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Presentaciones y
PowerPoint
PARTE V
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Creacin de
presentacionesUna vez completada esta leccin, podr: Iniciar Microsoft PowerPoint.
Explorar la ventana de PowerPoint.
Elegir un mtodo para iniciar una presentacin.
Crear una presentacin mediante un asistente.
Guardar una presentacin.
Con Microsoft PowerPoint puede crear presentaciones generales, notas del
orador, documentos para distribuir para los asistentes y esquemas, todo ello enun nico archivo de presentacin. PowerPoint incluye eficaces herramientas
que facilitan la creacin y organizacin de presentaciones paso a paso.
Por ejemplo, suponga que usted es el vicepresidente de ventas de la empresa
de relaciones pblicas Contoso, Ltd. y es responsable de elaborar un nuevo
programa de aprendizaje para los empleados. El presidente de Contoso le ha
pedido que cree una breve presentacin para describir el proyecto en la junta
anual de accionistas.
En esta leccin aprender a iniciar PowerPoint, explorar la ventana de
PowerPoint, elegir un mtodo para iniciar una presentacin, crear una
presentacin con el Asistente para autocontenido y guardar su trabajo.
No necesitar ningn archivo de prcticas para esta leccin. En su lugar, crear
todos los archivos y las carpetas que necesite en el transcurso de esta leccin.
Inicio de Microsoft PowerPoint
Despus de instalar PowerPoint y los archivos de prcticas ya puede iniciar
PowerPoint. Como ocurre con otros programas, hay varias formas de iniciar
PowerPoint. Una forma consiste en utilizar el botn Inicio de la barra de tareas.
En este ejercicio iniciar PowerPoint.
1 En la barra de tareas, haga clic en Inicio.Aparecer el men Inicio.
2 En el men Inicio, seleccione Todos los programas.Aparecer el men Programas, que muestra todos los programas
que hay en la unidad de disco duro, incluyendo Microsoft
PowerPoint. Una parte del men Programas debe ser similar
a la que se muestra en la ilustracin siguiente.
2
LECCIN 1
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3 Haga clic en el icono de Microsoft PowerPoint para iniciar PowerPoint.
SugerenciaTambin puede iniciar PowerPoint si crea un icono de acceso directo al
mismo en el escritorio de Windows. Basta con hacer doble clic en el icono de
un acceso directo para iniciar su programa asociado. Para crear un acceso
directo, haga clic en el botn Inicio, seleccione Todos los programas, haga
clic con el botn secundario del mouse (ratn) en Microsoft PowerPoint,
seleccione Enviar a y haga clic en Escritorio (crear acceso directo).
Un acceso directo del escritorio se representa mediante un icono con una
flecha curva en su esquina izquierda.
Exploracin de la ventanade PowerPoint
Cuando Microsoft PowerPoint se abre, muestra la ventana de programa. Una
ventana es un rea de la pantalla que se utiliza para mostrar una ventana de
programa o de presentacin de PowerPoint. La ventana de presentacin es el
lienzo electrnico en el que se escribe texto, se dibujan formas, se crean grficos,
se agrega color y se insertan objetos. Como ocurre con todos los programas de
Microsoft Windows XP, puede ajustar el tamao de las ventanas de PowerPoint y
de presentacin con los botones Minimizar y Restaurar/ Maximizar, y puede
cerrar la ventana de PowerPoint o de presentacin con el botn Cerrar.
3
Si ha instalado
PowerPoint 2002 como un
programa independiente,
puede que su men
sea distinto.
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En la parte superior de la ventana de PowerPoint estn los mens y los botones
que se utilizan para realizar las tareas de presentacin ms frecuentes. Puede
aparecer otra fila de botones a lo largo de la parte izquierda y en la parte inferior
de la pantalla. Los mens son listas de comandos u opciones disponibles enPowerPoint. Los botones que usted ve estn organizados en barras de
herramientas. Los botones de barra de herramientas son accesos directos a
comandos de men y herramientas de formato que se utilizan con frecuencia.
Basta con hacer clic en la barra de herramientas apropiada para tener acceso
rpido a tareas como dar formato a texto y guardar una presentacin.
Opciones de barra de herramientas
Las barras de herramientas Estndar y Formato estn situadas justo debajo
de la barra de mens. La primera vez que se inicia PowerPoint, las barras de
herramientas Estndar y Formato aparecen en la misma fila para ahorrar espacio
en la ventana. En las barras de herramientas slo aparecen los comandos que se
utilizan con ms frecuencia. Las barras de herramientas de su equipo puedenmostrar botones diferentes de los que aparecen en las ilustraciones de esta
leccin. Para ver el resto de los comandos de una barra de herramientas, haga clic
en la flecha hacia abajo de Opciones de barra de herramientas, que se muestra
en el margen. Una vez que utilice un botn de la lista Opciones de barra de
herramientas, reemplazar a un botn utilizado con menos frecuencia en la parte
visible de la barra de herramientas. En este libro, si se le indica que haga clic en
un botn y no lo ve, haga clic en la flecha hacia abajo de Opciones de barra de
herramientas para ver todos los botones de la barra.
PowerPoint utiliza barras de herramientas y mens personalizados. Cuando
haga clic en un nombre de men, aparecer un men abreviado con los
comandos que utiliza con ms frecuencia. Para ver el men completo, puededejar el puntero sobre el nombre de men durante varios segundos, hacer
doble clic en el nombre de men o bien hacer clic en el nombre de men y, a
continuacin, hacer clic en la pequea flecha doble situada en la parte inferior
del men abreviado. Cuando aparezca el men completo, los comandos que no
se vean en el men abreviado aparecern en color gris claro.
Panel Esquema/Diapositivas
La vista predeterminada, la Normal, consta de tres paneles:
Esquema/Diapositivas, Diapositiva y Notas. El panel Esquema/Diapositivas
contiene fichas que le permiten alternar entre ver el esquema del texto de la
diapositiva (la ficha Esquema) y ver una lista de las diapositivas de la
presentacin como miniaturas (la ficha Diapositivas). El panel Diapositivamuestra la diapositiva tal y como aparecer en la presentacin. El panel Notas
es donde se introducen las notas para el orador. Puede cambiar el tamao de
cualquiera de los paneles si arrastra la barra de color gris que los separa.
4
Cuando las barras de
herramientas Estndar y
Formato comparten una
misma fila, no puede ver
todos los botones, pero
puede tener acceso a otros
botones si hace clic en la
flecha hacia abajo de
Opciones de barra de
herramientas que hay al final
de la barra de herramientas.
Puede desactivar la
caracterstica de mens
personalizados para que
todos los comandos
aparezcan siempre en los
mens. En el men
Herramientas, haga clic en
Personalizar, haga clic en la
ficha Opciones, desactive la
casilla de verificacin
Mostrar primero los ltimos
comandos usados y haga
clic en Cerrar.
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Panel de tareas
En la parte derecha de la ventana de PowerPoint est el panel de tareas, como se
muestra en la ilustracin siguiente. El panel de tareas muestra comandos y
funciones que utiliza con frecuencia cuando trabaja con presentaciones. Los
paneles de tareas le permiten trabajar con comandos sin necesidad de mostrar
mens o utilizar botones de barra de herramientas. Algunos paneles de tareas
aparecen automticamente. Por ejemplo, el panel de tareas Nueva presentacin se
abre junto con PowerPoint cada vez que se inicia el programa. Otros paneles de
tareas se muestran como respuesta a una solicitud especfica. Por ejemplo,
cuando indica a PowerPoint que desea insertar una imagen prediseada se abre el
panel de tareas Insertar imagen prediseada para ayudarle a buscar una imagen.
Puede cambiar rpidamente de un panel de tareas a otro si hace clic en la flecha
hacia abajo de Paneles de tareas adicionales en cualquier panel de tareas para
ver los otros paneles de tareas. Cuando haya terminado de utilizar un panel de
tareas, haga clic en su botn Cerrar para ocultarlo.
En la parte inferior del panel Esquema/Diapositivas hay botones de vista que le
permiten ver las diapositivas de la presentacin de distintas formas. La primera
vez que abre PowerPoint, la presentacin se muestra en la vista Normal.
Aparecen mensajes en la parte inferior de la ventana, en un rea llamada la
barra de estado. Estos mensajes describen lo que est viendo y haciendoen la ventana de PowerPoint mientras trabaja en ella.
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Para abrir el panel de tareas
manualmente, haga clic en
Panel de tareas en el men
Ver. Este comando abrir elpanel de tareas si est oculto
o lo cerrar si est abierto.
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Para obtener ms informacin acerca de los distintos elementos de la pantalla,
puede hacer que se muestre una Informacin de pantalla. Haga clic en el
comando Qu es esto? del men Ayuda y, despus, haga clic en el elemento
acerca del que desee ms informacin. Aparecer un cuadro con msinformacin acerca del elemento. Para ver una Informacin de pantalla para un
botn de barra de herramientas, site el puntero sobre el botn sin hacer clic
en l; aparecer una Informacin de pantalla que indica el nombre del botn,
como se muestra en el margen.
Informacin de pantalla
En este ejercicio personalizar el men Ventana y ver una Informacin de
pantalla para un botn.
1 En la barra de mens, haga clic en Ventana.Aparecer el men Ventana.
2 Haga clic en las flechas situadas en la parte inferior del menVentana para ver el men expandido.
Aparecer el men expandido.
3 Haga clic en Panel siguiente.
4 En la barra de mens, haga clic de nuevo en Ventana.Observe que Panel siguiente aparece ahora en el men Ventana.
PowerPoint ha personalizado su men Ventana.
Ficha Diapositivas
En este ejercicio ver la ficha Diapositivas y utilizar el men Paneles de tareas
adicionales.
1 Site el puntero sobre el icono de la diapositiva en la fichaDiapositivas del panel Esquema/Diapositivas.
Cuando site el puntero sobre el icono aparecer una Informacin
de pantalla.
2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Paneles de tareas adicionales.Se abrir el men Paneles de tareas adicionales.
3 Haga clic en cualquier lugar vaco de la ventana de PowerPoint.Se cerrar el men Paneles de tareas adicionales y el panel de
tareas Nueva presentacin seguir abierto.
6
Puede activar y desactivar la
Informacin de pantalla para
barras de herramientas. En el
men Herramientas, haga
clic en Personalizar, hagaclic en la ficha Opciones,
desactive la casilla de
verificacin Mostrar
informacin de pantalla en
las barras de herramientas
y haga clic en Cerrar.
Tambin puede ver el men
expandido si hace clic en el
men y espera unos
segundos hasta que
aparezca el men.
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Eleccin de un mtodo para iniciaruna presentacin
El panel de tareas Nueva presentacin puede ayudarle a trabajar conpresentaciones existentes y a crear presentaciones nuevas. Si ya ha creado
una presentacin, el nombre de la misma aparecer en la seccin Abrir una
presentacin del panel de tareas. Si desea crear una presentacin nueva, puede
empezar a agregar texto a la presentacin en blanco en el panel Diapositiva o
puede utilizar las opciones de la seccin Nuevo del panel de tareas.
Haga clic en Presentacin en blanco para empezar una
presentacin nueva desde el principio.
Haga clic en De plantilla de diseo para aplicar una de las plantillas
de diseo de PowerPoint a una nueva presentacin en blanco.
Haga clic en Del Asistente para autocontenido para que
PowerPoint le ayude con el contenido de la presentaciny con el diseo.
Creacin de una presentacinmediante un asistente
La creacin de una presentacin con el Asistente para autocontenido puede
ahorrarle tiempo ayudndole a organizar y escribir la presentacin. El asistente
le gua por un proceso paso a paso y le pregunta informacin acerca de la
presentacin, empezando por la diapositiva de ttulo, que es la primera
diapositiva de la presentacin.
En este ejercicio crear una presentacin utilizando el Asistente paraautocontenido.
1 En el panel de tareas Nueva presentacin, haga clic en DelAsistente para autocontenido en la seccin Nuevo.
Se cerrar el panel de tareas Nuevas presentacin y se abrir el
cuadro de dilogo Asistente para autocontenido, que muestra la
pantalla Inicio. En la parte izquierda del cuadro de dilogo hay una
lista de las pantallas del asistente.
Sugerencia
Si aparece el Ayudante de Office, haga clic en No, no me proporcioneayuda en este momento en la pantalla de ayuda.
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10 Compruebe que las casillas de verificacin Fecha de la ltimaactualizacin y Nmero de diapositiva estn activadas.
11 Haga clic en Siguiente y, despus, haga clic en Finalizar.La ventana de presentacin de PowerPoint aparecer con el
contenido proporcionado por el Asistente para autocontenido
en forma de esquema en la ficha Esquema del panel Esquema/
Diapositivas y la diapositiva de ttulo en el panel Diapositiva.
El nombre que aparece en la diapositiva de ttulo es el nombre
del usuario registrado.
Guardar una presentacin
El trabajo que ha realizado hasta ahora slo se ha almacenado en la memoria
temporal del equipo. Para guardar su trabajo de manera que pueda usarlo ms
adelante, debe asignar un nombre a la presentacin y almacenarla en la unidadde disco duro del equipo.
La primera vez que guarda una presentacin nueva, aparece el cuadro de
dilogo Guardar como al elegir el comando Guardar. En el cuadro de dilogo
Guardar como puede asignar nombre a la presentacin y elegir dnde desea
guardarla. Despus de asignar nombre a una presentacin, puede guardar los
cambios realizados si hace clic en el botn Guardar de la barra de herramientas
Estndar o si selecciona Guardar en el men Archivo. Es decir, la versin ms
reciente sobrescribe la versin original. Si desea conservar ambas versiones,
puede elegir el comando Guardar como del men Archivo para guardar la
nueva versin con un nombre distinto.
9
Si desea cambiar cualquier
dato introducido previamente,
haga clic en el botn Atrs.
Casi todos los cuadros de
dilogo incluyen un botn de
signo de interrogacin en la
esquina superior derecha de
su ventana. Cuando hace clic
en este botn y despus
hace clic en cualquier
control del cuadro de dilogo,
aparece una ventana de
Ayuda que explica qu es el
control y cmo utilizarlo.
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En este ejercicio guardar una presentacin.
1 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Guardar.PowerPoint mostrar el cuadro de dilogo Guardar como, como se
muestra en la siguiente ilustracin. El texto del cuadro situado juntoa la etiqueta Nombre de archivo estar seleccionado, de forma que
pueda escribir un nombre para la presentacin.
2 En el cuadro Nombre de archivo, escriba Informe de aprendizajepara empleados de Contoso Pres 01.
La palabra Pres del nombre de archivo es una abreviatura de
Presentacin.
3 Haga clic en la flecha hacia abajo de Guardar en y, despus, hagaclic en la unidad C.
4 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic enlas carpetas Practice, Part V y Lesson01 sucesivamente.
5 Haga clic en Guardar o presione Entrar para guardar la presentacin.El nombre de la barra de ttulo cambiar de Presentacin1 a
Informe de aprendizaje para empleados de Contoso Pres 01.
Sugerencia
PowerPoint guarda las presentaciones para poder recuperarlas en caso de
que el programa deje de responder o haya un corte del suministro elctrico.PowerPoint guarda los cambios en un archivo de recuperacin basndose
en las opciones indicadas en las funciones de guardar Autorrecuperacin.
En el men Herramientas, haga clic en Opciones, haga clic en la ficha
Guardar, active la casilla de verificacin Guardar informacin de
Autorrecuperacin cada, especifique el perodo de tiempo en que desee
guardar y haga clic en Aceptar.
10
Para crear una presentacin
nueva a partir de diapositivas
existentes, haga clic en
Archivo en la barra de
mens, haga clic en Guardar
como, escriba un nuevo
nombre en el cuadro
Nombre de archivo y haga
clic en Guardar.
La barra Sitios que apareceen el lado izquierdo del
cuadro de dilogo Guardar
como ofrece un acceso
cmodo a las ubicaciones
utilizadas con frecuencia
para guardar archivos.
Si su disco duro utiliza una
letra distinta de C, sustituya
la C por la letra de unidad
apropiada.
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Resumen de la leccin
En esta leccin ha aprendido a iniciar PowerPoint, explorar la ventana de
PowerPoint, elegir un mtodo para iniciar una presentacin, crear unapresentacin con el Asistente para autocontenido y guardar una presentacin.
Si va a proseguir con la siguiente leccin:
En el men Archivo, haga clic en Cerrar. Si PowerPoint le pregunta
si desea guardar los cambios, haga clic en S.
PowerPoint guardar los cambios y cerrar la presentacin.
Si no va a proseguir con otras lecciones:
Haga clic en el botn Cerrar situado en la esquina superior derecha
de la ventana de PowerPoint. Si PowerPoint le pregunta si desea
guardar los cambios, haga clic en S.
PowerPoint guardar los cambios, cerrar la presentacin y saldr.
Ejercicio corto
1 Qu formas hay de iniciar una sesin de PowerPoint?
2 Cmo se crea una presentacin mediante un asistente?
3 Cmo puede guardar dos versiones del mismo archivo?
Resumen de conceptos
Ejercicio 1: su jefe le pide que cree un plan comercial. Para ayudarle aempezar, utilice el Asistente para autocontenido con el fin de crear la nueva
presentacin. Cree una presentacin en pantalla de plan comercial con el ttuloPlan comercial y el pie de pgina Contoso, Ltd. Guarde la presentacin como
Plan comercial en la carpeta Part V, Lesson01 situada en la carpeta Practice.
Ejercicio 2: trabaja para una empresa de servicios llamada A. DatumCorporation que personaliza sistemas para pequeas empresas. Su empresa
esperaba ganar un contrato para suministrar 25 equipos nuevos a una escuela
local, pero otra empresa de su rea ofreci condiciones ms ventajosas. Utilice
la plantilla Comunicacin de malas noticias del Asistente para autocontenido
con el fin de comunicar ese hecho a los dems empleados. Modifique el
contenido sugerido de las diapositivas de acuerdo con su situacin. Guarde
la presentacin con el nombre Malasnoticias en la carpeta Part V, Lesson01
que se encuentra en la carpeta Practice.
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Ejercicio 3: A. Datum Corporation, su empresa, no quiere perder mscontratos. Su jefe ha convocado una reunin de ventas y desea que usted
elabore una presentacin que ayude al personal de ventas a centrarse en los
servicios y los puntos fuertes de A. Datum Corporation. Utilice la plantillaVenta de un producto o servicio del Asistente para autocontenido y personalice
las diapositivas para explicar las necesidades de los clientes de A. Datum
Corporation y cmo A. Datum Corporation puede resolver sus estrategias de
precio y servicio al cliente. Guarde la presentacin con el nombre Venta en la
carpeta Part V, Lesson01 que se encuentra en la carpeta Practice y djela
abierta para el prximo ejercicio.
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Trabajo con
presentacionesUna vez completada esta leccin, podr:
Crear una nueva presentacin mediante una plantilla de diseo.
Introducir texto en el panel Diapositiva.
Crear una diapositiva nueva.
Introducir texto en la ficha Esquema.
Insertar diapositivas de otras presentaciones.
Reorganizar diapositivas en la vista Clasificador de diapositivas.
Crear una carpeta para almacenar una presentacin.
Mostrar diapositivas en la vista Presentacin con diapositivas.
Personalizar PowerPoint.
Para trabajar de manera eficiente con Microsoft PowerPoint necesita
familiarizarse con las caractersticas ms importantes del producto. En la
leccin anterior aprendi a crear una presentacin con el Asistente para
autocontenido, cambiar el texto del ttulo y de los prrafos, cambiar de vista,
pasar de una diapositiva a otra, guardar una presentacin y utilizar opciones
de yuda de PowerPoint.
Despus de crear una presentacin de informe del progreso del programa de
aprendizaje para los empleados de Contoso, Ltd, decide utilizar PowerPoint
para desarrollar el contenido del programa. El prximo paso consiste en iniciar
una presentacin nueva y desarrollar el contenido para la primera sesin de
aprendizaje, Captar nuevos clientes. Su director de ventas le ha dado varias
diapositivas para que las incluya en la presentacin.
En esta leccin aprender a iniciar una presentacin nueva mediante
una plantilla de diseo, introducir texto en las diapositivas, crear nuevas
diapositivas, introducir texto en la ficha Esquema, insertar diapositivas
de otras presentaciones y reorganizar diapositivas.
Para completar los procedimientos de esta leccin tendr que crear una
presentacin nueva a partir de una plantilla de diseo. Utilice el archivo 02 PPTLesson de la carpeta Part V, Lesson02, en la carpeta Practice del disco duro.
LECCIN 2
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Creacin de una presentacin nuevaa partir de una plantilla de diseo
Adems de empezar una presentacin con el texto de ejemplo proporcionadopor el Asistente para autocontenido como hizo en la leccin 1, tambin puede
iniciar una presentacin nueva sin que PowerPoint inserte ningn texto de
ejemplo. Puede elegir una plantilla de diseo o una presentacin en blanco. Una
plantilla de diseo es una presentacin con un formato y una combinacin de
colores diseados de forma profesional a la que slo necesita agregar texto.
Puede utilizar una de las plantillas de diseo suministradas con PowerPoint o
puede crear su propia plantilla.
En este ejercicio iniciar una presentacin nueva con una plantilla de diseo.
1 Si sali de PowerPoint al final de la leccin anterior, vuelva a iniciarahora PowerPoint.
2 En el men Ver, haga clic en Panel de tareas si es necesario paraver el panel de tareas Nueva presentacin.
3 En el panel de tareas Nueva presentacin, haga clic en De plantillade diseo.
Aparecer el panel de tareas Estilo de la diapositiva con diversas
plantillas de diseo por orden alfabtico.
Sugerencia
Para crear una presentacin en blanco o una presentacin utilizando el
Asistente para autocontenido, abra el panel de tareas Nueva presentaciny haga clic en Presentacin en blanco o en Asistente para autocontenido.
Las plantillas que se muestran en el panel de tareas Estilo de la diapositiva
son las mismas que las que usa el Asistente para autocontenido.
4 En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, seleccione unaplantilla de diseo.
El nombre de la plantilla de diseo aparecer como una
Informacin de pantalla y aparecer una flecha hacia abajo en la
parte derecha del diseo.
5 En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, haga clic en la flechahacia abajo que hay en la parte derecha de la plantilla de diseo.
Aparecer un men con comandos que le permiten aplicar laplantilla de diseo a toda la presentacin o a determinadas
diapositivas, o cambiar el tamao de las plantillas de diseo de
vista previa en el panel de tareas Estilo de la diapositiva.
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6 En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, arrastre el cuadrode desplazamiento hacia abajo hasta que aparezca el estilo Arce;
despus, haga clic en el estilo Arce.
El estilo Arce se aplicar a la diapositiva en blanco en el panel
Diapositiva.
7 Haga clic en el botn Cerrar del panel de tareas Estilo de ladiapositiva para cerrarlo.
Introduccin de texto en el panelDiapositiva
Para agregar texto a una presentacin, incluyendo ttulos y subttulos, puede
introducirlo en el panel Diapositiva o bien en la ficha Esquema en la vista
Normal. El panel Diapositiva le permite introducir texto en una diapositiva
mediante un mtodo visual, mientras que la ficha Esquema le permite
introducir texto mediante un mtodo de contenido. El panel Diapositiva,
que muestra el diseo Diapositiva de ttulo, incluye dos cuadros de texto
denominados marcadores de posicin de texto. El cuadro superior es un
marcador de posicin para el texto del ttulo de la diapositiva. El cuadro
inferior es un marcador de posicin para el texto del subttulo de la diapositiva.
Despus de introducir texto en un marcador de posicin, ste se convierte en un
objeto de texto; es decir, en un cuadro que contiene texto de una diapositiva.
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En este ejercicio pondr ttulo a una diapositiva y agregar un subttulo.
1 Si es necesario, haga clic en la ficha Esquema en el panelEsquema/Diapositivas.
2 En el panel Diapositiva, haga clic en el marcador de posicin detexto Haga clic para agregar ttulo.
Aparecer un cuadro de seleccin alrededor del marcador de
posicin para indicar que ste est preparado para que usted
introduzca o modifique texto. Desaparecer el texto del marcador
de posicin y aparecer un punto de insercin parpadeante.
3 Escriba Captar nuevos clientes.Observe que el texto aparecer en la ficha Esquema al mismo
tiempo.
4 Haga clic en el marcador de posicin del texto Haga clic paraagregar subttulo.
Se anular la seleccin del objeto de ttulo y se seleccionar el
objeto de subttulo.
5 Escriba Su nombre y presione Entrar.
6 Escriba Contoso, Ltd.La ventana de presentacin debe ser similar a la que se muestra
en la siguiente ilustracin:
Si comete algn error
mientras escribe, presione
Retroceso para eliminar el
error y escriba el texto
correcto.
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Creacin de una nueva diapositiva
Hay dos formas de agregar ms diapositivas a una presentacin rpida y
fcilmente: hacer clic en el botn Nueva diapositiva de la barra de herramientasFormato que aparece justo encima del panel de tareas o hacer clic en el
comando Nueva diapositiva del men Insertar. Cuando utiliza cualquiera de
estos mtodos, PowerPoint inserta la nueva diapositiva en la presentacin
inmediatamente despus de la diapositiva actual y muestra el panel de tareas
Diseo de la diapositiva con 27 estilos de diapositiva prediseados, de los que
podr aplicar uno a la nueva diapositiva. Para seleccionar un diseo, haga clic
en l en el panel de tareas Diseo de la diapositiva. Aparecer el ttulo del
diseo de diapositiva seleccionado cuando deje descansar el mouse (ratn)
sobre cada opcin.
Los diseos de diapositiva le permiten crear diapositivas con determinadas
apariencias y funciones. Por ejemplo, puede elegir un diseo que muestre
nicamente un ttulo en una diapositiva o uno que ofrezca marcadores de
posicin para un ttulo y un grfico.
En este ejercicio crear una nueva diapositiva e introducir texto en ella.
1 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botn Nuevadiapositiva.
Aparecer el panel de tareas Diseo de la diapositiva. PowerPoint
agregar una nueva diapositiva vaca despus de la diapositiva
actual en el panel Diapositiva y crear un nuevo icono de
diapositiva en la ficha Esquema. PowerPoint aplicar el estilo de
diapositiva predeterminado Ttulo y texto (un ttulo y una lista con
vietas) a la nueva diapositiva. En la barra de estado se mostrar
Diapositiva 2 de 2.
2 Escriba Elaborar un plan.Observe que la nueva diapositiva y el nuevo ttulo aparecen en el
panel Esquema cuando los crea en el panel Diapositiva.
PowerPoint le permite trabajar directamente en el panel Diapositiva
y en la ficha Esquema para que introduzca sus ideas.
3 Cierre el panel de tareas Diseo de la diapositiva.
Si empieza a escribir en unadiapositiva vaca sin haber
seleccionado primero un
marcador de posicin,
PowerPoint introducir el
texto en el objeto de ttulo.
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Introduccin de texto en la fichaEsquema
La ficha Esquema muestra el texto de la presentacin en forma de esquema,
como si hubiera escrito el texto utilizando la vista Esquema de MicrosoftWord 2002. El panel Esquema le permite introducir y organizar el ttulo y el
texto de los prrafos de todas las diapositivas de una presentacin. En la ficha
Esquema, el texto del ttulo de la diapositiva aparece a la derecha de cada icono
de diapositiva y el texto de los prrafos aparece bajo cada ttulo, sangrado un
nivel. Para introducir texto en la ficha Esquema, haga clic en el lugar donde
desea que comience el texto y empiece a escribir. Mientras trabaja en la ficha
Esquema tambin puede crear una diapositiva nueva, y agregar texto de ttulo
y de prrafos, mediante el comando Nueva diapositiva o la tecla Entrar.
En este ejercicio introducir texto de prrafos en una diapositiva existente, y crear
una nueva diapositiva y agregar texto a esa diapositiva en la ficha Esquema.
1 Site el puntero, que cambiar a una I, a la derecha del ttulo de ladiapositiva 2 en la ficha Esquema y haga clic en el rea en blanco.
Aparecer un punto de insercin parpadeante.
2 Presione Entrar.PowerPoint agregar una nueva diapositiva en el panel Diapositiva
y un nuevo icono de diapositiva en la ficha Esquema, con el punto
de insercin parpadeante situado junto a l.
3 Presione Tab.Al presionar Tab se sangra el texto hacia la derecha un nivel y el
texto de la diapositiva 3 vuelve a la diapositiva 2. El icono de
diapositiva cambia a una pequea vieta de color gris en la
diapositiva 2 en la ficha Esquema.
4 Escriba Crear una lista de contactos y presione Entrar.PowerPoint agregar una nueva vieta con el mismo nivel de
sangra. Observe que una vez que presiona Entrar despus de
escribir texto de vietas, la vieta pasa a ser de color negro.
Observe tambin que el texto se ajusta a la lnea siguiente en la
ficha Esquema sin necesidad de presionar Entrar.
5 Escriba Programar llamadas telefnicas peridicas a posiblesclientes y presione Entrar.
6 Escriba Volver a evaluar la estrategia peridicamente y hacerlos ajustes necesarios y presione Entrar.
7 En la barra de herramientas Esquema, haga clic en el botnAumentar nivel.
Importante
Si la barra de herramientas Esquema no es visible en la pantalla, haga clic
en el men Ver, seleccione Barras de herramientas y haga clic en Esquema.
PowerPoint crear una nueva diapositiva con el punto de insercin
a la derecha del icono de diapositiva.
Para agregar texto de prrafo
a la diapositiva 2 en lugar de
comenzar una diapositiva
nueva, tiene que cambiar el
nivel de esquema de ttulo
de diapositiva a una vieta.
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8 Escriba Hacer el cliente nmero uno y presione Entrar.
9 Presione Tab.PowerPoint crear un nuevo nivel de sangra para la diapositiva 3.
10 Escriba Ser creativo y presione Entrar.Aparecer una nueva vieta.
11 Escriba Ser persistente,presione Entrar y escriba Seguir siendopositivo.
12 Mantenga presionada la tecla Ctrl y presione Entrar.Aparecer una nueva diapositiva.
13 Escriba Resumen, presione Entrar y, despus, presione Tab.PowerPoint crear un nuevo nivel de sangra para la diapositiva 4.
14 Escriba Crear un plan adecuado a su temperamento y presioneEntrar.
15 Escriba Intentar evitar llamadas fras y presione Entrar.
16 Escriba Estar al da de las tendencias en la industria del cliente.La ventana de presentacin debe ser similar a la que se muestra
en la siguiente ilustracin:
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9 Haga clic en Insertar.PowerPoint insertar las diapositivas en la nueva presentacin
despus de la diapositiva actual.
10 Haga clic en Cerrar.La ltima diapositiva insertada aparecer en el panel Diapositiva.
Reorganizacin de diapositivas en lavista Clasificador de diapositivas
Despus de insertar diapositivas de otra presentacin en la presentacin actual,
quizs tenga que reorganizarlas en el orden que comunique su mensaje de
manera ms efectiva. La mejor forma de hacerlo es utilizar la vista Clasificador
de diapositivas, donde puede arrastrar una o ms diapositivas de una ubicacin
a otra.
En este ejercicio reorganizar diapositivas en la vista Clasificador de
diapositivas.
1 Haga clic en el botn Vista Clasificador de diapositivas.
Observe que la barra de herramientas Clasificador de diapositivasaparecer encima de la ventana de presentacin.
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2 Haga clic en la diapositiva 4 (Resumen) y arrstrela hasta elespacio vaco que hay detrs de la diapositiva 7 (Mantener una
lista de contactos).
Cuando empiece a arrastrar, observe que el puntero cambiar y
adoptar la forma de puntero de arrastre (vea la ilustracin
siguiente). Cuando suelte el botn del mouse, la diapositiva 4
cambiar a su nueva posicin, y PowerPoint cambiar de posicin
y volver a numerar las dems diapositivas de la presentacin.
3 Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la parte superior de labarra de desplazamiento vertical y haga clic en la diapositiva 4
actual (Objetivos del da).
4 Arrastre la diapositiva 4 entre las diapositivas 1 y 2.
5 Haga doble clic en la diapositiva 1 para volver a la vista anterior, lavista Normal.
Creacin de una carpeta paraalmacenar una presentacin
Para mantener las presentaciones ordenadas y tener acceso a ellas fcilmente,
puede almacenarlas en carpetas diferentes que usted cree y darles nombre. Por
ejemplo, puede almacenar todas las presentaciones de aprendizaje de Contoso,
Ltd en una carpeta llamada Aprendizaje. Si despus de un tiempo haydemasiados archivos en la carpeta Aprendizaje, puede crear subcarpetas
dentro de ella con nombres como Captacin y Tcnicas.
En la vista Clasificador de
diapositivas puede mover
tambin diapositivas entre
dos o ms presentaciones
abiertas. Abra todas las
presentaciones, cambie la
vista a Clasificador de
diapositivas y haga clic en
Organizar todas en el men
Ventana. Arrastre lasdiapositivas de una ventana
de presentacin a otra.
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Ver diapositivas en la vistaPresentacin con diapositivas
En cualquier momento durante el desarrollo de una presentacin puede revisarde forma rpida y sencilla las diapositivas para controlar su precisin y su
secuencia en la vista Presentacin con diapositivas. La vista Presentacin con
diapositivas muestra las diapositivas en orden segn el nmero de diapositiva,
utilizando toda la pantalla del equipo.
En este ejercicio ver diapositivas en la vista Presentacin con diapositivas.
1 En el panel Esquema, haga clic en el icono de la presentacin 1 sies necesario.
2 Haga clic en el botn Presentacin con diapositivas.PowerPoint mostrar la primera diapositiva de la presentacin.
3 Haga clic en la pantalla para avanzar hasta la diapositiva siguiente.
4 Haga clic en una diapositiva cada vez para avanzar por lapresentacin. Despus de la ltima diapositiva, haga clic para salir
de la vista Presentacin con diapositivas.
PowerPoint volver a la vista actual.
Personalizacin de PowerPoint
Puede personalizar PowerPoint para adaptarlo a su forma de trabajar si cambia
distintas opciones. Puede ver estas opciones si hace clic en el comando
Opciones del men Herramientas. Por ejemplo, puede abrir los archivos usados
recientemente si tiene acceso a ellos desde el men Archivo. Con el comando
Opciones puede cambiar el nmero de archivos usados recientemente que
aparecen en el men Archivo.
En este ejercicio personalizar una opcin de PowerPoint.
1 En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, despus, hagaclic en la ficha General.
Aparecer el cuadro de dilogo Opciones con la ficha General abierta.
2 Haga clic en la flecha hacia arriba o hacia abajo de Archivosusados recientemente para ver seis entradas.
3 Haga clic en Aceptar.
4 Haga clic en el men Archivo para ver la lista expandida de archivosusados recientemente y presione Esc para cancelar el men.
Para terminar una
presentacin con diapositivas
antes de llegar a la ltima
diapositiva, presione Esc.
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Resumen de conceptos
Ejercicio 1: el equipo de ventas le ha nombrado para que elija la nueva
plantilla de diseo para los informes mensuales de ventas. Decide utilizar eltexto siguiente para crear una nueva presentacin mediante una plantilla de
diseo con una diapositiva de ttulo, y una nueva diapositiva con un ttulo
y vietas.
Orden del da de repaso de ventas del Suroeste {ttulo}
Fecha de hoy {subttulo}
Orden del da {ttulo}
Presentacin {vieta}
Discusin {vieta}
Resumen {vieta}
Guarde la presentacin con el nombre Ventas SO en la carpeta Part V,
Lesson02 que se encuentra en la carpeta Practice.
Ejercicio 2: su supervisor le ha pedido que le ayude con una presentacin demotivacin. Empiece por crear una nueva presentacin utilizando una plantilla
de diseo con las diapositivas siguientes:
Diseo estratgico personal {ttulo}
Equipo de ventas {subttulo}
Temas {ttulo}
Planear para cambiar {vieta}
Identificar las barreras para el xito {vieta}
Conseguir las habilidades y los
conocimientos necesarios {vieta}
Inserte la diapositiva 2 (Objetivos del da) al final de la presentacin desde el
archivo 02 PPT lesson de la carpeta Part V, Lesson02 contenida en la carpeta
Practice. Mueva la diapositiva para que sea la segunda diapositiva.
Guarde la presentacin con el nombre Motivar en la carpeta Part V, Lesson02
que se encuentra en la carpeta Practice.
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Ejercicio 3: el departamento de personal de A. Datum Corporation desea crearvarias presentaciones para recordar a los empleados las normas de la compaa.
Empiece por crear una nueva presentacin utilizando una plantilla de diseo
con las diapositivas siguientes:A. Datum Corporation {ttulo}
Das no laborables
y tiempo personal {subttulo}
Das no laborables {ttulo de la diapositiva Slo el ttulo}
Das no laborables oficiales {ttulo de la diapositiva Ttulo y texto}
Ao Nuevo {vieta}
Da de Reyes {vieta}
Viernes Santo {vieta}
Da del trabajo {vieta}
Nuestra Seora del Pilar {vieta}
Navidad {vieta}
En la ficha Esquema, cree una nueva diapositiva con el ttulo Das no
laborables ampliados. Escriba despus los siguientes elementos de vieta en
la ficha Esquema:
Slo para el personal senior
Seis das de vacaciones
Da despus del PilarNochebuena
Nochevieja
Mueva la primera vieta para que sea la ltima vieta de la diapositiva. Guarde
la presentacin con el nombre Das no laborables en una nueva carpeta
llamada Personal que usted cree en la carpeta Part V, Lesson02, que se
encuentra en la carpeta Practice.
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Ejercicio 4: cree otra presentacin nueva para el departamento de personal deA. Datum Corporation. Utilice la misma plantilla de diseo que para el
ejercicio anterior y guarde la presentacin como Vacaciones en la carpeta
Personal. Cree el siguiente contenido:A. Datum Corporation {ttulo}
Normas de vacaciones {subttulo}
Personal de administracin {ttulo}
Menos de 1 ao, 0 das {vieta}
De 1 a 5 aos, 7 das {vieta}
De 6 a 10 aos, 14 das {vieta}
Ejercicio 5: cree una nueva presentacin mediante una plantilla de diseopara la cafetera de su empresa. El personal de la cafetera desea informar a los
empleados de la compaa de las nuevas entradas ligeras y de un bar de cafque ofrece bebidas de caf como las que venden en los establecimientos de las
cadenas de caf. Cree el contenido de las diapositivas y modifique el orden de
las mismas como desee. Vea despus las diapositivas en la vista Presentacin
con diapositivas.
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Impresin de
presentacionesUna vez completada esta leccin, podr:
Abrir una presentacin existente.
Agregar un encabezado y un pie de pgina.
Obtener una vista preliminar de una presentacin.
Imprimir una presentacin.
Microsoft PowerPoint le ofrece flexibilidad para imprimir las diapositivas
de una presentacin y cualquier suplemento. Por ejemplo, puede agregar
encabezados y pies, obtener una vista preliminar de su presentacin en escalade grises o en blanco y negro para ver cmo quedarn las diapositivas a color
una vez impresas e imprimir diapositivas, notas del orador, documentos para
distribuir a los asistentes y esquemas de presentaciones. Puede personalizar
fcilmente el proceso de impresin si selecciona el tamao del papel, la
orientacin de la pgina, el intervalo de impresin y el tipo de impresora que
mejor se ajusten a sus necesidades. Cuando est preparado para imprimir,
puede obtener una vista preliminar de la presentacin en la pantalla para
asegurarse de que tiene la apariencia que desea.
Como vicepresidente de ventas de Contoso, Ltd, tiene que crear presentaciones
para un nuevo programa de aprendizaje para los empleados. En la leccin
anterior cre una presentacin para la primera sesin de aprendizaje, Captarnuevos clientes, y ahora desea abrir e imprimir la presentacin y las pginas
de notas para el orador que la acompaan.
En esta leccin aprender a abrir una presentacin existente, agregar un
encabezado y un pie de pgina, obtener una vista preliminar de las diapositivas
e imprimir una presentacin.
Para completar los procedimientos de esta leccin necesitar utilizar un archivo
llamado 03 PPT Lesson de la carpeta Part V, Lesson03 que hay en la carpeta
Practice del disco duro.
Apertura de una presentacin
existentePuede abrir una presentacin existente (por ejemplo, una creada por un
compaero) y trabajar en ella del mismo modo en que creara una presentacin
nueva. Para abrir una presentacin existente, primero debe identificar la
presentacin y su ubicacin.
LECCIN 3
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En este ejercicio abrir una presentacin existente y la guardar con un nuevo
nombre.
1 Si sali de PowerPoint al final de la leccin anterior, vuelva a iniciar
ahora PowerPoint.
2 En el men Ver, haga clic en Panel de tareas si es necesario paraver el panel de tareas Nueva presentacin.
3 En el panel de tareas Nueva presentacin, bajo Abrir unapresentacin, haga clic en Ms presentaciones o bien, en la barra
de herramientas Estndar, haga clic en el botn Abrir.
PowerPoint mostrar el cuadro de dilogo Abrir, que es donde
debe especificar el nombre y la ubicacin de la presentacin que
desea abrir.
4 En el cuadro Buscar en, compruebe que est seleccionado eldisco duro.
5 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic enla carpeta Unlimited Potential para abrirla.
6 Haga doble clic en la carpeta Practice para abrirla.
7 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en lacarpeta Part V, despus en la carpeta Lesson03 y, por ltimo, haga
clic en el archivo 03 PPT Lesson, si no est ya seleccionado.
8 Haga clic en Abrir.
PowerPoint mostrar la presentacin 03 PPT Lesson en la vistaNormal.
La ventana de presentacin debe ser similar a la que se muestra
en la siguiente ilustracin:
La flecha hacia abajo del
botn Abrir del cuadro dedilogo Abrir ofrece otras
formas de abrir un archivo.
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9 En el men Archivo, haga clic en Guardar como.Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como. Compruebe que la
carpeta Practice aparece en el cuadro Guardar en.
10 En el cuadro Nombre de archivo, escriba Contoso Captar Pres 03y haga clic en Guardar.
PowerPoint guardar la presentacin y en la barra de ttulo
aparecer el nuevo nombre.
Bsqueda de una presentacinSi no recuerda el nombre de un archivo de presentacin pero conoce parte del
nombre o de su contenido, puede utilizar el panel de tareas Bsqueda bsica para
buscar la presentacin que contiene parte del nombre de archivo o determinadas
palabras. Si desea realizar bsquedas ms avanzadas puede utilizar propiedades,
condiciones y valores en el panel de tareas Bsqueda avanzada para especificar
criterios ms especficos. El panel de tareas Bsqueda avanzada contiene un
conjunto de propiedades (como nombre de archivo, texto, fecha de creacin,
fecha de la ltima modificacin y nmero de diapositivas) y condiciones
asociadas (como igual a, en o antes de, ms que o s/no) para ayudarle a buscar
determinados archivos o conjuntos de archivos. Por ejemplo, puede escribir el
criterio de bsqueda nombre de archivo incluye aprendizaje, donde nombre dearchivo es la propiedad, incluye es la condicin y aprendizaje es el valor, para
encontrar todos los archivos que contengan la palabra aprendizaje. Si la opcin
de bsqueda rpida est instalada en el equipo, PowerPoint podr buscar en los
archivos y organizar la informacin para poder recuperarla con mayor rapidez.
Si esta opcin no est instalada, puede hacer clic en Instalar en el panel de tareas
Bsqueda bsica para instalarla.
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Para buscar una presentacin con el panel de tareas Bsqueda bsica:
1 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Buscar.Aparecer el panel de tareas Bsqueda bsica. Si aparece el panel
de tareas Bsqueda avanzada, haga clic en Bsqueda bsica en laparte inferior del panel.
2 En el cuadro de texto Buscar, escriba el texto que desea buscar enlos archivos.
3 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en y active la casillade verificacin Ubicaciones para buscar archivos de presentacin.
O bien, active la casilla de verificacin En cualquier sitio para
buscar en todos los archivos del equipo.
4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Resultados posibles y activela casilla de verificacin correspondiente a los tipos de elementos
que desea buscar o active la casilla de verificacin Cualquier cosa
para buscar todos los tipos de archivo.
5 Haga clic en Bsqueda avanzada en la parte inferior del panel detareas Bsqueda bsica para que aparezca el panel de tareas
Bsqueda avanzada.
6 Haga clic en la flecha hacia abajo de Propiedad.El cuadro Propiedad mostrar las propiedades de la presentacin
abierta en este momento.
7 Elija una propiedad de la lista o escriba el nombre de propiedadque desee buscar.
8 En el cuadro Condicin, elija una condicin en la lista o escriba una
condicin.
9 En el cuadro Valor, escriba el valor que desea asociar a la condicin.
10 Si los criterios de bsqueda anteriores existen, haga clic en Y paraagregar criterios que deban ser verdaderos adems de los
anteriores o haga clic en O para agregar un criterio que sea
suficiente, independientemente de los criterios anteriores.
11 Haga clic en Agregar para agregar el criterio de bsqueda.
12 Haga clic en Buscar.
PowerPoint buscar en los archivos seleccionados de las carpetas indicadas.
Cuando haya terminado la bsqueda, PowerPoint mostrar los archivos que
cumplan los criterios del panel de tareas Resultados de la bsqueda. Puede
hacer doble clic en los archivos en el panel de tareas Resultados de la bsqueda
para abrirlos.
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Agregar un encabezado y un piede pgina
Antes de imprimir su trabajo, puede agregar un encabezado o un pie de pgina,los cuales se mostrarn en todas las diapositivas, copias impresas o pginas de
notas. Los encabezados y pies de pgina contienen informacin til acerca de la
presentacin, como el nombre del autor o de la empresa, la fecha y la hora, y el
nmero de pgina o de diapositiva. Como PowerPoint le permite agregar ms
de un encabezado y pie de pgina a una presentacin, puede tener diferentes
encabezados y pies de pgina para las diapositivas, notas y documentos para
distribuir. Puede agregar rpida y fcilmente un encabezado y un pie de pgina
a las diapositivas, documentos para distribuir a los asistentes, esquemas y notas
del orador mediante el comando Encabezado y pie de pgina del men Ver. La
informacin de encabezado y pie de pgina aparece en la diapositiva maestra.
En este ejercicio agregar un encabezado y un pie de pgina a una presentacin.1 En el men Ver, haga clic en Encabezado y pie de pgina.
Aparecer el cuadro de dilogo Encabezado y pie de pgina con la
ficha Diapositiva abierta.
2 Active la casilla de verificacin Pie de pgina y escribaAprendizaje para empleados a la derecha de la fraseContoso, Ltd.
En el cuadro Vista previa, un rectngulo negro resalta la posicin
del pie de pgina en las diapositivas. El cuadro de dilogo debe ser
similar al que se muestra en la siguiente ilustracin:
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3 Haga clic en la ficha Notas y documentos para distribuir.Aparecern las opciones de encabezado y pie de pgina para las
pginas de notas y documentos para distribuir. Se activarn las
cuatro casillas de verificacin.4 Haga clic en el cuadro Encabezado y escriba Captar nuevos clientes.
5 Haga clic en el cuadro Pie de pgina y escriba Contoso, Ltd.
6 Desactive la casilla de verificacin Fecha y hora.PowerPoint incluir el encabezado, el pie de pgina y el nmero de
pgina en todas las pginas de notas o de documentos para
distribuir que imprima.
7 Haga clic en Aplicar a todas.La informacin de encabezado y pie de pgina se aplicar a las
diapositivas, y a las pgina de notas y de documentos para distribuir.
Observe que la diapositiva actual aparecer con el pie de pgina.
Vista preliminar de una presentacin
Vista preliminar le permite ver la apariencia que tendrn las presentaciones
antes de imprimirlas. En la vista preliminar tiene la opcin de cambiar entre
varias vistas, como notas, diapositivas, esquemas y documentos para distribuir,
y de cambiar la orientacin de impresin. Si va a utilizar una impresora en
blanco y negro para imprimir una presentacin en color, querr comprobar que
la presentacin impresa ser legible. Por ejemplo, un texto rojo oscuro sobre un
fondo sombreado tal vez quede bien a color; en cambio, cuando se ve en blanco
y negro o con sombras de gris, puede que el texto no se distinga bien del fondo.
Para evitar este problema, en la vista preliminar puede ver las diapositivas a
color en blanco y negro puros o en escala de grises y, de este modo, saber la
apariencia que tendrn cuando se impriman.
Con la opcin Blanco y negro puros, los colores se muestran nicamente en
blanco y negro; en cambio, con la opcin Escala de grises se muestran en
distintos tonos de gris. Si desea hacer cambios a las diapositivas mientras las ve
en blanco y negro, puede cambiar la opcin de color a blanco y negro en la
vista Normal.
En este ejercicio obtendr la vista preliminar de los documentos para distribuir
de la presentacin, ver las diapositivas en Escala de grises y en Blanco y negro
puros, y cambiar la apariencia de las diapositivas en blanco y negro.
1 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Vistapreliminar.
La pantalla cambiar a la vista preliminar y mostrar la
presentacin con las opciones seleccionadas actualmente.
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Importante
Si va a imprimir en una impresora de escala de grises, las diapositivas se
mostrarn con escala de grises en la vista preliminar.
2 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en la flechahacia debajo de Imprimir y, despus, haga clic en Documentos
(2 diapositivas por pgina).
La pantalla de vista preliminar muestra la presentacin como un
documento con dos diapositivas por pgina.
3 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en la flechahacia debajo de Opciones, seleccione Color o escala de grises y
haga clic en Escala de grises.
La pantalla de vista preliminar mostrar la presentacin en una
escala de grises con sombras.
4 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botnPgina siguiente.
La pantalla de vista preliminar mostrar la siguiente pgina del
documento para distribuir.
5 Site el puntero (que cambiar a una lupa con un signo ms) en elrea de vista preliminar y haga clic en el centro de la diapositiva
superior.
La pantalla de vista preliminar se ampliar para ver una vista ms
detallada de la diapositiva.
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6 Site el puntero (que cambiar a una lupa con un signo menos) enel rea de vista preliminar y haga clic en el centro de la diapositiva.
La pantalla de vista preliminar se reducir para ver la vista original
de la diapositiva.7 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botn
Pgina anterior.
La pantalla de vista preliminar mostrar la pgina anterior del
documento para distribuir.
8 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en Cerrarvista preliminar.
Se cerrar la pantalla de vista preliminar y la diapositiva aparecer
en la vista anterior.
9 Haga clic en el botn Vista normal, si es necesario, y haga clic enla ficha Diapositivas para ver miniaturas de las diapositivas en el
panel Esquema/Diapositivas.
10 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Color oescala de grises y, a continuacin, haga clic en Escala de grises.
La diapositiva cambiar de color a escala de grises y se abrir la
barra de herramientas Vista Escala de grises. Todava puede ver
las miniaturas de las diapositivas en color en la ficha Diapositivas,
lo que permite comparar ms fcilmente las diapositivas en color
con las de blanco y negro.
11 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Color oescala de grises y, a continuacin, haga clic en Blanco y negro puros.
La diapositiva se mostrar en blanco y negro puros.
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12 En la barra de herramientas Vista Escala de grises, haga clic en elbotn Valor y, despus, haga clic en Negro con relleno en escala
de grises.
El fondo de la diapositiva cambiar de blanco a gris.13 En la barra de herramientas Vista Escala de grises, haga clic en el
botn Valor y, despus, haga clic en Blanco.
El fondo de la diapositiva ser de nuevo blanco.
14 En la barra de herramientas Vista Escala de grises, haga clic en elbotn Cerrar Vista en blanco y negro.
La diapositiva volver a cambiar a color.
Impresin de una presentacin
Hay varias formas de imprimir una presentacin de PowerPoint: como
diapositivas, notas para el orador, documentos para distribuir a la audiencia o
esquema. PowerPoint simplifica la impresin de una presentacin. Detecta el
tipo de impresora que ha elegido (ya sea a color o de blanco y negro) e imprime
la versin apropiada de la presentacin. Por ejemplo, si selecciona una
impresora en blanco y negro, se configurar la presentacin para que se
imprima en sombras de gris (escala de grises).
PowerPoint imprime las diapositivas y los suplementos basndose en las
opciones del cuadro de dilogo Imprimir. En el cuadro de dilogo Imprimir
puede seleccionar una impresora o la opcin de imprimir en un archivo. All
establece el intervalo de impresin, que define qu diapositivas se imprimirn.
Puede elegir imprimir varias copias de una presentacin y, si imprime ms de
una copia de cada diapositiva, puede elegir intercalar la presentacin a medida
que se imprime. Cuando intercala la presentacin, PowerPoint imprime unacopia completa antes de imprimir la copia siguiente. El cuadro de dilogo
Imprimir tambin contiene un botn Vista previa que le lleva a la ventana
Vista preliminar, donde puede ver cmo quedarn los cambios realizados.
Al hacer clic en la flecha hacia abajo de Imprimir en el cuadro de dilogo
Imprimir puede elegir imprimir la presentacin como uno de cuatro tipos
de resultado:
Diapositivas Imprime las diapositivas tal y como aparecen en lapantalla, una por pgina. Para imprimir una diapositiva como una
transparencia se sigue el procedimiento habitual, excepto que en lugar
de papel hay que poner en la impresora transparencias.
Documentos Imprime una, dos, tres, cuatro, seis o nuevediapositivas por pgina.
Pginas de notas Imprime cada diapositiva con las notas delorador debajo.
Vista Esquema Imprime las diapositivas con formato, de acuerdocon la configuracin de la vista actual. Lo que se ve en la ficha Esquema
es lo que aparece en el documento impreso.
Si va a imprimir las
diapositivas con una
imprenta profesional, deber
imprimirlas en un archivo en
lugar de en una impresora.
Para imprimir las diapositivas
en un archivo, active la
casilla de verificacinImprimir a archivo de la
seccin Impresora.
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A continuacin se muestra un ejemplo de cada tipo de impresin.
Diapositiva (horizontal)
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Pgina de notas
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Pgina de documento para distribuir
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Pgina de esquema
Al hacer clic en la flecha hacia abajo de Color o escala de grises en el cuadro
de dilogo Imprimir puede elegir imprimir la presentacin como una de tres
opciones de color:
Color Utilice esta opcin para imprimir una presentacin en coloren una impresora de color. Si selecciona una impresora de blanco y
negro con esta opcin, la presentacin se imprimir en escala de grises.
Escala de grises Utilice esta opcin para imprimir unapresentacin en escala de grises en una impresora de color
o de blanco y negro.
Blanco y negro puros Utilice esta opcin para imprimir una
presentacin slo en blanco y negro, sin grises, en una impresora de
color o de blanco y negro.
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Por ltimo, en la parte inferior del cuadro de dilogo Imprimir se encuentran las
siguientes opciones de impresin, que permiten mejorar el resultado:
Ajustar al tamao del papel Utilice esta opcin para ajustar las
diapositivas al tamao del papel de la impresora en caso de que el papelno se corresponda con las opciones de tamao y orientacin de las
diapositivas.
Enmarcar diapositivas Utilice esta opcin para agregar un marcoalrededor de las diapositivas de la presentacin que va a imprimir.
Incluir pginas de comentarios Utilice esta opcin para que seimpriman los comentarios que haya insertado en la presentacin.
Imprimir diapositivas ocultas Utilice esta opcin para que seimpriman todas las diapositivas ocultas.
Si est satisfecho con las opciones actuales del cuadro de dilogo Imprimir,
puede hacer clic en el botn Imprimir de la barra de herramientas Estndar para
imprimir directamente sin ver primero las opciones. De lo contrario, haga clic
en el comando Imprimir del men Archivo para imprimir con otras opciones
diferentes.
En este ejercicio examinar los tipos de resultados y las opciones de impresin.
Despus imprimir diapositivas, documentos para distribuir y notas del orador
de la presentacin.
1 En el men Archivo, haga clic en Imprimir (si no se muestra ya elcuadro de dilogo Imprimir).
Aparecer el cuadro de dilogo Imprimir.
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12 Escriba 1-3; 5.PowerPoint imprimir las pginas de notas de la 1 a la 3 y la 5.
13 Haga clic en Aceptar.
PowerPoint imprimir las pginas de notas 1, 2, 3 y 5.
Sugerencia
Puede guardar una diapositiva como una imagen para utilizarla en otros
programas. Muestre o seleccione la diapositiva que desee guardar y,
despus, haga clic en Guardar como en el men Archivo. En el cuadro
Guardar como tipo, haga clic en Metarchivo de Windows y, despus, haga
clic en el botn Guardar. Ahora puede insertar la diapositiva como si se
tratara de cualquier imagen.
Resumen de la leccinEn esta leccin ha aprendido a abrir una presentacin existente, agregar un
encabezado y un pie de pgina, obtener una vista preliminar de las diapositivas
e imprimir una presentacin.
Si va a proseguir con la siguiente leccin:
1 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Guardar.PowerPoint guardar los cambios en la presentacin.
2 En el men Archivo, haga clic en Cerrar.PowerPoint cerrar la presentacin.
Si no va a proseguir con otras lecciones:
1 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Guardar.PowerPoint guardar los cambios en la presentacin.
2 Haga clic en el botn Cerrar situado en la esquina superior derechade la ventana de PowerPoint.
PowerPoint cerrar la presentacin y saldr.
Puede imprimir pginas de
notas o diapositivas en
cualquier orden si especifica
los nmeros de diapositiva y
los intervalos separados por
signos de punto y coma.
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Ejercicio corto
1 Cmo puede cambiar a la vista Blanco y negro puros?
2 Qu cuatro opciones puede especificar en un encabezado o enun pie de pgina?
3 En qu tipos de resultados puede imprimir una presentacin?
4 Cmo imprimira documentos para distribuir a la audiencia concuatro diapositivas por pgina?
5 Cmo puede obtener una vista preliminar del esquema de unapresentacin antes de imprimirla?
Resumen de conceptos
Ejercicio 1: abra la presentacin Contoso Captar Pres 03 de la carpeta Part V,
Lesson03 que hay dentro de la carpeta Practice e imprima dos diapositivas porpgina sin un marco.
Ejercicio 2: abra la presentacin Contoso Captar Pres 03 de la carpeta Part V,Lesson03 que hay dentro de la carpeta Practice e imprima documentos para
distribuir a la audiencia utilizando seis diapositivas de escala de grises por
pgina en orden vertical.
Ejercicio 3: abra la presentacin Das no laborables que cre en el ejercicio 3de la leccin 2. Agregue un pie de pgina a todas las diapositivas que muestre
la fecha (elija la opcin de fecha que se actualiza automticamente), el nmero
de diapositiva y el texto A. Datum Corporation. En las pginas de notas y de
documentos para distribuir, agregue un encabezado que incluya la fecha (que se
actualice automticamente) y el texto Das no laborables y tiempo personal, y
un pie de pgina con el texto A. Datum Corporation.
Ejercicio 4: abra la presentacin Das no laborables y vala en Vistapreliminar. Cambie a la vista Esquema. Ample la vista para ver el texto de
encabezado y pie de la pgina. Imprima la presentacin como un esquema.
Ejercicio 5: abra la presentacin Vacaciones que cre para el ejercicio 4 de laleccin 2. Muestre las diapositivas en la vista Normal, en Blanco y negro puros.
Cambie la vista a Escala de grises. Imprima las pginas de notas en escala de
grises, con un marco alrededor de las pginas.
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