- Expediente de los inscritos por alumno.
- SIP-20. - SIP-1.
Departamento de Posgrado
Fin de proceso de inscripción.
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6.2 DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE POSGRADO
ALUMNO
Documentos
4.- ¿Los alumnos tienen todo los documentos?
Documentos
1.- El Jefe del Departamento de Posgrado comunica a los alumnos aceptados las
fechas que deberán de entregan los formatos: SIP-1 Solicitud de Inscripción,
SIP-8 Programa Individual de Actividades. (Anexo 6.3.1)
Inicio
2.- El Jefe del Departamento de Posgrado comunica a los alumnos la fecha para pago de inscripción (Anexo 6.3.2) y entrega de
documentos de acuerdo a lo establecido en el SIP-0.
3.- Se recibe los documentos en original y 2 copias para conformar su expediente de
acuerdo a lo establecidos en el SIP-0.
No
Si
6.- No, en caso de que alguno de los documentos se encuentre en trámite el
alumno deberá entregar el comprobante del documento en trámite expedido por el plantel de procedencia
así como una carta compromiso dirigido al Departamento de Posgrado.
5.- Si, continúa en el punto 7.
A
7
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DEPARTAMENTO DE POSGRADO
ALUMNO
FM3
DCA
Comprobante de pago bancario
Curriculum
Si
A
7.- El alumno ¿Es mexicano?
No
8.- Si, continúa en el punto 10.
9.- No, alumnos deberá entrar FM3 y Permiso
internación al País.
10.- Revisión de Curriculum vitae y carta protesta.
11.- Recepción de comprobante de pago bancario en original y copia para acuse
del alumno.
12.- Se envía por oficio DCA a la SIP los expedientes de los alumnos inscritos al
ciclo escolar, como también los formatos SIP-20, SIP-1(Anexo 6.3.3)
Fin
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6.3 ANEXOS
ANEXO 6. 3.1 - NOTA: Todos los formatos SIP se encuentran en el siguiente portal de internet
http://www.posgrado.ipn.mx/ en apartado formatos.
ANEXO 6.3.2 - NOTA: El pago de inscripción se realiza a la cuenta bancaria que indique el
Departamento de Recursos Financieros. - Los montos a pagar lo estables el IPN-Dirección de Recurso Financieros. - Se entrega en original y copia del comprobante de pago bancario en el Departamento
de Posgrado Nota: estas se solicitan mediante vía oficio dirigido a Recurso Financieros de acuerdo a la fecha del calendario.
ANEXO 6.3.3 - Para envío de mensajería se ingresa a la página www.redpack.com.mx para generar
la guía correspondiente. - Los expedientes para envío se meten en un sobre de acuerdo al tamaño del volumen
total de los expedientes. - Se llama por teléfono a la mensajería para solicitar la recolección del sobre con los
expedientes que se van a enviar. - Se rotula el sobre de acuerdo al remitente al destinatario y se asegura que este
completamente cerrado y se pone posteriormente dentro de la bolsa de mensajería establecidas.
- La guía generada por el sistema se pondrá por la parte destinada de acuerdo a la bolsa de mensajería y se lleva la bolsa de mensajería al personal de seguridad de la entrada del centro de investigación para cuando llegue la recolección y se entregue la bolsa preparada.
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7 REINSCRIPCIONES
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7.1 DESCRIPICIÓN DE LAS ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
FORMATOS Y/O DOCUMENTOS
RESPONSABLE
1.- Mediante el calendario escolar se establecen las fechas de pago de reinscripción. (Anexo 7.3.1).
Departamento de Posgrado
2.- El Departamento de Posgrado comunica o pública la fecha de entrega de documentos, SIP-10 y comprobante de pago bancario.
3.- Recepción a los alumnos de SIP-10, revisando correcto llenado de datos, nombre de profesor, fechas, materias, claves, etc.
SIP-10 Solicitud de reinscripción
Departamento de Posgrado
4.- Recepción de comprobante de pago bancario en original y copia para el alumno.
Recibo bancario
Departamento de Posgrado
5.- Se carga a la SICEP por vía clave de acceso, a cada uno de los alumnos, las materias que cursaran durante el semestre y el profesor que imparte la materia, (SIP-23). (Anexo 7.3.2).
Portal de SICEP: www.informatica.sip.ipn. mx/Sicep/LoginMenu.aspx SIP-23
Departamento de Posgrado
6.- Se envía vía oficio DCA a la SIP; los formatos SIP-10, SIP-22 debidamente requisitados. Junto con las Actas Grupales.(Anexo 7.3.3)
- Oficio DCA ( SIP-10, SIP-22)
NOTA: Se conserva copia de respaldo
Departamento de Posgrado
Fin de proceso de reinscripción.
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7.2 DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE POSGRADO
SIP-10
DCA, SIP-10, SIP-22 y Actas grupales
Comprobante de pago
1.- Mediante el calendario escolar se establecen las fechas de pago de
reinscripción. (Anexo 7.3.1)
2.- El Departamento de Posgrado comunica o pública la fecha de
entrega de documentos, SIP-10 y comprobante de pago bancario.
4.- Recepción de comprobante de pago bancario en original y copia
para el alumno.
3.- Recepción a los alumnos de SIP-10, revisando correcto llenado de datos, nombre de profesor, fechas, materias, claves, etc.
5.- Se carga a la SICEP por vía clave de acceso, a cada uno de los alumnos, las
materias que cursaran durante el semestre y el profesor que imparte la
materia. (Anexo 7.3.2).
6.- Se envía vía oficio DCA a la SIP; los formatos SIP-10, SIP-22
debidamente requisitados. Junto con las Actas Grupales. (Anexo 7.3.3)
Inicio
Fin
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7.3 ANEXOS
ANEXO 7.3.1
- NOTA: El pago de reinscripción se realiza a la cuenta bancaria que indique el Departamento de Recursos Financieros.
- El monto de pago de reinscripción lo establece la dirección de recursos financieros del IPN
Nota: estas se solicitan mediante vía oficio dirigido a Recurso Financieros de acuerdo a la fecha del calendario.
ANEXO 7.3.2
- NOTA: Para poder acceder al SICEP la SIP otorga usuario y contraseña de acceso. - Las materias a cursar son señalados por el asesor del alumno
ANEXO 7.3.3
- Para envío de mensajería se ingresa a la página www.redpack.com.mx para generar la guía correspondiente.
- Los expedientes para envío se meten en un sobre de acuerdo al tamaño del volumen total de los expedientes.
- Se llama por teléfono a la mensajería para solicitar la recolección del sobre con los expedientes que se van a enviar.
- Se rotula el sobre de acuerdo al remitente al destinatario y se asegura que este completamente cerrado y se pone posteriormente dentro de la bolsa de mensajería establecidas.
- La guía generada por el sistema se pondrá por la parte destinada de acuerdo a la bolsa de mensajería y se lleva la bolsa de mensajería al personal de seguridad de la entrada del centro de investigación para cuando llegue la recolección y se entregue la bolsa preparada.
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8 ALTAS DE ALUMNOS INSCRITOS
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8.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
FORMATOS Y/O DOCUMENTOS
RESPONSABLE
1.- Para alumnos de nuevo ingreso se capturan todos los datos al sistema SICEP(datos personales, materias a cursar en
el semestre), una vez llenado el sistema proporciona el número de registro (N° de
boleta) del alumno
Portal de SICEP: www.informatica.sip.ipn. mx/Sicep/LoginMenu.aspx
Departamento de Posgrado
2.- Para alumnos de reinscripción, con el número de registro se dan de alta las materias a cursar en el semestre.
Departamento de Posgrado
3.- Se imprimen los formatos y se pasa a firma con el alumno, profesor y director. Una vez firmado se manada a la SIP.
Departamento de Posgrado
4.- La SIP sella el formato y lo manda al Centro de Investigación
Formato con sello SIP de CDMX
5.- El Departamento de Posgrado archiva en la carpeta correspondiente el documento sellado.
Departamento de Posgrado
Fin de proceso.
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8.2 DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE POSGRADO
SIP DE C.D.M.X.
Documentos
Documentos
Documento
1.- Para alumnos de nuevo ingreso se capturan todos los
datos al sistema SICEP (datos personales, materias a
cursar en el semestre), una vez llenado el sistema
proporciona el número de registro (N° de boleta) del
alumno.
Inicio
2.- Para alumnos de reinscripción, con el número de registro se dan de alta las materias a cursar en el semestre.
Nuevo ingreso Reinscripción
3.- Se imprimen los documentos y se pasa a firma con el alumno,
profesor y director. Una vez firmado se manada a la SIP.
4.- La SIP sella los documentos y lo
manda al Centro de Investigación.
5.- El Departamento de Posgrado archiva en la
carpeta correspondiente el documento sellado.
Fin
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9 ACTAS GRUPALES SICEP (Sistema Integral de Control Escolar de Posgrado)
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9.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
FORMATOS Y/O DOCUMENTOS
RESPONSABLE
1.- Al terminar cada semestre el Jefe del Departamento de Posgrado envía a cada Profesor, las listas para que asienten la calificación de cada uno de los alumnos, solicitándoles la entrega oportuna de la misma.
Lista de alumnos Departamento de Posgrado
2.- El profesor hace la entrega de las calificaciones al Jefe del Departamento de Posgrado.
Lista de alumnos Profesor
3.- Al recibir las calificaciones en borrador por parte de los profesores, se procede a cargar en formato de actas grupal interna, se imprimen 2 originales.
Acta Grupal interna Departamento de Posgrado
4.- El Jefe del Departamento de Posgrado pasa a firma las actas grupales con el Subdirector Académico y el Director del Centro de Investigación, se sella y se entrega a cada profesor un original, resguardando otro original para expediente.
Formato acta grupal interno
Departamento de Posgrado
5.- En sistema SICEP vía clave de acceso se procede a cargar cada una de las calificaciones de cada materia.
Portal de SICEP: www.informatica.sip.ipn. mx/Sicep/LoginMenu.aspx
Departamento de Posgrado
6.- Se imprime una relación que emite el SICEP (SIP-23) de todas las actas grupales oficiales emitidas, las cuales tienen un número consecutivo.
SIP-23 Relación de actas de SICEP.
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DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
FORMATOS Y/O DOCUMENTOS
RESPONSABLE
7.- Se pasa a firma con el Profesor de la materia, coordinador y del Director del Centro de Investigación.
8.- Cuando se tienen las actas grupales firmadas, se envían a la SIP junto con las inscripciones y reinscripciones.
Of. DCA para enviar a CDMX con acuse de recibo respaldos en minutario y expediente para comprobar el envío.
Departamento de Posgrado
Fin del proceso.
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Fecha de emisión: 2016-12-16
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9.2 DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE POSGRADO
PROFESOR
Acta grupal interno
Acta grupal interno
Lista de alumnos con calificación
Lista de alumnos
Inicio
1.- Al terminar cada semestre el Jefe del Departamento de Posgrado envía a cada Profesor, las listas para que
asienten la calificación de cada uno de los alumnos, solicitándoles la entrega
oportuna de calificaciones.
2.- El profesor hace la entrega de las
calificaciones al Jefe del Departamento
de Posgrado.
3.- Al recibir las calificaciones en borrador por parte de los profesores, se procede a cargar en formato de actas grupal interna, se imprimen 2 originales.
4.- El Jefe del Departamento de Posgrado pasa a firma las actas grupales con el Subdirector Académico y el Director del Centro de Investigación, se sella y se entrega a cada profesor un original, resguardando otro original para expediente.
A
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Clave del documento: (b)
Fecha de emisión: 2016-12-16
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DEPARTAMENTO DE POSGRADO
PROFESOR
Actas grupales oficiales
Actas grupales oficiales
Actas grupales oficiales
A
5.- En sistema SICEP vía clave de acceso se procede a cargar cada una de las calificaciones de cada materia.
6.- Se imprime una relación que emite el SICEP (SIP-23) de todas las actas grupales oficiales emitidas, las cuales tienen un número consecutivo.
7.- Se pasa a firma con el Profesor de la materia, coordinador y del Director del Centro de Investigación.
8.- Cuando se tienen las actas grupales firmadas, se envían a la SIP junto con las inscripciones y reinscripciones. (Anexo 9.3.1)
Fin
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Fecha de emisión: 2016-12-16
Versión: 00
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9.3 ANEXOS
ANEXO 9.3.1
- Para envío de mensajería se ingresa a la página www.redpack.com.mx para generar la guía correspondiente.
- Los expedientes para envío se meten en un sobre de acuerdo al tamaño del volumen total de los expedientes.
- Se llama por teléfono a la mensajería para solicitar la recolección del sobre con los expedientes que se van a enviar.
- Se rotula el sobre de acuerdo al remitente al destinatario y se asegura que este completamente cerrado y se pone posteriormente dentro de la bolsa de mensajería establecidas.
- La guía generada por el sistema se pondrá por la parte destinada de acuerdo a la bolsa de mensajería y se lleva la bolsa de mensajería al personal de seguridad de la entrada del centro de investigación para cuando llegue la recolección y se entregue la bolsa preparada.
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Clave del documento: (b)
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10. ACTAS DE REVALIDACIÓN DE CREDITOS O DE ESTUDIO
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Clave del documento: (b)
Fecha de emisión: 2016-12-16
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10.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
FORMATOS Y/O DOCUMENTOS
RESPONSABLE
1.- Al inicio del semestre el alumno solicita mediante un oficio dirigido al Colegio de Profesores la autorización para cursar asignaturas fuera del CICATA, esta debe estar debidamente firmado por el alumno y profesor.
Formato Alumno y asesor
2.- ¿El Colegio de Profesores da autorización para qué el alumno tome curso en otra institución?
Colegio de profesores
3.- Si, Continua en el punto 6
4.- No, Se explica del por qué no es aprobado para cursar asignatura fuera de CICATA.
Departamento de Posgrado
5.- Fin
6.- Al finalizar el semestre el alumno entrega oficio (Constancia con calificación) de la institución donde curso la(s) asignatura(s) con el resultado obtenido el cual no deberá ser menor a 8.0, con firma y sello del plantel de que se trate.
Oficio (constancia con calificación)
Alumno
7.- Se baja el formato SIP-7 y se carga la calificación obtenida, aclarando el nombre de la materia cursada, el nombre de la materia con que se revalida en este plantel y se integra como un punto a tratar en Junta de Colegio de Profesores.
SIP-7 Departamento de Posgrado
8.- Se envía a la SIP el formato SIP-7 en la fecha indicada, con respaldo del acta de colegio donde se autorizó.
Departamento de Posgrado
Fin de procedimiento
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Clave del documento: (b)
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10.2 DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE POSGRADO
ALUMNO COLEGIO DE
PROFESORES
SIP-7 y Acta de colegio
SIP-7
Constancia
Oficio
1.- Al inicio del semestre el alumno solicita mediante un oficio dirigido al Colegio de Profesores la autorización para cursar asignaturas fuera del CICATA, esta debe estar debidamente firmado por el alumno y profesor.
Inicio
2.- ¿El Colegio de Profesores da
autorización para qué el alumno tome
curso en otra institución?
Si
Si
No
4.- No, Se explica del por qué no es aprobado para cursar asignatura
fuera de CICATA.
6.- Al finalizar el semestre el alumno entrega oficio (Constancia con calificación) de la institución donde curso la(s) asignatura(s) con el resultado obtenido el cual no deberá ser menor a 8.0, con firma y sello del plantel de que se trate.
7.- Se baja el formato SIP-7 y se carga la calificación obtenida, aclarando el nombre de la materia cursada, el nombre de la materia con que se revalida en este plantel y se integra como un punto a tratar en Junta de Colegio de Profesores.
8.- Se envía a la SIP el formato SIP-7 en la fecha indicada, con respaldo del acta de colegio donde se autorizó
Fin
3.- Si, Continúa en el punto 6
5.- Fin
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Clave del documento: (b)
Fecha de emisión: 2016-12-16
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11. CREDENCIAL IPN
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Clave del documento: (b)
Fecha de emisión: 2016-12-16
Versión: 00
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11.1 DESCRIPICÓN DE LAS ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
FORMATOS Y/O DOCUMENTOS
RESPONSABLE
1.- Al inicio del semestre se pide informes al Servicio Administrativo de IPN sobre a los requisitos para solicitar credencial oficial. (Anexo 11. 0)
Departamento de Posgrado
2.- El servicio Administrativo da informes sobre los requisitos para solicitar credencial.
Servicio Administrativo de C.D.M.X.
3.- Se envía un oficio al Servicio Administrativo. Anexando copia de pago y foto del alumno en tamaño infantil (actual y
a color).
Oficio Departamento de posgrado
4.- Se espera respuesta por parte del Servicio Administrativo con las credenciales IPN.
Credencial Servicio Administrativo de C.D.M.X
5.- Se le hace entrega al alumno la credencial debidamente, la cual es sellada cada semestre.
Entrega de credencial sellado al alumno
Departamento de Posgrado
Fin de procedimiento.
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Clave del documento: (b)
Fecha de emisión: 2016-12-16
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11.2 DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE POSGRADO
SERVICIO ADMINISTRATIVO DE C.D.M.X.
Credencial IPN
Credencial IPN
Oficio
1.- Al inicio del semestre se pide informes al Servicio Administrativo de IPN sobre a los requisitos para solicitar credencial oficial (Anexo
11.3.1)
Inicio
2.- El servicio Administrativo da informes sobre los
requisitos para solicitar credencial.
3.- Se envía un oficio al Servicio Administrativo. Anexando copia
de pago y foto del alumno en tamaño infantil (actual y a color).
4.- Se espera respuesta por parte del Servicio Administrativo con las
credenciales IPN.
5.- Se le hace entrega al alumno la credencial
debidamente, la cual es sellada cada semestre.
Fin
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Clave del documento: (b)
Fecha de emisión: 2016-12-16
Versión: 00
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11.3 ANEXOS
ANEXO 11.3.1
- Se solicita información de donde se realizaran los pagos (banco y n° de cuenta), el monto a pagar y los documentos requeridos.
NOTA: En caso de que un alumno pierda la credencial se repite el proceso.
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Clave del documento: (b)
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Versión: 00
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12. JUNTA DE COLEGIO
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Fecha de emisión: 2016-12-16
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12.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
ARCHIVOS Y/O DOCUMENTOS
RESPONSABLE
1.- El Director del Instituto asigna una fecha para la realización de la Junta de Colegio. (Anexo 12.3.1)
Director del Centro de Investigación
2.- El Departamento de Posgrado invita a todos los miembros de la Junta de Colegio para asistir en la fecha establecida. (Anexo 12.3.2)
Departamento de Posgrado
3.- Se realiza la Junta de Colegio. Colegio de Profesores
4.- Al término la Junta de Colegio se realiza un acta donde se plasma todos los puntos tratados.
Acta Departamento de Posgrado
5.- Una vez realizado el acta se pasa a revisión con los Profesores Colegiados para su aprobación.
Departamento de Posgrado
6.- ¿Se aprueba el acta?
7.- No, se modifica el acta y se pasa nuevamente a revisión.
Departamento de Posgrado
8.- Si, se imprime el formato y se pasa a firma por todos los Profesores que asistieron a la Junta de Colegio.
Firma de acta por profesores colegiados
Departamento de Posgrado
9.- Una vez firmado, se archiva a la carpeta de actas emitida por Reuniones de Colegio de manera consecutiva.
Archivar acta de junta de colegio
Departamento de Posgrado
Fin de proceso
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Clave del documento: (b)
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12.2 DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE POSGRADO DIRECTOR DEL CENTRO DE INVESTIGACIÓN
COLEGIO DE PROFESORES
Acta
Acta
Acta
6.- ¿Se aprueba el acta?
1.- El Director del Instituto asigna una
fecha para la realización de la Junta
de Colegio. (Anexo 12.3.1)
Inicio
2.- El Departamento de Posgrado invita a todos los miembros de la
Junta de Colegio para asistir en la fecha establecida. (Anexo 12.3.2).
3.- Se realiza la Junta de Colegio.
4.- Al término la Junta de Colegio se realiza un acta donde se
plasma todos los puntos tratados.
5.- Una vez realizado el acta se pasa a revisión con los Profesores
Colegiados para su aprobación.
7.- No, se modifica el acta y se pasa
nuevamente a revisión.
Si
No
A
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Clave del documento: (b)
Fecha de emisión: 2016-12-16
Versión: 00
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DEPARTAMENTO DE POSGRADO
DIRECTOR DEL CENTRO
DE INVESTIGACIÓN
COLEGIO DE
PROFESORES
Acta
Acta
8.- Si, se imprime el formato y se pasa a firma por todos los profesores que asistieron a la Junta
de Colegio.
A
9.- Una vez firmado, se archiva a la carpeta de
actas emitida por Reuniones de Colegio de
manera consecutiva.
Fin
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Clave del documento: (b)
Fecha de emisión: 2016-12-16
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12.3 ANEXO
ANEXO 12.3.1 La junta de colegio se realiza una cada mes.
ANEXO 12. 3. 2
- Se tiene que dar aviso a los miembros de colegio en el caso de ser junta ordinaria 72 horas de que se realice la junta (se toman muchos puntos a tratar).
- Y 24 horas antes cuando se trate de junta extraordinaria (se trata por lo general un
punto de urgencia).
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Fecha de emisión: 2016-12-16
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13. PROCEDIMIENTO DE BECAS BEIFI
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Clave del documento: (b)
Fecha de emisión: 2016-12-16
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13.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
ARCHIVOS Y/O DOCUMENTOS
RESPONSIBLE
1.- Revisar en el portal www.informatica.sip.ipn.mx si esta publicada la convocatoria (Anexo 13.3.1) por de la Dirección de Investigación de la Secretaria de Investigación.
Convocatoria Encargado de Becas (Posgrado)
2.- Se informa a la comunidad que ya está la convocatoria para solicitar la beca de acuerdo a la misma.
Encargado de Becas (Posgrado)
3.- El alumno ingresa al portal www.informatica.sip.ipn.mx para llenar e imprimir los formatos. (Anexos 13.3.2)
Portal para solicitar beca BEIFI www.informatica.sip.ipn.mx
Alumno
4.- El alumno conforma el expediente de acuerdo al formato BEIFI 00.
Documentos en original y dos copias
Alumno
5.- El alumno entrega el expediente al encargado de becas en el área de Subdirección Académica de acuerdo a las políticas. (Anexo 13.3.3)
Alumno
6.- El encargado de becas revisa el expediente de acuerdo al formato BIFI 00.
Revisión de Formato BEIFI 00
Encargado de Becas (Posgrado)
7.- El encargado de becas envía el expediente al representante BEIFI para la firma del expediente del formato BEIFI 02.
Formato BEIFI 02 Encargado de Becas (Posgrado)
8.- El representante de BEIFI recibe los expedientes y firma el formato BEIFI 02 de cada uno de los expedientes.
Formatos BEIFI 02 Firmados
Representante de BEIFI
9.- Representante de BEIFI devuelve los expedientes firmados al encargado de becas.
Expediente Representante de BEIFI
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DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
ARCHIVOS Y/O DOCUMENTOS
RESPONSIBLE
10.- El encargado de becas recibe y revisa si los expedientes están completos con la firma del representante de BEIFI. Y se ingresa al sistema para agregar en cada proyecto el número de prioridad de cada uno de los alumnos postulados.
Expediente www.informatica.sip.ipn.mx
Encargado de Becas (Posgrado)
11.- Se prepara los expedientes para envío de mensajería y envía los expedientes a la Dirección de investigación-SIP, de acuerdo a las políticas de envío de mensajería. (Anexos 13.3.4)
Expedientes
Encargado de Becas (Posgrado)
12.- Recibe la dirección de investigación-SIP los expedientes de los alumnos postulados.
Expedientes Dirección de Investigación
13.- Se llama a la Coordinación BEIFI de Dirección investigación de la SIP para confirmar que se haya recibido la mensajería.
Encargado de Becas (posgrado)
14.- Revisa la Dirección de Investigación Si existe alguna inconsistencia de los expedientes de los alumnos postulados.
Dirección de Investigación
15.- Si, la Dirección de Investigación envía las observaciones encontradas al encargado de becas (Posgrado) para su corrección.
Dirección de Investigación
16.- El encargado de becas corrige los documentos observados y se envían nuevamente a la Dirección de Investigación de acuerda a la fecha establecida en la convocatoria.
Encargado de Becas (Posgrado)
17.- No, la Dirección de Investigación evalúa los expedientes y emite resultado.
Dirección de Investigación
18.- Se revisa la página principal en espera de los resultados publicados por Dirección de Investigación.
Portal de beca BEIFI www.informatica.sip.ipn.mx
Encargado de Becas (Posgrado) y alumnos
19.- Archivar el expediente de los alumnos postulados en orden alfabético de acuerdo al año de la convocatoria en una carpeta lefort.
Archivar expediente Encargado de Becas (Posgrado)
20.- Fin de proceso.
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13.2 DIAGRAMA DE FLUJO
ENCARGADO DE BECAS (POSGRADO)
ALUMNO REPRESENTANTE DE BEIFI
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
Expediente
Expediente
Expediente de acuerdo BEIFI 00
Formato y etiqueta
Inicio
1.- Revisar en el portal www.informatica.sip.ipn.mx si esta publicada la convocatoria (Anexo
13.3.1) por de la Dirección de Investigación de la Secretaria de
Investigación.
2.- Se informa a la comunidad que ya está la convocatoria para solicitar
la beca de acuerdo a la misma.
4.- El alumno conforma el expediente de
acuerdo al formato BEIFI 00.
5.- El alumno entrega el expediente al encargado de becas en el área de
Subdirección Académica de acuerdo a las
políticas (anexo 13.3.3)
6.- El encargado de becas revisa el
expediente de acuerdo al formato BIFI 00.
3.- El alumno ingresa al portal
www.informatica.sip.ipn.mx para llenar e
imprimir los formatos.13.3.2
A
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ENCARGADO DE BECAS (POSGRADO)
ALUMNO REPRESENTANTE DE BEIFI
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
Expedientes
Expediente
Expediente
Expediente Expediente
Expediente de acuerdo BEIFI 00 y BEIFI 02
9.- Representante de BEIFI devuelve los
expedientes firmados al encargado de
becas.
10.- El encargado de becas recibe y revisa si los expedientes están completos con la firma del
representante de BEIFI.
11.- Se prepara los expedientes para envío de mensajería y envía los expedientes a la Dirección de Investigación-SIP, de acuerdo a
las políticas de envío de mensajería. Anexo 13.3.4
12.- Recibe la de Investigación-
SIP los expedientes de
los alumnos postulados. 13.- Se llama a la
Coordinación BEIFI de Dirección investigación de la SIP para confirmar que
se haya recibido la mensajería.
8.- El representante de BEIFI recibe los expedientes y firma el formato BEIFI 02 de cada uno de los
expedientes.
Expediente de acuerdo BEIFI 00.
BEIFI 02
7.- El encargado de becas envía el expediente al
representante BEIFI para la firma del expediente del formato
BEIFI 02.
A
B
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ENCARGADO DE BECAS (POSGRADO)
ALUMNO REPRESENTANTE DE BEIFI
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
B
14.- Revisa la Dirección de
Investigación Si existe alguna inconsistencia de los expedientes de
los alumnos postulados.
15.- Si, la Dirección de Investigación envía las
observaciones encontradas al
encargado de becas (Posgrado) para su
corrección.
Si
Documento observado
16.- El encargado de becas corrige los
documentos observados y se envían nuevamente
a la Dirección de Investigación de acuerda a la fecha establecida en
la convocatoria. 17.- No, la Dirección
de Investigación evalúa los
expedientes y emite resultado.
No
18.- Se revisa la página principal en
espera de los resultados publicados
por Dirección de Investigación.
19.- Archivar el expediente de los alumnos postulados
en orden alfabético de acuerdo al año de la
convocatoria en una carpeta lefort
Fin
11
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13.3 ANEXOS
ANEXO 13.3.1 Ejemplo de Convocatoria BEIFI
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ANEXO 13.3.2 Se imprime los documentos arrojados en el portal www.informatica.sip.ipn.mx El portal del sistema BEIFI genera una etiqueta lo cual será pegada en la pestaña de la carpeta de expediente.
ANEXO 13.3.3 Se entrega expediente del alumno a la Subdirección Académica original y dos copia en un folder color beige.
El original se queda para la SIP.
Una copia para archivo de expediente.
La segunda copia para el alumno. Se archivan de acuerdo al año y convocatoria.
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ANEXO 13.3.4
- Para envío de mensajería se ingresa a la página www.redpack.com.mx para generar la guía correspondiente.
- Los expedientes para envío se meten en un sobre de acuerdo al tamaño del volumen total de los expedientes.
- Se llama por teléfono a la mensajería para solicitar la recolección del sobre con los expedientes que se van a enviar.
- Se rotula el sobre de acuerdo al remitente al destinatario y se asegura que este completamente cerrado y se pone posteriormente dentro de la bolsa de mensajería establecidas.
- La guía generada por el sistema se pondrá por la parte destinada de acuerdo a la bolsa de mensajería y se lleva la bolsa de mensajería al personal de seguridad de la entrada del centro de investigación para cuando llegue la recolección y se entregue la bolsa preparada.
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14. PROCEDIMIENTO DE BECA TESIS
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14.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN DE LAS
ACTIVIDADES
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RESPONSABLE
1.- La Dirección de Posgrado de la SIP emite una convocatoria semestral. (Anexo 14.3.1)
Convocatoria Dirección de Posgrado de la SIP
2.- El Departamento de Posgrado revisa la convocatoria.
Convocatoria Departamento de Posgrado
3.- El Departamento de Posgrado difunde la convocatoria para que los candidatos alumnos quieran postularse a la beca tesis.
Convocatoria Departamento de Posgrado
4.- El Alumno revisa la convocatoria y accede al portal de la beca tesis www.becasposgrado.sip.ipn.mx para llenar los formatos requeridos en línea de acuerdo a la convocatoria.
Convocatoria Portal beca tesis: www.becasposgrado.sip.ipn.mx
Alumno
5.- El alumno solicita al Departamento de Posgrado constancia de alumno regular así como la boleta con los créditos vigentes.
Constancia Alumno
6.- El Departamento de Posgrado de control escolar elabora la constancia del alumno solicitado.
Constancia Departamento de Posgrado
7.- El alumno anexa la constancia en el expediente conformado con los documentos de acuerdo a la convocatoria de beca tesis.
Expediente Alumno
8.- El alumno entrega el expediente conformado con los documentos y formatos SIP al Departamento Posgrado encargado de becas.
Expediente Alumno
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DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
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RESPONSABLE
9.- El Departamentos de Posgrado encargado de becas revisa el expediente si con los documentos y formatos SIP de acuerdo a la convocatoria de beca tesis.
Expedientes Departamento de Posgrado
10.- ¿Está completo el expediente del alumno de acuerdo a la convocatoria?
Expediente Departamento de Posgrado
11.- No, regresa al punto 4. Alumno
12.- El Departamento de Posgrado ordena los expedientes completos correctamente y envía a la Dirección para la firma del Director del Centro.
Expedientes Departamento de Posgrado
13.- Dirección recibe los expedientes y pasa al Director para firma del formato SIP-2 con el respectivo sello del Centro.
Expedientes Dirección
14.- Dirección entrega los expedientes firmados y sellados al Departamento de Posgrado becas.
Expedientes Dirección
15.- El Departamento de Posgrado recibe y elabora un oficio DCA para el envío de los expedientes de los alumnos postulados para la beca tesis a la Dirección de Posgrado SIP.
Expediente Departamento de Posgrado
16.- La Dirección de Posgrado recibe y revisa los expedientes.
Dirección de Posgrado
17.- La Dirección de Posgrado emite respuesta de acuerdo a la convocatoria a cada unidad académica.
Dirección de Posgrado
18.- ¿Existe alguna apelación? Dirección de Posgrado
19.- No, termina el proceso.
20.- Si, El Departamento de Posgrado encargado de becas informa al alumno la inconsistencia para subsanar la documentación observada por la Dirección de Posgrado.
Departamento de Posgrado
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DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
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RESPONSABLE
21.- El alumno recibe la observación y corrige la documentación de la inconsistencia y entrega al Departamento de Posgrado la documentación solicitada.
Alumno
22.- El Departamento de Posgrado encargado de becas recibe la documentación elabora oficio DCA para el envío de la documentación a la Dirección de Posgrado para subsanar la solicitud de la beca.
Oficio DCA Documento subsanado
Departamento de Posgrado
Fin de proceso.
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Clave del documento: (b)
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14.2 DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE POSGRADO
ALUMNO
DIRECCIÓN DE
POSGRADO
Expediente
Constancia
Convocatoria y formatos
Convocatoria
Convocatoria
Convocatoria
1.- La Dirección de Posgrado de la
SIP emite una convocatoria.
(Anexo 14.3.1) semestral.
3.- El Departamento de Posgrado difunde la convocatoria para que los candidatos
alumnos quieran postularse a la beca tesis.
6.- El Departamento de Posgrado de control escolar elabora la
constancia del alumno solicitado.
7.- El alumno anexa la constancia en el
expediente conformado con los documentos de
acuerdo a la convocatoria de beca tesis.
5.- El alumno solicita al Departamento de Posgrado
constancia de alumno regular así como la boleta con los créditos vigentes.
2.- El Departamento de Posgrado revisa la convocatoria.
4.- El Alumno revisa la convocatoria y accede al
portal de la beca tesis www.becasposgrado.sip.ip
n.mx para llenar los formatos requeridos en línea de acuerdo a la
convocatoria.
Inicio
A
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Clave del documento: (b)
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DEPARTAMENTO DE POSGRADO
ALUMNO
DIRECCIÓN DE
CENTRO
DCA, Expediente
Expediente, SIP-2
Expediente
Expediente
Expediente
Expediente
10.- ¿Está completo el
expediente del alumno de acuerdo a la convocatoria?
8.- El alumno entrega el expediente conformado con los documentos y formatos
SIP al Departamento Posgrado encargado de
becas.
A
No
12.- El Departamento de Posgrado ordena los expedientes completos
correctamente y envía a la Dirección para la firma del Director del Centro.
14.- Dirección entrega los expedientes
firmados y sellados al Departamento
de Posgrado becas.
13.- Dirección recibe los
expedientes y pasa al Director para firma del
formato SIP-2 con el respectivo sello
del Centro.
9.- El Departamentos de Posgrado encargado de becas revisa el expediente si con los documentos y formatos SIP de acuerdo a la convocatoria de beca tesis.
11.- No, regresa al punto 4.
15.- El Departamento de Posgrado recibe y elabora un oficio DCA para el
envío de los expedientes de los alumnos postulados para la beca tesis
a la Dirección de Posgrado SIP.
B
Si
4
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Clave del documento: (b)
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DEPARTAMENTO DE POSGRADO
DIRECCIÓN DE POSGRADO
ALUMNO
DCA, Expediente
Documento
Documento
Expediente
B
16.- La Dirección de Posgrado recibe y
revisa los expedientes.
20.- Si, El Departamento de Posgrado encargado de becas
informa al alumno la inconsistencia para subsanar la documentación observada por la Dirección de
Posgrado.
21.- El alumno recibe la
observación y corrige la
documentación de la inconsistencia y
entrega al Departamento de
Posgrado la documentación
solicitada.
19.- No, termina el proceso.
18.- ¿Existe alguna
apelación?
17.- La Dirección de Posgrado emite respuesta de acuerdo a la convocatoria a
cada Unidad Académica.
22.- El Departamento de Posgrado encargado de becas recibe la documentación elabora oficio DCA para el envío de la documentación a la Dirección de Posgrado para subsanar la solicitud de la beca.
Si
No
23. Fin
23
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Clave del documento: (b)
Fecha de emisión: 2016-12-16
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14.3 ANEXOS
Anexo 14.3.1 Ejemplo de Convocatoria
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Clave del documento: (b)
Fecha de emisión: 2016-12-16
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15. PROCEDIMIENTO DE BECAS CONACYT
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Clave del documento: (b)
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15.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
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RESPONSABLE
1.- El encargado de becas revisa el portal de CONACYT para verificar sí ha salido la convocatoria.
Portal de CONACYT: www.conacyt.gob.mx
Encargado de becas (Posgrado)
2.- CONACYT publica la convocatoria de becas por lo general en el periodo diciembre-enero. NOTA: la convocatoria solo sale una vez al año.
Convocatoria CONACYT
3.- Una vez publicada la convocatoria el encargado de becas publica a la comunidad estudiantil en áreas asignadas en la instalación del Centro de Investigación como también en el Campus Virtual.
Campus virtual: http://utecv.cicataaltamira.ipn.mx/
Sitio oficial CICATA Altamira:
www.cicataaltamira.ipn.mx
Encargado de becas (Posgrado)
4.- Solicitar a control escolar la lista de alumnos regulares y aceptados para el semestre de año en curso.
Lista de alumnos inscritos Encargado de becas (Posgrado)
5.- El alumno pide información para solicitar beca CONACYT.
Alumno
6.- ¿El alumno está en la lista de alumnos regulares e inscritos en el semestre?
Encargado de becas (Posgrado)
Si. Pasa a la siguiente etapa.
7.- No, el alumno pasa a control escolar para su verificación, y si no es aprobado termina el proceso.
Alumno
8.- ¿El alumno obtuvo beca CONACYT anteriormente en otra Institución?
Encargado de becas (Posgrado)
9.- Si, no procede a solicitación de beca por reglamento de CONACYT si algún alumno obtuvo anterior mente beca de la misma no puede solicitar nuevamente.
Alumno
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DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
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RESPONSABLE
10.- No, no obtuvo beca de CONACYT en alguna otra institución, si podrá obtener beca CONACYT.
Encargado de becas (Posgrado)
11.- Se le solicita al alumno los documentos o requisitos emitidos en la convocatoria así como la carta de aceptación solo si es de primer semestre.
Título y cedula profesional (copia) Certificado de estudios (Copia) Credencial IFE o INE (copia) Carta de aceptación al programa (solo 1° semestre) CVU, CONACYT impreso Fotografía tamaño infantil pegado al CVU
Encargado de becas (Posgrado)
12.- El alumno entrega expediente al encargado de becas (Posgrado).
Carta de exclusividad y de tiempo completo anexa en la convocatoria del CONACyT
Alumno
13.- Se recibe expediente y revisa los documentos y se verifica que sean los requisitos de la convocatoria.
Carta de exclusividad y de tiempo completo anexa en la convocatoria del CONACyT
Encargado de becas (Posgrado)
14.- Se pregunta al Subdirector Académica la prioridad por el cual los alumnos serán postulados en el sistema CONACYT. Ejemplo: por promedio, etc.
Encargado de becas (Posgrado)
15.- Se ingresan a los alumnos de acuerdo a la prioridad asignada por el Subdirector Académica al sistema CONACYT.
Encargado de becas (Posgrado)
16.- Se solicita al Subdirector Académico que revise en el sistema los alumnos postulados para posteriormente firmar electrónicamente la postulación ante el CONACYT.
Subdirector Académico
17.- Verificar que la firma electrónica sea exitosa.
Encargado de Becas (Posgrado)
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Clave del documento: (b)
Fecha de emisión: 2016-12-16
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DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
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RESPONSABLE
18.- Se queda en espera de la evaluación de CONACYT y se les comunica a los alumnos que ya están postulados.
Encargado de Becas (Posgrado)
19.- El CONACYT informa por vía correo electrónico al alumno de los pasos que deben seguir para la formalización de la beca.
CONACYT
20.- El encargado de becas da seguimiento solicitando por CONACYT al alumno para la formalización de la beca.
Encargado de Becas (Posgrado)
21.- El encargado de becas solicita los documentos emitidos por CONACYT al momento de formalizar la beca del alumno para la conformación del expediente de cada uno de ellos. NOTA: todos los documentos serán en carpeta color beige tamaño carta.
Carta de aceptación, carta al ISSSTE, Convenio.
Encargado de Becas (Posgrado)
22.- El alumno entrega expediente al encargado de becas (Posgrado).
Alumno
23.- Se verifica los expedientes de los postulados para tener completo los expedientes de cada uno de ellos.
Encargado de Becas (Posgrado)
24.- Archivar el expediente de los alumnos postulados en orden alfabético de acuerdo al año de la convocatoria en una carpeta lefort.
Archivar expediente Encargado de Becas (Posgrado)
25.- Fin.
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Clave del documento: (b)
Fecha de emisión: 2016-12-16
Versión: 00
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15.2 DIAGRAMA DE FLUJO
ENCARGADO DE BECAS (POSGRADO)
ALUMNO
CONACYT
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Clave del documento: (b)
Fecha de emisión: 2016-12-16
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ENCARGADO DE BECAS (POSGRADO)
ALUMNO
Si
6.- ¿El alumno está en la lista de alumnos
regulares e inscritos en el semestre?
Lista
Convocatoria
Convocatoria
Inicio
1.- El encargado de becas revisa el portal de CONACYT para verificar sí ha salido la convocatoria. 2.- CONACYT publica la
convocatoria de becas por lo general en el
periodo diciembre-enero. NOTA: la convocatoria
solo sale una vez al año.
No
3.- Una vez publicada la convocatoria el encargado de becas publica a la comunidad
estudiantil en áreas asignadas en la instalación del Centro de Investigación como también en
el Campus Virtual.
4.- Solicitar a control escolar la lista de alumnos regulares y aceptados para el
semestre de año en curso. 5.- El alumno pide información para
solicitar beca CONACYT.
Si. Pasa al punto 8.
A
7.- No, el alumno pasa a control
escolar para su verificación, y si no
es aprobado termina el proceso.
25
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Clave del documento: (b)
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ENCARGADO DE BECAS (POSGRADO)
SUBDIRECTOR
ACADÉMICO
CONACYT
Expediente Expediente
A
8.- ¿El alumno obtuvo beca CONACYT
anteriormente en otra Institución?
12.- El alumno entrega expediente al encargado de becas (Posgrado).
11.- Se le solicita al alumno los documentos o requisitos emitidos en la convocatoria así como la carta de aceptación solo si es de
primer semestre.
10.- No, no obtuvo beca de CONACYT en alguna otra institución, si podrá obtener
beca CONACYT.
13.- Se recibe expediente y revisa los documentos y se verifica que sean los
requisitos de la convocatoria.
14.- Se pregunta al Subdirector Académica la prioridad por el cual los alumnos serán
postulados en el sistema CONACYT. Ejemplo: por promedio, etc.
9.- Si, no procede a solicitación de beca por reglamento de CONACYT
si algún alumno obtuvo anterior mente beca de la misma no puede
solicitar nuevamente.
B
25
No
Si
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Clave del documento: (b)
Fecha de emisión: 2016-12-16
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ENCARGADO DE BECAS (POSGRADO)
ALUMNO
B
18.- Se queda en espera de la evaluación de CONACYT y se les comunica a los
alumnos que ya están postulados.
20.- El encargado de becas da seguimiento solicitando por
CONACYT al alumno para la formalización de la beca.
17.- Verificar que la firma electrónica sea exitosa.
19.- El CONACYT informa por vía correo electrónico al alumno
de los pasos que deben seguir para la formalización de la
beca.
15.- Se ingresan a los alumnos de acuerdo a la prioridad asignada por el Subdirector
Académica al sistema CONACYT. 16.- Se solicita al Subdirector Académico que revise en el sistema los alumnos postulados
para posteriormente firmar electrónicamente la postulación ante el
CONACYT.
C
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Clave del documento: (b)
Fecha de emisión: 2016-12-16
Versión: 00
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Expediente
Expediente
Expediente
Documentos
21.- El encargado de becas solicita los documentos emitidos por CONACYT al
momento de formalizar la beca del alumno para la conformación del expediente de cada uno de ellos.
NOTA: todos los documentos serán en carpeta color beis tamaño carta.
22.- El alumno entrega expediente al encargado de becas (Posgrado).
C
23.- Se verifica los expedientes de los postulados para tener completo los expedientes de cada uno de ellos.
24.- Archivar el expediente de los alumnos postulados en orden
alfabético de acuerdo al año de la convocatoria en una carpeta lefort.
25.- Fin
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16. ALTAS DE ALUMNOS AL IMSS
16.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
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Clave del documento: (b)
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DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
ARCHIVOS Y/O DOCUMENTOS
RESPONSABLE
1.- Se les solicita datos personales a los alumnos para darlos de alta al IMSS como son: nombre completo, fecha de nacimiento, edad, domicilio ciudad, colonia, calle, número de seguro social y correo electrónico.
Documento de solicitud de datos
Departamento de Posgrado
2.- Una vez teniendo los datos se da de alta al portal del IMSS idse.imss.gob.mx/imss/
Departamento de Posgrado
3.- Los alumnos pueden asistir a su clínica más cercana del IMSS.
Alumnos
Fin de proceso.
16.2 DIAGRAMA DE FLUJO
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Clave del documento: (b)
Fecha de emisión: 2016-12-16
Versión: 00
Página 80 de 101
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DEPARTAMENTO DE POSGRADO
ALUMNO
Inicio
1.- Se les solicita datos personales a los alumnos para darlos de alta al
IMSS como son: nombre completo, fecha de nacimiento, edad, domicilio
ciudad, colonia, calle, número de seguro social y correo electrónico.
2.- Una vez teniendo los datos se da de alta al
portal del IMSS idse.imss.gob.mx/imss/
3.- Los alumnos pueden asistir a su clínica más cercana del
IMSS.
Fin
INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
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Clave del documento: (b)
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17. ACTA DE EXAMEN DE GRADO
17.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ARCHIVOS Y/O DOCUMENTOS
RESPONSABLE
1.- Se recibe oficio del asesor del alumno Oficio de parte del asesor Asesor del alumno
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solicitando que entre a junta de colegio la solicitud de revisión de tesis y fecha de examen de grado a la SIP así como proponiendo los revisores de tesis.
2.- ¿El colegio de profesores aprueba la solicitud?
Colegio de Profesores
3.- No, el colegio de profesores dictamina del por qué no es autorizado.
Colegio de Profesores
4.- Se hace modificación y se pasa nuevamente a junta de colegio en la siguiente cesión.
Modificación del documento erróneo
Departamento de Posgrado
5.- Si, se autoriza la petición continua con el punto 6.
6.- El alumno entrega mediante oficio que expide el Departamento de Posgrado a cada uno de sus jurados un ejemplar de la tesis, para revisión y entrega de SIP-14 en un tiempo de 15 días.
Oficio interno dirigido a todos los jurados para que acusen de recibo tesis. Tesis impresa engargolada
Alumno
7.- El Departamento de Posgrado manda oficio a la SIP con los documento entregados por el alumno que son SIP-14, SIP-13, SIP-8, carta cesión de derechos, CD con la tesis incluida y solicitando fecha de examen.
SIP- 14, SIP-13, SIP-8 Carta cesión de derechos al IPN, y CD con tesis incluida.
Departamento de Posgrado
8.- La SIP hace revisión de los documentos enviados.
SIP de C.D.M.X.
9.- ¿La SIP considera correcta la tesis y los otros documentos?
SIP de C.D.M.X.
10.- No, la SIP regresa los documentos erróneos o la tesis para su corrección.
Departamento de Posgrado
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
ARCHIVOS Y/O DOCUMENTOS
RESPONSABLE
11.- Se corrige el error y se vuelve a mandar nuevamente a la SIP.
Departamento de Posgrado
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12.- Si, la SIP manda una solicitud de plazo para que el alumno presente el examen.
Solicitud por parte de la SIP SIP de C.D.M.X.
13.- El Departamento de Posgrado comunica al alumno sobre el comunicado por parte de la SIP.
Departamento de Posgrado
14.- El alumno entrega al Departamento de Posgrado un oficio con la fecha y hora que va presentar el examen dentro del plazo establecido por la SIP, firmado por el alumno y asesor.
Oficio con fecha de presentación de examen
Alumno
15.- El Departamento de Posgrado elabora oficio de invitación para cada jurado del alumno para confirmar fecha de examen.
Oficio de invitación Departamento de Posgrado
16.- El día programado el alumno se presentara al examen, para lo cual se elaboran constancias de participación para cada jurado
Constancia de participación para cada jurado
Departamento de Posgrado
17.- Se elabora el acta conteniendo el veredicto que dio el jurado para firma de la SIP. SIP-15-CI-Maestría SIP-16-CI-Predoctoral, SIP-17-CI-Doctoral.
SIP-15-CI-Maestría SIP-16-CI-Predoctoral SIP-17-CI-Doctoral
Departamento de Posgrado
18.- Unas vez que el acta de grado regresa firmada se le avisa al alumno para que así haga el pago por derechos de titulación, y entrega el comprobante bancario (original y copia) y con las fotos adecuadas.
Recibo Bancario y Fotografías de Titulo
Departamento de Posgrado.
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ARCHIVOS Y/O DOCUMENTOS
RESPONSABLE
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19.- El Departamento de Posgrado manda un oficio DCA con las fotos solicitando diploma y certificado a la SIP.
DCA- solicitud de diploma y certificado
Departamento de Posgrado
20.- En SIP, se elabora el diploma de grado, el certificado oficial de estudios, cuando está listo y firmado lo envían a este centro para que el alumno reciba acusando recibo de ambos documentos.
Diploma y certificado firmado por la SIP
SIP, C.D.M.X.
21.- Se entrega el certificado y diploma en original al alumno, guardando copia como respaldo en expediente respectivo.
Copia de respaldo de certificado y diploma para expediente del alumno
Departamento de posgrado
22.- Fin de proceso
17.2 DIAGRMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE POSGRADO
COLEGIO DE
PROFESORES
ASESOR DEL
ALUMNO
ALUMNO
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DEPARTAMENTO DE POSGRADO
SIP DE C.D.M.X.
ALUMNO
Oficio
1.- Se recibe oficio del asesor del alumno
solicitando que entre a junta de colegio la
solicitud de revisión de tesis y fecha de examen
de grado a la SIP así como proponiendo los
revisores de tesis.
5.- Si, se autoriza la petición continua con
el punto 6.
3.- No, el colegio de profesores dictamina
del por qué no es autorizado.
2.- ¿El colegio de profesores aprueba la
solicitud?
6.- El alumno entrega mediante oficio que
expide el Departamento de
Posgrado a cada uno de sus jurados un
ejemplar de la tesis, para revisión y entrega
de SIP-14 en un tiempo de 15 días.
4.- Se hace modificación el error y se pasa nuevamente a
junta de colegio en la siguiente
cesión.
Inicio
A
Si
No
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SIP DE C.D.M.X.
Documentos
Documentos
Oficio
A
7.- El Departamento de Posgrado manda oficio a la SIP con los documento entregados por el alumno que son SIP-14, SIP-13, SIP-8, carta cesión de
derechos, CD con la tesis incluida y solicitando fecha de
examen.
11.- Se corrige el error y se vuelve a mandar nuevamente
a la SIP.
12.- Si, la SIP manda una solicitud de plazo para que el alumno presente el examen.
13.- El Departamento de Posgrado comunica al alumno sobre el comunicado por parte
de la SIP.
10.- No, la SIP regresa los documentos
erróneos o la tesis para su corrección.
9.- ¿La SIP considera correcta la tesis y los otros documentos?
14.- El alumno entrega al Departamento de
Posgrado un oficio con la fecha y hora que va presentar el examen
dentro del plazo establecido por la SIP, firmado por el alumno y
asesor.
8.- La SIP hace revisión de los documentos enviados.
B
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Certificado y Diploma
Certificado y Diploma
Oficio DCA
Acta de grado
Acta de grado
Constancia
Oficio
B
18.- Unas vez que el acta de grado regresa firmada se le avisa al alumno para que así haga el pago por derechos de titulación, y
entrega el comprobante bancario (original y copia) y con las fotos adecuadas.
17.- Se elabora el acta conteniendo el veredicto que dio el jurado para firma de la SIP. SIP-15-CI-Maestría SIP-16-CI-Predoctoral, SIP-17-CI-
Doctoral.
16.- El día programado el alumno se presentara al examen, para lo cual se elaboran constancias
de participación para cada jurado.
15.- El Departamento de Posgrado elabora oficio de invitación para cada jurado del
alumno para confirmar fecha de examen.
21.- Se entrega el certificado y diploma en original al alumno, guardando copia como
respaldo en expediente respectivo.
20.- En SIP, se elabora el diploma de grado, el certificado oficial de
estudios, cuando está listo y firmado lo envían a este centro para que el alumno reciba acusando recibo de
ambos documentos.
19.- El Departamento de Posgrado manda un oficio DCA con las fotos solicitando diploma y
certificado a la SIP.
Fin
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18. ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS
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18.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
ARCHIVOS Y/O DOCUMENTOS
RESPONSABLE
1.- El alumno de maestría o doctorado solicita al Jefe del Departamento de Posgrado una constancia de estudios esto puede ser con calificación, con promedio y/o especial. (Anexo 18.1.1)
Alumno
2.- El Departamento de Posgrado solicita al alumno nombre completo, número de registro, semestre y tipo de constancia requerida.
Departamento de Posgrado
3.- El Departamento de Posgrado elabora y firma la constancia y entrega la constancia al alumno (un día hábil).
Constancia Departamento de Posgrado
4.- El alumno revisa que esta correcta la constancia solicitada ¿Esta correcta la constancia?
Constancia Alumno
5.- No, le comunica al Jefe del Departamento de Posgrado para su corrección.
Departamento de Posgrado / Alumno
Si, Fin del Proceso.
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18.2 DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE POSGRADO
ALUMNO
4.- El alumno revisa que esta
correcta la constancia
solicitada ¿Esta correcta la
constancia?
Inicio
1.- El alumno de maestría o doctorado solicita al Jefe del Departamento de
Posgrado una constancia de estudios esto puede ser con calificación, con
promedio y/o especial. (Anexo 18.1.1)
2.- El Departamento de Posgrado solicita al alumno nombre completo, número de registro, semestre y tipo
de constancia requerida.
3.- El Departamento de Posgrado elabora y firma la constancia y
entrega la constancia al alumno (un día hábil).
5.- No, le comunica al Jefe del Departamento de
Posgrado para su corrección.
No
Si
Fin
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18.3 ANEXOS
Anexo 18.3.1 Al inicio de cada semestre, se elaboran e imprimen 2 constancias de estudios originales para cada uno de los estudiantes inscritos en maestría y doctorado, se pasan a firma por el Jefe del Departamento de Posgrado, una vez selladas se entregan a cada estudiante para el trámite de beca.
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19. EVALUACIÓN AL SERVICIO PRESTADO
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19.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
ARCHIVOS Y/O DOCUMENTOS
RESPONSABLE
1.- El Departamento de Posgrado solicita a todos los alumnos la entrega de la evaluación al servicio prestado debidamente requisitado en la fecha establecida por el Departamento de Posgrado.
Evaluación al servicio prestado
Departamento de Posgrado
2.- El formato de evaluación al servicio prestado se encuentra en el campo virtual para la facilitación a los alumnos.
Alumno
3.- Los alumnos descargar el formato de evaluación al servicio prestado y lo entregan al departamento de posgrado totalmente llenado.
Formato de Evaluación Alumno
4.- El departamento de posgrado recauda todas las evaluaciones.
Departamento de Posgrado
5.- El Director del Centro de Investigación analiza las evaluaciones al servicio prestado para identificar las posibles fallas al servicio prestado y así poder mejorar el servicio.
Dirección del CICATA
6.- Las evaluaciones serán reflejadas de manera digital en el PNCP CONACYT.
Departamento de Posgrado
7.- Las evaluaciones al servicio prestado se archivan en un sobre cerrado y se guardan junto con las otras evaluaciones en el semestre correspondido.
Departamento de Posgrado
Fin de proceso
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19.2 DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE POSGRADO
ALUMNO
DIRECCIÓN DEL CICATA
Formato
Formato
Formato
Formato Formato
Formato Formato
Inicio
1.- El Departamento de Posgrado solicita a todos los alumnos la
entrega de la evaluación al servicio prestado debidamente requisitado
en la fecha establecida por el Departamento de Posgrado.
2.- El formato de evaluación al servicio prestado se encuentra
en el campo virtual para la facilitación a los alumnos.
3.- Los alumnos descargar el formato de evaluación al
servicio prestado y lo entregan al departamento de posgrado
totalmente llenado.
4.- El departamento de posgrado recauda todas
las evaluaciones.
5.- El Director del Centro de Investigación analiza
las evaluaciones al servicio prestado para identificar las posibles
fallas al servicio prestado y así poder mejorar el
servicio.
6.- Las evaluaciones serán reflejadas de manera digital
en el PNCP CONACYT.
7.- Las evaluaciones al servicio prestado se archivan en un sobre cerrado y se guardan
junto con las otras evaluaciones en el semestre correspondido.
Fin
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20. EVALUACIÓN AL COMITÉ TUTORIAL
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20.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDES
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
ARCHIVOS Y/O DOCUMENTOS
RESPONSABLE
1.- El Departamento de Posgrado solicita a todos los alumnos la entrega de la evaluación al comité tutorial debidamente requisitado en la fecha establecida por el Departamento de Posgrado.
Propuesta del formato de evaluación
Departamento de Posgrado
2.- El formato de evaluación al comité tutorial se encuentra en el campo virtual para la facilitación a los alumnos.
Alumno
3.- Los alumnos descargar el formato de evaluación al comité tutorial y los entregan al departamento de posgrado totalmente llenado.
Formato de Evaluación Alumno
4.- El Departamento de Posgrado recauda todas las evaluaciones.
Departamento de Posgrado
5.- El Departamento de Posgrado o quien lo requiera analiza las evaluaciones para identificar las posibles fallas o inconveniencias y así poder mejorar.
Departamento de Posgrado
6.- Las evaluaciones serán reflejadas de manera digital en el PNCP CONACYT.
Departamento de Posgrado
7.- Las evaluaciones al comité tutorial se archivan en un sobre cerrado y se guardan junto con las otras evaluaciones en el semestre correspondido.
Departamento de Posgrado
Fin de proceso.
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20.2 DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE POSGRADO
ALUMNO
Formato
Formato
Formato
Formato
Formato
Formato
Formato
Inicio
1.- El Departamento de Posgrado solicita a todos los alumnos la entrega
de la evaluación al comité tutorial debidamente requisitado en la fecha establecida por el Departamento de
Posgrado.
2.- El formato de evaluación al comité tutorial se encuentra en el campo virtual para la facilitación
a los alumnos.
3.- Los alumnos descargar el formato de evaluación al
comité tutorial y los entregan al departamento de posgrado
totalmente llenado.
4.- El Departamento de Posgrado recauda todas las evaluaciones.
5.- El Departamento de Posgrado o quien lo requiera analiza las
evaluaciones para identificar las posibles fallas o inconveniencias y
así poder mejorar.
6.- Las evaluaciones serán reflejadas de manera digital en el
PNCP CONACYT.
7.- Las evaluaciones al comité tutorial se archivan en un sobre
cerrado y se guardan junto con las otras evaluaciones en el semestre
correspondido.
Fin
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Fecha de emisión: 2016-12-16
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21. EVALUACIÓN DE PROFESORES
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Fecha de emisión: 2016-12-16
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21.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
ARCHIVOS Y/O DOCUMENTOS
RESPONSABLE
1.- El Departamento de Posgrado solicita a todos los alumnos la entrega de la evaluación de profesores debidamente requisitado en la fecha establecida por el Departamento de Posgrado
Propuesta del formato de evaluación
Departamento de Posgrado
2.- El formato de la evaluación de profesores se encuentra en el campo virtual para la facilitación a los alumnos
Alumno
3.- Los alumnos descargar el formato de la evaluación de profesores y los entregan al Departamento de Posgrado totalmente llenado
Formato de Evaluación Alumno
4.- El Departamento de Posgrado recauda todas las evaluaciones
Departamento de Posgrado
5.- El Departamento de Posgrado o quien lo requiera analiza las evaluaciones para identificar las posibles fallas o inconveniencias y así poder mejorar.
Departamento de Posgrado
6.- Las evaluaciones de profesores serán reflejadas de manera digital en el PNCP CONACYT.
Departamento de Posgrado
7.- Las evaluaciones de profesores se archivan en un sobre cerrado y se guardan junto con las otras evaluaciones en el semestre correspondido.
Departamento de Posgrado
Fin de proceso.
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Fecha de emisión: 2016-12-16
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21.2 DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE POSGRADO
ALUMNO
Formato
Formato
Formato
Formato
Formato
Formato
Formato
Inicio
1.- El Departamento de Posgrado solicita a todos los alumnos la entrega
de la evaluación de profesores debidamente requisitado en la fecha establecida por el Departamento de
Posgrado
4.- El Departamento de Posgrado recauda todas las evaluaciones
5.- El Departamento de Posgrado o quien lo requiera analiza las
evaluaciones para identificar las posibles fallas o inconveniencias y
así poder mejorar.
6.- Las evaluaciones de profesores serán reflejadas de manera digital
en el PNCP CONACYT.
7.- Las evaluaciones de profesores se archivan en un sobre cerrado y
se guardan junto con las otras evaluaciones en el semestre
correspondido.
2.- El formato de la evaluación de profesores se encuentra en
el campo virtual para la facilitación a los alumnos
3.- Los alumnos descargar el formato de la evaluación de profesores y los entregan al Departamento de Posgrado
totalmente llenado
Fin
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22. GLORARIO
PALABRA
SIGNIFICADO
IPN Instituto Politécnico Nacional.
CICATA Centro de Investigación en Ciencia Aplicada y Tecnología Avanzada.
SICEP Sistema Integral de Control Escolar de Posgrado.
BEIFI Beca de Estímulo Institucional de Formación de Investigadores.
CONACYT Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.
PTA Posgrado en Tecnología Avanzada.
MTA Maestría en Tecnología Avanzada.
DTA Doctorado en Tecnología Avanzada.
CENCELEX Centro de Lenguas Extranjeras.
DCA Dirección de Coordinación Académica.
SIP Secretaria de Investigación de Posgrado.
PNPC Programa Nacional de Posgrado de Calidad.