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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DE 2008
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CONTENIDO
1. GENERALIDADES
1.1 INTRODUCCION
1.2 ESTRUCTURA ORGANICA
1.3 MISION
1.4 VISION
1.5 OBJETIVO DEL MANUAL
1.6 JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL
1.7 METODOLOGIA
2. MAPA DE PROCESOS GENERAL
3. PROCESOS ESTRATEGICOS
3.1 PROCESO GERENCIAL
3.2 PROCESO DE CONTROL INTERNO Y GESTION DE CALIDAD
4. PROCESOS MISIONALES
4.1 P Y P
4.2 CONSULTA EXTERNA
4.3 ODONTOLOGIA
4.4 URGENCIAS
4.5 FISIOTERAPIA
4.6 LABORATORIO CLINICO
4.7 IMAGENOLOGIA
4.8 HOSPITALIZACION
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4.9 PSICOLOGIA
4.10 SALUD PUBLICA
4.11 SANEAMIENTO AMBIENTAL
4.12 FARMACIA
5. PROCESOS DE APOYO
5.1 FACTURACION
5.2 ALMACEN
5.3 GESTION HUMANA
5.4 CONTABILIDAD
5.5 GARANTIA DE CALIDAD
5.6 ESTADISTICA
5.7 SISTEMAS
ANEXO 1 CARACTERIZACIONES DE PROCESOS
ANEXO 2 PROCEDIMIENTOS
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1. GENERALIDADES
1.1. INTRODUCCION
Los procesos y procedimientos de gestión, conforman uno de los elementos
principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en
manuales que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de los
funcionarios de la E.S.E Hospital San Antonio , permitiendo así un mayor desarrollo
en la búsqueda del Autocontrol.
Se ha preparado este Manual de Procesos y Procedimientos, en la que se definen la
gestión que agrupa las actividades y tareas dentro del Hospital. La funcionalidad del
Manual es permitir que los procedimientos por área, así como los registros
relacionados, sean auditables para atender a los requerimientos de los organismos
de control; con el fin de verificar los parámetros de los procedimientos del Hospital,
tomándolos como guía en cualquier proceso de verificación.
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1.2 ESTRUCTURA ORGANICA
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1.3 MISIÓN
Prestar los servicios de salud a la población Giganteña según nuestro portafolio fomentando estilos de vida saludables y aplicando la política de calidad del sistema, para lograr la satisfacción de nuestros usuarios.
1.4 VISIÓN
En el 2014 la E.S.E Hospital San Antonio de Gigante, será una institución acreditada, ofertando algunos servicios de mediana complejidad.
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1.6 OBJETIVO DEL MANUAL
Fortalecer a la cultura del Autocontrol y del Sistema de Control interno; los procesos
cuentan con una estructura, base conceptual y visión en conjunto, de las actividades
estratégicas, de evaluación, administrativa y logística de la E.S.E Hospital San
Antonio, con el fin de que se tenga una herramienta de trabajo que contribuya al
cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y objetivos institucionales.
Además de busca que los funcionarios del Hospital tengan un documento de
consulta, que establezca un método estándar para ejecutar el trabajo de las
diferentes dependencias.
El Manual de Procesos y Procedimientos esta dirigido a todos los funcionarios y se
constituye en un elemento de apoyo para el cumplimiento de las responsabilidades
asignadas y para contribuir conjuntamente con Control Interno, en el logro de las
metas y asegurar la información y consolidar el cumplimiento normativo.
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1.7 JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL
Los manuales de procesos y procedimientos son parte fundamental del Sistema de
Calidad y del mejoramiento continuo de la eficacia y la eficiencia; es importante el
cambio de actitud en el conjunto de los funcionarios. Este manual es una gran
herramienta que permite al Hospital, integrar acciones para agilizar el trabajo y
mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas
que mejoren la satisfacción del cliente.
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1.8 METODOLOGIA
La implementación del Manual de Procesos y Procedimientos se documento de
acuerdo con las siguientes fases:
Fase 1: Levantamiento de caracterizaciones y procedimientos
Se reunió con cada dueño de procesos y funcionarios que participan en el,
levantando la información de sus actividades donde se construyo las
caracterizaciones y procedimientos de cada proceso.
Fase 2: Ajustes y validación
Como parte del mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos, se
estudiaron, analizaron y establecieron en conjunto, con las áreas, los cambios de las
actividades, se realizaron y validaron los cambios pertinentes a los procedimientos,
para su correspondiente implementación.
Fase 3: Jornadas de socialización
Se socializaron las caracterizaciones de los procesos y respectivos procedimientos,
en donde hubo algunas modificaciones a estos documentos por parte de los
funcionarios.
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2. MAPA DE PROCESOS
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3. PROCESOS ESTRATEGICOS
Se denominan procesos Estratégicos aquellos relativos al establecimiento de
políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación,
aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y de revisión por la
dirección.
3.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO DE APOYO
DE-D-01 Mapa de Procesos
DE-E-02 Política para codificación de documentos internos
DE-E-03 Listado maestro de documentos
3.2 GESTIÓN JURÍDICA
CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO DE APOYO
GJ-P-01 Asesoría jurídica
GJ-P-02 Indagación preliminar
GJ-P-03 Investigación disciplinaria
GJ-P-04 Procedimiento verbal
GJ-P-05 Representación judicial
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4. PROCESOS DE EVALUACIÓN
Incluye aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a
realizar el análisis de desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluye
procesos de medición, seguimiento y auditoria interna, acciones correctivas y
preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los
misionales.
4.1 GESTION DE CONTROL
CODIGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CO-P-01 Administración del riesgo
CO-P-02 Asesoría y acompañamiento a la gestión institucional
CO-P-03 Diseño y mecanismos para el fomento de la cultura del autocontrol
CO-P-04 Elaboración de informes para entes externos
CO-P-05 Evaluación y seguimiento a la gestión Institucional
CO-P-06 Operacionalización del Comité de Coordinación de Control Interno
CO-P-07 Realización de Auditoría
CO-P-08 Régimen disciplinario de empleados de la ESE
CO-M-01 Manual de Riesgos Administrativos
CO-C-01 Gestión de Control
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5. PROCESOS DE APOYO
Los procesos de apoyo son aquellos administrativos y logísticos, y que dan la
provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos,
misionales, de medición, análisis y mejora del Hospital.
5.1 ADMINISTRATIVOS:
FACTURACION
CODIGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FA-P-01 Admisión Urgencias
FA-P-02 Facturación Cirugía
FA-P-03 Facturación consulta externa y servicios ambulatorios
FA-P-04 Facturación Hospitalización
FA-P-05 Facturación Urgencias
FA-P-06 Anulación de facturas
FA-P-07 Gestión de recibo de Caja
FA-P-08 Generación de cuentas de cobro
FA-P-09 Respuestas a glosas administrativas
FA-P-10 Seguimiento de contratos por prestación de servicios de salud
FA-P-11 Generación y aprobación de pagarés
FA-P-12 Gestión de depósitos
FA-P-13 Elaboración y entrega de informes
FA-P-14 Facturación de Sala de Partos
FA-C-01 Facturación
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GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Y ALMACÉN
CODIGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
GC-P-01 Manejo y control de Almacén y Farmacia
GC-P-02 Elaboración de ordenes de compra
GC-P-03 Recepción de mercancías en Almacén y Farmacia
GC-P-04 Despacho de medicamentos en farmacia
GC-P-05 Ordenes de despacho por suministros
GC-P-06 Elaboración de inventarios de activos fijos
GC-P-07 Control y ajustes de inventarios de medicamentos
GC-P-08 Elaboración y aprobación de Actas de Baja
GC-P-09 Elaboración de informes
GC-P-10 Contratación
GC-C-01 Gestión de contratación de almacén
GESTIÓN DOCUMENTAL
CODIGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
GD-P-01 Elaboración y notificación de Actos Administrativos
GD-P-02 Control y manejo de correspondencia
GD-P-03 Archivo Subgerencia Administrativa y Financiera
GD-P-04 Fotocopias
GD-C-01 Gestión documental
GESTIÓN FINANCIERA
CODIGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
GF-D-01 Generalidades de Pagaduría
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GF-P-01 Consolidación de movimientos bancarios y caja
GF-P-02 Control de cheques
GF-P-03 Recaudo y registro de valores pagados en bancos y corporaciones
GF-P-04 Remisión de valores retenidos, deducidos o descontados
GF-P-05 Solicitud y legalización de avances de caja
GF-P-06 Elaboración y aprobación del presupuesto anual de la ESE
GF-P-07 Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal
GF-P-08 Registro y control de la ejecución presupuestal de ingresos de la ESE
GF-P-09 Registro y control de la ejecución presupuestal de Egresos
GF-P-10 Adición, traslado y modificación al presupuesto de la ESE
GF-P-11 Control de Cartera
GF-P-12 Registro y control de glosas
GF-P-13 Recepción y control de cuentas por cobrar por servicios y entidad
GF-P-14 Registro de pagos en cartera
GF-P-15 Registro y control de contratos por prestación de servicios de salud
GF-P-16 Elaboración y entrega de informes
GF-P-17 Conciliaciones bancarias
GF-P-18 Manejo y control de caja menor
GF-P-19 Gestión de costos
GF-P-20 Pago de cuentas
GF-P-20 Elaboración y registro de ordenes de pago
GF-P-21 Elaboración y presentación de impuestos
GF-P-22 Elaboración de informes
GF-P-23 Asientos fijos
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GF-P-24 Consolidación de la información
GF-C-01 Gestión financiera
GESTIÓN INFORMÁTICA
CODIGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
GI-P-01 Administración de recursos informáticos y soporte a usuarios finales
GI-P-02 Parametrización y administración del Sistema de Información
Dinámica Gerencial Hospitalaria.
G-P-03 Administración de bases de datos
GI-C-01 Gestión informática
TALENTO HUMANO
CODIGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TH-P-01 Elaboración y registro de nómina
TH-P-02 Licencia de enfermedad general, accidente de trabajo y maternidad
TH-P-03 Licencia ordinaria no remunerada
TH-P-04 Reconocimiento de viáticos
TH-P-05 Reconocimiento y liquidación de vacaciones a funcionarios del hospital
TH-P-06 Concesión de permisos al personal
TH-P-07 Prestaciones sociales
TH-P-08 Expedición de certificados laborales y contestación de derechos de petición
TH-P-09 Elaboración de los cálculos de servicios personales de la planta de personal
TH-P-10 Plan de cargos
TH-P-11 Aportes patronales
TH-P-12 Comités de Comisión de personal, paritario y de Bienestar Social.
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TH-C-01 Talento Humano
TH-D-01 Generalidades de Nómina
TH-D-02 Generalidades de talento humano
5.8 LOGISTICOS
5.8.1 SERVICIOS GENERALES
CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO DE APOYO
SG-P-01 Cocina
SG-P-02 Residuos hospitalarios
SG-P-03 Lavandería
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ANEXO 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO CO-C-01
GESTION DE CONTROL
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1. PLANEAR
1.1.
Objetivo del proceso:
a)
Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten;
b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional;
c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad;
d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional;
e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos;
g) Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación;
h) Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO CO-C-01
GESTION DE CONTROL
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1.2.
Dueño o Responsable:
Asesor de Control Interno
1.3.
Alcance:
Todas las áreas de la ESE
1.4.
Requisitos a cumplir:
Los establecido
en los contratos con los clientes.
Leyes, decretos, resoluciones, etc., aplicables
Aquellos que no estén explícitos en los requisitos con el cliente
o legales o reglamentarios pero que garanticen el resultado esperado
Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión
1.5.
Recursos requeridos para ejecutar el proceso:
Recurso Humano Infraestructura Ambiente de trabajo
Asesor Control Interno
Miembros del Comité de Control Interno
Los elementos de oficina y oficina o puesto de trabajo asignados a cada funcionario.
Lo establecido en el programa de Salud Ocupacional.
1.6.
Entrada(s) que llega(n) para ejecutar este Proceso
Que entra a este proceso para poder realizarlo
De que Proceso, área o Persona provienen las entradas
Informes para análisis y auditorias.
Todas las áreas de la ESE
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO CO-C-01
GESTION DE CONTROL
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1.7.
Salida(s) que genera este Proceso Que sale de este proceso como resultado del HACER
Para que Proceso, área o Persona sale
Informes de planes de mejoramiento y resultados de auditorías.
Todas las áreas de la ESE
2. HACER PROCEDIMIENTO(S)
RESPONSABLE
1)
CO-P-01 Administración Del Riesgo
Asesor de Control Interno
2)
CO-P-02 Asesoría y Acompañamiento a La Gestión Institucional
Asesor de Control Interno
3)
CO-P-03 Diseño De Mecanismo Para El Fomento De La Cultura De Auto Control
Asesor de Control Interno
4)
CO-P-04 Elaboración De Informes Para Entes Externos
Asesor de Control Interno
5)
CO-P-05 Evaluación y Seguimiento a la Gestión Institucional
Asesor de Control Interno
6)
CO-P-06 Operacionalizacion del Comité de Coordinación De Control Interno
Asesor de Control Interno
7)
CO-P-07 Realización de Auditoria
Asesor de Control Interno
8)
GC-P-08 Régimen disciplinario de empleados de la E.S.E
Presidente de la UCID
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO CO-C-01
GESTION DE CONTROL
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3. VERIFICAR
ACTIVIDAD
3.1. Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el fin de garantizar el control del proceso
procedimientos. 3.2. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos. 3.3. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe 3.4. Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos). 3.5. La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer
monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz.
4. ACTUAR ACTIVIDAD
4.1. Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso, estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción.
4.2. Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente los riesgos asociados a los procesos.
APROBACIÓN
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORÓ
HÉCTOR ANDRÉS PERDOMO VILLAMIL
ASESOR DE CONTROL INTERNO
REVISÓ HÉCTOR ANDRÉS PERDOMO VILLAMIL
ASESOR DE CONTROL INTERNO
APROBÓ GERENTE
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO FA-C-01
FACTURACION
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1. PLANEAR 1.1.
Objetivo del proceso:
Permitir al usuario el ingreso ágil a la institución, garantizando a través del cumplimento de los requisitos de admisión, una facturación efectiva de los servicios prestados.
1.2.
Dueño o Responsable:
Coordinador Área de Facturación
1.3.
Alcance:
Inicia con la recepción de los documentos del usuario y finaliza con la prestación del servicio.
1.4.
Requisitos a cumplir:
Los establecido en los contratos con los clientes.
Ley 100 de 1993, Resolución 1995 de 1999, Estudio socioeconómico generado por trabajo social, Decreto 4747 de 2007, ley 1122 de 2007.
Aquellos que no estén explícitos en los requisitos con el cliente o legales o reglamentarios pero que garanticen el resultado esperado
Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO FA-C-01
FACTURACION
VERSIÓN 1
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1.5.
Recursos requeridos para ejecutar el proceso:
Recurso Humano Infraestructura Ambiente de trabajo
Coordinador Área de Facturación
Auxiliar de Cuentas
Auxiliar de Facturación
Cajeros
Auxiliar de enfermería de admisiones Urgencias
Auxiliar de Verificación de derechos.
Auditor Administrativo
Auditor Medico
Auditor de calidad
Los elementos de oficina y oficina o puesto de trabajo asignados a cada funcionario.
Según lo establecido por el programa de Salud Ocupacional.
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO FA-C-01
FACTURACION
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1.6.
Entrada(s) que llega(n) para ejecutar este Proceso Que entra a este proceso para poder realizarlo De que Proceso, área o Persona provienen las
entradas
Documentos necesarios para facturar (RIPS, Historias clínicas, Formatos del área, formulas de medicamentos
y soportes de la cuenta)
Usuario
De todas las áreas asistenciales
1.7.
Salida(s) que genera este Proceso Que sale de este proceso como resultado del
HACER
Para que Proceso, área o Persona sale
Facturación de los servicios prestados
Cobro a las Entidades
Área Administrativa y Financiera
2. HACER PROCEDIMIENTO(S)
RESPONSABLE
9)
FA-P-01 Admisión Urgencias
Coordinador de facturación
10)
FA-P-02 Facturación Cirugía
Coordinador de facturación
11)
FA-P-03 Facturación Consulta Externa y Servicios Ambulatorios
Coordinador de facturación
12)
FA-P-04 Facturación Hospitalización
Coordinador de facturación
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO FA-C-01
FACTURACION
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PROCEDIMIENTO(S)
RESPONSABLE
13)
FA-P-05 Facturación Urgencias
Coordinador de facturación
14)
FA-P-06 Anulación De Facturas
Coordinador de facturación
15)
FA-P-07 Gestión de Recibos de caja
Coordinador de facturación
16)
FA-P-08 Generación de cuentas de Cobro
Coordinador de facturación
17)
FA-P-09 Respuesta A Glosas Administrativas
Auditor Medico
18)
FA-P-10 Seguimiento de contratos por prestación de servicios de salud
Coordinador de facturación
19)
FA-P-11 Generación y aprobación de pagares
Coordinador de facturación
20)
FA-P-12 Gestión de Depósitos
Coordinador de facturación
21)
FA-P-13 Elaboración y entrega de informes
Coordinador de facturación
22)
FA-P-14 Facturación sala de partos
Coordinador de facturación
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO FA-C-01
FACTURACION
VERSIÓN 1
VIGENCIA 14.Ene.2008
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3. VERIFICAR
ACTIVIDAD
3.1. Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el fin de garantizar el control del proceso
procedimientos. 3.2. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos. 3.3. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe 3.4. Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos). 3.5. La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer
monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz.
4. ACTUAR ACTIVIDAD
4.1. Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso, estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción.
4.2. Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente los riesgos asociados a los procesos.
APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORÓ
GINA LILIANA PERDOMO MORENO
COORDINADORA AREA DE FACTURACION
REVISÓ GINA LILIANA PERDOMO MORENO
COORDINADORA AREA DE FACTURACION
APROBÓ GERENTE
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO GC-C-01
GESTION DE CONTRATACION Y ALMACEN
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FECHA
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1. PLANEAR 1.1.
Objetivo del proceso:
Garantizar una adecuada gestión de contratación que permita la oportuna adquisición de bienes y servicios conforme a los lineamientos establecidos dentro del estatuto interno de contratación, al igual que el almacenamiento, conservación y despachos de estos a todas las unidades funcionales de la ESE HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL.
1.2.
Dueño o Responsable:
Gerente (Apoyado por: Apoyo a contratación, Técnico Almacén y Químico)
1.3.
Alcance:
Inicia con la necesidad de bienes y/o servicios planteada y finaliza con la contratación correspondiente y el despacho
de los elementos a cada una de las unidades funcionales de la institución.
1.4.
Requisitos a cumplir:
Cumplir con la legislación aplicable y establecida en los procedimientos de este proceso (Leyes, decretos, resoluciones, Normas Técnicas, etc.)
Cumplir con el Acuerdo 025 de 2006 Estatuto Interno de Contratación
Cumplir con lineamientos establecidos por los entes de control
Aquellos que no estén explícitos pero que garanticen el resultado esperado
Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO GC-C-01
GESTION DE CONTRATACION Y ALMACEN
VERSIÓN 1
FECHA
14.ene.2008
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1.5.
Recursos requeridos para ejecutar el proceso: Recurso Humano Infraestructura Ambiente de trabajo
Gerente
Apoyo a contratación
Técnico Almacén
Auxiliares Administrativos
Químico
Auxiliares de droguería
Asesor Jurídico
Los elementos de oficina y oficina o puesto de trabajo asignados a cada funcionario.
Bodegas adecuadas para el almacenamiento de los elementos devolutivos y de consumo
Espacio para recibir y verificar los elementos adquiridos
Lo establecido en el programa de Salud ocupacional.
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO GC-C-01
GESTION DE CONTRATACION Y ALMACEN
VERSIÓN 1
FECHA
14.ene.2008
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1.6.
Entrada(s) que llega(n) para ejecutar este Proceso Que entra a este proceso para poder realizarlo De que Proceso, área o Persona provienen las
entradas
Necesidades planteadas para la adquisición de bienes y servicios
Ordenes de pedido
Inventarios
Solicitud de suministros
Provienen de todos los servicios y áreas de la ESE Hospital Departamental San Vicente de Paul
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO GC-C-01
GESTION DE CONTRATACION Y ALMACEN
VERSIÓN 1
FECHA
14.ene.2008
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1.7.
Salida(s) que genera este Proceso Que sale de este proceso como resultado del
HACER
Para que Proceso, área o Persona sale
Contratos de prestación de servicios
Contratos de suministros
Contratos de compra-venta
Ordenes de Servicio
Ordenes de despacho
Ajustes de inventario
Suministros a pacientes
Para todas las personas, áreas y servicios de la ESE Hospital Departamental San Vicente de Paul
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO GC-C-01
GESTION DE CONTRATACION Y ALMACEN
VERSIÓN 1
FECHA
14.ene.2008
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2. HACER
PROCEDIMIENTO(S)
RESPONSABLE
1. Ejecutar las actividades y lineamientos de acuerdo a lo establecido en el Estatuto Interno de Contratación (Acuerdo 025 de 2006) y en el Procedimiento GC-P-10 Contratación
Gerente
2. GC-P-O1 Manejo y Control de Almacén y Farmacia
Técnico Almacén -
Químico
3. GC-P-O2 Elaboración de Ordenes de Compra
Técnico Almacén
4. GC-P-O3 Recepción de Mercancías en Almacén y Farmacia
Técnico Almacén -
Químico
5. GC-P-O4 Despachos de Medicamentos en Farmacia
Técnico Almacén -
Químico
6. GC-P-O5 Ordenes de Despacho por Suministros
Técnico Almacén -
Químico
7. GC-P-O6 Elaboración de Inventarios de Activos Fijos
Técnico Almacén -
Químico
8. GC-P-O7 Control y Ajuste de Inventarios de Medicamentos
Técnico Almacén -
Químico
9. GC-P-O8 Elaboración y Aprobación de Actas de Baja
Técnico Almacén -
Químico
10. GC-P-O9 Elaboración de informes
Técnico Almacén
11. GC-P-10 Contratación
Apoyo Contratación-
Subgerente Administrativa
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO GC-C-01
GESTION DE CONTRATACION Y ALMACEN
VERSIÓN 1
FECHA
14.ene.2008
PÁGINA 33
de 60
12. VERIFICAR
ACTIVIDAD
12.1. Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el fin de garantizar el control del proceso
procedimientos. 12.2. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos. 12.3.
Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe
12.4. Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos). 12.5. La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer
monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz.
13. ACTUAR ACTIVIDAD
13.1. Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso, estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción.
13.2. Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente los riesgos asociados a los procesos.
APROBACIÓN
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORÓ
MARÍA DEL PILAR PANTEVEZ-
TERESA CERON
APOYO A CONTRATACION-
TECNICO ALMACEN
REVISÓ ESPERANZA FIERRO VANEGAS
SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
APROBÓ GERENTE
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO GD-C-01
GESTION DOCUMENTAL
VERSIÓN 1
VIGENCIA 14.Ene.2008
PÁGINA 34
de 60
1. PLANEAR
1.1.
Objetivo del proceso:
Garantizar un adecuada gestión de archivo y correspondencia en la ESE. 1.2.
Dueño o Responsable:
Subgerente Administrativa y Financiera 1.3.
Alcance:
Correspondencia interna, externa y documentación generada en la Subgerencia administrativa y Financiera del Hospital.
1.4.
Requisitos a cumplir:
Lo establecido en la Constitución Política de Colombia.
Código de comercio-
tiempo de retención documental
Ley General de Archivos 594; 14 julio/2000.
Circular 001 de 2001 de Archivo General de la Nación.
Acuerdo 038 de septiembre 20/2002 Archivo general de la Nación.
Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nación.
1.5.
Recursos requeridos para ejecutar el proceso: Recurso Humano Infraestructura Ambiente de trabajo
Auxiliar de Administración
Los elementos de oficina y oficina o puesto de trabajo asignados a cada funcionario.
Según lo establecido por el programa de Salud Ocupacional.
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO GD-C-01
GESTION DOCUMENTAL
VERSIÓN 1
VIGENCIA 14.Ene.2008
PÁGINA 35
de 60
1.6.
Entrada(s) que llega(n) para ejecutar este Proceso Que entra a este proceso para poder realizarlo De que Proceso, área o Persona provienen las
entradas
Correspondencia interna y externa
Ordenes de Servicio
Contratos
Informes Financieros
Guías de envío
Evaluaciones de desempeño Laboral
Gerencia
Gestión Financiera
Gestión de Contratación y Almacén
Y demás servicios.
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO GD-C-01
GESTION DOCUMENTAL
VERSIÓN 1
VIGENCIA 14.Ene.2008
PÁGINA 36
de 60
1.7.
Salida(s) que genera este Proceso Que sale de este proceso como resultado del
HACER
Para que Proceso, área o Persona sale
Archivo de las entradas del proceso.
Archivo
2. HACER PROCEDIMIENTO(S)
RESPONSABLE
1. GD-P-01 Elaboración y Notificación de Actos Administrativos
Gerencia y Subgerencia Administrativa y
Financiera
2. GD-P-02 Control y Manejo de Correspondencia
Secretaria Ejecutiva
3. GD-P-03 Archivo Subgerencia Administrativa y Financiera
Subgerencia Administrativa y Financiera
4. GD-P-04 Fotocopias
Subgerencia Administrativa y Financiera
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO GD-C-01
GESTION DOCUMENTAL
VERSIÓN 1
VIGENCIA 14.Ene.2008
PÁGINA 37
de 60
5. VERIFICAR
ACTIVIDAD
5.1. Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el fin de garantizar el control del proceso
procedimientos. 5.2. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos. 5.3. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe 5.4. Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos). 5.5. La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer
monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz.
6. ACTUAR ACTIVIDAD
6.1. Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso, estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción.
6.2. Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente los riesgos asociados a los procesos.
APROBACIÓN
NOMBRE
CARGO
FECHA
FIRMA
ELABORÓ ESPERANZA FIERRO VANEGAS
SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
REVISÓ ESPERANZA FIERRO VANEGAS
SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
APROBÓ
GERENTE
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO GF-C-01
GESTION FINANCIERA
VERSIÓN 1
VIGENCIA 14.Ene.2008
PÁGINA 38
de 60
1. PLANEAR
1.1.
Objetivo del proceso:
Efectuar en forma organizada y procedente el estimativo de los ingresos, gastos e inversión que ayuden a mantener un control financiero de todas aquellas actividades que afectan el patrimonio de la ESE, buscando satisfacer los requerimientos de recursos que demande el adecuado y racional funcionamiento de la Institución.
1.2.
Dueño o Responsable:
Subgerente Administrativa y Financiera 1.3.
Alcance:
Inicia con las transacciones y hechos económicos realizados por la institución, y termina con el registro de cifras, consolidación de la información y ejecución presupuestal de los ingresos y gastos, y emisión de los estados financieros de la ESE.
1.4.
Requisitos a cumplir:
Los establecido
en contratos y órdenes de servicio.
Lo establecido por la Contaduría General de la Nación, Superintendencia Nacional de Salud, Ministerio de
la Protección Social, Ministerio de Hacienda, Secretaria de Salud Deptal, Secretaria de Hacienda Deptal y demás entes de vigilancia y Control.
Aquellos que no estén explícitos en los requisitos con el cliente
o legales o reglamentarios pero que garanticen el resultado esperado
Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO GF-C-01
GESTION FINANCIERA
VERSIÓN 1
VIGENCIA 14.Ene.2008
PÁGINA 39
de 60
1.5.
Recursos requeridos para ejecutar el proceso: Recurso Humano Infraestructura Ambiente de trabajo
Subgerente Administrativo y Financiero
Profesional Universitario Contadora
Pagador
Auxiliares Administrativos
Auxiliar Administrativo Cartera
Auxiliar Administrativo Presupuesto
Los elementos de oficina y oficina o puesto de trabajo asignados a
cada funcionario.
Temperatura adecuada para los equipos electrónicos.
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO GF-C-01
GESTION FINANCIERA
VERSIÓN 1
VIGENCIA 14.Ene.2008
PÁGINA 40
de 60
1.6.
Entrada(s) que llega(n) para ejecutar este Proceso Que entra a este proceso para poder realizarlo De que Proceso, área o Persona provienen las
entradas
Recursos económicos
Necesidades de recursos económicos de las unidades operativas del Hospital
Información de los centros de costos
Obligaciones con terceros
Todos los procesos y personas afectadas
1.7.
Salida(s) que genera este Proceso Que sale de este proceso como resultado del
HACER
Para que Proceso, área o Persona sale
Disponibilidad Presupuestal
Plan de presupuesto
Cuentas por pagar
Cuentas por cobrar
Todos los procesos y personas afectadas
2. HACER
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO GF-C-01
GESTION FINANCIERA
VERSIÓN 1
VIGENCIA 14.Ene.2008
PÁGINA 41
de 60
PROCEDIMIENTO(S) RESPONSABLE
GF-D-01 Generalidades de Pagaduría
Pagadora
GF-P-01 Consolidación de Boletines Diarios de Caja y Bancos
Pagadora
GF-P-02 Control de Cheques
Pagadora
GF-P-03 Recaudo y Registro de Valores pagados en Bancos y Corporaciones
Pagadora
GF-P-04 Remisión de valores Retenidos deducidos o descontados
Pagadora
GF-P-05 Solicitud y Legalización de Avances de Caja
Pagadora
GF-P-20 Pago de cuentas
Pagadora
GF-P-06 Elaboración y Aprobación del Presupuesto Anual De La ESE
Auxiliar Administrativo Presupuesto
GF-P-07 Expedición CDP
Auxiliar Administrativo Presupuesto
GF-P-08 Registro y Control de La Ejecución Presupuestal de Ingresos
Auxiliar Administrativo Presupuesto
GF-P-09 Registro y Control de La Ejecución Presupuestal de Egresos
Auxiliar Administrativo Presupuesto
GF-P-10 Adición Traslado y Modificación al Presupuesto de La ESE
Auxiliar Administrativo Presupuesto
GF-P-11 Control de Cartera
Auxiliar Administrativo Cartera
GF-P-12 Registro y Control De Glosas
Auxiliar Administrativo Cartera
GF-P-13 Recepción y control de cuentas por cobrar por servicios y entidad
Auxiliar Administrativo Cartera
GF-P-14 Registro de Pagos en Cartera
Auxiliar Administrativo Cartera
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO GF-C-01
GESTION FINANCIERA
VERSIÓN 1
VIGENCIA 14.Ene.2008
PÁGINA 42
de 60
42
PROCEDIMIENTO(S) RESPONSABLE
GF-P-15 Registro y Control de contratos por prestación de servicios de salud
Auxiliar Administrativo Cartera
GF-P-16 Elaboración y presentación de informes
Auxiliar Administrativo Cartera
GF-P-17 Conciliaciones Bancarias
Profesional Universitario Contadora
GF-P-18 Manejo y Control de Caja Menor
Profesional Universitario Contadora
GF-P-19 Gestión de Costos
Profesional Universitario Contadora
GF-P-20 Elaboración y Registro de órdenes de pago
Profesional Universitario Contadora
GF-P-21 Elaboración y Presentación de impuestos
Profesional Universitario Contadora
GF-P-22 Elaboración de informes
Profesional Universitario Contadora
GF-P-23 Asientos Fijos
Profesional Universitario Contadora
GF-P-24 Consolidación de la información
Profesional Universitario Contadora
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO GF-C-01
GESTION FINANCIERA
VERSIÓN 1
VIGENCIA 14.Ene.2008
PÁGINA 43
de 60
3. VERIFICAR
ACTIVIDAD
3.1. Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el fin de garantizar el control del proceso
procedimientos. 3.2. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos. 3.3. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe 3.4. Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos). 3.5. La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer
monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz.
4. ACTUAR ACTIVIDAD
4.1. Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso, estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción.
4.2. Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente los riesgos asociados a los procesos.
APROBACIÓN
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORÓ ESPERANZA FIERRO VANEGAS
SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
REVISÓ ESPERANZA FIERRO VANEGAS
SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
APROBÓ GERENTE
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO GI-C-01
GESTION INFORMATICA
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 44
de 60
1. PLANEAR 1.1.
Objetivo del proceso:
Garantizar la infraestructura tecnológica adecuada de hardware y software que permitan responder a las necesidades del personal involucrado en los sistemas informáticos de la ESE HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL.
1.2.
Dueño o Responsable:
Contratista
Soporte en Sistemas 1.3.
Alcance:
Inicia con una solicitud y finaliza con la identificación de acciones para mejorar
1.4.
Requisitos a cumplir:
Los establecido
en los contratos con los clientes.
Leyes, decretos, resoluciones, etc., aplicables
Aquellos que no estén explícitos en los requisitos con el cliente
o legales o reglamentarios pero que garanticen el resultado esperado
Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión
1.5.
Recursos requeridos para ejecutar el proceso: Recurso Humano Infraestructura Ambiente de trabajo
Contratista
Soporte en Sistemas
Los elementos de oficina y oficina o puesto de trabajo asignados a cada funcionario.
Temperatura adecuada para los equipos electrónicos.
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO GI-C-01
GESTION INFORMATICA
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 45
de 60
1.6.
Entrada(s) que llega(n) para ejecutar este Proceso Que entra a este proceso para poder realizarlo De que Proceso, área o Persona provienen las
entradas
Solicitudes de capacitación, mantenimiento o soporte en los recursos informáticos de la Institución.
De todas las personas que cuenten con recursos informáticos
1.7.
Salida(s) que genera este Proceso Que sale de este proceso como resultado del
HACER
Para que Proceso, área o Persona sale
Atención de las solicitudes
Para todas las personas que los solicitaron
2. HACER PROCEDIMIENTO(S)
RESPONSABLE
1. GI-P-01 Administración de Recursos Informáticos
Contratista
Soporte en Sistemas
2. GI-P-02 Administración del Sistema de Información
Dinámica Gerencial Hospitalaria
Contratista
Soporte en Sistemas
3. GI-P-03 Administración de Base de Datos
Contratista
Soporte en Sistemas
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO GI-C-01
GESTION INFORMATICA
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 46
de 60
4. GI-P-04 Prestación del servicio
Contratista
Soporte en Sistemas
5. GI-P-05 Soporte a usuarios
Contratista
Soporte en Sistemas
6. GI-P-06 Mantenimiento preventivo de hardware
Contratista
Soporte en Sistemas
7. GI-P-07 Mantenimiento preventivo de software
Contratista
Soporte en Sistemas
8. GI-P-08 Mantenimiento correctivo de hardware
Contratista
Soporte en Sistemas
9. GI-P-09 Mantenimiento correctivo de software
Contratista
Soporte en Sistemas
10. GI-P-10 Revisión del registro de auditoria de dinámica gerencial
Contratista
Soporte en Sistemas
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO GI-C-01
GESTION INFORMATICA
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 47
de 60
11. VERIFICAR
ACTIVIDAD
11.1. Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el fin de garantizar el control del proceso
procedimientos. 11.2. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos. 11.3.
Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe
11.4. Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos). 11.5. La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer
monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz.
12. ACTUAR ACTIVIDAD
12.1. Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso, estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción.
12.2. Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente los riesgos asociados a los procesos.
APROBACIÓN
NOMBRE
CARGO
FECHA
FIRMA
ELABORÓ JORGE HUMBERTO GONZALEZ
CONTRATISTA
SOPORTE EN SISTEMAS
REVISÓ
JORGE HUMBERTO GONZALEZ
CONTRATISTA
SOPORTE EN SISTEMAS
APROBÓ GERENTE
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO TH-C-01
TALENTO HUMANO
VERSIÓN 1
FECHA
14.ENE.2008
PÁGINA 48
de 60
1. PLANEAR 1.1.
Objetivo del proceso:
Garantizar una adecuada gestión y administración del personal de planta de la ESE Hospital Departamental San Vicente de Paul concernientes a pagos de salarios y seguridad social.
1.2.
Dueño o Responsable:
Profesional Universitario de Talento Humano
1.3.
Alcance:
Inicia con la vinculación del personal y sus afiliaciones a la seguridad social hasta su pago y liquidación de terminación de contrato.
1.4.
Requisitos a cumplir:
Cumplir con la legislación aplicable y establecida en los procedimientos de este proceso (Leyes, decretos, resoluciones, Normas Técnicas, etc.)
y aquellos que lo adicionan y/o sustituyan
Aquellos que no estén explícitos pero que garanticen el resultado esperado
Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión
1.5.
Recursos requeridos para ejecutar el proceso: Recurso Humano Infraestructura Ambiente de trabajo
Auxiliar Administrativo
Jefe de personal
Los elementos de oficina y oficina o puesto de trabajo asignados a cada funcionario.
Lo establecido en el programa de Salud ocupacional.
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO TH-C-01
TALENTO HUMANO
VERSIÓN 1
FECHA
14.ENE.2008
PÁGINA 49
de 60
1.6.
Entrada(s) que llega(n) para ejecutar este Proceso Que entra a este proceso para poder realizarlo De que Proceso, área o Persona provienen las
entradas
Novedades de personal
Solicitud de retiro de cesantías
Autorizaciones de libranza
Solicitud de permisos
Notificación de
juzgados
Convenios de seguros
Autorización de funcionario
Certificación de relación de recargos de los funcionario entregado por cada jefe inmediato
Contratos aprendiz SENA y seguridad social
Autorización de permiso dada por el jefe inmediato
De todas las
áreas
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO TH-C-01
TALENTO HUMANO
VERSIÓN 1
FECHA
14.ENE.2008
PÁGINA 50
de 60
1.7.
Salida(s) que genera este Proceso Que sale de este proceso como resultado del
HACER
Para que Proceso, área o Persona sale
Liquidación de nomina
Doceavas de fondos
Autoliquidaciones
Liquidación de parafiscales
Autorización de retiro de cesantías
Relación de descuentos
Resumen total de la nomina
Formato de solicitud de novedades
Certificados laborales y de bonos pensionales
Contabilidad
Pagaduría
Presupuesto
2. HACER PROCEDIMIENTO(S)
RESPONSABLE
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO TH-C-01
TALENTO HUMANO
VERSIÓN 1
FECHA
14.ENE.2008
PÁGINA 54
de 60
51
PROCEDIMIENTO(S)
RESPONSABLE
1. TH-D-01 Generalidades de nomina
Auxiliar Administrativo de nomina
2. TH-P-01 Elaboración y registro de nomina
Auxiliar Administrativo de nomina
3. TH-P-02 Licencia de enfermedad general, accidente de trabajo y maternidad
Auxiliar Administrativo de nomina
4. TH-P-03 Licencia ordinaria no remunerada
Auxiliar Administrativo de nomina
5. TH-P-04 Reconocimiento de viáticos
Auxiliar Administrativo de nomina
6. TH-P-05 Reconocimiento y liquidación de vacaciones
Auxiliar Administrativo de nomina
7. TH-P-06 Concesión de permisos al personal
Auxiliar Administrativo de nomina
8. TH-P-07 Prestaciones Sociales
Auxiliar Administrativo de nomina
9. TH-P-08 Expedición de certificados laborales y contestación de derechos de petición.
Auxiliar Administrativo de nomina
10. TH-P-09 Elaboración de los Cálculos de los Servicios Personales de la Planta de Personal
Profesional Universitario Talento Humano
11. TH-P-10 Plan de Cargos
Profesional Universitario Talento Humano
12. TH-P-11 Aportes Patronales
Profesional Universitario Talento Humano
13. TH-P-12 Comités de Comisión de Personal, Paritario y de Bienestar Social
Profesional Universitario Talento Humano
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO TH-C-01
TALENTO HUMANO
VERSIÓN 1
FECHA
14.ENE.2008
PÁGINA 54
de 60
52
PROCEDIMIENTO(S)
RESPONSABLE
13.1. Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el
fin de garantizar el control del proceso
procedimientos. 13.2.
Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos.
13.3. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe 13.4. Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos). 13.5. La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer
monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz.
14. ACTUAR ACTIVIDAD
14.1. Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso, estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción.
14.2. Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente los riesgos asociados a los procesos.
APROBACIÓN
NOMBRE
CARGO
FECHA
FIRMA
ELABORÓ CATALINA SANCHEZ ARTUNDUAGA AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE NOMINA
REVISÓ
MARÍA SOCORRO VALDERRAMA PERSONAL UNIVERSITARIO DE TALENTO HUMANO
APROBÓ GERENTE
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO GJ-C-01
GESTIÓN JURIDICA
VERSIÓN 1
VIGENCIA 14.Ene.2008
PÁGINA 53
de 60
1. PLANEAR 1.1. Objetivo del proceso: Absolver las consultas de carácter jurídico relacionadas con todas las áreas de la E.S.E Hospital Departamental
San Vicente de Paúl Garzón y adelantar los procesos disciplinarios que se presenten en contra de los servidores públicos de la E.S.E de conformidad con la constitución y la ley y ejercer la acción preventiva.
1.2. Dueño o Responsable: Asesores Jurídicos
1.3. Alcance: Aplica a todos los procesos de la E.S.E Hospital san Vicente de paúl
1.4. Requisitos a cumplir:
Toda la ley aplicable a la E.S.E. Hospital Departamental San Vicente de Paúl
1.5. Recursos requeridos para ejecutar el proceso: Recurso Humano Infraestructura Ambiente de trabajo
Profesional en derecho
Los elementos de oficina y oficina o puesto de trabajo asignados a cada funcionario.
Según lo establecido por el programa de Salud Ocupacional.
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO GJ-C-01
GESTIÓN JURIDICA
VERSIÓN 1
VIGENCIA 14.Ene.2008
PÁGINA 54
de 60
1.6. Entrada(s) que llega(n) para
ejecutar este Proceso Que entra a este proceso para poder realizarlo De que Proceso, área o Persona provienen las entradas
Solicitudes, consultas de concepto jurídicos, derechos de petición, recursos de apelación.
Queja, informe u oficio de forma verbal o escrita de los servidores públicos del hospital
Todos los procesos
Servidores públicos, personas particulares
1.7. Salida(s) que genera este Proceso Que sale de este proceso como resultado del
HACER
Para que Proceso, área o Persona sale
Notificación de la apertura, de la investigación disciplinaria, archivo, fallo sancionatorio
absolutorio de una investigación disciplinaria contra un servidor
publico
Informe sobre concepto jurídico generados
Informe de pre jurídicos en cobro de cartera vencida
Informe de derechos de petición, en tutelas, en contratación
Gestión jurídica
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO GJ-C-01
GESTIÓN JURIDICA
VERSIÓN 1
VIGENCIA 14.Ene.2008
PÁGINA 55
de 60
2. HACER
PROCEDIMIENTO(S)
RESPONSABLE
1)
GJ-P-01 Asesoría jurídica
2)
GJ-P-02 Indagación preliminar
3)
GJ-P-03 Investigación disciplinaria
4)
GJ-P-04 Procedimiento verbal
5)
GJ-P-05 Representación judicial
3. VERIFICAR ACTIVIDAD
3.1. Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el fin de garantizar el control del proceso
procedimientos. 3.2. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos. 3.3. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe 3.4. Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos). 3.5. La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y
hacer monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz.
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO GJ-C-01
GESTIÓN JURIDICA
VERSIÓN 1
VIGENCIA 14.Ene.2008
PÁGINA 56
de 60
56
4. ACTUAR
ACTIVIDAD 4.1. Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso,
estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción.
4.2. Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente los riesgos asociados a los procesos.
APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORÓ CARLOS EDUARDO CUELLAR ASESOR JURIDICO
REVISÓ CARLOS EDUARDO CUELLAR ASESOR JURIDICO
APROBÓ GERENTE
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO SG-C-01
SERVICIOS GENERALES
VERSIÓN 1
VIGENCIA 14.Ene.2008
PÁGINA 62
de 60
57
1. PLANEAR 1.1. Objetivo del proceso: Apoyar al Hospital en las actividades de desechos hospitalarios, lavandería y cocina bajo la normatividad legal
vigente
1.2. Dueño o Responsable: Sub Gerente Administrativo y Financiero
1.3. Alcance: Aplica a todos los procesos de la E.S.E Hospital san Vicente de paúl
1.4. Requisitos a cumplir: Decreto 2676 de 2000
Resolución 1164 de 2002
Decreto 1669 de 2002
1.5. Recursos requeridos para ejecutar el proceso: Recurso Humano Infraestructura Ambiente de trabajo
Personal capacitado en el manejo de residuos hospitalarios, lavandería y cocina
Equipos de cómputo, actualizados en software, hardware, equipos de cocina, lavado y planchado
Según lo establecido por el programa de Salud Ocupacional.
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO SG-C-01
SERVICIOS GENERALES
VERSIÓN 1
VIGENCIA 14.Ene.2008
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1.6. Entrada(s) que llega(n) para
ejecutar este Proceso Que entra a este proceso para poder realizarlo De que Proceso, área o Persona provienen las entradas
Solicitud de alimentos
Desechos Hospitalarios
Recolección de ropa
Área asistencial
1.7. Salida(s) que genera este Proceso Que sale de este proceso como resultado del
HACER
Para que Proceso, área o Persona sale
Informe de cantidad de ropa lavada en el mes
Plan de Gestión integral de residuos hospitalarios
Monitoreo del plan de Gestión Integral
Cálculo de indicadores de gestión interna
Estadísticas de comidas suministradas por servicio de la
institución
Mantenimiento
CAM y Secretaria de Salud Municipal
Subgerencia técnico científica, proceso de Gestión Financiera
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2. HACER
PROCEDIMIENTO(S)
RESPONSABLE
1.
SG-P-01 Cocina
2.
SG-P-02 Manejo de residuos hospitalarios
3.
SG-P-03 Lavandería
3. VERIFICAR ACTIVIDAD
3.1. Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el fin de garantizar el control del proceso
procedimientos. 3.2. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos. 3.3. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe 3.4.
Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos).
3.5. La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz.
4. ACTUAR ACTIVIDAD
4.1. Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso, estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción.
4.2. Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente los riesgos asociados a los procesos.
APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ GERENTE