Configuración
Modelos de Calidad
Expositores:John Jairo SarmientoRolmary Alonso
Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información
Fundamentos
Documentación
Herramientas
Modelos de Calidad
Configuración
Modelo de Calidad es un conjunto de prácticas vinculadas a los procesos de gestión y el desarrollo de proyectos. Este modelo supone una planificación para alcanzar un impacto estratégico, cumpliendo con los objetivos fijados en lo referente a la calidad en los productos y servicios que ofrece la empresa.
Al hablar de configuración es hacer referencia al modo cómo debe implementarse adecuadamente de acuerdo al perfil y características propias.
Elementos
AdministraciónFundamentos
Características
Al hablar de Fundamentos en la administración, se hace referencia a la misión, visión, estrategias, estructura organizacional, valores y principios corporativos, mapa de procesos y procedimientos de cada área, y a la evaluación y seguimiento que realiza la empresa a cada uno de sus empleados con el fin de garantizar la funcionalidad, seguridad y calidad en el ambiente empresarial.
Inicio
Menú
ElementosFundamentos de la Administración
Objetivo. La administración siempre está enfocada a lograr fines o resultados.
Eficiencia. Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos de cantidad y tiempo.
Grupo social. Para que la administración exista es necesario que se de dentro de un grupo social.
Coordinación de recursos. Para administrar se requiere combinar sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen dentro de un fin común.
Productividad. Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio: Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos en términos de eficiencia y eficacia.
CaracterísticasFundamentos de la Administración
ADMINISTRACION
VALOR INSTRUMENTALUNIVERSALIDAD
UNIDAD TEMPORAL
AMPLITUD DE EJERCICIO
ESPECIFICIDAD
INTERDISPLICINA
FLEXIBILIDAD
Menú
de la CalidadHerramientas de Administración
Las herramientas para la administración de la calidad son todos aquellos recursos utilizados para obtener
información y clasificarla, para realizar tareas de diagnóstico y aportar mejoras o soluciones a problemas
concretos.
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de la CalidadHerramientas de Administración
Grupo de Herramientas Recursos
Herramientas de recopilación de información
• Cuestionario.• Encuesta.• Grupo de enfoque.• Buzón de sugerencias.• Lista de verificación.
Herramientas de Clasificación de información
• Histograma.• Diagrama de Paretto (20/80).• Estratificación.• Diagrama de afinidad.
Herramientas de Diagnóstico• Diagrama de Causa – Efecto o de Ishikawa.• Análisis DOFA.• Diagrama de Flujo de procesos.
Herramientas de Mejora• Análisis del proceso del cliente.• Reingeniería de procesos.• Proyecto de mejora continua.
Inicio
Clasificación de
Documentos
Expositores:John Jairo SarmientoRolmary Alonso
Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información
ADSINo. de Orden 25678
Inicio
Normatividad
Procesos
DocumentosClasificación de
Actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación.
La Ley 594 de 2000 en su articulo 22. Procesos Archivístico.
Menú PGD
Ciclo de vidaProcesos durante las etapas del
PROCESOS DE UN PGD
1.PRODUCCIÓN
8.DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUEMNTOS
7.CONSERVACIÓN
6.CONSULTA5. ORGANIZACIÓN
4. TRAMITE
3. DISTRIBUCIÓN
2.RECEPCIÓN
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Menú Procesos
DocumentosProceso Producción de
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. Creación y diseño de documentos
•Medios y técnicas de producción y métodos de impresión•Determinación y selección de soportes documentales•Determinación de dimensiones, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas•Instrucciones para el diligenciamiento de formularios•Determinación de uso y finalidad de los documentos •Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.•Adecuado uso de la reprografía.
2. Normalización de la producción documental
•Identificación de dependencias productoras.• Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados enla TRD.• Directrices relacionadas con el número de copias.•Control de la producción de nuevos documentos.•Determinación de la periodicidad de la producción documental.
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DocumentosProceso Recepción de
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. Registro de documentos •Definición de recepción•Recibido de documentos oficiales•Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas•Constancia de recibido•Asignación de datos•Asignación consecutivos de envíos
2. Radicación de documentos •Asignación de consecutivo, fecha y hora•Impresión de rotulo de radicación•Relación entre los documentos recibidos y enviados•Registro impreso de planillas de radicación y control•Elaboración de estadísticas
Menú Procesos
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DocumentosProceso de Distribución de
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.Distribución de documentos recibidos
•Identificación de dependencias y determinación de competencia•Enrutamiento de documentos a dependencia competente•Registro de control de entrega de documentos recibidos
2. Distribución de documentos internos
•Identificación de dependencias•Enrutamiento de documentos a dependencias competente•Registro de control de entrega de documentos internos
3. Distribución de documentos enviados
•Definición de medios de distribución•Control y firmas de guas y planillas de entrega•Organización mensajería externa
Menú Procesos
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DocumentosProceso Trámites de
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. Recepción de solicitud o tramite
• Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del tramite•Identificación del trámite.•Determinación de competencia
2. Respuesta •Preparación y proyección de respuesta
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DocumentosProceso Organización de
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. Clasificación documental •Identificación de unidades administrativas funcionales•Aplicación de la tabla de retención o valorización de la dependencia•Conformación de series y subseries documentales
2. Ordenación documental •Conformación y apertura de expedientes•Determinación de los sistemas de ordenación•Organización de series documentales•Foliación
3. Descripción documental • Análisis de información y extracción de contenidos•Diseño de instrumentos como guías, inventarios, catálogos e índices
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DocumentosProceso Consulta de
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.Formulación de la consulta •Determinación de a necesidad y precisión de la consulta•Determinación de competencia de la consulta•Condiciones de acceso•Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación•Reglamento de consulta
2. Estrategia de búsqueda •Disponibilidad de expedientes •Disponibilidad de fuentes de información•Establecimiento de herramientas de consulta•Ubicación de los documento
3. Respuesta a consulta •Infraestructura de servicios de archivo •Sistema de registro y control de préstamo•Uso de testigos y formatos para el control de devolución•Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información
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DocumentosProceso Conservación de
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. Sistema Integrado de conservación
•Sensibilización y toma de conciencia•Reproducción y migración de información•Inspección y mantenimiento de instalaciones•Control de condiciones ambientes•Limpieza
• Control de plagas•Almacenamiento, realmacenamiento y empaste•Primeros auxilios y reparaciones menores•Prevenciones de desastres•Planes de contingencia (copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes naturales, atentados guerras)•Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.
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DocumentosProceso Disposición Final de
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.La conservación total •Recepción de transferencias secundarias•Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios•Conservación y preservación de los documentos
2.Selección documental •Aplicación de método elegido•Elección de documentos para conservación total o reproducción en otro medio
3.Microfilmación •Determinar metodología y plan de trabajo•Fines en la utilización de la técnica•Control de calidad durante todo el proceso
4.Digitación •Determinar la metodología y plan de trabajo•Definir calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere•Control de calidad durante todo el proceso
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DocumentosNormatividad
Ley 43 de 1993Tinta indeleble
PRODUCCIÓN
Código Penal Art. 218,228,2331
Falsificación de documentos
Código de ComercioArt. 48,51,54 Libros ,
papeles. Comprobantes
Decreto 2649 de 1993 Contabilidad
RECEPCIÓN
Decreto 2150 de 1995
Autenticación
Acuerdo AGN 060 DE 2001 Art.
3,5,8,10,11,y 12Radicación y control
Constitución Política Art. 1,11 y32
Formas de comunicación
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DocumentosNormatividad
DISTRIBUCIÓN
Decreto 2150 de1995 Art.
Utilización de correos
Acurdo 060 de 2001Centralización de los
servicios de distribución
TRAMITE
Ley 58 de 1980Reglamentación
de tramites
Decreto 2150 de 1995 Art. 6,16,17,22,25Recepción y envío
Acuerdo AGN 060 de 2001
Envío y control
Constitución Política Art. 23 Derecho de
Peticiones
Decreto 229 de 1995
Resoluciones reglamentarias
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DocumentosNormatividad
ORGANIZACION
Código de Comerció Art. 60 Conservación
de documento
Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la
entrega
NTC 4095 Descripción Archivística.
CONSULTA
Ley 57 de 1985 Art 1, y 12 al 27. Publicación
y acceso
Decreto 2126 de 1992 Art. 51 Reserva Archivo
Ley 4 de 1913 Certificados, Copias de
documentos
Constitución Política. Artículo 20
Libertad de expresar
Ley 4 de 1913Art. 289 Régimen político municipal
Menú PGD
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DocumentosNormatividad
CONSERVACION
Ley 47 de 1920.Artículo 22.
Conservación bienes e inmuebles
Ley 39 de 1981.Artículos 1,2,3 y 4. Copias mediante microfilmación
Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones
técnicas y requisitos
DISPOSICIÓN FINAL
Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento
General de Archivos”
Circular AGN 01 de 2004. Inventario de
documentos a eliminar
Ley 14 de 1936. Protección del
patrimonio cultural
Decreto 960 de 1970. Vigilancia notarial
Constitución Política.Artículo 895 Proteger recursos culturales y
naturales
Menú PGD