UNIVERSIDAD DE ORIENTEUNIVERSIDAD DE ORIENTENÚCLEO DE SUCRENÚCLEO DE SUCRE
ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALESESCUELA DE CIENCIAS SOCIALESPROGRAMA DE GERENCIA DE PROGRAMA DE GERENCIA DE
RECURSOSHUMANOSRECURSOSHUMANOS
FACILITADOR:
Lcda. Oly Mata
Sistemas y Procedimient
os Administrativ
os de Recursos HumanosCódigo: 681-5193
FACILITADOR:
Lcda. Oly Mata
Unidad III
Los Manuales y su proceso de elaboración Profesora Oly Mata
Objetivo General
Determinar las partes integrantes de la estructura de un manual de políticas, normas y procedimientos de recursos
humanos
Los Manuales y su proceso de elaboración Profesora Oly Mata
Objetivos Especìficos
Definir manuales
Identificar los responsables de elaborar los manuales
Identificar las ventajas y limitaciones de los manuales
Identificar los diferentes tipos de manuales
Describir los pasos para la elaboración de manuales Describir las partes integrantes de los manuales
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Tema I
Si usted naufragara en una isla desierta…
…y dentro de lo poco que pudo salvar apareciera un libro ¿cuál libro le gustaría
encontrar?
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Tal vez, la mayoría pensaría en encontrar la
Biblia o algún otro libro…
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
CONCEPTOCONCEPTO
“Una expresión formal de todas las informaciones
necesarias para operar en un determinado sector; es
una guía que permite encaminar en la dirección
adecuada los esfuerzos del personal operativo”
Continolo G
Definición de Manuales
Los Manuales y su proceso de elaboración Profesora Oly Mata
Medio Medio dede
ComunicaciònComunicaciòn
Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas,
procedimientos, normas, etc.
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa, determinar responsabilidades, evitar
duplicidad y detectar omisiones.
Objetivos de los Manuales
Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso
Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y
supervisión innecesarias
Objetivos de los Manuales
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo
Ventajas de los Manuales
Según Joaquín Rodríguez Valencia, entre las ventajas de los Manuales se encuentran:
Proporcionan una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar
Permiten delegar en forma efectiva
Evita improvisaciones y /o decisiones apresuradas
Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones
Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas a través del tiempo.
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Ventajas de los Manuales
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Desventajas o Limitaciones de los Manuales
Si se elaboran en forma
deficiente se producen serios inconvenientes
en la realización de las
operaciones
El costo de producirlos y actualizarlos
puede ser alto
Si no se les actualizan
periódicamente pierden
efectividad Si se sintetizan
demasiado, pierden su
utilidad, pero si abundan en
detalles pueden volverse
complicados.
Existe el temor de
que pueda conducir a
una estricta reglamenta
ción y rigidez
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Clasificación de los Manuales
Por sualcance
Por su contenido
Según Rodríguez Valencia os manuales se clasifican de la siguiente manera
Por su función
específica
Clasificación de los
Manuales
Ventajas de los Manuales
Según Joaquín Rodríguez Valencia
Manual de historia de la organización
Manual de procedimientos
Manual de Adiestramiento o instructivos, etc.
Manual de organización
Manual de políticas
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Clasificación de los Manuales
Por su Contenido
Ventajas de los Manuales
Manual de Producción
Manual de Contabilidad
Manual de Personal
Manual de Compras
Manual de Ventas
Los Manuales y su proceso de elaboración
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Clasificación de los Manuales
Por su función
específica
De acuerdo con esta clasificación se pueden elaborar manuales con base a las funciones operacionales
Los Manuales y su proceso de elaboración Profesora Oly Mata
Clasificación de los ManualesEstos manuales se basan en las necesidades específicas que surgen y de acuerdo con su ámbito de aplicación, pueden abarcar muchas
o pocas actividades. Se clasifican en:
Manuales Específicos
Manuales Generales
Por su Alcance
Los Manuales y su proceso de elaboración Profesora Oly Mata
Clasificación de los Manuales
Manual General de Políticas
Manuales Generales de Organización
Manual General de Procedimientos
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales:
Manuales Generales
Contienen información de una unidad orgánica. En esta clasificación se incluyen los siguientes manuales
Los Manuales y su proceso de elaboración
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Clasificación de los Manuales
Manual Especifico de Políticas de Personal
Manual Específico de Reclutamiento y Selección
Manual Especifico de Evaluación de Desempeño
Manuales Específicos
Manual Especifico de Procedimientos de Personal
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
¿Cuál es el tipo de manual que se debe elaborar en la organización?
Esto se determina respondiendo la siguiente
pregunta:¿Cuál es el propósito que
se desea lograr?
Dependiendo de los requerimientos y las necesidades de cada
organización se elaborarán los manuales respectivos
Crear un departamento centralizado
Elaborar Manuales
Los Manuales y su proceso de elaboración
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Responsables de Elaborar los Manuales
Consultores externos
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Presentación del proyecto Recolección de
InformaciónProcesamiento de la Información
Redacción
Diseño del Formato Revisió
n y Aproba
ción
Pasos para Elaborar los Manuales
Distribución y control
Implantación
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly MataPasos para Elaborar los Manuales
Presentación del Proyecto
Partir de un Diagnóstico
Organizacional
Elaborar un Plan de Trabajo
Formular un programa de
trabajo
PERT
CPM(Ruta crítica)
Estudio de Factibilidad
Elaboración del informe
Formulación de un presupuesto
Los Manuales y su proceso de elaboración
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Pasos para Elaborar los Manuales
Recolección de información
Elaborar oficios que se solicitando apoyo y cooperación para la elaboración de los
manuales.
Determinar el método para recolectar
información
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Pasos para Elaborar los Manuales
Procesamiento de la información
Organizar la información en forma lógica mediante
el desarrollo de un esquema de trabajo, es
decir, el borrador del manual.
Debe hacerse es un análisis y depuración de
la información para facilitar el manejo y
ordenamiento de la que debe incluirse en el
manual
Diseño y Formulación de Políticas, Normas y Procedimientos de Recursos Humanos Profesora Oly Mata
Pasos para Elaborar los Manuales
Redacción
Sin presentar la probabilidad de otras interpretaciones u omisiones valiosas por considerar que son “hechos o frases obvias”
Utilizar en ellos un lenguaje claro, preciso, sencillo y comprensible
Se debe esmerar el cuidado en relación a la ortografía, analogía, y sintaxis
Es conveniente que un especialista en corrección de estilo revise la versión final
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Pasos para Elaborar los ManualesDiseño del Formato
Revisar el diseño, de los manuales
existentes el propósito de
unificar, el manual propuesto al
contexto cultural donde ha de ser
implantado
Cada hoja de impresión debe
presentar un mismo diseño, lo que en
términos de publicidad se
denomina “pantalla”
Cuerpo Central
Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:Autorizaciones
MANUAL DE DESCRIPCIÓN Y
ESPECIFICACIÓN DE CARGOS DE LA
EMPRESA XYZ,CA
Página Nº
Fecha de Elaboración:
Fecha de Aprobación:
ASUNTO: (INDICE O INTODUCCIÓN O OBJETIVO, ETC)
Encabezado
LOGO
Los Manuales y su proceso de elaboración
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Pasos para Elaborar los ManualesEnumeración del
Manual
Es el método más sencillo, pero también
menos flexible. Las páginas se enumeran
en orden consecutivo a partir del número 1
Numeración Consecutiva de
Páginas
Enumeración del Manual
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Pasos para Elaborar los Manuales
Se compagina individualmente cada asunto tratado en el manual, con lo cual
pueden ser sustituido fácilmente cuando
pierdan vigencia, sin alterar la numeración de
todo el manual
Si el procedimiento de selección consta de 10
páginas se enumera 1/10; 2/10….10/10
Enumeración por Enumeración por asuntoasunto
Los Manuales y su proceso de elaboración
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Pasos para Elaborar los ManualesRevisión y Aprobación
Proporcionar criticas específicas y constructivas
Verificar que la información sea suficiente, real y sin contradicciones
Revisar el material de manera justa y objetiva
Revisar con detalle y hacer todos los cambios desde el principio
Evitar hacer cambios solo por gustos personales
Revisión
Los Manuales y su proceso de elaboración
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Pasos para Elaborar los Manuales
Aprobación
Una vez terminada la revisión, las autoridades correspondientes deben aprobarlo. En cuanto se consiga la aprobación se puede
comenzar a reproducirlo y distribuirlo.
En la práctica, esta aprobación se inserta en el manual de la siguiente manera:
a.- En la parte inferior de cada hoja
ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Pasos para Elaborar los Manuales
Aprobación
b.- En una sola hoja al principio del manual, después de la identificación
Manual: ___________________________________________________
Elaboró: __________________________________________________Fecha de elaboración: __________________________________________________Fecha de implantación:__________________________________________________Fecha de revisión:_________________________________________________Firmas: ____________________________________________________________________
Aprobación: ___________________________________________________________________________
HOJA DE APROBACION
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Pasos para Elaborar los Manuales
TIPO
CA
RTA
HOJA
BO
ND
BA
SE
16
PAPEL LETRA
CU
ALQ
UIE
R TIP
O
Obviando los tipos manuscritos Script
MT Bold, Eduardian
Script
Impresión
Los Manuales y su proceso de elaboración
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Pasos para Elaborar los Manuales
Distribución
Se recomienda realizar una
serie de charlas de difusión
sobre su uso al personal
encargado de realizar las
funciones, actividades y
operaciones indicadas en
el mismo.
Distribución y Control
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Pasos para Elaborar los Manuales
¿Cuál es el propósito que se desea lograr?
¿A quién se le debe asignar un ejemplar del manual?
Debe ser asignado a aquellos puestos que realmente lo necesitan para realizar
adecuadamente su trabajo
Control
Se recomienda que la unidad
orgánica responsable de la
racionalidad administrativa
elabore una selección y
registro de los diferentes
manuales elaborados en la
organización y de funcionarios
y unidades administrativas que
los poseen
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Pasos para Elaborar los Manuales
Asignar un número a cada ejemplar del manual
Llevar un registro del nombre de la unidad administrativa y de la persona que lo tiene en
su poder
Distribución y Control
Según Rodríguez Valencia (2004: 76), existen 2 razones importantes para controlar los manuales:
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Pasos para Elaborar los Manuales
Para evitar que los manuales lleguen a
manos de la competencia
Si desaparecen los manuales habrá que
entregar otros ejemplares a los nuevos empleados y
esto representa una pérdida económica.
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Pasos para Elaborar los Manuales
Implantación
Representa el momento crucial para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones
en acciones específicas
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Pasos para Elaborar los Manuales
Implantación
Métodos de Implantación
Mètodo Parcial
Mètodo Paralelo
Proyecto Piloto
Mètodo Instantàneo
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Partes Integrantes de los Manuales
Anexos
Cuerpo Central
Parte Introductoria
Partes del
Manual
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Partes Integrantes de los Manuales
Parte Introductoria
Portada
Debe contener:
Nombre de la unidad administrativa responsable
Logo de la institución
Nombre de la dependencia o entidad
Titulo
Fecha de elaboración o actualización
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
VICERECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÒN DE ORGANIZACIÒN Y SISTEMAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL
REGISTRO DE LA EJECUCIÒN PRESUPUESTARIA DE LA
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
ENERO 2009
COPIA CONTROLAD
A
Nº 014
Los Manuales y su proceso de elaboraciónProfesora Oly Mata
Partes Integrantes de los Manuales
Portada
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Portada
Vigencia y Aprobación
Introducción
Objetivo del Manual
Partes Integrantes de los Manuales
Los Manuales y su proceso de elaboraciónProfesora Oly Mata
Partes Integrantes de los Manuales
Índice
Características de la
Organización
Estructura Organizativa
Alcance
Los Manuales y su proceso de elaboraciónProfesora Oly Mata
Partes Integrantes de los Manuales
Cuerpo Central
del ManualEl contenido de esta sección varía
dependiendo del tipo de manual que se elabore
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Partes Integrantes de los Manuales
Cuerpo Central
del Manual
Manual de Organización
Funciones y/o Responsabilidades
Marco Jurídico de Actuación
Organigramas: General y Específicos
Campo Decisional
Relaciones entre las Unidades Administrativas
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Partes Integrantes de los Manuales
Cuerpo Central
del Manual
Manual de Organización
Perfil básico del puesto
Puestos Subordinados Directos e Indirectos
Directorio
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Partes Integrantes de los Manuales
Cuerpo Central
del Manual
Manual de Procedimientos
Formas
Descripción de los Procedimientos
Flujogramas
Profesora Oly Mata
Anexos
Unidad III
Glosario de términos
Simbología del Flujograma
Reportes
Comprenden todos aquellos aspectos que se agregan al final, para ampliar los contenidos del objeto central
del manual
Partes Integrantes de los Manuales
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
FORMA
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Formularios, Formas o Formatos
Las organizaciones están invadidas por formularios
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Formularios, Formas o Formatos
CONCEPTOCONCEPTO
“Son los modelos que se utilizan para capturar la
información para el registro, control y/o procesos de las operaciones de la entidad”
Catacora
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Objetivos de los Formatos
Simplificar el trabajo en el desarrollo del quehacer administrativo
Proporcionar la información necesaria para la toma de decisiones
Mejorar la eficiencia de los procedimientos y disminuir las cargas de trabajo
Servir como controles internos de los procedimientos de una organización
Los Manuales y su proceso de elaboración
Profesora Oly Mata
Partes de un FormatosPAPELERÌA EL SABER S.R.L.
EN ESTA FECHA HEMOS ACREDITADO A SU CUENTA LO SIGUIENTE:
CONCEPTO DEL CRÈDITO (PARA USO INTERNO)
NOTA DE CRÈDITO Nº 9893
CIUDAD Y FECHA
FACTURA Nº FECHA ORDEN Nº FECHA
RFERENCIA
CANTIDAD
UNIDAD CÒDIGO
DESCRIPCIÒN PRECIO UNITARIO.
Bs.
IMPORTE BS.
Total Bs.
PREPARADA: REVISADA: AUTORIZADA: CONTABILIZADA:
Elaboración de Manuales Profesora Oly Mata
Presentaciòn de los Manuales
Presentación del Manual
Impresión y Encuadernación
Formato del Manual
Numeración del Manual
Elaboración de Manuales Profesora Oly Mata
Estructura de los Manuales
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PARA EL REGISTRO DE LA EJECUCIÒN
PRESUPUESTARIA DE LA UNIVERSIDAD DE
ORIENTE
Página Nº
Fecha de Elaboración:
Fecha de Aprobación:
Asunto: Índice
Encabezado
Autorizaciones
Cuerpo Central
Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:
Formato del Manual
Elaboración de Manuales Profesora Oly Mata
Presentaciòn de los Manuales
Numeración del Manual Métodos para enumerar las páginas del manual
Numeración consecutiva de
páginas
Numeración de páginas por asunto
Si el procedimiento de selección consta de 10 páginas se enumera 1/10; 2/10….10/10
Las páginas se enumeran en orden consecutivo: 1, 2, 3,4,
5…..
Elaboración de ManualesProfesora Oly Mata
TIPO
CA
RTA
HOJA
BO
ND
BA
SE
16
PAPEL LETRA
CU
ALQ
UIE
R TIP
O
Unidad III
Presentaciòn de los Manuales
Impresión
Obviando los tipos manuscritos
Script MT Bold,
Eduardian Script
Elaboración de Manuales Profesora Oly Mata
Presentaciòn de los Manuales
Encuadernación
El manual se presenta en alguna forma de compaginación sencilla, de fácil manipulación por
parte de los usuarios, tales como:
2.- Carpetas de 3 anillos de media o una pulgada (acordes a la cantidad
de hojas)
1.- “Gusanillo” plástico (plastic combs) de media o una pulgada
Manual de Cargos
Manual
De politicas
Manual
De
Normas
Elaboración de los Manuales Profesora Oly Mata
Presentaciòn de los Manuales
Encuadernación
.El color de la portada: según la usanza
de tonos propios de la organización, debiendo mantener la armonía con
ejemplares similares.
Todo ejemplar del manual debe estar identificado en la cubierta y lomo, por lo
menos, mostrando el logotipo de la organización y nombre de la misma, el tipo de manual y subsistema al cual pertenece y
el año de elaboración
Manual
De Procedimientos
Manual
De Procedimientos
Elaboración de los ManualesProfesora Oly Mata
Asignaciones
Elaboración de los Manuales Profesora Oly Mata
Bibliografìa Recomendada
Rodríguez Valencia, Joaquín (2004) . Cómo elaborar y usar los manuales administrativos .
Cengaje Learn
ALVAREZ T., Martín. (2002). Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos. Editorial
Panorama. México.
PICO R., Damelys. 2001. Lineamientos para la elaboración de un manual de políticas, normas y
procedimientos para el manejo de personal. UDO, Monagas
Gómez, F. (2000). Sistemas y procedimientos administrativo . Editorial Fragor.
BENAVIDES, A. y FUENTES, Flor. 2004. Guía para la elaboración de políticas, normas y
procedimientos de Relaciones industriales. Universidad de Carabobo
“Los manuales son a la organización, lo que los
cimientos son a un edificio. El tenerlos facilita y soportan el crecimiento; y el no tenerlos, limitarían la carga y el número de
pisos que el edificio podría soportar”
Álvarez Torres Martín
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