Portafolio Digital SENA Somos Todos
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander
Situación Actual
• Proceso de datos no centralizado.
• Volumen de Información muy alto.
• Proceso de Seguimiento y Auditoría dispendioso
• Pérdida de información entre Periodos Académicos
• Proceso de actualización de las guías, actividades de aprendizaje y material de apoyo es dispendioso
• Redundancia de información.
Portafolio Digital
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander
Objetivo General
Crear una herramienta informática, utilizando los servicios de la Nube, que permita centralizar el proceso de actualización, auditoría y seguimiento de los Portafolios de Instructores, incentivando el trabajo colaborativo y la centralización de la información resultante de los procesos de ejecución de la Formación Profesional.
Portafolio Digital
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander
Objetivos Específicos
1 Analizar la información en portafolios.
2 Estructurar y crear el medio de almacenamiento en la nube.
3 Diseñar la interfaz del usuario de acuerdo a la carga de asignación de responsabilidades.
4 Capacitar a los instructores y directivos sobre el uso de la herramienta informática
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander
Analizar la Información en Portafolios
Distribución de Programas y Fichas
PROGRAMAS FICHASCONTABILIZACION DE OPERACIONES
COMERCIALES Y FINANCIERAS103
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA 53
VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS 39
SEGURIDAD OCUPACIONAL 15
LOGISTICA EMPRESARIAL 7ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS6
ANIMACION TURISTICA 7
COCINA 4
SISTEMAS 3
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander
01 Programa de Formación
02 Listado de Aprendices
03 Horario del Instructor
04 Proyecto Formativo
05 Planeación Pedagógica
06 Guías de aprendizaje e Instr. De Evaluación
07 Plan de Evaluación Etapa Lectiva
08 Plan de Evaluación Etapa Productiva
09 Plan de Mejoramiento
10 Registro de Inasistencia
Portafolio Digital
Caracterización
General del Programa
Caracterización
Específica de la Ficha
Estructura Básica
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander
Estructurar y Crear el Medio de Almacenamiento
en la Nube.
1
Guardar Cualquier Archivo 2
Compartir Información como Ud. quiera
3 Seguridad y Protección
4 Historial de Edición
Edición – Lectura – Comentario
Texto – Video – Imagen – Audio
Encriptación SSL – Protección Gmail
¿Quién Edita el Documento? – Restaurar
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander
Portafolio Digital Nuestra Herramienta
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander
Rol de Usuarios
Portafolio Digital
Root Coordinador Instructor Calidad
Diseño
Desarrollo
Implementación
Mantenimiento
Acceso Solo
Lectura
Ver Todos los
Portafolios
Acceso Lectura
y Escritura
Solo Fichas a su
Cargo
Acceso Lectura y
Comentar
Ver Todos los
Portafolios
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander
Como Ingresar?
Portafolio Digital
Ingrese con su
usuario y contraseña
asignado al Correo
@misena
1 2Parte superior Derecha
Clic en Aplicaciones de
Clic en el Icono Drive
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander
Como Ingresar?
Portafolio Digital
3Parte Izquierda
Menú Principal
Clic en la Opción
Compartido Conmigo
4Ubica en el contenido, la
carpeta “Portafolio” y el
nombre del Instructor
Solo el Instructor Tiene
Acceso a esta carpeta
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander
Como Ingresar?
Portafolio Digital
5El contenido de la
carpeta muestra
todas las fichas bajo
la responsabilidad
del instructor
6Cuando ingresas a
una ficha, muestra el
contenido del
portafolio para esa
ficha determinada.
También el índice
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander
Índice de la Ficha?
Portafolio Digital
Acceso al contenido
en el Repositorio
SOLO LECTURA Y
DESCARGA
Acceso a carpetas
de la ficha
Lectura – Escritura y
descarga
Solo el instructor
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander
Como Subir Archivos Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander
1 Ubicarse en la carpeta destino – Puede hacerlo de dos formas
• Doble Clic en la carpeta destino • Clic en la opción del menú
Como Subir Archivos Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander
2Clic Derecho y aparece el Menú Contextual.
Seleccionar Archivo o Carpeta a Subir
Clic en la opción
que desee realizar.
La opción Subir
Carpeta solo está
disponible si
utilizas google
Chrome como
navegador de
Internet.
Como Subir Archivos Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander
3 Seleccione el archivo a subir. (doble clic)
Terminado el proceso de subir el archivo se
muestra en el recuadro y se despliega el
mensaje del proceso
Como Editar DocumentosIng. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander
1 Clic Derecho sobre el Archivo a Editar.
En el menú Contextual, seleccione la opción
Abrir con
En el Menú que aparece seleccione la
aplicación respectiva.. En el caso del ejemplo
Hojas de cálculo de Google
Como Eliminar DocumentosIng. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander
1 Clic Derecho sobre el Archivo a Eliminar.
En el menú Contextual, seleccione
la opción Eliminar
Aparece el mensaje de
confirmación de la Eliminación del
Documento
Como Crear CarpetasIng. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander
1 Ubicarse donde va a crear la carpeta
2 Hacer Clic sobre la Opción Nuevo
3 Escriba el nombre de la carpeta y Haga
clic sobre el botón Crear
Cómo Registrar Trámites
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA – Regional Santander
Los Trámites son las gestiones de eventos y sucesos, que hacemos de
cada una de las fichas que tenemos bajo nuestra responsabilidad,
Retiros, Traslados, Actas de cierre, Actas generales. Son unas de las
documentaciones que sufre mas pérdida de datos y se hace muy
dispendioso su seguimiento.
Nuestra herramienta de Portafolio Digital nos permite realizar un registro
y seguimiento adecuado de cada uno de los trámites asociados a una
ficha.
Estos registros al igual que los otros componentes del portafolio del
Instructor, alimentan la información referente al Portafolio del
Coordinador.
Registro de Trámite
Portafolio Digital
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA – Regional Santander
Para registrar un Trámite de un proceso, ubíquese en la ficha.
Se muestran las carpetas asociadas a la ficha.
Doble clic sobre la carpeta Trámites .
1
2
3
Registro de Trámite
Portafolio Digital
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA – Regional Santander
La carpeta Trámites contiene una hoja de Registro y una
carpeta de evidencias.
Doble Clic sobre Registro de Trámites para abrir el
documento.
4
5
Registro de Trámite
Portafolio Digital
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA – Regional Santander
Número de secuencia de los Trámites
Seleccione el tipo de Trámite de la
Lista Desplegable
Escriba una breve descripción del
Trámite
Escriba la Fecha de iniciación de
proceso
Seleccione el nivel de ejecución en que se encuentra el trámite
Relacione los datos referentes al trámite – La Serie de secuencia la diligencia el
instructor.6
Registro de Trámite
Portafolio Digital
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA – Regional Santander
Utilice las listas desplegables en las columnas Tipo y Estado, doble clic en la celda Fecha
para mostrar el calendario.7
Registro de Trámite
Portafolio Digital
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA – Regional Santander
Ejemplo de Registro de dos trámites.8
Guardar Evidencias del trámite
Portafolio Digital
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA – Regional Santander
Después de registrar el Evento, recopile toda la información
de soporte, digitalizando y almacenando en un solo archivo
Pdf, Zip o Rar..y guárdelo en la carpeta Evidencias
El nombre del archivo de Evidencias, debe ser igual al
numero de serie del trámite - Ejemplo: 001-tramite.rar – 002-
tramite.pdf10
9
Beneficios
Portafolio Digital
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander
1 Portafolio en línea – Múltiples formas de acceso (Celular – Tablet – PC)
2 Trabajo Distribuido – Resultados Multiplicados
3 Fácil Acceso a Revisión y Actualización de Información
4 Aporto mejoras al medio ambiente – Optimizar el uso de papel.
5 Evita la repetición de Información.
Gracias por su Colaboración
Portafolio Digital
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA – Regional Santander
“Trabajar en equipo divide el trabajo y
multiplica los resultados”
GRACIASIng. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander