MANUAL PARA EL MANEJO DE MAXIMOS Y MINIMOS
El presente manual indica el proceso a seguir para el manejo de máximos y mínimos dentro del sistema Magnus
ERP, se recomienda antes de leer este manual consultar el documento anexo en el cual se explica la lógica que
se seguirá cuando se ejecuten los procesos.
Con el uso de estos procesos usted podrá visualizar en el sistema
Máximo y mínimo de los productos
Punto de reorden
Stock de un producto
Clasificar los productos de acuerdo al movimiento que se genere en un periodo de tiempo
El documento anexo fue generado por el ING. GUILLERMO HERNANDEZ BARAJAS. Agradecemos la aportación
para la generación de este proceso.
ESTABLECER MAXIMOS Y MINIMOS
Existen dos maneras de establecer los máximos y mínimos para los productos que tenemos asignados a nuestros
almacenes
Consultando el producto en la pantalla de productos por almacén, habilitar el modo de edición y
establecer cantidades
Pantalla de Máximos y mínimos cargando los productos del almacén y editando las columnas de
máximos y mínimos.
REVISAR STOCK Y PUNTO DE REORDEN
Una vez establecidos los stocks, en la pantalla de productos por almacén la columna de Stock nos indica cómo
están nuestras existencias con respecto a los máximos y mínimos establecidos presentando los siguientes casos
La existencia está por encima del stock máximo
La existencia está en el rango de stock máximo y stock mínimo
La existencia está por debajo del stock mínimo
El valor de punto de reorden se calcula de acuerdo a la diferencia que se tenga entre el stock máximo
establecido y la existencia actual.
NOTA: Si no se establecen los valores del stock máximo y stock mínimo el sistema pondrá por default
CLASIFICACION DE PRODUCTOS Y CALCULO DE STOCK
El sistema cuenta con una lógica para calcular automáticamente los máximos y mínimos de un producto de
acuerdo a ciertas reglas que se explicaran un documento anexo proporcionado por el ING. GUILLERMO
HERNANDEZ BARAJAS.
En el documento anexo se establecen las reglas y criterios que el sistema seguirá para calcular los stocks y la
clasificación de los productos de nuestro almacén. Se recomienda leer primero el documento anexo para saber
cómo establecer los valores en el sistema
ESTABLECER FACTORES DE CALCULO DE STOCK
Dentro del módulo de configuración de Magnus ERP (SYSCONFIG1) se encuentra la tabla de factores de acuerdo
a la cual se calcularan los stocks de los productos asignados a nuestro almacén pueden ser variables de acuerdo
al movimiento de cada empresa se recomienda consultar el documento anexo para ver cómo establecer estos
valores.
CALCULO DE STOCKS
Como se visualiza en la imagen se debe establecer primero el almacén sobre el cual se va a trabajar y el periodo
de tiempo en el cual se van a cargar las salidas generadas para ese producto (se recomienda trabajar con los
movimientos de tres meses anteriores), una vez establecidos los parámetros se presiona el botón de cargar
productos para cargar la información.
Los productos en el almacén por default manejan una clasificación de B sin embargo el dato es editable en esta
pantalla, la clasificación es necesaria para poder hacer el cálculo de stock máximo y stock mínimo.
Para el cálculo de stocks y la reclasificación de los productos de acuerdo a las salidas que se hayan generado solo
se deberá presionar el botón correspondiente, cuando se haga una reclasificación de los productos el sistema
indicar si ese producto se mantuvo, aumento o redujo en su clasificación.
NIVELES DE EXISTENCIAS MÁXIMOS Y MINIMOS
Estos son los niveles de cantidades de existencias que deben llevarse en los almacenes de acuerdo con los cálculos de lotes
económicos y con los puntos de reorden.
El MÁXIMO es la cantidad tope de cada material o de cada producto que debe almacenarse. La adquisición normalmente se calcula mediante la diferencia entre la existencia al momento de efectuar el pedido y la cantidad fijada como máxima.
El MINIMO es la cantidad de existencias que sirve de señal para reabastecer, también es conocida como RESERVA, cantidad de materiales o de productos que se mantiene en existencia como una previsión de seguridad, o para casos en que las cantidades calculadas para el consumo durante el periodo de entregas lleguen a agotarse, ya sea por demora en la entrega, por consumos más rápidos, por salidas a producción o por ventas a clientes.
Llevar niveles de existencia MÁXIMOS y MINIMOS es muy importante en todo almacén, ya que nos ayudan a no caer en excesos de inventarios y por otro lado disminuir el riesgo de faltantes a producción o ventas. PUNTO DE REORDEN Las técnicas empleadas en el Control de Inventarios resuelven dos problemas: cuándo ordenar y cuánto.
El punto de reorden puede considerarse la señal que indica al departamento de compras, la necesidad de hacer un pedido al proveedor por la cantidad necesaria para recuperar el nivel del tope fijado como máximo de existencia. Es el nivel precalculado de existencias de materiales o de productos terminados, que indica que la cantidad almacenada solamente podrá consumirse durante el período que requiere su reabastecimiento.
Ejemplo de Cálculo de Máximos, Mínimos y Puntos de Reorden en una empresa comercial
FORMULAS DE ACUERDO A LA CLASIFICACION A-B-C
POR MOVIMIENTO (VENTAS) DE MATERIALES
CLASIFICACION Movimiento
de ventas Existencia máxima
Existencia mínima
Existencia Punto de reorden
Artículos “A” Promedio de Ventas en 90
días.
1.5 veces el movimiento
1.20 del movimiento
Cantidad al día
Máximo menos
existencia
Artículos “B” Promedio de Ventas en 90
días.
1.2 vez el movimiento
1.00. del movimiento
Cantidad al día
Máximo menos
existencia
Artículos “C” Promedio de Ventas en 90
días.
1.00 vez el movimiento
0.80 del movimiento
Cantidad al día
Máximo menos
existencia
EJEMPLO: CLASIFICACION Movimiento
de ventas Existencia máxima
Existencia mínima
Existencia Punto de reorden
Artículos “A” 100
150 120 70 80
Artículos “B” 80 96 80 50 46
Artículos “C” 20
20 16 12 8
De esta tabla se derivarán las fórmulas para que el sistema de cómputo de Control de Inventarios, nos ayude a calcular los niveles de existencia a mantener, como una ayuda para no depender sólo de la experiencia de una persona.
FORMULA PARA CALCULAR EXISTENCIAS MÁXIMAS: Máximo = (Ventas en 3 meses / 3) x 1.5 Sustituyendo los datos en la fórmula: Máximo = (900 / 3) x 2 = (300) x 1.5 = 600 piezas
EJEMPLO:
CLASIFICACION Fórmula para Existencia Máxima
Fórmula para Existencia Mínima
A Maximo= (Ventas en 90 días/3) x 1.5
Minimo= (Ventas en 90 días/3) x 1.2
B Maximo= (Ventas en 90 días/3) x 1.2
Minimo= (Ventas en 90
días/3) x 1
C Maximo= (Ventas en 90 días/3) x 1.00
Minimo= (Ventas en 90 días/3) x 0.80
PUNTO DE REORDEN Para todos las Clasificaciones la Fórmula del Punto de Reorden será:
P.R. = Existencia Máxima – Existencia al día
RECLASIFICACION DE MARCANCIAS DE ACUERDO A LA DEMANDA
Las mercancías en un almacén no siempre tendrán la misma demanda, eso depende de muchos factores como la moda, las proyecciones de la empresa, sus cambios de línea, precios, etc. Un artículo clasificado como “A” puede variar y convertirse en un “B” si sus ventas o la producción disminuyen, o incluso siendo “B” después puede convertirse en “C” si sigue cayendo la demanda del mismo. Por lo anterior es necesario hacer una RECLASIFICACION en forma periódica para seguir asegurando un buen equilibrio entre la existencia para no sobreinventariar a la empresa y seguir evitando los riesgos de faltantes en almacén.
A continuación se proponen los siguientes CRITERIOS de RECLASIFICACION de mercancías A-B-C por las variaciones de la demanda.
EN BAJA DEMANDA
ARTICULOS “A” Si el promedio de ventas o producción en 90 días, es igual o mayor del 0.70 del Máximo (70%), el artículo se quedaría en Clasificación “A” para el mes siguiente. Si el resultado es menor (baja demanda) deberán reclasificarse como artículos “B”. ARTICULOS “B” Si el promedio de ventas o producción en 90 días, es igual o mayor del 0.60 del Máximo (60%), el artículo se quedaría en Clasificación “B” para el mes siguiente. Si el resultado es menor (baja demanda) deberán reclasificarse como artículos “C”. ARTICULOS “C” Si el promedio de ventas o producción en 90 días, es igual o mayor del 0.50 del Máximo (50%), el artículo se quedaría en Clasificación “C” para el mes siguiente. Si el resultado es menor, deberán considerarse como de lento movimiento y consultar si se justifica conservarlo en inventario.
EN ALTA DEMANDA
ARTICULOS “C” Si las ventas o producción en 90 días divididas entre 3, son iguales o mayores del 1.20 del Máximo (120%), el artículo se deberá Reclasificar como “B” para el mes siguiente. ARTICULOS “B” Si las ventas o producción en 90 días divididas entre 3, son iguales o mayores del 1.50 del Máximo (150%), el artículo se deberá Reclasificar como “A” para el mes siguiente. ARTICULOS “A” Si las ventas o producción en 90 días divididas entre 3, son iguales o mayores del 0.70 del Máximo (70%), el artículo se deberá mantener como “A” para el mes siguiente, que es el mismo criterio ya manejado.
EJERCICIOS: Reclasifique los siguientes artículos en función de su demanda:
CODIGO CLASIF. MAXIMO Promedio de Ventas
en 3 meses
Factor de Demanda (P / M)
Reclasificación (Decisión)
A4500 A 200 175 0.875
Mantener en A
A3366 A 420 280 0.666
Reclasificar en B
B2221 B 50 35 0.70
Mantener en B
B1222
B 125 70 0.56 Reclasificar en C
C8823
B 42 63 1.50 Reclasificar en A
C9911
C
28 12 0.428 Mantener en C
C5521
C 54 48 0.888 Mantener en C
C6687 C 46 60 1.304 Reclasificar en B
INSTRUCTOR y AUTOR DEL PRESENTE MANUAL
ING. GUILLERMO HERNANDEZ BARAJAS Tel. 477- 306-7292
Nextel I.D. 92*15*592
capacitació[email protected]
León, Gto. Mayo de 2014