MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ÍNDICE
CONTENIDO CÁPITULO PÁGINA
Autorización
I 3
Presentación
II 4
Marco Jurídico III 5
Organigrama IV 6
Misión y Visión
V 7
Simbología
VI 8
Procedimientos
VII
Recursos Financieros VIII 10 Recursos Humanos IX Recursos Materiales X Glosario de términos XI 30
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
I.- AUTORIZACIÓN
Con fundamento en el Artículo 41 Fracción X de la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas, así como el Artículo 10 Fracciones VI, VIII, XII y XV del Estatuto Orgánico de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas, expedimos el presente Manual de Procedimientos Administrativos de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública, con el propósito de precisar los métodos, procedimientos y trámites que deberán de cumplirse en las actividades de carácter administrativo, contable y presupuestal al interior de la misma con el fin de mejorar los procesos actuales y alcanzar estándares de calidad adecuados y apegados estrictamente a la normatividad especifica.
COMISIONADA PRESIDENTA
Q.F.B. JUANA VALADEZ CASTREJÓN
EL COMISIONADO EL COMISIONADO MTO. JESÚS MANUEL MENDOZA MALDONADO DR. JAIME ALFONSO CERVANTES DURÁN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
II.- PRESENTACIÓN
El presente Manual tiene por objeto establecer los procedimientos de trabajo que faciliten las tareas específicas, y que permitan disminuir y optimizar los tiempos de ejecución en el desarrollo de las actividades que realizan los involucrados que intervienen en cada una de las partes del proceso administrativo, para eficientar el uso de los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos. En la elaboración de este manual, se identificaron las principales actividades administrativas para actuar con mayor certeza en la ejecución y supervisión de los trabajos de naturaleza administrativa Este manual es de utilización y aplicación obligatoria en todas las actividades administrativas que se realicen en la Comisión Estatal de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas. Dentro de éste contexto se consideró necesario que la dependencia, cuente con éste documento base, que permite tener las tareas y procedimientos definidos y autorizados, los cuales podrán ser flexibilizados y/o modificados cuando las necesidades operativas así lo justifiquen, realizando la propuesta correspondiente el Departamento Administrativo debidamente fundamentada ante el Titular de la Comisión.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
III.- MARCO JURÍDICO
CONSTITUCIONES:
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Zacatecas
LEYES:
Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas Ley de Administración y Finanzas Públicas del Estado de Zacatecas Ley de Fiscalización Superior del Estado de Zacatecas Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios relacionados con Bienes
Muebles del Estado de Zacatecas Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Zacatecas Ley de Patrimonio del Estado de Zacatecas
OTRO:
Estatuto Orgánico de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IV.- ORGANIGRAMA
PLENO
COMISIONADA PRESIDENTA
COMISIONADO COMISIONADO
SECRETARIO EJECUTIVO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
AUXILIAR DE ADMINISTRACIÓN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
V.- MISIÓN Y VISIÓN
DE LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
MISIÓN:
PROMOVER Y DIFUNDIR EL EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN, RESOLVER SOBRE LA NEGATIVA A LAS SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN Y PROTEGER LOS DATOS PERSONALES EN PODER DE LOS SUJETOS OBLIGADOS
VISIÓN:
EN EL 2009 LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, ES RECONOCIDA POR LA SOCIEDAD ZACATECANA COMO UN ORGANISMO IMPULSOR DEL DERECHO A LA INFORMACIÓN, QUE CONTRIBUYE AL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDA DE LAS PERSONAS, ASÍ COMO A LA CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE CONVIVIENCIA DEMOCRÁTICA.
DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CEAIP
MISIÓN:
GESTIONAR, RESGUARDAR Y ADMINISTRAR LOS SERVICIOS DE DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, DIVERSOS E INFORMATICOS, CON EFICIENCIA, CALIDAD, OPORTUNIDAD Y TRATO AMABLE, APEGADOS A LA NORMATIVIDAD, PARA QUE LAS AREAS DIRECTIVAS Y OPERATIVAS DE LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE ZACATECAS CUMPLA CON SUS OBJETIVOS Y METAS.
VISIÓN:
SER UN APOYO REAL PARA LA OPERACIÓN DE TODAS LAS INSTANCIAS DE LA DEPENDENCIA, MEJORANDO NUESTROS PROCESOS Y ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS, MEDIANTE LA SUPERACIÓN Y EL CONOCIMIENTO A FONDO DE CADA ACTIVIDAD.
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VI.- SIMBOLOGÍA
INICIO/TERMINAL
OPERACIÓN
DECISIÓN O ALTERNATIVA
CONECTOR DENTRO DE PÁGINA
DIRECCIÓN DE FLUJO
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DIAGRAMA DE FLUJO INTEGRACIÓN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DIAGRAMA DE FLUJO
Recibe instrucción del Comisionado Presidente, de elaborar el anteproyecto de Presupuesto del siguiente ejercicio fiscal.
INICIO
1
¿Es Correcta?
3
2 Solicita y recibe información de los programas de trabajo de los Comisionados y demás departamentos de la CEAIP
Integra y analiza la documentación recibida de los Comisionados y Departamentos
SI
Realiza correcciones para su regularización. (regresa a la operación 3)
NO
Captura la información obtenida
4
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INTEGRACIÓN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Revisa la información capturada
7
5
Recibe Anteproyecto de Presupuesto con las firmas de los Comisionados, Jefes de Departamento y Comisionado Presidente y prepara Oficio y paquete para su envío a la Secretaría de Finanzas para que lo integre al presupuesto de egresos del Gobierno.
Integra información y turna al Secretario Ejecutivo para recabar firmas de los Comisionados y Jefes de Departamento que
SI ¿Es Correcta?
Realiza correcciones para su regularización. (regresa a la operación 3)
NO
6
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PROCEDIMIENTO: Integración del anteproyecto de Presupuesto AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo
RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
FORMA O DOCUMENTO
1
Recibe instrucción del Comisionado Presidente, de elaborar el anteproyecto de Presupuesto del siguiente ejercicio fiscal.
2
Solicita y recibe información de los programas de trabajo de los Comisionados y demás departamentos de la CEAIP
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
3
Integra y analiza la documentación recibida de los Comisionados y Departamentos
¿Es correcta? No: Realiza observaciones y remite a las áreas para su regularización
4
Si: Captura la información obtenida
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
5
Revisa la información capturada
¿Es correcta?
6
No: Realiza correcciones para su regularización. (regresa a la operación 3) Si: Integra información y turna al Secretario Ejecutivo para recabar firmas de los Comisionados y Jefes de Departamento que intervinieron y del Comisionado Presidente.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7
Recibe Anteproyecto de Presupuesto con las firmas de los Comisionados, Jefes de Departamento y Comisionado Presidente y prepara Oficio y paquete para su envío a la Secretaría de Finanzas para que lo integre al presupuesto de egresos del Gobierno del Estado (Art. 41 fracc. XII de la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas)
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO RECEPCIÓN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS
DEP. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
1
Revisa facturas y documentación soporte (facturas, orden de compra, vales de entrada y salida del almacén, etc.)intervinieron y del Comisionado Presidente.
SI
¿Está completa?
Recibe del Comisionado Presidente y de los Comisionados, instrucción y/o solicitud de pago de facturas de proveedores y prestadores de servicios, para su pago respectivo
NO
INICIO
Realiza las observaciones y regresa documentación al proveedor o prestador de servicios. (Regresa a la operación 2)
Codifica y elabora póliza contable y turna al Jefe del Departamento Administrativo
2
3
Revisa la póliza y la documentación; firma la póliza y elabora cheque
4
Póliza, cheque
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DIAGRAMA DE FLUJO RECEPCIÓN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS
DEP. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Cheque, póliza y documentación
Cheque, póliza y documentación
SI
¿Está en las Inst. el Comisionado Presiden C
NO
Turna cheque, póliza, y documentación a los dos Comisionados para autorización y firma.
Turna cheque, póliza, y documentación al Comisionado Presidente para su autorización y firma, posteriormente firma cheque cualquiera de los Comisionados.
6 5
7
Cheque, póliza y documentación
Recibe documentación; cheque y póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración
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DIAGRAMA DE FLUJO
RECEPCIÓN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS DEP. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Cheque, póliza y documentación
Recibe documentación; cheque y póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración
8
Recibe listado de pólizas y las pólizas cheque relacionadas, entrega a beneficiarios y captura al sistema de contabilidad diariamente y archiva.
9
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PROCEDIMIENTO: Recepción de facturas para pago a
proveedores y/o prestadores de servicios AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo
RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO
1
Recibe del Consejero Presidente y de los Comisionados, instrucción y/o solicitud de pago de facturas de proveedores y prestadores de servicios, para su pago respectivo
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Aux. de Administración)
2
Revisa facturas y documentación soporte (facturas, orden de compra, vales de entrada y salida del almacén, etc.)
¿Esta completa?
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Aux. de Administración)
3
No: Realiza las observaciones y regresa documentación al proveedor o prestador de servicios. (regresa a la operación 2) Si: Codifica y elabora póliza contable y turna al Jefe del Departamento Administrativo
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
4
Revisa la póliza y la documentación; firma la póliza y elabora cheque.
Póliza, Cheque
Se encuentra en las Instalaciones el Comisionado Presidente?
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
5
Si
Turna cheque, póliza, y documentación al Comisionado Presidente para su autorización y firma, posteriormente firma cheque cualquiera de los Comisionados.
Cheque Póliza y
documentación
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
6
No.
Turna cheque, póliza, y documentación a los dos Comisionados para autorización y firma.
Cheque Póliza y
documentación
Recibe documentación; cheque y Cheque
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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7
póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración
Póliza y documentación
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
8
Recibe pólizas firmadas, elabora listado y turna al Auxiliar de Administración.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de Administración)
9
Recibe listado de pólizas y las pólizas cheque relacionadas, entrega a beneficiarios y captura al sistema de contabilidad diariamente y archiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) ÁREA SOLICITANTE
SI
INICIO
1
Solicitud de Material
Atiende la solicitud de pago del Área solicitante; elabora orden de compra
¿HAY EXISTENCIAS?
3
Nota de
Solicitud de
Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud” y de la “Nota de Salida del Almacén”. Se remite al fin del Procedimiento.
2
Nota de
Solicitud de Material
Atiende “Solicitud de Material”, elabora la “Nota de Salida del Almacén”, recaba firma de acuse de recibo en “Nota” , entrega los bienes junto con copia de la “Solicitud” y de la “Nota”, archiva documentos.
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DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPTO ADMINISTRATIVO
4
NO
SI
5
6El monto es menor de $1,500.00 se remite al procedimiento Operación y control del fondo fijo revolvente
7
Póliza
Elabora la póliza
contable y turna al
8
Cheque
Póliza
Revisa la póliza y la documentación; firma la póliza y elabora cheque.
No hay existencias El monto solicitado es mayor de $1 500 00 ?
el monto solicitado es mayor de $1,500.00 (mil quinientos pesos) el pago se realizará con cheque.
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DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO COMISIONADO PRESIDENTE
NO
SI
Documentación
9
Póliza
Cheque
Turna cheque, póliza, y documentación al Comisionado Presidente para su autorización y firma, posteriormente firma cheque cualquiera de los Comisionados.
¿Se encuentra en las Instalaciones el Comisionado Presidente?
Documentación
10
Póliza
Cheque
Turna cheque, póliza, y documentación a los dos Comisionados para autorización y firma.
Documentación
11
Póliza
Cheque
Recibe documentación; cheque y póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 20
DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPTO. ADMINISTRATIVO
Documentación
12
Póliza
Cheque
Recibe documentación;
13
Factura
Cheque
Realiza sus operaciones para el pago de cheque; obtiene el bien solicitado, las facturas, notas o comprobantes respectivos con los requisitos fiscales;
14
Solicitud de Material
Surte al área solicitante los Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material para cotejar. Copia al Jefe del Departamento
15
Solicitud de
Recibe copia de la solicitud y archiva.
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DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO COMISIONADO PRESIDENTE
17 Verifica la actividad de la cuenta; y la remite al Dpto. Admvo.
16
Informe
Elabora reporte diario de la cuenta de cheques y turna de al Comisionado Presidente Para verificar la actividad. Archiva copia
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 22
PROCEDIMIENTO: Control de cheques AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo
RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración
1
Atiende la solicitud de pago del Área solicitante; elabora orden de compra
Solicitud de Material
¿Hay existencias? DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración
2
Si Atiende “Solicitud de Material”, elabora la “Nota de Salida del Almacén”, recaba firma de acuse de recibo en “Nota” , entrega los bienes junto con copia de la “Solicitud” y de la “Nota”, archiva documentos.
Solicitud de Material, Nota de Salida de Almacén
ÁREA SOLICITANTE
3
Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud” y de la “Nota de Salida del Almacén”. Se remite al fin del Procedimiento.
Solicitud de Material Nota de Salida de Almacén
4 No hay existencias y
el monto solicitado es mayor de $1,500.00 ?
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración
5
Si el moto solicitado es mayor de $1,500.00 (mil quinientos pesos) el pago se realizará con cheque;
Cheque
6
No El monto es menor de $1,500.00 se remite al procedimiento Operación y control del fondo fijo revolvente
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración
7
Elabora la póliza contable y turna al Jefe del departamento Administrativo
Póliza
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
8
Revisa la póliza y la documentación; firma la póliza y elabora cheque.
Póliza, Cheque
Se encuentra en las Instalaciones el Comisionado Presidente?
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 23
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
9
Si
Turna cheque, póliza, y documentación al Comisionado Presidente para su autorización y firma, posteriormente firma cheque cualquiera de los Comisionados.
cheque, póliza, y documentación
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
10
No.
Turna cheque, póliza, y documentación a los dos Comisionados para autorización y firma.
cheque, póliza, y documentación
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
11
Recibe documentación; cheque y póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración.
cheque, póliza, y documentación
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración
12
Recibe documentación; cheque y póliza firmadas;
cheque, póliza, y documentación
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración
13
Realiza sus operaciones para el pago de cheque; obtiene el bien solicitado, las facturas, notas o comprobantes respectivos con los requisitos fiscales;
Cheque, Factura
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración
14
Surte al área solicitante los Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material para cotejar. Copia al Jefe del Departamento Administrativo.
Solicitud de Material
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
15
Recibe copia de la solicitud y archiva.
Solicitud de Material
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
16
Elabora reporte de saldos de la cuenta bancaria diario de la página de Internet contra el reporte de cheques emitidos, se determinará el saldo disponible de bancos y turna al Comisionado Presidente cuando menos una vez a la semana. Archiva copia
Reporte de saldos de la cuenta bancaria
COMISIONADO PRESIDENTE
17 Verifica la actividad de la cuenta; y la remite al Departamento Administrativo
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Verifica el registro de la contabilidad, que este
completo
¿Se encuentran todos los registros?
Identifica los movimientos no
considerados y los Imprime reportes presupuéstales y
analíticos contables
Concilia saldos contables y
presupuestales
INICIO
1
4
2 3
¿Existen diferencias
5 Concilia cifras contables
y financieras de cuentas bancarias con el Jefe del
Departamento
No Sí
6
Sí Sí
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 25
DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Emite Estados Financieros y sus
análisis presupuestales y contables
Revisa la información y recaba firma del
Comisionado Presidente
Se entrega la información al
Comisionado Presidente y se archiva.
9
8
7
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 26
PROCEDIMIENTO: Elaboración de Estados Financieros y
presupuéstales AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo
RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Aux. de Administración)
1
Verifica que se encuentre registrada toda la información en el Programa de Contabilidad
¿Se encuentran todos los registros?
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Aux. de Administración)
2
No: Identifica los movimientos no considerados y los captura para completar la Contabilidad. (regresa a la operación 1)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Aux. de Administración)
3
Si: Imprime reportes presupuéstales y analíticos de saldos del sistema de contabilidad
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Aux. de Administración)
4
Concilia saldos contables y presupuéstales
¿Existen diferencias?
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Aux. de Administración)
5
Si: Determina diferencias y realiza correcciones
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Aux. de Administración)
6
No: Concilia cifras contables y financieras de cuentas bancarias con la Jefe de Departamento..
7
Emite Estados Financieros y sus análisis presupuestales y contables.
8
Revisa la información y recaba firmas del Jefe del Departamento Administrativo, del Secretario Ejecutivo y del Comisionado Presidente.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)
9
Se entrega la información a cada uno de los Comisionados y archiva la información original en la Contabilidad de la CEIAP
TERMINA EL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 27
DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN DE CIERRE ANUAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Verifica que se encuentre registrada toda la información anual y que no existan diferencias en Ingresos por ministraciones con la Sría. De Finanzas.
¿Está todo registrado y no ex.
diferencia?
Localiza los movimientos no considerados y/o las diferencias, los captura y concilia con la Sría. De Finanzas y registra los ajustes necesarios (regresa a la operación 1)
Emite reportes financieros y realiza análisis de saldos.
Concilia saldos contables y
presupuestales
INICIO
1
4
2 3
¿Existen diferencias
5Determina diferencias y realiza correcciones y
aclaraciones
Concilia cifras contables y financieras de cuentas bancarias con el Jefe del
Departamento
No Sí
6
Sí No
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 28
DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN DE CIERRE ANUAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Emite Estados Financieros y sus
análisis presupuéstales y contables
Revisa la información y recaba firma del
Comisionado Presidente
Prepara documentación para envío a la H.
Legislatura del Estado. Archiva
9
8
7
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 29
PROCEDIMIENTO: Elaboración del Cierre Anual AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo
RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Aux. de Administración)
1
Verifica que se encuentre registrada toda la información anual y que no existan diferencias en Ingresos por ministraciones con la Sría. De Finanzas.
¿Esta todo registrado y/o no existen diferencias?
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Aux. de Administración)
2
No: Localiza los movimientos no considerados y/o las diferencias, los captura y concilia con la Sría. De Finanzas y registra los ajustes necesarios (regresa a la operación 1)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Aux. de Administración)
3
Si: Emite reportes financieros y realiza análisis de saldos.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Aux. de Administración)
4
Concilia saldos contables y presupuéstales
¿Existen diferencias?
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Aux. de Administración)
5
Si: Determina diferencias y realiza correcciones y aclaraciones
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Aux. de Administración)
6
No: Concilia cifras contables y financieras con la Jefe de Departamento.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7
Emite Estados Financieros y sus análisis presupuéstales y contables.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
8
Revisa la información y recaba firmas del Jefe del Departamento Administrativo, del Secretario Ejecutivo y del Comisionado Presidente.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
9
Prepara documento para envío a la H. Legislatura del Estado y archiva la información original en la Contabilidad de la CEAIP
TERMINA EL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 30
DIAGRAMA DE FLUJO
GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS ANTE LA SRIA. DE FINANZAS DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
Recibe Presupuesto autorizado y calendarizado por la Sría. De Finanzas y por la H. Legislatura del Estado
1
Elabora calendario anual para la gestión quincenal de los recursos financieros asignados y turna al Srio. Ejecutivo y al Comisionado Presidente tránsito que tengas más de tres meses y el monto será reintegrado a la cuenta de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública.
Recibe calendario autorizado y presenta ante la Sría. De Finanzas para posteriormente presentar quincenalmente recibo y monto establecido para la gestión de recursos.
Verifica quincenalmente la cantidad recibida vía electrónica de la Sría. De Finanzas con el presupuesto autorizado.
4
3
2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 31
PROCEDIMIENTO: Gestión de recursos financieros ante la Secretaría de Finanzas
AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo
RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
FORMA O DOCUMENTO
1
Recibe Presupuesto detallado y autorizado por la Sría. De Finanzas y la H. Legislatura del Estado, para su ejercicio.
Presupuesto autorizado
2
Elabora calendario anual para la gestión quincenal de los recursos financieros asignados y turna al Srio. Ejecutivo y al Comisionado Presidente.
Calendario anual
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
3
Recibe calendario autorizado y presenta ante la Sría. De Finanzas para posteriormente presentar quincenalmente recibo y monto establecido para la gestión de recursos.
Calendario anual
4
Verifica quincenalmente la cantidad recibida vía electrónica de la Sría. De Finanzas con el presupuesto autorizado.
TERMINA EL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 32
DIAGRAMA DE FLUJO
CONCILIACIÓN BANCARIA DEPTO.
ADMINISTRATIVO DEPTO.
ADMINISTRATIVO (AUX) COMISIONADO PRESIDENTE
INICIO
2
Conciliación
Coteja los movimientos e importes presentados en el estado de cuenta bancario contra los registrados en el sistema contable presupuestal
1
Estado de Cuenta
Recibe de la institución bancaria que opera la cuenta de cheques, el Estado de Cuenta Bancario y lo turna al Auxiliar Administrativo para su conciliación.
¿Existen diferencias entre movimientos realizados o importes que no correspondan en ambos registros?
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 33
NO
SI
DIAGRAMA DE FLUJO CONCILIACIÓN BANCARIA
DEPTO. ADMINISTRATIVO
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUX)
COMISIONADO PRESIDENTE
Reporte de saldos de la cuenta Bancaria
3
Oficio
En caso de que existan diferencias y éstas se deban a errores u omisiones de registro, efectúa los ajustes correspondientes; o Elabora en original y copia oficio dirigido a la institución bancaria en donde especifica diferencias y solicita su aclaración, le anexa copia del estado de cuenta bancario y en su caso de la documentación que respalde los movimientos no correspondidos. Se remite a Actividad No. 6
Conciliación
4
Estado de Cuenta
Si no existen diferencias turna el estado de cuenta y la conciliación bancaria al Departamento Administrativo para su revisión; y al Comisionado Presidente para su autorización. Archiva el Estado de cuenta y registra en control interno la fecha de conciliación.
Respalda los cheques en tránsito con Reporte de saldos de la cuenta Cancelará los cheques en tránsito que tengas más de tres meses. Se emite oficio de la solicitud de cancelación a la Institución bancaria correspondiente y se registran los ajustes contables respectivos.
5
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 34
DIAGRAMA DE FLUJO
CONCILIACIÓN BANCARIA DEPTO.
ADMINISTRATIVO DEPTO.
ADMINISTRATIVO (AUX) COMISIONADO PRESIDENTE
7
Oficio y/o documentación anexa
Recibe y revisa el oficio y
Estado de Cuenta
6
Oficio y/o
Turna el oficio al Jefe Administrativo para su revisión, estado de cuenta y en su caso documentación anexa.
SI
NO
8
Oficio y/o documentación anexa
En caso de errores en el oficio, lo indica al Auxiliar Administrativo y lo devuelve para corrección.
9
Oficio y/o documentación anexa
Lo turna al Comisionado Presidente junto con documentación anexa para su firma.
Es correcto el oficio?
10
Oficio y/o documentación anexa
Firma oficio y documentación anexa y la envía al Departamento
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 35
DIAGRAMA DE FLUJO
CONCILIACIÓN BANCARIA DEPTO.
ADMINISTRATIVO DEPTO.
ADMINISTRATIVO (AUX) COMISIONADO PRESIDENTE
11
Oficio y/o documentación anexa
Recibe oficio y documentación anexa y acude a la institución bancaria correspondiente. Archiva copia del oficio
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 36
PROCEDIMIENTO: Conciliación Bancaria AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo
RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO
ADMINISTRATIVO
1
Recibe de la institución bancaria que opera la cuenta de cheques, el Estado de Cuenta Bancario y lo turna al Auxiliar Administrativo para su conciliación.
Estado de Cuenta Bancario
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración
2
Coteja los movimientos e importes presentados en el estado de cuenta bancario contra los registrados en el sistema contable presupuestal de la dependencia.
Conciliación Bancaria
Existen diferencias entre movimientos realizados o importes que no correspondan en ambos registros?
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración
3
Si En caso de que existan diferencias y éstas se deban a errores u omisiones de registro, efectúa los ajustes correspondientes; o Elabora en original y copia oficio dirigido a la institución bancaria en donde especifica diferencias y solicita su aclaración, le anexa copia del estado de cuenta bancario y en su caso de la documentación que respalde los movimientos no correspondidos. Se remite a Actividad No. 6
Oficio Estado de Cuenta
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
4
No. Si no existen diferencias turna el estado de cuenta y la conciliación bancaria al Departamento Administrativo para su revisión; y al Comisionado Presidente para su autorización. Archiva el Estado de cuenta y registra en control interno la fecha de conciliación.
Estado de Cuenta y Conciliación Bancaria
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 37
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
5
Respalda los cheques en tránsito con Reporte de saldos de la cuenta Cancelará los cheques en tránsito que tengas más de tres meses. Se emite oficio de la solicitud de cancelación a la Institución bancaria correspondiente y se registran los ajustes contables respectivos.
Reporte de saldos de la cuenta
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
6
Turna el oficio al Jefe Administrativo para su revisión, estado de cuenta y en su caso documentación anexa.
Oficio y/o documentación anexa, estado de cuenta
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7
Recibe y revisa el oficio y documentación anexa
Oficio y/o documentación anexa
Es correcto el oficio?
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
8
No. En caso de errores en el oficio, lo indica al Auxiliar Administrativo y lo devuelve para corrección.
Oficio y/o documentación anexa
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
9
Si. Lo turna al Comisionado Presidente junto con documentación anexa para su firma.
Oficio y/o documentación anexa
COMISIONADO PRESIDENTE
10
Firma oficio y documentación anexa y la envía al Departamento Administrativo.
Oficio y/o documentación anexa
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
11
Recibe oficio y documentación anexa y acude a la institución bancaria correspondiente. Archiva copia del oficio.
Oficio y/o documentación anexa
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 38
DIAGRAMA DE FLUJO
CREACIÓN DE PASIVOS POR CIERRE MENSUAL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO ÁREA DE CONTABILIDAD
Recibe de proveedores y/o de prestadores de servicios facturas
debidamente requisitazas y se le expide contra-recibo con fecha programada de pago para después del cierre mensual
Revisa facturas y documentación
Realiza observaciones y
regresa documentación a
proveedores para su corrección.
Codifica el gasto y elabora póliza de
cuentas por pagar con copias de la
documentación.
Registra la póliza y turna al Jefe del
Depto. Administrativo para firma y autorización.
Recibe, analiza, autoriza y firma póliza de cuentas por pagar y turna para archivo
temporal.
Recibe póliza autorizada, captura y
archiva con documentos originales en cuentas por pagar.
INICIO
1
¿Están correctas?
Si No
2
3
4
6
5
7
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 39
PROCEDIMIENTO: Creación de pasivos por cierres mensuales AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo
RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO
1
Recibe de proveedores y/o prestadores de servicios facturas debidamente requisitazas y se expide contra recibo con fecha programa de pago para después del cierre de mes..
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Aux. de Administración)
2
Revisa facturas y documentación soporte (facturas, orden de compra, vales de entrada y salida del almacén, etc.)
¿Esta completa?
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Aux. de Administración)
3
Realiza observaciones y regresa documentación a proveedores y/o prestadores de servicios para su corrección. (regresa a la operación 1)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Aux. de Administración)
4
Codifica el gasto y elabora póliza de cuentas por pagar con copias de la documentación.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)
5
Registra la póliza y turna al Jefe del Departamento Administrativo para su firma y autorización.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
6
Recibe, analiza y firma póliza y turna al Auxiliar de Administración
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)
7
Recibe póliza autorizada, captura y activa póliza, las facturas originales están en cuentas por pagar, para realizar trámite de pago.
TERMINA EL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 40
DIAGRAMA DE FLUJO REPOSICIÓN DEL FONDO FIJO REVOLVENTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
4
3
2
65
1Solicita al Jefe del Departamento Administrativo reembolso del fondo fijo revolvente, estableciendo la cantidad de $10,000.00
Revisa facturas y documentación soporte que
reúna requisitos
INICIO
Recibe del encargado del Fondo Fijo revolvente la
documentación para reembolso
Realiza el reembolso del fondo fijo cuando su ejercicio sea más del 80% o del día ultimo del mes correspondiente, mediante el formato “Reposición del Fondo Fijo Revolvente”
¿Cumple con los requisitos?
Clasifica y codifica el gasto para realizar la
afectación presupuestal
Turna al auxiliar de administración para su
regularización
Si No
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 41
DIAGRAMA DE FLUJO
REPOSICIÓN DEL FONDO FIJO REVOLVENTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7
9
8
11
10
Recibe póliza contable y elabora cheque a nombre del responsable del Fondo
Fijo Revolvente, con las firmas autorizadas
Recibe relación con cheque, lo canjea en
institución bancaria para reponer el Fondo Fijo revolvente a la caja
Recibe póliza contable y con firma del cheque de
recibido por parte del encargado del Fondo Fijo, captura en contabilidad y
archiva
Elabora cédula de gastos y anexa la documentación de
soporte
Elabora póliza contable y turna al Jede del Departamento Administrativo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 42
PROCEDIMIENTO: Reposición del Fondo Fijo Revolvente AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo
RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO
1
Solicita al Jefe del Departamento Administrativo reembolso del fondo fijo revolvente, estableciendo la cantidad de $10,000.00
2
Realiza el reembolso del fondo fijo cuando su ejercicio sea más del 80% o el día último del mes correspondiente, mediante el formato de “Reposición de Fondo Fijo Revolvente”.
Reposición de Fondo Fijo Revolvente
3
Recibe del encargado del Fondo Fijo Revolvente la documentación comprobatoria que se integrará en reembolso.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de Administración)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
4
Revisa facturas y documentación soporte reúna los requisitos fiscales y firma de autorización del Comisionado Presidente o de los Comisionados.
¿Cumple con los requisitos?
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
5
6
No: Turna al Auxiliar administrativo para su regularización. (regresa a la operación 1) Si: Clasifica y codifica el gasto para realizar afectación presupuestal.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)
7
Elabora cédula de gastos y anexa la documentación soporte de dicha cédula.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)
8
Elabora póliza contable y turna al Jefe del Departamento administrativo.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
9
Recibe póliza contable y elabora cheque a nombre del responsable del fondo y turna para firma y autorización.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 43
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de Administración)
10
Recibe relación con el cheque, lo canjea en Institución Financiera para reponer el fondo fijo en caja y turna póliza para contabilizarse.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de Administración)
11
Recibe póliza con firma de cheque recibido por parte del encargado del Fondo fijo, captura en contabilidad y archiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 44
DIAGRAMA DE FLUJO OPERACIÓN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTE ÁREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
SI
4
Nota de
Solicitud de
Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud” y de la “Nota de Salida del Almacén”. Se remite al fin del Procedimiento.
3
Nota de
Solicitud de
Atiende “Solicitud de Material”, elabora la “Nota de Salida del Almacén”, recaba firma de acuse de recibo en “Nota” , entrega los bienes junto con copia de la “Solicitud” y de la “Nota”, archiva documentos.
INICIO
1
Solicitud de Material
Solicita los requerimientos en lo que se refiere a compras no excedentes a $ 1,500 mediante el formato “Solicitud de Material”
2
Solicitud de
Recibe original y copia de la
“Solicitud del Material”
¿HAY EXISTENCIAS?
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 45
DIAGRAMA DE FLUJO OPERACIÓN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTE ÁREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
NO
7
Materiales
Factura
Revisa que la factura cumpla con los requisitos fiscales: a) Nombre b) Domicilio c) Fecha d) Importe con número y letra e) IVA desglosado f) RFC y que los Materiales entregados por el Proveedor cumplan con las características y condiciones pactadas en precio y calidad.
Cumplen los bienes o servicios con las características requeridas?
5
Orden de Compra
Elabora “Orden de Compra” con los datos y características de los Bienes y/o Servicios que se requieren, con firma del Titular del área solicitante y de autorización del Jefe Administrativo.
Orden de Compra
6Efectúa la adquisición de los Bienes, entregando “Orden de Compra” a Proveedor seleccionado.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 46
DIAGRAMA DE FLUJO
OPERACIÓN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTE ÁREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
NO
8
Factura
Rechaza factura y/o los Bienes y no los recibe hasta que se cumpla con los requisitos y condiciones pactadas. Se remite a la actividad No. 7
SI
9Recibe factura y/o los Bienes que cumplieron con los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor en efectivo por los Bienes o Servicios
10
Nota de Salida
Solicitud de Material
Surte al área solicitante los Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material para cotejar y distribuye la Nota de Salida.
Factura
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 47
DIAGRAMA DE FLUJO OPERACIÓN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTE ÁREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
SI
NO
Nota de Salida
Solicitud de
11 Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud de Material ” y de la “Nota de Salida y verifica que el abastecimiento sea correcto, de acuerdo a la solicitud de material.
12
Utiliza el material para el fin requerido.
13 Devuelve el material al
14 Se remite a la actividad No. 8
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 48
PROCEDIMIENTO: Operación y control del fondo fijo Revolvente AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo
RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO
ÁREA SOLICITANTE
1
Cuando los Responsables de Área requieren bienes
Solicita los requerimientos en lo que se refiere a compras no excedentes a $ 1,500 mediante el formato “Solicitud de Material”
Solicitud de Material
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración
2
Recibe original y copia de la “Solicitud del Material” debidamente requisitada: verifica existencia y determina: ¿ Hay existencias ?
Solicitud de Material
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración
3
Si Atiende “Solicitud de Material”, elabora la “Nota de Salida del Almacén”, recaba firma de acuse de recibo en “Nota” , entrega los bienes junto con copia de la “Solicitud” y de la “Nota”, archiva documentos.
Solicitud de Material Nota de Salida de Almacén
ÁREA SOLICITANTE
4
Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud” y de la “Nota de Salida del Almacén”. Se remite al fin del Procedimiento.
Solicitud de Material Nota de Salida de Almacén
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
5
No Elabora “Orden de Compra” con los datos y características de los Bienes y/o Servicios que se requieren, con firma del Titular del área solicitante y de autorización del Jefe Administrativo.
Orden de Compra
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 49
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
6
Efectúa la adquisición de los Bienes, entregando “Orden de Compra” a Proveedor seleccionado.
Orden de compra
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
7
Revisa que la factura cumpla con los requisitos fiscales: a) Nombre b) Domicilio c) Fecha d) Importe con número y letra e) IVA desglosado f) RFC y que los Materiales entregados por el Proveedor cumplan con las características y condiciones especificaciones en “Orden de Compra”
Factura, Orden de Compra”
Cumplen los bienes o servicios con las características
requeridas?
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
8
No Rechaza factura y/o los Bienes y no los recibe hasta que se cumpla con los requisitos y condiciones pactadas. Se remite a la actividad No. 7
Factura
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
9
Si Recibe factura y/o los Bienes que cumplieron con los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor en efectivo por los Bienes o Servicios recibidos, coloca folio y cancela con sello de “PAGADO” toda la documentación soporte de la adquisición.
Factura
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de Administración)
10
Surte al área solicitante los Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material para cotejar y distribuye la Nota de Salida.
Solicitud de Material Nota de Salida
Recibe bienes solicitados junto
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 50
ÁREA SOLICITANTE 11
con copias de la “Solicitud de Material ” y de la “Nota de Salida” y verifica que el abastecimiento sea correcto, de acuerdo a la solicitud de material.
Solicitud de Material Nota de Salida
ÁREA SOLICITANTE
12
Si. Utiliza el material para el fin requerido.
ÁREA SOLICITANTE
13
No. Devuelve el material al departamento Administrativo.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de Administración)
14 Se remite a la actividad No. 8
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 51
DIAGRAMA DE FLUJO ARQUEO AL FONDO REVOLVENTE
COMISIONADO (A) AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO INICIO
1 Realiza arqueo de manera sorpresiva y aleatoria (una vez al mes), verificando que el importe total del fondo asignado sea igual al importe del efectivo y comprobantes expedidos
2 Pasa a Actividad No. 11
SI NO 3
Anota en la cédula de observaciones. Nota: Dependiendo de la gravedad de la situación se levanta acta administrativa..
¿Está correcto?
4 Presenta las situaciones determinadas en la revisión al Auxiliar Administrativo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 52
ARQUEO AL FONDO REVOLVENTE COMISIONADO (A) AUXILIAR ADMINISTRATIVO
6
Da seguimiento a las justificaciones y aclaraciones para su debida solventación
5Comienza a solventar la cédula de observaciones, indicando como plazo máximo 5 días.
8Firman de conformidad el Formato de Reposición de Fondo Revolvente. Se turna al Jefe del Departamento Administrativo y se archiva para el expediente.
SI NO 7
Pasa a Actividad No. 4
¿Solventa las observaciones?
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 53
PROCEDIMIENTO: Arqueos al Fondo fijo Revolvente AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo
RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO
COMISIONADO (A)
1
Realiza arqueo de manera sorpresiva y aleatoria (una vez al mes), verificando que el importe total del fondo asignado sea igual al importe del efectivo y comprobantes expedidos.
Arqueo de Fondo Revolvente
¿ Esta correcto ? COMISIONADO (A)
2
Si. Pasa a Actividad No. 11
COMISIONADO (A)
3
No. Anota en la cédula de observaciones establecida en el formato del Arqueo los hallazgos detectados. Nota: Dependiendo de la gravedad de la situación se levanta acta administrativa.
Arqueo de Fondo Revolvente (cédula de
Observaciones) y
Acta Administrativa
COMISIONADO (A)
4
Presenta cédula de observaciones al Auxiliar Administrativo para su aclaración y justificación.
Arqueo de Fondo Revolvente (cédula de Observaciones)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración
5
Comienza a solventar cédula de observaciones, indicando como plazo máximo 5 días.
Arqueo de Fondo Revolvente (cédula de Observaciones)
COMISIONADO (A)
6
Da seguimiento a las justificaciones y las aclaraciones para su debida solventación.
¿Solventa las observaciones? 7 No. Se remite a la actividad no. 4 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración COMISIONADO (A)
8
Si. Firman de conformidad el Formato de Reposición de Fondo Revolvente. Se turna al Jefe del Departamento Administrativo y se archiva para el expediente.
Arqueo de Fondo Revolvente
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 54
Oficio
1
Oficio
2
3
Oficio
Expediente
4
DIAGRAMA DE FLUJO
ANTICIPO DE SUELDO TRABAJADOR SOLICITANTE PLENO DE LA COMISIÓN
INICIO
Solicita por escrito al Pleno de la Comisión anticipo de salario, indicando su nombre, número de empleado según nómina, cantidad solicitada, motivo para solicitar el anticipo, y firma.
Recibe la solicitud firmada
Verifica que la solicitud del anticipo de sueldo se cumpla con todos los requisitos establecidos en el Manual de Normas y Políticas para ejercer el Gasto.
Solicita expediente del empleado al Jefe del departamento Administrativo para su revisión
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 55
5
Oficio
Estado de Cuentas de Banco
6
Acuerdo
7
8
Acuerdo
NO
SI
DIAGRAMA DE FLUJO
ANTICIPO DE SUELDOS TRABAJADOR SOLICITANTE PLENO DE LA COMISIÓN
¿La solicitud es autorizada por el Pleno
Si su solicitud es rechazada, recibe Copia del Acuerdo de la Sesión de Pleno, en un plazo no mayor de cinco días hábiles
Consulta al Jefe del Departamento Administrativo para conocer el saldo disponible en la Cuenta de Bancos y el monto máximo que pudiera otorgarse.
Determinan monto a dar de anticipo y emiten acuerdo
Reciben copia del acuerdo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 56
9
Pagaré
10
Pagaré 11
12
Pagaré
Pagaré
13
DIAGRAMA DE FLUJO
ANTICIPO DE SUELDOS DPTO ADMINISTRATIVO ÁREA SOLICITANTE TRABAJADOR SOLICITANTE
Emite Cheque y Pagaré
Cheque
Firma pagaré (por la cantidad recibida) con un su aval que deberá ser trabajador de la Comisión y recibe su cheque de sueldo con los descuentos propios en nómina del Anticipo hasta que se liquide totalmente su adeudo
Catorcenalmente elabora un cálculo de anticipos de sueldo donde se indican las personas que han recibido anticipos, con todos sus datos, y el saldo actual.
Cuando se trata del último descuento para liquidar la totalidad del anticipo de algún empleado, prepara la devolución del pagaré original que firma el empleado cuando recibe el anticipo
Cuando liquida totalmente su adeudo, recibe el pagaré original que firmó al recibir el anticipo con el sello de pagado
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 57
PROCEDIMIENTO: Anticipo de Sueldo AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo
RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO
TRABAJADOR SOLICITANTE
1
Solicita por escrito al Pleno de la Comisión anticipo de salario, indicando su nombre, número de empleado según nómina, cantidad solicitada, motivo para solicitar el anticipo, y firma.
Oficio.
PLENO DE LA COMISIÓN
2
Recibe la solicitud firmada
Oficio
PLENO DE LA COMISIÓN
3
Verifica que la solicitud del anticipo de sueldo se cumpla con todos los requisitos establecidos en el Manual de Normas y Políticas para ejercer el Gasto.
Oficio
PLENO DE LA COMISIÓN
4
Solicita expediente del empleado al Jefe del departamento Administrativo para su revisión.
Expediente
¿La solicitud es autorizada por el Pleno de la Comisión?
PLENO DE LA COMISIÓN
5
No Si su solicitud es rechazada, recibe Copia del Acuerdo de la Sesión de Pleno, en un plazo no mayor de cinco días hábiles.
Oficio
PLENO DE LA COMISIÓN
6
Si Consulta al Jefe del Departamento Administrativo para conocer el saldo disponible en la Cuenta de Bancos y el monto máximo que pudiera otorgarse.
Estado de Cuenta de Bancos.
PLENO DE LA COMISIÓN
7
Determinan monto a dar de anticipo y emiten acuerdo.
Acuerdo
TRABAJADOR SOLICITANTE, JEFE DEL DPTO. ADMINISTRATIVO
8
Reciben copia del acuerdo.
Acuerdo
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
9 Emite cheque y pagaré Cheque Pagarè
Firma pagaré (por la cantidad
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 58
ÁREA SOLICITANTE 10 recibida) con un su aval que deberá ser trabajador de la Comisión y recibe su cheque de sueldo con los descuentos propios en nómina del Anticipo hasta que se liquide totalmente su adeudo.
Pagaré
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
11
Catorcenalmente elabora un cálculo de anticipos de sueldo donde se indican las personas que han recibido anticipos, con todos sus datos, y el saldo actual.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
12
Cuando se trata del último descuento para liquidar la totalidad del anticipo de algún empleado, prepara la devolución del pagaré original que firma el empleado cuando recibe el anticipo.
Pagaré
TRABAJADOR SOLICITANTE
13
Cuando liquida totalmente su adeudo, recibe el pagaré original que firmó al recibir el anticipo con el sello de pagado.
Pagaré
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 59
Factura
Factura
Resguardo del Área correspondiente
1
2
3
4
5
6
DIAGRAMA DE FLUJO Recepción y Registro del Inventario de Bienes Muebles.
DPTO ADMINISTRATIVO PROVEEDOR AREA SOLICITANTE
INICIO
Entrega los bienes que la Comisión ha adquirido a través del procedimiento de adjudicación correspondiente
Entrega Factura.
Recibe los bienes y los coteja, de acuerdo a la factura
Verifica el número de inventario que les corresponde, para efectuar la etiqueta con número de identificación, por cada bien mueble.
Da de alta dicho bien en el Inventario de bienes muebles
Elabora resguardos de acuerdo a la asignación correspondiente
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 60
Resguardo
Resguardo
7
8
9
DIAGRAMA DE FLUJO Recepción y Registro del Inventario de Bienes Muebles.
DPTO ADMINISTRATIVO PROVEEDOR AREA SOLICITANTE
Procede a la entrega de los bienes al personal asignado.
Firma el resguardo correspondiente.
Recibe los resguardos y archiva
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 61
PROCEDIMIENTO: Recepción y Registro del Inventario de Bienes Muebles.
AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo
RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO
PROVEEDOR
1
Entrega los bienes que la Comisión ha adquirido a través del procedimiento de adjudicación correspondiente.
PROVEEDOR
2 Entrega Factura. Factura
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
3
Recibe los bienes y los coteja, de acuerdo a la factura.
Factura
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
4
Verifica el número de inventario que les corresponde, para efectuar la etiqueta con número de identificación, por cada bien mueble. Nota: Anexo formato de Registro de Bienes Muebles, el cuál especifica el número de Inventario, características, área de adscripción, etc.
FORMATO Registro de Bienes Muebles.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
5
Da de alta dicho bien en el Inventario de bienes muebles.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
6
Elabora resguardos de acuerdo a la asignación correspondiente.
Resguardo del Área correspondiente.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7 Procede a la entrega de los bienes al personal asignado.
ÀREA USUARIA 8 Firma el resguardo correspondiente.
Resguardo
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
9 Recibe los resguardos y archiva.
Resguardo
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 62
1
Solicitud de Material
Solicitud de Material
Solicitud de Material
Cotizaciones
2
3
4
SI
NO
DIAGRAMA DE FLUJO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS BAJO LA MODALIDAD DE ADJUDICACIÓN DIRECTA
ÁREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
Cuando la Adjudicación sea mayor $10,000.00 y hasta el máximo establecido en la normatividad aplicable Elabora “Solicitud de Material” para la solicitud de bienes y servicios, anexa cuando menos 3 cotizaciones que ampara los bienes o servicios solicitados y lo envía al Departamento Administrativo.
¿Cumple con los requisitos?
Devuelve la documentación a la Área Solicitante
Firma y sella de recibido copia de la requisición, y entrega acuse al Área Solicitante y separa una copia para archivo
Analiza las cotizaciones
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 63
Orden de Compra
Orden de Compra
Orden de Compra
5
6
7
8
Factura y/o Bien
NO
SI
DIAGRAMA DE FLUJO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS BAJO LA MODALIDAD DE ADJUDICACIÓN DIRECTA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO OFERENTE (PROVEEDOR)
Selecciona y adjudica al oferente con las mejores condiciones de precio, calidad, pago, garantía y tiempo de entrega
Elabora la “Orden de Compra
Comunica telefónicamente al proveedor que pase con Auxiliar del Departamento de Administrativo a recoger la Orden de Compra o en su caso envía pedido vía fax tratándose de proveedores foráneos.
Recibe la Orden de Compra (pedido), elabora factura y procede a surtir los artículos, en el domicilio de la dependencia o entidad solicitante
Cumplen los bienes o servicios con las
características requeridas?
Rechaza factura y/o los Bienes y no los recibe hasta que se cumpla con los requisitos y condiciones pactadas. Se remite a la actividad No. 8
Se remite al Procedimiento Recepción de Facturas para Pago a Proveedores y/o Prestadores de Servicios.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 64
PROCEDIMIENTO: Adquisición de Bienes y Servicios bajo la modalidad de Adjudicación Directa.
AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo
RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO
ÁREA SOLICITANTE
1
Cuando la Adjudicación sea mayor $10,000.00 y hasta el máximo establecido en la normatividad aplicable Elabora “Solicitud de Material” para la solicitud de bienes y servicios, anexa cuando menos 3 cotizaciones que ampara los bienes o servicios solicitados y lo envía al Departamento Administrativo.
Solicitud de Material
Cumple con los requisitos?
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Auxiliar Administrativo
2
No
Devuelve la documentación a la Área Solicitante
Solicitud de Material
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Auxiliar Administrativo
3
Si Firma y sella de recibido copia de la requisición, y entrega acuse al Área Solicitante y separa una copia para archivo.
Solicitud de Material
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Auxiliar Administrativo
4
analiza las cotizaciones.
Cotizaciones
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Auxiliar Administrativo
5
Selecciona y adjudica al oferente con las mejores condiciones de precio, calidad, pago, garantía y tiempo de entrega.
6
Elabora la “Orden de Compra” Orden de Compra
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Auxiliar Administrativo
7
Comunica telefónicamente al proveedor que pase con Auxiliar del Departamento de Administrativo a recoger la Orden de Compra o en su caso envía pedido vía fax tratándose de proveedores foráneos.
Orden de Compra
OFERENTE (PROVEEDOR)
8
Recibe la Orden de Compra (pedido), elabora factura y procede a surtir los artículos, en el domicilio de la dependencia o entidad solicitante.
Orden de Compra
Cumplen los bienes o servicios con las
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 65
características requeridas?
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
9
No Rechaza factura y/o los Bienes y no los recibe hasta que se cumpla con los requisitos y condiciones pactadas. Se remite a la actividad No. 8
Factura y/o Bienes
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
10
Si Se remite al Procedimiento Recepción de Facturas para Pago a Proveedores y/o Prestadores de Servicios.
NOTA: Tratándose de bienes inventariables, se envía mediante oficio firmado, factura original y póliza de garantía al Jefe del Departamento Administrativo para su registro y control, tramitando el pago con copia fotostática de la factura.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 66
1
Oficio
2
Reporte de Inventario
3
Reporte de Inventario
4
DIAGRAMA DE FLUJO
LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES (Activos Fijos)
JEFE DEL DPTO ADMINISTRATIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
Instruye a Auxiliar Administrativo, para llevar acabo el levantamiento del Inventario Físico de Activo Fijo y conciliar los registros contables contra el control físico de los bienes.
Elabora oficio y recaba firma del Comisionado Presidente, para notificar al Jefe del Departamento Administrativo y a cada uno de los trabajadores, acerca del Calendario para el levantamiento del Inventario Físico de Bienes de Activo Fijo. Turna oficio
Conforme a las fechas del Calendario, emite y turna el “Reporte de Inventario”, por cada trabajador del área correspondiente, conteniendo en cada caso los bienes de activo fijo bajo su resguardo.
Inicia el levantamiento del Inventario Físico de los Bienes de Activo Fijo, realizando su recorrido por las instalaciones de la Comisión, con el apoyo del personal de la Oficina de existencias con el objeto de identificar y ubicar los bienes descritos en el “Reporte de Inventario”.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 67
5
Reporte de Inventario
Reporte de Inventario
6
7
NO
SI
DIAGRAMA DE FLUJO
LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES (Activos Fijos)
JEFE DEL DPTO ADMINISTRATIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Verifica que los datos del “Reporte de Inventario” coincidan con los de los bienes encontrados en el área respectiva
¿ Coinciden?
Registra a mano en el “Reporte de Inventario” correspondiente, los cambios y diferencias encontradas tras el recorrido. Esto incluye errores en los datos propios del bien, tales como números de serie o inventario, modelo, características, entre otros. También incluye los bienes faltantes que resulten
Procesa las modificaciones derivadas del paso anterior, y emite las actualizaciones del “Reporte de Inventario” por trabajador.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 68
Relación de bienes de activo fijo faltantes
8
9
10
11
Acta Administrativa Circunstanciada
12 NO
DIAGRAMA DE FLUJO
LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES (Activos Fijos)
USUARIO RESGUARDATORIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Una vez concluida la revisión de todos los bienes de activo fijo del área de que se trate, elabora el reporte denominado “Relación de bienes de activo fijo faltantes” para el caso de faltantes.
Solicita por escrito al usuario resguardatario que presente los bienes faltantes en un plazo no mayor de 5 días hábiles
Procede a la búsqueda exhaustiva de los bienes faltantes.
Verifica si son presentados los bienes faltantes por el usuario?
Elabora el formato “Aviso de faltantes de bienes patrimoniales” y recaba acta administrativa circunstanciada levantada por el usuario y turna ambas al Departamento Jurídico, para que proceda en el ámbito de su competencia.
Aviso de faltantes de bienes patrimoniales
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 69
13
14
SI
15
Activo Fijo
Reporte de Auxiliares de las cuentas de Activo Fijo
16
17
DIAGRAMA DE FLUJO
LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES (Activos Fijos)
DEPARTAMENTO JURÍDICO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Procede conforme a la normatividad, determinando si aplica la baja o el bien, el cargo contable a deudores diversos correspondientes al trabajador y el bien no identificado bajo su resguardo
NO
Una vez analizado el contenido, recaba firma de conformidad de los resguardatarios de los bienes de activo fijo en la impresión definitiva de “Reporte de Inventario” .
Elabora o imprime el formato “Inventario de Activo Fijo” (con base en la actualización de datos derivados del inventario de activo fijo llevado a cabo)
Solicita al jefe del Departamento Administrativo, el reporte de auxiliares de las cuentas de activo fijo a la fecha, con la finalidad de hacer una conciliación (confronta documental) entre los registros contables y el resultado del inventario físico de los bienes de activo fijo.
Verifica que coincidan los importes y clasificación de bienes de activo fijo, entre el “Inventario de Activo Fijo” y los reportes de auxiliares del periodo (semestre)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 70
Ajustes previos a la Conciliación
18
19
Conciliación de saldos físico-contable
20
21
DIAGRAMA DE FLUJO
LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
(Activos Fijos) COMISIONADO PRESIDENTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Elabora el documento denominado “Ajustes previos a la conciliación” por cuenta contable, donde se identifican y aclaran las diferencias en la aplicación de cuentas contables y/o movimientos no correspondidos o registrados en el período; turna copia al Jefe del Departamento Administrativo para que proceda a realizar los ajustes contables correspondientes.
Genera la “Conciliación de saldos físico-contable” y recaba firmas de conformidad en la Conciliación. Turna copia al jefe del Departamento Administrativo para su revisión
Una vez recabada la firma del Jefe del departamento Administrativo turna documentación al Comisionado Presidente para que haga una supervisión y autorice la conciliación respectiva.
Archiva los documentos soporte o trabajo del levantamiento del Inventario Físico del Activo Fijo en los expedientes de control respectivos y turna copia al Jefe del Departamento Administrativo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 71
PROCEDIMIENTO: Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles (Activos Fijos) .
AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo RESPONSABLE ACTIVIDAD
NÚMERO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O
DOCUMENTO JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
1
Instruye a Auxiliar Administrativo, para llevar acabo el levantamiento del Inventario Físico de Activo Fijo y conciliar los registros contables contra el control físico de los bienes.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
2
Elabora oficio y recaba firma del Comisionado Presidente, para notificar al Jefe del Departamento Administrativo y a cada uno de los trabajadores, acerca del Calendario para el levantamiento del Inventario Físico de Bienes de Activo Fijo. Turna oficio
Oficio
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
3
Conforme a las fechas del Calendario, emite y turna el “Reporte de Inventario”, por cada trabajador del área correspondiente, conteniendo en cada caso los bienes de activo fijo bajo su resguardo.
Reporte de Inventario
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
4
Inicia el levantamiento del Inventario Físico de los Bienes de Activo Fijo, realizando su recorrido por las instalaciones de la Comisión, con el apoyo del personal de la Oficina de existencias con el objeto de identificar y ubicar los bienes descritos en el “Reporte de Inventario”.
Reporte de Inventario
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
5
Verifica que los datos del “Reporte de Inventario” coincidan con los de los bienes encontrados en el área respectiva
Reporte de Inventario
Coinciden ?
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
6
No Registra a mano en el “Reporte de Inventario” correspondiente, los cambios y diferencias encontradas tras el recorrido. Esto incluye errores en los datos propios del bien, tales como
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 72
números de serie o inventario, modelo, características, entre otros. También incluye los bienes faltantes que resulten.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
7
Procesa las modificaciones derivadas del paso anterior, y emite las actualizaciones del “Reporte de Inventario” por trabajador.
Reporte de Inventario
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
8
Una vez concluida la revisión de todos los bienes de activo fijo del área de que se trate, elabora el reporte denominado “Relación de bienes de activo fijo faltantes” para el caso de faltantes.
“Relación de bienes de activo fijo faltantes”
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
9
Solicita por escrito al usuario resguardatario que presente los bienes faltantes en un plazo no mayor de 5 días hábiles.
USUARIO RESGUARDATARIO
10 Procede a la búsqueda exhaustiva de los bienes faltantes.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
11
Verifica si son presentados los bienes faltantes por el usuario?
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
12 No Elabora el formato “Aviso de faltantes de bienes patrimoniales” y recaba acta administrativa circunstanciada levantada por el usuario y turna ambas al Departamento Jurídico, para que proceda en el ámbito de su competencia.
“Aviso de faltantes de bienes patrimoniales” Acta Administrativa Circunstanciada
DEPARTAMENTO JURÍDICO
13
Procede conforme a la normatividad, determinando si aplica la baja o el bien, el cargo contable a deudores diversos correspondientes al trabajador y el bien no identificado bajo su resguardo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
14 Si Una vez analizado el contenido, recaba firma de conformidad de los resguardatarios de los bienes de activo fijo en la impresión definitiva de “Reporte de Inventario” .
Reporte de Inventario
AUXILIAR Elabora o imprime el formato “Inventario de
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 73
ADMINISTRATIVO 15
“Inventario de Activo Fijo” (con base en la actualización de datos derivados del Inventario de activo fijo llevado a cabo.
Activo Fijo”
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
16
Solicita al Jefe del Departamento Administrativo, el reporte de auxiliares de las cuentas de activo fijo a la fecha, con la finalidad de hacer una conciliación (confronta documental) entre los registros contables y el resultado del inventario físico de los bienes de activo fijo.
Reporte de Auxiliares de las cuentas de Activo Fijo
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
17
Verifica que coincidan los importes y clasificación de bienes de activo fijo, entre el “Inventario de Activo Fijo” y los reportes de auxiliares del periodo (semestre):
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
18 Si
Elabora el documento denominado “Ajustes previos a la conciliación” por cuenta contable, donde se identifican y aclaran las diferencias en la aplicación de cuentas contables y/o movimientos no correspondidos o registrados en el periodo; turna copia al Jefe del Departamento Administrativo para que proceda a realizar los ajustes contables correspondientes.
“Ajustes previos a la conciliación”
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
19
Genera la “Conciliación de saldos físico-contable” y recaba firmas de conformidad en la conciliación. Turna copia al Jefe del Departamento Administrativo para su revisión.
“Conciliación de saldos físico-contable”
COMISIONADO PRESIDENTE
20
Una vez recabada la firma del Jefe del departamento Administrativo turna documentación al Comisionado Presidente para que haga una supervisión y autorice la conciliación respectiva.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
21
Archiva los documentos soporte o de trabajo del levantamiento del Inventario Físico de Activo Fijo en los expedientes de control respectivos y turna copia al Jefe del Departamento Administrativo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 74
Solicitud de Salida de bienes muebles.
Solicitud de salida de bienes muebles
Solicitud de salida de bienes muebles
Solicitud de salida de bienes muebles
1
2
3
4
5
DIAGRAMA DE FLUJO
REGISTRO DE SALIDA Y ENTRADA DE BIENES MUEBLES PARA SU REPARACIÓN ÁREA SOLICITANTE DPTO ADMINISTRATIVO
INICIO
Solicita la salida de cualquier bien mueble propiedad de la Comisión para su reparación, mencionando el número de Inventario, características principales, así como los componentes que lo integran. El Jefe del Departamento Administrativo tramita lo necesario para su reparación.
Verifica que el bien que sale para su reparación, corresponde a la salida que se informo, firma de conformidad.
Archiva la salida correspondiente junto al resguardo del bien y da el seguimiento necesario hasta su regreso.
Informa al Auxiliar del Departamento Administrativo para que esté pendiente
Informa al Jefe del Departamento Administrativo la llegada del bien después de su reparación.
Verifica físicamente el bien a su entrada, en el área asignada, firmando de conformidad
Archiva la solicitud de salina de bienes de muebles correspondiente.
6
7
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 75
PROCEDIMIENTO: Registro de Salida y Entrada de Bienes
Muebles para su reparación.
AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo RESPONSABLE ACTIVIDAD
NÚMERO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O
DOCUMENTO ÀREA SOLICITANTE
1
solicita la salida de cualquier bien mueble propiedad de la Comisión para su reparación, mencionando el número de Inventario, características principales, así como los componentes que lo integran. El Jefe del Departamento Administrativo tramita lo necesario para su reparación.
Solicitud de salida de bines muebles
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
2
Verifica que el bien que sale para su reparación, corresponde a la salida que se informo, firma de conformidad.
Solicitud de salida de bines muebles
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
3
Archiva la salida correspondiente junto al resguardo del bien y da el seguimiento necesario hasta su regreso.
Solicitud de salida de bines muebles
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
4
Informa al Auxiliar del Departamento Administrativo para que esté pendiente del pago correspondiente.
ÀREA SOLICITANTE 5
Informa al Jefe del Departamento Administrativo la llegada del bien después de su reparación.
Solicitud de salida de bines muebles
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
6
Verifica físicamente el bien a su entrada, en el área asignada, firmando de conformidad.
Solicitud de salida de bines muebles
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7
Archiva la solicitud de salida de bines muebles correspondiente.
Solicitud de salida de bines muebles
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 76
Solicitud de Material
Solicitud de Material
NO
SI
1
2
3
4
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE PEQUEÑAS HERRAMIENTAS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
Revisa y controla el material y las herramientas disponibles en almacén
¿Hay existencia de los materiales y/o herramientas de las que el trabajador solicita y/o necesita?
Solicita los materiales y pequeñas herramientas al proveedor seleccionado
Recibe factura, materiales y controla los materiales, así como de la distribución de las mismas a los distintos trabajadores.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 77
PROCEDIMIENTO: Control de Pequeñas Herramientas. AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo
RESPONSABLE ACTIVIDAD
NÚMERO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O
DOCUMENTO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar Administrativo)
1
Revisa y controla el material y las herramientas disponibles en almacén.
¿Hay existencia de los materiales y/o herramientas de las que el trabajador solicita y/o necesita?
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar Administrativo)
2
No.
Solicita los materiales y pequeñas herramientas al proveedor seleccionado
Solicitud de material
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar Administrativo)
3
Recibe factura, materiales y controla los materiales, así como de la distribución de las mismas a los distintos trabajadores.
Solicitud de material
4
Si.
Fin del procedimiento
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 78
1
2
3
4
DIAGRAMA DE FLUJO CONTRAPARTIDA
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
Recibe los Bienes Muebles e Inmuebles
Contabilizar inmediatamente cargo al capítulo 5000 bienes muebles; con abono a bancos.
Reflejar en el Registro Contable, cargo al activo fijo con abono a patrimonio
Trimestralmente conciliar los saldos de las cuentas de Activo Fijo contra Patrimonio.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 79
PROCEDIMIENTO: CONTRAPARTIDA AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo
RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
1
Recibe los Bienes Muebles e Inmuebles
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
2
Contabilizar inmediatamente cargo al capítulo 5000 bienes muebles; con abono a bancos.
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
3
Reflejar en el Registro Contable, cargo al activo fijo con abono a patrimonio.
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
4
Trimestralmente conciliar los saldos de las cuentas de Activo Fijo contra Patrimonio.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 80
1
Formato de variaciones presupuéstales
2
Formato de variaciones presupuéstales
Acuerdo de aprobación
3
DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUX)
DEPTO. ADMINISTRATIVO
PLENO DE LA COMISIÓN
INICIO
Conforme al presupuesto autorizado por capítulo y partidas, así como a los registros contables correspondientes determinar mes a mes variaciones presupuéstales (absolutas y relativas) para remitirlas al Jefe del departamento Administrativo.
Revisión y análisis de variaciones presupuéstales para dar a conocer a los Comisionados el comportamiento del presupuesto y sus consideraciones respecto a las modificaciones presupuestales requeridas para su aprobación.
Revisión y análisis de las variaciones presupuéstales para su aprobación.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 81
PROCEDIMIENTO: Control del Ejercicio Presupuestal AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo
RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
1
Conforme al presupuesto autorizado por capítulo y partidas, así como a los registros contables correspondientes determinar mes a mes variaciones presupuéstales (absolutas y relativas) para remitirlas al Jefe del departamento Administrativo.
Formato de variaciones
presupuestales
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
2
Revisión y análisis de variaciones presupuéstales para dar a conocer a los Comisionados el comportamiento del presupuesto y sus consideraciones respecto a las modificaciones presupuéstales requeridas para su aprobación.
Formato de variaciones
presupuéstales
Pleno de la Comisión 3
Revisión y análisis de las variaciones presupuéstales discusión y aprobación.
Acuerdo de aprobación
Fin del procedimiento
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 82
Programa Operativo Anual
1
2
3
4
5
6
NO SI
DIAGRAMA DE FLUJO INTEGRACIÓN Y ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
SECRETARIO EJECUTIVO JEFES DE DEPARTAMENTO
INICIO
Solicita a cada uno de los Departamentos la elaboración del Programa Operativo Anual (POA)
Reciben la indicación y proceden a recabar la información solicitada
Entregan en tiempo y forma la información al Secretario Ejecutivo
Recibe y revisa que la información esté debidamente requisitada
¿La información es correcta?
Regresa la información a la/s área/s correspondientes, con las debidas observaciones para su corrección
Reciben la documentación, proceden a realizar las correcciones y entregan al Secretario Ejecutivo. Regresa al punto 4.
Pasa a la actividad 9
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 83
9
11
Programa Operativo Anual
12
13
Programa Operativo Anual
SI
13
DIAGRAMA DE FLUJO INTEGRACIÓN Y ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
SECRETARIO EJECUTIVO COMISIONADO PRESIDENTE
JEFES DE DEPARTAMENTO
8
Integra la información y elabora propuesta del Programa Operativo Anual y lo turna al Comisionado Presidente.
Revisa la propuesta del Programa Operativo Anual y cita a los de Jefes de Departamento a reunión Administrativa para tratar su contenido y definirlo.
Se reúnen en junta Administrativa con los Comisionados, revisan y definen los contenidos del POA.
Una vez analizado el Programa Operativo Anual lo turnan al Secretario Ejecutivo, con sus respectivas modificaciones, en caso de que las hubiese.
Una vez analizado el Programa Operativo Anual lo turnan al Secretario Ejecutivo, con sus respectivas modificaciones, en caso de que las hubiese.
7
9
10
11
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 84
15
16
14
13
15
DIAGRAMA DE FLUJO
INTEGRACIÓN Y ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL SECRETARIO EJECUTIVO
PLENO DE LA COMISIÓN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
JEFES DE DEPARTAMENTO
Seguimiento al POA
Seguimiento al POA
Programa Operativo Anual
Seguimiento al POA 15
Aprueba el Programa Operativo Anual y turna al Jefe del Departamento administrativo y Secretario Ejecutivo.
Envían al Secretario Ejecutivo el día primero de cada mes, el formatos seguimiento al “POA” especificando
Recibe formatos, revisa y turna al Departamento Administrativo.
Recibe formatos y analiza el avance programático de cada área.
12 Elabora la propuesta del Programa Operativo Anual y turnar al Comisionado Presidente para su autorización.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 85
PROCEDIMIENTO: Integración y Elaboración del programa
operativo Anual.
AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo
RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO
SECRETARIO EJECUTIVO
1
Solicita a cada uno de los Departamentos la elaboración del Programa Operativo Anual (POA)
Programa Operativo Anual
JEFES DE DEPARTAMENTO
2
Reciben la indicación y proceden a recabar la información solicitada.
JEFES DE DEPARTAMENTO
3
Entregan en tiempo y forma la información al Secretario Ejecutivo.
SECRETARIO EJECUTIVO
4
Recibe y revisa que la información esté debidamente requisitada.
¿La información es correcta. SECRETARIO EJECUTIVO
5
No Regresa la información a la/s área/s correspondiente/s, con las debidas observaciones para su corrección.
JEFE DE
DEPARTAMENTO
6
Reciben la documentación, proceden a realizar las correcciones y entregan al Secretario Ejecutivo. Regresa al punto 4.
SECRETARIO EJECUTIVO
7
Si Integra la información y elabora propuesta del Programa Operativo Anual y lo turna al Comisionado Presidente.
Programa Operativo Anual
COMISIONADO PRESIDENTE
8
Revisa la propuesta del Programa Operativo Anual y cita a los de Jefes de Departamento a reunión Administrativa para tratar su contenido y definirlo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 86
JEFES DE DEPARTAMENTO
9
Se reúnen en junta administrativa con los Comisionados, revisan y definen los contenidos del POA.
JEFES DE DEPARTAMENTO
10
Una vez analizado el Programa Operativo Anual lo turnan al Secretario Ejecutivo, con sus respectivas modificaciones, en caso de que las hubiese.
SECRETARIO EJECUTIVO
11
El Secretario Ejecutivo analizará e integrará la información que se requiera para turnarlo
Programa Operativo Anual
DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO
12
Elabora la propuesta del Programa Operativo Anual y turnar al Comisionado Presidente para su autorización.
PLENO DE LA COMISIÓN
13
Aprueba el Programa Operativo Anual y turna al Jefe del Departamento administrativo y Secretario Ejecutivo.
Programa Operativo Anual
JEFES DE DEPARTAMENTO
14
Envían al Secretario Ejecutivo el día primero de cada mes, el formatos seguimiento al “POA” especificando porcentajes de avance alcanzados en cada una de las actividades.
seguimiento al “POA”
SECRETARIO EJECUTIVO
15
Recibe formatos, revisa y turna al Departamento Administrativo.
seguimiento al “POA”
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
16
Recibe formatos y analiza el avance programático de cada área.
seguimiento al “POA”
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 87
1
2
3
4
Nómina
5
Nómina
DIAGRAMA DE FLUJO CONCILIACIÓN DE NÓMINA Y REGISTROS CONTABLES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
Inicia el proceso de elaboración de nómina, contempla el sueldo base y procede a realizar el cálculo correspondiente al periodo.
Captura las demás prestaciones y renumeraciones del personal.
Inicia el proceso de calculo de pre-nómina.
Informa al Jefe del Departamento Administrativo la finalización del cálculo de pre-nómina.
Revisa el calculo de la pre-nómina, observando que los pagos efectuados por alta, percepciones y deducciones de ley, pagos extraordinarios, se hayan calculado de manera correcta, conciliando las cifras de nómina, con las cifras de la quincena inmediata anterior.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 88
Póliza
6
Nómina
7
Nómina
8
Nómina
SI
NO
DIAGRAMA DE FLUJO CONCILIACIÓN DE NÓMINA Y REGISTROS CONTABLES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO JEFE DE DPTO. ADMINISTRATIVO
¿Es correcta la Nómina?
Indica correcciones al Auxiliar Administrativo.
Valida el cálculo de la nómina y realiza la transferencia electrónica indica al Auxiliar del Departamento Administrativo elabore recibos de nómina y en caso de ser necesario los cheques correspondientes.
Elabora cheques, recibos de nómina y recaba de los trabajadores su firma
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 89
Recibos de Nómina
9
10
11
DIAGRAMA DE FLUJO CONCILIACIÓN DE NÓMINA Y REGISTROS CONTABLES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO JEFE DE DPTO. ADMINISTRATIVO
Entrega recibos a cada uno de los trabajadores, archiva e informa al Jefe del departamento Administrativo finalización del procedimiento.
Realiza los registros contables correspondientes de nómina
Concilia saldos entre nóminas y los registros contables, en caso de haber diferencia le indica al Auxiliar del Departamento Administrativo proceda a su corrección.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 90
PROCEDIMIENTO: Conciliación de nómina y registros
contables AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo
RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
Inicia el proceso de elaboración de nómina, contempla el sueldo base y procede a realizar el cálculo correspondiente al periodo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
2
Captura las demás prestaciones y renumeraciones del personal.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
3
Inicia el proceso de calculo de pre-nómina.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
4
Informa al Jefe del Departamento Administrativo la finalización del cálculo de pre-nómina.
Nómina
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
5
Revisa el calculo de la pre-nómina, observando que los pagos efectuados por alta, percepciones y deducciones de ley, pagos extraordinarios, se hayan calculado de manera correcta, conciliando las cifras de nómina, con las cifras de la quincena inmediata anterior.
Nómina
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
6
¿ Es Correcta la nómina ?
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
No. Indica correcciones al Auxiliar Administrativo.
Nómina
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7
Si. Valida el cálculo de la nómina y realiza la transferencia electrónica indica al Auxiliar del Departamento Administrativo elabore recibos de nómina y en caso de ser necesario los cheques correspondientes.
Nómina
AUXILIAR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
8
Elabora cheques, recibos de nómina y recaba de los trabajadores su firma.
Cheque, Nómina Recibos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 91
AUXILIAR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
9
Entrega recibos a cada uno de los trabajadores, archiva e informa al Jefe del departamento Administrativo finalización del procedimiento.
Recibos de Nómina
AUXILIAR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
10
Realiza los registros contables correspondientes de nómina.
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTARTIVO
11
Concilia saldos entre nóminas y los registros contables, en caso de haber diferencia le indica al Auxiliar del Departamento Administrativo proceda a su corrección.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 92
1
2
3
4
DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS AREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Solicitud de material, Nota salida de Almacén
Solicitud de material
Solicitud de material, Nota salida de Almacén
Solicitud de material
INICIO
Solicita los requerimientos mediante el formato “Solicitud de Material”
Captura las demás prestaciones y renumeraciones del personal.
Atiende “Solicitud de Material”, elabora la “Nota de Salida del Almacén”, recaba firma de acuse de recibo en “Nota” , entrega los bienes junto con copia de la “Solicitud” y de la “Nota”, archiva documentos.
Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud” y de la “Nota de Salida del Almacén”. Se remite al fin del Procedimiento.
¿Hay Existencias?
Pasa a actividad 5
No Si
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 93
DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS AREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Factura, bienes solicitados
5
Orden de Compra
Orden de Compra
Elabora “Orden de Compra” con los datos y características de los Bienes y/o Servicios que se requieren, con firma del Titular del área solicitante y de autorización del Jefe Administrativo.
Revisa que la factura cumpla con los requisitos fiscales: a) Nombre b) Domicilio c) Fecha d) Importe con número y letra e) IVA desglosado f) RFC y que los Materiales entregados por el Proveedor cumplan con las características y condiciones especificaciones en “Orden de Compra”
Efectúa la adquisición de los Bienes, entregando “Orden de Compra” a Proveedor seleccionado.
6
7
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 94
DIAGRAMA DE FLUJO SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS
AREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Solicitud de Material, Nota de salida
Solicitud de Material, Nota de salida
Surte al área solicitante los Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material para cotejar y distribuye la Nota de Salida.
Recibe factura y/o los Bienes que cumplieron con los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor en efectivo por los Bienes o Servicios recibidos, coloca folio y cancela con sello de “PAGADO” toda la documentación soporte de la adqui
Rechaza factura y/o los Bienes y no los recibe hasta que se cumpla con los requisitos y condiciones pactadas. Se remite a la actividad No. 7 Corrección.
Si
¿Cumplen con las características
requeridas?
No
89
Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud de Material ” y de la “Nota de Salida y verifica que el abastecimiento sea correcto, de acuerdo a la solicitud de material.
10
11
¿Cumplen con las características
requeridas?
Factura, bienes solicitados
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 95
DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS AREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
12Devuelve el material al departamento Administrativo.
Utiliza el material para el fin requerido. “PAGADO” toda la documentación soporte de la adquisición.
Si No
13
Se remite a la actividad No. 8
14
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 96
PROCEDIMIENTO: Solicitud de materiales y suministros AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo RESPONSABLE ACTIVIDAD
NÚMERO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O
DOCUMENTO ÁREA SOLICITANTE
1
Solicita los requerimientos mediante el formato “Solicitud de Material”
Solicitud de Material
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración
2
Recibe original y copia de la “Solicitud del Material” debidamente requisitada: verifica existencia y determina: ¿ Hay existencias ?
Solicitud de Material
3
Si Atiende “Solicitud de Material”, elabora la “Nota de Salida del Almacén”, recaba firma de acuse de recibo en “Nota” , entrega los bienes junto con copia de la “Solicitud” y de la “Nota”, archiva documentos.
Solicitud de Material Nota de Salida de Almacén
ÁREA SOLICITANTE
4
Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud” y de la “Nota de Salida del Almacén”. Se remite al fin del Procedimiento.
Solicitud de Material, Nota de Salida de Almacén
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
5
No Elabora “Orden de Compra” con los datos y características de los Bienes y/o Servicios que se requieren, con firma del Titular del área solicitante y de autorización del Jefe Administrativo.
Orden de Compra
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
6
Efectúa la adquisición de los Bienes, entregando “Orden de Compra” a Proveedor seleccionado.
Orden de compra
Revisa que la factura cumpla con los
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 97
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
7
requisitos fiscales: a) Nombre b) Domicilio c) Fecha d) Importe con número y letra e) IVA desglosado f) RFC y que los Materiales entregados por el Proveedor cumplan con las características y condiciones especificaciones en “Orden de Compra”
Factura, Materiales solicitados
Cumplen los bienes o servicios con las características requeridas?
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
8
No Rechaza factura y/o los Bienes y no los recibe hasta que se cumpla con los requisitos y condiciones pactadas. Se remite a la actividad No. 7
Factura y/o Materiales solicitados
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
9
Si Recibe factura y/o los Bienes que cumplieron con los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor en efectivo por los Bienes o Servicios recibidos, coloca folio y cancela con sello de “PAGADO” toda la documentación soporte de la adquisición.
Factura y/o Materiales solicitados
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
10 Surte al área solicitante los Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material para cotejar y distribuye la Nota de Salida.
Solicitud de Material, Nota de Salida
ÁREA SOLICITANTE
11 Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud de Material ” y de la “Nota de Salida y verifica que el abastecimiento sea correcto, de acuerdo a la solicitud de material.
Solicitud de Material Nota de Salida
ÁREA SOLICITANTE
12
Si. Utiliza el material para el fin requerido.
ÁREA SOLICITANTE
13 No. Devuelve el material al departamento Administrativo.
DEPARTAMENTO 14
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 98
ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
Se remite a la actividad No. 8
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 99
1
2
3
4
DIAGRAMA DE FLUJO
REPARACIÓN DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA CHOFER DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Si
Cotizaciones
Solicitud de mantenimiento
Solicitud de mantenimiento
INICIO
Elabora solicitud de mantenimiento requiriendo al Departamento de Administración el servicio de reparación especificado del vehículo y la aplicación de bitácora.
Recibe la solicitud, verifica en el control de vehículos que la unidad sea propiedad de la Comisión. Turna al Auxiliar Administrativo
Solicita cotización a los talleres, en su caso envía la unidad.
¿Es monto mayor a $10,000?
Pasa a actividad 7 No
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 100
DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS PROVEEDOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Bitácora
Póliza, Cheque
Factura
Orden de Servicio
5
Cotizaciones
Cotizaciones
Recibe las cotizaciones de los talleres.
Elabora la orden de servicio y entrega copia al taller seleccionado.
Analiza las cotizaciones, selecciona el taller que ofrezca las mejores condiciones, afecta al
6
7
Repara el vehículo prepara la factura y la entrega junto con el vehículo.
Elabora la póliza contable registra y cheque.
Recibe el vehículo y registra el servicio proporcionado en la bitácora del mismo.
8
9
10
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 101
PROCEDIMIENTO: Reparación de vehículos y aplicación de
bitácora AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo RESPONSABLE ACTIVIDAD
NÚMERO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O
DOCUMENTO CHOFER
1
Elabora solicitud de mantenimiento requiriendo al Departamento de Administración el servicio de reparación especificado del vehículo y la aplicación de bitácora.
Solicitud de Mantenimiento
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
2
Recibe la solicitud, verifica en el control de vehículos que la unidad sea propiedad de la Comisión. Turna al Auxiliar Administrativo
Solicitud de Mantenimiento
¿Es monto mayor a $10,000.00? DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
3 No. Continuar con la actividad No.
7.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
4 Sí. Solicita cotización a los talleres,
en su caso envía la unidad.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
5 Recibe las cotizaciones de los
talleres.
Cotizaciones
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
6 Analiza las cotizaciones,
selecciona el taller que ofrezca las mejores condiciones, afecta al presupuesto.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
7 Elabora la orden de servicio y
entrega copia al taller seleccionado.
Orden de Servicio
PROVEEDOR
8
Repara el vehículo prepara la factura y la entrega junto con el vehículo.
Factura
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de
9
Elabora la póliza contable registra y cheque.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 102
Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)
10 Recibe el vehículo y registra el
servicio proporcionado en la bitácora del mismo.
Bitácora
Termina el Procedimiento.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 103
1
2
3
4
DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE VIATICOS TRABAJADOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO
5
No
Si
Vale caja
Pliego de Comisión
Pliego de Comisión
INICIO
Solicita “Pliego de Comisión” para viáticos, indica el lugar, objeto de comisión, modalidad de transporte utilizado. Turna al Auxiliar Administrativo
Elabora “Pliego de Comisión” asigna la cantidad que corresponde con respecto a los lineamientos de viáticos, (si requiere gasolina, asigna gasolina).
Entrega la cantidad correspondiente al trabajador y elabora vale provisional de caja
¿Es monto mayor a $10,000?
Se remite a la actividad 2
Turna al Jefe del Departamento Administrativo para su revisión y al Comisionado Presidente para su autorización.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 104
DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE VIÁTICOS TRABAJADOR SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Facturas
Vale provisional caja
Recibe el monto correspondiente, firma vale provisional de caja, realiza la comisión.
Recibe y revisa facturas o notas comprobatorias, afecta el fondo revolverte la partida de “Viáticos de Servidores Públicos”
6
7
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 105
PROCEDIMIENTO: Solicitud de Viáticos AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo RESPONSABLE ACTIVIDAD
NÚMERO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O
DOCUMENTO TRABAJADOR
1
Solicita “Pliego de Comisión” para viáticos, indica el lugar, objeto de comisión, modalidad de transporte utilizado. Turna al Auxiliar Administrativo
“Pliego de Comisión”
DEPARTAMENTO ADMINSITARTIVO Auxiliar Administrativo
2
Elabora “Pliego de Comisión” , asigna la cantidad que corresponde con respecto a los lineamientos de viáticos, (si requiere gasolina, asigna gasolina).
“Pliego de Comisión”
DEPARTAMENTO ADMINSITARTIVO Auxiliar Administrativo
3
Turna al Jefe del Departamento Administrativo para su revisión y al Comisionado Presidente para su autorización.
“Pliego de Comisión”
Están correctos los datos?
DEPARTAMENTO ADMINSITARTIVO Auxiliar Administrativo
4
No. Se remite a la actividad 2
DEPARTAMENTO ADMINSITARTIVO Auxiliar Administrativo
5
Si. Entrega la cantidad correspondiente al trabajador y elabora vale provisional de caja
Vale Provisional de Caja
TRABAJADOR 6
Recibe el monto correspondiente, firma vale provisional de caja, realiza la comisión. Una vez realizada la comisión entrega al Auxiliar Administrativo las facturas o notas de los gastos erogados.
Vale Provisional de Caja
7
Recibe y revisa facturas o notas comprobatorias, afecta el fondo revolverte la partida de “Viáticos de Servidores Públicos” Archiva.
Facturas, Notas,
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 106
1
2
3
4
DIAGRAMA DE FLUJO
SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN TRABAJADOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO
No
Si
Orden de Servicio
Orden de Servicio
Orden de Servicio
INICIO
Elabora “Orden de Servicio” con los datos y características del Servicio que se requiere, con firma del trabajador solicitante y de revisión del Jefe Administrativo.
Revisa el Departamento Administrativo y turna al Comisionado Presidente para su autorización.
Entrega “Orden de Servicio al Proveedor seleccionado.
¿Autoriza Comisionado Presidente?
Archiva “Orden de Servicio” e indica que no se autorizo el Servicio.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 107
DIAGRAMA DE FLUJO
SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN PROVEEDOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Factura
Recibe factura del servicio, que cumplió con los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor por los Servicios recibidos, coloca folio y cancela con sello de “PAGADO” toda la documentación
Se remite a la actividad no. 4 para su corrección.
Si
¿Cumplen los servicios con las características
requeridas?
No
56
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 108
PROCEDIMIENTO: Servicios de Mantenimiento y Conservación AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo RESPONSABLE ACTIVIDAD
NÚMERO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O
DOCUMENTO TRABAJADOR
1 Elabora “Orden de Servicio” con los datos y características del Servicio que se requiere, con firma del trabajador solicitante y de revisión del Jefe Administrativo.
“Orden de Servicio”
DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo
2
Revisa el Departamento Administrativo y turna al Comisionado Presidente para su autorización.
Autoriza Comisionado Presidente?
DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo
3
No. Archiva “Orden de Servicio” e indica que no se autorizo el Servicio.
Orden de Servicio
DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo
4
Si. entrega “Orden de Servicio al Proveedor seleccionado.
Cumplen los servicios con las características requeridas?
DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo
5 No. Se remite a la actividad no. 4
DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo
6 Si. Recibe factura del servicio, que cumplió con los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor por los Servicios recibidos, coloca folio y cancela con sello de “PAGADO” toda la documentación soporte.
Factura
Fin del procedimiento
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 109
1
2
3
4
DIAGRAMA DE FLUJO SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
Se realiza registro contable de retenciones por salarios, retenciones del ISR y crédito al salario en la póliza de egresos correspondiente al pago de nómina.
Se realiza registro contable de provisión de retención de ISR sobre honorarios profesionales en la póliza de egresos correspondiente al pago del honorario profesional.
Determina el importe total a cargo, conforme el reporte Auxiliar del CONTPAQ de las retenciones por salarios, retenciones del Impuesto del ISR y Crédito al Salario y remite copia al Jefe del Departamento Administrativo para su revisión a más tardar el 15 de cada mes del honorario profesional.
Una vez verificados los cálculos realiza pago electrónico en la página de Internet en el plazo establecido en la normatividad aplicable.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 110
PROCEDIMIENTO: Pago de Impuestos AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo
RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO
DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo
1
Se realiza registro contable de retenciones por salarios, retenciones del ISR y crédito al salario en la póliza de egresos correspondiente al pago de nómina.
DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo
2
Se realiza registro contable de provisión de retención de ISR sobre honorarios profesionales en la póliza de egresos correspondiente al pago del honorario profesional.
DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo
3
Determina el importe total a cargo, conforme el reporte Auxiliar del CONTPAQ de las retenciones por salarios, retenciones del Impuesto del ISR y Crédito al Salario y remite copia al Jefe del Departamento Administrativo para su revisión a más tardar el 15 de cada mes.
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTARTIVO
4
Una vez verificados los cálculos realiza pago electrónico en la página de Internet en el plazo establecido en la normatividad aplicable.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 111
XI.- GLOSARIO
GLOSARIO DE TÉRMINOS: ACTA CIRCUNSTANCIADA.- Documento de tipo administrativo en el cual se plasma(n) la (s) evidencias o circunstancias de hechos, actos u omisiones que impliquen alguna irregularidad o conducta ilícita en los ingresos, egresos, manejo, registros, custodia y aplicación de fondos y recursos públicos. Documento que sirve de prueba para efectos de procesos administrativos, judiciales y laborales. ACTIVIDAD.- una o más acciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento ejecutado por una misma persona o unidad administrativa. ACTO ADMINISTRATIVO.- manifestación externa de la voluntad proveniente de la autoridad competente, que se emite con el fin de crear determinadas consecuencias jurídicas para casos particulares específicamente determinados. ACUERDO.- Es la resolución o disposición tomada sobre algún asunto, por un Organo Administrativo o persona facultada a fin de que se ejecute uno o más actos administrativos. ACUSE.- Acción o efecto de acusar recibo. ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.- Conjunto ordenado y sistematizado de principios, técnicas y prácticas que tienen como finalidad apoyar la consecución de los objetivos de una organización, a través de los medios para la obtención de resultados con el máximo aprovechamiento de los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros de la organización, generando las normas, los servicios, los bienes y la información que demanda la población. ADQUISICIÓN.- Acta o hecho en virtud del cual una persona adquiere el dominio o propiedad de una cosa –mueble o inmueble- o algún derecho real sobre ella. Puede tener efecto a titulo oneroso o gratuito; a titulo singular o universal, mortis causa o intervivos. AGENDAR.- Apuntes sobre las cosas que se han de hacer cada día y las direcciones. ANÁLISIS.- Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus características representativas; así como sus interrelaciones y la relación de cada elemento con el todo. ANTEPROYECTO.- Conjunto de trabajos preliminares para redactar el proyecto de una obra, ley, programa, escrito, etc.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 112
XI.- GLOSARIO
ARCHIVO.- Comprende el conjunto de expedientes o documentos organizados con el fin de integrar una fuente de información, en razón de las actividades de una institución. ARRENDAR.- Cesión de uso de un bien por tiempo determinado, mediante pago de una renta, de conformidad con las partes interesadas y las normas aplicadas. ASESORAR.- Es el suministro, a una autoridad de línea, de información técnica y conocimientos especializados en calidad de proposiciones y recomendaciones, a efecto de facilitar la toma de decisiones. BIENES INMUEBLES.- Son aquellos bienes arraigados que por su propia naturaleza no se pueden trasladar de un lugar a otro sin deterioro o sin alteración de su forma o sustancia, o los que son considerados como tales por ley. BIENES MUEBLES.- Son objetos susceptibles de ser trasladados de un lugar a otro, ya sea que se muevan por sí mismos o por efecto de una fuerza exterior. CAPACITACIÓN.- Es el proceso mediante el cual el hombre desarrolla y perfecciona sus habilidades, destrezas y aptitudes a través de un conjunto de conocimientos teórico-practicos, relativos a un determinado campo tecnológico, para lograr una formación integral que responda a las exigencias del mismo campo de trabajo. CONTRATO.- Es el instrumento usual para formalizar la voluntad y compromiso de las partes que intervienen. CONTROL.- Mecanismo por el cual se prevé la realización de las acciones justas y necesarias para el logro de objetivos planeados y en su caso, determinar las desviaciones incurridas para su corrección. COORDINACIÓN.- Sincronizar y armonizar todos los esfuerzos con el fin de lograr un resultado esperado. ECONOMÍA.- Se refiere a los términos y a las condiciones bajo los cuales una Entidad adquiere recursos humanos, financieros y materiales en la cantidad y en la calidad adecuada al menor costo. EFICACIA.- El grado en que una actividad alcanza sus objetivos, previstos en programas y proyectos. EFICIENCIA.- Se refiere a la relación entre los recursos utilizados como insumo y los resultados obtenidos en bienes y/o servicios; es decir, la eficacia aumenta cuando disminuye la cantidad de insumos utilizados para producir cada unidad de resultados o bien cuando por una cantidad dada de insumos se producen más bienes o servicios.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 113
XI.- GLOSARIO
ESTRUCTURA ORGÁNICA.- Disposición en que se ordenan las Unidades Administrativas de una organización de acuerdo a los criterios de jerarquía y especialización. Sistema formal en que se plasma la división del trabajo, precisando la interrelación y coordinación de las funciones con misión y objetivos. EVALAUACIÓN.- Revisión detallada y sistemática de un proyecto, plan u organismo en su conjunto, con objeto de medir el grado de eficiencia y eficacia con que está operando en un momento determinado para alcanzar los objetivos propuestos. FONDO REVOLVENTE.- Importe o monto destinado exclusivamente para cubrir gastos menores, que posteriormente deberán cargarse a las partidas presupuéstales correspondientes. LINEAMIENTO.- Criterios establecidos que, aún sin rango de ley, deben de tener observación obligatoria para el buen desarrollo de las actividades. MANUAL DE ORGANIZACIÓN.- Documento en el que se registra y actualiza la información detallada de una Institución, acerca de sus antecedentes, atribuciones, estructura orgánica, funciones, niveles jerárquicos, líneas de comunicación, coordinación y los organigramas que representen en forma esquemática la estructura y otros que se consideren necesarios para el mejor desempeño de las labores. MÉTODO.- Forma prescrita para ejecutar un trabajo dado, poniendo adecuada consideración al objetivo, instalaciones disponibles y al total de gastos de tiempo, dinero y esfuerzo. METODOLOGÍA.- Disposición lógica de los pasos tendientes a conocer y resolver problemas administrativos por medio de un análisis ordenado. NORMA.- Ordenamiento imperativo y específico que persiguen un fin determinado, con la característica de ser rígido en su aplicación. OFICIO.- Comunicación escrita acerca de ciertos asuntos públicos. ÓRGANO.- Unidad Administrativa impersonal en la que se pueden ejercer una, varias funciones o parte de ellas, integrada por uno o más puestos. ORGANIGRAMA.- Representación gráfica que dá una visión general de la estructura interna de un organismo social. PLAN.- Instrumento diseñado para alcanzar determinados objetivos, en el que se definen en espacio y tiempo, los medios utilizables para su alcance, en tal virtud se contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias, directrices y tácticas; así como los instrumentos y acciones que se utilizan para llegar a los fines deseados. POLÍTICA.- Criterio general que tiene por objeto orientar la acción en las decisiones; sirven por ello para formular, interpretar o suplir las normas concretas; señalan medios genéricos para alcanzar las metas.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 114
XI.- GLOSARIO PLANEACIÓN.- Es el conjunto sistematizado de acciones para fijar prioridades, elegir alternativas, así como establecer objetivos y metas. PRESUPUESTO.- Estimación programada en forma sistemática de los recursos financieros que manejará un organismo en un periodo determinado. PROCEDIMIENTO.- Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. PROCESO.- Conjunto de fases sucesivas de una acción dinámica y progresiva que concluye con la obtención de un resultado. PROGRAMA.- Plan en el que se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, y el tiempo que se requiere para realizar cada una de las partes. REGULARIZAR.- Poner algo en estado de normalidad. REQUISITAR.- Acción y efecto de solicitar que se cumpla con una o varias condiciones. SUPERVISIÓN.- Verificación y comprobación de las actividades emprendidas en el desarrollo de un proceso sistemático de trabajo, acordes con los programas y proyectos previamente formulados. VIÁTICOS.- Dinero o conjunto de provisiones para realizar una comisión fuera de su lugar de adscripción.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 115
Q.F.B. JUANA VALADEZ CASTREJÓN
COMISIONADA PRESIDENTA
MTRO. JESÚS MANUEL MENDOZA MALDONADO COMISIONADO
DR. JAIME ALFONSO CERVANTES DURÁN COMISIONADO
LIC. VICTOR HUGO HERNÁNDEZ REYES
SECRETARIO EJECUTIVO
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