CAPUFE
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CPFM - 01
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR
PROCEDIMIENTO PARA ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS
OBJETIVO
Establecer, las actividades necesarias para la asignación de vehículos oficiales a los
funcionarios públicos del Organismo y que por necesidades de su función requieren del apoyo
de un medio de transporte, así mismo, se definen las acciones que en coordinación con las
Subgerencias de Adquisiciones y de Almacenes e Inventarios se llevan a cabo en el desarrollo
de este procedimiento.
CAPUFE
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CPFM - 01
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR
PROCEDIMIENTO PARA ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS
POLÍTICAS
1. La Subgerencia de Transportes deberá establecer y controlar la codificación y asignación de
números económicos para todos los vehículos oficiales pertenecientes al Organismo.
2. Las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Planta de Pinturas y Emulsiones, cuando
adquieran nuevos vehículos deberán antes de entregar el bien a los resguardatarios, solicitar a
la Subgerencia de Transportes de Oficinas Centrales los números económicos que se asignarán
a las unidades, así como enviar copia de facturas y solicitar su aseguramiento restante al año.
3. Las áreas de Almacenes e Inventarios deberán verificar que antes de entregar el vehículo se
haya rotulado el número económico proporcionado por la Subgerencia de Transportes.
4. Los funcionarios públicos a partir de que tengan a su resguardo vehículos oficiales, serán los
directamente responsables de que en el caso de existir algún siniestro al bien propiedad del
Organismo, y para efectos de iniciar con el trámite de recuperación del bien y pago de daños
materiales, informar de inmediato por escrito a la Subgerencia de Transportes en oficinas
centrales y a las Subdelegaciones o Subgerencias Administrativas en las Delegaciones
Regionales, Gerencias de Tramo y Planta de Pinturas y Emulsiones, anexando los siguientes
documentos:
A) Acta administrativa.
B) Oficio de comisión y del viático, en su caso.
C) Fotocopia de la póliza del seguro.
D) Copia al carbón del reporte de siniestro emitida por la aseguradora
E) Copia al carbón del volante de admisión que emite la aseguradora.
F) Documento emitido por la autoridad que tome conocimiento del siniestro (en su caso).
G) Fotocopia del resguardo del vehículo.
H) Fotocopia de la licencia de conducir del trabajador que operaba la unidad.
PROCEDIMIENTO PARA ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS
CAPUFE
Gerencia de Innovación Gubernamental
CLAVE: 01 TITULO:
FECHA: 18 ABRIL 2006
PAG. 1 DE 2UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES
RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO
Área solicitante
Subgerencia de Adquisiciones / Superintendencia de Recursos Materiales Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Subgerencia de Adquisiciones / Superintendencia de Recursos Materiales Subgerencia de Almacenes e Inventarios / Superintendencia de Recursos Materiales Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales
1. Determina necesidad de requerir un vehículo nuevo, con base en las funciones del
área. Ver Bases Generales para la Asignación, Control, Uso y Mantenimiento de Vehículos Propiedad de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos.
2. Elabora en SIAC (transacción ME51), solicitud de bienes o servicios, para requerir
el vehículo, y describe las características generales del mismo y envía. Ver Procedimiento para la Elaboración de Solicitudes de Pedido de Bienes o Servicios – Manual de Adquisiciones.
3. Recibe y solicita vía correo electrónico, se lleve a cabo estudio de mercado de
acuerdo a las características establecidas por el área solicitante en la solicitud de bienes o servicios, mismas que anexa al correo. Ver Procedimiento para Seguimiento y Atención de Solicitudes de Pedido de Bienes o Servicios – Manual de Adquisiciones.
4. Recibe, lleva a cabo estudio de mercado estableciendo las características técnicas
del vehículo a adquirir y lo envía por correo electrónico. 5. Recibe la información y lleva a cabo el proceso de adquisición del vehículo
mediante el procedimiento de contratación que corresponda y genera pedido para que la Subgerencia de Almacenes e Inventarios genere número de activo fijo. Ver Procedimientos para Adquisiciones - Manual de Adquisiciones.
6. Recibe el vehículo con la factura, crea número de activo fijo en SIAC (transacción ME22N) y solicita a la Subgerencia de Transportes su presencia para la revisión técnica y aceptación del bien. Ver Procedimiento de Entrada de Bienes Instrumentales – Manual de Almacenes e Inventarios.
7. Acude y conjuntamente con el personal designado del área de Almacenes e
Inventarios, verifica que el vehículo corresponda a las características establecidas en el contrato o pedido y facturado.
8. Firma de conformidad la factura y recibe copia de la misma.
9. Captura en SIAC (transacción IH08), la carga de los datos técnicos especificados en
la factura del vehículo adquirido, abre expediente del vehículo y archiva la copia. 10. Requiere al área solicitante vía correo electrónico, los datos del funcionario que
será el resguardatario para la asignación del vehículo Nota: los datos que se requieren al área son: - Nombre del funcionario que será el responsable del vehículo (resguardatario) - No. De Empleado - Centro de adscripción del funcionario
Solicitud de pedido de bienes o servicios Solicitud de pedido de bienes o servicios Estudio de mercado Estudio de mercado Factura Factura Factura Factura
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PROCEDIMIENTO PARA ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS
CAPUFE
Gerencia de Innovación Gubernamental
CLAVE: 01 TITULO:
FECHA: 18 ABRIL 2006
PAG. 2 DE 2UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES
RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO
Área solicitante Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Subgerencia de Almacenes e Inventarios / Superintendencia de Recursos Materiales Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Área solicitante Subgerencia de Almacenes e Inventarios / Superintendencia de Recursos Materiales Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales
11. Recibe y proporciona vía correo electrónico los datos del funcionario que será el resguardatario para la asignación del vehículo.
12. Recibe la información, determina número económico de acuerdo al catálogo de
vehículos y envía la información del resguardatario, así como del número económico vía correo electrónico.
13. Recibe la información y genera resguardo en SIAC, imprime original con 4 copias,
y coloca el número económico al vehículo. 14. Presenta el vehículo y resguardo.
15. Recibe y conjuntamente con el encargado de inventarios de la Subgerencia de
Almacenes e Inventarios, entrega al funcionario correspondiente de acuerdo a la asignación establecida por el área solicitante, el vehículo asignado y resguardo.
16. Recibe el bien y lo verifica contra el resguardo, mismo que firma y entrega quedándose con una copia.
17. Recibe resguardo firmado y entrega una copia
Ver Procedimientos para El Control de Vales de Combustible y, Para la Elaboración y Seguimiento de Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación a Unidades Vehiculares.
18. Recibe copia del resguardo firmado y archiva en el expediente del vehículo.
Ver Procedimientos para El Control de Vales de Combustible y, Para la Elaboración y Seguimiento de Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación a Unidades Vehiculares. Termina Procedimiento
Resguardo Resguardo Resguardo Resguardo Resguardo Resguardo
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ESTUDIO DE MERCADO
SOLICITUD DE PEDIDO DE BIENES Y SERVICIOS
Titulo
PROCEDIMIENTO PARA ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS
Manual:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR
Autorizado:
18/04/2006
Sustituye:
14/02/2006
Página 1 de 3
Área:
SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN Y SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMON. DEL CONEXO INDUSTRIAL
INICIO
ÁREA SOLICITANTE SUBGERENCIA DE ADQUISICIONESSUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES
VER PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO
Y ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE
BIENES O SERVICIOS “MANUAL DE
ADQUISICIONES”
1
DETERMINA NECESIDAD DE REQUERIMIENTO DE VEHÍCULO
NUEVO
2
ELABORA EN SIAC (TRANSACCIÓN ME51) SOLICITUD DE PEDIDO DE
BIENES O SERVICIOS, REQUIRIENDO EL VEHÍCULO, DESCRIBIENDO LAS CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL
MISMO Y ENVÍA
SOLICITUD DE PEDIDO DE BIENES O SERVICIOS
3
RECIBE Y SOLICITA VÍA CORREO ELECTRÓNICO, SE LLEVE A CABO
ESTUDIO DE MERCADO, ANEXANDO LAS CARACTERÍSTICAS GENERALES
DEL VEHÍCULO REQUERIDO
4
RECIBE Y LLEVA A CABO ESTUDIO DE MERCADO ESTABLECIENDO LAS
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL VEHÍCULO A ADQUIRIR, ENVÍA VÍA
CORREO ELECTRÓNICO.
SUBGERENCIA DE TRANSPORTESSUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES
A
VER PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE SOLICITUDES DE BIENES O SERVICIO
“MANUAL DE ADQUISICIONES”
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VER BASES GENERALES PARA LA ASIGNACIÓN, CONTROL, USO Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS PROPIEDAD DE
CAPUFE
CONTRATOCONTRATO
Titulo
PROCEDIMIENTO PARA ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS
Manual:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR
Autorizado:
18/04/2006
Sustituye:
14/02/2005
Página 2 de 3
Área:
SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN Y SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMON. DEL CONEXO INDUSTRIAL
SUBGERENCIA DE ADQUISICIONES SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES
SUBGERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS, SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES
SUBGERENCIA DE TRANSPORTESSUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES
ESTUDIO DE MERCADO
5
RECIBE INFORMACIÓN Y LLEVA A CABO EL PROCESO DE ADQUISICIÓN
DEL VEHÍCULO
A
FACTURA
6
RECIBE EL VEHÍCULO CON FACTURA, CREA NÚMERO DE ACTIVO FIJO EN
SIAC (TRANSACCIÓN ME22N) Y SOLICITA A LA SUBGERENCIA DE
TRANSPORTES, SU PRESENCIA PARA LA REVISIÓN TÉCNICA Y ACEPTACIÓN
DEL BIEN
VER PROCEDIMIENTOS
DEL “MANUAL DE
ADQUISICIONES”
VER PROCEDIMIENTO DE ENTRADA DE
BIENES INSTRUMENTALES
“MANUAL DE ALMACENES E I.”
FACTURA
7
ACUDE Y CONJUNTAMENTE CON PERSONAL DE ALMACENES E
INVENTARIOS, VERIFICA QUE EL VEHÍCULO CORRESPONDA AL
CONTRATO O PEDIDO Y FACTURA.
FACTURA
8
FIRMA DE CONFORMIDAD LA FACTURA Y RECIBE COPIA
FACTURA
9
CAPTURA EN SIAC (TRANSACCIÓN IH08), LA CARGA DE LOS DATOS TÉCNICOS DEL VEHÍCULO, ABRE
EXPEDIENTE Y ARCHIVA.
NOTA: LOS DATOS TÉCNICOS CONSISTEN EN:
- CILINDRAJE- RENDIMIENTO DE COMBUSTIBLE- KILOMETRAJE PARA MANTENIMIENTO- PUNTOS DE MEDIDA- TIPO, MARCA Y FABRICANTE- COSTO- TIPO DE TRANSMISIÓN- CANTIDAD DE PASAJEROS- TIPO DE TRACCIÓN- FECHA DE ADMISIÓN- FECHA DE PUESTA EN MARCHA
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REQUIERE AL ÁREA SOLICITANTE VÍA CORREO ELECTRÓNICO, LOS DATOS
PARA LA ASIGNACIÓN DEL VEHÍCULO.NOTA: LOS DATOS A REQUERIR SON:
- NOMBRE DEL FUNCIONARIO QUE SERÁ EL RESPONSABLE DEL VEHÍCULO (RESGUARDATARIO)- No. DE EMPLEADO- CENTRO DE ADSCRIPCIÓN DEL FUNCIONARIO
B
10
B
Titulo
PROCEDIMIENTO PARA ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS
Manual:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR
Autorizado:
18/04/2006
Sustituye:
14/02/2005
Página 3 de 3
Área:
SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN Y SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMON. DEL CONEXO INDUSTRIAL
ÁREA SOLICITANTE SUBGERENCIA DE TRANSPORTESSUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES
SUBGERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS, SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES
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RECIBE Y PROPORCIONA LOS DATOS VÍA CORREO ELECTRÓNICO PARA LA
ASIGNACIÓN DEL VEHÍCULO 12
RECIBE , DETERMINA NÚMERO ECONÓMICO DE ACUERDO AL
CATÁLOGO DE VEHÍCULOS Y ENVÍA LA INFORMACIÓN VÍA CORREO
ELECTRÓNICO
RESGUARDO
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RECIBE, GENERA RESGUARDO E IMPRIME ORIGINAL CON 4 COPIAS, Y COLOCA EL NÚMERO ECONÓMICO AL
VEHÍCULO
RESGUARDO
14
PRESENTA EL VEHÍCULO Y RESGUARDO
RESGUARDO
15
RECIBE Y CONJUNTAMENTE CON EL ENCARGADO DE INVENTARIOS
ENTREGA AL FUNCIONARIO CORRESPONDIENTE, EL VEHÍCULO
ASIGNADO Y RESGUARDO
RESGUARDO
16
RECIBE EL BIEN Y LO VERIFICA CONTRA EL RESGUARDO, MISMO QUE FIRMA, ENTREGA QUEDÁNDOSE CON
UNA COPIA
RESGUARDO
17
RECIBE RESGUARDO FIRMADO Y ENTREGA COPIA
TERMINA PROCEDIMIENTO
VER PROCEDIMIENTOS PARA:PARA EL CONTROL DE VALES DE COMBUSTIBLE Y PARA LA
ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUD DE
MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN A UNIDADES
VEHICULARES “MANUAL DE TRANSPORTES”
RESGUARDO
18
RECIBE COPIA DEL RESGUARDO FIRMADO Y ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO
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