GESTION DOCUMENTAL AVANZADA. LA EXPERIENCIA DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Msc. Ing. HENRY ALEXANDER RENGIFO SANCHEZ. Director Oficina Administración Documental
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
• GESTION DOCUMENTAL CON VISION AMPLIADA, NO “AVANZADA”
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
¿VISION AMPLIADA?…
Que cumpla marco legal...Que integre archivo y tecnología…
Que potencialice y optimice procesos… Que “todos” accedan, y “siempre” esté disponible…
Que encuentre lo que necesito…Que centralice la memoria corporativa…
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
LEY 1581 2012 Protección de datos
personales
LEY 1266 2008 (Habeas Data)
LEY 1437 2011 Código de procedimiento
administrativo y de lo contencioso
administrativo
DECRETO 1080 DE 2015 Decreto Único
Reglamentario sector cultura
LEY 1712 de 2014Transparencia y
acceso a la información
Ley 527 de Agosto de
1999
Ley 594 Julio 14 de 2000
MARCO NACIONAL …
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
GESTION DOCUMENTAL(INFORMACION – DOCUMENTOS – EVIDENCIAS)
ISO 15489_1y2
ISO 30300_1-4
ISO 23081_1y2ISO 13028
ISO 19005 – ISO
32000_2
ISO 9000
ISO 14000
ISO 27000
ISADG -ISAAR (CPF) -ISDIAF
CALIDAD –Funciones, Procesos,
rentabilidad
GESTION AMBIENTAL – Responsabilidad social , rentabilidad
SEGURIDAD INFORMACION –
Proteger inf, continuidad neg, minimizar exp,
rentabilidad
DESCRIPCION DOCUMENTAL– Acceso
y recuperación expedientes
METADATA FOR RECORDS Guía internacional para la
comprensión e implementación de metadatos
en el marco de la NTC-ISO 15489
Implementation guidelines for digitization of records – en el marco de la NTC-ISO 15489
•Portable document format --Part 1: PDF 1.7. * Electronic document file format for long-term preservation -- Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A)
MANAGEMENT SYSTEMS FOR RECORDS
RECORDS MANAGEMENTPART 1. General
PART 2. Guidelines
NORMAS INTERNACIONALES …
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
MARCO NORMATIVO…
CUMPLIMIENTO MARCO REGULATORIO
NACIONAL
INCORPORAR NORMAS Y BUENAS PRACTICAS
INTERNACIONALES
DE LA UNIVERSIDAD…
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
• Fundada el 16 de noviembre de 1948.
• Universidad de los Andes es una entidad privada, constituida como Corporación de Utilidad Comúnsin Ánimo de Lucro, cuyas principales funciones constituyen:
• La docencia y oferta de programas académicos• La promoción de la investigación• Las labores de extensión universitaria• La cooperación con otras Instituciones en materia educativa o en otras materias que contribuyan a alcanzar dichos
fines.
• La Universidad se rige fundamentalmente por las normas del Derecho Privado. Sin embargo, en lamedida que la educación de nivel superior constituye un servicio público, la actividad de laUniversidad queda sujeta a algunas normas de Derecho Público.
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
ANTECEDENTES …
Anterior* Diferentes iniciativas “Cero papel”… fallidas
2010* En el marco del proyecto TEA, la Universidad adquiere la solución Open Text
2013:* Uso para control de facturas en el área financiera
2014* Comité de Gestión Documental, aprueba realización del programa de Gestión de Documentos Electrónicos
2014 – 2015 - 2016:* Diferentes iniciativas- Digitalización certificada de Historias Laborales- Certificados de notas de forma inmaterializada ycon firma digital.- Bodega de datos. Centralización datos para tomadecisiones.- Gerencia del Campus – Georreferenciaciónasignación de alones, planos.- Bizagi – Automatización procesos financieros- Carpeta digital del ESTUDIANTE- Carpeta digital del PROFESOR- Banco de imágenes- Y muchas otras
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
DIFERENTES INICIATIVAS CON PROBLEMATICAS SIMILARES…
• DIGITALIZAR SIN criterios de organización y en forma masiva
• COMPRA masiva de tecnología sin articular a las necesidades del negocio
• ELIMINAR ARCHIVOS sin valorar su contexto y referencia para la memoria institucional (Por eje. Fotografías, Pagos de seguridad social, etc.)
• ALMACENAR documentos electrónicos en repositorios institucionales sin referencia al contexto de producción (música, videos, etc.)
NO ES Gestión de Documentos Electrónicos
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
DILEMA: EXPECTATIVA CERO PAPEL y REALIDAD …
MicrofilmaciónPlanosArchivo central
Archivos de gestión
Diversos medios digitales
InternetServidores
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
DIFERENCIAR ENTRE…
Pagos a terceros y libros contablesComunicaciones oficiales
ReportesContratos
Proyectos de InvestigaciónHistorias Laborales de empleados
Historias académicas de estudiantes
Manuales técnicosInformes unidadesDiscursos del rector
Políticas institucionalesMultimedia- fotografías
Planes estratégicos
Datos de empleados Datos financierosDatos del estudianteRegistros académicosActivos Efectivo - Tesorería
SAP
BANNER
Cantidad matriculadosDeserción académicaAtención a estudiantesCréditos y becas otorgadosCumplimiento presupuesto
BI
PC
Transaccional
ProcesoTrabajo
Análisis exploratorioEstadísticas - Creativo
Datos / Información Documentos / Evidencias
https://www.opentext.com/file_source/OpenText/en_US/PDF/OpenText%20Archiving%20and%20Document%20Access%20for%20SAP%20Solutions%20Whitepaper.pdf
70% de la producción es No estructurada. Informes, ofimática, multimedia, reportes, etc. - PRODUCE EFECTOS JURIDICOS
30% producción. Estructurados en BD, BI,Minería datos, bodegas de datos -NO ES CONSTITUTIVA DE DERECHO
ESTRUCTURADA NO ESTRUCTURADAVS
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
LECCION 1. BUSQUEDA DE ALIADOS ESTRATÉGICOS ...
• Encontrar un OBJETIVO COMUN para expectativas diferentes…Cadena de
valor
Procesos Nivel 1
Procesos Nivel 2
Procesos Nivel 3
Instructivos y guías
REGISTROSAutentico, confiable, integroDOCUMENTOS
Evidencias = Memoria
OAD - Programa Gestión Documental
– ISO 15489Política
Auditoria -Riesgos
Planeación - Medición y evaluaciónGestión de Calidad – ISO 9001
DSIT – Servicios de información y tecnologíaISO 20000 SGS (Sistema de gestión del servicio)ISO 27000 (Seguridad de la información)
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
LECCION 2. DEFINICION ROLES Y RESPONSABILIDADES ….
UN
IDAD
ES - Producir información- Clasificar información- Necesidades de seguridad y acceso
DSI
T - Almacenar, respaldar y recuperar datos e información.- Establece mecanismos tecnológicos de protección SE
C. G
RAL
-OAD
- Archivo y conservación.- Autenticar originalidad de los documentos.- Recibe evidencias clasificada y asegurada.
JURI
DIC
A - Conceptuar.- Disminuye incertidumbre jurídica. - Asegura el marco jurídico de conservación y archivo de la información
• Pérdida de información clave para el negocio.
• Incapacidad para valorar la información clave para el negocio.
RIESGOS IDENTIFICADOS
• Obsolescencia de medios tecnológicos para acceso y recuperación.
• Articulación de recursos informáticos.
• Sanciones legales por incapacidad para recuperar información requerida por terceros.
• Incapacidad para cumplir con las regulaciones previstas por la falta de soportes.
• Necesidad de acervo probatorio ante litigios o reclamos de terceros.
AUD
ITO
RIA - Gestión de
riesgos- Aseguramiento
del cumplimiento de políticas y normatividad
- Gestión de evidencias
PLAN
EACI
ON - Definición e
integración con procesos
- Asegurar trazabilidad de registros y documentos
- Optimización usando Doc. Electrónicos
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
LECCION 3. VISION INTEGRADA A LOS PROCESOS….
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
LECCION 4. GESTION DEL CAMBIO ….
Re-posicionar la función “gestión documental” en la organización
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
LECCION 5. ORIENTADO A SERVICIOS …. NO SOLO TECNOLÓGICO
Reglas de negocio para conservación (OAD)Gestión de riesgos (Auditoria)
Gestión de seguridad y servicios (DSIT)
DEL PROGRAMA…
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
NO ES UN PROYECTO… ES UN PROGRAMA
Importancia y relevancia del
Comité de Gestión Documental,
personal estratégico e influyente en la
toma de decisiones
Apoyo institucional a la OAD.
Normalmente no se da a este tipo de
unidades
Programa de gestión de
documentos electrónicos
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
ALCANCE
• Definir la estrategia e implementar un portafolio de serviciosque permita avanzar desde un modelo de gestión dedocumentos basada en papel y escaneo generalizado hacia unagestión basada en documentos electrónicos y orientada a unapolítica institucional de cero papel; garantizando elcumplimiento de la normatividad del estado colombiano y lasbuenas practicas internacionales; durante el ciclo de vida deldocumento, con acuerdos de niveles de servicio que aportenvalor agregado a las unidades que lo requieren.
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
LOGROS ESPERADOS
• Liderar el gobierno de la información, y situarse en el contextode toma de decisiones y estrategia empresarial.
• Implementar una operación centralizada y normalizadaaplicable a cualquier proceso y susceptible de ser replicado.
• Acompañar el rediseño y mejora de los procesos, en laidentificación, valoración y automatización de la informacióndocumentada que originan los mismos.
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
JUSTIFICACIÓN
• ¿Cuál es la propuesta de inversión en términos de negocio?• ¿Cómo se medirán los beneficios esperados?• ¿Qué capacidades y funcionalidades aportará esta inversión?• ¿Qué costos directos e indirectos implica esta inversión?• ¿De que cantidad de costos y beneficios estamos hablando?• ¿Qué flexibilidad en el corto, mediano y largo plazo aportará esta inversión
para la Universidad?• ¿Cuáles y como medimos las incertidumbres y los riesgos?• ¿Qué métricas utilizaremos para monitorear su desarrollo?• ¿Cuál es la capacidad instalada de la Universidad para explotar esta
inversión?
DE LA CONSULTORIA…
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
ENTREGABLES MINIMOS…
1. Entregable 1. Informe de análisis y estudio de la situación actual en materia de gestión documental.
2. Entregable 2. Arquitectura de referencia y análisis de cobertura de herramientas disponibles.
3. Entregable 3. Recomendaciones de la consultoría para la implementación de un portafolio de servicios de gestión de documentos electrónicos
4. Entregable 4. Metodología y recomendaciones de buenas prácticas para la Gestión del cambio
5. Entregable 5. Apoyo en elaboración de los términos de referencia para la implementación
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
RESULTADOS… Modelo gestión documental
• Preferencia por el documento electrónico.
• Definición de un conjunto de servicios de gestión documental fomentando su uso descentralizado por parte delos usuarios y los sistemas.
• Implementación de los servicios en un modelo que permite la centralización de la información para su gestióncon políticas corporativas, de acuerdo con los instrumentos archivísticos que desarrolla el Comité de GestiónDocumental.
Cumplimiento de la legislación colombiana y aplicación de estándares internacionales
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
RESULTADOS… Modelo gestión documental
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
RESULTADOS… Arquitectura tecnológica propuesta
Los servicios de gestión documental se va a prestar medianteuna arquitectura tecnológica que se fundamenta en:
Implementación de una capa de servicios que aísla a los usuarios yaplicaciones de los sistemas de almacenamiento. Definición de un portafolio de servicios (requerimientos funcionales)
que describe operaciones clave de uso de la gestión documental. Almacenamiento de la documentación corporativa en un repositorio
único.
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
PLAN DE IMPLEMENTACIÓN …
Se han identificado 24 subproyectos, correspondientes a 4 áreas: Ámbito Organizativo Ámbito de Gestión Documental Ámbito Tecnológico Ámbito de Gestión del Cambio
La ejecución de todos estos proyectos puede comportar un gasto cercano a1.000.000 USD, en un periodo de entre 3 y 4 años.
Se ha identificado un subconjunto de proyectos que constituye el camino críticopara poner en funcionamiento a corto plazo una versión mínima del servicio deGestión Documental.
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
RUTA CRITICA …
Actuación Recursos Internos Recursos externos
Desarrollo de la capa de servicios ~320 horas (DSIT / OAD)
Definición del esquema de metadatos ~70 horas (OAD / DSIT)
Definición del catálogo de Tipologíasdocumentales
~90 horas (OAD / DSIT)
Definición del Catálogo de formatos dedocumentos electrónicos
~60 horas (OAD / DSIT)
Implantación y Parametrización del SGDEsegún el MGD
~160 horas (OAD / DSIT / Planeación)
Constitución de HelpDesk del Gestordocumental electrónico
1'5 personas dedicación plena
Solución para la integración de losdocumentos electrónicos firmados que lleganal sistema
~100 horas (DSIT / OAD)
LECCIONES APRENDIDAS…
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
RECOMENDACIONES …
• VISION ESTRATEGICA. Inversión consciente y sostenida (para no perder el esfuerzo, ni el dinero)
• Tiempo escalonado para el desarrollo del programa, mediante proyectos específicos peroarticulados.
• Concepto de capa de integración…
• No es la compra e instalación de una herramienta. La solución no es solo tecnológica.
• Aspectos críticos identificados en la consultoría, implicaciones legales, articulación institucional,cultura propia, gestión del cambio
• Es preciso “quemar” una etapa previa de definiciones y necesidades a nivel corporativo para querealmente la herramienta pueda apoyar en esa visión y necesidad particular.
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
RECOMENDACIONES …
• Gobierno fuerte: – Comité de gestión documental (estrategia y visión)– Estrategia corporativa (articulación de políticas, procedimientos,
procesos) – Marco jurídico (Aspectos legales, matriz de riesgos, cumplimiento
norma)– Visión tecnología (la solución no es tecnología, pero comprende un
componente tecnológico, articulación de necesidades particulares)
• Revisión previa del “uso” de la gestión documental.
IV Encuentro de Rectores de Cartagena de Indias. Del 19 al 21 de septiembre de 2016. www.fiocu.org
BENEFICIOS ESPERADOS …
Contar con una custodia y conservación de documentos electrónicos centralizada quepermita brindar testimonio y evidenciar ante terceros los hechos cumplidos por el tiempoque la ley y la Universidad demanden.
Independizar los documentos del medio y tiempo de generación, y consideracionestecnológicas en las cuales se desarrolló (versiones, formatos, lenguaje, etc.).
Proveer una plataforma de servicios de documentos electrónicos (evidencias), que permitainteractuar con los procesos donde sean requeridos; como complemento de los datosdisponibles en los sistemas transaccionales
Proveer a la comunidad uniandina un servicio de consulta y acceso de documentoselectrónicos patrimoniales que sirven de apoyo al desarrollo de la academia y lainvestigación
ESPAÑACOLOMBIACHILEECUADORNICARAGUAPERÚREPÚBLICA DOMINICANAURUGUAYVENEZUELA
Gracias por su atención
www.fiocu.org