INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Diciembre 5 - 2014
Facultad de Ciencias de la Administración
UNIVERSIDAD DEL VALLE
Certificado N
SC 7267-1
Certificado N
SC 7267-2
Certificado N
SC 7267-3
Certificado N
GP 190-1
INTRODUCCIÓN
La Revisión por la Dirección es un instrumento base para la rendición de cuentas, ya que a través del seguimiento y establecimiento de acciones de mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad (GICUV) se da cuenta a la ciudadanía de la Gestión Universitaria. Para la Revisión por la Dirección, es necesario contar con cierta información previa la cual permitirá realizar análisis sobre la eficiencia, eficacia y efectividad del sistema de calidad y tomar decisiones pertinentes para la mejora del sistema.
AGENDA
1. EVALUACIÓN DE LA POLÍTICA DE CALIDAD.
2. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE CALIDAD.
3. SEGUIMIENTO AL RESULTADO DE AUDITORÍAS.
4. RETROALIMENTACIÓN DEL USUARIO.
5. SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS.
6. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS.
7. CONFORMIDAD DEL SERVICIO.
8. REVISIÓN DEL ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA.
9. CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
10. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA.
11. REVISIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS.
12. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE LA REVISIÓN ANTERIOR
13. CONSIDERACIONES FINALES DEL GICUV.
14. PLAN DE ACCIÓN.
1. POLÍTICA DE CALIDAD
Como se puede evidenciar en la gráfica, existe desconocimiento frente a la política de
calidad y a la difusión de la misma, lo que a su vez lleva a que exista un bajo
entendimiento de la misma en la facultad, la calificación más baja se encuentra en el
rango de DEFICIENTE con calificación de 1,58 puntos.
Figura 1. Entendimiento de la política de calidad.
Con base en la revisión realizadas a 12 dependencias de la Facultad de
Administración. Se obtuvo un promedio de calificación frente al
entendimiento de la política de calidad de 2,50 puntos que corresponde a
una calificación cualitativa de Deficiente.
2,50
1,92
1,58
3,42
0,00
0,50
1,00
1,50
2,00
2,50
3,00
3,50
4,00
Conocimiento de lapolitica de calidad
Entendimiento de laPolitica de calidad
Difusion de la Politica enla Facultad
Contribucion de laslabores en el
cumplimiento de lapolitica
2. OBJETIVOS DE CALIDAD*
De acuerdo a lo anterior, los asuntos de vinculación con el entorno y calidad y pertinencia son los que presentan el menor avance, debido: - No se logro la meta esperada en número de publicaciones en revistas indexadas - No se logro la meta esperada en número de docentes con titulo doctoral - La movilidades de estudiantes en el exterior - Participación de los estudiantes en las actividades de extensión
* Tomado del Plan de acción 2014-I
69%
69%
100%
100%
1. Calidad y Pertinencia
2. Vinculación con el Entorno
3. Modernización de la Gestión Administrativa y Financiera
4. Democracia, Convivencia y Bienestar
5. Fortalecimiento del Carácter Regional
Gráfica 1. Objetivos de Calidad
3. RESULTADO DE AUDITORÍAS
Durante el año 2014 la Facultad no participo del ciclo OCTAVO de auditorías internas de Calidad. Debido a decisión particular del Decano que buscaba una evaluación a todas las dependencias y no a través de muestras aleatorias o frente a los procesos centrales. Durante la AUDITORIA EXTERNA realizada por el ICONTEC, se visitaron los procesos de Formación, Extensión y Calidad; y donde se encontró una No Conformidad en el procedimiento de diseño y desarrollo en actividades académicas de educación continua.
Tabla 1. Acciones formuladas
ACCIONES
1. Acción de corrección en la Facultad de Ciencias
2. Elaborar plan del diseño y desarrollo de los cursos y diplomados creados en la vigencia 2014
3. Realizar revisión de los documentos institucionales que definen el diseño y desarrollo de las actividades de proyección social
relacionadas con la docencia con el fin de identificar las etapas de planificación y control.
4. Actualizar los documentos institucionales del proceso de extensión y proyección
5. Realizar aprobación de los documentos actualizados por parte del responsable del proceso .
6. Realizar socialización ante las instancias pertinentes.
7. Realizar el seguimiento y control a la aplicación del procedimiento definido .
8. Revisar la eficacia de las acciones planteadas para el mejoramiento en el impacto del GICUV
Diseño y Desarrollo
4. RETROALIMENTACIÓN DEL USUARIO
Satisfacción de usuarios
Para este semestre se planteo desde el Área de calidad de la OPDI, un cambio en las herramientas de medición, con el ánimo de generar una disminución en los trámites y articular los procedimientos existentes, razón por la cual no se realizo la encuesta de satisfacción de los usuarios, si no que se tomo como insumo, los informes de Autoevaluación, para el caso de la Facultad de Ciencias de la Administración se tomo el Informe de Autoevaluación con fines de Renovación de la Acreditación del Programa Académico de Administración de Empresas De acuerdo con dicho informe se logro evidenciar que: La comunidad universitaria conoce y usa los servicios de bienestar los cuales difunde a través de la página web, CD y folletos informativos. Adicionalmente el portafolio de servicios es presentado a los estudiantes en la inducción a estudiantes de primer semestre que se realiza al inicio de cada periodo académico. Con relación a este punto, el 79% de los profesores y el 77% de los estudiantes indica conocer los programas y servicios de Bienestar de la Universidad. Igualmente, la participación de la comunidad académica en los programas y servicios de bienestar es amplia, concentrada principalmente en el restaurante universitario, actividades culturales, recreativas, deportes y servicio médico, tal como se aprecia en las siguientes ilustraciones.
4. RETROALIMENTACIÓN DEL USUARIO
Satisfacción de usuarios
27,3%
34,0%
23,8%
31,1%
38,5%
36,6%
26,3%
38,5%
23,5%
24,5%
9,1%
20,5%
30,0%
32,9%
59,1%
44,7%
42,9%
47,9%
53,8%
48,2%
36,8%
44,7%
41,2%
52,7%
22,7%
35,8%
30,0%
48,3%
13,6%
17,3%
23,8%
15,1%
7,7%
10,7%
36,8%
14,5%
35,3%
19,1%
36,4%
33,7%
40,0%
16,1%
4,0%
9,5%
5,9%
4,5%
2,2%
3,6%
31,8%
10,0%
2,7%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Profesores
Estudiantes
Profesores
Estudiantes
Profesores
Estudiantes
Profesores
Estudiantes
Profesores
Estudiantes
Profesores
Estudiantes
Profesores
Estudiantes
Co
nsu
lta
Mé
dic
a
Co
nsu
lta
Od
on
to
lógi
ca
Ate
nci
ón
Psi
coló
gica
Serv
ici
o d
ecu
ltu
ra,
Re
crea
ció
n y
De
po
rte
Salu
dO
cup
aci
on
al
Re
stau
ran
teU
niv
ersi
tari
o
De
sarr
ollo
Hu
ma
no
yP
rom
oci
ón
Soci
oe
con
óm
ica
Excelente
Buena
Regular
Mala
La característica se cumple Satisfactoriamente. Esta característica se mantiene en comparación con la autoevaluación anterior. La Universidad del Valle cuenta con un programa de Bienestar Universitario accesible para toda la comunidad académica que responden a su política integral de bienestar en materia de salud, apoyos socioeconómicos, cultura, recreación, formación, entre otros. La percepción de calidad de los programas de bienestar universitario es buena y son
usados por la comunidad académica.
Grá
fica
2. R
etro
alim
en
taci
ón
del
usu
ario
5. PROGRAMA DE PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
La Facultad dispone de un buzón, instalado a la entrada del edificio 124, se ha creado el enlace desde la página web de la Facultad a Quejas y Reclamos institucional, sin embargo hay poca participación de la Facultad.
Tab
la 2
. R
esu
men
de
PQ
RS.
TIPO No. % Quejas Tema Oportunidad de
Respuesta
QUEJAS 2 20,0%
Inconformidad metodología profesor
Falla en proceso administrativo
Dependencias/Secciones/Áreas
Cerrada a
tiempo
Cerrada
Retrasada
RECLAMOS 2 20,0% Falla en atención a usuarios en
Dependencias/Secciones/Áreas
Cerradas a
Tiempo
SOLICITUDES 3 30,0% Solicitudes de información Programa Cerradas a
Tiempo
SUGERENCIAS 1 10,0% Mejora Información Solicitud de Documentos
Admitidos
En Tramite
Atrasada
QUEJAS
ESTUDIANTES 0 0,0%
RECLAMOS
ESTUDIANTES 2 20%
Falla en atención a usuarios en Dependencias/Secciones/Áreas
Falla en proceso administrativo Dependencias/Secciones/Áreas
Cerradas a
tiempo
TOTAL 10 100%
6. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS
El proceso de formación es el de menor porcentaje de logro el cual presenta
quince acciones, de las cuales se encuentran pendiente por cumplimiento:
• Promover la movilidad estudiantil desde y hacia el exterior.
• Incrementar la proporción de doctores en la planta docente
• Mejorar la tasa de graduación del posgrado
0,0 20,0 40,0 60,0 80,0 100,0 120,0
Desarrollo Humano y Bienestar
Extensión y Proyección Social
Formación
Gestión de la Calidad
Gestión de Talento Humano
Investigación y Generación de Conocimiento
Planeación Institucional
Plan de Acción por Procesos
Gráfica 3. Desempeño de los Procesos * Tomado del Plan de acción 2014-II
7. CONFORMIDAD DEL SERVICIO
Tabla 4. Conformidad del servicio.
EDIFICIO SALON Falta de
aseo
Poca
Iluminación
Mucha
Iluminación
Equipos en
mal estado
Inadecuada
Climatización
Poco
mobiliarios
Sobrecupo
Estudiantes Ruido
127 204 - - - 1 - - - -
126 16 - - 1 - - - 1 -
127 207 - - - - 1 - - -
126 17 - - 2 - 2 - - -
126 15 - - 1 - - - - -
126 22 - - - - - - - 1
124 Graduados
B - - - - - - - 1
127 205 - - - - 1 - - -
132 419 - - - 1 1 - - -
127 103 - - - 1 1 - - -
127 204 - - - - 1 1 - -
124 110 - - - - 1 - 1 -
124 201 - - - - - - - 1
124 102 - - - - - - 1 -
Total - - 4 3 8 1 3 3
Número de Docentes que Respondieron 68 60,71%
No. Reportes de Dificultades ACADÉMICAS 17 22,37%
No. Reportes de Dificultades ADMINISTRATIVAS 24 31,58%
NINGÚN REPORTE 35 46,05%
Total de Docentes Activos FCA 112 Tabla 3. Porcentaje de Participación docentes.
7. CONFORMIDAD DEL SERVICIO
Grá
fica
4. C
on
form
idad
del
ser
vici
o.
59%
0%
17%
19%
5%
% Presentacion por Dificultad
Espacios no Adecuados
Acceso al Salon
Dificultades academicas
Afectacion a la actividadacademina
bloqueos
Para este semestre y con el ánimo de generar una disminución en los trámites y
articulando los procedimientos existentes, desde el área de calidad de la OPDI,
se rediseñó la herramienta de DIFICULTADES en el Desarrollo de la Actividad
Académica, generándose un aplicativo en google docs, el cual mediante un link,
servirá a partir de la fecha como medio para el registro de las dificultades en el
desarrollo de los procesos.
8. REVISIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA, ACPM'S
Tabla 5. Revisión de ACPM.
ESTADO NÚMERO DE
ACCIONES
TEMA PRINCIPAL PARA
COMITÉ
Acciones Correctivas 52
• Se desconoce la utilidad de los
registros.
• No se tiene claridad sobre las
políticas de la institución en el control
de documentos.
• Bajo conocimiento y apropiación de
temas como manejo de ACPMS,
PQR
s, Plan de Acción y Matriz de
Riesgos.
• Aplicación de las Tabla de retención
Documental en las dependencias.
Acciones cerradas 43
Acciones de Mejora 8
Acciones Abiertas 12
Total Acciones 60
Porcentaje de eficacia 71,66%
Las acciones correctivas y preventivas (apartados 8.5.2. y 8.5.3. de ISO
9001:2008) son unas herramientas básicas para la mejora continua de la
institución. El objetivo de estas acciones es eliminar causas reales y
potenciales de problemas o no conformidades, evitando así que estas
incidencias puedan volver a repetirse.
9. CAMBIOS QUE PODRÍAN
AFECTAR EL S.G.C.
ELEMENTO SI/NO DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ACCIONES A TOMAR
Estructura
Organizacional SI
• La estructura organizacional en ocasiones puede hacer
que se dé un proceso lento de adaptación e
incorporación del SGC en los procesos de los diferentes
niveles de la Universidad y asignación de mas tareas. El
cambio y la rotación del personal asignado impacta
negativamente estos procesos.
• La designación de actividades críticas del sistema de
gestión en monitores o contratistas.
Establecer un programa
de inducciones y re-
inducciones.
Tecnología SI • Nuevos desarrollos tecnológicos (Equipos, sistemas de
información). Realizar capacitaciones
Procesos SI
• Cambios en el nivel central que no son actualizados o
divulgados por los directivos en el nivel operativo.
• La apatía de docentes y funcionarios al conocimiento de
los procesos.
Diseñar un programa de
divulgación, socialización y
capacitación.
Legislación Aplicable
SI
• Los cambios normativos, legales y políticos generan
diversas tendencias y comportamientos, de esta manera
se debe ser consiente de los cambios en legislación lo
cual permite una adaptación y manejo del cambio.
Vigilar el entorno.
Tabla 6. Elementos de cambio.
10. RECOMENDACIONES PARA
LA MEJORA
ACCIÓN RESPONSABLE CUÁNDO
Hacer un nuevo diagnóstico de la Facultad y con
base en los resultados plantear el plan de trabajo. Comité de Calidad
I semestre de
2015
Seguir trabajado en el proceso de divulgación del
sistema a través de cursos, boletines, pendones,
carteleras.
Comité de Calidad I semestre de
2015
Buscar herramientas y mecanismos para
fortalecer en docentes y funcionarios, el
conocimiento de los procesos de mejora del
sistema de gestión de Calidad, para que ellos
ayuden a gestionarlos a nivel de las dependencias
y Unidades Académicas
Comité de Calidad I semestre de
2015
Tabla 7. Elementos de cambio.
11. REVISIÓN DE LA
GESTIÓN DE RIESGOS
Tabla 8. Gestión de Riesgos.
Procesos Número de Acciones Total de
Acciones
% de cumplimiento
de acciones
Requiere
ACPM B M A E
Gestión de la Calidad 2 - - - 2 100,0% No
Planeación Institucional 1 1 - - 2 100,0% No
Formación 1 2 - - 3 100,0% No
Gestión del Mejoramiento 2 - - - 2 100,0% No
Gestión del Control 1 - - - 1 100,0% No
Investigación 1 2 1 - 4 100,0% No
Desarrollo Humano y
Bienestar - - - - 0 N.A. No
Gestión Financiera - - - - 0 N.A. No
Gestión del Talento
Humano - 1 1 - 2 100,0% No
Extensión y Proyección
Social 1 1 1 - 3 100,0% No
Comunicación
Institucional 3 - - - 0 N.A: No
Gestión de Bienes y
Servicios - - 1 - 1 100,0% No
Recurso tecnológico 1 1 - - 2 100,0% No
TOTAL 13 8 4 0 22 100,0%
12. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE LA REVISIÓN ANTERIOR
Compromisos Responsable Fecha Programada
Buscar estrategias de socialización como: charlas,
boletines y capacitaciones en temas como, política
de calidad , PQRS, Modelo MITIGAR, Matriz de
riesgos y ACPMS, a los funcionarios pertenecientes
a la Facultad.
Comité de calidad Para el semestre se realizaron capacitaciones
al personal administrativo de la facultad ,
incluidas las programadas por la OPDI los
días 3 y 4 de diciembre, para el tema del
modelo Mitigar no se ha podido realizar el
diseño del programa de capacitación en el
modelo Mitigar, se establece como prioridad
para el próximo semestre.
Diseñar un programa de capacitación continua sobre
el modelo MITIGAR de la Universidad del Valle para
cada unidad académica, grupos de investigación e
institutos
Comité de calidad
Realizar informe acorde a los resultados de los
seguimientos a los cursos y contenidos
programáticos de cada programa. Decano
La actividad se esta realizando, la información
se utiliza dentro del informe de gestión de la
facultad.
Tabla 9. Acciones a tomar.
13. CONSIDERACIONES DE LA
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
CONCLUSIÓN SI/NO JUSTIFICACIÓN
¿El S.G.C. es conveniente?
(Respecto de la misión, visión y
direccionamiento estratégico de la
entidad)
SI
Si es conveniente, porque la misión y los objetivos están
orientados hacía el mismo norte de la Universidad. Debe
adecuarse a las diversas formas de trabajo en las
dependencias.
¿El S.G.C. es adecuado? (Las
disposiciones planificadas permiten
cumplir la política de calidad)
SI
Si, en la política de calidad de la universidad se está
hablando del proceso de gestión en los tres ejes
misionales: Formación, investigación y extensión que entre
ellos impactan en la formación de futuros profesionales o
especialistas y se ven reflejados en sus labores cotidianas
ante la sociedad.
¿El S.G.C. es eficaz? (Se han
alcanzado los resultados
planificado, se han utilizado
adecuadamente los recursos, el
impacto de la gestión es
adecuado?)
SI
Si es eficaz, ya que se han realizado diversas actividades
planteadas para mejorar los procesos y procedimientos en
la facultad, los planes de trabajo que se establecen se
cumplen y las herramientas que se utilizan aportan al
mejor desempeño de las actividades al interior de las
dependencias.
Otras conclusiones Se requiere conocer más el S.G.C., y se involucre tanto a
docentes, estudiantes y funcionarios administrativos.
Tabla 10. Consideraciones de la RD.
14. PLAN DE ACCIÓN Y
CONSIDERACIONES
Compromisos Responsable Fecha Programada
Revisar las funciones, roles y responsabilidad del Comité de
Calidad. Comité De Calidad.
I Semestre de 2015
Continuar con las labores que en conjunto con las oficinas de
comunicaciones de salud y administración para presentar un
propuesta para fortalecer el programa de divulgación del GICUV
y política de calidad de la Universidad, a nivel de campus San
Fernando
Comités De Calidad Oficinas de Comunicación
I Semestre de 2015
Realizar Seguimiento a las ACPMS levantadas durante el
proceso de revisión en las dependencias. Comité De Calidad.
I Semestre de 2015
Fortalecer le programa de PQRS al interior de la facultad, buscar
mecanismos eficaces para la divulgación. Comité De Calidad.
I Semestre de 2015
Tabla 10. Acciones a tomar.