Plan director de la
Fase 2 (2013 – 2016)
de implantación de la Administración
electrónica en la Universidad de Alicante
Alicante, 26 de Noviembre de 2013
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 2 de 163
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN 6
2. GRADO DE ADAPTACIÓN A LA E-ADMINISTRACIÓN 2010-2012 8
2.1 Grado de adaptación a la e-Administración 2010 9
2.2 Grado de adaptación a la e-Administración 2012 10
2.3 Grado de adaptación a la e-Administración 2010-2012 11
3. PLAN DIRECTOR DE E-ADMINISTRACIÓN 2013-2016 13
3.1 Plan de actuaciones plurianual (2013 – 2016) 14 3.1.1 Ámbito normativo 14 3.1.2 Ámbito organizativo 14 3.1.3 Ámbito de gestión documental 14 3.1.4 Ámbito de tecnológico 15 3.1.5 Ámbito ENS y ENI 15 3.1.6 Ámbito de Servicios al Ciudadano 16
3.2 Fichas de proyectos de e-Administración 17 3.2.1 Actuaciones en el ámbito normativo 17
3.2.1.1 Elaboración de la normativa de Impresión Segura de documentos electrónicos 17 3.2.1.2 Modificación del Reglamento electoral para contemplar la posibilidad del Voto electrónico 19 3.2.1.3 Elaboración de la normativa de Digitalización Segura de documentos en soporte papel 21 3.2.1.4 Elaboración de la normativa de Voto electrónico 24
3.2.2 Actuaciones en el ámbito organizativo-procedimental 26 3.2.2.1 Elaboración de la metodología de reingeniería y simplificación de procedimientos 26 3.2.2.2 Finalización del cuadro de interoperabilidad 32 3.2.2.3 Evaluación y priorización de procedimientos para su digitalización 34 3.2.2.4 Establecer convenios de interoperabilidad con la CRUE 37 3.2.2.5 Formación y difusión de las nuevas herramientas y servicios implementados en el ámbito de la e-Administración 39 3.2.2.6 Constitución de una Oficina Técnica de asesoramiento experto a la Comisión de Modernización 42
3.2.3 Actuaciones en el ámbito de gestión documental 45 3.2.3.1 Definición de las Tablas de Evaluación Documental 45 3.2.3.2 Definición de la Política de acceso a documentos y expedientes electrónicos 48 3.2.3.3 Definición de la política de firma electrónica 50 3.2.3.4 Elaboración del Plan Director del Documento Electrónico 53
3.2.4 Actuaciones en el ámbito tecnológico 56 3.2.4.1 Migración a la versión 3 de SIGEM que integra la solución de Portafirmas del MINHAP 56 3.2.4.2 Selección e integración de la herramienta de notificaciones y comunicaciones electrónicas 61 3.2.4.3 Selección e implantación de una plataforma de recepción de facturas electrónicas 66
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 3 de 163
3.2.4.4 Implantar la digitalización segura de documentos 69 3.2.4.5 Implementación de la gestión de metadatos sobre Alfresco 72 3.2.4.6 Selección e implantación de una solución tecnológica de contratación electrónica 76 3.2.4.7 Definición e implantación de una plataforma de servicios de interoperabilidad 78 3.2.4.8 Implantación e integración de una plataforma de evidencias electrónicas 80 3.2.4.9 Seleccionar e implantar una solución de archivo electrónico o de custodia y preservación del documento electrónico 83 3.2.4.10 Adquirir una solución de voto electrónico en modo servicio 86 3.2.4.11 Evaluación, instalación e integración con herramientas de Administración Electrónica de Bonita BPM como solución de soporte a la tramitación interna de expedientes electrónicos 91 3.2.4.12 Desarrollar una sala virtual de firma electrónica 94 3.2.4.13 Implantación de un módulo de gestión de representaciones 96
3.2.5 Actuaciones en el ámbito de seguridad e interoperabilidad 100 3.2.5.1 Elaborar un plan de acción para dar adecuado cumplimiento al ENI, alineado con el Plan Director del Documento Electrónico 100 3.2.5.2 Llevar a cabo el Plan de acción ENS 103 3.2.5.3 Llevar a cabo el Plan de acción ENI 104
3.2.6 Actuaciones en el ámbito de servicios al ciudadano 106 3.2.6.1 Firma de actas de notas 109 3.2.6.2 Autorización para la realización de cursos (PAS) 110 3.2.6.3 Permisos, licencias y vacaciones 111 3.2.6.4 Gestión de trabajos de fin de máster y grado 112 3.2.6.5 Traslados de expediente (impresión segura de programas de asignaturas) 113 3.2.6.6 Factura electrónica 114 3.2.6.7 Autorización de pagos 115 3.2.6.8 Notificación de actos administrativos 116 3.2.6.9 Gestión de órganos colegiados 117 3.2.6.10 Procedimiento genérico de firma electrónica 118 3.2.6.11 Contratación electrónica 119 3.2.6.12 Firma de certificados varios por parte de Secretaría General 120 3.2.6.13 Solicitud de expedición de título 121 3.2.6.14 Firma de contratos de renovación/prorroga de personal 122 3.2.6.15 Diplomas CECLEC (cursos < 200 horas) 123 3.2.6.16 Voto electrónico 124 3.2.6.17 Solicitud de expedición de suplemento europeo al título (SET) 126 3.2.6.18 Certificados de prácticas de tutores 127 3.2.6.19 Firma de convenios 128 3.2.6.20 Firma de contratos de investigación 130 3.2.6.21 Solicitud de reconocimiento de créditos 131 3.2.6.22 Devolución de precios públicos 132 3.2.6.23 Peticiones, consultas e incidencias de coordinación académica 133 3.2.6.24 Autorización para la realización de cursos (PDI) 134 3.2.6.25 Anulación de matrícula 135 3.2.6.26 Modificación de matrícula 136 3.2.6.27 Procedimientos de selección de personal 137
4. PROYECCIÓN DEL GRADO DE ADAPTACIÓN A LA E-ADMINISTRACIÓN 138
4.1 Grado de adaptación actual de la Universidad: 2013 143
4.2 Proyección del grado de adaptación Universidad: 2013 144
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 4 de 163
4.3 Proyección del grado de adaptación Universidad: 2014 145
4.4 Proyección del grado de adaptación Universidad: 2015 146
4.5 Proyección del grado de adaptación Universidad: 2016 147
4.6 Proyección del grado de adaptación Universidad: 2013-2016 148
ANEXO I. RESUMEN DEL PLAN DIRECTOR 149
ANEXO II. HERRAMIENTA DE PRIORIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS 150
ANEXO III. CUESTIONARIOS PARA EL ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS 151
Cuestionario para el análisis del flujo 151
Cuestionario para el análisis de los roles 152
Cuestionario para el análisis de los documentos 153
ANEXO IV. GLOSARIO DE TÉRMINOS 154 Actuación administrativa automatizada 154 Administración electrónica 154 Amenaza 154 Autenticación 154 Autenticidad 154 Autoridad de certificación 154 Carpeta del estudiante 155 Catálogo de formatos y tipologías documentales 155 Certificado digital 155 Ciclo de vida del documento electrónico 155 Clasificación documental 155 Código Seguro de Verificación (CSV) 155 Confidencialidad 156 Copia electrónica auténtica 156 Cuadro de clasificación 156 Cuadro de interoperabilidad 156 Disponibilidad 156 Digitalización segura 156 Documento electrónico 156 Documento de Identidad Nacional electrónico 157 Entidad de registro 157 Esquema Nacional de Interoperabilidad 157 Esquema Nacional de Seguridad 157 Expediente electrónico 157 Factura electrónica 157 Firma electrónica 158 Gestión documental 158 Gestión de representaciones 158 Impresión segura 158 Índice electrónico 159 Integridad 159 Interoperabilidad 159
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Justificante electrónico de tramitación 159 Medidas de seguridad 159 Metadatos 159 Notificación electrónica 160 Pasarela de pagos 160 Plan director del documento electrónico 160 Plataforma de evidencias electrónicas 160 Política de acceso a documentos y expedientes electrónicos 160 Política de firma electrónica 161 Política de gestión documental 161 Política de seguridad 161 Portafirmas 161 Preservación 161 Procedimiento administrativo 161 Proceso operativo 162 Registro electrónico 162 Resumen criptográfico o función "hash" 162 Revocación de certificados 162 Riesgo 162 Sede electrónica 162 Sello de tiempo 163 Sistema de gestión documental 163 Sistema de información 163 Tablas de Evaluación Documental 163 Trámite electrónico 163 Trazabilidad 163 Vulnerabilidad 163 Vocabulario o esquema de metadatos 163
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 6 de 163
1. Introducción
La Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios
Públicos, introduce un cambio sustancial en la gestión de la administración pública y de
su relación con el ciudadano. Con el fin de darle cumplimiento, es necesario que cada
Administración revise la organización de sus procedimientos internos e implante
determinadas herramientas y plataformas tecnológicas que permitan la relación
telemática con el ciudadano. Además, es necesario desarrollar los elementos jurídicos y
de gestión documental necesarios para respaldar adecuadamente esta nueva relación.
En los últimos años, la Universidad de Alicante (UA) ha puesto en marcha el proceso de
adaptación a la Administración electrónica a partir de un plan de adaptación a la e-
Administración elaborado en 2010. En concreto, la Universidad de Alicante durante el año
2010 elaboró:
Un análisis de la situación actual en relación a los distintos ámbitos de la ley:
normativo, organizativo, de gestión documental, tecnológico y de servicios al
ciudadano.
Una definición del modelo de e-Administración a adoptar.
Una definición de la arquitectura tecnológica de soporte a la e-Administración.
Una hoja de ruta de líneas de actuación para los años 2010, 2011 y 2012 para
dar cumplimiento a las exigencias de la ley.
Las directrices a seguir en relación al plan de Información y Formación.
Durante el periodo 2010-2012, considerado como la primera de las fases de adopción de
la Universidad a la e-Administración, se ha estado trabajando en la puesta en marcha de
un subconjunto de las herramientas necesarias para la e-Administración, en concreto, la
Sede electrónica, el registro telemático, la carpeta ciudadana, herramientas de firma
electrónica, herramienta de tramitación y gestión documental, impresión segura con
código seguro de verificación y pasarela de pagos electrónicos.
Así mismo se han implementado los primeros trámites a través de medios telemáticos
sobre esta infraestructura tecnológica con toda la validez jurídica que pide la Ley
11/2007. Concretamente se han puesto a disposición de la ciudadanía los siguientes
trámites: solicitud de certificados académicos personales, instancia genérica, quejas y
sugerencias, colaboraciones docentes y promoción interna del PAS.
A principios del año 2010, en base a un conjunto de indicadores relacionados con el
grado de cumplimiento de la Ley 11/2007 se vio que la Universidad de Alicante se
encontraba en un 32% de cumplimiento. Después de esta primera fase de adaptación, el
cumplimiento se ha situado aproximadamente el 80% por lo que el éxito de implantación
de la e-Administración está siendo muy importante. El detalle de estos indicadores puede
consultarse en el apartado 2 de este documento.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 7 de 163
No obstante, la Universidad reconoce la necesidad de seguir avanzando en disponer de
todas las herramientas necesarias para dar cumplimiento a la e-Administración, así como
de implementar sobre las mismas los procedimientos administrativos de los que es
responsable.
En este sentido, el objetivo principal de este documento es definir un plan de actuaciones
para los próximos cuatro años, período 2013-2016, que permita adquirir compromisos
concretos sobre el desarrollo de las herramientas y servicios requeridos por la legislación
vigente sobre administración electrónica dando cumplimiento a tres objetivos
fundamentales:
Dar cumplimiento a las obligaciones establecidas por la Ley 11/2007, así como
por la Ley 2/2011 de Economía Sostenible, que la modifica e introdujo un
nuevo precepto que requiere la aprobación, por parte de cada administración
pública, de un plan de actuaciones que identifique las acciones que se
emprenderán para dar cumplimiento a la ley, y la fecha en que está previsto
que cada servicio o trámite esté disponible por medios telemáticos.
Dar continuidad a los proyectos que ya se han ejecutado, que han hecho
avanzar enormemente la gestión telemática con los administrados, pero que
requieren la implantación de la administración sin papeles con un criterio
corporativo homogéneo, para explotar al máximo las ventajas de este nuevo
modelo de gestión.
Seguir ampliando sobre un número mayor de procedimientos el beneficio en
ahorro de costes y de eficacia que supone la reducción del uso del papel y su
sustitución por documentos y expedientes electrónicos con validez jurídica.
Este plan de actuaciones constituye la planificación de la Fase 2 (2013-2016) de
implantación de la Administración electrónica en la Universidad de Alicante y se incluye
en el apartado 3 de este documento que contempla una planificación detallada de las
actuaciones a realizar por la Universidad para dar continuidad al proceso de adaptación a
la Administración electrónica.
Una vez expuestas las actuaciones, y considerando que la Universidad las realizaría
según se han planificado, se realiza en el apartado 4 la proyección del grado de
adecuación de la Universidad a la Administración Electrónica en base al conjunto de
indicadores extraídos de la ley 11/2007 que se han utilizado para determinar el grado de
adaptación en el período 2010-2012. No obstante, estos indicadores han sido adaptados
a la nueva situación de la Universidad en que, disponiéndose de las principales
herramientas Administración electrónica y habiéndose implementado los primeros
procedimientos sobre este nuevo modelo, debe darse prioridad a la implementación de
procedimientos sobre las mismas.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 8 de 163
2. Grado de adaptación a la e-Administración 2010-
2012
Con el objetivo de definir el grado de adaptación a la Ley 11/2007 de la Universidad de
Alicante en el inicio y en el final de la Fase 1 (2013-2016) de la implantación de la e-
Administración, hemos partido de las obligaciones que recoge la ley, pero también de las
oportunidades que proporciona.
La metodología utilizada para esta evaluación se basa en un conjunto de indicadores
relacionados con los cuatro ámbitos de actuación básicos de adopción de la e-
Administración y con el cumplimiento de los derechos del ciudadano los cuales se han
elaborado en base a lo dispuesto en la Ley 11/2007.
A partir de estos indicadores, se han ponderado según su importancia y se ha evaluado,
en base a la situación de partida en 2010 y la resultante en 2012, el grado de adaptación
de la Universidad de Alicante en relación a la ley 11/2007. De esta forma se han obtenido
los cuadros que se incluye en los siguientes subapartados en los que pueden consultarse
los indicadores mencionados.
Para ello se han realizado las siguientes consideraciones en cada columna del cuadro:
- Importancia: Ponderada subjetivamente de 0 a 50 puntos con un total de 610
puntos de todos los indicadores.
- Porcentaje de cumplimiento: Porcentaje estimado de cumplimiento de cada
indicador.
- Grado de adaptación dentro del ámbito: Porcentaje ponderado en base al
porcentaje estimado de cumplimiento de cada indicador respecto a los puntos
totales de su respectivo ámbito.
- Grado de adaptación dentro del ámbito: Porcentaje ponderado en base al
porcentaje estimado de cumplimiento de cada indicador respecto a los puntos
totales (sumatorio de puntos de todos los ámbitos, considerándose el total
máximo de puntos de todos los indicadores de 565).
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 9 de 163
2.1 Grado de adaptación a la e-Administración 2010
OBLIGACIONES Importancia% de
cumplimiento
Grado de
adaptación
dentro del
ámbito
Grado de
adaptación
total
Ámbito normativo1. Disponer de una ordenanza de administración electrónica 5 0% 0% 0%
Total ámbito normativo 5 0% 0%
Ámbito organizativo2. Creación de una Comisión de e-Administración. 10 100% 5% 2%
3. Disponer del catálogo de servicios, trámites y procesos. 40 100% 21% 7%
4. Disponer de un procedimiento para gestionar la redefinición de procesos. 10 100% 5% 2%
5. Priorización de los servicios, trámites y procedimientos a digitalizar. 30 50% 8% 3%
6. Nivel de revisión de los servicios, trámites y procedimientos. 40 10% 2% 1%
7. Nivel de digitalización de los servicios, trámites y procedimientos. 50 20% 5% 2%
8. Elaboración del plan de comunicación y formación. 5 0% 0% 0%
9. Ejecución del plan de comunicación y formación. 10 0% 0% 0%
Total ámbito organizativo 195 46% 16%
Ámbito de gestión documental10. Disponer del Cuadro de Clasificación. 10 80% 10% 1%
11. Implementar el Cuadro de Clasificación en los procedimientos. 10 0% 0% 0%
12. Disponer del calendario de preservación. 10 0% 0% 0%
13. Disponer del vocabulario de metadatos. 20 20% 5% 1%
14. Implementar el vocabulario de metadatos en los documentos y
expedientes electrónicos. 20 0% 0% 0%
15. Disponer de política de acceso. 10 0% 0% 0%
Total ámbito de gestión documental 80 15% 2%
Ámbito tecnológico16. Disponer de sede electrónica. 10 30% 2% 1%
17. Disponer de Identidad Digital del trabajador público. 10 50% 4% 1%
18. Ser Entidad de Registro de la Identidad Digital del ciudadano. 10 100% 7% 2%
19. Implantación de la Firma Electrónica. 20 20% 3% 1%
20. Disponer de Registro Electrónico. 10 20% 1% 0%
21. Disponer de herramientas de gestión del documento electrónico: gestor
documental, gestor de expedientes. 30 20% 4% 1%
22. Disponer de herramientas de archivo digital. 10 0% 0% 0%
23. Disponer de herramientas de e-Digitalización y e-Impresión. 10 0% 0% 0%
24. Disponer de herramientas de notificación electrónica. 20 20% 3% 1%
25. Disponer de herramientas, plataformas o servicios de Interoperabilidad. 10 20% 1% 0%
Total ámbito tecnológico 140 26% 6%
Ámbito de Servicios al Ciudadano26. A obtener información por medios telemáticos de los procedimientos y
trámites, así como datos de las autoridades competentes. 10 90% 6% 2%
27. A relacionarse con las administraciones públicas utilizando medios
electrónicos. 50 25% 9% 2%
28. A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las
administraciones públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para
recabar dicha información. 10 15% 1% 0%
29. A conocer por medios electrónico el estado de tramitación de los
procedimientos en los que sean interesados, salvo en los supuestos en que la
normativa de aplicación establezca restricciones al acceso a la información
sobre aquéllos. 30 20% 4% 1%
30. A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen
parte de procedimientos en los que tengan la condición de interesado. 5 0% 0% 0%
31. A la conservación en formato electrónico por las Administraciones
Públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente. 5 0% 0% 0%
32. A obtener los medios de identificación electrónica necesarios, pudiendo
las personas físicas utilizar en todo caso los sistemas de firma electrónica del
Documento Nacional de Identidad para cualquier trámite electrónico con
cualquier Administración Pública . 10 20% 1% 0%
33. A la utilización de otros sistemas de firma electrónica admitidos en el
ámbito de las Administraciones Públicas 10 20% 1% 0%
34. A la calidad de los servicios públicos prestados por medios electrónicos 10 90% 6% 2%
35. A elegir las aplicaciones o sistemas para relacionarse con las
Administraciones Públicas siempre y cuando utilicen estándares abiertos o,
en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos. 5 90% 3% 1%
Total ámbito de servicios al ciudadano 145 32% 8%
TOTAL 565,00 32%
2010 - Situación Inicial Fase 1 e-Administración (2010-2012)
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 10 de 163
2.2 Grado de adaptación a la e-Administración 2012
OBLIGACIONES Importancia% de
cumplimiento
Grado de
adaptación
Grado de
adaptación
total
Ámbito normativo1. Disponer de una ordenanza de administración electrónica 5 80% 80% 1%
Total ámbito normativo 5 80% 1%
Ámbito organizativo2. Creación de una Comisión de e-Administración. 10 100% 5% 2%
3. Disponer del catálogo de servicios, trámites y procesos. 40 100% 21% 7%
4. Disponer de un procedimiento para gestionar la redefinición de procesos. 10 100% 5% 2%
5. Priorización de los servicios, trámites y procedimientos a digitalizar. 30 75% 12% 4%
6. Nivel de revisión de los servicios, trámites y procedimientos. 40 50% 10% 4%
7. Nivel de digitalización de los servicios, trámites y procedimientos. 50 55% 14% 5%
8. Elaboración del plan de comunicación y formación. 5 100% 3% 1%
9. Ejecución del plan de comunicación y formación. 10 90% 5% 2%
Total ámbito organizativo 195 74% 25%
Ámbito de gestión documental10. Disponer del Cuadro de Clasificación. 10 90% 11% 2%
11. Implementar el Cuadro de Clasificación en los procedimientos. 10 90% 11% 2%
12. Disponer del calendario de preservación. 10 30% 4% 1%
13. Disponer del vocabulario de metadatos. 20 100% 25% 4%
14. Implementar el vocabulario de metadatos en los documentos y
expedientes electrónicos. 20 100% 25% 4%
15. Disponer de política de acceso. 10 30% 4% 1%
Total ámbito de gestión documental 80 80% 11%
Ámbito tecnológico16. Disponer de sede electrónica. 10 100% 7% 2%
17. Disponer de Identidad Digital del trabajador público. 10 100% 7% 2%
18. Ser Entidad de Registro de la Identidad Digital del ciudadano. 10 100% 7% 2%
19. Implantación de la Firma Electrónica. 20 75% 11% 3%
20. Disponer de Registro Electrónico. 10 100% 7% 2%
21. Disponer de herramientas de gestión del documento electrónico: gestor
documental, gestor de expedientes. 30 90% 19% 5%
22. Disponer de herramientas de archivo digital. 10 15% 1% 0%
23. Disponer de herramientas de e-Digitalización y e-Impresión. 10 75% 5% 1%
24. Disponer de herramientas de notificación electrónica. 20 100% 14% 4%
25. Disponer de herramientas, plataformas o servicios de Interoperabilidad. 10 25% 2% 0%
Total ámbito tecnológico 140 81% 20%
Ámbito de Servicios al Ciudadano26. A obtener información por medios telemáticos de los procedimientos y
trámites, así como datos de las autoridades competentes. 10 100% 7% 2%
27. A relacionarse con las administraciones públicas utilizando medios
electrónicos. 50 100% 34% 9%
28. A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las
administraciones públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para
recabar dicha información. 10 25% 2% 0%
29. A conocer por medios electrónico el estado de tramitación de los
procedimientos en los que sean interesados, salvo en los supuestos en que la
normativa de aplicación establezca restricciones al acceso a la información
sobre aquéllos. 30 50% 10% 3%
30. A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen
parte de procedimientos en los que tengan la condición de interesado. 5 50% 2% 0%
31. A la conservación en formato electrónico por las Administraciones
Públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente. 5 95% 3% 1%
32. A obtener los medios de identificación electrónica necesarios, pudiendo
las personas físicas utilizar en todo caso los sistemas de firma electrónica del
Documento Nacional de Identidad para cualquier trámite electrónico con
cualquier Administración Pública . 10 100% 7% 2%
33. A la utilización de otros sistemas de firma electrónica admitidos en el
ámbito de las Administraciones Públicas 10 100% 7% 2%
34. A la calidad de los servicios públicos prestados por medios electrónicos 10 100% 7% 2%
35. A elegir las aplicaciones o sistemas para relacionarse con las
Administraciones Públicas siempre y cuando utilicen estándares abiertos o,
en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos. 5 100% 3% 1%
Total ámbito de servicios al ciudadano 145 83% 21%
TOTAL 565,00 79%
2012 - Situación Final Fase 1 e-Administración (2010-2012)
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 11 de 163
2.3 Grado de adaptación a la e-Administración 2010-2012
OBLIGACIONES2010
Situación Inicial
2012
Situación Final
Fase I
Ámbito normativo1. Disponer de un reglamento de administración electrónica 0% 1%
Total ámbito normativo 0% 1%
Ámbito organizativo-procedimental2. Creación de una Comisión de e-Administración. 2% 2%
3. Disponer del catálogo de servicios, trámites y procesos. 7% 7%
4. Disponer de un procedimiento para gestionar la redefinición de procesos. 2% 2%
5. Priorización de los servicios, trámites y procedimientos a digitalizar. 3% 4%
6. Nivel de revisión de los servicios, trámites y procedimientos. 1% 4%
7. Nivel de digitalización de los servicios, trámites y procedimientos. 2% 5%
8. Elaboración del plan de comunicación y formación. 0% 1%
9. Ejecución del plan de comunicación y formación. 0% 2%
Total ámbito organizativo-procedimental 16% 25%
Ámbito de gestión documental10. Disponer del Cuadro de Clasificación. 1% 2%
11. Implementar el Cuadro de Clasificación en los procedimientos. 0% 2%
12. Disponer del calendario de preservación. 0% 1%
13. Disponer del vocabulario de metadatos. 1% 4%
14. Implementar el vocabulario de metadatos en los documentos y
expedientes electrónicos. 0% 4%
15. Disponer de política de acceso. 0% 1%
Total ámbito de gestión documental 2% 11%
Ámbito tecnológico16. Disponer de sede electrónica. 1% 2%
17. Disponer de Identidad Digital del trabajador público. 1% 2%
18. Ser Entidad de Registro de la Identidad Digital del ciudadano. 2% 2%
19. Implantación de la Firma Electrónica. 1% 3%
20. Disponer de Registro Electrónico. 0% 2%
21. Disponer de herramientas de gestión del documento electrónico: gestor
documental, gestor de expedientes. 1% 5%
22. Disponer de herramientas de archivo digital. 0% 0%
23. Disponer de herramientas de e-Digitalización y e-Impresión. 0% 1%
24. Disponer de herramientas de notificación electrónica. 1% 4%
25. Disponer de herramientas, plataformas o servicios de Interoperabilidad. 0% 0%
Total ámbito tecnológico 6% 20%
Ámbito de Servicios al Ciudadano26. A obtener información por medios telemáticos de los procedimientos y
trámites, así como datos de las autoridades competentes. 2% 2%
27. A relacionarse con las administraciones públicas utilizando medios
electrónicos. 2% 9%
28. A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las
administraciones públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para
recabar dicha información. 0% 0%
29. A conocer por medios electrónico el estado de tramitación de los
procedimientos en los que sean interesados, salvo en los supuestos en que la
normativa de aplicación establezca restricciones al acceso a la información
sobre aquéllos. 1% 3%
30. A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen
parte de procedimientos en los que tengan la condición de interesado. 0% 0%
31. A la conservación en formato electrónico por las Administraciones
Públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente. 0% 1%
32. A obtener los medios de identificación electrónica necesarios, pudiendo
las personas físicas utilizar en todo caso los sistemas de firma electrónica del
Documento Nacional de Identidad para cualquier trámite electrónico con
cualquier Administración Pública . 0% 2%
33. A la utilización de otros sistemas de firma electrónica admitidos en el
ámbito de las Administraciones Públicas 0% 2%
34. A la calidad de los servicios públicos prestados por medios electrónicos 2% 2%
35. A elegir las aplicaciones o sistemas para relacionarse con las
Administraciones Públicas siempre y cuando utilicen estándares abiertos o,
en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos. 1% 1%
Total ámbito de servicios al ciudadano 8% 21%
TOTAL 32% 79%
Evolución incremental 46%
TABLA COMPARATIVA (2010-2012)
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 12 de 163
OBLIGACIONES
Grado de
adaptación dentro
del ámbito
Grado de
adaptación total
Grado de
adaptación dentro
del ámbito
Grado de
adaptación total
Total ámbito normativo 0% 0% 80% 1%
Total ámbito organizativo-procedimental 46% 16% 16% 25%
Total ámbito de gestión documental 15% 2% 80% 11%
Total ámbito tecnológico 26% 6% 6% 20%
Total ámbito de servicios al ciudadano 32% 8% 8% 21%
TOTAL 32% 79%
Evolución incremental 46%
TABLA RESUMEN 2010-2012
2010 - Situación Inicial 2012 - Situación Final Fase I
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 13 de 163
3. Plan director de e-Administración 2013-2016
A partir de la situación de la Universidad a finales de 2012 en relación a la Administración
electrónica y sus distintos ámbitos involucrados, se ha procedido a identificar las
actuaciones que permitirán a la Universidad seguir avanzando en su proceso de
adaptación. Estas actuaciones tienen en cuenta dar pleno cumplimiento de las Leyes de
Administración Electrónica, pero también aprovechar las ventajas en cuanto a eficacia y
eficiencia de gestión que ofrece el uso de documentos electrónicos con validez jurídica
sobre los procedimientos administrativos propios de la Universidad de Alicante.
Para facilitar la definición de los proyectos y la planificación de los recursos a asignar, así
como para agilizar su contratación en cada momento se incluyen a continuación, para
cada ámbito del proyecto, fichas descriptivas de cada uno de los proyectos propuestos en
los próximos 4 años, período 2013-2016. En cada ficha de proyecto se expone:
- El contenido del proyecto, con un nivel de detalle suficiente para servir de punto
de partida para la negociación con proveedores y/o pasar a la fase de ejecución
del proyecto. Evidentemente, en el marco de este informe y con la antelación con
la que trabajamos no es viable incluir el nivel de detalle de un pliego técnico
definitivo ni de una planificación de ejecución del proyecto.
- Definición de los objetivos perseguidos por el proyecto, y de la manera como
interactúa con otros proyectos planificados.
- Identificación de los factores críticos de éxito del proyecto que permitan evaluar en
diferentes instantes del tiempo el nivel de avance del conjunto de la estrategia, en
base a los logros alcanzados en cada uno de los proyectos, y tomar decisiones de
la orden de ejecución en base a la evolución del conjunto.
- Propuesta de ejecución e identificación de alternativas existentes en el mercado,
así como de soluciones posibles ofrecidas por otras Administraciones Públicas.
Esta hoja de ruta deberá ser aprobada y publicada según establece la ley 2/2011 de
economía sostenible.
Antes de la descripción detallada de cada actuación se ha incluido a continuación un
subapartado para cada ámbito del proyecto en que se enumeran las actuaciones a
realizar y su distribución temporal.
Como soporte a esta información se incluye en el Anexo I un resumen de las actuaciones
contenidas en este Plan Director que supone una herramienta útil de cara a la toma de
decisiones sobre la planificación definitiva de este plan ya que incluye pormenorizado lo
siguiente para cada proyecto y año dentro el período 2013-2016:
- Planificación
- Coste en jornadas de trabajo de personal interno de la Universidad identificando el
tipo de perfil
- Coste externo de recursos a subcontratar para la ejecución de cada proyecto
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 14 de 163
3.1 Plan de actuaciones plurianual (2013 – 2016)
3.1.1 Ámbito normativo
3.1.2 Ámbito organizativo
3.1.3 Ámbito de gestión documental
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 15 de 163
3.1.4 Ámbito de tecnológico
3.1.5 Ámbito ENS y ENI
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 16 de 163
3.1.6 Ámbito de Servicios al Ciudadano
Volumetría
anual
aproximada
Dirigido a
Tramitación
recae
principalmente
en:
2013 2014 2015 2016
Firma de actas de notas 15.000 PDI Aplic. Gestión x
Solicitud expedición de titulo 5.500 Estudiante Aplic. Gestión x
Solicitud expedición de suplemento europeo al titulo (SET) 5.500 Estudiante eAdmin. x
Firma de contratos de renovación/prorroga de personal 900 PAS y PDI Aplic. Gestión x
Certificados de prácticas de tutoresEmpresa y
PDIAplic. Gestión x
Autorización para la realización de cursos (PAS) 2.000-2.500 PAS Aplic. Gestión x x
Autorización para la realización de cursos (PDI) 500 PDI Aplic. Gestión x
Firma de convenios 650 Empresa eAdmin. x
Firma de contratos de investigación 1.000 PDI eAdmin. x
Firma de certificados varios por parte de Secretaría General 2.400 PAS y PDI eAdmin. x x x x
Notificación de actos administrativos. Todos eAdmin. x x x
Factura electrónica 36.000 Empresa eAdmin. x x
Voto electrónico varios miles Estudiante,
PAS y PDIeAdmin. x x
Solicitud de reconocimiento de créditos Estudiante eAdmin. x
Diplomas CECLEC (cursos <200 horas) 12.000 Estudiante Aplic. Gestión x
Devolución de precios públicos 1.200Estudiante,
PAS y PDIAplic. Gestión x
Permisos, licencias y vacaciones PAS y PDI Aplic. Gestión x x
Anulación de la matrícula Estudiante Aplic. Gestión x
Modificación de matrícula Estudiante Aplic. Gestión x
Procedimientos de selección de personal PAS y PDI eAdmin. x
Gestión de órganos colegiados Todos eAdmin. x x x
Procedimiento genérico de firma electrónica 2.452 Todos eAdmin. x x x
Contratación electrónica Empresa eAdmin. x x x
Gestión de trabajos de fin de máster y gradoEstudiante y
PASAplic. Gestión x x
Autorización de pagos PAS Aplic. Gestión x x
Peticiones, consultas e incidencias de coordinación académica 3.612 Estudiante eAdmin. x
Traslados de expediente (impresión segura de programas de asignaturas)varios
centenaresEstudiante eAdmin. x x
Certificaciones y acreditaciones de docencia y participación. 114 PDI Aplic. Gestión x
Firma de nuevos contratos de personal PAS y PDI Aplic. Gestión x
Total por año 11 15 13 8
PROCEDIMIENTO
PRIORIZACIÓN
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 17 de 163
3.2 Fichas de proyectos de e-Administración
3.2.1 Actuaciones en el ámbito normativo
3.2.1.1 Elaboración de la normativa de Impresión Segura de documentos electrónicos
Elaboración de la normativa de Impresión Segura de documentos electrónicos
Ámbito Normativo
Servicio/s Afectado/s
- Jurídico
- Informática
- Organización
Servicio/s Responsable/s
Jurídico
Propuesta de planificación
2º semestre 2013
Descripción del proyecto
La puesta en marcha de la Administración Electrónica requiere
de mantener el derecho del ciudadano a obtener copia impresa
auténtica, con validez jurídica ante terceras partes, de los
documentos originales en soporte electrónico. Será necesaria
una normativa que lo regule que tenga en cuenta como mínimo
los siguientes aspectos:
- Mecanismos utilizados para dar validez a documentos
electrónicos impresos mientras sean válidos.
- Mecanismo de consulta de documentos impresos de
forma segura.
- Formatos aceptados de documentos impresos de forma
segura.
- Procedimiento de generación de copias auténticas de
documentos electrónicos.
De cara a su redacción, la Universidad deberá considerar las
funcionalidades y opciones de configuración de la herramienta
tecnológica (SIGEM) que dará soporte a la impresión segura
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 18 de 163
Elaboración de la normativa de Impresión Segura de documentos electrónicos
con el objetivo de:
- Asegurar que la herramienta dé cumplimiento a lo que
regule la normativa.
- Considerar las funcionalidades y opciones de
configuración de la herramienta y regularlo en
consecuencia a la normativa.
Adicionalmente, esta normativa deberá contemplar el
procedimiento de impresión segura de programas de
asignaturas de cara a facilitar los traslados de expedientes. En
este sentido, no se trata de regular este procedimiento de
modo específico sino de que la normativa resultante ampare
jurídicamente el valor de los documentos que se obtendrán a
partir de este procedimiento, así como de otros similares que
pueda surgir en el proceso de implantación de la e-
Administración sobre todos los procedimientos de la
Universidad.
Para la redacción de la normativa deberán tenerse en cuenta el
artículo 30.5 de la ley 11/2007, así como el artículo 45 del Real
Decreto 1671/2009 y las especificaciones propias de la Ley
3/2010 de Administración Electrónica de la Comunitat
Valenciana.
Objetivos perseguidos
Disponer de una normativa de Impresión Segura de
documentos electrónicos formalmente aprobada y publicada.
Relación con otros proyectos
(prerrequisitos / sinergias)
La implantación de las herramientas tecnológicas de
Administración electrónica.
Factores críticos de éxito
- Disponer de una normativa de Impresión segura de
documentos electrónicos desarrollada y formalmente
aprobada.
- Publicación de la normativa al BOUA.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 19 de 163
Elaboración de la normativa de Impresión Segura de documentos electrónicos
Evaluación del progreso / Control de
calidad
Se deberían hacer revisiones periódicas que garantizaran la
correcta aplicación de la normativa de Impresión Segura de
documentos electrónicos.
Propuesta de ejecución
Redactarlo internamente en base a normativas similares
desarrolladas por otros Organismos.
Posibles proveedores No externalizar.
Presupuesto estimativo
Personal Interno: - 5 jornadas de
perfil jurídico - 1 jornada de
perfil técnico - 1 jornada de
perfil organizativo
Duración estimada
6 meses (incluye plazos legales de promulgación)
3.2.1.2 Modificación del Reglamento electoral para contemplar la posibilidad del Voto electrónico
Modificación del Reglamento electoral para contemplar la posibilidad del Voto electrónico
Ámbito Normativo
Servicio/s Afectado/s
- Jurídico
- Informática
- Organización
Servicio/s Responsable/s
Jurídico
Propuesta de planificación
2º semestre 2013
Descripción del proyecto La puesta en marcha del sistema de voto electrónico requiere de
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 20 de 163
Modificación del Reglamento electoral para contemplar la posibilidad del Voto electrónico
una normativa que lo respalde y regule.
En este sentido, la Universidad ya dispone de un Reglamento
Electoral, aprobado por el Claustro Universitario el 7 de julio de
2004 el cual está en fase de revisión y aprobación. En este
nuevo Reglamento deberá reconocerse el desarrollo normativo
futuro de la habilitación del canal telemático para la emisión de
voto electrónico.
No obstante, de cara a la redacción del nuevo Reglamento
Electoral, la Universidad deberá considerar las funcionalidades y
opciones de configuración de la herramienta tecnológica
(herramienta ofrecida en modo servicio por el CESCA) que dará
soporte a los procesos de voto electrónico con el objetivo de
asegurar que no se regule algún aspecto que obligue a realizar
desarrollos específicos, incrementando el coste de implantación
de la solución de voto electrónico, o incluso algún aspecto que
inhabilite la posibilidad del canal telemático para la emisión del
voto.
Objetivos perseguidos
Disponer de un nuevo Reglamento electoral que permita el
desarrollo futuro del voto electrónico formalmente aprobado y
publicada.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
La adquisición de la solución de voto electrónico en modo
servicio.
Factores críticos de éxito
- Disponer de un nuevo Reglamento electoral formalmente
aprobado que reconozca el desarrollo futuro de la
posibilidad del voto electrónico.
- Publicación sel nuevo Reglamento electoral al BOUA.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
Se deberían hacer revisiones periódicas que garantizaran la
correcta aplicación del Reglamento electoral y, en su caso,
identifiquen necesidades de adaptación o modificación del
Reglamento.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 21 de 163
Modificación del Reglamento electoral para contemplar la posibilidad del Voto electrónico
Propuesta de ejecución
Redactar internamente el nuevo Reglamento Electoral y contar
con el soporte de AGTIC para su revisión para asegurar la
posibilidad futura de voto electrónico con el soporte de la
herramienta tecnológica ofrecida en modo consorciado por el
CESCA.
Posibles proveedores
No externalizar.
Presupuesto estimativo
Personal Interno: - 2 jornadas de
perfil jurídico - 1 jornada de
perfil técnico - 1 jornada de
perfil organizativo
Duración estimada
6 meses (incluye plazos legales de promulgación)
3.2.1.3 Elaboración de la normativa de Digitalización Segura de documentos en soporte papel
Elaboración de la normativa de Digitalitzación Segura de documentos en soporte papel
Ámbito Normativo
Servicio/s Afectado/s
- Jurídico
- Informática
- Organización
Servicio/s Responsable/s
Jurídico
Propuesta de planificación
1º semestre 2014
Descripción del proyecto
La puesta en marcha de la Administración Electrónica aporta
beneficios claros a una Organización si pasa a basar su gestión
íntegramente con documentos electrónicos. A pesar de ello, el
ciudadano sigue manteniendo el derecho a relacionarse con la
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 22 de 163
Elaboración de la normativa de Digitalitzación Segura de documentos en soporte papel
Administración a través de medios presenciales.
Con el objetivo de garantizar que la gestión de expedientes se
realice íntegramente en soporte electrónico, se requiere
disponer de herramientas y procedimientos que permitan
digitalizar los documentos presentados en soporte papel
manteniendo su validez jurídica en el soporte electrónico y, por
lo tanto, pudiéndose destruir los originales en papel o
devolverse al ciudadano.
En este sentido, será necesaria una normativa que lo regule y
que tenga en cuenta como mínimo los siguientes aspectos:
- Procedimiento de digitalización segura.
- Personal autorizado para la realización de compulsa
electrónica.
- Criterios de digitalización según el tamaño del
documento.
- Destrucción del documento papel digitalizado de forma
segura.
- Autocompulsa de documentos electrónicos por el propio
ciudadano.
- Mecanismos utilizados para dar validez a documentos
electrónicos digitalizados de originales en papel.
- Formatos aceptados de documentos digitalizados de
forma segura.
De cara a su redacción, la Universidad deberá considerar las
funcionalidades y opciones de configuración de la herramienta
tecnológica (SIGEM) que dará soporte a la digitalización segura
con el objetivo de:
- Asegurar que la herramienta dé cumplimiento a lo que
regule la normativa.
- Considerar las funcionalidades y opciones de
configuración de la herramienta y regularlo en
consecuencia a la normativa.
Para la redacción de la normativa deberán tenerse en cuenta el
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 23 de 163
Elaboración de la normativa de Digitalitzación Segura de documentos en soporte papel
artículo 30.3 y 30.4 de la ley 11/2007, así como el artículo 44 del
Real Decreto 1671/2009 y las especificaciones propias de la Ley
3/2010 de Administración Electrónica de la Comunitat
Valenciana.
Objetivos perseguidos
Disponer de una normativa de Digitalización Segura de
documentos electrónicos formalmente aprobada y publicada.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
La implantación de la nueva plataforma de Administración
electrónica.
Factores críticos de éxito
- Disponer de una normativa de Impresión segura de
documentos electrónicos desarrollada y formalmente
aprobada.
- Publicación de la normativa al BOUA.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
Se deberían hacer revisiones periódicas que garantizaran la
correcta aplicación de la normativa de Digitalización Segura de
documentos electrónicos.
Propuesta de ejecución
Redactarlo internamente en base a normativas similares
desarrolladas por otros Organismos.
Posibles proveedores
No externalizar.
Presupuesto estimativo
Personal Interno: - 5 jornadas de
perfil jurídico - 1 jornada de
perfil técnico - 1 jornada de
perfil organizativo
Duración estimada
6 meses (incluye plazos legales de promulgación)
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 24 de 163
3.2.1.4 Elaboración de la normativa de Voto electrónico
Elaboración de la normativa de Voto electrónico
Ámbito Normativo
Servicio/s Afectado/s
- Jurídico
- Informática
- Organización
Servicio/s Responsable/s
Jurídico
Propuesta de planificación
1º semestre 2014
Descripción del proyecto
La puesta en marcha del sistema de voto electrónico requiere de
una normativa que lo respalde y regule.
En este sentido, la Universidad durante 2013 aprobará un nuevo
Reglamento Electoral que reconoce el desarrollo normativo
futuro de la habilitación del canal telemático para la emisión de
voto electrónico.
Esta desarrollo adicional al Reglamento Electoral debería
contemplar como mínimo lo siguiente:
- Reconocimiento del voto electrónico como sistema
electoral válido.
- Organización y procedimiento de emisión del voto
electrónico.
- Cambios en la estructura de la mesa electoral.
- Convivencia del sistema electrónico de voto con el
procedimiento presencial.
- Custodia y escrutinio del voto electrónico.
De cara a su redacción, la Universidad deberá considerar las
funcionalidades y opciones de configuración de la herramienta
tecnológica (herramienta ofrecida en modo servicio por el
CESCA) que dará soporte a los procesos de voto electrónico
con el objetivo de:
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 25 de 163
Elaboración de la normativa de Voto electrónico
- Asegurar que la herramienta dé cumplimiento a lo que
regule la normativa.
- Considerar las funcionalidades y opciones de
configuración de la herramienta y regularlo en
consecuencia a la normativa.
Para la redacción de la normativa podrá tenerse en cuenta las
modificaciones efectuadas por otras Universidades a su
normativa electoral como por ejemplo las realizadas por la UPC
según figura en el documento:
http://www.upc.edu/bupc/hemeroteca/2008/b110/cu04-11-08.pdf
Objetivos perseguidos
Disponer de una normativa reguladora del voto electrónico
formalmente aprobada y publicada.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
La adquisición de la solución de voto electrónico en modo
servicio.
Factores críticos de éxito
- Disponer de una modificación del reglamento electoral
que contemple la posibilidad del voto electrónico
formalmente aprobada.
- Publicación de la modificación del nuevo reglamento
electoral al BOUA.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
Se deberían hacer revisiones periódicas que garantizaran la
correcta aplicación de la modificación del Reglamento electoral
para el voto electrónico y, en su caso, identifiquen necesidades
de adaptación o modificación del Reglamento.
Propuesta de ejecución
Redactarlo internamente en base a normativas similares
desarrolladas por otros Organismos. AGTIC facilitará una
primera versión de la normativa relacionada con el Voto
electrónico identificando los aspectos que dependen de la
solución tecnológica.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 26 de 163
Elaboración de la normativa de Voto electrónico
Posibles proveedores
No externalizar.
Presupuesto estimativo
Personal Interno: - 2 jornadas de
perfil jurídico - 1 jornada de
perfil técnico - 1 jornada de
perfil organizativo
Duración estimada
6 meses (incluye plazos legales de promulgación)
3.2.2 Actuaciones en el ámbito organizativo-procedimental
3.2.2.1 Elaboración de la metodología de reingeniería y simplificación de procedimientos
Elaboración de la metodología de reingeniería y simplificación de procedimientos
Ámbito Organizativo-procedimental
Servicio/s Afectado/s
- Transversal
Servicio/s Responsable/s
Organización
Propuesta de planificación
1º semestre 2014
Descripción del proyecto
Un factor importante a la hora de aprovechar las oportunidades
de ahorro y eficiencia que ofrece la implantación de la
Administración Electrónica es que la organización sea capaz de
analizar con criterio crítico sus propios procedimientos de
trabajo, mejorándolos, racionalizándolos y simplificándolos para
explotar al máximo las posibilidades que ofrece la gestión
electrónica de procedimientos, la interoperabilidad, la tramitación
automatizada y la relación telemática.
Partiendo de la experiencia adquirida en la actualización del
Catálogo de Procedimientos, según actuación de evaluación y
priorización de procedimientos, y en la digitalización de los
primeros procedimientos, según actuaciones del ámbito de
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 27 de 163
Elaboración de la metodología de reingeniería y simplificación de procedimientos
Servicios al Ciudadano, el proyecto consiste en disponer de una
metodología que especifique los pasos a seguir para la
redefinición de un procedimiento para adaptarlo a su tratamiento
a través de medios telemáticos y con el soporte de documentos
electrónicos con validez jurídica la cual se pueda aplicar de
forma homogénea al resto de procedimientos que deban
modelarse.
Esta metodología deberá identificar:
- Las fases del proceso de análisis, mejora, simplificación
y reingeniería del procedimiento.
- La fase de diseño del nuevo procedimiento.
- La fase de implantación del nuevo procedimiento.
- Los documentos resultantes y las responsabilidades en
todo el proceso.
Los objetivos a perseguir por parte de esta metodología deberán
ser:
- Disminuir las cargas administrativas a ciudadanos y
empresas.
- Disminuir las cargas de gestión para el mismo órgano
administrativo.
- Maximizar los puntos fuertes de los procesos actuales y
minimizar sus puntos débiles.
- Simplificar al máximo el procedimiento administrativo
cumpliendo con lo que está regulado por leyes, órdenes
y normativas.
- Automatización de la mayor parte del procedimiento
administrativo.
- Permitir al ciudadano entrar la mayoría de datos a los
sistemas de la Universidad.
- Dar valor al trabajo que el personal de la Universidad
realiza en el procedimiento administrativo.
- Maximizar la interoperabilidad.
La metodología deberá ser formalmente aprobada por la
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 28 de 163
Elaboración de la metodología de reingeniería y simplificación de procedimientos
Comisión de e-Administración.
Adicionalmente, durante la digitalización de procedimientos, la
metodología deberá tener en cuenta que se analicen los
siguientes aspectos, entre otros:
- La posibilidad de ejecutarlo telemáticamente y con el
soporte de documentos electrónicos con validez jurídica.
- La posibilidad de utilizar declaraciones previas o
declaraciones responsables por parte del ciudadano y el
sentido del silencio administrativo.
- La racionalización de la información solicitada y la
consideración de utilizar datos provenientes de otras
Administraciones públicas sujetos a convenios de
interoperabilidad.
- En relación a aquellos procedimientos que generan
documentación que los ciudadanos entreguen a otras
Administraciones públicas, analizar la posibilidad de
entregarlos a través de medios telemáticos a la
Administración pública solicitante, siempre sujeto a
convenios de interoperabilidad.
- La automatización de tareas que actualmente se realizan
de forma manual.
- Los usuarios que participan y la segregación de
funciones así como las suplencias entre usuarios que
puedan ser necesarias (bajas, suplencias,…) con la
finalidad de definir las políticas de acceso a documentos
y expedientes. Estas políticas deberán definirse para
cada tipo de documento y expediente y sus respectivas
fases (activa, semiactiva e inactiva).
- La optimización del procedimiento: tareas superfluas que
puedan eliminarse, tareas que gracias a herramientas
informáticas ahora pueden realizarse de forma paralela,
reorganización de las distintas fases, etc. Por otro lado,
si es necesario, considerar añadir tareas al
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 29 de 163
Elaboración de la metodología de reingeniería y simplificación de procedimientos
procedimiento para facilitar su gestión electrónica como
por ejemplo la digitalización segura de la documentación
aportada por el ciudadano.
- Los documentos y plantillas que participan en el
procedimiento y su racionalización con el objetivo de
definir las políticas de firma.
- La identificación de los usuarios que necesitan certificado
digital y la gestión de su ciclo de vida (creación, entrega,
renovación, revocación,…).
- El uso de certificados digitales para la realización de
tareas automáticas o que contemplen firmas
automatizadas.
- La digitalización segura de documentos que participan en
el proceso y están en soporte papel.
- La impresión segura de documentos electrónicos y el
garantizar el derecho del ciudadano a relacionarse con la
Universidad a través de medios tradicionales aunque el
procedimiento de la Universidad esté completamente en
soporte electrónico.
- Notificaciones que se generan durante el procedimiento y
posibilidad de practicarlas telemáticamente y con firma
electrónica.
A modo de ejemplo de resultado de esta metodología, en el
Anexo III se ha incluido un cuestionario útil para el análisis de
procedimientos previo a su digitalización.
Esta metodología deberá contemplar INTALIO como la
herramienta de soporte gráfico del rediseño de procedimientos
con el objetivo de que el resultado de la fase de reingeniería sea
aprovechable para pasar a la fase de implementación del
procedimiento sobre SIGEM.
Adicionalmente, es muy importante que el personal involucrado
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 30 de 163
Elaboración de la metodología de reingeniería y simplificación de procedimientos
en la reingeniería de procedimientos conozca la metodología y
la aplique de forma consistente. Es por ello que, tras la
aprobación formal de la metodología, deberá realizarse una
formación a todo el personal involucrado en relación a la
metodología y el uso de la herramienta INTALIO. Esta formación
deberá formar parte del Plan de formación de 2013.
Finalmente, con el objetivo de motivar al personal en el proceso
de reingeniería de procedimientos, de igual forma que se hizo
en el pasado para la generación del catálogo de procedimientos,
sería conveniente incluir en los criterios de la retribución variable
de los responsables de Servicios de la Universidad un plus de
productividad por la reingeniería de sus procedimientos.
Objetivos perseguidos
Disponer de una metodología de reingeniería de procedimientos
que permita homogeneizar en el tiempo el proceso de análisis,
simplificación y reingeniería de procedimientos de cara a su
digitalización, aprovechando al máximo las oportunidades de
mejora.
Que el personal implicado en la reingeniería de procedimientos y
en especial los responsables de cada procedimiento conozca el
proceso de reingeniería a seguir y la herramienta INTALIO sobre
la que definirlos y permita así la máxima agilidad en el proceso
de análisis y simplificación del procedimiento.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
Facilitará los proyectos de modelación y digitalización de los
procedimientos administrativos dentro del ámbito de servicios al
ciudadano.
Factores críticos de éxito
- Hacer participar tanto los ámbitos funcionales como las
unidades generales (tecnología, archivo, jurídica y
organizativo) para garantizar que se tienen en cuenta los
diferentes puntos de vista claves en la digitalización de
cualquier procedimiento.
- Aprovechar la experiencia de los proyectos que se han
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 31 de 163
Elaboración de la metodología de reingeniería y simplificación de procedimientos
hecho hasta el momento.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
- Número de procedimientos digitalizados siguiendo la
metodología de reingeniería.
- Actualizaciones de la metodología surgidas a raíz de la
reingeniería progresiva de procedimientos.
Propuesta de ejecución
Contratar una consultora externa que aporte su experiencia y
ayude a sistematizar la experiencia del equipo de la Universidad,
en base a los primeros procedimientos digitalizados, y
convertirla en una metodología de aplicación práctica.
Posibles proveedores
- Kronos Projects
- KPMG
- Deloitte
Presupuesto estimativo
15.000 euros + Personal interno: - 10 jornadas de perfil de organización - 2 jornadas de perfil tecnológico, jurídico y de gestión documental
Duración estimada
6 meses (sin contemplar los plazos legales de promulgación)
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 32 de 163
3.2.2.2 Finalización del cuadro de interoperabilidad
Finalización del cuadro de interoperabilidad
Ámbito Organizativo-procedimental
Servicio/s Afectado/s
- Organización
- Jurídico
- Informática
- Formación
- Servicios responsables de procedimientos
Servicio/s Responsable/s
Organización
Propuesta de planificación
2014 y 2015.
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en dar continuidad al proyecto ya iniciado
para la obtención de la información necesaria para la
elaboración de un cuadro de interoperabilidad que identifique:
- Documentos solicitados a aquellos que se relacionan con
la Universidad que podrían obtenerse a través de medios
telemáticos desde otras Administraciones Públicas sujeto
a convenios de interoperabilidad, así como su frecuencia
de uso.
- Documentos solicitados a la Universidad por aquellos
que se relacionen con la Universidad con el objetivo de
ser entregados a otras Administraciones Públicas y
frecuencia.
Objetivos perseguidos
Disponer de un cuadro de interoperabilidad y frecuencia de
casos de interoperabilidad que permita planificar las acciones
relacionadas con la interoperabilidad:
- Utilizar servicios de la red SARA para evitar la solicitud
de ciertos documentos al interesado por parte de la
Universidad y, en base a su frecuencia, plantear la su
integración automática o manual.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 33 de 163
Finalización del cuadro de interoperabilidad
- Publicar en la red SARA servicios que reduzcan las
solicitudes de documentos a la Universidad para ser
entregados a otras Administraciones Públicas.
Las conexiones con la red SARA deberán ser tramitadas a
través de la Generalitat Valenciana.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
- Evaluación y priorización de procedimientos para su
digitalización
- Establecer convenios de interoperabilidad con la
Generalitat Valenciana
Factores críticos de éxito
- Reducir el número de documentos solicitados a la
ciudadanía sustituyéndolo por consultas directas a la
Administración Pública origen.
- Reducir el número de tramitaciones cuyo objetivo sea
obtener un documento para ser aportado a otra
Administración Pública.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
- Número de consultas de datos realizadas a través de
vías de interoperabilidad.
- Número de datos cuya responsabilidad es de la
Universidad ofrecidos a través de redes de
interoperabilidad a otras Administraciones Públicas.
- Número de consultas realizadas y recibidas a partir de
los convenios de interoperabilidad establecidos.
Propuesta de ejecución
Realizarlo internamente aprovechando el mantenimiento de
reuniones con los responsables de procedimientos para su
evaluación y priorización de cara a su digitalización y otras de
adicionales que se estimen oportunas.
Prioridad Baja
Presupuesto estimativo
Personal Interno: - 20 jornadas de
perfil de
Duración estimada
2 años
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 34 de 163
Finalización del cuadro de interoperabilidad
organización - 2 jornadas de
perfil tecnológico, jurídico y de gestión documental.
3.2.2.3 Evaluación y priorización de procedimientos para su digitalización
Evaluación y priorización de procedimientos para su digitalización
Ámbito Organizativo-procedimental
Servicio/s Afectado/s
- Transversal
Servicio/s Responsable/s
Comisión de e-Administración
Propuesta de planificación
Continuada
Descripción del proyecto
La Universidad ha realizado un primer análisis superficial de sus
procedimientos durante el último trimestre de 2012 y primer
trimestre de 2013 con el objetivo de identificar aquellos con
mayor volumen y que supondrían un mayor ahorro económico y
de recursos si se implementan sobre un modelo de
administración electrónica.
El resultado de este proceso puede consultarse en las
actuaciones propuestas en el ámbito de servicios al ciudadano
donde para cada procedimiento se ha realizado un primer
planteamiento para su digitalización.
En este sentido, el proyecto consiste en finalizar la revisión y
completar detalladamente el Catálogo de Procedimientos
disponible en la Universidad para obtener una descripción de
todos los procedimientos y de información suficiente para
priorizar la digitalización de aquellos más frecuentes y menos
complejos, así como de aquellos que generen más ahorro
económico y/o de tiempo y personal encargado de su gestión.
No obstante, la Universidad deberá considerar también los
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 35 de 163
Evaluación y priorización de procedimientos para su digitalización
siguientes criterios para la priorización:
- Procedimientos significativos que puedan ayudar a
introducir la cultura del cambio en la Universidad por su
amplia difusión. Se trata de procedimientos que pueden
tener impacto transversal en los órganos gestores de la
Universidad como podrían ser los referentes a
contratación.
- Procedimientos que abarcan distintas áreas de la
Universidad, desde los ciudadanos hasta los órganos
gestores.
- Procedimientos que ya estén soportados por
herramientas informáticas y se pueda completar su
digitalización introduciendo pequeñas adaptaciones
como la firma electrónica
- Procedimientos distintivos de los que hayan digitalizado
otras Universidades.
- Procedimientos que usen unas mismas herramientas ya
disponibles.
- Procedimientos similares y que puedan aprovechar
experiencias previas recientes con las que alcanzar su
digitalización más rápidamente.
La priorización de procedimientos deberá ser aprobada
formalmente por la Comisión de e-Administración y publicarse
en el BOUA y en la Sede Electrónica de la Universidad dando
cumplimiento así a la ley 2/2011. La información a publicar
consistiría en nombre del procedimiento y fecha prevista para su
disponibilidad a través de medios telemáticos.
Objetivos perseguidos
Disponer de un inventario completo de procedimientos descritos
detalladamente y de la fecha prevista de disponibilidad de cada
uno a través de medios telemáticos.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 36 de 163
Evaluación y priorización de procedimientos para su digitalización
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
- Elaboración del cuadro de interoperabilidad
- Elaboración de la metodología de reingeniería y
simplificación de procedimientos
- Implantación de las herramientas tecnológicas de
soporte a la Administración electrónica
- Transversal
Factores críticos de éxito
- Disponer del catálogo exhaustivo de procedimientos
actualizado y priorizado para su tratamiento con el
soporte de documentos electrónicos.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
- Avance en cuanto a la actualización del catálogo de
procedimientos.
- Aprobación formal por parte de la Comisión de e-
Administración de la priorización de procedimientos y
publicación al BOUA.
Propuesta de ejecución
Realizarlo internamente por parte del Servicio de Organización a
partir de reuniones con los distintos Servicios de la Universidad
que permitan identificar y describir los procedimientos actuales y
disponer de información suficiente para su priorización por parte
de la Comisión de e-Administración, así como para el
planteamiento de su digitalización sobre la nueva plataforma de
Administración electrónica. Adicionalmente, identificar aspectos
de los procedimientos que se incluyan en el Catálogo de
Procedimientos y resulten útiles para:
- Elaborar el cuadro de interoperabilidad
- Desarrollar el Cuadro de Clasificación Documental
- Definir el vocabulario de metadatos
- Definir el catálogo de tipologías y formatos documentales
- Definir las Tablas de Evaluación Documental
- Definir la política de firma electrónica
- Definir la Política de acceso a documentos y expedientes
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 37 de 163
Evaluación y priorización de procedimientos para su digitalización
electrónicos
- Implantar las herramientas tecnológicas Administración
Electrónica
- Implantar el Esquema Nacional de Seguridad,
destacando la necesidad de clasificar los activos de
información en base a un análisis de riesgo en que el
conocimiento profundo del servicio resulta fundamental
Posibles proveedores
No externalizar
Presupuesto estimativo
Personal Interno: - 40 jornadas de
perfil de organización
- 5 jornadas de perfil tecnológico, jurídico y de gestión documental.
- Jornadas indeterminadas de otros servicios
Duración estimada
Continuada
3.2.2.4 Establecer convenios de interoperabilidad con la CRUE
Establecer convenios de interoperabilidad con la CRUE
Ámbito Organizativo-procedimental
Servicio/s Afectado/s
- Organización
- Jurídico
- Informática
- Servicios responsables de procedimientos
Servicio/s Responsable/s
Organización
Propuesta de planificación
Continuada
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 38 de 163
Establecer convenios de interoperabilidad con la CRUE
Descripción del proyecto
En base a la identificación de servicios necesarios de
interoperabilidad y a la priorización de la digitalización de
procedimientos suscribir los correspondientes convenios de
interoperabilidad con la CRUE que permitan, a través de RedIris,
acceder a la Red SARA desde la que obtener, manual o
automáticamente, información proveniente de otras
administraciones públicas.
A día de redacción del presente plan director se identifican el
servicio de obtención del título de familia numerosa como
prioritario el cual tiene impacto en muchos de los procedimientos
de la Universidad. Igualmente deberá considerarse la
verificación de datos de identidad y residencia evitando así la
solicitud del DNI en la gran mayoría de procedimientos.
Por otro lado, conforme la Universidad esté en disponibilidad de
ofrecer datos a otras administraciones públicas por vías de
interoperabilidad deberán redactarse los correspondientes
convenios que establezcan las bases y condiciones bajo las que
se realizará el acceso a estos datos que, en caso de
universidades, deberán establecerse a través de la CRUE. Para
la redacción de los convenios pueden utilizarse como modelo los
firmados para obtener datos provenientes de otras
Administraciones Públicas.
Objetivos perseguidos
Establecer los instrumentos legales de relación para el
intercambio de datos entre la Universidad y otras
administraciones públicas a través de vías de interoperabilidad.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
- Evaluación y priorización de procedimientos de cara a su
digitalización
- Elaboración del cuadro de interoperabilidad
Factores críticos de éxito
- Reducir el número de documentos solicitados a la
ciudadanía sustituyéndolo por consultas directas a la
Administración Pública origen.
- Reducir el número de solicitudes por parte de la
ciudadanía a la Universidad cuyo objetivo sea obtener un
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 39 de 163
Establecer convenios de interoperabilidad con la CRUE
documento para ser aportado a otra Administración
Pública.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
- Número de convenios de interoperabilidad a los que se
adhiera la Universidad.
- Número de Administraciones públicas que se adhieran a
convenios de interoperabilidad de datos cuya
responsabilidad es de la Universidad.
- Número de consultas realizadas y recibidas a partir de
los convenios de interoperabilidad establecidos.
Propuesta de ejecución
Realizarlo internamente por parte del Servicio de Organización
con el apoyo del Servicio Jurídico.
Posibles proveedores
No externalizar.
Presupuesto estimativo
Personal Interno. La estimación de jornadas dependerá del número de convenios.
Duración estimada
Continuada
3.2.2.5 Formación y difusión de las nuevas herramientas y servicios implementados en el ámbito de la e-Administración
Formación y difusión de las nuevas herramientas y servicios implementados en el ámbito de la e-Administración
Ámbito Organizativo-procedimental
Servicio/s Afectado/s
Transversal
Servicio/s Responsable/s
Comisión de e-Administración
Propuesta de planificación
Continuada
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 40 de 163
Formación y difusión de las nuevas herramientas y servicios implementados en el ámbito de la e-Administración
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en ejecutar las actividades de formación y
difusión que se consideren oportunas en la implantación de
cada nueva herramienta tecnológica de soporte a la e-
Administración y en la puesta en marcha de procedimientos
basados en documentos y expedientes electrónicos.
Estas actividades de formación y difusión se considerarán como
una de las fases de cada proyecto de puesta en marcha de una
nueva herramienta o procedimiento electrónico por lo que no es
posible detallarlas en este plan director.
Por lo tanto, aunque se consideran actividades críticas para el
éxito de los distintos proyectos a acometer, en el momento
actual sólo se pueden apuntar ciertos aspectos a tener en
cuenta:
- Publicar en la web pública y/o Sede electrónica, así
como en la Intranet toda la información referente al
proyecto de e-Administración que sea relevante de ser
conocida por los usuarios de cada entorno web.
- Realizar un conjunto de actividades de difusión,
presenciales y virtuales, a través de los canales
habituales de comunicación de la Universidad, para dar a
conocer a toda la comunidad universitaria los nuevos
servicios de Administración electrónica, su
funcionamiento y sus ventajas.
- Realizar un conjunto de actividades presenciales y
virtuales para dar formación al personal de la
Universidad en el uso de las nuevas herramientas de e-
Administración y de los procedimientos digitalizados.
- Hacer actividades de difusión recurrentes que refuercen
periódicamente las ventajas que ofrecen los trámites
electrónicos frente a los presenciales y promuevan su
uso (reducción de costes, respeto por el medio ambiente
al reducir el uso del papel y su movimiento, acceso
24x7x365, etc.).
- Plantear incentivos que ayuden a promover el uso de
trámites electrónicos como por ejemplo la reducción de
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 41 de 163
Formación y difusión de las nuevas herramientas y servicios implementados en el ámbito de la e-Administración
costes o de plazos de respuesta para quien los utilice.
Objetivos perseguidos
- Dar a conocer la estrategia de implantación de la e-
Administración en la Universidad de Alicante y los
avances realizados en esta materia.
- Que todas las personas de la Universidad dispongan de
conocimientos suficientes para utilizar las nuevas
herramientas de e-Administración.
- Que el público objetivo al que se dirigen los servicios de
e-Administración conozca de su existencia y sepa
utilizarlos convenientemente.
- La adopción progresiva por parte de quienes se
relacionan con la Universidad de los nuevos canales de
tramitación con la misma.
- Transmitir una mejor y más moderna imagen de la
Universidad de Alicante.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
Transversal
Factores críticos de éxito
- La formación debe orientarse a los elementos claves y
especialmente a la mejora en las condiciones de trabajo.
Hay que ser conscientes de que existen miedos y
sensibilidades considerables en contra de proyectos de
este tipo.
- La difusión externa debe coordinarse muy bien con la
disponibilidad de los servicios que se pongan en marcha
en el ámbito de la e-Administración ya que hacerla
coincidir aumentará el impacto.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
- Número de personas formadas.
- Variaciones en el uso de servicios telemáticos tras las
difusiones realizadas.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 42 de 163
Formación y difusión de las nuevas herramientas y servicios implementados en el ámbito de la e-Administración
- Mediciones sobre el acceso a elementos de difusión que
puedan conferir los entornos web, redes sociales, envíos
de e-mails, etc. y otros elementos de comunicación
utilizados por la Universidad.
Propuesta de ejecución
En cuanto a formación, obligar al implantador de cada
herramienta de e-Administración a incluir las actividades
oportunas a realizar tanto a personal de sistemas, formación
técnica, como los que utilizarán las herramientas, formación
funcional.
Por lo que respecta a la comunicación de los avances en
materia de e-Administración puede utilizarse la infraestructura ya
existente en el Servicio de comunicación a la que los distintos
Servicios que participen en proyectos de comunicación deberán
transmitir convenientemente los mensajes a transmitir en cada
momento.
Posibles proveedores
No externalizar.
Presupuesto estimativo
Personal Interno de Organización. Jornadas indeterminadas.
Duración estimada
Continuada
3.2.2.6 Constitución de una Oficina Técnica de asesoramiento experto a la Comisión de Modernización
Constitución de una Oficina Técnica de asesoramiento experto a la Comisión de Modernización
Ámbito Organizativo-procedimental
Servicio/s Afectado/s
Transversal
Servicio/s Responsable/s
Comisión de e-Administración
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 43 de 163
Constitución de una Oficina Técnica de asesoramiento experto a la Comisión de Modernización
Propuesta de planificación
Continuada
Descripción del proyecto
Debido a:
- La sobrecarga inicial de trabajo interno que supondrá el
llevar a cabo las actuaciones que se desprenden del
Plan Director de la implantación de la Administración
Electrónica en la Universidad de Alicante.
- El nuevo y complejo marco legal y tecnológico que
acompañan al proceso de implantación de la e-
Administración.
- El alto número de agentes implicados en el proceso de
implantación de la e-Administración, tanto internos como
externos.
Resulta oportuno la constitución de una Oficina Técnica cuyas
funciones sean las siguientes:
1. Asesorar al Vice-Rector de Tecnología e Innovación Educativa en los aspectos estratégicos de la implantación de la e-Administración.
2. Asesorar a la secretaría general en la elaboración de las diferentes normativas necesarias para continuar el desarrollo de la implantación de la e-Administración.
3. Asesorar al Gerente en los aspectos organizativos y de simplificación administrativa en la implantación de la e-Administración.
4. Asesorar al Director del Área de Recursos de
Información y Servicios en Red, tanto en lo referente a la implantación del Plan, en su conjunto, como en cuestiones técnicas y de mercado en la implantación de la arquitectura básica necesaria para la puesta en marcha de la e-Administración a la entidad.
5. Asesoramiento en la puesta en marcha de los módulos
de la arquitectura tecnológica en e-Administración.
6. Asesorar a la Universidad en la elaboración de las especificaciones técnicas necesarias para la contratación o selección de las diferentes herramientas necesarias en
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 44 de 163
Constitución de una Oficina Técnica de asesoramiento experto a la Comisión de Modernización
el ámbito de la e-Administración.
7. Asesorar al archivo en la validez jurídica del documento y expediente electrónico:
Documento electrónico.
Expediente electrónico.
Preservación del documento y el expediente electrónico a lo largo del tiempo.
Formatos preservación.
8. Asesoramiento puntual en aspectos específicos como:
Sede electrónica.
Sellos de órgano y procesos automatizados.
Registro telemático.
Notificación telemática.
Mecanismos de seguimiento, por parte del ciudadano, del expediente electrónico.
Interoperabilidad.
Etc.
9. Asesorar a la Universidad en cuanto a la correcta implantación de la digitalización de procedimientos teniendo en cuenta la Ley de Acceso Electrónico del Ciudadano a los Servicios Públicos.
10. Aclaración de dudas puntuales surgidos en los proyectos de implantación de la administración electrónica en la universidad.
Objetivos perseguidos
Disponer de un asesoramiento especializado a la Comisión de
e-Administración y al personal de la Universidad encargado de
llevar a cabo los proyectos relacionados que facilite la ejecución
y el seguimiento de dichos proyectos.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
Transversal
Factores críticos de éxitos
- Contar con el soporte de profesionales expertos en la
materia que mantengan su conocimiento actualizado a
los cambios normativos y tecnológicos en el campo de la
Administración Electrónica.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 45 de 163
Constitución de una Oficina Técnica de asesoramiento experto a la Comisión de Modernización
Evaluación del progreso / Control de
calidad
Avances realizados en cuanto a la implantación de la e-
Administración según lo planificado en el Plan Director.
Propuesta de ejecución
Subcontratar a una empresa con experiencia contrastada en
este tipo de encargos.
Posibles proveedores
- AGTIC
- Kronos Projects
- KPMG
- Deloitte
- IECISA
- Everis
Presupuesto estimativo
15.000 euros / anuales
Duración estimada Continuada
3.2.3 Actuaciones en el ámbito de gestión documental
3.2.3.1 Definición de las Tablas de Evaluación Documental
Definición de las Tablas de Evaluación Documental
Ámbito Gestión documental
Servicio/s Afectado/s
Transversal
Servicio/s Responsable/s
Archivo
Propuesta de planificación
Continuada
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en definir los calendarios de eliminación y
las políticas de preservación de documentos electrónicos de
acuerdo con las Tablas de Evaluación Documental aprobadas
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 46 de 163
Definición de las Tablas de Evaluación Documental
por la Junta Calificadora de Documentos Administrativos de la
Generalitat Valenciana.
Para ello se propone, identificar para cada entrada del Cuadro
de Clasificación una Tabla de Evaluación Documental publicada
por la Junta y aplicarla formalmente tanto para la documentación
en soporte papel como electrónico. En caso de no existir, deberá
realizarse la correspondiente propuesta a la Junta a través de
los canales que la misma establece y una vez aprobada
aplicarla y hasta entonces preservarse de forma permanente.
A efectos de planificación de qué series documentales evaluar
primero se recomienda realizarlo en función de la priorización de
la digitalización de procedimientos.
Por último, mencionar que a efectos de gestión automatizada de
la información referente a la evaluación documental, ésta se
tratará como un metadato más asociado a los documentos y
expedientes electrónicos en las herramientas tecnológicas que
permitan su gestión.
Objetivos perseguidos
Disponer de una propuesta de evaluación documental para cada
una de las entradas del Cuadro de Clasificación que permitan la
eliminación de la documentación una vez deje de ser necesaria
y, por lo tanto, una gestión eficiente de la documentación tanto
en soporte papel como electrónico.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
- Todos los proyectos de gestión documental y de
implantación de herramientas tecnológicas.
- Evaluación y priorización de procedimientos para su
digitalización
Factores críticos de éxito
- Disponer de información relevante para decidir sobre la
eliminación de los expedientes electrónicos y papel y
optimizar así el espacio en disco y en el archivo físico,
respectivamente.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 47 de 163
Definición de las Tablas de Evaluación Documental
Evaluación del progreso / Control de
calidad
- Número de documentos en soporte papel destruidos en
un período de tiempo.
- Grado de aplicación de las tablas de evaluación en las
herramientas de gestión de documentos electrónicos y
de eliminación automática de documentación electrónica.
Propuesta de ejecución
Realizarlo con recursos internos contando con el asesoramiento
y soporte de la Junta Calificadora de Documentos
Administrativos de la Generalitat Valenciana.
Aprovechar las reuniones con los distintos servicios para la
evaluación y priorización de procedimientos para obtener
información relevante para la ejecución de esta actuación.
Durante el año 2013, se propone definir el procedimiento a
seguir para la evaluación documental de manera que pueda
completarse el Plan Director del Documento Electrónico.
Posibles proveedores
No externalizar.
Presupuesto estimativo
Personal interno: - 40 jornadas de
perfil de gestión documental
- 5 jornadas de perfil tecnológico y de organización
Duración estimada
Continuada
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 48 de 163
3.2.3.2 Definición de la Política de acceso a documentos y expedientes electrónicos
Definición de la Política de acceso a documentos y expedientes electrónicos
Ámbito Gestión documental
Servicio/s Afectado/s
- Organización
- Informática
- Archivo
Servicio/s Responsable/s
Organización
Propuesta de planificación
Continuada
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en redactar una Política de Acceso a
documentos y expedientes electrónicos que establezca las
directrices sobre las que la Universidad decidirá el acceso a
documentos y expedientes electrónicos, distinguiendo distintos
niveles, desde los que son libremente accesibles o públicos
hasta aquellos que sólo pueden ser accedidos por el usuario
que los ha redactado o al que va destinado.
Esta política será útil en la digitalización de cada procedimiento
para decidir sobre los aspectos relacionados con el acceso a los
expedientes y documentos electrónicos que se generen por el
procedimiento una vez digitalizado. Por lo tanto, se trata de una
Política que tendrá un papel fundamental en la definición de los
procedimientos sobre herramientas de gestión de documentos y
expedientes electrónicos.
Objetivos perseguidos
Poder automatizar la gestión de los accesos a los diferentes
documentos electrónicos gestionados por los sistemas
informáticos de la Universidad.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
- Todos los proyectos de gestión documental y de
implantación de herramientas tecnológicas.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 49 de 163
Definición de la Política de acceso a documentos y expedientes electrónicos
- Evaluación y priorización de procedimientos para su
digitalización
Factores críticos de éxito
- Asegurar que los usuarios y el público en general
disponen de acceso únicamente a la información que
requieren para el desempeño de sus funciones.
- Debe considerarse que la información puede disponer de
distintos niveles de acceso en función de su
temporalidad.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
- Número de solicitudes de alta y modificación de usuarios
que se ciñen a la Política.
- Grado de la evolución de las incidencias relacionadas
con el acceso a la información.
Propuesta de ejecución
Constituir internamente, con el soporte de una consultora
especializada, una política que establezca los principios de
control de acceso a documentos y expedientes electrónicos a
partir de modelos de otras Organizaciones. Estos principios
deberán establecerse durante el año 2013 de manera que
pueda completarse el Plan Director del Documento Electrónico.
Con la digitalización de procedimientos esta política deberá ser
completada con las tipologías de expedientes y documentos
electrónicos que se identifiquen y el nivel de control de acceso
que les sean asignados.
Se propone mantener actualizada esta información a nivel de
cada entrada del Cuadro de Clasificación.
Aprovechar las reuniones con los distintos servicios para la
evaluación y priorización de procedimientos para obtener
información relevante para la ejecución de esta actuación.
Posibles proveedores
- ASTREA
- Kronos Projects
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 50 de 163
Definición de la Política de acceso a documentos y expedientes electrónicos
- Landwell
Presupuesto estimativo
15.000 + Personal interno para su aplicación:
- 20 jornadas de perfil de gestión documental
- 4 jornadas de perfil tecnológico y de organización
Duración estimada
Continuada
3.2.3.3 Definición de la política de firma electrónica
Definición de la política de firma electrónica
Ámbito Gestión documental
Servicio/s Afectado/s
- Organización
- Jurídico
- Informática
- Recursos Humanos
- Archivo
Servicio/s Responsable/s
Organización
Propuesta de planificación
Continuada
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en realizar un estudio de la situación actual
de la Universidad respecto al uso actual y previsto de
certificados digitales, es decir, qué empleados disponen o
requieren de certificado digital y para qué usos, así como qué
Autoridad de Certificación emiten los que ya están disponibles.
Este estudio resultará el primer paso para el desarrollo de una
Política de Firma electrónica entendiendo como tal, un
documento que defina los certificados aceptados por parte de
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 51 de 163
Definición de la política de firma electrónica
quienes se relacionan con la Universidad, así como los que
utilizarán los usuarios y los procesos automatizados de la
Universidad y los criterios por los que se otorgará a los usuarios
certificados digitales y qué gestión se hará de los mismos
(entrega, renovación, revocación, anulación,...).
Adicionalmente, la política identificará en qué procesos es
requerida la firma electrónica y qué tipo de firma se aceptará en
cada tipología de acto administrativo o documento que requiera
firma y qué complementos requerirá (sello de tiempo, datos de
validación del certificado, evidencias,...). Es por ello que este
proyecto se alargará en el tiempo ya que depende de la
digitalización de todos los procedimientos de la Universidad. En
este sentido, la Política deberá ser tenida en cuenta en el
sistema de gestión de expedientes electrónicos (SIGEM) desde
el cual se generarán los principales procesos de firma
electrónica.
Por último, esta política regulará aspectos como:
- Firma avanzada y firma reconocida.
- Utilización de otros sistemas de firma electrónica:
sistemas no criptográficos, claves concertadas mediante
un proceso de registro previo, etc.
- Sistemas de integridad y no repudio.
- Políticas de firma estructuradas que permitan su
interpretación automatizada.
- Publicidad de los sistemas admitidos y requisitos.
- Certificados electrónicos expedidos a entidades sin
personalidad jurídica (art. 15.3 LAECSP).
- Utilización de dispositivos criptográficos de
almacenamiento de certificados digitales.
Objetivos perseguidos
Disponer de una política que regule el uso de certificados
digitales en las relaciones bidireccionales entre personal de la
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 52 de 163
Definición de la política de firma electrónica
Universidad y terceras partes.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
- Todos los proyectos de gestión documental y de
implantación de herramientas tecnológicas.
- Evaluación y priorización de procedimientos para su
digitalización
Factores críticos de éxito
- Hay que asegurar que los usuarios no sólo reciben el
certificado digital, sino que aprenden a utilizarlo,
disponen de los accesorios necesarios (lector de tarjeta,
drivers, etc.) y entienden las implicaciones de la custodia
del certificado y los riesgos asociados.
- Es necesaria una gestión proactiva del ciclo de vida de
los certificados, para evitar que su eventual caducidad
tenga consecuencias negativas en el rendimiento.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
- Número de documentos firmados electrónicamente.
- Grado de la evolución de las incidencias relacionadas
con el uso de certificados digitales.
- Documentos firmados electrónicamente interoperados
con éxito.
Propuesta de ejecución
Externalizar la elaboración de la política de firma electrónica y la
obtención de los instrumentos y conocimientos necesarios para
ampliarla conforme se digitalicen procedimientos. Considerar
como base la que establece las Normas Técnicas de
Interoperabilidad. Se propone realizarlo durante el año 2013 de
manera que pueda completarse el Plan Director del Documento
Electrónico.
A partir de aquí, aprovechar las reuniones con los distintos
servicios para la evaluación y priorización de procedimientos
para obtener información relevante para la aplicación de la
política.
Posibles proveedores
- ASTREA
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 53 de 163
Definición de la política de firma electrónica
- Kronos Projects
- Landwell
Presupuesto estimativo
10.000 euros + Personal interno para su ampliación:
- 10 jornadas de perfil de gestión documental
- 5 jornadas de perfil tecnológico y de organización
Duración estimada
Continuada
3.2.3.4 Elaboración del Plan Director del Documento Electrónico
Elaboración del Plan Director del Documento Electrónico
Ámbito Gestión documental
Servicio/s Afectado/s
- Organización
- Informática
- Archivo
Servicio/s Responsable/s
Archivo
Propuesta de planificación
2014
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en unificar en un único documento los
principales instrumentos de gestión de documentos electrónicos
y la metodología para su generación, uso y mantenimiento
actualizado.
En este sentido, la Universidad ha realizado actuaciones en el
período 2010-2012:
- La definición del Cuadro de Clasificación y los
mecanismos para su construcción y mantenimiento
actualizado.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 54 de 163
Elaboración del Plan Director del Documento Electrónico
- La definición del vocabulario de metadatos.
- La definición del catálogo de tipologías y formatos
documentales.
A estas actuaciones hay que sumar las previstas en el período
2013-2016:
- Definición de las Tablas de Evaluación Documental
- Definición dela Política de acceso a documentos y
expedientes electrónicos
- Definición de la política de firma electrónica
El conjunto de actuaciones permitirá a la Universidad definir su
modelo de gestión de documentos electrónicos que es
conveniente agrupar en un único documento que constituya el
Plan Director del Documento Electrónico el cual debe recoger
las directrices y las decisiones estratégicas que la Universidad
tome en este ámbito.
Deberán considerarse en este Plan Director del Documento
Electrónico las actuaciones ya realizadas en el ámbito de
gestión documental por parte de la Universidad en la Fase 1 de
implantación de la e-Administración. Concretamente:
Tal y como se indica en la actuación de elaboración de plan de
acción para dar adecuado cumplimiento al ENI, el Plan Director
del Documento Electrónico deberá estar alineado con las
exigencias del Esquema Nacional de Interoperabilidad de
manera que permita darle una respuesta integral.
Objetivos perseguidos
Disponer de un único documento que agrupe los instrumentos
de gestión de documentos electrónicos, las decisiones
estratégicas en este ámbito y las directrices para uso
generación, uso y mantenimiento actualizado.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
- Todos los proyectos de gestión documental y de
implantación de herramientas tecnológicas.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 55 de 163
Elaboración del Plan Director del Documento Electrónico
Factores críticos de éxito
- La generación del total de los instrumentos de gestión de
documentos electrónicos.
- La sistematización ordenada de la generación de los
instrumentos de gestión de documentos electrónicos.
- La alineación de los instrumentos de gestión de
documentos electrónicos a lo establecido por el ENI.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
- Número de documentos gestionados electrónicamente
frente a los gestionados en soportes tradicionales.
- Grado de implantación del Plan Director del Documento
Electrónico sobre los procedimientos de la Universidad.
Propuesta de ejecución
Contar con el asesoramiento experto en materia de gestión de
documentos electrónicos con el objetivo de validar los
instrumentos definidos y construir el Plan Director del
Documento electrónico el cual deberá incluir los mecanismos
oportunos para su mantenimiento.
Posibles proveedores
- ASTREA
- Kronos Projects
- Doc6
Presupuesto estimativo
14.000 euros + Personal interno para su ampliación:
- 5 jornadas de perfil de gestión documental
- 2 jornadas de perfil tecnológico y de organización
Duración estimada
1 año
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 56 de 163
3.2.4 Actuaciones en el ámbito tecnológico
Dado que en el proyecto de modernización tiene una importancia considerable el
elemento tecnológico, comportará una carga de trabajo adicional para el servicio de
Informática. Este hecho deberá tenerse en cuenta para el dimensionamiento de los
proyectos y la asignación de responsabilidades a nivel interno, ya que el equipo del
Servicio de informática está dedicado al mantenimiento y la evolución de las herramientas
existentes que incluso en ocasiones requiere de su externalización.
En este sentido, se recomienda descargar de tareas a personas clave del equipo de
informática, promoviendo su externalización, para así facilitar su especialización en la
gestión de proyectos y la coordinación de los servicios que se puedan obtener a través de
proveedores que aporten conocimiento específico de los diferentes entornos o
plataformas utilizadas en la e-Administración, en especial la plataforma SIGEM. De esta
manera, el personal interno de la Universidad podrá adquirir el conocimiento suficiente
para el mantenimiento de la infraestructura tecnológica de e-Administración y la
implementación sobre la misma de nuevos procedimientos telemáticos.
En caso contrario, se deberá reconsiderar si el tamaño actual del equipo es adecuado a
las responsabilidades que se le consignen ya que la e-Administración implicará que
pasarán a asumir una carga de trabajo adicional considerable.
3.2.4.1 Migración a la versión 3 de SIGEM que integra la solución de Portafirmas del MINHAP
Migración a la versión 3 de SIGEM que integra la solución de Portafirmas del MINHAP
Ámbito Tecnológico
Servicio/s Afectado/s
Transversal
Servicio/s Responsable/s
Comisión de e-Administración
Propuesta de planificación
2014 y 1º semestre 2015
Descripción del proyecto
La Universidad ha decidido centralizar en SIGEM la gestión de
sus documentos y expedientes electrónicos.
A principios de 2013 apareció una nueva versión de esta
plataforma que incluye las siguientes mejoras:
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 57 de 163
Migración a la versión 3 de SIGEM que integra la solución de Portafirmas del MINHAP
- Integración con el portafirmas del MINHAP.
- La posibilidad de que un usuario actúe como validador
teniendo acceso en todo momento a los expedientes que
se defina independientemente de su estado y grupo de
usuarios que lo tengan asignado en cada momento.
Funcionalidad útil por ejemplo para funciones de control
de calidad de la resolución de expedientes o para el
responsable del procedimiento.
- Mejoras en la base de datos de terceros. P.ej.
- No permitir dar de alta un tercero sin número de
identificación
- Posibilidad de dar de alta un extranjero (campo
país)
- Posibilidad de definir una provincia por defecto.
- Cumplimiento de SICRESv3 en el Registro permitiendo
el intercambio de asientos registrales con otros
Organismos de forma automatizada.
- Adquisición de metadatos durante el proceso de
digitalización segura de documentos en el registro.
- Generación de avisos a los usuarios que reciban una
tarea o cuando se finalice un trámite.
- Mejoras en la ordenación y la búsqueda de registros y en
la auditoría de las acciones realizadas por los usuarios.
- Separación de nombre y apellidos en campos distintos.
En el caso de recuperarlos de un certificado digital será
posible siempre que la Autoridad de Certificación y/o
@firma permitan obtener estos campos por separado.
- Posibilidad de firmar electrónicamente y notificar
electrónicamente más de un documento en una sola
acción.
- Posibilidad de notificar a varios interesados con una
misma información y en una sola acción.
- Generación automática del índice o foliado del
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 58 de 163
Migración a la versión 3 de SIGEM que integra la solución de Portafirmas del MINHAP
expediente electrónico.
- Incorporación de un procedimiento genérico de gestión
de decretos para
- Aprobación.
- Generación del Libro de Decretos anual.
- Incorporación de procedimientos que dan respuesta a las
necesidades de Secretaría en cuanto a Órganos de
Gobierno de Entidades Locales:
- gestión de integrantes,
- gestión de propuestas,
- sesión de Pleno de Gobierno,
- sesión de Junta de Gobierno
- Libro de Actas de Sesión.
- Posibilidad de autenticación con certificado digital.
- Posibilidad de single-sign-on en Windows sin necesidad
de volver a introducir la contraseña en SIGM una vez
autenticado en Windows.
El proyecto consiste en subcontratar a un proveedor
especializado la migración de la versión de SIGEM y la
configuración de la misma contemplando: el mantenimiento de lo
ya disponible en SIGEM (p.ej. el registro o la integración con
Alfresco y @firma), la herramienta de portafirmas y la definición
sobre el gestor de expedientes de los flujos de trabajo de los
procedimientos ya disponibles a través de medios telemáticos,
así como de aquellos que se decida implantar durante 2013 y
2014, según se define en el ámbito de servicios al ciudadano.
Deberán contemplarse en este proyecto también la integración
de la herramienta de notificaciones electrónicas y la integración
con el módulo de gestión de representaciones.
De este modo, la Universidad podría contar con un
acompañamiento continuado de un proveedor especializado en
las soluciones de SIGEM que permita la definición de
procedimientos y la obtención de los conocimientos suficientes
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 59 de 163
Migración a la versión 3 de SIGEM que integra la solución de Portafirmas del MINHAP
para dar continuidad al proceso.
Objetivos perseguidos
- Mayor estabilidad y mejor funcionalidad de la solución.
- Disponer de una herramienta portafirmas que haga más
eficiente los procesos de firma sobre todo aquellos que
hacen un uso intensivo de firma.
- Sistema de autenticación single-sign-on.
- Adquisición de metadatos durante el proceso de
digitalización en el registro.
- Los usuarios podrán recibir avisos para cada nueva tares
lo cual facilitará la gestión del cambio
- Generación automática del índice o foliado del
expediente electrónico
- Nuevos procedimientos de base: gestión de decretos y
gestión de procedimientos de Secretaría (aunque
enfocados a entidades locales).
- La ampliación del número de procedimientos disponibles
en SIGEM según se ha priorizado en el ámbito de
Servicios al Ciudadano.
- La integración de una herramienta de notificaciones
electrónicas.
- La integración con un módulo de gestión de
representaciones.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
Transversal.
Factores críticos de éxito
- Asegurar la estabilidad de la nueva versión de SIGEM
antes de iniciar el proceso de contratación de la
migración. Utilizar para ello la Comunidad de SIGEM en
la que la Universidad participa activamente.
- Contar con un proveedor especializado en la nueva
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 60 de 163
Migración a la versión 3 de SIGEM que integra la solución de Portafirmas del MINHAP
versión de SIGEM con experiencia contrastada que
garantice el éxito de la migración de versión y la
definición de procedimientos electrónicos.
- Tener siempre en consideración el garantizar la validez
jurídica de los documentos electrónicos y su
preservación durante el tiempo que éstos generen
obligaciones.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
- Número de procedimientos implementados sobre SIGEM
con una base de administración electrónica.
- Grado de uso de las herramientas de administración
electrónica tanto a nivel interno como externo
(ciudadanía): trámites internos, servicios telemáticos,
portafirmas, digitalización segura, etc.
Propuesta de ejecución
Delegar en un proveedor especializado la migración de versión
de SIGEM y la implantación de procedimientos sobre la misma,
pero también destinar personal interno que pueda asumir su
mantenimiento posterior e implantación de nuevos
procedimientos.
Posibles proveedores
- IECISA
- Metaenlace
Presupuesto estimativo
100.000 € + Personal interno:
- 40 jornadas de perfil tecnológico
- 30 jornadas de perfil organizativo
- 10 jornadas de perfil de gestión documental
- 5 jornadas de perfil jurídico
El importe incluye otros proyectos tal y como se indica en la
descripción de cada proyecto. Concretamente:
- La implantación sobre SIGEM de los procedimientos
planificados entre 2013 y 2014 con el objetivo que la
Universidad adquiera el conocimiento suficiente para su
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 61 de 163
Migración a la versión 3 de SIGEM que integra la solución de Portafirmas del MINHAP
mantenimiento posterior y la definición de nuevos
procedimientos sobre SIGEM. Concretamente se podrían
contemplar los siguientes procedimientos:
Traslados de expediente (impresión segura de programas de asignaturas)
Notificación de actos administrativos
Gestión de órganos colegiados
Procedimiento genérico de firma electrónica
Contratación electrónica
Firma de certificados varios por parte de Secretaría General
Solicitud de expedición de título
Firma de contratos de renovación/prorroga de personal
Diplomas CECLEC (cursos < 200 horas)
- La implantación e integración de la herramienta de
notificaciones y comunicaciones electrónicas.
Presupuesto estimativo
100.000 euros + Personal interno:
- 5 jornadas de perfil jurídico
- 10 jornadas de perfil de gestión documental
- 30 jornadas de perfil organizativo
- 40 jornadas de perfil tecnológico
Duración estimada
1 año y medio
3.2.4.2 Selección e integración de la herramienta de notificaciones y comunicaciones electrónicas
Selección e integración de la herramienta de notificaciones y comunicaciones electrónicas
Ámbito Tecnológico
Servicio/s Afectado/s
- Archivo
- Organización
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 62 de 163
Selección e integración de la herramienta de notificaciones y comunicaciones electrónicas
- Informática
Servicio/s Responsable/s
Informática y Organización
Propuesta de planificación
2014 y 1º semestre 2015
Descripción del proyecto
La notificación de determinados actos administrativos a sus
interesados debe hacerse por un medio que deje constancia
fehaciente del momento de la entrega. Esto es también de
aplicación a los medios telemáticos de notificación.
Así pues, la Universidad de Alicante debe disponer de una
plataforma que permita el envío fidedigno de comunicaciones
garantizando la confidencialidad, la identidad del receptor, la
fecha de la entrega o puesta a disposición de la notificación y
sobre todo la garantía de entrega y de lectura.
El proyecto consiste en identificar una solución de notificación
electrónica de bajo coste de integración, con un bajo coste de
notificación y que encaje en los requisitos de la Universidad
entre los cuales destaca la necesidad de poder integrar la
solución con el campus virtual y utilizar, para el acceso a la
notificación, la autenticación basada en usuario y contraseña y
no forzar el uso del certificado digital.
En este sentido, la Universidad ha identificado la solución que la
Generalitat Valenciana comparte con el resto de
Administraciones Públicas de la Comunitat, pero ésta fuerza al
uso de certificado digital para acceder a las notificaciones y no
está, a priori, integrada con SIGEM.
Por otro lado, existe la solución COMPARECE de la Diputación
de Ciudad Real que está integrada con SIGEM y se comparte
con el resto de Administraciones Públicas españolas, pero la
cual también exige la identificación con certificado digital para el
acceso a las notificaciones.
Por lo tanto, deberá realizarse un análisis de las distintas
soluciones de notificación electrónica primando aquellas que
están ya integradas con SIGEM y sean de fácil integración con
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 63 de 163
Selección e integración de la herramienta de notificaciones y comunicaciones electrónicas
el campus virtual de UA que permita la identificación mediante
su usuario y contraseña.
Adicionalmente, el proyecto consiste en la implantación e
integración de la solución, aspecto que se ha tenido en cuenta
en el proyecto de migración de versión de SIGEM.
Por lo que respecta a aquellas comunicaciones para las cuáles
sea necesario tener constancia de su recepción, pero en las que
no exista un requisito legal de notificación administrativa puede
plantearse una solución que permita remitirlas con seguridad
suficiente sin que se trate de notificaciones administrativas. Así
por ejemplo, nos referimos a convocatorias de órganos o
comunicaciones de determinadas actuaciones que no den lugar
a recurso.
La primera solución, la más simple, es imponer que todos los
interesados en el ámbito interno dispongan de una dirección de
correo electrónico gestionada por la Universidad. En tal caso, se
pueden configurar los servidores de correo para que dejen
constancia de la entrega de todos los mensajes que lo
requieran, sin solicitud de confirmación al destinatario. Esta
sería una evidencia suficiente de que se ha recibido la
comunicación. Esta solución no es viable si el correo electrónico
interno está externalizado en un proveedor como gmail, ya que
ponen trabas a este tipo de configuraciones.
Una segunda alternativa, también fácil de implementar, requiere
que exista una intranet o campus virtual al cual los usuarios
internos se conecten con relativa frecuencia. En este caso, las
comunicaciones se publicarían en ese entorno, en un formato
que hiciese que el usuario fuese informado de su existencia en
todo caso al conectarse (por ejemplo, un pop-up que dijese
"Tienes una comunicación de la Universidad"). La evidencia de
haberse identificado y haber recibido dicho mensaje sería
suficiente. Este mecanismo descansa en la confianza de que los
usuarios accedan con cierta frecuencia a la intranet.
Una tercera solución, algo más compleja, es una combinación
de las dos anteriores. Los anuncios se publican en un entorno
tipo intranet, donde los usuarios se identifican con usuario y
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 64 de 163
Selección e integración de la herramienta de notificaciones y comunicaciones electrónicas
contraseña, pero también se envía un correo al interesado con
un enlace a la ubicación relevante en la intranet. El click en ese
enlace deja constancia de que se ha recibido la comunicación y
sería también evidencia suficiente.
Finalmente, una cuarta alternativa, más compleja, es la de
desarrollar en el entorno de la Universidad un sistema de
notificaciones, implementando los requisitos de la Ley 11/2007:
recabando el consentimiento previo (que no es necesario para
la alternativas anteriores en la medida que dejamos constancia
del acceso de hecho a la información), dejando constancia de la
fecha de puesta a disposición y generando evidencia de la
aceptación o rechazo de la notificación. El funcionamiento es
similar al de la segunda alternativa, pero con algunos requisitos
adicionales de seguridad. Esta opción es la que se ha
mencionado como posibilidad dentro del proyecto de
implantación de la plataforma de evidencias electrónicas. Con
ella sería posible practicar tanto comunicaciones con acuse de
recibo como notificaciones administrativas a los interesados
internos que lo hubieran consentido (en relación con
actuaciones administrativas en las que quepa recurso o se les
requiera para responder en plazo), pero sería complejo
imponerlas a los externos.
Finalmente, deberá hacerse una adecuada difusión de la
existencia de los nuevos canales de notificación y comunicación
con acuse de recibo y de sus ventajas con el objetivo de
promover su uso. Con carácter temporal, mientras se afianza la
solución, deberá valorarse la posibilidad de que, aunque alguien
haya autorizado la notificación electrónica, si el canal telemático
no resulta efectivo, antes de que se prosiga
administrativamente, se practique la notificación en soporte
papel.
Objetivos perseguidos
Disponer de una herramienta de notificación electrónica que dé
cumplimiento a las exigencias establecidas por ley en cuanto a
la notificación electrónica, así como esté integrada con SIGEM,
para la generación y control de las notificaciones, y con el
campus virtual, para permitir el acceso a las notificaciones
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 65 de 163
Selección e integración de la herramienta de notificaciones y comunicaciones electrónicas
mediante usuario y contraseña.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
- Migración a la versión 3 de SIGEM.
- Plataforma de evidencias electrónicas.
- Procedimientos implementados según lo contenido en el
ámbito de Servicios al ciudadano.
- Implantación de una plataforma de archivo electrónico
Factores críticos de éxito
- Es necesaria una colaboración muy estrecha entre los
equipos del ámbito tecnológico y jurídico y de los
implantadores de herramientas tecnológicas.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
- Número de notificaciones practicadas electrónicamente
en comparación con el canal presencial.
Propuesta de ejecución
Durante el 2º trimestre de 2013, realizar una evaluación interna
de las soluciones posibles de notificación electrónica en base a
entrevistas con otras Administraciones Públicas responsables
de las soluciones existentes, así como con el soporte de la
Comunidad de SIGEM.
Contemplar la integración de la herramienta seleccionada junto
con el proyecto de migración a la versión 3 de SIGEM.
En caso de decidir la implantación de COMPARECE compartir
la iniciativa con la UPNA la cual ha mostrado interés en realizar
un proyecto similar al que sería necesario en la UA.
Posibles Proveedores
No externalizar el análisis de soluciones. La implantación se
realizará por parte del mismo proveedor adjudicado para la
migración a la versión 3 de SIGEM.
Duración estimada
9 meses para la identificación de la solución y 9 meses para su
integración y adaptación la cual dependerá del proyecto propio
de migración a la versión 3 de SIGEM.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 66 de 163
Selección e integración de la herramienta de notificaciones y comunicaciones electrónicas
Presupuesto estimativo
Personal interno: 5 jornadas, de perfil tecnológico, de gestión documental, organizativo y jurídico. Externalizar la implantación e integración según se ha indicado en el proyecto de migración a la versión 3 de SIGEM.
3.2.4.3 Selección e implantación de una plataforma de recepción de facturas electrónicas
Selección e implantación de una plataforma de recepción de facturas electrónicas
Ámbito Tecnológico
Servicio/s Afectado/s
- Archivo
- Organización
- Informático
- Financiero
- Comunicación
Servicio/s Responsable/s
Informática y financiero
Propuesta de planificación
2º semestre 2014 y 2015
Descripción del proyecto
La Factura electrónica ha sido uno de los primeros documentos
para el que se ha extendido su uso en formato electrónico, dado
que todas las organizaciones la utilizan y la factura tiene una
serie de elementos de contenido fáciles de convertir en
información estructurada.
Para aprovechar las ventajas de la factura electrónica, es
necesario que las instituciones que la utilicen automaticen los
procesos de generación y recepción de facturas, para integrar la
información que contienen en sus sistemas de información, sin
necesidad de intervención humana. Esto ahorra costes de
gestión a los departamentos de contabilidad y finanzas
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 67 de 163
Selección e implantación de una plataforma de recepción de facturas electrónicas
afectados.
El proyecto consiste en identificar e implantar una solución de
recepción y gestión de facturas electrónicas que resulte fácil de
integrar con el sistema de gestión contable desarrollado
internamente por el Servicio Informático de la Universidad en el
cual se han establecido los circuitos oportunos de validación de
facturas. Esta integración debería permitir la introducción de
facturas en el sistema contable y la transmisión desde el mismo
del estado de las facturas. No obstante, puede plantearse la
integración manual aunque no permitiría aprovechar las ventajas
de inmediatez de la factura electrónica y generaría mayor carga
de trabajo al personal gestor al tener que cargar el documento
factura en la aplicación de gestión económica y los distintos
estados de la factura en la aplicación de gestión de facturas
electrónicas para que los proveedores pudiesen consultarlo. Es
por ello y por la dificultad que añadiría en la gestión del cambio
que se desaconseja la integración manual.
A nivel de integraciones, también debería realizarse la
integración oportuna para registrar la entrada de facturas en la
herramienta de registro de SIGEM, aunque podría declararse un
registro auxiliar en la propia herramienta de recepción de
facturas electrónicas.
La herramienta que se seleccione debería disponer de un portal
de presentación electrónica de facturas, tanto en formato
facturae como mediante la introducción manual de datos. Este
mecanismo deberá ser enlazado desde la Sede electrónica.
Por otro lado, el principal problema de la facturación electrónica
radica en que las empresas proveedoras de la Universidad
emitan sus facturas en este formato. En este sentido deberá
considerarse lo siguiente:
- Promover el uso de la factura electrónica haciendo
campañas de sensibilización promovidas a través de los
canales de comunicación habituales de la Universidad.
- Promover el uso de la factura electrónica confiriendo
ciertas ventajas a quienes la usen como por ejemplo la
reducción de los plazos de pago.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 68 de 163
Selección e implantación de una plataforma de recepción de facturas electrónicas
- Que la herramienta que se implante disponga de
mecanismos de digitalización segura de las facturas que
se reciban en papel que permita eliminar el papel y pasar
a gestionarlas a través del mismo circuito de validación.
Se recomienda que la digitalización incorpore el
reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que facilite la
introducción de datos en el sistema contable tras su
validación manual.
Objetivos perseguidos
Adquisición, implantación e integración de una herramienta de
factura electrónica.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
Nueva Plataforma de Administración Electrónica, Sede
electrónica y Plan de difusión.
Factores críticos de éxito
- Será necesario que los desarrollos internos (validación y
carga automática) permitan un ahorro real de tiempo a
las personas involucradas.
- Hay que hacer un esfuerzo de difusión / imposición, para
asegurar que los proveedores de la Universidad de
Alicante aceptan facturar electrónicamente.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
- Número de facturas recibidas telemáticamente.
- Evaluar el tiempo que se dedica al proceso de validación
de las facturas e identificar el ahorro real para cada una
de las personas que participan.
Propuesta de ejecución
Dado que la aplicación de gestión contable ha sido desarrollada
internamente por el servicio informático de la Universidad y que
actualmente está en fase de cambio, se recomienda que el
responsable de este desarrollo participe en el proceso de
evaluación de herramientas de recepción de facturas
electrónicas con el objetivo de facilitar su integración con el
programa actual.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 69 de 163
Selección e implantación de una plataforma de recepción de facturas electrónicas
Posibles proveedores
Se propone, en primera instancia, analizar la solución PGEFE
de recepción y distribución centralizada de facturas provista por
el MINHAP.
En segunda instancia, deberá valorarse la herramienta que la
Generalitat Valenciana ofrece al resto de Administraciones de la
Comunidad denominada GE-Factura.
Así mismo, pueden analizarse soluciones existentes en el
mercado como por ejemplo las que proveen las entidades
financieras, por ejemplo BSFactura de Banc Sabadell o
CaixaFactura de La Caixa, u otros proveedores tecnológicos,
como por ejemplo Camerfactura de la Cámara de Comercio,
EdasFactura de ZeroComa o e-Factura de SERES.
Presupuesto estimativo
10.000 euros + Personal interno responsable del desarrollo de la aplicación contable (12 jornadas de perfil tecnológico) con el soporte de proveedor externo especializado en la plataforma de eFactura seleccionada. Adicionalmente, 10 jornadas de personal de finanzas
Duración estimada
18 meses
3.2.4.4 Implantar la digitalización segura de documentos
Implantar la digitalización segura de documentos
Ámbito Tecnológico
Servicio/s Afectado/s
Transversal
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 70 de 163
Implantar la digitalización segura de documentos
Servicio/s Responsable/s
Informática y organización
Propuesta de planificación
2014 y 1º semestre 2015
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en implantar en el Registro de entrada de la
Universidad los elementos de hardware y los procedimientos
oportunos para la digitalización de toda documentación que se
registre de entrada.
Actualmente se dispone en SIGEM de las herramientas de
digitalización y firma electrónica que confieren validez jurídica al
documento digitalizado y permitirían eliminar el papel o
devolverlo al ciudadano que lo aporte.
Queda pendiente dotar a las oficinas de registro del hardware
adecuado que permita una capacidad de respuesta rápida que
permita atender de forma eficiente y eficaz al ciudadano. Este
hardware debería permitir escanear documentación a doble cara
en unos tiempos razonables.
Así mismo, sería conveniente establecer la posibilidad de
digitalizar en una segunda fase la documentación lo cual
resultaría útil en caso de sobrecarga de trabajo de la oficina de
registro y/o de documentos largos. En este caso se anotaría el
número de registro en la documentación a digitalizar y el asiento
de registro quedaría en stand-by hasta que se le incorpore la
documentación digitalizada de forma segura por parte de la
Oficina de Registro. La documentación se guardaría durante el
tiempo que establezca la normativa de digitalización para que el
ciudadano pueda recogerla en la oficina de Registro y, pasado
este tiempo, se eliminaría.
En este sentido, puede plantearse a la Comunidad de SIGEM
que este proceso se semi-automatice, es decir, que el Registro
de SIGEM permita imprimir etiquetas que se peguen en los
documentos a digitalizar y, a partir de éstas, de forma
automática se incorporen a los registros de entrada a partir de la
interpretación automática de las etiquetas.
Adicionalmente, debería considerarse la digitalización segura de
la documentación que pueda recibir los servicios encargados de
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 71 de 163
Implantar la digitalización segura de documentos
atender los expedientes de manera que vaya avanzándose
hacia el expediente basado únicamente en documentos
electrónicos. Para ello, deberá analizarse la disponibilidad de
elementos hardware que permita digitalizar el documento para
luego poder adjuntarlo al expediente electrónico y firmarlo con
certificado digital de empleado público.
Evidentemente un proyecto de este tipo requiere de una
adecuada gestión del cambio y de que el personal que deba
realizar la digitalización disponga de los elementos de hardware
y de firma electrónica adecuados.
Objetivos perseguidos
Eliminar la entrada de documentación en soporte papel
avanzando así hacia una gestión de expedientes
exclusivamente basada en documentos electrónicos.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
Transversal.
Factores críticos de éxito
- La disponibilidad de elementos hardware de
digitalización eficientes en las ubicaciones donde se
digitalizará.
- La disponibilidad por parte del personal que realizará la
digitalización segura de certificado digital de empleado
público de la ACCV.
- Una adecuada gestión del cambio, primero con los
usuarios de las oficinas de registro y luego
paulatinamente con los distintos servicios de la
Universidad.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
- Número de Documentos digitalizados de forma segura.
- Evolución del volumen de documentación tratada en los
expedientes de la Universidad.
Propuesta de ejecución
Utilizar las herramientas disponibles en SIGEM y realizar un
planteamiento de digitalización de documentación y un proceso
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 72 de 163
Implantar la digitalización segura de documentos
de gestión del cambio adecuado que permita implantarlo.
Posibles proveedores
No externalizar.
Presupuesto estimativo
Personal interno: - 15 jornadas de
perfil organizativo - 5 jornadas de
perfil tecnológico
Duración estimada
18 meses
3.2.4.5 Implementación de la gestión de metadatos sobre Alfresco
Implementación de la gestión de metadatos sobre Alfresco
Ámbito Tecnológico
Servicio/s Afectado/s
- Archivo
- Organización
- Informático
Servicio/s Responsable/s
Informático y Archivo
Propuesta de planificación
Continuada
Descripción del proyecto
La Universidad ha decidido optar por Alfresco como herramienta
corporativa de gestión documental en la que ya se almacenan
los documentos gestionados a partir del gestor de expedientes
SIGEM. Para ello se cuenta con la integración estándar de
ambos programas lo cual deriva en una gestión de metadatos
aún muy incipiente.
El proyecto consiste en conseguir la máxima automatización de
gestión de metadatos y forzar la introducción manual de los que
no resulte posible automatizar según el esquema de metadatos
definido por el Servicio de Archivo de la Universidad. En este
sentido, la generación de los metadatos se centrará en el gestor
de expedientes SIGEM, pero su tratamiento y almacenamiento
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 73 de 163
Implementación de la gestión de metadatos sobre Alfresco
se realizará en Alfresco que es en donde SIGEM descansa su
gestión de documentos.
Dado que SIGEM se trata de una iniciativa compartida entre
distintas Administraciones Públicas este proyecto debe
enfocarse con el objetivo que las modificaciones hechas sobre
el entorno de SIGEM y su integración con Alfresco sean
mantenidas en futuras versiones. Es por ello que se recomienda
compartir esta necesidad de forma conjunta con la Comunidad
de SIGEM y:
- Si está prevista en el desarrollo de la herramienta
participar en su definición.
- Tanto si está prevista como si no, en función de la
disponibilidad de recursos en la Universidad, plantear la
posibilidad de que la Universidad participe activamente
en el desarrollo de esta nueva funcionalidad.
Cabe mencionar que entre los metadatos figuran los de
preservación documental que surgirán de las Tablas de
Evaluación Documental según la actuación correspondiente. En
base a este metadato Alfresco podrá eliminar de forma
automatizada aquellos expedientes que dejen de tener vigencia.
Esta funcionalidad deberá ser configurada convenientemente
para que actúe de forma automatizada, pero siempre tras una
actuación del personal de Archivo que autorice finalmente la
eliminación.
Adicionalmente, SIGEM puede tratar con multitud de tipos de
formato de documentos, debido en gran parte a la posibilidad de
que la ciudadanía aporte documentación durante la tramitación
electrónica. En este sentido se propone plantear una
funcionalidad por la que se realicen procedimientos
automatizados de cambios de formato de documentos que
garanticen que en el gestor documental Alfresco sólo se
almacenen formatos documentales válidos según se defina en
el Catálogo de metadatos para este metadato.
Finalmente, debe considerarse que este modelo será útil para
centralizar en una única plataforma de gestión documental todos
los expedientes en soporte electrónico y, en su caso,
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 74 de 163
Implementación de la gestión de metadatos sobre Alfresco
prepararlos de cara a su preservación a largo plazo. Por lo
tanto, la integración con Alfresco deberá plantearse de modo
que otras aplicaciones que gestionen expedientes electrónicos,
como por ejemplo la aplicación de gestión académica, puedan
delegar en Alfresco los aspectos de gestión documental. Para
ello se recomienda evolucionar la integración ya existente
basada en servicios web.
Objetivos perseguidos
Centralizar en una herramienta corporativa de gestión
documental todos los expedientes basados en documentos
electrónicos en la que poder aplicar de forma homogénea las
técnicas de gestión documental y así garantizar su gestión
eficiente.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
- Todos los proyectos del ámbito de gestión documental.
- El Plan Director del Documento Electrónico.
- Todas las herramientas tecnológicas que generen
documentos electrónicos.
- La herramienta tecnológica que gestione la preservación
a largo plazo de los expedientes y documentos
electrónicos.
Factores críticos de éxito
- Es necesaria una colaboración muy estrecha entre los
equipos del ámbito tecnológico, de gestión documental y
de los implantadores de herramientas tecnológicas.
- Compartir el desarrollo con la Comunidad de SIGEM de
manera que se mantenga en futuras versiones.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
- Porcentaje de metadatos gestionados en Alfresco
respecto al total de metadatos definidos en el Esquema
de la Universidad.
- Número de herramientas de administración electrónica
integradas con Alfresco.
- Grado de documentos administrativos gestionados en
Alfresco.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 75 de 163
Implementación de la gestión de metadatos sobre Alfresco
Propuesta de ejecución
Coordinar con la Comunidad de SIGEM el planteamiento y
desarrollo de la integración con Alfresco participando la
Universidad en todo aquello para lo que disponga de recursos
suficientes tanto a nivel de gestión documental como
tecnológico.
Dado que el esquema de metadatos deberá ser útil para todas
las Administraciones Públicas usuarias de SIGEM se propone
que la integración se base en el Modelo de Esquema de
Metadatos propuesto a raíz del Esquema Nacional de
Interoperabilidad y que se prevea algún mecanismo para poder
ampliarlo con metadatos específicos de forma libre por cada
Administración.
Posibles proveedores
Existen proveedores especializados en Alfresco que podrían dar
soporte a la integración con SIGEM. No obstante, se propone
analizarlo de forma conjunta con la Comunidad de SIGEM.
Duración estimada
1 año y medio para la integración de Alfresco con SIGEM para
la gestión de metadatos + continuada para la integración
sucesiva de las herramientas que gestionen documentos
electrónicos de manera que se centralice en Alfresco toda la
gestión documental electrónica
Presupuesto estimativo
Depende de lo que se acuerde con la Comunidad de SIGEM.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 76 de 163
3.2.4.6 Selección e implantación de una solución tecnológica de contratación electrónica
Selección e implantación de una solución tecnológica de contratación electrónica
Ámbito Tecnológico
Servicio/s Afectado/s
- Archivo
- Organización
- Informático
- Contratación
Servicio/s Responsable/s
Contratación
Propuesta de planificación
2014 a 2016
Descripción del proyecto
SIGEM cuenta con el procedimiento menor de contratación ya
implementado en su versión 2. No obstante, en la versión 3 no se
ha implementado ningún otro tipo de contrato ni existe información
relacionada de que exista una intención clara de desarrollar el
resto de necesidades en cuanto a la gestión electrónica de todo
tipo de contratos administrativos.
El proyecto consiste en analizar detenidamente el proceso definido
sobre SIGEM y comprobar que sea una solución sobre la cual
pueda irse definiendo el resto de funcionalidades necesarias para
la contratación electrónica en base a las necesidades específicas
de la Universidad.
Este primer escenario, dada la complejidad de los procesos de
contratación, resultará en una opción de largo recorrido y alto
coste al que debe sumarse la necesidad de mantenerla
adecuadamente actualizada según sucedan cambios normativos.
Por lo tanto, recomendamos a la Universidad valorar otras
soluciones existentes en el mercado que den solución completa a
todas las exigencias de la LCSP. En este escenario, la Universidad
deberá contemplar la integración de una nueva solución con
Alfresco de manera que pueda aplicarse centralizadamente los
principios de gestión documental y, en especial, los aspectos
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 77 de 163
Selección e implantación de una solución tecnológica de contratación electrónica
relacionados con la preservación de documentos.
En ambos escenarios deberá contemplarse la integración de la
solución con el Perfil del Contratante de la Generalitat Valenciana.
Objetivos perseguidos
Disponer de una solución tecnológica que dé soporte a los
procesos de contratación de la Universidad y facilite la relación
telemática con proveedores.
Relación con otros proyectos
(prerrequisitos / sinergias)
N/A
Factores críticos de éxito
- Garantizar el cumplimiento normativo en materia de
contratación administrativa.
- Normativizar el proceso de contratación para forzar el uso
del canal telemático dado que la mayor parte del colectivo
al que se dirige puede ser obligado a utilizarlo según la ley
11/2007. De esta manera se asegura un alto retorno de la
inversión.
Evaluación del progreso / Control
de calidad
- Número de procedimientos de contratación realizados a
través de medios telemáticos.
- Reducción de tiempos de contratación respecto a la
contratación tradicional.
Propuesta de ejecución
En el caso de decidir ampliar el número de procedimientos de
contratación sobre SIGEM, subcontratar el desarrollo de esta
solución a un proveedor especializado en la solución de SIGEM.
Adicionalmente, compartir la iniciativa con la Comunidad de
SIGEM para economizar en costes y garantizar que la solución se
mantendrá en futuras versiones de SIGEM.
En el caso de adquirir una solución específica de contratación,
seleccionar una herramienta que esté plenamente desarrollada y
sólo sea necesaria su configuración e integración con Alfresco. En
este escenario también deberá tenerse en cuenta la fiabilidad del
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 78 de 163
Selección e implantación de una solución tecnológica de contratación electrónica
proveedor con el objetivo de asegurar a futuro el mantenimiento
actualizado de la solución según sucedan cambios jurídicos y
tecnológicos.
Posibles proveedores
- En caso de desarrollo sobre SIGEM: IECISA,
Metaenlace,…
- En caso de optar por una solución específica de
contratación electrónica: PLYCA (Nexus IT), Guadaltel,
MatchMind (Telvent), Altia o Pixelware.
Presupuesto estimativo
- Opción A: En caso de desarrollo sobre SIGEM: 60.000
euros y 25 jornadas de perfil de contratación, 15 jornadas
de perfil informático y 5 jornadas de perfil jurídico, archivo y
organizativo.
- Opción B: En caso de optar por una solución específica de
contratación electrónica: 120.000 euros y 10 jornadas de
perfil de contratación, 5 jornadas de perfil informático y 2
jornadas de perfil jurídico, archivo y organizativo.
Duración estimada 3 años
3.2.4.7 Definición e implantación de una plataforma de servicios de interoperabilidad
Definición e implantación de una plataforma de servicios de interoperabilidad
Ámbito Tecnológico
Servicio/s Afectado/s
Transversal
Servicio/s Responsable/s
Informática
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 79 de 163
Definición e implantación de una plataforma de servicios de interoperabilidad
Propuesta de planificación
2º semestre 2014
Descripción del proyecto
La Ley 11/2007 reconoce el derecho al ciudadano a no aportar
documentos ante la Administración Pública que obren en poder
de la propia Administración Pública, sea o no distinta de la
Administración ante la cual actúa. Por lo tanto, la Universidad se
ve obligada a establecer mecanismos de conexión con otras
Administraciones Públicas para compartir estos documentos.
La plataforma de interoperabilidad debe ser un canal que
centralice la comunicación entre la Universidad y otras
administraciones públicas, pasando por la Red SARA que
centraliza a nivel español el intercambio de documentación entre
Administraciones Públicas. El mecanismo utilizado para el
intercambio de información se basa en WebServices y disponer
de todos ellos centralizados en una única infraestructura
tecnológica facilitará su gestión y mantenimiento.
En este sentido, es recomendable disponer de un servidor
dedicado a efectos de interoperabilidad y de una configuración
de comunicaciones propia que, en la medida de lo posible, esté
redundada y garantice la disponibilidad 24x7.
El proyecto consiste en definir y establecer esta infraestructura.
Objetivos perseguidos
- Centralizar el intercambio de información con otras
Administraciones Públicas disponiendo de la
infraestructura tecnológica, tanto a nivel de hardware y
software como de comunicaciones, para poder
intercambiar datos con otras Administraciones Públicas.
- Disponer de un mayor control del funcionamiento y
estabilidad de las conexiones con la Red SARA lo cual
facilitará su optimización.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
Transversal.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 80 de 163
Definición e implantación de una plataforma de servicios de interoperabilidad
Factores críticos de éxito
- Asegurar la disponibilidad de esta infraestructura
permitirá que interfiera lo menos posible en el
funcionamiento normal de los procedimientos que
consuman o generen servicios de interoperabilidad y
facilitará agilidad en la gestión.
- Reducir la carga administrativa de la ciudadanía
solicitando menos documentos para la realización de una
solicitud y evitando que hayan de realizar trámites cuyo
objetivo es obtener un documento para entregar a otra
Administración Pública. En definitiva, reducir también la
carga administrativa del personal propio de la
Universidad.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
- Disponer de la infraestructura de hardware, software y
comunicaciones suficiente para centralizar los servicios
de interoperabilidad.
- Grado de disponibilidad de esta infraestructura.
Propuesta de ejecución
Ejecutarlo internamente con personal propio de la Universidad
en base a la infraestructura tecnológica que mejor encaje en los
sistemas de la Universidad y en la conectividad con la Red
SARA.
Posibles proveedores
No externalizar.
Presupuesto estimativo
Personal interno: - 10 jornadas de
perfil tecnológico
Duración estimada
6 meses
3.2.4.8 Implantación e integración de una plataforma de evidencias electrónicas
Implantación en integración de una plataforma de evidencias electrónicas
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 81 de 163
Implantación en integración de una plataforma de evidencias electrónicas
Ámbito Tecnológico
Servicio/s Afectado/s
Transversal
Servicio/s Responsable/s
Informática y organización
Propuesta de planificación
2º semestre 2014 y 2015
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en contratar la implantación de una
herramienta de gestión de evidencias electrónicas e integrarla
con:
- Las herramientas de SIGEM para guardar evidencias de
aquellas transacciones críticas que sucedan en la
solución de gestión de expedientes, como por ejemplo la
validación de un documento por parte de un determinado
usuario sin requerirle de firma o el uso de una tarjeta de
coordenadas (actualmente implementado en el proceso
de firma de actas de notas).
- El gestor de contenidos de la Sede electrónica para
guardar evidencias de publicación y despublicación de
sus contenidos.
- La plataforma @firma de la cual deberá utilizar las
funcionalidades de firma, sellado de tiempo y resúmenes
criptográficos que dotan a las evidencias de valor
probatorio ante un proceso judicial. Este requisito se
recomienda con el objetivo de centralizar las
funcionalidades de firma en una única plataforma aunque
podría considerarse opciones que utilizan su propia
plataforma de firma si con ello se economiza en la
implantación.
La herramienta de gestión de evidencias electrónicas deberá
permitir:
- registrar y explotar sucesos acontecidos en los sistemas
de información
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 82 de 163
Implantación en integración de una plataforma de evidencias electrónicas
- encadenar las evidencias haciendo uso de cadenas de
confianza mediante la firma del resumen criptográfico de
la evidencia anterior e incorporando sellado de tiempo
- integrarse mediante servicios web con herramientas de
auditoría de otros sistemas y así poder disponer de una
gestión centralizada de evidencias.
Objetivos perseguidos
Disponer de una herramienta única de gestión de evidencias
electrónicas que dé soporte a las soluciones de SIGEM (gestor
de expedientes electrónicos, portafirmas, registro electrónico,
etc.) y a todas las demás herramientas en que se realicen
acciones que puedan contribuir a aportar valor probatorio de los
actos de la Universidad.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
- Digitalización segura de documentos.
- Actuaciones en el ámbito de la gestión documental.
- Formación y difusión
Factores críticos de éxito
- La participación multidisciplinar en el proyecto por parte
de la Universidad de los siguientes ámbitos: organizativo,
jurídico, gestión documental y tecnológico.
- Un correcto aseguramiento de la cadena de confianza de
las evidencias electrónicas con el respaldo del tercero de
confianza que constituye la Autoridad de Certificación.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
- Número de evidencias electrónicas registradas.
- Número de procesos de administración electrónica que
utilizan la plataforma de evidencias electrónicas.
- Número de herramientas informáticas que utilizan la
plataforma de evidencias electrónicas.
Propuesta de ejecución
Implantar una herramienta de un tercero integrada con SIGEM y
el gestor de contenidos de la Sede electrónica y, opcionalmente,
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 83 de 163
Implantación en integración de una plataforma de evidencias electrónicas
con @firma.
Posibles proveedores
1. S21Sec, Kinamik, Gematic y SIA.
Presupuesto estimativo
- 25.000 euros, tanto si incluye funcionalidades propias de firma como si debe integrarse con @firma
- 10 jornadas de personal TIC
Duración estimada
18 meses
3.2.4.9 Seleccionar e implantar una solución de archivo electrónico o de custodia y preservación del documento electrónico
Seleccionar e implantar una solución de archivo electrónico o de custodia y preservación del documento electrónico
Ámbito Tecnológico
Servicio/s Afectado/s
- Archivo
- Organización
- Informático
Servicio/s Responsable/s
Informática y archivo.
Propuesta de planificación
2014, 2015 y 2016
Descripción del proyecto
De acuerdo con la Ley 11/2007, aquellos documentos que se
generen originalmente en formato digital deberán ser
conservados en este formato.
La preservación de los documentos digitales a largo plazo
requiere una serie de elementos de seguridad de los que es
difícil disponer en un gestor documental estándar:
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 84 de 163
Seleccionar e implantar una solución de archivo electrónico o de custodia y preservación del documento electrónico
- Resellado de las firmas para generar firmas longevas.
- Custodia segura de documentos con acreditación de la integridad.
- Migración de formatos para garantizar la inteligibilidad.
- Aplicación controlada de políticas de disposición.
La recomendación en este sentido es que, de acuerdo con lo
establecido en el Plan Director del Documento Electrónico, se
realice un traspaso a una herramienta de gestión de archivo
electrónico longevo de aquellos expedientes electrónicos que
deban ser mantenidos a largo plazo. En este sentido, se
propone que la transferencia se realice de forma automatizada a
los 5 años de que el gestor documental Alfresco almacene un
expediente electrónico el cual no haya sido propuesto de
eliminar por el propio Alfresco según la política de disposición
que le aplique.
Es por ello que en el gestor documental Alfresco deberá
realizarse un resellado de tiempo de los expedientes
electrónicos lo cual permitirá garantizar en todo momento la
validez jurídica de los expedientes electrónicos y que la
integración con una herramienta de archivo longevo no suponga
una limitación para ello.
Para la generación del expediente electrónico, que pueda
traspasarse entre el gestor de expedientes y el gestor
documental y entre este último y la herramienta de archivo
electrónico, se propone la generación de un foliado electrónico
de los documentos y datos que componen el expediente una
vez haya sido resuelto el cual sea firmado mediante sello de
tiempo lo cual permitirá proteger la integridad de las firmas que
contiene. La funcionalidad de foliado está incluida en la nueva
versión de SIGEM y deberá analizarse la posibilidad de
reaprovecharla para la integración con la solución de archivo
electrónico desde el gestor documental Alfresco.
En este sentido, se recomienda que todas las herramientas que
generen documentos electrónicos en la Universidad, como
mínimo los relacionados con el procedimiento administrativo, los
almacenen en Alfresco de manera que puedan beneficiarse de
lo que se defina e implemente a nivel de preservación del
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 85 de 163
Seleccionar e implantar una solución de archivo electrónico o de custodia y preservación del documento electrónico
documento electrónico.
Así pues, el proyecto consiste en identificar la solución más
óptima en el entorno de la Universidad para el archivo
electrónico o la custodia y preservación del documento
electrónico y subcontratar su implantación e integración con las
herramientas de gestión de expedientes y documentos
electrónicos.
Dentro de esta actuación, el año 2014 y primer semestre de
2015 de esta actuación se reserva a analizar que opción
tecnológica encajaría mejor en la infraestructura de la
Universidad. A día de hoy se ha identificado la solución InSIDe
como primera candidata a ser analizada.
El resto del período previsto se reserva para la implantación e
integración de la herramienta y su configuración oportuna.
Dado que SIGEM es una iniciativa del Ministerio y es utilizado
por distintas Administraciones Públicas que tendrán
necesidades similares a la Universidad, se deberá compartir
este requerimiento con la Comunidad de SIGEM para identificar
iniciativas similares que puedan utilizarse y se asegure su
mantenimiento en futuras versiones.
Objetivos perseguidos
Resolver las necesidades de custodia y preservación a largo
plazo de documentos electrónicos, identificando e implantando
una solución tecnológica que lo permita.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
Actuaciones del ámbito de gestión documental, así como
herramientas tecnológicas de gestión de expedientes y
documentos electrónicos.
Factores críticos de éxito
- Hay que hacer un estudio de los criterios de
conservación / eliminación de los expedientes, para
evitar la inflación documental.
- Hay que compartir esta necesidad con la Comunidad de
SIGEM con el objetivo de obtener una solución que
perdure a nuevas versiones.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 86 de 163
Seleccionar e implantar una solución de archivo electrónico o de custodia y preservación del documento electrónico
Evaluación del progreso / Control de
calidad
- Comprobar el envío y recuperación automática de
documentos enviados a la plataforma de custodia.
- Comprobar los mecanismos de eliminación controlada de
documentos.
Propuesta de ejecución
Integrar el gestor documental Alfresco con la herramienta que se
seleccione de archivo digital. Será necesario el apoyo de
especialistas en Alfresco y/o de la herramienta adquirida.
Compartir la iniciativa con la Comunidad de SIGEM para
economizar en costes y garantizar que la solución se mantendrá
en futuras versiones de SIGEM.
Posibles proveedores
- Smile
- IECISA
Presupuesto estimativo
Indeterminado. Depende de lo que se acuerde con la Comunidad de SIGEM
Duración estimada
3 años
3.2.4.10 Adquirir una solución de voto electrónico en modo servicio
Adquirir una solución de voto electrónico en modo servicio
Ámbito Tecnológico
Servicio/s Afectado/s
- Archivo
- Organización
- Informático
Servicio/s Responsable/s
Informática y jurídico
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 87 de 163
Adquirir una solución de voto electrónico en modo servicio
Propuesta de planificación
2014 y 2015
Descripción del proyecto
El voto electrónico se basa en tecnologías cuyo coste es muy
elevado y su implantación o desarrollo y mantenimiento a futuro
resultan de una alta complejidad.
Es por ello que el proyecto que se propone consiste en adquirir la
plataforma de voto electrónico utilizada de forma consorciada por
las Universidades catalanas y que se ofrece en modo servicio por
parte del CESCA. El uso compartido de una misma tecnología e
infraestructura ha logrado reducir muchísimo el coste de utilizarla.
Se plantea que antes de adquirir el servicio se realice una primera
votación piloto y luego se implante en el total de las votaciones
que se realicen en la Universidad. Con el objetivo de facilitar la
participación durante esta prueba el sistema de voto permitiría
enviar un usuario y contraseña de un solo uso a la cuenta de
correo electrónico provista por la Universidad de manera que el
censo electoral no pudiera realizar el voto sólo con certificado
digital.
Es recomendable que la prueba de voto electrónico se realice
sobre un censo electoral limitado a como máximo 1500 personas.
Una vez probado el servicio, si la Universidad decide adquirirlo se
deberá integrar con el LDAP de la Universidad de manera que no
sólo sea posible emitir un voto electrónico mediante autenticación
con certificado digital si no que pueda realizarse con la misma
autenticación del campus virtual.
Finalmente, mencionar que como la herramienta requerirá de un
proceso de configuración previo en cada votación, es
recomendable que la Universidad designe las responsabilidades
oportunas para realizarlo las cuales en primera instancia se
entiende que podrían recaer sobre la Secretaría General de la
Universidad por su relación con la práctica totalidad de los
procesos de votación. Adicionalmente, deberá establecerse las
responsabilidades formales para la aprobación de la realización de
una votación a través de medios telemáticos pudiéndose dar el
caso que esté o no disponible el canal presencial.
Objetivos perseguidos Habilitar el canal electrónico para la realización de procesos de
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 88 de 163
Adquirir una solución de voto electrónico en modo servicio
votación e incrementar así el nivel de participación a las mismas.
Relación con otros proyectos
(prerrequisitos / sinergias)
N/A al tratarse de una herramienta para una finalidad muy
específica.
Factores críticos de éxito
- Una adecuada difusión es clave para garantizar el uso de
esta nueva plataforma.
- Disponer de un servicio de atención de dudas que
responda ágilmente a las dudas, tanto de los usuarios que
configuren las votaciones como a los votantes, facilitará su
uso eficiente teniendo en cuenta la limitación temporal con
las que se realizan los procesos de votación.
- Asignar formalmente las responsabilidades para la
configuración de los procesos de votación y formalizar el
procedimiento a seguir para solicitarlo facilitará su
realización.
Evaluación del progreso / Control
de calidad
- Comprobar la evolución del voto electrónico versus el
presencial.
- Evolución del número de votaciones con posibilidad de
voto electrónico versus las que solo permitan voto
presencial.
Propuesta de ejecución
Contratar al CESCA la solución disponible en modo servicio
consorciado entre las Universidades catalanas.
Posibles proveedores
N/A
Presupuesto estimativo
En fase de negociación. Personal interno: - 4 jornadas
personal jurídico - 2 jornadas
personal tecnológico
Duración estimada 6 meses
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 89 de 163
Adquirir una solución de voto electrónico en modo servicio
Datos relativos a la negociación del
presupuesto
Según conversaciones establecidas con el CESCA los siguientes
parámetros son los que deberían ser tenidos en cuenta para la
determinación del presupuesto de la adquisición de una solución
de voto electrónico en modo servicio:
Concepto Incluye Prestador Importe IVA incluido
Ampliación de la licencia
Licencia de uso de la
plataforma
(ampliación de la
existente, para la
UA)
Scytl (se paga
a través de
CESCA)
2. Según tabla
(pendiente de
aprobación
formal Scytl)
3. Personaliza
ción del
entorno
4. Configuración de la
plataforma con los
logos, textos y
configuraciones
propias de la
Universidad.
5. Scytl (precio
pactado 55
€/h)
6. 9.000 € aprox.
Mantenimie
nto del
servicio
Mantenimiento de los
sistemas
informáticos donde
reside la plataforma y
servicio de soporte
en su uso
CESCA 7. 18.000 € anuales
Tamaño Comunidad
Universitaria
Coste de ampliación de la licencia (IVA
incluido)
Mantenimiento
Hasta 12.000 12.000 € 2.400 €
Hasta 25.000 15.800 € 3.160 €
Hasta 50.000 21.600 € 4.320 €
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 90 de 163
Adquirir una solución de voto electrónico en modo servicio
50.000 + 28.000 € 5.600 €
En resumen para la UA tendríamos el siguiente coste, IVA incluido: Primer año:
Licencia 21.600 Euros
Personalización entorno 9.000 Euros
Mantenimiento del servicio 18.000 Euros
TOTAL 48.600 Euros
Segundo año y siguientes:
Mantenimiento del servicio 18.000 Euros
Mantenimiento de la licencia 4.320 Euros
TOTAL 22.320 Euros
Aclaraciones:
* En el ejercicio en que se hiciera la implantación, el coste de mantenimiento operativo (18.000) no se facturaría en su totalidad, sino en proporción a la parte del ejercicio utilizada.
* En los años sucesivos, el coste de operación facturado por el CESCA incluye tanto la operativa como el mantenimiento de la licencia, así que la estimación es más cercana a los 18.000 que a los 22.000.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 91 de 163
3.2.4.11 Evaluación, instalación e integración con herramientas de Administración Electrónica de Bonita BPM como solución de soporte a la tramitación interna de expedientes electrónicos
Evaluación, instalación e integración con herramientas de Administración Electrónica de Bonita BPM como solución de soporte a la
tramitación interna de expedientes electrónicos
Ámbito Tecnológico
Servicio/s Afectado/s
Informático y organizativo
Servicio/s Responsable/s
Informático y organizativo
Propuesta de planificación
2º semestre 2013, 2014 y 2015
Descripción del proyecto
SIGEM muestra ciertas limitaciones en la definición de
procedimientos que no facilitan a personal con conocimientos no
informáticos la definición de nuevos procedimientos o flujos de
trabajo.
La Universidad de Alicante cuenta con experiencia en el campo
de desarrollo de herramientas de modelación de procedimientos
bajo un entorno gráfico basado en tecnología INTALIO, pero tras
las comprobaciones oportunas se ha corroborado la
imposibilidad de su integración con SIGEM.
Ante este hecho se ha identificado la oportunidad de utilizar
Bonita BPM la cual cuenta con un interfaz muy amigable para el
usuario final para el desarrollo y mantenimiento de flujos de
procesos. Tanto INTALIO como Bonita BPM utilizan BPMN para
el diseño de flujos de proceso.
El proyecto consiste en analizar con detalle las posibilidades de
Bonita BPM e identificar la posibilidad de integración con otros
módulos necesarios para la Administración electrónica como
pueden ser los de firma electrónica, notificación electrónica,
registro general y electrónico, consultas de interoperabilidad,
etc. así como con los sistemas existentes de gestión de la
Universidad.
Si tras esta fase de análisis se determina la posibilidad de pasar
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 92 de 163
Evaluación, instalación e integración con herramientas de Administración Electrónica de Bonita BPM como solución de soporte a la
tramitación interna de expedientes electrónicos
a basar los procedimientos internos de administración
electrónica con BonitaBPM se realizarían las tareas oportunas
de instalación e integración sin que, al menos en una primera
fase, afectara a lo ya desarrollado sobre SIGEM.
Para que todos los usuarios sean autónomos en la definición de
flujos de proceso sobre Bonita BPM se realizaría la formación
oportuna contemplando durante la formación la definición de un
flujo de un proceso responsabilidad del área de la Universidad a
la que pertenezca el usuario contando con la asistencia del
profesor del curso. Así mismo, se simularan incidencias y se
aprenderá sobre su resolución de manera que el flujo pueda
pasar a la fase de ejecución al finalizar la formación y el usuario
sea autónomo para la definición de nuevos flujos.
Durante la formación se tendrá en cuenta de base la
metodología de reingeniería y simplificación de procedimientos
según se defina con la actuación 3.2.2.1 de este Plan Director.
Objetivos perseguidos
Conseguir disponer de una herramienta de gestión de flujos de
trabajo para la resolución de expedientes administrativos con un
modelador gráfico de procedimientos que facilite la definición de
procedimientos por parte de técnicos funcionales y sin
participación de técnicos informáticos.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
La relación con el resto de la infraestructura tecnológica de e-
Administración.
Factores críticos de éxito
- El uso de Bonita BPM aprovechando los componentes
que corresponda de la infraestructura tecnológica de e-
Administración y sistemas de gestión preexistentes en la
Universidad de manera que se puedan generar
expedientes electrónicos auténticos.
- Una adecuada gestión del cambio que de manera
efectiva haga a los usuarios finales autónomos en la
definición y mantenimiento de flujos de trabajo sobre
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 93 de 163
Evaluación, instalación e integración con herramientas de Administración Electrónica de Bonita BPM como solución de soporte a la
tramitación interna de expedientes electrónicos
Bonita BPM para la resolución de expedientes
administrativos.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
- Número de incidencias detectadas en el uso de la nueva
herramienta.
- Número de peticiones al servicio informático de soporte
en la definición de procedimientos sobre Bonita BPM.
Propuesta de ejecución
Realizar un análisis interno de la solución Bonita BPM y, en caso
de resultar una opción válida para la gestión electrónica de
procedimientos administrativos, formar al personal en su uso y
en la definición y mantenimiento de flujos de trabajo sobre
Bonita BPM.
Posibles proveedores
Con la información disponible actualmente se estima que no. No
obstante, tras el análisis inicial se podrá concretar si es
requerida la participación de proveedores externos.
Presupuesto estimativo
- Personal interno: 10 jornadas de personal de organización y 15 del personal informática
Duración estimada
2 años y medio
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 94 de 163
3.2.4.12 Desarrollar una sala virtual de firma electrónica
Desarrollar una sala virtual de firma electrónica
Ámbito Tecnológico
Servicio/s Afectado/s
- Archivo
- Organización
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Informática y jurídico.
Propuesta de planificación
2015
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en desarrollar sobre SIGEM un aula virtual de
firma electrónica a la que pueda acceder personal externo para
firma documentos a petición de la Universidad.
Entre las funcionalidades de esta aula virtual de firma destacan:
- La posibilidad de poder publicar un documento o conjunto
de documentos a firmar en un mismo proceso de firma lo
cual generará el correspondiente expediente en SIGEM.
- Definir las personas firmantes del documento, tanto
internas como externas, y el orden de firma indicando su
DNI y su correo electrónico.
- Remitir un correo electrónico a las personas firmantes;
todas a la vez si no importa el orden de firma y según
proceda si los firmantes deben firmar sucesivamente.
- Autenticación mediante certificado digital y mecanismos de
visualización y firma de los documentos pendientes de
firma.
- Poder rechazar la firma del documento especificando los
motivos lo cual remitirá un correo al organizador del flujo de
firma para que tome las acciones oportunas.
Esta aula virtual de firma electrónica podría disponer de múltiples
aplicaciones. A pesar de ello requiere que las personas que
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 95 de 163
Desarrollar una sala virtual de firma electrónica
interactúen con la misma dispongan de certificado digital.
Por el momento se ha identificado que resultará útil para los
procedimientos de firma de convenios y de contratos de
investigación.
Objetivos perseguidos
Disponer de un canal electrónico para la firma de documentos
entre la Universidad y terceras partes evitando así
desplazamientos y otros costes colaterales asociados con la firma
manuscrita de documentos.
Relación con otros proyectos
(prerrequisitos / sinergias)
Migración a la versión 3 de SIGEM.
Factores críticos de éxito
- Una adecuada difusión y la definición de una herramienta
intuitiva y sencilla de utilizar es clave para garantizar su
uso.
- Disponer de un servicio de atención de dudas que
responda ágilmente a las dudas que puedan surgir en el
uso de la plataforma.
Evaluación del progreso / Control
de calidad
- Comprobar la evolución de la firma de documentos con
terceras partes a través de medios telemáticos versus el
canal presencial.
Propuesta de ejecución
Subcontratar el desarrollo de esta solución a un proveedor
especializado en la solución de SIGEM.
Compartir la iniciativa con la Comunidad de SIGEM para
economizar en costes y garantizar que la solución se mantendrá
en futuras versiones de SIGEM.
Plantear la posibilidad de utilizarla mediante servicios web para
facilitar su integración con otras herramientas distintas a la de
SIGEM.
Posibles proveedores - Para la definición funcional de la herramienta: Kronos
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 96 de 163
Desarrollar una sala virtual de firma electrónica
Projects, ASTREA, Landwell, etc.
- Para el desarrollo tecnológico: IECISA, Metaenlace, etc.
Presupuesto estimativo
15.000 euros y personal interno: 5 jornadas de perfil jurídico, informático y organizativo.
Duración estimada 12 meses
3.2.4.13 Implantación de un módulo de gestión de representaciones
Implantación de un módulo de gestión de representaciones
Ámbito Tecnológico
Servicio/s Afectado/s
Transversal
Servicio/s Responsable/s
Informática, organización y jurídico
Propuesta de planificación
2015 y 2016
Descripción del proyecto
La gestión de representaciones permite al interesado o
representado de un trámite delegar en un tercero o
representante su realización. Para ello es necesario disponer de
un sistema que permita:
- Identificarse con certificado digital, en el caso telemático,
o con cualquier documento de identificación, en el caso
presencial.
- Disponer de un listado de trámites para los que puede
delegarse la representación agrupados por categorías o
temática.
- Poder indicar la persona física a la que se autoriza la
representación y para que trámites o grupos de trámites.
- Poder delimitar temporalmente la duración de esta
delegación de representación. El sistema remitirá avisos
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 97 de 163
Implantación de un módulo de gestión de representaciones
de caducidad de la representación.
- Poder modificar o cancelar la delegación de
representación en cualquier momento bien sea
telemáticamente o presencialmente en las oficinas de
atención ciudadana.
Adicionalmente, esta herramienta debe permitir:
- Gestionar la representación de empresas bien sea con la
identificación mediante certificado digital de
representante de empresa o bien mediante la
presentación presencial de la documentación notarial
que otorga esta representatividad.
- Gestionar la representación por parte de Colegios que
firmen un convenio con la Universidad conforme los
colegiados que se adhieran podrán actuar en nombre de
cualquier persona física o jurídica ya que se encargarán
de obtener la correspondiente autorización. El sistema
guardará un registro de todas las representaciones y, en
este caso, servirá para realizar controles aleatorios de
que el representante contaba con la autorización
suficiente para la realización del trámite.
A partir de aquí, el sistema de tramitación dispondrá de la
información detallada de representaciones y permitirá actuar
según las mismas para la realización de trámites telemáticos.
Igualmente, el personal de atención ciudadana dispondrá de la
herramienta que permitirá dar de alta, modificar o dar de baja
representaciones desde la cual podrán consultar la posibilidad
de que un tercero realice trámites presenciales en nombre de
otra persona.
Cabe mencionar que SIGEM deberá apoyarse en el validador de
certificados digitales o cliente de @firma para la representación
de empresas a través de certificados digitales de manera que se
pueda extraer del certificado digital la información de
representado y representante.
A día de hoy las posibilidades de SIGEM en cuanto a gestión de
representaciones están limitadas a la posibilidad de indicar en
los formularios de tramitación los datos del representante y del
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 98 de 163
Implantación de un módulo de gestión de representaciones
representado sin ningún control adicional. No obstante, la ACCV
dispone de una herramienta de gestión de representaciones que
comparte con el resto de Administraciones Públicas.
Por lo tanto, el proyecto consiste en verificar que la solución de
gestión de representaciones de la ACCV permite gestionar todas
las casuísticas que se han señalado y, al mismo tiempo, pueda
ser compartida con la Comunidad de SIGEM facilitando así el
mantenimiento de la integración en versiones posteriores. Dado
que el proyecto se prevé para 2014, previamente deberá
confirmarse a través de la Comunidad de SIGEM que no existe
una iniciativa al respecto o se haya incluido en una nueva
versión, hecho que podría hacer replantear este enfoque.
Finalmente, el proyecto deberá contar con una adecuada
formación interna y difusión externa que facilite la adopción del
nuevo módulo.
Objetivos perseguidos
Permitir la realización de trámites telemáticos y presenciales por
parte de representantes adecuadamente autorizados para ello y
de una herramienta que permita gestionar eficazmente estas
representaciones.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
Transversal.
Factores críticos de éxito
- Conseguir que la herramienta de la ACCV se integre
sobre la infraestructura tecnológica actual de SIGEM
aprovechando las BBDD y el Cliente @firma ya
disponible.
- Compartir la integración con la Comunidad de SIGEM de
manera que se mantenga en futuras versiones. Asegurar
previamente que no existan otras iniciativas relacioandas
que puedan hacer replantear el proyecto.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
- Número de trámites realizados bajo representación.
- Número de altas, modificaciones y bajas de
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 99 de 163
Implantación de un módulo de gestión de representaciones
representaciones.
Propuesta de ejecución
Desarrollar una nueva herramienta aprovechando lo disponible
en SIGEM. Contar para ello con un asesoramiento experto para
la definición funcional del módulo y de un desarrollador
especializado en SIGEM para su desarrollo. Personal de la
Universidad deberá implicarse tanto a nivel funcional como
técnico.
Compartir la iniciativa con la Comunidad de SIGEM para
economizar en costes y garantizar que la solución se mantendrá
en futuras versiones de SIGEM.
Posibles proveedores
- Para la verificación funcional de la herramienta de la
ACCV conforme cumple con las expectativas de la
Universidad en estos aspectos: Kronos Projects,
ASTREA, Landwell, etc.
- Para el desarrollo tecnológico: IECISA, Metaenlace, etc.
Presupuesto estimativo
- Verificación funcional de la solución de la ACCV: 8000 €
- Desarrollo tecnológico: 15.000 €
- Personal interno: 5 jornadas de personal tecnológico, jurídico y organizativo y 2 jornadas de personal de gestión documental.
Duración estimada
2 años
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 100 de 163
3.2.5 Actuaciones en el ámbito de seguridad e interoperabilidad
3.2.5.1 Elaborar un plan de acción para dar adecuado cumplimiento al ENI, alineado con el Plan Director del Documento Electrónico
Elaborar un plan de acción para dar adecuado cumplimiento al ENI, alineado con el Plan Director del Documento Electrónico
Ámbito Seguridad e interoperabilidad
Servicio/s Afectado/s
Transversal
Servicio/s Responsable/s
Archivo.
Propuesta de planificación
2º semestre de 2013 y 2014
Descripción del proyecto
El Plan Director del Documento Electrónico recoge en un único
documento todos los aspectos relacionados con la gestión de
documentos electrónicos que a su vez deben dar respuesta a
los preceptos que establece el Esquema Nacional de
Interoperabilidad. Por lo tanto, aúna en un único punto todos los
elementos de gestión documental relevantes para la gestión de
documentos electrónicos y que se han desarrollado o se
desarrollarán por la Universidad en el marco del proceso de
adopción de la e-Administración.
Durante su elaboración en 2013 surgirán actuaciones que deben
realizarse para que la Universidad se ciña a lo especificado en el
Plan Director y que a su vez constituirán el Plan de acción para
dar cumplimiento al ENI. Así por ejemplo, surgirán limitaciones a
efectos de cómo gestionar de forma eficiente los metadatos con
las herramientas de gestión de documentos y expedientes
electrónicos o de cómo realizar firmas adecuadas a la
longevidad asociada a cada documento y como preservarlas.
En este sentido, la Universidad ya cuenta con buena parte de
los contenidos del Plan Director del Documento Electrónico y
deberá construirse durante 2013 a partir de los mismos y de la
elaboración de los restantes según se indica en las actuaciones
del ámbito de gestión documental.
Concretamente, las actuaciones ya desarrolladas por la
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 101 de 163
Elaborar un plan de acción para dar adecuado cumplimiento al ENI, alineado con el Plan Director del Documento Electrónico
Universidad en el período 2010-2012 y que están relacionadas
con la ejecución del Plan de acción para dar cumplimiento al ENI
son:
- Definición del Cuadro de Clasificación documental
- Definición del vocabulario de metadatos
- Definición del catálogo de tipologías y formatos
documentales
Por otro lado, las actuaciones previstas en el período 2013-
2016, relacionadas con la elaboración del Plan de acción para
dar cumplimiento al ENI:
- Definición de las Tablas de Evaluación Documental
- Definición dela Política de acceso a documentos y
expedientes electrónicos
- Definición de la política de firma electrónica
Así pues, el proyecto consiste en asegurar que la definición del
Plan Director del Documento Electrónico tenga en cuenta todo lo
exigido por el ENI y que del mismo se derive el Plan de Acción
que incluya las actuaciones a realizar para conseguir que se
cumpla con lo especificado en el Plan Director del Documento
Electrónico y, en definitiva, en el ENI.
Objetivos perseguidos
Disponer del Plan de Acción de adaptación al ENI que permita
calendarizar las actuaciones a llevar a cabo para su
cumplimiento, así como asignar responsabilidad formal y
recursos suficientes a cada una de las actuaciones.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
Todas las actuaciones en el ámbito de gestión documental que
deben formalizarse en el Plan Director del Documento
electrónico.
Factores críticos de éxito
- La disponibilidad de recursos suficientes y con capacidad
suficiente para abordar la elaboración del Plan Director
del Documento Electrónico en base al ENI e identificar y
abordar las actuaciones necesarias para su
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 102 de 163
Elaborar un plan de acción para dar adecuado cumplimiento al ENI, alineado con el Plan Director del Documento Electrónico
cumplimiento.
- La alineación de los instrumentos de gestión de
documentos electrónicos a lo establecido por el ENI.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
- Para evaluar el proceso se propone realizar en 2017 una
auditoría que valide el cumplimiento del Esquema
Nacional de Interoperabilidad.
- A partir de aquí deberán realizarse auditorías bienales tal
y como establece el propio Esquema.
Propuesta de ejecución
Se recomienda realizarlo internamente como un subproducto el
Plan Director del Documento Electrónico que identifique las
actuaciones a realizar para que lo que establezca este Plan sea
aplicado de forma efectiva.
Posibles proveedores
No externalizar
Presupuesto estimativo
20 jornadas de perfil de gestión documental (Como subproducto del trabajo a realizar en el ámbito de gestión documental) y 10 jornadas del ámbito tecnológico
Duración estimada
18 meses
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 103 de 163
3.2.5.2 Llevar a cabo el Plan de acción ENS
Llevar a cabo el Plan de acción ENS
Ámbito Seguridad e interoperabilidad
Servicio/s Afectado/s
Transversal
Servicio/s Responsable/s
Comisión de e-Administración.
Propuesta de planificación
2013 a 2015
Descripción del proyecto
La Universidad elaboró durante el año 2012 un Plan de acción
para su adaptación al Esquema nacional de Seguridad en el
período 2012-2015.
Este proyecto consiste en llevar a cabo las actuaciones que en
este Plan se establezcan y en realizar un proceso de auditoría
de cumplimiento del Esquema durante el año 2016.
También se contempla en este proyecto el llevar a cabo las
actuaciones oportunas para que los servicios de Administración
electrónica cumplan con el ENS a partir del momento en que se
pongan en producción.
Por su estrecha vinculación se recomienda abordar desde un
único prisma el proceso de adopción al ENS y a la Ley Orgánica
de Protección de datos tal y como ya señala el Plan de
Adecuación al ENS disponible en la Universidad.
Objetivos perseguidos
Garantizar el pleno cumplimiento del Esquemas Nacional de
Seguridad y de la Ley Orgánica de Protección de Datos.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
Transversal
Factores críticos de éxito
- El compromiso de la dirección en abordar y dotar de
recursos las actividades relacionadas con la
interoperabilidad.
- El considerar los requisitos de seguridad en la fase de
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 104 de 163
Llevar a cabo el Plan de acción ENS
definición funcional de los servicios y herramientas de e-
Administración.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
- Para evaluar el proceso se propone realizar en 2016 una
auditoría que valide el cumplimiento del Esquema
Nacional de Seguridad.
- A partir de aquí deberán realizarse auditorías bienales tal
y como establece el propio Esquema.
Propuesta de ejecución
Se recomienda realizar las actuaciones contenidas en el Plan de
acción a nivel interno y contar con el apoyo de proveedores
externos en aquello que se requiera.
Posibles proveedores
No externalizar. Si se requiere apoyo de proveedores externos
contar con los proveedores habituales del Servicio Informático.
Presupuesto estimativo
Personal interno + proveedores externos (indeterminado a día de hoy)
Duración estimada
3 años
3.2.5.3 Llevar a cabo el Plan de acción ENI
Llevar a cabo el Plan de acción ENI
Ámbito Seguridad e interoperabilidad
Servicio/s Afectado/s
Transversal
Servicio/s Responsable/s
Comisión de e-Administración.
Propuesta de planificación
2014 a 2016
Descripción del proyecto
La Universidad tiene previsto elaborar durante el año 2013 un
Plan de acción para su adaptación al Esquema nacional de
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 105 de 163
Llevar a cabo el Plan de acción ENI
Interoperabilidad con las acciones que resulten a partir de la
definición del Plan Director del Documento Electrónico.
Este proyecto consiste en llevar a cabo las actuaciones que en
este Plan de acción se establezcan.
También se contempla en este proyecto el llevar a cabo las
actuaciones oportunas para que los servicios de Administración
electrónica cumplan con el ENI a partir del momento en que se
pongan en producción.
Objetivos perseguidos
Garantizar el pleno cumplimiento del Esquemas Nacional de
Interoperabilidad.
Relación con otros proyectos (prerrequisitos /
sinergias)
Transversal
Factores críticos de éxito
- El compromiso de la dirección en abordar y dotar de
recursos las actividades relacionadas con la
interoperabilidad.
- El considerar los requisitos de interoperabilidad en la
fase de definición funcional de los servicios y
herramientas de e-Administración.
Evaluación del progreso / Control de
calidad
- Para evaluar el proceso se propone realizar en 2017 una
auditoría que valide el cumplimiento del Esquema
Nacional de Interoperabilidad.
- A partir de aquí deberán realizarse auditorías bienales tal
y como establece el propio Esquema.
Propuesta de ejecución
Se recomienda realizar las actuaciones contenidas en el Plan de
acción a nivel interno y contar con el apoyo de proveedores
externos en aquello que se requiera.
Posibles proveedores
No externalizar. Si se requiere apoyo de proveedores externos
contar con los proveedores habituales del Servicio Informático.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 106 de 163
Llevar a cabo el Plan de acción ENI
Presupuesto estimativo
Personal interno + proveedores externos (indeterminado a día de hoy)
Duración estimada
3 años
3.2.6 Actuaciones en el ámbito de servicios al ciudadano
La Universidad de Alicante ha realizado durante el último trimestre de 2012 y primero de
2013 un análisis a alto nivel de sus procedimientos con el objetivo de identificar aquellos
con mayor volumen y que supondrían un mayor ahorro económico y de recursos si se
implementan sobre un modelo de administración electrónica.
El resultado de este proceso se ha convertido en una herramienta de priorización de
procedimientos para su digitalización la cual está basada en soporte Excel y se adjunta
en el Anexo II de este plan director. En esta herramienta se incluyen los procedimientos
que cumple los criterios anteriores y para cada uno de ellos se incluye:
- Nombre del procedimiento.
- Volumetría anual aproximada.
- Público objetivo al que se dirige el procedimiento: estudiante, PAS, PDI o empresa
o las combinaciones oportunas.
- Si el peso de la tramitación recae en las aplicaciones de gestión de la Universidad
complementadas con nuevas funcionalidades propias de Administración
electrónica (firma electrónica, impresión segura, digitalización segura, notificación
electrónica, etc.) o en las nuevas herramientas de e-Administración para la
gestión de documentos y expedientes electrónicos.
- La priorización del procedimiento, planificando entre los años 2013 y 2016 el año
de implementación. En caso de preverse una implantación con carácter plurianual
es debido a la complejidad del procedimiento que requiere de un análisis con
profundidad y/o la dependencia de herramientas de e-Administración aún no
implantadas o consolidadas.
- Las herramientas de e-Administración que se prevé que utilice el procedimiento
una vez digitalizado lo cual ha permitido identificar y priorizar las actuaciones a
llevar a cabo en el resto de ámbitos involucrados en el proceso de adopción de la
e-Administración: tecnológico, gestión documental, jurídico y organizativo-
procedimental. Estas herramientas se han clasificado entre:
o Herramientas disponibles:
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 107 de 163
La sede electrónica, de desarrollo propio.
La carpeta del estudiante / PAS y PDI, basado en las herramientas
de SIGEM.
El Registro electrónico, basado en las herramientas de SIGEM.
El generador de formularios, basado en las herramientas de
SIGEM.
La herramienta de impresión segura, basada en las herramientas
de SIGEM.
El gestor de expedientes, basado en las herramientas de SIGEM.
El gestor documental, basado en las herramientas de SIGEM.
La pasarela de pagos electrónicos, provista por la Caja de Ahorros
del Mediterráneo (Banc Sabadell).
El gestor de contenidos de la Sede electrónica, sobre la aplicación
Vualà.
La plataforma de firma, validación y sello de tiempo y la
herramienta de firma automatizada, basada en la solución @firma
del Minetur integrada con SIGEM.
o Herramientas pendientes de implementar (para mayor detalle ver
actuaciones definidas en el ámbito tecnológico):
La plataforma de custodia y preservación.
La herramienta de notificación electrónica.
El modelador de procedimientos.
La herramienta de digitalización segura.
El módulo de gestión de representaciones.
El portafirmas electrónico.
La plataforma de evidencias electrónicas.
La solución de voto electrónico.
La plataforma de recepción y gestión de facturas electrónicas.
- Notas relacionadas con el procedimiento a tener en cuenta en la digitalización del
mismo.
A partir de esta herramienta, se ha elaborado para cada procedimiento a implementar
una ficha que se incluye en los siguientes subapartados en la cual se ha realizado un
primer planteamiento para su digitalización. Este planteamiento podrá sufrir
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 108 de 163
modificaciones cuando se inicie el proceso de análisis detallado del procedimiento y de
su definición sobre las herramientas tecnológicas que lo soportarán.
Tal y como se ha señalado en la actuación de formación y difusión, dentro del ámbito
organizativo, la puesta en marcha de cada procedimiento deberá contemplar las
actuaciones de formación y difusión oportunas. Éstas no han sido detalladas en la ficha
de cada procedimiento sino que deberán ser definidas en el momento de su
implementación una vez conocido en detalle el alcance real de cada procedimiento.
A diferencia de las actuaciones en el resto de ámbitos, en este caso no se ha incluido en
cada ficha los apartados de:
- Objetivos perseguidos, ya que el objetivo será en cualquier caso la disponibilidad
del procedimiento gestionado en base a documentos y expedientes electrónicos y
la facilidad para poder relacionarse con los intervinientes a través de medios
telemáticos.
- La relación con otros proyectos (prerrequisitos / sinergias), porqué en cualquiera
de los casos dependerá de la disponibilidad de las herramientas tecnológicas que
le den soporte según se identifican en el Anexo II, así como de las actuaciones
identificadas en este plan director.
- Los factores críticos de éxito, pues en general el éxito del proyecto dependerá del
grado de uso del procedimiento digitalizado y éste, a su vez, dependerá de unas
adecuadas actuaciones de formación y difusión tal y como se identifica en la
actuación correspondiente en el ámbito organizativo.
- La evaluación del progreso / Control de Calidad, pues en cualquier caso se podrá
medir en base al número de procedimientos cursados con el soporte de
documentos papel versus los cursados con documentos y expedientes
electrónicos y/o herramientas de e-Administración.
- Propuesta de ejecución y posibles proveedores, ya que la propuesta en este
sentido es que la Universidad subcontrate a una empresa especialista en SIGEM
la migración a la versión 3 incluyendo los procedimientos previstos de
implementar en 2013 y 2014 y adquirir a través de esta contratación los
conocimientos suficientes para el mantenimiento interno de estos procedimientos
y la definición de nuevos. En este sentido, resultará imprescindible que la
Universidad asigne recursos técnicos y organizativos que acompañen al
adjudicatario y adquieran los conocimientos suficientes para darle continuidad.
Por lo tanto, el poder desarrollar de forma gráfica procedimientos con la base de
INTALIO constituirá un factor crítico para que un número mayor de personal de la
Universidad pueda participar en estas tareas, incluso personal sin conocimientos
informáticos.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 109 de 163
- El presupuesto estimativo, ya que los procedimientos previstos para 2013 y 2014
se han contemplado en la actuación de migración a la versión 3 de SIGEM dentro
del ámbito tecnológico y el resto se prevé que la Universidad haya adquirido
internamente el conocimiento suficiente para implementarlos.
- La duración estimada, ya que es de difícil estimación con el grado de detalle
conocido de cada procedimiento. Además, dependerá del grado de disponibilidad
e implicación del personal de la Universidad en la definición del procedimiento, la
capacidad del proveedor en implementarlos sobre SIGEM y en la capacidad
posterior de mantener y definir nuevos procedimientos sobre SIGEM por parte de
personal de la Universidad.
3.2.6.1 Firma de actas de notas
Firma de actas de notas
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2013
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en implementar la firma de actas de notas
según se definió durante 2012 y se ha contratado al proveedor
Metaenlace.
A grandes rasgos la implementación de este procedimiento pasa
por la firma de las actas de las notas por parte de cada profesor
en el sistema de gestión académica tal y como se ha hecho
hasta ahora, pero con el complemento de una tarjeta de
coordenadas.
En el momento de firmarse la última acta de notas de un Centro
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 110 de 163
Firma de actas de notas
se produce un proceso automático por el cual se genera un
documento XML con todas las actas de notas que es firmado
por el secretario del centro mediante las herramientas de
SIGEM. Por lo tanto se requiere una integración automática
entre la aplicación de gestión académica y SIGEM en la cual se
generará un expediente para cada proceso de notas.
En segunda fase, y sobre la misma base que se acaba de
exponer, deberá implementarse el procedimiento de generación
del libro de actas de notas que contemple la diligencia de
apertura y cierre, el índice y el contenido de todas las actas de
notas anuales y su firma por parte del Secretario del Centro
utilizando las herramientas de SIGEM en el cual se generará un
expediente para cada libro de notas.
3.2.6.2 Autorización para la realización de cursos (PAS)
Autorización para la realización de cursos (PAS)
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2013 y 2014
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en establecer en SIGEM un expediente que
sólo el personal de gestión de cursos pueda iniciar. Este
expediente:
- En primera fase forzará la generación del documento de
autorización para la realización de cursos (PAS) en la
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 111 de 163
Autorización para la realización de cursos (PAS)
que partir de una plantilla predefinida se elaborará el
documento que incluirá las personas a formar y el resto
de datos oportunos.
- En segunda fase se remitirá al portafirmas el documento
anterior para que la persona responsable lo firme. La
aceptación o denegación de firma se gestionaría en el
propio SIGEM y sólo el personal de gestión de cursos
podría darle seguimiento y realizar las acciones
oportunas fuera de SIGEM hasta generar de nuevo el
documento y reiniciar el proceso de firma.
No obstante, dado el valor meramente interno de este
documento, podría plantearse la realización de este proceso en
el campus virtual sin firma electrónica, es decir, con
autenticación mediante usuario y contraseña y, por lo tanto,
SIGEM no intervendría. La carga del documento a firmar en el
campus virtual se plantea manual y el documento se generaría
también manualmente con el soporte de herramientas
ofimáticas. El procedimiento a seguir sería similar al ya definido
para la autorización de vacaciones.
3.2.6.3 Permisos, licencias y vacaciones
Permisos, licencias y vacaciones
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2013 y 2014
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 112 de 163
Permisos, licencias y vacaciones
Descripción del proyecto
Este proyecto consiste en ampliar el alcance de la solución
inaugurada recientemente para el PAS al PDI, pero
contemplando los procedimientos que conllevan autorización de
gastos aún por desarrollar.
Al tratarse de procedimientos internos pueden seguir tratándose
a través del campus virtual mediante usuario y contraseña tal y
como se ha hecho con la herramienta ya desarrollada para el
PAS.
3.2.6.4 Gestión de trabajos de fin de máster y grado
Gestión de trabajos de fin de máster y grado
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2013 y 2014
Descripción del proyecto
La Universidad está en fase de desarrollo de una herramienta
tecnológica que cubre la definición de proyectos elegibles, la
entrega del trabajo, su revisión, notas…. y su almacenaje. El
proyecto consiste en dar continuidad a este desarrollo y valorar
la posibilidad de requerir aspectos más relacionados con la
administración electrónica como por ejemplo la firma electrónica
de los trabajos y su sellado y resellado de tiempo.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 113 de 163
3.2.6.5 Traslados de expediente (impresión segura de programas de asignaturas)
Traslados de expediente (impresión segura de programas de asignaturas)
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2013 y 2014
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en generar documentos pdf a partir de los
programas de las asignaturas que puedan ser descargados a
través de la web de la Universidad que incluyan:
- Firma electrónica de sello de órgano de la Universidad
completada con sello de tiempo y evidencias de
validación del certificado de firma: formato PAdES XL.
- Código Seguro de Verificación que permitiría su
verificación en caso de ser impresos.
De esta manera el estudiante no estará obligado a imprimirlo
desde la web de la Universidad y acudir a Secretaría a sellarlo
sino que simplemente descargándolo de la web podría enviarlo
como válido a través de medios telemáticos o presentarlo
impreso.
Los documentos ubicados en el repositorio CSV deberán ser
resellados de tiempo cada tres años o, en su defecto, antes de
la obsolescencia tecnológica de su firma electrónica, con el
objetivo de garantizar la validez jurídica del documento.
Para la generación de estos documentos deberá analizarse la
posibilidad de generarse automáticamente una vez el profesor
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 114 de 163
Traslados de expediente (impresión segura de programas de asignaturas)
ha finalizado el proceso de publicación del programa de la
asignatura en la web de la Universidad. Para ello deberá
hacerse uso de las herramientas que provee SIGEM para la
impresión segura, firma automatizada y consulta a través de
CSV.
Con el objetivo de dotar de formalidad al proceso de publicación
se recomienda que el profesor deba introducir una coordenada
de la tarjeta de coordenadas de la que ya dispone para la firma
de las actas de notas. En este sentido, también sería
conveniente que las actuaciones realizadas con tarjeta de
coordenadas dejaran la oportuna traza en el sistema de gestión
de evidencias electrónicas.
3.2.6.6 Factura electrónica
Factura electrónica
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2013 y 2014
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en el análisis del procedimiento de
recepción de facturas contemplando la disponibilidad del nuevo
canal de recepción que constituirá la plataforma de recepción y
gestión de facturas electrónicas y su impacto reorganizativo.
En el análisis se deberán tener en cuenta aspectos como por
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 115 de 163
Factura electrónica
ejemplo ¿se creará una unidad centralizada de recepción de
facturas o descentralizada? ¿En caso de descentralizada, se
digitalizaran las que se sigan recibiendo en papel? ¿Se obligará
por normativa a los proveedores a facturar electrónicamente?
¿Se ofrecerá ventajas a los proveedores que facturen
electrónicamente como por ejemplo la reducción de los plazos
de pago? ¿Cómo hacer la gestión del cambio de los
proveedores (el ministerio publicará listado empresas que le
factura ya en electrónico y si coinciden se les podría obligar
desde UA)?
Se recomienda partir de las funcionalidades de la herramienta
de recepción y gestión de facturas electrónicas y plantear el
mejor encaje de las mismas en la organización interna de la
Universidad en cuanto a la recepción y gestión de facturas.
Ver el proyecto relacionado con la herramienta de recepción y
gestión de facturas electrónicas en el ámbito tecnológico.
3.2.6.7 Autorización de pagos
Autorización de pagos
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2013 y 2014
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en implementar la solución de firma
mediante tarjeta de coordenadas en los flujos de autorización de
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 116 de 163
Autorización de pagos
pagos de factura ya implementados sobre la herramienta de
gestión económica.
3.2.6.8 Notificación de actos administrativos
Notificación de actos administrativos
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2013 a 2015
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en, una vez implementada la herramienta
de notificación electrónica, realizar la formación y difusión
adecuada para que todo el personal de la Universidad
encargado de tramitar notificaciones en soporte papel conozca
de su existencia y su funcionamiento.
En este sentido, aunque no exista un expediente electrónico que
genere la notificación, la herramienta dispondrá de un
procedimiento manual con el que dar de alta una notificación
electrónica vinculada a un expediente papel.
Se trata pues de ofrecer la posibilidad de que el ciudadano se
pueda suscribir a la notificación electrónica para todos los
procedimientos de la Universidad y, en el caso que se trate de
un procedimiento no digitalizado, exista la posibilidad de
generarla en la herramienta de notificación electrónica mediante
la introducción manual de los datos notificación y del documento
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 117 de 163
Notificación de actos administrativos
a notificar.
Así mismo, y a nivel interno y de las empresas, puede forzarse
la notificación electrónica al disponer estos colectivos de los
medios suficientes para recibirla. Por lo tanto, se trata de
normativizar la obligación de la notificación electrónica entre
estos colectivos con el consiguiente ahorro en costes respecto a
la notificación tradicional.
3.2.6.9 Gestión de órganos colegiados
Gestión de órganos colegiados
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2013 a 2015
Descripción del proyecto
La versión 3 de SIGEM dispone de unos procedimientos de
getión de órganos colegiados definidos por defecto.
El proyecto consiste en revisar los procedimientos definidos
sobre SIGEM y adaptarlos a las necesidades concretas de la
Universidad.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 118 de 163
3.2.6.10 Procedimiento genérico de firma electrónica
Procedimiento genérico de firma electrónica
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Secretaría.
Propuesta de planificación
2013 a 2015
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en definir un procedimiento en SIGEM que
permita:
1. Cargar un documento por parte de los usuarios
autorizados. Deberá indicarse el expediente u otros
datos de referencia que permitan ubicar el documento en
el marco de la gestión administrativa de la Universidad.
2. Seleccionar el o los firmantes del documento y el orden
de firma, así como indicar el motivo de firma.
3. Integrar con el portafirmas para su firma electrónica.
4. Una vez firmado la persona que ha iniciado el
procedimiento puede recogerlo y proseguir con el
procedimiento en el que dicho documento participaba.
Para la definición de este procedimiento deberán tenerse en
cuenta las funcionalidades del portafirmas y los requerimientos
de información del mismo para ejecutar un ciclo completo de
firma. Esto es debido a que este procedimiento se plantea como
la realización de una llamada manual de un procedimiento de
firma en el portafirmas a partir de la interacción con SIGEM.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 119 de 163
3.2.6.11 Contratación electrónica
Contratación electrónica
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2014 a 2016
Descripción del proyecto
La versión 2 de SIGEM dispone del procedimiento de contratos
menores definido por defecto. No existe previsión de
disponibilidad del resto de tipos de contratos, pero es de esperar
que se desarrollen a futuro.
El proyecto consiste en empezar por la implantación de la
contratación menor que a la vez suponen el mayor número de
contratos. Para ello deberá revisarse el procedimiento definido
sobre SIGEM y adaptarlo a las necesidades concretas de la
Universidad.
Al respecto del resto de tipos de contratos se recomienda
solicitarlo a la Comunidad de SIGEM con el objetivo de que se
incluya en la hoja de ruta de evolución del programa. En función
de esta planificación y de la urgencia de la Universidad en
digitalizarlo se podría plantear un proyecto interno en que la
Universidad lo definiera sobre SIGEM y lo compartiera con la
Comunidad con el objeto de que sean mantenidos en el tiempo.
Alternativamente puede plantearse la adquisición y
configuración de una herramienta específica de contratación
electrónica que integrada con Alfresco permitiese realizar una
gestión documental única.
La opción finalmente escogida dependerá del resultado del
proyecto de implantación de una solución de contratación
electrónica dentro del ámbito tecnológico.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 120 de 163
3.2.6.12 Firma de certificados varios por parte de Secretaría General
Firma de certificados varios por parte de Secretaría General
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2013 a 2016
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en establecer en SIGEM un expediente que
sólo el personal autorizado pueda iniciar el cual:
- En primera fase forzará la incorporación del certificado.
- En segunda fase se remitirá al portafirmas el documento
anterior para que las personas responsables de
Secretaría lo validen firmen siguiendo el flujo de firma
establecido en el mismo portafirmas. La aceptación o
denegación de firma se gestionaría en el propio SIGEM y
sólo el personal del servicio al que pertenezca la solicitud
de firma del certificado podrá darle seguimiento y realizar
las acciones oportunas fuera de SIGEM hasta generar de
nuevo el documento y reiniciar el proceso de firma.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 121 de 163
3.2.6.13 Solicitud de expedición de título
Solicitud de expedición de título
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2014
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en implementar con el generador de
formularios de SIGEM un trámite que permita a través de la
Sede electrónica solicitar el título y realizar el pago de tasas a
través de la pasarela de CAM. La identificación utilizada en el
trámite será mediante certificado digital o usuario y contraseña
del campus virtual y se requiere registrar la entrada.
Una vez finalizado el trámite el solicitante obtendrá un
justificante de tramitación y el Servicio de Alumnado recibirá una
tarea para que inicie la tramitación posterior fuera de SIGEM:
comprobación de datos contra el sistema de gestión académica
y solicitud a SIGNE de la impresión del título.
En este modelo, en el que no se prevé integración con el
sistema de gestión académica, deberá preverse algún elemento
configurador que permita definir y mantener actualizados los
tipos de títulos y el precio asociado a cada uno de ellos.
En la fase de análisis preliminar de este procedimiento se ha
observado que los Centros y el servicio de Alumnado
intercambian información en papel que se extrae del sistema de
gestión académica al cual ambos tienen acceso. Al parecer se
estaría duplicando el expediente en ambos servicios y durante la
digitalización del procedimiento deberá aprovecharse para
analizarlo con mayor detalle y buscar su optimización.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 122 de 163
Solicitud de expedición de título
Por último, deberá valorarse la posibilidad de que la solicitud del
Título se pueda cursar de forma conjunta con la solicitud del
SET.
3.2.6.14 Firma de contratos de renovación/prorroga de personal
Firma de contratos de renovación/prorroga de personal
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2014
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en integrar el sistema de generación de
contratos de personal con SIGEM para que una vez finalizada la
elaboración de un contrato genere un expediente electrónico y
genere una tarea que remita al portafirmas el documento a
firmar por el vicerrector.
Existirá la posibilidad de rechazar la firma lo cual generará un
aviso en la aplicación de generación de contratos para que se
tomen las medidas correctoras oportunas. Además, ambos
sistemas mantendrán referencias cruzadas que permitirán
relacionar la información entre ellos.
La firma por parte del personal podría realizarse dejando el
contrato, una vez firmado por el vicerrector, en su carpeta
ciudadana y enviándoles una comunicación conforme deben
acceder a la misma para proceder a la firma electrónica.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 123 de 163
Firma de contratos de renovación/prorroga de personal
Este enfoque requiere dotar de certificado digital al personal que
requiera firmar la renovación o prorroga de sus contratos. En
este sentido, podría plantearse la posibilidad de que la firma de
este personal se realizara con tarjeta de coordenadas a través
de la carpeta ciudadana lo cual requerirá integrar el sistema de
tarjeta de coordenadas con la carpeta ciudadana de SIGEM a
no ser que el personal del servicio informático identifique otra
solución más óptima. Esta alternativa debería analizarse
jurídicamente y asegurarse que tiene cabida en las
disposiciones normativas de la Universidad.
Tanto si se escoge la firma por parte del personal basada en
certificado digital como basada en tarjeta de coordenadas,
deberá incluirse en el contrato un Código Seguro de Verificación
que permita su verificación en caso de impresión mediante el
acceso al documento electrónico original.
3.2.6.15 Diplomas CECLEC (cursos < 200 horas)
Diplomas CECLEC (cursos < 200 horas)
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2014
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en integrar la aplicación de generación de
diplomas para que una vez emitidos los remita a SIGEM
generando un expediente para cada diploma y generando una
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 124 de 163
Diplomas CECLEC (cursos < 200 horas)
tarea en el portafirmas para su firma por parte del secretario del
centro. Ambos sistemas mantendrán referencias cruzadas que
permitirán relacionar la información entre ellos
Una vez firmado, y para evitar el envío en soporte papel al
destinatario del diploma, podría plantearse su envío mediante un
adjunto a correo electrónico e incluso dejar una copia en la
carpeta ciudadana.
El diploma deberá incluir un Código Seguro de Verificación que
permita su verificación en caso de impresión mediante el acceso
al documento electrónico original.
Si a nivel normativo es posible respaldarlo sería conveniente
estudiar la posibilidad de que los diplomas se firmen
automatizadamente con sello de órgano de la Secretaría de
cada Centro.
Por último, deberá tenerse en cuenta que está prevista la
creación de una Escuela de Postgrado con rango de centro que
podría agrupar toda la gestión administrativa que ahora mismo
se hace de forma descentralizada y un tanto heterogénea. De
esta manera el proceso de calificaciones, certificaciones, etc.
sería similar al de los centros con estudios oficiales.
Debe considerarse que este procedimiento se encuentra en fase
de redefinición, así como sería conveniente que tuviese en
cuenta los cursos MOC.
3.2.6.16 Voto electrónico
Voto electrónico
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 125 de 163
Voto electrónico
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2014 y 2015
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en el análisis de los procedimientos de
votación en la Universidad para la integración del nuevo canal
telemático de voto que constituirá la solución de voto electrónico
en modo servicio que tiene previsto incorporar la Universidad.
En el análisis se deberán tener en cuenta aspectos como por
ejemplo la difusión de la existencia del nuevo canal, la
posibilidad de emitir más de un voto y que el último sea el válido,
la autenticación en el voto telemático (basada en certificado
digital o usuario y contraseña del campus virtual, la
normativización que requiere este nuevo canal de voto, etc.
Así mismo, deberán establecerse responsabilidades formales a
nivel funcional del mantenimiento y configuración de la
herramienta de voto electrónico, así como el establecimiento de
un procedimiento para solicitar un nuevo proceso de voto y su
correspondiente autorización.
Se recomienda partir de las posibilidades de configuración de un
proceso de voto en la herramienta de voto electrónico y plantear
el mejor encaje en la Universidad para su organización interna.
Ver el proyecto relacionado con la herramienta en el ámbito
normativo.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 126 de 163
3.2.6.17 Solicitud de expedición de suplemento europeo al título (SET)
Solicitud de expedición de suplemento europeo al título (SET)
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2015 (pendiente definición oficial del formato y contenido del suplemente europeo al título por parte del Ministerio).
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en implementar con el generador de
formularios de SIGEM un trámite que permita a través de la
Sede electrónica solicitar el suplemento europeo al título el cual
no tiene coste asociado. La identificación utilizada en el trámite
será mediante certificado digital o usuario y contraseña del
campus virtual y no se requerirá de registrar la entrada aunque
dada la configuración del sistema lo más sencillo y aconsejable
es mantener su registro.
Una vez finalizado el trámite el solicitante obtendrá un
justificante de tramitación y el Servicio de Alumnado recibirá una
tarea para que inicie la tramitación posterior fuera de SIGEM:
comprobación de datos contra el sistema de gestión académica,
elaboración del SET y solicitud a SIGNE de su impresión.
A diferencia del título, el SET lo elabora la Universidad por lo
que deberá analizarse si por la normativa de la Universidad
encajaría su emisión automatizada como en el caso del
certificado digital, es decir, SIGEM se conectaría al sistema de
gestión académica y obtendría el SET al cual añadiría un Código
Seguro de Verificación y una firma automatizada de sello de
órgano y lo entregaría al solicitante a través de su carpeta
ciudadana. Si el estudiante prefiere obtener la copia impresa
podría indicarlo en la solicitud, pero tendría un coste asociado el
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 127 de 163
Solicitud de expedición de suplemento europeo al título (SET)
cual se pagaría mediante la oportuna conexión con la pasarela
de pagos de la CAM.
En la fase de análisis preliminar de este procedimiento se ha
observado que los Centros y el servicio de Alumnado
intercambian información en papel que se extrae del sistema de
gestión académica al cual ambos tienen acceso. Al parecer se
estaría duplicando el expediente en ambos servicios y durante la
digitalización del procedimiento deberá aprovecharse para
analizarlo con mayor detalle y buscar su optimización.
Por último, deberá valorarse la posibilidad de que la solicitud del
SET se pueda cursar de forma conjunta con la solicitud del
Título.
3.2.6.18 Certificados de prácticas de tutores
Certificados de prácticas de tutores
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2015
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en integrar la aplicación de gestión de
prácticas que emite los certificados de prácticas de tutores para
que una vez emitidos los remita a SIGEM generando un
expediente para cada certificado y generando una tarea en el
portafirmas para su firma por parte del secretario del centro.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 128 de 163
Certificados de prácticas de tutores
Una vez firmado, y para evitar el envío en soporte papel al
destinatario del certificado, podría plantearse su envío mediante
un adjunto a correo electrónico e incluso dejar una copia en la
carpeta ciudadana.
Existirá la posibilidad de rechazar la firma lo cual generará un
aviso en la aplicación de gestión de prácticas para que se tomen
las medidas correctoras oportunas. Además, ambos sistemas
mantendrán referencias cruzadas que permitirán relacionar la
información entre ellos.
El certificado deberá incluir un Código Seguro de Verificación
que permita su verificación en caso de impresión mediante el
acceso al documento electrónico original.
3.2.6.19 Firma de convenios
Firma de convenios
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2015
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en utilizar la sala virtual de firma electrónica
según se ha definido en el proyecto correspondiente en el
apartado de actuaciones en el ámbito tecnológico.
Como alternativa a la sala virtual de firma puede plantearse la
firma electrónica de los convenios desde SIGEM lo cual
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 129 de 163
Firma de convenios
implicaría establecer en SIGEM un expediente que:
- En primera fase forzara a adjuntar el convenio a firmar.
- En segunda fase remita al portafirmas el documento
anterior para que la persona responsable de la
Universidad lo firme. Este documento incluiría un Código
Seguro de Verificación para poder comprobar su validez.
A partir de aquí el documento con CSV sería remitido a las
partes externas en soporte papel y lo firmarían manuscritamente
tal y como se realiza hasta ahora.
Finalmente el documento sería digitalizado de forma segura y
adjuntado al expediente de SIGEM.
Entonces el convenio estaría compuesto de dos documentos: el
firmado electrónicamente por parte de la Universidad y el
firmado manuscritamente por las partes externas.
La complejidad de este segundo modelo sólo lo aconseja como
elemento de transición hacia el aula virtual de firma electrónica.
Finalmente, mencionar que:
- Los convenios han de pasar con carácter previo a su
firma por aprobación del Consejo de Gobierno. Ello
podría parametrizarse en SIGEM como una fase
adicional, previa a los procesos de firma, y los miembros
del Consejo de Gobierno podrían tener acceso a esta
fase en modo consulta por si requiriesen consultar el
expediente. El acceso se realizaría desde el
procedimiento de gestión de órganos colegiados y podría
remitirse una comunicación de su existencia a los
miembros del Consejo mediante correo electrónico.
- Una vez firmados los convenios, Secretaría hace una
certificación de cada uno de ellos y remite a los
Vicerrectorados. Ello podría hacerse automáticamente
mediante el envío de una comunicación a los
Vicerrectorados con un enlace directo al expediente en
modo consulta.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 130 de 163
3.2.6.20 Firma de contratos de investigación
Firma de contratos de investigación
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2015
Descripción del proyecto
El proyecto se podría definir en base a lo que se decida para la
firma de convenios dado que el procedimiento es el mismo pero
con distintos intervinientes.
A tener en cuenta que Incluye contratos Conv. Públicas y Art.83
LOU: El artículo 83 de la Ley Orgánica de Universidades (LOU),
faculta a los Grupos de Investigación reconocidos por la
universidad, a los Departamentos, y a su profesorado a celebrar
contratos con personas, universidades o entidades públicas y
privadas para la realización de trabajos de carácter científico,
técnico o artístico, así como para el desarrollo de enseñanzas
de especialización o actividades específicas de formación.
Esta modalidad de colaboración Universidad-Empresa, a
petición de la empresa, permite la obtención de un resultado
novedoso basado en un trabajo de investigación por parte de un
equipo experto de la Universidad, que resuelva una demanda
tecnológica de la empresa. A través de un contrato se fijan
objetivos, plan de trabajo, plazo de entrega, condiciones
económicas y de confidencialidad y queda regulada la propiedad
y la explotación de los resultados de la investigación.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 131 de 163
3.2.6.21 Solicitud de reconocimiento de créditos
Solicitud de reconocimiento de créditos
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2015
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en implementar con el generador de
formularios de SIGEM un trámite que permita a través de la
Sede electrónica solicitar el reconocimiento de créditos y realizar
el pago de tasas a través de la pasarela de CAM. La
identificación utilizada en el trámite será mediante certificado
digital o usuario y contraseña del campus virtual y se requiere
registrar la entrada.
Una vez finalizado el trámite el solicitante obtendrá un
justificante de tramitación y el Servicio de Alumnado recibirá una
tarea para que inicie la tramitación posterior fuera de SIGEM:
comprobación de datos contra el sistema de gestión académica
y reconocimiento efectivo de créditos.
En caso de que determinar el coste asociado al reconocimiento
de crédito requiera de integración con la aplicación de gestión
académica y/o resulte de un proceso de revisión interno por
parte de la Comisión de Estudios, se recomienda que la solicitud
se realice sin coste asociado lo cual genere una petición al
Servicio de Estudiantes para que comunique al estudiante el
coste asociado el cual deberá satisfacerse mediante carta de
pago.
Alternativamente, puede definirse precios cerrados, por ejemplo
por número de créditos a reconocer y un sistema configurador
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 132 de 163
Solicitud de reconocimiento de créditos
en SIGEM que permita definir el criterio de precio para cada
nuevo cambio.
La normativa de la Universidad deberá respaldar la decisión que
finalmente se tome.
Para la comunicación con el interesado se utilizarán los trámites
oportunos de SIGEM; subsanación, comunicación, notificación,
etc.
3.2.6.22 Devolución de precios públicos
Devolución de precios públicos
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2015
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en implementar con el generador de
formularios de SIGEM un trámite que permita a través de la
Sede electrónica solicitar la devolución de precios públicos y
especificar el canal de devolución. La identificación utilizada en
el trámite será mediante certificado digital o usuario y
contraseña del campus virtual y se requiere registrar la entrada.
Una vez finalizado el trámite el solicitante obtendrá un
justificante de tramitación y el Centro en cuestión recibirá una
tarea para que inicie la tramitación posterior fuera de SIGEM:
comprobación de datos contra el sistema de gestión académica
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 133 de 163
Devolución de precios públicos
y emisión de informe favorable/desfavorable de devolución de
previos públicos. Este procedimiento es heterogéneo entre los
centros y deberá plantearse durante la digitalización del
procedimiento oportunidades de mejora.
El informe mencionado en la actualidad es remitido al servicio de
alumnado y luego a contabilidad para que efectúe la devolución.
Deberá plantearse si estas dos tareas con SIGEM pueden
paralelizarse o incluso obviar el paso por el servicio de
alumnado.
En la fase de análisis preliminar de este procedimiento se ha
observado que los Centros, el servicio de Alumnado y
Contabilidad acumulan en papel información relacionada con la
devolución existente en el sistema de información lo cual
durante la digitalización del procedimiento deberá aprovecharse
para analizarlo con mayor detalle y buscar su optimización.
3.2.6.23 Peticiones, consultas e incidencias de coordinación académica
Peticiones, consultas e incidencias de coordinación académica
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2015
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en implementar con el generador de
formularios de SIGEM un trámite que permita a través de la
Sede electrónica transmitir peticiones, consultas e incidencias
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 134 de 163
Peticiones, consultas e incidencias de coordinación académica
de coordinación académica.
La identificación utilizada en el trámite será mediante certificado
digital o usuario y contraseña del campus virtual y se requiere
registrar la entrada.
Una vez finalizado el trámite el solicitante obtendrá un
justificante de tramitación y el Centro destinatario recibirá una
tarea para que inicie la tramitación posterior dentro de SIGEM
pudiendo generar documentos de respuesta a partir de plantillas
predefinidas. Así mismo podrá solicitar la participación de
servicios de la Universidad, pero fuera de SIGEM.
Para la comunicación con el interesado se utilizarán los trámites
oportunos de SIGEM; subsanación, comunicación, notificación,
etc.
Puede tomarse como procedimiento de partida el procedimiento
de Quejas y Sugerencias implementado actualmente y
aprovechar para desarrollar la fase de atención de las peticiones
sobre una gestión basada en documentos y expedientes
electrónicos en SIGEM.
3.2.6.24 Autorización para la realización de cursos (PDI)
Autorización para la realización de cursos (PDI)
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2016
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 135 de 163
Autorización para la realización de cursos (PDI)
Descripción del proyecto
Este proyecto se podrá definir en base a la solución que se
adopte para la Autorización para la realización de cursos (PAS)
3.2.6.25 Anulación de matrícula
Anulación de matrícula
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2016
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en implementar con el generador de
formularios de SIGEM un trámite que permita a través de la
Sede electrónica solicitar la anulación de matrícula. La
identificación utilizada en el trámite será mediante certificado
digital o usuario y contraseña del campus virtual y se requiere
registrar la entrada.
Una vez finalizado el trámite el solicitante obtendrá un
justificante de tramitación y el Centro en cuestión recibirá una
tarea para que inicie la tramitación posterior fuera de SIGEM:
comprobación de datos contra el sistema de gestión académica
y anulación efectiva de la matrícula.
Para la comunicación con el interesado se utilizarán los trámites
oportunos de SIGEM; subsanación, comunicación, notificación,
etc.
En el análisis y reingeniería de este trámite deberá plantearse la
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 136 de 163
Anulación de matrícula
posibilidad de facilitar a través del mismo trámite la solicitud de
la devolución de precios públicos vinculados con la matrícula.
Finalmente, mencionar que, por las implicaciones asociadas a
este trámite, se requerirá un profundo análisis antes de decidir si
ofrecerlo a través de vías telemáticas.
3.2.6.26 Modificación de matrícula
Modificación de matrícula
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2016
Descripción del proyecto
El proyecto consiste en implementar con el generador de
formularios de SIGEM un trámite que permita a través de la
Sede electrónica solicitar la modificación de matrícula. La
identificación utilizada en el trámite será mediante certificado
digital o usuario y contraseña del campus virtual y se requiere
registrar la entrada.
Una vez finalizado el trámite el solicitante obtendrá un
justificante de tramitación y el Centro en cuestión recibirá una
tarea para que inicie la tramitación posterior fuera de SIGEM:
comprobación de datos contra el sistema de gestión académica
y modificación efectiva de la matrícula.
Para la comunicación con el interesado se utilizarán los trámites
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 137 de 163
Modificación de matrícula
oportunos de SIGEM; subsanación, comunicación, notificación,
etc.
En el análisis y reingeniería de este trámite deberá plantearse la
posibilidad de facilitar a través del mismo trámite la solicitud de
la devolución de precios públicos vinculados con las
modificaciones de matrícula.
Finalmente, mencionar que, por las implicaciones asociadas a
este trámite, se requerirá un profundo análisis antes de decidir si
ofrecerlo a través de vías telemáticas.
3.2.6.27 Procedimientos de selección de personal
Procedimientos de selección de personal
Ámbito Servicios al ciudadano
Servicio/s Afectado/s
- Servicios que participan en el procedimiento
- Organizativo
- Gestión documental
- Informático
- Jurídico
Servicio/s Responsable/s
Servicio responsable del procedimiento.
Propuesta de planificación
2016
Descripción del proyecto
La versión 2 SIGEM dispone de unos procedimientos de
selección de personal definidos por defecto.
El proyecto consiste en revisar los procedimientos definidos
sobre SIGEM y adaptarlos a las necesidades concretas de la
Universidad.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 138 de 163
4. Proyección del grado de adaptación a la e-
Administración
Partiendo de la base de los indicadores utilizados en la Fase 1 del proceso de adopción
de la e-Administración, y teniendo en cuenta que los objetivos de estos era conocer el
grado cumplimiento de la ley 11/2007 y saber el porcentaje de herramientas necesarias
ya implementadas, se ha procedido a su adaptación a la nueva situación de la
Universidad en relación a este proceso en el cual ya no prima el constituir las
herramientas básicas, organizativas, tecnológicas, de gestión documental y jurídicas, que
permitan dar comienzo a la Administración electrónica de procedimientos, sino la
implementación de procedimientos sobre este nuevo modelo y la administración sin
papeles.
Además, tras la primera Fase de implantación de la administración electrónica se han
identificado un número de mayor de procedimientos a ser implementados sobre el
modelo de e-Administración razón por la cual los indicadores no se evalúan sobre los
procedimientos implementados durante esta fase sino sobre el total de procedimientos.
En este sentido, se han realizado las siguientes modificaciones respecto a lo indicado en
el apartado 2 de este documento y se ha procedido a reevaluar la situación de la
Universidad al respecto de las modificaciones realizadas con el objetivo de obtener la
situación de partida de la Fase 2 (2013-2016) del proceso de adopción de la e-
Administración. Las modificaciones realizadas son:
En el ámbito organizativo-procedimental
- Se ha incrementado la importancia de los siguientes indicadores hasta un valor de
100 y se ha reducido el porcentaje de cumplimiento puesto que, a raíz del trabajo
realizado durante el periodo 2010-2012, se han identificado un número mayor de
procedimientos susceptibles de ser implementados sobre un modelo de
Administración electrónica de los que se contemplaron inicialmente en 2010.
Adicionalmente, se ha incrementado su importancia, puesto que la implantación
de procedimientos sin papel debe constituir el principal objetivo de la Fase 2 de
adaptación a la e-Administración:
o 6. Nivel de revisión de los servicios, trámites y procedimientos.
(importancia anterior 40)
o 7. Nivel de digitalización de los servicios, trámites y procedimientos.
(importancia anterior 50)
- Se ha reiniciado a 0% el porcentaje de cumplimiento de los aspectos relacionados
con la comunicación y formación debido a que esta nueva Fase requerirá de
nuevas estrategias de formación y acciones de formación e información.
Concretamente afecta a los siguientes indicadores:
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 139 de 163
o 8. Elaboración del plan de comunicación y formación. (porcentaje anterior
100%)
o 9. Ejecución del plan de comunicación y formación. (porcentaje anterior
90%)
En el ámbito de gestión documental
- Se ha reducido el porcentaje de cumplimiento de los aspectos que afectan a
procedimientos pasándose de considerar los procedimientos implementados
sobre el nuevo modelo de Administración electrónica al total de procedimientos de
la Universidad susceptibles de serlo. Adicionalmente se ha incrementado hasta 50
puntos su importancia habida cuenta que el objetivo principal de la Fase 2 es la
implementación de procedimientos sobre el nuevo modelo de gestión de
Administración electrónica. Concretamente afecta a los siguientes indicadores:
o 11. Implementar el Cuadro de Clasificación en los procedimientos.
(importancia anterior 10)
o 14. Implementar el vocabulario de metadatos en los documentos y
expedientes electrónicos. (importancia anterior 20)
- Se ha añadido, con una importancia de 20 puntos, el siguiente indicador surgido
del Esquema Nacional de Interoperabilidad a posteriori de la ley 11/2007 por el
cual resulta imprescindible contar con una adecuada política de firma electrónica:
o Disponer de política de firma electrónica.
En el ámbito tecnológico
- Se ha incrementado la importancia de los siguientes indicadores debido a que
ahora no se tiene en cuenta las necesidades a corto plazo sino las necesidades
una vez finalizado el proceso de adopción de la e-Administración:
o 17. Disponer de Identidad Digital del trabajador público. (importancia pasa
de 10 a 30)
o 19. Implantación de la Firma Electrónica. (importancia pasa de 20 a 50)
- Se ha incrementado la importancia de 30 a 50 del siguiente indicador debido al
papel principal que supone en el proceso de adopción de la e-Administración la
disponibilidad y uso eficiente de las herramientas de gestión de documentos y
expedientes electrónicos:
o 21. Disponer de herramientas de gestión del documento electrónico: gestor
documental, gestor de expedientes.
- Se ha incrementado la importancia de 10 a 50 y bajado el porcentaje de
cumplimiento del 75% al 50% del siguiente indicador debido a que la impresión y
digitalización segura suponen un elemento básico en la relación con la ciudadanía
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 140 de 163
y se espera que sea necesario ampliar sus funcionalidades respecto a las
actuales:
o 23. Disponer de herramientas de e-Digitalización y e-Impresión.
- Se ha cambiado de criterio en el siguiente indicador pasándose del 100% al 0%
de cumplimiento ya que en los procedimientos implementados hasta la fecha la
comunicación sin acuse de recibo ha resultado suficiente para los procesos de
notificación, pero se prevé que en los procedimientos a implementar a futuro se
requiera de herramientas de notificación fehaciente:
o 24. Disponer de herramientas de notificación electrónica.
- Se ha añadido, con una importancia de 50 puntos, el siguiente indicador surgido
del Esquema Nacional de Seguridad aparecido a posteriori de la ley 11/2007 por
el que se requiere implementar una adecuada seguridad de la información en los
procesos de relación telemática con la ciudadanía con el objetivo de garantizar la
integridad, confidencialidad, disponibilidad, autenticidad y trazabilidad de la
información:
o Dar cumplimiento a las medidas de seguridad exigidas por el Esquema
Nacional de Seguridad
En el ámbito de Servicios al Ciudadano
- Se ha cambiado el criterio considerándose el total de procedimientos de la
Universidad a implementar sobre el modelo de e-Administración y no sólo los
implementados. En este caso se ha reducido el porcentaje de cumplimiento, pero
no se ha modificado su importancia.
o 27. A relacionarse con las administraciones públicas utilizando medios
electrónicos. (porcentaje pasa de 100% al 40%)
o 28. A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las
administraciones públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para
recabar dicha información. (porcentaje pasa de 25% a 10%)
o 29. A conocer por medios electrónico el estado de tramitación de los
procedimientos en los que sean interesados, salvo en los supuestos en
que la normativa de aplicación establezca restricciones al acceso a la
información sobre aquéllos. (porcentaje pasa de 50% a 25%)
o 30. A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que
formen parte de procedimientos en los que tengan la condición de
interesado. (porcentaje pasa de 50% a 10%)
- Se han eliminado aquellos indicadores que han dejado de tener sentido en esta
nueva situación. Concretamente se han eliminado los siguientes:
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 141 de 163
o 31. A la conservación en formato electrónico por las Administraciones
Públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un
expediente.
o 32. A obtener los medios de identificación electrónica necesarios,
pudiendo las personas físicas utilizar en todo caso los sistemas de firma
electrónica del Documento Nacional de Identidad para cualquier trámite
electrónico con cualquier Administración Pública.
o 34. A la calidad de los servicios públicos prestados por medios
electrónicos
o 35. A elegir las aplicaciones o sistemas para relacionarse con las
Administraciones Públicas siempre y cuando utilicen estándares abiertos
o, en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los
ciudadanos.
A partir de estas modificaciones se ha podido establecer un nuevo conjunto de
indicadores y criterios para su valoración los cuales han sido utilizados para evaluar el
grado de adaptación de partida para la Fase 2 de adopción de la e-Administración, así
como para realizar la proyección de los mismos al final de los años 2013, 2014, 2015 y
2016 si se cumple con el calendario de actuaciones propuestas en el apartado anterior.
El detalle de los nuevos indicadores y de su valoración actual y proyección en el periodo
2013-2016 puede consultarse en los siguientes subapartados. Antes de ello, a
continuación se incluye, en forma de tabla y de gráfica, un resumen de la evolución de los
indicadores agregada por ámbitos para la Universidad de Alicante en el periodo 2013-
2016:
OBLIGACIONES
Grado de
adaptación
dentro del
ámbito
Grado de
adaptación
total
Grado de
adaptación
dentro del
ámbito
Grado de
adaptación
total
Grado de
adaptación
dentro del
ámbito
Grado de
adaptación
total
Grado de
adaptación
dentro del
ámbito
Grado de
adaptación
total
Grado de
adaptación
dentro del
ámbito
Grado de
adaptación
total
Total ámbito normativo 80% 0% 95% 1% 100% 1% 100% 1% 100% 1%
Total ámbito organizativo-procedimental 51% 17% 55% 19% 58% 20% 62% 21% 67% 23%
Total ámbito de gestión documental 39% 7% 43% 8% 48% 9% 52% 10% 56% 11%
Total ámbito tecnológico 47% 16% 51% 17% 65% 22% 77% 26% 85% 28%
Total ámbito de servicios al ciudadano 37% 5% 39% 5% 46% 6% 52% 7% 60% 8%
TOTAL 46% 49% 57% 64% 70%
Evolución incremental 4% 8% 7% 6%
TABLA RESUMEN 2013-2016
2013 - Situación Inicial 2013 2014 20162015
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 142 de 163
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 143 de 163
4.1 Grado de adaptación actual de la Universidad: 2013
OBLIGACIONES Importancia% de
cumplimiento
Grado de
adaptación
dentro del
ámbito
Grado de
adaptación
total
Ámbito normativo1. Disponer de un reglamento de administración electrónica 5 80% 80% 0%
Total ámbito normativo 5 80% 0%
Ámbito organizativo-procedimental2. Creación de una Comisión de e-Administración. 10 100% 3% 1%
3. Disponer del catálogo de servicios, trámites y procesos. 40 100% 13% 4%
4. Disponer de un procedimiento para gestionar la redefinición de procesos. 10 100% 3% 1%
5. Priorización de los servicios, trámites y procedimientos a digitalizar. 30 85% 8% 3%
6. Nivel de revisión de los servicios, trámites y procedimientos. 100 40% 13% 4%
7. Nivel de digitalización de los servicios, trámites y procedimientos. 100 30% 10% 3%
8. Elaboración del plan de comunicación y formación. 5 0% 0% 0%
9. Ejecución del plan de comunicación y formación. 10 0% 0% 0%
Total ámbito organizativo-procedimental 305 51% 17%
Ámbito de gestión documental10. Disponer del Cuadro de Clasificación. 10 90% 5% 1%
11. Implementar el Cuadro de Clasificación en los procedimientos. 50 30% 9% 2%
12. Disponer del calendario de preservación. 10 30% 2% 0%
13. Disponer del vocabulario de metadatos. 20 100% 12% 2%
14. Implementar el vocabulario de metadatos en los documentos y
expedientes electrónicos. 50 30% 9% 2%
15. Disponer de política de acceso. 10 30% 2% 0%
16. Disponer de política de firma electrónica. 20 10% 1% 0%
Total ámbito de gestión documental 170 39% 7%
Ámbito tecnológico17. Disponer de sede electrónica. 10 100% 3% 1%
18. Disponer de Identidad Digital del trabajador público. 30 40% 4% 1%
19. Ser Entidad de Registro de la Identidad Digital del ciudadano. 10 100% 3% 1%
20. Implantación de la Firma Electrónica. 50 40% 7% 2%
21. Disponer de Registro Electrónico. 10 100% 3% 1%
22. Disponer de herramientas de gestión del documento electrónico: gestor
documental, gestor de expedientes. 50 90% 15% 5%
23. Disponer de herramientas de archivo digital. 10 15% 1% 0%
24. Disponer de herramientas de e-Digitalización y e-Impresión. 50 50% 8% 3%
25. Disponer de herramientas de notificación electrónica. 20 0% 0% 0%
26. Disponer de herramientas, plataformas o servicios de Interoperabilidad. 10 25% 1% 0%
27. Dar cumplimiento a las medidas de seguridad exigidas por el Esquema
Nacional de Seguridad 50 10% 2% 1%
Total ámbito tecnológico 300 47% 16%
Ámbito de Servicios al Ciudadano28. A obtener información por medios telemáticos de los procedimientos y
trámites, así como datos de las autoridades competentes. 10 100% 9% 1%
29. A relacionarse con las administraciones públicas utilizando medios
electrónicos. 50 40% 17% 2%
30. A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las
administraciones públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para
recabar dicha información. 10 10% 1% 0%
31. A conocer por medios electrónico el estado de tramitación de los
procedimientos en los que sean interesados, salvo en los supuestos en que la
normativa de aplicación establezca restricciones al acceso a la información
sobre aquéllos. 30 25% 7% 1%
32. A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen
parte de procedimientos en los que tengan la condición de interesado. 5 10% 0% 0%
33. A la utilización de otros sistemas de firma electrónica admitidos en el
ámbito de las Administraciones Públicas 10 40% 3% 0%
Total ámbito de servicios al ciudadano 115 37% 5%
TOTAL 895,00 46%
2013 - Situación Inicial Fase 2 e-Administración (2013-2016)
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 144 de 163
4.2 Proyección del grado de adaptación Universidad: 2013
OBLIGACIONES Importancia% de
cumplimiento
Grado de
adaptación
dentro del
ámbito
Grado de
adaptación
total
Ámbito normativo1. Disponer de un reglamento de administración electrónica 5 95% 95% 1%
Total ámbito normativo 5 95% 1%
Ámbito organizativo-procedimental2. Creación de una Comisión de e-Administración. 10 100% 3% 1%
3. Disponer del catálogo de servicios, trámites y procesos. 40 100% 13% 4%
4. Disponer de un procedimiento para gestionar la redefinición de procesos. 10 100% 3% 1%
5. Priorización de los servicios, trámites y procedimientos a digitalizar. 30 90% 9% 3%
6. Nivel de revisión de los servicios, trámites y procedimientos. 100 45% 15% 5%
7. Nivel de digitalización de los servicios, trámites y procedimientos. 100 35% 11% 4%
8. Elaboración del plan de comunicación y formación. 5 0% 0% 0%
9. Ejecución del plan de comunicación y formación. 10 0% 0% 0%
Total ámbito organizativo-procedimental 305 55% 19%
Ámbito de gestión documental10. Disponer del Cuadro de Clasificación. 10 95% 6% 1%
11. Implementar el Cuadro de Clasificación en los procedimientos. 50 35% 10% 2%
12. Disponer del calendario de preservación. 10 30% 2% 0%
13. Disponer del vocabulario de metadatos. 20 100% 12% 2%
14. Implementar el vocabulario de metadatos en los documentos y
expedientes electrónicos. 50 35% 10% 2%
15. Disponer de política de acceso. 10 30% 2% 0%
16. Disponer de política de firma electrónica. 20 15% 2% 0%
Total ámbito de gestión documental 170 43% 8%
Ámbito tecnológico17. Disponer de sede electrónica. 10 100% 3% 1%
18. Disponer de Identidad Digital del trabajador público. 30 45% 5% 2%
19. Ser Entidad de Registro de la Identidad Digital del ciudadano. 10 100% 3% 1%
20. Implantación de la Firma Electrónica. 50 45% 8% 3%
21. Disponer de Registro Electrónico. 10 100% 3% 1%
22. Disponer de herramientas de gestión del documento electrónico: gestor
documental, gestor de expedientes. 50 90% 15% 5%
23. Disponer de herramientas de archivo digital. 10 15% 1% 0%
24. Disponer de herramientas de e-Digitalización y e-Impresión. 50 50% 8% 3%
25. Disponer de herramientas de notificación electrónica. 20 15% 1% 0%
26. Disponer de herramientas, plataformas o servicios de Interoperabilidad. 10 25% 1% 0%
27. Dar cumplimiento a las medidas de seguridad exigidas por el Esquema
Nacional de Seguridad 50 20% 3% 1%
Total ámbito tecnológico 300 51% 17%
Ámbito de Servicios al Ciudadano28. A obtener información por medios telemáticos de los procedimientos y
trámites, así como datos de las autoridades competentes. 10 100% 9% 1%
29. A relacionarse con las administraciones públicas utilizando medios
electrónicos. 50 40% 17% 2%
30. A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las
administraciones públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para
recabar dicha información. 10 10% 1% 0%
31. A conocer por medios electrónico el estado de tramitación de los
procedimientos en los que sean interesados, salvo en los supuestos en que la
normativa de aplicación establezca restricciones al acceso a la información
sobre aquéllos. 30 25% 7% 1%
32. A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen
parte de procedimientos en los que tengan la condición de interesado. 5 20% 1% 0%
33. A la utilización de otros sistemas de firma electrónica admitidos en el
ámbito de las Administraciones Públicas 10 50% 4% 1%
Total ámbito de servicios al ciudadano 115 39% 5%
TOTAL 895,00 49%
2013 - Situación Prevista según Fase 2 e-Administración (2013-2016)
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 145 de 163
4.3 Proyección del grado de adaptación Universidad: 2014
OBLIGACIONES Importancia% de
cumplimiento
Grado de
adaptación
dentro del
ámbito
Grado de
adaptación
total
Ámbito normativo1. Disponer de un reglamento de administración electrónica 5 100% 100% 1%
Total ámbito normativo 5 100% 1%
Ámbito organizativo-procedimental2. Creación de una Comisión de e-Administración. 10 100% 3% 1%
3. Disponer del catálogo de servicios, trámites y procesos. 40 100% 13% 4%
4. Disponer de un procedimiento para gestionar la redefinición de procesos. 10 100% 3% 1%
5. Priorización de los servicios, trámites y procedimientos a digitalizar. 30 90% 9% 3%
6. Nivel de revisión de los servicios, trámites y procedimientos. 100 50% 16% 6%
7. Nivel de digitalización de los servicios, trámites y procedimientos. 100 35% 11% 4%
8. Elaboración del plan de comunicación y formación. 5 25% 0% 0%
9. Ejecución del plan de comunicación y formación. 10 25% 1% 0%
Total ámbito organizativo-procedimental 305 58% 20%
Ámbito de gestión documental10. Disponer del Cuadro de Clasificación. 10 100% 6% 1%
11. Implementar el Cuadro de Clasificación en los procedimientos. 50 40% 12% 2%
12. Disponer del calendario de preservación. 10 35% 2% 0%
13. Disponer del vocabulario de metadatos. 20 100% 12% 2%
14. Implementar el vocabulario de metadatos en los documentos y
expedientes electrónicos. 50 40% 12% 2%
15. Disponer de política de acceso. 10 35% 2% 0%
16. Disponer de política de firma electrónica. 20 20% 2% 0%
Total ámbito de gestión documental 170 48% 9%
Ámbito tecnológico17. Disponer de sede electrónica. 10 100% 3% 1%
18. Disponer de Identidad Digital del trabajador público. 30 60% 6% 2%
19. Ser Entidad de Registro de la Identidad Digital del ciudadano. 10 100% 3% 1%
20. Implantación de la Firma Electrónica. 50 50% 8% 3%
21. Disponer de Registro Electrónico. 10 100% 3% 1%
22. Disponer de herramientas de gestión del documento electrónico: gestor
documental, gestor de expedientes. 50 95% 16% 5%
23. Disponer de herramientas de archivo digital. 10 25% 1% 0%
24. Disponer de herramientas de e-Digitalización y e-Impresión. 50 85% 14% 5%
25. Disponer de herramientas de notificación electrónica. 20 50% 3% 1%
26. Disponer de herramientas, plataformas o servicios de Interoperabilidad. 10 30% 1% 0%
27. Dar cumplimiento a las medidas de seguridad exigidas por el Esquema
Nacional de Seguridad 50 35% 6% 2%
Total ámbito tecnológico 300 65% 22%
Ámbito de Servicios al Ciudadano28. A obtener información por medios telemáticos de los procedimientos y
trámites, así como datos de las autoridades competentes. 10 100% 9% 1%
29. A relacionarse con las administraciones públicas utilizando medios
electrónicos. 50 45% 20% 3%
30. A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las
administraciones públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para
recabar dicha información. 10 20% 2% 0%
31. A conocer por medios electrónico el estado de tramitación de los
procedimientos en los que sean interesados, salvo en los supuestos en que la
normativa de aplicación establezca restricciones al acceso a la información
sobre aquéllos. 30 35% 9% 1%
32. A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen
parte de procedimientos en los que tengan la condición de interesado. 5 30% 1% 0%
33. A la utilización de otros sistemas de firma electrónica admitidos en el
ámbito de las Administraciones Públicas 10 60% 5% 1%
Total ámbito de servicios al ciudadano 115 46% 6%
TOTAL 895,00 57%
2014 - Situación Prevista según Fase 2 e-Administración (2013-2016)
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 146 de 163
4.4 Proyección del grado de adaptación Universidad: 2015
OBLIGACIONES Importancia% de
cumplimiento
Grado de
adaptación
dentro del
ámbito
Grado de
adaptación
total
Ámbito normativo1. Disponer de un reglamento de administración electrónica 5 100% 100% 1%
Total ámbito normativo 5 100% 1%
Ámbito organizativo-procedimental2. Creación de una Comisión de e-Administración. 10 100% 3% 1%
3. Disponer del catálogo de servicios, trámites y procesos. 40 100% 13% 4%
4. Disponer de un procedimiento para gestionar la redefinición de procesos. 10 100% 3% 1%
5. Priorización de los servicios, trámites y procedimientos a digitalizar. 30 90% 9% 3%
6. Nivel de revisión de los servicios, trámites y procedimientos. 100 55% 18% 6%
7. Nivel de digitalización de los servicios, trámites y procedimientos. 100 40% 13% 4%
8. Elaboración del plan de comunicación y formación. 5 50% 1% 0%
9. Ejecución del plan de comunicación y formación. 10 50% 2% 1%
Total ámbito organizativo-procedimental 305 62% 21%
Ámbito de gestión documental10. Disponer del Cuadro de Clasificación. 10 100% 6% 1%
11. Implementar el Cuadro de Clasificación en los procedimientos. 50 45% 13% 3%
12. Disponer del calendario de preservación. 10 40% 2% 0%
13. Disponer del vocabulario de metadatos. 20 100% 12% 2%
14. Implementar el vocabulario de metadatos en los documentos y
expedientes electrónicos. 50 45% 13% 3%
15. Disponer de política de acceso. 10 40% 2% 0%
16. Disponer de política de firma electrónica. 20 25% 3% 1%
Total ámbito de gestión documental 170 52% 10%
Ámbito tecnológico17. Disponer de sede electrónica. 10 100% 3% 1%
18. Disponer de Identidad Digital del trabajador público. 30 70% 7% 2%
19. Ser Entidad de Registro de la Identidad Digital del ciudadano. 10 100% 3% 1%
20. Implantación de la Firma Electrónica. 50 60% 10% 3%
21. Disponer de Registro Electrónico. 10 100% 3% 1%
22. Disponer de herramientas de gestión del documento electrónico: gestor
documental, gestor de expedientes. 50 100% 17% 6%
23. Disponer de herramientas de archivo digital. 10 35% 1% 0%
24. Disponer de herramientas de e-Digitalización y e-Impresión. 50 100% 17% 6%
25. Disponer de herramientas de notificación electrónica. 20 85% 6% 2%
26. Disponer de herramientas, plataformas o servicios de Interoperabilidad. 10 35% 1% 0%
27. Dar cumplimiento a las medidas de seguridad exigidas por el Esquema
Nacional de Seguridad 50 50% 8% 3%
Total ámbito tecnológico 300 77% 26%
Ámbito de Servicios al Ciudadano28. A obtener información por medios telemáticos de los procedimientos y
trámites, así como datos de las autoridades competentes. 10 100% 9% 1%
29. A relacionarse con las administraciones públicas utilizando medios
electrónicos. 50 50% 22% 3%
30. A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las
administraciones públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para
recabar dicha información. 10 25% 2% 0%
31. A conocer por medios electrónico el estado de tramitación de los
procedimientos en los que sean interesados, salvo en los supuestos en que la
normativa de aplicación establezca restricciones al acceso a la información
sobre aquéllos. 30 45% 12% 2%
32. A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen
parte de procedimientos en los que tengan la condición de interesado. 5 40% 2% 0%
33. A la utilización de otros sistemas de firma electrónica admitidos en el
ámbito de las Administraciones Públicas 10 70% 6% 1%
Total ámbito de servicios al ciudadano 115 52% 7%
TOTAL 895,00 64%
2015 - Situación Prevista según Fase 2 e-Administración (2013-2016)
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 147 de 163
4.5 Proyección del grado de adaptación Universidad: 2016
OBLIGACIONES Importancia% de
cumplimiento
Grado de
adaptación
dentro del
ámbito
Grado de
adaptación
total
Ámbito normativo1. Disponer de un reglamento de administración electrónica 5 100% 100% 1%
Total ámbito normativo 5 100% 1%
Ámbito organizativo-procedimental2. Creación de una Comisión de e-Administración. 10 100% 3% 1%
3. Disponer del catálogo de servicios, trámites y procesos. 40 100% 13% 4%
4. Disponer de un procedimiento para gestionar la redefinición de procesos. 10 100% 3% 1%
5. Priorización de los servicios, trámites y procedimientos a digitalizar. 30 95% 9% 3%
6. Nivel de revisión de los servicios, trámites y procedimientos. 100 60% 20% 7%
7. Nivel de digitalización de los servicios, trámites y procedimientos. 100 45% 15% 5%
8. Elaboración del plan de comunicación y formación. 5 75% 1% 0%
9. Ejecución del plan de comunicación y formación. 10 75% 2% 1%
Total ámbito organizativo-procedimental 305 67% 23%
Ámbito de gestión documental10. Disponer del Cuadro de Clasificación. 10 100% 6% 1%
11. Implementar el Cuadro de Clasificación en los procedimientos. 50 50% 15% 3%
12. Disponer del calendario de preservación. 10 45% 3% 1%
13. Disponer del vocabulario de metadatos. 20 100% 12% 2%
14. Implementar el vocabulario de metadatos en los documentos y
expedientes electrónicos. 50 50% 15% 3%
15. Disponer de política de acceso. 10 45% 3% 1%
16. Disponer de política de firma electrónica. 20 30% 4% 1%
Total ámbito de gestión documental 170 56% 11%
Ámbito tecnológico17. Disponer de sede electrónica. 10 100% 3% 1%
18. Disponer de Identidad Digital del trabajador público. 30 75% 8% 3%
19. Ser Entidad de Registro de la Identidad Digital del ciudadano. 10 100% 3% 1%
20. Implantación de la Firma Electrónica. 50 70% 12% 4%
21. Disponer de Registro Electrónico. 10 100% 3% 1%
22. Disponer de herramientas de gestión del documento electrónico: gestor
documental, gestor de expedientes. 50 100% 17% 6%
23. Disponer de herramientas de archivo digital. 10 50% 2% 1%
24. Disponer de herramientas de e-Digitalización y e-Impresión. 50 100% 17% 6%
25. Disponer de herramientas de notificación electrónica. 20 100% 7% 2%
26. Disponer de herramientas, plataformas o servicios de Interoperabilidad. 10 40% 1% 0%
27. Dar cumplimiento a las medidas de seguridad exigidas por el Esquema
Nacional de Seguridad 50 75% 13% 4%
Total ámbito tecnológico 300 85% 28%
Ámbito de Servicios al Ciudadano28. A obtener información por medios telemáticos de los procedimientos y
trámites, así como datos de las autoridades competentes. 10 100% 9% 1%
29. A relacionarse con las administraciones públicas utilizando medios
electrónicos. 50 60% 26% 3%
30. A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las
administraciones públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para
recabar dicha información. 10 30% 3% 0%
31. A conocer por medios electrónico el estado de tramitación de los
procedimientos en los que sean interesados, salvo en los supuestos en que la
normativa de aplicación establezca restricciones al acceso a la información
sobre aquéllos. 30 50% 13% 2%
32. A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen
parte de procedimientos en los que tengan la condición de interesado. 5 50% 2% 0%
33. A la utilización de otros sistemas de firma electrónica admitidos en el
ámbito de las Administraciones Públicas 10 80% 7% 1%
Total ámbito de servicios al ciudadano 115 60% 8%
TOTAL 895,00 70%
2016 - Situación Prevista según Fase 2 e-Administración (2013-2016)
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 148 de 163
4.6 Proyección del grado de adaptación Universidad: 2013-2016
OBLIGACIONES2013
Situación Inicial2013 2014 2015 2016
Ámbito normativo1. Disponer de un reglamento de administración electrónica 0% 1% 1% 1% 1%
Total ámbito normativo 0% 1% 1% 1% 1%
Ámbito organizativo-procedimental2. Creación de una Comisión de e-Administración. 1% 1% 1% 1% 1%
3. Disponer del catálogo de servicios, trámites y procesos. 4% 4% 4% 4% 4%
4. Disponer de un procedimiento para gestionar la redefinición de procesos. 1% 1% 1% 1% 1%
5. Priorización de los servicios, trámites y procedimientos a digitalizar. 3% 3% 3% 3% 3%
6. Nivel de revisión de los servicios, trámites y procedimientos. 4% 5% 6% 6% 7%
7. Nivel de digitalización de los servicios, trámites y procedimientos. 3% 4% 4% 4% 5%
8. Elaboración del plan de comunicación y formación. 0% 0% 0% 0% 0%
9. Ejecución del plan de comunicación y formación. 0% 0% 0% 1% 1%
Total ámbito organizativo-procedimental 17% 19% 20% 21% 23%
Ámbito de gestión documental10. Disponer del Cuadro de Clasificación. 1% 1% 1% 1% 1%
11. Implementar el Cuadro de Clasificación en los procedimientos. 2% 2% 2% 3% 3%
12. Disponer del calendario de preservación. 0% 0% 0% 0% 1%
13. Disponer del vocabulario de metadatos. 2% 2% 2% 2% 2%
14. Implementar el vocabulario de metadatos en los documentos y
expedientes electrónicos. 2% 2% 2% 3% 3%
15. Disponer de política de acceso. 0% 0% 0% 0% 1%
16. Disponer de política de firma electrónica. 0% 0% 0% 1% 1%
Total ámbito de gestión documental 7% 8% 9% 10% 11%
Ámbito tecnológico17. Disponer de sede electrónica. 1% 1% 1% 1% 1%
18. Disponer de Identidad Digital del trabajador público. 1% 2% 2% 2% 3%
19. Ser Entidad de Registro de la Identidad Digital del ciudadano. 1% 1% 1% 1% 1%
20. Implantación de la Firma Electrónica. 2% 3% 3% 3% 4%
21. Disponer de Registro Electrónico. 1% 1% 1% 1% 1%
22. Disponer de herramientas de gestión del documento electrónico: gestor
documental, gestor de expedientes. 5% 5% 5% 6% 6%
23. Disponer de herramientas de archivo digital. 0% 0% 0% 0% 1%
24. Disponer de herramientas de e-Digitalización y e-Impresión. 3% 3% 5% 6% 6%
25. Disponer de herramientas de notificación electrónica. 0% 0% 1% 2% 2%
26. Disponer de herramientas, plataformas o servicios de Interoperabilidad. 0% 0% 0% 0% 0%
27. Dar cumplimiento a las medidas de seguridad exigidas por el Esquema
Nacional de Seguridad 1% 1% 2% 3% 4%
Total ámbito tecnológico 16% 17% 22% 26% 28%
Ámbito de Servicios al Ciudadano28. A obtener información por medios telemáticos de los procedimientos y
trámites, así como datos de las autoridades competentes. 1% 1% 1% 1% 1%
29. A relacionarse con las administraciones públicas utilizando medios
electrónicos. 2% 2% 3% 3% 3%
30. A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las
administraciones públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para
recabar dicha información. 0% 0% 0% 0% 0%
31. A conocer por medios electrónico el estado de tramitación de los
procedimientos en los que sean interesados, salvo en los supuestos en que la
normativa de aplicación establezca restricciones al acceso a la información
sobre aquéllos. 1% 1% 1% 2% 2%
32. A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen
parte de procedimientos en los que tengan la condición de interesado. 0% 0% 0% 0% 0%
33. A la utilización de otros sistemas de firma electrónica admitidos en el
ámbito de las Administraciones Públicas 0% 1% 1% 1% 1%
Total ámbito de servicios al ciudadano 5% 5% 6% 7% 8%
TOTAL 45,9% 49,5% 57,0% 64,0% 70,1%
Evolución incremental 3,6% 7,5% 7,0% 6,1%
PROYECCIÓN DETALLADA DEL GRADO DE ADAPTACIÓN A LA E-ADMINISTRACIÓN
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 149 de 163
Anexo I. Resumen del Plan Director
UA_Resumen Plan
Director eAdministración 2013-2016_vfinal.xlsx
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 150 de 163
Anexo II. Herramienta de priorización de
procedimientos
UA_Priorización
digitalización procedimientos + herramientas eAdmin_2013-2016_vfinal.xlsx
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 151 de 163
Anexo III. Cuestionarios para el análisis de
procedimientos
Cuestionario para el análisis del flujo
Información requerida del procedimiento Comentarios
Diagrama de Flujo del procedimiento Si existe
Descripción del flujo (p.ej. en normativa interna) Alternativamente
Descripción del flujo a partir de entrevistas Alternativamente
Análisis Información - preguntas a responder Comentarios
¿Cuáles son los agentes que actúan en el procedimiento? Confirmar que se consideran todos (mediante entrevistas)
¿Cuáles son las dependencias con agentes externos? Otras instituciones, normativas o convenios
¿Qué validaciones o denegaciones afectan al flujo del procedimiento? ¿Y quién tiene la potestad para realizarlo?
Ampliado en la sección de análisis de roles
¿Existe alguna política/normativa (interna) que afecte al procedimiento?
Define algún paso o todo el procedimiento
¿Cuáles son los plazos establecidos? Temporalizar el procedimiento
¿Cuáles son las tareas a realizar durante el procedimiento? Lista de tareas
¿Qué dependencias existen entre las tareas?
¿Existen tareas superfluas? ¿Y paralelizables? Optimizar procedimiento
¿Existen tareas que puedan modificarse para mejorar su eficiencia?
¿Qué leyes regulan el procedimiento?
Aspectos clave que nos permite para su tratamiento digital (p.ej. declaraciones responsables que limiten la documentación a aportar en el inicio del trámite)
¿Qué notificaciones se generan durante el procedimiento? Documentos a enviar al ciudadano
¿Se requiere de alguna resolución oficial para continuar con el procedimiento? ¿Interna o externa?
¿Es necesario añadir alguna tarea al procedimiento? Experiencia/entrevistas
¿Puede eliminarse alguna tarea del procedimiento? Experiencia/entrevistas
Obtención de resultados Comentarios
Propuestas de optimización
Identificación de documentos y agentes relevantes Para iniciar los dos cuestionarios siguientes
Diagrama de flujo del procedimiento Si no existe
Documento descriptivo del flujo del procedimiento Documentación
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 152 de 163
Cuestionario para el análisis de los roles
Agentes / actores que participan en el procedimiento Comentarios
Lista de agentes/actores que realizan las tareas Si existe
Enumerar agentes/actores (a partir de entrevistas) Alternativamente
Documentación legal relevante de los diferentes roles respecto al procedimiento
Recopilar
Descripción de roles Si existe
Análisis Información - preguntas a responder Comentarios
¿Cómo se identifican/autentifican los agentes/actores? Si se realiza telemáticamente
¿Cuál es su rol? Descripción
¿Qué responsabilidades incorpora este rol? Posibles acciones a realizar
¿Unipersonal?
¿En el caso que sólo pueda hacerlo una persona, existe alguna política establecida para cuando está ausente (baja/vacaciones)?
¿Existe algún conflicto de intereses / necesidad de segregar funciones?
¿Se requiere certificado digital? ¿De qué tipo?
Personal/Representante empresa con poderes/sin poderes... (tanto internos como externos)
¿Uso de certificados para tareas automáticas? Infraestructura implantada, si existe.
¿La política de certificación, regula todos los aspectos relacionados con el ciclo de vida de los certificados?
Si existe
¿Cómo se gestionan los certificados digitales? Alta, baja, renovación,...
¿La política de gestión de llaves regula su gestión? Si existe
Obtención de resultados Comentarios
Lista de agentes/actores y ficha descriptiva para cada rol
Propuestas para la redacción de normativas de certificación y gestión de las llaves
Propuestas de definición de roles y tareas asignadas (responsabilidades)
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 153 de 163
Cuestionario para el análisis de los documentos
Documentos asociados al procedimiento Comentarios
Lista de documentos incluidos en todo el procedimiento Si existe
Plantillas documentales Si existen
Enumerar los diferentes documentos que participan en el procedimiento (a partir de entrevistas)
Alternativamente
Análisis información - preguntas a responder para cada documento
Comentarios
¿Para qué se requiere? ¿Existen alternativas? Definir la función del documento en el procedimiento
¿Quién aporta el documento? ¿Quién lo emite?
¿Es posible obtener el documento o la información que contiene por otras vías?
¿Cuál es el formato del documento? ¿Se restringen los formatos aceptados?
Formatos aceptados
¿Se requiere de firma? ¿De quién y por qué motivos?
¿Se digitaliza el documento para facilitar su gestión? No se requiere copia auténtica
¿Se digitaliza el documento para facilitar su preservación? ¿Es el original un documento ya digitalizado?
Copia auténtica
¿Cómo se guardan los documentos electrónicos firmados?
¿Los documentos firmados incorporan sello de tiempo? Para garantizar el momento concreto de la existencia del documento
¿Cuál es la política de archivo de documentos? Tablas de evaluación documental, transferencia, etc.
Obtención de resultados Comentarios
Lista de documentos y ficha descriptiva para cada uno
Propuesta de formatos aceptados Se recomienda limitar el número de formatos aceptados
Propuesta de política de firma
Propuesta de redacción de normativa de seguridad documental
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 154 de 163
Anexo IV. Glosario de términos
Actuación administrativa automatizada
Actuación administrativa producida por un sistema de información adecuadamente
programado sin necesidad de intervención de una persona física en cada caso singular.
Incluye la producción de actos de trámite o resolutorios de procedimientos, así como de
meros actos de comunicación.
Administración electrónica
Se refiere a cualquier mecanismo que transforma las oficinas tradicionales mediante el
uso de nuevas tecnologías, y convierte los procesos soportados por papel en procesos
soportados por medios electrónicos con validez jurídica y con el objetivo final de crear
una oficina sin papeles. Esta nueva forma de Administración permite mejorar la
productividad y simplificar los diferentes procesos del día a día que se dan en las
diferentes organizaciones públicas.
Al mismo tiempo, la administración electrónica pretende acercar la Administración Pública
a la ciudadanía mediante canales telemáticos, evitando así desplazamientos y ofreciendo
servicios las 24 horas del día todos los días del año.
Amenaza
Cualquier elemento o acción que es capaz de aprovechar una vulnerabilidad y
comprometer la seguridad de un sistema de información.
Autenticación
Acreditación por medios electrónicos de la identidad de una persona o entidad, del
contenido de la voluntad expresada en sus operaciones, transacciones y documentos, y d
la integridad y autoría de éstos últimos.
Autenticidad
Propiedad o característica consistente en el hecho que una entidad es quien dice que es
o se garantiza la Fuente de la cual proviene la información.
Autoridad de certificación
Es una persona física o jurídica que, cumpliendo con los requisitos que determina la
legislación establecida sobre firma electrónica, está capacitada para la emisión y la
gestión (renovación, suspensión y revocación) de certificados electrónicos con las
máximas condiciones de seguridad y de calidad. Son funciones básicas de las
autoridades de certificación:
1. verificar la identidad de los solicitantes de certificados
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 155 de 163
2. publicar las listas de revocación de certificados. Las especificaciones se describen
a la norma ISO/IEC 9594-8.
La legislación española establece que las Autoridades de certificación cumplen con la
función de “tercera parte de confianza” puesto que garantizan a los usuarios de su
infraestructura que los sujetos que se relacionan a través de medios telemáticos son
quienes dicen ser, sin posibilidad de error.
Carpeta del estudiante
Plataforma en la que el estudiante puede acceder a la información sobre sus trámites y
datos académicos o los documentos generados en su relación con la Universidad:
evaluaciones, títulos académicos,…
Catálogo de formatos y tipologías documentales
Establecimiento de una lista de formatos aceptados/normalizados dentro de la estrategia
de gestión de documentos en el ámbito de la gestión administrativa llevada a cabo por la
Universidad.
Certificado digital
Es un documento firmado electrónicamente por una Autoridad de certificación que
garantiza los datos que contiene: identidad del titular del certificado, número de
identificación física, Autoridad de certificación emisora, capacidad para realizar un
determinado acto, etc. Estos datos permiten dar a conocer al firmante de forma
inequívoca en el mundo telemático.
Ciclo de vida del documento electrónico
Conjunto de las etapas o periodos por los que atraviesa la vida del documentos, desde su
identificación en un sistema de gestión de documentos hasta su selección para
conservación permanente, de acuerdo con la legislación sobre archivo de aplicación en
cada caso, i para su destrucción reglamentaria.
Clasificación documental
Identificación y estructuración sistemática de las actividades de las organizaciones o de
los documentos generados por estas por categorías, de acuerdo a convenciones,
métodos y normas de procedimientos, lógicamente estructurados y representados en un
sistema de clasificación.
Código Seguro de Verificación (CSV)
Código único que vincula un documento electrónico, al órgano u organismo responsable
y, en su caso, a la persona firmante del documento. Sirve para la comprobación de la
integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 156 de 163
Confidencialidad
Propiedad o característica consistente en el hecho que la información no es puesta a
disposición ni revelada a individuos, entidades o processos no autorizados o que no
necessiten conocerla.
Copia electrónica auténtica
Imagen electrónica de los documentos aportados por los ciudadanos y/o administraciones
públicas, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización segura
realizados por la Universidad o una entidad que actúe como tercera parte de confianza
reconocida por la Universidad, que garantizan la autenticidad, la integridad y la
conservación del documento imagen.
Cuadro de clasificación
El cuadro de clasificación permite agrupar jerárquicamente las series documentales en
base a las funciones desarrolladas por la Univesidad a lo largo de sus actividades de
gestión administrativa y de acuerdo con los principios de procedencia.
Cuadro de interoperabilidad
Agrupación en un único documento en forma de cuadro de la siguiente información.
- Documentos solicitados a aquellos que se relacionan con la Universidad que
podrían obtenerse a través de medios telemáticos desde otras Administraciones
Públicas sujeto a convenios de interoperabilidad, así como su frecuencia de uso.
- Documentos solicitados a la Universidad por aquellos que se relacionen con la
Universidad con el objetivo de ser entregados a otras Administraciones Públicas y
frecuencia.
Disponibilidad
Propiedad o característica consistente en el hecho que las entidades o procesos
autorizados tienen acceso a la información cuando es requerido.
Digitalización segura
Es el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro
soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen
codificada, fiel e íntegra del documento y para garantizar esta integridad incluye una firma
electrónica bien sea automatizada con sello de órgano o asistida con certificado digital de
funcionario habilitado.
Documento electrónico
Es un documento redactado en soporte electrónico y que contiene datos
firmados electrónicamente según un formato determinado y susceptible de identificación y
tratamiento diferenciado. Los documentos electrónicos serán el soporte de documentos
públicos, de documentos expedidos y de documentos privados.
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 157 de 163
Documento de Identidad Nacional electrónico
Según el artículo 15 de la ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica “es el
documento nacional de identidad que acredita electrónicamente la identidad personal de
su titular y permite la firma electrónica de documentos”.
Entidad de registro
Es la entidad encargada de identificar, de registrar y de entregar certificados digitales a
los usuarios y a otras entidades, como delegación de una Autoridad de certificación u
otra Entidad de registro superior. Los certificados digitales son emitidos por
una Autoridad de certificación a la cual pertenece la entidad de registro.
Esquema Nacional de Interoperabilidad
El Esquema Nacional de Interoperabilidad pretende la creación de las condiciones necesarias para
garantizar el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas
y aplicaciones empleados por las Administraciones públicas, que permita el ejercicio de derechos
y el cumplimiento de deberes a través del acceso electrónico a los servicios públicos, a la vez que
redunda en beneficio de la eficacia y la eficiencia.
Esquema Nacional de Seguridad
El Esquema Nacional de Seguridad tiene por objeto establecer la política de seguridad en la
utilización de medios electrónicos en el ámbito de la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los
ciudadanos a los servicios públicos, y está constituido por los principios básicos y requisitos
mínimos que permitan una protección adecuada de la información.
Expediente electrónico
Es el conjunto de documentos en soporte informático, dispuestos por orden, que informan
sobre la evolución de una solicitud o proceso y que garantizan que la información que
incluye no puede ser alterada o eliminada.
La inalterabilidad y la integridad de los documentos electrónicos del expediente digital
son garantizadas mediante la firma digital de la entidad responsable del expediente.
Factura electrónica
La factura electrónica es una modalidad de factura en que no se utiliza el papel como
soporte para demostrar su autenticidad sino un fichero informático que recoge la
información relativa a una transacción comercial y sus obligaciones de pago y de
liquidación de impuestos y cumple otros requisitos que dependen de la legislación del
país en que se utiliza.
Es un documento electrónico que contiene todos los datos de una factura tradicional y
que ha sido firmado digitalmente lo cual es el resultado de aplicar un conjunto de
algoritmos matemáticos, que permites ofrecer ciertas garantías de seguridad sobre el
documento objeto de firma, acreditando quién es su autor (autenticación) y asegurando
que no ha existido ninguna manipulación posterior de los datos (integridad).
Universidad de Alicante – Fase 2 del proceso de implantación de la e-Administración (2013-2016) Página 158 de 163
Firma electrónica
Según el artículo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, es el
conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos,
que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
Existen los siguientes tipos de firma electrónica:
- Firma electrónica avanzada: firma electrónica que permite identificar la persona
que firma y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está
vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que
ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su
control exclusivo.
- Firma electrónica reconocida: firma electrónica basada en un certificado
reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Esta
firma tiene, respecto a los datos consignados electrónicamente, el mismo valor
que la firma manuscrita tiene respecto a los datos consignados en papel.
Gestión documental
Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la
recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluídos los
procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y la
prueba de las actividades y las operaciones.
Gestión de representaciones
Herramienta que permite, a partir de una identidad digital sin atributos de representación
consultar una o más fuentes de información en las que conste la representación, sea
representaciones obtenidas a parir de bases de datos (propia, Notarios, Registro
Mercantil, etc.) como delegadas por ciudadanos o personas con capacidades dentro de
una Organización (ej. empresa). También debería gestionar las capacidades de los
profesionales colegiados.
La herramienta permite también la introducción de nuevas representaciones, tanto
presencialmente como a través de medios telemáticos la firma electrónica de una
persona con capacidad para delegar la representación.
Impresión segura
Herramienta que permite la impresión de documentos electrónicos con validez jurídica.
Esta impresión debe permitir incorporar al documento electrónico, en el momento de
imprimirlo, alguna o todas de las siguientes informaciones:
- Código seguro de verificación (CSV) incorporado en el documento en papel el cual
al ser introducido en la sede electrónica devuelva el documento electrónico
original contra el que validar su autenticidad e integridad.
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- Dirección web en la que el poseedor del documento en papel puede localizar el
documento electrónico original y validar su autenticidad e integridad.
- Código PDF 417 que mediante su lectura con un lector de códigos específico
permita acceder al documento original y validar su autenticidad e integridad.
Índice electrónico
Relación de documentos electrónicos de un expediente electrónico, firmada por la
Administración, órgano o entidad actuante, según proceda y cuya finalidad es garantizar
la integridad del expediente electrónico y permitir su recuperación siempre que sea
preciso.
Integridad
Propiedad o característica consistente en el hecho que la información no ha sido
modificada de forma no autoritzada.
Interoperabilidad
Capacidad de los sistemas de información y, por lo tanto, de los procedimientos a los
cuales estos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y
conocimiento entre éstos. La interoperabilidad se entiende tanto entre distintas
Administraciones Públicas como dentro de una misma Administración Pública con el
objetivo de reducir la carga administrativa al ciudadano al relacionarse con la
Administración al permitir la interoperabilidad no hacerle aportar documentación que ya
obra en poder de la propia Administración.
Justificante electrónico de tramitación
El justificante electrónico de tramitación consiste en una copia auténtica del escrito,
solicitud o comunicación realizada a través de la Sede electrónica de la Universidad de
Alicante que incluye la fecha y la hora del momento en que se presentó el documento
original, el número de entrada del registro electrónico y el resto de datos relacionados con
la tramitación. Este justificante es emitido por el Registro electrónico de la Universidad.
Medidas de seguridad
Conjunto de disposiciones encaminadas a protegerse de los riesgos posibles sobre el
sistema de información, con el fin de asegurar sus objetivos de seguridad. Puede tratarse
de medidas de prevención, de disuasión, de protección, de detección y reacción, o de
recuperación.
Metadatos
Datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos y de su
gestión al largo del tiempo.
Información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso
de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de
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gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y
del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan,
mantienen y utilizan
Notificación electrónica
Notificación practicada por vías telemáticas con validez jurídica, de la misma forma que la
carta certificada lo ha permitida hasta ahora a través de medios presenciales.
Las herramientas de notificación electrónica garantizan la entrega, el rechazo o la no
comunicación con el ciudadano o estudiante, generando evidencias de estos actos y
según los plazos de notificación establecidos en la Ley 11/2007 de acceso electrónico de
los ciudadanos a los servicios públicos.
Pasarela de pagos
Plataforma de gestión de los pagos por medios telemáticos: tarjeta de crédito, transferencia
bancaria, etc.
Plan director del documento electrónico
Documento que agrupa la definición detallada de las herramientas y procedimientos para
el tratamiento del documento electrónico. Concretamente:
- La definición del Cuadro de Clasificación y los mecanismos para su construcción y
mantenimiento actualizado.
- La definición del vocabulario de metadatos.
- La definición del catálogo de tipologías y formatos documentales.
- Definición de las Tablas de Evaluación Documental
- Definición dela Política de acceso a documentos y expedientes electrónicos
- Definición de la política de firma electrónica
Plataforma de evidencias electrónicas
Herramienta que permite guardar y después explotar todo un conjunto de evidencias
electrónicas que han sido generadas desde diferentes procesos, herramientas y
plataformas.
Adicionalmente, permite registrar aquellas actividades que la Universidad requiera por la
propia forma de operar de sus procesos como podría ser el intercambio de
documentación y/o expedientes entre servicios de la Universidad que actualmente pasa
por el registro de entrada y salidas.
Política de acceso a documentos y expedientes electrónicos
Conjunto de normas que establecen los criterios para conceder el acceso a documentos y
expedientes electrónicos que deberán basarse en el principio básico de “necesidad de
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conocer” por el cual los permisos a usuarios se asignarán a cada usuario en función de
sus funciones y responsabilidades. Por lo tanto, cada usuario de tendrá acceso
únicamente a los recursos e información necesarios para el desarrollo de las tareas que
le son asignadas.
Política de firma electrónica
Conjunto de normas de seguridad, organización, técnicas y legales para determinar cómo
se generan, verifican y gestionan las firmas electrónicas en una Organización, incluyendo
las características exigibles a los certificados digitales de firma.
Política de gestión documental
Orientaciones o directrices que establece una organización para la creación y gestión de
documentos auténticos, fiables y disponibles al largo del tiempo, de acuerdo con las
funciones y actividades que le son propias. La política de aprueba al más alto nivel dentro
de la organización y asigna responsabilidades en relación a la coordinación, aplicación,
supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo
de vida.
Política de seguridad
Conjunto de directrices plasmadas en documento escrito, que rigen la forma en que una
organización gestiona y protege la información y los servicios que considera críticos.
Portafirmas
Plataforma que permite la visualización de documentos provenientes de los distintos
procedimientos administrativos y la gestión de su firma electrónica. Permite la firma automatizada
de documentos y expedientes con validez jurídica incluso de múltiples documentos a la vez con
firma individualizada de cada uno.
Preservación
Estabilización y protección física y tecnológica del contenido intelectual de materiales
para asegurar su continuidad, persistencia, estabilidad, duración, sin interrupción, sin
alteración y sin un final previsible. En el marco del documento electrónico, la preservación
tiene como objetivo proteger el acceso, la validez jurídica y la interpretación de su
contenido.
Procedimiento administrativo
Proceso formal regulado jurídicamente para la toma de decisiones por parte de las
Administraciones públicas para garantizar la legalidad, eficacia, eficiencia, calidad,
derechos e intereses presentes, que termina con una resolución en la que se recoge un
acto administrativo; este proceso formal jurídicamente regulado se implementa en la
práctica mediante un proceso operativo que coincide en mayor o menor medida con el
formal.
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Proceso operativo
Conjunto organizado de actividades que se llevan a cabo para producir un producto o
servicio; tiene un principio y fin delimitado, implica recursos y da lugar a un resultado.
Registro electrónico
Registro de la documentación que recibe y envía la Universidad de Alicante a través de
medios telemáticos, para tener constancia de le entrega o envío, para futuras consultas
y/o justificantes.
Resumen criptográfico o función "hash"
Es la función por la cual se garantiza la integridad de un documento electrónico, es decir,
que un documento electrónico no ha sido modificado o manipulado sin dejar constancia
de ello. La norma ISO-10118-3:2004 establece las especificaciones de las funciones hash
o resumen criptográfico, las cuales cumplen con estas tres características:
- Partiendo del resumen/hash es imposible recuperar el documento original.
- Cualquier cambio en el documento original dará un resumen/hash diferente.
- Dos documentos originales diferentes tendrán resúmenes/hashs diferentes.
Revocación de certificados
La revocación de un certificado implica la extinción de su vigencia, la pérdida de su
validez. La revocación puede ser solicitada por el signatario, la persona física o jurídica
representada por este o por una Entidad de registro, en casos como la pérdida del apoyo
físico del certificado o cualquier indicio de uso fraudulento del mismo.
Riesgo
Estimación del grado de exposición a que una amenaza se materialice sobre uno o más
activos causando daños o perjuicios a la organización
Sede electrónica
La Sede Electrónica es un portal web a través del cual los ciudadanos pueden ejercer su
derecho de acceso a la información, a los servicios y a los trámites de la administración
pública de manera telemática.
La sede electrónica es aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos a
través de redes de telecomunicaciones la titularidad, gestión y administración de la cual
corresponde a una Administración pública, órgano o entidad administrativa en el ejercicio
de sus competencias. El establecimiento de una sede electrónica comporta la
responsabilidad del titular con respecto a la integridad, veracidad y actualización de la
información y los servicios a los que se pueda acceder a través de ésta.
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Sello de tiempo
El sello de tiempo asocia un documento, mediante una fuente fiable, con la fecha y la
hora en que se generó. Por lo tanto, acredita, a nivel técnico y jurídico, el contenido de un
documento electrónico en un cierto momento del tiempo. La acreditación efectuada
mediante un sello de tiempo siempre se realizada por un tercero de confianza.
Sistema de gestión documental
Conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión administrativa general,
basadas en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos,
que se destinan a la planificación, el control, el uso, la conservación y la eliminación o la
transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar el
tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rendible.
Sistema de información
Conjunto organizado de recursos para que la información se pueda recoger, almacenar,
procesar o tratar, mantener, usar, compartir, distribuir, poner a disposición, presentar o
transmitir.
Tablas de Evaluación Documental
Documentos que determinan, de cada serie documental, su código, denominación,
órgano productor, función administrativa que ha dado lugar a su existencia y plazos
previstos para su transferencia, conservación y eliminación. Las aprueba la Junta
Calificadora de Documentos Administrativos de la Generalitat Valenciana.
Trámite electrónico
Acción que se realiza mediante el uso de tecnologías de la información y la comunicación
(TIC), tanto por parte del usuario como persona física o jurídica en relación a
su expediente administrativo sin presencia física, como por parte del empleado/a
público/a en relación con las acciones internas dentro de la organización necesarias
para dar respuesta a un expediente administrativo.
Trazabilidad
Propiedad o característica consistente en el hecho que las acciones de una entidad
pueden ser imputadas exclusivamente a esta entidad y se pueden identificar y reconstruir
adecuadamente las acciones que se han hecho sobre la información.
Vulnerabilidad
Una debilidad que puede ser aprovechada por una amenaza.
Vocabulario o esquema de metadatos
Instrumento que define la incorporación y gestión de los metadatos de contenido,
contexto y estructura de los documentos electrónicos al largo de su ciclo de vida.