PLAN DE
GESTIÒN DEL
CONOCIMIENTO
EN LA COOPERATIVA
LA ESPERANZA
Realizado por:
Cristian Coronel
Cecilia Delgado
Ximena Peralta
Tanya Sánchez
1. INTRODUCCIÓN.
Hoy en día la importancia de la información no solo
depende de la cantidad o calidad de la misma, se debe
considerar el flujo correcto para que ésta sea vital en la
toma de decisiones que desarrollen y generen
innovación y así favorezca a la competitividad de laorganización.
La puesta en marcha y aplicación de tecnología
tomando como referente el capital intelectual es de vital
importancia para un crecimiento organizacional pero
sobre todo conlleva a un cambio por lo que representaprocesos organizados para que de acuerdo a la gestión
de la información se creen soluciones y se alcance la
revolución digital basado en la tecnología de la
información y conocimiento para crear, usar y compartir
información.
El papel que desempeña cada departamento en la
Cooperativa es trascendental para la aplicación de la
gestión de conocimiento, mediante un modeloformulado, implantación del ambiente, ejecución de la
gestión del conocimiento y al usuario externo.
El avance digital en la tecnología de la información y las
comunicaciones ha fomentado la plataforma para el
flujo de información, ideas y conocimientos a un nivelglobalizado, ha provocado una gran impresión en la
forma en que funcionan las sociedades, el internet se ha
convertido en un recurso importante para llevar a cabo
negocios que generen exigencias tanto de calidad
como competitividad, que resulta indispensable para lospaíses desarrollados por su función de herramienta social
y comercial, como para los países en desarrollo por su
función de pasaporte para la participación equitativa y
para el desarrollo económico, social y educativo.
Tanto la sociedad de la información como la
Gestión de conocimiento son la base para
establecer procesos que generen tecnología en
una organización, estos procesos más que un
tema de informática o de computación ya nofuncionan como sistema aislado sino en conexión
mediante una red, todo esto es consecuencia del
desarrollo en el campo de la informática y la
comunicación.
2. OBJETIVOS.
1. Fortalecer la misión y visión de la cooperativa mediante
la inclusión de un proceso de cambio y mejora continua
buscando constantemente la competitividad en el
entorno en el cual se desenvuelve, establecer diferentescanales de flujo de información a través de la estructura
organizacional para la pronta toma de decisiones es una
de las primeras ventajas competitivas que se obtendrían
mediante el crecimiento bajo una visión de mediano y
largo plazo.
2. Conocer, desarrollar e implementar herramientas
tecnológicas en la organización mediante el
involucramiento de estrategias que aprovechen el capital
intelectual con procesos basados en resultados y
cumplimiento de tiempos, siendo el principal factor para laconsecución de todo el talento humano para poner en
marcha los procesos.
3. Plantear matrices para la gestión delconocimiento al interior de la Cooperativa yen cada una de susdependencias, mediante el análisis de laadquisición del conocimiento, suestructuración, el procesamiento de la mismapara determinar si añade o no valor, laintegración del conocimiento y susocialización a clientes internos y externospara el logro de los resultados previstos.
3. APLICABILIDAD DE LA GESTIÓNDEL CONOCIMIENTO.
La Gestión del Conocimiento no sólo implica laformulación de parámetros a seguir, sino queestos además sean una guía para visualizar elestado en el que se encuentra la institución; portanto para mejorar todos los puntos débiles o acorregir se debe implementar la aplicación de unTablero de Mando Integral donde se establezcaparámetros de mejora considerando el valor delCapital Intelectual, para ello se estableceráncontroles de mejora en base a:
a) Capital Humano
Está relacionado con las competencias (conocimientos,habilidades y cualidades profesionales), con la capacidadde innovar y mejorar con el compromiso y la motivación(dedicación y calidad en la actuación).
Comprende los siguientes aspectos:
1. Las competencias, que se materializan en:
a.Gestión de la formación que supone contemplar la
calidad, la aplicabilidad y el acceso a la misma.
b. Gestión para la definición y difusión de competencias
o valores necesarios para alinearse con la estrategia y
el logro de los objetivos.
2. La capacidad de innovar y mejorar, que se
materializa en:
a. Gestión de la diversidad.
b. Gestión de la colaboración.
c. Gestión de la iniciativa y de la creatividad.
d. Gestión del aprendizaje.
e. Gestión del cambio.
3. El compromiso y la motivación, que se materializan en:
a. Gestión participativa: interiorización y
compromiso con el proyecto.
b. Gestión del conocimiento, la motivación y
la compensación.
c. Gestión de la comunicación interna:
canales, mensajes, etc.
d. Gestión del clima de trabajo.
e. Gestión del cumplimiento.
Está claro que en la cooperativa se da en parte la
formación de capital humano, ya que como cooperativa
su propia esencia se sustenta en una concepción basada
en el servicio, la innovación, y comunicación mediante la
actividad social para socios y empleados, quedesemboca en la aprendizaje y conllevan la propia
formación.
b) Capital Estructural
Es el valor del conocimiento conformado por los
procesos, medios, infraestructuras, tecnología, sis
temas, controles, etc., que posibilitan la creación
de valor.
Se centra en los siguientes aspectos:
1. Las infraestructuras de relación con el
cliente, que se materializan en:
a. Despliegue de redes comerciales y
canales de autoservicio y
complementarios.
b. Localización y capacidad de atención
de los canales.
2. Las tecnologías y la calidad de los procesos, que se materializan en:
a. Despliegue tecnológico: en cantidad,
modernidad, capacidad, adaptación al
usuario.
b. Tecnologías de producto.
c. Gestión de la arquitectura de la información
d. Certificaciones ISO, auditorias
y resultados.
3. La organización y los sistemas de dirección y gestión, que se materializan en:
a. Actualización de las estructuras organizativas:
funciones, organigramas, etc.
b. Sistemas de información de gestión
c. Resultados de la función auditoria.
En el ámbito de la Cooperativa son funciones básicas, alas que se deben dedicar grandes esfuerzos dedesarrollo y mejora; reglamentos de Departamentos yCentros, asignación de proyectos de investigación,gestión de sistemas, servicio de informática, gestión deconvenios, proceso de evaluación de la calidad de lasdistintas áreas, aprovechamiento de nuevas tecnologíasde innovación cooperativa y web virtual, etc.
c) Capital Relacional
Directamente relacionado con el valor de la basede clientes, de la capacidad de mantener larelación con ellos y de su potencial, y el valorreferido a otros agentes del entorno como losproveedores, las autoridades, etc. En ciertascircunstancias es bueno separar en capitalcomercial (se centra en las relaciones conclientes y proveedores y en el conocimiento delgrado de satisfacción de éstos) y capitalcomunicación (relacionado con actividades decomunicación con el exterior dentro de lasactividades de marketing).
Se centra en los siguientes aspectos:
1. Lealtad y vinculación, que se materializan en:
a. Gestión de la calidad: interna y percibida por el cliente.
b. Gestión de la relación con los clientes.
c. Cuotas de mercado y cuotas de clientes. d. Gestión de la marca.
2. Intensidad, colaboración y conectividad, que se materializan en:
a. Gestión de canales: individual e integral b. Gestión de convenios institucionales con
clientes.
c. Gestión de la imagen corporativa.
d. Gestión de relaciones con la sociedad.
e. Gestión de alianzas estratégicas.
De acuerdo a los retos que enfrentan las
organizaciones, las nuevas tecnologías ofrecen
oportunidades de adaptación rápida a distintos niveles
y pueden ser competitivas frente a las empresas degran tamaño o a la creación de alianzas estratégicas
con ellas. Es importante que la Cooperativa logre
involucrarse en las cadenas productivas o bien en
clústeres (conglomerados) que ofrezcan oportunidades
de interacción en procesos productivos y acceso atransferencia de tecnología y a información para que
así la organización pueda contribuir en valores
agregados, en calidad de producto y en consecuencia
una mejor retribución. El esfuerzo aislado no aprovecha
crecimientos de forma ni fondo en su situación ya quesus procesos y avances dependen de la interacción
correcta entre sus elementos o factores.
En este nuevo esquema, por tanto, se presentannuevos patrones de competitividad, competenciacooperativa al nivel local y global y donde elconocimiento emerge como el factor distintivo ydeterminante más importante como una herramientaadicional en la institución. El término ventajacompetitiva marca la separación de los métodostradicionales en concepto de ventaja comparativa.En el crecimiento de la cooperativa debe distinguirsetres elementos:
• La innovación como elemento central del
desarrollo financiero.
• La oportunidad de innovación
• El papel de redes de colaboración orientadas a la
innovación y apoyada, para promover las
oportunidades de innovar.
Para que este concepto sea aplicable, existe lanecesidad de formular e implementar estrategias dedesarrollo institucional a fin de que se logre la eficaciacon relación a la competitividad estructural.
Etapa de Diagnóstico:
El mayor reto de una Institución Financiera hoy en día es la correcta gestión, por ende nos concentraremos en el rendimiento y para ello tomamos en consideración cuatro elementos básicos:
ELEMENTO RESPONSABLES SITUACIÓN ACTUAL RESULTADOS
ESPERADOS
CONFIANZA Todos los miembros de la
organización.
Falta de liderazgo, falta
de comunicación,
inestabilidad laboral,
egoísmo, falta de
cooperación.
Liderazgo,
comunicación,
seguridad, estabilidad,
compañerismo, unión,
credibilidad.
CONSENSO Equipos de trabajo en
las distintas áreas o
departamentos.
Decisiones impositivas,
falta de acuerdo.
Comprensión, acuerdos
efectivos, diálogo.
COMPROMISO Todos los miembros de la
organización.
Falta de responsabilidad
incompatibilidad,
práctica de antivalores.
Responsabilidad,
sinergia, colaboración,
compañerismo, unidad,
lealtad, consecución de
objetivos, motivación e
incentivo, efectividad.
COLABORACIÓN Todos los miembros de la
organización.
Incumplimiento de
metas personales y
organizacionales.
Logro de metas
personales y
organizacionales,
empatía.
Una correcta Gestión del Conocimiento es capazde reportar a la entidad significativos beneficiostomando en cuenta que al gestionarconocimiento, el sistema se debe adaptar a lasnecesidades específicas de la cooperativa:
• Cultura institucional
• Plataforma tecnológica
• Modelos de gestión comercial
• Alcanzar los objetivos y metas
Una vez que se llega a cubrir mencionadosfactores se traducirán en utilidadesfundamentadas en administrar, aprovechar,organizar el recurso para crear conocimiento quees el principal productor de riqueza.
DIAGRAMA DE ESTRATEGIAS PROPUESTAS Para el desarrollo de las estrategias partimos de un mapa que nos
permitirá identificar las fuentes de conocimiento, como se puede apreciaren la siguiente matriz:
MATRICES DE PLANTEAMIENTO DE ESTRATEGIAS
MATRICES DE PLANTEAMIENTO DE ESTRATEGIAS
MATRICES DE PLANTEAMIENTO DE ESTRATEGIAS
MATRICES DE PLANTEAMIENTO DE ESTRATEGIAS
MATRICES DE PLANTEAMIENTO DE ESTRATEGIASCon las matrices de estrategias a aplicar es necesario complementar el plan con la asignación
de indicadores que permitan posteriormente hacer el seguimiento y control del Plan.
4. Seguimiento, Monitoreo y Control del Plan de
Gestión del Conocimiento
Para el control y seguimiento del Plan de Gestión del Conocimiento se
emplearán los siguientes pasos:
a) Capital Humano: Es preciso para poner en marcha el Plan emprender en dosprocesos necesarios:
1.- Proceso de formación a todos los clientes internos de la Institución, queconsistirá en desarrollar un software que permita a los directores de las distintas
dependencias de la organización realizar de forma sencilla los planes de
formación de sus empleados, y a su vez el Departamento de Talento Humano
reciba toda la información necesaria para realizar la gestión de la formación.
Las aplicaciones citadas en las distintas matrices comprenden la administración
de la información donde se puede mantener al día la información relativa a los
distintos aspectos y situaciones presentadas al interior de la institución que
ayudarán al personal colaborar con la implementación del plan.
Los indicadores de medición en este proceso serán:Gasto de Formación / Masa Salarial (%).
Nº de días de formación por Departamento (#).
Nº de Asistentes a Cursos / Total (%)
4. Seguimiento, Monitoreo y Control del Plan de
Gestión del Conocimiento
2.- Proceso de ingreso de nuevos empleados.- Dada la
rotación existente en la Cooperativa es necesario generar la
estrategia de que las personas que se incorporan a la
organización aprendan todo lo necesario para poder moverse
en los distintos entornos que se está planteando emprender enla Institución.
Para medir las mejoras aportadas por la aplicación web seplantean los siguientes indicadores:
Tiempo Medio de Inducción (#).Conocimiento Medio de la Organización (0-10). Mediante un
cuestionario.
Conocimiento Medio de las Personas (0-10). Mediante uncuestionario.
4. Seguimiento, Monitoreo y Control del Plan de
Gestión del Conocimiento
b) Capital Estructural: En este ámbito será necesario emprender
en el Proceso de Distribución y Seguimiento de Referencias.
1.- Proceso de Distribución y Seguimiento de Referencias (LeadTracking).
Lo que pretende este proceso es estructurar y mejorar la
relación entre la Dirección de Negocios y la Dirección
Administrativa, cuando la Dirección de Negocios detecta un
Lead (una referencia de negocio) se pasa a Operativo
mediante las aplicaciones web, a través de la cual se va
estructurando todo el seguimiento de esa referencia y de cómo
es abordada.
Los indicadores seleccionados son:Nº Total de Leads pasados (#).
Nº de Leads éxito / Nº total de Leads (%).
Nº de Leads cerrados con éxito (#).
4. Seguimiento, Monitoreo y Control del Plan de
Gestión del Conocimiento
c) Capital Relacional, éste incluye dos procesos que permitirán
el control y seguimiento:
1.- Portal Alianzas / Portales Verticales.- Esta iniciativa consiste
en crear una serie de Portales Verticales en Internet con los que
la empresa se comunica con los distintos colectivos para lograr
una óptima comunicación y actualización de las relaciones con
aquellas empresas con las que la Cooperativa tiene alianzas
estratégicas de algún tipo.
Los indicadores que miden este proceso serán:
Nº de Accesos al Portal (#).
Nº de Descargas de Información (#).
Tiempo Medio de Permanencia en cada sesión (#).
4. Seguimiento, Monitoreo y Control del Plan de
Gestión del Conocimiento
2.- Cuentas Nominadas (Coverage Model) è ATM (AccountTeam Management)
Esta aplicación permite gestionar el conocimiento que se tienesobre cada cliente mediante el uso de aplicaciones o equipos
virtuales que se encarguen de realizar planes estratégicos para
cada cliente con el objeto de gestionar lo que se denomina “la
cuota de cliente”, usando un software basado en la
metodología Tollar que nos permita estructurar los Planes deCuenta (oportunidades, iniciativas, barreras, acciones o tareas,
recursos necesarios, etc). La coordinación de los equipos de
trabajo se realizará mediante la Intranet y otros soportes como el
correo electrónico, el skype, sin descartar reuniones semanales,
en las que se sigan identificando oportunidades, iniciativas,barreras, acciones y recursos para que la Cooperativa alcance
las metas y resultados esperados.
5. Uso de la web 2.0 dentro de la institución
El hecho de que cada usuario pueda acceder a la información
segmentada que le interesa ha hecho que los medios de
comunicación tradicionales como la televisión, radio y prensa
hayan perdido protagonismo. Se ha generado una migración
de los medios tradicionales a Internet. Eso trae como
consecuencia que la inversión en publicidad en Internet haya
aumentado considerablemente en los últimos años. En cuanto a
efectividad de la publicidad, la Web 2.0 ha mejorado el
marketing viral o el marketing de boca a boca. Una opinión
sobre un producto en un blog o un agregador de noticias
puede ser visto, transmitido y compartido por miles de usuarios
en la red. La institución incursionaría dentro de la utilización de
herramientas y mejoras a la Web que actualmente dispone por
tanto se propone la inclusión de mejoras dentro del sitio web ynuevas formas de llegar a los cuenta ahorristas.
Integración de contenido deredes sociales externas
-Directorio de blogs externos
- Publicación de contenido debloggers externos
- Reportes de twitters
- Fotos de usuarios de Flickr
- Videos de usuarios de YouTube
-Video streamming de usuarios(Ustream)
-Status o contenido provenientede usuarios de Facebook
Contenido de Enlaces Favoritos en Redes Sociales
Presencia y producción en Facebook
My space Otros de interés
HERRAMIENTAS WEB 2.0
Bitácora /blogs
Podcast (last.fm)
Video blogs
Foto – blogs
Mo blogs (contenido móvil)
Blogs de empresas
Presencia en Flickr
Vídeo (Canal en Youtube)
Wiki
Microblogging
Tipo de presencia en twitter
Presencia con titulares web
Presencia con contenido propio
Presencia con personal de la cooperativa en Twitter
Integración de Twitter en el sitio
- Twitter móvil
5. Uso de la web 2.0 dentro de la institución
5. Uso de la web 2.0 dentro de la institución
PERSONALIZACIÓN Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
a) Adaptación de los contenidos a las demandas /necesidades de los SociosContenido
Personalización de la portada
(portada larga/corta, ventana de última hora, ventanas
informativas)
Versión html (solo texto)
Versión en PDF (de productos y servicios)
Versión animada (de presentaciòn de productos y servicios)
Versión para móviles (wap, iphone, blackberry, etc)
Versiones regionales / localesVersiones bilingue
Ampliar/reducir el tamaño de letras
5. Uso de la web 2.0 dentro de la institución
PERSONALIZACIÓN Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
b) Recuperación, almacenamiento y/o distribución de contenidos en página WebBarra de navegaciónBuscadorMapa del sitioNube de Tags – clasificación por palabras claveRanking de noticias
Lo más vistoLo más comentadoLo más enviadoDISTRIBUCIÓNTecnología pullSuscripción al emailAlertas de última horaBoletines diarios
Newsletter semanalesSuscripción al celular(Actualizacón de la Información)Noticias vía SMS al móvilRSSWidgetsVideos, archivos o servicios pueden ser republicados (embebidos) en otros sitios.Reenvío de las notas por correo electrónico “a todos los socios”
Reenvío de noticias a redes sociales (botonera a Facebook, Meneame, Twitter, Delicious, etc)
5. Uso de la web 2.0 dentro de la institución
SERVICIOS
c) Servicios comerciales
Publicidad
Tienda virtual
Buzón de sugerenciasPromociones
d) Información-ocio
Revista Institucional y Cuenta Infantil
ConcursosSorteos
e) Información institucional
Institucional - Quiénes somos
Otras actividadesMapa del sitio
5. Conclusiones
"La gestión del conocimiento es la combinación de sinergias entre
datos, información, sistemas de información, y la capacidad creativa y
innovadora de seres humanos"(Malhotra 1997). Ésta es una visión
estratégica de la gestión del Conocimiento que considera la sinergia
entre lo tecnológico y lo humano, basada en la distinción entre el "old
world of business" y el "new world of business", partiendo de esto
consideramos que el reto más importante para las empresas en lo que
a la gestión del conocimiento se refiere es asegurar el enfoque en la
sinergia entre datos e información procesada por las tecnologías de la
información, y la capacidad creativa e innovadora de su personal.
Los clientes internos de una organización, trabajadores del
conocimiento necesitan comprender las aplicaciones de las nuevas
tecnologías a sus contextos empresariales, esta comprensión es
necesaria para poder delegar a las tecnologías determinadas tareas
que nos permitan concentrar nuestros esfuerzos y dedicar nuestro
tiempo a actividades que generen valor y que, a su vez, exigen
creatividad e innovación.
5. Conclusiones
Los recursos empresariales importantes como la del factor
humano y el capital, tienen funciones sustanciales consagradasa su gestión. No se manejará correctamente el conocimiento
hasta que todo grupo dentro de una empresa tenga
establecido claramente su responsabilidad en el trabajo.
La Dirección General tendrá como objetivo facilitar la creación,aplicación y distribución del conocimiento tanto a nivel interno
como externo. Para que la gestión del conocimiento sea un
éxito, es necesario el compromiso de todos para resumir y
transmitir y aplicar conocimientos; el compromiso para
fomentar la interacción interna y lograr mejores resultados y
bienestar para todos los integrantes de la organización.
5. Conclusiones
Al considerar a la Dirección administrativa como uno de los ejes
de la institución y la encargada de planificar, dirigir, coordinar y
controlar todas las actividades de apoyo administrativo al resto
de dependencias y direcciones, debería mantener una
perfecta aplicación de las nuevas tecnologías presentadas en
este mundo globalizado, lo cual hace evidente que el uso de
las herramientas de la web 2.0 mejoran el rendimiento y laeficacia en las actividades institucionales, optimizando recursos
humanos y financieros y tecnológicos que contribuyan a un
mayor logro de objetivos, metas, planes y programas generales
de la Institución, logrando una distribución del conocimiento a
nivel interno y externo.
5. Conclusiones
En el Departamento Financiero se tiene que potenciar todos los
aspectos relacionados con la integración de nuevastecnologías y herramientas que ayuden a obtener mejoras en
los procesos interdepartamentales donde la orientación de los
empleados estaría en la obtención de resultados en el menor
tiempo posible optimizando recursos y evitando tiempos
muertos en el trabajo. Las informaciones relevantes dadas aconocer dentro de los comités respectivos se deben retransmitir
a todos los niveles de la institución con la finalidad de que cada
miembro tenga conocimiento de la realidad institucional y así
contribuya a la mejora continua que conlleve a la consecución
de las metas y objetivos propuestos.
5. Conclusiones
Ahora bien, en el Departamento de Dirección Informática el uso de
nuevas tecnologías se hace más que necesario ya que son los
proveedores de insumos para la generación de reportes e información
para el procesamiento de indicadores de gestión es imperativo
entonces que se cuente con la mayor cantidad de herramientas que
faciliten el uso de la transmisión de datos y comunicación interna y
externa pero siempre manteniendo la confidencialidad de la
información.
No se debe confundir como inversiones en conocimiento al correo
electrónico, páginas Web y redes internas, ya que lo más importante al
invertir en conocimiento está en la creación de comunidades que
distribuyan experiencia, de esta forma los miembros de la empresa,
pueden acceder al capital de conocimiento de la organización en
cualquier momento. De lo mencionado es de considerar invertir en
tecnología relacionada con: sesiones presenciales, Foros digitales,
comunidades de práctica, Web 2.0 (wiki, picasa, flickr, youtube, blogs,
delicius, audacity)
5. Recomendaciones
La gestión de conocimiento nunca termina ya que las categorías
de conocimiento requerido siempre están cambiando.
Nuevas tecnologías, nuevas técnicas de gestión, nuevos
problemas y nuevas preocupaciones del cliente, siempre están
surgiendo. Y ello supone nuevas necesidades de conocimiento.
Las empresas que avanzan hacia un nuevo paradigma, deben
cambiar el concepto de organización tradicional basado en la
jerarquía de poder, por una organización basada en multi
equipos, entre los cuales la comunicación fluye sin trabas. Deben
ser equipos que interactúan entre sí. Y, sobre todo, equipos que se
apropian de lo que hacen, que tienen poder sobre ello. Esto
significa un cambio radical en el concepto de gestión. El directivo
deja de ser "el que manda" y pasa a ser un "arquitecto de
entornos", un creador de ambientes. Su principal responsabilidad
para con estos grupos es conseguir la identificación del grupo con
su actividad.
5. Recomendaciones
Si queremos avanzar hacia las organizaciones inteligentes, que
continuamente aprenden, evolucionan, mejoran, necesitamos
avanzar hacia organizaciones competitivas y
flexibles, innovadoras y creativas, buscando la productividad
empresarial pero también la productividad y bienestar de sugente.
En función del factor tecnológico como recurso fundamental
dentro de una organización se debe implementar sistemas de
gestión para medir la rentabilidad de la Cooperativa basada
en competencia, creatividad e innovación para mejorar los
procesos ya que de esta forma se controlaría de manera
automática y a toda hora de tal forma que se puedan obtenerreportes para la gestión oportuna de eventos, así se acortaría la
brecha digital con el recurso humano innovando en productos
y servicios.
5. Recomendaciones
Considerando que para implementar y mejorar continuamente
las herramientas tecnológicas se debe capacitar y dirigir la
organización para crear comunidades que gestionen
conocimiento conociendo a cabalidad los límites y alcances
de la cooperativa desde el rol de la alta gerencia, sin olvidar
que para lograr un mejoramiento continuo de los procesos,
productos y servicios, se hace necesario realizar un control y
seguimiento permanente del Plan de Gestión del Conocimiento
de la Institución para garantizar su efectiva aplicación y
consecución de metas y resultados esperados.