CREACION DE UN APLICATIVO DE GESTION PARA LOS PROYECTOS DE
OBRA CIVIL CONTRATADOS POR LA ALCALDIA DE TUNJA
PABLO JAVIER BARRERA RODRIGUEZ
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTA D.C. PRIMER SEMESTRE - 2021
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CREACION DE UN APLICATIVO DE GESTION PARA LOS PROYECTOS DE
OBRA CIVIL CONTRATADOS POR LA ALCALDIA DE TUNJA
PABLO JAVIER BARRERA RODRIGUEZ
Tutora: MARCELA VELOSA GARCIA
MGP PMP®
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTA D.C. PRIMER SEMESTRE - 2021
3
Dedicatoria
A todos aquellos que de una u otra manera ayudaron para poder culminar con éxito
mis estudios, a mis hijos, a mi esposa que pacientemente espero en medio del
confinamiento que terminara largas jornadas de trabajo y en especial a todos aquellos
que nos abandonaron a causa de la pandemia.
4
Agradecimientos
A mis profesores por brindarme los conocimientos que ayudaron a cumplir este
sueño, a todos aquellos profesionales que me aportaron grandes ideas en el camino y a
mi familia, la gran razón para seguir luchando por un futuro mucho mejor.
5
Tabla de Contenido
Dedicatoria ...................................................................................................................... 3
Agradecimientos .............................................................................................................. 4
Resumen ejecutivo ........................................................................................................ 14
Palabras Clave .............................................................................................................. 14
Abstract ......................................................................................................................... 15
Introducción ................................................................................................................... 16
Objetivos........................................................................................................................ 17
Objetivo General ....................................................................................................... 17
Objetivos específicos ................................................................................................ 17
Antecedentes Organizacionales .................................................................................... 18
1.1. Descripción de la organización ejecutora ...................................................... 18
1.2. Objetivos estratégicos de la organización. .................................................... 18
1.3. Misión, visión y valores. ................................................................................ 19
1.4. Estructura Organizacional. ............................................................................ 21
1.5. Mapa estratégico. .......................................................................................... 21
1.6. Cadena de valor de la Organización. ............................................................ 22
2. Evaluación y Formulación (metodología del Marco Lógico) ................................... 23
2.1. Descripción de la necesidad ......................................................................... 23
2.2. Árbol de problemas ....................................................................................... 24
2.3. Árbol de objetivos. ......................................................................................... 25
2.4. Árbol de acciones .......................................................................................... 25
2.5. Determinación de alternativas. ...................................................................... 26
2.6. Evaluación de alternativas. ........................................................................... 26
6
2.7. Descripción de la alternativa seleccionada. .................................................. 27
3. Marco Metodológico .................................................................................................. 27
3.1. Tipos y Métodos de Investigación. ................................................................ 27
3.2. Herramientas para la recolección de Información. ........................................ 27
3.3. Fuentes de Información................................................................................. 27
4. Estudio y Evaluaciones .......................................................................................... 28
4.1. Estudio Técnico ............................................................................................. 28
4.1.1. Diseño conceptual de la solución ........................................................ 28
4.1.2. Análisis y descripción del proceso ....................................................... 29
4.1.3. Definición del tamaño y localización del proyecto. .............................. 30
4.1.4. Requerimientos para el desarrollo del proyecto (equipos,
infraestructuras, personal e insumos)..................................................................... 31
4.2. Estudio de mercado ...................................................................................... 31
4.2.1. Población. ............................................................................................ 31
4.2.2. Dimensionamiento de la demanda. ..................................................... 31
4.2.3. Dimensionamiento de la oferta ............................................................ 32
4.3. Estudio de Viabilidad financiera .................................................................... 32
4.3.1. Estimación de costos de Inversión del Proyecto ................................. 32
4.3.2. Definición de costos de Operación y Mantenimiento del Aplicativo ..... 32
4.3.3. Análisis de tasas de Interés para costos de oportunidad .................... 33
4.3.4. Análisis de tasas de Interés para costos de financiación .................... 33
4.3.5. Tablas de amortización y / o capitalización ......................................... 34
4.3.6. Flujo de Caja ....................................................................................... 36
4.3.7. Evaluación Financiera del proyecto ..................................................... 37
4.4. Estudio Social y Ambiental ............................................................................ 37
7
4.4.1. Análisis y categorización de Riesgos .................................................. 37
4.4.2. Análisis ambiental del ciclo de vida del proyecto ................................. 39
4.4.3. Responsabilidad Social - Empresarial (RSE) ...................................... 41
5. Planes de Gestión del Proyecto ............................................................................. 44
5.1. Gestión de la Integración del Proyecto ......................................................... 44
5.1.1. Acta de Constitución (Project Charter) ................................................ 44
5.1.2. Registro de supuestos y restricciones ................................................. 49
5.1.3. Plan de Gestión de Beneficios ............................................................ 49
5.1.4. Plan de Gestión de Cambios ............................................................... 51
5.1.5. Lecciones aprendidas ......................................................................... 53
5.2. Plan de Gestión de Interesados .................................................................... 54
5.2.1. Registro de los Interesados ................................................................. 54
5.2.2. Estrategias para Involucrar a los Interesados ..................................... 54
5.3. Plan de Gestión del Alcance ......................................................................... 55
5.3.1. Plan y matriz de trazabilidad de requisitos .......................................... 56
5.3.2. Enunciado del Alcance ........................................................................ 56
5.3.3. Estructura de descomposición del trabajo (EDT) ................................ 57
5.3.4. Diccionario de la EDT .......................................................................... 58
5.4. Plan de Gestión del cronograma ................................................................... 58
5.4.1. Listado de Actividades con análisis PERT .......................................... 60
5.4.2. Diagrama de Red del proyecto ............................................................ 64
5.4.3. Línea Base del Cronograma ................................................................ 64
5.4.4. Técnicas de desarrollo del cronograma aplicadas .............................. 64
5.5. Plan de Gestión de Costos ............................................................................ 64
8
5.5.1. Estimación de costos en Ms Project .................................................... 65
5.5.2. Estimación Ascendente y determinación del Presupuesto .................. 66
5.6. Plan de Gestión de Recursos ........................................................................ 67
5.6.1. Estimación de los Recursos ................................................................ 69
5.6.2. Estimación de desglose de recursos (EDRs) ...................................... 70
5.6.3. Asignación de Recursos ...................................................................... 70
5.6.4. Calendario de Recursos ...................................................................... 70
5.6.5. Plan de Capacitación y Desarrollo del Trabajo .................................... 71
5.7. Plan de Gestión de las Comunicaciones ....................................................... 72
5.7.1. Canales de Comunicación................................................................... 72
5.7.2. Sistema de Información de las Comunicaciones ................................. 72
5.7.3. Matriz de Comunicaciones .................................................................. 73
5.7.4. Estrategia de Comunicaciones ............................................................ 74
5.8. Plan de Gestión de Calidad ........................................................................... 75
5.8.1. Métricas de Calidad ............................................................................. 75
5.8.2. Documentos de Prueba y evaluación .................................................. 78
5.8.3. Entregables verificados ....................................................................... 79
5.9. Plan de Gestión del Riesgo ........................................................................... 80
5.9.1. Matriz de Riesgos ................................................................................ 84
5.9.2. Matrices de probabilidad Impacto inicial - residual .............................. 85
5.10. Plan de Gestión de las Adquisiciones ........................................................... 86
5.10.1. Matriz de las adquisiciones ............................................................... 86
5.10.2. Cronograma de compras ................................................................... 88
6. Gestión del Valor ganado ....................................................................................... 89
9
6.1. Indicadores de Medición del desempeño ...................................................... 89
6.2. Análisis de Valor ganado y curva S ............................................................... 89
Conclusiones ................................................................................................................. 91
Referencias ................................................................................................................... 92
10
Lista de Figuras
Figura 1. Estructura Organizacional Municipio de Tunja......................................... 21
Figura 2. Mapa Estratégico Municipio de Tunja. ..................................................... 21
Figura 3. Cadena de Valor de la Organización. ...................................................... 22
Figura 4. Árbol de Problemas. ................................................................................ 24
Figura 5. Árbol de Objetivos ................................................................................... 25
Figura 6. Árbol de Acciones. ................................................................................... 25
Figura 7. Ubicación de Tunja en Colombia. ............................................................ 30
Figura 8. Estructura de descomposición del trabajo (EDT) ..................................... 57
Figura 9. Estructura de desglose de recursos (EDRs). ........................................... 70
11
Lista de Tablas
Tabla 1. Determinación de Alternativas .................................................................. 26
Tabla 2. Evaluación de Alternativas ........................................................................ 26
Tabla 3. Requerimientos para el desarrollo del proyecto ........................................ 31
Tabla 4. Costos para el desarrollo del proyecto (oficina enfocada al teletrabajo) ... 32
Tabla 5. Costos personal Oficina de Infraestructura Alcaldía de Tunja año 2020 .. 34
Tabla 6. Optimización de Recursos invertidos ........................................................ 35
Tabla 7. Proyección Salario Mínimo en Colombia años 2021 a 2024 ..................... 35
Tabla 8. Flujo de Caja Creación de un proceso de Monitoreo y Control de los
Proyectos de Obra Civil vigentes contratados por la Alcaldía de Tunja – Boyacá. ........ 36
Tabla 9. Ecobalance ............................................................................................... 40
Tabla 10. . Lineamientos de sostenibilidad del proyecto ........................................ 42
Tabla 11. . Indicadores de desempeño ................................................................... 43
Tabla 12. Registro de Lecciones aprendidas .......................................................... 53
Tabla 13. Registro de Interesados .......................................................................... 54
Tabla 14. Nivel de Incidencia y estrategias hacía los interesados .......................... 55
Tabla 15. Poder – Interés de los Involucrados en el proyecto ................................ 55
Tabla 16. Listado de actividades con análisis PERT .............................................. 60
Tabla 17. Análisis probabilístico al 84.1% ............................................................... 63
Tabla 18. . Estimación Ascendente y determinación del Presupuesto ................... 66
Tabla 19. Estimación de los recursos ..................................................................... 69
Tabla 20. . Plan de capacitaciones ......................................................................... 71
Tabla 21. Matriz de Comunicaciones ...................................................................... 73
12
Tabla 22. Estrategia de Comunicaciones ............................................................... 74
Tabla 23. Métricas de Calidad ................................................................................ 75
Tabla 24. Documentos de prueba y evaluación ...................................................... 78
Tabla 25. Entregables verificados ........................................................................... 79
Tabla 26. Matriz PXL .............................................................................................. 84
13
Lista de Apéndices
Apéndice A. Análisis PESTLE ................................................................................ 93
Apéndice B. Matriz de Evaluación de Riegos ......................................................... 98
Apéndice C. Matriz P5 .......................................................................................... 100
Apéndice D. Formato de Solicitudes de Cambio .................................................. 101
Apéndice E. Matriz de trazabilidad de requisitos .................................................. 102
Apéndice F. Diccionario de la E.D.T ..................................................................... 105
Apéndice G. Recursos y Costos por Actividad ..................................................... 107
Apéndice H. Diagrama de Red ............................................................................. 122
Apéndice I. Línea Base del Cronograma .............................................................. 123
Apéndice J. Estimación del Costo ........................................................................ 125
Apéndice K. Matriz de Riesgos ............................................................................. 126
14
Resumen ejecutivo
El proyecto busca crear un Aplicativo de Gestión para los proyectos de obras civil vigentes
contratadas por la Alcaldía de Tunja mediante herramientas que permitirán conocer en
tiempo real el estado de cada una de las obras civiles en ejecución; para tal fin se va a
utilizar una base de datos acorde a las necesidades de la Alcaldía y en sintonía con las
solicitudes que suelen hacer los entes de control, además, de los formularios necesarios
para alimentarla así como los procedimientos técnicos para realizar la recolección de
información, también el diseño de los sistemas de reportes que permiten extraer la
información adecuada según el interesado, lo anterior en sincronía con un formato
prediseñado de un Diagrama de Gantt de fácil visualización para controlar los
cronogramas. Todo lo anterior para disminuir la probabilidad de incumplimientos en los
proyectos de Obra Civil y optimizar los recursos disponibles para las respectivas
supervisiones que debe hacer la Alcaldía a las Interventorías contratadas.
De igual manera como Alcance del Proyecto, se busca determinar el costo de la
implementación de dicho aplicativo por un contratista externo durante lo que resta del
período de la actual administración
Palabras Clave
Aplicativo de control, estado real de obras en ejecución, diagrama de Gantt.
15
Abstract
The project seeks to create a Management Application for the current civil works
projects contracted by the Tunja Mayor's Office using tools that will allow to know in real
time the status of each of the civil works in execution; For this purpose, a database will be
used according to the needs of the Mayor's Office and in tune with the requests that control
entities usually make, in addition to the necessary forms to feed it as well as the technical
procedures to carry out the collection of information, also the design of the reporting
systems that allow the extraction of the appropriate information according to the interested
party, the above in sync with a pre-designed format of an easy-to-view Gantt Chart to
control schedules. All of the above to reduce the probability of non-compliance in Civil
Works projects and optimize the resources available for the respective supervisions that
the Mayor's Office must do to the contracted auditors.
In the same way as the Scope of the Project, it seeks to determine the cost of the
implementation of said application by an external contractor during the remainder of the
current administration period.
16
Introducción
El proyecto consiste en la creación de un proceso de Gestión para los proyectos
vigentes contratados por la Alcaldía de Tunja y el costo anual de su implementación por
un contratista externo
Las entidades públicas del orden territorial en observancia previa de los principios de
la función administrativa y la contratación pública; en especial los principios de planeación
y economía elaboran estudios previos con documentos soporte para elaborar pliegos de
condiciones orientados a escoger el oferente que ejecutará cada una de las
convocatorias públicas para de esta manera satisfacer las necesidades de la entidad.
Infortunadamente no hay un control de las obras contratadas las cuales carecen de
información en tiempo real del avance en tiempo, costos, dificultades en la ejecución,
etc…Esa falta de control hace que muchas obras se retrasen, generando en algunas
ocasiones sobrecostos, problemas con la comunidad, necesidades insatisfechas e
innumerables inconvenientes que pueden ser solucionados ejerciendo un control en
tiempo real de las obras contratadas.
Según lo anterior, la correcta sistematización del estado de las obras civiles
contratadas por el Municipio de Tunja, como los correctos procedimientos para recolectar
la información que alimenta esa base de datos, así como una herramienta de
visualización que muestre en tiempo real el avance de los cronogramas de cada uno de
los proyectos ayudan a cumplir la misión de la Entidad y deriva en ahorros considerables
de costos de personal y ahorro en recursos invertidos de manera incorrecta en la
ejecución de actividades que no contribuyen a cumplir el Alcance particular de cada
proyecto a seguir, eso sin contar el invaluable costo social y político que conlleva la
demora en la ejecución de las obras o la siniestralidad de alguno de los proyectos de la
administración.
El proyecto desarrollado si bien no reducirá del todo las falencias encontradas si se
espera reduzca de manera considerable la falta de conocimiento del estado de las obras
civiles contratadas y por ende se logren tomar las decisiones acordes con cada situación
en particular en los tiempos previstos por la legislación vigente.
17
Objetivos
Objetivo General
Elaborar un aplicativo de Gestión del cronograma, Alcance y costos encaminado a
monitorear y controlar el avance de las obras contratadas vigentes por la Alcaldía de
Tunja – Boyacá
Objetivos específicos
Crear un diagrama de Gantt estándar para visualización de los cronogramas.
Crear una base de datos para automatizar la información de los proyectos
vigentes.
Elaborar los formularios y procedimientos de campo para toma de información.
Elaborar los reportes de avances, cumplimiento y seguimientos de obra.
Capacitar al personal de planta en el funcionamiento de formatos y formularios
productos del proyecto.
Determinar el costo anual de Implementación por parte de un contratista externo.
18
Antecedentes Organizacionales
1.1. Descripción de la organización ejecutora
La Alcaldía de Tunja se encuentra situada en el centro de la ciudad, esta entidad
tiene como función, administrar los recursos del municipio; también se encarga de velar
para que estos recursos sean utilizados generando bienestar a todas las personas. El
alcalde, junto con un grupo de personas a su cargo, tiene diversas funciones como la de
liderar proyectos e iniciativas con el fin de ayudar a la comunidad a buscar mejoras,
resolver todas las inquietudes y necesidades relacionadas con el municipio,
preocupándose también por la tranquilidad y la seguridad de todos los ciudadanos en su
territorio. La Alcaldía Mayor de Tunja, es una Entidad Pública, del orden territorial, que se
rige por la Constitución Política de Colombia, la ley y demás normas territoriales. (Código
de ética y buen gobierno)
1.2. Objetivos estratégicos de la organización.
Mejorar la eficiencia, eficacia y efectividad en la prestación de los servicios que
demanda la ciudadanía.
Mejorar la comunicación e interacción con la comunidad y al interior del gobierno
municipal.
Mejorar las capacidades de monitoreo y evaluación con fines de mejoramiento
continuo.
Mejorar las competencias, capacidades, seguridad y salud de los servidores
públicos, para laborar en condiciones dignas y poder prestar mejores servicios.
19
1.3. Misión, visión y valores.
a) Misión
Garantizar el bienestar general y el mejoramiento de la condición de vida de los
habitantes de Tunja, a través de la prestación de servicios de calidad, en cumplimiento
de las competencias definidas en la Constitución Política y demás normas
complementarias.
b) Visión
La Alcaldía de Tunja, es una entidad pública que trabaja en equipo, dando prioridad
al interés general y al desarrollo social, con base en el aprovechamiento de nuestras
condiciones culturales y naturales, con alto aprecio por la diversidad y entendiendo el
ambiente como nuestro espacio de vida
c) Declaración de principios
los principios y valores éticos orientadores de las interrelaciones y prácticas de la
función pública de los servidores del Municipio de Tunja son:
Integridad: El servidor público debe actuar con honestidad, atendiendo siempre a la
verdad; así fomentará la credibilidad de la sociedad en las instituciones públicas y
contribuirá a generar una cultura de confianza y de apego a la verdad.
Responsabilidad: El servidor público cuenta con la capacidad de actuar con
competitividad, pertinencia, diligencia y de asumir las consecuencias de sus actos, bien
sea por acción u omisión, implementando lo necesario para corregirlas en búsqueda de
una mejora continua.
Bien Común: Todas las decisiones y acciones del servidor público deben estar
dirigidas a la satisfacción de las necesidades e intereses de la sociedad, por encima de
intereses particulares ajenos al bienestar de la colectividad. El servidor público se
encuentra en disposición de servir, con calidad, oportunidad, pertinencia y sin
discriminación a fin de satisfacer las necesidades y requerimientos del cliente interno y
externo.
20
Honradez: El servidor público debe abstenerse de solicitar, directa o indirectamente
dádivas, agasajos, regalos, favores o cualquier otra clase de beneficios.
Imparcialidad e igualdad: El servidor público actuará sin conceder preferencias o
privilegios indebidos a organización o persona alguna, su compromiso es ejercer sus
funciones de manera objetiva, sin prejuicios personales ni la influencia indebida de otras
personas. Deberá prestar los servicios que se le han encomendado a todos los miembros
de la sociedad que tengan derecho a recibirlos, sin importar su sexo, edad, raza, credo,
religión o preferencia política. Adicionalmente, brindar especial atención hacia las
personas o grupos sociales que carecen de los elementos suficientes para alcanzar su
desarrollo integral, como los adultos en plenitud, los niños, las personas con
incapacidades, los miembros de etnias y demás población vulnerable.
Justicia: El servidor público debe actuar en cumplimiento estricto de la ley,
impulsando una cultura de procuración efectiva de dar a cada cual lo que le pertenece o
corresponde y de respeto al Estado Social de Derecho, basado en hechos y argumentos
verificables.
Transparencia: El servidor público debe permitir y garantizar el acceso a la
información gubernamental, sin más límite que el que imponga el interés público y los
derechos de privacidad de los particulares establecidos por la ley. La transparencia
también implica que el servidor público haga un uso responsable y claro de los recursos
públicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su aplicación.
Respeto: El servidor público debe dar a las personas un trato digno, cortés, cordial y
tolerante. Está obligado a reconocer y considerar en todo momento los derechos,
libertades y cualidades inherentes a la condición humana.
Liderazgo y trabajo en equipo: El servidor público debe convertirse en un decidido
promotor de valores y principios en la sociedad, partiendo de su ejemplo personal en el
desempeño del cargo, pero a su vez, debe actuar en unión, sintiendo como propias las
cosas, intereses y responsabilidades de los otros, expresando un alto sentido de
interacción, entrega total en la causa, circunstancia y responsabilidad que implican
asumir y compartir tanto beneficios como riesgos.
21
Figura 1. Estructura Organizacional Municipio de Tunja. Fuente. Municipio de Tunja.
Figura 2. Mapa Estratégico Municipio de Tunja. Fuente – Municipio de Tunja
Lealtad y sentido de pertenencia: El Servidor público debe demostrar fidelidad, honor,
gratitud y firmeza hacia la Administración Municipal, considerarla como propia y por tanto
asumir las responsabilidades como deber personal de satisfacción y mejora continua.
1.4. Estructura Organizacional.
1.5. Mapa estratégico.
22
Figura 3. Cadena de Valor de la Organización. Fuente – Cadena de Valor Municipio de Temuco. Elaboración propia.
1.6. Cadena de valor de la Organización.
23
2. Evaluación y Formulación (metodología del Marco Lógico)
2.1. Descripción de la necesidad
La Alcaldía de Tunja en observancia previa de los principios de la función
administrativa y la contratación pública; en especial los principios de planeación y
economía elaboran estudios previos con documentos soporte para preparar pliegos de
condiciones orientados a escoger el oferente que ejecutará cada una de las
convocatorias públicas para de esta manera satisfacer las necesidades de la entidad.
Las convocatorias públicas para la ejecución de obras civiles se realizan de tres
maneras fundamentales:
a. Licitación Pública.
b. Selección abreviada de menor cuantía.
c. Contratación directa de menor cuantía.
Una vez elegido el oferente los seguimientos de obras se realizan para licitaciones
públicas contratando una interventoría que ayude a la entidad a conseguir el objetivo
trazado, en las otras dos modalidades de contratación, en algunos casos se contrata la
interventoría y en otros se realiza la supervisión por medio de funcionarios de la oficina
de infraestructura.
El problema radica en el control de las obras contratadas las cuales carecen de
información en tiempo real del avance en tiempo, costos, dificultades en la ejecución,
etc…
Esa falta de control hace que muchas obras se retrasen, generando en algunas
ocasiones sobrecostos, problemas con la comunidad, necesidades insatisfechas e
innumerables inconvenientes que pueden ser solucionados ejerciendo un control en
tiempo real de las obras contratadas.
24
Figura 4. Árbol de Problemas. Fuente. Elaboración propia
2.2. Árbol de problemas
25
Figura 5. Árbol de Objetivos Fuente. Elaboración propia
Figura 6. Árbol de Acciones. Fuente. Elaboración propia
2.3. Árbol de objetivos.
2.4. Árbol de acciones
26
2.5. Determinación de alternativas.
Para la postulación de alternativas y la elección de las acciones propuestas más
viables, se realizar la siguiente matriz:
Tabla 1. Determinación de Alternativas
ALTERNATIVA A. Creación de un aplicativo de Gestión para los proyectos de obra civil
contratados vigentes. B. Pagar las consultorías de tal manera que exista un responsable en la
planificación de los proyectos. C. Contratar una persona Natural o jurídica externa que realice la supervisión
de las obras civiles en ejecución. D. Capacitar al personal en herramientas informáticas (Project, Excel etc).
Fuente. Elaboración propia
ALTERNATIVA
1. A y C: Creación de un aplicativo de Gestión de los proyectos de obra civil
contratados por la Alcaldía de Tunja – Boyacá y costo de implementación.
2. B y D: Contratar consultorías e Interventorías suficientes para una mejor
planificación de los proyectos a ejecutar y capacitación del personal de planta en
herramientas informáticas.
2.6. Evaluación de alternativas.
Se requiere la evaluación de alternativas propuesta para la formulación del proyecto
con el fin de solucionar el problema.
Tabla 2. Evaluación de Alternativas
CRITERIOS A EVALUAR PONDERACION ALTERNATIVA 1
ALTERNATIVA 2
Costo de Implementación. 20% 5 5 Facilidad de Implementación. 20% 5 1
Impacto con la Comunidad 20% 3 1 Eficiencia en el Desarrollo de las
Obras 40% 5 5
TOTAL 100 4.6 3.4 Fuente. Elaboración propia
27
2.7. Descripción de la alternativa seleccionada.
La Alternativa escogida es la 1 ya que es la que optimiza los costos y facilidad de
implementación, adicional a ello, optimiza el impacto con la comunidad y la eficiencia en
el desarrollo de las obras contratadas por el Municipio.
3. Marco Metodológico
3.1. Tipos y Métodos de Investigación.
El tipo de investigación que se implementará es el de Proyecto factible ya que busca
la solución de un problema específico que es la falta de control en tiempo real a las obras
contratadas por el municipio, en cuanto al método, se eligió el Inductivo por lo que se
comenzará con una observancia de la situación, clasificación de la misma para
posteriormente después de analizarla, producir la mejor solución al problema detectado.
3.2. Herramientas para la recolección de Información.
La recolección de información se hará de manera directa será principalmente
documental, tomando información directamente en campo y secundaria en los archivos
del Municipio y / o páginas de contratación.
3.3. Fuentes de Información
La fuente de información principal será páginas de internet como lo es la página del
SECOP en la cual se puede apreciar el estado de los proyectos del municipio, desde la
cual se podrá evaluar el grado de detalle que está siendo documentado en cada obra en
ejecución, nombre del contratista, fecha de iniciación, plazo contractual, estudios previos,
estudios de mercado, etc…
También fuentes escritas como las carpetas donde reposan los informes de las obras
en ejecución para saber el nivel de detalle de los avances de la mismas.
Fuentes orales que son el personal que de una u otra manera tiene que ver con las
obras en ejecución (Stakeholders de cada proyecto del Municipio).
28
Directamente en las obras en ejecución donde se podrá evaluar el grado de detalle
plasmado en las carpetas o páginas oficiales de contratación
4. Estudio y Evaluaciones
4.1. Estudio Técnico
4.1.1. Diseño conceptual de la solución
El producto final del proyecto es un Aplicativo y costo de implementación de un
sistema de entradas y salidas donde se pueda evidenciar en tiempo real el estado de los
proyectos de obra civil contratados por la Alcaldía de Tunja en cuanto a las condiciones
pactadas originalmente en los respectivos contratos, lo anterior sincronizado con un
formato Gantt prediseñado para poder visualizar el avance de los cronogramas
presentados para cada proyecto en particular.
Las entradas serán la información solicitada en los proyectos en ejecución y/o
suspendidos y/o que por cualquier razón no hayan sido liquidados, se analizarán los tipos
de minutas de contratos y tipos de procesos contractuales que realiza la Alcaldía de Tunja
para poder detallar los requerimientos de cada uno de ellos en cuanto al alcance, plazo,
equipo de trabajo, maquinaria mínima a emplear, programas y planes exigidos y demás
requerimientos técnicos particulares.
Adicional a lo contractual se ingresará información sobre, suspensiones, prorrogas,
adiciones de recursos, actas de modificación de cantidades de obra, creación de ítems
no previstos, equipo de trabajo en obra, maquinaria en obra, cesión de contrato si aplica,
listado de comunicaciones, porcentaje de avance, programación de obra propuesta y
avance efectivo en el tiempo al igual que otro tipo de ofrecimientos realizados por el
oferente en la presentación de la propuesta.
Esta información será obtenida principalmente de la página oficial de contratación
Secop I y/o Secop II y enriquecida con las carpetas del Municipio donde reposa la
documentación de los contratos.
29
Otra entrada importante es la visita profesional a las obras en ejecución donde se
verificará el estado real de las obras frente al estado documental de las mismas.
Adicionalmente se elaborarán una serie de formularios para poder actualizar la
información de cada una de las obras civiles vigentes de manera que se pueda monitorear
y controlar el estado de cada una de ellas, principalmente se estandarizara un formato
en Microsoft Project en el cual se introducirán los datos correspondientes a el cronograma
de obra propuesto por el contratista y los porcentajes de avance reales semanales o
mensuales según el tipo de proyecto. De igual manera se actualizará la base de datos en
tiempo real con cada una de las actuaciones que se realicen por parte de los encargados
de la obra, es decir diferentes tipos de actas que pueden suscribirse entre las partes.
Se elaborará un formato de reportes semanales a la oficina que considere la entidad
para que la Alcaldía de Tunja pueda tener un conocimiento claro del estado de las obras
vigentes para tener una herramienta eficaz y real para tomar las medidas correctivas a
que haya lugar.
Es necesario conocer el costo de implementación del Aplicativo por parte de un
operador externo, razón por la cual se determinará el costo del contrato a publicar en
licitación pública.
4.1.2. Análisis y descripción del proceso
Se desarrollará teniendo en cuenta los siguientes pasos:
a) Recolección de Información disponible en las páginas del Secop o en carpetas del
Municipio de los requerimientos en los tipos de contratos vigentes realizados por la
Alcaldía de Tunja.
b) Elaboración de una base de datos que permita ordenar de forma rápida y sencilla la
información recolectada.
c) Creación de plantillas para estandarizar la recolección periódica de información, así
como los reportes a entregar al encargado del Municipio.
30
d) Determinar el personal necesario para la Implementación del Aplicativo y el costo
de la licitación para escoger al oferente indicado.
4.1.3. Definición del tamaño y localización del proyecto.
El Proyecto se desarrollará en la Ciudad de Tunja, capital de Departamento de
Boyacá.
Figura 7. Ubicación de Tunja en Colombia. Fuente: http://www.tunja-boyaca.gov.co/municipio/geografia
31
Tabla 3. Requerimientos para el desarrollo del proyecto
4.1.4. Requerimientos para el desarrollo del proyecto (equipos,
infraestructuras, personal e insumos)
No DESCRIPCION Und Cant
PERSONAL 1 Director del proyecto Und 1 2 Ing Civil y/o Vías Und 2 3 Tecnólogo Und 2 4 Secretariado Und 1 5 Personal de Aseo Und 1 INFRAESTRUCTURA
6 Oficina Mes 2 SERVICIOS
7 Servicios públicos (Agua, luz) Mes 2 8 Servicio de Internet (Triple Pack) Mes 2 9 Líneas Celular Mes 2
10 Transportes Mes 2 INSUMOS
10 Papelería Mes 2 EQUIPOS
11 Computador fijo Und 1 12 Computador portatil Und 5 13 Impresora Multifuncional Und 1 14 Office Profesional Und 6
Fuente. Elaboración Propia
4.2. Estudio de mercado
4.2.1. Población.
Los proyectos para realizar en la ciudad dependen de la gestión de la administración
ante los organismos respectivos, sin embargo, se estima que vigentes de
administraciones anteriores existen aproximadamente 10 proyectos. Los interesados son
la población en General de la ciudad de Tunja.
4.2.2. Dimensionamiento de la demanda.
En promedio, en los procesos licitatorios participan alrededor de 60 oferentes entre
personas naturales y jurídicas
32
4.2.3. Dimensionamiento de la oferta
Existen aproximadamente 10 proyectos vigentes a los que hay que comenzar a
realizar la implementación, adicionalmente y teniendo en cuenta los datos del año 2019,
la Alcaldía de Tunja contrata 9 licitaciones públicas de ejecución de obras civiles, 19
procesos de Selección abreviada de menor cuantía y 40 procesos de contratación de
mínima cuantía.
4.3. Estudio de Viabilidad financiera
4.3.1. Estimación de costos de Inversión del Proyecto
Se estima unos costos de Inversión del Proyecto de $97.883.459 (noventa y siete
millones ochocientos ochenta y tres mil cuatrocientos cincuenta y nueve m/cte.)
4.3.2. Definición de costos de Operación y Mantenimiento del Aplicativo
El Proyecto está planificado para una operación de tres años, lo anterior teniendo en
cuenta que es el período restante de la administración actual y un nuevo mandatario
implica una serie de requisitos que se deben evaluar a su debido tiempo. A continuación,
se presenta la discriminación de los costos de Operación y Mantenimiento del desarrollo
del Proyecto con costos estimados para el año 2020.
Tabla 4. Costos para el desarrollo del proyecto (oficina enfocada al teletrabajo)
No DESCRIPCION Cantidad Salario Mensual Valor Mensual (Inc
FPS)
Valor Total Mensual
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
A.1 Director del proyecto 1 $ 5,500,000 $ 8,761,133 $ 8,761,133
A.2 Ing Civil y/o Vías 2 $ 3,500,000 $ 5,575,267 $ 11,150,534
A.3 Tecnólogo 2 $ 2,000,000 $ 3,422,297 $ 6,844,594
A.4 Secretariado 1 $ 1,200,000 $ 2,053,378 $ 2,053,378
A.5 Personal de Aseo 1 $ 1,000,000 $ 1,711,149 $ 1,711,149
TOTAL MENSUAL A $ 30,520,788
No DESCRIPCION Unidad Cantidad Valor Mensual
Valor Total Mensual
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes 2 $ 1,200,000 $ 2,400,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz) Mes 2 $ 250,000 $ 500,000
33
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes 2 $ 150,000 $ 300,000
B.4 Líneas Celular Mes 2 $ 300,000 $ 600,000
B.4 Transportes Mes 2 $ 300,000 $ 600,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes 2 $ 450,000 $ 900,000
TOTAL MENSUAL B + C $ 5,300,000
TOTAL MENSUAL A + B + C $ 35,820,788
TOTAL MESES PROYECTO 2
TOTAL MENSUAL A + B + C $ 71,641,576
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes 2 $ 200,000 $ 400,000
D.2 Computador portatil Mes 10 $ 250,000 $ 2,500,000
D.3 Impresora Multifuncional Mes 2 $ 150,000 $ 300,000
D.4 Office Profesional Und 6 $ 1,500,000 $ 9,000,000
TOTAL D $ 12,200,000
TOTAL PROYECTO A + B + C + D $ 83,841,576
Fuente. Elaboración Propia
4.3.3. Análisis de tasas de Interés para costos de oportunidad
Teniendo en cuenta que la Alcaldía de Tunja es una entidad de orden gubernamental,
su objetivo no es generar utilidades, por esta razón se ha fijado como una tasa de
oportunidad el valor de los créditos institucionales que en promedio se pueden fijar en un
12% E.A.
4.3.4. Análisis de tasas de Interés para costos de financiación
En cuanto a las tasas de interés para costos de financiación, este tipo de Proyectos
la Alcaldía de Tunja los paga contraentrega, es decir, no existe costo de financiación
como tal, adicionalmente los recursos existen para una destinación específica. Lo que si
hay que tener en cuenta son los costos anuales de Operación y Mantenimiento para lo
cual se debe tener en cuenta los incrementos anuales en costos de Mano de Obra,
arriendos y alquileres.
34
4.3.5. Tablas de amortización y / o capitalización
Como el proyecto en su Operación va a tener unos ingresos y egresos, para los
primeros es necesario conocer el costo estimado de beneficios que le brindará a la
entidad la implementación del proyecto, de acuerdo a lo anterior se fijaron los siguientes
factores para cuantificar el ahorro generado así:
Reducción en la cantidad de personal para la supervisión de las obras contratadas:
La Alcaldía de Tunja cuenta con 3 ingenieros especialistas, 4 Ingenieros civiles, 1
arquitecto y 4 administradores de obras civiles, adicional, cuenta con 10 profesionales
contratados por prestación de servicios. Ya que el personal de planta no puede ser
modificado, se plantea suprimir los profesionales contratados por prestación de servicios
aprovechando también el ahorro generado por rendimientos de personal. En promedio el
valor de cada contrato de prestación de servicios es de $5.000.000, para un ahorro
mensual de $50.000.000, lo anterior para el año 2020.
Tabla 5. Costos personal Oficina de Infraestructura Alcaldía de Tunja año 2020
No DESCRIPCION CANT SALARIO M FPS Valor Mensual
Valor Total Mensual
1 Ing especialista 3 $ 4,500,000 59.29% $ 7,168,200 $ 21,504,600
2 Ing Civil y/o vías 4 $ 2,800,000 59.29% $ 4,460,213 $ 17,840,852
3 Arquitecto 1 $ 2,800,000 59.29% $ 4,460,213 $ 4,460,213
4 Administrador de Obras civiles
4 $ 2,200,000 59.29% $ 3,504,453 $ 14,017,812
5 CPSs 10 $ 5,000,000 0.00% $ 5,000,000 $ 50,000,000
TOTAL CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS AÑO 2020 (CPSs) (12 MESES)
$ 600,000,000
AUMENTO SMMLV ESTIMADO AÑO 2021 5.62%
TOTAL VALOR ESTIMADO CPSs AÑO 2021 $ 633,746,582
Fuente. Elaboración Propia
El costo anual de los Contratos de Prestación de Servicios que son los que el
Proyecto busca eliminar es de $50.000.000 * 12 meses = $600.000.000 al año (para el
año 2020).
El Municipio tiene un Presupuesto anual de libre destinación para el año 2020 de
$92.500.000.000 (noventa y dos mil quinientos millones de pesos m/cte), los recursos de
35
libre destinación son los que se destinan para la construcción de obras civiles
principalmente, lo anterior no tiene en cuenta recursos obtenidos por otro tipo de vías
como vigencias futuras, empréstitos, etc…Como beneficio del proyecto al poder tener un
control de los proyectos en tiempo real se estima con una tesis absolutamente
conservadora un 0.1% del valor del Presupuesto Municipal, es decir, para el año 2020
$92.500.000 (noventa y dos millones de pesos m/cte).
Tabla 6. Optimización de Recursos invertidos
PRESUPUESTO ANUAL LIBRE DESTINACION AÑO 2020 $ 92,500,000
AUMENTO INFLACION ESTIMADO AÑO 2021 3.00%
TOTAL VALOR ESTIMADO PRESUPUESTO ANUAL LIBRE DESTINACION AÑO 2021
$ 95,275,000
Fuente. Elaboración Propia
Existe un beneficio adicional que es el que refiere al componente netamente social,
este componente por ser de tan difícil cuantificación no lo vamos a incluir en los beneficios
del proyecto.
En cuanto a las tablas de amortización, es importante conocer los porcentajes de
incremento anual para cada uno de los beneficios encontrados, el Presupuesto Municipal,
estimamos un incremento estándar del 3%, en cuanto a los salarios para estimar el costo
del personal en los siguientes tres años se estimó utilizando la herramienta “Previsión de
Excel” tomando como base los incrementos del salario mínimo mensual vigente de los
últimos 10 años, dando como resultado los siguientes valores:
Tabla 7. Proyección Salario Mínimo en Colombia años 2021 a 2024
SALARIO MINIMO EN COLOMBIA
No AÑO VALOR INC
1 2010 $ 515,000
2 2011 $ 535,600 4.00%
3 2012 $ 566,700 5.81%
4 2013 $ 589,500 4.02%
5 2014 $ 616,000 4.50%
6 2015 $ 644,350 4.60%
7 2016 $ 689,455 7.00%
36
8 2017 $ 737,717 7.00%
9 2018 $ 781,242 5.90%
10 2019 $ 828,116 6.00%
11 2020 $ 877,803 6.00%
12 2021 $ 927,174 5.62%
13 2022 $ 976,552 5.33%
14 2023 $ 1,025,930 5.06%
Fuente. Elaboración Propia
Para el año 2021 el beneficio por la eliminación de los Contratos de Prestación de
Servicios con un incremento del 5.62% (ver tabla 5) será de $633.746.582 (seiscientos
treinta y tres millones setecientos cuarenta y seis mil quinientos ochenta y dos pesos
m/cte), año en que comienza el proyecto a operar.
Para el beneficio por optimización en la ejecución de las obras civiles con un
incremento del 3% será de $95.275.000 (noventa y cinco millones doscientos setenta y
cinco mil pesos m/cte) para el año 2021, año en que comienza el proyecto operar.
4.3.6. Flujo de Caja
El flujo de caja esperado para los años 2021, 2022 y 2023 será el siguiente:
Tabla 8. Flujo de Caja Creación de un proceso de Monitoreo y Control de los Proyectos de Obra Civil vigentes contratados por la Alcaldía de Tunja – Boyacá.
AÑO 0 1 2 3
BENEFICIOS ECONOMICOS
Aumento Salario mínimo mensual
5.33% 5.06% 4.81%
Inflación estimada 3.00% 3.00% 3.00%
Personal oficina de infraestructura
$ 633,746,582 $ 665,790,876 $ 697,835,170
Optimización de recursos Invertidos
$ 95,275,000 $ 98,133,250 $ 101,077,248
VENTAS DE ACTIVOS
TOTAL INGRESOS $ 729,021,582 $ 763,924,126 $ 798,912,418
Contrato de Operación Aplicativo
$ 544,713,456 $ 561,054,860 $ 577,886,506
TOTAL COSTOS FIJOS $ 544,713,456 $ 561,054,860 $ 577,886,506
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO $ 184,308,126 $ 202,869,266 $ 221,025,912
IMPUESTOS 0% $ 0 $ 0 $ 0
37
UTILIDAD NETA $ 184,308,126 $ 202,869,266 $ 221,025,912
INVERSIONES
VALOR PROYECTO -$ 97,883,459
TOTAL FLUJO DE CAJA -$ 97,883,459 $ 184,308,126 $ 202,869,266 $ 221,025,912
Costo de Oportunidad 12%
VNA $ 385,725,383
TIR 187.64%
B / C 3.94
Fuente. Elaboración Propia
4.3.7. Evaluación Financiera del proyecto
El proyecto presenta una viabilidad financiera de acuerdo a los siguientes
indicadores:
El Proyecto es rentable con un VNA de $385.725.383
El proyecto tiene una TIR de 187.64%
La relación Beneficio / Costo es de 3.94
4.4. Estudio Social y Ambiental
4.4.1. Análisis y categorización de Riesgos
Caracterización del entorno
El Entorno donde se desarrollará el proyecto en la parte política está enfocado a la
administración actual, involucrado la comunidad de los diferentes barrios y veredas que
componen la ciudad, en cuanto a tecnología se requiere de herramientas informáticas y
espacio de almacenamiento en la nube, se necesita un Equipo mínimo de trabajo tanto
para el proyecto como para el producto del mismo que debe contar con su vinculación de
acuerdo a la normatividad vigente, adicionalmente hacen parte del entorno del proyecto
todos los involucrados en la ejecución de las obras civiles, es decir personas naturales y
38
jurídicas contratistas e interventores así como el personal de planta que labora en las
oficinas encargadas de las supervisiones de dichas obras.
Análisis PESTLE
El análisis PESTLE analiza el Entorno del Proyecto y permite identificar
Oportunidades y amenazas. Ver Apéndice A
La caracterización de componentes de Riesgo Muy Negativos o Negativos se
presentan en la interacción con la comunidad o con elementos políticos que basan sus
principios en corrupción.
Es muy importante contar con que el período ejecutivo recién comenzó el 1 de enero
de 2020, es decir, son casi 4 años completos en que se puede continuar con las políticas
objeto del proyecto.
La ciudad de Tunja es una ciudad pequeña, con niveles de seguridad altos y buena
cobertura de servicios y presencia del Estado en todos sus sectores, podría decirse que
el nivel de vida es bueno razón por la cual la administración local debe mantener una
infraestructura en buen estado y hacer presencia en sectores que lo requieran.
Análisis de riesgos
Los Riesgos son todos aquellos factores positivos y negativos que pueden ocurrir
durante el ciclo de vida del proyecto.
Los riesgos detectados son principalmente de origen Tecnológico y Humano,
también se detectan Riesgos de origen Natural y Biológico, este último dadas las
circunstancias que nos aquejan y que hace un riesgo, aunque remoto con un fuerte
impacto sobre el proyecto.
Matriz de evaluación de riesgos
El mayor Riesgo detectado es el que implica desplazarse a las obras en ejecución
para la toma de información, es un riesgo que hay que mitigar ya que es imposible de
eliminar por la misma esencia de la actividad.
39
Es importante prestar principal atención a la seguridad en los desplazamientos y
sobre todo cuando se trate de proyectos en áreas abiertas evitar la presencia del Equipo
de trabajo bajo condiciones atmosféricas que planteen la posibilidad de descargas
eléctricas. Por otra parte, la seguridad de los equipos con elementos de protección ante
sobrecargas es importante ya que representan un costo elevado en el desarrollo del
proyecto. Ver Apéndice B
4.4.2. Análisis ambiental del ciclo de vida del proyecto
El Impacto se medirá de acuerdo a la Matriz de sostenibilidad y se trata de identificar
los principales impactos desde el enfoque del ciclo de vida del proyecto y del producto
resultante del mismo.
Análisis de impactos ambientales
Consiste en identificar como afecta el proyecto al entorno, es decir, el impacto
ambiental que tiene el proyecto durante su ciclo de vida
El proyecto básicamente en todas etapas tiene como equipo indispensable el
computador, la mayoría de informes deben ser presentados vía on-line así que no se
requiere la impresión en un uso significativo, los desplazamientos para la toma de
información requieren el uso de vehículos para poder llevar a los encuestadores a los
sitios de las obras en ejecución.
Teniendo en cuenta lo anterior, el impacto ambiental es el consumo de energía y el
consumo de combustible, también habría un impacto en los desechos de elementos
tecnológicos, pero para la duración del proyecto (2 meses) se estima que su valor es
despreciable
El producto es un Aplicativo que ofrece las herramientas necesarias para su fácil
alimentación y manipulación. Si nos referimos al producto, además de la energía que se
consume, también hay que tener en cuenta la obsolencia en los equipos que requerirán
de un reciclaje de los mismos, además del Impacto Ambiental que crea la producción de
los equipos de cómputo y dispositivos externos para el almacenamiento de la
información. Entonces habrá un impacto ambiental en la explotación de los recursos,
40
socialmente en las personas involucradas en la explotación de insumos, en la producción
de los equipos y en la comercialización de los mismos.
Otro factor que hay que tener en cuenta son los residuos sólidos que pueden generar
las personas que trabajan en los procesos y el consumo de agua para suplir sus
necesidades, lo anterior sin importar si laboren en un sitio específico o mediante la
modalidad de Teletrabajo
La vida útil estimada por razones políticas es de 3 años y medio que es el período
del Alcalde actual restante para cuando se entregue el proyecto, no obstante, la idea es
que el siguiente mandatario continúe con el producto.
La idea es si hay obsolencia en un equipo, éste reciclarlo mediante su reutilización
para labores que requieran menos capacidad de memorias en otras dependencias o
escuelas públicas que los puedan necesitar
Tabla 9. Ecobalance
FASE ENTRADAS MATERIALES Y/ O EQUIPOS
SALIDAS
INICIO Energía Eléctrica Computadores Consumo de Energía
Papel Impresoras
Tinta Dispositivos externos
PLANEACION Energía Eléctrica Computadores Consumo de Energía
Papel Impresoras
Tinta Dispositivos externos
RECOLECCION DE INFORMACION
Energía Eléctrica Computadores Consumo de Energía (combustibles)
Papel Impresoras Consumo de Energía
Tinta Dispositivos externos
Combustible Vehículos
PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION
Energía Eléctrica Computadores Consumo de Energía
Dispositivos externos
ELABORACION DE FORMATOS DE REPORTES Y
FORMULARIOS
Energía Eléctrica Computadores Consumo de Energía
Dispositivos externos
41
DETERMINACION DEL COSTO DE
CAPACITACIONES
Energía Eléctrica Computadores Consumo de Energía
Dispositivos externos
CIERRE Energía Eléctrica Computadores Consumo de Energía
Papel Impresoras
Tinta Dispositivos externos
Fuente. Elaboración Propia
A pesar de tratarse de un proyecto que busca ser sostenible ambientalmente, se crea
un impacto sobre el entorno.
Hay que investigar de qué forma se produce la Energía para la Ciudad de Tunja ya
que en Boyacá existen hidroeléctricas y una termoeléctrica muy cercana a la ciudad, la
cual generará un mayor impacto ambiental.
El Impacto sobre el entorno lo da en muy buena medida las actividades propias del
ser humano y a pesar de ser situaciones que se producen con o sin la implementación
del producto es bueno tener en cuenta la generación de residuos ya que se entiende que
los recursos humanos que se empleen hacen parte de los procesos resultado del
proyecto a desarrollar.
4.4.3. Responsabilidad Social - Empresarial (RSE)
Lineamientos de sostenibilidad del proyecto
Se elabora un cuadro con las estrategias de sostenibilidad del proyecto según el
análisis PESTLE elaborado, a cada estrategia se le asigna un nombre, unos objetivos,
unas actividades y se cuantifican unas metas. Vale la pena aclarar que las actividades a
realizar son las que por iniciativa propia son las más convenientes, pero no significa que
en un futuro puedan involucrase más actividades si se nota que las metas no se van a
cumplir (ver tabla 10)
42
Tabla 10. . Lineamientos de sostenibilidad del proyecto
Nombre de la estrategia
Principales actividades de la estrategia
Objetivo Meta Indicador Tipo de Indicador
Mejorar el Indicador de la Huella de Carbono
Reducción al máximo de los viajes a revisar las obras en ejecución mediante solicitud de reportes por parte de las Interventorías contratadas.
Reducir el índice de la Huella de Carbono
Que la HC sea menor a 10 T CO2
Índice de la Huella de Carbono
Generado
Efecto
Continuidad con el proyecto en la siguiente administración
Elaborar informes adecuados que muestren en tiempo real el avance de las obras y sirvan para u la administración municipal controle el avance de las mismas.
Lograr que la siguiente administración se convenza de los beneficios del proyecto
Continuidad con el proyecto por 4 años más
Años del proyecto
implantado
Producto
Mejorar la imagen institucional frente a la comunidad
Comunicar adecuadamente el estado de las obras civiles involucrando a las juntas de acción comunal y veedurías ciudadanas
Lograr que la comunidad conozca en tiempo real el estado de las obras en ejecución y las razones por las que pueden tener dificultades
Aumento de la imagen de la administración mayor al 50% de aceptación
Índice de favorabilidad
Producto
Responder en forma ágil y eficaz a los entes de control
Tener una base de datos sólida para responder de forma rápida y argumentada los requerimientos de entes de control como Procuraduría y Contraloría.
Minimizar la apertura de hallazgos por parte de los entes de control
Reducir en un 40% las investigaciones abiertas
Hallazgos realizados
Producto
Optimizar el uso de los equipos informáticos
Mantener actualizados los equipos y con programas que eviten el software malicioso y pérdida o robo de información
Lograr que el uso de los equipos sea óptimo a pesar de la obsolencia que pueda generarse
Los equipos utilizados deben tener una vida útil de por lo menos dos años
Tiempo de uso
implementado
Gestión
Disminuir el consumo de agua en la Entidad
Se debe generar al máximo la cultura del teletrabajo.
Reducir desde la entidad el consumo de agua
Disminuir en un 50% el consumo de agua del Equipo de trabajo dentro de la Entidad
M3 de agua consumidos
Gestión
Disminuir enfermedades laborales
Realizar charlas y capacitaciones para buenas posturas en el trabajo y
Lograr un mejor rendimiento en el Equipo de Trabajo
Reducir en un 70% la ausencia laboral.
Permisos por
enfermedad
Efecto
43
ejercicios de pausa activas que reduzcan el estrés
laborables efectuados
Fuente. Elaboración Propia
Indicadores de desempeño de sostenibilidad del proyecto
Una vez determinados cuántos y cuáles son los indicadores para medir la
sostenibilidad del proyecto, en este trabajo se procede a asignarles una unidad de
medida, una periocidad para su medición y la formulación con que se hallara dicho
indicador (ver tabla 11).
Tabla 11. . Indicadores de desempeño
Nombre del indicador
Descripción Unidad de medida
Fórmula Periodicidad Tipología
Mejorar el Indicador de la Huella de Carbono
Reducir el índice de la Huella de Carbono
T CO2 Sumatoria de las emisiones de
CO2 en Toneladas
Bimestral Efecto
Continuidad con el proyecto en la siguiente administración
Lograr que la siguiente administración se convenza de los beneficios del proyecto
Unidad Si / No Bimestral Producto
Mejorar la imagen institucional frente a la comunidad
Lograr que la comunidad conozca en tiempo real el estado de las obras en ejecución y las razones por las que pueden tener dificultades
Porcentaje # de personas con imagen
favorable / total de la muestra *
100
Bimestral Producto
Responder en forma ágil y eficaz a los entes de control
Minimizar la apertura de hallazgos por parte de los entes de control
Porcentaje (# de hallazgos Procuraduría + #
de hallazgos Contraloría + # de hallazgos
Fiscalía) / # de obras civiles en ejecución * 100
Mensual Producto
44
Optimizar el uso de los equipos informáticos
Lograr que el uso de los equipos sea óptimo a pesar de la obsolencia que pueda generarse
Unidad Cantidad de equipos
desactualizados
Bimestral Gestión
Disminuir el consumo de agua en la Entidad
Reducir desde la entidad el consumo de agua
M3 M3 consumidos / mes
Mensual Gestión
Disminuir enfermedades laborales
Lograr un mejor rendimiento en el Equipo de Trabajo
Porcentaje # de días con permisos por
enfermedad / 30
Mensual Efecto
Fuente. Elaboración Propia
5. Planes de Gestión del Proyecto
5.1. Gestión de la Integración del Proyecto
5.1.1. Acta de Constitución (Project Charter)
PROYECTO
CREACION DE UN APLICATIVO DE GESTION PARA LOS PROYECTOS DE OBRA CIVIL
CONTRATADOS POR LA ALCALDIA DE TUNJA Y COSTO DE SU IMPLEMENTACION.
NOMBRE DEL CLIENTE O SPONSOR
Alcaldía Municipio de Tunja
DESCRIPCION DEL PROYECTO
El proyecto consiste en la creación de un Aplicativo de entradas y salidas de información para poder
monitorear y controlar los contratos de obras civiles vigentes efectuados por el municipio de Tunja y
conocer el costo de Implementación por parte de un contratista externo.
DESCRIPCIONES DEL PRODUCTO DEL PROYECTO
El producto final del proyecto es un Aplicativo y costo de implementación de un sistema de entradas y
salidas donde se pueda evidenciar en tiempo real el estado de los proyectos de obra civil contratados
por la Alcaldía de Tunja en cuanto a las condiciones pactadas originalmente en los respectivos contratos,
45
lo anterior sincronizado con un formato Gantt prediseñado para poder visualizar el avance de los
cronogramas presentados para cada proyecto en particular.
Las entradas serán la información solicitada en los proyectos en ejecución y/o suspendidos y/o que por
cualquier razón no hayan sido liquidados, se analizarán los tipos de minutas de contratos y tipos de
procesos contractuales que realiza la Alcaldía de Tunja para poder detallar los requerimientos de cada
uno de ellos en cuanto al alcance, plazo, equipo de trabajo, maquinaria mínima a emplear, programas y
planes exigidos y demás requerimientos técnicos particulares.
Adicional a lo contractual se ingresará información sobre, suspensiones, prorrogas, adiciones de
recursos, actas de modificación de cantidades de obra, creación de ítems no previstos, equipo de trabajo
en obra, maquinaria en obra, cesión de contrato si aplica, listado de comunicaciones, porcentaje de
avance, programación de obra propuesta y avance efectivo en el tiempo al igual que otro tipo de
ofrecimientos realizados por el oferente en la presentación de la propuesta.
Esta información será obtenida principalmente de la página oficial de contratación Secop I y/o Secop II
y enriquecida con las carpetas del Municipio donde reposa la documentación de los contratos.
Otra entrada importante es la visita profesional a las obras en ejecución donde se verificará el estado
real de las obras frente al estado documental de las mismas.
Adicionalmente se elaborarán una serie de formularios para poder actualizar la información de cada una
de las obras civiles vigentes de manera que se pueda monitorear y controlar el estado de cada una de
ellas, principalmente se estandarizara un formato en Microsoft Project en el cual se introducirán los datos
correspondientes a el cronograma de obra propuesto por el contratista y los porcentajes de avance reales
semanales o mensuales según el tipo de proyecto. De igual manera se actualizará la base de datos en
tiempo real con cada una de las actuaciones que se realicen por parte de los encargados de la obra, es
decir diferentes tipos de actas que pueden suscribirse entre las partes.
Se elaborará un formato de reportes semanales a la oficina que considere la entidad para que la Alcaldía
de Tunja pueda tener un conocimiento claro del estado de las obras vigentes para tener una herramienta
eficaz y real para tomar las medidas correctivas a que haya lugar.
Es necesario conocer el costo de implementación del Aplicativo por parte de un operador externo, razón
por la cual se determinará el costo del contrato a publicar en licitación pública.
46
OBJETIVOS DEL PROYECTO
Concepto Objetivos Métrica Indicador de
éxito
Alcance Creación de un aplicativo con
entradas y salidas de información de
cada uno de los proyectos en
ejecución y costo de Implementación
que lleve a optimizar los procesos de
seguimiento y control de obras
contratadas en la Alcaldía de Tunja –
Boyacá.
UND Cumple / no
cumple
Tiempo 62 días Día Cumple / no
cumple
Costo $ 97.883.459 Pesos Cumple / no
cumple
Calidad Entrega a satisfacción del producto GLB Cumple / no
cumple
CRONOGRAMA DEL PROYECTO
HITOS DEL PROYECTO
HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA
Entrega Plan de Gestión. Día 7
Firma de aprobación tabla base de datos para almacenamiento de
la información.
Día 22
47
Firma aprobación Diagrama de Gantt estándar para
procesamiento de la información.
Día 39
Entrega formatos y formularios para toma de información
definitivos.
Día 39
Firma aprobación formatos de reportes de Avance Día 46
Firma de aprobación Costo de Implementación Día 58
Cierre Día 60
PRINCIPALES RIESGOS DE ALTO NIVEL
Demoras en los suministros de información tanto de supervisores, interventores y/o contratistas
PRESUPUESTO
CONCEPTO VALOR
Personal $ 55.840.226
Transportes $ 5.091.981
Materiales $ 847.500
Equipos $ 20.775.255
TOTAL $ 82.484.962
Reserva de Contingencia $ 6.500.000
LINEA BASE DE COSTOS $ 88.984.962
Reserva de Gestión (10%) $ 8.898.496
TOTAL PRESUPUESTO $ 97.883.459
LISTA DE INTERESADOS CLAVE (STAKEHOLDERS)
Nombre Rol en el
proyecto
Fase de mayor
Interés
Expectativas
Principales
Interno /
Externo
Apoyo
Neutral /
Opositor
Oficina de
Contratación AT
Interno INICIO INT N
48
Oficina de Planeación
AT
Interno TODAS INT A
Otras dependencias
AT
Interno EJECUCION Y
CIERRE
INT N
Comunidad Externo EJECUCION EX O
Contratistas Externo EJECUCION EX A
Interventores Externo EJECUCION EX A
Entes de Control Externo CIERRE EX O
Entidades Financieras Externo INICIO EX A
Proveedores Externo INICIO Y
EJECUCION
EX A
Equipo del Proyecto Interno TODAS INT A
Director del Proyecto Interno TODAS INT A
NIVELES DE AUTORIDAD
Área de Autoridad Descripción del Nivel de Autoridad
ALTO: DIRECTOR DEL PROYECTO Total autoridad sobre el manejo de recursos y
decisiones
MEDIO: PROFESIONALES Autoridad sobre el manejo de recursos humanos y
decisiones en el área específica
BAJO: TÉCNICOS Las decisiones deben ser consultadas a su
superior
DESIGNACION DEL DIRECTOR DEL PROYECTO
NOMBRE PABLO JAVIER BARRERA R NIVEL DE AUTORIDAD
REPORTA A ALCALDIA MUNICIPIO DE
TUNJA
ALTO
SUPERVISA A EQUIPO DEL PROYECTO
49
APROBACIONES
CARGO FECHA FIRMA
Secretario de Infraestructura
Profesional Delegado
5.1.2. Registro de supuestos y restricciones
RESTRICCIONES DE ALTO NIVEL
INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA ORGANIZACIÓN
Procesos de Gestión de la Calidad de la Alcaldía de
Tunja
Leyes y decretos que rigen la contratación pública
Personal de la Alcaldía de Tunja
SUPUESTOS
INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA ORGANIZACIÓN
La información suministrada es verídica El seguimiento de los contratos de obra pública
requieren de un control y monitoreo permanente
La planta de personal es idónea y profesional El Proponente favorecido para Implementar el
Aplicativo es idóneo
5.1.3. Plan de Gestión de Beneficios
PROYECTO
CREACION DE UN APLICATIVO DE GESTION PARA LOS PROYECTOS DE OBRA CIVIL
CONTRATADOS POR LA ALCALDIA DE TUNJA Y COSTO DE SU IMPLEMENTACION.
Nombre del Cliente o Sponsor
Alcaldía Municipio de Tunja
50
BENEFICIOS TANGIBLES - INCLUYE LA IMPLEMENTACION DEL APLICATIVO
Concepto Planeado Real % Variación Resultado de la Medición
Valor Actual Neto
(NPV)
$ 385.725.383 Beneficios por Eficiencia /
Productividad
Retorno de la
Inversión (ROI)
Beneficios traducidos en valor
monetario
Tasa Interna de
Inversión (TIR)
12% Porcentaje optimista para
inversiones
Relación Costo /
Beneficio (BCR)
3.94
BENEFICIOS INTANGIBLES
Descripción Planeado
Real
Resultado de la
Medición
Buena Imagen
institucional ante la
comunidad
100 % 100 %
Mejor entendimiento de
las políticas públicas
Condiciones
satisfechas de la
comunidad
100 % 100 % Mejor entendimiento de
las políticas públicas
Cumplimiento total del
alcance de los
proyectos
100 % 100 % Mejoramiento en los
índices de desempeño
de la entidad
INTEGRACIÓN DE LOS ENTREGABLES EN EL ENTORNO OPERATIVO DE LA ORGANIZACIÓN
El proyecto se integra a la organización ya que ayuda en el mejoramiento de la eficiencia,
eficacia y efectividad en la prestación de los servicios que demanda la ciudadanía, mejora la
comunicación e interacción con la comunidad y el interior del gobierno municipal, mejora las
capacidades de monitoreo y evaluación con fines de mejoramiento continuo y mejora las
competencias y capacidades de los contratistas públicos.
51
PLAZO PARA OBTENER LOS BENEFICIOS
Plazo para obtener los
Beneficios
Corto plazo (6 meses)
Estado Futuro Deseado de la
Organización
Un mejoramiento continuo de las obras civiles principalmente las que
se encuentran en ejecución, con un fuerte monitoreo y control por
parte del Municipio de Tunja.
DUEÑO DE LOS BENEFICIOS - INTERESADOS (STAKEHOLDERS)
beneficio Objetivo Interesado Seguimiento
Cumplimiento de obras a
tiempo y sin sobrecostos
Alcaldía de Tunja Supervisiones y entes de control
gubernamental
Beneficiarse de las obras
ejecutadas
Comunidad Veedurías ciudadanas
Pagos a tiempo y menor riesgo
de siniestros
Contratistas Supervisiones y entes de control
gubernamental
Pagos a tiempo y menor riesgo
de siniestros
Interventores Supervisiones y entes de control
gubernamental
Pagos a tiempo y menor riesgo
de siniestros
Proveedores Supervisiones y entes de control
gubernamental
APROBACIONES
CARGO Fecha Firma
Secretario de Infraestructura
Supervisor
5.1.4. Plan de Gestión de Cambios
Para la realización exitosa del proyecto es necesario contar con un control integrado
de cambios, tanto internos como externos. Uno de los principales objetivos de este
52
procedimiento de solicitudes de cambio, es otorgar a los stakeholders un mecanismo
controlado y ordenado para solicitar cambios que afecten cronograma, costos y/o alcance
del proyecto.
Los encargados de aceptar o rechazar las solicitudes de cambios, son los integrantes
del “comité de control de cambios” establecido para el proyecto, con reuniones
quincenales o antes si el cambio propuesto lo exige. Dicho comité está conformado por
tres integrantes para garantizar la decisión democráticamente. Los integrantes del comité
son:
1. Pablo Javier Barrera. Director del proyecto. Su rol será de expositor de solicitudes
de cambio del proyecto. La responsabilidad radica en exponer las solicitudes recibidas
para cambios en el proyecto. No tendrá voto en la decisión.
2. Jairo Galán. Ingeniero encargado de monitoreo y control del proyecto. Su rol será
emitir concepto para aprobar o rechazar las solicitudes de cambio. Tendrá voto en la
decisión.
3. Heyner Fernando Robles. Ingeniero auxiliar. Su rol será emitir concepto para
aprobar o rechazar las solicitudes de cambio. Tendrá voto en la decisión.
Para realizar el correcto control de cambios, se hace necesario contar con formato o
plantilla en cual se puede registrar los aspectos mínimos necesarios que faciliten la toma
de decisiones durante la realización del proyecto. Dichos elementos son:
I. Consecutivo
II. Fecha
III. Solicitante
IV. Categoría del cambio: alcance, cronograma, costo, calidad, recursos,
procedimientos, documentación, otro.
V. Causa que origina el cambio.
VI. Descripción de la propuesta de cambio.
53
VII. Justificación de la propuesta de cambio.
VIII. Impacto del cambio en la línea base.
IX. Implicaciones de recursos.
X. Implicaciones para los interesados.
XI. Implicaciones en la documentación del proyecto.
XII. Riesgos.
XIII. Aceptación o rechazo.
XIV. Firmas.
En el “Apéndice D. Formato de solicitudes de cambio” se presenta el formato a usar
para la solicitud y aceptación/rechazo de cambios del proyecto.
5.1.5. Lecciones aprendidas
Durante el desarrollo del Proyecto se registrarán todos los eventos en los que se
presenten situaciones anormales, que causen desviaciones en el mismo, o modifiquen el
cronograma. Igualmente, se registrarán los hechos que tengan relación con el
cumplimiento de los objetivos, las oportunidades de mejora, acciones correctivas que
lleguen a existir. En el registro de lecciones aprendidas se usará el formato de la tabla
12.
Tabla 12. Registro de Lecciones aprendidas
Fecha Código Categoría Entregable Descripción Causa Impacto Acción
correctiva
Lección
Fuente. Elaboración Propia
54
5.2. Plan de Gestión de Interesados
El plan de gestión de interesados comprende los requisitos fundamentales para llegar
al objetivo de satisfacción de todos los interesados.
Para conseguirlo es necesario realizar los siguientes pasos:
Identificar personas naturales o jurídicas afectadas
Registrar las personas naturales o jurídicas identificadas.
Analizar las expectativas, impacto e incidencia.
Lograr el involucramiento de los mismos y su participación.
Monitorear el involucramiento de los interesados detectados
5.2.1. Registro de los Interesados
Tabla 13. Registro de Interesados
Stakeholder Rol
Alcaldía de Tunja Interno
Comunidad Externo
Equipo del Proyecto Interno
Contratistas e Interventores Externo
Proveedores Externo
Entes de Control Externo
Fuente. Elaboración Propia
5.2.2. Estrategias para Involucrar a los Interesados
Los interesados deben involucrarse en el Proyecto siguiendo las estrategias de la
matriz Poder – Interés de la siguiente manera:
55
Tabla 14. Nivel de Incidencia y estrategias hacía los interesados
PODER INTERES ESTRATEGIA NIVEL DE
INCIDENCIA
ALTO ALTO Gestionar Altamente NIVEL ALTO
BAJO BAJO Monitorear NIVEL BAJO
ALTO BAJO Mantener satisfecho NIVEL MEDIO
BAJO ALTO Mantener Informado NIVEL MEDIO
Fuente. Elaboración Propia
Según la Tabla 14, se identificaron los interesados de la siguiente manera
Tabla 15. Poder – Interés de los Involucrados en el proyecto
Stakeholder Rol PODER INTERES
Alcaldía de Tunja Interno ALTO ALTO
Comunidad Externo BAJO ALTO
Equipo del Proyecto Interno BAJO ALTO
Contratistas e Interventores Externo BAJO ALTO
Proveedores Externo BAJO BAJO
Entes de Control Externo ALTO BAJO
Fuente. Elaboración Propia
5.3. Plan de Gestión del Alcance
El Plan de Gestión del Alcance fue realizado mediante la identificación de las
necesidades del Municipio de Tunja para poder tener un control de la información
actualizada de cada una de los proyectos de obra civil contratados por la Alcaldía de
Tunja.
Una vez identificada la necesidad se procedió a fijar unos entregables como
herramientas necesarias para lograr el objetivo propuesto que son:
a) Plan de Gestión
b) Elaboración base de datos proyectos de obra civil vigentes
c) Automatización procesos de monitoreo y control
d) Determinación del costo de Implementación del proyecto
56
5.3.1. Plan y matriz de trazabilidad de requisitos
La matriz de trazabilidad de requisitos permite conocer las fechas de entrega de cada
uno de los entregables, la descripción de los mismos así como los criteros de aceptación.
Ver Apéndice E
5.3.2. Enunciado del Alcance
PROYECTO
CREACION DE UN APLICATIVO DE GESTION PARA LOS PROYECTOS DE OBRA CIVIL
CONTRATADOS POR LA ALCALDIA DE TUNJA Y COSTO DE SU IMPLEMENTACION.
Nombre del Cliente o Sponsor
Alcaldía Municipio de Tunja
Entregables
ID Entregables Definición
1.1 Plan de Gestión Plan de Gestión
1.2 Elaboración base de datos proyectos de obra
civil vigentes
Recolección de Información Primaria y
Secundaria de los proyectos de obra civil
vigentes y procesamiento de la información. La
base de datos debe permitir ver según los APUs
presentados por el contratista el número de
recursos en obra y los flujos de avance
semanal.
1.3.1
Diagrama de gantt estándar y seguimiento de
base de datos y cronogramas
Elaboración de un diagrama de Gantt estándar
para la visualización de los avances de obra
57
1.3.2 Elaboración formatos y formularios para toma
de información
Elaboración de formularios para recolección de
información y formatos para generar reportes de
alcance, cronograma y costos.
1.3.3 Reportes
Elaboración de formatos y formularios para la
divulgación de la información recolectada en
tiempo real y con nivel de detalle de acuerdo a
los requerimientos de la Entidad
1.4 Determinación del costo de implementación Determinación del costo anual que tendrá la
implementación del aplicativo por parte de un
contratista externo con los requerimientos
técnicos adecuados
5.3.3. Estructura de descomposición del trabajo (EDT)
Figura 8. Estructura de descomposición del trabajo (EDT)
58
Fuente. Elaboración propia
5.3.4. Diccionario de la EDT
Con el fin de explicar claramente las actividades que componen cada Paquete de
Trabajo, los recursos asignados, la duración y el responsable, se crea el diccionario de
la EDT. Ver apéndice F – Diccionario de la EDT
5.4. Plan de Gestión del cronograma
Se enfoca en los procesos que buscan asegurar que el proyecto termine en los
plazos estipulados.
CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 PJBR PJBR 7-11-20 Versión original
NOMBRE DEL PROYECTO
CREACION DE UN APLICATIVO DE GESTION PARA LOS PROYECTOS DE OBRA CIVIL
CONTRATADOS POR LA ALCALDIA DE TUNJA Y COSTO DE SU IMPLEMENTACION.
Metodología de Programación
La programación del proyecto se realizará teniendo en cuenta las buenas prácticas propuestas
por el PMI para la Gestión del Cronograma
Herramientas de Programación
Se utilizarán las siguientes Herramientas:
MS Project para construcción de Diagrama de Gantt
Diagrama de Red
59
Análisis Pert / Cpm
Unidades de medida
La duración del Proyecto se estimará en días calendario al igual que la duración de las
actividades
Identificación de actividades
Las actividades identificadas que se usarán en este proceso se extraerán del diccionario de la
EDT, donde se describen los componentes de cada paquete de trabajo.
Cada Actividad se codificará con un código único que servirá de guía para la realización de los
diagramas.
Secuencialización de actividades
Se establecerá la relación de las actividades determinando a cada una sus predecesoras y
sucesoras.
Estimación de Recursos
Con base en cada una de las actividades identificadas por paquete de trabajo se le asignará a
cada una el Personal, Equipos y Materiales necesarios verificando que no existan
sobreasignaciones que impidan el desarrollo de la respectiva actividad
Estimación de la duración de las actividades
Para determinar las duraciones Optimistas, Esperadas y Pesimistas se utilizará el Juicio de
Expertos, basándose en la experiencia en temas como:
Bases de Datos
60
Tablas Dinámicas
Contratación Estatal
Microsoft Project
Cálculos de la Ruta Crítica
Obras civiles (Vías, Acueductos, Alcantarillados, Edificaciones, Parques y Mobiliario Urbano)
Desarrollo del cronograma
Con base en la duración y secuencialización de cada actividad se obtiene la información
necesaria para elaborar el cronograma mediante la herramienta MS Project y el modelo de
Ruta Crítica, calculando una duración total del proyecto a una probabilidad del 84.1%
Actualización, supervisión y control
5.4.1. Listado de Actividades con análisis PERT
Tabla 16. Listado de actividades con análisis PERT
E.D.T Ultimo Nivel de la
E.D.T
E.D.T Act
Id Proje
ct
Nombre de la Actividad
PRED SUC OP Esp Pe Duración Pert
1.1.1 Elaboración Plan de Gestión
1.1.1.1
4 Elaborar Plan de Gestión
5 5 7 8 7
1.1.1.2
5 Aprobar Plan de Gestión
4 7,11 2 3 3 3
1.1.2 Segumiento, control y cierre Plan de Gestión
1.1.2.1
7 Monitorear y Controlar Plan de
Gestión
5 8 50 48 45 48
1.1.2.2
8 Cerrar Plan de Gestión
7,41 2 2 2 2
1.2.1 Recolección de
Información sobre
solicitudes de
contratos
1.2.1.1
11 Creación formatos para recolección de información
5 12,13,15
4 5 6 5
61
1.2.1.2
12 Recolección de Información
Primaria
11 17 12 14 15 14
1.2.1.3
13 Recolección de Información Secundaria
11 17 11 14 16 14
E.D.T Ultimo Nivel de la
E.D.T
E.D.T Act
Id Proje
ct
Nombre de la Actividad
PRED SUC OP Esp Pe Duración Pert
1.2.2 Elaboración Hoja
Excel para almacenamiento de
la informació
n de Contratos vigentes
1.2.2.1
15 Creación tabla base de datos
para almacenamiento de la información
11 16 4 5 5 5
1.2.2.2
16 Aprobación tabla base de datos
para almacenamiento de la información
15 17 2 2 2 2
1.2.2.3
17 Almacenamiento de la Información
existente
16,12,13
20,23 3 3 3 3
1.3.1 Diagrama de Gantt
estándar y seguimient
o de comunicaci
ones y cronogram
a
1.3.1.1
20 Elaboración Diagrama de
Gantt estándar para
procesamiento de la información
17 21 4 5 6 5
1.3.1.2
21 Aprobación Diagrama de
Gantt estándar para
procesamiento de la información
20 27,30,34
1 2 2 2
1.3.2 Elaboración formatos
y formularios para toma
de informació
n
1.3.2.1
23 Elaboración formatos para
toma de Información
semanal proyectos en
ejecución
17 24 4 5 5 5
1.3.2.2
24 Elaboración formularios para
digitación de Información
semanal proyectos en
ejecución
23 27,30,33
1 2 2 2
62
1.3.3.1
Reportes Avance de
Obra
1.3.3.1.1
27 Elaboración contenido de
Reportes Avances de obra periódicos
24,21 28 4 5 5 5
1.3.3.1.2
28 Aprobación contenido de
Reportes Avances de obra periódicos
27 37 1 2 2 2
E.D.T Ultimo Nivel de la
E.D.T
E.D.T Act
Id Proje
ct
Nombre de la Actividad
PRED SUC OP Esp Pe Duración Pert
1.3.3.2
Reportes de
Cumplimiento del alcance
1.3.3.2.1
30 Elaboración contenido de
Reportes cumplimiento del alcance de obra
periódicos
24,21 31 5 5 5 5
1.3.3.2.2
31 Aprobación contenido de
Reportes cumplimiento del alcance de obra
periódicos
30 37 1 2 2 2
1.3.3.3
Reporte de
modificaciones
1.3.3.3.1
33 Elaboración contenido de
Reportes modificaciones de
obra periódicos
24 34 5 5 5 5
1.3.3.3.2
34 Aprobación contenido de
Reportes modificaciones de
obra periódicos
33,21 37 1 2 2 2
1.4.1 Determinación de
requisitos en cuanto Insumos
materiales y de
personal
1.4.1.1
37 Identificación de Insumos
necesarios para Implementar el
Aplicativo
28,31,34
38 3 4 4 4
1.2.2 1.2.2 1.4.1.2
38 Aprobación de Insumos
necesarios para Implementar el
Aplicativo
37 40 1 2 2 2
1.4.2 Determinación del
costo de la Implement
ación
1.4.2.1
40 Determinar el Costo de la
Implementación externa del
proyecto por año
38 41 3 4 4 4
1.2.3 1.2.3 1.4.2.2
41 Aprobación del costo de la
Implementación del Proyecto por
año
40 8 1 2 2 2
63
Fuente. Elaboración Propia
Una vez calculado los tiempos de cada actividad se procede tomando las actividades
que hacen parte de la Ruta Crítica a calcular el tiempo estimado con el 84.1% de
probabilidad.
Tabla 17. Análisis probabilístico al 84.1%
E.D.T Act Id Proje
ct
Nombre de la Actividad OP Pe Var
1.1.1.1 4 Elaborar Plan de Gestión 5 8 0.25
1.1.1.2 5 Aprobar Plan de Gestión 2 3 0.028
1.1.2.1 7 Monitorear y Controlar Plan de Gestión 50 45 0.694
1.1.2.2 8 Cerrar Plan de Gestión 2 2 0
1.2.1.1 11 Creación formatos para recolección de información 4 6 0.111
1.2.1.2 12 Recolección de Información Primaria 12 15 0.25
1.2.1.3 13 Recolección de Información Secundaria 11 16 0.694
1.2.2.3 17 Almacenamiento de la Información existente 3 3 0
1.3.1.1 20 Elaboración Diagrama de Gantt estándar para procesamiento de la información
4 6 0.111
1.3.1.2 21 Aprobación Diagrama de Gantt estándar para procesamiento de la información
1 2 0.028
1.3.2.1 23 Elaboración formatos para toma de Información semanal proyectos en ejecución
4 5 0.028
1.3.2.2 24 Elaboración formularios para digitación de Información semanal proyectos en ejecución
1 2 0.028
1.3.3.1.1 27 Elaboración contenido de Reportes Avances de obra periódicos
4 5 0.028
1.3.3.1.2 28 Aprobación contenido de Reportes Avances de obra periódicos
1 2 0.028
1.3.3.2.1 30 Elaboración contenido de Reportes cumplimiento del alcance de obra periódicos
5 5 0
1.3.3.2.2 31 Aprobación contenido de Reportes cumplimiento del alcance de obra periódicos
1 2 0.028
1.3.3.3.1 33 Elaboración contenido de Reportes modificaciones de obra periódicos
5 5 0
1.3.3.3.2 34 Aprobación contenido de Reportes modificaciones de obra periódicos
1 2 0.028
1.4.1.1 37 Identificación de Insumos necesarios para Implementar el Aplicativo
3 4 0.028
1.4.1.2 38 Aprobación de Insumos necesarios para Implementar el Aplicativo
1 2 0.028
64
1.4.2.1 40 Determinar el Costo de la Implementación externa del proyecto por año
3 4 0.028
1.4.2.2 41 Aprobación del costo de la Implementación del Proyecto por año
1 2 0.028
TOTAL 2.44
DESVIACION ESTANDAR 1.56
Fuente. Elaboración Propia
El tiempo estimado con el 84.1% de probabilidad es de 60 + 2 = 62 Días
5.4.2. Diagrama de Red del proyecto
El diagrama de Red se aprecia en el Apéndice H, en el cual se muestra con flechas
rojas la Ruta crítica y las convenciones usadas
5.4.3. Línea Base del Cronograma
En el Apéndice I, se aprecia la Línea Base del cronograma realizado en Project, se
muestran los Paquetes de trabajo y la Ruta crítica resaltada en rojo
5.4.4. Técnicas de desarrollo del cronograma aplicadas
La técnica utilizada es la de Nivelación de Recursos, no obstante, en el desarrollo del
proyecto no se evidenciaron sobreasignaciones.
5.5. Plan de Gestión de Costos
Para elaborar el Plan de Gestión de Costos se tuvo determinaron los recursos que
requiere cada actividad, así como los porcentajes de dedicación de cada uno de ellos.
Ver Apéndice G
65
CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 PJBR PJBR 11-09-20 Versión original
NOMBRE DEL PROYECTO
CREACION DE UN APLICATIVO DE GESTION PARA LOS PROYECTOS DE OBRA CIVIL
CONTRATADOS POR LA ALCALDIA DE TUNJA Y COSTO DE SU IMPLEMENTACION.
Metodología
La estimación de costos se realizará mediante estimación ascendente para poder determinar
el Presupuesto.
Recursos utilizados
Se asignará a cada actividad los recursos necesarios para su ejecución distribuyendo el
personal, equipos y materiales necesarios.
Actualización, supervisión y control
5.5.1. Estimación de costos en Ms Project
Para la estimación de costos, se tuvo en cuenta los recursos asiganados en el
Apéndice G, de igual manera el valor de la Reserva de Contingencia se prorrateó
proporcionalmente a la incidencia de cada actividad en el Presupuesto General.
Ver Apéndice J.
66
5.5.2. Estimación Ascendente y determinación del Presupuesto
En la tabla 19 se aprecia cómo se realizó la estimación del Presupuesto con la
clasificación según Actividad, Paquete de trabajo y Cuenta de control.
Tabla 18. . Estimación Ascendente y determinación del Presupuesto
Cuenta de Control
Paquete de trabajo ID Actividad
Costo por actividad
Costo por paquete de trabajo
Costo por cuenta de Control
Plan de Gestión
Elaboración Plan de Gestión
1.1.1.1 $ 10,213,175 $ 13,348,262 $ 33,878,461
1.1.1.2 $ 3,135,087
Seguimiento, control y cierre Plan
de Gestión
1.1.2.1 $ 18,211,987 $ 20,530,199
1.1.2.2 $ 2,318,212
Elaboración base de
datos proyectos de
obra civil vigentes
Recolección de Información sobre
solicitudes de contratos
1.2.1.1 $ 5,398,043 $ 16,719,480 $ 21,724,380
1.2.1.2 $ 6,315,481
1.2.1.3 $ 5,005,956
Elaboración Hoja Excel para
almacenamiento de la información de
Contratos vigentes
1.2.2.1 $ 1,347,173 $ 5,004,900
1.2.2.2 $ 418,901
1.2.2.3 $ 3,238,826
Automatización Aplicativo de Monitoreo
y Control
Diagrama de Gantt estandar y
seguimiento de comunicaciones y
cronograma
1.3.1.1 $ 2,779,022 $ 3,560,719 $ 14,862,461
1.3.1.2 $ 781,698
Elaboración formatos y
formularios para toma de
información
1.3.2.1 $ 2,779,022 $ 3,560,719
1.3.2.2 $ 781,698
Reportes Avance de Obra
1.3.3.1.1 $ 2,433,096 $ 3,164,823
67
1.3.3.1.2 $ 731,727
Reportes de Cumplimiento del
alcance
1.3.3.2.1 $ 1,707,774 $ 2,389,308
1.3.3.2.2 $ 681,534
Reporte de modificaciones
1.3.3.3.1 $ 1,563,192 $ 2,186,892
1.3.3.3.2 $ 623,700
Determinación costo de
Implementación
Determinación de requisitos en cuanto Insumos materiales
y de personal
1.4.1.1 $ 4,446,434 $ 6,009,830 $ 12,019,660
1.2.2 1.4.1.2 $ 1,563,395
Determinación del costo de la
Implementación
1.4.2.1 $ 4,446,434 $ 6,009,830
1.2.3 1.4.2.2 $ 1,563,395
Sumatoria cuentas de control $ 82,484,962
Reserva de contingencia $ 6,500,000
Línea base de costos $ 88,984,962
Reserva de gestión (10%) $ 8,898,496
PRESUPUESTO $ 97,883,459
Fuente. Elaboración Propia
5.6. Plan de Gestión de Recursos
CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 PJBR PJBR 14-03-20 Versión original
NOMBRE DEL PROYECTO
CREACION DE UN APLICATIVO DE GESTION PARA LOS PROYECTOS DE OBRA CIVIL
CONTRATADOS POR LA ALCALDIA DE TUNJA Y COSTO DE SU IMPLEMENTACION.
Generalidades
El plan de gestión de los recursos es una herramienta indispensable para estimar, adquirir,
gestionar y controlar los recursos tanto humanos como físicos. En cuanto a los recursos
68
humanos la creación de un Equipo de Trabajo con roles, responsabilidades y habilidades muy
bien definidas, así como la cantidad de personas necesarias; en lo que refiere a los recursos
físicos el tipo y cantidad de materiales y equipos a utilizar tanto para las labores de ejecución
de actividades como para la administración de la Empresa.
Requerimientos
Contar con Personal y recursos físicos altamente calificados que aporten al proyecto eficiencia
y eficacia en el desarrollo de cada una de las actividades a desarrollar, se requiere de personal
altamente calificado para la elaboración de los entregables.
Beneficios esperados
Evitar sobreasignaciones de trabajo o mala distribución del mismo.
Asignar recursos físicos adecuados a cada miembro del equipo.
Tener un buen entorno de trabajo.
Determinar los puestos de trabajo de acuerdo a las habilidades de cada miembro del Equipo.
Conocer el tipo y cantidad de recompensas que se van a asignar
Estrategia
El Plan de Gestión de los Recursos se desarrollará en cuanto al recurso humano mediante una
matriz de asignación de responsabilidades o diagramas que correspondan, para los recursos
físicos se enfocará en como adquirirlos y como realizar una asignación adecuada de los
mismos con sus respetivas licencias si se requieren.
Objetivo
Determinar un enfoque que garantice los suficientes recursos disponibles para el correcto
desarrollo del proyecto y permitir Estimar, Adquirir, Gestionar y Utilizar los Recursos Físicos,
así como los Recursos del Equipo de trabajo en forma eficaz y eficiente.
Alcance
69
El plan de gestión de los recursos consta de lo siguiente:
Se asignará a cada actividad los recursos necesarios para su ejecución distribuyendo el
personal, equipos y materiales necesarios
Actualización, supervisión y control
5.6.1. Estimación de los Recursos
La estimación de los Recursos se realizó dividiendo los recursos en 4 grupos, A.
Equipo de trabajo desarrollo del proyecto, B. Infraestructura y servicios, C. Materiales y
D. Insumos y Equipos, se calculó el valor mensual de cada uno de ellos para así poder
realizar las respectivas asignaciones a las actividades.
Tabla 19. Estimación de los recursos
No DESCRIPCION Cantidad Salario Mensual
Valor Mensual (Inc FPS)
Valor Total Mensual
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
A.1 Director del proyecto 1 $ 5,500,000 $ 8,761,133 $ 8,761,133
A.2 Ing Civil y/o Vías 2 $ 3,500,000 $ 5,575,267 $ 11,150,534
A.3 Tecnólogo 2 $ 2,000,000 $ 3,422,297 $ 6,844,594
A.4 Secretariado 1 $ 1,200,000 $ 2,053,378 $ 2,053,378
A.5 Personal de Aseo 1 $ 1,000,000 $ 1,711,149 $ 1,711,149
TOTAL MENSUAL A $ 30,520,788
No DESCRIPCION Unidad Cantidad Valor Mensual Valor Total Mensual
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes 2 $ 1,200,000 $ 2,400,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz) Mes 2 $ 250,000 $ 500,000
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack) Mes 2 $ 150,000 $ 300,000
B.4 Líneas Celular Mes 2 $ 300,000 $ 600,000
B.4 Transportes Mes 2 $ 300,000 $ 600,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes 2 $ 450,000 $ 900,000
TOTAL MENSUAL B + C $ 5,300,000
TOTAL MENSUAL A + B + C $ 35,820,788
TOTAL MESES PROYECTO 2
70
Figura 9. Estructura de desglose de recursos (EDRs). Fuente. Elaboración propia
TOTAL MENSUAL A + B + C $ 71,641,576
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes 2 $ 200,000 $ 400,000
D.2 Computador portatil Mes 10 $ 250,000 $ 2,500,000
D.3 Impresora Multifuncional Mes 2 $ 150,000 $ 300,000
D.4 Office Profesional Und 6 $ 1,500,000 $ 9,000,000
TOTAL D $ 12,200,000
TOTAL PROYECTO A + B + C + D $ 83,841,576
5.6.2. Estimación de desglose de recursos (EDRs)
5.6.3. Asignación de Recursos
Los Recursos se asignaron a cada Actividad según Apéndice G
5.6.4. Calendario de Recursos
Debido a que el Proyecto es relativamente de duración corta los recursos se utilizan
en cada una de las actividades como se aprecia en el Apéndice G.
71
No DESCRIPCION Und Cant 1 2 3 4 5 6 7 8 9PERSONAL
1 Director del proyecto Und 1
2 Ing Civil y/o Vías Und 2
3 Tecnólogo Und 2
4 Secretariado Und 1
5 Personal de Aseo Und 1
INFRAESTRUCTURA
6 Oficina Mes 2
SERVICIOS
7Servicios públicos (Agua,
luz)Mes 2
8Servicio de Internet (Triple
Pack)Mes 2
9 Líneas Celular Mes 2
10 Transportes Mes 2
INSUMOS
10 Papelería Mes 2
EQUIPOS
11 Computador fi jo Und 1
12 Computador portati l Und 5
13 Impresora Multifuncional Und 1
14 Office Profesional Und 6
Semanas
Figura 10. Calendario de Recursos Fuente. Elaboración propia
5.6.5. Plan de Capacitación y Desarrollo del Trabajo
Tabla 20. . Plan de capacitaciones
Nombre de la Capacitación
Encargado Dirigido a
SEMANA
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Excel - Tablas dinámicas
SENA Todos
Contratación Estatal
Cámara de Comercio
Director del proyecto
Teletrabajo Comfaboy Todos
AutoCAD SENA Ingenieros
Interpretación de Planos
SENA Ingenieros
Fuente. Elaboración Propia
72
5.7. Plan de Gestión de las Comunicaciones
El Plan de Gestión de las comunicaciones establece los elementos relevantes para
la planificación, gestión y monitoreo de las comunicaciones en el proyecto, además de:
a) Facilitar que las necesidades de información de los stakeholders del proyecto sean
planificadas y gestionadas de forma eficaz y efectiva.
b) Establecer los canales de comunicación entre stakeholders, sus métodos,
modelos, frecuencia y relaciones emisor-receptor.
c) Definir estrategias de gestión del plan de comunicaciones, con sus entradas,
salidas y herramientas.
d) Definir las estrategias de monitoreo del plan de gestión de comunicaciones, con
sus entradas, salidas y herramientas.
5.7.1. Canales de Comunicación
Tomando como base la información contenida en el plan de gestión de interesados
y el acta de constitución del proyecto, se identificaron seis (6) stakeholders y el director
de proyecto, para un total de siete (7) interesados reales del proyecto.
No de canales = n*(n-1) / 2 = 7 *5 / 2 = 17 Canales
Para el presente proyecto, se tendrán 17 canales de comunicación potenciales.
5.7.2. Sistema de Información de las Comunicaciones
73
Dentro de los criterios que se tuvieron en cuenta para la selección y diseño de la
topología y canales regulados de comunicación, se estableció que la única relación
existente será la de topología centralizada.
Teniendo en cuenta lo mencionado anteriormente, el número de canales regulados
con la topología establecida por el equipo de trabajo, son 5 canales. Así mismo, cabe
mencionar que estos canales, y dadas las características de los stakeholders, son los
más adecuados, válidos y necesarios en la realización del proyecto por la garantía del
correcto flujo de información y de satisfacción de las necesidades de cada uno de los
stakeholders que, con el tipo de proyecto, solo pueden ser satisfechas por el director del
proyecto y su equipo de trabajo.
5.7.3. Matriz de Comunicaciones
Tabla 21. Matriz de Comunicaciones
Canal Emisor Información Modelo Método Enfoque Tiempo
/Frecuencia
Receptor
C1 Director Informe de
ejecución,
Variaciones
del
Proyecto,
Entregables
formales
Complejo Interactivo.
Reuniones,
correos
electrónicos,
juntas formales,
correspondencia
física
Interpersonal
y
comunicación
publica
Semanal Equipo de
Trabajo
C2 Director Solicitud de
información,
entregables
formales
Complejo Interactivo.
Reuniones,
correos
electrónicos,
juntas formales,
correspondencia
física
Interpersonal
y
comunicación
publica
Semanal Sponsor
C3 Director Informe de
avance
Interactivo Divulgación por
Redes
Comunicación
masiva
Mensual Comunidad
74
C4 Director Solicitud de
información
Complejo Interactivo.
Reuniones,
correos
electrónicos,
juntas formales,
correspondencia
física
Interpersonal
y
comunicación
publica
Quincenal Contratistas
C5 Director Solicitudes
varias
Complejo Interactivo,
correos
electrónicos,
correspondencia
física
Interpersonal Semanal Proveedores
Fuente. Elaboración Propia
5.7.4. Estrategia de Comunicaciones
Para la realización de reuniones, se debe seguir la guía establecida en la tabla 23
donde se establece la guía para la realización de reuniones.
Tabla 22. Estrategia de Comunicaciones
Guía para la realización de reuniones
PASO ACTIVIDAD
1 Registro de asistencia
2 Contenido de la Reunión
3 Objetivos de la Reunión
4 Alcance
5 Desarrollo
6 Compromisos - Acuerdos
7 Conclusiones
8 Elaboración del Acta
9 Firma del Acta
10 Conclusión
Fuente. Elaboración Propia
75
5.8. Plan de Gestión de Calidad
En el proyecto es muy importante Gestionar la Calidad para lograr garantizar que
todas las actividades que se han planificado se elaboren con el uso eficaz de los
Recursos asignados y en los tiempos y costos previamente establecidos, lo anterior
buscando mejorar los procesos para lograr productos óptimos para la Imlementación
final.
5.8.1. Métricas de Calidad
Las métricas de calidad permiten conocer los métodos de medición, las frecuencias,
las metas y el responsable dentro del Equipo de Trabajo
Tabla 23. Métricas de Calidad
METRICA DE CALIDAD DEL PROYECTO Nombre Control del Cronograma Objetivo Cumplimiento del tiempo asignado Factor de Calidad
El cronograma no debe variar en más de un 10% al planificado
Método de medición
Índice de desempeño del cronograma
Frecuencia de medición
Semanal
Meta Cumplimiento del 100% del tiempo estimado Responsable Gerente del proyecto, Equipo de Trabajo
METRICA DE CALIDAD DEL PROYECTO Nombre Control del Costos Objetivo Cumplimiento del Presupuesto asignado Factor de Calidad
La diferencia de costos reales no puede ser mayor ni menor en un 5%
Método de medición
Índice de desempeño del costo
Frecuencia de medición
Semanal
Meta Cumplimiento del 100% del costo asignado Responsable Gerente del proyecto, Equipo de Trabajo
METRICA DE CALIDAD DEL PROYECTO Nombre Gestión de los Interesados Objetivo Cumplimiento de la Calidad Factor de Calidad
Porcentaje de satisfacción
76
Método de medición
El porcentaje de satisfacción debe ser superior al 80%
Frecuencia de medición
Mensual
Meta Satisfacción de los interesados Responsable Gerente del proyecto, Equipo de Trabajo
METRICA DE CALIDAD DEL PROYECTO Nombre Control de Calidad Objetivo Aprobación por parte del Sponsor Factor de Calidad
Porcentaje de entregables recibidos
Método de medición
El Porcentaje de entregables recibidos debe ser del 95%
Frecuencia de medición
Mensual
Meta Satisfacción del Sponsor Responsable Gerente del Proyecto, Equipo de trabajo
METRICA DE CALIDAD DEL PROYECTO Nombre Gestión del Alcance Objetivo Cumplimiento del alcance Factor de Calidad
Porcentaje del Alcance recibido
Método de medición
El Alcance no puede variar
Frecuencia de medición
Mensual
Meta Liquidación del Contrato fruto del Proyecto Responsable Gerente del proyecto, Sponsor
METRICA DE CALIDAD DEL ENTREGABLE Nombre Recolección de Información Objetivo Llevar un Monitoreo y control adecuado de la información recolectada para
que sea ajustada a la realidad Factor de Calidad
Porcentaje de información de obras en ejecución recolectada
Método de medición
Mayor al 90% de lo programado
Frecuencia de medición
Semanal
Meta Recolectar la Información del 100% de los contratos en ejecución Responsable Equipo del Proyecto
METRICA DE CALIDAD DEL ENTREGABLE Nombre Procesamiento de la Información Objetivo Llevar el Monitoreo y Control adecuado para que la información recolectada
sea de forma clara y real procesada Factor de Calidad
Porcentaje de información de obras en ejecución recolectada correctamente procesada
Método de medición
Mayor al 90% de lo programado
Frecuencia de medición
Semanal
77
Meta Procesar la Información del 100% de los contratos en ejecución Responsable Equipo del Proyecto
METRICA DE CALIDAD DEL ENTREGABLE Nombre Diagrama de Gantt estándar y seguimiento de datos y cronograma Objetivo Verificar que el diagrama de Gantt estándar sea de fácil comprensión y sirva
para todos los proyectos a contratar por parte de la Alcaldía de Tunja Factor de Calidad
Grado de satisfacción del entregable
Método de medición
Mediante valoración debe satisfacer el 100% de los requerimientos
Frecuencia de medición
Única, al entregable final
Meta Satisfacción del Sponsor Responsable Equipo del proyecto
METRICA DE CALIDAD DEL ENTREGABLE Nombre Elaboración de formatos y formularios para gestión de la información Objetivo Verificar que los formatos y formularios sean de fácil comprensión y sirvan
para todos los proyectos a contratar por parte de la Alcaldía de Tunja Factor de Calidad
Grado de satisfacción del entregable
Método de medición
Mediante valoración debe satisfacer el 100% de los requerimientos
Frecuencia de medición
Única, al entregable final
Meta Satisfacción del Sponsor Responsable Equipo del proyecto
METRICA DE CALIDAD DEL ENTREGABLE Nombre Reportes de avances de obra Objetivo Verificar que la estructura de los reportes satisfagan a los Interesados en el
producto del proyecto Factor de Calidad
Grado de satisfacción del entregable
Método de medición
Mediante valoración debe satisfacer el 100% de los requerimientos
Frecuencia de medición
Única, al entregable final
Meta Satisfacción del Sponsor Responsable Equipo del Proyecto
METRICA DE CALIDAD DEL ENTREGABLE Nombre Reportes de Cumplimiento del alcance Objetivo Verificar que la estructura de los reportes satisfagan a los Interesados en el
producto del proyecto Factor de Calidad
Grado de satisfacción del entregable
Método de medición
Mediante valoración debe satisfacer el 100% de los requerimientos
Frecuencia de medición
Única, al entregable final
Meta Satisfacción del Sponsor Responsable Equipo del Proyecto
78
METRICA DE CALIDAD DEL ENTREGABLE Nombre Reportes de seguimiento de modificaciones Objetivo Verificar que la estructura de los reportes satisfagan a los Interesados en el
producto del proyecto Factor de Calidad
Grado de satisfacción del entregable
Método de medición
Mediante valoración debe satisfacer el 100% de los requerimientos
Frecuencia de medición
Única, al entregable final
Meta Satisfacción del Sponsor Responsable Equipo del Proyecto
METRICA DE CALIDAD DEL ENTREGABLE Nombre Determinación Costo de Implementación Objetivo Garantizar que el contratista favorecido para Implementar el aplicativo reciba
el pago adecuado para cumplir adecuadamente el objetivo Factor de Calidad
Grado de satisfacción del entregable
Método de medición
Mediante valoración debe satisfacer el 100% de los requerimientos
Frecuencia de medición
Única, al entregable final
Meta Satisfacción del Sponsor Responsable Equipo del Proyecto
Fuente. Elaboración Propia
5.8.2. Documentos de Prueba y evaluación
El siguiente documento es el escogido para realizar las pruebas y evaluación de los
entregables.
Tabla 24. Documentos de prueba y evaluación
PAQUETE DE TRABAJO Entregable con no conformidad
Fecha Plazo de Respuesta
Responsable Tipo de acción a tomar Preventiva Correctiva De
mejora
Aprobado SI NO REVISO
APROBO
Fuente. Elaboración Propia
79
5.8.3. Entregables verificados
Tabla 25. Entregables verificados
LISTA DE VERIFICACION DE ENTREGABLES PAQUETE DE TRABAJO
FECHA RESPONSABLE
ENTREGABLE APROBADO SI / NO OBSERVACIONES
REVISO
APROBO
LISTA DE CHEQUEO PAQUETE DE TRABAJO
DESCRIPCION DEL ENTREGABLE
FECHA RESPONSABLE
No DESCRIPCION CUMPLE SI / NO
REVISO
APROBO
Fuente. Elaboración Propia
80
5.9. Plan de Gestión del Riesgo
Nombre del Proyecto OBJETIVO DEL PROYECTO
Creación de un aplicativo de gestión para los
proyectos de obra civil contratados por la
alcaldía de Tunja y costo de su
implementación.
Crear un aplicativo para gestionar los proyectos de
obra civil contratados por la Alcaldía de Tunja y
determinar su costo de implementación.
ESTRATEGIA DE RIESGOS:
Gestionar los riesgos es un elemento importante para el proyecto. El plan de gestión del riesgo da
respuesta al cómo, quién, cuándo se gestionarán los riesgos dentro del proyecto, qué herramientas
se aplicarán, qué riesgos se deben priorizar, entre otros interrogantes (Lledó, 2017). Para ello, se
requiere de un proceso de identificación y gestión de los riesgos asociados al proyecto. Como
elementos de entrada se tienen el acta de constitución del proyecto, el plan para la dirección del
proyecto, los documentos del proyecto, los factores ambientales (la cultura; los recursos
disponibles, tanto físicos como humanos; las guías y criterios de especificados) y los activos de los
procesos (información, lecciones aprendidas de otros proyectos, plantillas que sirvan, y
herramientas de monitoreo e información). Estos elementos de entrada tienen total incidencia en el
desarrollo del plan de gestión del riesgo, por ende es necesario tenerlos y hacer uso de ellos.
Como herramientas para la realización del plan de gestión del riesgo se tienen: juicio de expertos,
análisis de datos y reuniones que sean necesarias.
Finalmente, como salida se tiene el plan de gestión del riesgo del proyecto
METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE RIESGOS:
PROCESO DESCRIPCIÓN HERRAMIENTAS FUENTES DE
INFORMACIÓN
Planificar la Gestión
de los Riesgos
Elaborar el Plan de Gestión
de los Riesgos
PMBOK 6ta edición
Sponsor,
Equipo del
Proyecto
81
Identificar los
Riesgos
Identificar los Riesgos que
pueden afectar el proyecto
Registro de Riesgos,
Lluvia de ideas
Equipo del
Proyecto
Análisis Cualitativo
de los Riesgos
Evaluar probabilidad e
impacto y establecer el
Ranking de importancia
Matriz de Probabilidad e
Impacto, LLuvía de ideas
Equipo del
Proyecto
Análisis Cuantitativo
de los Riesgos
Cuantificar el Impacto de la
ocurrencia de los Riesgos
según el Presupuesto y
cronograma
Matriz de Impacto en
Tiempo y Costo, Juicio de
expertos
Consultor de
Riesgos
Planificar la
Respuesta a los
Riesgos
Identificar los planes de
Respuesta y Contingencia
Lluvia de ideas, juicio de
expertos, recolección de
información
Equipo del
Proyecto
Implementar la
Respuesta a los
Riesgos
Durante la ejecución
implementar el plan de
prevención y el Plan de
Contingencia en caso que el
Riesgo se materialice
Sistemas de Información
disponibles
Equipo del
Proyecto
Monitorear los
Riesgos
Verificar la ocurrencia de
Riesgos, identificar nuevos
Riesgos y verificar y
supervisar la respuesta a los
Riesgos materializados
Auditorias Equipo del
Proyecto
ROLES Y RESPONSABILIDADES DE GESTIÓN DE RIESGOS:.
PROCESO ROLES PERSONAS RESPONSABILIDADES
Planificar la Gestión
de los Riesgos
Director del
proyecto
Pablo Barrera Dirigir, elaborar el Plan para la
Gestión del Riesgo
Identificar los
Riesgos
Equipo del
Proyecto
Jairo Galán Dirigir, identificar los Riesgos,
ejecutar actividad
Análisis Cualitativo
de los Riesgos
Equipo del
Proyecto
Jairo Galán Dirigir y medir la probabilidad,
impacto y grado de cada uno de
82
los riesgos así como el análisis de
Impacto si el Riesgo de materializa
Análisis Cuantitativo
de los Riesgos
Director del
Proyecto
Pablo Barrera Evaluar y analizar el Impacto de
los Riesgos según tiempo y costo.
Planificar la
Respuesta a los
Riesgos
Equipo del
Proyecto
Heyner Robles Dirigir, crear el plan de prevención
y si se materializa el riesgo el Plan
de Contingencia.
Implementar la
Respuesta a los
Riesgos
Equipo del
Proyecto
Heyner Robles Dirigir y hacerse cargo de las
actividades de acuerdo a los
planes de prevención y/o
contingencia
Monitorear los
Riesgos
Director del
proyecto, Equipo
del Proyecto
Heyner Robles Definir las actividades a realizar en
las reuniones de monitoreo y
control del Riesgo
PRESUPUESTO DE GESTIÓN DE RIESGOS:
La Reserva de Contingencia es de $6.500.000 y la Reserva de Gestión es de $ 8.898.496
DEFINICION DE PROBABILIDAD:
Probabilidad (1 mes) Descripción Cuantas veces pasa en el
mes
80% Sucede de forma seguida, casi
seguro que ocurra – frecuente
5
65% Sucede de forma reiterada –
Probable
4
50% Sucede algunas veces – Posible 3
30% Sucede de forma esporádica –
Remoto
2
10% Muy difícil que ocurra 1
83
PERIODICIDAD DE LA GESTIÓN DE RIESGOS:
PROCESO MOMENTO DE EJECUCIÓN PERIODICIDAD DE
EJECUCIÓN
Planificar la Gestión de los
Riesgos
Al inicio del proyecto Una única vez
Identificar los Riesgos Al inicio del proyecto, en cada
reunión del Equipo del Proyecto
Semanal
Análisis Cualitativo de los
Riesgos
Al inicio del proyecto, en cada
reunión del Equipo del Proyecto
Semanal
Análisis Cuantitativo de los
Riesgos
Al inicio del proyecto, en cada
reunión del Equipo del Proyecto
Semanal
Planificar la Respuesta a los
Riesgos
En cada reunión del Equipo del
Proyecto
Semanal
Implementar la Respuesta a
los Riesgos
En cada reunión del Equipo del
Proyecto
Semanal
Monitorear los Riesgos En cada fase del proyecto Semanal
CATEGORIAS DE RIESGO (Ver Matriz de Riesgos – Apéndice K)
TOLERANCIAS DE LOS INTERESADOS
84
Muy Alta (80%) R14
Alta (65%)
Moderada (50%)
Baja (30%) R4 R5 R2 R7 R10 R11 R8 R13
Muy Baja (10%) R12 R1 R3 R6 R9
Muy bajo (2) Bajo( 4) Moderado(6) Alto (8) Muy Alto (10) Muy Alto (10) Alto (8) Moderado(6) Bajo( 4) Muy bajo (2)
Probab
ilidad
Impacto Impacto
Amenazas Oportunidades
Tabla 26. Matriz PXL
INTERESADO Nivel de Tolerancia
Alcance Tiempo Costos Calidad
Patrocinador Bajo Bajo Bajo Bajo
Director del Proyecto Bajo Bajo
Bajo Bajo
Equipo de Trabajo Medio Medio Alto Medio
Profesionales Medio Medio Alto Bajo
Competidores Alto Alto Alto Medio
Proveedores externos Medio Medio Medio Medio
Entidades
gubernamentales Medio Medio
Medio
Medio
Sociedad en General Alto Alto Alto Medio
5.9.1. Matriz de Riesgos
En el Apéndice K, se puede apreciar la identificación de los Riesgos y su Valoración,
la ubicación de los mismos se aprecia en la Matriz PXL – Tabla 26
85
Fuente. Documentos de Clase
5.9.2. Matrices de probabilidad Impacto inicial - residual
ESCALA DE LA PROBABILIDAD E IMPACTO DE LOS RIESGOS (AMENAZAS)
Estimación del Impacto del Riesgo / Amenazas
Objetivo del
proyecto
Muy Bajo Bajo Moderado Alto Muy Alto
2 4 6 8 10 Tiempo Atraso inferior
al 5% del cronograma
Atraso entre el 6% y 9%
del cronograma
Atraso entre el 10% y 15%
del cronograma
Atraso entre el 15% y 20% del cronograma
Atraso mayor al 20% del
cronograma
Alcance Requiere ajustes en
algunas tareas
Control de cambios en
áreas secundarias
Control de cambios en objetivos principales
Detiene el proyecto o requiere
decisiones de alto nivel
Cancela el proyecto o inutiliza el
producto del proyecto
Costo Sobrecosto manejable con ajustes menores
Sobrecosto entre el 5% y
10%
Sobrecosto entre el 10%
y 20%
Sobrecosto entre el 20% y
30%
Sobrecosto mayor al 30%
Calidad Degradación manejable
Afectación en requisitos que requiere
ajuste
Requiere aprobación
del patrocinador
Requiere cambios
mayores al proyecto
El producto es inutilizable o el desempeño es inaceptable
ESCALA DE LA PROBABILIDAD E IMPACTO DE LOS RIESGOS (OPORTUNIDADES)
Estimación del Impacto del Riesgo / Oportunidades
Objetivo del
proyecto
Muy Bajo Bajo Moderado Alto Muy Alto
2 4 6 8 10
Tiempo Ahorro menor al 5% del
cronograma
Ahorro del 5 ‐ 9,9 % del cronograma
Ahorro del 10‐ 19,9%
del cronograma
Ahorro del 20 ‐ 29,9 % del cronograma
Ahorro mayor al 30% del cronograma
Costo Beneficio menor al 5%
del presupuesto
Beneficio del 5 ‐ 9,9 % del presupuesto
Beneficio del 10 ‐ 19,9%
del presupuesto
Beneficio del 20 ‐ 29,9 % del presupuesto
Beneficio mayor al 30%
del presupuesto
86
MONITOREO:
Se realizarán informes semanales para definir Riesgos, analizar Riesgos y Monitorear y controlar
los planes de respuesta clasificándolos en Seguimiento, Requiere Respuesta, Cerrado – ya ocurrió,
Cerrado- ya no ocurrirá, Recién identificado
5.10. Plan de Gestión de las Adquisiciones
Establecer el plan de gestión de adquisiciones es necesario para clarificar los
procesos de compra, adquisición de bienes, servicios necesarios para los proyectos. La
correcta gestión de adquisiciones incluye procesos tales como gestión y control de
requerimientos para desarrollar y administrar contratos, órdenes de compra,
memorandos, acuerdos de servicios, etc.
5.10.1. Matriz de las adquisiciones
La contratación del talento humano formará parte de la nómina y de los diferentes
proyectos que realiza la organización. Las adquisiciones internas en cuanto a solicitudes
de talento humano para cada proyecto, se realizan de acuerdo con los requerimientos y
perfiles necesarios para las particularidades de los proyectos. Se realiza el listado de
requerimientos de talento humano y se solicitan los perfiles requeridos para los proyectos.
Para el presente proyecto se realizará el listado de los perfiles requeridos de acuerdo al
tipo de proyecto. Para el presente proyecto, los recursos de talento humano requerido
son:
1. Director de Proyecto. Profesional en ingeniería civil o de Vías, Especialista en
Gerencia de Proyectos con experiencia mayor a diez (10) años en dirección de proyectos,
manejo de Ms Project, Microsoft Excel y gestión de talento humano. Su rol será la
87
dirección del proyecto y todas las actividades que conlleva. Una vacante. Solicitar
internamente al consultor escogido.
2. Profesional de apoyo. Profesional en ingeniería civil o de Vías con experiencia
mayor a cinco (5) años de ejercicio de la profesión, manejo de Ms Project y Microsoft
Excel. Su rol será de apoyo a la dirección del proyecto, toma de información primaria y
secundaria, alimentación de la base de datos y actividades adicionales otorgadas por el
cronograma. Dos vacantes. Solicitar internamente al consultor escogido.
3. Técnico de apoyo. Tecnólogo en Obras Civiles con experiencia mayor a dos (2)
años de egresado, manejo de Ms Project y Microsoft Excel. Su rol será de apoyo a la
dirección del proyecto, toma de información primaria y secundaria, elaboración de la base
de datos, realización de entrevistas y actividades adicionales otorgadas por el
cronograma. Una vacante. Solicitar internamente al consultor escogido.
4. Técnico de apoyo. Técnico en Sistemas con experiencia mayor a cinco (5) años
de ejercicio. Su rol será de apoyo a la dirección del proyecto, elaboración de bases de
datos, elaboración de los formatos de reportes y formularios para la recolección de la
información y actividades adicionales otorgadas por el cronograma. Una vacante.
Solicitar internamente al consultor escogido.
5. Técnico de apoyo. Tecnólogo en secretariado con experiencia mayor a dos (2)
años de egresado. Su rol será de apoyo a la dirección del proyecto, elaboración de
informes y todo tipo de comunicaciones que requiera el proyecto, monitoreo del
cronograma y actividades adicionales otorgadas por el cronograma. Dos vacantes.
Solicitar internamente al consultor escogido.
6. Servicios Generales. Sin requerimientos
La totalidad del talento humano se contrata por solicitud del consultor elegido, ya que
está la disponibilidad de personas necesarias y con los perfiles requeridos para el
presente proyecto. Dado que la contratación ya existe con la organización, y este es un
proyecto interno del consultor elegido, se realiza una adjudicación del talento humano
88
para el proyecto y sus honorarios son contemplados en el costo de cada actividad en la
que participarán.
En cuanto a la adjudicación de requisitos de compra de recursos tecnológicos y de
material de apoyo necesarios para la realización del proyecto, se realiza una solicitud de
adquisiciones internas para el uso de estos.
5.10.2. Cronograma de compras
Absolutamente todas las compras deben realizarse antes de iniciar el proyecto
89
6. Gestión del Valor ganado
6.1. Indicadores de Medición del desempeño
Los indicadores de desempeño son instrumentos que permiten medir el rendimiento
de las actividades la gestión de cada una de las diferentes actividades en relación con
los objetivos planteados. se plantean los siguientes indicadores:
A. Valor Ganado (EV)
B. Valor Planeado (PV)
C. Costo Actual (AC)
D. Variación de Costo (CV)
E. Variación de Cronograma (SV)
F. Índice de Desempeño del Costo (CPI)
G. Índice de Desempeño del Cronograma (SPI)
H. Índice Costo-Cronograma (CSI)
I. Estimado a la Conclusión (EAC)
J. Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI)
6.2. Análisis de Valor ganado y curva S
Durante el proyecto, para el análisis de valor ganado se realizó un chequeo de
desempeño del proyecto en la cuarta y sexta semana del proyecto. Se tienen las
siguientes conclusiones:
Para la Cuarta semana:
1. El BAC (presupuesto estimado) fue de $ 97.883.459.
90
2. El PV para la cuarta semana fue $ 44.921.439.
3. El porcentaje completado fue de 95.8%.
4. El EV fue de $ 43.036.159. Este valor da cuenta de una ejecución menor a la
planeada, debido a la no aprobación de la Tabla de Base de datos presentada. No
obstante, el AC fue de $ 43.250.000
5. El SV fue de - $1.885.280.
6. Los valores de CPI y SPI fueron 0.995 y 1 respectivamente. Lo cual da cuenta de
la correcta gestión del costo y del cronograma. No se presentaron mayores retrasos.
Para la sexta semana:
1. El BAC (presupuesto estimado) fue de $ 97.883.459.
2. El PV para la sexta semana fue $ 68.540.222
3. El porcentaje completado fue de 98.64%.
4. El EV fue de $ 67.608.638. Este valor da cuenta de una ejecución menor a la
planeada, debido a un pequeño atraso en la elaboración de los reportes. El AC fue de $
68.700.000
5. El SV fue de - $931.584
6. Los valores de CPI y SPI fueron 0.98 y 1 respectivamente. Lo cual da cuenta de
la correcta gestión del costo y del cronograma. No se presentaron mayores retrasos.
91
Conclusiones
1) Conocer en tiempo real el estado de las obras en ejecución permite a la
Administración municipal tomar las medidas preventivas adecuadas que minimicen
el riesgo de siniestros en la ejecución de las obras.
2) Se concluye que el cumplimiento del cronograma de los proyectos en ejecución son
los que determinan en mayor medida el impacto hacia la opinión pública y entes de
control.
3) La falta de un control adecuado de las obras civiles en ejecución genera serios
retrasos en la ejecución de los proyectos.
4) La Guía del PMBOK 6ta edición, entrega los suficientes conocimientos al Gerente de
Proyectos para poder Gestionar las diferentes áreas del conocimiento de manera
eficaz.
5) Hoy en día las organizaciones de todo nivel y sector, han volcado su gestión bajo un
enfoque de proyectos, como una estrategia efectiva para alcanzar sus objetivos
estratégicos, mejorando su gestión y desempeño.
6) Los procesos que se deben llevar a cabo para realizar el Plan de Gerencia dependen
de cada proyecto en particular, no obstante, el Gerente de Proyectos debe ser capaz
de identificar cuáles son los más adecuados para el éxito del mismo.
7) Un buen control de los entregables del Proyecto permite evitar retrasos y correr
riesgos durante el ciclo de vida del mismo.
8) Un buen cálculo del valor de Implementación del proyecto lleva minimizar Riesgos en
su ejecución y llevando a cumplir los objetivos propuestos y dándole la viabilidad
económica presupuestada.
92
Referencias
Cepal, ONU. (2005). Metodología de marco lógico para la planificación, el
seguimiento y la evaluación de proyectos y programas. Disponible en:
https://repositorio.cepal.org/bitstream/handle/11362/5607/S057518_es.pdf
Lledó, P. (2017). Director de Proyectos - Cómo aprobar el examen PMP y no morir
en el intento. USA: Pablo Lledó
Project Management Institute. Guía de los fundamentos para la dirección de
proyectos - Guía del PMBOK. Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.
93
Apéndice A. Análisis PESTLE
COMPONENTE
FACTOR DESCRIPCIÓN DEL FACTOR EN EL ENTORNO DEL PROYECTO
FASE DE ANÁLISIS NIVEL DE INCIDENCIA INCIDENCIA EN EL
PROYECTO
Acciones para mitigar Amenazas y
potencializar Factores positivos
I P Im C Cr Mn N I P Mp
Político Cambio de Alcalde
El período del Alcalde está en su primer año y el programa de Gobierno es coherente con los objetivos del Proyecto
X X X X X X Muy positiva ya que la Alcaldía de Tunja es el Sponsor
El proyecto debe mostrar sus beneficios para que el siguiente mandatario lo siga implementando
Político Expectativas de la
Comunidad
Siempre la comunidad está esperando que las inversiones del Municipio sean realizables en los tiempos adecuados para poder disfrutar de ellas
X X Negativa, la comunidad tiene una imagen muy deteriorada de los contratistas estatales
Involucrar más a la comunidad explicando de forma técnica cuando los proyectos tienen dificultades y buscando siempre ser los más objetivos posible
Político Formas de Oganización existentes
Existen Veedurias ciuadadanas y Juntas de Acción Comunal
X X Negativa, la comunidad tiene una imagen muy deteriorada de los contratistas estatales
Involucrar más a la comunidad explicando de forma técnica cuando los proyectos tienen dificultades y buscando siempre ser los más objetivos posible
Político Conflictos En la ciudad no existen mayores problemas de orden público
X X Positiva, la tranquilidad de la ciudad favorece el desarrollo del proyecto
La toma de información debe hacerse en horarios laborales y evitar trabajos en horas con poca presencia ciudadana
94
COMPONENTE
FACTOR DESCRIPCIÓN DEL FACTOR EN EL ENTORNO DEL PROYECTO
FASE DE ANÁLISIS NIVEL DE INCIDENCIA INCIDENCIA EN EL
PROYECTO
Acciones para mitigar Amenazas y
potencializar Factores positivos
I P Im C Cr Mn N I P Mp
Político Políticas que regulan el sector en
que se desarrolla el
proyecto
Las políticas de transparencia de la administración nacional hacen que la administración local siga los mismos lineamientos de publicidad de las obras en ejecución.
X X X X X X Muy negativo, los grupos políticos trabajan por intereses particulares y no tienen un verdadero sentido de servicio a la comunidad
Se debe incluir el Concejo Municipal como uno de los Interesados para darles la posibilidad de participar activamente en el desarrollo del proyecto
Político Control Politico
El Concejo Municipal es el encargado de aprobar los proyectos y siempre quiere estar informado del desarrollo del los mismos
X X Muy positiva, las plataformas como el Secop necesitan ser alimentadas de manera correcta por parte de la Alcaldía de Tunja y de esta manera evitar tener inconvenientes con entes de control
Se tendría también un entregable que determinaría el estado del proyecto frente a las actuaciones realizadas y lo publicado en los portales Secop I y/o Secop II
95
COMPONENTE
FACTOR DESCRIPCIÓN DEL FACTOR EN EL ENTORNO DEL PROYECTO
FASE DE ANÁLISIS NIVEL DE INCIDENCIA INCIDENCIA EN EL PROYECTO
Acciones para mitigar Amenazas y
potencializar Factores positivos
I P Im C Cr Mn N I P Mp
Económico Actividades Económicas
La principal actividad económica es el comercio, la educación y en pequeña escala producción agrícola, así como extracción de agregados. Tunja es una ciudad que depende en gran medida de la inversión pública
X X Positiva, la necesidad de inversión pública hace que la ciudad dependa de los proyectos desarrollados por la Acaldía para su desarrollo
Tener los proyectos en una grana base de daros permitirá a la administración gestionar recursos con mayor agilidad ante otras entidades estatales.
Económico Infraestructura, calidad y
cobertura de los servicios
públicos
Se cuenta en el área urbana con muy buena cobertura de servicios públicos
X X X X X X Positiva, la ciudad cuenta en su área urbana con cobertura adecuada de luz, agua, telefonía y gas
Se puede pensar en el Teletrabajo como una buena alternativa con el Equipo del proyecto para reducir la necesidad de baterías sanitarias
Social Demográfico Existe una población de 172.548 habitantes que requiere de obras para garantizar el funcionamiento de la infraestructura del Estado
X Indiferente, la población es la directamente beneficiada por un buen control y monitoreo de las obras contratadas por el municipio, pero lo que realmente le interesa son los resultados físicos
Involucrar más a la comunidad explicando de forma técnica cuando los proyectos tienen dificultades y buscando siempre ser los más objetivos posible
96
COMPONENTE
FACTOR DESCRIPCIÓN DEL FACTOR EN EL ENTORNO DEL PROYECTO
FASE DE ANÁLISIS NIVEL DE INCIDENCIA INCIDENCIA EN EL
PROYECTO
Acciones para mitigar Amenazas y
potencializar Factores positivos
I P Im C Cr Mn N I P Mp
Social Cultural Se trata de una población con arraigos religiosos. También se cuenta con mucha població joven dado el gran número de colegios y universidades existentes
X Indiferente, la población es la directamente beneficiada por un buen control y monitoreo de las obras contratadas por el municipio, pero lo que realmente le interesa son los resultados físicos
Involucrar más a la comunidad explicando de forma técnica cuando los proyectos tienen dificultades y buscando siempre ser los más objetivos posible
Técnologico
Técnología disponible
Se cuenta con Equipos y software adecuado para el desarrollo del proyecto
X
Muy positiva, buenos equipos para manejo de bases de datos y el software adecuado son indispensables en el éxito del proyecto
Hay que buscar software libre en el Internet que reduzca el costo de licencias
Técnologico
Redes de Conexión
Existe muy buena cobertura de telecomuncaciones, tanto para lamadas de voz y transmisión de datos
X X Muy positiva, las telecomunicaciones son pilar básico en el desarrollo del proyecto
Contratar paquetes de datos coorporativos para reducir costos de conexión
97
COMPONENTE
FACTOR DESCRIPCIÓN DEL FACTOR EN EL ENTORNO DEL PROYECTO
FASE DE ANÁLISIS NIVEL DE INCIDENCIA INCIDENCIA EN EL
PROYECTO
Acciones para mitigar Amenazas y
potencializar Factores positivos
I P Im C Cr Mn N I P Mp
Legal Legislatura en
contratación
El proyecto se desarrolla según las leyes de contratación vigentes
X X Negativa, la contratación en Colombia tiene direccionamiento y hay muchos intereses particulares
Toca buscar la manera para que para desarrollar el proyecto no tenga que hacerse una convocatoria pública
Ambiental Licencias Ambientales
Los proyectos de Obra civil necesitan Licencias Ambientales para su ejecución
X X Indiferente, si es verdad que es una información que debe recolectarse no hace parte del alcance del proyecto ya que en los Estudios Previos debe estar muy bien definido el tema
Se tendría también un entregable que determinaría el estado del proyecto frente a las licencias ambientales
Ambiental Huella de Carbono
Se trata de un indicador para medir la sostenibilidad ambiental del proyecto
X X Indiferente, aún no se conoce el resultado
Depende del resultado obtenido en el cálculo respectivo
Fase de análisis Nivel de Incidencia I Implementación Mn Muy Negativo
P Planeación N Negativo
Im Implementación I Indiferente
C Control P Positivo
Cr Cierre Mp Muy Positivo
98
VH ≥ 28
H 24 - 27
ESTIMADO DE COSTOS ($COP) $ 106,144,500.00 M 17 - 23
DURACIÓN (DÍAS) 180 L 6 - 16
N 1 - 5
CATEGORÍA RIESGO PERSONAS AMBIENTAL ECONÓMICOS (COSTOS) CLIENTE IMAGEN
VALORACIÓN IMPACTO /
PROBABILIDAD
VALORACIÓN GLOBAL
PLAN DE RESPUESTA ACCIÓN DE TRATAMIENTO
PERSONAS
AMBIENTAL
ECONÓMICOS
(COSTOS)CLIENTE IMAGEN
Fenómenos de Origen Natural
Descargas eléctricas 5A 0 1A 0 0 23 M MITIGARProtocolos de Toma de Información en campo que prohiban cuando hay riesgo de tormenta eléctrica
23 0 8 0 0
Fenómenos de Origen Tecnológico
Sobrecargas 2A 1A 2A 1A 1A 8 L MITIGARSistema de puesta a tierra adecuado en todos lo equipos e instalacines eléctricas 5 8 5 8 8
Fenómenos de Origen Tecnológico
Corto Circuito 2B 1B 2B 1B 1B 12 L MITIGAR Revisión periodica del estado de la Red eléctrica 12 4 12 4 4
Fenómenos de Origen Tecnológico
Accidentes de tránsito 5C 1C 2C 1C 1C 27 H MITIGARAcciones preventivas con capacitacón a los conductores en normas de tránsitp 27 9 13 9 9
Fenómenos de origen humano
Vandalismo 2B 0 2B 0 0 12 L ACEPTAR 12 0 12 0 0
Fenómenos de origen humano
Sabotaje 0A 0A 2A 2A 2A 5 N MITIGAR Sistema de protección de la base de datos 0 0 5 5 5
Fenómenos biólogicos Epidemias 1B 0B 1B 0B 0B 4 N ACEPTAR 4 0 4 0 0
PLAN DE TRATAMIENTO A LOS RIESGOSVALORACIÓN DE IMPACTO Y PROBABILIDAD
APENDICE B ‐ MATRIZ DE EVALUACION DE RIESGOS
PROYECTO
CREACION DE UN PROCESO DE MONITOREO Y CONTROL DE LOS PROYECTOS DE OBRA
CIVIL VIGENTES CONTRATADOS POR LA
ALCALDIA DE TUNJA – BOYACA
GERENCIA DEL PROYECTO PABLO JAVIER BARRERA
Apéndice B. Matriz de Evaluación de Riegos
99
A B C D E
<1% 1%-5% 5%-25% 25%-50% >50%Insignificante Bajo Medio Alto Muy Alto
Catastrófica >10% Programa Ejecución
10% o más 18.0
Grave 6->10% Programa Ejecución
8% 10.8
Severo 2->6% Programa Ejecución
5% 3.6
Importante 1->2% Programa Ejecución
4% 1.8
Marginal <1% Programa Ejecución
2% 0.0
Ninguna 0% Programa Ejecución
0 0
EJERCICIO ACADEMICOMATRIZ DE EVALUACIÓN SEMI‐CUANTITATIVA (IMPACTO Y PROBABILIDAD) DE RIESGOS PARA PROYECTOS
GERENCIA DEL PROYECTO PABLO JAVIER BARRERA
PROBABILIDAD DE OCURRENCIAESTIMADO DE COSTOS ($COP) $ 106,144,500.00 PROGRAMA DE EJECUCIÓN: 180
CONSECUENCIAS OTRA
SEVERIDAD
HSE y SEG. FÍSICA ALCANCE
IMAGEN Y CLIENTES OTRA
Pers
onas
Daño
s a
insta
lacio
nes
Ambi
ente
ECONÓMICOS (COSTO) ($)
Programación (días cronograma)
23 26 27 29 30
Ocurre en1 cada 2
proyectos
5 Muy Alto Una o masfatalidades
DañoTotal
ContaminaciónIrreparable
Impacto Internacional
Ocurre en1 de 100
proyectos
Ocurre en1 de 20
proyectos
Ocurre en1 cada 4
proyectos
Ocurreen 1 de 3proyectos
24
25 28
3 Medio Incapacidadtemporal (>1 día)
DañoLocalizado
ContaminaciónLocalizada
Impacto Regional
Impacto Nacional 20 21 224 Alto
Incapacidadpermanente
(parcial o total)
DañoMayor
ContaminaciónMayor
15 16 18 19
3 4 9 10 11
14 17
1 InsignificanteLesión leve(primerosauxilios)
Dañoleve
EfectoLeve Impacto Interno
Impacto Local 5 12 132 Bajo Lesión menor(sin incapacidad)
DañoMenor
EfectoMenor
7 8Ningún Impacto 1 2 60 Nulo NingúnIncidente
NingúnDaño
NingúnEfecto
100
IndicadoresCategorías de
sostenibilidadSub Categorías Elementos FASE 1 Justificación FASE 2 Justificación FASE 3 Justificación FASE 4 Justificación FASE 5 Justificación FASE 6 Justificación
Producto Objetivos y metas
Vida útil del producto
Servicio posventa del
producto
Beneficios financieros
directos0
Para el incio del proyecto no
existe aún beneficio económico‐ 3
Beneficio importante para la
organización‐ 3
Recolectar la información
permite tener un conocimiento
claro de los proyectos en
ejecución
‐ 3Tenere la información clasificada
es tal vez el mejor beneficio‐ 3
Los formatos para ingrsar
información y reportes dan un
valor en tiempo importante
0 No da beneficios económicos. ‐ 12 Se tiene un buen indicador
Proceso Impactos
Madurez del proceso
Eficiencia y estabilidad
del proceso
Valor presente neto 0 No existe un costo representativo ‐ 2
Los costos de inversión no se
afectan tanto ya qu se espera un
retorno de la inversión en solo 6
meses
‐ 3
Los costos de inversión no se
afectan tanto ya qu se espera un
retorno de la inversión en solo 6
meses
‐ 3
Los costos de inversión no se
afectan tanto ya qu se espera un
retorno de la inversión en solo 6
meses
‐ 3
Los costos de inversión no se
afectan tanto ya qu se espera un
retorno de la inversión en solo 6
meses
0 No existe un costo representativo ‐ 11 Se tiene un buen indicador
Flexibilidad/Opcion en el
proyecto0
Se trata de estándares que no
pueden ser flexibles al cambio
inmediato
0
Se trata de estándares que no
pueden ser flexibles al cambio
inmediato
0
Se trata de estándares que no
pueden ser flexibles al cambio
inmediato
0
Se trata de estándares que no
pueden ser flexibles al cambio
inmediato
‐ 3
Se trata de estándares que no
pueden ser flexibles al cambio
inmediato
0
Se trata de estándares que no
pueden ser flexibles al cambio
inmediato
‐ 3Hay que buscar una forma de flexibilizar
los entregables del producto
Flexibilidad creciente del
negocio0
Se trata de estándares que no
pueden ser flexibles al cambio
inmediato
0
Se trata de estándares que no
pueden ser flexibles al cambio
inmediato
0
Se trata de estándares que no
pueden ser flexibles al cambio
inmediato
0
Se trata de estándares que no
pueden ser flexibles al cambio
inmediato
‐ 3
Se trata de estándares que no
pueden ser flexibles al cambio
inmediato
0
Se trata de estándares que no
pueden ser flexibles al cambio
inmediato
‐ 3Hay que buscar una forma de flexibilizar
los entregables del producto
Impacto local económico 0
Los beneficios son
principalmente sociales y de
eficiencia
0
Los beneficios son
principalmente sociales y de
eficiencia
0
Los beneficios son
principalmente sociales y de
eficiencia
0
Los beneficios son
principalmente sociales y de
eficiencia
0
Los beneficios son
principalmente sociales y de
eficiencia
0
Los beneficios son
principalmente sociales y de
eficiencia
0No exite como tal un beneficio
económico, so beneficios sociales y de
eficiencia
Beneficios indirectos 0
Los beneficios son
principalmente sociales y de
eficiencia
0
Los beneficios son
principalmente sociales y de
eficiencia
0
Los beneficios son
principalmente sociales y de
eficiencia
0
Los beneficios son
principalmente sociales y de
eficiencia
0
Los beneficios son
principalmente sociales y de
eficiencia
0
Los beneficios son
principalmente sociales y de
eficiencia
0No exite como tal un beneficio
económico, so beneficios sociales y de
eficiencia
Proveedores locales 0 No aplica 0 No aplica 0 No aplica + 3
Los proveedores locales pueden
no ser los mas competitivos en
precios de equipos de computo
+ 3
Los proveedores locales pueden
no ser los mas competitivos en
precios de equipos de computo
0 No aplica + 6Se piensa en plantear cotizacions con
proveedores locales qu den las mismas
garantias a los eqipos de computo
Comunicación digital ‐ 1Se busca mantener las
comunicaciones vía digital‐ 1
Se busca mantener las
comunicaciones vía digital‐ 1
Se busca mantener las
comunicaciones vía digital‐ 3
Se busca mantener las
comunicaciones vía digital‐ 3
Se busca mantener las
comunicaciones vía digital0 No aplica ‐ 9 Se tiene un buen indicador
Viajes 0 No se generan viajes 0 No se generan viajes + 3
Los viajes son imprescindibles
para las visitas las obras en
ejecución
0 No se generan viajes 0 No se generan viajes 0 No se generan viajes + 3El control de afiliación a nivel5 de riesgos
laborales debe ser muy estricto
Transporte 0 No aplica 0 No aplica 0 No aplica 0 No aplica 0 No aplica 0 No aplica 0Los viajes generan risegos y se deben
minimizar con poliitcas de capacitación a
conductores
Energia usada + 1
Es indispensable el uso de
energía para el uso de los
equipos de computo
+ 1
Es indispensable el uso de
energía para el uso de los
equipos de computo
+ 1
Es indispensable el uso de
energía para el uso de los
equipos de computo
+ 3
Es indispensable el uso de
energía para el uso de los
equipos de computo
+ 3
Es indispensable el uso de
energía para el uso de los
equipos de computo
+ 1
Es indispensable el uso de
energía para el uso de los
equipos de computo
+ 10Genera un importante indicador, hay que
pensar en políticas de optimización de
recursos
Emisiones /CO2 por la
energía usada+ 1 Leves emisiones de CO2 + 1 Leves emisiones de CO2 + 3
Importantes emisiones de CO2 or
el uso de vehículos+ 1 Leves emisiones de CO2 + 2 Leves emisiones de CO2 + 1 Leves emisiones de CO2 + 9
Genera un importante indicador, hay que
pensar en políticas de optimización de
recursos
Empleo ‐ 1Se generan relativamente pocos
empleos‐ 1
Se generan relativamente pocos
empleos‐ 3
Se requiere de un buen número
de profesionales para la correcta
recolección de información
‐ 2
Se requieren profesionales
capaces de organizar la
información obtenida
‐ 2
Se requieren profesionales
capaces de cumplir con los
entregables de la fase
‐ 1Se generan relativamente pocos
empleos‐ 10 Se tiene un buen indicador
Relaciones laborales 0 No aplica ‐ 1
Bunas relaciones siempre sobre
la base legal y con flexibilidad
laboral
‐ 3
Bunas relaciones siempre sobre
la base legal y con flexibilidad
laboral
‐ 3
Bunas relaciones siempre sobre
la base legal y con flexibilidad
laboral
‐ 3
Bunas relaciones siempre sobre
la base legal y con flexibilidad
laboral
‐ 1 No aplica ‐ 11 Se tiene un buen indicador
Salud y seguridad 0 No aplica 0 No aplica + 2Los viajes generan un risego en
salud importante0 No aplica 0 No aplica 0 No aplica + 2
Los viajes generan risegos y se deben
minimizar con poliitcas de capacitación a
conductores
Educación y capacitación 0 No aplica ‐ 1Enseñanza en la Planeación de
proyectos‐ 3
Enseñanza continua en la toma
de información‐ 3
Enseñanza continua en Bases de
datos‐ 3
Capacitaciones al personal de
planta0 No aplica ‐ 10 Se tiene un buen indicador
Aprendizaje organizacional 0 No aplica ‐ 1 Aprendizaje continuo ‐ 3Aprendizaje continuo en la toma
de información‐ 3
Aprendizaje continuo en bases
de datos‐ 3
Capacitaciones al personal de
planta0 No aplica ‐ 10 Se tiene un buen indicador
Diversidad e igualdad de
oportunidades0 No aplica ‐ 1 Igualdad de oportunidades ‐ 3 Igualdad de oportunidades ‐ 3 Igualdad de oportunidades ‐ 3 Igualdad de oportunidades 0 No aplica ‐ 10 Se tiene un buen indicador
No discriminación 0 No aplica ‐ 1 Igualdad de oportunidades ‐ 3 Igualdad de oportunidades ‐ 3 Igualdad de oportunidades ‐ 3 Igualdad de oportunidades 0 No aplica ‐ 10 Se tiene un buen indicador
Trabajo infantil ‐ 3No se permitira trabajo en esas
condiciones‐ 3
No se permitira trabajo en esas
condiciones‐ 3
No se permitira trabajo en esas
condiciones‐ 3
No se permitira trabajo en esas
condiciones‐ 3
No se permitira trabajo en esas
condiciones‐ 3
No se permitira trabajo en esas
condiciones‐ 18 Se tiene un buen indicador
Trabajo forzoso y obligatorio ‐ 3No se permitira trabajo en esas
condiciones‐ 3
No se permitira trabajo en esas
condiciones‐ 3
No se permitira trabajo en esas
condiciones‐ 3
No se permitira trabajo en esas
condiciones‐ 3
No se permitira trabajo en esas
condiciones‐ 3
No se permitira trabajo en esas
condiciones‐ 18 Se tiene un buen indicador
Apoyo de la comunidad 0 No aplica ‐ 3Proyecto enfocado a la
comunidad‐ 3
Proyecto enfocado a la
comunidad‐ 3
Proyecto enfocado a la
comunidad‐ 3
Proyecto enfocado a la
comunidad0 No aplica ‐ 12 Se tiene un buen indicador
Politicas públicas/
cumplimiento0 No aplica ‐ 3
Proyecto enfocado a la
comunidad‐ 3
Proyecto enfocado a la
comunidad‐ 3
Proyecto enfocado a la
comunidad‐ 3
Proyecto enfocado a la
comunidad0 No aplica ‐ 12 Se tiene un buen indicador
Mercadeo y publicidad 0 No aplica 0 No aplica 0 No aplica 0 No aplica ‐ 3
Importante par comunicar los
avances de los proyectos s la
comunidad
0 No aplica ‐ 3 Se tiene un buen indicador
Soborno y corrupción 0No se debe permitir la entrada
de burocracia al proyecto0
No se debe permitir la entrada
de burocracia al proyecto0
No se debe permitir la entrada
de burocracia al proyecto0
No se debe permitir la entrada
de burocracia al proyecto0
No se debe permitir la entrada
de burocracia al proyecto0
No se debe permitir la entrada
de burocracia al proyecto0
No se debe permitir la entrada de
burocracia al proyecto
Comportamiento anti etico 0No se debe permitir la entrada
de burocracia al proyecto0
No se debe permitir la entrada
de burocracia al proyecto0
No se debe permitir la entrada
de burocracia al proyecto0
No se debe permitir la entrada
de burocracia al proyecto0
No se debe permitir la entrada
de burocracia al proyecto0
No se debe permitir la entrada
de burocracia al proyecto0
No se debe permitir la entrada de
burocracia al proyecto
TOTAL ‐ 6 ‐ 22 ‐ 28 ‐ 31 ‐ 39 ‐ 6 ‐ 132
Fase Recolección de Información Fase Procesamiento InformaciónFase Elaboracion formatos reportes y
capacitacionesFase Cierre
Total
Fase Inicio
Sostenibilidad
económica
Fase Planeación
Acciones de Mejora / Respuesta
Sociedad y
consumidores
Sostenibilidad
social
Derechos humanos
Transporte
Practicas laborales y
trabajo decente
Energía
Sostenibilidad
ambiental
APENDICE C ‐ MATRIZ P5
Integradores del P5
Retorno de la
inversión
Agilidad del negocio
Estimulación
económica
Apéndice C. Matriz P5
101
Apéndice D. Formato de Solicitudes de Cambio
CREACION DE UN APLICATIVO DE GESTION PARA LOS PROYECTOS DE OBRA CIVIL
CONTRATADOS POR LA ALCALDIA DE TUNJA Y COSTO DE SU IMPLEMENTACION.
Consecutivo
Solicitante
Categoría de cambio
Causa que origina el cambio
Descripción de la propuesta de cambio
Justificación de la propuesta de cambio
Impacto de cambio en la línea base
Implicaciones de recursos
Implicaciones para los interesados
Riesgos
Aceptación o rechazo
Firma del comité de control de cambios.
Director Pablo Javier Barrera R
Ing. Jairo Galan
Ing. Heyner Robles
102
Apéndice E. Matriz de trazabilidad de requisitos
CODIG
O
DESCRIPCIÓN
DEL
REQUISITO
VERSIÓN ÚLTIMA
FECHA
ESTADO
REGISTRADO
ESTADO
ACTUAL
(AC,
CA,DI,
AD,AP)
ESPECIFICACIÓN CRITERIOS DE
ACEPTACIÓN
ID (EDT) DUEÑO DEL
REQUISITO
0 0 1 Plan de gestión 1.0 2/11/2020 CU Elaborar el Plan de Gestión
y realizar su respectivo
cierre
Plan de Gestión
aprobado y
cerrado
1.1
0 0 2 Elaboración
base de datos
proyectos de
obra civil
vigentes
1.0 8/10/2020 CU Consiste en elaborar una
base de datos confiable
donde se puedan ingresar
los requísitos que exige la
Alcaldía de Tunja a sus
contratistas en los
diferentes Pliegos y
procesos vigentes de
contratación
Base de datos
con criterios
claros para el
procesamiento
de la
información
recolectada
1.2
0 0 3 Diagrama de
gantt estándar y
seguimiento de
base de datos y
cronogramas
1.0 15/10/2020 CU Consiste en la elaboración
de un formatos Gantt para
la recolección de
información en tiempo real
y que sea estandar para
todos los procesos
contractuales en ejecución
Formato de
diagrama de
Gantt
estandarizado
en Project
1.3.1
103
0 0 4 Elaboración
formatos y
formularios para
toma de
infomación
1.0 15/10/2020 CU Consiste en la elaboración
de formatos y formularios
para la recolección de
información en tiempo real
Formatos y
formularios
prediseñados
para que puedan
ser
implementados
y trabajados por
el contratista
favorecido para
desarrollar el
aplicativo
1.3.2
0 0 5 Reportes 1.0 22/10/2020 CU Consiste en la elaboración
de formatos y formularios
para la divulgación de la
información recolectada en
tiempo real y con nivel de
detalle de acuerdo a los
requerimientos de la
Entidad
Reportes
prediseñados
para que puedan
ser
implementados
y trabajados por
el personal
capacitado
1.3.3
0 0 6 Determinación
del costo de
implementación
1.0 3/11/2020 CU Consiste en la
determinación del costo
anual que tendrá la
implementación del
aplicativo por parte de un
contratista externo con los
requerimientos técnicos
adecuados
Estudio
adecuado del
costo de
Implementación
para que pueda
ser utilizado
para realizar la
convocatoria
respectiva y de
1.4
104
esta manera
elegir al
contratista
adecuado.
105
Apéndice F. Diccionario de la E.D.T
ID Nombre ULT ACT Responsable Duración Descripción Recursos asignados FIRMA
.1.1 Formatos y formularios productos del proyecto
14/03/2020 Ing Civil 1 10 días Consta de dos actividades, crear el contenido de las capacitaciones y el cronograma de las mismas
Director, Ingenieros, Tecnólogos, equipos de computo, módulos de
Trabajo 1.1.2.1 Herramienta Excel
para manejo de base de datos y cronogramas
14/03/2020 Ing Civil 1 10 días Consta de dos actividades, crear el contenido de las capacitaciones y el cronograma de las mismas
Director, Ingenieros, Tecnólogos, equipos de computo, módulos de
Trabajo
1.1.2.2 Herramienta Project para manejo de base de datos y cronogramas
14/03/2020 Ing Civil 1 10 días Consta de dos actividades, crear el contenido de las capacitaciones y el cronograma de las mismas
Director, Ingenieros, Tecnólogos, equipos de computo, módulos de
Trabajo
1.2.1 Recolección de información primaria y secundaria para la elaboración base de datos proyectos de obra civil vigentes
14/03/2020 Director 94 días Consiste en la creación de formatos para recolección de Información, selección del personal y toma de información primaria y secundaria para alimentar la base de datos
Director, especialistas, arquitecto, Ingenieros, Tecnólogos, vehiculos, equipos de computo, módulos de Trabajo
1.2.2 Procesamiento de información primaria y secundaria para la elaboración base de datos proyectos de obra civil vigentes
14/03/2020 Director 94 días Consiste en la creación de la base de datos para el posterior procesamiento y depuración de la información
Director, Ing de sistemas, Ingenieros, Tecnólogos,
equipos de computo, módulos de Trabajo
1.3.1 Diagrama de gantt estándar y seguimiento de base de datos y cronogramas
14/03/2020 Ing Civil 1 30 días Consiste en la elaboración de un diagrama de Gantt estandar donde se debe introducir la información de avance de los proyectos
Director, Ingenieros, Tecnólogos, equipos de computo, módulos de
Trabajo
1.3.2 Elaboración formatos y formularios para gestión de la información
14/03/2020 Ing Civil 1 30 días Consiste en la elaboración de formatos y formularios para la recolección de información en tiempo real
Director, Ingenieros, Tecnólogos, equipos de computo, módulos de
Trabajo
106
1.3.3.1 Reportes de avances de obra
14/03/2020 Ing Civil 1 30 días Consiste en la elaboración de la dashboard para controlar los avances de obra
Director, Ingenieros, Tecnólogos, equipos de computo, módulos de
Trabajo 1.3.3.2 Reportes de
cumplimiento del alcance
14/03/2020 Ing Civil 1 30 días Consiste en la elaboración de la dashboard para controlar el cumplimiento del alcance
Director, Ingenieros, Tecnólogos, equipos de computo, módulos de
Trabajo 1.3.3.3 Reportes de
seguimiento de modificaciones
14/03/2020 Ing Civil 1 30 días Consiste en la elaboración de la dashboard para controlar las actas de modificacion
Director, Ingenieros, Tecnólogos, equipos de computo, módulos de
Trabajo 1.4.1 Elaboración Plan de
gestión 14/03/2020 Director 11 días Elaborar el Plan de Gestión Director, Ing de sistemas,
Ingenieros, Tecnólogos, equipos de computo, módulos de Trabajo
1.4.2 Seguimiento y Control Plan de gestión
14/03/2020 Director 134 días Realizar el segumiento y control del Plan de Gestión
Director, Ing de sistemas, Ingenieros, Tecnólogos,
equipos de computo, módulos de Trabajo
107
Apéndice G. Recursos y Costos por Actividad
E.D.T 1.1.1.1 Id Project 4
Desc Elaborar Plan de Gestión Duración 7
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 100% 7 $ 2,044,266
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 2 $ 185,842 100% 7 $ 2,601,788
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 100% 7 $ 1,597,078
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 100% 7 $ 479,122
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 100% 7 $ 399,266
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 100% 7 $ 280,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 100% 7 $ 58,331
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 100% 7 $ 35,000
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 1 $ 10,000 100% 7 $ 70,000
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 100% 7 $ 70,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 100% 7 $ 105,000
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 100% 7 $ 46,669
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 100% 7 $ 291,655
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 100% 7 $ 35,000
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 100% 7 $ 2,100,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 10,213,175
E.D.T 1.1.1.2 Id Project 5
Desc Aprobar Plan de Gestión Duración 3
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 100% 3 $ 876,114
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 1 $ 185,842 100% 3 $ 557,526
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 0 $ 114,077 100% 3 $ 0
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 100% 3 $ 205,338
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 100% 3 $ 171,114
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 100% 3 $ 120,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 100% 3 $ 24,999
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 100% 3 $ 15,000
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 1 $ 10,000 100% 3 $ 30,000
108
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 100% 3 $ 30,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 100% 3 $ 45,000
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 100% 3 $ 20,001
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 100% 3 $ 124,995
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 100% 3 $ 15,000
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 100% 3 $ 900,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 3,135,087
E.D.T 1.1.2.1 Id Project 7
Desc Monitorear y Controlar Plan de Gestión Duración 48
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 50% 48 $ 7,008,912
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 2 $ 185,842 20% 48 $ 3,568,166
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 20% 48 $ 2,190,278
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 20% 48 $ 657,082
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 20% 48 $ 547,565
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 20% 48 $ 384,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 20% 48 $ 79,997
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 20% 48 $ 48,000
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 1 $ 10,000 20% 48 $ 96,000
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 20% 48 $ 96,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 20% 48 $ 144,000
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 20% 48 $ 64,003
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 20% 48 $ 399,984
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 20% 48 $ 48,000
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 20% 48 $ 2,880,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 18,211,987
E.D.T 1.1.2.2 Id Project 8
Desc Cerrar Plan de Gestión Duración 2
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 100% 2 $ 584,076
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 1 $ 185,842 100% 2 $ 371,684
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 1 $ 114,077 100% 2 $ 228,154
109
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 100% 2 $ 136,892
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 100% 2 $ 114,076
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 100% 2 $ 80,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 100% 2 $ 16,666
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 100% 2 $ 10,000
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 1 $ 10,000 100% 2 $ 20,000
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 100% 2 $ 20,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 100% 2 $ 30,000
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 100% 2 $ 13,334
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 100% 2 $ 83,330
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 100% 2 $ 10,000
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 100% 2 $ 600,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 2,318,212
E.D.T 1.2.1.1 Id Project 11
Desc Creación formatos para recolección de información Duración 5
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 50% 5 $ 730,095
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 2 $ 185,842 80% 5 $ 1,486,736
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 80% 5 $ 912,616
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 80% 5 $ 273,784
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 80% 5 $ 228,152
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 80% 5 $ 160,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 80% 5 $ 33,332
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 80% 5 $ 20,000
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 1 $ 10,000 80% 5 $ 40,000
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 80% 5 $ 40,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 80% 5 $ 60,000
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 80% 5 $ 26,668
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 80% 5 $ 166,660
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 80% 5 $ 20,000
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 80% 5 $ 1,200,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 5,398,043
110
E.D.T 1.2.1.2 Id Project 12
Desc Recolección de Información Primaria Duración 14
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 20% 14 $ 817,706
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 2 $ 185,842 40% 14 $ 2,081,430
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 40% 14 $ 1,277,662
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 20% 14 $ 191,649
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 20% 14 $ 159,706
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 20% 14 $ 112,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 20% 14 $ 23,332
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 20% 14 $ 14,000
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 1 $ 10,000 20% 14 $ 28,000
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 60% 14 $ 84,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 20% 14 $ 42,000
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 30% 14 $ 28,001
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 30% 14 $ 174,993
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 30% 14 $ 21,000
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 30% 14 $ 1,260,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 6,315,481
E.D.T 1.2.1.3 Id Project 13
Desc Recolección de Información Secundaria Duración 14
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 20% 14 $ 817,706
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 2 $ 185,842 20% 14 $ 1,040,715
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 20% 14 $ 638,831
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 40% 14 $ 383,298
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 40% 14 $ 319,413
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 30% 14 $ 168,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 30% 14 $ 34,999
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 30% 14 $ 21,000
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 1 $ 10,000 30% 14 $ 42,000
111
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 10% 14 $ 14,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 20% 14 $ 42,000
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 30% 14 $ 28,001
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 30% 14 $ 174,993
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 30% 14 $ 21,000
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 30% 14 $ 1,260,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 5,005,956
E.D.T 1.2.2.1 Id Project 15
Desc Creación tabla base de datos para almacenamiento de la información Duración 5
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 10% 5 $ 146,019
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 2 $ 185,842 20% 5 $ 371,684
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 20% 5 $ 228,154
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 20% 5 $ 68,446
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 20% 5 $ 57,038
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 30% 5 $ 60,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 30% 5 $ 12,500
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 30% 5 $ 7,500
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 1 $ 10,000 30% 5 $ 15,000
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 10% 5 $ 5,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 30% 5 $ 22,500
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 20% 5 $ 6,667
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 20% 5 $ 41,665
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 20% 5 $ 5,000
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 20% 5 $ 300,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 1,347,173
E.D.T 1.2.2.2 Id Project 16
Desc Aprobación tabla base de datos para almacenamiento de la información Duración 2
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 10% 2 $ 58,408
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 1 $ 185,842 20% 2 $ 74,337
112
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 1 $ 114,077 20% 2 $ 45,631
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 20% 2 $ 27,378
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 20% 2 $ 22,815
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 30% 2 $ 24,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 30% 2 $ 5,000
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 30% 2 $ 3,000
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 1 $ 10,000 30% 2 $ 6,000
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 10% 2 $ 2,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 30% 2 $ 9,000
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 20% 2 $ 2,667
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 20% 2 $ 16,666
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 20% 2 $ 2,000
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 20% 2 $ 120,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 418,901
E.D.T 1.2.2.3 Id Project 17
Desc Almacenamiento de la Información existente Duración 3
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 50% 3 $ 438,057
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 2 $ 185,842 80% 3 $ 892,042
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 80% 3 $ 547,570
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 80% 3 $ 164,270
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 80% 3 $ 136,891
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 80% 3 $ 96,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 80% 3 $ 19,999
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 80% 3 $ 12,000
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 1 $ 10,000 80% 3 $ 24,000
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 80% 3 $ 24,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 80% 3 $ 36,000
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 80% 3 $ 16,001
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 80% 3 $ 99,996
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 80% 3 $ 12,000
113
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 80% 3 $ 720,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 3,238,826
E.D.T 1.3.1.1 Id Project 20
Desc Elaboración Diagrama de Gantt estandar para procesamiento de la información
Duración 5
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 25% 5 $ 365,048
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 2 $ 185,842 40% 5 $ 743,368
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 40% 5 $ 456,308
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 40% 5 $ 136,892
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 40% 5 $ 114,076
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 40% 5 $ 80,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 40% 5 $ 16,666
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 40% 5 $ 10,000
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 5 $ 10,000 40% 5 $ 100,000
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 40% 5 $ 20,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 40% 5 $ 30,000
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 40% 5 $ 13,334
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 40% 5 $ 83,330
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 40% 5 $ 10,000
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 40% 5 $ 600,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 2,779,022
E.D.T 1.3.1.2 Id Project 21
Desc Aprobación Diagrama de Gantt estandar para procesamiento de la información
Duración 2
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 25% 2 $ 146,019
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 1 $ 185,842 25% 2 $ 92,921
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 1 $ 114,077 25% 2 $ 57,039
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 40% 2 $ 54,757
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 40% 2 $ 45,630
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 40% 2 $ 32,000
114
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 40% 2 $ 6,666
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 40% 2 $ 4,000
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 5 $ 10,000 40% 2 $ 40,000
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 40% 2 $ 8,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 40% 2 $ 12,000
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 40% 2 $ 5,334
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 40% 2 $ 33,332
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 40% 2 $ 4,000
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 40% 2 $ 240,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 781,698
E.D.T 1.3.2.1 Id Project 23
Desc Elaboración formatos para toma de Información semanal proyectos en ejecución
Duración 5
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 25% 5 $ 365,048
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 2 $ 185,842 40% 5 $ 743,368
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 40% 5 $ 456,308
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 40% 5 $ 136,892
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 40% 5 $ 114,076
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 40% 5 $ 80,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 40% 5 $ 16,666
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 40% 5 $ 10,000
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 5 $ 10,000 40% 5 $ 100,000
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 40% 5 $ 20,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 40% 5 $ 30,000
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 40% 5 $ 13,334
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 40% 5 $ 83,330
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 40% 5 $ 10,000
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 40% 5 $ 600,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 2,779,022
E.D.T 1.3.2.2 Id Project 24
Desc Elaboración formularios para digitación de Información semanal proyectos en ejecución
Duración 2
115
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 25% 2 $ 146,019
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 1 $ 185,842 25% 2 $ 92,921
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 1 $ 114,077 25% 2 $ 57,039
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 40% 2 $ 54,757
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 40% 2 $ 45,630
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 40% 2 $ 32,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 40% 2 $ 6,666
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 40% 2 $ 4,000
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 5 $ 10,000 40% 2 $ 40,000
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 40% 2 $ 8,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 40% 2 $ 12,000
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 40% 2 $ 5,334
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 40% 2 $ 33,332
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 40% 2 $ 4,000
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 40% 2 $ 240,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 781,698
E.D.T 1.3.3.1.1 Id Project 27
Desc Elaboración contenido de Reportes Avances de obra periodicos Duración 5
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 20% 5 $ 292,038
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 2 $ 185,842 40% 5 $ 743,368
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 40% 5 $ 456,308
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 40% 5 $ 136,892
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 40% 5 $ 114,076
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 25% 5 $ 50,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 25% 5 $ 10,416
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 25% 5 $ 6,250
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 5 $ 10,000 25% 5 $ 62,500
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 25% 5 $ 12,500
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 25% 5 $ 18,750
116
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 30% 5 $ 10,001
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 30% 5 $ 62,498
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 30% 5 $ 7,500
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 30% 5 $ 450,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 2,433,096
E.D.T 1.3.3.1.2 Id Project 28
Desc Aprobación contenido de Reportes Avances de obra periodicos Duración 2
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 30% 2 $ 175,223
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 1 $ 185,842 30% 2 $ 111,505
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 1 $ 114,077 30% 2 $ 68,446
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 40% 2 $ 54,757
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 40% 2 $ 45,630
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 25% 2 $ 20,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 25% 2 $ 4,167
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 25% 2 $ 2,500
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 5 $ 10,000 25% 2 $ 25,000
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 25% 2 $ 5,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 25% 2 $ 7,500
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 30% 2 $ 4,000
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 30% 2 $ 24,999
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 30% 2 $ 3,000
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 30% 2 $ 180,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 731,727
E.D.T 1.3.3.2.1 Id Project 30
Desc Elaboración contenido de Reportes cumplimiento del alcance de obra periodicos
Duración 5
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 20% 5 $ 292,038
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 2 $ 185,842 20% 5 $ 371,684
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 20% 5 $ 228,154
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 20% 5 $ 68,446
117
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 20% 5 $ 57,038
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 25% 5 $ 50,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 25% 5 $ 10,416
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 25% 5 $ 6,250
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 5 $ 10,000 25% 5 $ 62,500
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 25% 5 $ 12,500
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 25% 5 $ 18,750
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 30% 5 $ 10,001
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 30% 5 $ 62,498
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 30% 5 $ 7,500
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 30% 5 $ 450,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 1,707,774
E.D.T 1.3.3.2.2 Id Project 31
Desc Aprobación contenido de Reportes cumplimiento del alcance de obra periodicos
Duración 2
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 30% 2 $ 175,223
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 1 $ 185,842 30% 2 $ 111,505
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 1 $ 114,077 30% 2 $ 68,446
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 20% 2 $ 27,378
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 20% 2 $ 22,815
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 25% 2 $ 20,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 25% 2 $ 4,167
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 25% 2 $ 2,500
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 5 $ 10,000 25% 2 $ 25,000
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 25% 2 $ 5,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 25% 2 $ 7,500
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 30% 2 $ 4,000
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 30% 2 $ 24,999
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 30% 2 $ 3,000
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 30% 2 $ 180,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 681,534
118
E.D.T 1.3.3.3.1 Id Project 33
Desc Elaboración contenido de Reportes modificaciones de obra periodicos Duración 5
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 20% 5 $ 292,038
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 2 $ 185,842 20% 5 $ 371,684
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 20% 5 $ 228,154
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 20% 5 $ 68,446
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 20% 5 $ 57,038
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 30% 5 $ 60,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 30% 5 $ 12,500
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 30% 5 $ 7,500
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 5 $ 10,000 30% 5 $ 75,000
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 30% 5 $ 15,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 30% 5 $ 22,500
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 20% 5 $ 6,667
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 20% 5 $ 41,665
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 20% 5 $ 5,000
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 20% 5 $ 300,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 1,563,192
E.D.T 1.3.3.3.2 Id Project 34
Desc Aprobación contenido de Reportes modificaciones de obra periodicos Duración 2
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 30% 2 $ 175,223
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 1 $ 185,842 30% 2 $ 111,505
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 1 $ 114,077 30% 2 $ 68,446
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 20% 2 $ 27,378
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 20% 2 $ 22,815
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 30% 2 $ 24,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 30% 2 $ 5,000
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 30% 2 $ 3,000
119
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 5 $ 10,000 30% 2 $ 30,000
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 30% 2 $ 6,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 30% 2 $ 9,000
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 20% 2 $ 2,667
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 20% 2 $ 16,666
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 20% 2 $ 2,000
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 20% 2 $ 120,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 623,700
E.D.T 1.4.1.1 Id Project 37
Desc Identificación de Insumos necesarios para Implementar el Aplicativo Duración 4
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 50% 4 $ 584,076
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 2 $ 185,842 80% 4 $ 1,189,389
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 80% 4 $ 730,093
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 80% 4 $ 219,027
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 80% 4 $ 182,522
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 80% 4 $ 128,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 80% 4 $ 26,666
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 80% 4 $ 16,000
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 5 $ 10,000 80% 4 $ 160,000
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 80% 4 $ 32,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 80% 4 $ 48,000
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 80% 4 $ 21,334
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 80% 4 $ 133,328
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 80% 4 $ 16,000
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 80% 4 $ 960,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 4,446,434
E.D.T 1.4.1.2 Id Project 38
Desc Aprobación de Insumos necesarios para Implementar el Aplicativo Duración 2
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
120
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 50% 2 $ 292,038
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 1 $ 185,842 50% 2 $ 185,842
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 1 $ 114,077 50% 2 $ 114,077
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 80% 2 $ 109,514
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 80% 2 $ 91,261
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 80% 2 $ 64,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 80% 2 $ 13,333
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 80% 2 $ 8,000
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 5 $ 10,000 80% 2 $ 80,000
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 80% 2 $ 16,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 80% 2 $ 24,000
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 80% 2 $ 10,667
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 80% 2 $ 66,664
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 80% 2 $ 8,000
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 80% 2 $ 480,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 1,563,395
E.D.T 1.4.2.1 Id Project 40
Desc Determinar el Costo de la Implementación externa del proyecto por año Duración 4
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 50% 4 $ 584,076
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 2 $ 185,842 80% 4 $ 1,189,389
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 80% 4 $ 730,093
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 80% 4 $ 219,027
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 80% 4 $ 182,522
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 80% 4 $ 128,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 80% 4 $ 26,666
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 80% 4 $ 16,000
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 5 $ 10,000 80% 4 $ 160,000
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 80% 4 $ 32,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 80% 4 $ 48,000
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 80% 4 $ 21,334
121
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 80% 4 $ 133,328
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 80% 4 $ 16,000
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 80% 4 $ 960,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 4,446,434
E.D.T 1.4.2.2 Id Project 41
Desc Aprobación del costo de la Implementacón del Proyecto por año Duración 2
A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO
UND Valor Unitario
Cant Valor Diario
% dedicación
Dur Valor Total
A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 50% 2 $ 292,038
A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 1 $ 185,842 50% 2 $ 185,842
A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 1 $ 114,077 50% 2 $ 114,077
A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 80% 2 $ 109,514
A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 80% 2 $ 91,261
B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 80% 2 $ 64,000
B.2 Servicios públicos (Agua, luz)
Mes $ 250,000 1 $ 8,333 80% 2 $ 13,333
B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)
Mes $ 150,000 1 $ 5,000 80% 2 $ 8,000
B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 5 $ 10,000 80% 2 $ 80,000
B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 80% 2 $ 16,000
C MATERIALES
C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 80% 2 $ 24,000
D INSUMOS Y EQUIPOS
D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 80% 2 $ 10,667
D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 80% 2 $ 66,664
D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 80% 2 $ 8,000
D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 80% 2 $ 480,000
VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 1,563,395
122 Apéndice H. Diagrama de Red
123
Apéndice I. Línea Base del Cronograma
124
125
Apéndice J. Estimación del Costo
126
127
ID Descripción del Riesgo Tipo Categoría Disparador / Indicio Probabilidad Impacto
Calif
icació
n
Grado
Base
par
a aná
lisis
de im
pacto
Impa
cto en
costo
Impa
cto en
tiem
po
Valo
r mon
etario
es
pera
do (c
osto
)
valo
r mon
etario
es
pera
do (t
iempo
)
Base
de
estim
ació
n
Estrategia de Respuesta
¿En qué consiste la estrategia de respuesta? - Plan de prevención, antes de que se materialice el riesgo
Plan de Contingencia - si se materializa riesgo
Responsable - Dueño del riesgo Probabilidad final Impacto final Calificación final Grado Estado Seguimiento
En qué consiste este riesgo? (usar una redacción que permita identificar Causa, Riesgo e Impacto)
Amenaza, Oportunidad
Ej: Técnicos,De la Organización, Externos, De
gerencia del Proyecto
Qué acción o evento indica que el riesgo se va a materializar o que se
requiere respuesta?
Muy Alta: 80% , Alta: 65%,
Media: 50%, Baja: 30%, Muy Baja:
10%
Muy Alto: 10 , Alto: 8,
Medio: 6, Bajo: 4, Muy
Bajo: 2
P x I
Importancia: Severo, Crìtico, Medio, Leve,
Menor, Medio, Muy bueno,
Máximo
Afectación del proyecto si riesgo se materializa
Valor numérico Valor en días Probabilidad X Impacto en costo
Probabilidad X Impacto en
tiempoArgumentos que justifican las estimaciones de Impacto.
Cúal será la estrategia de respuesta al riesgo? Mitigar,
transferir, evitar, aceptar, escalar, mejorar,
explotar,compartir.
Acciones definidas para el plan de prevención
Acciones a ejecutar en respuesta o como respaldo o como reparación a la materialización del riesgo
Quién monitorea el riesgo y actúa cuando
va a ocurrir?
Muy Alta: 80% , Alta: 60%, Media: 50%, Baja: 30%, Muy Baja: 10%
Muy Alto: 10 , Alto: 8, Medio: 5, Bajo: 3, Muy
Bajo: 1
P x I Importancia: Severo, Crìtico, Medio, Leve
En seguimiento, Requiere Respuesta, Cerrado-ya ocurrió, Cerrado-ya no
ocurrirá, Recién Identificado
Fecha y Descripción actualizada del seguimiento
R1
Debido a la posible existencia de alteraciones a los requisitos técnicosestablecidos para la realización del proyecto, su realización puederepresentar el incumplimiento de los objetivos y esto implicaría la noaceptación de los entregables del proyecto al final del mismo.
A TécnicoNuevas solicitudes y requisitos de losstakeholders en reuniones o porcanales de comunicación aprobados.
10% 6 0.60 Leve Se requiere un control de cambios en los objetivos principales. $ 0.00 0 $ - 0 No se realiza análisis cuantitativo debido a que el
riesgo es catalogado leve. Aceptar Se acepta el Riesgo Si ocurre se analizará el Plan de respuesta N / A 10% 6 0.60 Leve En seguimiento 5/10/2020
R2El manejo de información de la empresa en redes ajenas, presentaríaposibles fugas de información, las cuales implicarían pérdidas deentregables.
A TécnicoVariaciones en las versiones de losdocumentos o no encontrar archivoso información aprobada o enproducción.
30% 4 1.20 Medio Control de cambios en actividades secundarias.
$ 800,000.00 2 $ 240,000.00 0.6Se estima el costo de 800.000 para solventar la pérdida de documentos, los cuales deberán ser
recuperados o ser realizados nuevamente.Evitar No utilizar redes ajenas a la empresa Se analizará quien es el responsable y se tomaran las
medidas pertinentesEl Equipo de Trabajo 10% 4 0.40 Leve En seguimiento 5/10/2020
R3La realización de proyectos simultáneos, generaría falta dedisponibilidad de recursos tales como software y/o hardware, lo cualimplicaría imcumplimiento del cronograma.
A De la Organización
Falta de equipos tecnológicos para eldesarrollo de las actividades
10% 6 0.60 Leve Atraso del 10% del cronograma. $ 0.00 0 $ - 0 No se realiza análisis cuantitativo debido a que el riesgo es catalogado leve.
Transferir Contratar un tercero que apoye puede ser por medio de contratos off source
Se Realizaran los contratos de acuerdo a la necesidad Director del proyecto 10% 6 0.60 Leve En seguimiento 5/10/2020
R4La posible negativa de las curadurías urbanas de la ciudad paracolaborar en las entrevistas, originarían una falla en la consecuciónde información, y esto implicaría un retraso en el cronogramaproyectado.
A ExternoNo atención de las visitasprogramadas en las curadurías o norespuesta de las solicitudesrealizadas
30% 2 0.60 Leve Atraso manejable en las holguras. $ 0.00 0 $ - 0No se realiza análisis cuantitativo debido a que el
riesgo es catalogado medio. Aceptar Se acepta el Riesgo Si ocurre se analizará el Plan de respuesta N / A 30% 2 0.60 Leve En seguimiento 5/10/2020
R5La variación del clima, originaría la no realización de las actividadessegún el cronograma, y esto implicaría un retraso en el desarrollo delcronograma del proyecto.
A ExternoLluvias o eventos climatológicos queimpidan el desarrollo de lasactividades de campo
30% 2 0.60 Leve Atraso manejable en las holguras. $ 0.00 0 $ - 0 No se realiza análisis cuantitativo debido a que el riesgo es catalogado leve. Aceptar Se acepta el Riesgo Si ocurre se analizará el Plan de respuesta N / A 30% 2 0.60 Leve En seguimiento 5/10/2020
R6El cambio en condiciones económicas del proyecto por parte destakeholders, modificarían la planeación económica del proyecto yesto implicaría sobrecostos.
A De Gerencia
Solicitud de variación de costos delproyecto por parte de losstakeholders en reuniones o porcanales de comunicación aprobados(oficios)
10% 6 0.60 Leve Sobrecostos entre el 10% y 20% $ 0.00 0 $ - 0 No se realiza análisis cuantitativo debido a que el riesgo es catalogado leve. Aceptar Se acepta el Riesgo Si ocurre se analizará el Plan de respuesta N / A 10% 6 0.60 Leve En seguimiento 5/10/2020
R7El mal manejo de los canales de comunicación internos, generaríadeficiencias en la ejecución del proyecto, e implicaría incumplimientoen el cronograma proyectado.
A De la Organización
Comunicación incorrecta que retraseel cumplimiento de metas o fechasacordadas
30% 4 1.20 Medio Atraso del 5% del cronograma. $ 450,000.00 1 $ 135,000.00 0.3Se estima el costo de 300.000 para suplir retrasos por incorrecta comunicación (envíos, soportes, entregas,
transporte).Mitigar Llevar un plan de gestión de las
comunicaciones adecuadoSe evaluará el Plan de Gestión de las Comunicaciones para corregir las fallas identificadas El Equipo de Trabajo 30% 4 1.20 Medio En seguimiento 5/10/2020
R8El incorrecto almacenamiento de documentación, generaría la pérdida de entregables del proyecto, e implicaría un retraso en la entrega delproducto.
A TécnicoDaños por virus informáticos enarchivos no protegidos o usoindebido de los PC.
30% 10 3.00 Crítico Atraso mayor al 20% del cronograma. $ 5,000,000.00 7 $ 1,500,000.00 2.1Se estima el costo de 5'000.000 para solventar la pérdida de documentos, los cuales deberán ser
recuperados o ser realizados nuevamente.Evitar
Se plantea tener información en la nube que ayude a evitar pérdida de información
Se buscará la infomación en la nube o en archivos Back existentes El Equipo de Trabajo 30% 2 0.60 Leve En seguimiento 5/10/2020
R9 La falta de perfiles idóneos en el equipo de trabajo, generaría unincumplimiento de Alta Ingeniería, e implicaría sobrecostos. A De Gerencia Incumplimiento en la contratación de
acuerdo a los perfiles solicitados. 10% 10 1.00 Leve Sobrecosto mayor al 30% $ 0.00 0 $ - 0No se realiza análisis cuantitativo debido a que el
riesgo es catalogado leve. EvitarTener un control en los perfiles del Equipo de trabajo
Se alejará del proyecto al miembro del Equipo que no cumple y mediante reuniones del Equipo de trabajo se evaluarán las medidas a seguir
Director del proyecto 10% 10 1.00 Leve En seguimiento 5/10/2020
R10Los posibles retrasos en los pagos descritos del proyecto para lasactividades, generaría un desequilibrio financiero del proyecto ycausaría retrasos en la elaboración del producto.
A SponsorIncumplimiento en los pagos pactados del contrato, que afectaría elcumplimiento de la organización ensus proyecciones financieras
30% 6 1.80 Medio Atraso del 10% del cronograma. $ 5,000,000.00 3 $ 1,500,000.00 0.9Se estima el costo de 1'600.000 como compensación
del atraso del cronograma al incumplir con pagos y los días requeridos.
MitigarTener créditos rotativos que ayuden a minimizar el impacto Se acudirá a los créditos rotativos Director del proyecto 30% 2 0.60 Leve En seguimiento 5/10/2020
R11Debido a la amplicación de actividades solicitadas por el sponsor, eltrabajo puede tomar más tiempo que el planificado, y esto implicaríaun cambio en el alcance.
A Sponsor Cambio en las metas del proyecto,mediante comunicación del sponsor 30% 6 1.80 Medio Control de cambios en objetivos
principales. $ 3,500,000.00 5 $ 1,050,000.00 1.5Se estima el costo de 3'500.000 para la realización de actividades consecuentes a los cambios realizados por
el sponsor del proyecto y su realización en 5 días.Aceptar Se acepta el Riesgo Si ocurre se analizará el Plan de respuesta N / A 30% 6 1.80 Medio En seguimiento 5/10/2020
R12La falta de dotación de recursos necesarios para las actividades,generaría inconformismo en el equipo de trabajo y esto implicaríadisminución en la calidad el producto final.
A De la Organización
No tener los implementos yherramientas necesarias para eldesarrollo del manual, en cualquierade sus etapas
10% 4 0.40 Leve Afectación en requisitos que requiere ajuste. $ 0.00 0 $ - 0 No se realiza análisis cuantitativo debido a que el
riesgo es catalogado leve. Evitar Se requiere un Stock de elementos de dotación Se compra la dotación faltante de manera inmediata Director del proyecto 10% 2 0.20 Leve En seguimiento 5/10/2020
R13El apoyo logístico por parte de la Alcaldía de Tunja, permitiría laconsecución de software y hardware de última calidad, lo cualreduciría costos del proyecto.
O De la Organización
Comunicación por parte de laAlcaldía de Tunja para apoyar conequipos y software.
30% 6 1.80 Medio Beneficio del 10% - al 19% del presupuesto.
$ 4,600,000.00 5 $ 1,380,000.00 1.5Se estima un beneficio de 4'600.000 debido a la ayuda por parte de la Alcaldía de Tunja en cuanto a equipos
técnológicos necesarios en el proyecto.Mejorar Tener buenos canales de comunicación
con la AlcaldíaEl Director determinará el miembro del Equipo del proyecto que mejor pueda procesar la información recopilada
Director del proyecto 30% 6 1.80 Medio En seguimiento 5/10/2020
R14 El interés por parte de la Alcaldía de Tunja, permitiría consecución de información de manera inmediata, lo cual generaría reducción detiempos en la fase de ejecución del proyecto.
O ExternoComunicación por parte de laAlcaldía de Tunja para apoyar condocumentación e informaciónnecesaria para el proyecto.
80% 6 4.80 Muy bueno Ahorro del 10% al 19% del cronograma. $ 6,000,000.00 7 $ 4,800,000.00 5.6
Se estima un beneficio de 6'000.000 y siete días debido a la ayuda por parte de la Alcaldía de Tunja en cuanto a documentación e información necesaria para
el proyecto.
Explotar Personal adecuado para buscar en las bases de datos del Municipio
El Director determinará el miembro del Equipo del proyecto que mejor pueda procesar la información recopilada
Director del proyecto 80% 6 4.80 Muy bueno En seguimiento 5/10/2020
REGISTRO DE RIESGOSProyecto
Gerente de Proyecto Fecha 15/09/2020Creación de un aplicativo de gestión para los proyectos de obra civil contratados por la alcaldía de Tunja y costo de su implementación.
Plan de Respuesta Análisis del Riesgo después del Plan de Respuesta - plan prevención Monitoreo
PABLO JAVIER BARRERA RODRIGUEZ
Identificación Análisis Cualitativo Análisis Cuantitativo
Apéndice K. Matriz de Riesgos