Download pdf - PLAN DE MEJORAMIENTO 2008 - 2009 - 2010 PLAN DE ... · Verificación y realineación de indicadores, formulas y tareas propiamente de responsabilidad del Comando de Infantería de

ARMADA NACIONALALMIRANTE ROBERTO GARCIA MARQUEZ 800141644-12007 - 2008 - 2009 - 2010

27-oct-1131-dic-11

SI NO

La Jefatura de Planeación de laArmada Nacional en coordinacióncon la Jefatura de Desarrollo Humanoy el Comando de Infantería de Marinaelaboran un Estudio de EstadoMayor, con el fin de verificar,determinar y establecer laorganización y funciones legales y/oreglamentarias tanto de JEDHUcomo de CIMAR, con el fin de evitarduplicidad de funciones y manejo deinformación dentro de la organizacióny así lograr la elaboración yformulación de un Plan de Acciónacorde a las funciones establecidaspor la Institución.

Elaboración y aprobación delEstudio de Estado Mayor delas funciones y competenciasde cada jefatura, autorizadopor el señor COARC.

Estudio de Estado Mayor 2 06/07/2011 31/12/2011 25,0 2 100,00% 25 25 25

Actualización del Plan deAcción de CIMAR.

Actualización del Plan deAcción de JEDHU.

Evaluar los Planes de Acciónde todas las Jefaturas delComando Armada.

Revistas 8 06/07/2011 31/12/2011 25,0 8 100,00% 25 25 25

Elaboración del Plan de Acción El Plan de Acción en su conformación y formulación presentadebilidades, puesto que al hacer el seguimiento, las funcionesno están determinadas para su cumplimiento en cada una de lasJefaturas, como se pudo establecer, por ejemplo, en CIMAR.

Esta Jefatura, según el análisis, cumple funciones deseguimiento, es decir que las tareas operativas plasmadas en elPlan de Acción corresponden a las restantes Jefaturas. Solorealizan lo relacionado con traslados de personal, cursos decapacitación y desarrollo físico, que según se pudo establecer,estas tareas le corresponden a la Jefatura de DesarrolloHumano JEDHU.

Falta de determinación conexactitud de las funciones que lecorresponden desarrollar a cadauna de las jefaturas, enconcordancia con el plan deAcción y el plan Estratégico.

Incumplimiento de lastareas asignadas a lasdiferentes dependenciasde la Entidad, lo queevidencia desgasteadministrativo por laduplicidad de funciones ydeficiencias en laelaboración del Plan deAcción.

Fortalecer la gestiónadministrativa mediante lacreación de mecanismosefectivos para eldesarrollo, control ymonitoreo de loscompromisos de laArmada, el Plan de Accióny las tareas previstas parasu ejecución,estableciendo paralelamente lasresponsables de lasJefaturas al interior de laorganización, y enparticular del Comando deInfantería de Marina.

Implementación de lasrecomendaciones del Estudiode Estado Mayor y/o del o losactos administrativo quereasignen o suprimanfunciones en cada una de lasJefaturas y Comando deInfantería de Marina.

Garantizar la coherencia ,unificar los criteriosinstitucionales entre losindicadores, formulas y

GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL - MODALIDAD REGULAR - CONPES 3460 DE 2007

PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2010

COMANDO ARMADA(BOGOTÁ)

1 1101002JEPLAN JEDHUCIMAR

52,001/01/2012 31/12/2012Documento 2 26 0

2 1101100

Indicadores Indicadores Existen algunos indicadores del Plan de Acción, que presentan debilidades encuanto a su construcción (variables no especificadas), pertinencia (variablesno relacionadas con la meta que se pretende medir), y en algunos casos nocuantificables, situación que dificulta el seguimiento y medición del nivel deejecución de la meta, como se evidenció en los siguientes objetivos:

Objetivo Estratégico ARC: Contribuir al Bienestar y Desarrollo de losCiudadanos. Objetivo Estratégico de la Jefatura: Proporcionar Atencióneficiente al Ciudadano. Nombre del Indicador: Efectividad en atencióneficiente al ciudadano. No fue posible establecer el número de capacitacionespuesto que la formulación y/o definición operacional no permite cuantificar.

Objetivo Estratégico ARC: Garantizar y mantener una Cultura de Autogestión,Autocontrol, Calidad y Cumplimiento Misional. Objetivo Estratégico de laJefatura: asegurar la gestión de la calidad. Nombre del indicador ControlMetrológico. No permite medir el nivel de ejecución del programa de

En algunas oportunidades no sedefinen las variables específicas y Dificulta el seguimiento y

medición del nivel de

Revisar con los Jefes deplaneación de las Jefaturas ylos directores de lasdependencias y con elacompañamiento de JEPLAN -DPLAE los indicadores del

Acción de mejoramientoUnidad de medida de

la Meta

Área Responsable

Efecto del hallazgo Descripción de las Metas

PLAN DE MEJORAMIENTO 2008 - 2009 - 2010

Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas

Porcentaje de Avance físico de

ejecución de las metas

Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas

Puntaje Logrado por las metas

metas (Poi)

Avance físico de


ObjetivoDenominación de la

Unidad de medida de la Meta

FORMATO No. 2

INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

Informe Presentado a la Contraloría General de la República

Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo

hallazgoDescripción hallazgo (No más de 50 palabras)Código del

hallazgo

Fecha de suscripción:10 de agosto de 2010

Efectividad de la acción

Entidad: Representante Legal: NIT: Períodos fiscales que Modalidad de auditoría:

Fecha de evaluación

1 50,00%

JEFES DE PLANEACIÓ

N DE LAS JEFATURAY DIRECTORE

S DE

0

Página 1

SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


Unificar los criterios en losindicadores utilizados para medir elavance de los Planes de Acción decada Jefatura y Comando deInfantería de Marina y alinearlosfrente al Plan de Acción institucionalfortaleciendo los los indicadores encuanto a su construcción (variablesespecificadas), pertinencia(variables relacionadas con la metaque se pretende medir), ycuantificables, de tal forma que sefacilite el seguimiento y medición delnivel de ejecución de la meta.

Reunión RAE 1 06/07/2011 31/12/2011 25,0 1 100,00% 25 25 25

tareas, propuestos en elplan de acción por partede las jefaturas y el Plande Acción institucional.

2 1101100 calibración de equipos de medición de la Armada.

Objetivo Estratégico ARC: Conducir Operaciones Militares exitosas. ObjetivoEstratégico de la Jefatura: Contribuir a las Operaciones Militares Exitosas.Nombre del indicador: Disminución del índice de bajas por acción delenemigo. La fórmula del indicador no hace referencia a las accionesplanteadas.

Objetivo Estratégico ARC: Optimizar la Logística Objetivo Estratégico de laJefatura: Optimizar la disponibilidad de recursos en su oportunidad, cantidad ylugar adecuado de tal forma que permitan integrar las condicionesestablecidas por el sistema de Gestión de Calidad. Nombre del indicadorTiempo de permanencia en el almacén FMS de los bienes de consumo,donados, recibidos y entregados en la guarnición. La fórmula no permiteestablecer lo que dice el indicador.Lo anterior, evidencia debilidades en la planeación, formulación y seguimientoa las metas y dificulta que la Entidad cuente con indicadores que le permitaestablecer porcentajes reales de cumplimiento.

relacionadas con lo que sepretende medir.

medición del nivel deejecución de la meta, Plan de Acción, evaluar la

relación con las acciones,tareas o iniciativas planteadas,y los indicadores con laformulas propuesta para sumedición.

S DE DEPENDENC

IAS EN ACOMPAÑA

MIENTO CON DPLAE

Página 2

SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


Revisar con los Jefes deplaneación de las Jefaturas ylos directores de lasdependencias y con elacompañamiento de JEPLAN -DPLAE los indicadores delPlan de Acción, evaluar larelación con las acciones,tareas o iniciativas planteadas,y los indicadores con laformulas propuesta para sumedición.

Fortalecer la gestiónadministrativa mediante lacreación de mecanismosefectivos para eldesarrollo, control ymonitoreo de loscompromisos de laEntidad, el Plan de Accióny las tareas previstas parasu ejecución.

Creación de mecanismosefectivos para el desarrollo,control y monitoreo de loscompromisos de la Entidad, elPlan de Acción y las tareasprevistas para su ejecución.

Reunión RAE 1 06/07/2011 30/11/2011 21 1 100,00% 21 21 21

Solicitar la asignación depresupuesto para lacancelación de los impuestospor el predio la esmeralda para los años 2009, 2010 y 2011.

Solicitud Presupuesto 1 06/07/2011 31/12/2011 25 1 100,00% 25 25 25

Realizar la cancelación de losimpuestos adeudados por elpredio la esmeralda para losaños 2009, 2010 y 2011.

Ejecución Presupuesto 1 06/07/2011 30/06/2012 51 0 0,00% 0 0 0

Fortalecer la gestiónadministrativa mediante lacreación de mecanismosefectivos para eldesarrollo, control ymonitoreo de loscompromisos de laEntidad, el Plan de Accióny las tareas previstas parasu ejecución .

En coordinación con la elDepartamento de PlaneaciónEstratégica realizar la revisiónal Plan de Acción de CIMAR.

Revistas 1 06/07/2011 30/11/2011 21 1 100,00% 21 21 21

Garantizar la depuraciónde indicadores, formulas ytareas, los cuales no seande responsabilidad delComando de Infantería deMarina o que no aportenresultados al proceso.

Verificación y realineación deindicadores, formulas y tareaspropiamente deresponsabilidad del Comandode Infantería de Marinaderivadas del Plan de Acción.

Revistas 1 06/07/2011 31/12/2011 25 1 100,00% 25 25 25

Elaboración de circular para elenvío de incapacidades a lasEPS para liquidar

Circular 1 1/08/2011 1/10/2011 9 1 100,00% 9 9 9

Capacitar al personal queconforma el área de SeguridadSocial con el fin de que dencumplimiento al envío deincapacidades a las EPS, eigualmente en la inclusión en lanómina del descuento porconcepto de incapacidad decada funcionario de acuerdo ala normatividad vigente.

Capacitar al personal de lasseccionales de personal con el fin deque den cumplimiento a lasdirectrices en relación a los reportesde novedades de incapacidades delpersonal y reporte de novedades,específicamente lo concerniente aprimas enviadas a la división denóminas con planillas.

Dar cumplimiento a lasfechas de cierre y a loslineamientos para el cierrede nomina

Capacitar al personal de lasseccionales de personal enmateria del reporte denovedades de incapacidades yreporte de novedades,específicamente lo concernientea primas enviadas a la divisiónde nóminas con planillas.

Registros de asistencia 1 1/08/2011 31/12/2011 22 1 100,00% 22 22 22

Registro Incapacidades y otras novedades

Analizados los documentos soportes de las incapacidades delpersonal civil de la Armada Nacional presentadas durante el mesde diciembre de 2010, se evidenció inoportunidad en la entregade las mismas a la División de Nómina; de igual forma, seestableció en algunos casos, demora por parte de la Entidadpara solicitar a la EPS la liquidación. Por ejemplo, la incapacidadcon código No. 66739092, fue recibida por la División deNómina el 5 de enero y sólo hasta el 28 de abril de 2011, conoficio No. 5915/MD-CGFM-CARMA-SECAR-JEDHU-DIPER-DINOM-90.3, se solicitó a la EPS la liquidación.

Para el segundo semestre de2011 de solicitara laasignación de presupuesto ypara el primer semestre de2012 de realizara lacancelación del mismo.

JEPLANJEDHUCIMAR

31/12/2011Registro de Capacitación

informar y recabar alpersonal de la División deNóminas las directricesestablecidas y lanormatividad vigente sobreincapacidades.

3 1101002

Nivel de cumplimiento del Plan de Acción Los soportes presentados sobre el cumplimiento de algunas tareas noevidencian el resultado consignado en el Plan de Acción de las dependencias.Tal situación se observó en las siguientes tareas: JEDHUObjetivo Estratégico Jefatura: Proveer con disponibilidad y oportunidad lainformación del personal.• Digitar las historias laborales de los funcionarios de la Institución: Se observóque solo a partir del mes de julio se realizó el proceso de digitalización dehojas de vida. • Análisis, verificación y detección de novedades de nómina: Presentan unreporte mensual de los procesos de nómina, pero el informe es presentado alJefe de Desarrollo Humano dos meses después de cada corte, ejemplo elinforme de enero de 2010 es entregado hasta el 31 de marzo de 2010, elcorrespondiente a febrero se entrega el 20 de abril de 2010, etc.Además se observan errores frecuentes por parte de los digitadores alregistrar las novedades de nómina. Objetivo Estratégico Jefatura: Desarrollar y Promover el Bienestar y la Saluddel Personal.• Efectuar campañas educativas para el manejo del agua y protección alpersonal en área de operaciones: Según oficio 008197 de noviembre 2 de2010, enviado al Jefe de Establecimiento de Sanidad Militar Batallón AsaltoFluvial de infantería de Marina N°3, por parte del Director de Sanidad Naval,reportando el alto riesgo a que está expuesto el personal de este batallón conrelación al consumo de agua potable pero no se evidencia qué medidapreventiva se ha tomado al respecto.Además en las tareas que se relacionan a continuación, se determinó elincumplimiento o la falta de ajustes al Plan: JEDHU:• Aplicar por parte de los Jefes de los ESM las encuesta de satisfacción entreel personal Militar • Tabular la información y consolidarla• Retroalimentar con los Jefes de los ESM los resultados arrojados• Implementar acciones de mejora en los ítems con deficiencias en el resultadoNivel de cumplimiento del Plan de Acción Los soportes presentados sobre el cumplimiento de algunas tareas noevidencian el resultado consignado en el Plan de Acción de las dependencias.Tal situación se observó en las siguientes tareas: CIMAR1- Objetivo Estratégico Jefatura: Planeamiento y Desarrollo de la I.M - Pago de los Impuestos del terreno a la IM Jesús del Río. Con oficio 110807 de noviembre 11 de 2010, dirigido al Brigadier GeneralInfantería de Marina, donde se establece los antecedentes y situación delegalidad de los integrantes de la corporación “Amigos de los Montes deMaría, lo anterior, en consideración a que esta organización agrupa un númeroconsiderable de propietarios de tierras de esta región, que en el año 2008efectuaron a título de donación a la Armada Nacional, el pago de impuestosadeudados por el predio la Esmeralda. No se establece el pago de impuestosde los años 2009 y 2010...... Continua

Ausencia de documentos quesoporten los alcances obtenidosen el plan de Acción

Deficiencias de gestiónadministrativa por falta deefectividad en losmecanismos creados parael desarrollo de las tareasprevistas en el Plan deAcción, así como en laplaneación, formulación yactividades de monitoreo alas metas propuestas,proyectando compromisosque finalmente no sondesarrollados por laEntidad.

Cumplir con lasobligaciones fiscales porparte de la Armadamediante la cancelaciónanual del impuesto predial.

Revisar con los Jefes de losDepartamentos del EstadoMayor de Infantería de Marinalas tareas de los indicadoresdel Plan de Acción de CIMAR,este derivado de lasalineaciones transversales delos planes de Acción de lasJefaturas del Comando de laArmada Nacional, con elacompañamiento de JEPLAN -DPLAE para evaluar larelación con las acciones,tareas o iniciativas planteadas,y los indicadores con laformulas propuesta para sumedición.

Debilidades en los reportesoportunos de algunas novedadespor parte de las diferentesUnidades de la Armada Nacional y, deficiencias en losprocedimientos específicos quepermitan efectuar un debidocontrol y mitiguen el riesgo parano realizar pagos del 100% afuncionarios que se encuentrenincapacitados.

Inoportuna incorporaciónde las novedades por ésteconcepto y de aplicar losdescuentos pertinentes, enel mes correspondientepara reflejar valoresconsistentes y reales en lanómina.

Además de reflejardebilidades de controlinterno así comoinaplicación de las normasrelacionadas con losporcentajes de descuentopor incapacidad.

Elaborar una circular para lafirma del señor Director dePersonal donde se establezcalos tiempos de envío de lasincapacidades a liquidar en lasdiferentes EPS desacuerdo ala normatividad vigente.

Capacitar al personal de nominas en materia del

reporte de novedades de incapacidades

4 1502001

1 1/08/2011 22 1 100,00% 22 22 22

JEDHU

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Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


Elaborar un documento parafirma de el señor JEDHU a lasentidades financieras, con el finde recordarles laresponsabilidad de estas, frentea no comprometer los devengosde los funcionarios superandoun tope de 50% del totaldevengado.

informar y recordar a lasentidades financierassobre la normatividadvigente de descuentos pornómina

Elaboración de documento oficio 1 1/08/2011 01/12/2011 17 1 100,00% 17 17 17

Capacitación y sensibilizaciónpara que los funcionarios nocomprometan más del 50% desus haberes.

informar y recabar al personal de Armada Nacional sobre directrices establecidas y la normatividad vigente en el tema de descuentos

Capacitar al personal sobredirectrices establecidas y lanormatividad vigente en eltema de descuentos

Registros de asistencia 4 1/08/2011 31/12/2011 22 4 100,00% 22 22 22

Documento para la firma delseñor JEDHU solicitando algrupo de sistemas del Ministeriopara que en la nueva plataformade nóminas quede incorporadoun bloqueo que evite que seefectúen descuentos quesuperen el 50% de los devengosdel personal, excepto en casode embargos de familia.

Incluir la tecnología dentro del control de la nómina del personal

Elaboración de documento documento 1 1/06/2011 01/12/2011 26 1 100,00% 26 26 26

6 1404001

Contratos de PublicidadEn la información suministrada por la Armada Nacional se relaciona lacelebración de contratos cuyo objeto consistió en el servicio de publicidadsegún se detalla a continuación.....Cuadro No. 10CONTRATOS DE PUBLICIDADSobre la base anterior la Armada Nacional destinó durante la vigencia 2010 un total de $68.4 millones para la celebración de contratos por concepto depublicidad, objeto para el cual está proscrita la destinación de recursos deltesoro público por expresa prohibición del artículo 1 del Decreto 1094 de2001, modificatorio del artículo 6 del Decreto 1737 del 21 de agosto de 1998,por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se someten acondiciones especiales la asunción de compromisos por parte de lasentidades públicas que manejan recursos del Tesoro Público. Lo anterior,evidencia falta de austeridad en el gasto y desconocimiento de las normasmencionadas por lo que se constituye como un hallazgo con presunto alcancedisciplinario.

Debilidades en la estructuraciónde necesidades contractuales pordesconocimiento de las normassobre austeridad en el gasto.

Celebración de contratoscuyo objeto no responde acriterios de eficiencia yausteridad.

Actualizar a las unidadesdelegatarias sobre lanormatividad vigente enpolíticas relacionadas conausteridad en el gasto.

Reiterar el cumplimientode las normas vigentessobre austeridad en elgasto público.

Se realizará una circular porparte de la Oficina deContratos dirigida a lasunidades delegatarias en lacual se reitere el cumplimientode las normas vigentes sobreausteridad en el gasto público.

Circular 1 01/08/2011 31/12/2011 22 1 100,00% 22 22 22

Descuentos Autorizados por NóminaAnalizada la información contenida en la nómina para los mesesde agosto y noviembre de 2010, se evidenció que algunosfuncionarios tienen descuentos que superan el 50% del totaldevengado, como se observa en los ejemplos anotados en elanexo No. 1 de este informe, lo cual incide en el bienestar delrecurso humano, la motivación y disponibilidad para desarrollarlas actividades encomendadas, además de contravenir loestablecido en los Decretos 1073 de 2002 y 994 de 2003.

Inexistencia de controles en elaplicativo para controlar losdescuentos autorizados pornómina y poca efectividad en elseguimiento a los registros de lasnovedades por conceptos decréditos.

Deficiencias en elaplicativo para controlar losdescuentos autorizados,como también, debilidadesen el control y seguimientooportuno para dar vistobueno y rechazar losdescuentos que superenlos topes autorizados,además de contravenir loestablecido en la norma enmención y el artículo 53 dela Constitución Política deColombia.

5 1502001

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la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


9 1402008

Validez de la oferta

En el contrato 05 MDN-ARC-JOLA-2010 por $7.630 millones, laCarta de Invitación para la Contratación Directa Reservada No.MDN-ARC-JOLA-2010 establece en el numeral 2.2 un plazo devalidez de la oferta de 120 días, sin embargo la validez de laoferta presentada por el proponente fue de 90 días, hechoinadvertido al momento de la revisión de la propuesta. Lagarantía de seriedad de la oferta presenta una vigencia desde el29 de marzo/10 hasta el 10 de julio de 2010 para un total de 104días, motivo por el cual la póliza presentada no cubre el plazo devalidez exigido en el pliego de condiciones de 120 días.

Deficiencias en la revisión de losrequisitos habilitantes de lapropuesta.

Riesgo de contratar encondiciones deinconveniencia para laEntidad.

Ajustar la vigencia de lagarantía de seriedad de laoferta al lapso establecido enel cronograma del procesocontractual para la aprobaciónde la garantía única.

Garantizar la cobertura delriesgo acorde a loestipulado en el Decreto4828 de 2008 modificadopor el Decreto 2493 de2009

Se enviará a las unidadesdelegatarias de la ArmadaNacional Circular informativarelacionada con la vigencia dela cobertura de la garantía deseriedad de la oferta y laimportancia de la adecuadalabor de los comitésevaluadores en la verificación yevaluación de las ofertas.

Circular 1 01/08/2011 31/12/2011 16 1 100,00% 16 16 16

JOLAOFCON

ORDENADORES DEL GASTO

1 01/08/20117 1406100

Reporte de información contractualEn el reporte de información contractual de la vigencia examinada sedetectaron inconsistencias relacionadas con:• Valores no reportados en algunos contratos (74 MDN-ARC-BN2-2010; 89MDN-ARC-BN2-2010).• Valores bajos que posiblemente no correspondían a la realidad en loscontratos:o 94 MDN-ARC-ENSB-10 por $ 68.000o 9 MDN-ARC-BAFLIM40-2010 por $42.000 o 17 MDN-ARC-BAFLIM40-2010 por $12.005 o 24 MDN-ARC-BAFLIM40-2010 por $6.000 o 22 MDN-ARC-BAFLIM40-2010 por $5.800 o 25 MDN-ARC-BAFLIM40-2010 por $5.000 o 10 MDN-ARC-BAFLIM40-2010 por $2.760 o 208 MDN-ARC-ENAP-2010 por valor de $490• Información inexacta de la modalidad de selección del contratista: Contratos359 MDN-ARC-DIABA-2010 y 375 MDN-ARC-DIABA-2010, reportados bajola modalidad de selección abreviada de menor cuantía, situación inexactatoda vez que el valor de los contratos supera la menor cuantía de la entidad.• Valor negativo en el contrato 57 MDN-ARC-BN4-2010 (…)• Valores que no corresponden a la realidad:CUADRO No. 11VALOR DE LOS CONTRATOSNo. INTERNO DEL CONTRATO VALOR REPORTADO INICIALMENTEOBSERVACIONES 148 MDN-ARC-BN2-2010 $ 169.918.276.370,00 El valor real del contrato es por $169.918.2761 MDN-ARC-BAFLIM40-2010 $ 21.212.294.715,00 El valor real del contratoes por $212.122.947,15. 2 MDN-ARC-BAFLIM40-2010 $ 18.909.597.399,00 El valor real del contratoes por $189.095.373.99. 3 MDN-ARC-BAFLIM40-2010 $ 6.309.399.342,00 El valor real del contrato es por $63.093.693,42188 MDN-ARC-ENAP-2010 $ 600.000.000,00 El valor real del contrato espor $6.000.00047 MDN-ARC-BAFLIM20-2010 $ 244.158.500,00 El contrato fue registradocomo un contrato de prestación de servicios profesionales, pero correspondea un contrato de suministro de víveres y la modalidad utilizada fue la selecciónabreviada de menor cuantía.219 MDN-ARC-ENAP-2010 $ 107.632.413,00 El valor real del contrato espor $6.764.147,60. El contrato fue reportado con el valor inexacto en la cuentarendida por la entidad en el formato No. 5 de obligatorio diligenciamientosegún la Resolución 5544 de 2003.06 MDN-ARC-JOLA-2010 $ 87.840.000.000 El valor real del contrato es por$95.535.000. El contrato fue reportado por $ 87.840.000 en la cuenta rendidapor la entidad en el formato No. 5 de obligatorio diligenciamiento según laResolución 5544 de 2003.Las inconsistencias detectadas evidencian debilidades de control interno en laconsolidación del reporte de la información contractual, lo cual deriva en laentrega de información no confiable a los destinatarios del reporte y limita suvalidez para determinar con exactitud el valor de los contratos.

Debilidades de control en laconsolidación del reporte de lainformación contractual porinexactitudes en la informaciónbásica de los contratoscelebrados por la ArmadaNacional.

Entrega de información noconfiable a losdestinatarios del reporte ylimitaciones en su validez.

15/01/2012 20

Entregar el informe contractualdel reporte efectuado en laPagina web de la ContraloríaGeneral, atendiendo el nuevoprocedimiento (SIRECI) parala rendición de la cuenta.

Fortalecer el control yexactitud en la información contractual celebrada porla Armada Nacional.

Se entregará al grupo auditor01 informe anual acorde a loregistrado por las unidadesdelegatarias de la ArmadaNacional en el portal de laContraloría General de laRepública.

Reporte SIRECI 1 100,00% 20 0 0

8 1406100

Documentos contractuales

En el contrato No. 05 MDN-ARC-JOLA-2010 por valor de$7.630 millones, cuyo objeto es la realización de trabajos yactividades para la modernización de las Unidades A.R.C.“INIRIDA” y A.R.C. “JULIO CORREA” incluyendo el suministrode elementos, partes, equipos, repuestos, materiales, mano deobra calificada y asistencia técnica requerida en los gruposconstructivos; no reposan los oficios con las respuestas ycotizaciones de los tres posibles proveedores donde se reflejela posibilidad de suministrar los bienes y servicios en lascondiciones exigidas por la Armada que se analiza en el estudiode mercado del documento de estudios previos situación que

Manejo deficiente de losdocumentos contractuales.

La falta de cadadocumento impide verificarsituaciones particulares decada contrato y elcumplimiento de lasnormas sobre contrataciónestatal.

Incluir en el expedientecontractual la totalidad dedocumentos revisados en laetapa previa del procesocontractual, con el fin degarantizar la trazabilidad de lasactuaciones realizadas conantelación al mismo.

Garantizar la consulta delas actuaciones surtidaspor los intervinientes en elexpediente contractualantes del inicio delproceso respectivo.

Se enviará a las unidadesdelegatarias de la ArmadaNacional Circular informativarelacionada con el archivo enel expediente contractual delos documentos elaboradoscon antelación al proceso.

Circular 1 01/08/2011 31/12/2011 16

JOLAOFCON


1 100,00% 16 16 16

JOLAOFCON


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hallazgo


10 1404004

Oportunidad de los informes de supervisiónLos informes mensuales de supervisión son presentados conretraso respecto del plazo de los 5 primeros días del messeñalado en los contratos. Esta situación se verificó en loscontratos 05 MDN-ARC-JOLA-2010 por $7.630 millones, 06MDN-ARC-JOLA-2010 (Arrendamiento de parqueaderos) por$95,5 millones y 09 MDN-ARC-JOLA-2010 por $15.319,8millones. Lo anterior, evidencia falta de oportunidad en elcumplimiento de las labores de supervisión, desconocimientodel manual de contratación y las cláusulas contractuales eimpide tener conocimiento oportuno sobre la ejecución de loscontratos.

Falta de oportunidad en elcumplimiento de las labores desupervisión.

Esta situación impide tenerconocimiento oportunosobre el estado deejecución de los contratos.

Aumentar la periodicidaddentro de la cual lossupervisores deben rendir elinforme de supervisión con elfin de evitar que otrasactividades del servicioimposibiliten el cumplimientode la función asignada en latérmino establecido.

Permitir al supervisor delcontrato un mayor margende maniobrabilidad en laentrega del informe desupervisión de manera talque las otras actividadesdel servicio no lo impidancumplir con la entregaoportuna de los informesde supervisión.

Se ajustará el plazo de entregade los informes de supervisión ala Oficina de contratos acorde al objeto contractual y la ubicacióngeográfica de los supervisores.Documentalmente se incluirá enel cumplimiento del manual debuenas practicas capacitación alos supervisores sobre eladecuado cumplimiento de susfunciones.

Capacitación 1 01/08/2011 31/12/2011 16 1 100,00% 16 16 16

JOLAOFCON


Capacitar a lossupervisores de loscontratos para unadecuado ejercicio de sufunción.

Se efectuará capacitación alos supervisores de contratossobre el cumplimiento de susfunciones y la denominaciónde las actuaciones principalesque se surten previo alcumplimiento de los requisitosde ejecución del contrato.

11 1404100

Inicio de la ejecución contractualDentro del contrato No. 10 MDN-ARC-JOLA-2010 por $7.765,2 millones para elmantenimiento de fragatas, el informe de supervisión de fecha 12-Feb-2011 reportalas siguientes fechas de inicio de los trabajos contratados:Hallazgo No.2. ARC ANTIOQUIA:- Cambios de acero: 24-Dic-2010- Tanques de combustible, aceite y lastre: 24-Dic-2010- Sistema de iluminación de oscurecimiento: 24-Dic-2010- Comunicaciones interiores: 27-Dic-2010- Tubería de agua fría aire acondicionado: 29-Dic-2010- Válvulas sistema de agua potable: 24-Dic-2010- Baños: 27-Dic-2010- Camarotes: 28-Dic-2010- Pintura comportamientos interiores: 24-Dic-2010- Taller torno: 29-Dic-2010- Equipos de lavandería faltantes: 30-Dic-2010- Ascensor de víveres: 30-Dic-2010- Cuartos fríos: 30-Feb-2010. Esta fecha registra error toda vez que no existe en elcalendario.- Sandblsting, Pintura y Recuperación de tuberías cuartos de máquinas: 24-Dic-2010Hallazgo No.3. ARC CALDAS:- 1Tanques de combustible, aceite y lastre: 24-Dic-2010- Sistema de iluminación de oscurecimiento: 24-Dic-2010- Comunicaciones interiores: 24-Dic-2010- Tubería de agua fría aire acondicionado: 27-Dic-2010- Válvulas sistema de agua potable: 24-Dic-2010- Reparación canaleta del helicóptero: 29-Dic-2010- Baños: 24-Dic-2010- Pintura comportamientos interiores: 24-Dic-2010- Taller torno: 27-Dic-2010- Equipos de lavandería faltantes: 28-Dic-2010- Cuartos fríos: 27-Dic-2010- Sandblsting, Pintura y Recuperación de tuberías cuartos de máquinas: 24-Dic-2010Hallazgo No.4. ARC ALMIRANTE PADILLA:- Cambios de aceros: 24-Dic-2010- Tanques de combustible, aceite y lastre: 27-Dic-2010- Sistema eléctrico del CIC fragatas. 29-Dic-2010- Tableros eléctricos adicionales: 27-Dic-2010- Motores eléctricos: 28-Dic-2010- Tomas eléctricas sobre cubierta: 27-Dic-2010- Iluminación sistema de oscurecimiento: 24-Dic-2010- Válvulas sistema de agua potable: 24-Dic-2010- Reparación canaleta del helicóptero: 27-Dic-2010- Desmonte pisos interiores: 29-Dic-2010- Pintura comportamientos interiores: 24-Dic-2010- Taller torno: 30-Dic-2010- Equipos de lavandería faltantes: 29-Dic-2010- Sandblsting, Pintura y Recuperación de tuberías cuartos de máquinas: 24-Dic-2010.Hallazgo No.5. ARC INDEPENDIENTE- Cambios de acero: 24-Dic-2010- Sistema de iluminación de oscurecimiento: 24-Dic-2010- Válvulas sistema de agua potable: 24-Dic-2010- Taller torno: 24-Dic-2010- Equipos de lavandería faltantes: 30-Dic-2010El registro presupuestal No. 4102 por $17.304.363.736 que compromete ladestinación de recursos para cubrir los gastos derivados del contrato, registra fechadel 27-Dic-2010, mientras que la Garantía Única de cumplimiento de las obligacionessurgidas del contrato fue presentada por el contratista el 29-Dic-2010, aprobada porla Oficina de Contratos el 31-Dic-2010, la aprobación fue comunicada al contratistamediante oficio 001 MD-CGFM-CARMA-SECAR-JOLA-OFCON-17 del 3-Ene-2011, esdecir, que el contrato de acuerdo con los informes del supervisor arriba señalados,inició su ejecución hasta en 10 días antes a la fecha de comunicación de laaprobación de la garantía desconociendo lo descrito en la cláusula 27 del contrato. En estas condiciones, la Armada Nacional dio inicio a la ejecución del objeto delcontrato, sin el lleno de los requisitos contemplados en el artículo 23 de la Ley 1150de 1007, situación que implicó dejar sin amparo presupuestal y sin garantía lostrabajos iniciados antes de la expedición del respectivo registro presupuestal y lapresentación de la garantía única de cumplimiento por parte del contratista, lo cual segenera por deficiencias relacionadas con el desconocimiento del orden de lasdiferentes etapas contractuales e incumplimiento del manual de contratación, situación que da origen a un hallazgo con presunto alcance disciplinario.

Desconocimiento del orden de lasdiferentes etapas contractuales,dando inicio a la ejecución delobjeto del contrato, sin el lleno delos requisitos contemplados en elartículo 23 de la Ley 1150 de1007.

Riesgos asociados con lafalta de amparopresupuestal y degarantías respecto de lostrabajos iniciados antes dela expedición delrespectivo registropresupuestal y lapresentación de la garantíaúnica de cumplimiento porparte del contratista.

Capacitar a los supervisoresde los contratos para que enlas actuaciones surtidas envirtud de la ejecución delmismo, efectúen unadenominación adecuada de laactividad que desarrolla a finde evitar confusiones aterceros sobre la misma.

01/08/2011 31/12/2011 16 161 100,00% 16Capacitación 1 16

JOLAOFCON


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SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


JOLAOFCON


16 1 100,00% 16 16 1613 1402015

Deficiencias en la estructuración de los pliegos en relación con la

suscripción de acuerdos de Cooperación por parte de los

oferentes.

Posible incumplimiento del principio de transparencia previsto en el artículo 24

numeral 5 de la Ley 80 de 1993. Riesgo de

demandas judiciales por parte de los oferentes que presentaron el acuerdo de Offset, según lo requerido

en el pliego de condiciones

incluir en el pliego de condiciones - invitación a

presentar oferta de la Jefatura de Operaciones Logísticas las excepciones contempladas en la normatividad y reglamento vigente para la suscripción de

Convenios Marco de Cooperación.

Ajustar los pliegos de condiciones - invitación a

presentar oferta incluyendo las

excepciones en la suscripción de los

Convenios Marco de Cooperación.

22 22 22

Suscripción de Acuerdos de Cooperación.En la evaluación jurídica definitiva de las propuestas del Contrato 11 MDN-ARC-JOLA-2010 por $11.481,4 millones, la Armada Nacional estima que para la firma a la cual sele adjudicó el contrato no resulta obligatoria la suscripción de un acuerdo marco offsetde cooperación industrial y social, o de transferencia de tecnología, frente a unaobservación realizada por otro oferente en la que solicita el rechazo de esa propuestapor la falta de suscripción de dicho acuerdo, teniendo en cuenta que la exigenciacontenida en el numeral 3.2.1.1.2 del pliego de condiciones de aportar junto con lapropuesta el mencionado acuerdo debidamente suscrito, y que su no aportaciónconstituía una de las causales de rechazo de las propuestas.En la evaluación de la Armada Nacional se dijo:“El Conpes 3522 de 2008, señala que el Ministerio de Defensa nacional debe requerirCooperación Industrial y Social a los proveedores extranjeros de equipos militares,sistemas de armas y servicios destinados a la defensa y seguridad nacional cuyomonto supere un millón de dólares de la Estados Unidos de América(US$1.000.000.oo) o cuando lo considere conveniente. Es decir, si las adquisiciones aproveedor extranjero superan dicha cifra deberá ofrecerse offset, de lo contrarioresulta claro entender que no se estaría obligado a esta condición, que es lo queHelicentro ha manifestado bajo la gravedad de juramento al señalar que no adquiriráen el exterior más de un millón de dólares, por lo cual en ejercicio del principio de laBuena Fe, no hay lugar a considerar que dicha manifestación no será cumplida en laejecución del contrato, por lo cual este Comité recomienda incluir dicha manifestación,dentro las obligaciones contractuales en el evento de resultar adjudicatario.Condiciones normativas de conocimiento público, que no pueden ser desconocidas,esto es, la exigencia de Offset para adquisiciones superiores a Un millón de dólares,de acuerdo con el documento que sustenta las condiciones de su exigencia.Si bien la Invitación a Presentar Oferta, no señala expresamente el monto que obligaal otorgamiento del offset, ésta misma en el núm. 3.2.1.12, remite a la Circular No.46190 MDVEPDPP-GCIS del 27 de junio de 2008, documento que debía serconsultado por los Oferentes para presentar sus propuestas. De igual forma, se dio aconocer en la Audiencia de aclaraciones el contacto de la persona en el Ministerio deDefensa Nacional encargada del tema, quien hizo presentación al respecto, en la cualse señaló la existencia del documento CONPES en donde se consagra la condiciónpor razón de la cuantía para la exigencia del offset en la suma de Un Millón deDólares.”Frente a tal situación, se advierte un posible incumplimiento del principio detransparencia previsto en el artículo 24 numeral 5 de la Ley 80 de 1993, teniendo encuenta que en los pliegos de condiciones se estableció la obligatoriedad de presentarel acuerdo offset por parte de los oferentes sin contemplar excepciones, y solamenteal momento de la evaluación de las propuestas se hace claridad en cuanto a la faltade obligatoriedad de suscribir dicho acuerdo con base en argumentos externos alpliego y que en cualquier caso, no fueron previstos de manera previa durante laestructuración del mismo.Por demás, aun cuando el proceso contractual se adelantó bajo la modalidad decontratación directa, se presentaron pluralidad de oferentes que incurrieron en gastostales como garantías y certificaciones para la estructuración de sus propuestas, razónque obligaba a la Armada Nacional a respetar el principio de igualdad para lacalificación de las propuestas. Lo anterior, evidencia debilidades de control interno asícomo incumplimiento al manual de contratación, lo que podría conducir a demandasjudiciales por parte de los oferentes que si presentaron el acuerdo de Offset, según lorequerido en el pliego de condiciones.

La Oficina de Contratos emitirá certificación sobre el ajuste realizado a los pliegos de condiciones - Invitaciones a presentar oferta al acápite pertinente a los Convenios

Marco de Cooperación.

Certificación 1 01/08/2011

22

Aumentar las competenciasdel personal en la elaboraciónde estudios previos a travésde una capacitación a losencargados de suestructuración.

1Capacitación 29/07/2011 31/12/2011 1

Fortalecer la estructuración delos factores económicos ytécnicos dentro de losEstudios Previos que sirven de soporte al Pliego deCondiciones, con el fin dedisminuir el riesgo deadquisición de bienes yservicios en condicionesdesfavorables para la entidad.

JOLAOFCON


100,00%

Riesgo de adquisición debienes en condicionesdesfavorables para laentidad.

Debilidades en la estructuracióndel contenido obligacional delcontrato. Análisis deficiente defactores económicos en la etapaprecontractual.

12 1402011

Etapa precontractual y factores económicos.El contrato 367 MDN-ARC-DIABA-2010 por $ 4.201,5 millones, no estableció conclaridad el alcance de los trabajos de mantenimiento, ni el valor desagregado de losmismos, pues el anexo “A” del contrato se limita a relacionar las aeronaves objeto demantenimiento, mientras que en los estudios previos reposan cotizaciones delcontratista y de otros proveedores carentes de un análisis que permita definir elalcance de las obligaciones; estableciendo además valores globales y formas de pagode los mismos sin una correlativa recepción de bienes y servicios específicos encantidades delimitadas y cuantificadas. Tampoco se elaboran cronogramas para la ejecución de los trabajos fijos, ni seestablecen criterios para dar prioridad en la ejecución de los recursos cuando éstosresultan inferiores a las cotizaciones, Las anteriores situaciones reflejan debilidadesde control interno y desconocimiento de la Ley 80 de 1993 y sus Decretosreglamentarios así como incumplimiento del manual de contratación por lasdeficiencias adicionales que se detallan a continuación: d. Prestación de servicios de mantenimiento, reparación y cumplimiento de boletines acomponentes, accesorios, plantas motrices, hélices, calibración de herramientasespeciales y servicios especializados, para cumplir con los mantenimientosprogramados de las aeronaves con recursos de gastos generales y el servicio demantenimiento, reparación y recuperación de los equipos y sistemas de las unidadesaéreas de la Armada Nacional – Aviación Naval, incluyendo el suministro derepuestos, partes y componentes en todo el territorio colombiano por ocurrencia delas actividades de vuelo y/o emergencias operacionales que afecten su operación, deacuerdo con las especificaciones relacionadas en el anexo “A”…El estudio previo en este aspecto relaciona un anexo “D” con un valor del objeto acontratar hasta por $1.000.500.000 y un anexo “E” con un valor del objeto a contratarhasta por $2.000.000.000. En sentido contrario, se evidencia un anexo “B” con dosvalores totales por $1.838.093.790 y $4.549.196.733,28 con la firma del Comandantede Aviación Naval; y un anexo “E” con dos valores totales de $1.754.230.260 y$4.503.411.803,31 con la firma del representante legal de CIAC.e. Mantenimiento, reparación y cumplimiento de boletines de los equipos deradionavegación Clase I, II y III e instrumentos Clase I, II y III, incluyendo suministro deelementos, repuestos (los cuales podrán ser tenidos en stock) y partes necesariaspara efectuar el mantenimiento contratado de las aeronaves de la Aviación Naval, loscuales hacen parte del plan general de mantenimiento para las unidades aéreas alservicio de la Armada Nacional.En este punto, no obstante que la Armada Nacional cotizó el valor de los bienes yservicios para el mantenimiento de equipos de aviónica con tres distintos posiblesproveedores, estructuró un proceso de contratación directa con la entidad quepresentó la cotización más onerosa por valor de total de $229.947,5 millones,desestimando las otras dos por valores de $92,3 millones y $39,1 millones. No seevidenció dentro de los estudios previos una ponderación precisa y detallada nicomparaciones de los distintos ofrecimientos para la selección objetiva de uno deellos, situación presuntamente contraria a lo establecido en el artículo 6 de la Ley1150 de 2007 (folio 30-36, 42-53).f. Prestación de servicios de mantenimiento, cumplimiento de boletines de servicio aestructuras, equipos, componentes y plantas motrices, los cuales hacen parte del plangeneral de mantenimiento para las aeronaves Cessna, Piper y motores TextronLycoming y Continental, incluyendo el suministro de elementos, partes, repuestos ycomponentes, para corregir las novedades de mantenimiento presentadas durante unservicio de inspección, consultorías, asesorías técnicas y reparaciones adicionalespor daños ocurridos en el cumplimiento de las operaciones inherentes a la actividadmilitar, así como los daños ocultos que se presenten durante los servicios requeridospor los equipos de las unidades aéreas al servicio de la Armada Nacional.En este punto al estudio previo se adjuntan dos cotizaciones presentadas porempresas privadas (folios 77-83), sin evidenciarse una selección objetiva con base enla comparación de estas ofertas. Se expone además como fundamento jurídico que soporta la modalidad de selecciónel artículo 2, numeral 4, literal c) de la Ley 1150 de 2007 y los artículos 78 y 79,numerales 7 y 14 del Decreto 2474 de 2008, relativos a la contratacióninteradministrativa, situación que no se justifica por cuanto las cotizaciones son

Disminuir el riesgo deadquisición de bienes y/oservicios en condicionesque no sean favorables ala entidad

31/12/2011

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SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


15 1404004

Gestiones administrativas internas

Se evidenció un retraso por parte de la Armada Nacional en laexpedición del certificado de uso de los bienes contratadosnecesario para el cumplimiento de las obligaciones por parte delcontratista en el contrato 344 MDN-ARC-DIABA-2010 por$2.499,1 millones, pues liberó dicho documento el día 14-Feb-2011, faltando tan solo dos semanas para que se cumpliera elplazo de ejecución inicialmente pactado, situación que generódemoras en el proceso de autorización de salida de los bienesde USA y la consecuente solicitud de ampliación del plazo deejecución por parte del contratista. Esta situación evidencia faltade celeridad por parte de la Armada Nacional para efectuartrámites a su cargo para el cumplimiento oportuno de lasobligaciones surgidas del contrato.

Falta de celeridad por parte de laArmada Nacional para efectuartrámites a su cargo para elcumplimiento oportuno de lasobligaciones surgidas delcontrato.

Retraso en el cumplimientodel contrato.

Establecer en el contrato unacláusula especial en la que seincluya el procedimiento ytiempo que demanda laemisión del certificado de usofinal de tal forma que permitaal contratista y a la entidaddeterminar las actuaciones que cada uno debe realizar dentrode la ejecución del contrato enlos términos pactados.

Determinar con claridadpor los coco tratantesdesde la suscripción delcontrato, el margen detiempo y procedimientoestipulado para laexpedición de certificadosde uso.

Incluir en los contratos querequieran adquisición debienes en el exterior, elprocedimiento para laexpedición del certificado deuso final. La Dirección deAbastecimientos emitirácertificación sobre elcumplimiento de esta meta.

Procedimiento - Certificación Uso Final

1 29/07/2011 31/12/2011 22 1 100,00% 22 22 22

JOLAOFCON


16

JOLAOFCON


1 100,00% 22 22 22

Circular

CertificaciónInstrucciones

1 100,00% 16 16

1

01/08/2011 31/12/2011 16

29/07/2011 31/12/2011 22

La Oficina de Contratosemitirá una circular relacionada con las actuaciones quedeben adelantar los miembrosde los ComitésEstructuradores encumplimiento delnombramiento efectuado.

1

16 1402014

Perfil del contratista de Prestación de ServiciosEn el contrato 11 MDN-ARC-DIABA 2010 por $ 22,5 millones, el Director dePersonal de la Armada Nacional certifica que una vez verificada la planta depersonal de la Entidad, la Jefatura de Educación Naval no cuenta con elpersonal suficiente en las siguientes especialidades:- Ingeniero Electrónico y Biólogo Marino, con mínimo dos años deexperiencia en investigación y formulación de políticas de desarrollo enciencia y tecnología y programas tendientes a incrementar la capacidadcientífica y tecnológica de la Amada Nacional.- Profesional en Derecho con dos años de experiencia relacionada encontratación estatal y docencia universitaria.- Ingeniero Industrial con dos años de experiencia relacionada en sistemasde gestión de calidad, desarrollo del mapa de riesgos, elaboración deinformes de plan de mitigación, así como en control y seguimiento al sistemade gestión de implementación del Balanced Scorecard.- Psicólogo con dos años de experiencia en implementación de programas defortalecimiento en ética, liderazgo, formación integral humanística,evaluación, seguimiento y consolidación de información para la elaboraciónde diagnósticos, coordinación de actividades relacionadas con los derechoshumanos y sistemas de gestión de calidad.No obstante, la descripción precisa del perfil para la contratación deprofesionales por prestación de servicios, la Resolución No. 010 – ARCDIABA/2010 del 19 de enero de 2010, por la cual se justifica una contratacióndirecta, resuelve realizar un proceso de contratación directa para laprestación de servicios profesionales de un Licenciado en Matemáticas paraapoyar y asesorar técnica y profesionalmente de manera permanente elproceso de implementación y socialización del Plan Estratégico de Educaciónde la Armada Nacional (folio 18 – por ambas caras del contrato); e igualmenteel objeto del contrato 11 MDN-ARC-DIABA 2010 establece que se requiere lacontratación de prestación de servicios profesionales de un Licenciado enMatemáticas, perfil que no se ajusta al requerimiento certificado por elDirector de Personal de la Armada Nacional.Si bien el contratista acredita títulos de Licenciado en Matemáticas eIngeniero Electrónico, la situación es presuntamente contraria a loestablecido en el artículo 1 del Decreto 2209 de 1998 modificatorio delartículo 3o. del Decreto 1737 de ese mismo año, pues la necesidadcontractual de la Armada Nacional se estructuró con base en el perfil deIngeniero Electrónico según la certificación del Director de Personal y no enel de Licenciado en Matemáticas, generando dudas sobre el cumplimiento del perfil requerido y los conocimientos especializados exigidos al contratista yla consecuente conveniencia de su contratación lo cual evidenciadebilidades de control interno.

Incongruencias entre lacertificación del Director dePersonal y la Resolución No. 010– ARC DIABA/2010 del 19 deenero de 2010, por la cual sejustifica la contratación directa, enrelación con el perfil del contratista de prestación de servicios.

Dudas sobre losconocimientos especializados exigidos alcontratista y laconsecuente convenienciade su contratación.

Incluir en este tipo decontratos un VoBo del jurídicorespecto del proyecto final deResolución de tal forma quepermitan determinar lacongruencia con lacertificación de necesidadesexpedidas por el Director dePersonal.

Minimizar los riesgos,contratando puntualmentelas necesidadesdeterminadas por losUsuarios.

Impartir instrucciones a losjurídicos de contratación,sobre la verificación previaque deben realizar a losproyectos de resolución finalen este tipo de contratos. LaDirección de Abastecimientosemitirá certificación sobre lainstrucción impartida.

Indicar a los miembros delos ComitésEstructuradores de losprocesos contractuales laimportancia de susactuaciones en elcumplimiento de losprincipios que rigen elproceso contractual.

14 1402008

Fórmulas de asignación de puntajesEn el Contrato 11 MDN-ARC-JOLA-2010 por $11.481,4 millones, respecto a lagarantía técnica de los bienes ofertados por defectos de fabricación, la fórmulaestablecida en el pliego de condiciones otorga un mayor puntaje de hasta 50 puntosal oferente que ofrezca la mejor garantía técnica superior a la requerida (folios 124-125). No es clara la fijación de límites para la asignación de los puntos adicionales,pues para los equipos nuevos se estableció como requisito el cumplimiento de unagarantía mínima de 12 meses y que adicionalmente se concederían 4 puntos por cadasemana adicional hasta un máximo de 20 puntos, para 10 semanas adicionales.Matemáticamente no concuerda la puntuación. Sobre este punto el proponente HVPUnión Temporal presentó observación escrita el 26-Nov-2010 (folios 206 a 209) y laArmada Nacional hace las aclaraciones pertinentes mediante adenda No. 01 del 01-Dic-2010 (folio 309), señalando que se otorgan 4 puntos por cada mes adicional hasta un máximo de 20 puntos para 5 meses adicionales, sin embargo, la aclaración se hace solo respecto de los equipos suministrados en condición de nuevo, no así respecto delos equipos en condición Overhaul y trabajos y servicios de mantenimiento para loscuales se estableció en el pliego:“Equipos en condición Overhaul: (…) deberán tener un mínimo de garantía de 6meses, se otorgara 2 puntos por cada semana adicional hasta un máximo de 10puntos para 10 semanas adicionales”, lo que quiere decir que si el oferente otorga 10semanas tendría derecho a 20 puntos y sin embargo solo se le otorgan 10 puntos. “Trabajos y servicios de mantenimiento: (…) deberán tener un mínimo de garantía de6 meses, se otorgarán 4 puntos por cada semana adicional hasta un máximo de 20puntos para 10 semanas adicionales”. En este evento si el participante ofrece 10semanas adicionales tendría derecho a 40 puntos porque son 4 por cada semanapero se contradice con lo dicho en el pliego porque otorga un máximo de 20 puntos. En estas situaciones, no existe concordancia matemática, lo cual afecta la objetividaden la asignación de puntajes y limita el deber de selección objetiva previsto en elnumeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007. La causa se presenta en posiblesdeficiencias en la estructuración de las fórmulas de evaluación de las propuestas.

Deficiencias en la estructuraciónde las fórmulas de evaluación delas propuestas.

Afectación en la objetividad respecto de las reglas parala asignación de puntajes ylimitación del deber deselección objetiva.

Reiterar a los miembros de loscomités estructuradores lasfunciones que cumplen envirtud de lo establecido en laResolución 3312 de 2008 y laimportancia de una adecuadaestructuración de los pliegosde condiciones - Invitación apresentar oferta.

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Fecha iniciación

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Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


17 1404100

Oportunidad en el pago de cuentas de cobroEn el contrato 11 MDN-ARC-DIABA 2010 por $ 22,5 millones, el formato Solicitud depago No. 470 de fecha julio 21 de 2010 del Director de Abastecimientos, con fecha derecibido por parte del Director de Presupuesto del 22 de julio, relaciona el pago de lacuenta de cobro presentada por el contratista con fecha del 28 de julio. De formasimilar, dentro del contrato 68 MDN-ARC-DIABA 2010 por $29,6 millones, el formatoSolicitud de pago No. 1233 de fecha diciembre 21 de 2010 del Director deAbastecimientos, relaciona el pago de la cuenta de cobro presentada por elcontratista con fecha del 28 de diciembre. La misma situación se presenta en elcontrato 3 MDN-ARC-DIAB 2010 por $ 34 millones respecto del formato Solicitud depago No. 1134 de fecha diciembre 15 de 2010 del Director de Abastecimientos, el cualrelaciona el pago de la cuenta de cobro presentada por el contratista con fecha del 21de diciembre, y el formato Solicitud de pago No. 1157 de fecha diciembre 16 de 2010del Director de Abastecimientos, que relaciona el pago de la cuenta de cobropresentada por el contratista con fecha del 30 de diciembre. Estas situacionesgeneran dudas respecto de la oportunidad con que son elaboradas dichas cuentas decobro en la medida en que su pago es autorizado antes de su elaboración, lo cualrefleja debilidades de control interno y genera riesgo de autorizar pagos antes de laejecución del objeto contractual.

Deficiencias de control respectode la oportunidad con que sonelaboradas y aprobadas lascuentas de cobro presentadas porlos contratistas de prestación deservicios.

Autorización de pagosantes de la ejecución delobjeto contractual.

Tramitar las cuentas de cobrouna vez recibidos los serviciosa entera satisfacción en lostérminos establecidos en elcontrato, verificando que lafecha del formato de solicitudde pago, corresponda cuandomínimo a la fecha en la cual sedebía cumplir la obligación.

Disminuir el riesgo deAutorización de pagosantes de la ejecución delobjeto contractual.

La totalidad de las solicitudesde pago deben tramitarsemínimo el día en el cual secumple la obligación. Diabacertificará el cumplimiento deeste trámite.

Certificado Tramite de Pago 1 29/07/2011 31/12/2011 22 1 100,00% 22 22 22

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Reportes de Estado de órdenes de pagoEn el contrato 68 MDN-ARC-DIABA 2010 por $29,6 millones,los reportes de estado de orden de pago de fechas 24 deseptiembre, 19 de octubre, 18 de noviembre, 13 de diciembre y27 de diciembre, por medio de los cuales se autoriza el pago delas cuentas de cobro presentadas por el contratista, relacionancomo beneficiario a la persona, documento de identidad ycuenta bancaria del contratista inicial, inadvirtiendo que elcontrato fue cedido el 10 de agosto de 2010 y que el pagodebió realizarse al cesionario; situación que le resta eficacia almecanismo de control por deficiencias en su elaboración yrefleja debilidades de control interno.

Deficiencias en la elaboración deldocumento de reportes de estadode orden de pago.

Inefectividad delmecanismo de controlinterno.

Crear un mecanismo quepermita identificar si el contratoha sido objeto de cesión, quepermita efectuar el pago altitular de los derechospatrimoniales en el porcentajeque se halla establecido en lacesión.

Realizar los pagos totaleso porcentuales alcontratista cedido cuandose halla efectuado estetipo de negociación dentrode los contratos estatales.

Incluir en el formato de pago,un ítem que permita identificarsi el contrato ha sido objeto de cesión total o parcial,identificando la titularidad delos derechos cedidos. Diabadebe adjuntar el formatomodificado.

Formato de pagos cesión total 1 29/07/2011 31/12/2011 22 1 100,00% 22 22 22

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19 1402014

Contratista Extranjero

En el contrato 07 MDN-ARC-DIABA 2010 por $ 27 millones depesos de prestación de servicios con un ciudadano extranjero, la Armada Nacional omitió verificar la VISA o el permiso expedidopor el Ministerio de Relaciones Exteriores para laborar dentrodel territorio nacional, y también la vigencia de la cédula deextranjería aportada por el contratista.

Lo anterior implica fallas de control interno por la falta deverificación de requisitos reglamentarios para la suscripción decontratos con personas naturales de origen extranjero(Resolución 255 de 2005 Ministerio de Relaciones Exteriores),lo cual conlleva riesgos de celebración indebida de contratospor ausencia de capacidad legal.

Falta de verificación por parte dela Armada Nacional de requisitosreglamentarios para la suscripciónde contratos con personasnaturales de origen extranjero

Riesgo de suscripción delcontrato sin el lleno derequisitos legales.

Incluir en los Pliegos deCondiciones que losdocumentos que se pretendanhacer valer por parte deloferente deben encontrarsevigentes a la fecha depresentación de la propuesta.

Garantizar la adecuadaverificación de losrequisitos habilitantes, porlos Comités Evaluadoresde las propuestas.

Se enviará a las unidadesdelegatarias de la ArmadaNacional Circular informativarelacionada con la vigencia delos documentos que losoferentes pretendan hacervaler en el procesocontractual, resaltando laimportancia del evaluador enla acertada verificación de losrequisitos exigidos.

Circular 1 01/08/2011 31/12/2011 16 1 100,00% 16 16 16

JOLAOFCON


20 1404004

Actas de posesión de los supervisoresDentro del expediente del Contrato 3 MDN-ARC-DIABA 2010(prestación de servicios) por $ 34 millones, no se evidenció elacta de posesión del supervisor designado en la cláusulaséptima del contrato. Los informes de supervisión de los mesesde marzo, abril, mayo, junio, julio, septiembre, octubre,noviembre, y diciembre, son suscritos por un funcionario distintoal que designa dicha cláusula del contrato y tampoco seevidenció acta de posesión.Esta situación genera incongruencia en el compromiso adquiridopor la Armada Nacional respecto de la persona del supervisorsegún lo estipulado en la minuta del contrato, lo cual se derivade un seguimiento inadecuado de dicho compromiso en cuantoa la designación del supervisor y refleja debilidades de controlinterno por el incumplimiento de lo previsto en el manual decontratación.

Seguimiento inadecuado delcompromiso contractual en cuantoa la designación del supervisor.

Incumplimiento de lanormatividad interna y delcontrato en relación con ladesignación de la personadel supervisor.

Establecer una supervisiónmensual aleatoria a losejecutivos de contrato, con lafinalidad de determinar deestos, el efectivo seguimientoy cumplimiento a la ejecucióndel contrato y diligenciamientooportuno de las listas dechequeo.

Realizar un seguimientoadecuado delcompromiso contractual en cuanto a la designación del supervisor, por parte delos ejecutivos de contrato.

Efectuar cinco revisionesaleatorias. Diaba certificará laejecución de las mismas.

Oficio 5 29/07/2011 31/12/2011 22 5 100,00% 22 22 22

JOLAOFCON


21 1402003

Documentos Previos Contratos InteradministrativosEn los Contratos Interadministrativos Nos. 329, 365, 373, 374, 376,377 y 384 de 2010, celebrados con la Agencia Logística de lasFuerzas Militares, se evidenció que la Armada Nacional no envíaoportunamente la documentación relacionada con estudios ydocumentos previos, especificaciones técnicas y estudio demercado para poder dar inicio a los procesos de subcontratación, es así como la Agencia envió varias solicitudes de la informaciónregistrándose la última el 14 de febrero del 2011; situación queevidencia deficiencias en la gestión administrativa y dilata laejecución de los contratos que conlleva a la realización deprórrogas, reflejando debilidades de control interno, ydesconociendo las disposiciones contenidas en los mencionadosconvenios.

Deficiencias en la gestiónadministrativa al no contaroportunamente con los estudiosprevios, estudios de mercado yespecificaciones técnicas.

Dilata la ejecución de loscontratos y conlleva a larealización de prórrogas,reflejando debilidades decontrol interno, ydesconociendo lasdisposiciones contenidasen los mencionadosconvenios.

Establecer internamente unprocedimiento que contemplecronograma de entrega de losdocumentos que hagan partede los contratosinteradministrativos.

Agilizar los proceso yevitar prorrogas ydilatación de los contrato,fortaleciendo la gestiónadministrativa.

Enviar la documentación a lasentidades públicas con lasque se suscriban contratosinteradministrativos en el lapso contemplado internamente porla Dirección deAbastecimientos. Diabaemitirá certificación delprocedimiento y sucumplimiento.

Oficio 1 29/07/2011 31/12/2011 22 1 100,00% 22 22 22

JOLAOFCON


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Metas


metas (Poi)

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Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


22 1402013

Legalización acta de audiencia y adjudicaciónEn el contrato No 326 DIABA-Sol 011044R por $1.004.7millones, celebrado en diciembre de 2010, cuyo objeto es laadquisición de botas tenis negras, se observó: El acta de audiencia y adjudicación de la selección abreviada desubasta inversa presencial No. 071-ARC-DIABA-2010, llevada acabo el 24 de noviembre de 2010, carece de la firma deloferente y del Director de la Dirección de Abastecimientos de laArmada Nacional, lo cual evidencia deficiencias en lalegalización del acto administrativo para formalizar jurídicamentela adjudicación y por ende, permite determinar deficiencias decontrol en los documentos soportes del proceso decontratación.

Debilidades en la revisión ysupervisión de los actosadministrativos

Deficiencias en lalegalización del actoadministrativo paraformalizar jurídicamente laadjudicación y por ende,permite determinardeficiencias de control enlos documentos soportesdel proceso decontratación.

Generar actos administrativosen los que se incluya latotalidad de las firmas de losintervinientes en la actuaciónuna vez finalizada la misma.

Verificar que lasactuaciones surtidasdurante los procesoscontractuales seencuentren suscritas portodos los intervinientes.

Los actos administrativosgenerados en virtud de lasactuaciones adelantadas enlos procesos contractualesdeben encontrarse suscritospor la totalidad de losintervinientes. La Dirección de Abastecimiento emitirácertificación.

Firmas Actas 1 29/07/2011 31/12/2011 22 1 100,00% 22 22 22

JOLAOFCON


JOLAOFCON


Capacitación 1 100,00% 22 22 22

Garantizar una adecuadacobertura de los riesgos através de la aprobación delas garantías acorde a lasexigencias del contrato ylos documentos que lointegran.

Aumentar las competenciasdel personal en la aprobaciónde los documentos queconstituyen requisitos deejecución del contrato. LaDirección de Abastecimientosemitirá Certificación de lasacciones adelantadas

1 29/07/2011 31/12/2011 2223 1404003

Constitución y aprobación garantía única.En el contrato No 336 DIABA/10-SOL-031744R-DIABA-DIC/10 por $1.000millones, suscrito el 9 de diciembre de 2010, para realizar diferentes nivelesde mantenimiento, reparaciones, dotación de equipo y máquinas, adquisicióny suministro de repuestos a las Unidades, se observó lo siguiente:La cláusula cuarta determina la duración del contrato desde superfeccionamiento, es decir el 10 de diciembre y hasta 4 meses más del plazode ejecución. A su vez, la cláusula octava de garantía única, prevé que losamparos se deben cubrir desde el término de duración. Sin embargo, lagarantía fue constituida el 15 de diciembre de 2010, con vigencia desde éstamisma fecha hasta el 20 de junio de 2014 y aprobada el 17 de diciembre delmismo año, es decir, que la póliza no cumple con los términos fijados en elcontrato. La situación expuesta contraviene lo estipulado en el numeral 19 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, donde especifica que el contratista prestará garantíaúnica que avalará el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, lacual se mantendrá vigente durante su vida y liquidación y se ajustará a loslímites, existencia y extensión del riesgo amparado.Así mismo, permite evidenciar deficiencias en la revisión de la documentaciónobjeto de aprobación por parte de la Armada y desconocimiento del Manualde Contratación.

Deficiencias en la revisión de ladocumentación objeto deaprobación por parte de laArmada y desconocimiento delManual de Contratación.

Contraviene lo estipuladoen el numeral 19 delartículo 25 de la Ley 80 de1993, donde especificaque el contratista prestarágarantía única que avalaráel cumplimiento de lasobligaciones surgidas delcontrato, la cual semantendrá vigente durantesu vida y liquidación y seajustará a los límites,existencia y extensión delriesgo amparado

Fortalecer por medio de lacapacitación y directivaspermanentes la adecuadaaprobación de garantías porparte del personalcompetente.

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25 1402003

Arrendamiento de parqueaderos En el contrato No. 06 MDN-ARC-JOLA-2010, por $95.5 millonespara el arrendamiento de parqueaderos, se observa que esevalor cubre pagos para el parqueadero de vehículosparticulares que no tienen el carácter de oficiales motivo por elcual no necesitan de la protección y guarda por parte del Estado, adicionalmente se está cubriendo un gasto que no esinstitucional sino que es personal del funcionario. Además noobran en la carpeta estudios individuales de seguridad quepermitan evidenciar el riesgo del beneficiario del parqueadero, lo que refleja que se está realizando asignación de recursos aservidores públicos que no corresponden a las asignacionesbásicas, evidenciando debilidades de control interno.

Arrendamiento de parqueaderos aoficiales para sus vehículosparticulares

Debilidades de control porasignaciones de recursossin previo estudio deseguridad.

Incluir en los estudios previosque impliquen arrendamientode parqueaderos el análisis deseguridad efectuado por laentidad para solicitar losrecursos.

Incluir en los estudiosprevios de parqueaderosel análisis efectuado enmateria de seguridad.

La Dirección de Ingenieros dela Armada Nacional adjuntaraal estudio previo que realicepara la suscripción delcontrato de parqueaderos, elestudio de seguridadefectuado sobre el cualsustenta la necesidad.

Estudio de Seguridad 1 01/08/2011 30/02/2012 24 1 100,00% 24 0 0

JOLA - OFCON

JOLAOFCON


100,00% 22 22 22Capacitación 29/07/2011 31/12/2011 22 22

Aumentar las competenciasdel personal en la elaboracióny verificación de estudiosprevios y pliegos decondiciones.

24 1402003

Estudios previos y fundamentación jurídicaContrato No. 368 DIABA/10- SOL-S/N DIABA, suscrito en diciembre de 2010, para la adquisición dedotación vestuario para el personal de la Jefatura de Inteligencia Naval por $320.9 millones, dondese observaron las siguientes inconsistencias:Tanto el estudio previo de mayo 31 de 2010, como el del 16 de noviembre del mismo año, en lo

correspondiente a la descripción de la necesidad, evidencia deficiencias en su justificación, todavez que ambos, justifican la necesidad en la Ley de Inteligencia No. 1288 de 2009, mediante la cualse establece la protección y seguridad del personal autorizado para llevar a cabo actividades deinteligencia y contrainteligencia y que demandan por parte de la Institución tomar las medidasnecesarias para garantizar fachadas y seguridad de los oficiales y suboficiales de inteligencianaval, argumento no válido, por cuanto la citada Ley hace referencia es a fortalecer el marco legalque permite a los organismos, que llevan a cabo actividades de inteligencia y contrainteligencia,cumplir con su misión constitucional y legal, y se dictan otras disposiciones.Teniendo en cuenta La Ley de Inteligencia, no se puede justificar la necesidad sobre la base de lamencionada Ley, toda vez que la protección está definida en otro sentido y menos si se tiene encuenta que en la misma fecha del segundo estudio previo, es decir el 16 de noviembre de 2010, laHonorable Corte Constitucional declaró inexequible la Ley 1288 de 2009, quedando el estudioprevio soporte del proceso de contratación sin fundamento jurídico.De otra parte, el garantizar fachadas y seguridad de los funcionarios de inteligencia ycontrainteligencia, está reglamentada por las diferentes normas que regulan los gastosreservados, para lo cual, anualmente se asigna un presupuesto, recursos con los que se cubrenlas operaciones de inteligencia y que incluyen las fachadas y caracterización del personal deinteligencia y contrainteligencia, entre otros aspectos de protección y seguridad, por lo tanto lajustificación no es oportuna, coherente ni viable jurídicamente.De igual forma, en el estudio previo se plantea la necesidad de adquirir 712 vestidos civil dospiezas para caballero y 1393 kits sport, clima cálido, de acuerdo a las especificaciones del anexotécnico, pero no se soporta con la TOE de la Jefatura, ni justifica la cantidad de personal quepertenece a la Jefatura de Inteligencia y contrainteligencia y desarrolla actividades de ésta índole,como tampoco se especifica cuántas dotaciones se darán a cada funcionario, lo cual no permiterelacionar las cantidades a adquirir con el personal que labora en la dependencia y se beneficiaráde la dotación. Adicionalmente, se evidenciaron inconsistencias en la Resolución No. 593 ARC DIABA/2010 del 29octubre de 2010, donde se declaró desierto el proceso de selección abreviada de menor cuantíaNo. 094 ARC DIABA/2010, suscrita el 16 septiembre del mismo año, para la adquisición de 712vestidos civil dos piezas caballero y 1393 kits sport clima cálido, por cuanto en el resuelve del actoadministrativo, hace alusión al proceso de selección abreviada mínima cuantía 142 ARCDIABA/2010, cuyo objeto es la adquisición de vestuario para el personal civil perteneciente a laArmada Nacional, lo cual permite evidenciar que el proceso 094 ARC, quedó abierto.En el pliego de condiciones también se evidenciaron inconsistencias al establecer exigencias deimposible cumplimiento como son: La certificación de lugares de ejecución, mediante documentoescrito especificando: Ciudad, dirección, teléfono metraje, propiedad de los puntos de serviciosubicados en las ciudades de Bogotá, Cartagena, Barranquilla, Medellín y Cali, máxime si se tieneen cuenta que el proceso fue direccionado para MIPIME y PYMES, establecimientos de comercioque no se ajustan a éste tipo de requerimiento y por lo tanto no podían cumplir, lo que conllevó a ladeclaratoria desierta del proceso.La Resolución de acto de apertura del proceso No. 483 ARC DIABA/2010, del 16 de septiembreestablece: “Recepción de requisitos o documentos habilitantes faltantes: Dos días hábilesdespués de la solicitud escrita por la Dirección de Abastecimientos”. Sin embargo, el requerimientode los documentos faltantes y complementarios a las ofertas se hizo el 6 de octubre, vía correoelectrónico a las 1:09 p.m. fijando como plazo máximo el 7 octubre de 2010 a las 14 horas, lo queevidencia desconocimiento de las fechas pactadas para allegar la información por parte de losoferentes, toda vez que sólo se dio un día para cumplir con los requisitos exigidos.Para la misma adquisición, se evidenció la apertura de selección abreviada de menor cuantíaNo.118 ARC DIABA/2010, el 9 de diciembre de 2010, donde se establece el cronograma para todoel proceso de contratación, es decir para las etapas precontractual y contractual, como fechas del 9al 15 de diciembre de 2010, término dentro del cual incluye desde la publicación de estudiosprevios y pre pliego de condiciones, como también para la apertura de la convocatoria pública,publicación de pliegos definitivos y consulta del pliego de condiciones, así mismo, para aclarar elpliego y audiencia para precisar contenido y alcance del pliego de condiciones se fija como fecha el13 de diciembre y finalmente como fecha de cierre del proceso el 15 de diciembre de 2010.

Argumentos jurídicosincoherentes con la normatividadaplicable para la adquisición de ladotación a que tienen derecho losfuncionarios de Inteligencia ycontrainteligencia.

Así mismo, debilidades en lasupervisión y control del contenido de los actos administrativos alegalizar.

De igual forma, deficiencias y faltade conocimiento de lanormatividad vigente a la fecha deiniciación del proceso contractual.

Contravención del literal d)del artículo 24 principio detransparencia del Estatutode contrataciónadministrativa, queconsagra: “No se incluiráncondiciones y exigenciasde imposible cumplimiento, ni exenciones de laresponsabilidad.”

Adicionalmente, contraviene lo establecidoen el artículo 9 del Decreto2474 del 7 de julio de2008, por cuanto tanto elestudio previo, como elproyecto de pliego decondiciones debepublicarse por lo menoscon una antelación noinferior a cinco días hábilesdel acto que ordena laapertura del proceso.De igual forma, éstasituación contraviene elprincipio de transparenciaconsagrado en el artículo24 del Estatuto deContratación Administrativaporque no brinda igualdadde oportunidades a losoferentes, situación queconllevó a que sólo sepresentara un oferente,con quien finalmente sesuscribió el contrato el 29de diciembre de 2010.Todas las situacionesexpuestas evidencianinconsistencias en elproceso, debilidades en elseguimiento y control quese debe ejercer en losprocesos de contratación ydesconocimiento delmanual de contratación,motivo por el cual seconstituye como unhallazgo con presuntoalcance disciplinario.

Fortalecer los filtros deverificación de las condicionesjurídicas y técnicas de lospliegos de condiciones, pormedio de capacitación yretroalimentación normativa.

Garantizar la adecuadaaplicación de los principiosque rigen el procesocontractual.

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Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


Efectuar reuniones deseguimiento mensual a laejecución presupuestal de lasUnidades y dependenciasidentificando las apropiacionesen riesgo que no seráncomprometidas recomendando alos ordenadores del gastotraslados o en su defectoreintegrarlas al Tesoro paraevitar la constitución de reservas presupuestales inducidas.

Videoconferencias y reuniones

Videoconferencias y reuniones 4 01/08/2011 31/12/2011 22 4 100,00% 22 22 22

Elaborar documento escritodonde se recuerde a lasUnidades Ejecutoras la noconstitución de reservaspresupuestales para la presentevigencia, o en caso deconstituirlas acuerdo loestipulado en la Ley depresupuesto deben serclaramente justificadas.

Circular Circular 1 01/08/2011 30/09/2011 9 1 100,00% 9 9 9

Informar las novedadespresentadas a la Dirección deNominas frente a los pagostramitados, con el fin deminimizar los errores alreconocer las obligaciones porconcepto de sueldos ysalarios.

Minimizar los errores en lacausación de los gastosde personal evitando lasobrestimación de estascuentas.

Oficio Oficio 1 01/09/2011 20/10/2011 7 1 100,00% 7 7 7

Elaboración de reunión yacta de conciliación frentea las nóminas adicionales

Acta Acta 1 01/08/2011 20/10/2011 11 1 100,00% 11 11 11

Capacitar al personal delas seccionales depersonal en materia delreporte de novedades

Registros de asistencia Registros de asistencia 1 01/08/2011 20/10/2011 11 1 100,00% 11 11 11

29 1801002

Registro ValorizacionesLa cuenta 1999 – Valorizaciones, presenta sobrestimación por$20.242 millones, afectando la cuenta 3115- Superávit porValorización, porque la actualización del inmueble de la BaseNaval ARC de Málaga, Buenaventura, Valle, no se registró deconformidad con el numeral 18 del Capítulo III, Título II de laResolución 356 de 2007 de la Contaduría General de la Nación,denotando debilidades de control interno por falta deseguimiento y control lo que impide que se reflejen cifras realesen los Estados Financieros.

La actualización del inmueble dela Base Naval ARC de Málaga,Buenaventura, Valle, no seregistró de conformidad con elnumeral 18 del Capítulo III, TítuloII de la Resolución 356 de 2007de la Contaduría General de laNación, denotando debilidades decontrol interno por falta deseguimiento y control

Sobrestimación de lacuenta 3115-Superávit porValorización, lo que impideque se reflejen cifrasreales en los EstadosFinancieros.

emitir políticas contablesfrente a la contabilización delas valorizaciones de lapropiedad, planta y equipo enlas diferentes unidadesejecutoras

Lograr la correctacontabilización de lasvalorizaciones de laPropiedad, Planta yEquipo.

Circular Circular 1 15/08/2011 30/09/2011 7 1 100,00% 7 7 7

Circular

JOLAORDENADORES GASTO

DIEF

1 100,00% 8 8 801/09/2011 30/10/2011 81

Reserva PresupuestalDe acuerdo a lo observado en el expediente del contrato No. 06 suscrito conCotecmar el 24 de diciembre de 2010, la garantía No. 350748 expedida el 27de diciembre de 2010 solamente contempló la responsabilidad civilextracontractual sin incluir los demás aspectos pactados en el contrato, razónpor la cual la Entidad solicitó al contratista su modificación mediante correoelectrónico del 29 de diciembre de 2010, para que se incluyera las coberturasde los perjuicios que cause el asegurado tanto en la modalidad de dañoemergente, como de lucro cesante, los perjuicios extra patrimoniales, laresponsabilidad surgida por actos de contratistas y subcontratistas, amparopatronal con límite de 5% del valor del contrato, vehículos propios y no propioscon límite del 5% del valor del contrato y mecanismos de participación en lapérdida, por parte de la entidad Asegurada con límite del 20% del valor delcontrato. En respuesta a la solicitud, la aseguradora Liberty Seguros S.A., con oficio defecha 31/12/2010, el cual carece de número y fecha de radicación, manifiestaque la modificación de la póliza se encuentra autorizada y en proceso desuscripción, de acuerdo a las indicaciones dadas vía correo el 31/12/2010 yserían allegadas el lunes siguiente 3 de enero/2011, fecha de reinicio delabores de la compañía, por cuanto por motivos de festividades de fin de año,no laboraban a nivel nacional el día de fin de año 31/12/2010.

Aprobación incorrecta de lasgarantías del contrato el 31 dediciembre de 2010, fecha para lacual no contaban con la totalidadde la información, toda vez que lapóliza fue recibida según fecha deradicación del documento el 5 deenero de 2011.Así mismo, se evidenciandebilidades de control interno ydesconocimiento del Manual decontratación por el incumplimiento de los procedimientos previstospara tal fin como también delEstatuto de Presupuesto y suDecreto de liquidación para lavigencia.

Afecta la constitución delrezago presupuestal,sobrestimando las cuentaspor pagar constituidaspresupuestalmente en$9.620.1 millones y porende subestimando lareserva presupuestal alcierre de la vigencia en elmismo valor y afectandolas cuentas de ordencontablemente.

Elaborar un documentoindicando el procedimientoestablecido para la aprobaciónde las garantías.

Minimizar el riesgorelacionado con laejecución del contrato sinla aprobación de losrequisitos previos.

Emitir circular en la cual se indique el procedimiento para la aprobación de las garantías

exigidas en el contrato.

26 1802002

Constitución Reserva Presupuestal

La Armada Nacional constituyó reservas presupuestales adiciembre 31 de 2010, por gastos de funcionamiento e inversiónpor $22.713.1 millones y $134.851.4 millones respectivamente,superando los topes máximos del 2% y 15% del Presupuestoen $5.919.7 millones y $32.135.1 millones, desconociendo elartículo 78 del Estatuto Orgánico de Presupuesto y el artículo 9de la Ley 225 de 1995 relacionados con que “… el gobiernoreducirá en cada vigencia el presupuesto de gastos defuncionamiento cuando las reservas constituidas para ellos,superen el 2% del presupuesto del año inmediatamente anterior.Igual operación realizará sobre las apropiaciones de inversión,cuando las reservas para tal fin excedan el 15% del presupuestode inversión del año anterior”.

Las reservas para gastos de funcionamiento e inversión, nodebían ser mayores a $16.793.420.000 y $102.716.250.000respectivamente.

Desconocimiento del artículo 78del Estatuto Orgánico dePresupuesto y el artículo 9 de laLey 225 de 1995 relacionadoscon que “… el gobierno reduciráen cada vigencia el presupuestode gastos de funcionamientocuando las reservas constituidaspara ellos, superen el 2% delpresupuesto del añoinmediatamente anterior. Igualoperación realizará sobre lasapropiaciones de inversión,cuando las reservas para tal finexcedan el 15% del presupuestode inversión del año anterior”.

Debilidades de controlinterno por elincumplimiento deprocesos y procedimientosque pueden generar unareducción del presupuestode la Armada Nacional para vigencias posteriores porparte del GobiernoNacional que impidanejecutar la misióninstitucional.

Informar a losordenadores del gasto que para la vigencia 2011 laArmada Nacional no puede superar los porcentajesautorizados paraconstitución de reservaspresupuestales, y asímismo se debe darcumplimiento a losprincipios de presupuesto.

JOLA - DIEF

JOLA - JEDHU27 1802002

Registro de Novedades El valor real a constituir por concepto de nómina adicional era lasuma de $2,348,974,247,46, por cuanto no se registraron en suoportunidad algunas novedades correspondientes a liquidaciónde subsidio familiar y prima de navidad a un funcionario que nole correspondía y debían ser liquidados a otro, de acuerdo a laOrden Administrativa de Personal No. 714 del 20 dediciembre/2010, descuentos por días no laborados según señalde diciembre/2010 y algunas modificaciones de traslados,según OAP 729 del 29 de diciembre/2010, novedades que nofueron informadas oportunamente, lo cual originó sobrestimación de la cuenta 2505- Salarios y Prestaciones Sociales en $13,2millones y sobrestima la cuenta 5101- Sueldos y Salarios en elmismo valor, evidenciándose debilidades en la conciliación de lainformación entre las diferentes dependencias que participan enel proceso.

Debilidades en la conciliación dela información entre las diferentesdependencias que participan en elproceso.

Sobrestimación de lacuenta 2505- Salarios yPrestaciones Sociales en$13,2 millones ysobrestima la cuenta 5101-Sueldos y Salarios en elmismo valor.

Elaborar una reunión deconciliación entre lasdependencias que interviene enel proceso con el fin de evitarque se genere sobre estimaciónen las posibles nóminasadicionales, dejando un actacomo evidencia de la misma

28 1802002

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Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


30 1801100

Utilización Subcuenta “Otros”La Armada Nacional persiste en mantener saldos de las subcuentasOtros, que superan el 5% de las cuentas respectivas, incumpliendolo establecido por la Contaduría General de la Nación en el numeral11 del Capítulo II, Título III de la Resolución 356 de 2007. LaEntidad manifiesta que el Ministerio de Defensa solicitó a laContaduría General de la Nación la constitución de cuentascontables por concepto de ingresos, gastos, pasivos y cuentas deorden; sin embargo, el oficio de respuesta de esa Entidad, nomenciona las subcuentas 242590, 439090, 510190, 520290,581090 y 991590 que generan la presente observación, denotandodeficiencias de control interno que impiden reflejar cifras reales entodas las cuentas.

Incumplimiento de lo establecidopor la Contaduría General de laNación en el numeral 11 delCapítulo II, Título III de laResolución 356 de 2007.Denotando deficiencias de controlinterno.

No se reflejan cifras realesen todas las cuentas.

Solicitar al Ministerio deDefensa el concepto para elmanejo de las cuentas otros (242590, 439090, 510190,520290, 581090 y 991590 )con el propósito de efectuar lacorrecta contabilización.

Disminuir el manejo de lascuentas otros en losestados financieros.

Oficio Oficio 1 01/08/2011 30/03/2012 35 0 0,00% 0 0 0

0,00% 0 0 0Capacitación

JOLADIEF

001/10/2011 30/03/2012 2631 1801100

Revelación en las Notas a los Estados Contables.La nota de Bienes recibidos de terceros de los Estados Contables

consolidados no cumple con lo establecido en la Resolución No. 356 de 2007de la Contaduría General de la Nación porque se incluye información que norefleja la realidad de los hechos. Tal es el caso de los bienes recibidos deterceros registrados en la cuenta 9346, en el que informan que recibieron de laDirección Nacional de Estupefacientes a través del contrato No. 911004 demayo de 2004, bienes muebles como equipo de transporte fluvial, aéreo ymarítimo por $3.291,8 millones, evidenciándose que dentro de ese valor seincluyó un terreno situado en el municipio de Providencia, Corregimiento deBahía, denominado “Granja Agropecuaria”, con un área de 3.2 hectáreas quefue recibido según contrato de comodato celebrado con la Intendencia de SanAndrés y Providencia No. 1362 del 21 de diciembre de 1981, el cual seencuentra registrado en la Base Naval San Andrés por $726.9 millones. La Entidad no aportó el contrato No. 911004 a la comisión auditora lo queimpidió verificar si los bienes fueron recibidos o no de la Dirección deEstupefacientes, y corroborar si se cumple con lo previsto en el Régimen deContabilidad Pública, que prevé que a partir del 1 de enero de 2007, lasentidades públicas del gobierno general que reciban activos para usopermanente y sin contraprestación de otros entes públicos, debenincorporarlos como Propiedades, Planta y Equipo y las entidades queentregan los activos deben eliminarlos de sus cuentas cuando los contratos decomodato no se renueven. Lo anterior, denota debilidades de control queimpiden efectuar un seguimiento adecuado a los bienes incumpliendo con losprocedimientos establecidos para tal fin.

Incumplimiento de lo establecidoen la Resolución No. 356 de 2007de la Contaduría General de laNación y debilidades de controlque impiden efectuar unseguimiento adecuado a losbienes.

Se incluye información queno refleja la realidad de loshechos.

Sensibilizar a las Unidadessobre las políticas emitidaspor Finanzas del Ministerio deDefensa Nacional para laelaboración y presentación delas Notas a los estadosfinancieros.

Garantizar que en las notas a los estados financierosse refleje la realidadeconómica, social yambiental de la Entidad.

Capacitación a los contadores de las Unidades. 1

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SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


Incluir en los contratos de bienes yservicios donde correspondaobligatoriedad de cancelar el valorcorrespondiente a la estampilla de laUniversidad de Cartagena siempre a lasaltura de los tiempos; la clausula "Elcontratista deberá cancelar la estampillade la "universidad de Cartagena, siemprea la altura de los tiempos",correspondiente al uno por ciento (1%)del valor total del contrato antes del IVA,(según ley 94/1996, ordenanza 12/97Asamblea Departamental y Decreto725/00 Gobernación de Bolívar) anombre de la cuenta FIDEICOMISOUNICARTAGENA FONDO ESTAMPILLASIEMPRE A LA ALTURA DE LOSTIEMPOS, en las cuentas bancariasseñaladas para tal fin; y demás tributos aque haya lugar.

Incluir a partir de la fecha enun 100% de los procesos decontratación la obligatoriedadde cancelar por parte de loscontratistas; el valorcorrespondiente a laEstampilla de la Universidadde Cartagena Siempre a LaAltura de los Tiempos.Vigencia 2011

Contratos Bienes y Servicios 2 12/05/2011 31/12/2011 33 2 100,00% 33 33 33 JOLA - BN1

Mensualmente informar a laJunta especial de recaudo dela Estampilla de la Universidadde Cartagena "Siempre a laAltura de los Tiempos" , loscontratos suscritos en elperiodo, fin ejercer su control ycobro correspondiente.

Mantener informada a la Juntaespecial de recaudo de laEstampilla de la Universidadde Cartagena "Siempre a laAltura de los Tiempos" .

Oficios y Listado de Contratos 6 12/05/2011 31/12/2011 33 6 100,00% 33 33 33 JOLA - BN1

El Departamento deAdministración por parte de ladivisión de adquisicionesInformara mediante oficio a laJunta Especial de Recaudode la Estampilla de laUniversidad de Cartagena, loscontratistas del año 2010 quesuscribieron contratos con laBase Naval, para que con lainformación ejerzan accionespara que estos sujetos pasivos cancelen el pago debido de lamisma.

El Departamento de AdministraciónBN1 por parte del Grupo deAdquisiciones dirigirá oficios a cadacontratista que suscribió contratoscon la Base Naval vigencia 2010, enconcordancia con lo indicado en elliteral anterior, para que en un terminoperentorio cancelan las obligacionescon estampilla de la Universidad deCartagena e informándoles que yafue notificada la junta especial derecaudo de la estampilla al respecto.

Acuerdo a lo indicado por elente de control, la Base Navalprocederá a realizar lasmodificaciones a los contratosde arrendamiento suscritospara incluir la obligación degenerar el gravamen del IVA,conforme a lo reglamentado.

Recaudo y pago bimestralde la obligación delgravamen del IVA en loscontratos de arriendovigentes.

Contrato modificado y recibo oficial de pago de

impuestos nacional

1 12/05/2011 30/08/2011 16 1 100,00% 16 16 16 JOLA - BN1

Capacitación al personal de laDivisión Financiera delDepartamento deAdministración BN1 conénfasis en el Impuesto IVA, sudeclaración y presentaciónbimensual.

Fomentar la cultura, para laverificación, cobro ydeclaración del gravamendel IVA

Acta de reunión y listado control de

asistencia1 12/05/2011 30/08/2011 16 1 100,00% 16 16 16 JOLA - BN1

Oficios y Listado de Contratos

2 1703002

Cuenta 244502 Impuestos a las Ventas, La Base Naval ARCBolívar, durante los últimos 3 años ha venido realizando contratode arrendamiento de locales propios a terceros, los cuales nose gravaron con IVA, incumpliendo el deber de inscribirse en elRégimen común, solicitar resolución de facturación y presentarbimestralmente la declaración de IVA del 10%.

No cumplir el deber de inscribirseen el Régimen común, solicitarresolución de facturación ypresentar bimestralmente ladeclaración de IVA del 10%, loanterior debido a la no aplicacióndel artículo 468 del EstatutoTributario

Podrá acarrear sancionesde tipo tributario. El IVAgenerado por esacontratación en el año2010 fue de $ 12.6millones, el cual debepagarse con susrespectivas sanciones porextemporaneidad eintereses moratorios.

Cumplir de manera efectiva laverificación, cobro ydeclaración del gravamen delIVA

1 100,00% 16 161 12/05/2011 30/08/2011 16

BASE NAVAL ARC "BOLIVAR"

1 1703100

La BN1 en el año 2010 no han aplicado la estampilla“Universidad de Cartagena Siempre a la Altura de los Tiempos”,no teniendo en cuenta lo establecido en el literal a) del artículo 3de la Ley 334 de 1996 y el artículo tercero y quinto de laOrdenanza No 12 de 1997, que establecen la obligatoriedad deluso de la Estampilla en el Departamento de Bolívar, el Distritode Cartagena y todos los Municipios de este Departamento, loque ha afectado negativamente el recaudo de estos recursos,así como la inversión en los fines establecidos en el artículo 1de la Ley 334 antes citada, informando la entidad que solamenteaplicó la estampilla en los contratos de obra pública,

No tener en cuenta lo establecidoen el literal a) del artículo 3 de laLey 334 de 1996 y el artículotercero y quinto de la OrdenanzaNo 12 de 1997, que establecen laobligatoriedad del uso de laEstampilla en el Departamento deBolívar, el Distrito de Cartagena ytodos los Municipios de esteDepartamento,

Podría acarrearle a la BN1el pago de $302.3 millonesde pesos equivalentes al1% de la contratación, quepara el año 2010, ascendióa $30.259 millones.

Implementar mecanismosde control para elcumplimiento por parte delos contratistas, el pago dela estampilla de laUniversidad de CartagenaSiempre a La Altura de losTiempos. Vigencia 2011.

Comunicar a la JuntaEspecial de Recaudos dela Estampilla de laUniversidad de Cartagenapara que tome lasacciones pertinentes.

Comunicar a la Junta especialde recaudos de la estampillade la Universidad deCartagena y al 100% decontratistas de la vigencia2010, la Obligatoriedad delpago Estampilla de laUniversidad de CartagenaSiempre a La Altura de losTiempos.

16 JOLA - BN1

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SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


Efectuar mensualmente elregistro contable de lascuentas por cobrar delconsumo de energía de laplanta COTECMARBocagrande ubicada dentrodel Complejo Militar BN1

Clasificar los reintegros deservicios públicos al rubroconcepto "otras tasas,multas y contribuciones noespecificadas"

Realizar reintegros de losFondos recaudados al tesoroNacional por este concepto

Efectuar análisis, actualizacióne identificación por medio deplaquetas a los Bienesentregados en Comodatos

Coordinar y realizar la TomaFísica de la totalidad de losBienes en servicio con el Jefede Activos de Cotecmar

12 12/05/2011 31/12/2011 33 12 100,00% 33 33 33 JOLA - BN1

Solicitar a cada dependenciarevista paralela a la toma físicapara la actualización de Bienesen el sistema SAP/ECC6.0por ubicación y responsables

16 12/05/2011 31/12/2011 33 16 100,00% 33 33 33 JOLA - BN1

Sensibilización sobreautocontrol y responsabilidadacuerdo a las Directrices delManual de Bienes y MECI

Acta de reunión y listado control de

asistencia1 12/05/2011 30/08/2011 16 1 100,00% 16 16 16 JOLA - BN1

Efectuar análisis, actualizacióny conciliación con elDepartamento de Bienestar yVivienda con el fin de detallarlas especificaciones físicas decada vivienda para su registrocontable unitario

Establecer detalladamentela clase de inmueble y suubicación en cada barriopara su actualización en elsistema SAP

Coordinar y realizar la TomaFísica de la totalidad de losBienes Inmuebles con el Jefede Departamentoresponsable.

Oficios, actas de reunión, planos

casas fiscales, acta de conciliación

mensual de propiedad, planta y equipo y registros

contables

1 12/05/2011 30/11/2011 29 1 100,00% 29 29 29 JOLA - BN1

Desglose de los inmueblesregistrados en forma global asu registro individual en lacontabilidad de BN1.

Dar cumplimiento alManual de Bienes y elRégimen de Contabilidad

Actualización de la propiedad,planta y equipo registrada enel sistema SAP y aplicaciónde los conceptos y normas decontabilidad Resol. 357 de2008.

Listado de relación de viviendas

fiscales (SAP), planos barrios

navales Cartagena.

1 12/05/2011 30/11/2011 29 1 100,00% 29 29 29 JOLA - BN1

Elaboración DirectivaPermanente sobre manejo deinventarios fiscales

Actualizar y optimizar lacalidad de la informaciónde Bienes registrado en elsistema SAP/ECC6.0

Directiva Permanente 1 12/05/2011 30/08/2011 16 1 100,00% 16 16 16 JOLA - BN1

Sensibilización de losprocedimientos establecidospara el manejo de Baja deBienes

Aplicar y agilizar elprocedimiento de Baja deacuerdo a la normatividadvigente

Actas Reuniones, y control de asistencia

2 12/05/2011 30/08/2011 16 2 100,00% 16 16 16 JOLA - BN1

Conciliación y actualización dela información de inventariosfiscales cargados en elsistema SAP/R3 vs elresultado de las revistas deactualización de inventariosfiscales.

Generar certeza sobre larealidad de los saldos enlas cuentas de propiedad,planta y equipo de la BN1

2 12/05/2011 31/12/2011 33 2 100,00% 33 33 33 JOLA - BN1

Efectuar un análisis de lossobrantes en el sistemaSAP/R3 para establecer queno exista doble contabilizacióny exigir los soportes para suregistro inmediato

Garantizar la depuraciónde las novedadesencontrada en la tomafísica y su correctoregistro en el sistema SAP

3 12/05/2011 31/12/2011 33 3 100,00% 33 33 33 JOLA - BN1

3 1701007

Cuenta 147090001 Otros Deudores, en la contabilidad de laBN1 no se encuentran causadas las cuentas de cobroscorrespondiente a la energía que la Empresa COTECMARadeuda a la Base Naval ARC Bolívar, por los periodosDiciembre de 2009, $40.1millones y enero- diciembre de 2010,$447.6 millones, para un total a 31 de diciembre de 2010 de$487.7 millones. De estos valores la BN1 realizó cuentas decobro a COTECMAR las cuales no se encuentrancontabilizadas,

No incluir los hechos económicosy financieros, al procesocontable,

Generando un riesgo deíndole contable al no incluirlos hechos económicos yfinancieros, al procesocontable, subestimando elsaldo de las cuentas porcobrar al cierre del periodocontable

Realizar los registroscontables de los hechoseconómicos en losestados financieros de laBN1.

Gestionar el cobro, registrocontable y reintegro delmismo oportunamente deacuerdo con los pagosrecibidos por parte deCotecmar

Oficios, comprobantes de

egreso y comprobantes de

ingreso

8

4 1603003

Cuenta 166501 Muebles y Enseres, y 192005 BienesEntregados en Comodato, al verificar los bienes de propiedadplanta y equipo seleccionados en la muestra de inventarios, sepudo constatar que de 37 ítems revisados, 15 de estos querepresentan el 41%, su custodia no corresponde a la personaque aparece como responsable en el listado arrojado por elsistema SAP

Esto es originado por debilidadesde control en la actualización delresponsable del bien en elsistema y falta de cultura deautocontrol del personal almomento de trasladarse a otradependencia, no dandocumplimiento a lo establecido enel numeral 4.7.2 del Manual deBienes

Con lo cual podríaneludirse responsabilidades en elmanejo, custodia yadministración de losbienes, al momento de undaño o perdida de estos,afectando la calidad de lainformación reportada en elinventario. Hallazgoadministrativo.

Establecer responsables yubicación de cadaelemento, dandocumplimiento al Manual deBienes

Actualización de la propiedad,planta y equipo registrada enel sistema SAP y aplicaciónde los conceptos deresponsabilidad y autocontrolpara cada funcionario

5 1801002

Cuenta 16401 Edificaciones, los bienes inmuebles de la BN1por valor de $43.564 millones, se encuentran registrados enforma Global dentro de la Contabilidad, lo cual no permite unanálisis del Costo histórico de cada uno de estos bienes enforma desagregada, ni las mejoras que se les han realizado, nila depreciación individual que a cada uno de ellos se haaplicado.

Se encuentran registrados enforma Global dentro de laContabilidad, lo cual no permite unanálisis del Costo histórico decada uno de estos bienes enforma desagregada, ni lasmejoras que se les han realizado,ni la depreciación individual que acada uno de ellos se ha aplicado,

Generando incertidumbreen cuanto al costoindividualizado de estosbienes inmuebles,además, se corre el riesgo de seguir depreciandoactivos que ya estántotalmente depreciados.

6 1601001

La BN1 se encuentra adelantando inventario físico de los bienesmuebles. Como resultado de la toma física se han presentadosobrantes por $ 8.9 millones y faltantes por $ 322.7 millones,según reportes de Almacén, los cuales están siendo objeto dedepuración. En el informe de Control Interno del 10 dediciembre de 2011 de la Oficina de Control Interno de laArmada, se le informó a la BN1, sobre diferentes situacionesque presentan los Inventarios Fiscales, tales como faltantes ysobrantes de bienes, ante lo cual la BN1 suscribió Acciones deMejora como parte del Plan de Mejoramiento Institucional.

Lo anterior se presenta debido adebilidades en los controles en lorelacionado con traslados debienes, baja de bienes,incorporación de bienes ysupervisión

Situación que generaincertidumbre sobre larealidad de los saldos delas cuentas de PropiedadPlanta y Equipo – Cuentas1670, 1690, 1655, 1665,1675.

Depuración, soportes yregistros de las novedadesencontradas en la toma física

Oficios, señales, radiogramas, tomas

físicas de inventario, actas de

conciliación mensual de

propiedad, planta y equipo, actas de

recomendación de baja de bienes y actas de reunión.

Oficio JOLA, actas de reunión, control asistencia, actas

tomas físicas inventarios, actas de conciliación

mensual de propiedad, planta y

equipo, acta de evaluación y

recomendación de baja de bienes

12/05/2011 31/12/2011 33 8 100,00% 33 33 33 JOLA - BN1

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SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


Realizar indagaciones de laprocedencia de los bienes asícomo conseguir soportesidóneos para el registrocontable.

Soportar la trazabilidad dela existencia de los bienesy registro de losencontrados físicamente

3 12/05/2011 31/12/2011 33 3 100,00% 33 33 33 JOLA - BN1

baja de bienes

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SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


Se realizara el cambio de losmotores propulsores de laUnidad, estableciendo el planMRS para la maquinariaprincipal

Mantener el nivel operativode la Unidad, evitandofallas no programadas porfalta de mantenimiento

Realizar las gestionesadministrativas y de campopara realizar el cambio demotores propulsores

Plan MRS de maquinaria principal 1 01/06/2011 01/12/2012 78 0 0,00% 0 0 0

Realizar el plan de trabajosrequerido para cumplir con lostrabajos planteados en el actade relevo proyectados para elaño 2011 y 2012

Ejecutar los trabajosplanteados y requeridosde la Unidad

Establecer los medios yrecursos para cumplir lostrabajos a realizarse

Plan de trabajo "ARC Juanchaco" 1 01/06/2011 02/07/2011 4 1 100,00% 4 4 4

1). Se establecerán losformatos de verificación prezarpe y zarpe acuerdo loestablecido en el sistema degestión de calidad2.) se establecerán loscódigos y seriales de lasbalsas salvavidas teniendo en

Mantener losprocedimientos deseguridad y verificaciónpara los zarpes de laUnidad

Realizar las inspecciones a las balsas salvavidas,implementar formatosrequeridos

1. Formatos2. Inventarios

fiscales actualizados

1 01/06/2011 03/02/2012 35 0 0,00% 0 0 0

3 1402100

H.3 Parque AutomotorEn el seguimiento efectuado al plan de mejoramiento, demanera eficiente la Unidad ha venido adelantando gestionespara subsanar las deficiencias presentadas, no obstante en elparque automotor de la BN2 existen 3 vehículos y 18 motos sinplaca oficial y sin tarjeta de propiedad.

Situación que contraviene elcódigo nacional de tránsito en suartículo No 39 y denotadeficiencias en el control y manejodel parque automotor.

Lo que daría lugar al aimposición de multas ysanciones.

Realizar las gestionesadministrativas para lograrmatricular y realizar larespectiva baja de losvehículos los cuales no seaposible realizar su matricularespectiva.

Dar cumplimiento total a lanormatividad establecidapor las entidades detransito y transporte a nivelnacional.

Mantener el cumplimiento de la normatividad de transito y

transporte.

Matriculas o actas de baja 21 01/06/2011 30/10/2011 22 21 100,00% 22 22 22 JOLA

BN2

4 1603003

Planta de Lixiviados.En la verificación y revisión de la meta establecida para elmanejo de residuos sólidos en lo relacionado con el manejo dela planta de compostaje, se observó que el sistema defermentación anaeróbica de lixiviados no tienen las tapas de larecamara que almacenan los lixiviados.

Debido a debilidades deplaneación y control

Ocasionando con ello laformación de focoscontaminantes al quedarexpuestas al medioambiente de las aguasresiduales

En la presente vigencia laplanta compost se someterá ala inversión de recursosmediante proyectos deinversión, para el mejoramiento y modernización de la misma,se incorporaran las tapas a lascámaras anaerobias.

Evitar el posible foco deproliferación de vectoresmediante la instalación detapas en las cámarasanaerobias ubicadas en laplanta compost

Instalación de tapas en lascámaras anaerobias ubicadasen la planta compost

Contrato para la instalación de tapas

en las cámaras anaerobias.

1 01/06/2011 01/12/2011 26 1 100,00% 26 26 26 OPLAMABN2

26 26 26

Mantener el control yadecuado manejo a loscombustibles en la Unidad,centralizando laautorización y evitando elmanejo total de loscombustibles en una solapersona.

Establecer mas controles yvelar por la transparencia en elmanejo adecuado de loscombustibles

1. Documento nombrando el

bombero con la autorización de suministro de combustible

2. Actas revista de combustible

1 01/06/2011 03/12/2011 26 1 100,00%

BASE NAVAL ARC "BAHIA MALAGA"

1 1603003

H.1 Operatividad Buque Juanchaco. En lo referido al nivel de alistamiento del buque ARC Juanchacoque fue acondicionado para el transporte de personal civil quelabora en la Base Naval se observa lo siguiente:a) La Unidad inicialmente contaba con tres motores propulsores,1 que se encuentra fuera de servicio en los talleres deASTINAL BN2 de acuerdo a oficio 30809R-MD-CG-CARMA-CERCAR-JONA-CFNP-JEMPA-JDIFNP y los dos restantes seencuentran a bordo de la Unidad trabajando en un 60% de sucapacidad.b) Dentro del Plan Maestro –MRS-, a los motores propulsores elmantenimiento correctivo está programado para las 2000 horasy el mantenimiento general para las 4000 horas, a la fecha no se ha efectuado el mantenimiento general para los dos motores,que presentan un reporte de 8.865 horas para el primer MotorPropulsor y 5.049 horas para el segundo respectivamente.c) No se cuenta a la fecha con una programación o seguimientoa los trabajos pendientes por realizar para la Unidad ARCJuanchaco consignados en el ACTA No. 50 CKW-2010 deRelevo del Comando de fecha 22 de diciembre de 2010.

Lo anterior evidencia debilidadesde seguimiento y control,cumplimiento parcial de losrequisitos del Sistema de Gestiónde Calidad.

Afectando la oportunidadde los registros y lamitigación de riesgosmediante accionescorrectivas a fin deprevenir perdidas tantohumanas como materiales.

JONACFNP

2 1603100

H.2 Suministro de Combustible.En la verificación y revisión del proceso de suministro de combustiblereglamentado por el Manual de Procedimientos administrativos y contablespara el manejo de Bienes en el Ministerio de Defensa Nacional se constatóque se presentan las siguientes deficiencias:a) En el capítulo IV, en el ordinal No 4.2.1.1.2.3 el suministro de combustibledebe estar autorizado por el jefe de división de combustible, observándoseque este proceso lo realiza un suboficial Jefe encargado de la bomba, segúnlas Actas de Recibo No. 001 de 8 de enero de 2011 de ACPM y gasolina, No. 002 de 8 de enero de 2011 de ACPM y gasolina, No. 004 de 17 de febrero de2011 de ACPM y No. 005 de 28 de febrero de 2011 Gasolina.b) Se observa limitantes en la prestación del servicio en la estación degasolina, ya que la persona encargada de ésta cumple las funciones derecibo, entrega en sitio y en muelle a los buques, funciones administrativasreferidas a la realización de todos los registros de entrada y recibo.c) En el Capitulo V en el numeral No 5.5 Inspección sobre los almacenes odepósitos, no se está dando cumpliendo con las inspecciones semanales desondeo a los depósitos de combustible, únicamente aparece un acta deformato único de sondeo tanques de combustible del 7 de abril de 2010.d) No existen Tablas establecidas para determinar la cantidad evaporadadiariamente de gasolina, la cual debe quedar consignada en un acta que firmael almacenista y Jefe División de combustible.

Lo anterior evidencia debilidadesen los mecanismos de planeacióny control al cumplimiento delManual de ProcedimientosAdministrativos y Contables parael Manejo de Bienes del Ministeriode Defensa Nacional,

Lo que puede afectar elnormal desarrollo de lasoperaciones de apoyo ytransporte al no suministraroportunamente elcombustible.

1. ) Se nombrara 01 tripulantepara el desarrollo de las tareasdel manejo de combustible. Deigual forma se nombrara lavacante pendiente pornombramiento con el cargo debombero . 2), La autorización de suministrode combustibles se establecerácomo única persona autorizadael Jefe de la División deCombustible previa consulta deljefe del Departamento deServicios Generales

3.) Se establecerán revistassemanales de los niveles ycantidades de combustible enlos tanques, siendocorroborados con el parte diariode combustible

JOLA - BN2

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SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


Se elaborará programa demantenimiento y verificaciónde la infraestructura operativade la planta de tratamiento deagua potable con el fin deconocer el estado y avance enel deterioro de la misma.

Se realizará el desmonte y retirode las placas inclinadas desedimentación de asbestocemento por instalación yfijación de módulos desedimentación acelerada (altatasa), tipo colmena fabricadosen acrílico-nitrilo-butadieno-espireno, color negro conprotección rayos ultra violetacalibre 40 (8mm), alturainclinada de 1.20 metros einclinación de 60°; dimensionesdel hexágono 6x6 centímetros.Incluye perfil estructura de acerotipo “C” y de 4 pulgadas parasoporte y nivelación.

Se implementara programapara el control del índice deagua no contabilizada einstalación de medidores decaudal a la salida de la plantade tratamiento y red dedistribución, con el fin decontrolar las fugas de aguavisibles, no visibles yconsumos.

Instalación de medidores deagua en la red de distribucióny posterior implementación del programa de índice deconsumo agua.

1. Contrato cambio placas de

sedimentación

2. 01 programa para el control del índice de agua no

contabilizada

1 01/06/2011 01/07/2011 4 1 100,00% 4 4 4 JEDHU - BN2

6 1506100

1.1 H.6 Reporte de Novedades. El reporte de novedades de la BN2 de las diferentes primasestablecidas en los decretos Nos. 1211 de 1990 para personalmilitar del Ministerio de Defensa y 1214 de 1990 para personalcivil Ministerio de Defensa, como son: prima de orden público,de alimentación, de actividad, de servicio, de calor, de buceo, de comando, de especialista, de vuelo, de bienestar familiar, entreotras, que aplican al personal de oficiales, suboficiales, infantesde marina y personal civil es oportuno y ágil y se realiza en los10 primeros días de cada mes, no obstante, en la nóminaelaborada en el nivel central, no se aplica oportunamente elreporte de las novedades, pues hay casos que llevan enpromedio un año sin ser cancelados, a pesar de ser reiteradoscada mes.

Esta situación obedece a que laDivisión de Personal de la ArmadaNacional no liquida en la nóminaoportunamente los reportes denovedades enviados por laSección de Personal de la BaseNaval Bahía Málaga.

Lo que trae comoconsecuencia que no secancele oportunamente losemolumentos a que tienederecho el personal por lasdiferentes primas.

oficiar al señor Jefe deDesarrollo Humano de laArmada Nacional para queverifiquen la situación eincluyan este hallazgo en suplan de mejoramiento

Informar al superior directode la División de nominaslas novedades ocurridasen esta área, para que sepuedan tomar correctivos

Que la jefatura de desarrollohumano implementecorrectivos en su plan demejoramiento para ladisminución en los tipos derespuesta a las novedades denomina

Documento 1 01/06/2011 30/03/2012 43 0 0,00% 0 0 0 JEDHU - BN2

7 1401003

Estudios Previos.El 86% de los contratos revisados en la muestra seleccionadaobservaron debilidades en los Estudios Previos, toda vez que laEntidad en estos no describe la necesidad que pretendesatisfacer, en estos documentos se enfatiza la necesidad en suubicación geográfica y se descarta lo que se pretende satisfacer.

Debilidades en los mecanismosde control.

Al no existir claridad en lanecesidad se dificultaidentificar los medios quese requieren implementarpara satisfacerla o que elprocedimiento utilizadohaya sido el apropiado.

Realizar tres capacitaciones alos usuarios que realizan losestudios previos, paraeducarlos en una buenadeterminación de la necesidad

Generar una cultura decompromiso con laplaneación en ladeterminación de susnecesidades comounidades operativas y/o deapoyo

Garantizar un buen desarrollode los procesos contractualespara cumplir con lasatisfacción completa de lanecesidad

Acta 3 01/06/2011 30/03/2012 43 0 0,00% 0 0 0 JOLA - BN2

8 1404005

Informes de Supervisión.El 86% de los contratos revisados en la muestra seleccionadaobservaron debilidades en los Informes de Supervisión, dadoque dichos informes se limitan a trascribir la ejecuciónpresupuestal y porcentual del contrato, omitiendo relacionaractividades que permitan vigilar la correcta ejecución del objetocontractual y la buena calidad de los bienes y serviciosadquiridos.

Debilidades en los mecanismosde seguimiento y control.

Limitando a la Entidadcontar con una herramientaefectiva de seguimiento ycontrol.

Realizar cuatro capacitacionesa los supervisores decontratos en donde seinformaran de sus deberescomo supervisor y losalcances que pueden llegar atener sus actuaciones en loscontratos.

Generar una cultura deautocontrol en lossupervisores y en launidad.

Mejorar los informes desupervisión para que estaherramienta de control brindemayor información para latoma de decisiones por partedel delegatario

Acta 4 01/06/2011 30/03/2012 43 0 0,00% 0 0 0 JOLA - BN2

0,00% 0 0 0

1. Contrato cambio placas de

sedimentación

2. 01 programa para el control del índice de agua no

contabilizada

1 01/06/2011 01/07/2012 57 0

5 1801002

a) H.5 Sedimentación Agua Potable.

En la planta de tratamiento de agua potable de la BN2 seobservó inexistencia del 70% de las placas inclinadas que seusan en los dispositivos de sedimentación para incrementar elárea de sedimentación y la capacidad para clarificar el líquido,se encuentra fragmentado y acumulado en el fondo de dos delos tres sectores existentes, dado que este material no ha sidocambiado en veinte (20) años, lo anterior no acorde con loestipulado en los artículos 18 y 19 de la Resolución 2115 de2007 del Ministerio del Medio Ambiente y Vivienda Territorial,Evidenciando debilidades en los mecanismos de planeación ycontrol, lo que no permite generar una optima calidad del aguadisponible en la BN2.

b) De acuerdo al anexo K de la Dirección de Medio AmbienteArmada Nacional mediante la Circular No. 026 /MD-CG-CARMA-OPLADI-DIMA- 13.1 del 11 de febrero de 2010, la Unidad noestá supliendo la necesidad del ahorro de consumo de aguadado que no cuenta con un sistema de medición de aguapotable en el acueducto de su propiedad, evidenciandodebilidades en los mecanismo de seguimiento y control, lo queno le permite a la Unidad tener control del consumo y usoracional del recurso agua potable tanto en la red de distribucióncomo en otros medios de suministro de la misma. Lo que no lepermite a la Unidad tener control del consumo y uso racional delrecurso agua potable tanto en la red de distribución como enotros medios de suministro de la misma.

Dado que este material no ha sidocambiado en veinte (20) años, loanterior no acorde con loestipulado en los artículos 18 y 19de la Resolución 2115 de 2007

Evidenciándose debilidades en losmecanismos de control, loque no permite generaruna optima calidad delagua disponible en la BN2.

Controlar el deterioroprogresivo de lainfraestructura operativadel sistema de tratamientode agua potable,determinando el consumoreal de agua potable en laUnidad y controlar lasfugas de aguas visibles yno visibles.

Mejoramiento de lainfraestructura operativa ycontrol del deterioroprogresivo de la misma

JEDHU - BN2

Página 18

SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


9 1404005

Base de Cotización al Sistema General de SeguridadSocial.En la vigencia 2010 la Entidad suscribió el contrato deprestación de servicios profesionales (Abogada) No. 02-CBN2/2010; por valor de $2.8millones mensuales, la minutaestablece a cargo del contratista los aportes a los sistemasgeneral de seguridad social las cuales realizo sobre el salariomínimo y no sobre el 40% del total devengado.

Debilidades en los mecanismosde control.

La Entidad incumplió laaplicación de normas deSeguridad Social.

Capacitar a los supervisoresen temas de cumplimiento enlos aportes a seguridad socialpor parte de los contratistas.

Generar una cultura deautocontrol en lossupervisores y en launidad.

Mejorar los informes desupervisión para que estaherramienta de control brindemayor información para latoma de decisiones por partedel delegatario

Acta 4 01/06/2011 30/03/2012 43 0 0,00% 0 0 0 JOLA - BN2

Teniendo en cuenta que losprocesos en mención son detracto sucesivo y estos seregistran al final de suejecución se tramitara ante laContraloría general de laRepública la desactivación dedichas alarmas.

Evitar sanciones a launidad porincumplimientos con lasobligaciones con el SICE

Garantizar procesos mastransparentes Documento 1 01/06/2011 30/08/2011 13 1 100,00% 13 13 13 JOLA - BN2

Se informara oportunamentede los contratos que por sunaturaleza tengan que serpublicados extemporáneamente a lacontraloría general de larepública para evitar alarmasde este tipo.

Evitar sanciones a launidad porincumplimientos con lasobligaciones con el SICE

Garantizar procesos mastransparentes Documento 1 01/06/2011 30/06/2012 56 0 0,00% 0 0 0 JOLA - BN2

Elaboración por parte delseñor JEMBRIFLIM2 de unadirectiva permanente la cualserá realizada en el ultimobimestre del año delegandofunciones y responsabilidadespara la elaboración del plan deacción de la vigencia siguientealineado al PEN y objetivosinstitucionales.

Elaboración y Ejecución de laDirectiva Permanente dondese ordene la elaboración delPlan de Acción anual.

Directiva Permanente 1 06-jul-11 30-ago-11 8 1 100,00% 8 8 8

Elaboración del Plan deAcción año 2011 por parte delJefe del departamento deoperaciones de la BRIFLIM2 yEstado Mayor.

Elaboración Plan de acciónaño 2011 Plan 1 06-jul-11 30-ago-11 8 1 100,00% 8 8 8

2 1101100

Indicadores de Gestión

La entidad no aplicó indicadores de gestión en el ejercicio desus actividades misionales, toda vez que no adoptó losformulados por el Comando de Infantería de Marina CIMAR,

Deficiencias en los mecanismosde seguimiento y control por partede la Armada Nacional y laBRIFLIM 2,

Situación que impide lamedición de los principiosde economía, eficiencia,eficacia y equidad; en talsentido, se desconoce quéporcentaje de las accioneso actividades ejecutadascontribuyeron al logro delos fines o metas de laARC.

Adoptar los indicadores degestión (economía, eficiencia,eficacia y equidad) formuladospor el Comando de Infanteríade Marina dentro del Plan deAcción vigencia 2011 de laBrigada.

Realizar la mediciónporcentual de losindicadores trimestralmente frente a las acciones o actividadesejecutadas y verificar quelas mismas contribuyen allogro de los fines o metasde la ARC.

Realización Trimestral reuniónanálisis operacional y demedición de indicadoresfrente a la ejecución del Plande Acción vigencia 2011

Reunión trimestral 2 06-jul-11 31-dic-11 25 2 100,00% 25 25 25

Solicitud asignación derecursos para realización deanálisis fisicoquímico ymicrobiológico del agua paraconsumo humano de la Islanaval y realización del pagopor concepto de estudio deviabilidad del trámite depermiso de concesión deagua ante la corporaciónautónoma regional del valledel cauca (CVC)

Documento y trámite del mismo 2 06-jul-11 30-mar-12 38 2 100,00% 38 0 0

Iniciar trámite y obtención depermiso de concesión deagua ante la CVC para laPlanta de la Isla Naval.

Tramite 1 01-abr-12 31-dic-12 39 0 0,00% 0 0 0

Dar cumplimiento a lasnormas que regulan laparte ambiental y deconcesión de aguas parael consumo humano.(Decreto 1594 de 1984 y1575 del 2007)

JEPLANCIMAR

CBRIFLIM2

JEPLANCIMARDIRIN

OPLAMACBRIFLIM2

3 2104001

Concesión de Agua

La planta de tratamiento de agua potable ubicada en la isla naval,no cuenta con la concesión o permiso expedido por la máximaautoridad ambiental regional, que autorice expresamente elaprovechamiento o afectación del recurso hídrico para elabastecimiento de la planta.

Lo anterior por deficiencias en laplaneación y la falta de apoyo yacompañamiento de losprofesionales del derecho queoperan en la BRIFLIM2 para elcumplimiento de los requisitosexigidos por las normasambientales

Por lo anterior, la Brigadapuede estar suministrandoagua potable sin elcumplimiento de lascaracterísticas requeridaspara el consumo humano

Tramitar y obtener ante la CVCpermiso concesión de aguapara el aprovechamiento oafectación del recurso hídricopara el abastecimiento de laplanta de la Isla Naval.

10 1404100

Registro de Contratos Portal SICE.Se observó en la consulta de contratos reportados que fueronpublicados en el Portal del SICE ocho (08) contratos, los cualesgeneraron seis (06) alarmas por concepto de Contratoregistrado extemporáneamente.

Reporte se presentóextemporáneo por eldesconocimiento a lo establecidoen el literal e del artículo 13 delDecreto 3512 de 2003

Afectando el cumplimientodel principio deTransparencia

BATALLON DE COMANDO Y APOYO DE INFANTERIA DE MARINA No. 3 - BACAIM 3

1 1101001

Plan de Acción

La Brigada para la vigencia 2010, no determinó un plan deacción que soportara la programación de sus actividades, metasy responsables para la evaluación y control de la gestión.

Lo anterior, por deficiencias en losmecanismos de seguimiento ycontrol por parte de la ArmadaNacional y la BRIFLIM 2,

Afectando el cumplimientodel Sistema de Gestión deCalidad y la evaluación yseguimiento a lasactividades realizadas.

Dar cumplimiento a laspolíticas instituciones

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SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


Contratar y recibir el resultadode la consultoría de losestudios y diseños de la redde alcantarillado de la IslaNaval.

Documento 1 6-jul-11 30-jun-12 51 0 0,00% 0 0 0

Construcción de la red dealcantarillado de la Isla Naval. Documento 1 1-jul-12 30-dic-12 26 0 0,00% 0 0 0

Adquisición, montaje y puestaen funcionamiento de la plantade tratamiento de aguaresidual de la Isla naval.

Adquirir y poner enfuncionamiento la planta detratamiento de agua residualpara la Isla Naval. Trámite 1 1-ene-13 1-jun-13 22 0 0,00% 0 0 0

Obtener el respectivo permisode vertimiento para la plantatratamiento de agua residualesde la isla naval.

Iniciar tramite y obtenerlicencia permiso vertimientosagua residual Isla Naval.

Documento 1 1-jun-13 31-dic-13 30 0 0,00% 0 0 0

Determinar si hay, o no,responsabilidad disciplinaria yverificar posible autor por lapresunta inobservancia de lanormatividad medioambiental.

Iniciar indagación preliminardisciplinaria con fundamentoen la incidencia deconnotación disciplinaria delhallazgo efectuada por el enteAuditor (CGR).

Indagación 1 30-ago-11 28-feb-12 26 0 0,00% 0 0 0

5 2106100

Copias de respaldo información

Se evidenció que la mayor parte de la información que soportalas actividades ambientales del área Ambiental se conserva enmedio magnético, sin realizar copias de seguridad (Backus).

Debilidades en la gestióndocumental

Riesgo de pérdidadefinitiva, situación que seagrava con las deficienciasobservadas en lainfraestructura,

Realización DirectivaPermanente de seguridadinformática ordenandorealización trimestral debakaups de la información decada dependencia de laUnidad, centralizándola en laOficina de Contrainteligenciapara su salvaguarda.

Fortalecer la gestióndocumental y salvaguardaroportunamente lainformación de la Unidadpara preservar la memoriainstitucional.

Realizar Directiva Permanentey su verificación y seguimientopara el cumplimiento de lamisma.

documento 2 6-jul-11 30-dic-11 25 2 100,00% 25 25 25 DINFOCBRIFLIM2

6 1601004

Registro, manejo y control de los bienes devolutivos.

Como resultado de las pruebas realizadas se evidenciarondebilidades e inconsistencias en el registro y manejo de losbienes muebles que generan riesgos en su correcta y adecuadaadministración

Por incumplimiento de losprocedimientos establecidos porla entidad para el manejo de losbienes relacionados con: laoportunidad de los conteosfísicos a fin de verificar laexistencia real y el estado en quese encuentran los elementos.

Lo anterior afecta laconfiabilidad de lainformación que sobre este grupo y sus respectivascuentas se tiene registradaen la contabilidad de laentidad.

Depurar los inventarios de losbienes de la Unidad, siguiendolos lineamiento del Manual deProcedimientos Administrativos y Contablespara el manejo de Bienes en elMinisterio de DefensaNacional.

Cumplir losprocedimientos establecidos por elMinisterio de DefensaNacional para el manejo de Bienes, de tal forma quede tal forma que lainformación se real,confiable y en tiempo.

Realizar cronograma deverificación y depuración de lainformación.

Emitir un informe final con lainformación depurada yactualizada.

Documento 2 6-jul-11 31-dic-11 25 2 100,00% 25 25 25

7 1804001

Bienes Donados

Se evidenció que la entidad no les había efectuado el ingreso alalmacén y el registro contable a mercancías entregadas encalidad de donación.

Debilidades e inconsistencias enel registro y manejo de estosbienes.

Falta de confiabilidad de lainformación que se tieneregistrada en lacontabilidad de la entidad.

Impartir instrucción al personalde la Brigada Fluvial y BACAIM3sobre los lineamientosestablecidos en el Manual deProcedimientos Administrativos y Contables para el manejo deBienes en el Ministerio deDefensa Nacional y la DirectivaPermanente 028 MDSGDF-23.1sep. 23 de 2009 procedimientopara solicitar recibir, distribuir yadministrar los bienes donadospor la DIAN, procedimientos quetraen incluido el ingreso yregistro de bienes al almacén.

Fortalecer el conocimientosobre procedimientos dedonaciones en el personalde la Unidad y lograr que la información de bienes dela Unidad sea confiableevitando debilidades einconsistencias en tiemporeal.

Programar por el CBACAIM3durante el segundo semestredel año 2011 2 conferenciassobre los procedimientos quese deben seguir para elmanejo de bienes donados ala Brigada Fluvial.

Conferencias 2 6-jul-11 31-dic-11 25 2 100,00% 25 25 25

8 1903006

Acta de Bienes

Mediante acta No. 003 SCBACAIM3-J-INV-FISC del 22 demayo de 2008, se dieron de baja cinco vehículos por $264.28millones, los cuales fueron descargados de contabilidad en el2008; sin embargo, estos mismos vehículos fueron dados debaja nuevamente mediante Resolución No 205 del 27 de agostode 2010.

Lo anterior se presentó pordeficiencias en el control y manejode los activos

Lo que generaincertidumbre sobre laexistencia de los bienes yno permite establecer concerteza la confiabilidad dela información reflejada enlos diferentes informes dela entidad.

Verificación de los bienesfísicos vs los bienesregistrados contablemente

Mantener actualizados losactivos fijos y de consumoque alimentan la cuentafiscal

Elaborar acta delevantamiento físico deactivos.

Documentos 1 30-jul-11 31-dic-12 74 0 0,00% 0 0 0

JEPLANCIMARDIRIN

OPLAMACBRIFLIM2

BRIFLIM2UNIDADES

SUBORDINADAS

BACAIM3

BRIFLIM2Y UNIDADES

4 2104001

Vertimiento de aguas residuales

La Planta de Tratamiento de aguas residuales, construida en laisla naval no se encuentra en óptimas condiciones para sufuncionamiento por el deterioro de los contenedores quepueden afectar la función de las bacterias anaeróbicas en elproceso de descontaminación.

Situación presentada por la faltade atención al Nivel central por lassolicitudes enviadas por labrigada.

Las anteriores situacionespueden por un lado,acarrear sanciones para laBrigada por el respectivoorganismo ambiental, anteel incumplimiento de loreglado en la norma y porotro, la excesiva cargacontaminante arrojada alcuerpo de agua, en el cualdesembocan los líquidos.

Diseño y construcción de lared de alcantarillado de la IslaNaval de Buenaventura.

Dotar de la infraestructurade alcantarillado a la IslaNaval y tener al 100%operativa la Planta detratamiento de aguaresiduales de la isla navalcumpliendo con lasnormatividad ambiental.

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SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


9 2201002

Combustible

La entidad ha implementados mecanismos internos de controlpara el suministro del combustible, a través de autorizaciones,pedidos y las conciliaciones con las facturas; sin embargo, esteproceso no brinda un grado de confianza mayor con respecto aun sistema tecnológico.

Toda vez que los vehículos notienen instalados dispositivoselectrónicos, que indique lascondiciones en que fue realizadoel suministro del combustible

el actual sistema de controlque tienen implementadola entidad generaincertidumbre sobre la horadía producto dinero ycantidad de galonesrealmente abastecidos acada vehículo.

Instalar dispositivoselectrónicos a los vehículos dela Unidad, de tal forma quepermitan un mejor y efectivocontrol del combustible.

Mantener permanentemente uncontrol efectivo sobre eluso de combustible porcada vehículo de laUnidad, de tal forma que lainformación arrojada de talcontrol sea confiable y entiempo real.

Gestionar el presupuesto, einstalación de los dispositivoselectrónicos para el control del combustible de los vehículosde la Unidad.


10 1601100

Ingresos y Salidas de Alimentos

El reporte sobre el ingreso y la salida de los alimentospresentados en la vigencia 2010, no está conforme a las fechasde adquisición y consumo, toda vez que el registro de algunosproductos fueron realizados de manera extemporánea

Debido a deficiencias de control ymonitoreo

la información revelada enlos estados contables enun periodo determinadocon respecto al consumode alimentos no se ajuste alos hechos económicos dela entidad.

Registrar en la fecha queocurre el hecho el ingreso ysalida de alimentos

Mantener el control de losvíveres

cumplir con la normatividadlegal vigente Documento 1 30-jul-11 31-dic-11 22 1 100,00% 22 22 22

11 1903006

Almacén General

En el almacén general del Batallón de Comando y Apoyo deInfantería de Marina No. 03 - BACAIM3, se depositan materialesvoluminosos y pesados, pertenecientes a un tercero.

Lo anterior por deficiencias en losmecanismos internos de control

por lo anterior estasituación genera un riesgosobre la seguridad alpermitir el ingreso de cajassin verificar el contenido delas mismas.

Seguir el procedimientoestablecido en el manejo dealmacenes

Evitar elementos ajenos ala cuenta fiscal delalmacén general.

mantener en el almacén loselementos que pertenecen ala institución, que sonreflejados en la cuenta delalmacén

Conferencia 1 30-jul-11 30-ago-11 4 1 100,00% 4 4 4

12 1603002

Espacio para albergar documentación

La infraestructura del archivo central no cumple con lascondiciones para conservación de los archivos documentales.

Lo anterior, por falta de apoyo delnivel central, para asignar losrecursos necesarios para adquirir,construir o reacondicionar un sitioapropiado para el funcionamientodel archivo centra

esta situación a generadoel cúmulo documentos enlas diferentes oficinasproductoras las cualescontiene informacióncorrespondiente a dos omas vigencias.

Realizar la transferenciadocumental al archivo histórico ala Base Naval de Bahía Málaga,previa eliminación de los que por ley sea permitido.

Solicitar los recursosnecesarios para adquirir,construir o reacondicionar unsitio apropiado para elfuncionamiento del archivocentral.

Establecer un sitioapropiado de conformidadcon las normas de archivopara el funcionamiento delarchivo central.

Realización de la transferenciadel archivo documental de laBRIFLIM2 a la Base Naval deBahía Málaga.

Transferencia 1 6-jul-11 31-dic-11 25 1 100,00% 25 25 25

13 1602100

Tiempo de Permanencia

Algunos documentos después de haber cumplido su ciclo vital ylos plazos establecidos en las Tablas de Retención Documental,aún permanecen en el archivo central

Lo anterior, debido a que el nivelcentral no presenta instruccionesprecisas para el traslado de losdocumentos que han cumplido suciclo vital.

esta situación ocasionadispositivos dedocumentos innecesariosque no genera valorprimario toda vez que noes de utilidad para laadministración en laBRIFLIM2 y por elcontrario si afectan ladisponibilidad logísticapara el almacenamiento deotros documentos.

Realizar la transferenciadocumental al archivo históricoa la Base Naval de BahíaMálaga, previa eliminación delos que por ley sea permitido.

Tramitar los recursosnecesarios para adquirir,construir o reacondicionar unsitio apropiado para elfuncionamiento del archivocentral.

Cumplir con las normas dearchivo documentalefectuando oportunamenteel proceso de transferenciadocumental al archivohistórico o en su efecto laeliminación de los mismos,generando la disponibilidadlogística de espacio paraalmacenamiento del archivovigente.

Cumplir con la normatividadlegal vigente de archivo, ysolicitar presupuesto para laadecuación y/o ampliación delarchivo central de laBRIFLIM2


14 1903003

Pago de la nómina

Existe flexibilidad en el pago de la nómina que no conducen amedidas adecuadas de control, toda vez que se cancelaronsalarios por ventanilla a Infantes de Marina Profesional yPersonal Civil, sin tener los soportes que justifiquen estasexcepciones.

Falta de coordinación entre latesorería del nivel central, laoficina de personal y tesorería delBatallón

esta situación generariesgos en el manejoadecuado de los recursos.

verificar el procedimientoestablecido para el pago denomina.

Mejorar control pagos minimizar los riesgos con elpago de la nomina procedimiento 1 30-jul-11 30-nov-11 18 1 100,00% 18 18 18

15 1903003

El manual de procedimientos

El Manual de Procedimiento no describe todas las actividadesque se deben realizar en el área de tesorería

Lo anterior por deficiencia en ladocumentación de los procesos

No se cuenta con uninstrumento queproporcione la orientaciónrequerida para elcumplimiento funciones yproceso de una maneraclara y sencilla.

verificar el manual deprocedimientos ya establecidopara la Oficina de Tesoreríadel Batallón, previa verificaciónde existencia del mismo enotras Unidades, que permitadeterminar y unificar criterios ypolíticas institucionales en elmanejo de los procesos denómina.

mejorar las deficienciaspresentadas en latesorería de la unidad

cumplir con el l procedimientoestablecido para el área detesorería

Procedimiento 1 6-jul-11 30-sep-11 12 1 100,00% 12 12 12

Programar la revisión técnico-mecánica del parqueautomotor de la Unidad, encumplimiento de las normasde tránsito.

realización tecnomecánicaparque automotor Revisión técnica 1 6-jul-11 31-dic-11 25 1 100,00% 25 25 25

BRIFLIM2UNIDADES

Revisión técnico mecánica de gases y de operación.

La entidad no ha cumplido con el deber que le asiste deLo anterior por deficiencias en losmecanismos internos de control,

se infringe el códigonacional de transito ley 769del 2002, que puedeconvertirse en sancionespor las infracciones Dar cumplimiento a la

SUBORDINADAS

BACAIM3

BRIFLIM2Y UNIDADES SUBORDINA

DASBACAIM3

BRIFLIM2UNIDADES

SUBORDINADAS

BACAIM3

BRIFLIM2UNIDADES

SUBORDINADAS

BACAIM3

Página 21

SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


Determinar si hay, o no,responsabilidad disciplinaria yverificar posible autor por lapresunta inobservancia de lanormatividad.

iniciar indagación preliminar indagación 1 6-jul-11 31-dic-11 25 1 100,00% 25 25 25

SUBORDINADAS

BACAIM3

16 1603003 garantizar en todo su parque automotor, el funcionamiento defrenos, sistemas de dirección, suspensión, señales visuales yaudibles y del control a la emisión de gases.

referentes al mantenimiento de los vehículos y aplicación de lasnormas de transito.

por las infraccionescometidas, unido a lascargas contaminantes degases y auditivasgeneradas al medioambiente.

normatividad del código de transito ley 769 del 2002

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SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


a) Lo anterior por debilidades enel seguimiento y supervisión delos aportes pendientes de pagopor parte de la BRIFLIM2 y elnivel central para establecerprocedimientos especialestendientes a garantizar laoportunidad en los cobros….Continua…

debilidades en elseguimiento y supervisiónde los aportes pendientesde pago por parte de laBRIFLIM2 y el nivel centralpara establecerprocedimientos especialestendientes a garantizar laoportunidad en los cobros.

b) Toda vez que el seguimiento,autorización y la determinación delpago, están en cabeza de un solofuncionario; no se observaparticipación de otra dependenciaen la verificación de la información

b) Esta situación generariesgos que puedenafectar la correctaejecución de los recursosal no permitir detectar lasirregularidades presentadas en lasautorizaciones de pagos.

18 1602002

Antecedentes de Ingreso

Se observó que algunas armas, ingresadas antes del año 2008,no tienen antecedentes sobre su decomiso u origen del ingreso,y de las que tienen historial por remisión desde hace más de 10años por la Fiscalía se desconoce la situación jurídica.

Lo anterior por falta deseguimiento y coordinación con laFiscalía General de la Nación paraobtener información oportunasobre los procesos en las queestén vinculadas las armasdecomisadas

Se pueden tener armasque ya cumplieron elperiodo de la tenencia enla BRIFLIM2, que yadeben ser destruidas porlas autoridadescompetentes, unidos aldesgaste administrativoreferente a la vigilancia ,cuidado y almacenamientode las mismas.

Coordinar y hacer seguimientocon la Fiscalía General de laNación sobre la información delos procesos en las que esténvinculadas las armasdecomisadas, para efectuar sudepuración y traslado a losalmacenes de evidencia.

Coordinar y hacer seguimientoante INDUMIL para verificarhistorial de armasdecomisadas por la Unidadpara efectuar su depuración ytraslado a INDUMIL acuerdo alas competencias legales.

Mejorar el seguimiento yverificación sobre losprocesos de las armasdecomisadas BRIFLIM2

Depurar y verificar encoordinación con la fiscalía los procesos de las armasdecomisadas para ladepuración de mencionadosprocesos y el envío de lasarmas a INDUMIL para suprocedimiento correspondiente.

Depuración 1 6-jul-11 31-dic-12 78 0 0,00% 0 0 0 BRIFLIM2ASJUR UT

Dar cumplimiento al plan parala recepción, clasificación,manipulación y saneamientoambiental cocinas unidadestácticas BRIFLIM2.

Plan 1 30-jul-11 30-ene-12 26 1 100,00% 26 0 0

Solicitar recursos uniformesmanipuladores de alimentos. Documento 1 30-jul-11 30-ago-11 4 1 100,00% 4 4 4

Asignación dotación cocina Tramite 1 30-ene-12 1-jul-12 22 0 0,00% 0 0 0

Realizar 1 revistas en cadatrimestre a los manipuladoresde alimentos.

Documento 1 30-jul-11 30-jul-12 52 0 0,00% 0 0 0

Solicitar recursos adecuacióny mantenimiento cocina IslaNaval

Documento 1 30-jul-11 30-ago-11 4 1 100,00% 4 4 4

Asignación recursosadecuación y mantenimientococina Isla Naval.

Tramite 1 30-ene-12 1-jul-12 22 0 0,00% 0 0 0

20 1603002

Disponibilidad y Mantenimiento

La infraestructura física del edificio de la Brigada Fluvial deInfantería de Marina No.2, no es suficiente para agrupar todaslas dependencia de la entidad, debido a las limitaciones deespacio físico para la ubicación de las áreas de informática,transporte, archivo y mantenimiento. Como solución inmediatapara esta situación las dependencias de transporte, archivo yservicios de mantenimiento se hallan ubicados en contenedores,elementos no aptos como oficinas dado que éstos sondiseñados para el transporte de mercancías

Lo anterior por deficiencias en laplaneación organizacional de lainfraestructura por parte del nivelcentral referentes al aporte de losrecursos para el fortalecimientode la planta física

esta situación afecta elclima laboral, al nogarantizar las condicionesfísicas apropiadas para eldesarrollo de lasfunciones, las cualesdeben generarafectaciones en la saludemocional y física delpersonal.

Solicitar estudios a laDirección de Ingeniería de laArmada Nacional, el estudiorespectivo de lasinstalaciones actuales de laBrigada

mejorar el clima laboral asignación de recursos Documentos 2 6-jul-11 31-dic-12 78 0 0,00% 0 0 0JEPLANCIMAR

BRIFLIM2

Implementar programamanipulación alimentos

Dar cumplimientonormatividad en materia dealimentos

CIMARBRIFLIM2

17 1701011

Viviendas Fiscales

a) se detectaron deficiencias de control relacionadas con losaportes para el mantenimiento de las viviendas que debenefectuar los asignatarios.b) El procedimiento para la devolución de los mayores valoresdescontados a los asignatarios de viviendas, no ofreceadecuadas medidas de control con respecto a la segregaciónde funciones

JOLABRIFLIM2BACAIM3

19 2103002

Cocina BACAIM3

a) Las condiciones locativas no son las más adecuadas para elprocesamiento de alimentos.b) Algunas de las personas encargadas de elaborar losalimentos no utilizan los uniformes e implementos de protecciónrequeridos, como tapabocas, delantal, guantes y gorros.

a) Evidenciándose deficienteplaneación en la priorización denecesidades para la asignaciónde los recursos afectando elcumplimiento del objetivoestratégico de la ArmadaNacional.b) Lo anterior se debe a la falta decontrol y seguimiento a lasobligaciones establecidas paraestas actividades

colocando de riesgo lasalud de infantes de marina

12

Socializar y cumplir con las normas relacionadas con los

asignatarios de viviendas fiscales

Mejorar controlcumplir con el l procedimiento establecido para el manejo de

viviendas procedimiento 1 6-jul-11 1230-sep-11 12 1 100,00% 12

Página 23

SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


21 1704002

Deudores – Colegio Naval

Al 31 de diciembre de 2010, el valor adeudado a la BRIFLIM2por concepto de pensiones del Colegio Naval José PrudencioPadilla era de $13.32 millones, los cuales no figuran en losEstados Contable al 31 de diciembre de 2010

Falta de procedimiento para lacomunicación a contabilidad sobre la existencia de estos derechos yposterior registro contable

en consecuencia, lainformación contable enrelación con la cuentadeudores y otros ingresosesta subestimada en lascitadas suma, lo que nopermitió cumplir con elprincipio de asociación ycausación .

verificar la normatividad legalvigente de Fondos internos ,en lo relacionado con loscolegios navales

Control pensiones ymatriculas

cumplir con losprocedimientos establecidosen el manejo de losproducidos internos,relacionados con los colegiosnavales

Documentos 1 30-ene-12 1-dic-12 44 0 0,00% 0 0 0

JOLACIMAR

BRIFLIM2BACAIM3

22 2101001

Acciones de Control

De conformidad con la información suministrada, no sedetectaron las acciones de control para los riesgos impactosambientales negativos

Lo anterior por deficiencia decontrol referente al seguimiento ymonitoreo permanente al mapa deriesgo

no se ha tenida laposibilidad de identificaroportunidades de mejoraque permitan disminuir laprobabilidad e impacto delos riesgos asociados acada proceso.

Elaboración plan de mitigaciónriegos impacto ambiental

corregir y controlar losriesgos ambientales

efectuar levantamiento delformato GESCAL-FT-1478-OPLADI-V01 acciones demejora para los impactosambientales negativos yregistrados en el listadomaestro control internoBRIFLIM2 para suseguimiento y verificación.

acciones correctivas 2 30-jul-11 30-jul-12 52 0 0,00% 0 0 0

OPLAMACIMAR

BRIFLIM2

23 1404004

Actas de supervisión

Los informes de supervisión generados en la ejecucióncontractual presentan deficiencias referidas al avance delcumplimento del contrato en relación con las obligaciones delcontratista, sus plazos, calidad y cantidad de los bienes yservicios recibidos

Debilidades de control yseguimiento

generado riesgo en elcumplimiento de lasobligaciones delcontratista.

Capacitación a lossupervisores relacionada conel adecuado seguimiento a laejecución del contrato yaplicación de los procesos,procedimientos y formatosestablecidos para tal fin

Dar aplicación a losprocesos, procedimientosy formatos establecidos en el marco del SGC.

Realizar 2 capacitaciones asupervisores y enviar formatos SGC

Capacitaciones 2 6-jul-11 1-dic-11 21 2 100,00% 21 21 21

Determinar si hay, o no,responsabilidad disciplinaria yverificar posible autor por lapresunta inobservancia de lanormatividad contractual.

Iniciar Indagación PreliminarDisciplinaria. indagación 1 6-jul-11 31-dic-11 25 1 100,00% 25 25 25

Capacitación a lossupervisores relacionada conel adecuado seguimiento a laejecución del contrato yaplicación de los procesos,procedimientos y formatosestablecidos para tal fin.

realización de capacitacionesprocedimiento contractual capacitación 2 6-jul-11 31-dic-11 25 2 100,00% 25 25 25

25 1404003

Pólizas

Se evidenció, en los contratos revisados, que la totalidad de laspólizas que amparan dichos contratos fueron aprobadasdespués de la fecha establecida para su aprobación.

Lo anterior por debilidades en elcontrol y seguimiento al procesocontractual

Situación que coloca enriesgo las pretensiones dela entidad ante lascompañías aseguradoraspor eventualesincumplimientos delcontratista.

Implementar las listas dechequeo que hacen parte delSistema de gestión de Calidadde la entidad

mantener la verificacióndel procedimientocontractual.

Certificar la aplicación de laslistas de chequeo en latotalidad de contratossuscritos por la unidad.

Documento 1 6-jul-11 30-sep-11 12 1 100,00% 12 12 12

26 140500

Gestión ante compañía aseguradora.

No se evidenció en el expediente del proceso contractual, eltrámite respectivo ante la compañía aseguradora con el fin dehacer efectiva la póliza de cumplimiento No. 75-44-101018849,expedida el 27 de noviembre de 2009 y cuya vigencia está entreel 27 de noviembre de 2009 y el 30 de marzo de 2011

Lo anterior, por deficiencia en elmonitoreo y supervisión legal

impuesta la multa surge elsiniestro concorrespondiente obligaciónde hacer efectiva lagarantía.

Efectuar verificación delprocedimiento aplicado en launidad para declaratoria deincumplimiento por parte delcontratista.

Capacitar al personalinvolucrado sobre elprocedimiento deimposición de multa,acorde a lo establecido enla normatividad vigente.

Se realizará una capacitaciónal personal involucrado en elseguimiento a la ejecución delcontrato, con el fin de indicarlas acciones que se debenadelantar ante elincumplimiento por parte delcontratista. Frente al casoespecifico, se efectuaráseguimiento alpronunciamiento que sobre laactuación surtida emita elConsejo Estado (tutelaimpuesta por el contratista encontra BACAIM3)


JOLAOFCON


JOLAOFCON


24 1404006

Solicitud Adición Contractual

Dado el incumplimiento del contratista en la ejecución delcontrato No. 016, referido al suministro de mobiliarios y enserespara el Colegio Naval, la entidad a petición de la supervisora,suscribió el 5 de mayo hasta el 30 de diciembre de 2010, elcontrato adicional No. 01

lo anterior dadas las deficienciasen el apoyo y acompañamientopor parte de la oficina jurídica

afectando la oportunidadpara la entrega de losbienes adquiridos parasuplir la necesidad .

Dar aplicación a losprocesos, procedimientosy formatos establecidos en el marco del SGC.

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SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo




Impartir Instrucción sobre lasfunciones de supervisores yUsuarios e informes oportunosdentro del proceso contractual.

Elaboración directivapermanente al interior de launidad, en concordancia conlas normas y reglamentosvigentes.

Documento 1 6-jul-11 30-sep-11 12 1 100,00% 12 12 12

Competencia para la contratación.

Analizado el contrato No. 071, suscrito en el 2009 por $2.229millones, el 24 de noviembre de 2009, se evidenció que éstefue objeto de tres adiciones que sumaron $990 millones, paraun monto total de $3.219 millones, cuantía esta que excede elvalor máximo permitido en la Resolución No. 1995 del 19 demayo de 2009.... continua....

Omisión y falta de controladministrativo.

infringió los limites decontratación permitidos enla precitada Resolución.


Mejorar el procedimientocontractual en elseguimiento y control decada una de lasactividades correspondientes


La cual otorga facultades entre otros al Comandante de ApoyoLogístico de Infantería de Marina, para suscribir contratos hastapor 5.000 SMLMV. Si tenemos en cuenta que el salario mínimoen el 2009 era de $0,497 millones y una vez realizada lacorrespondiente operación matemática se establece que elmonto máximo permitido era de $2.485 millones.

Omisión y falta de controladministrativo.

infringió los limites decontratación permitidos enla precitada Resolución.



Realización capacitaciones enla parte contractual . Capacitación 2 6-jul-11 31-dic-11 25 2 100,00% 25 25 25




Realización capacitaciones enla parte contractual . Capacitación 2 6-jul-11 31-dic-11 25 2 100,00% 25 25 25

30 1404100

Tablas de retención documental

La información contenida en los expedientes de los contratos nose ajustan a los parámetros establecidos en el artículo 4 de laLey 594 de 2000, por cuanto se encuentra archivada en formadeficiente, no se adjunta la totalidad de los documentos quehacen parte del contrato

Situación presentada pordeficiencias de controladministrativo

Lo anterior dificulta elestudio y seguimientocoherente de lainformación que soportanlos contratos en susdiferentes etapas y losresultados de su ejecución; además generan dificultady mora para la toma dedecisiones.

Implementar las hojas deverificación de las etapas yarchivo de los documentoscontractuales establecidos porel Oficina de Contratos de laJefatura de OperacionesLogísticas de la ArmadaNacional.

Mejorar las deficienciasde control administrativoen la documentación delos contratos

implementación hoja deverificación Documento 1 6-jul-11 30-sep-11 12 1 100,00% 12 12 12

31 1801004

Plan de Compras

Se observó diferencia por $262,19 millones al comparar lascifras de Ejecución del presupuesto para el funcionamiento conlas del Plan de Compras

Lo anterior por deficiencia de losmecanismos de control internoreferentes a la conciliación de losdatos reportados en cada uno delos informes (Presupuesto y Plande Compras)

En consecuencia lainformación revelada en elPlan de Compras para lavigencia 2010, evidenciaque no se incluyeron todaslas compras de bienes y/oservicios, dadas ladiferencia establecida,hecho que reflejadeficiencia en elseguimiento.

Cumplimiento circular 027marzo 2011 JOLA

Conciliación plan decompras y envíoinformación a JOLA

De Acuerdo con la circular,enviar los planes de compraejecutados los primeros 5días de cada mes en formadigital.

Archivo digital - Correo electrónico 1 6-jul-11 31-dic-11 25 1 100,00% 25 25 25

Debido a las deficiencias decontrol referente a laresponsabilidad que se tiene desupervisar y controlar de manerapermanente todas las etapas delcontrato

Dicha situación, dejadesamparado el procesocontractual desde su faseprecontractual, contractualy hasta poscontractual.


JOLAOFCON


28 1404006

JOLAOFCON


29 1402014

Posesión extemporánea de los supervisores

En los contratos objeto de análisis y estudio se evidenció quelos supervisores de los contratos tomaron posesión del cargo,días y hasta meses después de la firma del contrato

27 1402014

Documentos sin firma

Existen importantes documentos sin firmas, como la Resoluciónde adjudicación de los contratos números 016 y 020, igualocurre con la evaluación jurídica y económica del contrato No.020, firmada por uno solo de los miembros.

Lo anterior por deficienciasadministrativas y jurídicas en elseguimiento sobre los soporteslegales que amparan lasdiferentes etapas del procesocontractual

Dado lo anterior no existecerteza sobre laautenticidad de losdocumentos, hecho que leresta certeza probatoria ypuede generarreclamaciones por parte de los demás oferentes queparticiparon en el procesocontractual. Además segenera incertidumbre, porparte de éste órgano decontrol sobre los procesosde selección y evaluación.


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SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


Para futuras contratacionesque impliquen más de unavigencia, se preverán laviabilidad de la aprobación delas vigencias futuras para laAgencia Logística u otrasentidades estatales similares.

Prever riesgos deaprobación de vigenciasfuturas de entidadesestatales.

Dentro de los estudios previos se incluirá el riesgo deaprobación de vigenciasfuturas de entidades estatalesque le presten servicios a laArmada Nacional.

Estipulación riesgo. 1 15/01/2011 31/12/2011 50,0 1 100,00% 50 50 50GPSUB -

SAORIÓN - DORION

Elaboración instrucciones 1 15/01/2011 18/04/2011 12,0 1 100,00% 12 12 12

GPSUB - SAORIÓN -

DORION

Adjudicación Contrato 1 15/01/2011 18/02/2011 12,0 1 100,00% 12 12 12

GPSUB - SAORIÓN -

DORION

Capacitar a los usuarios en lasnormas que rigen los aspectospresupuestales y del proceso decontratación

Recordar las obligaciones yrestricciones que requierenllevar a cabo los procesos decontratación.

Reunión con el propósito de evaluarel formato del Plan de Acción.

Registro de Capacitación 1 3/01/2011 28/02/2011 8,0 1 100,00% 8 8 8 JOLA -

DIABA

Implementar listas de chequeo parael control de los procesos decontratación.

Contar con una herramienta decontrol administrativo quepermita verificar el avance ycumplimiento de cada una de las etapas de los procesos decontratación.

Carpetas de los procesos con listasde chequeo. Formato 1 3/01/2011 28/02/2011 8,0 1 100,00% 8 8 8 JOLA -

DIABA

Capacitar a los ejecutivos decontratación y usuarios en las normasreferidas a las garantías en elproceso de contratación.




DIABA




DIABA

Elaborar las actas de los comités deadquisiciones en el momento de lasaudiencias y hacerlas firmar portodos los asistentes.




DIABA




DIABA

Oportunidad de Gestión - Contrato Interadministrativo Nº07 de 2009. La gestión adelantada en lasuscripción y ejecución del contrato es ineficiente yantieconómica, en razón a que transcurridos varios meses ytransferidos el 50% /$8.967 millones) y haber recibido la ALFMdesde hace (2) años la suma de $7.379.2 millones del Conveniosuscrito con lo Estados Unidos por concepto de donación, deconformidad con el recibo de caja 186520 del 05/11/2008, tansolo lleva un avance de ejecución del 7% y por cuanto elproceso para la subcontratación se abrió formalmente tan solohasta el pasado 4 de noviembre de 2010, cuando la ArmadaNacional es quien realiza los estudios previos, el estudio previode mercado, la supervisión de la ejecución del contra entre otrasy sin embargo, pacta con el contratista unos costos poradministración y desarrollo del 1.2% del valor del contrato, sintener en cuenta los rendimientos financieros que produciríanesos recursos públicos transferidos por la Armada Nacional a laALFM, con todo lo cual no se lograría el ahorro significativopropuesto en la adquisición de los bienes y servicios, teniendoen cuenta que el valor de las baterías atendiendo lascondiciones del mercado se incrementaría en el año 2010.

Falta de planeación efectiva yoportuna tanto de recursos comode gestión.

1 1103002

PLAN DE MEJORAMIENTO CONPES 3460 DE 2007 SEP/09 - SEP/10, SUSCRITO EL 25 ENERO DE 2010

Adjudicar el Contrato para adquirir las baterías y

estación de carga para los submarinos oceánicos.

Impartir instrucciones a los responsables de la

estructuración técnica del proceso de adquisición en la

Agencia Logística para que en la elaboración de los términos

de referencia se facilite la adquisición del contrato sin afectar el alcance del objeto

contractual.

2 1802

Estudios Previos y Constitución de Rezago PresupuestalContrato Nº 258 DIABA/09La entidad en el estudio previo e invitación a cotizar, contemplaque el oferente debe especificar dentro de la oferta el pago definanciación causada por encontrarse la partida en rezagopresupuestal de la vigencia 2009. Sin embargo los pagos de losgastos del Presupuesto General de la Nación están sujetos alPAC, y dichos pagos a su vez a los montos aprobados en éstecomo lo establece el artículo 73 del Estatuto Orgánico dePresupuesto, no es procedente requerir financiación en losEstudios previos e Invitación a cotizar y la administración así lohizo.

Igualmente la entidad incluyó en el Estudio Previo, Invitación yen el Contrato que los porcentajes restantes de los rubros degastos generales (40%) e inversión (68%) se pagarían en el2010 “…por encontrarse la partida en rezago de la vigencia2009…”, sin haber realizado el cierre de la vigencia fiscalincumpliendo los artículos 14 y 89 del Estatuto Orgánico dePresupuesto, denotando fallas de control, lo que generaincertidumbre en la ejecución presupuestal.

Desconocimiento de las normas administrativas que regulan la materia.

Incertidumbre en la ejecución presupuestal.

Incumplimiento de metas yobjetivos del proyecto.

En coordinación con laAgencia Logística, agilizar elproceso contractual para laadquisición de las baterías yestación de carga de lossubmarinos, para evitar elretardo en el Proyecto deActualización y Desarrollo delos Submarinos Oceánicos

3 1404003

Aprobación Pólizas - Contrato Nº 258 - DIABA/09. Se observó que la expedición y aprobación del certificado de modificación ala Póliza No. 21-44-101048132 del 16 de diciembre de 2009 que ampara laAdición No. 1 al contrato principal, se realizó en forma extemporánea a lafecha de vencimiento de la ejecución del contrato y con posterioridad al recibode los elementos, como se evidencia en el Acta de recepción No. 001 del 14de diciembre de 09 y factura No. 0241 del 14 de diciembre de 2009 por$43.200.000 mediante los cuales se recibieron a satisfacción dichoselementos.

Esta situación se genera por deficiencias en un adecuado y oportuno controlinterno, por inobservancia de los parámetros establecidos en el Manual decontratación en cuanto a la aprobación de las garantías, lo que genera riesgoen el amparo pretendido.

Deficiencias en un adecuado y oportuno control interno

Genera riesgos en el amparo pretendido

4 1404100

Soportes Documentales - Contrato Nº 426 - DIABA/09. El Acta de comité de adquisiciones para aprobar los pliegos definitivos del 17de noviembre de 2009, no esta firmada por sus integrantes.

Las Actas de aprobación de póliza y anexo de modificación de garantía sonde fecha anterior a la de la expedición de las mismas, toda vez que las pólizasque obran en el expediente datan del 28 y del 30 de diciembre de 2009 y lasaprobaciones del 23 y 10 de diciembre de 2009, respectivamente (flas. 520,524, 529 y 531).

Lo anterior evidencia debilidades de control interno y de verificación delresponsable del procedimiento, lo que genera que el proceso contractual nocuente con documentos soportes de orden legal y procedimental y así darcumplimiento a los lineamientos establecidos en el Manual de contratación.

Las anteriores situaciones evidencian debilidades de control interno y de verificación del responsable del procedimiento.

Que el proceso contractual no cuente con documentos soporte de orden legal y procedimental para dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en el Manual de Contratación.

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SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


5 1406100

Consistencia Documental.En la verificación física practicada en la Estación Móvil de Apoyo Fluvial de San Felipe (Guainía) el 13 de octubre de 2010, se evidencio el faltante de dos puestos de comedor junto con sus sillas fijas de piso y un sillón cómodo para el Espacio de Recreación - Cámara de Tripulantes, toda vez que el Anexo "A" del contrato en estudio se relacionan 12 puestos de comedor y un sillón cómodo, lo que fue aceptado por las partes contratantes. Sin embargo al cruzar los pliegos definitivos y la Oferta aprobada, se constante que en dichos documentos solo se incluyeron diez puestos de comedor con sus respectivas sillas fijas y ningún sillón cómodo, como consecuencia de la medida del espacio para ello.

Debilidades en la elaboración de los estudios, inobservado el art. 3 del Decreto 2474 de 2008.

Variación de las condiciones técnicas establecidas

Realización Seminario - Tallerteórico practico sobrecontenido y elaboración deestudios previos ysocialización en cuanto aldiligenciamiento del instructivode Estudios Previos publicadoen la Intranet.

Dotar a los funcionariosinterdisciplinarios que elaboran,estudios previos de losconocimientos necesarios quepermitan una debidaestructuración de los mismospara el optimo adelantamientode los procesos contractuales ylas adquisiciones que permitansatisfacer en debida forma lasnecesidades de los Usuarios.

La debida comprensión y utilizacióndel instructivo de estudios previos,encaminada a lograr una mejorplaneación, definición denecesidades en condiciones detiempo, modo, lugar y precio parauna correcta satisfacción denecesidades.

Documentos (Instructivo de Elaboración

Estudios Previos) y Seminario Taller Teórico Practico

1 24/01/2011 28/01/2011 1,0 1 100,00% 1 1 1 JOLA - OFCON

Establecer los lineamientospara el manejo de lainformación y verificación de lamisma a nivel interno de lasJefaturas para evitarinconsistencias de lainformación rendida a nivelInstitucional.

Directiva de control yseguimiento de la informaciónrendida en el formato de losplanes de acción.

Directiva Permanente 1 6/07/2010 31/12/2010 25,4 1 100,00% 25 25 25 OPLADI

Efectuar verificación de laDirectiva de control yseguimiento de la informaciónrendida en el formato de losplanes de acción.

Realizar un informe deverificación del cumplimientode los lineamientosestablecidos

Informe cumplimiento

Directiva1 4/01/2011 17/04/2011 14,7 1 100,00% 15 15 15 OPLADI

Capacitación a todos losniveles de la organización enestructuración de indicadoresde gestión.

Desarrollo de jornadas decapacitación en las FuerzasNavales y el Comando de laArmada Nacional.

Listados de asistencia 4 26/07/2010 31/12/2010 22,6 4 100,00% 23 23 23

Efectuar verificación de losindicadores levantados por losprocesos y de los logrosalcanzados frente a las metasprogramadas.

Realizar un informe deverificación

Informe de verificación 1 4/01/2011 17/04/2011 14,7 1 100,00% 15 15 15

Estudiar la organización conel propósito de evaluar laviabilidad de crear oficinas dePlaneación por Jefaturas yUnidades OperativasMayores.

Realizar un estudio de EstadoMayor con el propósito deevaluar la creación de oficinasde planeación en las Jefaturasy Unidades operativasmayores.

Estudio 1 2/08/2010 31/03/2011 34,4 1 100,00% 34 34 34

Establecer los lineamientospara el manejo de lainformación y verificación de lamisma a nivel interno de lasJefaturas para evitarinconsistencias de lainformación rendida a nivelInstitucional.

Directiva de control yseguimiento de la informaciónrendida en el formato de losplanes de acción.

Directiva Permanente 1 6/07/2010 31/12/2010 25,4 1 100,00% 25 25 25 OPLADI

Efectuar verificación de laDirectiva de control yseguimiento de la informaciónrendida en el formato de losplanes de acción.

Realizar un informe deverificación del cumplimientode los lineamientosestablecidos


Directiva1 4/01/2011 17/04/2011 14,7 1 100,00% 15 15 15 OPLADI

62009 2105001

Área de taller de mantenimiento.En el área de los talleres de mantenimiento de la Dirección deServicios Generales del Comando Armada, para la recolección ymanejo de los residuos de aceites usados y residuos generados por la actividad como los diferentes tipos de filtros, repuestos ypartes de automotores, no existe un área adecuada para elalmacenamiento temporal de estos residuos.

Incumplimiento del Decreto 2104(Artículo 22, áreas paraalmacenamiento de basuras).

Impacto ambiental en elsuelo y posiblemente en lasalud de los operarios.

Adecuación del almacén delubricantes y control de laentrega de desechos.

Establecer control real delmanejo de lubricantes enel área determinada.

Controlar la salida trimestral ydestino final de los residuosoleosos

Certificados de disposición final de residuos oleosos.

2 15/07/2010 30/01/2011 28,4 2 100,00% 28 28 28 DISEG

Incertidumbre sobre laoportunidad y confiabilidadde la informacióninstitucional.

Implementar controles anivel interno de lasJefaturas con el fin depromover el autocontrolen la información rendidaen los planes de acción.

Implementar controles anivel interno de lasJefaturas con el fin depromover el autocontrolen la información rendidaen los planes de acción.

Suministro información Objetivos Estratégicos.Se evidenció diferencias entre la información reportada por lasdependencias a la Oficina de Planeación sobre el nivel decumplimiento del plan de acción, en relación con la que dichaOficina remitió a la CGR.

Debilidades en los canales decomunicación establecidos y enlas actividades de monitoreo ycontrol de dichos procesos.

Indicadores.Existen algunos indicadores consignados en el plan de acciónvigencia 2009 que presentan debilidades en cuanto a suconstrucción (variables no especificadas), pertinencia (variablesno relacionadas con la meta que se pretende medir) y aplicación(se incluye información de vigencias anteriores 2008), situaciónque dificulta el seguimiento y la determinación del nivel deejecución de las metas.

Debilidades en la planeación,formulación y seguimiento a lasmetas.

Imposibilidad para laentidad de contar conporcentajes reales decumplimiento.

OPLADI

Falta de confiabilidad en lainformación institucional yel porcentaje real decumplimiento del plan deacción.

42009 1101002

Debilidades en los canales decomunicación establecidos, en laplaneación, formulación yactividades de monitoreo a lasmetas propuestas.

Fortalecer lascompetencias del personal en lo relacionado con laestructuración deindicadores de gestión.

Nivel de cumplimiento del plan de acción. Los soportes presentados no evidencian el resultadoconsignado en el plan de acción de algunas dependencias.

22009 1101100

110100132009

PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2009COMANDO ARMADA(BOGOTÁ)

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SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


Estructurar un procedimientoque incluya el seguimiento a ladocumentación que debereposar en las HistoriasLaborales de los funcionariosde la Armada

Establecer puntos decontrol que permitanrealizar seguimiento ycontrol al proceso dearchivo de los documentosque deben reposar en lasHistorias Laborales

Elaborar un procedimiento derecepción y archivo de ladocumentación que debereposar en las HistoriasLaborales de los funcionariosde la Institución

Procedimiento 1 2/08/2010 02/11/2010 13,1 1 100,00% 13 13 13

Generar directrices a través delas cuales se establezcan losflujos documentales quepermitan la consolidación de ladocumentación de las historiaslaborales en la División deHojas de Vida

Avalar por el alto mando elprocedimiento derecepción y archivo de ladocumentación que debereposar en las HistoriasLaborales de losfuncionarios de laInstitución

Elaborar una directiva quedetermine lasresponsabilidades de lasaéreas de la organizacióndentro del procedimiento derecepción y archivo de ladocumentación que debereposar en las HistoriasLaborales de los funcionariosde la Institución

Directiva Permanente 1 2/08/2010 02/11/2010 13,1 1 100,00% 13 13 13

Implementar un mecanismoque permita a los funcionariosde la Institución actualizar ycompletar la documentaciónrelacionada con su historiallaboral, personal y familiar

Elaborar e implementar unformato de actualización dedatos

Formato 1 2/08/2010 02/11/2010 13,1 1 100,00% 13 13 13

Efectuar verificación de laDirectiva que determinará lasresponsabilidades de lasáreas de la organizacióndentro del procedimiento derecepción y archivo de ladocumentación que debereposar en las HistoriasLaborales de los funcionariosde la Institución

Elaborar dos informes deverificación del cumplimientode los lineamientosestablecidos

Informes cumplimiento

Directiva2 01/12/2010 30/05/2011 25,7 2 100,00% 26 26 26

Elabora una circular a nivelArmada Nacional con el fin deinformar la periocidad con quese deben imprimir los inventariosdocumentales.

Difundir a nivel Nacional loslineamientos relacionados conel manejo documental, haciendoénfasis en el inventariodocumental.

circular 1 12/07/2010 29/10/2010 15,6 1 100,00% 16 16 16 AYGAR

Efectuar verificación de lacircular que establece loslineamientos relacionados con elmanejo documental, haciendoénfasis en el inventariodocumental.

Elaborar dos informes deverificación del cumplimiento delos lineamientos establecidos


Circular2 01/12/2010 30/05/2011 25,7 2 100,00% 26 26 26 AYGAR

Desarrollar jornadas decapacitación en normatividadarchivística, organización dearchivos de gestión, tablas deretención documental,inventarios documentales,transferencias documentales yorganización de fondosacumulados; dirigidas a los jefesde archivo de las dependenciasdel Comando de la Armada ysus diferentes Unidades.

Actualizar a los jefes dearchivo en el ciclo vital delos documentos (archivo degestión archivo central yarchivo histórico) a nivelArmada Nacional.

En convenio con institucionesexternas efectuar jornadas decapacitación.

Listado de asistencia del personal a las jornadas de capacitación.

2 22/07/2010 30/08/2010 5,6 2 100,00% 6 6 6 AYGAR

Elaborar listas de chequeo paracada una de las modalidades deselección establecidas en lasnormas vigentes (LicitaciónPública, Selección Abreviada,Concurso de Méritos,Contratación Directa), las cualesse remitirán a la Oficina deGestión de Calidad para suvalidación a fin de proceder a suenvío a las unidadesdelegatarias de la ArmadaNacional.

Las unidades delegatarias de laArmada Nacional contarán conuna guía práctica del contenidomínimo del expediente en cadauna de las modalidades deselección establecidas en lasnormas vigentes, y a la vezpermitirá controlar suadelantamiento mediante losdocumentos referidos en laherramienta.

Listas de Chequeo estandarizadas 4 14/07/2010 14/10/2010 13,1 4 100,00% 13 13 13 JOLA -

OFCON

Implementar las listas dechequeo para cada una de lasmodalidades de selección.

Elaborar dos informes deverificación de laimplementación de las listas dechequeo

Informe implementación listas

de chequeo2 01/12/2010 30/05/2011 25,7 2 100,00% 26 26 26 JOLA -

OFCON

82009 1506100

Debilidades en el seguimiento ycontrol al proceso de archivo delos documentos de las historiaslaborales.

Organización de documentos contractuales.En los contratos observados dentro de la muestra seleccionada,se encontró que en aquellas carpetas manejadas por laDirección de Abastecimientos se tiene un formato llamado “listade chequeo”, el cual no está siendo diligenciado ni actualizado,lo que le resta eficiencia al mismo. Adicionalmente, este formatocontiene información genérica que no permite distinguir laespecialidad de cada modalidad de selección.

De otra parte, las carpetas contractuales manejadas por laJefatura de Operaciones Logísticas carecen de un formato deinventario documental impreso, tratándose de una medidaadoptada únicamente en la mencionada Jefatura que no ha sidounificada con la manera en que se conserva esta información enotras dependencias.

Inadecuada elaboración de la listade chequeo. Falta de una directrizque unifique el criterio para toda laArmada.

Mantener ladocumentación de lasHistorias Laborales de losfuncionarios de laInstitución actualizada

92009 1406100

DIPER - DHOVID

con el fin de establecer lasdirectrices para la consultade los documentos queconforman los expedientes o carpetas.

Establecer una guía que permita determinar el

contenido mínimo en tiempo real de cada uno de los

expedientes contractuales teniendo en cuenta las

modalidades de selección vigentes.

Incertidumbre en laconfiabilidad de lainformación de las historiaslaborales.

Incertidumbre sobre losdocumentos que reposanen cada carpeta.

Historias laborales.No obstante que la Armada Nacional refleja avance en laorganización de los archivos de las historias laborales, una vezverificado su estado se observó que en la gran mayoría deexpedientes hace falta parte de la documentación mínimaestablecida para la conformación de dichas historias laborales yen su lugar se encuentra por cada documento faltante una hojafoliada en la cual se aprecia escrito el nombre del documentocarente. De igual manera se constató que la documentaciónrecepcionada en el año 2009 se encuentra en la carpeta pero noestá organizada al interior del expediente correspondiente,también se evidencian documentos sin organizar que datan de laépoca en la que el militar estuvo en la escuela de formación y ladocumentación del personal civil nombrado posesionado en el2009 no se encuentra archivada. En conclusión, las historiaslaborales están parcialmente organizadas y les hace faltadocumentos, contraviniendo lo establecido en la Ley 594 del2000 y en la circular 004 del 2003 del Archivo General de laNación.

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SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


Seguimiento de las conciliaciones bancarias. Verificadas las conciliaciones bancarias de las cuentascorrientes de las unidades de la Armada Nacional de Colombiaen el mes de noviembre de 2009 se evidenció partidaspendientes con más de 90 días, como son:1) Dos cheques pendientes de cobro desde el mes de Marzode 2008 en la unidad del Batallón de Comando y Apoyo ubicadaen la localidad de Corozal (Sucre), referente a la cuenta corriente N° 353-05187-3 del Banco Cafetero utilizada para el rubro deGastos Generales por valor de $$6.489.oo y $5.375.oorespectivamente.

2) Notas crédito y débito no registradas en libros y pendientesen las conciliaciones bancarias de Diferentes unidades de laArmada Nacional de Colombia con una vigencia mayor a los 90días, el valor de las notas crédito sin contabilizar en las unidadesmencionadas suma $6.260.739.73 subestimando las cuentas de Bancos e Ingresos; de las Notas Debito por un valor total de$5.537.033.oo, sobreestimando la cuenta Bancos ysubestimando Gastos, inobservado el numeral 3.8 de laresolución 357 de 2008 emitida por la Contaduría General de laNación.

Verificar mensualmente lacorrecta aplicación de la tasade cambio

Asegurar la correcta reexpresión de cifras enmoneda extranjera

En el informe contablemensual se incluirá una notacontable específica sobre laaplicación de la diferencia encambio y llevará el anexorespectivo, objeto deverificación.

Informe contable mensual 6 14/07/2010 5/01/2011 25,0 6 100,00% 25 25 25 JOLA-DIEF-

CECON

Establecer las tasas aplicablespara liquidación del diferencialcambiario de las partidas enmoneda extranjera.

Verificar y asegurar que lare expresión detransacciones en monedaextranjera cumpla con lanormatividad vigente ygenere cifras razonablesdentro de los EstadosFinancieros.

Elaborar un documento quedetermine las tasas aplicablespara liquidación del diferencialcambiario de las partidas enmoneda extranjera.

Comunicados Internos (Señal) de

Tasas de conversión mensual

6 14/07/2010 5/01/2011 25,0 6 100,00% 25 25 25 JOLA-DIEF-CECON

Subestimaciones y Sobreestimaciones Contables. Las cuentas 1620 Semovientes y 3105 Capital Fiscal seencuentran subestimadas en $123,8 millones por el no registrocontable en el año 2009 de la capitalización de los semovientescaninos de raza labrador según el “Acta No. 768 CESIM-DMINEX-SECCION CANINA QUE TRATA LACAPITALIZACIÓN DE LOS SEMOVIENTES CANINOSADQUIRIDOS ACUERDO CONTRATO No. 047 CBACAIM22009” de noviembre 27 del 2009, debido a que la informaciónno fue suministrada de manera oportuna al área financiera,denotando falta de control y oportunidad en los procesos deverificación y causación de la información contable.

Gestionar ante MDN, laelaboración de unprocedimiento aplicable atodas las Fuerzas, para elmanejo contable de lossemovientes

Contar con directricesclaras y uniformes para elregistro contable de lasoperaciones relacionadascon semovientes

Solicitar la emisión depolíticas para el registrocontable de gastos,capitalizaciones, valorizaacciones de los semovientes,con el fin establecer lasactividades específicas paraincorporar los valores que danun valor agregado a esta clasede activos.

Oficio al MDN 1 14/07/2010 30/08/2010 6,7 1 100,00% 7 7 7 JOLA - DIEF - DIVINV

Las cuentas 1620 Semovientes y 3105 Capital Fiscal seencuentran sobreestimadas en $94 millones, por tener encuenta dentro de la capitalización realizada de 72 caninospertenecientes a CESIM los gastos de sostenimientoalimentación, servicios veterinarios y medicamentos, los cualesse encontraban debidamente registrados en las respectivascuentas del gasto, lo que estaría originando un doble registrocontable por el mismo hecho económico (sostenimientoalimentación, servicios veterinarios y medicamentos).

Registrar periódicamente laactualización del valor de lossemovientes

Reflejar de formaapropiada y conforme a lanormatividad vigente lacapitalización de lossemovientes

Asientos contables periódicos 1 30/11/2010 28/02/2011 12,9 1 100,00% 13 13 13 CIMAR-

BACAIM 2

222009 1801100

Revelación en las Notas a los Estados Contables.Las notas a los estados financieros no cumplen con loestablecido en la Resolución No. 356 de 2007 la ContaduríaGeneral de la Nación, al no revelarse el monto de lasadquisiciones o construcciones, de las adiciones y mejoras, dela justificación y efecto en los resultados por el retiro de bienes,vida útil para la determinación de la depreciación de todos losbienes, el método utilizado para la amortización de los ActivosIntangibles, vida útil estimada y razones para estimarla.

Incumplimiento de lo establecidoen la Resolución No. 356 de 2007la Contaduría General de laNación,

Este hecho no permiterevelar la informaciónadicional necesaria sobrelas transacciones, hechosy operaciones financieras yeconómicas, para unamejor comprensión porparte de terceros.

Elaborar las Notas a losEstados Financieros deconformidad con loestablecido por la ContaduríaGeneral de la Nación

Revelar los hechoscontables y financierosque la norma establece.

Elaborar Notas a EstadosFinancieros, que reflejen larealidad económica, financieray social de la entidad

Notas Contables 1 1/08/2010 28/02/2011 30,1 1 100,00% 30 30 30 JOLA-DIEF-CECON

JOLA-DIEF-CECON33 33 33Informes

trimestrales

192009 1801002

Saldo Anticipos Entregados. El valor del anticipo a 31 de diciembre de 2009 es por$9.927.835.10 Euros que a una tasa de cambio de $2.923.86da como resultado un saldo de $29.027 millones, cifra quedifiere con la que se encuentra reflejada en el Balance Generalpor $24.499 millones arrojando una diferencia de $4.528millones por efecto del diferencial cambiario.Por lo tanto, se está subestimando la cuenta de Deudores –Avances y Anticipos Entregados (1420) a Diciembre 31 de2009 en $4.528 millones y subestimada la cuenta Ingresos –Ajustes por Diferencia en Cambio (4803) por efecto deDiferencial cambiario a la tasa de Diciembre 31/2009, como loestablece el Régimen de Contabilidad Publica de la ContaduríaGeneral de la Nación, generando inobservancia al numeral 3.3de la resolución 357 de 2008 emitida por la Contaduría Generalde la Nación.

Deficiencias en los mecanismosde control.

1804001

Falta de control y oportunidad enlos procesos de verificación,contabilización y análisis de lainformación contable.

2 14/07/2010 28/02/2011 32,7 2 100,00%1801004

Falta de seguimiento a las conciliaciones bancarias

realizadas mensualmente por las diferentes unidades de la Armada

Nacional de Colombia y deficiencias en los mecanismos

de control.

Posibilidad de partidas conciliatorias con mucho

tiempo y de no presentar el valor real de los saldos en

Bancos en los Estados Financieros.

Distorsión de la realidad delas cifras consignadas enlas cuentas mencionadas.

202009

Mediante los informestrimestrales se observara elavance de la depuración departidas conciliatorias en lasunidades administrativas de laArmada Nacional

182009

Riesgos para la toma dedecisiones, ya que no segenera el valor real delanticipo.

Efectuar seguimiento trimestrala nivel central de las partidasconciliatorias

Registrar oportunamentelos hechos financierosprovenientes de ladepuración de las partidasconciliatorias . Propenderporque las partidasconciliatorias no superenlos 90 días

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SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


Actualización de lanormatividad vigente CircularNo 930 de 2007determinando la correlaitividadde los rubros presupuestalesvs registro contable

Reflejar adecuadamente laclasificación contable delas asignacionespresupuestales

Establecer mediante circularlas directrices contables parael registro correlativo de losrubros presupuestales.

Circular 1 14/07/2010 30/09/2010 11,1 1 100,00% 11 11 11

Efectuar la revisión de laparametrizacion contable delos Gastos en SIIF NACION,identificando las debilidades,informando dichas novedadesal MDN.

Propender porque losregistros contablesautomáticos se realicencorrectamente, evitandorealizar reclasificacionesen forma manual

Elaborar un informe al MDN, elcual establecerá lasdebilidades presentadas en laparametrizacion contable delos Gastos en SIIF NACION,solicitando gestión paramodificación de matricescontables en este sistema

Informe a MDN 1 14/07/2010 30/11/2010 19,9 1 100,00% 20 20 20

Efectuar revisión periódica dela información financiera en loreferente a la ejecución de losgastos a nivel contable

Detectar oportunamentelas novedades que sepuedan presentar comoproducto del registrocontable de los gastos enlos sistemas deinformación

Mediante verificación de lainformación financiera en losque respecta a los gastoscontables generados por laejecución presupuestal,detectar oportunamente lasnovedades que se puedangenerar a fin de realizar lascorrecciones respectivasdentro de la vigencia.

Informe de revisión semestral 16 14/07/2010 28/02/2011 32,7 16 100,00% 33 33 33

302009 2105001

Tratamiento de aguas residuales.Analizados los informes de cumplimiento de las metas del Plande manejo ambiental, se evidenció cumplimiento de un 96%,toda vez que cuentan con una planta de tratamiento de aguasresiduales (PTAR).

Sin embargo, no se efectuaron losanálisis a estas aguas paradeterminar la eliminación decontaminantes, tal como estabaprogramado en la estrategia deprotección del medio ambiente.

Lo cual puede conllevar ariesgos de contaminaciónpor la disposición final delas aguas residuales.

Establecer toma de muestrasde las aguas residualesemitidas por la PTAR

Validar el cumplimiento dela normatividad ambiental yel buen funcionamiento dela PTAR

Toma de las aguas vertidas alos cuerpos de agua del ríoMagdalena

Análisis químico 2 1/07/2010 30/06/2011 52,0 2 100,00% 52 52 52 DENSB

Formulación del Plan de AcciónEl Plan de Acción Estratégico 2009 elaborado por el Batallón, no contiene una definición clara de las estrategias, líneas de acción, metas e indicadores que garanticen la coherencia yfuncionalidad del Plan de Acción como guía orientadora de lagestión de la entidad, y a su vez avale la existencia deinstrumentos idóneos para medir el cumplimiento de las metaspropuestas y el cumplimiento de sus objetivos,desconociéndose el procedimiento establecido por la entidadpara su formulación.

Formulación del Plan deAcción con estrategias clarasy alineadas con el PEN, con elfin de optimizar su medición yevaluación

Plan de acción aprobado 1 15/07/2010 15/09/2010 8,9 1 100,00% 9 9 9 CBAFLIM40

Respecto de la definición de estrategias contenidas en el Plande Acción, se observa que no es clara y pertinente, afirmaciónque se realiza al corroborar que algunas de las estrategiasdefinidas no son susceptibles de materializarse en accionesconcretas. Paralelo a lo anterior, se observa que no todas lasestrategias definidas en el plan de acción son incorporadas en el formato de establecimiento de tareas y metas, que se diligenciapara cada objetivo. Por otra parte, se observa que elestablecimiento de metas e indicadores es deficiente.

Realizar 02 seguimientos porparte de la Oficina de ControlInterno de la BRIFLIM1 alPlan de Acción formulado y alos avances según los plazosestipulados

Informe del seguimiento 2 1/08/2010 10/01/2011 23,1 2 100,00% 23 23 23 OCIBRIFLIM

1

Capacitar al personalinvolucrado en contratación enla normatividad legal queregula la etapa precontractualcon énfasis en los estudiosprevios.

Listado asistencia del personal capacitado

2 1/08/2010 01/10/2010 8,7 2 100,00% 9 9 9 CBAFLIM40

Efectuar reuniones quepermitan hacer seguimiento yevaluación a la elaboración delos estudios previos en cadaproyecto en coordinación conel asesor jurídico de laUnidad.

Actas Reuniones 3 3/08/2010 30/01/2011 25,7 3 100,00% 26 26 26 CBAFLIM40

Distorsión de la realidad delas cifras consignadas enlas cuentas mencionadas

1802002

Conciliación de Información Presupuestal y Contable.Al realizar una confrontación entre la información reportada anivel presupuestal (Ejecución Presupuestal) y la contable(Estados Financieros) se observa que no concuerdan, segúnse indica a continuación y en su orden (Rubro / Cuenta,Ejecución Presupuestal, Estado de Resultados, Diferencia)Honorarios 10.000.000 3.159.417 6.840.583Servicios públicos 24.790.301.271 25.385.239.912594.938.641Prima de instalación en el exterior 641.201.306 695.334.50054.133.194Prima de alojamiento en el exterior 2.309.450.2702.353.772.885 44.322.615Arrendamientos 2.006.771.015 2.107.320.996 100.549.981

Falta de una correcta clasificacióny registro de las transacciones,hechos y operacioneseconómicas y la falta de unarealización periódica deconciliaciones y cruce de saldosentre las áreas de presupuesto,contabilidad, tesorería y demásáreas de la entidad,

352009 1101001

362009

BATALLON FLUVIAL DE INFANTERÍA No. 40 (BAFLIM 40)

Formular, ejecutar, verificar yretroalimentar el avance delPlan de Acción del BAFLIM 40

Diseñar y aprobar el Plande Acción del BAFLIM 40,teniendo en cuenta el PEN(Plan Estratégico Naval), eldireccionamiento delComando de Infantería deMarina y los de laBRIFLIM1 (Brigada Fluvialde I.M. No. 1)

1402003

Minimizar el riesgo deerrores en la etapaprecontractual, igualmente,minimizar el riesgo desobrecostos en laadquisición de bienes yservicios facilitando a lossupervisores la realizacióndel seguimiento en laejecución de los contratos

282009

ESCUELA NAVAL DE SUBOFICIALES ARC "BARRANQUILLA" (ENSB)

DIEF

Estudios previosDentro de la muestra de contratos evaluada (001, 004, 006, 007,008, 014, 019, 021, 027 y 031), se identifican deficiencias en laformulación de los estudios previos, observándose que lamayoría de ellos no se elaboran teniendo en cuenta el contenidomínimo establecido en el artículo 3º del Decreto 2474 de 2008,toda vez que no se especifica en ellos aspectos como elanálisis de los fundamentos jurídicos que soportan la modalidadde selección, la descripción del objeto con sus especificacionesesenciales, el análisis técnico y económico que soporta el valorestimado del contrato (estudio de mercado y consulta deprecios indicativos), la justificación de los factores de selección,y el soporte que permita la tipificación, estimación y asignaciónde los riesgos previsibles

• Bajo grado de rigurosidad y deanálisis en la preparación de losestudios previos.• No se soportan adecuadamentelos estudios previos,especialmente lo relacionado conel análisis técnico y económicoque se debe realizar para soportarel valor estimado del contrato.• La entidad no ha diseñadomecanismos de control que lepermitan hacer seguimiento yadelantar la revisión oportuna, alcontenido de estudios previos

No hay claridad suficientesobre la caracterización delos bienes y servicios, elsoporte de precios ycriterios de selección autilizar. Riesgo de ocurrencia desobrecostos en lacontratación. Suministrode bienes y servicios decalidad no garantizada. No se dan elementos deseguimiento suficientes ala supervisión quegaranticen el cabal

• Inexistencia de mecanismos decontrol interno que permitanverificar el desarrollo del procesode formulación del Plan de Accióndel Batallón.

El Plan de Acción pierdesu valor como instrumentoorientador de la gestión dela entidad en el logro deunos resultados medibles.Se limitan las funciones deseguimiento y evaluacióndel cumplimiento de lagestión a cargo delBAFLIM No. 40.

Capacitar al personalinvolucrado en el proceso decontratación dando a conocerel contenido mínimo de losestudios previos acuerdo a lanormatividad vigente

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SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


Capacitar al personal endiferentes aspectos de laetapa precontractual haciendo énfasis en los estudiosprevios y evaluación deofertas.


2 1/08/2010 31/07/2011 52,0 2 100,00% 52 52 52 JOLA - OFCON

de los riesgos previsibles. contenido de estudios previoselaborados dentro de la faseprecontractual.

cumplimiento del objetocontractual.

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SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


Capacitar al personal de laoficina de contratos en losprocedimientos decontratación relacionados conla etapa precontractual,detallando los aspectosconcernientes a la modalidadde selección abreviada.

Capacitar en lo referente almanual de contratación delMinisterio de Defensa

Listado asistenciadel personalcapacitado

2 1/08/2010 01/10/2010 8,7 2 100,00% 9 9 9 CBAFLIM40

Efectuar seguimiento alavance de la ejecucióncontractual y al manejo de lanumeración consecutiva deactos administrativos(resoluciones de apertura).

Efectuar seguimiento porparte del encargado de laoficina de contratos con elacompañamiento del AsesorJurídico de la Unidad,referente al avance de losprocesos de contratación

Informe deseguimiento 3 3/08/2010 30/01/2011 25,7 3 100,00% 26 26 26 CBAFLIM40

Apoyados en las listas deverificación completar ladocumentación faltante en lascarpetas de procesoscontractuales.

Completar los expedientescontractuales existentes conlos documentos obligatoriosde cada proceso.

Informe de avancecon ejecución del100%

1 1/08/2010 31/01/2011 26,1 1 100,00% 26 26 26 CBAFLIM40

Obligaciones SICEEl artículo 13 del Decreto 3512 de 2003, definió comoobligaciones de las entidades estatales que contratan consujeción a la Ley 80 de 1993, frente al Sistema de Informaciónpara la Vigilancia de la Contratación Estatal – SICE, lainscripción, elaboración, registro y actualización de planes decompras, exigencia del certificado de registro de bienes oservicios, consulta del CUBS y del precio indicativo, y el registrode contratos.

Capacitar al personalinvolucrado en el proceso decontratación en lasobligaciones SICE

Efectuar capacitación en losaspectos relacionados con eluso del SICE

Listado deasistencia acapacitación.

1 15/07/2010 14/07/2011 52,0 1 100,00% 52 52 52 JOLA-OPLAL

No obstante lo anterior, se observa que la entidad incumple conestas obligaciones, conclusión a la que se llega basados en lossiguientes hechos: 1) En los pliegos de condiciones, no seexige al proveedor que referencie en su oferta el número decertificado de registro del bien o servicio ofrecido, generado porel Portal del SICE, limitándose a verificar que el proveedor estéinscrito en el Sistema, mas no que haya realizado elcorrespondiente registro de precios para los bienes y serviciossolicitados por la entidad. 2) No se deja constancia en losestudios previos (debidamente soportado), la consulta delCUBS y del precio indicativo, así como tampoco de larealización de esta consulta como requisito previo a laadjudicación. 3) No se evidencia el registro de contratos.

Verificar las alarmas quegenera el sistema y analizarsus causas

Efectuar seguimientosemestral a las alarmas quereporta el SICE

Informes deseguimiento 2 15/07/2010 14/07/2011 52,0 2 100,00% 52 52 52 OCICA

Evaluación de ofertasEl artículo 5º de la Ley 1150 de 2007, define la selecciónobjetiva como la escogencia del ofrecimiento más favorable a laentidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideraciónfactores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase demotivación subjetiva, y en consecuencia, establece que losfactores de escogencia y calificación deben atender a lossiguientes criterios:

1) La verificación de unos criterios habilitadores, relacionadoscon la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia,capacidad financiera y de organización de los proponentes, queno otorgan puntaje, pero sí habilitan al proponente para participaren el proceso; exigencia que además debe ser adecuada yproporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. 2) La escogencia de la oferta más favorable, que resulta de laponderación de factores técnicos y económicos, contenida enlos pliegos de condiciones o sus equivalentes.

1402005

Proceso de Selección AbreviadaSe incumple parcialmente las obligaciones de publicidad deactos y documentos en el SECOP, así como también seevidencia el desconocimiento de la formalidad respecto delcontenido mínimo de la resolución de apertura en los procesosde selección abreviada

JOLA - OFCON

Desarrollar competenciasen el personal decontratación delBAFLIM40 y tomaracciones frente a lasalarmas que general elsistema.

Minimizar el riesgo decometer erroresrelacionados con laaplicación de losprocedimientos concernientes al procesocontractual.

Sensibilización capacitación yestandarización de los criteriosmínimos de habilitaciónevaluación de y calificación delas ofertas

52

382009 1704003

392009 1402008

2

372009

• Se limita la libertad deconcurrencia y departicipación de oferentes,lo que a su vez restringe lacompetencia, y laposibilidad de obtenermejores ofrecimientosdentro de los procesos decontratación.

• Se limita el control a lacontratación de la entidadpor parte de la CGR.• Riesgos de contratacióncon sobrecostos, al nohacer uso de laherramienta SICE, comosoporte de los estudios demercado.

• En el manual de procedimientosde contratación no se establece laresponsabilidad respecto delcumplimiento de las obligacionescon el SICE.• Inexistencia de mecanismo decontrol interno para la aplicacióndel SICE por la entidad.

• No se han adoptadomecanismos de control paraverificar la correspondencia ycoherencia de los pliegos decondiciones frente al contenido delos estudios previos.• No se han definido mecanismosde control para verificar que laevaluación de ofertas se realicede conformidad con loestablecido en los pliegos de

• Riesgo de adjudicarcontratos a proponentesque no reúnan losrequisitos mínimos dehabilitación.• Riesgo de no escogenciade la oferta más favorablepara la entidad.

Minimizar el riesgo decometer erroresrelacionados con laaplicación de losprocedimientos concernientes al procesocontractual.

52 5231/07/2011 52,0 2 100,00%

Capacitar al personal endiferentes aspectos de laetapa precontractual haciendo énfasis en los estudiosprevios y evaluación deofertas.


1/08/2010

• No observancia del manual deprocedimientos para lacontratación.• Inexistencia de mecanismos decontrol para verificar en tiemporeal las desviaciones del procesode contratación.• No se evidencia el manejo de lanumeración consecutiva de actosadministrativos (resoluciones deapertura).• Al aplicarse la lista deverificación del contenido de losexpedientes contractuales, no seconfirma la existencia dedocumentos de obligatoriomanejo en el desarrollo delproceso contractual.• No se tiene claramente definidala asignación de funciones yresponsabilidades referentes a lapublicación de actos ydocumentos en el SECOP.

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SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


Respecto de la evaluación realizada en el marco de losprocesos de mínima cuantía (contratos 004, 006 y 014) y deselección abreviada (contratos 008, 019 y 031) se presentan las siguientes observaciones: 1) Los factores de evaluaciónprevistos en los estudios previos, se cambian al momento derealizar su incorporación a los Pliegos de Condiciones oinvitación a presentar ofertas. 2) No se definen claramente losfactores habilitadores para participar en el proceso, y la forma de acreditarlos; así como los factores de calificación, situación queafecta la finalidad del pliego de condiciones en su deber deseñalar reglas objetivas de evaluación y ponderación de lasofertas.

Efectuar seguimiento alavance de la ejecucióncontractual.

Efectuar seguimiento porparte del encargado de laoficina de contratos con elacompañamiento del AsesorJurídico de la Unidad,referente al avance de losprocesos de contratación

Informe deseguimiento 3 3/08/2010 30/01/2011 0,0 3 100,00% 0 0 0 CBAFLIM40

establecido en los pliegos decondiciones.

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SI NO


la Meta

Área Responsable


Puntaje atribuido

metas vencidas

Fecha iniciación

Metas



Plazo en semanas

de las Metas

Fecha terminación

Metas


metas (Poi)

Avance físico de




Causa del hallazgo


Vencidas (POMVi)

No. consecutivo


hallazgo


Efectuar los trámitescorrespondientes ante lasautoridades de tránsito para laobtención de la matricula delos 10 vehículos y 18 motospertenecientes a la unidad

Matriculas vehículos 28 30-jul-09 30-nov-11 121,9 28 100,00% 122 122 122

Gestionar la adquisición de lastarjetas de propiedad de los10 vehículos y las 18 motosque pertenecen a la unidad.

Tarjetas depropiedad 28 30-jul-09 30-nov-11 121,9 28 100,00% 122 122 122

Efectuar diligencias anteSecretaria de Transito B/turapara la obtención de lasmatriculas.

Placas 16 30-jul-09 30-nov-11 122 16 100,00% 122 122 122

Efectuar requerimientosnecesarios ante lasdependencias o unidadescorrespondientes para laadquisición de las tarjetas depropiedad de los vehículos,que no la posean.

Tarjetas depropiedad 16 30-jul-09 30-nov-11 122 16 100,00% 122 122 122

Evaluación del Plan de Mejoramiento a nivel Nacional

Puntajes base de evaluación

Puntaje base evaluación de cumplimiento PBEC = 3.329 Puntaje base evaluación de avance PBEA = 4.695

Cumplimiento del plan CPM = POMMVi/PBEC 99,27%Avance del plan de mejoramiento AP= POMi/PBEA 73,25%

Capitán de Fragata EDGAR VELASCO GUTIERREZ Almirante ROBERTO GARCIA MARQUEZ

Jefe Oficina de Control Interno Comando Armada Nacional Comandante Armada Nacional

Deficiencias en el manejo ycontrol de los activos

SCBACAIM3 DIV.

TRANSP.

Garantizar cumplimientonormas tránsito

Actualizar la documentaciónnecesaria para cumplir con lasnormas de transito

Parque automotor. En la relación del parque automotor de la BN2 existen: 10vehículos y 18 motos sin placa oficial y sin tarjeta de propiedad.

Deficiencias en el manejo ycontrol de los activos

Contravención de lasnormas de tránsito,afectando la cuentan en unvalor indeterminado

DPTO SERVICIOS

GENERALES BN2

BATALLON DE COMANDO Y APOYO DE INFANTERIA DE MARINA No. 3 - BACAIM 3

Incumplimiento de la Ley769 de 2002 Art 39, quetrata de la obligatoriedadde matricular los vehículos.

Cumplir las normas detransito establecidas ymejorar el control de losactivos.

* 10 (5)

Placa de vehículosDe acuerdo con la relación de Inventarios de vehículos, existen11 motos y 5 vehículos sin placa, tarjeta de propiedad, dentro de los cuales se encuentran un campero Chevrolet azul y uncampero Toyota verde, que fueron dados de baja, lo

* 6 (9)

Efectuar los tramitescorrespondientes para laobtención de la matricula,tarjetas de propiedad y elregistro contable de cada unode los 10 vehículos y 18motos.

* CORRESPONDE A LOS HALLAZGOS RELACIONADOS DENTRO PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2008, SUSCRITO EL 23 SEPTIEMBRE DE 2009BASE NAVAL ARC "BAHIA MALAGA" - BN2

1804001

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