nuevas tendencias en el tratamiento/gestión de registros electrónicos
el “nuevo paradigma”
Lección presentada por
Facultad de Biblioteconomía y DocumentaciónUniversidad de Granada
el impacto tecnológico
“revolución de la información electrónica” reducción (anulación) de las distancias espacio-
temporales, e incluso, las barreras jerárquicas cambios sobre el modo de trabajar, jugar,
socializar, organizar, enseñar...
cambios para los sistemas de archivo/gestión nuevas prácticas de comunicación nuevas formas documentales cambio en la estructura organizativa
cambio en la forma del documento:el documento electrónico
fácilmente manipulable, enlazable interna y externamente, rápidamente transformable, intrínsecamente localizable, instantáneamente transportable e infinitamente replicable (Schamber)
no es una entidad física inerte, con la estructura lógica y las relaciones físicas interdependientes
sus atributos físicos son, en gran medida, función del software y están separados del contenido informativo o del contexto del documento
modificación de los métodos de trabajo
recreación de la organización y sus actividades de un modo tecnológicamente accesible 24 horas al día, desde cualquier lugar y sin barreras jerárquicas (Bearman)
instantaneidad (Dollar) descentralización organizativa
comunicaciones horizontales: “espacio virtual de trabajo común” (Zuboff)
los ficheros de datos, en sí mismos, dejan de ser estáticos: entorno service-delivery (Kesner)
evolución de las respuestas
acercamiento para aprovechar sus posibilidades
necesidad de hacer frente a los registros electrónicos adaptación de las prácticas
modificación radical nuevas actitudesel “nuevo paradigma”(Bearman, Cook, Cox, Dollar, Hedstrom...)
el “nuevo paradigma”
movimiento teórico-práctico hacia la “reinvención de los archivos contenido del registro contexto registro en sí mismo función preservación y acceso intervención en
la creación el contexto y el entorno funcional importancia de la valoración no custodia
inadaptación de los principios y prácticas tradicionales
principio de procedencia los métodos por los que la oficina creadora
puede usar los registros no reflejan almacenamiento físico, son establecidos por las funcionalidades software.
lo que preserva el orden físico son las asociaciones lógicas entre los registros
selección y valoración no tiene sentido hablar de “master file”, ni
del ciclo de vida instantaneidad, multiplicidad y contínua
variabilidad
inadaptación de los principios y prácticas tradicionales
retención y conservación conservación soporte físico continuidad de uso
organización y descripción física e intelectual: La ordenación física de los
documentos electrónicos es de escasa importancia
descripción contextual acceso y uso
descripción a posteriori: control intelectual colectivo
sistemas de acceso basados en la oferta
es necesaria una respuesta
la estrategia:registros como evidencia
los registros son evidencia de transacciones los registros son conocidos por sus
metadatos los metadatos ideales de los registros
pueden ser definidos desde la comprensión social del acto de registrar
cualquier registro sera mejor/peor (mayor/menor riesgo) si tiene completos/incompletos sus metadatos
el metadato es sobre contenido, contexto y estructura
la estrategia:el “records continuum”
[Eje de Transaccionalidad]
Causa Función Propósito
[Eje de responsabilidad]
Dominio Organización Competencia
[Eje de Gestión de Documentos / Archivo]
Archivo
Sistema de Gestión de Documentos
Registro
Información
Instrumento Acto
[Eje de Evidencia]
Memoria Colectiva
Memoria Corporativa
Evidencia
HuellaDIMENSIÓN ACONTECIMIENTO
DIMENSIÓN DOCUMENTAL
DIMENSIÓN RIESGO
DIMENSIÓN SOCIAL
Elaboración propia. Fuente: Bearman, 1996a
la estrategia: asegurar evidenciaobjetivos
crear evidencia es posible desarrollar diseños,
implementaciones y normas de sistemas que garanticen la creación de evidencia de todas las transacciones
identificar evidencia identificación como selección apriorística de
transacciones, no de registros “historicidad evidencial”
valoración más importante y funcional no análisis de registros incorporar la valoración al diseño del sistema (metadatos)
la estrategia: asegurar evidenciaobjetivos
documentar actividad “autodescripción” de las transacciones que
representan los registros (objetos informativos encapsulados)
mantener evidencia continuidad de utilización frente a permanencia
de objeto físico asegurar legibilidad e inteligibilidad
posibilitar uso servicios como estructuras de intermediación
orientados a la demanda difusión en red de información registrada
posibles aplicaciones
negociaciones jerárquicas (NAC)
valoración funcional (Holanda)
autodescripción (Banco Mundial)
GILS
custodia y responsabilidad de las agencias (Australian Archives)
posibles aplicaciones:modelos generales
norma AS-4390
modelo Electronic Work Environment (EWE)
Pittsbourgh Electronic Records Project
Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping
Reference Model for Business Acceptable Communications
conclusiones
impacto “revolucionario”: modificación de la forma del documento y de los métodos de trabajo nueva estrategia
cuestiones de archivo/gestión incorporadas a las consideraciones previas de diseño de políticas, sistemas y aplicaciones
contenido de un registro contexto / registro función de dicho registro / preservación y acceso intervención en el proceso de creación
de esta estrategia pueden surgir modelos eficaces para la gestión de documentos electrónicos
en todas estas aplicaciones, subyace como estructura lógica para su desarrollo, un modelo metadatos
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