GOBIERNO REGIONAL DE LAMBAYEQUE
PROYECTO ESPECIAL OLMOS TINAJONES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Chiclayo, Julio del 2012
Manual de Procedimientos del PEOT 2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO ESPECIAL OLMOS TINAJONES
CONTENIDO
I. Introducción
II. Datos generales
2.1 Objetivo 2.2 Alcance 2.3 Aprobación y Actualización
III. Conceptos Generales
IV. Base legal
V. Descripción de los Procedimientos de la Estructura Orgánica del PEOT
Órganos de Dirección
Procedimientos Gerencia General
Órganos de Control Procedimientos del Órgano de Control Institucional
Órganos de Apoyo
Procedimientos de la Oficina de Administración
Órganos de Asesoramiento
Procedimiento de la Oficina de Presupuesto, Planificación y Racionalización.
Procedimiento de la Oficina de Asesoría Jurídica.
Órganos de Línea
Procedimiento de la Gerencia de Promoción de Inversiones. Procedimiento de la Gerencia de Desarrollo Olmos. Procedimiento de la Gerencia de Desarrollo Tinajones.
Manual de Procedimientos del PEOT 3
I. INTRODUCCIÓN
La Oficina de Presupuesto, Planificación y Racionalización, considerando la importancia que tienen los manuales de procesos y procedimientos, para el Sistema de calidad Institucional, al constituirse en una herramienta que garantiza la organización y el desarrollo eficiente de la gestión de los distintos procesos que se realizan dentro del ámbito institucional, se permite presentar en forma detallada, las acciones que se siguen en la ejecución de procesos administrativos para el cumplimiento de los distintos procesos y procedimientos que se realizan en el Proyecto Especial Olmos Tinajones. Cabe anotar que la conformación de manuales por procesos, permite la racionalización, simplificación y la participación de varios programas, grupos y dependencias en su ejecución, posibilitando fijar la responsabilidad, ejecución de funciones y puntos de control necesarios para el ajuste y retroalimentación de dichos procesos. El presente documento técnico – normativo denominado “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS” DEL PROYECTO ESPECIAL OLMOS TINAJONES, ha sido elaborado en base a la Ley Nº 27444, “Ley del Procedimiento Administrativo General”. Este manual será como complemento al Manual de Funciones del PEOT y está basado en la política de mejoramiento continuo, ya que contiene la descripción de los procedimientos, determinando en cada caso las acciones principales y secuenciales que deben realizarse para su desarrollo, describiendo su finalidad, base legal, requisitos o sustento, las dependencias que intervienen, los cargos de los responsables de su ejecución y un desarrollo secuencial de acciones. El manual es un documento dinámico que puede ir actualizándose y/o modificándose en base a la aplicación de nuevos dispositivos legales o implementación de nuevos procedimientos. Las gerencias y oficinas, de ser necesario, deberán elaborar manuales de procedimientos internos más detallados y específicos, en los cuales se indicarán los pasos a seguir para el desarrollo de las acciones que se realizan en el ámbito de su competencia; señalando las responsabilidades de cada dependencia encargada, incluyendo de ser necesario flujogramas, formatos y formularios a emplearse para un determinado procedimiento; así como un mecanismo de control.
Manual de Procedimientos del PEOT 4
II. DATOS GENERALES
2.1. OBJETIVOS Orientar y facilitar el cumplimiento de las responsabilidades que están normadas en este manual, en el cual se precisan las acciones administrativas que se van a desarrollar; a fin de viabilizar la gestión institucional y la ejecución de las acciones de control.
2.2. ALCANCE
El presente manual servirá para mejorar los niveles de productividad, a través del cumplimiento eficiente y eficaz de cada una de las acciones que comprende las actividades en la Estructura Orgánica de nuestra institución.
2.3. APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN El presente manual será aprobado por el Gerente General del PEOT, mediante Resolución Gerencial. Se realizará cualquier modificación y/o actualización, cuando existan cambios en alguna etapa o procedimiento, previa consulta de la Oficina de Presupuesto, Planificación y Racionalización.
III. CONCEPTOS GENERALES
Manual de Procedimientos:
Los Manuales de Procedimientos son medios escritos valiosos para la comunicación, y sirven para registrar y transmitir la información, respecto al funcionamiento de una organización; es decir, es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones de ejecución operativo-administrativa de la organización. Además, El manual de procedimientos permite el establecimiento de un marco de actuación que fija limites (políticas) a través de una red de procesos y posibilita por medio de la descripción de procedimientos, dar soporte a la operación en pos de un mejor servicio, generando una abstracción del modelo real que entregará información que permitirá saber: “qué” es lo que cada ente está facultado y debe realizar; “cómo” se concreta una función o proceso con actividades y pasos; “quién” es responsable del desarrollo de las actividades; “dónde” están los puntos clave de control de cada procedimiento. Para así facilitar su supervisión, control, evaluación y mejora. Proceso
Es una serie de actividades consecutivas que a partir de unos recursos (físicos, humanos, financieros, tecnológicos), buscan producir un resultado concreto en un tiempo determinado, para un cliente interno o externo. La representación gráfica del proceso se convierte en un instrumento muy importante para guiar su ejecución en forma ordenada; busca mostrar en forma dinámica y lógica la secuencia del trabajo, permitiendo conocer y comprender el proceso que se describe, a través de los elementos como las actividades, los documentos y las unidades administrativas y cargos que intervienen él. Existe una serie e símbolos ya reconocidos para la implementación de estos flujogramas que a continuación se muestra:
Manual de Procedimientos del PEOT 5
TERMINAL Indica el inicio y el término del procedimiento
OPERACIÓN
Representa la ejecución de una actividad
operativa o acciones a realizar con excepción
de decisiones o alternativas
DECISIÓN Y/O
ALTERNATIVA
Indican un punto dentro del flujo en que son
posibles varios caminos o alternativas
DOCUMENTORepresenta cualquier tipo de documento que
se utilice
ARCHIVO DEFINIDOIndica que se guarda un documento en forma
definida
ARCHIVO TEMPORALIndica que el documento se guarda en forma
eventual o provisional
SISTEMA INFORMATICOIndica el uso de un sistema informático en el
procedimiento
PASA TIEMPO Representa una interrupción del proceso
CONECTOR
Representa una conexión o enlace de una
parte o digarama de flujo con otra parte
lejana del mismo.
DIRECCIÓN DE FLUJO
O LÍNEAS DE UNIÓN
Conecta los símbolos señalando el orden en
que deben realizarse las distintas
operaciones.
ACLARACIÓN
Se utiliza para realizar una aclaración
correspondiente a una actividad del
procedimiento.
DISQUETE
Representa la acción de respaldar la
información generada en el procedimiento
en una unidad magnética.
DICSO COMPLETO
Representa la acción de respaldar la
información generada en el procedimiento
en una unidad de lectura óptica.
PREPARACIÓN
Indica conexión del procedimiento con otro
que se realiza de principio a fin para poder
continuar con el descrito.
DIRECCIÓN DE FLUJO
DE ACTIVIDADES
SIMULTÁNEAS
Conecta los símbolos señalando el orden
simultáneo de dos o más actividades que
se desarrollan en diferente dirección de flujo.
CONECTOR DE PÁGINA
Representa una conexión o enlace con
otra hoja diferente, en la que continua el
diagrama de flujo.
OBJETOEs la representación gráfica de un objeto
tangible descrito dentro del procedimiento.
SIMBOLOGÍA
Manual de Procedimientos del PEOT 6
Procedimiento
Es la forma como se desarrolla cada actividad de un proceso y responde a las
siguientes preguntas:
¿Qué se hace?
¿Quién lo hace?
¿Cómo lo hace?
¿Para qué lo hace?
¿Dónde lo hace?
Análisis de Procesos
Analiza la contribución de cada actividad al logro de los objetivos e identifica
el área y el factor de éxito como punto de aplicación de los controles.
Control
Es toda acción que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el
desempeño de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones frente al
resultado esperado para la adopción de medidas preventivas.
Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad razonable en
el logro de los objetivos.
Eficiencia
Entendida como la maximización de los productos sobre los insumos, ya sea
que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores resultados o que
con resultados iguales o constantes se ejecuten menores recursos.
Eficacia
Es el análisis de la oportunidad para lograr los resultados, así como, la
relación que éstos guardan con sus objetivos y metas que sus organismos de
dirección les definen en un periodo determinado.
IV. BASE LEGAL
Ley Nº 27444 “Ley del Procedimiento Administrativo General”, directiva Nº
004 – 2009-G.R.LAMB/PR.
Manual de Procedimientos del PEOT 7
Ordenanza Nº 002-2003-G.R.LAMB/PR, y modificatorias, aprueba el
“Reglamento de Organización y Funciones del Gobierno Regional de
Lambayeque”.
Resolución Ejecutiva Regional Nº 761 – 2004–G.RLAMB/PR, aprobación
de Organización y Funciones.
Demás disposiciones legales vigentes.
V. Descripción de los Procedimientos de la Estructura Orgánica del PEOT
Procedimiento Nº 01: Recepción y Trámite de Documentos. Procedimiento Nº 02: Control y respaldo de la información. Procedimiento Nº 03: Metodología para el desarrollo de sistemas. Procedimiento Nº 04: Aplicación de plan de contingencia. Procedimiento Nº 05: Actualización y publicación de información en
la página web. Procedimiento Nº 06: Mantenimiento preventivo de equipos. Procedimiento Nº 07: Mantenimiento correctivo de equipos. Procedimiento Nº 08: Requerimiento de equipos informáticos. Procedimiento Nº 09: Asignación y préstamo de equipos de cómputo
y comunicaciones. Procedimiento Nº 10: Atención a usuarios de equipos de cómputo. Procedimiento Nº 11: Uso de Fondos para Pagos en Efectivo y
Manejo del Fondo de Caja Chica. Procedimiento Nº 12: Planillas de Remuneraciones y/o Beneficios
Sociales. Procedimiento Nº 13: Conciliaciones Bancarias. Procedimiento Nº 14: Trámite de Pago de Órdenes de Compra y
Órdenes de Servicio. Procedimiento Nº 15: Contratos por Ejecución de Obras de
Supervisión de Obras y de Elaboración de Estudios.
Procedimiento Nº 16: Realización de Inventario Físico General de Bienes Patrimoniales del PEOT.
Procedimiento Nº 17: Registro de Bines Patrimoniales. Procedimiento Nº 18: Salida de Bienes de la Unidad de Patrimonio. Procedimiento Nº 19: Procedimientos en Caso de Pérdida y
Reposición de Bienes Patrimoniales. Procedimiento Nº 20: Entrega de Cargo. Procedimiento Nº 21: Control de Asistencia de Personal. Procedimiento Nº 22: Formulación de la Planilla de Remuneraciones. Procedimiento Nº 23: Selección y Registro de Personal. Procedimiento Nº 24: Elaboración del Plan Anual de Capacitación del
Personal. Procedimiento Nº 25: Licencia por Asuntos Particulares y/o
Personales. Procedimiento Nº 26: Licencia por Enfermedad.
Manual de Procedimientos del PEOT 8
Procedimiento Nº 27: Subsidio por Fallecimiento y Gastos de Sepelio.
Procedimiento Nº 28: Atención a trabajadores por VIDA LEY. Procedimiento Nº 29: Reclutamiento, selección y asignación de
Practicantes. Procedimiento Nº 30: Compensación por Tiempo de Servicios. Procedimiento Nº 31: Evaluación del Desempeño. Procedimiento Nº 32: Contratación del Personal bajo la modalidad
del Contrato Administrativo de Servicio – CAS. Procedimiento Nº 33: Programación y Formulación del Presupuesto
Institucional. Procedimiento Nº 34: Elaboración del Plan Operativo. Procedimiento Nº 35: Evaluación del Plan Operativo Institucional
(Trimestral). Procedimiento Nº 36: Evaluación Presupuestaria semestral y anual. Procedimiento Nº 37: Modificaciones Presupuestales. Procedimiento Nº 38: Cierre y conciliación semestral y anual. Procedimiento Nº 39: Adelanto Directo. Procedimiento Nº 40: Adelanto para Materiales.
Manual de Procedimientos del PEOT 9
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS
P001-GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Establecer los lineamientos para el ingreso de documentos al Proyecto
Especial Olmos Tinajones.
II. BASE LEGAL
- Mediante Resolución Gerencial N° 375/2008-GR.LAMB/PEOT-GG – se
aprobó el “Manual de Organización y Funciones del PEOT en el año 2008”.
- Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG – “Normas de Control Interno”.
III. REQUISITOS
- Ley Nº 27444 “Ley del Procedimiento Administrativo General”, directiva Nº 004 – 2009-G.R.LAMB/PR.
- Documentos de origen externo dirigidos al Proyecto Especial Olmos Tinajones.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 10
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Recepción y Trámite de Documentos P001-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Oficina de Trámite Documentario
1 Recepción, firma del cargo respectivo, registro en el SISGEDO y envío a la secretaria de la Gerencia General.
Secretaria de Gerencia General
2
Registro en el Sistema Documentario y emisión de la Hoja de Trámite por la secretaria, se traslada a la Gerencia General para proyectar la respuesta o proveído a una Área Usuaria de ser necesario.
3 Se fotocopia el documento con proveído y se efectiviza el proveído con cargo.
4 Se archiva de acuerdo a la oficina que ha proveído la información (respuesta).
Gerencial General
5 Emite respuesta al documento ingresado
V. INSTRUCCIONES
- Cuando se emita un documento es necesario que la persona que lo haga llegar se quede con un cargo, el cual le servirá para justificar que ha presentado el documento.
VI. DURACIÓN
La duración del proceso para el traslado de la documentación que ingresa al PEOT hasta el destino del proveído no excederá de las 24 horas de recepcionado.
VII. FORMULARIOS
Ninguno.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 11
FECHA :
Julio - 2012
SECRETARIA DE GERENCIA GENERAL GERENCIA GENERAL ÁREA USUARIA (ÓRGANOS DE LÍNEA,
APOYO Y ASESORAMIENTO)
Recepción y Trámite de Documentos
CODIGO :
P001-GR.LAMB/PEOT
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARIO
INICIO
1, Recepciona, firma el cargo, registra en el
SISGEDO y envía a la secretaria de la Gerencia
General.
2, Registra, emite Hoja de Trámite a Gerencia General
3, Fotocopia el documento, se deriva y se archiva el
documento de acuerdo a la Oficina proveída
5, Recepciona el
documento
3, Emite proveído
4, Recepciona el documento y da respuesta
6, Emite respuesta al
documento ingresado
FIN
Manual de Procedimientos del PEOT 12
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
CONTROL Y RESPALDO DE LA INFORMACIÓN
P002-GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Normar los procedimientos que se deben aplicar en el Centro de Cómputo del PEOT para el adecuado manejo y control del almacenamiento y respaldo de la información.
II. BASE LEGAL
- Mediante Resolución Gerencial N° 375/2008-GR.LAMB/PEOT-GG – se aprobó el “Manual de Organización y Funciones del PEOT en el año 2008”.
- Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG – “Normas de Control Interno”.
III. REQUISITOS
- Contar con los CD’S para el respectivo Backup.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Control y Respaldo para la Información P001-
GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Centro de Computo
1 Realiza el backup de la información de los servidores, sistemas informáticos (1).
2 Se Efectúa una prueba de funcionamiento utilizando los medios de respaldo.
3 Se guarda la información de respaldo en un área segura.
(1) Se copia, el código fuente, bases de datos y los instaladores.
Manual de Procedimientos del PEOT 13
V. INSTRUCCIONES
- En caso del software de sistemas operativos y software base el respaldo se realizará la primera vez que ingresa al Centro de Cómputo.
- Para el caso del software aplicativo el respaldo será realizado por el Centro de Computo cada vez que exista alguna modificación en el programa fuente para lo cual deberá ser etiquetado.
- Para el caso de archivos de datos el backup será realizado por el Centro de Cómputo, a fines de cada mes.
VI. DURACIÓN
El tiempo que demora en realizar el procedimiento es de 8 horas.
VII. FORMULARIOS
Ninguno.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 14
ÁREA USUARIA (ÓRGANOS DE LÍNEA, APOYO Y
ASESORAMIENTO)
Control y Respaldo de la Información
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
P002-GR.LAMB/PEOT Julio-12
CENTRO DE CÓMPUTO
1Establece un sistema
de alerta ante un
desastre o emergencia
INICIO
2Detecta falla que está produciendo falla o
emergencia
3
Pone en práctica el Plan de Contingencias
4Organiza al personal para actuar frente al
desastre o emergencia
5Soluciona el problema
en el menor tiempo
posible
FIN
Manual de Procedimientos del PEOT 15
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS
P003-GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Disponer con rapidez de una información completa y fiable, que constituya un elemento esencial para garantizar la gestión eficaz de los recursos de la misma, mejorar la calidad de los servicios que presta y adecuarse constantemente al entorno que la rodea.
- Garantizar la calidad de la información, definiendo de antemano una serie de etapas intermedias, que permitan una adaptación progresiva de todas las personas implicadas en la obtención y utilización del recurso información, de un lado los responsables de la dirección de proyectos informáticos, y de otro, los responsables de la gestión de la Institución.
II. BASE LEGAL
- Mediante Resolución Gerencial N° 375/2008-GR.LAMB/PEOT-GG – se
aprobó el “Manual de Organización y Funciones del PEOT en el año 2008”.
III. REQUISITOS
- Necesidad del área usuaria en la implementación de un programa.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 16
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Metodología para el desarrollo de Sistemas
P003-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Oficinas y/o Gerencias
(1) Se hace uso del administrador de base de datos y del lenguaje de programación que se crea más conveniente.
1 Se solicita mediante un oficio dirigido a la Oficina de Administración el desarrollo de un sistema informático.
Oficina de Administración
2 Recibe y deriva a Centro de Cómputo
Centro de Cómputo
3
Recibe, analiza y de aprobarse la solicitud procede a establecer un cronograma de las actividades a realizar, de lo contrario, emite respuesta negativa del oficio con las razones que la fundamentan.
Oficinas y/o Gerencias
4 Coordina con el Centro de Cómputo el plan de desarrollo del Sistema.
Centro de Cómputo
5
Realiza diseño y la creación de base de datos. Realiza la programación del sistema informático (1) y se realizan las pruebas necesarias para comprobar la funcionalidad del sistema.
Oficinas y/o Gerencias
6
Revisa con el Centro de Cómputo el resultado de las pruebas, de cumplir con todos los requerimientos del Área solicitante se realiza la coordinación pertinente para la instalación y puesta en marcha del sistema desarrollado; de forma contraria se solicita al Centro de Cómputo las modificaciones necesarias del sistema.
Manual de Procedimientos del PEOT 17
V. INSTRUCCIONES
- El Centro de Cómputo del PEOT es la oficina responsable de realizar
y/o supervisar todo desarrollo de sistemas de información de acuerdo con la presente metodología. Si alguna otra área desea desarrollar un software para uso exclusivo de su área, deberá contar con el permiso del Centro de Cómputo y acogerse a las normas de desarrollo de sistemas establecidos por el mismo.
VI. DURACIÓN
El control se realizará 32 – 197 días, dependiendo de la necesidad.
VII. FORMULARIOS
Ninguno.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 18
ÁREA USUARIA
Metodología para el desarrollo de Sistemas
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
P003-GR.LAMB/PEOT Julio-12
ADMINISTRACIÓN CENTRO DE COMPUTO
SI NO
Oficio
Oficio
1 Solicita desarrollo de un sistema informático
2 Recibe y deriva
Oficio
3Recibe y analiza
¿Procede?
11
Informa al área usuaria la
negativa a su pedido y las
razones que la fundamentan
4
Determina
tiempo de
desarrollo y
coordina
FIN
INICIO
Manual de Procedimientos del PEOT 19
,
Metodología para el desarrollo de Sistemas P003-GR.LAMB/PEOT Julio-12
ÁREA USUARIA ADMINISTRACIÓN CENTRO DE COMPUTO
A
5
Acuerda con el Centro
de Cómputo el plan de
desarrollo del sistema7
Pruebas del sistema
informático
8
Revisa con el área usuaria el
resultado de las pruebas
6
Diseño, creación de la BD y
programación del sistema
informático
B
Manual de Procedimientos del PEOT 20
,
ÁREA USUARIA ADMINISTRACIÓN CENTRO DE COMPUTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Metodología para el desarrollo de Sistemas P003-GR.LAMB/PEOT Julio-12
¿Pruebas
10
Efectúan
modificaciones
pertinentes al sistema
9
Realiza la coordinación
con el área usuaria, para
la instalación y puesta
en marcha del sistema
desarrollado
B
FIN 7
Manual de Procedimientos del PEOT 21
I. FINALIDAD
- Explicar con la suficiente claridad y con un lenguaje inteligible, las potenciales consecuencias de una política de seguridad insuficiente, y los mecanismos para protegerte antes, durante y después de una eventualidad.
II. BASE LEGAL
- Mediante Resolución Gerencial N° 375/2008-GR.LAMB/PEOT-GG – se aprobó el “Manual de Organización y Funciones del PEOT en el año 2008”.
- Resolución Gerencial N° 631/2006-GR.LAMB/PEOT.GG – “Plan de Contingencias del Proyecto Especial Olmos Tinajones”.
- Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG - Aprueban normas técnicas de control interno para el Sector Público (Norma Técnica 500-06).
III. REQUISITOS
- Tener conocimiento de la Falla o emergencia.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
APLICACIÓN DE PLAN DE CONTINGENCIA
P004-GR.LAMB/PEOT
Julio -12
Manual de Procedimientos del PEOT 22
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Aplicación de Plan de Contingencia
P004 - GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Centro de Cómputo
1
Establece el sistema de alerta que permita saber que se está produciendo un desastre o emergencia que puede afectar los equipos o sistemas.
Oficinas y/o Gerencias
2
Al ver que existe un error o se está produciendo el desastre o emergencia en los equipos o sistemas de cómputo o comunicaciones, comunica de la falla al Centro de Cómputo.
Centro de Cómputo
3
Pone en práctica el plan de contingencia. Organiza al personal para actuar frente a la emergencia. Soluciona el problema
(1) Se soluciona el problema en el menor tiempo posible, de tal modo que en un lapso de 24 horas el sistema haya superado el problema
V. INSTRUCCIONES
- Corresponde al Centro de Cómputo elaborar, mantener y actualizar el
Plan de Contingencia, a fin de asegurar el funcionamiento de los sistemas de información que requiere la entidad para el desarrollo de sus actividades.
- EI plan de contingencias es un documento de carácter confidencial que describe los procedimientos que debe seguir el Centro de Cómputo para actuar en caso de una emergencia que interrumpa la operatividad del sistema de cómputo. La aplicación del plan permite operar en un nivel aceptable cuando las facilidades de procesamiento de información no están disponibles.
- Se debe considerar todos los puntos por separado y en forma integral como sistema. La documentación estará en todo momento tan actualizada como sea posible, ya que en muchas ocasiones no se incorporan las últimas modificaciones. Además, debe evaluarse la posibilidad de suscribir convenio con otra institución que tenga una configuración informática similar a la propia entidad para utilizarla en caso de desastre total.
Manual de Procedimientos del PEOT 23
- La puesta en funcionamiento del plan debe efectuarse sobre la base de que la emergencia existe y tienen que utilizarse respaldos posiblemente de otras instituciones. Los supuestos que se utilicen para la simulación deben referirse a los hechos que ocurrirían en caso de una emergencia real, tomando en cuenta todos sus detalles.
- EI plan de contingencias aprobado, se distribuye entre el personal responsable de su operación, aún cuando por precaución conviene guardar una copia del documento fuera del Centro de Cómputo. Las revisiones del plan deben realizarse cuando se haya efectuado algún cambio en la configuración de los equipos.
VI. DURACIÓN
Máximo 24 Hrs.
VII. FORMULARIOS
Ninguno.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 24
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
P004-GR.LAMB/PEOT Julio-12
CENTRO DE CÓMPUTOÁREA USUARIA (ÓRGANOS DE LÍNEA,
APOYO Y ASESORAMIENTO)
Aplicación de Plan de Contingencia
1Establece un sistema de alerta ante un desastre o emergencia
INICIO
2Detecta falla que está produciendo falla o emergencia
3Pone en práctica el Plan de Contingencias
4Organiza al personal para actuar frente al desastre o emergencia
5Soluciona el problema en el menor tiempo posible
FIN
Manual de Procedimientos del PEOT 25
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
ACTUALIZACIÓNY PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN EN LA PÁGINA
WEB
P005-GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Contar con un instrumento que regule los procesos para el suministro y
publicación de información sobre el quehacer de la organización en el portal electrónico del Proyecto Especial Olmos Tinajones; así como determinar los responsables de su actualización.
II. BASE LEGAL
- Decreto Supremo Nº 043-2003-PCM, aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información.
- Decreto Supremo Nº 072-2003-PCM, aprueba el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
- Mediante Resolución Gerencial N° 375/2008-GR.LAMB/PEOT-GG – se aprobó el “Manual de Organización y Funciones del PEOT en el año 2008”.
- Resolución Gerencial N° 597/2006-GR.LAMB/PEOT-GG – Aprobar Directivas Normas para el Suministro Actualización y Publicación de Información en la Página Web del Proyecto Especial Olmos Tinajones.
III. REQUISITOS
- El área usuaria debe tener preparada la información a publicar en el
portal de transparencia a mas tardar el 3er. Día de cada mes. - Estar el usuario capacitado para la publicación de la información con su
debido usuario y contraseña.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 26
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Actualización y Publicación de Información en la Página Web
P005 - GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Oficinas y/o Gerencias
1
Solicita mediante oficio un Usuario y Contraseña para realizar por si mismos la actualización del portal institucional o la publicación de información en la página web.
Centro de Cómputo
2
Recibe Oficio, analiza y de aprobar el pedido otorga un usuario y contraseña a la Oficina y/o Gerencia solicitante.
De ser una solicitud para publicación recibe los documentos y medios magnéticos para realizar la publicación o actualización en la página web.
El webmaster o encargado de la página web del PEOT, analiza la información de los documentos y los dispositivos magnéticos recibidos y la procesa según lo solicitado (1).
Oficinas y/o Gerencias
3
De tener la autorización, ingresa a la página web del PEOT y hace click en el link “Intranet” y procede a la carga de archivos y/o a la actualización de la información.
Si se solicitó que la actualización la realice el Centro de Cómputo verifica si lo solicitado fue realizado.
(1) Documentos, imágenes, fotos, etc.
V. INSTRUCCIONES
- La entidad es responsable del contenido y actualización de la
información, por tanto queda establecido que el Centro de Cómputo es responsable del mantenimiento del portal.
- Corresponde la oficina de Imagen Institucional, actualizar el enlace de Noticias y el de Institucional.
- La Oficina de Asesoría Legal elevará las actas de las sesiones de Consejo Directivo e incorporará la base legal, para su publicación en el enlace Institucional.
Manual de Procedimientos del PEOT 27
- La Gerencia de Desarrollo Olmos, será encargada de la producción de
información y actualización de todo lo que contiene el enlace Proyecto Olmos, asimismo deberá actualizar periódicamente lo referido a Supervisión de obras y Galería Fotográfica.
- La Gerencia de Desarrollo Tinajones, emitirá toda la información contenida en el enlace Proyecto Tinajones, y actualizará diariamente el reporte hidrológico del Sistema Tinajones.
- La Gerencia de Promoción de Inversiones informará sobre los procesos de concesión, así como lo relacionado a las actividades importantes realiza su área, incluyendo los servicios de perforación de pozos, desarrollo agrícola y línea de transmisión, para su publicación en el enlace de Servicios.
- La Secretaría de Gerencia General mantendrá actualizada la Agenda Pública interna y externa con las actividades programadas por la Gerencia General, contenidas en el enlace de Transparencia.
- Oficina de Presupuesto, Planificación y Racionalización es responsable de mantener la información presupuestal, documentos y normas, así como documentos de gestión como el ROF, MOF, Memorias; contenidas en el portal de Transparencia.
- La Oficina de Administración es responsable de mantener actualizada la información sobre bienes y servicios, así como de personal contenido en el enlace de Transparencia.
VI. DURACIÓN
Un día.
VII. FORMULARIOS
Ninguno
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 28
CENTRO DE CÓMPUTO
Actualización y Publicación de
Información en la Página Web
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
P005-GR.LAMB/PEOT Julio-12
ÁREA USUARIA (ÓRGANOS DE LÍNEA,
APOYO Y ASESORAMIENTO)
Oficio
1Solicita publicación de información en la página web
INICIO
Oficio
2Recibe solicitud y medios magnéticos para la publicación
3Analiza la información recibida y se determina cómo procesarla
4Procesa la información recibida a través del programa más adecuado
5Realiza diseño o modificación solicitada
6Publicación o modificación en la página web y copia de archivos al servidor web
A
Manual de Procedimientos del PEOT 29
ÁREA USUARIA (ÓRGANOS DE LÍNEA,
APOYO Y ASESORAMIENTO)CENTRO DE CÓMPUTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Actualización y Publicación de
Información en la Página WebP005-GR.LAMB/PEOT Julio-12
A
7Ingresa a la página web y verifica lo actualizado
FIN
Manual de Procedimientos del PEOT 30
CENTRO DE CÓMPUTOÁREA USUARIA (ÓRGANOS DE LÍNEA,
APOYO Y ASESORAMIENTO)
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Actualización y Publicación de
Información en la Página WebP005-GR.LAMB/PEOT Julio-12
4Hace click en Cerrar Sesión
FIN
INICIO
1Otorga usuario y contraseña para ingreso a la Intranet
2Ingresa a la página web y hace click en Intranet
3Carga de archivos y/o actualización de la información
Manual de Procedimientos del PEOT 31
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS
P006-GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Optimizar el funcionamiento de los equipos informáticos y proteger la
información que está en ellos. - Minimizar los efectos de las tareas de mantenimiento correctivo.
II. BASE LEGAL
- Mediante Resolución Gerencial N° 375/2008-GR.LAMB/PEOT-GG – se
aprobó el “Manual de Organización y Funciones del PEOT en el año 2008”.
- Resolución Gerencial N° 008/2008-GR.LAMB/PEOT-GG – “Aprobar Normas y Procedimientos Formales para la Gestión Informática para el año 2008”.
III. REQUISITOS
- Contar con el Programa de mantenimiento Preventivo debidamente
aprobado por el área de administración. - Comunicar con anticipación (máximo 01 día anterior) al usuario final
sobre el mantenimiento a ejecutarse. - Contar con la instrumentación adecuada.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 32
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Mantenimiento Preventivo de Equipos
P006 - GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Centro de Cómputo
1
Según el Programa de Mantenimiento Preventivo de Equipos de Cómputo, determina cuáles son los equipos que recibirán el mantenimiento preventivo.
Oficinas y/o Gerencias
2
El encargado del equipo o del área en la que se realizará el mantenimiento, coordina con el Centro de Cómputo la fecha y la hora exacta en la que se llevará a cabo el mismo.
Centro de Cómputo
3
Imprime un Formato de Mantenimiento de Equipos de Cómputo, según la fecha acordada. Se procede a realizar el mantenimiento preventivo, tanto de hardware (limpieza de Equipo), como de software. Verifica el funcionamiento del
equipo, revisando si existen fallas correctivas en el hardware. De ser así se informa al Jefe del Centro
de Cómputo y se procede con el mantenimiento correctivo; de lo contrario se entrega el Formato de Mantenimiento de Equipos de Cómputo al usuario encargado del equipo para que ponga su firma en señal de conformidad.
V. INSTRUCCIONES
- Corresponde a la dirección del PEOT establecer en coordinación con el Centro de Cómputo, las políticas sobre mantenimiento preventivo de los equipos de computación, debido a que una apropiada implementación asegura el funcionamiento general y rendimiento de los mismos.
- Esta actividad debe programarse en períodos cortos, debiendo llevarse una estadística de los problemas para ajustar lo mejor posible el mantenimiento preventivo.
VI. DURACIÓN
2 horas.
Manual de Procedimientos del PEOT 33
VII. FORMULARIOS
Ninguno.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 34
Mantenimiento Preventivo de Equipos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
P006-GR.LAMB/PEOT Julio-12
ÁREA USUARIA (ÓRGANOS DE LÍNEA,
APOYO Y ASESORAMIENTO)CENTRO DE CÓMPUTO
Formato de Mantenimiento
de Equipos de Cómputo
INICIO
1Determina equipos que recibirán el mantenimiento preventivo
2
Coordina fecha y hora para el mantenimiento preventivo
3Imprime formato de mantenimiento de equipo de cómputo
4Limpieza del interior del
CPU
A
Formato de Mantenimiento de Equipos de Cómputo
5Realiza mantenimiento preventivo y depuración del software
6Verifica funcionamiento de equipo y si existen fallas correctivas del hardware
¿Existen fallas correctiv
Procedimiento de Mantenimiento Correctivo de
Equipos
7Se informa al Jefe del Centro de Cómputo y se procede con el mantenimiento correctivo
8Entrega al usuario el Formato de Mantenimiento para que lo firme en señal de conformidad
SI NO
FIN
FIN
Manual de Procedimientos del PEOT 35
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPOS
P007 -GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Optimizar el funcionamiento de los equipos informáticos y proteger la
información que está en ellos. - Administrar y brindar un servicio informático de “mantenimiento
correctivo” que permita garantizar una rápida atención al usuario final para mantener los diferentes equipos de cómputo y poder contar con una mayor disponibilidad de equipos y un menor requerimiento de repuestos y/o de mano de obra por mantenimiento.
II. BASE LEGAL
- Mediante Resolución Gerencial N° 375/2008-GR.LAMB/PEOT-GG – se
aprobó el “Manual de Organización y Funciones del PEOT en el año 2008”.
- Resolución Gerencial N° 008/2008-GR.LAMB/PEOT-GG – “Aprobar Normas y Procedimientos Formales para la Gestión Informática en el año 2008”.
III. REQUISITOS
- Solicitud de mantenimiento correctivo a equipo de cómputo. - Pedido interno o Solicitud de mantenimiento correctivo externo con el
visto bueno de atención, firmado por la administración.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 36
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Mantenimiento Correctivo de Equipos P007 -
GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Oficinas y/o Gerencias
1
Solicita revisión de equipo al Centro de Cómputo a través de un oficio o vía telefónica. Envían el equipo al Centro de Cómputo.
Centro de Cómputo
2
Recepciona el equipo y verifica si tiene arreglo. Si lo tiene realiza el mantenimiento correctivo del equipo para luego devolverlo al área usuaria. De no tenerlo se verifica si puede repararse en la institución con las refacciones disponibles, de no ser así se lleva el equipo a un taller de cómputo externo para su reparación. Recibe el equipo reparado y lo envía al área usuaria, de manera contraria solicita al Jefe de Abastecimientos la compra de las refracciones.
Jefe de Abastecimientos
3
En coordinación con la Oficina de Administración realiza la compra solicitada y las envía al Centro de Cómputo.
Centro de Cómputo
4
Recibe las refracciones y realiza las instalaciones necesarias. Entrega el Equipo reparado al área usuaria.
Oficinas y/o Gerencias
5
Entrega el Formato de Mantenimiento de Equipos de Cómputo al usuario encargado del equipo para que ponga su firma en señal de conformidad.
Manual de Procedimientos del PEOT 37
V. INSTRUCCIONES
- Corresponde a la dirección del PEOT establecer en coordinación con el Centro de Cómputo, las políticas sobre mantenimiento correctivo de los equipos de computación, debido a que una apropiada implementación asegura el funcionamiento general y rendimiento de los mismos.
- Esta actividad debe programarse en períodos cortos, debiendo llevarse una estadística de los problemas para ajustar lo mejor posible el mantenimiento preventivo.
VI. DURACIÓN
- Reparación en la institución: 2 horas. - Reparación Externa: hasta 01 semana.
VII. FORMULARIOS
Ninguno
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 38
CENTRO DE COMPUTO ADMINISTRACIÓN
CODIGO : FECHA :
P007-GR.LAMB/PEOT Julio-12Mantenimiento Correctivo de Equipos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
ÁREA USUARIA
Oficio
INICIO
1Solicita revisión de equipo al Centro de
Cómputo
2Envía equipo al Centro de
Cómputo
3Recepciona el equipo y verifica si
tiene arreglo
¿Tiene arreglo
SI NO
4
Realiza mantenimiento correctivo del equipo
7
Analiza si equipo puede ser reparado en el
Centro de Cómputo
A B
Manual de Procedimientos del PEOT 39
,
P007-GR.LAMB/PEOT Julio-12
ÁREA USUARIA ADMINISTRACIÓN CENTRO DE COMPUTO
Mantenimiento Correctivo de Equipos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
5Verificación del equipo por
parte del usuario
A
Formato de Mantenimiento de Equipos de Cómputo
6Entrega al usuario el Formato de Mantenimiento para que lo firme en señal de conformidad
FIN
Manual de Procedimientos del PEOT 40
,
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO :
ÁREA USUARIA ADMINISTRACIÓN CENTRO DE COMPUTO
FECHA :
Mantenimiento Correctivo de Equipos P007-GR.LAMB/PEOT Julio-12
8Verifica si se cuenta con las
refacciones
¿Puede ser reparado en el PEOT?
SI NO
9
B
¿Se cuenta con las refacciones
11
1
ADMINISTRACIÓN CENTRO DE COMPUTOÁREA USUARIA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Mantenimiento Correctivo de Equipos P007-GR.LAMB/PEOT Julio-12
9Envía el equipo a un taller
externo para reparación
10
Recibe el equipo reparado
14
Manual de Procedimientos del PEOT 41
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Julio-12
ÁREA USUARIA ADMINISTRACIÓN CENTRO DE COMPUTO
Mantenimiento Correctivo de Equipos P007-GR.LAMB/PEOT
Formato de Mantenimiento de Equipos de Cómputo
11Solicita refacciones al área
de abastecimientos
12Efectúa compra de
refacciones
13
13Envía refacciones al
Centro de Cómputo
14Entrega equipo reparado
al usuario
15Entrega al usuario el Formato de Mantenimiento para que lo firme en señal de conformidad
FIN
Manual de Procedimientos del PEOT 42
I. FINALIDAD
- Mantener a todas las áreas del PEOT con equipos informáticos actualizados y en buen estado que permitan a los usuarios cumplir cabalmente con sus funciones y manteniendo a la entidad a la vanguardia de la tecnología informática.
II. BASE LEGAL
- Mediante Resolución Gerencial N° 375/2008-GR.LAMB/PEOT-GG – se aprobó el “Manual de Organización y Funciones del PEOT en el año 2008”.
III. REQUISITOS
- Requerimiento debidamente aprobado por la oficina de administración.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
REQUERIMIENTO DE EQUIPOS INFORMÁTICOS
P008-GR.LAMB/PEOT
Julio -12
Manual de Procedimientos del PEOT 43
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Requerimiento de Equipos Informáticos
P008 - GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Oficinas y/o Gerencias
1
Realiza el requerimiento del equipo de cómputo (o de una parte del equipo en particular) a través de un oficio dirigido a la oficina de Administración.
Oficina de Administración
2
Recepciona, analiza y si lo considera, aprueba el pedido y remite al Centro de Cómputo. De forma contraria responde mediante oficio con la negativa correspondiente.
Centro de Cómputo
3
Recepciona documento de requerimiento. Da las especificaciones técnicas y características de lo que se va a comprar. Se envía un oficio adjuntando las especificaciones técnicas y características de lo que se tiene que comprar al jefe de abastecimientos para que ésta se encargue de comprar las partes o equipos solicitados.
Jefe de Abastecimientos
4
Recepciona el oficio con las especificaciones técnicas de lo que se debe comprar. Realizan la compra de las partes o equipos solicitados y se envían al Centro de Cómputo.
Centro de Cómputo
5
Recepciona las partes o equipos, y se realiza la revisión de las mismas para cerciorarse de su buen estado y funcionamiento. Se realiza la entrega de las partes o equipos al usuario solicitante.
Manual de Procedimientos del PEOT 44
V. INSTRUCCIONES
- La administración deberá revisar y autorizar cada una de las propuestas
en cuanto a características y especificaciones de los equipos de cómputo según las actividades desarrolladas de cada uno de los diferentes usuarios.
- El Centro de Cómputo deberá tomar en cuenta un estudio de costo beneficio que se verá reflejado dentro del diagnóstico elaborado a cada una de las áreas para ver si es aplicable dentro de los parámetros presupuestados ya programados.
VI. DURACIÓN
Hasta 05 días.
VII. FORMULARIOS
Ninguno.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 45
FECHA :
Julio-12
ABASTECIMIENTOÁREA USUARIA ADMINISTRACIÓN
CODIGO :
P008-GR.LAMB/PEOT
CENTRO DE COMPUTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
Requerimiento de Equipos Informáticos
Oficio
Oficio
Oficio
Oficio
Oficio
INICIO
1Reaiza requerimieento de
equipo de cómputo
2Examina requerimiento y
determina si se va a atender
¿Se atiende el pedido?
SI NO
4Recepciona documento de
requerimiento
1
3Envía requerimiento al
Centro de Cómputo
5Recepciona documento de
requerimiento
6Envía oficio con las
especificaciones técnicas
7Recepciona oficio con las
especificaciones técnicas
8Compra lo solicitado y lo envía al Centro de
Cómputo
A
Manual de Procedimientos del PEOT 46
FECHA :
Julio-12
ABASTECIMIENTOÁREA USUARIA ADMINISTRACIÓN CENTRO DE COMPUTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO :
Requerimiento de Equipos Informáticos P008-GR.LAMB/PEOT
11Comunica a usuario solicitante la negativa a su
pedido
FIN
A
9Recepciona equipos comprados y revisa su
buen funcionamiento
10Entrega equipos comprados a usuario
solicitante
FIN
Manual de Procedimientos del PEOT 47
I. FINALIDAD
- Asignar al personal de la Institución, equipos de cómputo y comunicaciones para el desarrollo de sus actividades.
- Proporcionar herramientas de cómputo y multimedia para actividades desarrolladas fuera de la Institución, al personal del PEOT.
II. BASE LEGAL
- Mediante Resolución Gerencial N° 375/2008-GR.LAMB/PEOT-GG – se aprobó el “Manual de Organización y Funciones del PEOT en el año 2008”.
III. REQUISITOS
- Solicitud escrita o verbal de préstamo de equipo. - Para préstamo de equipos para exteriores del local central se requiere la
aprobación de la oficina de administración. IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
ASIGNACIÓN Y PRÉSTAMO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO Y
COMUNICACIONES
P009-GR.LAMB/PEOT
Julio -12
Manual de Procedimientos del PEOT 48
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Asignación y préstamo de equipos de cómputo y comunicaciones
P009 - GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Oficinas y/o Gerencias
1
Se solicita mediante oficio o vía telefónica la asignación y préstamo de un equipo de cómputo o de comunicaciones, exponiendo sus necesidades y justificando su asignación.
Centro de Cómputo
2
Recibe la solicitud y verifica las necesidades del usuario. Si hay disponibilidad del equipo requerido se entrega al usuario por el tiempo solicitado. Si no existiera disponibilidad del equipo se comunica inmediatamente.
Oficinas y/o Gerencias
3
Recibe el equipo prestado, verifica su buen funcionamiento, utiliza el equipo por el tiempo acordado y luego devuelve el equipo al centro de cómputo
Centro de Cómputo
4 Recepciona el equipo y verifica su buen funcionamiento.
V. INSTRUCCIONES
- El Centro de Cómputo administra y mantiene todo el equipo de cómputo y telecomunicaciones propiedad del PEOT. Los equipos podrán estar instalados en el Centro de Cómputo o en cualquier otra área de la Institución.
- Los equipos prestados contarán con un formato de resguardo interno del Centro de Cómputo independiente de los procesos de resguardo del área de Patrimonio.
- El equipo que se encuentre fuera del Centro de Cómputo y haya sido
asignado para actividades específicas, podrá ser reubicado por el Centro de Cómputo en cualquier otra área de la institución una vez que la actividad haya concluido.
Manual de Procedimientos del PEOT 49
- El Centro de Cómputo podrá prestar por un periodo máximo de un día
los equipos de cómputo y comunicaciones con propósitos institucionales al personal del PEOT, previa solicitud del mismo por lo menos con un día de anticipación y sujetándose el solicitante a las disposiciones que en dicho préstamo se establezcan.
VI. DURACIÓN
Hasta 1 día.
VII. FORMULARIOS
Ninguno.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 50
CENTRO DE CÓMPUTO
Asignación y préstamo de equipos de cómputo y
comunicaciones
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
P009-GR.LAMB/PEOT Julio-12
ÁREA USUARIA (ÓRGANOS DE LÍNEA, APOYO Y
ASESORAMIENTO)
Oficio
Oficio
INICIO
1
Solicita asignación y préstamo del equipo
2Recibe solicitud y verifica
necesidades de de usuario
¿Hay disponibilidad del
SI
9
NO
4Entrega equipo al
usuario solicitante
3
Verifica disponibilidad del equipo
5Recibe el equipo y verifica su buen
funcionamiento
6Utiliza el equipo por el
tiempo acordado
A
Manual de Procedimientos del PEOT 51
CENTRO DE CÓMPUTO
FECHA :
Julio-12
ÁREA USUARIA (ÓRGANOS DE LÍNEA, APOYO Y
ASESORAMIENTO)
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO :
Asignación y préstamo de equipos de cómputo y
comunicacionesP009-GR.LAMB/PEOT
7Utiliza el equipo por el
tiempo acordado
A
8Recepciona el equipo y verifica su buen
funcionamiento
FIN
Manual de Procedimientos del PEOT 52
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
ATENCIÓN A USUARIOS DE EQUIPOS DE CÓMPUTO
P0010-GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Solucionar los problemas referentes a soporte técnico del equipo de cómputo de las distintas áreas de la PEOT.
II. BASE LEGAL
- Mediante Resolución Gerencial N° 375/2008-GR.LAMB/PEOT-GG – se
aprobó el “Manual de Organización y Funciones del PEOT en el año 2008”.
III. REQUISITOS
- Solicitud de servicio del área usuaria.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Atención a usuarios de equipos de cómputo
P010 - GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Oficinas y/o Gerencias
1
Se solicita ayuda o asesoría, vía telefónica o en persona al Centro de Cómputo, para la solución de un problema suscitado en su equipo.
Centro de Cómputo
2
Atiende la solicitud del usuario y envía personal calificado a solucionar el problema. El Personal de Cómputo dialoga con el usuario y efectúa indagaciones acerca del problema que presenta el equipo. Personal de Cómputo realiza la revisión respectiva del equipo y da solución al problema.
Oficinas y/o Gerencias
3 Da conformidad de que el problema ha sido resuelto.
Manual de Procedimientos del PEOT 53
V. INSTRUCCIONES
- El personal de las distintas áreas del PEOT deberá solicitar la asesoría
relativa al soporte técnico de equipos de cómputo vía telefónica o personalmente al personal del Centro de Cómputo. El Centro de Cómputo tendrá la obligación de brindar la asesoría respectiva.
VI. DURACIÓN
Máximo 1 hora.
VII. FORMULARIOS
Ninguno.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 54
Atención a usuarios de equipos de cómputo
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
P010-GR.LAMB/PEOT Julio-12
ÁREA USUARIA (ÓRGANOS DE LÍNEA, APOYO Y
ASESORAMIENTO)CENTRO DE CÓMPUTO
INICIO
1Solicita ayuda o asesoría para solución de un
problema en su equipo.
2Atiende solicitud del usuario y envía personal a
solucionar el problema
3Personal de Cómputo dialoga con usuario y efectúa indagaciones acerca
del problema
4Personal de Cómputo revisa el equipo y da
solución al problema
5Confirma que el
problema ha sido resuelto
FIN
Manual de Procedimientos del PEOT 55
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
USO DE FONDOS PARA PAGOS EN EFECTIVO Y MANEJO DEL
FONDO DE CAJA CHICA
P011-GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Asegurar un correcto y racional Uso de los Fondos para Pagos en Efectivo y Manejo del Fondo de Caja Chica.
- Mejorar y sistematizar los procedimientos en la ejecución del fondo para pagos en efectivo.
- Optimizar la Administración de los Fondos del PEOT.
II. BASE LEGAL
- Ley Nº 28112: “Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público”.
- Ley Nº 28425: “Ley de Racionalización de los Gastos Públicos”. - Ley Nº 27444: “Ley de Procedimientos Administrativos General” - Decreto Ley Nº 26162: “Ley del Sistema Nacional de Control”. - Ley 28411, Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto. - Ley Nº 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería.
III. REQUISITOS
- Resolución Gerencial emitida por la Gerencia General designando a la persona responsable del manejo de los fondos y el uso del mismo.
- Formato de solicitud de los Fondos para Pagos en Efectivo y Manejo de Fondos de Caja Chica.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 56
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Uso de Fondos para Pagos en Efectivo y Manejo del Fondo de Caja Chica
P011-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Unidad / Oficina Solicitante
1 Plantea requerimiento y solicita la compra de Bienes y Servicios con Fondos para Pagos en efectivo.
Administración
2
Recepciona requerimiento y Evalúa la posibilidad de atención bajo esta modalidad y deriva a la oficina de Abastecimiento.
Unidad de Abastecimiento
3 Compra el bien o paga el servicio
Encargado de los FPPEE
4
Recibe el comprobante por la compra o el servicio debidamente visada por el Jefe del solicitante, la Oficina de Administración, y tesorería. Evalúa la liquidez del FPPEE y/o el plazo para presentar Informe por Estado del FPPEE. Genera documento para Rendición o Reposición de Cuenta, para ser presentado ante la Oficina de Administración.
Unidad de Contabilidad
5
Verifica y de estar conforme, visa el documento de rendición por la ejecución de FPPEE. Caso contrario coordina con el Encargado de los FPPEE para su corrección.
Oficina de Administración
6 Realiza la verificación final, visa y deriva a Control Presupuestal (SIAF)
Oficina de Contabilidad
7
El Control Presupuestal realiza la afectación en el SIAF para el reembolso correspondiente, a través de sus 4 fases: Compromiso, Devengado, Girado y Pagado.
Manual de Procedimientos del PEOT 57
V. INSTRUCCIONES
- A solicitud de la Oficina de Administración y la Gerencia General
mediante Resolución Gerencial, autorizará el uso de Fondos Para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica. Debiendo indicarse el Proyecto y/o Actividad que asignará el fondo, el responsable de la administración de los mismos, el monto total del fondo y monto máximo para la adquisición de cada bien o servicio.
- El Responsable del Manejo del Fondo debe recaer en persona distinta a los Responsables de Giro de Cheques y del Registro en el Libro de Bancos.
- El Fondo para Pago en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica solamente podrá ser renovado hasta tres veces el monto fijado durante el periodo mensual, independientemente del número de rendición de cuenta documentada.
- Para los Fondos que recibe el servidor o usuario durante el mes, como mínimo deberá efectuar una rendición de cuenta documentada, no aceptándose en las sucesivas habilitaciones, Facturas o Boletas de fecha con antigüedad de un mes, salvo que se trate de casos excepcionales no imputables a los responsables del manejo de fondos, debiendo presentar una Justificación por escrito a su jefe inmediato superior quien podrá aceptarla o desestimarla.
- El Responsable podrá rendir documentadamente cuando haya efectuado gastos equivalentes al 70% del Fondo habilitado para solicitar Reposición del mismo.
- El monto máximo por cada adquisición será del 10% de la UIT vigente en la fecha que se efectúa el gasto.
- Las compras que superen el 10% de la UIT, deben estar sustentadas con facturas, los montos menores podrán sustentarse con boletas de venta.
- No se habilitará nuevos Fondos Para el Pago en Efectivo ni Fondo Fijo para Caja Chica, si el servidor Responsable tiene pendiente rendición de cuenta documentada, por Fondos habilitados con anterioridad, sin perjuicio de la responsabilidad administrativa a que hubiere lugar.
VI. DURACIÓN
Tres (03) días.
VII. FORMULARIOS
- Rendición de cuenta documentada. - Recibos Definitivos. - Registro de los movimientos del fondo habilitado.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 58
Manual de Procedimientos del PEOT 59
Manual de Procedimientos del PEOT 60
I. FINALIDAD
- Establecer el procedimiento a seguir para las Planillas de Remuneraciones, devengados y/o Beneficios Sociales.
II. BASE LEGAL
- Ley de Formación y Promoción Laboral. - Normas del Sistema Nacional de Personal. - Ley de Compensación por Tiempo de Servicios. - Ley del Sistema Nacional de Contabilidad. - Normas Técnicas de Control Interno para el Sistema de Contabilidad - Ley de Gestión Presupuestaria del Estado. - Normas del Sistema de Tesorería. - Decreto Ley No. 19350 Procedimiento de Pagos del Tesoro Público. - Decreto Supremo No. 347-90-EF Actualización y Simplificación del
Procedimiento de Pagos.
III. REQUISITOS
- Planilla de Haberes del Personal Activo. - Planilla de Compensación Por Tiempo de Servicios. - Calendario de Compromisos - Comprobante de Pago emitido por la Unidad Ejecutora.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
PLANILLAS DE REMUNERACIONES Y/O BENEFICIOS SOCIALES
P012-GR.LAMB/PEOT
Julio -12
Manual de Procedimientos del PEOT 61
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Planillas de Remuneraciones y/o Beneficios Sociales
P012-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Encargado de Personal
1
Remite las Planillas de Remuneraciones y/o Beneficios Sociales, adjuntando sus resúmenes y relaciones de descuentos en original y copia.
Oficina de Presupuesto, Planificación y Racionalización
2
Verifica que el Control Previo de las Planillas de Remuneraciones se encuentra registrado en el SIAF la fase del Compromiso. Formula en el SIAF los respectivos asientos contables tanto cuentas presupuestales como patrimoniales. Verifica que las remuneraciones concuerden con los resúmenes y liquidaciones, verificando estén acorde con el récord de asistencia de los trabajadores.
Tesorería
3
Verifica que las Planillas con Remuneraciones cuenten con el sustento respectivo y las visaciones de Control Previo e Integración. Verifica en el SIAF que la fase Devengado se encuentre aprobada. Efectúa el depósito en la cuenta bancaria, planillas. Registra en el Auxiliar de Comprobantes de Pago, ordenado cronológicamente, por cuentas corrientes, y fuente de financiamiento.
Encargado de Contabilidad
4
Verifica que los importes consignados en el(os) cheque(s) así como en el comprobante de pago coincidan con los resúmenes de las planillas por los montos devengados, y que hayan sido afectadas por las áreas correspondientes, revisando asimismo los asientos contables del comprobante de pago. De encontrarlos conforme firma el comprobante de pago y luego traslada el expediente a la Oficina de Administración para la firma del(os) cheque(s) y autorización de pago.
Manual de Procedimientos del PEOT 62
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Oficina de Administración
5
Recepciona del Contador el Comprobante de Pago con la documentación sustentatoria del gasto, verificando que los importes sean los correctos e iguales entre el(os) cheque(s) con el comprobante de pago y los resúmenes de las planillas. De encontrarlo conforme, firma el(os) cheque(s) y pone su Visto Bueno al comprobante de pago, autorizando a Tesorería la cancelación respectiva.
Tesorería
6
Verifica la firma personal de los funcionarios responsables y ordena el abono en la cuenta bancaria Central de remuneraciones. Para el pago de beneficios sociales solicitará su documento de identidad y copia del Acta de Entrega de Cargo y hará firmar las respectivas hojas de liquidación de beneficios sociales, en señal de conformidad.
Integrador Contable
7
Recepciona el comprobante de pago con toda la documentación sustentatoria. Verifica la entrega del cheque y/o abono en cuentas de ahorro, las hojas de liquidación debidamente firmadas en señal de conformidad con indicación del número de documento de identidad y la fecha en que se canceló. Visa en la parte superior del comprobante de pago en señal de conformidad e imprime la frase “ARCHIVO”, remitiendo a Tesorería.
Tesorería
8
Recepciona de Control Previo el Comprobante de Pago con toda la documentación sustentatoria. Archiva cronológica y correlativamente el comprobante de pago y lo mantiene bajo su custodia y control.
V. INSTRUCCIONES
- Las planillas de Remuneraciones y/o Beneficios Sociales se encuentran en el Control Previo de Planillas registrado en el SIAF. Efectuar el abono en cuentas de ahorros individuales de cada trabajador, así mismo registrar en el auxiliar los comprobantes de pago.
- Verifica en el SIAF que la fase Girado se encuentre aprobado y derivar para su aprobación.
Manual de Procedimientos del PEOT 63
- Se visa el comprobante de pago en señal de conformidad.
VI. DURACIÓN Dos (02) días en el cierre de cada jornada mensual de trabajo.
VII. FORMULARIOS
Ninguno.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 64
Manual de Procedimientos del PEOT 65
Manual de Procedimientos del PEOT 66
Manual de Procedimientos del PEOT 67
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
CONCILIACIONES BANCARIAS P013 -
GR.LAMB/PEOT Julio -12
I. FINALIDAD
- Establecer el procedimiento para la adecuada realización de las Conciliaciones Bancarias y así, verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes del Registro Contable.
II. BASE LEGAL
- Ley No 28693 - Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. - Ley No 28708 - Ley del Sistema Nacional de Contabilidad. - Resolución Directorial Nº 002-2007-EF/77.15 que aprueba la Directiva
de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15. - Resolución Directorial Nº 004-2007-EF/77.15 que aprueba la
Modificatoria de la Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15.
III. REQUISITOS
- Registro Auxiliar Estándar de Cuentas Corrientes. - Extracto Bancario correspondiente.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 68
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Conciliaciones Bancarias P013-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Oficina de Administración
1
El jefe de la Oficina designa a un especialista para la que realice la revisión correspondiente de la conciliación, mediante Resolución Gerencial.
Banco
2 Remite Extractos bancarios del mes correspondiente a Tesorería.
Operador del SIAF
3
Genera Reportes de saldos contables y movimientos bancarios del libro bancos del mes correspondiente. Y las deriva a Tesorería.
Tesorería
4 Recopila los documentos remitidos por el banco y los generados por el Operador del SIAF y deriva al Especialista Asignado.
Especialista Asignado
5
La persona asignada por Administración es quien se encarga de realizar la conciliación bancaria con la información transferida. Observa si existen diferencias y si las hay, realiza el detalle necesario de ellas.
Tesorería
6 Revisa la conciliación, V° B°, Contabilidad V° B°, Administración V° B°
Integrador Contable
7 Recibe Libro Conciliado por Tesorería y lo considera en la elaboración de Balances.
V. INSTRUCCIONES
La formula de la conciliación bancaria para la cuenta Ingresos Propios, la fórmula para aplicar es la siguiente:
Saldo según Libro Bancos xxx
Saldo según Estado de cuentas (xxxx) ________
Cheques en Tránsito xxxx
Manual de Procedimientos del PEOT 69
VI. DURACIÓN
La conciliación se realiza de forma mensual.
VII. FORMULARIOS
Anexos.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 70
Manual de Procedimientos del PEOT 71
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
TRÁMITE DE PAGO DE ÓRDENES DE COMPRA Y
ÓRDENES DE SERVICIO
P014 -GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Establecer el procedimiento para efectuar el devengado, Girado y
Pagado de las Órdenes de Compra y de Servicios, realizada de conformidad con los dispositivos legales y normas establecidas.
II. BASE LEGAL
- Ley No 28693 - Ley General del Sistema Nacional de Tesorería.
- Ley No 28708 - Ley del Sistema Nacional de Contabilidad.
- Resolución Directorial Nº 002-2007-EF/77.15 que aprueba la Directiva
de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15.
- Resolución Directorial Nº 004-2007-EF/77.15 que aprueba la Modificatoria de la Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15.
III. REQUISITOS
- Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. - Calendario de Compromisos. - Requerimiento de los usuarios o del Jefe de Almacén. - Orden de Compra – Guía de Internamiento en original y 5 copias. - Orden de Servicios en original y 5 copias. - Comprobante de pago emitido por la Unidad Ejecutora en original y 2
copias.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 72
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Trámite de Pago de Órdenes de Compra y Órdenes de Servicio y Solicitud de
Viáticos P014-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Control Previo
1
Recepciona de parte de la Unidad de Abastecimientos las órdenes de Compra y Órdenes de Servicio con la documentación sustentatoria: Cotizaciones de los Proveedores en un mínimo de tres, cuadro comparativo y otorgamiento de la Buena Pro; facturas, boletas de venta, recibo por honorarios, denominándose a estos documentos: Expediente. Verifica que los bienes por adquirir y/o los servicios a contratarse estén debidamente autorizados en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones y los respectivos Requerimientos, y que las órdenes se encuentren debidamente firmadas por el Jefe de Adquisiciones, Jefe de la Unidad de Abastecimientos. En el caso de órdenes de compra firmadas por almacén y en órdenes de servicio firmadas por el área usuaria previo informe de conformidad. Revisa desde el punto de vista aritmético, legal y administrativo, el contenido de los Cuadros Comparativos, confrontándolos con las cotizaciones de los Proveedores; luego revisa la conformidad del Otorgamiento de la Buena Pro que servirá de base para revisar el contenido de las O/C y O/S, los mismos que deberán ser coincidentes. De encontrar conforme, los documentos antes señalados visa las O/C y O/S; caso contrario las devuelve a la Unidad de Abastecimientos con las respectivas observaciones. Registra por separado y correlativamente las O/C y O/S en el cuaderno de control, consignando el número de la orden de compra o servicio, nombre o razón social del proveedor, concepto e importe. Remite las O/C y O/S y la documentación sustentatoria al Control Presupuestal.
Manual de Procedimientos del PEOT 73
2
Control Presupuestal Recepciona de Control Previo las O/C u O/S con la respectiva documentación sustentatoria. Registra en la Codificación Contable la afectación presupuestal indicando partida específica y genérica del gasto, sub-programa y fuente de financiamiento. Anota el documento en el registro auxiliar de compromisos descargando el importe del calendario de compromisos autorizado para el mes respectivo. Visa la Codificación Contable y remite con el Expediente a Integración Contable para el registro en la Hoja de Trabajo.
Integración Contable
3
Recepciona de Control Presupuestal el expediente y la hoja de ruta. Formula los respectivos asientos contables de Cuentas Patrimoniales y Cuentas de Orden. Visa la Hoja de ruta y registra los asientos en la Hoja de Trabajo de Integración. Remite la documentación a Tesorería para su pago.
Tesorería
4
Recepciona del Integrador Contable el expediente con toda la documentación sustentatoria. Verifica que dichos documentos cuenten con el sustento respectivo y las visaciones de Control Previo e Integración Contable / Control Presupuestal. Formula el Comprobante de Pago en original y 02 copias (Original y la primera copia para el Archivo de Tesorería, y Segunda copia para archivo de trabajo) y gira el(os) cheque(s) por el importe de cada devengado. En el comprobante de pago se anotará el nombre del Proveedor o Beneficiario, concepto del gasto, asignación genérica y específica, fuente de financiamiento, cuenta corriente, numero del(os) cheque(s), asientos contables presupuestales y financieros. Registra en el Auxiliar de Comprobantes de Pago, ordenado cronológicamente por cuentas corrientes, y fuente de financiamiento. Con el respectivo Visto Bueno en los documentos y en el comprobante de pago, devuelve a Control Previo.
Manual de Procedimientos del PEOT 74
5
Control Previo
Revisa el Comprobante de pago con el cheque correspondiente, confrontando la factura con la O/C u O/S y demás documentación sustentatoria. Verifica en el SIAF que la fase Girado se encuentre aprobado (estado “A”) y con su visto bueno deriva al Contador.
6
Contador Recepciona de Control Previo los Comprobantes de Pago por las O/C y O/S, con la correspondiente documentación sustentatoria. Verifica que los importes consignados en el(os) cheque(s) así como en el comprobante de pago coincidan con la O/C u O/S por los montos devengados, y que haya sido afectadas por las áreas correspondientes. De encontrarlos conformes firma el comprobante de pago y luego traslada el expediente a la Oficina de Administración para la firma del(os) cheque(s) y autorización de pago (Vo Bo.)
7
Administración Recepciona del Contador el Comprobante de Pago por las O/C y O/S con la documentación sustentatoria del gasto. Verifica que los importes sean los correctos e iguales entre el(os) cheque(s) con el comprobante de pago y las O/C u O/S. De encontrarlo conforme, firma el(os) cheque(s) y pone su Visto Bueno al comprobante de pago, autorizando a Tesorería la cancelación respectiva.
8
Caja Recepciona de la Oficina de Administración el Comprobante de pago con el VoBo. y el(os) cheque(s) debidamente firmado. Verifica que todos los funcionarios responsables de cada área hayan firmado los diferentes documentos. Procede al pago del Proveedor o Beneficiario, para lo cual solicitará los respectivos documentos de identidad si es persona natural o carta de presentación si es persona jurídica.
Control Previo Recepciona de Tesorería el comprobante de pago con toda la documentación sustentatoria. Verifica la entrega del cheque y que la factura se encuentre cancelada, el comprobante debidamente firmado en señal de conformidad con indicación del número de documento de identidad y la fecha en que se canceló. Visa en la parte superior del comprobante de pago en señal de conformidad e imprime la frase “ARCHIVO”, remitiendo a Tesorería.
Manual de Procedimientos del PEOT 75
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Caja
Recepciona de Control Previo el Comprobante de Pago con toda la documentación sustentatoria. Archiva cronológica y correlativamente el comprobante de pago y lo mantiene bajo su custodia y control.
V. INSTRUCCIONES
La fórmula de la conciliación bancaria para la cuenta Ingresos Propios, ha aplicar es la siguiente:
Saldo según Libro Bancos xxx
Saldo según Estado de cuentas (xxxx) ________
Cheques en Tránsito xxxx
VI. DURACIÓN
La conciliación se realiza de forma mensual.
VII. FORMULARIOS
Anexos.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 76
CONTROL PREVIOCONTROL
PRESUPUESTALINTEGRACIÓN CONTABLE TESORERÍA CONTADOR
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Trámite de Pago de Órdenes de Compra y
Órdenes de ServicioP004-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
ADMINISTRACIÓN
INICIO
1. Recepciona de parte
de la Unidad de
Abastecimientos las O/C
y O/S con la
documentación
sustentatoria
4. Revisa la conformidad
del Otorgamiento de la
Buena Pro
2. Verifica que los bienes
por adquirir y/o los
servicios a contratarse
estén debidamente
autorizados en el Plan
Anual de Adquisiciones y
Contrataciones
3. Revisa el contenido de
los Cuadros
Comparativos,
confrontándolos con las
cotizaciones de los
Proveedores
A
Manual de Procedimientos del PEOT 77
CONTROL PREVIOCONTROL
PRESUPUESTALINTEGRACIÓN CONTABLE TESORERÍA CONTADOR ADMINISTRACIÓN
Trámite de Pago de Órdenes de Compra y
Órdenes de ServicioP004-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
7. Remite las O/C y O/S y
la documentación
sustentatoria al Control
Presupuestal
5. Visa las O/C u O/S
6. Registra por separado
y correlativamente las
O/C y O/S en el cuaderno
de control
A
10. Anota el documento
en el registro auxiliar de
compromisos
11. Visa la Codificación
Contable y remite con el
Expediente a Integración
Contable
8. Recepciona las O/C u
O/S con la respectiva
documentación
sustentatoria y hoja de
ruta
9. Registra en la
Codificación Contable la
afectación presupuestal
13. Formula los
respectivos asientos
contables de Cuentas
Patrimoniales y Cuentas
de Orden
12. Recepciona el
Expediente y la hoja de
ruta
14. Visa la Hoja de ruta y
registra los asientos en la
Hoja de Trabajo de
Integración
15. Remite la
documentación a
Tesorería
16. Recepciona el
expediente con toda la
documentación
sustentatoria
17. Verifica que dichos
documentos cuenten con
el sustento respectivo y
las visaciones de Control
Previo e Integración
Contable / Control
Presupuestal
18. Formula el
Comprobante de Pago,
original y 03 copias, y gira
el(os) cheque(s) por el
importe de cada
devengado
19. Registra en el Auxiliar
de Comprobantes de
Pago
B
21. Revisa el
Comprobante de pago
con el cheque
correspondiente,
confrontando la factura
con la O/C u O/S y demás
documentación
sustentatoria
20. Con el respectivo
Visto Bueno en los
documentos y en el
comprobante de pago,
devuelve a Control
Previo
Manual de Procedimientos del PEOT 78
CONTROL PREVIOCONTROL
PRESUPUESTALINTEGRACIÓN CONTABLE TESORERÍA CONTADOR
FECHA :
febrero-12
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO :
ADMINISTRACIÓN
Trámite de Pago de Órdenes de Compra y
Órdenes de ServicioP004-GR.LAMB/PEOT-CC
23. Recepciona los
Comprobantes de Pago
por las O/C y O/S, con la
correspondiente
documentación
sustentatoria
30. Verifica que todos los
funcionarios
responsables de cada
área hayan firmado los
diferentes documentos
31. Procede al pago del
Proveedor o Beneficiario,
entregándole una copia
del comprobante de pago
para su control
22. Verifica en el SIAF
que la fase Girado se
encuentre aprobado y
con su visto bueno deriva
al Contador
32. Recepciona el
comprobante de pago con
toda la documentación
sustentatoria
25. De encontrarlos
conformes firma el
comprobante de pago y
luego traslada el
expediente a la Oficina de
Administración
24. Verifica que los
importes consignados en
el(os) cheque(s) así como
en el comprobante de
pago coincidan con la O/C
u O/S
28. De encontrarlo
conforme, firma el(os)
cheque(s) y pone su Visto
Bueno al comprobante de
pago, autorizando a
Tesorería la cancelación
respectiva
33. Verifica la entrega del
cheque y que la factura
se encuentre cancelada,
el comprobante
debidamente firmado en
señal de conformidad
27. Verifica que los
importes sean los
correctos e iguales entre
el(os) cheque(s) con el
comprobante de pago y
las O/C u O/S
29. Recepciona el
Comprobante de pago
con el VoBo. y el(os)
cheque(s) debidamente
firmado
B
26. Recepciona el
Comprobante de Pago
por las O/C y O/S con la
documentación
sustentatoria del gasto
34. Visa en la parte
superior del comprobante
de pago en señal de
conformidad e imprime la
frase “ARCHIVO”,
remitiendo a Tesorería
35. Archiva cronológica y
correlativamente el
comprobante de pago y lo
mantiene bajo su custodia
y control
FIN
Manual de Procedimientos del PEOT 79
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
CONTRATOS POR EJECUCIÓN DE OBRAS, DE SUPERVISIÓN DE OBRAS
Y DE ELABORACIÓN DE ESTUDIOS
P015 -GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Establecer el procedimiento para efectuar el devengado, Girado y Pagado de las Valorizaciones, realizada de conformidad con los dispositivos legales y normas establecidas.
II. BASE LEGAL
- Ley No 28693 - Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. - Ley No 28708 - Ley del Sistema Nacional de Contabilidad. - REGAC (Reglamento General de Actividades de la Contraloría). - Ley del Presupuesto del Sector Público. - Ley Nº 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones. - Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
III. REQUISITOS
- Programa de Inversiones Anual - Presupuesto de Inversiones Anual. - Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. - Contrato suscrito. - Informe de ejecución emitido por el Contratista. - Valorización de la Obra.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 80
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Contratos por Ejecución de Obras, de Supervisión de Obras y de Elaboración
de Estudios P015-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Jefe de Unidad de Contabilidad
1
Recibe de la Jefatura de la Oficina de Administración la documentación remitida por la Gerencia de Promoción de Inversiones debidamente aprobada por la Gerencia General. Revisa que la documentación esté completa de acuerdo a lo indicado en el párrafo anterior y procede a verificar los cálculos del Resumen de Valorización, dichos cálculos deben estar considerados igualmente en la factura emitida por el contratista. Una vez revisada la documentación por adelanto o por Valorizaciones de encontrarlas conforme las visa y coordina con el Área de Control Presupuestal, el saldo de Calendario de Compromisos, derivándola a esta área para la afectación presupuestal correspondiente; caso contrario se devolverán a la Gerencia de Promoción de Inversiones para su corrección en las partes que correspondan.
Control Presupuestal
2
Recibe de la Jefatura de Unidad de Contabilidad las solicitudes de adelantos o Valorizaciones debidamente visadas. Elabora la Codificación Contable, considerando la afectación presupuestalmente, anotando la partida genérica, específica, subprograma, fuente de financiamiento; luego descarga el importe respectivo calendario de Compromisos aprobado. Registra en el auxiliar de compromisos correspondiente, pone su V°B° a la Codificación Contable y remite al Área de Integración Contable.
Integración Contable
3
Recibe la Codificación Contable con la respectiva documentación sustentatoria. Registra en la Codificación Contable los respectivos asientos contables de Cuentas Patrimoniales y Cuentas de Orden. Visa la Codificación Contable y registra los asientos en la Hoja de Trabajo de Integración. Remite la documentación al Área de Tesorería para su pago.
Manual de Procedimientos del PEOT 81
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Tesorería
4
Recibe la Codificación Contable con la respectiva documentación sustentatoria, con sus respectivos registro presupuestales y patrimoniales. Revisa si toda la documentación está conforme, luego prepara el Comprobante de Pago, en el cual anota el concepto, las cuentas presupuestales y patrimoniales, las partidas genéricas y específicas del gasto, subprograma y fuente de financiamiento; así como el número de cheque(s) que corresponde. Registra en la hoja de trabajo de Tesorería y descarga el importe de la autorización de giro del mes y gira el (los) cheque(s) corespondiente(s), haciendo las deducciones y/o retenciones a las que hubiere lugar, por los conceptos que correspondan. Registra, el cheque girado en el respectivo libro auxiliar de Bancos Cuentas Corrientes. Con el respectivo V°B° en los documentos y en el C/P, envía éste a la Jefatura de Contabilidad para su revisión y trámite de aprobación.
Jefe de Unidad de Contabilidad
5
Recepciona de Tesorería los C/P por solicitudes de adelanto o pago de valorizaciones con la correspondiente documentación sustentatoria. Verifica que los importes consignados en el (los) cheque(s) así como el C/P, coincidan con los documentos sustentatorios, y que hayan sido comprometidos presupuestal y patrimonialmente por las áreas respectivas, revisando así mismo los asientos contables del C/P. De encontrarlo conforme, visa el C/P y luego remite a la Oficina de Administración.
Administración
6
Recepciona del Contador General el C/P con la respectiva documentación sustentatoria del gasto. Verifica que los importes sean los correctos, así como la afectación presupuestal y asientos contables. De encontrarlos conforme, firma el(os) cheque(s) y pone Visto Bueno al C/P, derivando a Tesorería para su cancelación.
Caja
7
Recepciona de la Oficina de Administración el C/P con el VoBo. y el(os) cheque(s) debidamente firmado. Verifica que todos los funcionarios responsables de cada área hayan firmado los diferentes documentos. Procede a cancelar al Contratista, para lo cual solicitará la factura respectiva, así como los respectivos documentos de identidad del representante legal o la persona autorizada, entregándole una copia del C/P para su Control.
Manual de Procedimientos del PEOT 82
CONTROL PRESUPUESTAL INTEGRACIÓN CONTABLE TESORERÍA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Contratos por Ejecución de Obras, de Supervisión de Obras y de Elaboración de Estudios P005-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
JEFE CONTABILIDAD ADMINISTRACIÓN
INICIO
1. Recibe de la Jefatura
de la Oficina de
Adiministración la
documentación remitida
por la Dirección de Obras
debidamente aprobada
por la Dirección Ejecutiva
A
2. Revisa que la
documentación esté
completa y procede a
verificar los cálculos del
Resumen de Valorización
3. Revisa la
documentación por
adelanto o por
Valorizaciones, de
encontrarlas conforme las
visa y coordina con el
Área de Control
Presupuestal
4. Recibe las solicitudes
de adelantos o
Valorizaciones
debidamente visadas
5. Elabora la Codificación
Contable, considerando
la afectación
presupuestalmente;
luego descarga el importe
respectivo calendario de
Compromisos aprobado
7. Recibe la Codificación
Contable con la respeciva
documentación
sustentatoria
8. Registra en la
Codificación Contable los
respectivos asientos
contables de Cuentas
Patimoniales y Cuentas
de Orden
6. Registra en el auxiliar
de compromisos
correspondiente, pone su
V°B° a la Codificación
Contable y remite al Área
de Integración Contable
9. Visa la Codificación
Contable y registra los
asientos en la Hoja de
Trabajo de Integración y
remite la documentación
al Área de Tesorería
10. Recibe la Codificación
Contable con la
respectiva
documentación
sustentatoria, con sus
respectivos registro
presupuestales y
patrimoniales
11. Revisa si toda la
documentación está
conforme, luego prepara
el Comprobante de Pago
12. Registra en la hoja de
trabajo de Tesorería y
descarga el importe de la
autorización de giro del
mes y gira el (los)
cheque(s)
corespondiente(s)
13. Registra, el cheque
girado en el respectivo
libro auxiliar de Bancos
Cuentas Corrientes
Manual de Procedimientos del PEOT 83
CONTROL PRESUPUESTAL INTEGRACIÓN CONTABLE TESORERÍA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Contratos por Ejecución de Obras, de Supervisión de Obras y de Elaboración de Estudios P005-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
JEFE CONTABILIDAD ADMINISTRACIÓN
FIN
19. De encontrarlos
conforme, firma el(os)
cheque(s) y pone Visto
Bueno al C/P, derivando a
Tesorería
20. Recepciona el C/P
con el VoBo. y el(os)
cheque(s) debidamente
firmado
21. Verifica que todos
los funcionarios
responsables de cada
área hayan firmado los
diferentes documentos
22. Procede a cancelar al
Contratista, para lo cual
solicitará la factura
respectiva, así como los
respectivos documentos
de identidad del
representante legal o la
persona autorizada,
entregándole una copia
del C/P para su Control
A
14. Recepciona los C/P
por solicitudes de
adelanto o pago de
valorizaciones con la
correspondiente
documentación
sustentatoria
16. De encontrarlo
conforme, visa el C/P y
luego remite a la Oficina
de Administración
17. Recepciona el C/P
con la respectiva
documentación
sustentatoria del gasto
18. Verifica que los
importes sean los
correctos, así como la
afectación presupuestal y
asientos contables15. Verifica que los
importes consignados en
el (los) cheque(s) así
como el C/P, coincidan
con los documentos
sustentatorios
Manual de Procedimientos del PEOT 84
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
REALIZACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO GENERAL DE BIENES PATRIMONIALES DEL PEOT
P016-GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Establecer el procedimiento para la adecuada realización del Inventario General de Bienes Patrimoniales del Proyecto Especial Olmos Tinajones con el fin de constatar los resultados con los registros contables.
II. BASE LEGAL
- Resolución Gerencial Nº 103/2004-GR.LAMB/PEOT-GG que aprueba la Directiva Nº 013/2004-GR.LAMB/PEOT “Procedimiento para la realización de inventario Físico General de bienes Patrimoniales del Proyecto Especial Olmos Tinajones”.
- Decreto Ley Nº 26162, Ley del Sistema Nacional de Control. - R.G. General Regional Nº 066-2004-GR.LAMB/ORAD, que aprueba la
Directiva Nº 006-2004-GR.LAMB. Inventario de Activos Fijos y Existencias.
- Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, que aprueba las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, Numeral 300-03: Toma de Inventario Físico.
III. REQUISITOS
- El Bien deberá pertenecer al PEOT. - Inventario de Activo Fijo del año anterior. - Inventario de Bienes no depreciables del año anterior. - Reportes de los bienes por su ubicación. - Lista de bienes que se encuentran en cesión de uso.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 85
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Realización de Inventario Físico General de Bienes Patrimoniales del PEOT
P016-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Especialista en Patrimonio y Servicios
1
Solicita la realización de Inventario Físico General de Bienes Patrimoniales y eleva a la Oficina de Administración para su debida autorización.
Oficina de Administración
2
El Jefe de Administración recepciona el oficio y autoriza la realización del Inventario de Bienes. Asimismo propone la Comisión de Inventarios y eleva a Gerencia General para su aprobación.
Gerencia General
3
Recibe la propuesta de quienes conformarán la Comisión de Inventarios, deriva a Asesoría Jurídica para Elaboración de Resolución Gerencial.
Oficina de Asesoria Jurídica
4
Elabora la Resolución Gerencial, designando a los miembros que conformarán la Comisión de Inventarios y remite a Gerencia General para su aprobación.
Gerencia General
5
Aprueba mediante Resolución Gerencial la Comisión de Inventarios y lo deriva a la Oficina de Administración para que proceda a realizar el Inventario Físico General de Bienes Patrimoniales.
Oficina de Administración
6
Recepciona Resolución Gerencial aprobada y remite memorándum a todos los Jefes de Oficina para que presten las facilidades del caso a la Comisión de Inventario.
Comisión de Inventario
7
Designa al Equipo Verificador, formula el cronograma de toma de inventario y prepara la documentación necesaria para llevar a cabo la realización del Inventario Físico.
Manual de Procedimientos del PEOT 86
Equipo Verificador
8
Hace el inventario de bienes propiamente dicho, luego realiza la convalidación de saldos con el Integrador Contable y presenta el informe final del Inventario a la Comisión de Inventario.
Comisión de Inventario
9 Revisa el informe final de Inventario, lo aprueba y remite a la Oficina de Administración para su revisión final.
Oficina de Administración
10 Recepciona, revisa y remite el informe a Gerencia General para que odene se haga la Resolución Gerencial.
Gerencia General
11
Revisa el informe y si es conforme remite a Asesoría Jurídica para que elabore la Resolución Gerencial, de los contrario devuelve a la Oficina de Administración
Oficina de Asesoria Jurídica
12 Elabora Resolución Gerencial y remite a Gerencia General para su aprobación.
Gerencia General
13
Aprueba el informe final de inventario mediante Resolución Gerencial y mediante Oficio remite el Inventario de Bienes Patrimoniales a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.
V. INSTRUCCIONES
La Comisión de Inventario tendrá como miembros representantes de las siguientes oficinas:
- Un representante de Contabilidad - Un representante de Control Interno - Un representante de la Gerencia de Desarrollo Olmos - Un representante de la Gerencia de Promoción de Inversiones
Será necesaria la intervención del Especialista en Patrimonio sólo para efectos de identificación y ubicación de los bienes muebles.
Se utiliza un pre listado pro áreas y oficinas que serán utilizadas en la zona física de inventario.
Se efectúa mediante la verificación de los pre listados con los activos físicamente existentes, siendo supervisado el proceso por el Jefe de la Oficina de Administración
El inicio del inventario es formalizado en Acta donde se especifica la fecha de inicio, el personal participante y demás aspectos de importancia del proceso. Es firmada por la Comisión de toma de Inventarios y el Jefe de la Oficina de Administración.
Manual de Procedimientos del PEOT 87
Para llevar a cabo el proceso de inventario se efectúa un corte al movimiento del activo fijo del año en curso.
El personal que participa en la toma de inventario (equipo verificador) debe ser capacitado sobre este proceso, mediante charlas de preparación a cargo de la oficina de Administración y/o Patrimonio.
El equipo verificador presentará al finalizar el inventario, un informe, previa convalidación con el Integrador Contable, a la comisión de inventarios.
Las Diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario y conciliación con la información contable, deben investigarse, luego practicar los ajustes correspondientes, previa autorización del presidente de la Comisión de inventario y el Jefe de la Oficina de Administración.
A los equipos de verificación, cada uno compuesto por dos o tres personas para realizar la verificación de bienes considerando aquellos que sean ajenos a la custodia de los bienes a inventariarse. Así mismo, se les proporcionara las herramientas de trabajo como: Catálogo de bienes Muebles del Estado, winchas, tableros, papeles de trabajo, lapiceros, plumones indelebles, etc.
Los papeles de trabajo para la toma de inventario serán formulados en original y dos copias, con la siguiente distribución:
- Original para el Digitador - 1 copia para el Jefe de ambiente - 1 copia para el Inventariador
Para el llenado de los mencionados documentos se deberá tener en cuenta lo siguiente:
- Código de ambiente o nombre - Código del bien según catalogo - Código Anterior y/o provisional - Descripción del bien según catálogo - Descripción complementaria - Estado de Conservación - Observaciones
Con Respecto al estado de Conservación se deberá tener presente lo siguiente:
B: Bueno Referido a un bien nuevo, casi nuevo y en buen estado.
R: Regular Referido a un bien usado, pero operativo, que tiene mantenimiento permanente y solo tiene ligero deterioro externo debido al uso normal.
M: Malo Referido a un bien que tiene fallas en uso o
está inoperativo, pero reparable. Y: Muy Malo Referido a un bien que está inoperativo cuyo
costo será muy antieconómico. Es irrecuperable. También se le denomina chatarra.
Manual de Procedimientos del PEOT 88
La Verificación física de los bienes incidirá en: - Comprobación de la existencia física del bien y su ubicación - Estado de Conservación - Condición de utilización - Condición de Seguridad - Funcionarios Responsables
VI. DURACIÓN
La toma de inventario debe ejecutarse por lo menos 1 vez al año en el mes de diciembre.
VII. FORMULARIOS
Anexos
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 89
OFICINA DE ADMINISTRACIÓN GERENCIA GENERAL OFICINA DE ASESORIA JURIDICA COMISIÓN DE INVENTARIOSESPECIALISTA EN PATRIMONIO Y
SERVICIOSEQUIPO VERIFICADOR
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Realización de Inventario Físico General de Bienes Patrimoniales del PEOT P001-GR.LAMB/PEOT Junio-12
Oficio
INIC IO
1. Solicita la realización de
inventario físico general de
bienes patrimoniales
Oficio
2. Recibe y autoriza la
realización del inventario de
bienes y Propone la comisión de
Inventarios
6. Recibe Resolución
Gerencial y remite
memorándum a todos los
Jefes de Oficina.
3. Recibe la propuesta de la
comisión de inventarios y la
aprueba
A
5. Aprueba Resolución
Gerencial y deriva a Oficina de
Administración.
4. Elabora la
Resolución
Gerencial y la
remite a Gerencia
General
Manual de Procedimientos del PEOT 90
OFICINA DE ADMINISTRACIÓN GERENCIA GENERAL ASESORIA JURIDICA COMISIÓN DE INVENTARIOS
CODIGO : FECHA :
Realización de Inventario Físico General de Bienes Patrimoniales del PEOT P00-GR.LAMB/PEOT Junio-12
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
ESPECIALISTA EN PATRIMONIO Y
SERVICIOSEQUIPO VERIFICADOR
A
6. Designa al Equipo Verificador
7. Formula el cronograma de
toma de inventario
8. Hace el inventario de bienes
9. Realiza la convalidación de
saldos con el Integrador
Contable
10. Presenta el Informe final del
Inventario a la Comisión de
Inventario
B
8. Prepara la
documentación
necesaria para el
inventario físico
Manual de Procedimientos del PEOT 91
OFICINA DE ADMINISTRACIÓN GERENCIA GENERAL ASESORIA JURIDICA COMISIÓN DE INVENTARIOS
Junio-12
ESPECIALISTA EN PATRIMONIO Y
SERVICIOSEQUIPO VERIFICADOR
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Realización de Inventario Físico General de Bienes Patrimoniales del PEOT P001-GR.LAMB/PEOT
FIN
11. Revisa el Informe final de
Inventario
12. Aprueba y remite el informe
para su revisión final
13. Recibe, revisa y remite el
informe a Gerencia General
solicitando aprobación
15. Remite a la Oficina de
Asesoría Jurídica para
elaboración de Resolución
Gerencial
B
14. Revisa el informe
¿Es
confome?
si
No
16. Elabora la
Resolución
Gerencial y la
remite a Gerencia
General
17. Aprueba el informe final de
inventario mediante Resolución
Gerencial
18. Remite inventario de Bienes
Patrimoniales a la
Superintendencia Nacional de
Bienes Estatales.
Manual de Procedimientos del PEOT 92
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
REGISTRO DE BIENES PATRIMONIALES
P017 -GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Mantener control permanente y oportuno sobre los bienes patrimoniales
que adquiere el PEOT. - Este procedimiento consiste en el registro patrimonial de los bienes del
PEOT, los cuales pueden ser obtenidos a través de compra, donación, transferencia, cesión de uso, fabricación interna o u otros.
- Este registro se efectúa en forma cronólogica de acuerdo con las normas dictadas por la Superintendencia de Bienes Nacionales.
II. BASE LEGAL
- Directivas de la Superintendencia de Bienes Nacionales - Ley Nº 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales
D.S. Nº 007 -2008 -EF -Vivienda. - Decreto Ley Nº 26162, Ley del Sistema Nacional de Control. - Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, que aprueba las Normas
Técnicas de Control Interno para el Sector Público.
III. REQUISITOS
- Pedido Comprobante de Salida (PECOSA) - Orden de Compra - Actas de Entrega-Recepción - Decretos - Resoluciones
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 93
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Registro de Bienes Patrimoniales P017 -
GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Secretaria de Unidad de Patrimonio
1
Recepciona de almacén la copia de órdenes de compra, pecosa, guía del proveedor; y Registra. Deriva a Jefe de Unidad de Patrimonio.
Jefe de Unidad de Patrimonio
2 Toma conocimiento y Deriva al Técnico Administrativo.
Técnico Administrativo
3
Verifica que orden de compra cumpla con los requisitos necesarios para la identificación indubitable del bien. Registra en el sistema de control patrimonial previa codificación y afecta al usuario final, elabora hoja de afectación de bien en uso.
Técnico en Control Patrimonial
4
Verifica, coloca Stiker con código patrimonial en bien adquirido, usuario del bien firma cargo, adquiere copia de factura, comprobante de pago y elabora informe técnico.
Jefe de Unidad de Patrimonio
5 Revisa, da Visto Bueno a informe y deriva.
Secretaria de Unidad de Patrimonio
6 Registra y archiva.
Manual de Procedimientos del PEOT 94
JEFE DE UNIDAD DE PATRIMONIO TÉCNICO ADMINISTRATIVOTECNICO EN CONTROL
PATRIMONIAL
SECRETARIA DE UNIDAD DE
PATRIMONIOUSUARIO FINAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Registro de Bienes Patrimoniales P002-GR.LAMB/PEOT-CC Junio-12
INIC IO
1. R ecepciona de almacén la copia de órdenes de compra, pecosa, guía del proveedor
A
2. R egis tra y Deriva
3. T oma conocimiento y Deriva al T écnico
Adminis trativo
4. Verifica que la orden de compra cumpla con los
requis itos necesarios para la identificación indubitable del
bien
5. R egis tra en el s is tema de
control patrimonial, previacodificación
6. Afecta al usuario final y elabora hoja de afectación de
bien en uso
Manual de Procedimientos del PEOT 95
JEFE DE UNIDAD DE PATRIMONIO TÉCNICO ADMINISTRATIVOTECNICO EN CONTROL
PATRIMONIAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Registro de Bienes Patrimoniales P002-GR.LAMB/PEOT-CC Junio-12
SECRETARIA DE UNIDAD DE
PATRIMONIOUSUARIO FINAL
7. Verifica y coloca S tiker con código patrimonial en bien
adquirido
8. F irma cargo
9. Adquiere copia de factura, comprobante de pago y E labora
informe técnico
10. R evisa y dá Vis to B ueno a informe
11. R egis tra y archiva
F IN
A
Manual de Procedimientos del PEOT 96
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
SALIDA DE BIENES DE LA UNIDAD DE PATRIMONIO
P018 -GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Describir el Proceso de la Salida de Bienes del Área de Patrimonio del PEOT a los diferentes campamentos y/o otros destinos que estén previamente autorizados.
- Orientar a las Unidades Orgánicas del Proyecto Especial respecto a la salida de Bienes del Área de Patrimonio para tener un mejor control de los bienes prestados.
II. BASE LEGAL
- Directivas de la Superintendencia de Bienes Nacionales. - Decreto Ley Nº 26162, Ley del Sistema Nacional de Control. - Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, que aprueba las Normas Técnicas
de Control Interno para el Sector Público.
III. REQUISITOS
- Requerimiento del traslado autorizado. - Oficio de una Institución solicitando en calidad de préstamo alguno bien,
autorizado por la Dirección Ejecutiva.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 97
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Salida de Bienes de la Unidad de Patrimonio
P0198- GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Unidad Orgánica Solicitante
1
El Apoyo Logístico del Órgano de Línea solicita Bienes y prepara Guía de Remisión, la cual es visada por el Gerente del Órgano de Línea correspondiente. Deriva la Guía de Remisión a la Unidad de Logística.
Unidad de Abastecimiento
2
Da conformidad y coloca V° B° a la Guía de Remisión, caso contrario devuelve a la UU.OO. Solicitante para la corrección pertinente. Deriva al Área de Patrimonio.
Unidad de Patrimonio
3
Recepciona Guía de Remisión. Entrega Bienes que señala la Guía de Remisión. Da conformidad y Firma recibo de entrega. Distribuye una copia a vigilancia para control de Bienes, almacenero, Apoyo Logístico y una copia se queda en Patrimonio.
Manual de Procedimientos del PEOT 98
UNIDAD DE ABASTECIMIENTOUNIDAD ORGÁNICA SOLICITANTE UNIDAD DE PATRIMONIO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Salida de Bienes de la Unidad de Patrimonio P003-GR.LAMB/PEOT-CC Junio-12
INIC IO
1. S olicita el B ien y prepara G uía de
R emis ión, la cual es visadapor el G erente del Ó rgano de L ínea
correspondiente
2. Deriva la G uía de R emis ión a la Unidad
de Abastecimiento 3. Da V° B ° a la G uía de R emis ión, y
deriva a la Unidad de P atrimonio
F IN
¿ E s
conforme?
4. R ecepciona G uía de R emis ión
NO
S I
5. E ntrega B ienes que señala la G uía de
R emis ión, da conformidad y firma recibo de entrega.
6. Dis tribuye una copia almacén para control de B ienes , almacenero, Apoyo L ogís tico y una copia sequeda en P atrimonio.
Manual de Procedimientos del PEOT 99
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
PROCEDIMIENTO EN CASO DE PÉRDIDA Y REPOSICIÓN DE
BIENES PATRIMONIALES
P019-GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Establecer mecanismos para resguardar o proteger los bienes muebles de propiedad del PEOT en caso de uso negligente o descuido de los servidores encargados de su uso y/o custodia.
II. BASE LEGAL
- Directivas de la Superintendencia de Bienes Nacionales - Ley Nº 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales D.S. Nº
007 -2008 -EF -Vivienda. - Decreto Ley Nº 26162, Ley del Sistema Nacional de Control. - Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, que aprueba las Normas Técnicas
de Control Interno para el Sector Público.
III. REQUISITOS
- El bien debe pertenecer al PEOT. - Reporte de bienes faltantes o de bienes deteriorados como producto de la
toma de inventario o de una inspección inopinada.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 100
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Procedimiento en Caso de Pérdida y Reposición de Bienes Patrimoniales
P019 - GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Trabajador
1
Realiza el informe correspondiente al suceso en forma inmediata a su jefe inmediato superior, a la Oficina de Administración y a la Unidad de Patrimonio.
Técnico en Control Patrimonial
2
Inspecciona, verifica, elabora informe técnico conteniendo: Relación de bienes, detalle técnico y valores, identificación de la causal, documentos sustentatorios y elabora proyecto de resolución.
Jefe de Unidad de Patrimonio
3 Da Visto Bueno a informe técnico, elabora oficio y deriva a la Oficina de Administración.
Oficina de Administración
4 Recepciona, registra y archiva. Deriva a Gerencia General.
Gerencia General
5
Analiza, evalúa informe técnico y elabora informe dando Visto Bueno a informe técnico. Firma Resolución Gerencial que autorice la baja de los bienes.
Jefe de Unidad de Patrimonio
6
Toma conocimiento de la aprobación de la baja de bienes, lleva a cabo las acciones correspondientes que le son encomendadas.
Técnico en Control Patrimonial
7 Registra en el sistema de bienes patrimoniales.
Unidad de Contabilidad
8 Recepciona y Registra en los estados financieros.
Manual de Procedimientos del PEOT 101
TRABAJADORESPECIALISTA EN
CONTROL PATRIMONIAL
JEFE DE UNIDAD DE
PATRIMONIO
OFICINA DE
ADMINISTRACIÓNGERENCIA GENERAL UNIDAD DE CONTABILIDAD
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Procedimiento en Caso de Pérdida y Reposición de Bienes Patrimoniales P004-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
1. Realiza el informe
correspondiente al
suceso en forma
inmediata a su jefe
inmediato, a la Oficina
de Administración y a la
Unidad de Patrimonio
INICIO
2. Inspecciona y verifica
4. Da Visto Bueno a
informe técnico, elabora
oficio y deriva a la
Oficina de
Administración
5. Recepciona, registra
y archiva
6. Deriva a Grencia
General
3. Elabora informe
técnico y elabora
proyecto de resolución
7. Analiza, evalúa
informe técnico y da
Visto Bueno
FIN
8. Firma Resolución
Gerencial que autorice
la baja de los bienes
9. Toma conocimiento
de la aprobación de la
baja de bienes, lleva a
cabo las acciones
correspondientes que
le son encomendadas
10. Registra en el
sistema de bienes
patrimoniales
11. Recepciona y
Registra en los estados
financieros
Manual de Procedimientos del PEOT 102
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
ENTREGA DE CARGO P020 -
GR.LAMB/PEOT Julio -12
I. FINALIDAD
- Actualización oportuna y permanente del sistema de bienes
patrimoniales, afectando y desafectando la responsabilidad sobre la custodia de los bienes a los Servidores que realmente los utilicen.
- Permitir la continuidad de la gestión administrativa en los distintos Órganos del PEOT y salvaguardar su acervo documentario y patrimonial.
II. BASE LEGAL
- Normas para el Empleado Público que renuncia a su cargo. - Ley Nº 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. - Decreto Ley Nº 26162, Ley del Sistema Nacional de Control. - Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, que aprueba las Normas
Técnicas de Control Interno para el Sector Público.
III. REQUISITOS
- Copia de su cargo por afectación personal.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 103
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Entrega de Cargo P020 -GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Trabajador
1 Solicita a control patrimonial relación de bienes en uso a su cargo y acata de recepción de entrega de cargo.
Secretaria de Unidad de Patrimonio
2 Recepciona, registra y deriva.
Jefe de Unidad de Patrimonio
3 Toma conocimiento y deriva.
Técnico Administrativo
4
Toma conocimiento, imprime reporte de bienes en uso asignado al trabajador y acta de entrega de cargo.
Jefe de Unidad de Patrimonio
5 Revisa da VºBº a informe y deriva.
Secretaria de Unidad de Patrimonio
6 Registra y archiva.
Trabajador
7 Recepciona reporte de bienes, coordina con jefe inmediato y firma entrega de cargo, con copia a control patrimonial en caso de cese.
Secretaria de Unidad de Patrimonio
8 Recepciona, registra y deriva.
Jefe de Unidad de Patrimonio
9 Toma conocimiento y deriva.
Técnico en Control Patrimonial
10
En caso de cese, desplazamiento, coordina con su jefe inmediato superior a quien va a designar los bienes y suscriben acta de entrega – recepción de cargo, hojas de afectación de bienes en uso por triplicado.
Técnico Administrativo
11
En caso de cese, si esta conforme elabora comprobante de no adeudos de bienes, hace de conocimiento a Tesorería. Afecta y/o desafecta los bienes a los trabajadores.
Trabajador
12 Recepciona comprobante de no adeudos.
Manual de Procedimientos del PEOT 104
SECRETARIA DE UNIDAD DE
PATRIMONIO
JEFE DE UNIDAD DE
PATRIMONIOTÉCNICO ADMINISTRATIVOTRABAJADOR
ESPECIALISTA EN CONTROL
PATRIMONIAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Entrega de Cargo P005-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
INICIO
1. Solicita a control
patrimonial relación de
bienes en uso a su cargo
y acata de recepción de
entrega de cargo
2. Recepciona, registra y
deriva
3. Toma conocimiento y
Deriva al Técnico
Administrativo
4. Toma conocimiento ,
imprime reporte de
bienes en uso asignado al
trabajador y acta de
entrega de cargo
5. Revisa da VºBº a
informe y deriva 6. Registra y archiva
FIN
7. Recepciona reporte de
bienes, coordina con jefe
inmediato y firma entrega
de cargo, con copia a
control patrimonial en
caso de cese
8. Recepciona, registra y
deriva
9. Toma conocimiento y
Deriva
10. En caso de cese,
desplazamiento, coordina
con su jefe inmediato
superior a quien va a
designar los bienes y
suscriben acta de
entrega 11. En caso de cese, si
esta conforme elabora
comprobante de no
adeudos de bienes, hace
de conocimiento a
Tesorería
12. Afecta y/o desafecta
los bienes a los
trabajadores
13. Recepciona
comprobante de no
adeudos
Manual de Procedimientos del PEOT 105
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
CONTROL DE ASISTENCIA DEL PERSONAL
P021-GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Registrar el ingreso o salida del personal de la jornada de trabajo y del
tiempo de refrigerio, a fin de anotar el record de asistencia y de acuerdo a ello, emitir la planilla mensual de remuneraciones.
II. BASE LEGAL
- Reglamento Interno de Trabajo, aprobado con R.D. Nº 098/2004-
GR.LAMB/PEOT-DE, del 19 de Marzo del 2004. - Decreto Legislativo Nº 728. - D.S. 4-2006-TR
III. REQUISITOS
- Reportes de Asistencia. - Reportes de Tardanzas y Faltas.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Control de Asistencia del Personal P021-
GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
1
Trabajador
1s
Registra su asistencia al ingresar y al salir de su centro de trabajo en el reloj digital.
2 Asistente de Personal
Revisa los reportes y control de Asistencia emitido en forma diaria por el Vigilante de turno. Revisa papeletas de Permisos. Revisa descansos por enfermedad. Revisa papeletas de Vacaciones. Revisa reporte mensual por Faltas y Tardanzas en coordinación con el Centro de Cómputo.
Manual de Procedimientos del PEOT 106
3
Asistente de Personal
4
5
Imprime los reportes de control de asistencia mensual, en donde se indican las tardanzas e inasistencias que han tenido durante el mes los trabajadores. Presenta informe Jefe de la Unidad de Personal Visa el reporte y lo pasa al Responsable de Planillas para que proceda al descuento. Responsable de planillas
Procede a incorporar la información en la planilla para proceder a los descuentos correspondientes.
V. INSTRUCCIONES
- El presente procedimiento se aplica a todo el personal del PEOT, tanto el personal sujeto a la modalidad de plazo fijo como al personal sujeto a la modalidad CAS.
- El Trabajador registra su ingreso y salida empleando el reloj digital. - La Jornada diaria de Lunes a Viernes es de 8.00 horas a 13.00 horas y
de 14.15 horas a 17.00 horas. - El personal de limpieza cuenta con un horario especial
VI. DURACIÓN
El control de Asistencia se realiza de forma mensual.
VII. FORMULARIOS
- Papeletas de Permisos. - Papeletas de Vacaciones. - Reportes.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 107
TÉCNICO DE PERSONAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Control de Asistencia del Personal P001-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
TRABAJADOR JEFE DE LA UNIDAD DE PERSONAL
INICIO
1. Registra su ingreso y
salida en el centro de
trabajo
3. Revisa papeletas de
Permisos, por enfermedad,
por vacaciones
2. Revisa los reportes y
control de Asistencia
emitido en forma diaria por
el Vigilante
4. Revisa reporte mensual
de asistencia
5. Revisa y coordina con el
Técnico de Personal sobre
los descuentos a realizar
al personal
FIN
Manual de Procedimientos del PEOT 108
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
FORMULACIÓN DE LA PLANILLA DE REMUNERACIONES
P022-GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Normar las etapas de elaboración, emisión de la planilla y liquidación de pago de las obligaciones sociales y retenciones.
II. BASE LEGAL
- Reglamento Interno de Trabajo, aprobado con R.D. Nº 098/2004-GR.LAMB/PEOT-DE, del 19 de marzo del 2004,
- Ley Nº 29465 Ley de Presupuesto para el sector público nacional. - Decreto Ley Nº 22404 Ley General de Remuneraciones. - D.S. 15-2005-TR
III. REQUISITOS
- Los trabajadores del PEOT deben tener vínculo laboral con la entidad. - Record de Tardanzas y Faltas de Personal. - Listado de descuentos mensuales autorizados por convenios con los
Bancos, Cajas de ahorros y otros descuentos autorizados por Administración.
- Desagregado presupuestal a nivel partidas (actividad proyecto). - Haber estado comprometido en el SIAF el importe de la planilla. - Listado por partidas específicas de las obligaciones sociales y de todas
las retenciones a efectuar. - Formatos de AFP.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 109
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Formulación de la Planilla de Remuneraciones
P022-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Técnico de Personal
1
Recibe del Jefe de la Unidad de Personal el listado de descuentos mensuales autorizados, listados de ocurrencias de Faltas, Tardanzas, Permisos particulares y otros para los descuentos respectivos. Calcula los montos por concepto de Planillas. Incorpora las variaciones o cambios, consigna los descuentos y procesa la información. Elabora la hoja de trabajo
Jefe de Personal
2
Revisa y coordina con el Técnico de Personal los descuentos a realizar y el listado de planilla.
Técnico de Personal
3
Emite la planilla en original y copia, las Boletas de Pago y los Anexos respectivos, los listados por partidas específicas de las obligaciones sociales y de todas las retenciones efectuadas en la planilla; y los formatos de AFP debidamente llenados. Visa los documentos elaborados como planillas y anexos. (03 ejemplares)
Jefe de Personal
4
Visa y remite a la Unidad de Contabilidad la planilla, las Boletas de Pago y los Anexos respectivos, los resúmenes y retenciones, y los formatos de AFP para el pago correspondiente.
Técnico de Personal
5
Carga en la planilla Electrónica de la SUNAT la información sobre aportes a ESSALUD y CAS. Verifica y concilia con la planilla de pagos del período correspondiente.
Manual de Procedimientos del PEOT 110
V. INSTRUCCIONES
- El presente procedimiento se aplican a todo el personal del PEOT, tanto el personal sujeto a la modalidad de plazo fijo como al personal sujeto al CAS.
- El Trabajador registra su ingreso y salida de forma que se pueda controlar la permanencia del personal de acuerdo a los mecanismos establecidos.
- La Jornada diaria de Lunes a Viernes es de 8.00 horas a 13.00 horas y de 14.15 horas a 17.00 horas.
VI. DURACIÓN: La elaboración de planillas es de 05 días su procesamiento
El control de Asistencia se realiza de forma mensual.
VII. FORMULARIOS (documentos)
- Reporte de asistencias - Reporte de descuentos de bancos, empresas, judiciales, caja, etc. -
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 111
JEFE DE PERSONAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Formulación de la Planilla de Remuneraciones P002-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
TÉCNICO DE PERSONAL JEFE DE CONTABILIDAD
INICIO
1. Recibe el Listado de
Descuentos mensuales
3. Calcula Descuentos de
Ley
4. Revisa y coordina con
el Técnico de Personal los
desuentos a realizar y el
listado de planilla
2. Registra Descuentos
por faltas y tardanzas,
permisos personales
A
Manual de Procedimientos del PEOT 112
JEFE DE PERSONALTÉCNICO DE PERSONAL JEFE DE CONTABILIDAD
Formulación de la Planilla de Remuneraciones P002-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
A
5. Emite Planilla Mensual,
Boletas de Pago, Anexos,
Formato AFP
6. Firma Planilla Mensual,
Boletas de Pago, Anexos
7. Remite Planilla
Mensual, Boletas de Pago,
Anexos, Formatos AFP
para el pago
correspondiente
8. Recepciona Planilla
Menual, Anexos, Formatos
AFP
Carga datos en la Planilla
Electrónica de la SUNAT
FIN
Manual de Procedimientos del PEOT 113
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
SELECCIÓN Y REGISTRO DEL PERSONAL
P023-GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Establecer el procedimiento de la Selección y Registro de personal para
asegurar el ingreso del personal idóneo a laborar en la institución.
II. BASE LEGAL
- Resolución Gerencial Nº 375/2008.GR.LAMB/PEOT.GG, del 25 de
Agosto del 2008 que aprueba el Manual de Organización y Funciones del Proyecto Especial Olmos Tinajones.
- Resolución Ejecutiva Regional Nº761/2004.GR.LAMB/PR, del 30 de Diciembre del 2004 que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Proyecto Especial Olmos Tinajones.
- Reglamento Interno de Trabajo, aprobado con R.D. Nº 098/2004-GR.LAMB/PEOT-DE, del 19 de Marzo del 2004.
- Resolución Gerencial N°012-2010-GR.LAMB/PEOT-GG que aprueba la Directiva N°01-2010-PEOT “Procesos de Selección destinados a cubrir plazas previstas y presupuestadas del CAP del PEOT
- Ley de Presupuesto para el Sector Público Nacional. - Decreto Legislativo Nº 728. Ley de Competitividad y Productividad
Laboral. - Decreto Legislativo Nº 713. - Ley Nº 27444, Ley de Procedimientos Administrativos.
III. REQUISITOS
- Disposición de la Gerencia General. - Disposición de la Oficina de Administración.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 114
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Selección y Registro del Personal del CAP y PAP
P023-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Gerencia de Línea u Oficina
1 Presenta requerimiento de personal a la Gerencia General, para cubrir la plaza vacante. Designa Comisión de Selección de Personal
Gerencia General
2 Emite Memorando al Presidente de la Comisión de Selección y evaluación del personal.
3 Comisión de Concurso
Se reúne y elabora la convocatoria y las bases del concurso. Remite a la Gerencia General mediante oficio la convocatoria y bases para su autorización.
4 Unidad de Personal
Encargar de la difusión de la convocatoria en el periódico, en la web de la entidad y en la vitrina institucional Recepciona los currículum vite documentados de los postulantes según calendario del proceso, concluida esta etapa comunica a la Comisión del Concurso para la evaluación curricular.
Comisión del Concurso Procede a la evaluación curricular y a elaborar su acta para ser difundida a través de la página web institucional y la vitrina de la entidad. Procede a llamar a los postulantes aptos a la evaluación psicológica. A través de un especialista en Psicología se obtienen los resultados de los postulantes APTOS a la evaluación escrita. Se difunde en la página web los resultados y se convoca a los postulantes aptos para rendir la evaluación escrita. Asimismo se procede con la entrevista personal. Concluida todas las etapas se remite mediante un Oficio al Gerente General los resultados obtenidos y solicita se emita la resolución Gerencial de los resultados.
5
Manual de Procedimientos del PEOT 115
6
Gerencia General Recepciona Acta con resultados. Emite y firma Resolución con relación de ganadores.
Unidad de Personal
7
Recepciona Resolución Gerencial con relación de ganadores. Notifica a los ganadores, elabora y lleva el registro actualizado de los trabajadores.
V. INSTRUCCIONES
- El Requerimiento de Personal se debe hacer teniendo en cuenta las plazas disponibles en el PAP (Presupuesto Analítico de Personal) y tomando en cuenta la normatividad vigente.
- La Comisión de Selección de Personal debe estar conformada por 3 miembros titulares y 3 suplentes, debiendo conformarla por lo menos el Jefe de la Unidad de Personal y un miembro del área usuaria.
- Todo Requerimiento de personal debe estar autorizado por la Gerencia General, con conocimiento de la Oficina de Administración, la Oficina de Presupuesto y Planificación y la Unidad de Personal.
- El Aviso de convocatoria debe definir claramente el perfil del puesto a cubrir con los requisitos exigidos para dicha plaza.
- El Aviso de convocatoria debe contar con el visto bueno del Presidente de la Comisión de Selección de Personal y de los integrantes.
- La publicación del aviso será en un diario de circulación regional. - La Evaluación consta de 4 Etapas:
Evaluación Curricular: Se revisa la documentación presentada y se selecciona al postulante que cumpla con el perfil de la plaza convocada y los requisitos mínimos exigidos.
Evaluación Psicológica: Se evalúan los rasgos del postulante, su personalidad y su forma de integrarse al grupo de trabajo.
Evaluación de Conocimientos: Evaluación por escrito para determinar el grado de conocimientos técnicos sobre el puesto al que está postulando.
Entrevista Personal: Determina su capacidad profesional y su sociabilidad para el campo laboral (forma de vestir, aspecto físico, aseo, facilidad de palabra, autoridad, responsabilidad, seguridad, deseos de superación, etc.).
- El nuevo trabajador deberá presentar los siguientes documentos:
Fotocopia de DNI.
Partida de Matrimonio en caso de ser casado.
DNI de los hijos menores.
Certificado de Salud.
Constancia de habilidad profesional (profesiones).
VI. DURACIÓN
Aproximadamente 20 días
Manual de Procedimientos del PEOT 116
VII. FORMULARIOS
- Formato de Aviso. - Cuadros de Calificación.
DIAGRAMACION
Manual de Procedimientos del PEOT 117
GERENTE GENERALOFICINA DE
ADMINISTRACIÓN COMISIÓN DE CONCURSOGER. LÍNEA U OFICINA UNIDAD DE PERSONAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Selección y Registro del Personal P003-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
INICIO
1. Presenta
requerimiento de
personal a la Gerencia
General
A
2. Emite Memorando a la
Oficina de Adminitración
3. Designa Comisión de
concurso
4. Solicita a Gerencias el
Perfil de la Plaza a
concursar
5. Convoca a miembros
de Comisión
6. Instalación de los
miembros de Comisión
7. Elabora aviso de
convocatoria
8. Recepciona
expedientes (CV) de
postulantes
9. Realiza Evaluación
Curricular, Evaluación de
conocimientos y
Entrevista Personal
10. Emite acta final con
relación de ganadores e
informa a la Gerencia
General
Manual de Procedimientos del PEOT 118
GERENTE GENERALOFICINA DE
ADMINISTRACIÓN COMISIÓN DE CONCURSO
Selección y Registro del Personal P003-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
GER. LÍNEA U OFICINA UNIDAD DE PERSONAL
A
FIN
11. Recepciona Acta con
Resultados
12. Emite y firma
Resolución con relación
de ganadores
13. Recepciona R. G. con
relación de ganadores
14. Notifica a los
ganadores, elabora y
lleva el registro
actualizado de los
trabajadores
Manual de Procedimientos del PEOT 119
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
P024-GR.LAMB/PEOT
Julio-12
I. FINALIDAD
- Establecer el procedimiento de la Elaboración del plan de Capacitación del Personal a fin de mejorar el nivel técnico y profesional de éste.
II. BASE LEGAL
- Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo N" 728. Ley de Productividad y Competitividad laboral, aprobado por Decreto Supremo N" 003-97-TR.
- Decreto Legislativo Nº 1025 sobre Normas de Capacitación y Rendimiento para el Sector Público
- Plan de Fortalecimiento de Capacidades.
III. REQUISITOS
- Contar con una lista actualizada del personal que labora en la entidad, así como la función que desempeña para que se le brinde capacitaciones en función a las labores que desarrolla.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 120
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Elaboración del Plan Anual de Capacitación del Personal
P024-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Unidad de Personal – Asistenta Social
1 Solicita requerimiento de capacitación anual para los trabajadores.
Gerente de Línea / Jefe de Oficina
2 Recepciona requerimiento y coordina con sus trabajadores.
Unidad de Personal
3
Consolida información de todas las áreas a través del Plan Anual de Capacitación e informa a la Oficina de Administración. Elabora informe trimestral para la Oficina de Administración.
V. INSTRUCCIONES
- Obtendrán el beneficio de la Capacitación todos los trabajadores del PEOT.
- Entre las entidades públicas y privadas responsables de Capacitaciones están Universidades, Cámara de Comercio, SENCICO, SENATI, etc.)
- La Unidad de Personal realizará informes periódicos a la Jefatura de la Oficina de Administración sobre los avances de las capacitaciones y el personal beneficiado a esa fecha.
VI. DURACIÓN
15 días.
VII. FORMULARIOS
- Plan Anual de Capacitación del Personal.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 121
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Elaboración del Plan Anual de
Capacitación del Personal P004-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
GER. LÍNEA / JEFE DE OFICINAUNIDAD DE PERSONAL
INICIO
1. Solicita requerimiento
de capacitación anual
2. Recepciona requerimiento y
coordina con sus trabajadores.
FIN
3. Consolida información
de todas las áreas a través
del Plan Anual de
Capacitación
4. Informa a la Oficina de
Admnistración
5. Elabora informe
trimestral para la Oficina
de Administración
Manual de Procedimientos del PEOT 122
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
LICENCIA POR ASUNTOS PARTICULARES Y/O PERSONALES
POR MAS DE 3 DIAS
P025-GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Establecer el procedimiento para otorgar Licencia por Asuntos Particulares y/o Personales, exonerando al trabajador de concurrir a sus labores.
II. BASE LEGAL
- Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo N" 728. Ley de Productividad y Competitividad laboral, aprobado por Decreto Supremo N" 003-97-TR.
- Reglamento Interno de Trabajo, aprobado con R.D. Nº 098/2004-GR.LAMB/PEOT-DE, del 19 de Marzo del 2004.
- Ley Nº 27444, Ley de Procedimientos Administrativos.
III. REQUISITOS
- Solicitud del trabajador dirigida al Gerente General. - El goce de licencia se hará una vez que ésta haya sido autorizada, no
siendo suficiente la sola presentación de la ésta para el inicio del referido goce.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Manual de Procedimientos del PEOT 123
Licencia por Asuntos Particulares y/o Personales
P025-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Trabajador
1
Presenta solicitud dirigida al Gerente General Gerente General: Remite a la Oficina de Administración su atención
2 Unidad de Personal
Recepciona documento, analiza y emite informe al Jefe de Administración.
3 Oficina de Asesoría Jurídica
Emite informe a la Gerencia General quien de encontrarlo favorable ordena la emisión de la Resolución Gerencial.
4 Unidad de Personal
Recepciona R.G. y la archiva en el file personal, disponiéndose la no emisión de la planilla mientras dura la licencia.
V. INSTRUCCIONES
- El presente Procedimiento es de aplicación para todo el personal del PEOT que se encuentra en planillas.
- En la solicitud que emite el trabajador debe indicar el tiempo de licencia que se solicita y los motivos del pedido (viaje, estudios, etc).
- El análisis que realiza tanto la Unidad de Personal como la Oficina de Asesoría Jurídica se realiza en base al Reglamento Interno de Trabajo (Art. 28).
- El trabajador podrá ser exonerado de concurrir a sus labores por un máximo de 90 días sin goce de remuneraciones.
VI. DURACIÓN
Dependerá de la solicitud de permiso que solicite el trabajador.
VII. FORMULARIOS
Ninguno.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 124
OFIC. ASESORÍA JURÍDICA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Licencia por Asuntos Particulares y/o Personales P005-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
TRABAJADOR GERENTE GENERALUNIDAD DE PERSONAL
INICIO
1. Presenta solicitud dirigida
al Gerente General
2. Recepciona y analiza
documento
3. Emite informe el Jefe de
Administración
4. Emite informe a la
Gerencia General
5. Analiza y ordena la
emisión de la Resolucón
Gerencial
6. Recepciona R.G. y la
archiva en el file personal,
disponiéndose la no emisión
de la planilla mientras dura la
licencia
FIN
Manual de Procedimientos del PEOT 125
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
LICENCIA POR ENFERMEDAD P026-
GR.LAMB/PEOT Julio -12
I. FINALIDAD
- Establecer el procedimiento para otorgar Licencia por Enfermedad, exonerando al trabajador de concurrir a sus labores.
II. BASE LEGAL
- Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo N" 728. Ley de Productividad y Competitividad laboral, aprobado por Decreto Supremo N" 003-97-TR.
- Reglamento Interno de Trabajo, aprobado con R.D. Nº 098/2004-GR.LAMB/PEOT-DE, del 19 de Marzo del 2004.
- Ley Nº 27444, Ley de Procedimientos Administrativos. - Decreto Supremo Nº 005-90-PCM.
III. REQUISITOS
- Certificado de Incapacidad temporal visado por ESSALUD. - Certificado médico particular que debe ser canjeado en ESSALUD.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 126
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Licencia por Enfermedad P026-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Trabajador
1 Presenta a la Unidad de Personal el CIT
2 Unidad de Personal
Recepciona documento, y alcanza a la Asistenta Social.
3 Asistenta Social
4
5
Realiza visita domiciliaria con la finalidad de constatación. Presenta informe indicando fecha de inicio de la licencia. Así como indicar en el documento los días que serán asumidos por la entidad y cuantos por el Seguro Social. Jefe de la Unidad de Personal
Deriva el documento al responsable de planillas Responsable de Planillas
Registra en el PDT los días de licencia por enfermedad. Así como procesa la planilla descontando los días que el trabajador está de licencia, cuando este supera los veinte (20) días en el año.
V. INSTRUCCIONES
- El presente Procedimiento es de aplicación para todo el personal del
PEOT que se encuentra en planillas. - En la solicitud que emite el trabajador debe indicar el tiempo de licencia
que se solicita y los motivos del pedido. - El trabajador podrá ser exonerado de concurrir a sus labores por el
tiempo que lo requiera hasta un máximo de 20 días con goce integro de sus remuneraciones y durante 12 meses.
- A partir del día 21 el goce integro de sus remuneraciones es por cuenta de ESSALUD.
VI. DURACIÓN
Durará el tiempo que demore su recuperación.
Manual de Procedimientos del PEOT 127
VII. FORMULARIOS
Certificado de Incapacidad Temporal
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 128
BIENESTAR SOCIAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Licencia por Enfermedad P006-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
TRABAJADOR UNIDAD DE PERSONAL GERENCIA GENERAL
INICIO
1. Presenta solicitud dirigida
al Gerente General
2. Recepciona y analiza
documento
3. Emite informe el Jefe de
Administración
4. Realiza visita domiciliaria
con la finalidad de
constatación
6. Emite Resolución
Gerencial autorizando la
Licenca por enfermedad
7. Recepciona R.G. y la
archiva en el file personal.
FIN
5. Presenta informe
indicando fecha de inicio del
percance
Manual de Procedimientos del PEOT 129
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
SUBSIDIO POR FALLECIMIENTO Y GASTOS DE SEPELIO
P027-GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Establecer el procedimiento para Subsidio por Fallecimiento y Gastos de
Sepelio, otorgándole los beneficios necesarios al trabajador por la situación presentada.
II. BASE LEGAL
- Reglamento Interno de Trabajo, aprobado con R.D. Nº 098/2004-
GR.LAMB/PEOT-DE, del 19 de Marzo del 2004.
III. REQUISITOS
- Solicitud en original y dos copias del acta de defunción, facturas o boleta de venta por gasto de sepelio.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Subsidio por Fallecimiento y Gastos de Sepelio
P027-GR.LAMB/PE
OT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
1 Trabajador
Presenta solicitud dirigida al Gerente General, adjuntando Certificado de Defunción y las Facturas y/o Boletas de Pago por los gastos de sepelio.
2 Gerencia General
3
Envía solicitud presentada por el trabajador a la Oficina de Administración. Oficina de Administración:
Deriva a la Unidad de Personal para la emisión de informe.
4 Unidad de Personal
Emite informe sobre la procedencia o no de lo solicitado por el trabajador, solicitando la certificación presupuestal.
Manual de Procedimientos del PEOT 130
4 Oficina de Asesoría Jurídica
Emite informe a la Gerencia General quien de encontrarlo favorable ordena la emisión de la Resolución Gerencial.
5 Unidad de Personal
6
Recepciona R.G. y la archiva en el file personal. Unidad de Contabilidad Procede a su pago respectivo
V. INSTRUCCIONES - El presente Procedimiento es de aplicación para todo el personal del
PEOT que se encuentra en planillas. - En la solicitud que emite el trabajador debe adjuntar certificado de
defunción y las facturas y/o Boletas de Pago por los gastos de sepelio. - Al trabajador se le otorga dos (02) remuneraciones totales mensuales
por luto y hasta dos (02) remuneraciones mensuales por sepelio en caso de muerte de familiares directos.
- Se consideran Familiares directos: Cónyuge, padres, hermanos e hijos.
VI. DURACIÓN
Durará aproximadamente 4 días como máximo.
VII. FORMULARIOS Ninguno.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 131
OFIC. ASESORÍA JURÍDICA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Subsidio por Fallecimiento y Gastos de Sepelio P007-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
TRABAJADOR UNIDAD DE PERSONAL GERENTE GENERAL
INICIO
1. Presenta solicitud dirigida
al Gerente General,
adjuntando Certificado de
Defunción y las Facturas y/o
Boletas de Pago por los
gastos de sepelio
2. Recepciona y analiza
documento
3. Emite informe sobre la
procedencia o no de lo
solicitado por el trabajador
4. Emite informe a la
Gerencia General
5. Analiza y ordena la
emisión de la Resolucón
Gerencial
6. Recepciona R.G. y la
archiva en el file personal
FIN
Manual de Procedimientos del PEOT 132
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
ATENCIÓN A TRABAJADORES POR VIDA LEY
P028-GR.LAMB/PEOT-CC
Julio -12
I. FINALIDAD
- Compensar las consecuencias y ocurrencias de un evento incierto-riesgo que en este caso es por muerte o invalidez total o parcial del trabajador.
II. BASE LEGAL
- Decreto Legislativo Nº 688 (05.11.1991), Ley de Consolidación de Beneficios Sociales.
- Ley Nº 26645 (27.06.1996), modifica el DL Nº 688. - Ley Nº 27700 (22.07.2001), ley que precisa el derecho de los
trabajadores de mantener el Seguro de Vida. - Resolución SBS Nº 860-90 (29.12.1990) que aprueba las condiciones
generales de la Póliza de Seguro de Vida en grupo para servidores sujetos a la actividad privada.
III. REQUISITOS
- Se considerará al personal que se encuentra en planilla o que tenga más de 4 años de servicio en la institución.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Atención a trabajadores por VIDA LEY P028-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Unidad de Personal(*)
1 Entrega a cada trabajador la Declaración Jurada.
Trabajador
2 Entrega la Declaración Jurada con los nombres de los beneficiarios del Seguro y el domicilio de cada uno de ellos, con la firma legalizada.
3 Unidad de Personal(**)
Coordina mensualmente con las Unidades de Abastecimiento y Contabilidad para el pago de los servicios del Seguro.
NOTA:
(*) La Unidad de Personal tendrá la responsabilidad de revisar el contrato realizado con la Compañía de Seguros y este a su vez indemnizar de acuerdo a lo establecido por Ley. (**) En caso de Fallecimiento del Trabajador la Asistenta Social coordina con el Jefe de su área u oficina y beneficiarios para recepción de los beneficios. Así mismo la Oficina de Administración emite oficio a la
Manual de Procedimientos del PEOT 133
CIA de Seguros para la cancelación de los beneficios.
V. INSTRUCCIONES - El presente Procedimiento es de aplicación para todo el personal del
PEOT que se encuentra en planillas y que tiene más de 4 años de servicio (salvo excepciones) y que ha entregado la Declaración Jurada correctamente llenada.
- En la Declaración Jurada deben figurar lo nombres de los beneficiarios del Seguro y el domicilio de cada uno de ellos, con la firma legalizada o a falta de notario por un juez de Paz.
- La Compañía de Seguros debe indemnizar de acuerdo a Ley: - Por fallecimiento natural del trabajador: 16 remuneraciones que se
establecen en base al promedio de lo percibido por el trabajador en el último trimestre previo al fallecimiento.
- Por fallecimiento del trabajador a consecuencia de un accidente: 32 remuneraciones percibidas por el trabajador en la fecha previa al accidente.
- Por invalidez total o permanente del trabajador originada por accidente: 32 remuneraciones mensuales percibidas por aquel en la fecha previa al accidente.
- Si el trabajador no estableció de acuerdo a ley a sus beneficiarios o no entregó la Declaración Jurada, la compañía de seguros indemnizará a los familiares de acuerdo a ley.
- Dichos beneficiarios podrán ser: el cónyuge o conviviente a que se refiere el art. 326 del Código Civil y los descendientes del asegurado, solo a falta de estos, sus ascendentes y hermanos menores de 18 años con estricta observancia de esta orden.
- Cualquier modificación futura a la mencionada Declaración Jurada de beneficiarios, deberá ser comunicada por el trabajador a su empleador.
- El trabajador que cesa en sus labores, puede mantener la póliza de Seguro Vida ley, teniendo 30 días para realizar dicho trámite ante la Compañía de Seguros.
VI. DURACIÓN
El procedimiento durará será no mayor a un día.
VII. FORMULARIOS
Declaración Jurada.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 134
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Atención a trabajadores por VIDA LEY P009-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
TRABAJADORUNIDAD DE PERSONAL
INICIO
1. Entrega a cada
trabajador la Declaración
Jurada
2. Entrega la Declarción Jurada
con los nombres de los
beneficiarios del Seguro y el
domicilio de cada uno de ellos,
con la firma legalizada
FIN
3. Coordina mensualmente
con las Unidades de
Abastecimiento y
Contabilidad para el pago
de los servicios del Seguro
Manual de Procedimientos del PEOT 135
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y ASIGNACIÓN DE PRACTICANTES
P029-GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD - Establecer el procedimiento para el reclutamiento, selección y
asignación de practicantes, el cual se basa en consolidar los aprendizajes adquiridos a lo largo de su formación profesional.
II. BASE LEGAL
- Ley Nº 28518 (24.05.2005), Ley de Modalidades Formativas Laborales. - DS. Nº 007-2005-TR (19.09.2005), Reglamento de la Ley.
III. REQUISITOS
- Carta de Presentación del Centro de Formación Profesional. - Documento de Identidad (DNI). - Comprende Egresados y Estudiantes de los últimos ciclos, pero siempre
antes de la obtención del título profesional.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Reclutamiento, selección y asignación de Practicantes
P029-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Centro Formación Profesional / Universidad
1 Otorga Carta de Presentación al estudiante o egresado.
Egresado / Estudiante
2 Presenta Carta de Presentación al PEOT.
Unidad de Personal (*)
3
Crea Base de Datos que contiene información de Practicantes por especialidad. Asigna labores relacionadas con las áreas que corresponden a su formación académica.
NOTA:
(*) La Unidad de Personal tendrá la responsabilidad de crear una Base de Datos donde esté contenida la información de Practicantes por especialidad, para que en el momento en que algún Gerente o Jefe de Oficina lo solicite proporcionar la información oportunamente.
Manual de Procedimientos del PEOT 136
V. INSTRUCCIONES
- La duración del convenio no será mayor a doce (12) meses. - El Centro de Formación Profesional deberá otorgar tantas cartas de
presentación como sean necesarias hasta que el egresado o estudiante culmine el periodo del convenio.
VI. DURACIÓN
Para realizar el trámite será de aproximadamente una semana.
VII. FORMULARIOS - Convenio de Practicas.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 137
EGRESADO / ESTUDIANTE
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Reclutamiento, selección y asignación de Practicantes P010-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
CFP / UNIVERSIDAD UNIDAD DE PERSONAL
INICIO
1. Otorga Carta de
Presentación
2. Presenta Carta de
Presentación
4. Asigna labores
relacionadas con las áreas
que corresponden a su
formación académica
FIN
3. Crea Base de Datos que
contiene información de
Practicantes por
especialidad
Manual de Procedimientos del PEOT 138
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
COMPENSACIÓN POR TIEMPO DE SERVICIOS
P030-GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Establecer el procedimiento para la Compensación por Tiempo de Servicios para la atención oportuna al trabajador en la percepción de este beneficio.
II. BASE LEGAL
- DS Nº 001-97-TR (01.03.1997) TUO de la ley de CTS. - DS. Nº 004-97-TR (15.04.1997), Reglamento de la Ley de CTS. - Ley Nº 27006 (03.12.1998) Ley que modifica el Art. 2 del Decreto
Supremo Nº 001-97-TR. - Ley Nº 27326 (24.07.2000) Modifica el Art. 57 del DS Nº 001-97-TR. - DU Nº 070-2000 (06.09.2000) Prórroga de convenios individuales CTS.
III. REQUISITOS
- Encontrarse en planilla, ya sea a plazo fijo (cada 3 meses) o plazo
indeterminado (cada 6 meses).
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 139
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Compensación por Tiempo de Servicios P030-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
1 Responsable de Planillas (*)
Realiza cálculos correspondientes al trimestre a liquidar y remite la planilla visada al Jefe de la Unidad de Personal, junto con las liquidaciones individuales.
2 Jefe de Personal
Visa la planillas conjuntamente con las liquidaciones individuales
3
4
Unidad de Contabilidad Recepciona las planillas procesa el pago Unidad de Personal
También procederá a efectuar los cálculos de CTS en forma semestral
5 Unidad de Contabilidad
Deposita la CTS en los meses de Mayo y Noviembre de cada año en la empresa elegida por el trabajador.
NOTA:
(*) La CTS que se devengue por el cese del trabajador por el periodo menor al trimestre será pagada directamente por el empleador dentro de las 48 horas de producido el cese y con efecto cancelatorio. La remuneración computable será la vigente a la fecha de cese.
V. INSTRUCCIONES
- El presente Procedimiento es de aplicación para todo el personal del
PEOT que se encuentra en planillas y que están comprendidos en el régimen laboral de la actividad privada y que cumplen la jornada laboral completa.
- El derecho a la CTS nace desde que se alcanza el primer mes de iniciado el vínculo laboral, cumplido este requisito toda fracción se computa por treintavos.
- La Unidad de personal calculará el beneficio en forma trimestral, debiendo establecer el periodo exacto de meses y días acumulados por el trabajador
- En algunos casos, la Unidad de Personal procederá a realizar las retenciones a que hubiere lugar por deudas que el trabajador haya adquirido con entidades bancarias, las mismas que por Convenio con el PEOT disponen realizar los descuentos por los préstamos personales.
Manual de Procedimientos del PEOT 140
- Los cálculos de CTS que la Unidad de Personal efectúa son en forma
semestral, así mismo el depósito en la empresa elegida por el trabajador.
- El PEOT depositará en los meses de Mayo y Noviembre de cada año tantos dozavos de la remuneración computable percibida por el trabajador en los meses de Abril y Octubre respectivamente, como meses completos haya elaborado en el semestre respectivo.
VI. DURACIÓN
Durará aproximadamente 10 días.
VII. FORMULARIOS
- Formato de Certificación de Entrega de Cargo.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 141
UNIDAD DE PERSONALTRABAJADOR UNIDAD DE CONTABILIDAD
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Compensación por Tiempo de Servicios P011-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
INICIO
1. Entrega Formato
CERTIFICACIÓN
ENTREGA DE CARGO por
el periodo del trimestre
liquidar con las firmas
respectivas
2. Realiza cálculos
correspondientes al
trimestre a liquidar
4. Realiza la cancelación y
el depósito
correspondiente
FIN
3. Remite la liquidación a la
Unidad de Contabilidad
5. También procederá a
efectuar los cálculos de
CTS en forma semestral
6. Deposita la CTS en los
meses de Mayo y
Noviembre de cada año en
la empresa elegida por el
trabajador
Manual de Procedimientos del PEOT 142
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO P031-
GR.LAMB/PEOT Julio -12
I. FINALIDAD - Establecer el procedimiento para la Evaluación de Desempeño, el cual
es obligatorio, integral, sistemático y continuo de apreciación objetiva y demostrable del conjunto de actividades, aptitudes y rendimiento del trabajador del PEOT en cumplimiento de sus objetivos y metas.
II. BASE LEGAL
- Reglamento Interno de Trabajo del PEOT, Art. 14. - Decreto Legislativo Nº 1025, Art. 18 (21.06.2008).
III. REQUISITOS
- La evaluación se realizará tomando en cuenta principalmente, factores
individuales de mérito.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 143
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Evaluación del Desempeño P031-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Unidad de Personal
1 Prepara y remite los formatos de Evaluación a la Oficina de Administración.
Oficina de Administración
2 Recepciona formatos y remite a Gerentes y/o Jefes de Oficina.
3 Gerencia y/o Jefe de Oficina
Evalúa Personal a su cargo con el respectivo llenado de los formatos de evaluación. Remite estos a la Oficina de Administración.
4 Oficina de Administración
Recibe formatos y deriva a la Unidad de Personal
5 Unidad de Personal
Recepciona Formatos llenados, elabora y pública resultados.
6 Trabajador
Conoce Resultados y en el caso de no estar conforme con dichos resultados, elabora solicitud de disconformidad de la calificación adjudicada a la Unidad de Personal.
Unidad de Personal
7 Responde al Trabajador definiendo la situación de queja.
NOTA: (1) La evaluación se realizará tomando en cuenta principalmente, factores individuales de mérito.
V. INSTRUCCIONES
- El presente Procedimiento es de aplicación para todo el personal del PEOT sujetos a la modalidad de Plazo fijo y de Servicios (CAS).
- La Unidad de Personal generará una comunicación constante entre jefes y colaboradores para mejorar el desempeño del trabajo entre ambos.
VI. DURACIÓN
Tendrá una duración aproximada de 3 días.
VII. FORMULARIOS
- Formato de Evaluación.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 144
GERENCIA Y/O JEFE DE OFICINA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Evaluación del Desempeño P012-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
UNIDAD DE PERSONAL OFICINA DE ADMINISTRACIÓN TRABAJADOR
INICIO
1. Prepara y remite los
formatos de evaluación
2. Recepciona formatos y
remite a Gerentes y/o Jefes
de Oficina
3. Evalúa Personal a su
cargo y lo remite a la Oficina
de Administración
4. Recibe formatos y deriva
al Área de Personal
6. Conoce Resultados
5. Recepciona Formatos
llenados, elabora y pública
resultados
¿Conforme?
7. Elabora solicitud de
disconformidad de la
calificación adjudicada al
área de personal
8. Responde al Trabajador
definiendo la situación de
queja
FIN
SI
NO
Manual de Procedimientos del PEOT 145
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL BAJO LA MODALIDAD DEL
CONTRATO ADMINISTRATIVO DE SERVICIO - CAS
P032-GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Establecer el procedimiento para la Contratación del personal bajo la modalidad de Contrato Administrativo de Servicios a plazo determinado y renovable.
II. BASE LEGAL
- Decreto Legislativo 1057 (28.06.2008).
III. REQUISITOS
- Cumplir con los requerimientos que se solicita en las bases de la convocatoria CAS.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Contratación del Personal bajo la modalidad del Contrato Administrativo
de Servicio - CAS P032-GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Administración
1
Remite expedientes a la Unidad de Personal para realizar los respectivos contratos y la Planilla mensual.
Unidad de Personal
2
Recepciona la documentación del personal a contratar de parte de la Jefatura de Administración. Elabora los Contratos Administrativos de Servicios.
Trabajador
3
Asiste regularmente y en forma diaria a realizar sus servicios hasta un máximo de cuarenta y ocho (48) horas de prestación de servicios a la semana.
Unidad de Personal
4
Prepara las Planillas y Boletas de Pago por CAS. Remite la información de Planillas a la Unidad de Contabilidad para su cancelación correspondiente
Manual de Procedimientos del PEOT 146
V. INSTRUCCIONES
- La Unidad de Personal recepciona la documentación (File Personal) con el requerimiento respectivo y con la autorización del Jefe de la Oficina de Administración procederá a elaborar los respectivos contratos por un período determinado, así como la Planilla respectiva.
- El trabajador deberá: - Asistir regularmente y en forma diaria a realizar sus servicios hasta
un máximo de cuarenta y ocho (48) horas de prestación de servicios a la semana.
- Tendrá un descanso de veinticuatro (24) horas continuas por semana.
- Tendrá derecho a un descanso físico de vacaciones de 30 días. - Tendrá derecho al seguro social ESSALUD - Podrá afiliarse al Sistema Nacional de Pensiones (ONP) o el
Sistema Privado de Pensiones (AFP).
VI. DURACIÓN
Durará aproximadamente 1 semana desde la convocatoria.
VII. FORMULARIOS
- Contrato CAS.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 147
UNIDAD DE PERSONAL TRABAJADORADMINISTRACIÓN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Contratación del Personal bajo la modalidad del Contrato Administrativo de Sericio - CAS P013-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
INICIO
1. Remite expedientes a
la Unidad de Personal
2. Recepciona la
documentación del
personal a contratar
4. Asiste regularmente y en
forma diaria a realizar sus
servicios hasta un máximo
de 48 horas a la semana
FIN
3. Elabora los Contratos
Administrativos de
Servicios
5. Prepara las Planillas y
Boletas de Pago por CAS
6. Remite la información de
Planillas a la Unidad de
Contabilidad para su
cancelación
correspondiente
Manual de Procedimientos del PEOT 148
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
PROGRAMACIÓN Y FORMULACIÓN DEL
PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
P033 -GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Establecer el procedimiento a seguir para la Programación y formulación del Presupuesto Institucional correspondiente al año fiscal siguiente, y así definir la estructura funcional programática hasta el nivel de componentes y metas, con el fin de lograr los objetivos del Proyecto y del Pliego en el corto plazo.
II. BASE LEGAL
- “Ley de Gestión Presupuestaria del Estado” y sus modificatorias. - Ley de Presupuesto del Sector Público. - Directiva para la Programación y Formulación de los Presupuestos
Institucionales del Sector Público y lineamientos del Pliego Gobierno Regional Lambayeque.
III. REQUISITOS
- Programa de Inversiones del PEOT considerado en el Plan Estratégico
Multianual del Pliego. - Asignaciones Presupuestarias por toda fuente de financiamiento
determinadas por el Pliego. - Escala de Prioridades para la ejecución de estudios, obras y otras
actividades establecida por el Pliego.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 149
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Programación y Formulación del Presupuesto Institucional
P033 - GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Pliego Presupuestal
1
Alcanza al PEOT una estructura funcional programática referencial y le asigna un monto máximo por la fuente Recursos Ordinarios y otras fuentes.
Oficina de Presupuesto, Planificación y Racionalización
2
Coordina una reunión para priorizar el gasto y definir la estructura funcional programática, teniendo en cuenta los montos asignados por el Pliego y la Escala de Prioridades establecida. Comunica los montos referenciales a las Gerencias y Oficinas relacionadas con la ejecución del gasto.
Gerencias y Oficinas
3
Elaboran la documentación técnica dispuesta por la Directiva del MEF y las indicaciones del Gobierno Regional de Lambayeque; alcanzan a la Oficina de Presupuesto y Planificación.
Oficina de Presupuesto, Planificación y Racionalización
4
Consolida y complementa la información ingresándola en el SIAF. Remiten Información al Pliego Presupuestal.
V. INSTRUCCIONES
- Se remite al Pliego la Formulación Presupuestaria para un determinado Ejercicio Fiscal en forma impresa cinco (05) ejemplares y en un (01) cd.
VI. DURACIÓN
Meses de mayo y junio del año anterior inicio del Ejercicio Fiscal.
VII. FORMULARIOS
Ninguno.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 150
OFICINA DE PATRIMONIOUNIDAD/OFICINA SOLICIANTE ADMINISTRACIÓN VIGILANTE
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Control de Equipos, Vehículos Livianos y Maquinaria Pesada P001-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
INICIO
1. Solicita unidad móvil,
equipo y/o maquinaria
pesada a la Oficina de
Administración
2. Recepciona oficio y deriva
a la Oficina de Patrimonio3. Emite Tráfico Patrimonial
4. Registra la salida del
vehículo, maquinaria y/o
equipo
6. Registra la entrada del
vehículo, maquinaria y/o
equipo
5. Entrega la papeleta de
salida que deberá registrar
todo el recorrido, horas
trabajadas, kilometraje
inicial, final y los lugares
donde se realizó la comisión
FIN
Manual de Procedimientos del PEOT 151
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO
P034 -GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD - Establecer el procedimiento a seguir para la Elaboración del Plan
Operativo en la ejecución y seguimiento de las metas programadas de un determinado ejercicio fiscal.
II. BASE LEGAL
- Ley Nº 27209, Ley de Gestión Presupuestaria del Estado.
III. REQUISITOS
- Ley de Presupuesto del Sector Público para un determinado Ejercicio
Fiscal. - Apertura Presupuestaria aprobada por el Pliego.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 152
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CÓDIGO :
Elaboración del Plan Operativo P034 - GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Oficina de Presupuesto, Planificación y Racionalización
1
Alcanza a Gerencias y Oficinas relacionadas con la ejecución del gasto, la Apertura Presupuestaria aprobada por el Pliego.
Gerencias y Oficinas
2
De ser el caso, complementan la información técnica relacionada a la descripción de los componentes y metas por ejecutar. Y remiten información a la Oficina de Presupuesto y Planificación.
Oficina de Presupuesto, Planificación y Racionalización
3
Formula el Plan Operativo Institucional del Ejercicio Fiscal vigente de acuerdo a la Directiva emitida por El Gobierno Regional Lambayeque. Coordina una reunión de trabajo para su convalidación mediante acta. Remiten a la Gerencia General del Gobierno Regional Lambayeque.
Pliego Presupuestal
4
El Plan Operativo se aprueba mediante Resolución Ejecutiva Regional. Es remitido a la Gerencia General, a la Oficina de Presupuesto y Planificación, a las Gerencias y Oficinas del PEOT.
V. INSTRUCCIONES
- En caso que se requieran se realizan las correcciones y/o
modificaciones del Plan Operativo en coordinación de la Oficina de Presupuesto y Planificación y el Pliego Presupuestal.
VI. DURACIÓN
Mes de enero de cada año luego de aprobada la Apertura Presupuestaria por el Pliego.
Manual de Procedimientos del PEOT 153
VII. FORMULARIOS
Ninguno.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 154
FECHA :
febrero-12
GERENCIAS Y/O OFICINAS PLIEGO PRESUPUESTALOFICINA DE PRESUPUESTO, PLANIFICACIÓN Y
RACIONALIZACIÓN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
Elaboración del Plan Operativo
CODIGO :
P002-GR.LAMB/PEOT-CC
1. Alcanza la Apertura
Presupuestaria aprobada por
el Pliego
INICIO
2. Complementan la
información técnica y la
remiten a la oficina de
Presupuesto, Planificación y
Raciponalización
3. Formula el Plan Operativo
Institucional y coodina para su
validación
4. Aprueba el Plan Operativo y
es remitido a a la Gerencia
General y a todas las
Gerencias y oficinas
FIN
Manual de Procedimientos del PEOT 155
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
P035 -GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD
- Establecer el procedimiento a seguir para la Evaluación del Plan Operativo Institucional, mediante esta actividad es posible analizar y evaluar la gestión técnico-administrativa y financiero de los diversos órganos del PEOT.
II. BASE LEGAL
- Ley de Presupuesto del Sector Público para el Ejercicio Fiscal vigente. - Directiva para la aprobación, ejecución y control del proceso
presupuestario del Sector Público para el Ejercicio Fiscal vigente. - Plan Operativo Institucional aprobado para el ejercicio fiscal vigente.
III. REQUISITOS
- Ejecución financiera de los Ingresos y Egresos del periodo a evaluar - Avances de metas de los proyectos y actividades programadas para su
ejecución en los Planes Operativos de las Gerencias y Oficinas del PEOT.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 156
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Evaluación del Plan Operativo Institucional
P035 - GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Oficina de Presupuesto, Planificación y Racionalización
1
Solicita periódicamente (semestralmente) a las diferentes Direcciones u Oficinas el avance de metas ejecutadas en el periodo a evaluar.
Gerencias y Oficinas
2
Remiten información solicitada del avance de metas ejecutadas a la Oficina de Presupuesto y Planificación.
Oficina de Presupuesto, Planificación y Racionalización
3
Analiza y consolida la información del periodo a evaluar y formula el Informe de Evaluación del Plan Operativo Institucional correspondiente. Se remite el Informe de Evaluación del Plan Operativo a las Direcciones, Oficinas y Dirección Ejecutiva.
V. INSTRUCCIONES
- La Evaluación se realiza al vencimiento de cada semestre. - El Informe e Evaluación del Plan Operativo Institucional se remite al
Gobierno Regional Lambayeque en cinco (05) ejemplares y un (01) cd.
VI. DURACIÓN - Evaluación Semestral : 2da. Quincena de Julio - Evaluación Anual : 2da. Quincena de Enero
VII. FORMULARIOS
Ninguno.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 157
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
P003-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
OFICINA DE PRESUPUESTO, PLANIFICACIÓN Y
RACIONALIZACIÓN
Evaluación del Plan Operativo Institucional
GERENCIAS Y/O OFICINAS
1. Solicita información del
avance de metas
ejecutadas
INICIO
2. Remiten información
sobre el avance de metas
ejecutadas
3. Analiza y consolida la
información y formula el
informe de Evaluación del
Plan Operativo Institucional
FIN
Manual de Procedimientos del PEOT 158
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA P036 -
GR.LAMB/PEOT Julio -12
I. FINALIDAD
- Establecer el procedimiento a seguir para la Evaluación Presupuestaria tanto Física como Financiera del Presupuesto del PEOT, la cual indicará el comportamiento de los Ingresos, utilización de los recursos presupuestales y cumplimiento de metas presupuestarias.
II. BASE LEGAL
- Ley de Gestión Presupuestaria del Estado Modificada con la Ley No.
26884. - Ley de Presupuesto del Sector Público para el Ejercicio Fiscal vigente - Directiva para la aprobación, ejecución y control del proceso
presupuestario del Sector Público para el Ejercicio Fiscal vigente. - Directiva para la Evaluación del Presupuesto del Sector Público, emitida
por el Ministerio de Economía y Finanzas.
III. REQUISITOS
- Presupuesto Institucional de Apertura y Modificado: Ingresos y Egresos - Ejecución Presupuestaria de ingresos y egresos de los periodos a
evaluarse: Semestral y Anual debidamente conciliadas con el Pliego cuando se trata de la evaluación presupuestaria del Segundo Semestre.
- Ejecución de metas físicas del periodo a evaluarse.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 159
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Evaluación Presupuestaria P036 - GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Encargado de Contabilidad
1
Alcanza a la Oficina de Presupuesto y Planificación, la ejecución financiera (Ingresos y Egresos) del Semestre a evaluar.
Gerencias y Oficinas
2
Las Gerencias u Oficinas responsables de la ejecución de las metas presupuestarias emiten reportes de avances físicos y los dirigen a la Oficina de Presupuesto y Planificación.
Oficina de Presupuesto, Planificación y Racionalización
3
Determina la ejecución física del periodo en base a la extracción de reportes del SIAF y a la información de Gerencias y Oficinas. Analiza y elabora el Informe de Evaluación Presupuestaria Institucional. Se remite al Gobierno Regional Lambayeque.
V. INSTRUCCIONES - La Evaluación se realiza al vencimiento de cada semestre. - El Informe e Evaluación Presupuestaria Institucional se remite al
Gobierno Regional Lambayeque en cinco (05) ejemplares y un (01) cd.
VI. DURACIÓN
- Evaluación Semestral: 1° Quincena de Julio. - Evaluación Anual: 2da. Quincena de Febrero.
VII. FORMULARIOS
Ninguno.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 160
P004-GR.LAMB/PEOT-CC
CONTABILIDAD
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
Evaluación Presupuestaria
GERENCIAS Y/O OFICINASOFICINA DE PRESUPUESTO, PLANIFICACIÓN Y
RACIONALIZACIÓN
FECHA :
febrero-12
CODIGO :
1. Alcanza la ejecución
finaciera (ingresos y egresos)
del semetre a evaluar
INICIO
2. Emiten reportes de avance
físico y envian a la Oficina de
Presupuesto, Planificación y
Racionalización
4. Determina la ejecución física
con la información del SIAF y
de las Gerencias y Oficinas
5. Analiza y elabora el informe
de evaluación presupuestaria
institucional y lo remite al
Gobierno Regional de
Lambayeque
FIN
Manual de Procedimientos del PEOT 161
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
P037 -GR.LAMB/PEOT
Julio -12
I. FINALIDAD - Establecer el procedimiento a seguir de las Modificaciones
Presupuestarias.
II. BASE LEGAL - “Ley de Gestión Presupuestaria del Estado” y sus modificatorias. - Ley de Presupuesto del Sector Público. - Directiva para Aprobación, Ejecución y Control del Proceso
Presupuestario del Sector Público y Directivas del Pliego Gobierno Regional Lambayeque.
III. REQUISITOS
- Ejecución de Ingresos y Gastos de la Unidad Ejecutora. - Para Créditos Suplementarios: Que la ejecución de ingresos supere al
marco aprobado a nivel de fuente de financiamiento y/o que las proyecciones financieras de los ingresos a nivel de fuentes de financiamiento muestren una tendencia que supere al marco aprobado en el Presupuesto Institucional.
- Para Créditos y Anulaciones dentro de la Unidad Ejecutora: Que las modificaciones que se efectúen internamente permitan asegurar el cumplimiento de las metas presupuestarias.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 162
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Modificaciones Presupuestales P037 - GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Gerencias y/o Oficinas
1 Solicitan y sustentan créditos suplementarios, créditos y anulaciones dentro del PEOT.
Oficina de Presupuesto, Planificación y Racionalización
2
Coordina, analiza y aprueba las modificaciones presupuestarias solicitadas. Si es una modificación a nivel funcional programático se realiza informe respectivo y se remite a la Gerencia General. De ser una modificación a nivel de meta la oficina hace la Nota para Modificación Presupuestaria.
Gerencia General
3
Recepciona informe, elabora Resolución aprobando Modificación. Y remite al Pliego Presupuestal solicitando su aprobación.
Pliego Presupuestal
4 Según sea el caso, aprueban con el dispositivo correspondiente, las modificaciones presupuestarias propuestas.
Oficina de Presupuesto, Planificación y Racionalización
5
Mediante Nota para Modificación Presupuestaria, en el Software del Proceso Presupuestario desagrega la modificación aprobada a nivel de función, programa, subprograma, proyecto, componente, fuente de financiamiento, asignación genérica y específica del gasto.
Pliego Presupuestal
6 Aprueba Nota de modificación para su ejecución.
Manual de Procedimientos del PEOT 163
V. INSTRUCCIONES - El Presupuesto Autorizado de la Unidad Ejecutora puede ser modificado
mediante créditos suplementarios, créditos y anulaciones presupuestarias dentro de la misma unidad ejecutora o entre unidades ejecutoras.
VI. DURACIÓN
Labor intermitente. En cualquier momento del ejercicio presupuestal
dependiendo de la dinámica del manejo presupuestario.
VII. FORMULARIOS
Ninguno.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 164
FECHA :
febrero-12
GERENCIA GENERAL
Modificaciones Presupuestales
CODIGO :
P005-GR.LAMB/PEOT-CC
OFICINA DE PRESUPUESTO, PLANIFICACIÓN Y
RACIONALIZACIÓN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
GERENCIAS Y/O OFICINAS
INICIO
1. Solicitan y sustentan
los créditos
Suplementarios
2. Coordina, analiza y aprueba
las modificaciones
presupuestarias solicitadas y
remite informe
3. Recepciona y elabora la
Resolución aprobando la
modificación y la remite al
Pliego
Aprueba
NO
SI
4. Modificaciones
Presuestarias Propuestas
5. En el Software del Proceso
Presupuestario desagrega la
modificación
Aprueba
NO
SI
6. Notas de Modificación
Presuestaria
Manual de Procedimientos del PEOT 165
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
CIERRE Y CONCILIACIÓN P038 -
GR.LAMB/PEOT Julio -12
I. FINALIDAD - Establecer el procedimiento a seguir para el Cierre y Conciliación del
Ejercicio Presupuestal, compatibilizando los presupuestos de ingresos y gastos con lo ejecutado, efectuando modificaciones presupuestarias de cierre.
II. BASE LEGAL
- Ley No. 27209 “Ley de Gestión Presupuestaria del Estado” y sus
modificatorias. - Ley de Presupuesto del Sector Público. - Directivas de Cierre y Conciliación del Presupuesto del Sector Público. - Directivas del Pliego Gobierno Regional Lambayeque.
III. REQUISITOS - Acta de Cierre y Conciliación del Ejercicio Presupuestal suscrita entre la
Unidad Ejecutora (PEOT) y el Pliego Gobierno Regional Lambayeque.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos del PEOT 166
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Cierre y Conciliación P038 - GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Encargado de Contabilidad
1 Informa la Ejecución de Gastos e Ingresos del Ejercicio Presupuestal.
Oficina de Presupuesto, Planificación y Racionalización
2
Analiza y contrasta el marco presupuestal y ejecución de ingresos y gastos. Realiza las transferencias internas dentro del mismo componente y solicita autorización del Pliego para las Transferencias Presupuestarias de Cierre entre Proyectos dentro de la Unidad Ejecutora.
Pliego Presupuestal
3
Coordina con la Oficina de Presupuesto y Planificación del PEOT, lo concerniente a las Transferencias de Asignaciones entre Unidades Ejecutoras del Pliego del Gobierno Regional Lambayeque. Suscripción de Acta de Conciliación y Cierre de Ejercicio Presupuestal.
Oficina de Presupuesto, Planificación y Racionalización
4
Suscripción de Acta de Conciliación y Cierre de Ejercicio Presupuestal. Preparación y tramitación al Gobierno Regional Lambayeque de documento de Cierre al III Trimestre.
V. INSTRUCCIONES
- El cierre del Ejercicio Presupuestal se realiza en concordancia con las Directivas de Cierre y Conciliación del Presupuesto del Sector Público.
VI. DURACIÓN
Entre el 20 de Enero al 28 de Febrero del año siguiente al Ejercicio Fiscal
concluido.
VII. FORMULARIOS
Ninguno.
VIII. DIAGRAMACIÓN
Manual de Procedimientos del PEOT 167
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CONTABILIDADOFICINA DE PRESUPUESTO, PLANIFICACIÓN Y
RACIONALIZACIÓN
CODIGO :
Cierre y Conciliación
FECHA :
P006-GR.LAMB/PEOT-CC
PLIEGO PRESUPUESTAL
febrero-12
INICIO
1. Informa la Ejecución de
Gastos e Ingresos sobre el
ejercicio presupuestal
2. Analiza y contrasta el
Marco Presupuestal
3. Solicita autorización para
transferencias
Presupuestarias de cierre
4. Coordina con OPPR las
transferencias entre Unidades
Ejecutoras
5. Suscripción de Acta de
Conciliación y Cierre de
Ejercicio Presupuestal
6. Preparación y tramitación
al Gobierno Regional
Lambayeque de documento
de Cierre al III Trimestre
Manual de Procedimientos del PEOT 168
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
ADELANTO DIRECTO P039 -
GR.LAMB/PEOT Julio -12
I. FINALIDAD
- Cumplir con la obligación contractual del PEOT, con los contratistas a cargo de la ejecución y supervisión de las obras.
II. BASE LEGAL
- Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento
III. REQUISITOS
- Contrato de obra o supervisión - Solicitud del Contratista, adjuntando la garantía correspondiente.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Adelanto Directo P039 -
GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Contratista
1
Presenta Solicitud adjuntando la garantía correspondiente (carta fianza o póliza de caución).
Supervisor
2 Emite informe recomendando su aprobación o rechazo, según corresponda.
GPI
3 Recepciona y deriva el documento al profesional responsable del control del contrato pertinente.
Profesional Responsable
4 Revisa la solicitud y da su conformidad.
GPI
5 Tramita el pago ante la Gerencia General.
Gerencia General
6 Aprueba el pago y remite la solicitud a la Oficina de Administración para su cancelación.
Manual de Procedimientos del PEOT 169
CONTRATISTA SUPERVISOR GPIPROFESIONAL
RESPONSABLEGERENCIA GENERAL
OFICINA DE
ADMINISTRACIÓN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Adelanto Directo P001-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
1. Presenta Solicitud
adjuntando la garantía
correspondiente
INICIO
2. Emite informe
recomendando su
aprobación o rechazo,
según corresponda
4. Da su conformidad y
remite a GPI
5. Tramita el pago ante
la Gerencia General
6. Aprueba el pago y
remite la solicitud a la
Oficina de
Administración
3. Recepciona y deriva
el documento al
profesional responsable
del control del contrato
pertinente
7. Realiza el pago
FIN
¿Es
conforme?
NO
SI
Manual de Procedimientos del PEOT 170
Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:
ADELANTO PARA MATERIALES P040 -
GR.LAMB/PEOT Julio -12
I. FINALIDAD
- Cumplir con la obligación contractual del PEOT, con los contratistas a cargo de la ejecución de las obras.
II. BASE LEGAL
- Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento - Decreto Supremo Nº 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y
complementarias.
III. REQUISITOS
- Contrato de obra - Solicitud del Contratista, adjuntando la garantía correspondiente.
IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :
Adelanto para Materiales P040 -
GR.LAMB/PEOT
ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.
Contratista
1 Presenta Solicitud adjuntando la garantía correspondiente (carta fianza o póliza de caución).
Supervisión
2 Emite informe recomendando su aprobación parcial o total, o rechazo, según corresponda.
GPI
3 Recepciona y deriva el documento al profesional responsable del control del contrato pertinente.
Profesional Responsable
4 Revisa la solicitud y da su conformidad.
GPI
5 Tramita el pago ante la Gerencia General.
Gerencia General
6 Aprueba el pago y remite la solicitud a la Oficina de Administración para su cancelación.
Manual de Procedimientos del PEOT 171
CONTRATISTA SUPERVISIÓN GPIPROFESIONAL
RESPONSABLEGERENCIA GENERAL
OFICINA DE
ADMINISTRACIÓN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :
Adelanto para Materiales P002-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12
1. Presenta Solicitud
adjuntando la garantía
correspondiente
INICIO
2. Emite informe
recomendando su
aprobación o rechazo,
según corresponda
4. Da su conformidad y
remite a GPI
5. Tramita el pago ante
la Gerencia General
6. Aprueba el pago y
remite la solicitud a la
Oficina de
Administración
3. Recepciona y deriva
el documento al
profesional responsable
del control del contrato
pertinente
7. Realiza el pago
FIN
¿Es
conforme?
NO
SI