MA. Fidel Aragón Franco
1. Objetivo
El participante al finalizar el Seminario – Taller, estará en capacidad de:
� Comprender la Metodología para realizar Auditorias al Sistema de Gestión,
con enfoque a procesos con énfasis en la cadena logistica.
� Identificar y desarrollar las competencias necesarias para realizar una
Auditoria efectiva.
� Realizar Auditorias Internas conforme a la norma ISO 19011.
ProcesosProcesos
ObjetivosObjetivos EstrategiasEstrategias
IndicadoresIndicadores ResultadoResultado
Valores Valores
EvaluaciEvaluacióónn
VisiVisióónn
MisiMisióónn PolPolíítica tica
de de
CalidadCalidad
METASMETAS
METASMETAS
EstructuraEstructura
•• OperaciOperacióónn
•• MantenimientoMantenimiento
•• ClienteCliente
•• EstratEstratéégicosgicos
•• Rec. Rec. HumHum..
•• OrganizaciOrganizacióónn
•• MercadotecniaMercadotecnia
•• FinancieraFinanciera
Sistema de Gestión de la Calidad
ResponsabilidadResponsabilidad
Autoridad Autoridad
ComunicaciComunicacióónn
Basados en Basados en
COMPETENCIASCOMPETENCIAS
Mejora Continua del Sistema de Gestión
Responsabilidad
De la Dirección
Gestión de los
Recursos
Fig. 1 El Modelo de un Sistema de Gestión basado en procesos .
Actividades que aportan valor
Flujo de InformaciónLeyenda:
Medición
Analisis yMejora
Realización
Del
Producto
EntradasEntradas SalidasSalidas
Producto
Clientes
(y otras
Partes
interesadas)
RequisitosClientes
(y otras
Partes
interesadas)
Satisfacción
4 SISTEMA DE GESTIÓN
4.1 Requisitos generalesa. Identificar los procesos necesarios para el sistema de
gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización.
b. Determinar la secuencia e interacción de estos procesos.
c. Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces.
d. Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos.
e. Realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos.
f. Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.
4. Principios
La auditoria como una herramienta eficaz y fiable
en apoyo de las políticas y controles de gestión,
proporcionando información sobre la cual una
organización puede actuar para mejorar su
desempeño.
4 Principios de Auditoria (1)
Los principios siguientes se asocian a los auditores:
� Conducta ética – el fundamento de la profesionalidad . (Confianza, integridad, confidencialidad y discreción)
� Presentación imparcial – la obligación de informar con veracidad y exactitud
� Cuidado profesional – la aplicación de diligencia y juicio al auditar.
4 Principios de Auditoria (2)
Los principios de auditoria adicionales están relacionados con el proceso de auditoria.
� Independencia – la base para la imparcialidad y la objetividad de las conclusiones de la auditoria
� Enfoque Basada en la Evidencia – El métodoracional para alcanzar conclusiones de la auditoria fiables y reproducibles en un proceso de auditoria sistemático.
5. Gestión de un programa de
auditoria
Un programa de auditoria puede incluir una o
más auditorias, dependiendo del tamaño, la
naturaleza y la complejidad de la organización que va a ser auditada.
5.1 Generalidades
Implementar y gestionar un programa de auditoria eficiente y eficaz.
Otorgar la autoridad para la gestión del
programa de auditoria
Identificar los recursos necesarios y asegurarse de que se proporcionan.
Actividades de
Auditoria (6)
Competencia de
los Auditores (7)
Definiendo el programa de AuditoriaDefiniendo el programa de Auditoria(5.2, 5.3) (5.2, 5.3)
Objetivos/AlcanceObjetivos/AlcanceResponsabilidades Responsabilidades
Recursos Recursos Procedimientos Procedimientos
Implementando el programa de
Auditoria (5.4, 5.5)Evaluando los Auditores
Asignando los equipos auditoresDirigiendo las actividades de Auditoria
Registrando
Autoridad para el Programa de Auditoria
Seguimiento y revisión del
Programa de Auditoria (5.6)Identificación de oportunidades de
Mejora
PlanificarPlanificar
Hacer
Verificar
Actuar
AplicaciAplicacióón del ciclo n del ciclo
PlanificarPlanificar--HacerHacer--
VerificarVerificar-- Actuar a la Actuar a la
gestigestióón de un n de un
programa de auditoriaprograma de auditoria
Mejorando el
Programa de
Auditoria(5.6)
6. Actividades de auditoria
Este capítulo contiene una orientación
sobre la gestión y forma de llevarse a cabo las auditorias
Terminación de la auditoria
Terminación de la auditoria
Realización de las actividades de
auditoria in situ
Realización de las actividades de
auditoria in situ
Preparaciónde las actividades de
auditoria in situ
Preparaciónde las actividades de
auditoria in situ
Inicio de la
auditoria
Inicio de la
auditoria
Preparación, aprobación y distribución del
informe de auditoria
Preparación, aprobación y distribución del
informe de auditoria
Revisión de la Documentación
Revisión de la Documentación
Seguimiento
de
la Auditoria
6.1. Visión General de la Actividades de una Auditoria
6.2.1 Designación del Líder del Equipo auditor
Los responsables de gestionar el
programa de auditoria deben designar
un Líder para cada auditoria.
6.3 Revisión de la Documentación
Criterios de auditoria.
Documentos y registros relevantes del Sistema de Gestión.
� Informes de auditorias previas.
� Normas, Manuales, Procedimientos, Instructivos, Reglamentos,
Especificaciones, etc.
6.4 Preparación (Planificación) de las actividades de auditoria en
sitio
Actividades previas para el desarrollo efectivo de una
Auditoria
6.4.1 Preparación del plan de auditoria
a. Objetivo y Alcance de auditoria;
b. Los criterios de auditoria y los documentos de referencia;
c. Las fechas y lugares de Auditoria
d. El tiempo para las actividades de la auditoria
e. Las funciones y responsabilidades;
f. La distribución de los recursos.
6.4.2 Asignación de trabajo al equipo auditor
a. El líder del Equipo Auditor de acuerdo con el equipo auditor debe:� Asignar a cada miembro del equipo la responsabilidad para
auditar procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicos.
b. Los miembros del equipo auditor deben revisar la información relevante relacionada con su parte de auditoria asignada y preparar los documentos de trabajo necesarios para estas asignaciones.
“Es una herramienta de trabajo esencial para el Auditor”.
“Es el mapa que diseña un Auditor
para manejar de manera efectiva
una Auditoria”.
Tiene como finalidad asegurar que la
Auditoria sea representativa y se
lleve a cabo de acuerdo al alcance
y objetivos establecidos.
¿ Qué son?
6.4.3 Listas de Verificación
Mantiene claro el objetivo de la Auditoria.
Mantiene el ritmo y continuidad de la Auditoria.
Reduce la carga de trabajo del Auditor.
Proporciona un registro exacto de lo que fue investigado (conforme, no conforme o cualquier indicio).
Ventajas que ofrece al Auditorla Lista de Verificación
Tips para elaborarlas
Para poder abrir las puertas en una auditoria es recomendable seguir la siguiente estructura:
AcciAcciAcciAccióóóón n n n Objeto
Condición
Ej. Mantiene actualizada la Lista de Auditores de Calidad Calificados, por lo menos con 15 auditores..
Nota: Esta estructura es sugerida principalmente en la observación directa de un proceso, o en la revisión de documentos.
Asegurarnos que la L.V:
Reflejen las áreas, actividades, objetivos y alcance de la Auditoria.
Permitan que el grupo auditor entienda el proceso por auditar, con quién y qué debe investigar, para cumplir con los objetivos de la Auditoria.
Comprender cómo se lleva a cabo el trabajo de rutina
Identificar cómo se comporta el sistema cuando surge algo fuera de rutina y cómo lo regresa a control
Nota: La Lista debe ser representativa para tener un panorama lo más real posible del S.G.C.
Realización de la reunión inicial
Introducción de los participantes,
Confirmación de:
a. Los objetivos de auditoria, campo de aplicación y criterios;
b. Horario fecha, tiempo para la reunión final, reunión interna entre el equipo auditor y el director del auditado y cualquier otro cambio;
c. Métodos y procedimientos que se deben usar para realizar la auditoria,
d. Canales de comunicación formal entre el equipo auditor y el auditado;
e. Recursos y facilidades necesarias para el equipo auditor y que necesita tener disponible el equipo auditor;
f. Confidencialidad;
g. Seguridad en el trabajo, emergencia y seguridad para el equipo auditor;
h. Disponibilidad, funciones e identidades de los guías;
i. Clasificación de las no conformidades;
j. Petición en la realización o consecución de la auditoria.
Fuentes de información
Conclusiones de la
auditoria
Hallazgos de la auditoria
Evidencia de la auditoria
Información
Recopilación mediante
muestreo apropiado
Verificación
Evaluación frente a
criterios de auditoria
Revisión
ConformidadNO
Conformidad
Equipo
AuditorAuditado
�Observación
�Entrevista
�Medición
�Revisión
Documental
Criterios de
Auditoria
Visión Global del proceso de
recopilación de información
6.5.4 Recopilación y verificación de la información
Los métodos para recopilar esta información incluyen:
a) entrevistas;
b) observación de procesos;
c) revisión documental.
d) Mediciones
6.5.5 Generación de hallazgos de la auditoria
Los hallazgos de auditoria pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditoria e identificar una oportunidad para la mejora.
Las conformidades deben ser resumidas para indicar la localización, las funciones, el proceso, o los requisitos que fueron auditados.
Las no conformidades y las evidencias de la auditoria que las soportan también deben registrarse.
Las no conformidades podrán ser clasificadas.
Deben ser revisadas con los representantes apropiados del auditado.
“La redacción de no
conformidades es parte
vital dentro del proceso
de auditoria”
Características de las No Conformidades
Son el medio a través de cual se registra la evidencia para establecer las conclusiones de la auditoria.
Informan al Responsable del área y a la Alta Dirección, la forma en que el SGC cumple o no con los requisitos establecidos.
Son el punto de partida para iniciar y establecer las Acciones Correctivas.
Factores clave para redactar No Conformidades.
1. Identificar la EVIDENCIA, los documentos, productos, materiales, instrumentos, equipos, entre otros. (elemento específico no conforme).
2. Identificar el HECHO (la naturaleza) de la Conformidad/No Conformidad.
3. Identificar el CRITERIO de la norma, documento, decreto, ley, contrato, especificación, reglamento, procedimiento, entre otros.
6.5.6 Preparación de las conclusiones de la auditoria
a.Revisar los hallazgos de auditoria y cualquier otra
información apropiada recopilada durante la auditoria
contra de los objetivos de la misma;
b.Preparar recomendaciones, si está especificado por
los objetivos de la auditoria;
c.Discutir el seguimiento de la auditoria, si es necesario
6.5.7 Realización de la reunión final
Presentar los hallazgos de auditoria y las conclusiones.
Situaciones que se han encontrado durante la auditoria.
Cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos de auditoria o a las conclusiones entre el equipo auditor y el auditado deben discutirse y si es posible, resolverse.
Si está especificado en los objetivos de la auditoria, se deben presentar recomendaciones de mejora. Se debe enfatizar que las recomendaciones no son de obligatorio cumplimiento.
Informe de la auditoria
Preparación, aprobación y distribución
6.6.1 Preparación del informe de auditoria
Debe incluir, o hacer referencia a lo siguiente:
a. Los objetivos y alcance de la auditoria;
b. La identificación del cliente de la auditoria;
c. Miembros del equipo auditor;
d. Las fechas y lugares
e. Los criterios de auditoria;
f. Los hallazgos de la auditoria;
g. Las conclusiones de la auditoria.
h. Las recomendaciones para la mejora, si estaba especificado en los objetivos de la auditoria;
i. Acordar los planes de seguimiento de las acciones;
j. Una declaración la naturaleza confidencial de los contenidos;
k. La lista de distribución del informe de la auditoria
6.6.2 Aprobación y distribución
El informe de la auditoria debe:
� emitirse en el período de tiempo acordado.
� estar fechado, revisado y aprobado.
� distribuirse a los receptores designados
por el cliente de la auditoria.
6.7 Terminación de la auditoria
6.7.1 Conservación de los documentos
Los documentos que pertenecen a la auditoria deben conservarse.
6.7.2 Finalización de la auditoria
� La auditoria se completa cuando todas las
actividades incluidas en el plan de auditoria se
han finalizado y el informe de la auditoria ha sido
aprobado y distribuido.
6.8 Realización del seguimiento de la auditoria
Las conclusiones de la auditoria pueden indicar la necesidad de:� medidas preventivas, correctivas y acciones de mejora,
según sea aplicable.
Tales acciones no se consideran parte de la auditoria y generalmente son emprendidas por el auditado en un período de tiempo acordado.
� NOTA Los objetivos del programa de auditoria pueden incluir un seguimiento por parte del equipo auditor.
7 Competencia de los auditores
Atributos personales (7.2)
EducaciónExperiencia
laboral
Experienciaen auditoria
Capacidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidadesCompetencia =
CalidadCalidadConocimientosConocimientos y y
habilidades habilidades especespecííficos de ficos de calidad (7.calidad (7.3.33.3))
AmbienteAmbienteConocimientos y Conocimientos y
habilidades habilidades especespecííficos de medio ficos de medio
ambambientiente e (7.(7.33.4).4)
Conocimientos y habilidades
genéricos (7.3.1 y 7.3.2.
7 Competencia de auditores en sistemas de gestión de calidad y / o ambientales
Formación
Como
auditor
7.4
Tips para un
mejor desempeño
como Auditor
El perfil de un Auditor de excelencia.
¿ Los auditores nacen o se hacen ?“Hay que tener ciertas aptitudes pero
sobre todo se tienen que cultivar las
habilidades y atributos necesarios
para ser un buen auditor”.
Atributos� Madurez y
profesionalismo.� Integridad.� Objetivo.� Analítico.� Saber escuchar.� Razonable.� Justo.� Disciplinado.
– Perseverante (tenaz).– Buen juicio y
discernimiento.– Carácter.– Curioso (intuitivo).– Buen comunicador.– Buen planeador.– Paciente.– Empatía.– Diplomático.
El perfil de un mal auditor.
� Mal planeador.� Agresivo.� Hablador.� Poco razonable.� Autoritario.
– Inmaduro y poco profesional.
– Deshonesto.– Polémico.– Terco.– Fácil de influenciar.– Indeciso.– Poco comunicativo.
¿Cuáles son las posibles actitudes y reacciones que encontrará un Auditor por parte de los auditados?
� Autoritarismo.
� Antagonismo.
� Hostilidad
� Tácticas dilatorias.
� Manipulación.
� Tácticas distraccionistas
� Información copiosa.
� Mutismo.
� Colaboración
� Receptividad
� Mente abierta
� Interés
� Transparencia.� Atención� Motivación para la mejora
� Disponibilidad