“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”
Gerencia Regional de
Planeamiento, Presupuesto y
Acondicionamiento Territorial
UNIDAD DE DESARROLLO
INSTITUCIONAL
“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”
Agenda de Trabajo
Marco Normativo
Objetivos de la Simplificación Administrativa
Recomendaciones Finales
Anexos
Etapas de la Simplificación Administrativa
“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”
Objetivos de la Metodología de Simplificación Administrativa
• Brindar pautas a las entidades públicas para la eliminación y simplificaciónde trámites utilizando un modelo estandarizado bajo un enfoque integral.
• Orientar a las entidades públicas en la eliminación y simplificación detrámites desde un enfoque integral (procesos, legal, costos, infraestructura,equipamiento, etc.).
• Generar modelos estandarizados de simplificación, para intercambio deiniciativas y buenas prácticas en la región.
• Optimizar Costos, de los trámites actuales en beneficio de la ciudadanía.
• Contribuir, a la implantación de una gestión pública por procesos, con énfasisen gestión horizontal y no funcional.
• Facilitar, la eficiencia y eficacia en la gestión administrativa de las entidadespúblicas, para una mejor relación Estado/Sociedad.
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Agenda de Trabajo
Marco Normativo
Objetivos de la Simplificación Administrativa
Recomendaciones Finales
Anexos
Etapas de la Simplificación Administrativa
“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”
Marco Normativo
Marco normativo de soporte:
• Ley Nº 27444 - Ley del ProcedimientoAdministrativo General.
• Ley Nº 29158 - Ley del Poder Ejecutivo (LOPE).
• Ley Nº 29060 - Ley del Silencio Administrativo.
• Ley Nº 29091 – Ley de Publicación deDocumentos de Gestión en el Portal del Estado.
• Ley Nº 28335 - Ley que crea el Índice deBarreras Burocráticas de Acceso al Mercadoimpuestas a nivel local.
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Agenda de Trabajo
Marco Normativo
Objetivos de la Simplificación Administrativa
Recomendaciones Finales
Anexos
Etapas de la Simplificación Administrativa
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapas del Proceso de Simplificación Administrativa
Preparatoria
Plan de trabajo del proyecto de simplificaciónPlan de trabajo del proyecto de simplificación
Identificación de los actores involucradosIdentificación de los actores involucrados
Identificación y priorización de los trámites a simplificarIdentificación y priorización de los trámites a simplificar
Caracterización del procedimiento y herramientas a utilizarCaracterización del procedimiento y herramientas a utilizarDiagnóstico legalDiagnóstico legalDiagnóstico de equipamiento e infraestructuraDiagnóstico de equipamiento e infraestructuraDiagnóstico de CostosDiagnóstico de CostosMapeo de las capacidades de los Recursos HumanosMapeo de las capacidades de los Recursos Humanos
DiagnósticoAnálisis del procedimientoAnálisis del procedimiento
Rediseño
Modificación o Elaboración del marco normativo que regule el procedimiento rediseñadoModificación o Elaboración del marco normativo que regule el procedimiento rediseñado
RediseñoRediseño
Presentación al Comité de Dirección del Proyecto de SimplificaciónPresentación al Comité de Dirección del Proyecto de SimplificaciónElaboración de la propuesta finalElaboración de la propuesta final
Capacitación y sensibilización a las áreas InvolucradasCapacitación y sensibilización a las áreas Involucradas
Implementación
Mejora continua y Sostenibilidad
Aprobación del marco normativo del proceso rediseñadoAprobación del marco normativo del proceso rediseñadoAdecuación de ambientes y difusión de característicasAdecuación de ambientes y difusión de característicasDifusión masiva de la reforma emprendidaDifusión masiva de la reforma emprendida
Capacitación y sensibilización de los equiposCapacitación y sensibilización de los equipos
Identificación y Conformación del EquipoIdentificación y Conformación del Equipo
Presentación de resultados al Comité de dirección del proyecto de simplificaciónPresentación de resultados al Comité de dirección del proyecto de simplificación
Propuesta de acondicionamiento de la infraestructura y el equipamientoPropuesta de acondicionamiento de la infraestructura y el equipamientoPropuesta de rediseño de costosPropuesta de rediseño de costosPropuesta de fortalecimiento de capacidadesPropuesta de fortalecimiento de capacidades
(i) Preparatoria, (ii) Diagnóstico, (iii) Rediseño, (iv) Implementación; (v) Monitoreo y Evaluación; y, (vi) Mejoramiento continuo y sostenibilidad
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de Preparatoria – Planificando el Proyecto
i) identificar y conformar el equipo a cargo de la simplificación;
ii) identificar y priorizar los trámites a simplificar;
iii) mapear a los actores involucrados en los trámites a simplificar; y,
iv) planificar el proceso en general a efectos de determinar responsables, actividades, plazos, recursos, entre otros.
Fase: Identificación y Conformación del Equipo
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de Preparatoria – Planificando el Proyecto
Conformar un equipo especializado para las capacitaciones:
• Facilitador de talleres• Especialista en Sistemas / Programador• Especialista en rediseño de infraestructura• Especialista en comunicaciones
Fase: Capacitación y Sensibilización de los Equipos
Costos
Legal
Comunicaciones
Equipo básicoEquipo básico
Equipo ampliado
SistemasProgramación
Facilitaciónde Talleres
Rediseño de Infraestructura
Procesos
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de Preparatoria – Planificando el Proyecto
Fase: Identificación y Priorización de los Trámites a Simplificar
1) Identificar el universo de trámites2) Eliminar trámites innecesarios o que
no añaden valor3) Alineamiento del trámite con los
objetivos y procesos esenciales de la entidad
4) Marco jurídico del trámite5) Demanda/queja del trámite6) Impacto en actividades económicas7) Tiempos de respuesta elevados8) Elevado costo
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de Preparatoria – Planificando el Proyecto
Fase: Identificación de los Actores Involucrados
1) Actores Externos2) Actores Internos
GRUPO DE ACTORES
ACTOR ROL EN EL PROYECTO
RELACION PREDOMINANTE
JERARQUIZACIÓN DE SU PODER
Clasificación de los diferentes actores
Conjunto de personas con intereses homogéneos que participan en un proyecto NOMBRE
Funciones que desempeña cada actor y el objetivo que persigue con sus accionar
Se define como las relaciones de afinidad (confianza) frente a los opuestos (conflicto) 1. A FAVOR 2. INDIFERENTE 3. EN CONTRA
Capacidad del actor de limitar o facilitar las acciones 1. ALTO 2. MEDIO 3. BAJO
Solicitud y requisitos
Procesos esencialesSubprocesos
Procedimientos
Resultados(Servicios)
Escucha al usuario
Usuario se traslada a Salón
Usuario espera
Usuario espera
Se traslada a zona Defensa Civil
Usuario indaga donde debe dirigirse
Asesora digita en pantalla
Entrega ticket al usuario
Verifica requisitos, si tiene dudas llama o
va a tercer piso
¿ Es conforme ?
Llama según sistema ordenador de colas
Escucha al usuario
Indica que realice pago
Verifica requisitos
¿ Es conforme ?
Llama según sistema ordenador de colas
Escucha al usuario
Verifica requisitos
¿ Es conforme ?
Llama según sistema ordenador de colas
Realiza el pago de Licencia de
Funcionamiento y Defensa Civil
Usuario espera
Actividades
Recursos Humanos y Materiales
Eficacia (lograr resultados) – Eficiencia (con recursos óptimos)
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de Preparatoria – Planificando el Proyecto
Fase: Plan de Trabajo del Proyecto de Simplificación
1) Establecer Etapas y asociarlas con actividades específicas.
2) Establecer plazos por cada actividad.3) Identificar los recursos
(humanos, financieros, tecnológicos) para realizar estas actividades.
4) Elaborar plan de monitoreo, evaluación y contingencia.
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de DiagnósticoFase: Caracterización del Procedimiento y Herramientas a Utilizar
1) Tabla ASME – Versión Mejorada.1) Recorrido Físico2) Construcción de la Tabla
ASME-VM2) Diagrama de Bloques.
1) Construcción del Diagrama de Bloques.
TABLA ASMEDIAGRAMA DE
BLOQUES
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de DiagnósticoFase: Caracterización del Procedimiento y Herramientas a Utilizar
Recorrido Físico(TUPA/MAPRO)
¿Qué objetivo tiene este procedimiento?¿En qué área se inició?¿Porqué área ha pasado?¿Hacia qué área se dirige?¿Cuánto tiempo ha pasado desde que se inició, hasta que llegó a este punto?¿Qué requisitos se solicitaron en el área de inicio?¿Se solicita en esta área un requisito adicional?
¿Para qué sirve cada uno de los requisitos de este procedimiento? ¿Cuál es la norma que los establece? ¿Qué formatos, útiles de oficina, equipos, recursos humanos participan para atender este procedimiento en esta área?¿Cuándo calcula que terminará este procedimiento?¿Dónde y cuándo termina este procedimiento?
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de DiagnósticoFase: Caracterización del Procedimiento y Herramientas a Utilizar
Construcción de la Tabla ASME
Área Tiempo Operación Revisión Traslado Espera Archivo VA Control SVA
R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7
1 Llamar al siguiente usuario en cola Informes 1 0 0 1 0 0 0 0 1
2 Preguntar al usuario sobre trámite que desea Informes 2 0 0 1 0 0 0 0 1
3 Escuchar al usuario Informes 5 0 0 1 0 0 0 0 1
4 Verificar los requisitos que trae Informes 10 0 0 1 0 0 0 1 1
5 Indicar al usuario que pase a Orientación Informes 1 0 0 1 0 0 0 0 1
6 Llamar al usuario Orientación 1 0 1 0 0 0 0 0 1
7 Verificar requisitos que trae Orientación 10 0 1 0 0 0 1 1 1
8 Llenar formularios con el usuario Orientación 15 0 1 0 0 1 1 1 1
9 Archivar expediente Orientación 3 0 1 0 0 0 1 0 1
10 Firmar cargo a usuario Orientación 1 0 1 0 0 0 1 0 1
49 0 5 5 0 1 4 3 7 2 1
Tipo de valorContador de Recursos
Recursos Humanos Otros RecursosPaso Actividad
Tipo de actividad
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de DiagnósticoFase: Caracterización del Procedimiento y Herramientas a Utilizar
Nomenclatura de la Tabla ASME
Uso del símbolo Símbolo
Operación: identifica las actividades más relevantes del procedimiento. Ejemplo: orientar a un administrado, consultar una base de datos o firmar un documento.
Revisión: identifica actividades que son dedicadas a verificar la “calidad” de algo. Ejemplo: verificar que los requisitos sean completos y correctos.
Traslado: identifica actividades en la que documentos o personas deben trasladarse. Es útil diferenciarlas, pues permite analizar, si este traslado es realmente inevitable.
Espera: identifica actividades que no revisten acción y que detienen temporalmente el flujo del procedimiento. Ayuda a detectar cuellos de botella, pues las actividades de “espera” debieran ser idealmente pocas o de corta duración.
Archivo: identifica acciones orientada a archivar documentos o expedientes; el detectar que se archivan demasiados documentos o expedientes, sugiere analizar si realmente es necesario solicitarlos.
Valor Descripción
VA = valor añadido.
Cuando su realización contribuye al resultado final del procedimiento. Por ejemplo, el firmar un expediente, confirmar que los documentos requeridos están completos, orientar a un administrado respecto de los pasos a seguir para su trámite, genera valor añadido, pues está dando información necesaria al interesado.
Control = si es una actividad de control.
Actividad que permite garantizar la calidad del procedimiento. Por ejemplo, revisar un expediente para garantizar que está completo antes que se produzca la siguiente actividad. Se debe estar atento, pues en general, en muchas entidades, se detectan actividades de control repetidas.
SVA = sin valor añadido.
Actividad que se realiza y no genera valor al procedimiento. Por ejemplo el poner el VºBº sobre un expediente, que ya tiene un VºBº de otro funcionario autorizado, es una actividad SVA (sin valor añadido).
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de DiagnósticoFase: Caracterización del Procedimiento y Herramientas a Utilizar
Construcción del Diagrama de Bloques
Uso del símbolo Símbolo
Rectángulo: es un “bloque” que registra una actividad específica del procedimiento.
Símbolo que se utiliza para graficar el inicio y el fin del procedimiento.
Rombo: se utiliza para ilustrar una decisión, la misma que puede llevar el flujo en dos
direcciones diferentes.
Flecha: muestra el flujo lógico del procedimiento.
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de DiagnósticoFase: Diagnóstico Legal
• Número, descripción, fecha y artículo de las principales normas que regulan el procedimiento.
• TUPA, Reglamento de Organización y Funciones (ROF), MAPRO vigentes.
• Registro sobre la existencia de propuestas de modificación de cada una de las normas descritas y descripción del estado de las propuestas de modificación.
Nombre del procedimiento:
Normas Fecha Modificaciones
Ley/ordenanza Nº que regula el procedimiento
Decreto Supremo Nº que regula el procedimiento
Otros:
Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA, aprobado por
Reglamento de Organización y Funciones de la entidad, aprobado por… Nº .
FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO:
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de DiagnósticoFase: Diagnóstico de Equipamiento e Infraestructura
• Armar un Checklistpara el diagnóstico de equipamiento e infraestructura.
Información relevante
Persona de Contacto/Responsable de la Oficina de Sistemas
Número de computadoras
Personal de desarrollo
Personal de soporte
Estado de la red
Estado general de los sistemas
Estado del Módulo de Trámite Documentario
Estado del Módulo que gestiona el procedimiento
Manejador de Base de Datos
Lenguaje de Programación
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de DiagnósticoFase: Mapeo de las Capacidades de los Recursos Humanos
• Identificar las habilidades y destrezas del personal.• Contar con información veraz sobre el nivel de
asimilación por parte de los funcionarios del proceso de simplificación, con el fin de reforzar los puntos débiles y aclarar las dudas en futuros talleres y en el posterior monitoreo del proceso.
• Detectar futuras necesidades de capacitación.• Identificar personas que puedan ejercer las
funciones de orientadores o gestores del procedimiento.
Intrapersonal Interpersonal Capacidad de adaptarse
al cambio Manejo del estrés
Comprensión de sí mismo: La persona conoce y entiende sus sentimientos y emociones
Empatía: La persona es consciente de los sentimientos y necesidades de los otros
Solución de problemas: La persona tiene la habilidad de reconocer y definir problemas, así como para generar e implementar soluciones potencialmente efectivas
Tolerancia al estrés: La persona enfrenta situaciones estresantes de manera activa y positiva
Asertividad: La persona es capaz de expresar sus sentimientos, pensamientos y creencias abiertamente
Relaciones interpersonales: La persona es capaz de establecer y mantener relaciones mutuamente satisfactorias
Prueba de realidad: La persona es realista y “con los pies en la tierra”
Control de impulsos: La persona rara vez se impacienta o sobresalta
Autorrealización: La persona está comprometida en proyectos que le dan significado a su vida
Responsabilidad social: La persona es colaboradora y miembros constructivos de grupos sociales
Flexibilidad: La persona es capaz de adecuar sus emociones, sentimientos, pensamientos y comportamiento a situaciones y condiciones cambiantes
Independencia: La persona es autónoma y confía en sí misma. No dependen de los demás para tomar decisiones
“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”
Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de DiagnósticoFase: Mapeo de las Capacidades de los Recursos Humanos
“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”
Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de DiagnósticoFase: Presentación de Resultados al Comité de Dirección del Proceso de Simplificación Administrativa
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de Re DiseñoFase: Análisis del Procedimiento
• ¿Es necesaria esta actividad?• ¿No es redundante con una
anterior y no lo será con una subsiguiente?
• ¿Cuál será lo lógica más eficiente que deba seguir el procedimiento para que éste sea seguro y eficiente a la vez?
Tabla ASME-VM Diagrama de Bloques
¿Hay demasiadas etapas de revisión?
¿Hay demasiadas etapas de traslado?
¿Hay demasiadas etapas de espera?
¿Demora demasiado esta operación?
¿Es excesivo el tiempo de espera?
¿Hay actividades que se repiten?
¿Participa demasiado personal en la actividad?
¿Participan demasiados recursos de tecnología?
¿Las actividades de control son repetidas?
¿Hay actividades sin valor añadido?
¿Es necesaria la participación de estas áreas?
¿Hay retroceso en el flujo del procedimiento?
¿El flujo del procedimiento regresa sobre áreas
que ya pasó?
¿Se están repitiendo actividades?
¿Deben pasar tantas actividades para llenar el
formulario?
“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”
Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de Re DiseñoFase: Rediseño del Procedimiento
• Eliminar actividades innecesarias y/o modificar la secuencia correspondiente.
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de Re DiseñoFase: Rediseño del Procedimiento
• Generación de la Nueva Tabla ASME-VM y del Nuevo Diagrama del Rediseño del Proceso Mejorado.
Actual Propuesto Diferencia
Actividades 10 7 -3
Con valor añadido 7 6 -1
De control 2 1 -1
Sin valor añadido 1 0 -1
Tiempo 49 minutos 37 minutos -12 minutos
Número de Requisitos
Costo
Cantidad de áreas participantes 2 1 -1
Recursos
R1 0 0 0
R2 5 3 -2
R3 5 4 -1
R4 0 0 0
R5 1 1 0
R6 4 3 -1
R7 3 2 -1
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de Re DiseñoFase: Modificación o Elaboración del Marco Normativo que Regule el Procedimiento Rediseñado
• Elaboración de Propuesta de Directiva / Normativa.
COD CA. CENTRO ACTIVIDAD COD ACT. ACTIVIDAD COD. RECURSO RECURSO CANTIDADCOSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
CA017.1 TRÁMITE DOCUMENTARIO ACT003REGISTRAR EN EL VISUAL TRÁMITE Y EN
LA NOTA DE ENVIOB71720005.0001
PAPELES
BOND1.0 0.0470 0.0470
CA028GERENCIA REGIONAL DE
DESARROLLO SOCIALACT202
EFECTUAR EL REGISTRO EN FORMATO
DIGITAL Y FÍSICO PRE ESTABLECIDO.B71720005.0001
PAPELES
BOND3.0 0.0470 0.1410
CA028GERENCIA REGIONAL DE
DESARROLLO SOCIALACT205
ELABORAR LAS FICHAS DE
ORGANIZACIONES, INFORME TÉCNICO Y
EL OFICIO.
B71720005.0001PAPELES
BOND8.0 0.0470 0.3760
CA028GERENCIA REGIONAL DE
DESARROLLO SOCIALACT205
ELABORAR LAS FICHAS DE
ORGANIZACIONES, INFORME TÉCNICO Y
EL OFICIO.
B71850008.0002 GRAPAS 4.0 0.0010 0.0040
Costo de
material
fungible por
prestación
0.6
anexo nro. 2
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de Re DiseñoFase: Propuesta de Acondicionamiento de la Infraestructura y el Equipamiento
• Elaboración de Propuesta de Infraestructura y Equipamiento.
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de Re DiseñoFase: Propuesta de Rediseño de Costos (http://sgp.pcm.gob.pe/)
• Elaboración y comparación de Costos del Proceso Actual versus el Proceso Rediseñado Mejorado.
2
3
ANEXOS
COSTO POR
PRESTACIÓN
S/.
Anexo 1 40.1
Anexo 2 0.7
Anexo 3 0.0
Anexo 4 0.2
Anexo 5 0.0
Anexo 6 5.2
Anexo 7 1.9
48.1
MATERIAL FUNGIBLE
D. COSTO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
1
Pautas Metodológicas a seguir para la determinación del costo del Procedimiento Administrativo:
Se seguirán los procedimientos establecidos en el Decreto Supremo N° 064-2010-PCM "determinación de costos
de los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad y su guia metodológica.
Declaración de la Entidad: Se declara haber seguido los pasos establecidos en el D.S. 064-2010-PCM
Registro de los costos parciales del Procedimiento Administrativo que se sustentan en Anexos N°s 1 al 7
CLASIFICACIÓN POR ELEMENTO DE
COSTO
COSTOS IDENTIFICABLES
PERSONAL
COSTO TOTAL DEL PROCED. ADMINISTRATIVO gratutito
SERVICIOS DIRECTOS
COSTOS NO IDENTIFICABLES
MATERIAL NO FUNGIBLE
SERVICIOS DE TERCEROS
DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN
FIJOS
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de Re DiseñoFase: Propuesta de Fortalecimiento de Capacidades
• Elaboración de Propuesta de Directiva / Normativa.
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de Re DiseñoFase: Presentación al Comité de Dirección del Proceso de Simplificación
• Presentación de la Propuesta Integral (Interfaces de Usuario).
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de Re DiseñoFase: Elaboración de la Propuesta Final
• Elaboración de Propuesta de Directiva / Normativa.
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de ImplementaciónFase: Capacitación Específica y Sensibilización Específica a Todas las Áreas Involucradas
• Taller de Capacitación y Sensibilización.
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de ImplementaciónFase: Aprobación del Marco Normativo que Fundamente el Nuevo Procedimiento Rediseñado
• Instrumentos de gestión: muchas veces el ROF yel MOF tendrán que modificarse; en casos másespecíficos, habrá que modificar el CAP.
• Norma que regula el trámite: la quecorresponda.
• Texto Único de Procedimientos Administrativos.• Manual de Procedimientos.• Norma que aprobó los derechos de tramitación.
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de ImplementaciónFase: Adecuación de Ambientes, Difusión de Características del Procedimiento Simplificado y su aplicativo TIC
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de ImplementaciónFase: Difusión Masiva de la Reforma Emprendida
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Etapas de la Simplificación Administrativa
Etapa de Monitoreo y EvaluaciónFase: Monitoreo
• La gestión del proyecto, es decir si se están cumpliendo las actividades, los plazos, y los objetivos y metas planteados.
• Cuál es el avance del trámite rediseñado en términos de reducción de pasos, requisitos, tiempos, costos, recursos empleados, etc., respecto de los indicadores trazados como línea de base en la etapa de diagnóstico.
Indicadores Ejemplos de indicadores
Indicadores sobre el avance de la gestión del proyecto de simplificación:
- % de avance de actividades realizadas de acuerdo con el plan.
- Número de metas cumplidas - % de presupuesto ejecutado
Indicadores sobre los logros de la simplificación en términos del trámite resideñado
- Número de pasos simplificados - Número de requisitos - Número de rechazos de solicitudes
presentadas. - Costo del trámite - Plazo para el pronunciamiento de
la entidad
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Etapa de Monitoreo y EvaluaciónFase: Evaluación
• Evaluación Ex-Ante.• Evaluación.• Evaluación ExPost.• Evaluación de Impacto.
Evaluación del Impacto de la Simplificación
Administrativa
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Etapa de Mejoramiento Continuo y Sostenibilidad
Fase: Mejora Continua
• Planear.• Hacer.• Verificar.• Actuar.
Tipos de indicadores
Indicadores de economía: expresan la relación entre los costos reales
frente a los costos previstos.
Indicadores de eficiencia: expresan si es adecuada la relación entre la
prestación de los servicios y los recursos utilizados para su producción.
Indicadores de eficacia: Expresan la relación entre los resultados obtenidos
y los resultados previstos.
Indicadores de efectividad: Miden el impacto final en el conjunto de la
población frente al impacto previsto.
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Etapa de Mejoramiento Continuo y Sostenibilidad
Fase: Sostenibilidad
• Documentar el Proyecto.• Difusión.• Reglamentar el Procedimiento.• Acceder a Certificaciones.• Cartas de Compromiso al Ciudadano.
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Agenda de Trabajo
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Recomendaciones Finales
Anexos
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Recomendaciones Finales
• Las diferentes etapas del proyecto de simplificación no son necesariamenteconsecutivas, sino que más bien se entrelazan y en algunos momentos se desarrollan demanera paralela, por ejemplo alguna fase de la etapa de diseño como el mapeo de actoresse continuará realizando mientras se realiza la etapa de implementación.
• El proceso de cambio es continuo, en tal sentido culminado el proyecto de simplificación deacuerdo con las fases antes descritas se debe seguir evaluando si los procedimientos puedenseguirse mejorando. Para ello se sugiere utilizar las herramientas descritas en la etapa demejora continua.
• Las fases de presentación a las instancias políticas son importantes y deben realizarse pormas tortuoso que fuese; ello por cuanto es la forma de asegurar el proyecto desimplificación.
• No son indispensables ingentes recursos para desarrollar proyectos de simplificaciónadministrativa. Los elementos más importantes son la voluntad política de las autoridades yel empuje de los funcionarios y el personal.
• La comunicación interna y externa masiva para informar al público usuario es importantepara asegurar la sostenibilidad de los proyectos, por cuanto de esta manera se contará conuna ciudadanía informada que apoya la simplificación.
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Objetivos de la Simplificación Administrativa
Recomendaciones Finales
Anexos
Etapas de la Simplificación Administrativa
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Anexos
• Formato de Tabla ASME-VM.• Formato de Diagrama de Bloques.• Formato de Estructura de Datos.• Formato de Interface Gráfica de Usuario.• Formato de Reunión de Trabajo PMBOOK-PMI.• Formato de Plan de Trabajo con Línea de Tiempo en Open Project.
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