UNIVERSIDAD TECNOLOGIA DEL PERU
PERFIL DE TESIS
CURSO : PROYECTO DE INGENIERIA DE SISTEMAS I
PROFESOR : Ing. PRADO MACALUPO, MIGUEL
Ing. PRADO MACALUPO, MIGUEL
TEMA :
IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS PARA OPTIMIZAR LA TOMA DE DECISIONES DE LA DISTRIBUIDORA REDIGOL S.R.L
INTEGRANTES :
ARENAS AGUIRRE, JENRYVILCAÑAUPA RAYMUNDO, VICTOR
FECHA : 13/08/2012
29/06/2012AULA : B308
B-308CICLO : IX
IX
2012
INDICE
INTRODUCCION..............................................................................................2
CAPITULO I: ASPECTOS GENERALES........................................................3
1.1 Diagnostico de la Organización...................................................................3
1.2 Definición del problema............................................................................13
1.3 Definición de los objetivos.........................................................................13
CAPITULO II: FUNDAMENTO TEORICO......................................................18
2.1 Marco Teórico...........................................................................................18
2.2 Marco Metodológico..................................................................................23
2.3 Marco Conceptual.....................................................................................23
CAPITULO IV: ANALISIS DE COSTOS Y BENEFICIOS..............................27
4.1 Análisis de Costos....................................................................................27
4.2 Análisis de Beneficios...............................................................................28
CONCLUSIONES.........................................................................................29
RECOMENDACIONES..................................................................................30
UTP | Proyecto de Sistemas de Información I
Introducción
La Distribuidora “Red en Distribución de Golosinas SAC”, tiene como
función principal la venta y distribución de productos de consumo masivo en
la Región de Junín distrito de Huancayo, sus clientes principales son las
Bodegas, Mayoristas y otros.
La distribuidora trabaja con un sistema de gestión, que ha mejorado sus
procesos de ventas, distribución, Créditos, almacenamientos y otros; con la
gran cantidad de clientes que atiende y la variedad de ítems que ofrece.
La empresa con el manejo del sistema de gestión, almacena gran cantidad
de datos y los reportes que brinda el sistema es limitada y que no le dan
una información completa para la toma de decisiones.
Más aun cuando los sistemas de contabilidad y ventas no están integrados
y tienen que hacer uso de hojas de cálculo. Necesitamos que toda la
información este integrada y a disposición de los jefes y gerentes de la
empresa para poder tener una mejor visión de toda la empresa.
La finalidad del presente estudio tiene como propósito optimizar la toma de
decisiones de la Gerencia, integrar y resumir la información y ponerla a
disposición de los gerentes y administradores.
Para el logro de este trabajo de investigación se plantea implementar un
software de Inteligencia de Negocios, que puede integrar toda la
información y nos brinde amplias necesidades de análisis de datos y de
informes empresariales.
La gran cantidad de aplicaciones open source que brinda internet hace
posible que soluciones de inteligencia de negocios se aplique a empresas
medianas en nuestro país, sin tener que desembolsar fuertes sumas de
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dinero; permitiendo que estas empresas puedan tener una ventaja
competitiva, y logrando optimizar la toma de decisiones.
CAPITULO I: ASPECTOS GENERALES
1.1 Diagnostico de la Organización
1.1.1Diagnostico Funcional
1.1.1.1 AntecedentesEl 1 de mayo de 1996, inicia sus operaciones la distribuidora
Redigol S.R.L., con la solución de hacer llegar el producto a
domicilio del cliente, esta distribuidora es una empresa familiar,
como gerente general el Sr. Julián Espinoza y sus colaboradores
su esposa e hijos, sin muchos recursos emprenden esta titánica
tarea y que al año hay necesidad de mas colaboradores y el
capital del negocio ha aumentado considerablemente y gracias a
sus buenos resultados Winter les da la Distribución exclusiva en
zona del centro del Perú. Años más tarde empiezan a trabajar con
empresas como Nestle, Alicorp, Molitalia, Gloria, etc.
Y con los buenos resultas obtenidos empiezan a implementar su
infraestructura, mas depósitos, sucursales en Tarma, Cerro de
Pasco; adquieren una flota de unidades para la distribución;
Adquieren un software, para agilizar los procesos de venta,
compras, créditos y cobranza.
En la actualidad, la distribuidora se encuentra ubicada en Pasaje
Los Ángeles Nº 331 – 340 Huancayo
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Figura: Nª 1
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Fuente: Redigol S.R.L
1.1.1.2 OrganizaciónLa Distribuidora Redigol S.R.L tiene la siguiente estructura
Orgánica.
Figura: Nº 2
Fuente: Redigol S.R.L
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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE REDIGOL S.R.L.
GERENTE
Asistente de Gerencia
Asesor Legal
ADMINISTRADOR
Secretaria Cajero
CONTADOR GENERAL
Auxiliar de contabilidad
JEFE DE SISTEMAS
JEFE DE ALMACEN
JEFE DE CREDITOS Y COBRANZAS
Asistentes de Sistemas
Auxiliar de Almacén
Supervisor de Ventas
Vendedores
a. Gerente general: A cargo del Sr. Julian Espinoza, dueño y
fundador de la empresa REDIGOL es el encargado de delegar y
evaluar las estrategias de negocio del mercado local, designar
todas las posiciones gerenciales y de liderar y de coordinar las
metas de planificación estratégicas.
b. Asistente de gerencia: A cargo de la Sra. Alejandrina Cevallos
encargada de la asistencia de gerencia de la empresa REDIGOL ,
encargada de desarrollar procesos eficientes y eficaces dentro de
la organización y generara un valor agregado a la toma de
decisiones de alta gerencia.
c. Asesor legal: En esta área se da el asesoramiento en materia
legal en cualquiera de las ramas del derecho para ayudar a
dilucidar y resolver asuntos muy complicados por el carácter de
subordinación y dependencia que ejercen unas leyes sobre otras,
tales como problemas legales con trabajadores, Sunat , estafas.
d. Administrador: A cargo del Sr. Julio ya que él toma las decisiones
de alta gerencia y por ende coordina con las demás áreas para
tener la mejor eficiencia y eficacia.
e. Cajero: Encargado de la recaudación y la distribución de dinero y
bienes ya sea a sus colaboradores trabaja conjuntamente con el
contador general y el jefe de créditos bajo de la supervisión de la
alta gerencia.
f. Contador general: A cargo de la cuentas de la empresa ya sea en
sus gastos y entradas de efectivo a los largo del tiempo con
reportes mensuales, tiene a su cargo de
g. Jefe de sistemas: Encargado de proveer soluciones al nivel
tecnológicos y de comunicación frente a los procesos ya sea en
comunicación o de gestión.
h. Jefe de almacenes: Encargado de verificar las entradas y salidas
de productos a nivel de todas las sucursales de la empresa.
Planear, Organizar Dirigir y Controlar el Stock de activos en los
almacenes de la empresa con la intención de ubicar y abastecer
adecuadamente los mismos brindando un servicio adecuado y
oportuno.
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i. Jefe de créditos y cobranzas: Encargado de todos los
otorgamientos de créditos y liquidación de cobranzas de nuestra
organización de acuerdo a las zonas y de nuestra cartera de
clientes
1.1.1.3 Productos y/o ServiciosLa Distribuidora Redigol S.R.L, es distribuidor exclusivo de las
marcas Alicorp, Adams, Huggies, Suave, Winter, Nestle, Donofrio,
Viniball, Sayon, Nescafe y otros.
Las zonas que opera la distribuidora son La Región Junín que
comprende las provincias de Huancayo, Chupaca, Concepción,
Jauja, Yauli, La Oroya, Tarma, Chanchamayo y Satipo; y la
Región de Huancavelica que comprende Huancavelica, Pampas,
Tayacaja y Lircay.
Figura: Nº 3
Fuente: Redigol S.R.L.
La Distribuidora, trabaja con tres fuerzas de ventas una de ellas
es Mayoristas, que atienden a todos los mayoristas de la ciudad
de Huancayo, otra fuerza de ventas que atienden a las Bodegas
del distrito de Huancayo y sus alrededores y la tercera fuerza de
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ventas que se encargan de las zonas más lejanas como la Región
de Huancavelica.
Se realiza diferentes tipos de ventas, al contado, contra entrega y
crédito; de esta manera logra colocar sus productos con la
facilidad de pago y llevando el producto al mismo local del cliente.
Para la distribución de los productos la empresa cuenta con una
flota de unidades de transporte, que hacen posible la entrega y
distribución de los productos.
1.1.2Diagnostico Estratégico
a. VisiónSer la organización líder del mercado en distribución e implantación de
Soluciones, alcanzando el máximo nivel en calidad de servicio basadas
en atención al cliente con una administración personalizada y eficaz,
dentro de la región centro del Perú.
b. MisiónSomos una empresa dedicada a la distribución y comercialización de
productos de consumo masivo, logrando nuevos niveles de éxito
competitivo en cada categoría de negocios en los que competimos
para beneficio de nuestros aliados, de nuestros clientes, consumidores,
trabajadores y de las comunidades en las que operamos.
c. CompromisoOfrecer un producto de óptima calidad de acuerdo a las exigencias de
nuestros clientes que a la vez sea seguro para el consumidor final,
cumpliendo con los requisitos legales y estatutarios de la seguridad
alimentaria a nivel nacional e internacional.
d. Objetivos
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Fortalecer, sus operaciones en los mercados alejados de su sede,
si bien es cierto que llega a esos lugares pero no con la fuerza y
contundencia que se requiere, falta posicionarse en un porcentaje
considerable en esos mercados.
Mejorar la calidad de atención a sus clientes, si bien es cierto que
ofrece un producto de calidad y garantía, lo que busca la empresa
es tener una relación familiar con el cliente, haciendo que crezcan
en conjunto con la Distribuidora.
Asegurar nuestro capital, parte de la venta de la distribuidora es al
crédito, lo que se pretende es establecer políticas de crédito que
nos permita recuperar nuestro capital lo más pronto posible.
e. Análisis FODA (Factores Externos e Internos)
Cuadro Nº 1
ANALISIS FODA
FACTORES INTERNOS
FACTORESEXTERNOS
FORTALEZAS DEBILIDADES
Servicio PersonalizadoProductos de Alta
CalidadProductos con GarantíaBuena Reputación en el
MercadoFinancieramente EstableBuenas Relaciones con
sus Proveedores
Falta de dirección en la toma de decisiones
Cartera de clientes morosa
OPORTUNIDADES Fortalecer las relaciones con los proveedores para introducir nuevos productos complementarios.
Fortalecer los productos de calidad y garantía para entrar en nuevos mercados.
Implementar herramientas de inteligencia de negocios para introducir nuevos productos.
Plantear nuevas políticas de créditos y cobranza, para evitar clientes morosos en los nuevos mercados.
Entrar en otros segmentos de mercado
Red establecida que permita introducir nuevos productos complementarios
AMENAZAS Fortalecer la imagen de la empresa para hacer frente a la competencia.
Fortalecer el servicio
Implementar nuevos métodos de toma de decisiones para contrarrestar la
Mercado bastante competitivo
Iliquidez
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Competencia desleal de los informales
personalizado al cliente para competir con la competencia desleal.
competencia. Hacer frente la falta de
liquidez con la buena toma de decisiones.
Fuente: Propia
1.2 Definición del Problema
1.2.1 Análisis de Causas del Problema
Las causas que han originado una toma de decisiones errónea y tener
problemas en la liquidez y una cartera de clientes morosos son las
siguientes:
a. PersonasLa Distribuidora Redigol S-.R.L es una empresa familiar, donde los
dueños no tienen ningún estudio de Administración, todo lo
aprendieron empíricamente, mediante la práctica. El personal que se
contrata para el área administrativa y ventas no están capacitados, el
personal de ventas solo se dedica a vender y no a la cobranza, ya
que hay un bono adicional por mayor venta.
El personal Administrativo espera la iniciativa del supervisor de
ventas, este se enfoca más en las ventas porque su responsabilidad
es que las ventas aumenten.
El personal de créditos y cobranza se preocupa más en controlar el
movimiento de los pagos como los pagos a cuenta, los saldos; pero
no se preocupan en recuperar el dinero de los créditos.
El personal de contabilidad maneja un sistema de contabilidad
independiente al sistema de gestión de la empresa, y este sistema
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necesita que se le ingresen datos que es el trabajo que realizan el
personal de contabilidad y utilizan poco tiempo para el análisis de la
información financiera.
El personal de contabilidad genera reportes en Excel, y estos reportes
tienen muchos errores, así son entregados a gerencia y ellos toman
decisiones erróneas, por la falta de información oportuna y integra.
b. MetodologíaLa gerencia y los supervisores no tienen una metodología para la
toma de decisiones y para los diferentes procesos que desarrollan no
tienen una metodología establecida.
Los pasos para una toma de decisiones acertada en general seria,
tener en cuenta los objetivos, Obtener la información del problema,
realizar un análisis, consultar a los interesados y por último se toma la
decisión como se ve en el grafico siguiente figura.
Figura: Nº 4
Fuente: http://www.fao.org/docrep/008/y3427s/y3427s08.htm
c. Sistemas de Información
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La distribuidora, trabaja con 2 sistemas de información uno de ellos es
de contabilidad que es la que le brinda diferentes reportes de los
estados financieros de la empresa y que son importantes para la toma
de decisión y el otro sistema que controla todas sus operaciones
hablamos de ventas, compras, créditos, almacén, etc.
Independientemente son dos sistemas muy buenos pero que no
tienen una misma base de datos en común. Para poder obtener los
reportes de los estados financieros del sistema de contabilidad
tenemos que ingresar la información de las operaciones, que es un
trabajo que toma tiempo al personal de contabilidad que en el proceso
tiende a cometerse errores y los resultados para gerencia no son
oportunos y hace difícil la toma de decisiones.
d. Roles y ResponsabilidadesLa falta de manual de funciones y el reglamento de funciones en la
distribuidora, hace que el personal se tome atribuciones que no le
corresponde, donde el gerente y los miembros de su familia son
multifacéticos, están en todas dificultando el trabajo del personal.
Es imposible ordenar los procesos, cuando no están muy claro las
funciones de los colaboradores.
1.2.2 Efectos del Problema
La forma como se está realizando una gestión de toma de decisiones en
la distribuidora Redigol S.R.L, crean múltiples efectos como:
La información de las operaciones no está siendo utilizada
correctamente, demora mucho tiempo obtener la información
resumida y confiable para la gerencia.
El uso de mucho recurso humano para la obtención de la información
resumida y que no se logra a tiempo por el uso de dos sistemas que
no están integrados.
La falta de liquidez de la empresa, por no cobrar los créditos
otorgados a los clientes. Es raro que una empresa que mueve
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millones al mes y con capitales considerables, este financiándose
constantemente para cumplir con sus obligaciones.
Cartera de clientes morosos, por una mala gestión de créditos y
cobranza. La falta de de mejores controles y incentivos para disminuir
los clientes morosos.
Bienes e Inmuebles ociosos que descapitalizan a la empresa por la
devaluación de estos, La empresa tiene una flota de unidades de
transporte que no utiliza y que le causa un gasto de seguro, cochera,
devaluación; tiene inmuebles que utiliza de almacenes solo en
temporadas que le causa gastos de servicios, arbitrios impuestos
prediales, etc..
1.2.3 Diagrama de IshikawaEste diagrama nos permite identificar las causas y consecuencias del
problema; a partir del cual identificamos el problema central.
Figura: Nº 5
Fuente: Elaboración Propia
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Causa - Efecto
1.2.4 Descripción del Problema
Teniendo como antecedente, la demora de recolección de información de
las operaciones de la distribuidora Redigol S.R.L por parte del personal de
contabilidad y tener a tiempo los reportes de los estados financieros de la
empresa para ser remitidos a los gerentes, para que estos puedan tomar
una decisión correcta. La falta de información oportuna ha causado
pérdidas en la empresa, iliquidez, cartera de clientes morosos, retrasó en
los pagos a los proveedores, créditos no cobrables por fuga de clientes,
un buen porcentaje de capital ocioso en los créditos, bienes que no son
aprovechados y se están devaluando, y todo por falta de una buena
gestión para la toma de decisiones.
1.2.4.1 Formulación del Problema
Bajo rendimiento en la toma de decisiones por parte de la Gerencia y los Mandos medios de la Distribuidora Redigol S.R.L.
1.3 Definición de los Objetivos
1.3.1 Objetivo General
Conocer el impacto económico al optimizar la toma de decisiones, implantando un sistema de Inteligencia de Negocios para obtener información resumida de sus operaciones de la Distribuidora Redigol S.R.L
1.3.2 Objetivos Específicos
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Extraer e Integrar toda la información confiable en un Data
Warehouse de todas las operaciones que tiene la distribuidora
Redigol S.R.L.
Reducir la utilización de recurso humano en un 30%, para
obtención de la información de todas las operaciones de la
distribuidora.
Disponibilidad de generar Informes agiles y de gran capacidad en
múltiples formatos, generar tablas dinámicas, añadiendo o
quitando campos, para una mejor visión global y tomar una
correcta decisión.
1.3.2.1 Alcances
El sistema no modificara ningún proceso actual, integrara la
información de todos las Bases de datos de la distribuidora y
también de diferentes archivos como son Excel, Word, y otros.
Al integrar la información el sistema depurara los datos
redundantes y que no corresponden a lo solicitado.
La integración de datos será programada y automática, realizará
la actualización de los datos a diario.
La configuración de la integración y depuración de los datos lo
realizaran personal especializado con conocimientos avanzado en
Inteligencia de Negocios.
El sistema tiene la finalidad de apoyar a los gerentes y mandos
medio en la toma de decisiones.
El acceso a esta herramienta será exclusivo para la gerencia y
será restringido para los jefes de área, utilizando estos solo
opciones de su competencia. El personal operativo no tendrá
acceso a esta herramienta, por ser información clasificada.
1.3.2.2 Funcionalidades de la Solución Propuesta
La solución que se propone para optimizar la toma de decisiones
es la plataforma Open Source Pentaho Business Intelligence, que
cubre muy amplias necesidades de análisis de datos y los informes
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empresariales. Las funciones de Pentaho BI se muestran en la
siguiente figura.
Figura: Nº 6
Fuente: http://joapen.com/blog/2010/05/
Las principales funciones del sistema de inteligencia de negocios
para la toma de decisión son:
Integración, Transformación y Carga de datos a un Data WarehouseEsta función se realiza con una herramienta Kettle ETL
(Pentaho Data Integratión), permite implementar los
procesos de integración, esta herramienta es capaz de
integrar varias Bases de Datos de diferentes plataformas,
como MySql, DBF, Acces, SqlServer, Oracle, etc.
La herramienta también integra archivos como son hojas de
cálculo Excel, texto Word y otros más.
La herramienta en el proceso de transformación realiza una
depuración de toda la información para luego cargarlo en un
Data Warehouse, a continuación mostramos como se
desarrolla estos procesos con la herramienta Kettle.
Figura: Nº 7
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Fuente: http://etl-tools.info/en/examples/data-quality.htm
Análisis de los DatosLa herramienta Pentaho suministra a los usuarios un
sistema avanzado de sistema de información brindando una
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serie de tablas dinámicas que son generadas por
herramientas como Mondrian y JPivot. El usuario podrá
interactuar con las tablas, ajustando datos, filtros,
aumentando o quitando campos. Los datos serán
presentados con formato flash, gráficos y análisis OLAP.
Figura: Nº 8
Fuente: http://fabiodovidio.blogspot.com/2009/03/georeport-
pentaho-cdf-integration-is.html
Reportes EmpresarialesPentaho brinda a los usuarios, diferentes reportes
empresariales, creando plantillas y configurándolos a
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requerimiento de los usuarios, estos reportes pueden ser
exportados en diferentes formatos como Excel, Word, Power
Point, Html, etc.
La herramienta de Pentaho que realiza todas estas
funciones es Reporting que es muy potente y flexible, que
puede ser integrado con otras herramientas y poder obtener
reportes de calidad.
CAPITULO II: FUNDAMENTO TEORICO
22.1 Marco Teórico
En un ambiente competitivo en los negocios, las empresas buscan sobresalir
y tener una ventaja competitiva, el entorno que hoy vivimos nos ha puesto las
herramientas como son las nuevas tecnologías y el acceso a más
información.
Pero las empresas tienen que tener en cuenta cómo usar estas
herramientas, tener una metodología que esté de acuerdo a su realidad
porque en estos tiempos hay demasiada información y para poder utilizarla
necesitamos que esta información este resumida en el momento oportuno,
para propósito del proyecto necesitamos conocer temas relacionados a
nuestra solución propuesta para comprender mejor el problema que estamos
resolviendo.
Conseguir mejores métodos para conseguir una información resumida,
global, de diferentes puntos de vista para luego ser usada por los gerentes
en la toma de decisiones y esta sea beneficiosa para la empresa.
Tenemos que entender como es el proceso de una toma de decisión y
poderla optimizar utilizando nuevas tecnologías como inteligencia de
negocios.
2.1.1 Proceso de Toma de Decisión
Uno de los roles de los gerentes es la toma de decisiones, tomar la
decisión correcta es lo que buscan de quienes practican la gerencia,
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para hacerlo se requiere de un profundo conocimiento y una amplia
experiencia en el tema.
Es importante que la información y las habilidades tengan que ser
canalizadas hacia todos los colaboradores de la organización, para
que puedan realizar un mejor trabajo y tomar decisiones correctas.
Tomar una decisión implica:
Definir el propósito: que es lo que se debe decidir.
Listar las opciones disponibles: posibles alternativas
Evaluar las opciones: cuales son los pro y contras
Escoger entre las opciones disponibles: cuál es la opción
óptima.
Convertir la opción seleccionada en acción.
2.1.1.1 Gestión del Conocimiento
No tiene una definición única, pero ha sido explicado de
diferentes formas:
“La gestión del conocimiento es el área dedicada a la dirección de las tácticas y estrategias requeridas para la administración de los recursos humanos intangibles en una organización” 1
“La gestión del conocimiento tiene perspectivas tácticas y operativas, es más detallado que la gestión del capital intelectual y se centra en la forma de dar a conocer y administrar las actividades relacionadas con el conocimiento como su creación, captura, transformación y uso. Su función es planificar, implementar y controlar todas las actividades relacionadas con el conocimiento y los programas requeridos para la administración efectiva del capital intelectual (Wiig, 1997).” 2
1BROOKING, A. (1996): Intellectual Capital Core Asset for Third Millennium Enterprise, ed. esp. (1997), Paidós Empresa, Madrid.
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La gestión de conocimientos en las organizaciones es el
proceso en la que se transmite el conocimiento o las
experiencias de un colaborador o grupos hacia los demás
colaboradores de la empresa.
Hoy en día las organizaciones están más interesadas en la
gestión del conocimiento y están dando mayor valor al recurso
humano porque son los que van a aportar para que la empresa
pueda lograr una ventaja competitiva.
La gestionar del conocimiento no solamente es la información y
las habilidades internas e la organización, lo que se conoce
como Inteligencia empresarial.
Es por eso que las organizaciones realizan esfuerzos
centrándose en canalizar la información, habilidades y la
eficiencia de los procesos de comunicación que posee una
organización implantando sistemas como CRM, ERP y CMI.
La gestión del conocimiento es mucho más de un sistema
informático y un plan de formación, Si el conocimiento fluye y
se transmite de manera correcta en la organización esto solo
puede crecer. Las habilidades y información útiles que se
transmiten entre los colaboradores de forma rápida y de esta
manera aumenta la posibilidad de crear nuevo conocimiento
que deriva de mejores toma de decisiones por parte de los
colaboradores.
2.1.1.2 Herramientas de la Gestión del Conocimiento
El conocimiento es un recurso que está cambiando el mundo
debido a los avances de las nuevas tecnologías de
información.
Tenemos que ver que la gestión de conocimiento como un
sistema para administrar la recopilación, organización,
refinamiento, análisis y resumen del conocimiento de cualquier
tipo de una organización.
2WIIG, K. (1997): “Integrating Intellectual Capital and Knowledge Management”, Long Range Planning, vol. 30, no. 3, pp. 399-405.
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Las nuevas tecnologías nos brindan herramientas para la
gestión del conocimiento tales como: Mapas conceptuales,
Mineria de Datos, GroupWare, WorkFlow, Data Warehouse,
etc.
2.1.2 Inteligencia de Negocios
Conocido como Business Intelligence apareció en 1996, con este
articulo “By 2000, Information Democracy will emerge in forward-
thinking enterprises, with Business Intelligence information and
applications available broadly to employees, consultants, customers,
suppliers, and the public. The key to thriving in a competitive
marketplace is staying ahead of the competition. Making sound
business decisions based on accurate and current information takes
more than intuition. Data analysis, reporting, and query tools can help
business users wade through a sea of data to synthesize valuable
information from it - today these tools collectively fall into a category
called "Business Intelligence.” 3
Se refiere que para el año 2000 las empresas para surgir en un
mercado competitivo deben mantenerse delante de sus competidores
y para esto deben tomar decisiones correctas basadas en información
exacta y actualizada. Para poder resumir la cantidad de información
que tienen las empresas van a tener que aplicar Inteligencia de
negocios en todos los niveles de la organización, toda esta
información será presenta en herramientas de reporte, consulta y
análisis de datos.
Las aplicaciones Open Source es una alternativa, para que las
medianas empresas puedan implementar soluciones de Inteligencia
de negocios, sin desembolsar fuertes sumas de dinero,
mencionaremos algunas alternativas:
Bingo Intelligence
QlikView para iPad
3Gartner Group Reporte de Business Intelligence1996.
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Pentaho BI
Una de las más usadas es la Suit Pentaho BI, es una solución que
integra aplicaciones muy potentes y novedosas que permite crear
informes dinámicos, impactantes cuadros de mando de una manera
sencilla y rápida.
2.1.3 Pentaho BI
Creado en 2004, es una de las soluciones de inteligencia de negocios
más utilizadas, esta herramienta nos ofrece soluciones para
desarrollar, mantener y explotar un proyecto de inteligencia de
negocios. Pentaho integra los datos, podemos obtener cuadros de
mando y otras aplicaciones.
La solución que ha construido Pentaho es integrar diferentes
proyectos ya existentes y de solvencia reconocida, estas soluciones
son las siguientes:
2.1.3.1 ETL Kettle
Es una de las soluciones más conocidas y mejor valorada en el
mercado, es sólido y robusto que le hace y una herramienta
recomendable.
Permite realizar transformaciones y trabajos de una forma muy
sencilla e intuitiva, los proyectos realizados con Data
Integration son muy fáciles de mantener
2.1.3.2 BI Server
Es una aplicación desarrollado en Java2EE, que permite
gestionar todos los recursos de BI.
Cuenta con una interfaz de usuario de BI donde encontramos
disponibles todos nuestros informes, Vistas OLAP, y cuadros
de mando. Así mismo accesos a una consola de
administración que nos permite gestionar y supervisar tanto
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nuestra aplicación como de los usuarios. Que informes
consulta cada usuario, cuando se han consultado, etc.
2.1.3.3 Pentaho Reporting
Pentaho nos brinda una solución completa de informes,
múltiples tipos de informes, con gráficos con parámetros,
interactivos y anidados, etc
2.1.3.4 Mondrian
Esta aplicación nos permite organizar la información en una
estructura dimensional que nos proporcionara la posibilidad de
movernos por la información desplazándonos por sus
dimensiones
2.1.3.5 Dashboard Designer
Esta herramienta nos proporciona la posibilidad de realizar
cuadros de mando a través de la interfaz web mediante el
Dashboard Designer
2.2 Marco Metodológico
Análisis de la Situación Actual.
Planificación del proyecto
Instalación de Infraestructura
Integración, transformación y carga de los datos.
Diseño de los plantillas de reportes.
Presentación del prototipo del sistema inteligencia de negocios.
Pruebas del sistema.
Capacitación del personal.
2.3 Marco Conceptual
Open Source: De otra forma llamado código abierto son aquella
herramientas las cuales nos permiten hacer diversos tareas con
herramientas ya sean gratuitas las cuales son de libre distribución por
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internet, con estas herramientas de software de código abierto es una
buena opción de mantener costos bajos a lo largo del proyecto Ejm:
Python, Perl, PHP, etc
Toma de decisiones: Es el proceso mediante el cual se realiza una
elección entre las opciones para resolver diferentes situaciones de la
vida en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental,
empresarial (administración). A nivel de empresa la toma de
decisiones es más especializada ya sea que por una mala decisión de
estrategia puede generar muchos perdidas.
Inteligencia de Negocios: Más conocido como Bussines Inteligent,
es el conjunto de productos y servicios que permiten a los usuarios
finales acceder y analizar de manera rápida y sencilla, la información
para la toma de decisiones de negocio a nivel operativo, táctico y
estratégico.
Ventas: Comercialización de productos que se dan en la región de
Junín ya sea en golosinas o otros.
Créditos: Son los cuentas las cuales se ledas a nuestros clientes
para así poder pagarlas después previa evaluación del cliente.
Clientes morosos: Aquellos que no hacen el pago de los productos a
los vendedores.
Proveedores: Aquellas empresas las cuales tenemos contrato y nos
da facilidades de pago y llenan los stock de nuestros almacenes.
Data Warehouse: Más conocida como almacén de datos la cual es
una colección de datos orientada a un determinado ámbito, es
integrada y variable en el tiempo, que ayuda en la toma de
decisiones.
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Open Source Pentaho : Es una plataforma de inteligencia de
negocios las cuales se orientan en la solución y en los procesos que
lo conforman la cuales se puedes hacer operaciones tales como
Datamining, análisis, reporting, cuadros de mando, etc.
ETL: Extract, Transform and Load (Extraer, transformar y cargar)
Extrae toda la información de las organizaciones, de base de datos y
otros archivos, integrándolo y depurándolo luego lo carga en un
Datawarehouse.
Kettle: Proyecto belga que incluye un conjunto de herramientas para
realizar ETL.
OLAP: On Line Analytical Processing (Procesamiento analítico e
linea) Es una solución utilizada en la inteligencia empresarial, cuyo
objetivo es agilizar la consulta de grandes cantidades de datos.
Dashboard Designer: Diseñador de paneles, es la que crea y
gestiona cuadros de mando para medir, supervisar y gestionar el nivel
de rendimiento del nivel de una empresa.
Mondrian: Es la plataforma Open Source de Pentaho, herramienta
OLAP que permite crear cubos de información para su análisis.
Data Mining: Consiste en la extracción no trivial de información que
reside de manera implícita en los datos. Dicha información era
previamente desconocida y podrá resultar útil para algún proceso. En
otras palabras, la minería de datos prepara, sondea y explora los
datos para sacar la información oculta en ellos.
Pentaho Reporting: Es una herramienta independiente que forma
parte de la unidad de reportes de Pentaho (Pentaho Reporting), que
simplifica el proceso degeneración de reportes, permitiendo a los
diseñadores de reportes crear rápidamente informes sofisticados y
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ricos visualmente basados en el proyecto de reportes de Pentaho
JFreeReport.
ERP: Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales, o
ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning) son
Sistemas de Información Gerenciales que integran y manejan muchos
de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los
aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes
o servicios.
Bussines Intelligence: Se denomina inteligencia empresarial,
inteligencia de negocios o BI (del inglés business intelligence) al
conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración
y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes
en una organización o empresa.
Gestión del conocimiento: Concepto aplicado a las organizaciones.
Tiene el fin de transferir el conocimiento desde el lugar donde se
genera hasta el lugar donde se va a utilizar.
Personal operativo: Son aquellos los cuales están en el proceso de
distribución, cobranzas, documentación y son pieza clave para el
movimiento del negocio.
Clientes: Son las personas naturales a las que vendemos el
producto.
Almacenes: Son depósitos donde tenemos nuestros productos a lo
largo de la región
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CAPITULO IV: ANALISIS DE COSTOS Y BENEFICIOS
4.1 ANALISIS DE COSTOS
4.1.1 Costos de inversión.Las inversiones iníciales, que se realizo para la implantación son:
EQUIPOS 4555.55Servidor de base de datos 3333,33Firewall 1111,11UPS 111,11Pcs 0Scanner 0Impresora 0
SOFTWARE 50.00SO. Windows XP Enterprise 0,00Microsoft Office XP 0,00Acrobat Reader 0,00Antivirus 50,00Linux server 0,00Internet Explorer 6,0 0,00MySql 0,00Suit Pentaho BI 0,00
Personal10000.0
0Administrador del proyecto 4000,00Ing. de BI configura los procesos de ETL 3000,00Ing. de BI configura las plantillas 3000,00
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Reportes
4.1.2 Costos de operación.Son costos, que se requiere para el funcionamiento del sistema de
Inteligencia de Negocios.
PERSONAL2000.0
0
Administrador2000.0
0
MANTENIMIENTO1500.0
0
Equipos1000.0
0Software 0.00Material de oficina (varios) 500.00
Total en costos incurridos 18,000.00
4.2 ANALISIS DE BENEFICIOS
4.2.1 Beneficios Tangibles Incremento de las Ventas
Mayor liquidez
Mayor efectividad en la cobranza de los créditos.
Eliminación de cuellos de botella al obtener la información
Disminución del tiempo de procesamiento de la información
Ahorro en recursos humano y administrativos.
El concepto de ingreso considerado es el ahorro que se logra en el uso
de papel para impresión ya que las áreas al estar integradas y compartir
la información, será innecesario emitir reportes en cada una de ellas.
Tabla 1: Ingresos
ConceptoAño
0 1 2 3 4 5Ingresos 0 150000 200000 250000 300000 300000
Fuente: Elaboración propia
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4.2.2 Beneficios Intangibles
Mejora las funcionalidades al permitir acceder a la aplicación
desde una plataforma flexible como es Internet, utilizando
solamente un browser, y sin necesidad de instalar una aplicación
en cada estación cliente.
La implantación de la base de datos permite manejar un volumen
de datos mayor.
Integrar la información en una sola Base de Datos
Entrega Oportuna de información
Incremento de precisión y veracidad de los datos
Mejora las relaciones entre las áreas intermedios
Conclusiones
1. La incorporación de nuevas tecnologías en las interfaces web,
modernizaron los sistemas orientados a Inteligencia de negocios,
expandiendo el acceso a los mismos desde otros nodos de la red, sin
requerir la instalación de software adicional, a excepción de un browser.
2. Se integra por medio de una interfaz única, el browser, adaptándose
perfectamente a la herramienta de inteligencia de negocios de una forma
rápida, ágil y adecuada; convirtiéndose en una herramienta relevante en
el sector educación.
3. Todas las Unidades Organizacionales se han integrado de manera
automática compartiendo la misma visión estratégica establecida por la
alta dirección y realimentándose constantemente de información
actualizada.
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4. Se mejoro los Procesos de Toma de Decisiones debido a la
disponibilidad de la información; lo cual hace que sea más rápida; ya que
los directivos y los trabajadores están más informados.
5. La implementación del sistema permitió que los procesos de tratamiento de la información se optimicen. Se ha mejorado en la realimentación de
información y se ha reducido el tiempo de espera.
6. Los Procesos y Datos de los Sistemas Operacionales, así como los Datos
en el DataWarehouse, son usados y examinados, organizados y
estructurados orientados a lograr información de calidad; logrando que la
gente aprenda mucho de los sistemas de información.
Recomendaciones
1. Estar siempre pendiente de los avances tecnológicos y no conformarse
con las que ha incluido en su organización.
2. Se debe realizar un benchmarking como parte del proceso continuo para
la mejora de de productos o servicios y métodos con respecto a los
competidores o a aquellas instituciones relacionadas con la educación.
3. Se debe realizar un alineamiento estratégico periódico y continuo para
lograr alinear la visión y las estrategias con los resultados que el
ministerio busca alcanzar. Esta necesidad permitirá sincronizar
efectivamente los esfuerzos de direcciones nacionales, oficinas, unidades
organizacionales y procesos independientes.
4. Se debe realizar un mantenimiento periódico del sistema para asegurar su
vigencia.
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5. Se deben determinar mecanismos de seguridad y auditoria informática
para evitar su correcto funcionamiento del sistema.
6. Se debe insistir en una mayor difusión de los productos y/o servicios
ofrecidos por el Ministerio de educación.
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