Pautas principales en los procesos de licitación (i)
El conocimiento de los procesos de licitación es sin duda una de las partes medulares del
ejercicio profesional en cuanto al ramo de la construccion se refiere. Es por ello que los
profesionistas de nueva generación debemos conocer la manera adecuada de proceder ante
tales circunstancias.
Y es cuando surge la pregunta ¿Cómo enfrentar un proceso de licitación cuando eres un
profesionista novato?....
En este artículo quiero hablar de los puntos principales que se deben tomar en consideración
para participar en los concursos de obra. Como ya sabemos los procesos de licitación pueden
ser de 3 tipos; Licitación Abierta, Licitación por Invitación restringida y Licitación por
Adjudicación directa. Sin embargo mi mayor interés por ahora es aportar una visión general
de estos proceso y proporcionar algunos consejos para cuando en la vida profesional nos
enfrentamos a circunstancias que en la mayoria de la preparación académica a nadie se nos
explica.
PAUTAS PARA LA LECTURA DE LAS BASES DE LICITACIÓN...
Para llevar a cabo una buena participación en los concursos de obra es vital la adecuada
interpretación de las bases para licitación que sean pertinentes.Es por tal motivo que se
necesita:
1. Otorgar un espacio de tiempo especifico para hacer una lectura consiente y meditada
en conjunto al equipo de trabajo.
2. Marcar los puntos clave referente a las propuestas técnicas y económicas que se
presentan en las bases, tales como; NUMERO DE LICITACIÓN, NOMBRE DE LA
OBRA, UBICACIÓN, LUGAR Y FECHA PARA VISITA DE OBRA, LUGAR Y FECHA
PARA LA JUNTA DE ACLARACIONES, y los últimos pero no menos importantes
LUGAR Y FECHA DE PRESENTACIÓN Y APERTURA DE LAS PROPUESTAS.
3. Identificar los puntos que generen duda, para poder plantearlos formalmente a la
dependencia contratante mediante los oficios correspondientes.
4. Reunirse con un asesor legal que nos ayude en la interpretación de conceptos y
modelos de contrato.
DE LA RECOPILACIÓN DE DOCUMENTOS...
Una vez que se han tomado en consideración los puntos principales de las bases se debe
proceder a reunir los documentos oficiales que se mencionen en ella, principalmente son.
Acta de conformación de la empresa:
Es donde se acredita la personalidad fiscal de la empresa, es expedida por una notaria
publica y debe contener los datos como razon social, fecha de conformación de la empresa,
representante legal, giro de las actividades, etc.
Documentación que acredite la capacidad tecnica:
En este punto lo mas recomendable es elaborar un currículum aplicable solo a la licitación que
se trabaja, este deberá ser fácil de leer, no ostentoso, se deben solo adjuntar las obras que
se relacionen con la que se esta licitando y ademas de que ser muy extenso, lo adecuado
siempre sera incluir datos con máximo 5 años de antigüedad. Siempre se debe anexar el o
los currículums de los representantes técnicos de la empresa, de manera sobria y accesible
en cuanto a contenido se refiere.
Contratos de obra similar y declaraciones fiscales:
En lo que respecta a esto, el equipo contable de la empresa deberá proporcionar lo
respectivos documentos, vigilado siempre que estén en orden y que los contratos vayan
acompañados por cada Acta Entrega de Obra, debidamente requisitada y expedida por la
dependencia o ayuntamiento contratante.
DEL LLENADO DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES...
Los documentos oficiales o Anexos siempre acompañan a una licitación y son particulares en
cada una de ellas, dependiendo de si se expiden por un municipio, institución gubernamental
o particular, pese a esto siempre existe un orden tipo de cada uno de ellos:
Relación de maquinaria de la empresa y materiales que se usarán para la obra.
Actas y oficios de conformidad (conocimiento de bases, del lugar de los trabajos, de
aceptación, etc)
Garantía de serenidad de la propuesta (con cheque cruzado del postor o fianza a favor
de la contratante)
Fianzas anticipo y compromiso
Relación de planos
Catálogo de conceptos
Bases de licitación selladas y firmadas.
Modelos de contrato (aplicable también para las partes que se deben subcontratar en
caso de requerirse)
Recomendaciones:
De las fechas de oficios; se deben hacer con la fecha de presentación de propuestas que se
pude observar claramente en las bases de licitación, esto aplica para todos los formatos
exceptuando a las actas y oficios de visita al lugar de trabajos las cuales deberán llevar la
fecha destinada a dicha actividad. Todo formato de oficio deberá estar en hoja membretada
de la empresa, firmada y sellada.
Por el momento es todo, más adelante hablaré detalladamente de de las Propuestas
Económica y Técnica. Gracias.
Pautas principales en los procesos de licitación (II)
Anteriormente hablé de los documentos que generalmente integran los paquetes de licitación,
sin embargo faltaba mencionar las dos partes medulares y en las cuales cada empresa
participante se da a conocer tanto en sus criterios como en su forma de trabajo: "LAS
PROPUESTAS TÉCNICA Y ECONÓMICA"...
DE LA PROPUESTA TÉCNICA...
Como su nombre lo dice, la Propuesta Técnica es ese documento donde la empresa licitante
manifiesta lo que serán su manera de ejecutar el proyecto objeto de la licitación, señalando las
técnicas de construcción especializadas, modos de operación, equipos especiales, planos etc.
además de presentar toda aquella documentación que pueda comprobar la experiencia en
obras similares y demás datos que la empresa considere a bien presentar en dicha propuesta.
Los componentes principales de esta deberán ser.
Contratos de obra similar, acompañados de las respectivas actas entrega, y fianzas de
liberación correspondientes.
Currículum de la empresa.
Relación de planos de la obra en cuestión.
Memoria descriptiva en la que se acredita conocer el sitio de trabajos, y los
pormenores que se presenten (afectaciones de clima, condiciones
hidráulicas, demografía, características socio-económicas, ubicación logística) y
donde se mencionan las tecnicas constructivas que se utilizarán para resolver
la problemática que se presente (anexar reporte fotográfico).
Memoria de técnicas y seguimiento lógico de las actividades de obra, donde se
incluyen los conceptos y partidas correspondientes además de las soluciones que la
empresa da a cada una de ellas.
Manifiesto de Impacto Ambiental, donde se deberán enumerar por cada actividad
aquellos impactos ambentales que se puedan generar ademas de las medidas de
mitigación correspondientes a cada una de ellas.
Especificaciones de obra pertinentes para cada concepto, estas deben ir de
conformidad con la normatividad vigente que aplique dependiendo de el tipo de obra;
hidráulica, edificación o vialidades. Además se deberá incluir la unidadd e medición y
la forma en que se realizará el pago de los mismos.
Memorias de cálculo correspondientes, siempre cuidando que los datos se presenten
de forma clara y justificada, lo mas recomendable es anexar tablas, gráficas y
diagramas utilizados, además de hacer mención y referencia de la bibliografía
consultada. Se recomienda presentar un resumen claro de los resultados.
RECOMENDACIONES GENERALES
Es de vital importancia considerar que no todas las obras se relacionan con la que se esta
licitando, es por tal motivo que se recomienda incluir en el paquete solo aquellas que reflejen
la experiencia requerida, de esta manera la información será fácil de acceder y de evaluar.
Verificar que los planos coincidan con lo que se esta desarrollando en la memoria de cálculo
y viceversa, además es muy importante verificar las escalas que se manejarán dependiendo
del tipo de planos a presentarse.
La limpieza, orden y puntualidad en cada aspecto de la realización de los paquetes, ademas
de los tiempos que se designan para evaluar los aspectos técnicos deberán ser suficientes
como para presentar cada elemento en su formato correspondiente, con carátulas y estructura
adecuada en la redacción.
Verificar que los espacios destinados a las firmas sean los adecuados y que los nombres
correspondan a las personalidades competentes.
Dar una lectura general y una verificación final, junto con el equipo de trabajo siempre será
adecuado, ademas de que propicia las buenas relaciones, aclara las dudas y evita malos
entendidos, claro sin dejar de mencionar que esto sará benéfico para la propuesta.
Por ultimo, y tal vez el punto más importante, NO ES PARA NADA RECOMENDABLE, que
durante la elaboración de los documentos y propuestas SE CAMBIEN DE PERSONAL
RESPONSABLE DE ELABORACIÓN, esto es, que si determinada persona no termine
totalmente el trabajo, simplemente se le delegue a alguien más, ya que esto sin duda
provocará errores por diferencias de interpretación y/o juicios, POR TAL MOTIVO LO MEJOR
SERÁ QUE CADA DEPARTAMENTO DESIGNE AL PERSONAL ADECUADO Y CAPAZ DE
TERMINAR LAS TAREAS EN SU TOTALIDAD.
Siguiente entrega, LA PROPUESTA ECONÓMICA... Gracias...
Pautas principales en los procesos de licitación (III)
Esta será la última entrega acerca de la temática general sobre las licitaciones que he venido
desarrollando...PAUTAS PRINCIPALES DE LA PROPUESTA ECONÓMICA...
El complemento final que determinará nuestro éxito durante un proceso de licitación es la
propuesta económica de nuestro paquete, es en ella donde una empresa manifiesta los
criterios de selección de costos, tiempos y planeación de la actividades necesarias para
solucionar la problematica en curso. Además es de esta forma que se manifiesta la capacidad
del manejo de personal y recursos que se tengan a la mano tales como: MAQUINARIA (propia
y/o arrendada),MATERIALES Y HERRAMIENTAS PARA CONSTRUCCIÓN Y/O
MANTENIMIENTO, PERSONAL ESPECIALIZADO DE OFICINA, EQUIPO DE OFICINA,
PERSONAL DE CAMPO (cuadrilla definidas y(o cuadrillas improvisadas), INMUEBLES EN
GENERAL Y PROPIEDADES DE LA EMPRESA.
Así pues los componentes principales que se deben considerar en este apartado son:
Serenidad de la propuesta...NORMALMENTE ES UNA GARANTÍA QUE CONSISTE
EN EL 5% DEL IMPORTE DE NUESTRA PROPUESTA Y NO INCLUYE IVA, PUEDE
SER UN CHEQUE CRUZADO O UNA FIANZA QUE ESTÁ A FAVOR DE LA
DEPENDENCIA O AYUNTAMIENTO CONTRATANTE.
Carta compromiso...DOCUMENTO QUE AVALA LA PROPUESTA REALIZADA Y
DONDE LA EMPRESA REAFIRMA SU SERIEDAD COMO TAL, HOJA
MEMBRETADA, SELLADA Y FIRMADA.
Catálogo de conceptos con unidades de medida...ESTE DOCUMENTO DEBERÁ
PROPORCIONAR UNA VISIÓN GENERAL Y DE FÁCIL CONSULTA, SE COMPONE
DE TODOS LOS CONCEPTOS QUE SE HAN CONSIDERADO Y SU
CORRESPONDIENTE PARTIDA (subtema) DENTRO DEL PRESUPUESTO, SE
DEBERÁ INCLUIR UNA DESCRIPCIÓN DETALLADA EN LA QUE SE DESCRIBA,
MODO DE OPERACIÓN, HERRAMIENTAS Y MATERIALES PARA LA REALIZACIÓN
DE CADA ACTIVIDAD, INCLUYENDO SU UNIDAD DE MEDICIÓN Y LAS
CANTIDADES DE OBRA QUE SE TENGAN CALCULADAS YA EN NUESTRA
PROPUESTA.
Presupuesto con descripción de conceptos...ESTE DOCUMENTO ES LA PARTE
MEDULAR DE NUESTRA RPOPUESTA Y DETERMINARÁ NUESTR ÉXITO EN LA
MISMA. ESTOS CONCEPTOS DEBERÁN COINCIDIR EXACTAMENTE CON LOS
SEÑALADOS EN LA PROPUESTA TÉCNICA Y CON SUS CONSIDERACIONES,
ESTE DOCUMENTO ESTARÁ ESTRUCTURADO POR: COSTOS DIRECTOS,
COSTOS INDIRECTOS, COSTOS DE FINANCIAMIENTO, CARGOS POR
UTILIDAD, ADEMÁS DEL PROCEDIMIENTO DETALLADO PARA EL ANÁLISIS DE
LOS PRECIOS UNITARIOS, QUE NORMALMENTE SE HACE POR
RENDIMIENTOS.
Análisis detallado de los precios unitarios...ESTE DOCUMENTO SE INTEGRARÁ
POR LOS SIGUIENTES APARTADOS: ANÁLISIS DE BÁSICOS YO AUXILIARES,
COSTO DE MATERIALES (insumos), COSTO HORARIO DE LA MAQUINARIA Y
EQUIPO, COSTO D LA MANO DE OBRA SEGUN LA ZONA DE TRABAJO, TRAJETA
DE PRECIOS UNITARIOS QUE INCLUYA; CLAVE, CONCEPTO, UNIDAD,
CANTIDAD Y PRECIO UNITARIO. EN LO REFERENTE AL FACTOR DE SOBRE
COSTO: SE INCLUIRÁN LOS ANÁLISIS DE COSTOS INDIRECTOS DE CAMPO Y
OFICINA ADEMAS DE LOS DE FINANCIAMIENTO, CARGOS POR UTILIDAD,
EXPLOSIÓN DE INSUMOS, CALCULO DEL FACTOR DE SALARIO REAL(por
categoría), EL AJUSTE DE COSTOS, Y EL DOCUMENTO DE MANIFESTACIÓN DE
CONOCER EL MANEJO DE LOS ANTICIPOS.
Relación de los materiales y equipo de instalación...DOCUMENTACIÓN CON LAS
CARACTERISTICAS DE LA MAQUINARIA Y EQUIPO CON EL QUE SE CUENTE O
EN SU CASO EL QUE SE PUEDA PROPORCIONAR POR LA PARTE
CONTRATANTE. ESTE DOCUMENTO DEBERÁ INCLUIR; FACTURAS DE LOS
EQUIPOS, CARTS DE ARRENDAMIENTO, FICHAS TÉCNICAS Y DESCRIPTIVAS.
Programa de obra con cantidades y montos mensuales...ESE DOCUMENTO SE
COMPONE DE UN PROGRAMA DETALLADO EN ESCALA MENSUAL Y NÚMERO
DE DÍAS CON MÉTODO DE BARRAS, EN EL QUE SE COMBINARÁN LAS
ACTIVIDADES QUE CONFORMEN LA TOTALIDAD DE LA OBRA. SE DEBEN
FORMULAR PROGRAMAS POR SEPARADO PARA SU FÁCIL CONSULTA E
INTERPRETACIÓN, ESTOS SERÁN; PROGRAMA DE CANTIDADES Y MONTOS DE
LOS TRABAJOS, DE UTILIZACIÓN DE MAQUINARIA Y EQUIPO, MONTO Y
ADQUISICIÓN DE MATERIALES, UTILIZACIÓN DE PERSONAL DE CAMPO,
PERSONAL TÉCNICO Y ADMINISTRATIVO.
PAUTAS FINALES
Los costos directos deberán incluir los cargos por conceptos de materiales, mano de obra,
herramienta, maquinaria y equipo de construcción.
Los costos indirectos (así como los de financiamiento) estarán representados como un
porcentaje del costo directo, estos mismos se desglosan en lo que corresponda a las
actividades de oficina y trabajos de campo.
Se deberán incluir en la propuesta, las cotizaciones de los materiales que serán utilizados,
estos deberán presentarse en hoja membretada de la empresa distribuidora, debidamente
sellada y firmada de conformidad en precios y cantidad para la adquisición de los materiales.
El uso de software para la elaboración de las propuestas económicas y el manejo de los
costos son hoy en día las herramientas mas poderosas del medio, ya que aumentan la
productividad y no representan costos muy elevados.