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Secretaría de Administración y Finanzas
Toluca, Estado de México
Marzo 2020
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PAGOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
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CONTENIDO
PÁG.
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................................................ 3
MARCO JURÍDICO ...................................................................................................................................................................... 4
DIRECCIÓN DE FINANZAS ........................................................................................................................................................ 5
Departamento de Control de Pagos ............................................................................................................................... 5
Procedimiento 1: Pagos a través de transferencias electrónicas y elaboración de cheques. ............................. 5
Objetivo ............................................................................................................................................................................ 5
Políticas.............................................................................................................................................................................. 5
Desarrollo ......................................................................................................................................................................... 6
Diagrama de flujo ............................................................................................................................................................ 8
Procedimiento 2: Elaboración de pólizas. .................................................................................................................... 10
Objetivo .......................................................................................................................................................................... 10
Políticas............................................................................................................................................................................ 10
Desarrollo ....................................................................................................................................................................... 11
Diagrama de flujo .......................................................................................................................................................... 12
ANEXOS ..................................................................................................................................................................................... 13
HOJA DE AUTORIZACIÓN Y VALIDACIÓN ........................................................................................................................... 16
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INTRODUCCIÓN
Es atribución de la Secretaría de Administración y Finanzas, la elaboración de manuales de procedimientos
para lograr el óptimo funcionamiento de las dependencias y unidades administrativas que integran el Poder
Legislativo del Estado de México.
En cumplimiento al artículo 160 fracción XIX, del Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y
Soberano de México, a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, se elabora
el presente manual que tiene por objeto ser un instrumento normativo que describa de manera precisa y
sistemática las actividades en forma ordenada, secuencial y detallada de los procedimientos de cada una de
las funciones con objetivos, políticas diagramas de flujo y formatos utilizados, basados en la “Guía para la
Elaboración de Manuales de Procedimientos”.
El presente manual es sujeto de revisión y actualización constante, en la búsqueda de la mejora continua y
simplificación administrativa, basado en las variaciones de ejecución de procedimientos, normativa vigente,
cambios de estructura orgánica y demás aspectos fundamentales que influyan en la operatividad del mismo.
La Secretaría de Administración y Finanzas y la Dirección de Finanzas a través de la Coordinación de
Normatividad y Desarrollo Administrativo, ponen a disposición de los servidores públicos del Poder
Legislativo del Estado de México el “Manual de Procedimientos del Departamento de Control de
Pagos”, elaborado de manera conjunta por el Departamento de Normatividad, Organización y Desarrollo
y la propia unidad administrativa usuaria.
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MARCO JURÍDICO
Normatividad federal
- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
- Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios.
- Ley General de Contabilidad Gubernamental.
- Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito.
- Código Fiscal de la Federación.
Normatividad estatal
- Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.
- Ley de Ingresos del Estado de México.
- Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios.
- Código Financiero del Estado de México y Municipios.
- Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México del Ejercicio Fiscal Vigente.
- Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas del
Gobierno y Municipios del Estado de México.
Normatividad del Poder Legislativo
- Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.
- Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.
- Manual General de Organización de la Secretaría de Administración y Finanzas.
- Normas administrativas del Poder Legislativo del Estado de México.
- Código de Ética de los Servidores Públicos de la Secretaría de Administración y Finanzas del Poder
Legislativo del Estado de México.
- Y demás ordenamientos legales y administrativos aplicables.
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DIRECCIÓN DE FINANZAS
Departamento de Control de Pagos
Procedimiento 1: Pagos a través de transferencias electrónicas y elaboración de
cheques.
Objetivo: Ejecutar los pagos mediante transferencias electrónicas o cheques de acuerdo a la normatividad en la
materia.
Políticas:
Todo trámite de pago deberá contener el formato “Solicitud programático presupuestal” (Anexo
1/0000 42021-F01-20), con su respectiva autorización y documentación soporte.
Se considerará documentación soporte: oficio de solicitud de pago, facturas electrónicas,
Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), relación de retención de impuestos y aportaciones
del personal, debidamente autorizados.
Cuando la devolución de solicitudes programático presupuestal corresponda a errores de la
documentación soporte, se solicitará a la UIPPE a través de la Dirección de Finanzas que requiera a la
unidad administrativa que gestionó el pago, presente la documentación correcta.
El titular de la Dirección de Finanzas será el facultado para ejecutar las transferencias electrónicas.
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Desarrollo
Unidad administrativa Actividad
Núm. Descripción
Departamento de Control de
Pagos
1 Recibe de la Dirección de Finanzas el formato “Solicitud
programático presupuestal” (Anexo 1/0003, 42000-F02-20) y
la documentación soporte.
2 Revisa que la documentación soporte esté correcta y
completa.
3 ¿La documentación soporte está correcta y completa? Sí/No.
4 Sí, captura en sistema para generar el registro de
programación de pagos, continúa en actividad 6.
5 No, regresa a la UIPPE a través de la Dirección de Finanzas.
Una vez subsanada, ésta la devuelve para reiniciar. Continúa
en la actividad 1.
6 ¿Es transferencia electrónica? Sí/No.
7 Sí, captura en el Portal del Banco los datos del proveedor de
bienes y/o prestador de servicios; la referencia o línea de
captura, concepto y monto para realizar transferencia,
continúa en la actividad 9.
8 No, clasifica pólizas. Continúa en la actividad 12.
9 Solicita a la Dirección de Finanzas su autorización y
ejecución.
Dirección de Finanzas 10 Ejecuta transferencia.
Departamento de Control de
Pagos
11 Imprime el comprobante de la transferencia y anexa a la
solicitud correspondiente. Continúa actividad 19.
12 Imprime póliza de cheque.
13 Revisa y rubrica.
14 Entrega a la Dirección de Finanzas para autorización y firma.
Dirección de Finanzas 15 Firma y tramita rúbrica del Secretario de Administración y
Finanzas.
16 Envía a Caja General los cheques firmados para su pago.
Caja General 17 Realiza pago, integra identificación oficial a la documentación
soporte y remite al Departamento de Control de Pagos.
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Unidad administrativa Actividad
Núm. Descripción
Departamento de Control de
Pagos
18 Recibe pólizas de cheque pagados.
19 Integra y ordena las transferencias y pólizas de cheque
consecutivamente, coloca los sellos correspondientes en las
facturas y comprobantes de pago respectivamente.
20 Elabora relación de los pagos efectuados, imprime, rubrica y
entrega relación de pagos y soporte documental al
Departamento de Contabilidad, Control de Almacenes y
Activos Fijos.
Departamento de Contabilidad,
Control de Almacenes y Activos
Fijos
21 Recibe, sella, firma relación y resguarda documentación
soporte de pagos.
Fin
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Diagrama de flujo
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Procedimiento 2: Registro de pólizas en el sistema contable.
Objetivo: Llevar a cabo el registro de pólizas en el sistema contable.
Políticas:
Toda póliza requerirá un soporte documental que justifique el movimiento contable que se realizará
(oficio, estado de cuenta, cheque cancelado, etc.).
En cualquier póliza que se cancele deberá colocarse la leyenda: CANCELADO.
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Desarrollo
Unidad administrativa Actividad
Núm. Descripción
Departamento de Control de
Pagos
1 Recibe del Departamento de Tesorería el soporte
documental para el registro de pólizas.
2 Captura en el sistema los registros contables necesarios.
3 Imprime, revisa y rubrica pólizas.
4 Entrega a la Dirección de Finanzas para firma.
Dirección de Finanzas 5 Firma y devuelve al Departamento de Control de Pagos.
Departamento de Control de
Pagos
6 Elabora relación mensual, anexa pólizas y entrega al
Departamento de Contabilidad, Control de Almacenes y
Activos Fijos.
Departamento de Contabilidad,
Control de Almacenes y Activos
Fijos.
7 Recibe relación y pólizas; firma y sella de acuse.
Fin
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Diagrama de flujo
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ANEXOS
Anexo 1/0003: “Solicitud programático presupuestal” (42000-F02-20).
(1) Folio:
(2) Fecha (día, mes, año):
Solicitud programático presupuestal (3) Trámite Gastos a comprobar Para
(4) Programa: Elija programa (5) Proyecto: Elija proyecto
(6) Dependencia: Elija dependencia
(7) Clave unidad administrativa para afectación
presupuestal Varias (anexo)
(8) Beneficiario:
(9) Importe: Importe con letra:
(10) Justificación / observaciones:
(11) Nombre, cargo y firma de titular de unidad administrativa solicitante
Gasto por programa Gasto presupuestal
(12)Clave de la
unidad administrativa
(13)
Actividad (14) Importe $
(16) Clave presupuestal (17) Importe $
(15) TOTAL: $ 0.00 (18) TOTAL: $
(19) Departamento de Programación
(20) Departamento de Presupuesto
O
C
A
(21) Analista
Anexo1/0003 42000-F02-20
Instructivo de llenado
Formato: Solicitud programático presupuestal
1 Folio: número progresivo asignado por la Unidad de Información, Planeación, Programación y Evaluación (UIPPE).
2 Fecha: seleccionar día, mes y año en que se presenta solicitud a la UIPPE.
3 Tipo de solicitud: seleccionar tipo de solicitud ―trámite adquisiciones (uso exclusivo Departamento de Adquisiciones),
gastos a comprobar o para pago.
4 Programa: elegir clave y nombre que corresponde a la dependencia de acuerdo al Anexo 6. Catálogo de proyectos y programas del Manual de Información, Planeación, Programación y Evaluación del Poder Legislativo del Estado de México (MIPPEPLEM).
5 Proyecto: elegir clave y nombre que corresponde a la dependencia de acuerdo con Anexo 6. Catálogo de proyectos y programas del MIPPEPLEM.
6 Dependencia: elegir clave y nombre de acuerdo con Anexo 5. Catálogo de dependencias y unidades administrativas del MIPPEPLEM.
7 Clave unidad administrativa para afectación presupuestal: anotar unidad que recibe bien o servicio y es responsable, en su caso, por la comprobación del gasto.
8 Beneficiario: anote razón social del proveedor, empresa o prestador de servicio que presenta la mejor oferta del bien o servicio, servidor público o beneficiario del recurso. En caso de gasto a comprobar, deberá anotarse adicionalmente
nombre del servidor público que quedará como deudor diverso.
9 Importe: deberá expresarse en número y letra.
10 Justificación / observaciones: incluir datos como número de factura, descripción del bien o servicio y justificación del gasto, así como datos de la transferencia bancaria o cheque según corresponda.
11 Nombre, cargo y firma del titular de la unidad administrativa solicitante: anotar nombre, cargo y firma del servidor
público responsable del trámite.
Gasto por programa
12 Clave unidad administrativa: de acuerdo con Anexo 5. Catálogo de dependencias y unidades administrativas acuerdo al
MIPPEPLEM.
13 Actividad: indicar número que corresponda al gasto de acuerdo al Programa Anual de Metas (PAM) vigente.
14 Importe: cantidad que se asigna a la actividad en mención.
15 Total: suma de importes asignados a actividades correspondientes coincidiendo con el campo número 9.
Gasto presupuestal (uso exclusivo Departamento de Presupuesto)
16 Clave presupuestal: número asignado por el Departamento de Presupuesto, indica unidad administrativa y partida por objeto del gasto que corresponda al gasto, de acuerdo con MIPPEPLEM.
17 Importe: cantidad que se asigna a la clave presupuestal en mención.
18 Total: suma de los importes asignados a claves presupuestales correspondientes coincidiendo con los campos número 9 y 15.
19 Departamento de Programación, nombre y firma.
20 Departamento de Presupuesto, nombre y firma.
21 Nombre y firma del analista responsable de la codificación presupuestal.
Nota: presentar el formato para trámite en tres tantos.
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HOJA DE AUTORIZACIÓN Y VALIDACIÓN
C.P. Luis David Miranda Gómez
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Dr. en E.J. Walfred José Gómez Vilchis C.P. Irma Palomares Hernández
COORDINACIÓN DE
NORMATIVIDAD Y DESARROLLO
ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN DE FINANZAS
L.D. Víctor Manuel Servín López L.C. Leopoldo Herrera Castillo
DEPARTAMENTO DE
NORMATIVIDAD, ORGANIZACIÓN
Y DESARROLLO
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE
PAGOS