MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
1. OBJETIVO
Establecer las responsabilidades, funciones, competencias, comunicación y
supervisión de cada puesto, cuyo cumplimiento contribuye a lograr los
objetivos funcionales asignados a cada área o proceso.
2. ALCANCE
El ámbito de aplicación comprende al personal Directivo, Administrativo,
Profesional, Técnico y Asistencial del COV.
3. DEFINICIONES
a) MOF: Manual de Organización y Funciones. Documento normativo que define la
estructura organizacional de la empresa y describe las funciones específicas y
competencias a nivel de cargo o puesto de trabajo.
b) Funciones: Son las tareas que corresponden realizar a las personas que
laboran en el Centro Odontológico Vargas.
c) Perfil de Puesto: Descripción de funciones y competencias de cada puesto.
d) Educación: Abarca el nivel de estudios básicos que un trabajador debe tener
de acuerdo al cargo que desempeña. Se encuentra bajo esta definición, la
educación escolar (primaria y secundaria) y la educación superior (Universidad o
técnica).
e) Formación: Son los estudios de especialización, cursos, seminarios, talleres y
capacitaciones en general que se encuentren orientados a determinada actividad
laboral en especial.
f) Habilidades: Se refiere a las aptitudes, capacidades innatas o adquiridas,
aspectos de la personalidad, y desempeño personal que pueda poseer
determinado trabajador.
g) Experiencia: Consta del historial laboral que pueda poseer un
determinado trabajador o postulante, el cual puede ser de utilidad para las labores
que deberá realizar en la empresa. (Empresas en las que laboró anteriormente,
tiempo en el puesto, operaciones a las que tuvo acceso y se ocupó, etc.).
4. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES
4.1 RELACIÓN DE CARGOS
N° CARGO N° PÁGINA
1 Gerente General 3
2 Administrador 5
3 Jefe de Marketing 7
4 Director Odontológico 10
5 Odontólogo 12
6 Asistente Dental 14
7 Recepcionista 16
8 Auxiliar Técnico 18
9 Auxiliar de limpieza 20
10 Auxiliar de Seguridad 22
4.2 RELACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL PUESTO
CARGO: GERENTE GENERAL
ÁREA: GERENCIA GENERAL
PROCESOS: DIRECCION
Clasificación: Director
FUNCIONES:
Establecer la Política de la Calidad.
Dirigir, coordinar, supervisar y controlar las acciones de las
diferentes áreas, en concordancia con la política, objetivos y metas
aprobadas.
Aprobar los requerimientos de compra de activos de la empresa.
Asegurar que los requisitos del Cliente sean determinadas y
se conviertan en requisitos del servicio.
Comunicar a los trabajadores la importancia de satisfacer los requisitos
del Cliente.
Aprobar los Manuales de Trabajo.
Aprobar los Planes, Programas, Presupuesto Anual y
demás documentos de gestión.
Definir la responsabilidad y autoridad del personal.
Aprobar los documentos legales.
Asegurar el cumplimiento de los procedimientos de cada área.
Asegurar la efectividad de la comunicación entre las diferentes áreas y
funciones referentes al trabajo diario.
Proporcionar las instalaciones necesarias para lograr la conformidad del
servicio.
Dirigir las reuniones de trabajo.
COMPETENCIAS:Educación: Educación Superior en Cirujano Dentista. Miembro del Colegio
Odontológico del Perú.
Formación: Curso, Taller y/o Seminario en Comportamiento o Cultura
Organizacional, Liderazgo, Marketing (deseable más no indispensable).
Post-Grado en Gerencia, Administración o Finanzas (deseable más no
indispensable).
Habilidades: Liderazgo.
Destreza para negociar
Trabajo en equipo.
Comunicación efectiva a todo nivel.
Empatía.
Facilidad para expresar ideas en forma verbal.
Facilidad para expresar ideas en forma escrita.
Orientación a resultados.
Habilidad para organizar el tiempo.
Habilidad persuasiva
Experiencia: Cinco (05) años en posiciones similares.
COMUNICACION:Interno: Todas las áreas de la Empresa.
Externo: Empresas e instituciones en general.
SUPERVISIÓN: Recibida: Socios.
Ejercida: Todo personal del Centro Odontológico Vargas.
CARGO: ADMINISTRADOR
ÁREA: ADMINISTRACIÓN
PROCESOS: ADMINISTRACIÓN
Clasificación: Empleado
FUNCIONES:
Estar permanentemente informado sobre las actividades inherentes
al desarrollo del Centro Odontológico Americano.
Realizar el seguimiento y culminación con diligencia los proyectos
propuestos.
Mantener relación estrecha con las personas encargadas de otras
empresas.
Mantener orden, perseverancia y discreción en el manejo de información
del Área.
Supervisar el trabajo del personal a su cargo.
Tomar permanente contacto sobre acciones de Implementación
y desarrollo del Centro Odontológico Vargas.
Revisar y elaborar la planilla de pagos a Odontólogos.
Atender y solucionar los reclamos de los pacientes.
Representar y participar en diversos eventos del Centro Odontológico
Vargas.
Dirigir y supervisar la ejecución, seguimiento y evaluación de convenios,
para el establecimiento de actividades en beneficio del Centro
Odontológico Vargas.
Elaboración de informes de apoyo a la Gerencia General de la empresa.
Realizar el control patrimonial.
Otras que le encomiende la Gerencia General.
COMPETENCIAS:
Educación: Educación superior en Administración o carreras afines.
Formación: Conocimiento de Informática nivel usuario. Conocimiento
de Inglés nivel básico. Cursos, Talleres y/o Seminarios en Atención al
Cliente, Administración y Organización, Recursos Humanos.
Habilidades:
Liderazgo.
Destreza para negociar
Trabajo en equipo
Comunicación efectiva a todo nivel.
Empatía
Facilidad para expresar ideas en forma verbal y escrita.
Orientación a resultados.
Habilidad para organizar el tiempo.
Habilidad persuasiva.
Experiencia: Dos (02) años en posiciones similares, en áreas de Jefatura de
Supervisión, con personal a su cargo.
COMUNICACION:
Interno: Gerencia General y demás áreas de la empresa.
Externo: Público y Empresas e instituciones en general.
SUPERVISIÓN:
Recibida: Gerente General.
Ejercida: Supervisa al personal asignado al área.
CARGO: JEFE DE MARKETING
ÁREA: MARKETING
PROCESOS: MARKETING
Clasificación: Empleado
FUNCIONES:
Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de Promoción.
Desarrollar los proyectos propuestos.
Realizar actividades de fidelización de pacientes.
Realizar visitas programadas a las empresas.
Mantener el orden, perseverancia y discreción en el manejo
de información del Área.
Representar al Centro Odontológico Vargas y participar en Campañas y
Despistajes en las diversas empresas.
Dirigir y supervisar la suscripción, ejecución, seguimiento y
evaluación de convenios, para el establecimiento de actividades en
beneficio del Centro Odontológico Vargas.
Conocer los requisitos del cliente.
Participar en las reuniones de Revisión por la Dirección.
Reportar al Gerente General los resultados de los Indicadores
relacionados a su área.
Revisar y sugerir las modificaciones y/o actualizaciones de los
procedimientos, manuales, instrucciones de trabajo y
formatos relacionados a su área.
Realizar la revisión periódica de los materiales en las empresas con las
que se tienen convenios o contratos (folleteria, merchandising,
materiales).
Almacenar y ordenar los materiales del área (pedidos-materiales
para eventos).
Asesorar en la imagen integral del Centro Odontológico Vargas.
Encargado de cambiar la imagen o mejorarla constantemente.
Uniformizar la imagen del Centro Odontológico Vargas.
Encargado de las Relaciones Públicas del Centro Odontológico Vargas.
Contratación de medios y espacios publicitarios para el reforzamiento de
marca y la adquisición y retención de clientes.
Presupuestar, contratar y buscar la mejor opción para
materiales publicitarios para que sea repartido (folleteria,
merchandising, materiales).
Evaluar y tomar acciones de mejora en Base a la información recibida
de las encuestas
Otras que le encomiende la Gerencia General.
COMPETENCIAS:
Educación: Estudio universitario o técnico en Marketing, Ventas, o carreras
afines.
Formación: Conocimiento de Informática a nivel usuario. Cursos Talleres y/o
Seminario de Ventas, Atención al Cliente.
Habilidades:
Liderazgo.
Destreza para negociar.
Trabajo en equipo.
Comunicación efectiva a todo nivel.
Empatia
Facilidad para expresar ideas en forma verbal
Facilidad para expresar ideas en forma escrita.
Orientación a resultados.
Habilidad para organizar el tiempo.
Habilidad persuasiva.
Experiencia: Tres (03) años en posiciones similares, en áreas de Ventas, Jefatura
de Marketing.
COMUNICACION:
Interno: Gerencia General, Administración,
Externo: Empresas e instituciones en general.
SUPERVISIÓN:
Recibida: Gerente General.
Ejercida: personal asignado al área.
CARGO: DIRECTOR ODONTOLÓGICO
ÁREA: DIRECCIÓN ODONTOLÓGICA.
PROCESOS: EVALUACION Y DIAGNÓSTICO, TRATAMIENTO
Clasificación: Empleado
FUNCIONES:
Emitir informe Odontológico con sentido de justicia y objetividad.
Capacitar a los odontólogos para que realicen sus labores de acuerdo a
las normas establecidas en el Centro de trabajo.
Mejorar la calidad de las prestaciones.
Supervisión de desempeño de proveedores odontológicos.
Cumplimiento de requisitos reglamentarios establecidos en
los procedimientos relacionados a su área.
Participar en las reuniones de Revisión por la Dirección.
Reportar al Representante de la Dirección los resultados de los
Indicadores relacionados a su área.
Revisar y sugerir las modificaciones y/o actualizaciones de los
procedimientos, manuales, instrucciones de trabajo y formatos del área.
Otras que le encomiende la Gerencia General.
COMPETENCIAS:
Educación: Cirujano Dentista titulado, colegiado y habilitado.
Formación: Cursos, Talleres y/o Seminario de especialización odontológica.
Habilidades:
Liderazgo.
Trabajo en equipo.
Comunicación efectiva a todo nivel.
Empatía.
Facilidad para expresar ideas en forma verbal y escrita
Orientación a resultados.
Habilidad para organizar el tiempo.
Experiencia: Un (01) año en posiciones similares.
COMUNICACION:
Interno: Gerencia General, Administración, Jefe de Marketing, Asistentas
Dentales.
Externo: Empresas e instituciones en general.
SUPERVISIÓN:
Recibida: Gerente General.
Ejercida: Odontólogos, Asistentes Dentales.
CARGO: ODONTÓLOGO
ÁREA: DIRECCIÓN ODONTOLÓGICA.
PROCESOS: EVALUACION Y DIAGNÓSTICO, TRATAMIENTO
Clasificación: Servicio externo
FUNCIONES:
Elaborar la historia clínica de los pacientes asignados. Registrar,
firmar y sellar en la historia clínica todo procedimiento odontológico que
realice a los pacientes asignados.
Realizar el examen clínico, odontograma y exámenes radiográficos
necesarios para llegar a un diagnóstico y proponer un plan de tratamiento
odontológico a los pacientes asignados.
Informar al paciente sobre el diagnóstico, tratamiento, pronóstico y manejo
de su problema odontológico, así como de los riesgos y consecuencias de
los mismos.
Realizar los procedimientos odontológicos de acuerdo al plan de
tratamiento registrado en la historia clínica.
Obtener por escrito el consentimiento informado antes de realizar
procedimientos odontológicos que lo requieran.
Confeccionar informes odontológicos de los procedimientos realizados
en los pacientes cuando sea requerido.
Cumplimiento de requisitos reglamentarios establecidos en
los procedimientos relacionados a su área.
Otras que le asigne la Dirección Odontológica.
COMPETENCIAS:
Educación: Cirujano Dentista titulado, colegiado y habilitado. Título
de especialista y Registro Nacional de especialista, para los profesionales que
se desempeñen como tal.
Formación: Cursos, Talleres y/o Seminario de especialización odontológica.
Habilidades:
Destreza para negociar.
Comunicación efectiva a todo nivel.
Facilidad para expresar ideas en forma verbal y escrita.
Orientación a resultados.
Habilidad para organizar el tiempo.
Experiencia: Dos (02) años en posiciones similares en consulta privada
o dependiente.
COMUNICACION:
Interno: Gerencia General, Director Odontológico, Administrador.
Externo: Pacientes.
SUPERVISIÓN:
Recibida: Gerente General, Director Odontológico.
Ejercida: no aplica.
CARGO: ASISTENTA DENTAL
ÁREA: DIRECCIÓN ODONTOLÓGICA.
PROCESOS: EVALUACION Y DIAGNÓSTICO, TRATAMIENTO
Clasificación: Empleado
FUNCIONES:
Preparar y organizar la Unidad Dental, mobiliario, equipos e insumos para la
atención del paciente.
Preparar al paciente para la consulta odontológica.
Entregar a los pacientes los consentimientos informados en los casos
en que el Odontólogo lo indique.
Registrar en las Historias clínicas la hora de ingreso y salida del consultorio
del paciente atendido, anotar en la Historia clínica los
tratamientos realizados por el Odontólogo.
Controlar la entrega y recepción de los trabajos del laboratorio.
Apoyar al Odontólogo en las actividades clínicas que realizan.
Esterilizar y desinfectar los instrumentos dentales.
Orientar al paciente sobre la higiene oral.
Cumplimiento de requisitos reglamentarios establecidos en
los procedimientos relacionados a su área.
Otras tareas que indique la Dirección Odontológica.
COMPETENCIAS:
Educación: Educación técnica de Asistenta Dental, Enfermería o Técnico en
Laboratorio.
Formación: Cursos, seminarios o talleres de Bioseguridad. Cursos, seminarios o
talleres de Atención al Cliente (deseable más no indispensable).
Habilidades:
Trabajo en equipo.
Comunicación efectiva a todo nivel.
Orientación a resultados.
Habilidad para organizar el tiempo.
Experiencia: Un (01) año en posiciones similares.
COMUNICACION:
Interno: Gerente General, Administrado, Director Odontológico, Odontólogos,
Recepción.
Externo: Pacientes.
SUPERVISIÓN:
Recibida: Director Odontológico.
Ejercida: No aplica.
CARGO: RECEPCIONISTA
ÁREA: ADMINISTRACIÓN
PROCESOS: ATENCIÓN AL CLIENTE
Clasificación: Empleado
FUNCIONES:
Registrar filiación en las historias clínicas y armar el file de la Historia
Clínica, anunciar la llegada de los pacientes a los consultorios, programar
citas para atención odontológica.
Verificar datos de los pacientes registrados.
Mantener el ordenamiento de las historias clínicas y del área de atención al
cliente.
Brindar buena y certera información de los servicios del Centro
Odontológico Vargas.
Brindar información sobre alternativas de formas de pago.
Hacer seguimiento de las Historias Clínicas por deuda o falta de requisitos
de facturación, siendo su responsabilidad la solución efectiva de cada caso.
Elaborar y explicar al paciente el presupuesto descrito en la historia clínica
luego de la consulta o cada vez que el odontólogo y/o el paciente lo
requiera.
Llevar el control de las horas de atención el paciente de acuerdo a lo
Indicado.
Elaborar el estado de cuenta del paciente que lo solicite.
Recepcionar y comunicar las quejas y/o reclamos de los clientes/pacientes
para su registro y solución.
Mantener una comunicación eficaz con el personal de Asistentes dentales y
Odontólogos.
Otras que le encomiende la Administración.
COMPETENCIAS
Educación: Secundaria completa. Educación Técnica o Universitaria en
Administración, Ciencias de la Comunicación (deseable más no indispensable).
Formación: Cursos, Talleres o Seminarios en Atención al
Cliente. Conocimientos de Informática a nivel usuario. Conocimiento de
Inglés nivel básico (deseable más no indispensable)
Habilidades:
Trabajo en equipo.
Destreza para negociar.
Comunicación efectiva a todo nivel.
Empatía.
Facilidad para expresar ideas en forma verbal.
Facilidad para expresar ideas en forma escrita.
Orientación a resultados.
Habilidad para organizar el tiempo.
Habilidad persuasiva.
Experiencia: Mínima de un (01) año en atención al público.
COMUNICACION:
Interno: Gerencia General, Administración, Odontólogos, Asistentas dentales.
Externo: Pacientes del Centro Odontológico Vargas.
SUPERVISIÓN:
Recibida: Jefe de Marketing, Administración.
Ejercida: No aplica.
CARGO: AUXILIAR TÉCNICO
ÁREA: LOGISTICA
PROCESOS: MANTENIMIENTO
Clasificación: Empleado
FUNCIONES:
Realizar la instalación y restauración de materiales, aparatos,
máquinas, equipo e instalaciones, verificando su correcto
funcionamiento en los consultorios y áreas que se le indiquen.
Efectuar una revisión mensual de las instalaciones, equipos,
materiales, aparatos y máquinas.
Proporcionar instrucciones de carácter técnico para el manejo de equipos,
aparatos y materiales.
Planear y desarrollar las actividades de mantenimiento preventivo
o correctivo.
Solicitar, controlar y responsabilizarse de los materiales, herramientas
y equipo que requieran para la ejecución de su trabajo.
Presentar un informe de los trabajos realizados ante el Gerente General.
COMPETENCIAS:
Educación: Secundaria completa.
Formación: Cursos, Talleres o seminarios Técnico electricista, Arreglo e
Instalación de Unidades Dentales (deseable más no indispensable).
Habilidades:
Orientación a resultados.
Habilidad para organizar tiempo.
Experiencia: Técnico o auxiliar de mantenimiento de Unidades Dentales
(1 año mínimo)
COMUNICACION:
Interno: Con todas las áreas.
Externo: No aplica
SUPERVISIÓN:
Recibida: Administración
Ejercida: No aplica
CARGO: AUXILIAR DE LIMPIEZA
ÁREA: LOGISTICA
PROCESOS: MANTENIMIENTO
Clasificación: Empleado
FUNCIONES:
Eliminación de la suciedad adherida, grasas manchas, etc.,
mediante fregona, bayetas, estropajos, etc., y la utilización de
jabones o detergentes adecuados hasta obtener que la superficie
quede libre de residuos, manchas, huellas, solución detergente y
en general de cualquier residuo adherido.
Desempolvado: sobre paredes, techos, mobiliarios, terminales de
ordenadores, teléfonos, telefax, tapizados, accesorios, instalaciones, etc.
Eliminación del polvo depositado en superficies o elementos situados por
encima del suelo mediante la utilización de sistemas manuales
o automáticos hasta obtener la eliminación de trazas de polvo, suciedad,
hilos, telarañas, etc.
Eliminación de residuos en los recipientes, limpieza interior y exterior de
los mismos hasta su higienización y llenado de líquidos desinfectantes y
desodorantes.
Eliminación de manchas, polvo, huellas, etc. mediante los productos
adecuados hasta obtener nitidez o brillo del objeto o superficie (sobre
cristales, cuadros, placas, adornos, manillas, metales, apliques,
revestimientos metálicos, etc.).
Desengrasado: sobre suelos, paredes, mobiliario, etc. Abrillantado de
suelos y encerados: sobre terrazo, mármoles, corcho, madera,
goma, etc.
Realizar otras tareas de apoyo asignadas por la Gerencia Greneral.
COMPETENCIAS:
Educación: Educación Secundaria.
Formación: no aplica
Habilidades:
Orientación a resultados.
Habilidad para organizar el tiempo.
Trabajo en equipo
Experiencia: No indispensable.
COMUNICACION:
Interno: Ninguna
Externo: Ninguna
SUPERVISIÓN:
Recibida: Jefe de Logística
Ejercida: No aplica.
CARGO: AUXILIAR DE SEGURIDAD
ÁREA: LOGISTICA
PROCESOS: MANTENIMIENTO
Clasificación: Empleado
FUNCIONES:
Proteger tanto a las personas como a la propiedad y toda clase de
bienes.
Tratar de evitar toda clase de hechos delictivos
Intervenir en la extinción de posibles incendios, siniestros y accidentes
en general.
Poner en conocimiento diariamente todo tipo de incidencias.
Ser responsable de un cuadro de llaves de todas las oficinas del Centro
Odontológico Vargas el cual podrá ser utilizado en caso de emergencia.
Ser responsable de cerrar todas las puertas de los locales del Centro
Odontológico Vargas, así también como de apagar todas las luces
interiores y exteriores y la colocación de la alarma.
Interrumpir cualquier situación que pueda alterar la tranquilidad de los
clientes y/o del personal de la empresa.
Informar a su jefatura inmediata de cualquier situación sospechosa que
ponga en riesgo la integridad y bienes de la empresa y las personas que
en ella se encuentran.
Realizar otras tareas de apoyo asignadas por la Gerencia General.
COMPETENCIAS:
Educación: Educación Secundaria.
Formación: no aplica
Habilidades:
Propias del puesto.
Experiencia: Preferentemente experiencia laboral en el puesto.
COMUNICACION:
Interno: Con la Gerencia, Administración y Jefe de Marketing.
Externo: Con la Central de Alarmas, en caso ser necesario, público en general.
SUPERVISIÓN:
Recibida: Administración.
Ejercida: No aplica.
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