PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS, QUE REGIRÁN EN EL
SUMINISTRO E IMPLANTACION DE SOFTWARE ERP PARA LA
GESTION DE LA ACTIVIDAD DE EPREMASA.
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS, QUE REGIRÁN EN EL SUMINISTRO E
IMPLANTACION DE SOFTWARE ERP PARA LA GESTION DE LA ACTIVIDAD DE EPREMASA.
INDICE
Contenido
ARTICULO 1. OBJETO ................................................................................... 3
ARTICULO 2. ALCANCE................................................................................ 3
2.1.- REQUISITOS GENERALES EXIGIDOS AL PROYECTO .................................... 5
2.2.- PUNTOS DE COLABORACION DE EPREMASA........................................... 5
ARTICULO 3. EQUIPO DE PROYECTO ............................................................. 6
3.1.-Por parte de EPREMASA .......................................................................... 6
3.1.1.- USUARIOS: .................................................................................... 6
3.1.2.- COORDINADOR DE PROYECTO EN FASE DE IMPLANTACIÓN .............. 7
3.1.3.- REPRESENTANTE POR AREAS FUNCIONALES ...................................... 7
3.2.- Por parte del Adjudicatario ...................................................................... 8
3.2.1. RESPONSABLE DEL PROYECTO .......................................................... 8
3.2.2. TECNICO ...................................................................................... 8
3.2.3. DESARROLLADOR ............................................................................ 9
ARTICULO 4. TRAZABILIDAD .......................................................................... 9
ARTICULO 5. CONTENIDO DEL SOFTWARE: MODULOS ................................... 9
5.1.- GESTIÓN DE VENTAS – CLIENTES (CRM) .............................................. 10
5.2.- GESTION DE COMPRAS - PROVEEDORES ............................................... 11
5.3.- GESTIÓN DE PRODUCCIÓN ................................................................ 12
5.4.- GESTIÓN DE ALMACÉN Y EQUIPAMIENTO (INVENTARIO DEL
INMOVILIZADO) ................................................................................................... 13
5.5.- GESTIÓN ECONÓMICO-FINANCIERA-PRESUPUESTARIA........................... 13
5.5.A) CONTABILIDAD FINANCIERA .......................................................... 13
5.5.B) GESTIÓN BANCARIA ..................................................................... 14
5.5.C) GENERACIÓN DE IMPRESOS OFICIALES .......................................... 15
5.5.D) CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA .................................................... 15
5.5.E) CONTABILIDAD ANALÍTICA ............................................................. 16
5.5.F) GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS ........................................................... 17
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5.5.G) PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DE CONTRATACIÓN: .......................... 18
5.5.H) GESTIÓN ESTRATEGIA EMPRESARIAL ................................................ 18
5.6.- GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS ................................................... 19
5.7.- GESTIÓN DE PROYECTOS .................................................................. 19
5.8.- GESTION DOCUMENTAL: REGISTRO ENTRADA Y SALIDA ......................... 20
ARTICULO 6. FORMACIÓN ......................................................................... 21
ARTICULO 7. IMPORTACION DE DATOS DE OTRAS APLICACIONES .................. 22
ARTICULO 8. TECNOLOGÍA ........................................................................ 23
ARTICULO 9. PLAN DE PROYECTO ............................................................... 24
9.1.- FASE INICIO DEL PROYECTO .............................................................. 25
9.2.- FASE INSTALACIÓN DE LAS APLICACIONES .......................................... 27
9.3.- FASE ANÁLISIS FUNCIONAL Y TÉCNICO ............................................... 28
9.4.- FASE DE DISEÑO Y DESARROLLO .......................................................... 29
9.5.- FORMACIÓN .................................................................................... 29
9.6.- FASE DE ENTREGA E IMPLEMENTACION DE APLICACIÓN PARAMETRIZADA Y
PERSONALIZADA.................................................................................................. 30
9.7.- MIGRACION DE DATOS ...................................................................... 30
9.8.- FASE PUESTA EN MARCHA .................................................................. 31
9.9.- FASE MANTENIMIENTO TRAS LA PUESTA EN MARCHA ........................... 31
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ARTICULO 1. OBJETO
El objeto de la contratación definida en este pliego es la Implantación en EPREMASA de un
software ERP modular adaptable mediante parametrización a las necesidades de EPREMASA sin
necesidad de desarrollo de software adicional.
El Software ERP deberá estar actualizado en tiempo real a la normativa legal española y ser la
herramienta adecuada para optimizar la gestión integral y el seguimiento de diferentes
actividades de EPREMASA: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos),
gestión de proyectos, CRM, análisis de negocio, bussines inteligente, gestión documental,
recursos humanos, inventarios y control de almacenes, pedidos, etc.
Los objetivos que deberá cumplir el software objeto del contrato son:
● Gestionar desde una única aplicación todas las áreas y procesos de negocio de
forma integrada.
● Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad
de datos): ERP los datos se introducen sólo una vez y deben ser consistentes
completos y comunes para todos los usuarios y aplicaciones/módulos.
● La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la
organización.
● Otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus
problemas.
● Eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y
disminución de los costos totales de operación
● Obtener trazabilidad de toda la documentación y trámites realizados
● Migración de la información existente en los diferentes programas, con los que
trabajan actualmente a la nueva solución integrada
● Realizar todas las operativas de forma más ágil, cómoda e intuitiva
ARTICULO 2. ALCANCE
El alcance del software de gestión ERP deberá integrar las siguientes áreas y actividades de
gestión de EPREMASA:
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2.1.- REQUISITOS GENERALES EXIGIDOS AL PROYECTO
La empresa adjudicataria deberá aportar los medios personales y materiales para cumplir los
siguientes requisitos generales:
Asignar al proyecto a un equipo de trabajo que permita la implementación del software
ofertado, realizando la parametrización del mismo, la formación del personal de
EPREMASA y la migración de los datos conforme a lo definido en este pliego
Ejecutar en tiempo y forma los compromisos adquiridos con EPREMASA conforme al
alcance establecido en el pliego
Coordinar las relaciones entre los fabricantes del software existente, la empresa de
suministro de Internet en EPREMASA, el fabricante de nueva implantación y EPREMASA
Realizar los análisis relativos a la puesta en marcha de la aplicación en colaboración con
el cliente y de acuerdo a la toma de datos
Entregar e instalar la aplicación ERP sobre la arquitectura material y de comunicaciones
existentes en EPREMASA
Asistir en las dependencias del cliente en la elección de la personalización y
parametrización de la aplicación, según las informaciones aprobadas por el cliente
Realizar la incorporación en el sistema de los datos suministrados por el cliente con las
herramientas estándar de importación/exportación de la aplicación. La importación
incluirá los datos de las base de datos maestras existentes en el programa de gestión
actual (clientes, proveedores, artículos, Almacenes/centros, máquinas/vehículos
estructura de contabilidad….) así como una copia del listado en formato Excel de los
pedidos de venta y compra, albaranes de venta y compra, vales de salida de almacén,
movimientos de entradas y salidas de almacén y facturas emitidas y recibidas por
EPREMASA con los campos que EPREMASA determine y de al menos los últimos 5 años
de actividad.
Realizar los interfaces adecuados a cada uno de los perfiles de usuario recogidos en el
pliego
Formar al personal de EPREMASA
Asistir en las dependencias de EPREMASA a los usuarios en la fase de análisis de
parametrización, fase de pruebas y en la fase de arranque
Realizar la resolución e incidencias vía telefónica y/o presencial según se requiera
durante el periodo de mantenimiento reflejado en el pliego
Realizar el mantenimiento y los ajustes de parametrización que sean necesarios durante el
periodo de mantenimiento contratado
2.2.- PUNTOS DE COLABORACIÓN DE EPREMASA
Para la realización del proyecto de implantación, EPREMASA colaborará a través del equipo de
proyecto definido en las siguientes tareas:
Proveer y asegurar la disponibilidad de la arquitectura material y de comunicaciones
previstas
Participar en el análisis de necesidades de parametrización
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Aportar todas las respuestas o informaciones necesarias para la personalización de la
aplicación, todo ello en un plazo compatible con el plan del proyecto
Estar presente en las formaciones y reuniones de trabajo organizadas por el licitador
Realizar la captura de datos necesarios para la definición de la parametrización y
definición del funcionamiento de la aplicación
Proveer la información a migrar en los formatos acordados (xls, mdb) y con la calidad y
cantidad de información requerida
Realizar los juegos de ensayos planificados en las pruebas recepción
Realizar las pruebas que permitan validar el buen funcionamiento de la aplicación
personalizada, parametrizada y completada por la recuperación o captura de datos
complementarios
Indicar al licitador las anomalías o disfunciones que detecten durante las pruebas
Asegurar el seguimiento y la coordinación de los equipos internos
Proceder a la recepción y aprobación de los desarrollos específicos e interfaces una vez
verificado el cumplimiento de los requisitos del pliego
ARTICULO 3. EQUIPO DE PROYECTO
3.1.-POR PARTE DE EPREMASA
3.1.1.- USUARIOS:
Se considera requisito imprescindible del programa de gestión que éste permita la configuración
de diferentes perfiles de usuario, con limitaciones a nivel de gestión y consulta de datos a nivel
de módulos y actividades.
La implantación del software ERP incluirá las licencias para uso simultáneo y parametrización y
personalización del software estándar de al menos los siguientes tipos de usuarios:
a) Usuario Dirección: Acceso ilimitado a todos los módulos y perfiles. Usuario
administrador del sistema.(3 usuarios)
b) Usuario Técnico: Acceso consulta a todos los módulos y acceso de gestión a todos
los módulos salvo los de gestión económica y estrategia empresarial. ( 6 usuarios)
c) Usuario Administrativo: Acceso de gestión a módulos de gestión económica
(tesorería, presupuestos, cont. Analítica), gestión de proveedores y clientes (compras y
ventas), almacén, producción, documental y acceso de consulta al módulo gestión
recursos humanos, proyectos y equipamiento.(6 usuarios)
d) Usuario Operario: Acceso limitado a control de presencia (módulo recursos humanos,)
y dentro del módulo de compras acceso exclusivo a recepción pedidos y altas y
bajas de almacén. (25 usuarios)
e) Usuario tipo proveedor: Acceso exclusivo de consulta a estado de tramitación de
facturas.
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f) Usuario tipo cliente: Acceso consulta a modulo CRM y a presentación de formularios
definidos por EPREMASA a través del mismo.
La configuración a nivel de permisos de usuario para gestión (incluye tramitación) o consulta
(solo visualización de datos) de los diferentes módulos deberá ser modificable mediante
parametrización por el usuario autorizado sin necesidad de desarrollo adicional por parte del
equipo técnico del adjudicatario.
La formación a realizar a personal de EPREMASA incluirá la formación de al menos 2 usuarios
de cada categoría, de tal modo que se asegure la capacitación de éstos para la gestión de la
actividad propia de su nivel y parametrización de los aspectos más relevantes y permisos de
usuario de cara al uso del software ERP.
Así mismo se dará formación a todo el personal de EPREMASA (máximo 50 trabajadores) en
relación al uso del portal del empleado y control de presencia así como del uso a nivel de
operario del software implantado a los trabajadores de las áreas de administración y producción
que a juicio de EPREMASA así los requieran.
3.1.2.- COORDINADOR DE PROYECTO EN FASE DE IMPLANTACIÓN
EPREMASA designará un coordinador de proyecto que será el interlocutor válido de cara a la
toma de decisiones en el desarrollo del objeto del contrato.
● Actuará como representante frente al adjudicatario de la dirección del proyecto
en el cliente
● Organiza en el cliente las tareas ligadas a la concepción y a las especificaciones
desde el punto de vista de organización y funcional, de acuerdo a las especificaciones de la
toma de datos
● Organiza. planifica y coordina, las acciones a realizar por los usuarios: pruebas,
plan de formación, preparación para el arranque
● Conoce la empresa y a los usuarios y está capacitado para tomar o hacer tomar
las decisiones necesarias en los plazos compatibles con el plan de puesta en marcha del
proyecto
● Coordina los interfaces con los proveedores de otras aplicaciones del cliente
● Prepara los ficheros para la recuperación de datos de las aplicaciones actuales
(si es factible y se contrata)
3.1.3.- REPRESENTANTE POR ÁREAS FUNCIONALES
EPREMASA designará un representante por área funcional de la empresa (económica, técnica,
dirección) para aportar el conocimiento sobre la gestión diaria de la misma y coordinar la
parametrización de los módulos de acuerdo a las necesidades de cada área. Sus competencias
y funciones son las siguientes:
● Organizan con el responsable del proyecto del cliente las diferentes tareas necesarias
● Participan en las reuniones de análisis detallado de las necesidades
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● Proponen y/o toman decisiones a nivel operativo
● Diseñan los juegos de ensayos y las pruebas
● Definen la información a recuperar y validan la misma
● Llevan a cabo las fases de pruebas con los usuarios finales, siendo el primer nivel de
aprobación
3.2.- POR PARTE DEL ADJUDICATARIO
El adjudicatario deberá identificar en su oferta los siguientes miembros del equipo de proyecto;
3.2.1. RESPONSABLE DEL PROYECTO
Será la persona representante frente al cliente de la dirección del proyecto por parte del
adjudicatario, teniendo capacidad plena para toma de decisiones en representación del mismo.
Sus funciones en el proyecto de implantación serán:
● Seguimiento, coordinación y validación del proyecto
● Elaboración de las actas de las reuniones de planificación, seguimiento,
validación y cierre del proyecto y remisión de copias al responsable de proyecto
de EPREMASA.
● Análisis de las necesidades de personalización y parametrización del proyecto
Supervisión, redacción de la propuesta de personalización del cliente en cada
una de las áreas y módulos.
● Define junto con los responsables de las áreas funcionales de las estructuras que
deben tener los ficheros para la recuperación de datos de las aplicaciones
actuales del cliente.
● Análisis e informe de las interfaces necesarias con otras aplicaciones del cliente
● Asegura la coherencia del conjunto del proyecto y la asignación y gestión de los
recursos
● Controla los costes y los plazos e informa semanalmente al responsable de
proyecto de EPREMASA del cumplimiento de la línea de base del proyecto en
alcance, tiempo y coste.
● Durante la fase de Personalización es responsable de coordinar con el
desarrollador (aportado por la adjudicataria) de la adecuación de las soluciones
técnicas a las especificaciones funcionales reflejadas en el análisis
● Coordina la implementación de los desarrollos
● Asiste a los usuarios en las fases de arranque
3.2.2. TECNICO
Asumirá las siguientes funciones:
● Asegura la instalación de la aplicación estándar y su inicialización de acuerdo
con los Responsables del Cliente y de Adjudicatario
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● Asiste al cliente en las elecciones técnicas de material en función de las
necesidades: número de puestos y carga de la máquina, red…
● Se encarga de la parametrización de los puestos clientes y del ajuste de los
impresos
● Asegura, de acuerdo con el cliente, la puesta en marcha de un sistema de
seguridad (copias de seguridad, trazabilidad, circuito de firmas, permisos de
usuario)
● En algunos casos, puede ser el mismo Responsable del Proyecto y Analista
3.2.3. DESARROLLADOR
Asumirá las siguientes funciones:
● Desarrolla sobre el software ERP estándar las necesidades de personalización del
cliente en cada una de las áreas, recogidas en el documento del análisis de cara
a asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el este pliego
● Realiza la modificación y creación de los informes del software ERP implantado,
conforme a los requerimientos expresados por el cliente en el documento del
análisis
ARTICULO 4. TRAZABILIDAD
Se considera requisito imprescindible que el software ERP ofertado garantice la trazabilidad de
todas las actividades y gestiones realizadas en el mismo por cualquier usuario y en todo
momento, como una cualidad transversal inherente al software implantado a lo largo de todo el
flujo de trabajo realizado en la organización, quedando registrada la autoría a nivel de usuario
de cualquier gestión realizada en el software ERP (gestión documentos, compras, ventas,
inventariado, producción, planificación etc.).
ARTICULO 5. CONTENIDO DEL SOFTWARE: MODULOS
De cara a elegir la solución técnicamente más adecuada el licitador deberá tener en cuenta que
el software ERP ofertado deberá cumplir con todos y cada uno de los siguientes requisitos:
Deberá ser un software único, modular, actualizado en tiempo real conforme a la normativa
española de aplicación en cada una de las áreas de gestión del software ERP, y que sin
necesidad del uso de aplicaciones o software externo permita la gestión de las siguientes áreas
de la empresa:
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5.1.- GESTIÓN DE VENTAS – CLIENTES (CRM)
El software ERP deberá de ser capaz de realizar no sólo la gestión de clientes en sí misma, sino
la sincronización de pedidos con contratos, producción, facturación, marketing y servicio al
cliente.
Deberá facilitar una base de datos única de clientes (que podrán estar diferenciadas por grupos
(p ej. Ayuntamientos y clientes particulares) compartida desde todas las áreas funcionales de la
empresa en la que puedan incorporarse toda la documentación relativa a la gestión de los
servicios contratados, presupuestos, servicios ejecutados, facturas, seguimiento de la prestación
de los servicios, convenios, contratos, registro de visitas, quejas, reclamaciones, solicitudes e
incidencias, informes técnicos, facturación automática y manual, facturación electrónica conforme
a legislación a través de plataforma FACE, comunicación etc.
El módulo de gestión de clientes deberá permitir acceder a los datos en tiempo real y ofrecer así
un servicio personalizado: gestión de solicitudes de información, presentación de quejas y
reclamaciones vía telemática (con/sin certificado de usuario) conforme a los formularios
definidos por EPREMASA, creación y consulta de incidencias técnicas, planificación de
intervenciones… De este modo, el soporte y el servicio al cliente se convierten en herramientas
para mejorar la calidad y la eficacia de las operaciones, responder más rápidamente y poner en
marcha acciones correctivas para satisfacer al cliente. Para ello al crear el cliente se le facilitará
una clave de acceso de consulta a los formularios relativos a sus expedientes que EPREMASA
cree y habilite como consultables, que será revocada al darse de baja el proveedor en cuestión.
Igualmente, se habilitara un formulario accesible vía web para cualquier usuario de los servicios
(cualquier ciudadano de la provincia de córdoba con o sin certificado digital) para que se
puedan presentar quejas, reclamaciones, consultas o sugerencias de manera telemática y éstas
queden registradas mediante registro de entrada y asignadas según municipio de procedencia a
un diagrama de flujo de tramitación.
El software deberá permitir mediante parametrización realizada por el adjudicatario la
planificación de la facturación anual conforme a contratos definidos y requisitos legales,
generando automáticamente las facturas periódicas y fijas según un periodo elegido por el
usuario.
El software deberá quedar parametrizado para la facturación mediante los circuitos de firmas
definidos por EPREMASA, debiendo poder acceder cada cliente a la consulta de facturación o
tramitación de permisos relacionada con las transacciones que éste realice.
El software permitirá la trazabilidad de gestión en todas las fases de los procesos ligados a
contabilidad y facturación, de la gestión de documentos anexos, tareas y ficheros ligada a la
gestión de ventas así como la vinculación de los mismos
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Desde este módulo de ventas se deberá poder realizar, generando los documentos de venta
(pedidos, albaranes, facturas) las imputaciones a centros de costes de las actividades, de
proyectos, conforme a las directrices y dimensiones que se definan en el módulo de contabilidad
analítica.
El ERP permitirá al usuario visualizar en una única pantalla el flujo de trabajo y de aprobación de
la documentación.
5.2.- GESTIÓN DE COMPRAS - PROVEEDORES
El software ERP deberá permitir la gestión de base de datos de proveedores, permitiendo la
sincronización de éstos con los pedidos (compras), contratos, certificaciones de contratos,
producción, facturación, calidad, correo electrónico masivo o individual con los proveedores.
Deberá permitir la gestión de ofertas y contratos, gestión de compras o recepción de pedidos de
manera jerarquizada por circuitos de aprobación y/o firma de pedidos/albaranes/facturas
según el organigrama facilitado por EPREMASA, con trazabilidad de la autoría de la gestión y
de los documentos incorporados o eliminados del sistema en cada fase.
Deberá facilitar la toma de decisiones mediante comparativos de ofertas de distintos proveedores
y su comparación con la planificación del proyecto o contrato.
Deberá permitir la definición de circuitos de aprobación de pedidos basados en la estructura del
proyecto u organigrama mediante un sistema de Flujo de trabajo.
Deberá realizar la automatización del registro contable y tratamiento posterior de las retenciones,
avales etc. por garantía informadas a nivel de pedido y/o contrato.
Deberá facilitar una sencilla gestión centralizada de la documentación, homologación y
selección de proveedores, comunicación directa con salida vía e-mail con los proveedores de
forma individualizada y/o masiva, control y Seguimiento de caducidad de certificados y/o
homologaciones de proveedores.
Deberá permitir a los proveedores la consulta on line del estado de tramitación de sus facturas
en tiempo real, para lo que se al crear el proveedor se le facilitará una clave de acceso de
consulta a su expediente de facturación que será revocada al darse de baja el proveedor en
cuestión.
Deberá permitir importar las evaluaciones de calidad en formato xls de la actividad de los
proveedores por contrato, proyecto y familias de materiales suministrados.
Deberán poder realizarse circuitos de aprobación de gastos e inversiones ligados a expedientes
de contratación y circuitos de autorización y firmas en función de los diferentes importes y objetos
de gasto, con la posibilidad de realizar la tramitación de los expedientes de contratación y de
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los procesos de facturación de manera automática ligada a circuitos de firmas y requisitos
documentales (informes, pliegos, actas, albaranes, ofertas….) previamente fijados.
Los gestores de gastos autorizados por EPREMASA podrán realizar consultas de expedientes de
contratación y el estado de la facturación derivada de los mismos, (estado de tramitación de un
expediente, las ofertas recibidas, las autorizaciones pendientes (de gasto, de inversiones, de
pedidos, de albaranes, de facturas), las entregas parciales servidas, las facturas pendientes de
pago, las facturas no recibidas de albaranes ya autorizados, vencimientos de contratos, ofertas
y/o pedidos, albaranes recibidos y no autorizados, así como cualquier otro indicador de
seguimiento que EPREMASA establezca, conforme al flujo de proceso de compras establecido
por EPREMASA.
Desde este módulo de compras se harán (con el soporte documental que sea preciso) las
imputaciones a centros de costes de las actividades, de proyectos, vehículo/maquina, conforme
a las dimensiones que se definan en el módulo de contabilidad analítica.
Todas las facturas recibidas en soporte papel podrán ser integradas mediante digitalización y
reconocidas en el ERP por un código de barras incorporado a la factura introducida, y realizará
la tramitación automática de la recepción de las facturas en formato electrónico tanto en formato
XML como PDF/JPG/TIFF y demás formatos ofimáticos. En particular se reconocerán las facturas
que cumplan los requisitos de la Agencia Tributaria (formato FACTURAE) y conforme a la
normativa aplicable a la facturación electrónica en vigor y futura.
Otras funciones:
● Bloqueo automático de proveedores suspendidos.
● Informes de control de proveedores “sin clasificar”, pedidos bajo control, e
● Factura electrónica EDI/XML
5.3.- GESTIÓN DE PRODUCCIÓN
En esta área se valorará, entre otros aspectos, lo relativo a definición de productos (entendido
como productos y/o servicios) y procesos, costes estándar, almacén, compras, recogida
automatizada de datos en planta o seguimiento y costes reales de producción.
El software deberá permitir la vinculación de los proyectos estratégicos, convenios y/o contratos
firmados con los clientes con los expedientes de contratación de los diferentes servicios y/o
proyectos, identificando los contratos finales, generación de pedidos derivados de los mismos,
control de recepciones y certificaciones de servicios y/o proyectos.
Deberá permitir la gestión de costes de estructura, reparto de costes a nivel de proyecto, control
de producción de las plantas y servicios, informes de producción, planificación y seguimiento de
contrataciones y pedidos, gestión de recursos.
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El software deberá permitir el control de recursos solicitados, pedidos y recibidos en el lugar de
destino.
La actividad desarrollada en el área de gestión de producción-contratación deberá controlarse
conforme a la planificación de tareas asignadas mediante un diagrama de flujo asociado a los
niveles de decisión del organigrama de la empresa, de manera que se garantice y evidencie la
secuencia de ejecución de tareas, gestión documental asociada a las mismas, trazabilidad y
autoría de las expediente de contratación así como la autoría de las certificaciones y recepciones
realizada en cada nivel de decisión.
5.4.- GESTIÓN DE ALMACÉN Y EQUIPAMIENTO (INVENTARIO DEL INMOVILIZADO)
El software ERP deberá permitir la gestión y trazabilidad del stock de artículos y equipamiento,
instalaciones, locales, edificios, hardware, software, inventariados o no el activo de la empresa,
incluyendo la trazabilidad de alta, baja, movimientos, ubicaciones, operaciones de
mantenimiento correctivo/preventivo, contratos de adquisición y/o mantenimiento seguros,
alertas para los usuarios designados vía e-mail derivadas de necesidad de renovación de
seguros y de mantenimientos programados, ligados al equipo o artículo, pedidos ligados a la
adquisición y/o mantenimiento del equipo o articulo y control de seguimiento de mantenimiento
por equipo (directamente por el software o mediante incorporación de archivos vinculados al
equipo en formato Excel).
EL software deberá incorporar los datos de equipamiento y artículos inventariados en el programa
actual a partir de la migración de los datos existentes, incluida en el alcance del pliego.
La gestión de inventario deberá permitir la asignación de documentos a los bienes inventariados
o equipamiento (pdf, fpg, Excel….)
5.5.- GESTIÓN ECONÓMICO-FINANCIERA-PRESUPUESTARIA
Se incluye dentro de esta área las siguientes actividades:
5.5.A) CONTABILIDAD FINANCIERA
El sistema de gestión contable debe permitir todas las operaciones de carácter económico-
financiero relacionadas con la llevanza de la contabilidad de conformidad con el código de
comercio español y el Plan General de contabilidad vigente, en cuanto a la realización de
asientos de diario, extractos de mayor por cuentas contables, balances de comprobación de
sumas y saldos, y ejecución de estados financieros obligatorios (balance, cuenta de pérdidas y
ganancias, estado de cambios de variación del patrimonio neto, y estado de flujos de efectivo).
Deberá estar integrado al resto de módulos, e incorporará dimensiones en los apuntes contables
de diario (por código de proyecto, código de tesorería, código de área, centro de coste,
vehículo-maquina, y aquellos otros que se consideren necesarios) que te permitan después
obtener cierres contables periódicos por dimensiones definidas.
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Se realizará conexión automática de los asientos contables generados desde el módulo de
compras y de facturación, posibilitando la consulta individual de cada asiento integrado, antes
de su validación, o su transmisión en bloque, seleccionado grupo de facturas, entre fechas, por
cliente/proveedor, proyecto, etc. Esta conexión se parametrizará teniendo en cuenta las
dimensiones configuradas.
No permitirá grabar asientos descuadrados o asientos con omisión de campos obligatorios.
Deberá facilitar la gestión contable con asientos automáticos definidos, o que el propio usuario
los defina (amortizaciones, subvenciones, existencias, nóminas, leasings, etc.)
Permitirá la gestión de periodos contables para poder realizar mensualmente e
independientemente los procesos de cierre por áreas: contabilidad financiera, presupuestaria, de
gestión de proyectos.
Incorporará la gestión documental contable en el proceso diario, realizando un aviso de no
grabación del asiento sin los documentos obligatorios definidos por el usuario
Realizará el asiento de cierre y de apertura, automáticos, y su retrocesión por parte del usuario,
en caso de modificación de datos (procesos de auditoría).
Cerrados los procesos fiscales de liquidación de IVA mensual, se bloquearán los asientos y
facturas para evitar cambios una vez realizada la presentación.
Generará avisos en el caso en el que se realicen apertura de cuentas creadas por el usuario que
no estén previamente definidas en la estructura del balance o de la cuenta de pérdidas y
ganancias, al objeto de presentar estados financieros inconsistentes
Respecto a la generación de informes y consultas, el ERP deberá permitir obtener estados
financieros comparativos de dos o más años, con generación automática de indicadores o ratios
económicos y financieros más habituales, con posibilidad de parametrización por parte del
usuario. Impresión por pantalla de asientos de diario, extractos de cuentas, balances de sumas y
saldos, por múltiples filtros (por tipo cuenta, por periodo, por importe, por proyecto, área, código
maquinas, código tesorería) exportable a Excel u otro formato.
5.5.B) GESTIÓN BANCARIA
A través del software ERP se deberá gestionar la conciliación bancaria, el proceso sistemático
de comparación entre las anotaciones del extracto bancario (norma 43) y los asientos contables,
controlando fechas y saldos, conciliando de forma manual o automática, y realizando el informe
de saldo teórico y de auditoría.
Se deberá incluir en el software ERP implantado la gestión de tesorería, presentando la posición
de tesorería, calculando la evolución diaria de los saldos de las cuentas, permitiendo la
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previsión de descubiertos o excesos de saldos y mejorando la gestión tesorera. Además de las
previsiones de cierres de tesorería, previsiones de cobros y pagos considerando ingresos y
gastos fijos, contratos, pedidos de clientes y proveedores, albaranes pendientes de facturar así
como los movimientos de entrada directa
Debe permitir la simulación de intereses de liquidaciones bancarias conforme al sistema contable,
al objeto de contrastarlo con los extractos de liquidaciones de las entidades financieras, la
obtención de listados de órdenes de pago emitidas, enviadas al Banco, pendientes de remesar,
previsiones de pago a un plazo definido.
A través del ERP se deberá poder realizar la Gestión de remesas bancarias de pago y la
gestión de recibos domiciliados de clientes, incluyendo la emisión de cheques o pagares de
manera automática mediante el circuito de firmas de aprobación indicado por EPREMASA
Debe permitir la anulación de un documento de pago de la relación o remesa generada, antes
de hacer el trámite de generación, y poder transmitir por medios electrónicos a las entidades
financieras las ordenes de transferencias a terceros, incluso permitir la realización, en casos
excepcionales, de transferencias no telemáticas mediante la generación de documentos en
soporte papel.
5.5.C) GENERACIÓN DE IMPRESOS OFICIALES
El software de ERP implantado deberá permitir avisos con la antelación que el usuario determine
de las obligaciones legales derivadas de la normativa y reglamentación en vigor en España,
generando en el formato electrónico adecuado a la presentación telemática y en archivo físico o
papel si es adicionalmente preciso los impresos oficiales que permitan cumplir con las
obligaciones legales de Hacienda, generando automáticamente las liquidaciones periódicas del
IVA, retenciones del IRPF,
La documentación justificativa de las liquidaciones anteriormente definidas deberán generarse en
formato papel o digital (archivo editable)
El software deberá estar actualizado de manera continua de manera que esté completamente
adaptado a las normativas fiscales con legislación específica de esta área. Las actualizaciones
del software correrán a cuenta del adjudicatario durante un periodo de al menos 5 años
5.5.D) CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA
Este módulo tiene como objetivo la integración del Presupuesto anual, al máximo desglose de
partidas de gastos, ingresos e inversiones en el ERP, al objeto de llevar el seguimiento mensual y
ejecución y desarrollo del Presupuesto, analizar las desviaciones presupuestarias y realizar las
acciones correctoras oportunas.
Para ello, el Sistema ERP permitirá:
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La integración por parte de los responsables de área o servicio que se definan
como usuarios en este módulo, de las previsiones de ingresos, gastos e
inversiones, de las partidas o familias de las que tengan competencia de
ejecución,
La consolidación y elaboración de los estados financieros previsionales (cuenta
de pérdidas y ganancias general, analítica, por proyectos, por área, tal como se
decida configurar), para su validación final.
La ejecución del control presupuestario, calculándote las desviaciones mensuales,
o el periodo que se elija, entre las previsiones de gastos, ingresos e inversiones,
y la ejecución real obtenida de la contabilidad financiera, por cuentas contables,
por familias o categoría de gastos/ingresos, por proyectos, áreas, códigos
tesorería, o cualquier otras dimensión que se defina.
Al usuario le permitirá configurar el informe de control presupuestario, por fechas, tipos de control
(solo gastos, solo inversiones,..), resumen o detallado (a nivel de artículos o partidas
individualizadas), con alarmas (destacar en color especifico desviaciones superiores a un %
indicado), y todo exportable a Excel, y con la posibilidad de poder visualizar, desde pantalla y
en cascada, el origen de la desviación al mayor detalle disponible.
5.5.E) CONTABILIDAD ANALÍTICA
El software ERP suministrado deberá proporcionar además de la contabilidad financiera, las
herramientas necesarias para la toma de decisiones basadas en la contabilidad analística,
permitiendo la parametrización por parte del usuario de todas y cada una de las variables
representativas del tipo de negocio o actividad. La información de la contabilidad analítica será
necesaria a todos los niveles (actividad, proyecto, equipo, centros de actividad…), detallado
según la naturaleza del gasto o ingreso. Y en función de unidades de producción, kilómetros,
horas, viajes…
El software permitirá la elaboración de un cuadro de reparto primario de gastos, con un desglose
de los diferentes gastos por naturaleza obtenidos, que procederán de la contabilidad financiera,
en su mayor parte, o del módulo de almacén (consumos) y de gestión de activos
(amortizaciones), y clasificados, cada tipo de gasto definido y parametrizado a cada área o
centro de coste, desde el origen (factura compras, asiento contable, cuentas contables, familia o
artículo de gasto) para el caso de la contabilidad analítica por actividades o servicios que presta
la empresa.
Igualmente te realizará el cuadro de reparto secundario de gastos, de las actividades auxiliares a
las principales, que serán parametrizadas por el usuario responsable, tanto la definición del tipo
de actividades como los criterios de repartos de gastos entre tipos de actividades, de forma
automática (ejemplo: imputación de gastos de la actividad auxiliar “lavado y mantenimiento de
contenedores”, de diversos tipos, atendiendo al número de lavados de cada tipo de actividad
principal, por ejemplo, “recogida fracción orgánica, o recogida de envases ligeros”). Y el
cuadro de reparto terciario, de los gastos estructurales (generales, o de administración) a las
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diferentes áreas o actividades básicas o principales, con una parametrización definida a priori
por el usuario, en base al conocimiento adquirido, y que el ERP debe permitirlo, siendo flexible y
adaptable en este sentido, conforme a las buenas prácticas contables y del control de la gestión.
Respecto a los ingresos, igualmente el ERP permitirá la clasificación de los ingresos por
naturaleza, su imputación a las diferentes áreas de negocio o centros de coste, previa
parametrización y codificación en el origen (en facturas, asientos, cuentas contables, familias o
artículos), así como la imputación de ingresos procedentes de actividades auxiliares a
principales, en el mismo sentido indicado para los gastos. Todo esto, al objeto de calcular los
márgenes de explotación de las diferentes actividades del negocio, y su contribución al resultado
general contable de la empresa.
El ERP establecerá los procedimientos internos adecuados para conciliar los resultados contables
analíticos con los resultados obtenidos de la contabilidad financiera, con la periodicidad que el
usuario le indique (normalmente mensual y anual), y detallará las discrepancias existentes entre
ambas contabilidades, para que sea más fácil e intuitivo para el usuario responsable de la
contabilidad analítica la validación de los datos obtenidos en la misma.
Este proceso definido hasta ahora de requerimientos básicos de la gestión de contabilidad
analítica por actividades, será extrapolable también a la contabilidad analítica conforme a otras
dimensiones: por Proyectos, por Proveedor, por Cliente, por Vehículo-maquina, por Centros de
Trabajo (Transferencias de residuos), por Zonas de Recogida (grupos de municipios asignados a
Empresas concertadas). Para ello, es fundamental una implementación y configuración inicial de
las información necesaria para determinar los resultados esperados descritos anteriores, y que los
requerimientos técnicos del ERP deben de permitirlo.
Para la determinación del coste de las actividades (toneladas, contenedores lavados, etc.), de los
Proyectos, de las unidades a controlar (kilómetros, horas empleadas) el software ERP empleará los
datos registrados en el módulo de producción al de contabilidad analítica de todas las unidades
de obra que se requieren para el cálculo de costes, por periodos, por productos, o por cualquier
otro tipo de unidad de medida que se fije en el procedimiento.
5.5.F) GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS
El software ERP deberá gestionar los elementos inmovilizados calculando la amortización según
los diversos métodos legalmente admitidos, registrando la autoría de las operaciones de
alta/baja o movimiento de los mismos que se podrán realizar mediante diagrama de flujo de
firmas y documentación requerida especificado por EPREMASA. Deberá poder calcular varios
planes de amortización, así como registrar los cambios de ubicación y de responsabilidad sobre
cada elemento, generar las amortizaciones a realizar en función de la periodicidad definida en
cada elemento y permitir realizar simulaciones y cálculos.
Permitirá obtener un inventario detallado, y resumido, de los bienes que comprenden el activo a
la fecha solicitada, incluyendo las altas del año en curso, el histórico de años anteriores, las
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bajas (del año en curso o históricas), agrupados por cuentas contables, por Centros de Trabajo,
por códigos de inventario, por Proyectos. Este informe tiene que ser parametrizable mediante
filtros por el usuario, según necesidades, y con los campos o datos que se estimen oportunos
(concepto del bien, cuenta contable, código inventario, proveedor, fecha de entrada en
funcionamiento, % amortización, valor compra, valor cesión, vida útil, vida útil restante, valores
netos, amortización anual, amortización acumulada, perdida o ganancia patrimonial, deterioro,
etc.) al objeto de poder llevar un buen control del inmovilizado, conforme a las buenas prácticas
contables.
La incorporación de los datos al nuevo ERP se realizará mediante la migración de los datos
existentes en la base de datos actual, incorporando todos los campos hasta ahora necesarios
del control de inmovilizado que existe en la empresa, junto con la documentación anexa
incorporada en los mismos (formatos txt, pdf, jpg…).
La gestión y/o consulta de los elementos del inmovilizado se deberá realizar según tipo de
usuario atendiendo al diagrama de flujo (circuitos de firmas y control documental) especificado
por EPREMASA.
5.5.G) PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DE CONTRATACIÓN:
El software deberá permitir la planificación económica y temporal de la gestión de contratos,
controlando las variaciones a nivel de fases de contratación y unidad de obra o servicio
definidos. Así mismo a través del software se gestionará el seguimiento y control de los
proyectos, tanto en la estructura de proyecto del cliente, como por naturalezas de imputación.
Permitirá un tratamiento contable de la producción y certificación de servicios y/o productos.
5.5.H) GESTIÓN ESTRATEGIA EMPRESARIAL
El software ERP deberá contar con la posibilidad de realizar presupuestos anuales
confeccionados a partir de la ejecución de los proyectos definidos por la dirección (importables
desde herramientas ofimáticas) realizar simulaciones y presentar los resultados de tal modo que
sean exportables a herramientas ofimáticas (Excel). Deberá poder elaborar cuentas de resultados
a partir de proyectos de gastos e ingresos de diferentes escenarios objetivo, presentando además
el flujo de caja previsto en cada escenario objetivo proyectado.
En todo momento se deberá poder gestionar el nivel de seguridad de acceso a cada consulta o
modulo a nivel de usuario.
EL software deberá presentar la Cuenta de Resultados Jerárquica Analítica navegable por centro
de beneficio, áreas de negocio, localización y/o por proyecto o contrato, incluyendo
herramientas de Business Intelligence integradas con el resto de módulos para ayuda en la toma
de decisiones ofreciendo una visión general y analítica de los indicadores de negocio
establecidos mediante parametrización por la empresa.
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GESTION DE LA ACTIVIDAD DE EPREMASA.
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El software de Business Intelligence, permitirá la creación y seguimiento de de cuadros de
mando integrales, permitiendo un análisis rápida y eficazmente los aspectos claves de la
empresa, y permitiendo extraer y exportar a ficheros xls de manera inmediata todos los datos
internos y externos almacenados en el software de gestión que el usuario desee.
Generará automáticamente informes parametrizados con el resultado de los indicadores,
objetivos, tendencias, KPI, con selección de tiempo y dimensiones cuadro de mandos integral de
la empresa, definido y parametrizado por la dirección de la misma, obteniendo la información
relevante del resto de módulos integrados en el ERP, así como los indicadores de gestión de
cada una de las áreas o servicios involucrada, con presentación de los datos en pantalla o
exportable a EXCEL
5.6.- GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
El software ERP deberá poder sin software adicional externo al del propio erp la gestión de
Nóminas y seguros sociales, impresos y gestiones relacionadas con la contratación de personal,
incluir y/o integrar software de control de presencia, gestión de la formación, portal del
empleado, seguridad y salud laborar etc.
Cada empleado podrá realizar las peticiones a través de formularios para sustituir los
documentos físicos. Estas peticiones podrán solicitarse a través del correo electrónico y deberán
quedar registradas las autorías de los cambios realizados
Deberá permitir la visualización de toda la documentación almacenada de un empleado.
Deberá permitir el control de la coordinación de actividades empresariales con los proveedores
de obras y /o servicios, mediante el diagrama de flujo parametrizado definido por EPREMASA
en el que se definirán los documentos a solicitar a los proveedores, personas de contacto,
generación de correos automáticos de solicitud de documentos y/o envío de documentación,
con trazabilidad a nivel de usuario gestor y documentos generados.
Deberá permitir la conexión con software y hardware de control de presencia.
5.7.- GESTIÓN DE PROYECTOS
El módulo de Gestión de Proyectos deberá permitir el tratamiento detallado de todo el flujo de
información de un proyecto, abarcando desde la fase inicial de la creación del presupuesto,
pasando por las fases de planificación y contratación, hasta el control de las etapas de
ejecución y facturación.
Este módulo complementará el circuito administrativo ligado a tareas de gestión y control de
contratos de evolución periódica (altas, bajas, facturación, renovaciones, revisiones de precios,
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de contratos…), permitiendo gestión de alquileres, facturación por hitos, facturación por lecturas
de diversas tipologías y generación de intervenciones de asistencias ligadas a servicios posventa.
Deberá permitir la creación de la estructura del proyecto o expediente (entrada directa o
importación desde ficheros tipo Excel o bc3) el registro de datos generales del proyecto: Plazos,
interlocutores, clientes, coeficientes PEM/PEC, generación de Check-list de inicio, control de
seguimiento de proyecto o visitas a obra, archivo de documentación anexa en formato Microsoft
Word, Microsoft Excel, AutoCAD, comprimido (zip, rar) o presto (bc3) y gestión de recursos y
mediciones de proyecto a nivel de coste de unidad de obra o servicio.
En relación a la planificación temporal deberá permitir la determinación de fechas de ejecución,
distribución de importes porcentajes por periodos, re planificación de Proyecto u Obra, gestión
mensual y a origen de ejecución a nivel de tiempo y coste, generación de certificaciones
mensuales exportables, integración con finanzas y contabilidad analítica,
5.8.- GESTIÓN DOCUMENTAL: REGISTRO ENTRADA Y SALIDA
El software ERP deberá permitir sin software adicional externo al propio ERP la gestión
documental integrado en el ERP, de tal forma que permita centralizar toda la documentación,
independientemente de su formato, en un archivo documental unificado, global y en servidor
seguro para asegurar su invulnerabilidad por personal ajeno a EPREMASA o no autorizado y la
conservación de los datos.
Deberá garantizar la accesibilidad, seguridad y la integridad en los documentos, permitir flujos
de transmisión de archivos a través del software con registro del mismo, trazabilidad de consulta
y edición de documentos dentro de la organización.
El software ERP deberá permitir la identificación de forma única e inequívoca tanto de los
documentos como de los archivos incorporados en el programa, asignándoles en tiempo real la
información correspondiente al nombre del documento, día y hora de incorporación en el sistema
y el usuario que la realiza, quedando registrada de cara a la trazabilidad conforme a las
especificaciones legales ligadas al registro de entrada y salida de documentos en empresas
públicas.
El software deberá admitir el almacenamiento de archivos en cada Cliente, Artículo, Proveedor,
Trabajador, factura, albarán, Solicitud de Pedido, Ofertas, Presupuestos, Almacén,
certificaciones, Contratista, Proyectos, Orden de trabajo, etc., en cualquier tipo de formato
(Excel, PDF, Word, PPT, DWG, BC3, ZIP,…) y definir los permisos de acceso a los mismos
conforme a los niveles de usuario desde cualquier lugar de la aplicación.
Deberá contar con herramientas de búsqueda de documentos desde diferentes campos (título,
tipo de documento, autor, fecha y otros campos parametrizables), filtrado de resultados
atendiendo a campos parametrizables, trazabilidad a nivel de registro de consulta y edición de
documentos.
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GESTION DE LA ACTIVIDAD DE EPREMASA.
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El gestor de documentos deberá estar integrado con Microsoft Office, permitir la búsqueda de
documentos a través del sistema de carpetas del disco duro del usuario y/o servidor, y permitir
el envío de documentos directamente desde el interface del ERP a través de cuentas corporativas
g-mail.
El gestor documental deberá permitir la automatización de tareas para la gestión de documentos
de los procesos de negocio actuales de la compañía (pedidos a almacén con autorización según
circuito de firmas definido, recepción de pedidos, formularios de petición y autorización con
circuito de firmas definido por la empresa, gestionar la documentación de todos los datos
relativos a las instalaciones, servicios y ayuntamientos gestionados por EPREMASA, (datos
urbanísticos, estado general de las instalaciones, Seguridad y Salud, Maquinaria y equipos,
hardware y software, Inmovilizados, Recursos técnicos, Flota de vehículos, Convenios, contratos,
Proyectos, Autorizaciones ambientales, Comunicaciones….)
La consulta de documentos deberá estar parametrizada considerando niveles de autorizaciones y
restricciones de acceso a usuarios a nivel de tipos de documentos y otras referencias definidas
por EPREMASA.
El gestor documental deberá poder incorporar documentos digitalizados de forma masiva
mediante scanner e identificados individualmente por un código de barras.
En el gestor documental estará parametrizado conforme el sistema de archivo por expedientes
empleado actualmente por EPREMASA, identificando los clientes y/o proveedores, tipos de
expedientes, diagramas de flujo y circuitos de firmas asociado a las tramitaciones de cada tipo
de expediente, tipos de documentos, instalaciones de gestión, etc.
ARTICULO 6. FORMACIÓN
El adjudicatario deberá realizar la formación que sea precisa al personal de EPREMASA (equipo
de proyecto y usuarios) para garantizar el correcto uso y funcionamiento del software a pleno
rendimiento.
La formación de los usuarios del programa será impartida por el adjudicatario de forma
presencial en la sede central de EPREMASA, salvo la formación de operarios y mandos
intermedios de las áreas de producción que se realizará en la sede situada en el municipio de
Montalbán de Córdoba.
La formación se realizará en horario de 8:00 a 15:00 horas, debiendo coordinar las fechas con
los responsables de proyecto.
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GESTION DE LA ACTIVIDAD DE EPREMASA.
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EPREMASA facilitará para la formación en ambas sedes una sala dotada de PC con conexión a
internet, un proyector y una pantalla de proyección. Cualquier otro dispositivo adicional
(hardware o software) deberá ser aportado por el adjudicatario.
Se realizará una formación inicial previa al inicio de la parametrización del software a los
usuarios del equipo de proyecto (que EPREMASA determine) con el objetivo de detectar por parte
de los usuarios, coordinador y representante las necesidades de parametrización y
personalización (o desarrollo si fuera preciso) del software bruto y conocer el funcionamiento
básico del mismo. La duración de esta formación será personalizada por el adjudicatario
adaptándola según las necesidades derivadas de cada tipo de usuario, coordinador o
representante de área funcional y el alcance del acceso definido para cada uno, de tal modo
que como resultado de la misma cada usuario adquiera los conocimientos necesarios para la
detección y definición de necesidades de parametrización de cara al uso habitual del programa
dentro del nivel de gestión que le corresponda.
La formación presencial inicial se considerará finalizada cuando al menos 2 usuarios de cada
tipo, los representantes por áreas funcionales y el coordinador de proyecto validen el
cumplimiento del objetivo propuesto en el párrafo anterior.
Se realizará una segunda fase de formación presencial coincidente con la fase de
implementación del software a los usuarios del equipo de proyecto cuyo objetivo será la
capacitación en la personalización y uso del software por parte de todos los usuarios del mismo
en los niveles de gestión adecuados a cada tipo de usuarios. Se considerará finalizada esta fase
de cada nivel de formación cuando al menos 2 usuarios de cada nivel certifiquen el
cumplimiento del objetivo de la formación.
La tercera fase de formación, vía telefónica o telemática, se iniciará una vez finalizada y
certificada por EPREMASA la implementación del software ya parametrizado y personalizado
conforme a las necesidades de ésta y de acuerdo a los requisitos establecidos en el pliego de
condiciones. La duración de esta fase será de 5 años a partir de la fecha de certificación del
software, considerándose ésta fase incluida en los gastos por mantenimiento de software
ofertados por el licitador.
ARTICULO 7. IMPORTACIÓN DE DATOS DE OTRAS APLICACIONES
Dentro del alcance de la implantación del ERP se incluye el desarrollo y/o parametrización del
software a implantar de tal modo que se permita la importación en el sistema de los datos
generados en formato txt o Excel de las siguientes aplicaciones:
(a) BASCULA: El software deberá realizar la integración directa de datos de
pesos mediante la importación del fichero de salida del programa de gestión
de pesos de EPREMASA (formato excel o txt) de los datos de peso neto
registrados para las diferentes fracciones de residuos y materiales
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GESTION DE LA ACTIVIDAD DE EPREMASA.
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recuperados en los módulos de compras, ventas, costes, control
presupuestario
(b) GASOIL: El software deberá realizar la integración directa de datos de
suministro y consumo de gasoil mediante la importación del fichero de salida
del programa de gestión de gasoil de EPREMASA (formato excel o txt) de los
datos de entrada y salida de gasoil realizando la imputación de los mismo en
los módulos de compras, ventas, almacén, costes y control presupuestario
(c) CALIDAD: El software deberá realizar la integración directa de datos de
control cualitativo y cualitativo relativos a los servicios prestados y la calidad
de los mismos, mediante la importación del fichero de salida del programa
de gestión de calidad (formato excel o txt) de los resultados de las auditorías
realizadas realizando la imputación de los mismo en los módulos de
compras, ventas, almacén, costes y control presupuestario
ARTICULO 8. TECNOLOGÍA
El software deberá ser compatible para el uso en los equipos informáticos (Pc/Tablet) de los
usuarios de EPREMASA, dotados del sistema operativo Windows, Android o IOS, siendo los
datos que alimentan el ERP transmitidos/recibidos desde las diferentes delegaciones de
EPREMASA hasta el servidor (en un hosting externo a EPREMASA), que deberá ser aportado por
el licitador y en el que se realizará el almacenaje del software ERP y de las bases de datos y
documentación de EPREMASA.
El hosting externo deberá garantizar la capacidad de almacenamiento (software ERP y archivo
digital de la documentación gestionada por EPREMASA a través del mismo) y velocidad de
transferencia de datos (tanto de subida como de bajada) requerida para el uso simultáneo del
software implantado por hasta 25 usuarios, independientemente del número de usuarios
habilitados para acceder al mismo de forma no simultánea, estando dentro del alcance del
pliego todo el equipamiento de hardware y software que para ello sea preciso, así como los
gastos de conexión a internet del servidor o hosting.
El enlace del equipamiento informático de EPREMASA entre sí se podrá realizar indistintamente
realizará a través de internet o red de área local, y la conexión con el servidor externo se
realizará a través de internet mediante redes WIMX, y/o ADSL o conexión de red (WAN)
públicas.
El coste del servicio de hosting se considerará incluido durante toda la duración del contrato
dentro del presupuestos ofertados por el licitador para la implantación del software (desde la fase
de inicio del proyecto), durante todas las fases del proyecto y una vez realizado el cierre de la
implantación se considera incluido en el coste de mantenimiento y/o garantía mensual ofertado
por el licitador. No se podrá solicitar un incremento de coste de contrato derivado de
necesidades de ampliación de alguno de los requisitos técnicos requeridos en el servidor (host)
PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS, QUE REGIRÁN EN EL
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GESTION DE LA ACTIVIDAD DE EPREMASA.
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para un normal uso del software suministrado. En caso de que por circunstancias ajenas a
EPREMASA se precisara realizar un cambio del host o servidor los gastos derivados de la
migración y(o configuración del software y hardware hasta que éste quede totalmente operativo
serán a cargo del adjudicatario.
ARTICULO 9. PLAN DE PROYECTO
El adjudicatario deberá desarrollar la metodología de implementación que estime oportuna para
el siguiente, al objeto de realizar un mejor control y seguimiento del proyecto, reducir los tiempos
y costes, así como crear un lenguaje común dentro del equipo de proyecto.
Todas las reuniones se realizarán, salvo que EPREMASA autorice lo contrario, en las oficinas
centrales de EPREMASA.
La metodología del adjudicatario deberá adaptarse a la siguiente planificación:
PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS, QUE REGIRÁN EN EL
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GESTION DE LA ACTIVIDAD DE EPREMASA.
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9.1.- FASE INICIO DEL PROYECTO
Reunión inicial conjunta, en una o varias sesiones, desarrolladas en un plazo máximo de 1
semana desde la fecha de firma del contrato, cuyo objetivo es clarificar y puntualizar los detalles
relativos al alcance y contenido del proyecto contratado conforme a lo definido en el pliego de
condiciones, identificar a las personas que participarán en el proyecto y preparar un calendario
de trabajo, para lo que es necesario realizar las siguientes tareas:
FASE INICIAL
•REUNIONES INICIALES, ELABORACION INFORME INICIAL POR ADJUDICATARIO Y APROBACION POR EPREMASA
•DURACION MAXIMA 3 SEMANAS
FASE INSTALACION APLICACICONES
ESTANDAR
•INSTALACION MODULOS APLICACIONES ESTANDAR, CONFIGURACION HARDWARE, MIGRACION PROVISIONAL DATOS GESTION EPREMASA
•DURACION MAXIMA 2 SEMANA
FASE ANALISIS FUNCIONAL Y
TECNICO
•RECOPILACION NECESIDADES PARAMETRIZACION Y PERSONALIZACION, ELABORADO INFORME TECNICO ANALISIS A APROBAR POR EPREMASA
•DURACION MAXIMA 4 SEMANAS
FASE DISEÑO Y DESARROLLO
•DISEÑO Y DESARROLLO DE PARAMETRIZACION Y PERSONALIZACION DEL SOFTWARE CONFORME A REQUISITOS ESTABLECIDOS POR CLIENTE
•DURACION MAXIMA 8 SEMANAS
FASE ENTREGA SOFTWARE CLIENTE
• INSTALACION DE SOFTWARE PERSONALIZADO Y PARAMETRIZADO, MIGRACION DEFINITIVA DATOS GESTION. PRUEBA DE FUNCIONAMIENTO Y APROBACION POR EPREMASA.
•DURACION MAXIMA 2 SEMANAS
FASE PUESTA EN MARCHA
•UTILIZACION APLICACION DEFINITIVA POR USUARIOS FINALES, CON APOYO PRESENCIAL SERVICIO CONSULTORIA Y FORMACION EN SEDE EPREMASA .
•DURACION MINIMA 3 SEMANAS HASTA CIERRE IMPLANTACION PROYECTO
FASE MANTENIMEINTO
•PERIODO DE GARANTIA DE IMPLANTACION PERSONALIZACION Y PARAMETRIZACION 6 MNESES
•DURACION MANTENIMIENTO 5 AÑOS
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Presentar e identificar a los Responsables de Proyecto por ambas partes, quienes serán
los únicos que podrán decidir cualquier modificación en el proyecto: plazos, personas
que intervienen, análisis, etc.
Definir las necesidades y objetivos de la compañía a alto nivel de acuerdo a la toma de
datos
Definir las diferentes fases del análisis y las personas que deben intervenir, para
confeccionar un calendario de trabajo
Definir un plan de formación, con su correspondiente calendario y personas que deben
participar
Planificar la puesta en marcha de las aplicaciones estándar que no necesitan
personalización y cuyo arranque pueda ser inmediato
Identificar necesidades de recursos del proyecto: infraestructuras, seguridad, hardware,
recursos
Planificar la instalación de las aplicaciones
Identificar los riesgos del proyecto, identificando puntos críticos, camino crítico e hitos
fundamentales de proyecto
Planificación de la migración de los datos existentes en el software de gestión actual
definiendo que datos se han de migrar, en que formatos, verificando disponibilidad de
los mismos y fechas de migración
Planificar la formación identificando quién y cuándo debe asistir a la formación,
contenido de la misma, documentación y recursos necesarios, identificación del
responsable
Verificación y análisis inicial de la disponibilidad de hardware y software existente en
EPREMASA, verificando las características técnicas del mismo e informando de la
idoneidad en relación a los requisitos técnicos que con carácter de mínimos se precisan
para la instalación del software contratado. EL alcance de la revisión de software incluirá
el equipamiento informático (pc) existente en las siguientes instalaciones:
ID CENTRO DIRECCION PC
CO OFICINA PRINCIPAL AVDA DEL MEDITERRÁNEO
S/N, CÓRDOBA (14011) 23
C1 DOS TORRES
CARRETERA CP 225 DOS
TORRES-PEDROCHE A 4,5
KM DE DOS TORRES
1
C2 PEÑARROYA
CARRETERA CO-6406
CARRETERA DE BELMEZ A EL
HOYO, A 12 KM DE BELMEZ
1
C3 MONTORO
CARRETERA CP 117
CARRETERA DE PEDRO ABAD
A CARRETERA MONTORO-
BUJALANCE , A 7 KM DE
PEDRO ABAD
1
C4 FTE. PALMERA CARRETERA CP 187
CARRETERA DE POSADAS A 1
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ID CENTRO DIRECCION PC
FUENTE PALMERA A 7 KM DE
POSADAS
C6 RUTE
CARRETERA CP004
CARRETERA "LAS SALINAS" A
2,5 KM DE LLANOS DE DON
JUAN
1
C7 NUEVA CARTEYA
CARRETERA CP 147
CARRETERA DESDE N432 A
NUEVA CARTEYA, A 3 KM
DEL CRUCE
1
C8 PRIEGO
CARRETERA A-333 ACCESO
DESDE CARRETERA PRIEGO A
ALCAUDETE, A 1 KM DE
PRIEGO
1
C5 MONTALBAN CARRETERA MONTALBAN A
PUENTE GENIL PK 14,5 5
Como resultado de esta reunión el adjudicatario deberá entregar a EPREMASA en el plazo de 1
semana desde la fecha de realización de la reunión inicial, un INFORME INICIAL que contendrá:
* Responsables de proyecto: identificación y método de contacto
* Cronograma en el que se evidencie las fechas de puesta en marcha de la
aplicación estándar, identificando los recursos necesarios (personal de
EPREMASA y del adjudicatario, infraestructura, hardware) así como la puesta en
marcha de las aplicaciones (reuniones de análisis, realización de
parametrizaciones y personalización) y plan de formación
* Conclusiones del análisis de necesidades de la compañía a alto nivel:
indicadores de gestión propuestos
* Análisis de riesgos del proyecto: definición de puntos críticos e hitos
fundamentales de proyecto
EPREMASA revisará el informe en el plazo de 1 semana desde la entrega del mismo, notificando
las incidencias que en este encuentre en relación al cumplimiento de los requisitos del pliego al
adjudicatario que dispondrá de 48 horas para modificar el informe adaptándolo a los requisitos
solicitados por EPREMASA en el presente pliego. Una vez adecuado a los requisitos del pliego y
aprobado por EPREMASA se podrá iniciar la fase de instalación de las aplicaciones estándar.
9.2.- FASE INSTALACIÓN DE LAS APLICACIONES
En el plazo máximo de 2 semanas desde la aprobación por parte de EPREMASA del INFORME
INICIAL se procederá mediante tele-mantenimiento o in situ en las instalaciones de EPREMASA, a
la instalación y configuración inicial de las aplicaciones y de la Base de Datos SQL. De esta
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GESTION DE LA ACTIVIDAD DE EPREMASA.
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forma, se podrán poner en marcha las aplicaciones que no necesitan personalización y las que
sí la necesitan, estarán disponibles para que los usuarios puedan hacer pruebas y ensayos, lo
que ayuda en la realización y comprensión del análisis.
Para ello el adjudicatario dispondrá dentro de la asistencia técnica del personal técnico que sea
preciso para configurar las infraestructuras de hardware necesarias, siendo EPREMASA
responsable de su disponibilidad.
La instalación del software no podrá paralizar la actividad habitual de gestión realizada en
EPREMASA, debiendo compatibilizarse en horarios con el normal desarrollo de la actividad en la
misma.
Se considerará finalizada la fase de instalaciones cuando todos los módulos solicitados estén
instalados y se hayan realizado una migración provisional de los datos del sistema de gestión
actual de EPREMASA que sean precisos para la prueba de los módulos por los responsables de
servicios y la definición de la parametrización y personalización.
9.3.- FASE ANÁLISIS FUNCIONAL Y TÉCNICO
Una vez instalado el software inicial sin parametrización ni personalización, se iniciarán de
forma presencial en las oficinas centrales de EPREMASA las reuniones de análisis funcional y
técnico de las aplicaciones con los responsables definidos en el proyecto y conforme al
cronograma acordado.
En las reuniones de análisis funcional y técnico se llevará a cabo un análisis detallado de las
adaptaciones que deben realizarse en las aplicaciones contratadas, para ajustarlas a las
necesidades de la compañía, detalle de los ficheros (contratados y posibles) y formatos
necesarios para realizar la migración desde otras aplicaciones y definición de integración de
datos con las salidas de las aplicaciones definidas en el artículo 7 del presente pliego.
En cada reunión EPREMASA y el adjudicatario deberán aportar la máxima documentación
posible: diferentes formatos de impresos, informes, estadísticas, detalle de asientos contables,
detalle de cálculos complejos, etc.
En esta fase se definirán con detalle los datos a migrar en la recuperación definitiva,
identificando si existen datos que a juicio de EPREMASA se consideren no recuperables del
software actual y que sean preciso introducir de forma manual, identificando responsables,
método de introducción de datos y fechas de acuerdo con el plan de implantación del software
definido en el pliego. En todo caso, estos datos deberán estar introducidos antes de la
finalización de la fase de diseño y desarrollo, en condiciones que permitan su integración el
software personalizado.
Si durante esta fase, surgieran nuevas necesidades no contempladas en la toma de datos inicial,
e incluidas en el alcance del presente pliego, estas se incluirán sin coste adicional en la
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planificación. En caso de que se detecten necesidades no incluidas en el pliego de condiciones
estas se valorarán en presupuesto aparte empleando, siempre que sea posible, los costes
unitarios definidos en la oferta del licitador y/o precios contradictorios.
Al finalizar esta fase, de un mes máximo de duración desde la fecha de instalación del software,
el adjudicatario entregará a EPREMASA un INFORME TÉCNICO DE ANÁLISIS con el detalle del
análisis definido por ambas partes (con detalle de planificación, responsables, alcance,
parametrización y personalización a realizar, formatos, circuitos de firmas, etc.) que deberá ser
revisado y aprobado por EPREMASA. No se realizará la aprobación de dicho documento
mientras que el equipo de proyecto de EPREMASA no comprenda perfectamente el alcance de lo
definido en el mismo, y compruebe que cubre todas las necesidades solicitadas.
9.4.- FASE DE DISEÑO Y DESARROLLO
Una vez firmado el documento de análisis por EPREMASA, comenzará esta fase, durante la cual,
se realizarán las parametrizaciones y personalizaciones descritas en dicho documento INFORME
TECNICO DE ANÁLISIS aprobado
La duración de esta fase no podrá exceder de 8 semanas desde la fecha de aprobación del
INFORME TECNICO DE ANALISIS
El adjudicatario podrá desarrollar esta fase en sus propias instalaciones, desplazándose a las
instalaciones de EPREMASA en el caso de que alguna de las parametrizaciones y/o
personalizaciones así lo requieran
9.5.- FORMACIÓN
Toda la formación se realizará en la sede central de EPREMASA, en horario de 8 a 15:00.
El objetivo a alcanzar con la formación será que los usuarios de los programas comprendan y
dominen el manejo del mismo al nivel adecuado al puesto de trabajo y funciones asignadas en
relación al mismo.
Para ello el licitador realizará una formación inicial al coordinador y representantes de las áreas
funcionales al objeto de conocer el funcionamiento de software estándar, con el objetivo de
capacitar al personal de EPREMASA para detectar y definir inequívocamente las necesidades de
parametrización y/o personalización del software estándar implantado.
Conforme al cronograma propuesto por el adjudicatario y consensuado en el INFORME INICIAL
el licitador realizará la formación del personal de EPREMASA que serán usuarios finales de la
aplicación, adecuándola a los perfiles de usuarios definidos en el pliego. El objetivo de esta
formación será capacitar al personal de EPREMASA, según el perfil de usuario, para el uso diario
de la aplicación, y se considerará finalizada cuando al menos 2 usuarios de cada perfil
manifiesten la conformidad con el logro del objetivo propuesto.
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Adicionalmente, durante el periodo de mantenimiento contratado, el licitador deberá prestar
dentro del alcance del contrato el servicio de formación on line (telefónicamente y/o vía e-mail)
para resolución de dudas o incidencias relacionadas con el uso del mismo a todos los usuarios
que lo precisen.
9.6.- FASE DE ENTREGA E IMPLEMENTACION DE APLICACIÓN PARAMETRIZADA Y PERSONALIZADA
En esta fase, que no podrá exceder más de 2 semanas de duración desde la finalización de la
fase de diseño y desarrollo, el licitador realizará la instalación del software completamente
personalizado y parametrizado conforme a los requisitos establecidos en el pliego y el desarrollo
realizado en el INFORME TECNICO DE ANALISIS aprobado, probando su correcto
funcionamiento y realizando los ajustes necesarios. Se realizará la migración de los datos
definidos en el pliego existentes en la aplicación actual de tal modo que se pueda mantener la
continuidad en el ejercicio fiscal y en la actividad laboral de la empresa.
A continuación se formará a los usuarios clave (responsables de proyecto y al menos 2
representantes de los perfiles de usuario), de forma que realicen diferentes pruebas con juegos de
ensayo de tal forma que se verifique el funcionamiento de la aplicación en el desarrollo normal
de la actividad de los usuarios conforme a lo requerido en el pliego y con los datos procedentes
de la migración. , con la base de datos. La validación del cumplimiento de los requisitos
solicitados en esta fase será realizada por el responsable de proyecto.
La parametrización y personalización realizada al software estándar tendrá 6 meses de garantía
desde la fecha de aprobación por parte del responsable del proyecto, durante los cuales
EPREMASA en caso de detectar alguna incidencia o incumplimiento de requisitos recogidos en el
pliego y/o INFOMRME INICIAL e INFORME DE ANALISIS informará por escrito al licitador, el
cual deberá solventar la incidencia corrigiendo la parametrización o personalización dentro del
periodo de garantía de 6 meses.
9.7.- MIGRACIÓN DE DATOS
Se planificará en la fase de análisis, definiendo los datos que serán precisos recuperar del
software actual y migrar al software de nueva adquisición para asegurar la continuidad del
trabajo diario del personal de EPREMASA, verificando en coordinación con EPREMASA y con los
gestores del software actual las posibilidades de recuperación de datos en el formato más
adecuado.
Durante la etapa de instalación en la aplicación estándar se hará una prueba de migración de
datos provisional, al objeto de detectar deficiencias, incidencias o errores en los datos
incorporados en la incidencias y corregirlos antes de realizar la recuperación y migración
definitiva de datos durante la instalación del software parametrizado y personalizado
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Una vez que el adjudicatario comience la recuperación de datos definitiva (plazo máximo 1
semana coincidente con la instalación del software parametrizado y personalizado), EPREMASA
dejará de introducir datos nuevos en el sistema anterior, al objeto de evitar fallos en el traspaso
de los datos.
Una vez finalizada la migración de datos los responsables de las áreas funcionales de
EPREMASA comprobarán mediante una batería de pruebas elaborada a tal fin al menos los
siguientes aspectos:
Comprobación del conjunto de los datos recuperados conforme a los reflejados en el
informe de inicio y análisis
Identificación de datos incompletos o defectuosos, notificación al adjudicatario de la
incidencia, que deberá quedar solventada por éste antes de finalizar la entrega del
software parametrizado
Integración de los datos introducidos manualmente
Comenzar la explotación de Adjudicatario ERP
El adjudicatario comunicará las fechas de realización de la migración de datos con la antelación
suficiente a EPREMASA para que ésta realice la copia de seguridad de los mismos
9.8.- FASE PUESTA EN MARCHA
Una vez realizada la formación, la instalación de la personalización y los traspasos de datos, los
usuarios de EPREMASA procederán a la utilización y arranque inicial de la solución de software
personalizada y parametrizada.
En las 3 primeras semanas de esta fase, el adjudicatario deberá dar soporte presencial con al
menos 2 técnicos especializados en las oficinas de EPREMASA (de lunes viernes, de 8 a 15
horas) a cada usuario, con el fin de resolver las dudas e incidencias que surjan en esta fase y
realizar la modificación de la personalización y parametrización que se detecte por los usuarios
que es necesaria para cumplir con todos y cada uno de los requisitos recogidos en el pliego de
condiciones.
Finalizada la fase de puesta en marcha, lo el responsable de proyecto verificará que las
especificaciones del software implantado, parametrizaciones, personalizaciones, formación y
migración se ha desarrollado conforme a los requisitos establecidos en el pliego, y que el
software implantado funciona sin incidencias que afecten a la operativa de las distintas áreas
funcionales de EPREMASA conforme a lo esperado, emitiendo el acta de recepción
correspondiente e iniciando el periodo de garantía del software implantado (mínimo de 6 meses)
y el periodo de mantenimiento (mínimo 5 años).
9.9.- FASE MANTENIMIENTO TRAS LA PUESTA EN MARCHA
El adjudicatario deberá realizar el mantenimiento del software implantado por un periodo mínimo
de 5 años, a partir de la fecha de firma del acta de recepción del software implantado. Dentro
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del alcance del servicio de mantenimiento contratado durante este periodo se considera
incluido:
Asesoramiento en modificaciones de parametrización del software instalado por
parte del usuario
Atención telefónica en máximo 1 hora: asistencia telefónica por técnicos
especializados para solucionarle las consultas que incidencias que le puedan
surgir en relación al software contratado de lunes a viernes de 8 a 15 horas
Asistencia de consultas vía e-mail : asistencia previa e-mail para solucionarle las
consultas que incidencias que le puedan surgir en relación al software contratado,
con un plazo de respuesta máximo de 24 horas desde la comunicación de la
incidencia (días hábiles)
Asistencia técnica remota: En caso de que la resolución de la incidencia se
precise la intervención de personal técnico a través del control remoto de los
equipos con autorización previa del cliente y usuario
Asistencia técnica en las oficinas centrales de EPREMASA por técnicos
especializado para la resolución de las incidencias que así lo requieran,
teniendo en cuenta que a partir de las 72 horas desde la comunicación de la
incidencia por parte de EPREMASA, si ésta no se resuelve a satisfacción de
EPREMASA vía telefónica, e-mail o remota, el adjudicatario deberá realizar la
asistencia técnica desplazando al personal técnico a las oficinas de EPREMASA
el tiempo que fuere necesario hasta su resolución.
Actualización de software por cambio legal o mejora del producto: Se incluirá la
actualización de todas las versiones de actualización de los programas, ya sean
producto de los cambios de normativas legales, o bien con el fin de disponer de
mayores opciones o prestaciones. La actualización se podrá realizar de forma
telemática enviando los archivos ejecutables a los usuarios que sea preciso
Todos los desplazamientos derivados de la asistencia técnica, mantenimiento e
implantación del producto en nuestras instalaciones.
Todos los servicios y/o procesos en los que sea factible se realizarán de forma
remota a través de nuestro servicio de tele-mantenimiento, siempre y cuando no
afecten a la actividad normal de los usuarios de la aplicación en EPREMASA ni
supongan una parada de la actividad de los mismos.
Área de Soporte ON LINE Deberá permitir durante 24 horas y 7 días a la
semana al menos los siguientes servicios;
o Descargas on-line, de las actualizaciones de los programas de forma
inmediata
o Consultar información técnica
o Consultar preguntas y respuestas más habituales
o Consultar novedades legales
o Manuales actualizados accesibles on line
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Licencias del software en propiedad y de por vida. La solución deberá quedar
instalada en modo local en el servidor host ofertado por el cliente, debiendo
quedar incluido en la oferta los costes derivados de la migración de la totalidad
de la información (software, documentación anexa archivada, bases de datos y
cualquier otro archivo generado por EPREMASA y almacenado en el servidor del
host incluido en la oferta) con la estructura de archivos existente a un servidor
elegido por EPREMASA al finalizar el periodo de mantenimiento contratado de tal
forma que se permita el normal uso de la aplicación desde este nuevo servidor.