ESCUELA DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y
LAS COMUNICACIONES
Manual para las etapas de gestin de
Proyectos informticos en base a la Gua
PMBOK con Generacin de documentacin
KARIN VSQUEZ - DENIS RODRIGUEZ
Proyecto de Seminario de Titulacin para optar
al ttulo de
Ingeniero en Ejecucin en Informtica
Jefe de rea:
JULIO LPEZ
Santiago, 2013
ESCUELA DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y
LAS COMUNICACIONES
Manual para las etapas de gestin de
Proyectos informticos en base a la Gua
PMBOK con Generacin de documentacin
KARIN VSQUEZ - DENIS RODRIGUEZ
COMISIN CORRECTORA:
Jefe de rea: Julio Lpez Nez Firma:
Profesor(a) Corrector 1: Firma:
Profesor(a) Corrector 2: Firma:
Nota Obtenida:
Santiago, 2013
ii
A Luz y a Vic
iii
AGRADECIMIENTOS
Agradecemos a Dios por darnos la capacidad y constancia para lograr
nuestros objetivos, a las personas que siempre nos han guiado y han sido unos
ngeles en nuestras espaldas; Gracias Mam, Papa, a todos los familiares que
siempre nos han dado su ayuda incondicional as como sus valores ticos y morales.
Un agradecimiento enorme a la Institucin, al personal administrativo,
profesores y dems profesionales que sin duda participan en la formacin de un
estudiante.
Agradecemos a nuestro Jefe de Carrera Julio Lpez Nez por la
constante preocupacin, a los profesores Cristian Len y Walkiria Gallegos quienes
con su paciencia nos han brindado las herramientas y el consejo necesario para haber
consolidado nuestros conocimientos.
iv
NDICE GENERAL
Pg.
DEDICATORIA ........................................................................................................ii
AGRADECIMIENTOS .............................................................................................iii
NDICE DE CONTENIDOS ..................................................................................v
NDICE DE TABLAS ...............................................................................................vi
NDICE DE FIGURAS .............................................................................................vi
RESUMEN................................................................................................................vii
ABSTRACT.............................................................................................................viii
v
NDICE DE CONTENIDOS
1. INTRODUCCIN .............................................................................................. 1 1.1. Planteamiento del tema .............................................................................. 1 1.2. Objetivos .................................................................................................... 2
1.2.1. Objetivo general ............................................................................... 2 1.2.2. Objetivos especficos ....................................................................... 2
1.3. Hiptesis .................................................................................................... 2
1.4. Justificacin de la investigacin ................................................................ 2
1.5 Limitaciones de la investigacin. ............................................................... 3
2. MARCO TERICO ........................................................................................... 4
3. METODOLOGA ............................................................................................... 7
4. RESULTADOS Y DISCUSIN ........................................................................ 8
4.1 Iniciacin del proyecto ............................................................................... 8 4.2 Planificacin del proyecto .......................................................................... 9
4.2.1 Direccin y alcance del proyecto ................................................... 10
4.2.2 Gestin de recursos ........................................................................ 11
4.2.3 Planificar la calidad ....................................................................... 13 4.2.4 Planificar las comunicaciones ........................................................ 15 4.2.5 Gestin de los riesgos del proyecto ............................................... 15
4.2.6 Planificar las adquisiciones del proyecto ....................................... 17 4.3 Ejecucin del proyecto ............................................................................. 18
4.3.1 Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto ................................. 18 4.3.2 Aseguramiento de la calidad y desarrollo de recursos del proyecto18 4.3.3 Gestionar las comunicaciones ........................................................ 19
4.3.4 Efectuar las adquisiciones del proyecto ........................................ 19
4.4 Control del proyecto ................................................................................. 20 4.4.1 Control del proyecto y alcance ...................................................... 20 4.4.2 Controlar los recursos .................................................................... 21
4.4.3 Administrar las adquisiciones ........................................................ 22 4.5 Cierre del Proyecto ................................................................................... 22
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................... 24
6. REFERENCIAS BIBLOGRFICAS ............................................................... 27
A N E X O S .............................................................................................................. 28
Anexo: documentacion............................................................................................... 29
vi
NDICE DE TABLAS
Pg.
Tabla 1. Tabla con lista de actividades (Ejemplo prctico)... 13
Tabla 2. Mtrica del Proyecto ... 14
Tabla 3. Algunas razones para hacer o comprar ... 17
NDICE DE FIGURAS
Pg.
Figura 1 Metodologa de los 5 pasos... 7
Figura 2. Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto: Entradas y Salidas. 9
Figura 3. Alcance del Proyecto: Entradas y Salidas . 10
Figura 4. Estructura de divisin de trabajo (a dos niveles) ... 11
Figura 5 Planificacin de Calidad: Entradas y Salidas . 14
Figura 6 Planificacin de las Comunicaciones: Entradas y Salidas.. 15
Figura 7 Planificacin de la Gestin de Riesgos: Entradas y Salidas... 16
Figura 8 Estructura de Desglose del Riesgo ..... 17
Figura. 9 Ttulo del grfico o figura . 21
Figura. 10 Ttulo del grfico o figura ... 23
vii
RESUMEN
El siguiente informe consiste en aplicar la metodologa PMI (Project Management
Institute) en la gestin y control de proyectos que quisiera llevar a cabo una pequea
o mediana empresa, en un lenguaje simple y prctico de aplicar. Para este proyecto
tema de tesis, esta basado en la aplicacin de PMBOK (libro gua de PMI) para su
direccin, teniendo como objetivo principal ser una gua de uso.
Palabras Claves: PMI, Manual, Documentacin, PYME, PMBOK
viii
ABSTRACT
The following report is to apply the PMI methodology (Project Management
Institute) in the management and control of projects they would like to hold a small
or medium enterprise, in simple and practical to implement. For this project, thesis
topic, is based on the application of PMBOK (PMI guide book) for their guidance,
with the main objective to be a user guide.
Keywords: PMI, Manual, Documentation, PYME, PMBOK
1
1. INTRODUCCIN
1.1. Planteamiento del tema
En la actualidad, muchos proyectos informticos en grandes y pequeas empresas,
que se llevan a travs de la gestin desarrollada en la base de sistemas de
informacin, en post de alcanzar ventajas competitivas respecto al resto del mercado
en el cual se desarrolla el negocio, situacin que ha ido en aumento a partir de los
aos 70, 80.
Dentro del mercado nacional las pequeas y medianas empresas, conocidas tambin
como Pymes, da a da compiten con grandes empresas y conglomerados que llevan
la gestin de sus proyectos con nuevas metodologas, como por ejemplo RUP,
CMM, SCRUM, STRING, por nombrar algunas.
Lo anterior y dadas las actuales oportunidades de negocios presentes en la economa
nacional e internacional, hace que nuevas Pymes ingresen al mercado, y es
precisamente este tipo de empresas las que requieren desarrollar de gestin de sus
proyectos con nuevas tecnologas. Sin embargo, el desconocimiento y la falta de
recursos al inicio de todo negocio, hace que se transformen en las principales
barreras para su utilizacin.
En base a lo expuesto surge la idea del presente proyecto, el cual tiene por objetivo
dar a conocer los conocimientos, procesos, herramientas y tcnicas adecuadas para
que nuevas Pymes puedan utilizar nuevas tecnologas en la gestin de sus proyectos,
especficamente la utilizacin de la herramienta PMBOK con una Gua Prctica, la
que traduce de forma sencilla las normas y disposiciones a travs de formularios que
renen toda la informacin.
2
1.2. Objetivos
A continuacin se describe el objetivo general y especifico de este proyecto.
1.2.1. Objetivo general
Desarrollar y entregar una Gua prctica y sencilla, que logren utilizar las empresas
que recin comienzan para que puedan gestionar sus proyectos informticos, que
traduzcan las normas y buenas prcticas del PMI. Se entrega esta gua de uso
prctico para la gestin de proyectos en pequeas y medianas empresas.
1.2.2. Objetivos especficos
Educar en un lenguaje simple, resumiendo las buenas prcticas de la gua de los
fundamentos para la direccin de proyectos, orientado a la pequea y mediana
empresa. Para as poder llevar la gestin de proyectos como las grandes empresas,
independiente el rea en el cual se desenvuelvan. A travs de ejemplos de
documentacin para su uso.
1.3. Hiptesis
La implementacin de la herramienta PMBOK permitir la gestin adecuada de los
proyectos en las nuevas Pymes.
1.4. Justificacin de la investigacin
La Gestin de Proyectos de Conocimiento PMBOK (Project Management Body of
Knowledge) es un trmino que describe la suma de los conocimientos involucrados
en la profesin de la administracin de proyectos.
3
Se define como la Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos que
constituye la suma de conocimientos de los profesionistas dedicados a la
administracin de proyectos. Concentra tanto prcticas profesionales comprobadas y
ampliamente aceptadas, como prcticas innovadoras con la finalidad de permitir al
administrador del proyecto aplicar conocimientos, habilidades, tcnicas y
herramientas para satisfacer los requisitos del mismo.
PMBOK describe los mtodos y prcticas que deben tenerse en consideracin desde
que se inicia un proyecto hasta su finalizacin. La aplicacin de stas prcticas
permitir llevar una buena gestin del proyecto y mantener un mayor control,
permitiendo al Project Manager y a su equipo realizar proyectos de manera eficaz y
eficiente (en alcance, tiempo, costo), as como asegurar la calidad y transparencia a
lo largo de toda la vida del proyecto.
1.5 Limitaciones de la investigacin.
Es importante indicar que el conocimiento y las prcticas descritas en el PMBOK
son aplicables a la mayora de los proyectos. Este proyecto est limitado a las
empresas PYMEs e inferiores que dan los primeros pasos en la gestin de proyectos
donde tienen una dura competencias con empresas que llevan aos en manejo de
proyectos.
4
2. MARCO TERICO
Los proyectos han estado presentes desde los inicios de la actividad organizada de
los seres humanos, a pesar de ello, por mucho tiempo la Gerencia de Proyectos no
era reconocida como una disciplina profesional, lo que en las ltimas dcadas viene
cambiando y evolucionando aceleradamente, siendo cada vez ms respetada,
reconociendo el importante rol que juega en los entornos modernos de las
organizaciones.
Antiguamente, los proyectos eran dirigidos por arquitectos e ingenieros, pero no
exista una profesin reconocida como gerencia de proyectos, tampoco existan
ingenieros industriales, e investigadores que estudiaran actitudes como el
comportamiento organizacional o las teoras de las organizaciones.
El periodo comprendido entre el 1900 y 1949, fue caracterizado por un crecimiento
acelerado de las industrias, aparecieron los primeros investigadores en gerencia de
proyectos.
Uno de los aportes ms importantes en esta etapa fue el de Henry Gantt, quien
desarrollo los Diagrama de Gantt, los cuales son muy populares y utilizados en la
actualidad. Los diagrama de red, de la ruta crtica no se desarrollaron notablemente
antes de 1950, por su complejidad y dificultad de uso la relego hasta la aparicin de
los ordenadores, se utilizaba los Diagramas de barras de Gantt para la aprobacin de
actividades de personas, estos diagramas eran colocados por lo general en los lugares
ms visibles, como en las paredes de las oficinas.
En los aos 1950 y 1960 surgieron las primeras computadoras conocidas como
ordenadores centrales o Main Frames, las que posibilitaron la realizacin de los
clculos y procesamientos de los diagramas de red de la ruta crtica, esto fue
explotado principalmente por los proyectos de la defensa de los EE.UU., luego le
exigieron a las empresas de construccin y manufacturas. Alguna de las restricciones
que se tena con el ordenador central, eran su tamao y sus elevados costos, por lo
que el acceso a estos estaba restringido a grandes empresas.
5
Por lo general un procesamiento de un diagrama de redes de camino crtico tomaba
varios das, a pesar de esto los beneficios eran significativos al permitir planificar y
controlar proyectos con mayor eficacia. En esta etapa, la gerencia de proyectos
empieza a ser reconocida como una disciplina y al mismo tiempo, las organizaciones
empezaron a demostrar mayor preocupacin por el bienestar y la salud de sus
trabajadores.
Los aos 70 fueron caracterizados por el rpido desarrollo de las tecnologas de
informacin o TI, la gestin de proyecto en los sectores industriales continuaba
avanzando, contando cada vez ms con herramientas de software.
Surgieron los primeros gerentes de proyectos vinculados a TI, generalmente
analistas de sistemas, quienes contaban con conocimientos y habilidades tcnicas
especficas, como por ejemplo la realizacin de mltiples actividades
interrelacionadas y pensamiento sistmico.
Haciendo una analoga con otras profesiones como medicina, derecho o ingeniera,
por mencionar algunas, con las cuales se cuenta con disciplinas profesionales que se
preocupan del desarrollo de conocimientos, herramientas sistmicas que permitan
enriquecer las profesiones, as como profundizar el soporte terico en la prctica
profesional. En gerencia de proyectos tambin se cuenta con un cuerpo de
conocimientos el cual es conocido como PMBOK, por sus siglas en ingles Project
Management Body Of Knowledge, el cual contiene la suma de todos los
conocimientos que se tienen y comparten en gerencia de proyectos.
La gua del PMBOK, o la gua de los fundamentos para la direccin de proyectos es
una norma reconocida en la profesin de gerencia de proyectos. Su desarrollo se
inici a principios de los aos 80, por PMI o Project Management Institute, la
primera edicin de esta gua fue publicada en 1987, desde entonces continua
evolucionando a partir de buenas prcticas, reconocida por profesionales,
acadmicos e investigadores dedicados a la gerencia de proyectos quienes
contribuyen con su desarrollo.
6
La gua del PMBOK, busca identificar los principales elementos del cuerpo de
conocimiento para la gerencia de proyectos, que generalmente son reconocidos como
buenas prcticas.
Es importante recalcar que la gua del PMBOK no es lo mismo que el PMBOK, ya
que como se indic anteriormente, la gua del PMBOK es nicamente un
subconjunto de elementos del PMBOK, los cuales generalmente son reconocidos
como buenas prcticas, en tanto que el PMBOK es la suma de todos los
conocimientos que se tienen y comparten en gerencia de proyectos generalmente
reconocidos, stos tienen que ver con el mbito de aplicacin, es decir que esta gua
no est restringida a cierto tipo de proyectos, sino que puede ser utilizada para dirigir
una amplia variedad de proyectos, la mayor parte del tiempo y que a su vez sea
reconocido su valor y su utilidad.
Buenas prcticas se refiere a que existe un consenso en que la aplicacin de los
conocimientos, habilidades y herramientas y tcnicas pueden incrementar las
probabilidades de xito de una amplia variedad de proyectos.
La gua del PMBOK promueve un lxico estndar o un vocabulario comn con la
finalidad de que exista una comunicacin ms clara entre todos los interesados, y
adems describe la gestin de proyectos nicos.
Tambin es necesario mencionar que la gua del PMBOK es una norma, un estndar,
como su nombre lo dice es una gua, no debe ser confundida con una metodologa.
De lo anterior, surge la siguiente pregunta: cul es la diferencia entre una gua y una
metodologa?
La metodologa dice exactamente lo que se debe hacer, mediante mtodos
especficos y terminologa, en cambio una gua sugiere lo que se puede hacer, lo cual
proporciona flexibilidad y agilidad para adaptarse a diversas realidades especficas.
La gua del PMBOK es un completo modelo de referencia para la gerencia de
proyectos basada en 42 procesos, agrupados lgicamente, que conforman los 5
grupos de procesos. Estos 5 grupos de procesos son: Iniciacin, Planificacin,
Ejecucin, Seguimiento y Control, Cierre.
7
3. METODOLOGA
La Metodologa a utilizar se basa en la gua de Administracin de proyectos del PMI
(Project Management Institute), lo que nos permite dividir el proyecto en fases para
una mejor administracin y control del mismo.
Para esto se debe tener muy claro los objetivos, el alcance y requisitos del proyecto
para poder realizar una correcta administracin.
La metodologa divide al proyecto en 5 fases Inicio, Planificacin, Ejecucin,
Seguimiento y Control y Cierre.
Figura 1 Metodologa de los 5 pasos.
8
4. RESULTADOS Y DISCUSIN
4.1 Iniciacin del proyecto
Teniendo como objetivo principal ser una gua prctica de uso cotidiano, obviamente
el objetivo del proyecto se define en trminos de alcance, programa y costo, lo que
veremos en el desarrollo de este material.
En la fase de Iniciacin se deben contemplar las siguientes actividades:
Desarrollar el acta de constitucin del proyecto: un documento de inicio, en el cual se
definen entre otros los siguientes aspectos de un proyecto:
El alcance, el tiempo y los costos
El anlisis de los involucrados
La estructura de la organizacin
El equipo responsable del proyecto
El acta de constitucin del proyecto ofrece una visin preliminar de los roles y
responsabilidades de los principales interesados y determina la autoridad del lder de
proyecto.
Nombre del proyecto
Inversionista
Grupo de inters
Justificacin y beneficios
Objetivos
Alcance
Supuestos
Restricciones
Lmites
Riesgos
9
Factores de xito
Entregables y financiamiento
Identificar a los interesados:
Patrocinador
Director del proyecto
Lder del proyecto
Investigadores del proyecto
Usuarios
Figura 2. Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto: Entradas y Salidas
4.2 Planificacin del proyecto
En esta parte se abordan aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del
proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de accin necesario para alcanzar los
objetivos para cuyo logro se emprendi el proyecto, a continuacin se revisar los
siguientes tpicos:
10
Direccin y alcance del proyecto
Gestin de recursos
Planificar la calidad
Planificar las comunicaciones
Gestin de los riesgos del proyecto
Planificar las adquisiciones del proyecto
4.2.1 Direccin y alcance del proyecto
Desarrollar el plan para la direccin del proyecto es el proceso que consiste en
documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos
los planes subsidiarios.
La gestin del alcance del proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar
que el proyecto incluya todo (y nicamente todo) el trabajo requerido para
completarlo con xito. El objetivo principal de la Gestin del Alcance del Proyecto
es definir y controlar qu se incluye y que no se incluye en el proyecto.
Figura 3. Alcance del Proyecto: Entradas y Salidas
11
Los siguientes tpicos sujetos a revisin son:
Desarrollar el plan para la direccin del Proyecto
Recopilar requisitos
Definir el alcance
Crear la Estructura de Divisin de Trabajo
Figura 4. Estructura de divisin de trabajo (a dos niveles)
4.2.2 Gestin de recursos
La Gestin del tiempo del proyecto incluye los procesos requeridos para administrar
la finalizacin del proyecto a tiempo.
La Gestin de los costos del proyecto incluye los procesos involucrados en estimar,
presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del
presupuesto aprobado.
PROYECTO DE REFORZAMIENTO INFORMATICO
JEFE DE PROYECTO
1. SOLUCION ENLACE DE RED
PERSONAL DE RED
2. SOLUCION DE ACTUALIZACION DE SERVIDORES, RESPADO Y
VIRTUALIZACION
INGENIEROS DE SISTEMAS
3. SOFTWARE "X" DE REGISTRO
INGENIEROS DE SISTEMAS
4. SISTEMA ESTADISTICO
INGENIEROS DE SISTEMAS
5. ADQUISICION DE EQUIPOS DE COMPUTACION
ADQUISICIONES
6. CIERRE DE PROYECTO
JEFE PROYECTO / ING. DE SISTEMAS
12
Para esto no solo se debe tomar en cuenta la experiencia e informacin histrica sino
que se debe realizar la estimacin con modelos cientficos para contrastar los valores
y tomar un valor ms cercano a la realidad segn el proyecto a realizar, a
continuacin ejemplos:
Estimacin Algortmica (Cocomo): Para realizar proyectos de software el
mtodo cientfico ms utilizado en la estimacin de costos es el de Cocomo.
Estimacin Algortmica (Pert): El mtodo Pert se basa en el promedio de los
posibles costos (optimista, pesimista y probable).
Desarrollar el plan de recursos humanos es el proceso por el cual se identifican y
documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades
requeridas y las relaciones de comunicacin, y se crea el plan para la direccin de
personal.
Los siguientes tpicos sujetos a revisin son:
Definir las actividades
Secuenciar las actividades, estimacin de recursos y tiempo
Desarrollar el cronograma
Estimar los costos
Determinar el presupuesto
Desarrollar el plan de recursos humanos
13
A C T I V I D A D E S para Actualizacin
1) Adquisicin de equipos de computacin
2) Adquisicin de impresora lser
3) Cableado estructurado
4) Adquisicin de servidores rackeables
5) Adquisicin de servidor proxy
6) Software "X" de registro y control
7) Sistema estadstico
8) Solucin para enlace de red
9) Solucin de actualizacin de servidores
10) Cierre del proyecto
Tabla 1. Tabla con lista de actividades (Ejemplo prctico)
4.2.3 Planificar la calidad
Planificar la calidad es el proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad
y/o normas para el proyecto y el producto, documentando la manera en que el
proyecto demostrar el cumplimiento con los mismos.
Al planificar la calidad del proyecto asegrese de que las necesidades del cliente
queden satisfechas.
14
Tabla 2. Mtrica del Proyecto
El realizar el plan de calidad es tomar en cuenta los procesos en los cuales se
identifican los requisitos de calidad y las normas que estarn vigentes para el
desarrollo del proyecto.
Figura 5 Planificacin de Calidad: Entradas y Salidas
15
4.2.4 Planificar las comunicaciones
Es el proceso para determinar las necesidades de informacin de los interesados en el
proyecto y definir cmo abordar las comunicaciones con ellos.
Figura 6 Planificacin de las Comunicaciones: Entradas y Salidas
4.2.5 Gestin de los riesgos del proyecto
La Gestin de los riesgos del proyecto incluye los procesos relacionados con llevar a
cabo la planificacin de la gestin, la identificacin, el anlisis, la planificacin de
respuesta a los riesgos, as como su seguimiento y control en un proyecto. Los
objetivos de la gestin de los riesgos del proyecto son aumentar la probabilidad y el
impacto de eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de eventos
negativos para el proyecto.
El riesgo es un elemento futuro que siempre est presente en cualquier proyecto, en
la actualidad muchos proyectos fracasan debido a un mal manejo efectivo de los
riesgos y existe en cualquier actividad o proceso y tiene asociado un costo.
Por esta razn es necesario un manejo formal, es por eso que en la gua PMBOK se
menciona un rea de conocimiento que es la Gestin de los riesgos del proyecto.
Los procesos que nos ayudan en la identificacin son:
16
Planificacin de la gestin de riesgos: Se decide, como enfocar, planificar y ejecutar
las actividades de gestin de riesgos para un proyecto.
Identificacin de riesgos: determina qu riesgos pueden afectar al
proyecto y documentar sus caractersticas.
Anlisis cualitativo y cuantitativo de riesgos: Cada riesgo se clasifica
segn su probabilidad de ocurrencia e impacto.
Planificacin de la respuesta a los riesgos: Se desarrollan opciones y
acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los
objetivos del proyecto.
Seguimiento y control de riesgos: Una vez identificados los riesgos
del proyecto, es necesario realizar un seguimiento.
Figura 7 Planificacin de la Gestin de Riesgos: Entradas y Salidas
17
Figura 8 Estructura de Desglose del Riesgo
4.2.6 Planificar las adquisiciones del proyecto
Consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificando la
forma de hacerlo e identificando a posibles vendedores.
Razones para Hacer Razones para Comprar
Ahorro de costos Ahorro de costos
Utilizar skills dentro de la organizacin El skills no disponible o no existe
Control de trabajo Menos volumen de trabajo
Control de propiedad intelectual Ms eficiente
Staff disponible Disponibilidad de proveedor
La atencin se centra en el ncleo del
trabajo del proyecto
Tabla 3. Algunas razones para hacer o comprar
PROYECTO SOLUCION
TECNOLOGICA
ORGANIZACIONAL
RECURSOS
FINANCIAMIENTO
CULTURA/CLIMA ORGANIZACIONAL
SEGURIDAD
EXTERNO
CONTRATISTAS Y PROVEEDORES
TECNICO
DISEO
TECNOLOGIA
INTEGRACION
COMPLEJIDAD
DIRECCION
PLANIFICACION
PROGRAMA
CONTROL
COMUNICACIONES
18
4.3 Ejecucin del proyecto
En esta parte se abordan aquellos procesos realizados para completar el trabajo
definido en el plan para la direccin del proyecto a fin de cumplir con las
especificaciones del mismo, a continuacin se revisar los siguientes tpicos.
Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto
Aseguramiento de la calidad y desarrollo de Recursos del proyecto
Gestionar las comunicaciones
Efectuar las adquisiciones del proyecto
4.3.1 Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto
Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto es el proceso que consiste en ejecutar el
trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto para cumplir con los
objetivos del mismo.
4.3.2 Aseguramiento de la calidad y desarrollo de recursos del proyecto
Aseguramiento de la calidad es el proceso que consiste en auditar los requisitos de
calidad y los resultados de las medidas de control de calidad, para asegurar que se
utilicen las normas de calidad apropiadas y las definiciones operacionales.
La Gestin de los recursos humanos del proyecto incluye los procesos que organizan,
gestionan y conducen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto est
conformado por aquellas personas a las que se les han asignado roles y
responsabilidades para completar el proyecto.
19
4.3.3 Gestionar las comunicaciones
La Gestin de las comunicaciones del proyecto incluye los procesos requeridos para
garantizar que la generacin, la recopilacin, la distribucin, el almacenamiento, la
recuperacin y la disposicin final de la informacin del proyecto sean adecuados y
oportunos. Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo
comunicndose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto
si son internos (en todos los niveles de la organizacin) como externos a la misma.
El objetivo del plan de comunicaciones es definir y seguir los procesos adecuados
para satisfacer las necesidades de comunicacin de los integrantes del equipo del
proyecto.
El tipo de comunicacin que es utilizado en los proyectos son:
Comunicacin Formal: Cartas, Diapositivas, Actas de Reunin
Comunicacin Informal: Correo electrnico y registro de llamadas
telefnicas.
Las reuniones son parte fundamental dentro del proyecto ya que en estas se controla
los avances del proyecto, cambios que surgen y/o problemas dentro del desarrollo del
proyecto.
4.3.4 Efectuar las adquisiciones del proyecto
Es el proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y
adjudicar un contrato.
20
4.4 Control del proyecto
En esta parte se abordan aquellos procesos requeridos para monitorear, analizar y
regular el progreso y el desempeo del proyecto, para identificar reas en las que el
plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes, a continuacin se
revisar los siguientes tpicos.
Control del proyecto y alcance
Controlar los recursos
Realizar el control de calidad e informar el desempeo
Administrar las adquisiciones
4.4.1 Control del proyecto y alcance
Monitorear y controlar es el proceso que consiste en revisar y regular el avance a fin
de cumplir con los objetivos de desempeo definidos en el plan para la direccin del
proyecto. Realizar el control integrado de los cambios es el proceso que consiste en
revisar todas las solicitudes de cambio, y en aprobar y gestionar los cambios en los
entregables, en los activos de los procesos de la organizacin, en los documentos
del proyecto y en el plan para la direccin del proyecto.
Verificar el alcance es el proceso que consiste en formalizar la aceptacin de los
entregables del proyecto que se han completado. Controlar el alcance es el proceso
que consiste en monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto, y en
gestionar cambios a la lnea base del alcance.
21
Figura 9 Proceso de control de cambios
4.4.2 Controlar los recursos
Controlar el cronograma es el proceso por el que se da seguimiento al estado del
proyecto para actualiza el avance del mismo y gestionar cambios a la lnea base del
cronograma.
Controlar los costos es el proceso que consiste en monitorear la situacin del
proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la lnea base
de costo.
22
4.4.2.1 Realizar el control de calidad e informar desempeo
Es el proceso por el cual se monitorean y registran los resultados de la ejecucin de
las actividades de control de calidad, para asegurar que se utilicen las normas de
calidad apropiadas y las definiciones operacionales.
Informar el desempeo es el proceso de recopilacin y distribucin de informacin
sobre el desempeo, incluyendo informes de estado, mediciones del avance y
proyecciones.
4.4.3 Administrar las adquisiciones
Administrar las adquisiciones es el proceso que consiste en gestionar las relaciones
de adquisiciones, supervisar el desempeo del contrato y efectuar cambios y
correcciones segn sea necesario.
4.5 Cierre del Proyecto
Cerrar el proyecto o Fase es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades
a travs de todos los grupos de procesos de la direccin de proyectos para completar
formalmente el proyecto o una fase del mismo.
Cerrar las adquisiciones es el proceso de finalizar cada adquisicin para el proyecto,
tambin implica actividades administrativas as como archivar toda la informacin
para su uso en el futuro.
23
Figura10 Ciclo dinmico de un Proyecto
24
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
A lo largo de la redaccin de este material hemos realizado anlisis y observaciones
que son precisos recopilar para aadir a la experiencia en la direccin de proyecto,
las mismas que detallamos a continuacin.
Las lecciones aprendidas deben ser tomadas en serio desde el principio del
proyecto y durante la ejecucin del mismo, son el disparador de las mejoras en el
proceso del proyecto y nos ayuda a evitar repetir las mismas situaciones a lo largo de
la ejecucin del proyecto y para los nuevos proyectos.
El uso de lecciones aprendidas fundamentalmente es para:
Mejorar los procesos de proyectos
Mejorar la toma de decisiones
Evaluar el desempeo del personal
Incrementar el conocimiento organizacional
Los beneficios:
Construir una base del conocimiento dentro de la organizacin
Oportunidad de actualizar, polticas, procesos y procedimientos
Mejorar la habilidad de negocios
Estar alertas a la actualizacin del plan de riesgo
Para analizar el desempeo del costo es importante que la informacin recopilada sea
tan actual como sea posible y que toda se base en el mismo periodo de presentacin
de informes. Por ejemplo, si los costos se recopilan el da 30 de cada mes, entonces
los porcentajes estimados de terminacin para los paquetes de trabajo se deben basar
en el trabajo realizado hasta el da 30 de cada mes.
25
Lo importante de todo esto es: no se debe ignorar el componente Costo del proyecto
durante su ejecucin, eso no es un tema del departamento de contabilidad de la
empresa, sino del proyecto en s. El Director es responsable de la Triple Limitacin,
y una de las tres variables de la Triple Limitacin es Costo.
No se debe confundir Costo con Tiempo, sobre todo en proyectos de servicios,
porque las dos variables quizs no progresen sincronizadamente.
Podra ser que estemos en la mitad de nuestro proyecto y que hayamos "consumido"
la mitad de las horas de trabajo estimadas, pero que hayamos gastado el 75% del
presupuesto. Los patrocinadores querrn saber esto, el Director de proyectos
tambin, y juntos debern analizar si esto es normal y tomar acciones correctivas si
es necesario.
Algo importante en la aplicacin de valor ganado en cuanto a costos reales, es
considerar los costos comprometidos, esto significa considerar los costos
comprometidos como parte de los costos reales para acercarnos ms a los valores que
reflejan el estado anmico de nuestro proyecto, estos costos comprometidos, aunque
no se hayan desembolsado por polticas de entrega total del proyecto, deben ser
considerados como un egreso que se va a convertir en un desembolso real en el
momento que se lo requiera.
Definir los objetivos a largo y corto plazo para un nuevo proyecto tomando en cuenta
todos los riesgos posibles.
Los proyectos pueden cancelarse o estancarse por tiempo indefinido debido al
presupuesto limitado, tomar precauciones al respecto y definir soluciones
alternativas.
26
Priorizar y secuenciar de manera ptima la ejecucin de cada objetivo del proyecto,
tomando en cuenta el atraso que puede llevar a tener varios procesos en paralelo,
ocasionando dificultad para monitorearlos y finiquitarlos.
Hay que preparar a los usuarios de manera progresiva hacia los nuevos cambios
tecnolgicos, de no ser as tendremos mucha resistencia al cambio provocando ms
gastos de recursos.
Cuando no est escrito como hacer las cosas, cada uno piensa que es dueo de la
verdad y toma mucho esfuerzo alinear a las personas con los objetivos de la
Institucin.
27
6. REFERENCIAS BIBLOGRFICAS
Libros:
PMBOOK 4ta Edicin 2009 Gua de los Fundamentos para la Administracin de
Proyectos
PMBOOK 3ta Edicin 2004 Gua de los Fundamentos para la Administracin de
Proyectos
Revista electrnica:
http://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledge.
28
A N E X O
En esta seccin se incluye el material necesario para Documentar el Proyecto en
todas las fases de este estudio, complementando a este Manual para las etapas de
gestin de Proyectos Informticos.
29
ANEXO: DOCUMENTACION
1 Iniciacin del proyecto
Ejemplo de Acta de Constitucin de Proyecto
30
31
32
2 Planificacin del proyecto
Direccin y alcance del proyecto
* Documento de especificacin de requerimientos
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34
35
36
37
38
39
Carta Gantt
40
Planificar la calidad
* Informe de certificacin
41
42
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44
45
46
47
Planificar las comunicaciones
* Minutas de Reunin
48
Gestin de los riesgos del proyecto
* Matriz de Riesgo
49
50
51
Planificar las adquisiciones del proyecto
Razones para Hacer Razones para Comprar
Ahorro de costos Ahorro de costos
Utilizar skills dentro de la organizacin El skills no disponible o no existe
Control de trabajo Menos volumen de trabajo
Control de propiedad intelectual Ms eficiente
Staff disponible Disponibilidad de proveedor
La atencin se centra en el ncleo del
trabajo del proyecto
52
3. Ejecucin del proyecto
Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto
- Utilice Diagrama de Gantt
53
Aseguramiento de la calidad y desarrollo de recursos del
proyecto
* Solicitud de QA
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55
56
57
Gestionar las comunicaciones
Minuta de Reunin
58
Control del proyecto