Ministerio de Relaciones ExterioresMinisterio de Relaciones ExterioresDICOMPRAS DICOMPRAS –– Agosto 25 de 2010Agosto 25 de 2010
Sistema Integrado para la Sistema Integrado para la g pg pGestión de Compras de la Gestión de Compras de la
C ill íC ill íCancilleríaCancillería“S I G E C O M”“S I G E C O M”S I G E C O MS I G E C O M
Preparada por Ximena Sandoval
Contenido
Cómo nace este Proyecto TecnológicoProcesos InvolucradosDescripción del Proyectop y
Solución TecnológicaSolución de ProcesoSolución de ProcesoPlan de Trabajo
Equipos de TrabajoFactores Claves de Éxito
Cuán visibles estamos!!CONTRALORIA
SistemaGOBIERNO
SistemaCompras Públicas
Tribunal deCompras
CONGRESO
Opinión PúblicaAGENTES
Opinión PúblicaProveedores / Prensa
Total Ordenes de Compra 1.317Móneda UF 7.871,95
Moneda Peso ($) 1.937.073.277,63Moneda Dólar (USD) 4.028.079,46
Cómo nace este Proyecto Tecnológico
1. Se rediseña e implementa Modelo de Gestión de Compras,
basado en:
Una estructura orgánica centralizada, con Unidades Operativas y de
Gestión especializadas
A i ió d f i bilid d ífiAsignación de funciones y responsabilidades específicas para sus
integrantes
La Definición de productos y/o servicios que brindaLa Definición de productos y/o servicios que brinda
Procedimientos documentados y declarados que incluya referencias
normativas
Incorporación de mecanismos de evaluación, satisfacción de clientes y
medición de brechas de competencias
Sistematizar la información de los procesos instalados en la organización.
2 Delimitación de las Temáticas del Área:2. Delimitación de las Temáticas del Área:
A. Uso Plataforma www.mercadopublico.cl - Ambiente Público y PrivadoB Manejo de Convenios MarcoB. Manejo de Convenios MarcoC. Conocimiento de Normativa Compras PúblicasD. Elaboración de Bases de LicitaciónE. Planificación de ComprasF. Administración de ContratosG. Evaluación de Proveedores Gestión de
H. Gestión de la Calidad Abastecimiento
Desde la Planificación / Hasta la Gestión
Uso de la Plataforma
Hasta la Gestión de Pago a Proveedores
Normativa de Compras Públicas
3. Tratamiento de la Petición de Compra (PC)
Analiza Disponibilidad de Recursos
DIFYP
Detecta una Detecta una N id dN id d
Analiza la ti i
CDPCDP
RR.HH.Unidad D d
PC Autorizada C ti ú
NecesidadNecesidad pertinencia
DINFOCOM
Demandante Autorizada
DICOMPRA
Continúa Proceso de
Compra
DIRASAD
ProgramaPrograma Subt. 24
Envía PCEnvía PCEnvía PCEnvía PC
4. Tratamiento Gestión Previa al Pago
Recepción Facturas vía O.Partes
Conformidad Prestación y Validación
Antecedentes para enviar a
Pago
Pago a 30 días
DICOMPRAS DIFYP
Descripción del Proyecto
Alcance:
Diseñar, Parametrizar y Mantener de un Sistema Integrado de
Gestión de Compras.
Integrar la Planificación Ejecución Gestión Control y SeguimientoIntegrar la Planificación, Ejecución, Gestión, Control y Seguimiento
de las Compras y Contrataciones del Ministerio de Relaciones
ExterioresExteriores.
Desarrollar y Configurar en ambiente SharePoint 2010 y .NET.
Objeti osObjetivos:
Automatización de Servicios vía WEBAutomatización de Servicios vía WEB
Disminuir los tiempos administrativos de los procesos
Información centralizada en líneaInformación centralizada en línea
Registro de la información transparente para el usuario
Integración con la Administración Electrónicag
Mejorar la gestión de los procesos, contando con un sistema de
alertas, control por estados
Capacidad de elaboración de reportes a medida
Aumentar la confiabilidad y seguridad de la información
Integración con sistemas contables internos, Mercado Público y
Sigfe
Procesos Involucrados (9):
Solución Propuesta
Arquitectura de Solución Capas de Software Control y Seguridad
Integración
Repositorio de Datos
Re portabilidad
Workflow
Procesos de
NegocioNegocio
Solución Propuesta
Etapas Impactadas
Evaluación de
Generación de Información
• Tramitación Administrativa del Proceso (Firma Electrónica)
• Reserva Presupuestaria• Envío de Ofertas con Cliente Interno
Evaluación de Ofertas •Trazabilidad del Proceso
•Tramitación Recepción Conforme y validación Factura
• Formatos Estándar para los procesos
• Información disponible, • Saldos en Línea• Estados del Proceso y seguimiento on line
P ti ió d
• Tabla y/o Acta de Evaluación
•Memorándums con aprobaciones
• Ajustes Presupuestarios
•Tramitación con Difyp•Disponibilidad información de pago para el proveedor
p ,en línea / tiempo real
• Sistema de Alertas Ciclo del Proceso
• Futura integración Sistemas del EstadoPetición de
Compra
• Ajustes Presupuestarios
Gestión Previa al Pago
Sistemas del Estado
Plan de Trabajoj
10 Meses 3 Años
Desarrollo del
Proyecto
Puesta en ProducciónProducción
Soporte al MantenimientoHOYHOY
Levantamiento
Equipos de Trabajoq p j
DIGAD (S) / ROBERTO ARAOS
• COMITÉ ALTA DIRECCIÓN
DINFOCOM / CARLOS FUENTES
DIMOGES / LORENA HENRÍQUEZ
DIFYP / LEONOR CAMPOS/
AUDIMIN / LUIS NARVAEZ
•GERENCIA DEL PROYECTODICOMPRAS / XIMENA SANDOVAL
DIMOGES / SANDRA CONCHA
•LIDERES TECNOLÓGICOSDINFO / CARLOS FUENTES
JUAN ESCOBAR
ROBERTO GOTTSCHALKROBERTO GOTTSCHALK
ANDRES MEDEL
Equipos de Trabajoq p j
MARIBEL GUTIÉRREZ / ADQUISICIONES
MARIBEL AVILA / OPERACIONES
É•LIDERES FUNCIONALES
DICOMPRAS
HÉCTOR PLAZAOLA / LEGALIDAD DE LOS PROCESOS
CAROLINA MORAGA / GESTION DE CONTRATOS
MARIA A. HERNÁNDEZ / GESTIÓN Y PMG
•LIDERES FUNCIONALES OTRAS DIRECCIONES
MARCO ROZAS / DIFYP
MARCELA POBLETE / DEPRESEG
ÉJUAN JOSÉ MUSTER / RRHH
RAMIRO RIQUELME / DIGEN
CAROLINA GUERRO / DICOEX
FERNANDO MUÑOZ / DINFRAFERNANDO MUÑOZ / DINFRA
Factores Clave de Éxito
Profundizar y reiterar el Compromiso de la Institución a través de
sus Actores Claves
Levantamiento, Implementación y Ejecución del SIGECOM para la Cancillería., p y j p
Integrarla como “la herramienta” de trabajo cotidiano, que
i di di l f d i f iópermite acudir directo a la fuente de información.
Darle sentido como medio para la gestión y la automatización, No
como sustituto de la relación entre las personas
Difundir el Modelo del Sistema y provocar retroalimentación en el ClienteDifundir el Modelo del Sistema y provocar retroalimentación en el Cliente
Profundizar e instalar aprendizaje sobre el Modelo Cartera de Clientes
MUCHAS GRACIAS POR SU MUCHAS GRACIAS POR SU
PARTICIPACIÓNPARTICIPACIÓN
INICIAMOS UN NUEVO COMPROMISOINICIAMOS UN NUEVO COMPROMISOINICIAMOS UN NUEVO COMPROMISO INICIAMOS UN NUEVO COMPROMISO
EN VIAS DE LA MODERNIZACIÓN!!!! EN VIAS DE LA MODERNIZACIÓN!!!!
“S I G E C O M”“S I G E C O M”S I G E C O MS I G E C O M