Problemas y soluciones para la adecuada gestin logstica y de almacenesAutor:Eduardo NavarroCanales de distribucin y administracin logstica05 / 2004Anuncios GoogleSistemas Almacenajemecalux.peBusca Sistemas de Almacenaje? Pida Ahora Info y Presupuesto!En el entorno actual, cada vez ms competitivo y con menores mrgenes, las organizaciones buscan continuamente oportunidades de mejora que las haga ms competitivas. En este sentido, cada vez son ms conscientes de la importancia de la gestin de almacenes (y la gestin logstica en general) como parte esencial a la hora de aportar ms valor a sus clientes y reducir sus costes.En este artculo se va a desarrollar un caso prctico real que muestra la realidad en la problemtica de la gestin logstica y de almacenes de muchas PYMEs as como las soluciones y resultados alcanzados en este caso concreto.La situacin de partida.El presente caso se desarrolla en una empresa industrial de 34 millones de euros de facturacin y que tiene el firme deseo de alinear su gestin logstica y de almacenes hacia una filosofa Just in Time/Lean Manufacturing.A nivel estratgico, la compaa -que est en un mercado puro de commodities- haba perdido el liderazgo en cuanto a servicio al cliente y en costes, situacin agravada por la entrada de competidores internacionales.Adems, los almacenes estaban sobredimensionados (valorados en un 7% respecto a la facturacin), valor excesivamente alto comparado con sus competidores directos y teniendo en cuenta que la produccin se realiza bajo pedido.Aunque fuese de menor importancia, tambin existan unos costes excesivos de los procesos relacionados con la gestin de compras, produccin y almacenes debido a las ineficiencias que a continuacin se describirn.Anuncios GoogleSistemas Almacenajemecalux.peBusca Sistemas de Almacenaje? Pida Ahora Info y Presupuesto!Por ello, desde la Alta Direccin de la empresa se decide lanzar un proyecto para que -tras un anlisis general de la empresa tanto a nivel estratgico como operativo- se analicen, planteen e implanten las soluciones logsticas adecuadas para alcanzar nuevas ventajas competitivas alineadas con la estrategia.Para ello, se crea un equipo mixto de trabajo entre la consultora externa y personas claves en el rea logstica de la empresa que tras realizar un diagnstico, identifican cuatro grandes reas de mejora:1. Procesos inadecuados y gestin de la informacin en el rea logstica2. Problemas en la gestin de aprovisionamientos3. Disposicin fsica del almacn4. Disponibilidad y fiabilidad de la informacin debido a la introduccin manual de datosA continuacin se pasa a describir cada una de estas problemticas.Procesos inadecuados y gestin de la informacin en el rea logsticaLa carencia de una visin global de los procesos logsticos por parte de la empresa estaba generando ineficiencias en todo el proceso, ya que tanto la informacin como los materiales no fluan correctamente.

Este problema era bsicamente debido a dos motivos:1. Procesos diseados de manera que no existe un flujo de informacinentre los distintos departamentos. Los procesos se haban definido por cada uno de los departamentos habiendo diseado procesos estancos que generan ineficiencias cuando el proceso cruza varias reas. Por ejemplo, en el anlisis se encontraron documentos que eran validados hasta en tres ocasiones por varios departamentos ya que unos no eran conscientes que los otros lo hacan o planificaciones de necesidades de materiales que generaba produccin y que compras no empleaba por desconocer su existencia.2. Existan claras ineficiencias debido al modelo de informacin empleado por el software de gestin (ERP) recientemente implantando en la empresa y que no cubra las necesidades de informacin de la compaa provocando unos procesos excesivamente manuales y duplicidades de tareas entre departamentos. As, haba mucha informacin que no se poda consultar en tiempo real y por ejemplo, para conocer el nivel de stock de determinados productos se tena que ir al almacn e inspeccionarlo de manera visual.Problemas en la gestin de aprovisionamientosEn este sentido y asociado con el concepto de procesos, especialmente grave era el problema en las reas de compras/aprovisionamientos.Debido a la falta de informacin y de procedimientos en la organizacin, el departamento de compras no poda tomar decisiones basadas en la informacin sino en las sensaciones, lo que llevaba a una situacin catica con almacenes sobredimensionados y al mismo tiempo con continuas roturas de stocks.Todas las debilidades anteriormente comentadas provocaban la imposibilidad de realizar anlisis sobre la rotacin de productos tanto para comprar las cantidades correctas como para su disposicin fsica en el almacn.Disposicin fsica de almacenesLos almacenes tenan un lay-out tpico de almacenes pequeos que al ir creciendo y al no haberlos replanteado nunca, muestran algunas ineficiencias muy habituales: Incorrecta distribucin en planta (lay out) que provocaba ineficiencias en el manejo de los materiales de almacn. Plantilla sobredimensionada debido a las ineficiencias provocadas por el lay-out, manejo de materiales y la falta de procedimientos. Inadecuado tipo de de almacenaje para algunos productos, como es el caso de los que se encontraban confinados en cajas de cartn (y ms an teniendo en cuenta que el almacn estaba a la intemperie). El sistema de almacenaje por el que se haba optado (productos apilados sin estanteras), no permita tener un almacn con una filosofa FIFO (First In First Out), provocando una rotacin inadecuada de los productos y por tanto que hubieran artculos sin rotacin durante largos periodos del almacn, aumentando considerablemente la presencia de artculos obsoletos y de mermas.Disponibilidad y fiabilidad de la informacin debido a la introduccin manual de datosLa introduccin manual de los datos, tanto para el caso del almacn de materias primas como para el de producto acabado, tena dos consecuencias:1. La posibilidad de errores por la introduccin manual de los datos.2. El desconocimiento en tiempo real de las existencias en los dos almacenes.Este ltimo punto era especialmente grave si se tiene en cuenta que la empresa produce durante los fines de semana, y que el alta manual de los productos en el almacn de producto acabado implicaba el descuento de sus componentes en el almacn de materias primas, lo cual haca que existiera un desfase mximo de 2,5 das entre el consumo de los artculos y su introduccin en el sistema.La falta de fiabilidad en el sistema afectaba gravemente tanto a Compras, que la solventaba aumentando los niveles de stock, como a Expediciones, dificultando la optimizacin de las mismas.

La solucin propuestaTras el diagnstico, la solucin se plante con tres lneas bsicas de trabajo. Partiendo de la estrategia y del posicionamiento deseado -y teniendo el rea de procesos como el eje central- se disearon soluciones tal y como se muestra en la siguiente figura:

Reingeniera de procesosEn este caso se redefini todo el proceso logstico desde el aprovisionamiento hasta la expedicin, eliminando todas las ineficiencias que se producan cuando el proceso "cruzaba" a travs de los distintos departamentos e implantando una gestin por procesos en lugar de una organizacin departamental pura.A partir del proceso logstico se redefinieron los siguientes subprocesos: Gestin de compras Gestin de almacenes y stock. Gestin de expediciones Gestin de la produccinAdems, se implant el concepto de lder del proceso para que gestionase el proceso a travs de todos los departamentos y planteando as una estructura organizativa matricial que dotase de ms eficienciaa los procesos y subprocesos.Adems de la reingeniera del proceso, tambin se form al personal en tcnicas de mejora continua para conseguir que los procesos y subprocesos vayan ganando en eficacia y eficiencia a lo largo del tiempo en lugar de perderla.Para ello se emple la siguiente metodologa:

Almacn fsicoPara la problemtica referida al sistema de almacenaje se plante la necesidad de redisear los almacenes y as alcanzar los siguientes objetivos: Racionalizar el nmero de personas destinadas en el almacn debido a la disminucin drstica del tiempo de operaciones de almacenaje. Mejorar la rotacin, y por tanto reducir el nivel de stocks y de obsoletos. Disminucin del nmero de mermas. Permitir la aplicacin de procedimientos que aseguraran una gestin adecuada del almacn.Para ello, a nivel fsico, hubo dos grandes lneas de trabajo:1. Sistemas de almacenaje2. Distribucin fsica (lay out)

En cuanto a sistemas de almacenaje, se diseo un almacn con sistemas de paletizacin adaptados a las caractersticas del producto con modernos sistemas de almacenamiento FIFO y picking dinmico.En cuanto a la distribucin del almacn, se emple una metodologa propia de la consultora redefiniendo todas las reas funcionales del almacn (muelles de carga y descarga, zonas de preparacin de mercanca, zona de picking, etc.)Gestin de la informacinEn el caso de la problemtica en la fiabilidad y disponibilidad de la informacin se implant un sistema de captacin de datos (mediante terminales de radio frecuencia) integrados con el sistema de informacin ERP empleado en la empresa. Esta solucin asegura la fiabilidad y disponibilidad de los datos y permite disminuir en gran medida los costes de gestin.En esta rea, es importante destacar de la complejidad de hacer convivir con xito conceptos de negocio con conceptos de tecnologa. Para conseguirlo, se cre un "Comit de Implantacin de Sistema de Informacin"donde participaban los mismos miembros de la consultora y de la empresa que en el Comit de Proyecto y adems los representantes de las empresas de soluciones de sistemas de informacin.De esta manera se consigui que no apareciesen problemas debido a la falta de informacin o comunicacin con lo que se consigui cumplir el plan de proyecto de esta rea en tiempo y forma.

La metodologaPara el desarrollo del proyecto, se cre un equipo mixto de trabajo entre el cliente y la empresa externa de consultora, donde estaban representados todos los departamentos implicados (Logstica, Compras, Produccin, Almacn,..), y se emplearon distintas metodologas en funcin de los distintos elementos del proyecto aunque siempre con la siguiente estructura:

Toda la implantacin de la metodologa de trabajo y de las soluciones propuestas se realiz empleando un Comit de Proyecto bajo un liderazgo del proyecto compartido entre la consultora externa y la empresa y con un total apoyo por parte de la Alta Direccin.Especialmente destacable es la metodologa de gestin del cambio, elemento clave para el xito de cualquier proyecto y cuyo tratamiento tuvo una metodologa especfica. Nunca se ha de olvidar que los cambios organizacionales acaban siendo cambios en personas por lo que este elemento -aunque muchas veces sea complejo de gestionar- es bsico para el xito de cualquier proyecto.Los ResultadosTras la implantacin del proyecto, algunos de los resultados cuantificables fueron: Alcanzar una posicin competitiva en plazos de servicio Disminucin del stock medio de almacn en un 34,5%. Disminucin de las mermas en un 27%. Disponer de informacin en tiempo real para la toma de decisiones debido a la implantacin de un cuadro de mando logstico. Mejora de los costes de los procesos administrativos de un 23% Mayor satisfaccin de los clientes debido a la mejora en el servicio Aumento de la satisfaccin del equipo humano gracias a tener procesos colaborativos, claramente definidos, comunicados e implantados.Todas estas mejoras, conseguidas con un retorno de la inversin muy interesante permitieron a la empresa recuperar su posicin de liderazgo en su sector.

Soluciones a los problemas ms habituales que se producen en el almacnLunes dUTC 27 noviembre, 2006, 10:44 amEn el da a da del almacn surgen, inevitablemente, problemas. Saber reconocerlos, pero, sobre todo, saber cmo resolverlos es bsico para el perfecto funcionamiento de la instalacin.La mayor parte de los mercados europeos se encuentran actualmente en una etapa de madurez, tanto por el elevado desarrollo de la competencia como por el alto grado de conocimiento del producto y de exigencia de sus clientes. Las empresas que actan en estos mercados se ven por ello obligadas a buscar ventajas competitivas en todos los eslabones de la cadena de suministro para sobrevivir. Es en este contexto donde el almacn, como uno de los ltimos eslabones de la cadena, se convierte en una pieza estratgica para la competitividad empresarial.En efecto, en los ltimos tiempos asistimos a un cambio sustancial de mentalidad en la gestin de almacenes. Se ha pasado de la poca dominada por el principio de cuanto ms grande, mejor, donde las empresas disponan de instalaciones con capacidad suficiente para el funcionamiento de toda la cadena de suministro, argumentando que los elevados gastos de inventario se veran compensados por las ventas, a un tiempo en el que un exceso de mercanca en la instalacin supone una prdida de recursos econmicos, fsicos y humanos que limitan el crecimiento y la competitividad de la organizacin. Por todo ello, las compaas dedican hoy en da un gran empeo a la implantacin de tecnologas y procesos que optimicen el espacio y los recursos disponibles en la planta.Pese a los esfuerzos, el almacn sigue generando una serie de problemas que dificultan la actividad diaria. A los factores coyunturales, se unen, en el da a da, las peculiaridades propias de la mercanca que se gestiona, as como las complicaciones derivadas de los procesos que se desarrollan en el almacn.Limitaciones constructivasEl objetivo que se plantea a continuacin es analizar dichos factores para determinar la direccin en la que se debe trabajar para mejorar las prestaciones de una instalacin de almacenaje.El primer foco destacable de contratiempos lo constituyen las limitaciones edificativas derivadas del diseo del almacn. La construccin de un nuevo recinto implica un proceso previo de diseo que, teniendo en cuenta las caractersticas de la carga, el volumen de flujos previstos y los procesos internos, ayude a determinar la organizacin, el espacio y los mecanismos de almacenaje idneos para la actividad.No cabe duda de que un estudio riguroso evitar en el futuro innumerables problemas. Sin embargo, en muchos casos, el almacn es la herencia de la mentalidad inicial comentada anteriormente en la que se construyeron naves enfocadas a proporcionar gran capacidad de almacenaje sin tener en cuenta los criterios logsticos esenciales para el desempeo de las operaciones.De nada sirve poseer una gran cantidad de mercanca almacenada, si se es incapaz de gestionarla con la rapidez y eficacia que exige el mercado. De esta forma, resulta habitual encontrar naves con gran capacidad de almacenaje pero con playas y espacios de maniobra tan reducidos que imposibilitan el correcto flujo de materiales. Este problema se agrava si se incorporan obstculos constructivos en los recorridos internos tales como pilares situados en zonas de paso, losas de calidad deficiente, que provocan irregularidades en el piso, rampas y muelles de acceso estrechos y en nmero insuficiente, etc. El resultado es un almacn con procesos de entrada y salida lentos, que alarga los plazos de entrega a los clientes.Nuevo modelo de negocioPor otro lado, la gran capacidad de almacenaje pensada en el momento de la construccin, pasa a ser relativa si nos fijamos en el siguiente obstculo al que se enfrenta el almacn: la evolucin del modelo de negocio inicial para el que fue diseado. No cabe duda de que en los ltimos tiempos la globalizacin de los mercados ha transformado los modelos implantados en Europa. Muchas firmas con una estructura tradicionalmente productiva han pasado a ser, en pocos aos, distribuidores de artculos adquiridos en mercados con condiciones productivas infinitamente ms ventajosas que las locales. Esta situacin obliga a las empresas a producir donde es ms barato y a vender donde resulte ms rentable hacerlo, sin importar las distancias, lo que implica mayor necesidad de capacidad, principalmente por dos motivos.El primero es que se trabaja con proveedores ms lejanos, con mayores plazos de entrega, lo que obliga a comprar lotes ms grandes para cubrir la demanda durante el periodo de aprovisionamiento.En segundo trmino, se diversifican las actividades multiplicndose el nmero de referencias que hay que gestionar, lo que conlleva un mayor error de previsin de demanda, que se incrementa al tratarse de artculos en los que se tiene menor experiencia. Dicho error se cubre con mayores stocks de seguridad.Todo esto se traduce en un aumento del stock medio necesario para la gestin diaria y por consiguiente en un mayor grado de saturacin del almacn.Dificultades diariasEn este entorno problemtico surgen una serie de dificultades operativas ligadas a la actividad diaria, como veremos a continuacin.La propia apologa de la mercanca que hay que almacenar es fuente de innumerables dolores de cabeza para sus gestores. De ah que caractersticas tales como los diferentes volmenes y pesos a tratar, la apilabilidad, las fechas de caducidad, las cuarentenas, la incompatibilidad de ciertos materiales y las normas de seguridad ligadas a caractersticas especiales de ciertos materiales generen dificultades operativas si no se toman las medidas apropiadas para gestionarlas.La solucin pasa por la creacin de una base datos que registre e informe de todas estas singularidades. No es habitual que las empresas dispongan de un registro de datos logsticos de cada uno de sus artculos, aun as, y pese a la carga de trabajo que ello pueda suponer en un principio, una buena calidad en los datos es sinnimo de xito empresarial. De esta forma, un maestro de artculos que incorpore datos logsticos fiables y actualizados se revelar como una fuente de competitividad cuando llegue la hora de invertir en equipamientos y sistemas de almacenaje.Si a este maestro se aaden criterios de rotacin y de evolucin histrica de las ventas, se estar facilitando la solucin al que tal vez sea el problema ms grave al que se enfrentan diariamente los almacenes: la generacin de obsoletos y acumulacin de artculos de baja rotacin, que impiden la correcta gestin de las referencias ms rentables.Buscar la rotacinEn los mercados actuales, la mxima rotacin de los productos es el factor que genera rentabilidad, ya que los mrgenes con los que se opera son cada vez ms reducidos. Con un adecuado sistema de gestin, que permita contabilizar y controlar cada artculo en particular cuando llega o sale del almacn, se obtendr una imagen precisa de todo lo que hay en la instalacin. Si se analizan los movimientos, el almacn puede convertirse en la fuente de informacin que posibilite a los departamentos de aprovisionamiento y compras hacer una gestin mas eficiente que evite la acumulacin de obsoletos y productos de baja rotacin.Del mismo modo, un sistema de gestin que mejore la comunicacin con el departamento de marketing de la sociedad permitira concertar las polticas de actuacin consiguiendo eliminar excedentes de stock por medio de promociones, o mejorar las condiciones de almacenaje, proponiendo modificaciones en los embalajes y adaptndolos a las condiciones de almacenamiento y transporte existentes.La interaccin del almacn con otros departamentos de la compaa es por tanto vital para la eliminacin de los escollos ms comunes. Siguiendo esta lnea, cabe pensar que llevando la interaccin fuera de las puertas de la empresa, es decir, a proveedores, distribuidores y clientes se obtendr una gestin ms eficiente. Ciertamente, integrando el almacn en la cadena de suministro mediante sistemas de gestin que permitan una visin total del flujo de materiales en toda la cadena, se resolvern problemas tan habituales hoy en da como la heterogeneidad de las unidades de carga manipuladas, el etiquetado de las referencias o la necesidad de volver a envasar o encajar ciertos productos. Estas tareas las harn proveedores tanto internos como externos, que dispondrn de la informacin necesaria para efectuarlas correctamente.Ahorro de costesLa integracin supondr ahorros de costes globales, que debern repartirse entre proveedor y cliente para que el proceso prospere. Es fundamental que la comunicacin sea lo ms fluida posible para facilitar la planificacin y equilibrar el flujo de materiales. Un sistema de gestin de almacn informatizado, que trabaje en tiempo real y con capacidad para interconectarse, tanto con el proveedor como con el cliente, se convierte en una herramienta idnea para la gestin logstica actual.Para optimizar el flujo de mercancas, toda la informacin debe nacer paradjicamente en el destino final de la cadena de suministro, esto es, en el cliente. Conociendo los comportamientos diarios en el punto de venta, el almacn podr reaccionar mas rpidamente, tanto para satisfacer necesidades del usuario como para reponer sus propias necesidades optimizando el stock.En este terreno se puede aventurar que las nuevastecnologas de identificacin por radiofrecuencia(RFID), que ofrecen informacin en tiempo real sobre los consumos en el punto de venta, desarrollan un papel decisivo para la adecuada gestin del flujo de materiales, desde la produccin hasta el cliente final, pasando, lgicamente, por el almacn. Esta operativa, basada en la gestin de datos actualizada al instante, ayudar en problemas como la falta de espacio, la generacin de obsoletos, los errores de preparacin o las roturas de stock, a la vez que permitir asumir nuevos retos generados por el continuo incremento del nivel de exigencia de los clientes, que efectan pedidos cada vez ms atomizados y con menores plazos de entrega.