360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 1
360° SOBRE SISTEMAS
La presente contribución pretende realizar una síntesis del marco teórico que
debe asociarse a la buena práctica profesional cuando se encara un sistema de
información.
Asimismo, considero que brinda un conjunto de recomendaciones para acometer
con éxito la tarea antes mencionada y es fruto de la experiencia, intentando que en vez
de desperdiciar tiempo tropezando con las piedras que ya otros tropezamos, empleen ese
tiempo en diseñar mejores y más poderosas soluciones.
360°, una vuelta completa en el
plano, también en el espacio si el rumbo
es constante, por ende, en algún
momento (saben cuando?) volveremos a
ver lo mismo.
Pero si nos vamos trazando nuevos rumbos, que imaginan que iremos viendo?.
Más aún, alguna vez volveremos a ver lo mismo o iremos descubriendo nuevas
facetas?
Si le interesa la respuesta, elija un rumbo en la página 45, de allí en más...
(Si se pierde, no hay problemas, sepa que estamos a su lado)
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 2
1. SISTEMA ORGANIZACIÓN
Toda organización moderna, analizada como un sistema, permite reconocer en ella
tres elementos fundamentales:
Cultura.
Integrantes o miembros. (Nuestro caso particular, restringe el conjunto de
miembros al subconjunto de usuarios del Sistema de Información.)
Sistemas de Información.
1.1. Cultura de la Organización
Valores, símbolos, héroes, rituales y actividades componen la denominada
“cultura institucional”.
Algunos autores sobre este particular, hacen referencia al denominado “Iceberg
organizacional”, que se compone de aspectos formales fácilmente observables y
otros informales, que son componentes ocultos de origen afectivo.
Dentro de cada uno de ellos, podemos destacar los siguientes:
Aspectos formales:
Meta – objetivos.
Estructura de la organización.
Políticas y procedimientos.
Recursos financieros.
Tecnología.
Productos.
Aspectos informales:
Percepciones (*).
Actitudes (*).
Sentimientos (*).
Valores.
Interacciones.
Normas grupales.
(*) estos tres aspectos se tienen tanto para personas como para grupos.
1.2. Sistemas de Información
Su génesis se remonta a la Teoría General de Sistemas, enunciada y descripta
por Ludwig von Bertalanffy1 a partir de 1924, a quien, a partir de 1947 se lo
considera su creador, si bien contribuyeron a la misma un gran conjunto de
1 Bertalanffy L., “General System Theory, Foundations, Development, Applications, Ed. Brazilian, 1968.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 2
científicos provenientes de varias disciplinas.
El advenimiento de la era cibernética halló otros mentores para esta teoría
quienes se encargaron de acercarla más a los objetivos de la información, entre
ellos, podemos citar a Russel Ackoff2, Klir
3, Herbert Simon
4, Norbert Wiener
5 y
Shannon6.
1.2.1. Definiciones de Sistemas de Información
Existen varias definiciones contribuyentes de “Sistema de Información”.-
Según Börge Langefors7, “Sistema de Información es un sistema de conjuntos
de información necesarios para la decisión y el señalamiento en un sistema más
amplio (del que es un subsistema), que contiene subsistemas para recolectar,
almacenar, procesar y distribuir conjuntos de información.”
James Senn8 define Sistema de Información como “Sistema de negocios de una
empresa con propósitos de interacción con otros componentes de la compañía.
Su tarea consiste en procesar la entrada, mantener los archivos de datos en
relación con la empresa y producir información, informes y otras salidas”.
Mi amigo, Carlos Tomassino9 entiende que “un Sistema de Información es una
entidad conceptual, consistente en un conjunto de tareas que se relacionan con
un fin predeterminado de obtener información clara, precisa, confiable y
oportuna, para el planeamiento, la conducción y la toma de decisiones de una
organización.”
Laudon10
refiere que “Los sistemas de información son más que
computadoras. El uso eficaz de los sistemas de información implica entender
sobre organización, administración y la tecnología de la información que da
forma a los sistemas. Todos los sistemas de información pueden describirse
como soluciones institucionales y de administración a los retos del entorno.”,
más adelante en la misma obra, define: “Un sistema de información puede
2 Ackoff R., “Theory of communication. Management science”, 1958.
3 Klir G. “Teoría General de Sistemas”, Fondo de Cultura Económica, México, 1960.
4 Simon H., “The new science of Management Decisions”, Ed. Harper, 1960.
5 Wiener N., “Cybernetics”, Ed. John Wiley, New “Cybernetics”, Ed. John Wiley, New York, 1948.
6 Shannon C. y Weaver W., “The mathematical Theory of Communications”, Ed. Urbana, Illinois, 1949.
7 Langefors B., “Theoretical Analysis of Information Systems”, Ed. El Ateneo, Bs. As., 1982.
8 Senn J., “Análisis y Diseño de Sistemas de Información “, Ed. Mc.Graw-HiIl, 1987.
9 Tomassino C. y Casanovas I., “El Proyecto Informático”, Ed. IARA, Bs. As., 2000.
10 Laudon, K., “Administración de los Sistemas de Información”, 3ra. Ed., Prentice Hall, México, 1996.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 3
definirse técnicamente corno un conjunto de componentes interrelacionados
que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para
apoyar la toma de decisiones y el control en una institución. Además, para
apoyar a la toma de decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de
información pueden también ayudar a los administradores y al personal a
analizar problemas, visualizar cuestiones complejas y crear nuevos productos.”
Aclara: “Alimentación o (insumo): Captura o recolección de datos primarios
dentro de la institución o de su entorno para procesarlos en un sistema de
información. Procesamiento: Conversión del mismo en forma que sea más
comprensible para los seres humanos. Producto o (salida): Distribución de
información procesada a personas o en las actividades en donde será usada.”
Andreu11
y sus colaboradores, definen los Sistemas de Información como “e1
conjunto integrado de procesos, principalmente formales, desarrollados en un
entorno usuario-ordenador, que operando sobre un conjunto de datos
estructurados de acuerdo con las necesidades de una organización, recopilan,
elaboran y distribuyen selectivamente la información necesaria para la
operatividad habitual de la organización y las actividades propias de la
dirección en la misma”.
Trazando un diagrama de Venn, bajo la idea percibida que “sistema es
sinónimo de orden, arreglo, plan, método...”12
, el subconjunto intersección
contendrá:
Organización.
Necesidades.
Acciones vinculadas a los datos y la información: Recolección,
Almacenamiento, Procesamiento y Distribución.
1.2.2. Tipos de Sistemas de Información
De las definiciones precedentes se aprecia que, bajo la denominación genérica
“Sistemas de Información”, se persiguen diversos objetivos informacionales,
tendientes a satisfacer diferentes niveles de necesidades o propósitos.
11
Andreu, Ricart y Valor, “Estrategia y Sistemas de Información”, Ed. Mc.Graw-HiIl, 2da. Edición, 1991 12
Tomassino et al., op. cit.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 4
En este sentido y de acuerdo con los propósitos a cubrir, según Kendall13
se
desarrollan:
Sistemas de Procesamiento de Datos. (SPD/DPS)
Sistemas de Información para la Administración. (SIA/MIS)
Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (SAD/DDS)
A continuación se presenta una breve caracterización de cada uno de ellos,
adicionando ejemplos ligados a nuestro accionar:
1.2.2.1. Sistemas de Procesamiento de Datos: (SPD / DPS)
Se ejecutan periódicamente.
Liberan a sus usuarios de las rutinas.
Solo se toman decisiones si es necesario modificar el algoritmo de cálculo.
Importa la calidad del dato.
Ejemplos:
Procesamiento de notas.
Determinación de la cantidad de aplazados por materia.
Cambio en la modalidad de cálculo de la nota final sobre la base de
notas de oportunidad, de exámenes parciales y finales en
modalidades de promoción sin exámenes finales.
1.2.2.2. Sistemas de Información para la Administración: (SIA / MIS)
Toman en cuenta lo producido por los DPS.
Generan información para los DDS.
Ejemplos:
Generación el calendario de las mesas de exámenes de acuerdo
con la cantidad de alumnos aplazados por materia, adicionando
uno o más criterios (materias más difíciles, disponibilidad de
profesores, disponibilidad de más tiempo para el período de
estudio libre y exámenes, intercalación de materias fáciles con
difíciles). Es dable comprobar que, diversas combinaciones de las
variables enunciadas, darán por resultado diferentes opciones.
13
Kendall, op.cit.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 5
Diseño del esquema de clases de apoyo de acuerdo con el
calendario adoptado para las mesas de exámenes finales.
1.2.2.3. Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones (SSD / DDS)
Similar a los anteriores pero brindando marco de soporte a las decisiones.
Ejemplos:
A partir de la cantidad de aplazados por materia, buscar
antecedentes de los alumnos en materias afines, analizar resultados
de temas fallidos, explorar recursos temporales y/o presupuestarios
adicionales y con todo ello, decidir esquema y contenido de clases
de apoyo.
Esto es importante al demostrar que el procesamiento del mismo conjunto de
datos permite satisfacer diversos requerimientos, independientemente de su
naturaleza, de allí que, algunos autores consideran que los DDS deben
diseñarse para “personas” y no para “objetivos predeterminados”, queriendo
resaltar la particular interrelación entre usuario y sistema.
1.2.3. Interrelación entre los tipos de Sistemas de Información DPS, MIS y DSS
Lo anteriormente expresado, demuestra que existen diferentes interrelaciones
entre los distintos tipos de Sistemas de Información, pudiendo apreciarse en la
siguiente figura:
Figura 1.1. Relaciones entre tipos de Sistemas de Información
PROCESAMIENTO DE DATOS
MIS DSS
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 6
Otra visión de clasificación de los tipos de sistemas es la aportada por
Anthony14
quien expresa: “Como existen intereses, especialidades y niveles
diferentes en una institución, existen también distintos tipos de sistemas”.
A partir de esta definición, según el nivel a quienes están dirigidos, Laudon15
los agrupa según la siguiente tabla:
TIPO DE SISTEMAS GRUPO SERVIDO NIVEL
Soporte gerencial (SSG / GSS)
Directores o
administradores de
nivel superior.
ESTRATÉGICO
Inform. para la administración (SIA / MIS)
Soporte a decisiones (SSD / DSS)
Gerentes o
administradores
medios.
ADMINISTRACIÓN
Trabajo del conocimiento (STC / KWS)
Automatización de oficinas (SAO / OAS)
Trabajadores del
conocimiento y la
información.
CONOCIMIENTO
Procesamiento de operaciones (SPO /OPS) Gerentes operativos. OPERATIVO
Tabla 1.1. Relación entre sistemas, grupos servidos y nivel.
A efectos de integrar conceptos, utilizando las siglas en castellano, sin
perjuicio que se usen indistintamente en castellano o inglés a lo largo del
presente trabajo, hemos resuelto integrar ambas visiones en la siguiente tabla:
AUTOR EQUIVALENCIA ENTRE CLASIFICACIONES
KENDALL SSD SIA SPD
LAUDON SSG SSD SIA STC SAO SPO
Tabla 1.2. Equivalencia entre clasificaciones de sistemas.
1.2.4. Interrelación entre Soporte Físico y Lógico
Los Sistemas de Información que gestionan la transformación de los datos en
información, deben hallar su soporte natural en alguna Red Informática.
14
Anthony, R. “Planning and control systems: A framework for analysis”, Harvard U. Press, Cambrigde,
MA,1965.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 7
Figura 1.2. Relación entre soportes.
Existe una prelación o criterio de orden en cuanto a que cada bloque es
soportado por el anterior.
2. FASES EN LA SOLUCION DE PROBLEMAS
Según Frischnecht,16
“La solución de problemas es una interpretación pragmática,
prescriptiva del lenguaje natural, destinada a diseñar un proceso”.
Según Simon,17
las fases reconocibles en este proceso son:
Análisis (identificación de oportunidades o problemas o más concisamente,
según Graham,18
“Obtención y descripción del dominio del problema” o según
Gerez Greiser19
, “¿Cuál es el problema?”)
Diseño (generación de alternativas de solución o, según Gerez Greiser “¿Cuáles
son las alternativas?”)
Selección de solución, según Gerez Greiser, “¿Cuál es la mejor?”, pudiendo
incluir la implantación de la selección realizada.
El tránsito desde la detección de un problema hasta su resolución o disolución, que
incluye estas tres grandes etapas, merece algunas reflexiones que ayudarán a
minimizar errores o desalineamientos entre el problema y la solución implantada.
La primera etapa, el análisis, comprende algunas más sutiles como son la idea que
15
Laudon, op. cit. 16
Frischnecht, F., “Dirección recursiva”, El Ateneo, Buenos Aires, 1993. 17
Simon, H., “The shape of Automation for Men and Management”, Harper & Row, New York, 1965. 18
Graham, Ian, “Métodos Orientados a Objetos”, Addison-Wesley Iberoamericana, Wilmington, 1996. 19
Gerez Greiser et al., “Desarrollo y adm. de programas de computadoras”, Continental, México,1984.
RED INFORMATICA
DATOS
INFORMACION
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 8
nos hacemos del mismo y la idea que nos formaremos para su solución. Además de
las consabidas preguntas “¿Que?, ¿Porque? y ¿Para que?”, debiéramos incluir “¿Es
realmente así?, „Porque el actor tal adopta una posición tan irreducible?”, “¿Existen
objetivos ulteriores no declarados?” y tantas otras del mismo tenor, de modo tal que
no debiera trasponerse esta etapa sin haber disipado todas estas dudas, cuyas
respuestas, en definitiva, constituirán el marco de alcance o dominio del problema
real y por ende, de su solución.
La segunda, el diseño del campo de posibles soluciones, va muy de la mano de la
capacidad de análisis y síntesis del analista, reconocer que problemas de distintas
apariencias, enunciaciones o génesis tienen soluciones conceptualmente iguales,
demanda conocimientos profundos de las disciplinas básicas, de los métodos
matemáticos aplicables en la Ingeniería en Sistemas de Información, sean estos de
simulación, modelización o de control de procesos. Aquí, a su vez va perfilándose
una idea de la solución para el problema en cuestión pues es donde debe prestarse
especial atención a las restricciones. Esta etapa, por las razones que detallaremos,
se halla intrínsecamente ligada a la próxima.
La tercera, la de elección, según algunos autores puede representarse mediante dar
respuesta positiva a la pregunta acerca de cual es la mejor solución.
Personalmente, considero que no tiene demasiado rigor el expresar el término
“mejor”, si no es con arreglo a las restricciones apreciadas durante la etapa anterior.
Las mismas podrán ser de naturaleza económica, financiera, temporal, de logística,
de personal, de equipamiento, de oportunidad y de tantas razones que
presentándose solas o en concurrencia, explícitas o implícitas, dificultan la
enunciación de una lista exhaustiva.
2.1. Dimensiones de un problema:
El adecuado tratamiento de lo anterior es necesario pues en general, todo
problema tiene dos dimensiones, una intrínseca (lo objetivo, independiente del
observador, de su formación y opinión) y otra extrínseca (correspondiente a la
percepción que del mismo tenemos y la valoración que hacemos de sus
implicancias o consecuencias). Por ende, consideramos al problema como una
entidad con independencia de nosotros.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 9
3. CICLO DE DESARROLLO DEL SISTEMA (CDS/SDLC)
Este enfoque de análisis y diseño por etapas, postula que el desarrollo de los
sistemas mejora cuando existe un ciclo específico de actividades o más
precisamente, etapas:
1. Identificación de problemas, oportunidades y objetivos.
2. Determinación de los requerimientos e información.
3. Análisis de las necesidades del sistema.
4. Diseño del sistema recomendado.
5. Desarrollo y documentación del software.
6. Pruebas y mantenimiento del sistema.
7. Implantación y evaluación del sistema.
KENDALL SENN YOURDON
ET
AP
AS
o
A
CT
IVID
AD
ES
Identificación de problemas,
oportunidades y objetivos.
Investigación
preliminar. Encuesta.
Determinación de los requerimientos e
información.
Determinación de
requerimientos.
Análisis de las necesidades del sistema. Desarrollo del sistema
prototipo. Análisis.
Diseño del sistema recomendado. Diseño del sistema. Diseño.
Desarrollo y documentación del
software. Desarrollo del software. Implantación.
Pruebas y mantenimiento del sistema. Prueba de los sistemas. Generación de pruebas de
aceptación.
Implantación y evaluación del sistema. Puesta en marcha.
Garantía de calidad
Descripción del
procedimiento.
Conversión de bases de datos.
Tabla 3.1. Actividades en ciclos de desarrollo de sistemas
En la tabla anterior se han sintetizado y compatibilizado las visiones de tres autores:
Kendall20
, Senn21
y Yourdon22
con relación a las actividades asociadas al ciclo de
desarrollo de un sistema (CDS/SDLC).
Conforme prolifera la información, se vuelve esencial un enfoque planeado y
sistemático para la introducción, modificación y mantenimiento de los Sistemas de
20
Kendall et al., op. cit. 21
Senn J., op. cit. 22
Yourdon et al., “Structured Design: Fund. and Appl. in Software Engineering”, Yourdon Press, 1988.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 10
Información. El análisis y diseño de sistemas, realizado en un entorno
metodológico se convierte en el primer escalón para satisfacer tales necesidades.
4. METODOLOGÍAS INTEGRALES DE ANÁLISIS, DISEÑO Y
DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
También existen otras metodologías, que con un soporte herramental adecuado,
permiten abordar el CDS/SDLC, razón por la cual es justo describirlas.
Entre las más divulgadas se encuentran:
Metodología SADT (Structured Analysis and Design Techniques).
Satisface los requerimientos de planeamiento, análisis y diseño. Emplea
diagramas jerárquicos “de arriba abajo” o “top down” y modulares.
Metodología SSADM (Structured System Analysis and Design Method)
Satisface los requerimientos de análisis y diseño. Empleada por el gobierno
británico. Debe cumplir las siguientes etapas:
Estudio de viabilidad
Análisis de requerimientos.
Estudio de opciones.
Especificación de requerimientos.
Especificaciones lógicas del
sistema.
Metodología CASE (Computer Aided/Assisted System/Software Engineering)
Satisface requerimientos de desarrollo utilizando herramientas computacionales.
Metodologías orientadas a objetos
Satisface los requerimientos de análisis, diseño e implementación, haciendo uso
de lenguajes de programación tales como OOD (Object Oriented Design) y
OOPL (Object Oriented Programming Language). Se basa en la consideración
de un sistema como una colección de objetos o entidades intercomunicadas.
Metodología de Ingeniería de la Información
Fue postulada y desarrollada por James Martín23
y se constituyó en el primer
antecedente de los sistemas actualmente denominados “data warehousing”, de
almacenamiento masivo de la información.
23
Martin J., “Information Engineering”, Ed. Prentice Hall, 1990.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 11
Metodología MERISE
Satisface los requerimientos de análisis y diseño. Separa conceptualmente los
niveles de un problema (de acuerdo con su complejidad) de los elementos
estables (datos) y de los inestables (información).
Metodología Euromethod
Satisface los requerimientos de planificación, adquisición, construcción y
gestión de Sistemas de Información, erigiéndose como un regulador de
relaciones entre clientes y proveedores dentro de la Unión Europea.
5. ACTIVIDADES EN UN PROYECTO
Sintetizando, en un proyecto cuyo objetivo es la concreción de un Sistema de
Información, podemos describir la siguiente descomposición de actividades:
Análisis (*):
Recopilación de procesos y datos asociados.
Análisis de decisión.
Análisis el flujo de datos.
Preparación de la propuesta.
Diseño(*):
Diseño general de la entrada de información.
Diseño específico de las entradas.
Diseño de las salidas.
Organización de los datos.
Desarrollo
Implantación
Evaluación
(*) son las que se presentan en este trabajo.
A su vez, cada etapa, al someterla a un proceso de refinamientos sucesivos, se ha
desgranado en actividades tal cual lo muestra la siguiente tabla:
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 12
ETAPA DETALLE DE ACTIVIDADES
RECOPILACIÓN DE DATOS.
Realizar entrevistas.
Proporcionar cuestionarios.
Lectura de informes de la organización.
ANÁLISIS DE DECISIÓN Y
DEL FLUJO DE DATOS. Análisis del flujo de datos.
PREPARACIÓN DE LA
PROPUESTA.
Preparación de la propuesta.
Presentación de la propuesta.
Tabla 5.1. Etapas de un proyecto y detalle de actividades
6. EL PROCESO DE RELEVAMIENTO
Una de las etapas fundamentales para el diseño de un sistema es la que hace al
relevamiento del estado actual de los procesos involucrados en los procedimientos
y las necesidades insatisfechas, presentes y previsibles a futuro, con vistas a su
resolución.
Utilizando la técnica de triángulos invertidos, puede visualizarse que en general, la
necesidad de información y la generación de datos guardan relación inversa dentro
de la estructura jerárquica de una organización.
Figura 6.1. Niveles de generación de datos y necesidades de información.
Es conveniente hacer uso intensivo del concepto de datos aditivos / contribuyentes
y si bien la literatura recomienda realizar los mismos de modo ascendente “bottom
up”, se debe recurrir “un nivel atrás” cada vez que se considere importante la
necesidad de volver a recabar información a fin de disipar dudas o ambigüedades,
ampliar los alcances del sistema o establecer mecanismos de cooperación no
conocidos o previstos inicialmente.
Los requerimientos de los usuarios deben recibir adecuada atención por parte de los
Niveles de alta gerencia gran escala de integración de datos
Niveles de mandos medios moderada escala de integración
Niveles iniciales generación y/o recopilación de datos Generación
de datos
Necesidad de
información
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 13
analistas, pues de allí se derivarán las especificaciones de las producciones del
Sistemas de Información. Para llevar adelante los relevamientos, se presentan
diversas recomendaciones que se detallan seguidamente.
6.1. Recomendaciones para las entrevistas:
Debido a los diferentes niveles que ocupan los futuros usuarios dentro de la
orgánica, para llevar adelante la etapa de entrevistas, sugiero seguir los cinco
pasos sugeridos por Kendall24
:
Lectura de antecedentes.
Establecimiento de los objetivos de la entrevista.
Selección de los entrevistados.
Preparación del entrevistado.
Selección del tipo y estructura de las preguntas.
Asimismo, previo a cada entrevista se tomaron decisiones en cuanto a tres
tópicos fundamentales tal cual se muestra en la siguiente figura:
Figura 6.2. Decisiones del analista antes de la entrevista
Durante las mismas, se deben tener presentes los detalles sugeridos por
24
Kendall et al., op. cit.
Tipo de preguntas:
Abiertas
Cerradas
Exploratorias
Documentación:
Grabación
Cuaderno de notas
DECISIONES
IMPORTANTES
DEL
ENTREVISTADOR
Estructura de la Entrevista:
No estructurada.
Estructurada: Pirámide
Embudo
Diamante
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 14
Graham25
en cuanto a lo que este autor denomina “Investigación del problema y
captura de requisitos: contacto uno a uno, no aburrir a los usuarios o expertos en
el dominio, definir y estipular prioridades de los objetivos, efectuar predicción
aproximada de los beneficios esperados y demás.”
6.2. Tipos de preguntas:
Los tipos de preguntas según las opciones de respuestas que brindan los
entrevistados, se pueden clasificar en:
Abiertas.
Cerradas.
Sondeos o exploratorias.
En las preguntas se han tratado de minimizar los errores tales como: evitar las
preguntas tendenciosas y/o las denominadas múltiples (dobles cuanto menos)
que son las que en un solo enunciado contienen diferentes interrogantes.
Asimismo se ha establecido en las mismas una secuencia lógica y con relación a
su estructura, se ha empleado cada una de ellas de acuerdo con el fin perseguido
en cada entrevista, realizando las del:
Tipo piramidal: cuando hubo necesidad de ir desde lo específico hacia lo general
a efectos de llegar a una conclusión final.
Tipo embudo: cuando el cometido era el inverso.
Tipo diamante: cuando luego de haber avanzado en modo piramidal, fue
necesario recurrir a mayor precisión o detalle en las respuestas.
Cada tipo presenta ventajas y desventajas que se considera oportuno presentar en
la siguiente tabla:
25
Graham, op. cit.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 15
TIPO VENTAJAS DESVENTAJAS
AB
IER
TA
S
1. Simplifican las cosas para el
entrevistado
1. Permiten preguntas que pueden
generar demasiada información
irrelevante.
2. Permiten al entrevistador seleccionar el
vocabulario del entrevistado, lo que
refleja su educación, valores y creencias.
2. Puede producirse la posible pérdida de
control de la entrevista.
3. Proporcionan una gran riqueza de
detalle.
3. Permiten respuestas que pueden llevar
demasiado tiempo para la cantidad de
información que aportan.
4. Revelan nuevas alternativas sobre
preguntas no consideradas.
4. Pueden dar la apariencia que el
entrevistador no se preparó.
5. Hacen más interesante la entrevista.
5. La posible apariencia que el
entrevistador se encuentra sin
objetivos reales de la entrevista.
6. Permiten una mayor espontaneidad.
7. Facilitan el estilo del entrevistador, sin
interrumpirlo.
Se utilizan como una alternativa, cuando el
entrevistado no se encuentra preparado.
CE
RR
AD
AS
1. Ahorran tiempo. 1. Aburren al entrevistado.
2. Facilitan la comparación entre
entrevistas.
2. Pierden la riqueza del detalle al
plantear un marco de referencia.
3. Llegan al punto de interés. 3. Se pueden perder ideas centrales por el
punto anterior.
4. Mantienen el control de la entrevista. 4. No favorecen un clima de armonía
entre el entrevistado y el entrevistador.
5. Cubren rápidamente diversos aspectos.
6. Obtienen datos de relevancia.
SO
ND
EO
S
1. Permite obtener mayor detalles, aclarar
y/o ampliar respuestas del entrevistado.
1. Que el entrevistado crea estar frente a
un investigador.
2. Se pueden realizar mediante preguntas
abiertas y cerradas.
2. Que por desconocimiento, el
entrevistado se sienta incómodo ante
preguntas tipo ¿puede dar más
detalles? o ¿puede ejemplificar? ,
3. Permite mostrar al entrevistado que el
entrevistador está atento a sus
respuestas.
Tabla 6.1. Ventajas y desventajas según tipo de pregunta.
6.3. Recomendaciones para los cuestionarios:
En las organizaciones es frecuente el uso de cuestionarios, sobre los cuales, tal
vez por falta de suficiente difusión o explicación de objetivos, los destinatarios
tienen prejuicios negativos, no los reciben con beneplácito, dudan de su utilidad
ulterior y descreen que sus opiniones vayan a ser tenidas en cuenta.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 16
Por ello, optamos por la metodología de entrevistas personales en las que se
trata de recopilar actitudes, opiniones, conductas y características propias de
cada sector, más allá de obtener datos específicos acerca de los procesos y datos
asociados.
Al no existir un modelo único para el diseño de instrumentos específicos, hemos
pergeñado un “Modelo de Instrumento para obtención de Información a través
de Entrevistas”.
El mismo debe contener al menos los siguientes ejes temáticos o descriptores:
Ubicación dentro de la orgánica funcional.
Denominación del proceso.
Marco legal en el cual se sustenta. (si corresponde)
Descripción del procedimiento con identificación precisa de los actores.
Plazos a cumplimentar dentro del procedimiento administrativo.
Validez del mismo.
Observaciones generales y/o particulares.
Nivel presente de sistematización.
Indicación sobre necesidad de sistematización.
Prestaciones básicas deseables al tiempo de sistematización.
Datos de interés para el Sistema de Información del Área Cursos.
Recomendación para optimización actual. (En caso de proceder)
Tablas comparativas y esquemas resúmenes. (En caso de proceder)
Previsiones sobre atributos de los datos tales como calidad, completitud,
frecuencias de recepción y demás . (En caso de proceder)
Adecuada valoración de los estados transitorios y estables del sistema.
6.4. Recomendaciones para las dimensiones de la información:
En la primera página del libro de Kendall puede leerse: “La información puede
llegar a ser el elemento decisivo que en un momento dado, determine el éxito o
el fracaso”, de allí que, tanto para la formulación del cuestionario “Entrevistas a
Usuarios” derivado del “Modelo de Instrumento para obtención de Información
a través de Entrevistas” citado precedentemente, como para la recopilación de la
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 17
información requerida en el mismo, se debe tener especialmente en cuenta los
siguientes atributos o dimensiones de la información:
Enfoque.
Nivel de detalle.
Grado de resumen.
Antigüedad.
Precisión.
Tipo.
Fuente.
6.5. Recomendaciones para las escalas:
En los casos de intentos de sistematización de cuestionarios, poniendo énfasis en
la necesidad de asegurar los parámetros de validez y confiabilidad, se debiera
ofrecer a los entrevistados las cuatro formas básicas sugeridas por Stevens y
descriptas por Pavesi26
:
Nominal: se utilizan para clasificar objetos sin establecer niveles.
Ordinal: permiten la clasificación pero implica un arreglo por categorías sin que
la diferencia entre las mismas sea igual.
De intervalo: se pueden operar matemáticamente pues las diferencias entre
categorías es igual pero se carece de un cero absoluto.
Proporcional: Ídem anterior, con la existencia de un cero absoluto o referencial.
Sobre las mismas existe suficiente bibliografía, permitiéndonos sugerir a
Churchman27
para aspectos convencionales y a Nilsson28
para métricas de
calidad en Inteligencia Artificial.
7. EL PROCESO DE ANALISIS DEL SISTEMA
Producida la recopilación descriptiva de procesos y datos asociados, procede
sistematizar su análisis. Este proceso posee características distintivas según el
análisis se oriente a los datos o a las decisiones. Esta fase se concluye con la
preparación de la propuesta del sistema.
26
Pavesi, P., “La medición del universo”, Ficha 156, FCE, Buenos Aires, 1996. 27
Churchman & Ratoosh, “Measurement: Definitions and Theories”, Wiley, New York, 1969. 28
Nilsson N., “Inteligencia artificial, una nueva síntesis”, Mc. Graw Hill, Madrid, 2001.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 18
7.1. Análisis de Sistemas Orientado a Datos
Los métodos disponibles son los diagramas de flujo de datos y el diccionario de
datos.
Los primeros, afirma Kendall29
: “Permiten concebir de manera visual a los
sistemas y subsistemas como un conjunto de flujo de datos relacionados entre
sí.” A partir de los mismos, se generan los segundos como elemento referencial
acerca de los atributos de los datos descriptos en la instancia precedente.
Prosiguiendo con el derrotero trazado, se puntualizan las recomendaciones más
importantes a fin de avanzar sobre terreno seguro.
7.2. Recomendaciones para los diagramas Entidad – Relación (y atributos):
Estos diagramas ayudan a comprender la organización, a determinar las
dimensiones del problema y a discernir si el problema abordado es el correcto.
Permiten visualizar las relaciones entre entidades, definidas estas como objeto o
evento sobre el cual se obtienen datos. Las asociaciones pueden ser del tipo 1:1,
1:N, N:1 y N:M, donde N y M significan “muchos”.
Para su construcción se deben enumerar las entidades, elegir las entidades claves
para reducir la visión del problema, identificar la principal, confirmar lo anterior
mediante otros métodos de captura de información. Los símbolos utilizados son
rectángulos para las entidades y rombos para las relaciones.
Si por ejemplo, las bases de datos existentes o diseñadas se hallan construidas en
el aplicativo MS Access, los diagramas se deberán obtener mediante el
documentador de relaciones del citado producto.
7.3. Recomendaciones para analizar el flujo de datos:
Existen diversas técnicas para analizar los orígenes y reservorios de datos, como
así también su tránsito; entre ellas, podemos citar: IDEFO (Integration
Definition for Function Modeling) y DFD (Diagrama de Flujo de Datos) :
Los mismos permiten mostrar: Entrada – Proceso – Salidas.
Caracterizan gráficamente el flujo de datos dentro del sistema.
Presentan una visión, lo más amplia posible, de las entradas al sistema, los
procesos y las salidas.
Se utilizan para catalogar procesos, el flujo, los almacenamientos, las estructuras
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 19
y los elementos en un diccionario de datos.
El enfoque de flujo de datos enfatiza la lógica que sustenta al sistema. Es una
herramienta poderosa pues con sólo cuatro símbolos: Entidad, Flujo de datos,
Proceso y Almacén de datos, permite crear una descripción “pictórica de la
información que eventualmente proporcionará una documentación sólida del
sistema”.30
Ventajas:
Frente a la descripción narrativa, el enfoque de flujo de datos tiene tres ventajas:
Libertad conceptual, independizándose de los aspectos físicos e la
implantación.
Permite comprender mejor la relación entre sistemas y subsistemas.
Mejora la interacción con los usuarios al exhibirles clara y concisamente la
visión que el analista tiene sobre sus tareas y necesidades de información.
Símbolos:
Los símbolos de la siguiente figura, fueron introducidos en un trabajo de Gane y
Sarson31
.
Entidad Proceso Flujo de datos Almacén de datos
Figura 7.1. Símbolos utilizados en un Diagrama de Flujo de Datos
También Yourdon32
ha propuesto una simbología que no varía sustancialmente
de la descripta precedentemente, tan solo utiliza un círculo para el proceso (en
vez del rectángulo de bordes curvos) y dos líneas paralelas para el
almacenamiento (en vez de estar cerradas por su lado izquierdo).
Convenciones:
El cuadrado representa una entidad externa (empresa, persona o máquina) que
da y recibe datos del sistema. Otros términos son fuente o destino de datos, se la
29
Kendall et al., op, cit. 30
Kendall y Kendall, op. cit. 31
Gane C. y Sarson T., “Structured Analyisis and Design Techniques”, Prentice Hall, New Jersey, 1979. 32
Yourdon et al, op. cit.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 20
reconoce por el nombre que se le ha asignado.
El rectángulo con bordes curvos indica un proceso de transformación de datos,
por ende, el flujo de información que sale, siempre tendrá un nombre diferente al
que hubiera tenido al entrar.
La flecha representa el movimiento de datos de un punto a otro.
El rectángulo abierto en su extremo derecho representa el almacenamiento de
los datos, sin especificar el tipo de soporte físico en el que se produce el
almacenamiento.
Convenciones suplementarias:
Dado que en la descripción de procesos complejos la repetición de cuatro
símbolos puede resultar algo confusa, con la intención de clarificar y simplificar,
se cuenta con una serie de convenciones suplementarias que se aprecian en la
siguiente figura:
Entidad Identificación de Líneas de flujo Almacén de datos duplicada Procesos entrecruzadas duplicados
Figura 7.2. Símbolos suplementarios utilizados en un Diagrama de Flujo de Datos
Pasos a seguir en un DFD:
Básicamente es recomendable seguir la siguiente secuencia:
1. Enfoque de lo general a lo particular, haciendo uso de los cuatro símbolos:
entidad externa, flujo de datos, proceso y almacén de datos. Finalizado esto,
se puede bosquejar el diagrama de contexto que, siendo el nivel “cero”, debe
contener lo básico de las entradas, los procesos y las salidas.
2. Cubrir detalles, aquí comienza la etapa de refinamientos sucesivos. Resulta
interesante reflexionar acerca de cuál es el nivel de “explosiones” de los
diagramas, pues poco puede llevar a futuros errores por omisión y mucho, a
confusión. Esta problemática está asociada con la de los niveles de
especificación cuando se da respuesta positiva a la pregunta “¿como?”; de
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 21
hecho, un ejemplo permitirá clarificar más que un conjunto de teoremas.
Suponga que debe cambiar la rueda de un automóvil y le alcanzan parte de la
solución en metalenguaje o seudo código como el que sigue:
Mientras (condición es verdadera)
hacer conjunto de acciones _ 1
fin_hacer
fin_mientras
Donde la condición es “la tuerca / tornillo permanece en su alojamiento” y el
conjunto de acciones _ 1 es “tomarlo, girarlo un cierto ángulo, soltarlo”
Piense como se sentiría según sea Ud. quien debe cambiar la rueda o quien
ha de programar un robot para que ejecute rutinariamente esta tarea en un
taller computarizado.
La experiencia sugiere, por las consecuencias expuestas, que la mejor sintonía
se obtiene cuando se conoce para quién se especifica.
3. Volver a dibujar los diagramas , definiendo los símbolos con suma precisión.
Diagrama de contexto:
Por su sencillez, debiera ser el primer diagrama que se realiza ya que, según
Kendall33
: “Un diagrama de contexto presenta un esbozo del sistema”.
7.4. Recomendaciones para el Diccionario de Datos:
Se utiliza para aportar claridad unívoca en la definición de los atributos de los
datos involucrados en el Sistema de Información, bien podríamos expresar que
su contenido son meta datos (datos acerca de los datos).
Pasos para la creación de un diccionario de datos:
Para un primer esbozo manual de un diccionario de datos es altamente ventajoso
seguir los siguientes pasos:
1. Incorporar los procesos.
2. Catalogar los flujos básicos y los almacenes de datos.
33
Kendall et al., op. cit.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 22
3. Describir la estructura de datos.
4. Desglosar la estructura de datos en datos elementales.
Atributos a registrar:
Siendo el diccionario de datos una completa y unívoca descripción de los datos
asociados, deberá contener los siguientes elementos:
Nombre y sinónimo.
Descripción textual informativa.
Rangos permitido.
Longitud.
Codificación adecuada.
Información adicional de relevancia.
Cabe citar que en las etapas de desarrollo o prototipación, al emplear aplicativos
informáticos, los mismos contienen elementos de guía y documentación para facilitar
esta tarea.
Más aún, han aparecido los denominados Sistemas Basados en Conocimiento o KBS
(Knowledge Based Systems), que poseen facilidades documentación incorporadas.
7.5. Estilos de Toma de Decisiones:
Según la forma de utilizar la información y la manera de tomar decisiones, los
tomadores de las mismas se clasifican en analíticos y heurísticos, siendo sus
principales características las que se sintetizan en la siguiente tabla:
HEURÍSTICO ANALÍTICO
Aprende mediante la acción.
Se vale de la prueba y el error.
Aprecia la experiencia.
Confía en el sentido común.
Busca soluciones satisfactorias.
Aprende mediante el estudio.
Usa procedimientos paso por paso.
Evalúa información cuantitativa y modelos.
Construye modelos matemáticos y algoritmos.
Busca la solución óptima.
Tabla 7.1. Estilos de toma de decisiones
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 23
Información y certeza
Independientemente de la concepción actitudinal desde la cual se tomen las
decisiones, la información debe cumplir los atributos de: disponibilidad,
razonabilidad, completitud y precisión, debiendo prestarse especial atención a la
saturación de la misma que a menudo se produce tratando de asegurar el mayor
detalle posible.
Si bien Kendall considera que: “La información y la experiencia incrementan la
certeza”, a nuestro juicio es una aseveración que puede conducir a error, razón
por la cual hemos preferido analizar ambos componentes por separado, dado que
no existe una relación estrictamente creciente entre información y certeza.
Expresado de otro modo, aumentar la información no es garantía de disminuir la
incertidumbre.
Por lo expuesto, nos permitimos reformular la primera aserción del siguiente
modo “La experiencia, además de la información, nos apoya para la toma de
decisiones” , más allá que diferentes estilos de decisores prefieran una por sobre
la otra, reconociendo que la habilidad de toma de decisiones se mide en la
madurez del tomador de decisiones, la cual se basa en la experiencia y el
análisis, la abstracción y la síntesis.
Mas allá de las preferencias, algunos decisores deben comportarse como
heurísticos porque a veces es muy difícil, cuando no imposible, la adquisición
oportuna de la información.
Producto de la aseveración anterior creemos que, para la generación de
indicadores, se podría iniciar con su formulación y desarrollo de modo heurístico
y a medida que se crece en el conocimiento de los mismos y en el
entendimiento de las interacciones que rigen entre sus variables componentes,
migrar a lo analítico.
Indicadores
Sobre este particular, conviene destacar que tal vez, la dificultad mayor para la
operatoria integral de los mismos radica en:
1. Su formulación:
Determinar el conjunto de variables relevantes al objeto de análisis.
Postular un modelo de integración conceptual de las mismas.
Adoptar una escala de medición adecuada.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 24
2. Búsqueda y elección de pares para su análisis comparativo.
3. Su empleo como elemento contribuyente a la política institucional de calidad.
7.5.1. Decisiones Semiestructuradas
Este tipo de decisiones, al presente no son completamente resolubles por
aplicación de algoritmos, necesitan de la intervención humana, de allí que los
DSS contribuyan grandemente a la toma de decisiones.
Antiguamente se consideraba que la habilidad de una persona para resolver
problemas era una condición innata, genética o tan simplemente de inspiración.
Estudios posteriores, dando por tierra con antiguas teorías y/o creencias,
demostraron que cuantos más problemas diferentes se resuelven, cuanto más
se analizan todos los factores intervinientes en una problemática, mejor
preparado se estará para el próximo desafío.
En síntesis, la aptitud para resolver problemas se basa en la capacidad de
abstracción y síntesis, conceptos plenamente interrelacionados, según
Kendall34
con que “La habilidad de toma de decisiones se mide en la madurez
del decisor, la cual se basa en la experiencia y el análisis”.
Figura 7.5. Dimensiones de las decisiones.
Las decisiones se pueden visualizar en la figura anterior mediante un cubo
cuyas dimensiones o ejes son:
34
Kendall et al., op. cit.
No estructurado Semiestructurado
Semiestructurado
Semiestructurado Semiestructurado
Semiestructurado Estructurado
Semiestructurado
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 25
EJE DENOMINACIÓN
TIPO DE DECISIÓN
ESTRUCTURADA SEMIESTRUCTURADA
X Grado de habilidad requerido en la
toma de decisiones.
No requiere destreza Requiere gran destreza.
Y Magnitud de la complejidad del
problema.
Muy sencillo. Muy complejo.
Z Número de criterios de decisión
por considerar.
Criterio simple. Criterio múltiple.
Cuando reflexionamos sobre el interrogante ¿Todos tomamos decisiones?,
resulta de vital importancia reconocer que nuestros esfuerzos deben estar
destinados en primera instancia, a que no queden librados al albur de una
decisión, todas aquellas acciones que puedan poseer solución programada.
Es posible y puede resultar de utilidad, elaborar un DSS que simule diferentes
situaciones con múltiples variables; p.e. Si varío la incidencia del contenido
práctico o la cantidad de horas de una materia, ¿como se afectarán las
correlativas?; y ¿estos resultados parciales, como influirán sobre el producto
final?
7.5.2. Decisiones de Criterio u Objetivo Múltiple
Los problemas a resolver tienen numerosos objetivos que, adicionalmente,
pueden estar en conflictos. Dependiendo del nivel donde se aprecie el
problema, aún persiguiendo un objetivo político o estratégico común, al
intentar cumplir los objetivos particulares contribuyentes, estos pueden arrojar
soluciones contrapuestas. Valga tan sólo recordar como en algunas empresas,
más allá que todos pretenden lo mejor para ella (y obviamente para ellos), las
maneras que entienden los distintos Dptos. Son distintas, Producción (mucho
de pocos modelos), Comercial (muchos modelos), Publicidad (hacer
campañas), Contable (no gastar) y así siguiendo.
Según Pavesi35
“En general, todo decididor ostenta varios objetivos
simultáneos, los que denominaremos objetivos múltiples”. En particular, para
el alumno, los que pretende la Escuela Naval Militar son lo académico, lo
35
Pavesi, Pedro, “Objetivos múltiples y en conflicto”, F.C.E. Ficha 171, Buenos Aires, 1997.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 26
militar y lo físico; más aún, dentro de ellos pueden reconocerse otros objetivos
de segundo orden, contribuyentes y que también pueden hallarse en conflicto;
p.e., dentro de lo académico, que aprenda materias básicas y a la vez, que
pueda entrenarse adecuadamente en el simulador de navegación.
Este enfoque permite establecer prioridades y realizar análisis de sensibilidad
por medio del planteo de interrogantes tales como “¿Qué sucedería si...?” o
“What if?” .
Para salvar estos escollos, existen diversos métodos que a continuación se
citan. Para los interesados en detalles, sugerimos consultar a autores como
Kendall, Laudon, Onitcanschi y Pavesi, oportunamente citados.
Métodos para evaluar problemas de criterios u objetivos múltiples:
Dentro de estos métodos se incluyen:
Ventaja desventaja.
Ponderación.
Eliminación consecutiva por lexicografía (es menos exigente que el
anterior porque se asigna importancia y no peso).
Eliminación consecutiva por restricciones conjuntivas.
Programación por objetivos (similar en estructura a la programación lineal,
pero al estar desde el inicio, limita el análisis de sensibilidad).
7.6. Análisis de Sistemas con Decisiones Estructuradas
Concluida la identificación y el conocimiento de los flujos de datos necesarios
para la conformación del diccionario de datos, resulta oportuno realizar el
análisis de las decisiones, para el cual existen métodos perfectamente definidos.
Métodos:
1. Lenguaje estructurado.
2. Matrices o Tablas de decisión.
3. Árboles de decisión.
4. Checkerboard.
5. Fixture.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 27
Son para el análisis de la lógica de decisiones, que pueden ser estructuradas y
semi estructuradas.
Resulta importante reconocer que las decisiones estructuradas se adaptan al
análisis sistémico permitiendo, según Kendall, “la obtención de conclusiones, un
alto grado de precisión y favorece las comunicaciones”.36
1. Lenguaje estructurado:
A partir de un teorema de Böhm y Jacopini37
, dentro de la programación imperativa,
quedó demostrado que todo problema puede ser resuelto utilizando, sea en forma
única o mediante alguna combinación de las mismas, solo tres estructuras de control:
Secuencia.
Decisión.
Repetición.
A los interesados en estas tres estructuras básicas, dado que se hallan suficientemente
descriptas en la literatura, sugerimos la lectura de Dijkstra38
, Wirth39
, Gioia y
Braunstein40
, Galve , González, Sánchez y Velázquez41
y Brookshear42
entre otros.
2. Matrices o Tablas de decisión.
Las mismas, “son cuadros que indican los resultados esperados de adoptar las
alternativas consideradas ante los diferentes estados naturales que pueden
producirse”.43
Como se aprecia en la figura, contienen condiciones, acciones y reglas.
CONDICIONES y ACCIONES REGLAS
Condiciones Alternativas de la condición
Acciones Registro de las acciones
Figura 7.6. Acciones, condiciones y reglas en la decisión.
36
Kendall et al., op. cit. 37
Böhm et al., “Flow Diagrams, Turing Machines and …”, Communications of the ACM, mayo de 1966. 38
Dijkstra, E., “A discipline of Programming”, Prentice Hall, Englewood Clifs, 1976. 39
Witrh, N., “Algorithms + Data Structures = Programs”, Prentice Hall, Englewood Clifs, 1976. 40
Gioia A. Et al., “Intr. a la programación y a las estructuras de datos”, Eudeba, Buenos Aires, 1987 41
Galve, J. et al. “Algorítmica, diseño y análisis...”, Addison-Wesley Iberoamericana, Wilmington, 1993 42
Brookshear, G., “Intr. a las Ciencias de la Computación”, Addison-Wesley., Wilmington, 1995. 43
Onitcanschi, G. et al., “Notas sobre elementos de la decisión”, Ficha 151, FCE, Buenos Aires, 1984.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 28
Para su construcción, se deben seguir los siguientes pasos:
Determinar el número de condiciones que pudieran afectar la decisión.
Determinar el número de acciones posibles que puedan realizarse.
Determinar el número de opciones para cada condición.
Calcular el número máximo de columnas de la tabla.
Llenar las alternativas de la condición.
Concluir la tabla colocando “X” donde las reglas sugieran cierta acción.
Combinar las reglas donde se aparente que una alternativa no implique diferencias
en la salida.
Verificar la tabla para situaciones imposibles, contradicciones o redundancias.
Volver a arreglar las condiciones y las acciones y aún las reglas, de ser necesario,
si ello contribuye a una mayor comprensión.
Los problemas más importantes que se detectan al tratar de certificar su precisión e
integridad son:
Tablas incompletas.
Situaciones imposibles.
Contradicciones.
Redundancias.
3. Árboles de decisión:
Conviene su uso cuando el proceso decisorio conlleva ramificaciones complejas.
Según Magee44
“Puede aclarar, como no consigue ningún otro procedimiento de
análisis, las alternativas, los riesgos, los objetivos, las ganancias y las necesidades de
información que están presentes en un problema...”
Al igual que con las tablas de decisión, los pasos para desarrollar un árbol son:
Identificar las condiciones, Identificar las opciones de la condición, Identificar las
acciones, Identificar las reglas de acción.
Previo a su construcción de izquierda a derecha, deben identificarse todas las
condiciones y acciones, así como su precedencia y momento de ejecución si
correspondiere.
44
Magee, J., “Árboles de decisión: técnicas de aplicación”,ed. Nueva Técnica, Buenos Aires, 1998
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 29
Chekerboard:
También es una matriz con alternativas (en las filas) y criterios (en las columnas).
En cada celda se indica si la alternativa cumple o no el criterio, pudiendo agregarse
escalas de valores numéricos o porcentuales.
4. Fixture:
Es otra variante de las matrices descriptas anteriormente donde, las alternativas
figuran en filas y columnas para obtener una visión de cada una de ellas con respecto
a las demás, asignando puntaje a la que resulte más beneficiosa.
Cerrando este repaso por las técnicas para el análisis de decisiones estructuradas, es
oportuno citar que, si bien no son excluyentes, se recomienda hacer uso de solo una de
ellas, según los criterios enunciados por Kendall45
del siguiente modo:
1. Utilice el lenguaje estructurado cuando:
a) Haya muchas acciones repetitivas.
o
b) La comunicación con los usuarios finales sea relevante.
2. Utilice una tabla de decisión cuando:
a) Se cuenten con combinaciones complejas de condiciones, acciones y reglas.
o
b) Requiera un método que efectivamente evite situaciones imposibles, redundancias
y contradicciones.
3. Utilice un árbol de decisiones cuando:
a) La secuencia de las condiciones y las acciones sea decisiva.
o
b) Cuando no sea relevante cada condición sobre cada acción (las ramas son
diferentes).
7.7. Análisis de Sistemas de Apoyo para Decisiones Semiestructuradas:
Por la naturaleza de las decisiones, resulta de sumo interés conocer si en los
tomadores de decisiones predomina una conducta analítica o heurística, la
manera en que se toman las decisiones durante las fases de resolución del
problema y los métodos de criterio múltiple que permiten resolver problemas
semiestructurados.
45
Kendall et al., op. cit.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 30
Para que sirven:
Teniendo en claro que no reemplazan el juicio del usuario ni decide por él,
básicamente:
Organizan la información requerida apoyando el proceso para la toma de
decisiones, dan seguimiento a las variables y presentan problemas o
proyectos, las alternativas y las elecciones realizadas para aportar mayor y
más fácil comprensión.
Permiten la resolución de “cuellos de botella” comunes durante las fases en la
solución de problemas, oportunamente citadas en este trabajo en el acápite
homónimo, conformados por las siguientes incapacidades:
En el análisis: Incapacidad para identificar, definir y categorizar el
problema.
En el diseño: Incapacidad para generar, cuantificar o describir, asignar
criterios, valorizar, ponderar y categorizar alternativas.
En la selección: Incapacidad para identificar el método de selección, para
organizar y presentar la información y para seleccionar las alternativas.
Amplían la visión y el panorama del tomador de decisiones para mejorar su
comprensión, de allí que provoque cambios en su estilo de acción. Según
Kendall: “Un tomador de decisiones cambia cuando se lo relaciona con un
DDS, que en cierta manera es novedoso e implica un reto”.
Crean una estructura para la toma de decisiones y usan modelos a tal fin,
siendo usados en problemas semiestructurados complejos cuya completa
computarización resulta muy engorrosa, cuando no, inviable.
Poseen la ventaja de poder incluir sugerencias de técnicas analíticas “en que
modelo apoyarse” o heurísticas “mejor forma de presentar la información
luego de tomada una decisión”.
Asimismo debe tenerse en cuenta que la búsqueda de una solución no es el
objetivo del DDS, sino que este es un sistema que apoya el proceso de decisión
que conducirá a la solución de problemas que, por su complejidad, tornan difícil
su completo tratamiento informatizado; sumado al hecho que, en general, los
humanos somos reacios a delegar el juicio.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 31
Donde se aplican:
En decisiones, tanto que se apliquen una sola vez, rara vez o frecuentemente.
También en los casos donde sea necesario manejar criterios múltiples.
Son importantes porque satisfacen requerimientos de personas con distintas
actitudes o habilidades frente a la toma de decisiones, brindando tanto modelos
fáciles de comprender para los pensadores analíticos como analogías para los
heurísticos.
Deben concebirse, según Kendall46
“como un proceso más que un producto”,
sea tanto para uso específico como para ser aplicado como motor generador de
otros tipos de sistemas, denominados DSSG Decisions Supports Systems
Generator.
8. PREPARACION DE LA PROPUESTA DEL SISTEMA
Que es:
Kendall47
propone que “La propuesta del sistema es un resumen de todo lo que el
analista de sistemas ha aprendido acerca de la empresa y de lo que esta requiere
para mejorar su desempeño.”
Las necesidades de información y los procesos que conducen a la obtención segura
en tiempo y forma de los datos necesarios, la estimación de tiempos para pasar del
estado transitorio al estable del sistema, los volúmenes de datos a migrar de soporte
y tantos otros elementos son los que deberán figurar en la propuesta.
Si el tema costos interesa o se está al inicio, donde la implantación del Sistema de
Información depende de la adquisición de equipos informáticos o el alquiler de
equipos y/o servicios, en la preparación de la propuesta del sistema deberán tenerse
en cuenta los beneficios:
1. Tangibles: ventajas económicas cuantificables.
2. Intangibles: difíciles de cuantificar pero no de percibir, que incluyen, entre otras:
La mejora del proceso de toma de decisiones.
El llegar a ser más competitivo en los servicios al cliente.
El mejoramiento de la imagen del negocio.
El incremento de la satisfacción de los empleados al eliminar tareas de
naturaleza odiosa.
46
Kendall et al., op. cit. 47
Kendall et al., op. cit.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 32
Desde otra perspectiva que no contemple exclusivamente la valoración económica,
creo que podemos medir estas ventajas a través de encuestas de satisfacción de
clientes y empleados, análisis de informes de posicionamiento de empresas y tantos
otros instrumentos que, mediante el empleo de escalas especialmente diseñadas,
permitan ponderar adecuadamente estas ventajas.
9. DISEÑO Y DESARROLLO DE SISTEMAS
Dado que cada problema presenta particularidades, hecho que determina la
inexistencia de un único criterio para resolver como no sea el de hacer las cosas
bien, resulta útil pasar somera revista a los mecanismos de diseño (enfoque
ascendente o descendente) y desarrollo (modular), poniendo énfasis en sus ventajas
y desventajas.
9.1. Diseño Ascendente o bottom-up:
Ventajas: Rápida aplicación en los niveles inferiores o para satisfacer la
resolución de un problema de inmediato.
Desventajas: Difícil integración de subsistemas, duplicación de esfuerzos,
redundancia en la carga de datos, desconocimiento de los objetivos globales
de la organización, que lleva a no tenerlos en cuenta al tiempo del diseño.
9.2. Diseño Descendente o top-down:
Ventajas:
Obliga a los analista a comenzar por conocer los objetivos globales de la
organización, evita el caos de diseñar un sistema en un solo paso, se puede
trabajar simultáneamente con diferentes grupos de programadores, previene
el que se entre en detalles perdiendo los objetivos centrales.
Inconvenientes: Riesgos de particionar el sistema en subsistemas
incorrectos, descuido de las interfases, olvido del concepto de reuso de
aplicaciones.
9.3. Desarrollo modular:
Adoptada la decisión de diseño descendente, se debe proceder con un desarrollo
modular pues posee tres ventajas:
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 33
1. Los módulos son más fáciles de:
Codificar.
Revisar.
Probar.
Documentar.
2. El mantenimiento es más sencillo.
3. Es más fácil comprender tramos auto contenidos que retener la atención
sobre todo el sistema simultáneamente.
No obstante estas ventajas, resulta de utilidad presentar algunos lineamientos
para su desarrollo:
El tamaño de los módulos debe ser manejable, de ser posible debieran dar
respuesta sólo a una función.
Debe prestarse especial atención a las interfases en lo que a datos y
parámetros transferidos y/o recibidos se refiere.
Mantener las relaciones jerárquicas establecidas inicialmente, a menos que
nuevos elementos de juicio o la detección de aspectos inadvertidos
inicialmente aconsejen su alteración.
9.4. Diagrama Estructural:
Es un instrumento recomendado para el diseño modular descendente porque:
Estimula el diseño descendente.
Apoya el diseño de módulos.
Identifica y limita los datos y los elementos de control que se pasan entre
módulos.
Pero no pueden por sí solos constituirse en una técnica de diseño o
documentación porque, a diferencia de un DFD, no precisa el orden en que se
deberán ejecutar los módulos y además no brindan suficiente nivel de detalle
como un seudo código o los diagramas de Warnier-Orr o Nassi-Schneiderman.
Finalmente, en la elección de una técnica de diseño y documentación, los
analistas debieran tener en cuenta que la misma reúna los siguiente atributos:
1. Sea compatible con la documentación existente.
2. Sea comprensible dentro de la organización.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 34
3. Permita regresar a trabajar en el sistema aún cuando haya estado ausente del
mismo por un prolongado lapso.
4. Sea adecuada para el sistema que se pretende resolver.
5. Permita un enfoque de diseño estructurado si se considerase que esto es
relevante.
6. Permita hacer fácil las modificaciones a que hubiere lugar.
A efectos de completar esta visión, debemos citar que existen otra técnicas de
diseño tales como:
Diagramas Jackson.
Diagramas Warnier-Orr.
Diagramas Nassi-Schneiderman.
Diagramas Transición de estado.
Diagramas SADT.(Structured Analysis and Design Techniques)
Diagramas de acción.
Normalizaciones.
HIPO (Hierarchy Input Process Output)
10. ELEMENTOS ESENCIALES DE DISEÑO
Los relevamientos efectuados han permitido resolver el interrogante acerca de
para quien / quienes se diseñará el Sistema de Información con sus diferentes
alcances y modalidades.
La siguiente figura permite apreciar que, a mayor nivel en la escala jerárquica de
una organización, mayor será el nivel de integración de la información.
Figura 10.1. Relación entre niveles jerárquicos e integración de la información.
DDS Estrategia Alta conducción.
MIS Administración Mandos / niveles medios
DPS Operación Administrativos / personal de apoyo
Pirámide Jerárquica Nivel de integración de información
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 35
Pasaremos revista a algunos de los elementos más importantes a tener en cuenta
al tiempo de diseñar el sistema.
Ellos son:
Diseño Efectivo de Salidas.
Diseño Efectivo de Entradas.
Lineamientos de Pantallas.
Aseguramiento de la Calidad de los Datos.
Bases de Datos.
Enfoque del Aseguramiento de la Calidad Total.
Diseño y Desarrollo de Sistemas (*).
(*) Se incluyen referencias sobre el desarrollo al tiempo del diseño pues
existe una dupla “Diseño descendente y desarrollo modular”, la cual,
por las razones expresadas en el acápite anterior, hemos considerado
que deben presentarse conjuntamente.
10.1. Diseño Efectivo de Salidas
Recordando los atributos comunes que deben reunir algoritmos, programas y
sistemas tales como ser: útiles, confiables, eficientes, mantenibles y demás, y
dado que “las salidas” son aquello que han de recibir los usuarios, resulta
importante destacar sus seis objetivos:
1. Diseñar salidas para satisfacer los objetivos planteados.
Su presentación debe venir dada como producto de una necesidad real y no
como un producto adicional derivado de las facilidades que brindan las
actuales tecnologías.
2. Diseñar salidas que se adapten al usuario.
Si bien es más fácil diseñar salidas de uso generalizado, resulta más
productivo ajustar las mismas de acuerdo con lo oportunamente relevado a
través de encuestas, de allí la elección que hemos realizado para este
cometido.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 36
3. Proveer la cantidad adecuada de información.
Desde la simple confusión entre nómina y cantidad (en muchas
organizaciones, hemos apreciado que un gran número de usuarios solicitan
largos listados con identificación de casos detectados para luego efectuar un
conteo a mano!) hasta el proveer lo solicitado y observar caras de extrañeza
ante la profusión de información, existe la necesidad de acordar en ocasión
de realizar los relevamientos, cuales serán los “cuantos” o “cuotas” de
información que serán realmente de utilidad al tiempo del uso del sistema, ya
que poco generará insatisfacción y mucho, abrumará, no será de aplicación al
par de insumir tiempo y esfuerzo adicional de analistas y programadores.
4. Asegurar que las salidas estén disponibles donde se necesitan.
Habitualmente se generan en un lugar y se distribuyen, por procedimientos o
costumbres entre un conjunto de usuarios no siempre debidamente validado y
actualizado, agravado por el hecho que a veces no llegan a los tomadores de
decisiones. En nuestro caso, la Red Informática contribuirá a que cada usuario
disponga de sus “cuantos” o “cuotas” de información, ventaja que se ha de
potenciar mediante la capacitación a los mismos en las facilidades de los
genéricamente denominados SQL (System Query Language).
5. Proporcionarlas oportunamente.
Una de las quejas más usuales de los usuarios es que no reciben a tiempo la
información demandada. Tiempo y forma son dos parámetros indisociables al
momento de delinear las salidas del sistema.
Con respecto al tiempo de satisfacción de las mismas, se deberán tener
presente todos los actores involucrados y sus tiempos pues, recordando el
consabido refrán que ninguna cadena es más fuerte que su eslabón más débil,
de nada sirve p.e. que los tiempos de procesamiento sean los adecuados si los
que proveen los datos primarios lo hacen a destiempo; este es un problema
que es más fácil que aparezca durante la operatoria del sistema que durante su
relevamiento. Para una adecuada valoración de los mismos, resultarán de
suma utilidad los aportes de la Investigación Operativa en este sentido.
Con respecto a las formas, la dificultad puede residir en una inadecuada
especificación del requerimiento, en una migración conceptual no declarada o
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 37
en la aparición repentina de imposiciones o imprevistos con cotas temporales
muy cercanas.
6. Elegir el método correcto.
Si bien el producto informativo es el mismo, su presentación puede originar
diferentes impactos globales sobre el usuario, por razones de costos,
flexibilidad, vida media, distribución, almacenamiento y posibilidades de
acceso y transporte.
Con el fin de elegir adecuadamente la tecnología de salida, resulta oportuno citar
algunas de las consideraciones descriptas como más frecuentes:
1. Quien usará las salidas? (requisito de calidad)
2. Cuantos usuarios necesitan la salida?
3. Donde se necesita la salida? (distribución / logística)
4. Cual es el propósito?
5. Con que velocidad se requiere?
6. Con que frecuencia?
7. Durante cuanto tiempo debe ser almacenada?
8. Bajo que relaciones especiales se produce la salida, almacenamiento y
distribución?
9. Cuales son los costos iniciales y posteriores de mantenimiento y de
suministros?
10.2. Diseño Efectivo de Entradas
Uno de los mecanismos más difundidos para la captura de datos es el empleo de
formas.
Kendall48
define: “Las formas o planillas son aquellos instrumentos que a través
de documentos duplicados o preimpresos son llenados por personas en respuesta
a un procedimiento estandarizado”.
Siendo elementos tan importantes, en su diseño deben tenerse presente cuatro
lineamientos:
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 38
1. Deben ser fáciles de llenar.
2. Deben cumplir con el propósito para el cual fueron diseñadas.
3. Deben asegurar un llenado preciso sin lugar a ambigüedades.
4. Su diseño debe ser atractivo.
Desde el punto de vista de la estructuración del contenido, son siete las
secciones que le otorgan solidez a una forma:
48
Kendall et al., op. cit.
1. Encabezado.
2. Identificación y acceso.
3. Instrucciones.
4. Cuerpo de la forma.
5. Firma y verificación.
6. Totales.
7. Comentarios.
Una de las tareas contribuyentes a todo trabajo, es revisar las formas de que se
dispone actualmente, a fin de verificar su performance con respecto a si
cumplen con los lineamientos y las secciones descriptas, hecho que en algunos
casos implicará la sugerencia de rediseños.
10.3. Lineamientos de Pantallas
Si bien no es objeto de este aporte, a fin de completar el marco teórico, resulta
oportuno definir algunos lineamientos para el diseño de las pantallas :
1. Sencillez.
2. Presentación consistente.
3. Facilidad de “navegación” o movimiento entre las mismas.
4. Diseño atractivo.
Asimismo, deberá maximizarse el uso de opciones predeterminadas para los
datos bajo la estructura de los denominados “combos”, con una codificación
semántica efectiva a efectos de minimizar errores de carga, como así también la
utilización de menús desplegables y mensajes en lenguaje natural a fin de que la
interfaz con el usuario resulte segura, eficiente y agradable.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 39
Simultáneamente, deberá lograrse el objetivo de una clara estrategia de
mecanismos de programación destinados a lograr una efectiva retroalimentación
para el usuario a fin de que este pueda conocer claramente que:
Ha ingresado correctamente un dato.
Existen datos inexcusables sin cuya carga no se puede continuar.
Otros datos son deseables pero no excluyentes.
El proceso demanda un tiempo importante.
La transacción en curso ha sido cancelada.
Resulta obvio destacar la importancia de mecanismos de ayuda en línea,
sensibles al contexto, para evitar la cancelación innecesaria de la operación en
curso o para brindar información acerca de los atributos requeridos a un dato.
10.4. Aseguramiento de la Calidad de los Datos
Si se toma en consideración el modelo simplificado de resolución de problemas
en términos de Entrada, Proceso y Salida, se aprecia claramente la importancia
de asegurar los mecanismos de entrada para garantizar que sean eliminados los
problemas más habituales que pueden presentarse en esta etapa. En la misma se
conjugan dos aspectos, el de las transacciones y el de los datos. En el primer
caso, los inconvenientes principales suelen ser tres:
1. Capturar datos equivocados.
2. Permitir el acceso a los datos a personas no autorizadas.
3. Pedir al sistema que realice una función incorrecta.
Con relación a los datos, resulta oportuno que las aplicaciones incluyan
procedimientos que exploren y garanticen:
Evaluación de los atributos de los mismos en cuanto a tipo de datos,
longitud, precisión y toda otra característica proveniente de la información
descriptiva disponible, comúnmente denominados metadatos o “datos
acerca de los datos”.
Completitud de los mismos.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 40
Análisis de consistencia y congruencia.
Nuestra experiencia demuestra que ante resultados adversos, es bastante común
que se hagan cuestionamientos a la información recibida. Dado que esta es el
resultado de aplicar diferentes “funciones de transformación” a los datos, resulta
imprescindible garantizar que las funciones son las adecuadas (objetivo más
sencillo de lograr) y que los datos son correctos en tiempo, forma y contenido.
Lo anteriormente expresado, permite exhibir sólidos argumentos acerca de la
calidad de los datos ante los embates mencionados.
10.5. Bases de Datos:
Siendo el sustrato donde descansará la exactitud de las producciones de
información, resulta importante destacar que, desde la concepción del modelo de
datos hasta su concreción en bases de datos relacionales, deben tenerse presentes
los siguientes objetivos de eficacia:
1. Asegurar que los datos puedan ser compartidos por los usuarios para una
variedad de aplicaciones.
2. Que el mantenimiento de los datos sea preciso y consistente.
3. Asegurar que todos los datos requeridos para las aplicaciones presentes y
futuras se encuentren siempre disponibles.
4. Permitir que la base de datos evolucione y se adapte a las necesidades
crecientes de los usuarios.
5. Permitir que los usuarios desarrollen su propia visión de los datos, sin
preocuparse por la manera en que los datos se encuentren almacenados
físicamente.
Una relación entre realidad, datos y metadatos se aprecia en la siguiente figura:
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 41
Figura 10.2. Relación entre realidad, datos y metadatos.
10.5.1. Normalización del modelo de datos:
En lo que a datos se refiere, todo el diseño debe estar normalizado,
respetándose los tres pasos de la normalización (tanto como resulte
operativamente posible), a fin de obtener estructuras de datos de menor
tamaño.
A modo de recordatorio, citemos que existen tres formas normales resultantes
de cada uno de los siguientes pasos:
1. Eliminar los grupos repetidos y establecer la clave primaria.
2. Asegurar que todos los atributos que no sean clave, sean completamente
dependientes de la misma.
3. Eliminar cualquier dependencia transitoria de atributos no claves de otros
que tampoco lo son.
10.5.2. Tipos de consulta:
Se denomina “consulta” a las preguntas a las que se pretende dar respuesta
con sustento en el contenido de la base de datos.
La literatura reconoce seis tipos básicos de consultas, cada una de ellas
involucra tres elementos: entidad, atributos y valor según se aprecia en la
siguiente tabla resumen:
TIPO DE
CONSULTA ENTRADA SALIDA NOTACIÓN (*)
Entidades Atributos
Registro de
Ocurrencias
Datos de
Ocurrencias
Definición de
registros Definición de
los datos
REALIDAD
DATOS
METADATOS
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 42
TIPO DE
CONSULTA ENTRADA SALIDA NOTACIÓN (*)
Tipo 1 Entidad, Atributo Valor V = f (E,A)
Tipo 2 Valor, Atributo Entidad E = f (V,A)
Tipo 3 Valor, Entidad Atributo A = f (V,E)
Tipo 4 (similar a 1) Entidad, Atributos (todos) Valores (todos) TodoV = f (E,todosA)
Tipo 5 (similar a 2) Valor, Atributos (todos) Entidades (todas) TodaE = f (V,todosA)
Tipo 6 (similar a 3) Valor, Entidades (todas) Atributos (todos) TodoA = f (V,todasE)
(*) Por razones de prolijidad, hemos reemplazado con “ = f ” el símbolo “ ”
Tabla 10.1. Tipos de consulta según relaciones entre entidad, atributos y valor.
Consultas más complejas pueden construirse utilizando como elementos las descriptas
anteriormente.
10.6. Enfoque del Aseguramiento de la Calidad Total
El uso del aseguramiento de la calidad debe ser un objetivo a lograr pues, a lo
largo del proceso del desarrollo de un sistema, reduce riesgos y ayuda para que
el producto resultante sea el que deseamos y necesitamos, en definitiva, que
demuestre su valía al incidir en el desempeño de la organización.
A menudo se usan términos tales como: control de calidad, aseguramiento de la
calidad y calidad total, para marcar sus diferencias, Tomassino49
, en su obra
oportunamente citada, presenta la siguiente tabla comparativa:
Control de calidad Aseguramiento de la calidad Calidad total
No existe una política
de calidad
Existe una política que se aplica
a las funciones relacionadas con
el producto o servicio.
Se aplica a toda la empresa y a las
organizaciones relacionadas con
ella.
Se realiza sobre el
producto o servicio
terminado.
Su objetivo es la prevención para
evitar defectos.
Su objetivo es la mejora continua.
Considera al costo de
detectar errores
cometidos.
Alto costo.
Favorece el ahorro ya que evita
la realización de errores.
Considera los costos de todas las
funciones, pero la fundamental es la
satisfacción del cliente.
Considera al recurso
humano como pasible
Considera los recursos humanos
en relación con su formación y
Considera los recursos humanos
como factor fundamental del éxito
49
Tomassino et al., op. cit.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 43
Control de calidad Aseguramiento de la calidad Calidad total
de sanciones por los
errores cometidos.
capacitación. del método. No es tan importante la
capacitación como la motivación.
Tabla 10.2. Comparación entre control, aseguramiento y calidad total.
Debe existir un esfuerzo sincronizado entre la calidad y los Centros de
Desarrollo de Sistemas a fin de evitar al final del proyecto, invertir un gran
esfuerzo para resolver problemas.
Por lo tanto, resulta importante el establecer con los usuarios los estándares de
calidad de los Sistemas de Información y una vez implantados, actualizarlos
periódicamente para nuevos sistemas o modificaciones relevantes a los
existentes.
11. MEDIDA DEL ÉXITO DEL SISTEMA
Laudon50
, al preguntarse “¿Cómo se puede saber si un sistema tiene o no éxito?”
asevera que “Ésta no es siempre una pregunta fácil de responder. No todos
pueden estar de acuerdo con el valor de la eficacia de un sistema de información
en particular. Las personas con diferentes estilos de toma de decisiones o modos
de enfocar un problema pueden tener opiniones totalmente diferentes acerca del
mismo sistema. Un sistema calificado muy alto por un usuario analítico orientado
cuantitativamente puede ser totalmente rechazado por un pensador intuitivo que
está más preocupado por los sentimientos y las impresiones generales.”
Concurre a esta visión Henry Lucas51
cuando concluye que “La percepción y uso
de los sistemas de información puede quedar fuertemente condicionado por
variables personales y situacionales.”
Si bien los beneficios de un sistema de información pueden no ser totalmente
cuantificables, dificultad a la que se suma que los beneficios tangibles, en su
totalidad, a veces, son difícilmente demostrables para las aplicaciones de sistemas
más avanzados de soporte a decisiones, una recopilación a través de diversos
autores permite concluir que se consideran como las más importantes medidas del
éxito de un sistema las siguientes:
50
Laudon, op. cit.
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 44
Nivel elevado del uso del sistema.
Satisfacción de los usuarios con el sistema.
Actitudes favorables.
Objetivos alcanzados.
Recuperación financiera.
En todo caso, la mínima aspiración debiera ser cubrir plenamente los primeros
cuatro puntos.
51
Lucas H., “Toward Creative System Design”, Columbia Univ. Press, New York, 1974
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 45
INDICE:
360° SOBRE SISTEMAS ............................................................................................................................ 1
1. SISTEMA ORGANIZACIÓN ................................................................................................................. 2
1.1. Cultura de la Organización .............................................................................................................. 2
1.2. Sistemas de Información .................................................................................................................. 2
1.2.1. Definiciones de Sistemas de Información .................................................................................. 2
1.2.2. Tipos de Sistemas de Información ............................................................................................. 3
1.2.3. Interrelación entre los tipos de Sistemas de Información DPS, MIS y DSS .............................. 5
1.2.4. Interrelación entre Soporte Físico y Lógico ............................................................................... 6
2. FASES EN LA SOLUCION DE PROBLEMAS ..................................................................................... 7
2.1. Dimensiones de un problema: .......................................................................................................... 8
3. CICLO DE DESARROLLO DEL SISTEMA (CDS/SDLC) .................................................................. 9
4. METODOLOGÍAS INTEGRALES DE ANÁLISIS, DISEÑO Y DESARROLLO DE SISTEMAS
DE INFORMACIÓN ................................................................................................................................. 10
5. ACTIVIDADES EN UN PROYECTO.................................................................................................. 11
6. EL PROCESO DE RELEVAMIENTO ................................................................................................. 12
6.1. Recomendaciones para las entrevistas: .......................................................................................... 13
6.2. Tipos de preguntas: ........................................................................................................................ 14
6.3. Recomendaciones para los cuestionarios: ...................................................................................... 15
6.4. Recomendaciones para las dimensiones de la información: .......................................................... 16
6.5. Recomendaciones para las escalas: ................................................................................................ 17
7. EL PROCESO DE ANALISIS DEL SISTEMA ................................................................................... 17
7.1. Análisis de Sistemas Orientado a Datos ......................................................................................... 18
7.2. Recomendaciones para los diagramas Entidad – Relación (y atributos): ....................................... 18
7.3. Recomendaciones para analizar el flujo de datos: ......................................................................... 18
Ventajas: ............................................................................................................................................ 19
Símbolos: ........................................................................................................................................... 19
Convenciones: .................................................................................................................................... 19
Convenciones suplementarias: ........................................................................................................... 20
Pasos a seguir en un DFD: ................................................................................................................. 20
Diagrama de contexto: ....................................................................................................................... 21
7.4. Recomendaciones para el Diccionario de Datos: ........................................................................... 21
Pasos para la creación de un diccionario de datos: ............................................................................ 21
Atributos a registrar: .......................................................................................................................... 22
7.5. Estilos de Toma de Decisiones: ..................................................................................................... 22
Información y certeza ............................................................................................................................ 23
Indicadores ............................................................................................................................................. 23
7.5.1. Decisiones Semiestructuradas ...................................................................................................... 24
7.5.2. Decisiones de Criterio u Objetivo Múltiple ................................................................................. 25
360° sobre sistemas
Habilitación Profesional Mag. Carlos Alberto López 46
Métodos para evaluar problemas de criterios u objetivos múltiples: ..................................................... 26
7.6. Análisis de Sistemas con Decisiones Estructuradas ...................................................................... 26
Métodos: ................................................................................................................................................ 26
7.7. Análisis de Sistemas de Apoyo para Decisiones Semiestructuradas: ............................................ 29
8. PREPARACION DE LA PROPUESTA DEL SISTEMA ..................................................................... 31
9. DISEÑO Y DESARROLLO DE SISTEMAS ....................................................................................... 32
9.1. Diseño Ascendente o bottom-up: ................................................................................................... 32
9.2. Diseño Descendente o top-down: .................................................................................................. 32
9.3. Desarrollo modular: ....................................................................................................................... 32
9.4. Diagrama Estructural: .................................................................................................................... 33
10. ELEMENTOS ESENCIALES DE DISEÑO ...................................................................................... 34
10.1. Diseño Efectivo de Salidas ........................................................................................................... 35
10.2. Diseño Efectivo de Entradas ......................................................................................................... 37
10.3. Lineamientos de Pantallas ............................................................................................................. 38
10.4. Aseguramiento de la Calidad de los Datos ................................................................................... 39
10.5. Bases de Datos: ............................................................................................................................. 40
10.5.1. Normalización del modelo de datos: ......................................................................................... 41
10.5.2. Tipos de consulta: ..................................................................................................................... 41
10.6. Enfoque del Aseguramiento de la Calidad Total .......................................................................... 42
11. MEDIDA DEL ÉXITO DEL SISTEMA ............................................................................................. 43
INDICE: ..................................................................................................................................................... 45