Universidad Técnica Nacional
Sede del Pacífico
Carrera Gestión y Administración Empresarial
La administración hacia la conceptualization de
los sistemas de información
Ing. Jonathan Vindas Benavides
Licda. Berleotte Gamboa Avalos
“No existen países
desarrollados y
subdesarrollados,
sino países
administrados o
sub. administrados”
El concepto de
administración se sintetiza en:
Proceso sistemático
previsto.
Fundamentado en medios,
recursos, técnicas y esfuerzos.
Con el fin de desarrollar el ciclo
de planear, organizar, ejecutar y controlar.
El que a través de la constante
retroalimentación pretende el logro de los objetivos con eficiencia y
eficacia.
Ad
min
istr
ac
ión
Eficiencia
Eficacia
Objetivos
Retroalimentación
Ciclo de planear, organizar, ejecutar, y
controlar
Proceso
Sistemático
Fundamentado
Esfuerzo
• Es el conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno. También significa progreso o acción de ir en vanguardia.
Proceso
• Es lo que sirve o ajusta a un sistema. Lo que procede por principios y es invariable en sus acciones, reglas o principios enlazados entre si.
Sistemático
• Se considera como el principio cimiento de una cosa, principal o motivo con que se pretende afianzar o asegurar algo.
Fundamentos
• Empleo energético de la fuerza física e intelectual. Uso de los elementos costosos en la consecución de algún fin.
Esfuerzo
Se le conoce como el proceso
administrativo. Se inicia cuando un
grupo de personas organizadas con
base en una necesidad, pretende alcanzar un objetivo.
Planear
Organizar
Ejecutar
Controlar
• Es la utilización de parte de los resultados en su totalidad de ellos con el fin de garantizar su estabilidad.
Retroalimentación
• Son enunciados que describen en términos conductuales los resultados que esperamos lograr atreves de la aplicación del proceso.
Objetivos
Eficacia
Capacidad de producir un buen
efecto. Facilidad para alcanzar los objetivos
de una institución.
Capacidad para cumplir o realizar bien una buena función.
Eficiencia
Permite lograr el máximo rendimiento con el mínimo esfuerzo.
Evita trabajos innecesarios.
Permite definir funciones y responsabilidades.
Definir líneas de autoridad, coordinación y asesorías.
Establecer organismos que sirven de báculo a la organización.
Estudiar y solucionar problemas con miras a conseguir propósitos
Las organizaciones son sistemas sociales compuestos por
individuos y grupos de individuos que, mediante la utilización de recursos, desarrollan un sistema
de actividades interrelacionadas y coordinadas para el logro de un
objetivo común, dentro de un contexto con el que establecen
una influencia recíproca.
Objetivos generales de las
organizaciones
Lograr una utilidad para sus
propietarios.
Suministrar a sus clientes bienes y servicios.
Proporcionar un ingreso a sus empleados.
Incrementar el nivel de satisfacción para todos
los involucrados.
Para que las organizaciones obtengan resultados satisfactorios con recursos disponibles.
Utilización racional de los recursos
Disponibles (Eficiencia Organizacional)
EL AMBIENTE DE LA
ORGANIZACION
Resultados satisfactorios en relación con el ambiente (Eficacia
Organizacional)
EFICIENCIA:
•Significa hacer correctamente las cosas:
•Puede definirse mediante la ecuación:
EFICACIA:
• Significa alcanzar objetivos
•Es una medida del logro de resultados (fines).
•Puede definirse mediante la ecuación:
Una Organización puede lograr ser:
1. Eficiente ---------- No Eficaz
2. No Eficiente ---------- Eficaz
3. No Eficiente ---------- No Eficaz
4. Eficiente ---------- Eficaz (el ideal).
Resultados Obtenidos
Recursos Utilizados EFICIENCIA = Resultados Obtenidos
Objetivos Previstos
* 100 EFICACIA =
¿ Cómo se administran las
organizaciones?
Se administra a las organizaciones a través del siguiente proceso:
Planeamiento
Planeación Estratégica
Planeación Táctica
Planeación Operacional
Organización
Diseño Organizacional
Diseño Departamental
Diseño de Cargos
Dirección
Dirección
Gerencia
Supervisión
Control
Control Estratégica
Control Táctica
Control Operacional
Planeación
• Define por anticipado los resultados que deben hacerse para conseguirlos de la mejor manera posible.
• Los niveles de planeación son:
• Estratégico.
• Táctico.
• Operativo.
Organización
• Define la estructura para realizar lo planeado.
• Los niveles de organización son:
• Estratégico.
• Táctico.
• Operativo.
Dirección
• Propicia la ejecución de lo planeado.
• Los niveles de dirección son:
• Estratégico.
• Táctico.
• Operativo.
Control
• Asegura que la ejecución se ajuste a lo planeado.
• Los niveles de control son los siguientes:
• Estratégico.
• Táctico.
• Operativo.
Funciones Administrativas
La administración en los tres
niveles de la organización
Nivel 3
Planeación operacional.
Diseño de cargos
Supervisión Control
operacional
Nivel 2
Planeación Táctica.
Diseño por departamentos.
Gerencia Control táctico.
Nivel 1
Planeación estratégica.
Diseño Organizacional.
Dirección. Control
estratégico.
Planeación Estratégica
La planeación estratégica
Hace posible la adecuación de la organización a su ambiente con el fin de
que pueda obtener resultados satisfactorios.
La
Organización
El AMBIENTE DE LA
ORGANIZACION
A una mejora en la toma de decisiones.
Un incremento en la
rentabilidad.
Una disminución en el riesgo e
incertidumbre.
Directorio
Gerencia
General
Oficina
O. Direccion- Comité
- Comision
O. Consulta
O. Control
Oficina
Oficina
Oficina
O. Asesoria
Unidad
Area Area
Unidad
Area Area
Division
Departamento
Seccion Secccion
GP GP GP
Departamento
Seccion Secccion
GP GP GP GP
Division
Departamento
Seccion Secccion
GP GP GP GP
Departamento
Seccion Secccion
GP GP GP GP
Órganos de Línea
La
nomenclatura
no suele ser
uniforme en las
distintas
organizaciones
GP
Definición de una organización
formal o informal
•Organización basada en una división del trabajo en base a un criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio.
•Es una organización planeada
•Generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos.
Estructura formal
•Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.
•Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama o en cualquier otro documento formal.
•La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en diversas posiciones de la organización formal.
•Representa una forma de actividad ajena a la red de autoridad y al sistema de flujos de información regulados, son “centros de poder” carentes de reconocimiento oficial.
Estructura informal
Estructura Organizacional Formal
Presidente
Vicepresidentes
Gerentes
Divisionales
Gerentes
Departamentales
TRAMO DE ADMINISTRACIÓN
Estructura Organizacional Informal
Presidente
Vicepresidentes
Gerentes
Divisionales
Gerentes
Departamentales
Jerarquía Gerencial de acuerdo al
tipo de operación y decisión
Ventas, Manufactura, Finanzas,
Contabilidad, Recursos Humanos
• Director o administradores de nivel superior
Estra-tégico
• Gerentes o administradores medios
Administración
• Trabajadores de conocimiento y la información
Conocimiento
• Gerentes operativos
Operativos
La administración y la gestión
empresarial
• Se le conoce como Gerentes Estratégicos.
• Se centran en aspectos de largo plazo: supervivencia, crecimiento y eficacia de la organización.
• Son responsables de la Administración general.
• También de la interacción de la organización y su ambiente externo.
• Formulan recursos de estrategia y control, arquitectos estratégicos, líderes organizacionales.
Gerentes nivel alto
La administración y la gestión
empresarial
• Gerentes Tácticos.
• Traducen objetivos, metas y planes estratégicos en objetivos, metas y actividades más específicas para las unidades de negocio.
• Son controladores administrativos y asesores de sus subordinados.
• Facilitan comunicación interna, alta dirección hacia abajo, y la canalización y traducción de información procedente de los niveles inferiores hacia arriba.
• Garantizan el equilibrio entre los objetivos operativos a corto plazo y los estratégicos a largo plazo
Gerentes nivel medio
La administración y la gestión
empresarial
• Supervisan las operaciones de la organización.
• Enlace entre el personal administrativo y el que no lo es.
• Se involucran directamente con los empleados e implementan los planes específicos desarrollados por los gerentes medios.
Gerentes Operativos, Supervisores o Gerentes de Apoyo
Habilidades gerenciales
Técnicas.
Capacidad desempeño tarea especializada con método o proceso
particular.
Conceptuales y Toma de
Decisiones.
Capacidad reconocer aspectos
complejos.
Analizar factores resolver problemas.
Consideran objetivos,
estrategias....
Interpersonales y de Comunicación.
Habilidad para tratar personas y
comunicarse eficazmente.
Ser líder, motivar.
La administración y la gestión
empresarial
“La Administración es el proceso de trabajar
con gente y recursos para alcanzar las metas
organizacionales con eficacia y eficiencia”.
PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL
• Objetivos
• Acciones
• Planes
• Ensamblar y
coordinar recursos
• Responsabilidades
• Crear condiciones
• Estimular
desempeño
elevado
• Dirigir y motivar
• Comunicación
• Monitorear
progreso.
• Realizar
cambios
• Asegura metas
Retroalimentación de una
organización
Materia Prima
Recursos Humanos
Energía
Recursos Financieros
Información
Equipos
Organización
Procesos
de
Transformación
Bienes
Servicios E S
Retroalimentación
E: Entrada
S: Salida
Gestión es un conjunto de acciones u operaciones relacionadas con la administración y dirección
de una organización.
Este concepto se utiliza para hablar de proyectos o en general de cualquier tipo de actividad que requiera procesos
de planificación, desarrollo, implementación y control.
1. Acción y Efecto de Gestionar.
2. Acción y Efecto de Administrar
Concepto de Gestión
Gestionar la organización
Materia Prima
Recursos Humanos
Energía
Recursos Financieros
Información
Equipos
Organización Negocio,
Departamentos, RR.HH.
Información,
Conocimientos, Entorno,
Económico, Financiero, Proyectos...
Bienes
Servicios
E S
Retroalimentación
Visión Misión Objetivos Metas Estrategias
GESTIÓN
EMPRESARIAL
E: Entrada
S: Salida
Gestionar la organización
Materia Prima
Recursos Humanos
Energía
Recursos Financieros
Información
Equipos
Organización Procesos,
personas,
recursos
Bienes
Servicios
E S
Retroalimentación
Visión Misión Objetivos Metas Estrategias
Administración
E: Entrada
S: Salida
GESTIÓN
EMPRESARIAL
La organización como un sistema
abierto
Materia
Prima
Recursos
Humanos
Energía
Recursos
Financieros
Información
Equipos
Bienes,
Servicios,
Utilidades,
Satisfacción,
Integración
metas
E S
Retroalimentación
Sistema
Procesos
de
Negocios
Sistema
Tecnológico
(TIC´s)
Sistema
Humano Sistema
Administrativo
Sistemas de Manejo de Información
ORGANIZACIÓN