UCV - Sistemas de Información – Lia Mendoza 1Organizaciones
Organizaciones
Administración: Una ventaja competitivaSnell, Bateman
McGraw Hill, 4ta Edición 2001Capítulo 8
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• Sistemas Abiertos vs. Sistemas Cerrados– Las organizaciones son sistemas abiertos
que dependen de su ambiente exterior– El ambiente reacciona a los elementos de
salida que mediante la retroalimentación le proporciona nuevos elementos de entrada al sistema
• Eficiencia es la proporción entre los elementos de salida y los de entrada
• Eficacia es el punto en que los elementos de salida de la organización corresponden a los deseos y necesidades del medio externo
• Equifinalidad Es un concepto que afirma que existen muchos caminos para lograr el mismo resultado No insiste en la “única y mejor manera de hacer las cosas”
• Sinergia “La totalidad puede ser mayor a la suma de las partes”
Teoría General de Sistemas en los Procesos Organizacionales
Materia PrimaRecursos Humanos
EnergíaRecursos Financieros
InformaciónEquipos
Bienes yServicios
Retroalimentación
Entradas SalidasOrganización
Procesos de Transformación
Ambiente Externo
Sistemas Administrados, diseñados y operados para alcanzar un conjunto específico de objetivos
Sistemas Administrados, diseñados y operados para alcanzar un conjunto específico de objetivos
Teoría de Sistemas Establece que una Organización es un conjunto de elementos interdependientes, que a su vez son interdependientes con el ambiente externo
SistemaConjunto de partes interdependientes que procesan y transforman los elementos de entrada en elementos de salida
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– El organigrama describe gráficamente los puestos en la compañía y cómo están organizados
– Indica el esquema de la estructura de mandos, es decir, quién le reporta a quién, y cuales actividades se realizan en cada área
El Organigrama
Fundamentos de la OrganizaciónEl Organigrama
OrganigramaEstructura de conformación y división del trabajo en una organización
1. Los Cuadros representan trabajos distintos
2. Los títulos muestran el trabajo desempeñado por cada unidad
3. La presentación de informes y las relaciones de autoridad se muestran mediante líneas que muestran la conexión “Superior – Subordinado”
4. Los niveles de autorización se indican de acuerdo al número de capas horizontales. Todas las personas que están en un mismo rango y reportan a una misma persona están en un nivel
Presidente
Finanzas I y D Marketing Personal
Producción Ventas
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– División del Trabajo• El trabajo está subdividido en tareas menores
• Diversas personas y unidades en toda la organización realizan tareas diferentes
– Especialización• Diferentes personas o grupos con frecuencia
desempeñan partes específicas de la tarea completa
– Tipos de Diferenciación• Elevada: Alta complejidad, Número de unidades
y Especialización
• Intermedia
• Simple
Diferenciación
Aspecto del ambiente interno de la Organización creado por la especialización del empleo y la función del trabajo
“La organización está compuesta de muchas unidades que trabajan sobre tipos diferentes de tareas, usando distintas aptitudes y métodos de trabajo”
Integración
Grado hasta el punto en que las unidades de trabajo diferenciadas trabajan juntas y coordinan sus esfuerzos
“Estas unidades diferenciadas se juntan nuevamente de modo que el trabajo se coordina en el producto total”
Los gerentes consideran los asuntos de integración de manera independiente a la estructura
“Las tareas especializadas no pueden ser desarrolladas de manera independiente”
Fundamentos de la OrganizaciónEl Organigrama
– Comunicación y cooperación• Requerida en algún grado entre las unidades
– Normalización• Limita acciones e integra varias unidades
mediante la regulación de lo que la gente hace
– Coordinación • Mediante los procedimientos que vinculan
diferentes partes de la organización para lograr la misión total de ésta
• Ajuste Mutuo
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Director Ejecutivo en Jefe (CEO)
Elegido por el Consejo Directivo ocupando la posición de mayor jerarquía en la pirámide organizacionalResponsable ante el consejo y propietarios del desempeño de la organización
– Derecho legítimo de tomar decisiones y decir a la gente qué hacer
– Reside en los puestos más que en las personas.
– En empresas privadas, los propietarios tienen la autoridad. En empresas pequeñas, el dueño toma el papel de gerente o contrata a alguien que le reporta
– Por tradición, es el medio principal de operar una organización. Las ordenes se ejecutan
La Autoridad
Fundamentos de la OrganizaciónEl Organigrama – Diferenciación Vertical
Estructuras de AutoridadConsejo DirectivoGrupo de personas elegidas por los accionistas. El consejo toma decisiones de acuerdo al acta constitutiva y sus estatutos
1. Selecciona, evalúa, recompensa y reemplaza al Director General o CEO
2. Determina dirección estratégica y revisa el comportamiento financiero
3. Asegura la conducta ética, socialmente responsable y legal
Compuesto por Miembros externos de otras empresas y de Directores Internos que son ejecutivos de la empresa
Equipo de Alta Dirección
El CEO comparte su autoridad con otros miembros claves del equipo de alta dirección: Director de la Empresa, Director en Jefe, Dir. Financiero y otros ejecutivos
Toman decisiones Críticas en equipo como una unidad
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Representa al número de subordinados que reportan directamente a un ejecutivo o supervisor
Tramos Cortos aumentan la verticalidad (Niveles de Reporte) Tramos Amplios potencian la organización plana con un menor número de
niveles
El tramo de control óptimo maximiza la eficacia Corto para permitir a los gerentes mantener el control sobre sus subordinados No tan limitado que potencie un sobrecontrol y un número excesivo de
gerentes para un número pequeño de subordinados
Niveles Jerárquicos (Jerarquía)
Fundamentos de la OrganizaciónEl Organigrama – Diferenciación Vertical
EjecutivoIncluye el CEO, Directores y Subdirectores
IntermedioIncluye gerencias medias. Ejemplo:Gerente de una Planta
OperativoIncluye Gerentes de Oficina, de área, supervisores y otros gerentes de primera línea
La tendencia es que mientras menos niveles haya en la organización será más eficiente, rápida y efectiva en costos.
Nivel Ejecutivo o Estratégico
Nivel Intermedia (Técnico)
Nivel Operativo
Tramo de Control
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Delegación
Fundamentos de la OrganizaciónEl Organigrama – Diferenciación Vertical
La Delegación es la asignación de autoridad y responsabilidad a un subordinado de nivel inferior. Requiere que el subordinado informe a su jefe respecto a cuán efectivamente se realizó la tarea.
Pasos para una delegación efectiva
Defina la meta en forma concreta
Seleccione a la persona para la tarea
Solicite las opiniones del subordinado acerca de enfoques sugeridos
Dé al subordinado autoridad, tiempo y recursos (gente, dinero, equipo) para desarrollar su cometido
Programe verificaciones para revisar el avance
Continúe mediante la discusión del progreso en intervalos apropiados
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Descentralización y Toma de Decisiones
Fundamentos de la OrganizaciónEl Organigrama – Diferenciación Vertical
La delegación de la responsabilidad y autoridad descentraliza la toma de decisiones
Organizaciones Centralizadas toman decisiones en los niveles superiores
Organizaciones Descentralizadas se toman decisiones en los niveles inferiores
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Director General
Recursos Humanos
AdquisicionesServicios de tecnología de la
información
Logística hacia el interior
Logística hacia el exterior
Mercadeo y Ventas
Operaciones Servicio
Departamentos de Apoyo
Departamentos de Línea
Mar
gen
Infraestructura de la Empresa
Administración de Recursos Humanos
Desarrollo Tecnológico
Adquisiciones
Logísticahacia el interior
Operaciones
Logísticahacia el exterior
Marketing y
VentasServicios
Margen
Actividades Primarias
Actividadesde Apoyo
Estructura Horizontal
Departamentos de LíneaUnidades que tratan directamente con los bienes y servicios fundamentales de la organización. Ejemplos: Ingeniería, Manufactura, Operaciones, Venta, Servicio, etc
Departamentos de ApoyoUnidades que apoyan los departamentos de línea. Poseen habilidades especializadas o profesionales. Ejemplos: Investigación, Seguridad, Jurídico, Relaciones Públicas, Recursos Humanos
DepartamentalizaciónSubdivisión de una organización en unidades más pequeñas
Organización FuncionalDepartamentalización en torno a actividades especializadas tales como Producción, Mercadeo, Recursos Humanos, etc Es común ver los departamentos organizados alrededor de la cadena de valor de la compañía
Cadena de ValorSecuencia de actividades que fluyen desde la materia prima hasta la entrega de un producto o servicio
Fundamentos de la OrganizaciónLa Estructura Horizontal – La Organización Funcional
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La Organización Funcional
Fundamentos de la OrganizaciónLa Estructura Horizontal – La Organización Funcional
Ventajas
Posibilidad de realizar economías de escala
Vigilancia del entorno más efectiva
Normas del desempeño se mantienen mejor
Oportunidades de Adiestramiento Especializado y del Desarrollo de Habilidades a profundidad
Las tomas de decisiones y las líneas de comunicación son simples y entendidas claramente
Desventajas
Concentración en la función y no en la empresa como un todo
Pérdida de la Calidad Total del producto y la satisfacción del cliente
Los gerentes desarrollan especialización funcional, no en lo general
Surge conflicto entre las funciones que disminuye la comunicación y coordinación empresarial
Amenaza constante sobre la Integración Funcional
Pérdida de velocidad en la atención al entorno (Mercado y Clientes)
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La Organización Divisional
Fundamentos de la OrganizaciónLa Estructura Horizontal – La Organización Divisional
Crea unidades en torno a Productos, Clientes o Regiones geográficas
Surge como una alternativa a la organización funcional agrupando todas las funciones dentro de una sola división
Crea una réplica de las funciones en todas las divisiones
PresidenteDel consejo
DG
GerenteRegiónOriente
GerenteRegión
Sur
GerenteRegiónCentro
GerenteRegión
Occidente
GerentesGeneralesEstados
Orientales
GerentesGeneralesEstados Centrales
GerentesGeneralesEstados
Occidentales
GerentesGeneralesEstados Sureños
Organización Geográfica
Divisiones por Producto
En la organización de producto, todas las funciones que contribuyen a un producto dado están organizadas bajo un gerente. Ejemplo: Johnson & Jhonson cuenta con 168 divisiones independientes en 33 grupos, cada uno responsable de un grupo de productos a nivel mundial
Divisiones por Clientes y Regiones Geográficas
Algunas compañías construyen divisiones alrededor de grupos de clientes o alrededor de distinciones geográficas En el caso de las regiones geográficas éstas incluyen el distrito, territorio, región y país
D iv is ió n d e he rra m ie n tasp a ra e l h o ga r y e l ja rd ín
R e cu rso s H u m a n os M e rca d eo P ro d u cc ión
D iv is ió n A e ro e sp a c ia l D iv is ió n d e T ra c to res
D ire c to r G e n e ra l
C o n se jo D ire c tivoPor Producto
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La Organización Divisional
Fundamentos de la OrganizaciónLa Estructura Horizontal – La Organización Divisional
Desventajas
La coordinación a través de líneas y divisiones de productos resulta difícil.
Algunos gerentes aprenden a ser generalistas, pero no necesariamente adquieren la profundidad de la especialización funcional.
Existe duplicidad de esfuerzos que involucra altos costos.
La Alta Dirección pierde el control sobre las decisiones tomadas en las Divisiones.
Ventajas
Las necesidades de información se manejan con mayor facilidad
Las responsabilidades de las tareas son claras
Los gerentes son más independientes y responsables porque generalmente cuentan con los recursos que necesitan para desarrollar sus tareas.
La gente recibe capacitación más amplia. Los gerentes generales desarrollan una variedad de habilidades y aprenden a ser juzgados por los resultados.
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La Organización Matricial
Fundamentos de la OrganizaciónLa Estructura Horizontal – La Organización Matricial
Forma híbrida de organización donde se combinan las formas funcional y divisional
Los gerentes y el personal de confianza reportan a dos gerentes: Uno funcional y otro divisional
Ventajas
Toma de decisiones descentralizadas con el nivel e información apropiado
Red de información compartida
Delegación de decisiones a niveles apropiados no sobrecarga los altos niveles administrativos con las decisiones operativas
Eficiencia lograda por el uso compartido de recursos
Personal obtiene habilidades de apoyo para participar en juntas e interacción frecuente
Se amplía la escala de carrera en ambos lados de la organización
Desventajas
Confusión por tener más de un superior con el cual se tiene responsabilidades
El diseño estimula a los gerentes quienes comparten subordinados para maniobrar por poder
Creencia equivocada que la decisión es tomada en grupo y que todos participan en esta
Exceso de democracia puede conducir a acción insuficiente
DG
Administración de Proyecto
IngenieríaGerentesFuncionales
Producción Personal
GerenteProyecto A
Grupo deProducción
GerenteProyecto B
Grupo deProducción
Finanzas
Grupo deIngeniería
Grupo deIngeniería
Grupo dePersonal
Grupo dePersonal
Grupo deContabilidad
Grupo deContabilidad
LiderazgoSuperior
GerenteMatricial
GerenteMatricial
Gerentecon dos jefes
Gerentes con 2 jefes