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Portal delColaboradorhttps://portalrh.carvajal.com/

Bienvenidos

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Introducciónal portal

El portal del Colaborador, es la plataforma donde podrás modificar y actualizar

información personal, visualizar e imprimir cartas laborales y comprobantes de

nómina, consultar los días de vacaciones pendientes por disfrutar y hacer las

solicitudes de vacaciones Internas.

Las opciones en la plataforma varían de acuerdo al nivel de acceso que se te

haya otorgado, existen 3 tipos de acceso :

Acceso para Colaboradores

Acceso para el área de Gestión Humana

Acceso para Jefes

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CómoIngresar

Para acceder debes ingresar tu usuario y contraseña.

La contraseña de 4 digitos es para nuevos usuarios, así que debes crear

una nueva contraseña.

La nueva contraseña debe incluir al menos una letra en mayúscula y debe

ser mínimo de 8 carácteres.

Para acceder debes ingresar tu usuario y contraseña.

La contraseña de 4 digitos es para nuevos usuarios, así que debes crear

una nueva contraseña.

La nueva contraseña debe incluir al menos una letra en mayúscula y debe

ser mínimo de 8 carácteres.

UsuarioNúmero de cédula de ciudadanía

ContraseñaÚltimos 4 digitosde la cédula

Para cambiar tu contraseña sigue esta ruta:

-Perfil -Datos Personales -Cambiar Contraseña.

Pag. 3

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Menú PerfilDatos Personales

Información Personal

Aquí podrás actualizar y/o modificar tu información básica, de contacto y

de residencia.

Información Personal

Aquí podrás actualizar y/o modificar tu información básica, de contacto y

de residencia.

Haciendo clic en Modificar puedes cambiar tus datos si es necesario.

Haciendo clic en Modificar puedes cambiar tus datos si es necesario.

Opción habilitada para:

Pag.4

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Experiencialaboral

Aquí podrás actualizar la experiencia laboral que has tenido hasta el momento y

las solicitudes pendientes

Aquí podrás actualizar la experiencia laboral que has tenido hasta el momento y

las solicitudes pendientes

Para registrar tu experiencia, puedes hacer clic en “adicionar una Experiencia

Laboral” y completar tus datos.

Después de diligenciar tus datos Laborales, se creará una solicitud. Para

saber si ha sido aprobada, debes verificar en la casilla de “Estado”

Para registrar tu experiencia, puedes hacer clic en “adicionar una Experiencia

Laboral” y completar tus datos.

Después de diligenciar tus datos Laborales, se creará una solicitud. Para

saber si ha sido aprobada, debes verificar en la casilla de “Estado”

De acuerdo al estado de tu solicitud, puedes Editarla si tienes que añadir o corregir tu información

De acuerdo al estado de tu solicitud, puedes Editarla si tienes que añadir o corregir tu información

Opción habilitada para:

Pag. 5

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Estudios

Desde esta opción podrás ingresar los estudios formales que has realizado

hasta el momento.

Si no tienes Estudios añadidos, puedes agregarlos haciendo clic en “Adicionar

Nuevo Estudio”.

Después de completar todos tus datos, Gestión Humana se encargará de validar

si son correctos y el proceso de tu solicitud se mostrará en “Estado”.

Desde esta opción podrás ingresar los estudios formales que has realizado

hasta el momento.

Si no tienes Estudios añadidos, puedes agregarlos haciendo clic en “Adicionar

Nuevo Estudio”.

Después de completar todos tus datos, Gestión Humana se encargará de validar

si son correctos y el proceso de tu solicitud se mostrará en “Estado”.

De acuerdo al estado de tu solicitud, puedes Editarla si tienes que añadir o corregir tu información

De acuerdo al estado de tu solicitud, puedes Editarla si tienes que añadir o corregir tu información

De acuerdo al estado de tu solicitud, puedes Editarla si tienes que añadir o corregir tu información

De acuerdo al estado de tu solicitud, puedes Editarla si tienes que añadir o corregir tu información

Opción habilitada para:

Pag. 6

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De acuerdo al estado de tu solicitud, puedes Editarla si tienes que añadir o corregir tu información

De acuerdo al estado de tu solicitud, puedes Editarla si tienes que añadir o corregir tu información

Beneficiarios

Desde esta opción podrás agregar a los miembros de tu grupo familiar que

necesiten beneficios.

Tienes que hacer clic en “ Adicionar un beneficiario” si quieres agregar a más familiares, debes completar los datos

necesarios, hacer clic en “Envíar” y esperar el estado de tu solicitud.

Desde esta opción podrás agregar a los miembros de tu grupo familiar que

necesiten beneficios.

Tienes que hacer clic en “ Adicionar un beneficiario” si quieres agregar a más familiares, debes completar los datos

necesarios, hacer clic en “Envíar” y esperar el estado de tu solicitud.

Opción habilitada para:

Pag. 8

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Menú PerfilDatos Laborales

Comprobante de Pago

Aquí podrás ver y descargar los comprobantes de pago de

todos los periodos.

Comprobante de Pago

Aquí podrás ver y descargar los comprobantes de pago de

todos los periodos.

CertificadoLaboral

Esta opción te permite generar y descargar en PDF tus certificados

laborales

Debes elegir el certificado que desees consultar y después hacer

clic en el botón de descarga.

Esta opción te permite generar y descargar en PDF tus certificados

laborales

Debes elegir el certificado que desees consultar y después hacer

clic en el botón de descarga.

SeguridadSocial

Puedes visualizar las entidades a las cuales te encuentras afiliado desde esta opción.

Puedes visualizar las entidades a las cuales te encuentras afiliado desde esta opción.

Opción habilitada para:

Opción habilitada para:

Opción habilitada para:

Pag. 9

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Casilla donde monitoreas tu solicitud de vacaciones. Casilla donde monitoreas tu solicitud de vacaciones.

Después de envíar tu solicitud, podrás monitorear el proceso de tu solicitud consultando la casilla “estado”. Estas

aparecerán informándote lo siguiente:

Después de envíar tu solicitud, podrás monitorear el proceso de tu solicitud consultando la casilla “estado”. Estas

aparecerán informándote lo siguiente:

Pendiente de Validación Necesita la aprobación de tu jefe.

Aprobado, pendiente de envío a Nómina Aprobado pero falta el ingreso a la nómina.

Enviado a la Nómina con éxito El proceso finalizo con éxito.

Pendiente de Validación Necesita la aprobación de tu jefe.

Aprobado, pendiente de envío a Nómina Aprobado pero falta el ingreso a la nómina.

Enviado a la Nómina con éxito El proceso finalizo con éxito.

Puedes visualizar las entidades a las cuales te encuentras afiliado desde esta opción.

Puedes visualizar las entidades a las cuales te encuentras afiliado desde esta opción.

Menú SolicitudesVacaciones

Opción donde podrás solicitar tus vacaciones y ver el detalle de tus

vacaciones pendientes. Debes completar el formulario para solicitar tus vacaciones.

Opción donde podrás solicitar tus vacaciones y ver el detalle de tus

vacaciones pendientes. Debes completar el formulario para solicitar tus vacaciones.

VacacionesInternas

Aquí podrás Restaurar y Solicitar tus Vacaciones Internas. El formulario es similar al de Vacaciones, solamente varía la opción:

“Tipo de Solicitud”

Aquí podrás Restaurar y Solicitar tus Vacaciones Internas. El formulario es similar al de Vacaciones, solamente varía la opción:

“Tipo de Solicitud”

Restaurar: Cuando vas a incrementar tus días pendientes por disfrutar.

Solicitar: Para disfrutar tus días de vacaciones disponibles

Restaurar: Cuando vas a incrementar tus días pendientes por disfrutar.

Solicitar: Para disfrutar tus días de vacaciones disponibles

Opción habilitada para:

Opción habilitada para:

Pag. 10

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Opción habilitada para:

Casilla donde revisas el estado de validación de tu solicitud Casilla donde revisas el estado de validación de tu solicitud

AportesVoluntarios

Debes llenar el formulario si quieres realizar un aporte.

Cuando llenes los datos requeridos y envíes el formulario debes estar atento al estado de

validación del proceso en la casilla “ Estado de validación”.

Debes llenar el formulario si quieres realizar un aporte.

Cuando llenes los datos requeridos y envíes el formulario debes estar atento al estado de

validación del proceso en la casilla “ Estado de validación”.

Entidad Afiliada

Valor del aporte

Periodo en elque se descuenta

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Menú Solicitudespara Jefes

CambiosLaborales

Prórroga de contrato

Desde aquí podrás actualizar las prórrogas a vencerse de tus colaboradores en los

próximos dos meses.

Esta opción únicamente se habilita cuando tienes personas a tu cargo.

Desde aquí podrás actualizar las prórrogas a vencerse de tus colaboradores en los

próximos dos meses.

Esta opción únicamente se habilita cuando tienes personas a tu cargo.

Opción habilitada solo para:

Esta opción le permite al jefe a cargo realizar cambios en el salario, contrato y centro de

costo de tus colaboradores.

Recuerda que si el colaborador no está en tu área debes realizarle un cambio de cargo.

Los cambio laborales se realizan el primer día de cada mes. Además, deben estar validados para que se hagan efectivos

Esta opción le permite al jefe a cargo realizar cambios en el salario, contrato y centro de

costo de tus colaboradores.

Recuerda que si el colaborador no está en tu área debes realizarle un cambio de cargo.

Los cambio laborales se realizan el primer día de cada mes. Además, deben estar validados para que se hagan efectivos

Opción habilitada solo para:

Enviando se actualiza la fechade prórroga de tu colaborador

Pag. 12

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Vacantes

Como Jefe, desde esta opción podrás inscribir una nueva vacante de empleo.

Para crear una nueva vacante debes completar todos los datos solicitados y

envíar la solicitud para que sea revisada.

Después debes verificar tu solicitud en la casilla “Estado”.

Como Jefe, desde esta opción podrás inscribir una nueva vacante de empleo.

Para crear una nueva vacante debes completar todos los datos solicitados y

envíar la solicitud para que sea revisada.

Después debes verificar tu solicitud en la casilla “Estado”.

Opción habilitada solo para:

Ejemplo de solicitud aprobada Pag. 13

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Reporte de NovedadesA través de esta opción podrás

reportar a nómina las comisiones, horas extra, etc.

A través de esta opción podrás reportar a nómina las comisiones,

horas extra, etc.

Para envíar un Reporte de Novedades debes hacer lo siguiente:

1- Descargar la plantilla a tu ordenador2- Diligenciar el archivo de Excel

3- Seleccionar el archivo que diligenciaste4- Hacer clic en el botón “ Cargar”

Para envíar un Reporte de Novedades debes hacer lo siguiente:

1- Descargar la plantilla a tu ordenador2- Diligenciar el archivo de Excel

3- Seleccionar el archivo que diligenciaste4- Hacer clic en el botón “ Cargar”

Después de cargar el archivo con la plantilla de Novedades debes revisar el “estado del

cargue” del archivo para rectificar si la información que contiene es correcta o

posee errores.

Después de cargar el archivo con la plantilla de Novedades debes revisar el “estado del

cargue” del archivo para rectificar si la información que contiene es correcta o

posee errores.

Opción habilitada solo para:

Menú Solicitudespara Gestión Humana

1 -2

3

4

Ejemplo 1 : archivo que debe ser modificadoEjemplo 2: archivo coninformación correcta

Si el archivo contieneerrores debes descargarlo, corregirlo y volver a cargarlo

Pag. 14

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Haz clic en el botón “ Ingresar Persona”, completa la información personal y

oprime “guardar”

Haz clic en el botón “ Ingresar Persona”, completa la información personal y

oprime “guardar”

Esta opción te permite hacer ingresos o reingresos para los colaboradores

Esta opción te permite hacer ingresos o reingresos para los colaboradores

Cuando hayas completado la información necesaria debes verificar en la casilla de

“Estado” que el registro esté completo para poder enviarlo

Cuando hayas completado la información necesaria debes verificar en la casilla de

“Estado” que el registro esté completo para poder enviarlo

Opción habilitada solo para:

Ingresos yReingresos

Botón para acceder a completarla información laboral de lanueva persona que ingresa

Cuando el registro se haya completado podrás envíarla solicitud de ingreso.

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Así se visualiza en pantalla la información personal que se debe completar para

seguir con el proceso.

Debes hacer exactamente lo mismo con la información laboral, llenándola y haciendo

clic en “ guardar”.

Así se visualiza en pantalla la información personal que se debe completar para

seguir con el proceso.

Debes hacer exactamente lo mismo con la información laboral, llenándola y haciendo

clic en “ guardar”.

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Mis ColaboradoresEn esta opción verás los colaboradores

que tienes a cargo.En esta opción verás los colaboradores

que tienes a cargo.

Opción habilitada solo para:

Menú Mi Gestiónpara Jefes

Pag. 17

En el menú “ Mi Gestión” encontrarás las siguientes opciones de validación:

- Validar Vacaciones- Validar Vacaciones Internas- Validar Cambios Laborales

Par cada una de las opciones debes revisar si la información es correcta o no dependiendo de lo que vayas a validar, si

la información es correcta debes hacer clic en “ Aprobar”, si es incorrecta , debes

hacer clic en “rechazar”

En el menú “ Mi Gestión” encontrarás las siguientes opciones de validación:

- Validar Vacaciones- Validar Vacaciones Internas- Validar Cambios Laborales

Par cada una de las opciones debes revisar si la información es correcta o no dependiendo de lo que vayas a validar, si

la información es correcta debes hacer clic en “ Aprobar”, si es incorrecta , debes

hacer clic en “rechazar”

Validaciones

Opción habilitada solo para:

Apruebas si la información estácorrecta y completa, rechazas si

algo está incorrecto o incompleto

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Opción habilitada solo para:

Menú Mi Gestiónpara Gestión Humana

Pag. 18

En el menú “ Mi Gestión” encontrarás las siguientes opciones de validación:

- Validar Información de Contacto- Validar Reporte de Ausentismos- Validar Reporte de Novedades

- Validar Ingresos y Reingresos - Validar Aportes Voluntarios- Validar Experiencia Laboral

- Validar Cambios Laborales- Validar Beneficiarios

- Validar vacaciones- Validar Estado Civil

- Validar Estudios- Validar Vacantes

- Validar Beneficios

Para cada una de las opciones debes revisar si la información es correcta o no dependiendo de lo que vayas a validar, si

la información es correcta debes hacer clic en “ Aprobar”, si es incorrecta ,

debes hacer clic en “rechazar”

En el menú “ Mi Gestión” encontrarás las siguientes opciones de validación:

- Validar Información de Contacto- Validar Reporte de Ausentismos- Validar Reporte de Novedades

- Validar Ingresos y Reingresos - Validar Aportes Voluntarios- Validar Experiencia Laboral

- Validar Cambios Laborales- Validar Beneficiarios

- Validar vacaciones- Validar Estado Civil

- Validar Estudios- Validar Vacantes

- Validar Beneficios

Para cada una de las opciones debes revisar si la información es correcta o no dependiendo de lo que vayas a validar, si

la información es correcta debes hacer clic en “ Aprobar”, si es incorrecta ,

debes hacer clic en “rechazar”

Apruebas si la información estácorrecta y completa, rechazas si

algo está incorrecto o incompleto

Formato de validación solo para Reporte de Ausentismo y de Novedades

Estructura de validación para todos los demás. loúnico que cambia es la información de las casillas dependiendo del tipo de validación.

Visualizar la información completa

Visualizar la información completa

Descargar el archivo para validarla información

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Políticas de ahorroMenú Solicitudes

Pag. 19

Ingresando al menú “solicitudes” podrás encontrar la opción: ‘Política de Ahorro’

Esta opción te permite definir tus políticas de ahorro y la forma en la que quieres

distribuirlas.

Ingresando al menú “solicitudes” podrás encontrar la opción: ‘Política de Ahorro’

Esta opción te permite definir tus políticas de ahorro y la forma en la que quieres

distribuirlas.

Opción habilitada solo para:

Comprueba cuales son los valoresque tienes asignados antes de

ingresar unos nuevos.

Si es la primera vez que lo vas a hacer, los valores

aparecerán en 0,00%

Ingresa los valores que deseas asignar para:FMIFVOLAFC

Ingresa los valores que deseas asignar para:FMIFVOLAFC

Recuerda que la suma de los valores que asignes, no puede ser mayor al 5,00%

Recuerda que la suma de los valores que asignes, no puede ser mayor al 5,00%

Asigna el valor del FMI

adicional.Recuerda que no puede ser

mayor al 10,00%

Asigna el valor del FMI

adicional.Recuerda que no puede ser

mayor al 10,00%

Envíalo y verifica en el cuadro siguiente que haya sido

enviado a la nómina con éxito.

Envíalo y verifica en el cuadro siguiente que haya sido

enviado a la nómina con éxito.

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Pag. 20

Horas ExtrasMenú Solicitudes

En el Menú Solicitudes, dale click a la opción “Horas Extras”.

En el Menú Solicitudes, dale click a la opción “Horas Extras”.

Para realizar una solicitud de Horas Extras laboradas, haz click en la pestaña ‘Nueva Solicitud’ y llena los campos.Asegúrate de específicar los días y las horas que quieres que te sean validadas.

Para realizar una solicitud de Horas Extras laboradas, haz click en la pestaña ‘Nueva Solicitud’ y llena los campos.Asegúrate de específicar los días y las horas que quieres que te sean validadas.

Envíalo y en la pestaña ‘Mis Solicitudes’ verifica que haya sido enviado a

la nómina con éxito.

Envíalo y en la pestaña ‘Mis Solicitudes’ verifica que haya sido enviado a

la nómina con éxito.

Esta opción sirve para validar tus Horas Extras laboradas.

Esta opción sirve para validar tus Horas Extras laboradas.

Opción habilitada solo para:

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Pag. 21

ValidaciónHoras Extras

Para Jefes

Ingresando al Menú “Mi Gestión” podrás encontrar la opción ‘Validar Horas Extras’.

Esta opción te permitirá revisar las solicitudes de Horas Extras realizadas por tus

colaboradores y pasar a realizar la aprobación o el rechazo de las mismas.

Ingresando al Menú “Mi Gestión” podrás encontrar la opción ‘Validar Horas Extras’.

Esta opción te permitirá revisar las solicitudes de Horas Extras realizadas por tus

colaboradores y pasar a realizar la aprobación o el rechazo de las mismas.

Opción habilitada solo para:

Revisa las solicitudes de los colaboradores que hacen falta

por revisar en la pestaña ‘pendientes’

Revisa las solicitudes de los colaboradores que hacen falta

por revisar en la pestaña ‘pendientes’

Haz click en cada una de lassolicitudes pendientes y asegúrate de revisarlas.

Agrega un comentario si es pertinente hacerlo selecciona en una de las opciones para:

‘aprobar’ ó ‘rechazar’ la solicitud.

Haz click en cada una de lassolicitudes pendientes y asegúrate de revisarlas.

Agrega un comentario si es pertinente hacerlo selecciona en una de las opciones para:

‘aprobar’ ó ‘rechazar’ la solicitud.

Finalmente comprueba las solicitudes ‘Aprobadas’ y

‘Rechazadas’ en cada una de las respectivas pestañas.

Finalmente comprueba las solicitudes ‘Aprobadas’ y

‘Rechazadas’ en cada una de las respectivas pestañas.