PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 1
Análisis del Proceso Contratación de Prestadores Coomeva EPS S. A Cali
Sandra Milena Becerra García
Análisis Universidad Santo Tomás
Facultad de Ciencias y Tecnologías
Programa en Ingeniería Logística y Operaciones
Bogotá, D.C.
2020
Análisis del Proceso Contratación de Prestadores Coomeva EPS S. A. Cali
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 2
Sandra Milena Becerra García
Proyecto para optar al Título de Ingeniera en Logística y Operaciones
Asesor
Ing. Néstor Germán González Siabato
Universidad Santo Tomás
Facultad de Ciencias y Tecnologías
Programa Ingeniería Logística y Operaciones
Bogotá, D.C.
2020
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 3
NOTA DE ACEPTACIÓN
Firma del Presidente del Jurado
Firma del Jurado
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 4
Dedicatoria
Con aprecio recuerdo todas las experiencias, los desafíos, los compromisos, los logros que
implico cumplir este sueño tan anhelado, agradezco al padre celestial quien me inspira y me guía
en la conquista de grandes retos, igualmente agradezco a mi hija Sofía, mi esposo Juan y a mi
familia quienes con sus aportes, acompañamiento, motivación, paciencia y comprensión,
hicieron posible el cumplimiento de esta meta,
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 5
Agradecimientos
Ingenieros Néstor González Siabato y Andrés Botero, quienes con su orientación, apoyo y
su gran disposición contribuyeron con este proceso su conocimiento y aportes fueron valiosos y
jugaron un papel bastante importante en la realización de este trabajo de grado.
Profesores de la universidad Santo Tomás: Su conocimiento y disposición en el proceso
enseñanza-aprendizaje, permitieron que los conceptos enseñados siempre fueran lo más claros
posibles para enriquecer el cúmulo de conocimientos adquiridos al estudiar esta importante
carrera.
Los integrantes del área relacionamiento con el prestador: Quienes apoyaron en toda la
etapa de análisis y descripción de todas las actividades del proceso.
Familiares y amigos: Con su motivación y apoyo constante hicieron sentir que las metas se
pueden ir cumpliendo paso a paso.
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 6
Contenido
Resumen Ejecutivo ....................................................................................................................... 12
ABSTRACT .................................................................................................................................. 13
Introducción .................................................................................................................................. 15
1. Problema y Objetivos de Investigación ................................................................................. 16
1.1 Pregunta de investigación............................................................................................... 16
1.2 Antecedentes y justificación................................................................................................ 17
1.2.1 Nacimiento de Coomeva cooperativa médica del valle y creación de Coomeva EPS. 17
1.2.2 Análisis grupos de interés. ............................................................................................ 18
1.2.3 matriz de poder vs interés de los grupos de interés. ..................................................... 19
1.2.4 Organismos dirección, vigilancia y control. ................................................................. 21
1.2.4.1 Ministerio de Salud y Protección Social. ............................................................... 21
12.4.2 Superintendencia Nacional de Salud. ..................................................................... 21
1.2.4.3 Secretarias de Salud. .............................................................................................. 22
1.2.4.4 Contraloría General de la Republica. ..................................................................... 22
1.2.5 Organismos de Aseguramiento y Financiación. ........................................................... 22
1.2.5.1 Fondo de Solidaridad y Garantía (FOSYGA). ....................................................... 22
1.2.5.2 Entidades Promotoras de Salud (EPS). .................................................................. 23
1.2.5.3 Entidades Promotoras de Salud Subsidiado (EPSS). ............................................. 23
1.2.5.4 Entidades Adaptadas de Salud. .............................................................................. 24
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 7
1.2.5.5 Aportantes. ............................................................................................................. 24
1.2.6 Recursos del sistema, fuentes de financiación. ............................................................. 25
1.3 Alcance ................................................................................................................................ 25
1.4 Objetivos ............................................................................................................................. 26
1.4.1 Objetivo general. .......................................................................................................... 26
1.4.2 Objetivos específicos. ................................................................................................... 26
2. Marco Teórico ....................................................................................................................... 27
2.1 Características del servicio al cliente. ................................................................................. 27
2.2 Características de las empresas que manejan el concepto de servicio al cliente. ................ 28
2.3 Descripción del proceso ...................................................................................................... 29
2.4 Elementos del proceso de contratación de proveedores de servicios de salud para
COOMEVA EPS. ...................................................................................................................... 30
2.4.1 Área negociadora. ......................................................................................................... 31
2.4.2 Caracterización de los usuarios de los servicios contratados. ...................................... 32
2.4.3 Proveedores. ................................................................................................................. 34
2.5 infografía del proceso de contratación ................................................................................ 37
2.6 Simulación como modelo para mejora del proceso ............................................................ 38
2.6.1 Alcance. ........................................................................................................................ 38
2.6.2 Optimización vía simulación. ....................................................................................... 39
3. Metodología .............................................................................................................................. 39
3.1 Recolección de datos. .......................................................................................................... 40
3.1.1 Levantamiento de procesos. ......................................................................................... 40
3.1.2 Relación costos por profesional que participan en el proceso ...................................... 42
3.1.3 Levantamiento de tiempos de las actividades del proceso en estado actual. ................ 43
3.2 Análisis de la situación actual del proceso de contratación con el prestador. ................. 44
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 8
3.2.1 Elaboración del modelo de la situación actual. ............................................................ 45
3.2.2 Determinación de las distribuciones de probabilidad de los tiempos. .......................... 46
3.2.3 Modelo en el software elegido. (ARENA). .................................................................. 47
3.2.4. Resultados de la simulación del proceso del escenario actual ..................................... 48
3.2.5 Análisis de mejora. ....................................................................................................... 56
3.2.6 Propuesta de mejora. ..................................................................................................... 57
3.2.7 Comparación de los diferentes escenarios. ................................................................... 59
3.3 Elaboración del modelo para la propuesta de mejora. ........................................................ 64
3.3.1 Costo y tiempo de cada actividad del escenario actual por la gestión de un contrato. . 66
3.3.2 Costo y tiempo por actividad del escenario mejorado para la gestión de un contrato. 69
3.4 Resumen cuantificación de la mejora.................................................................................. 71
3.5 Conclusiones y recomendaciones........................................................................................ 71
4 Bibliografía ................................................................................................................................ 74
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 9
Lista de tablas
Tabla 1 Demanda de especialidades _____________________________________________ 36
Tabla 2 Salario de los profesionales del proceso ___________________________________ 42
Tabla 3 Actividades, responsables, tiempos promedio y desviación estándar situación actual en
horas ______________________________________________________________________ 43
Tabla 4 Representación de los tiempos de las actividades primeros dos escenarios ________ 59
Tabla 5 Representación de los tiempos de las actividades últimos dos escenarios _________ 62
Tabla 6 Actividades sus responsables y tiempos de proceso mejorado en horas ___________ 64
Tabla 7 Horas y costo de cada actividad y costo total situación actual __________________ 66
Tabla 8 Horas y costo de cada actividad y costo total situación mejorada _______________ 69
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 10
Lista de figuras
Figura 1 Línea de tiempo de la creación de COOMEVA y COOMEVA EPS ______________ 17
Figura 2 Grupos de interés _____________________________________________________ 18
Figura 3 Mapeo de los grupos de interés, poder vs Interés, Sarah Busque (05 de Febrero de
2018) Relaciones con grupos de interés obtenido ___________________________________ 19
Figura 4 Fuentes de Financiación del SGSSS ______________________________________ 25
Figura 5 Info-grama del proceso de contratación ___________________________________ 37
Figura 6 Diagrama de flujo proceso relacionamiento con prestador ____________________ 45
Figura 7 modelo simulación de la situación actual en software arena ___________________ 48
Figura 8 parámetro de entrada número de contratos en arena ________________________ 49
Figura 9 Reporte resultados simulación situación actual arena ________________________ 49
Figura 10 Reporte resultados tiempo total simulación situación actual arena _____________ 50
Figura 11 reporte Resultados tiempos de espera simulación situación actual arena ________ 51
Figura 12 Reporte resultados encolamiento simulación situación actual arena ____________ 53
Figura 13 reporte Resultados uso de recurso simulación situación actual arena ___________ 54
Figura 14 Reporte resultados ocupación de cargos simulación situación actual arena _____ 55
Figura 15 Modelo simulación de la situación mejorada en software arena _______________ 57
Figura 16 Comparación de resutados reporte arena de los dos escenarios ______________ 61
Figura 17 Comparación de resultados reporte arena de los dos últimos escenarios ________ 63
Figura 18 Modelo de actividades con las mejoras en software arena ____________________ 66
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 11
Lista de gráficos
Gráfico 1. Caracterización usuarios por género ____________________________________ 32
Gráfico 2. Caracterización afiliados por edad y género ______________________________ 33
Gráfico 3. Caracterización de cotizantes por rango salarial ___________________________ 34
Gráfico 4 Distribución probabilidad de tiempos ____________________________________ 46
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 12
Resumen Ejecutivo
Este proyecto se llevó a cabo en la ciudad de Cali, en las instalaciones de la empresa
COOMEVA EPS S.A, organización del grupo cooperativo COOMEVA que se encarga de la
administración de los recursos de la salud de una parte de la población laboral colombiana y sus
familias en el régimen contributivo y subsidiado.
El objetivo principal del trabajo es analizar todas las actividades del proceso de contratación de
prestadores del área relacionamiento con el prestador, el cual se ocupa de todo lo concerniente con
la contratación para atender los servicios de salud requeridos por la población afiliada en la ciudad
de Cali, buscando mejorar el proceso en los tiempos de elaboración de los contratos para prestar
un mejor servicio a los afiliados.
Para hacer el análisis del proceso, se buscó la documentación del mismo y todas sus actividades
en el software de soporte documental del sistema gestión de calidad de la empresa denominado
Daruma, con el propósito de realizar el levantamiento de la información requerida como tareas,
tiempos, recursos, proveedores, herramientas tecnológicas, documentos, entre otros.
Con la información obtenida, se procedió a modelar la situación actual y la situación de posibles
escenarios de mejora para comparar los resultados y encontrar oportunidades de ajustes y
correcciones en todas las actividades del proceso, utilizando el software de simulación de procesos
denominado Arena.
Como resultado del proceso se encontró que existen actividades que se pueden fusionar con
otras, hay actividades que se pueden desarrollar eficientemente utilizando recursos tecnológicos y
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 13
personal capacitado y competente para lograr reducir los tiempos de gestión de la contratación en
el proceso de contratación de prestadores.
ABSTRACT
This project was carried out in the city of Cali, in the facilities of the company COOMEVA
EPS SA, organization of the cooperative group COOMEVA that is in charge of the administration
of the health resources of a part of the Colombian labor population and their families. In the
contributory and subsidized regime.
The main objective of the work is to analyze all the activities of the contracting process of
providers in the area related to the provider, which deals with everything related to contracting to
attend the health services required by the affiliated population in the city of Cali. , seeking to
improve the process in the times of elaboration of the contracts to provide a better service to the
affiliates.
To make the analysis of the process, the documentation of the same and all its activities were
searched in the documentary support software of the quality management system of the company
called Daruma, in order to carry out the gathering of the required information such as tasks, times,
resources, suppliers, technological tools, documents, among others.
With the information obtained, the current situation and the situation of possible improvement
scenarios were modeled to compare the results and find opportunities for adjustments and
corrections in all the activities of the process, using the process simulation software called Arena.
As a result of the process, it was found that there are activities that can be merged with others,
there are activities that can be developed efficiently using technological resources and trained and
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 14
competent personnel to reduce the management time of the hiring in the relationship process with
the provider.
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 15
Introducción
El contenido y desarrollo de este trabajo está relacionado con el análisis de la situación actual
del proceso contratación de prestadores para la atención de los servicios de salud a sus afiliados
del área denominada relacionamiento para la entidad promotora de salud Coomeva EPS S.A,
regional suroccidente, por tanto se pretende evidenciar las oportunidades de mejora y así
solucionar cada una de ellas.
Inicialmente se presenta la descripción del problema y los objetivos que se buscan alcanzar con
el proyecto, adicionalmente se hace referencia al contexto histórico de la empresa, sus
antecedentes, sus orígenes para dar a conocer un poco las características de la organización.
De todo el macro proceso de la empresa COOMEVA EPS S.A, se hace la extracción de uno de
sus procesos críticos como lo es el de contratación de prestadores del área relacionamiento dado
que este impacta directamente la atención de los servicios de salud a los afiliados por ende de este
depende en cierta medida la calidad y oportunidad de los servicios.
Dentro del proceso de análisis realizado se toman todas las actividades ejecutadas en el proceso
contratación de prestadores, se identifican los responsables de su ejecución, las horas dedicadas a
esta labor, los costos de estos recursos humanos, se toman los tiempos de diez (10) prestadores, se
calcula la media y desviación estándar con el objetivo de crear un modelo utilizando la herramienta
o software de modelamiento Arena que permita realizar y experimentar cambios para evidenciar
el comportamiento de las procesos o actividades, y poder hacer la propuesta de mejora respaldada
con una base teórica y práctica.
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 16
1. Problema y Objetivos de Investigación
La entidad promotora de servicios de salud Coomeva EPS S.A., dentro de su misión busca
proteger la salud de los afiliados, priorizando la promoción del autocuidado y la gestión
adecuada de los riesgos de la enfermedad, para brindar así excelencia en el servicio de manera
sostenible, a través de un equipo humano comprometido y calificado. Hace aproximadamente
3 años, se ha evidenciado una dificultad en el proceso el cual genera atrasos de contratación de
las prestadoras entidades que son las encargadas de atender a los usuarios
El proceso de contratación consiste en la elaboración de acuerdos de servicios con terceros
denominados prestadores mediante documentos legales donde se pactan los servicios, las
tarifas, las condiciones y la población que será atendida en un periodo de tiempo.
Las causas del problema se originan al no seguir el modelo creado y estandarizado para
dicho proceso, por lo tanto no se realizan las tareas y actividades con la planeación requerida,
lo cual conlleva a que estas se retrasen constantemente
1.1 Pregunta de investigación
¿La propuesta de análisis y simulación de las actividades del proceso contratación de
prestadores del área relacionamiento con el prestador de la empresa COOMEVA EPS S.A en
la ciudad de Cali, contribuirá a reducir los tiempos de respuesta en la elaboración de los
contratos de prestación de servicio?
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 17
1.2 Antecedentes y justificación
1.2.1 Nacimiento de Coomeva cooperativa médica del valle y creación de Coomeva
EPS.
Coomeva es una organización cooperativa de profesionales y sus familias que se asocian para
satisfacer necesidades comunes, mediante la producción y obtención de bienes y servicios y la
generación de oportunidades para su desarrollo.
Figura 1 Línea de tiempo de la creación de COOMEVA y COOMEVA EPS. Fuente:
COOMEVA EPS S.A, es una empresa promotora de salud que nació como consecuencia directa
de la creación de la Ley 100 en Colombia en el año de 1995 bajo la presidencia de César Gaviria
Trujillo. La empresa pertenece el grupo empresarial cooperativo COOMEVA, siendo este grupo
el gestor de su creación.
1964 El 04 de Marzo se realiza asamblea constitutiva de COOMEVA.
1976 Se transformó en cooperativa multiactiva
1978 Se expande al Tolima Caldas y Antioquia.
1993 EL 04 de Marzo se decide creación de la EPS.
1995 El 01 de Agosto COOMEVA EPS inicia operacines en Cali
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 18
Coomeva EPS S.A tiene su sede administrativa principal en la ciudad de Cali, adicionalmente
presta sus servicios en las principales ciudades del país y otros 100 municipios colombianos. En
la actualidad cuenta con una población total de 1.668.000 afiliados en régimen contributivo y
270.000 en régimen subsidiado. (Informe de gestión Coomeva EPS, 2019)
En la ciudad de Cali, cuenta con 214.000 afiliados en el régimen contributivo y 12.431 afiliados
en régimen subsidiado. (Informe de gestión Coomeva EPS, 2019)
El área relacionamiento con el prestador para la cual se realizará el análisis del proceso de
contratación de prestadores, objeto de estudio del presente proyecto, pertenece a la regional
suroccidente por ende tiene su sede en la ciudad de Cali.
1.2.2 Análisis grupos de interés.
Figura 2. Grupos de interés. Fuente:
Grupos Externos
Grupos Internos
•Afiliados
•Entes de Control
•Gremios
•Sindicatos
•Medios de Comunicación
•Comunidad
•Prestadores
•Accionistas
•Directivos
•Empleados
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 19
1.2.3 matriz de poder vs interés de los grupos de interés.
Esta es una herramienta muy utilizada en la elaboración de proyectos la cual permite
desarrollar estrategias para tratar los distintos grupos de interés dependiendo del cuadrante
de donde se clasifican
Figura 3. Mapeo de los grupos de interés, poder vs Interés. Fuente: Busque S (2018) Relaciones con grupos de interés.
Recuperado de https://www.boreal-is.com/es/blog/estrategia-compromiso-partes-interesadas/
En la figura anterior, se puede apreciar en cuatro cuadrantes el peso que tiene cada
grupo de interés representado sobre dos ejes, En el eje X se mide el interés contra el poder
y/o influencia representado en el eje Y, por ejemplo en el cuadrante azul superior derecho
donde el interés en el proyecto y la influencia son altas, tenemos a los directivos quienes
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 20
son los responsables de la empresa, los accionistas interesados en que sus inversiones sean
rentables y los prestadores, esperan gestionar contratos sin problemas para la prestación
de servicios, por tal razón éstos se deben comprometer estrechamente con el desarrollo
del proyecto para que sea exitoso
En el cuadrante color verde de la parte inferior derecha en donde el interés es alto pero
el poder e influencia son medio y bajo, están en primer lugar los afiliados quienes tienen
un interés alto en que no se presenten problemas con su atención, pero su poder e influencia
son bajos, por lo que no pueden hacer mucho para corregir la situación, igualmente
encontramos en este cuadrante a los empleados, asociaciones y sindicatos quienes están
muy interesados en el proyecto pero el nivel de poder que tienen para la toma de decisiones,
es bajo. La literatura acerca de los grupos de interés afirma que se deben mantener
informados de los puntos o avances del proyecto. Busque S (2018) Relaciones con grupos
de interés. Recuperado de https://www.boreal-is.com/es/blog/estrategia-compromiso-
partes-interesadas/
En el cuadrante color verde de la parte superior izquierda en donde el poder e influencia
son altos pero el interés es bajo, en donde se debe mantener satisfechos a los grupos de
interés que se clasifiquen ahí, por tal razón se incluyeron aquí los entes de control, puesto
que como autoridades y entidades reguladores tienen todo el poder para incidir o tomar
decisiones acerca de la atención en la salud. En este cuadrante también encontramos los
medios de comunicación dado que tienen un enorme poder para presionar decisiones que
tengan que ver con la atención en salud de un afiliado, porque llegan de manera masiva a
la comunidad.
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 21
Por último, en el cuadrante verde de la parte inferior izquierda en donde el nivel de
interés y el poder son bajos se encuentra la comunidad, que aunque no influya en las
decisiones que se tomarán en el proyecto, se debe tener en cuenta como actores que de
alguna manera se ven afectados dado que los afiliados, los empleados sus familias hacen
parte de distintas comunidades.
1.2.4 Organismos dirección, vigilancia y control.
1.2.4.1 Ministerio de Salud y Protección Social.
Tiene como objetivos, formular, dirigir, coordinar, ejecutar y evaluar la política
pública en materia de salud, salud pública, y promoción social en salud. El Ministerio de
Salud y Protección Social dirige, orienta, coordina y evalúa el Sistema General de
Seguridad Social en Salud. Objetivos y funciones (2011). Recuperado de
https://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Paginas/objetivosFunciones.aspx
12.4.2 Superintendencia Nacional de Salud.
Autoridad encargada de ejercer la inspección, vigilancia y control del Sistema General
de Seguridad Social en Salud, Entidades Promotoras de Salud (Régimen contributivo y
subsidiado), Instituciones prestadoras de servicios de Salud – IPS, Empleadores y
Entidades Territoriales (Departamentos, Distritos y Municipios); es decir, vela por el
estricto cumplimiento de la normatividad y legislación establecida por el Ministerio de
Salud y Protección Social. Supe salud. Recuperado de http://www.secretariasenado
.gov.co /senado/basedoc/decreto_2462_2013.html
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 22
1.2.4.3 Secretarias de Salud.
Encargadas de liderar la formulación, adaptación, adopción e implementación de
políticas, planes, programas, proyectos y estrategias que garanticen el derecho a la salud
de los habitantes del Territorio Colombiano. Como organismo rector de la salud ejerce
su función de dirección, coordinación, vigilancia y control de la salud pública en general
del Sistema General de Seguridad Social y del régimen de excepción, en particular. Sobre
el organismo (2016). Recuperado de https://www.cali.gov.co/salud/publicaciones/
11708/sobre la dependencia secretaria salud/
1.2.4.4 Contraloría General de la Republica.
Es máximo órgano de control fiscal del Estado. Por esta razón tiene la misión de
procurar el buen uso de los recursos y bienes públicos y contribuir a la modernización
del Estado, mediante acciones de mejoramiento continuo en las distintas entidades
públicas. Por tal razón, la CGR es la encargada de fiscalizar que los recursos económicos
que llegan al Sistema General de Seguridad Social en Salud, se empleen de manera
adecuada y para los fines pertinentes. Organismos de control que vigilan a la
superintendencia financiera de Colombia. Recuperado de https://www.superfinanciera
.gov.co/jsp/Publicaciones/publicaciones/loadContenidoPublicacion/id/20261/dPrint/
1.2.5 Organismos de Aseguramiento y Financiación.
1.2.5.1 Fondo de Solidaridad y Garantía (FOSYGA).
Es importante tener en cuenta que FOSYGA desaparece en el mes de marzo 2017, y se crea
el ADRES (Decreto 1429 del 1 de Septiembre de 2016).
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 23
El Fondo de Solidaridad y Garantía fue creado como una cuenta adscrita al Ministerio de la
Protección Social que se manejará por encargado fiduciario, sin personería jurídica ni planta de
personal propia. Tiene por objeto garantizar que la solidaridad del sistema funcione y llegue a
todos los niveles de la población. La dirección y control integral del FOSYGA está a cargo del
Ministerio de Protección Social. Fuentes de financiación y usos de los recursos del sistema
general de seguridad social en salud – sgsss (2016, junio). Recuperado de
https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Lists/BibliotecaDigital/RIDE/VP/FS/fuentes-y-usos-de-
recursos-del-sgsss.pdf
1.2.5.2 Entidades Promotoras de Salud (EPS).
Las entidades promotoras de salud son las entidades responsables de la afiliación, y el
registro de los afiliados y del recaudo de sus cotizaciones, por delegación del fondo de solidaridad
y garantía. Su función básica será organizar y garantizar, directa o indirectamente, la prestación
del plan de salud obligatorio a los afiliados y girar, dentro de los términos previstos en la presente
ley, la diferencia entre los ingresos por cotizaciones de sus afiliados y el valor de las
correspondientes unidades de pago por capitación al fondo de solidaridad y garantía, de que trata
el título III de la presente ley. Entidades Promotoras de salud –EPS– conforme a la Ley 100 de
1993 (2016, Octubre 10). Recuperado de https://actualicese.com/entidades-promotoras-de-salud-
eps-conforme-a-la-ley-100-de-1993/
1.2.5.3 Entidades Promotoras de Salud Subsidiado (EPSS).
Las EPSS (Entidades Promotoras de Salud Subsidiadas) son aquellas encargadas de
administrar los servicios de salud de los afiliados al régimen subsidiado. Según el Artículo 1 del
Decreto 3047, la movilidad entre regímenes se da en ambos sentidos; es decir, cotizantes del
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 24
régimen contributivo que pasen a subsidiado y beneficiarios del régimen subsidiado que pasen al
contributivo.
1.2.5.4 Entidades Adaptadas de Salud.
Son empresas que prestan servicios de salud a regímenes especiales que están en proceso de
finalizarse. En el momento en el país solo hay 2 y son EAS para la Empresa de Servicios
Públicos de Medellín y para el Fondo de Pensiones de Ferrocarriles Nacionales.
1.2.5.5 Aportantes.
La generación de recursos financieros provenientes del aporte por cotizaciones, en el caso de
los trabajadores empleados, nace de la relación existente entre el trabajador y su patrono, relación
cuyo fundamento es el contrato laboral. Con respecto a los trabajadores independientes, ellos
deben presentar ante la EPS elegida, una declaración de ingresos en el momento de afiliarse con
base en la cual se calcula un ingreso presuntivo. Financiamiento del Régimen contributivo y otros
procesos. Recuperado de
https://www.minsalud.gov.co/salud/Documents/Financiamiento%20del%20R%C3%A9gimen
%20contributivo%20y%20otros%20procesos.%20CAP%205.pdf
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 25
1.2.6 Recursos del sistema, fuentes de financiación.
Figura 4. Fuentes de Financiación del SGSSS. Fuente:
1.3 Alcance
El proyecto se desarrolla sobre el proceso de contratación de prestadores que se hace en el
área relacionamiento con el prestador en el sucursal suroccidente de la empresa COOMEVA
EPS S.A. Existen otras áreas que se ven afectadas o que intervienen en el desarrollo del
proyecto, estas áreas son:
Área de acceso y servicio al cliente de las distintas oficinas de la regional suroccidente.
Área Aseguramiento.
Área comercial Regional Suroccidente.
Área de contratación Jurídica
Área de Control Tarifario.
Área de Calidad
Área de Procesos
Regimen Contributivo
• Salarios
• Trabajadores 4%
• Empleadores 8.5%
Regimen Subsidiado
• Sistema General de Participación SGPS
• Recursos fiscales nacionales.
• Transferencas gubernamentales,
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 26
El resultado de este proyecto tendrá como fin reducir el tiempo de contratación en la regional
Suroccidente y de esta manera solucionar el problema de retraso en la gestión de contratos para
brindar un excelente servicio a los clientes internos y externos, por tanto, los resultados se
socializarán con las personas encargadas quienes tomarán la decisión de implementarlo.
1.4 Objetivos
1.4.1 Objetivo general.
Analizar las actividades realizadas en el proceso de contratación de prestadores del área
relacionamiento con el prestador en la empresa COOMEVA EPS, los recursos utilizados, los
tiempos ejecución de cada actividad, mediante un modelo de simulación para determinar en donde
se presentan demoras en la gestión de los contratos de prestación de servicios con el fin de proponer
una solución que mejore el tiempo de respuesta en la elaboración de los mismos.
1.4.2 Objetivos específicos.
Identificar todas las actividades del proceso y tomar los tiempos que estas toman para 10
prestadores de Coomeva EPS Cali, para crear el modelo de simulación.
Identificar los funcionarios que intervienen en el proceso de contratcion de prestadores de
la EPS, sus cargos y sus salarios, para calcular costos.
Realizar simulación de ejecución de las actividades del proceso con tiempos actuales y con
tiempos mejorados, para encontrar el mejor escenario.
Comparar los resultados obtenidos de cada escenario para identificar las soluciones.
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 27
2. Marco Teórico
COOMEVA EPS S.A es una empresa de servicios cuyos clientes son los afiliados al
sistema general de salud que han depositado la confianza en la atención de su salud en ella. Por
tal razón su enfoque principal es la satisfacción en el servicio a sus clientes con procesos de alta
calidad.
Teniendo en cuenta que el servicio al cliente es el conjunto de estrategias que una compañía
diseña para satisfacer, mejor que sus competidores, las necesidades y expectativas de sus clientes
externos, COOMEVA EPS intenta alinearse con esta definición, con mayor razón si los
estudiosos del tema definen el servicio al cliente como algo indispensable para el desarrollo de
una empresa. (Sierra H. 2006).
2.1 Características del servicio al cliente.
Es Intangible, no se puede percibir con los sentidos.
Es Perecedero, Se produce y consume instantáneamente.
Es Continuo, quien lo produce es a su vez el proveedor del servicio.
Es Integral, todos los colaboradores forman parte de ella.
La Oferta del servicio, prometer y cumplir.
El Foco del servicio, satisfacción plena del cliente.
El Valor agregado, plus al producto. Sierra H. (2011, mayo 6). Servicio de atención al
cliente, Recuperado de http://importacionesan.blogspot.com/2011/05/marco-teorico.html
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 28
2.2 Características de las empresas que manejan el concepto de servicio al cliente.
Conocen a profundidad a sus clientes, tienen, de ellos, bases de datos confiables y
manejan sus perfiles.
Realizan investigaciones permanentemente y sistemática sobre el cliente, sus necesidades
y sus niveles de satisfacción: auditoria del servicio.
Tienen una estrategia, un sistema de servicio a sus clientes.
Hacen seguimiento permanentemente de los niveles de satisfacción.
Toman acciones reales de mejoramiento frente a las necesidades y expectativas de sus
clientes, expresadas en los índices de satisfacción.
Participan sistemáticamente a sus clientes internos sobre los niveles de satisfacción de los
clientes externos.
Diseñan estrategias de mercadeo interno y venta interna que genera la participación de
los clientes internos en la prestación de un servicio de excelencia, partiendo de la
satisfacción y compromiso de sus colaboradores Sierra H. (2011, mayo 6). Servicio de
atención al cliente, Recuperado de http://importacionesan.blogspot.com/2011/05/marco-
teorico.html
Coomeva EPS es una empresa de servicios comprometida con la satisfacción de sus
clientes por tal razón tiene un área de atención al cliente que cumple con algunas de las
características que se encuentran en las teorías y fundamentos del servicio al cliente como
las citadas por el autor Humberto Sierra Gómez en consecuencia el 11 de Diciembre de
2018 emitió la siguiente resolución:
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 29
Coomeva, consecuente con su Misión corporativa para con el Estado, la sociedad, sus
Asociados y familiares, según lo planteado por la Ley 100. Gracias a Coomeva y a ese
camino abierto construido con 36 años de historia, permite concebir la creación de la EPS.
Siendo consecuentes con nuestra política de calidad nos comprometemos a satisfacer las
necesidades y expectativas de nuestros(as) usuarios(as) y demás grupos de interés, a
través del crecimiento, la sostenibilidad, la gestión de riesgo y la excelencia en el servicio,
analizando el contexto, oportunidades e integrando la mejora continua en nuestros
procesos. Y dando cumplimiento a nuestros objetivos satisfacemos nuestros usuarios,
mejoramos los procesos que impactan al cliente y aseguramos la eficiencia y la
sostenibilidad.
Es por esto que día a día queremos que nuestros afiliados tengan la tranquilidad y el
respaldo de nuestra EPS mejorando sus IPS las cuales están dotadas de la mejor tecnología
y un equipo de médicos y enfermeras prestos a darle la mejor atención en sus citas de
medicina general, especializada, laboratorios, ayuda diagnóstica, vacunación y de esta
forma lograr que nuestros afiliados mejoren su salud y condición de vida.
(Resolución n° 016 del 11 de diciembre de 2018 de la junta directiva de COOMEVA EPS S.A)
2.3 Descripción del proceso
El proceso de contratación de prestadores se da cuando Coomeva EPS requiere prestar servicios
de salud de algún nivel a un sector de la población bien sea por qué se va a terminar un contrato
con el prestador, o porque se aumentó la población en un sector al cual no se tiene cobertura.
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 30
Según el Software de gestión de calidad denominado Daruma, el proceso de contratación de
prestadores con el prestador actual consta de las siguientes actividades:
Validar la modalidad de contratación definida en planeación de la red y establecer la
modalidad aplicable
Definir mecanismo de negociación.
Definir Prestador
Realizar Negociación
Elaborar Acuerdo de Servicios y Tarifas
Legalizar anexos técnicos y Operativos
Aprobar acuerdos de servicio en comité primario
Firma del acuerdo de servicios y tarifas por parte del Prestador y EPS
Parametrizar el Contrato
Elaborar Minuta del Contrato
Legalizar contrato
2.4 Elementos del proceso de contratación de proveedores de servicios de salud para
COOMEVA EPS.
Siendo COOMEVA EPS una sociedad anónima abierta de carácter privado, no está obligada a
aplicar las normas de la contratación pública para efectos de celebrar sus negocios o contratos, sin
embargo, como buena práctica de gobierno corporativo ha establecido a través de un Manual de
Contratación y Compras EPS-PR-0074, las políticas y lineamientos del proceso de contratación,
con el objetivo de garantizar la transparencia en el mercado, el uso eficiente de los recursos, la
calidad, la competitividad y la orientación al usuario. Dicho Manual sirve de referente a todos los
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 31
involucrados en el mencionado proceso, entre los que se encuentran: los Miembros del Máximo
Órgano Social, miembros de la Junta Directiva, colaboradores y contratistas.
En este caso los elementos de relacionamiento con el prestador para con las IPS, en la cual se
detalla la metodología de implementación de las diferentes modalidades de contratación y los
mecanismos para seleccionar y contratar la red, teniendo como referente el Manual de
Contratación de COOMEVA EPS (EPS-DC-320) y el Procedimiento de Gestión Jurídica de
Contratos (EPS-PR-0074) dando alcance a la planeación, estructuración y negociación de la
contratación en servicios de salud a Nivel Nacional para las empresas COOMEVA EPS.
Los elementos de contratación que adopta COOMEVA EPS son los siguientes: Cotización,
Invitación de Negociación y Contratación Directa, a partir de estos elementos surgen los siguientes
tipos de contrato.
Pago por evento
Pago por grupo de patologías Relacionadas.
Pago por paquete Integral.
Pago por día (per diem)
Pago por Prestación servicios –Hora/Mes.
Pago fijo Global Prospectivo por resultado.
Pago por captación Valor Constante.
2.4.1 Área negociadora.
El área negociadora de la EPS es relacionamiento con el prestador, la cual es la encargada
de contratar según los manuales (ISS, SOAT, TARIFARIO PROPIO), descritos en los
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 32
parámetros del manual Daruma. Las condiciones se definen al momento de la contratación con
cada uno de los prestadores.
2.4.2 Caracterización de los usuarios de los servicios contratados.
Gráfico 1. Caracterización usuarios por género
Fuente: Elaboración propia
En el gráfico anterior vemos que la población femenina afiliada a COOMEVA EPS en la ciudad
de Cali supera a la población masculina en aproximadamente 10.000 usuarias, lo que representa
un 6% más de mujeres que hombres.
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 33
Gráfico 2. Caracterización afiliados por edad y género
Fuente: Elaboración propia según informes mensuales
En el gráfico anterior de afiliado por edades y género, se aprecia que los grupos más
representativos están entre los 15 a 44 años donde las mujeres superan en cantidad a los hombres
en 3000 afiliadas aproximadamente estos datos fueron tomados de reportes mensuales de
población, el punto es importante dado que en esta edad, es la etapa en la que las mujeres están en
su edad reproductiva, y se presenta una alta tasa de natalidad. El siguiente rango de edad es de 45
a 59 años y el de mayores de 60 años, en donde también el número de mujeres supera al número
de hombres.
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 34
Gráfico 3. Caracterización de cotizantes por rango salarial
Fuente: Elaboración propia
El gráfico anterior correspondiente al número de afiliados cotizantes o cabeza de familia por
rango de salario podemos notar que el mayor número de cotizantes está representado por las
personas que ganan un salario mínimo, seguido por los cotizantes que ganan entre 1 y 1.5 salarios
mínimos, lo que explica en parte la des financiación del sistema de salud dado que se aporta poco
pero se demanda bastante, los servicios de salud por la clase trabajadora.
2.4.3 Proveedores.
Fundación Valle de Lili.
Centro Medico Embancó.
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 35
Hospital Universitario del Valle.
Clínica de Occidente.
Clínica Oftalmológica de Cali.
Clínica Nuestra Señora del Rosario.
Clínica Amiga.
Clínica Palma Real.
Centro Médico Farallones.
Clínica Rey David.
En la taba 1 Demanda de especialidades, se evidencia la demanda de especialidades y según
esta proporción es la contratación de los prestadores y su especialista.
A = Especialidad
B= Numero de citas asignadas
C = ∑ (Fecha asignación cita - fecha solicitud cita).
D = Tiempo promedio de espera según fecha solicitud de cita.
E= Número de horas especialista contratadas
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 36
Tabla 1
Demanda de especialidades Fuente: Informe de gestión trimestral
A B C D E
Cardiólogo 838 14331 17,1 279
Cirujano general 815 7491 9,2 272
Cirujano maxilofacial 830 8641 10,4 277
Dermatólogo 2988 53778 18.00 966
Gineco-obstetra 13139 90550 6,9 4380
Medicina interna 10273 146465 14,3 3424
Medico laboral 2124 62467 29,4 708
Nutricionista 17369 458413 26,4 5790
Odontología general 18824 46446 0,5 162
Pediatría 19704 111368 5,7 6568
TOTAL 86904 999950 119,9 22826
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 37
2.5 infografía del proceso de contratación
Figura 5. Infograma del proceso de
contratación. Fuente:
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 38
2.6 Simulación como modelo para mejora del proceso
2.6.1 Alcance.
El proceso de contratación en el área de relacionamiento con el prestador viene presentando
inconvenientes en los tiempos de gestión, por esta razón se decidió utilizar la herramienta de
simulación arena, ya que se requiere modelar todo el proceso y encontrar que actividades
representadas en entidades presentan demoras o tiempos de ejecución altos para introducir
mejoras bien sea reduciendo el tiempo de ejecución o uniendo actividades en una sola, o
definitivamente eliminándolas del proceso.
Todo lo anterior se logra mediante la creación de un modelo que simule la situación real
representando cada actividad como una entidad a la cual se le asigna recursos, tiempos de
proceso, tiempos de llegada de cada contrato entre otros, para luego ejecutar el modelo
simulando o cambiando algunas variables para ver y analizar el comportamiento de todo el
proceso, y encontrar la mejor versión e implementar los cambios en el proceso real.
La ventaja de utilizar la simulación en este proceso de contratación es que se pueden cambiar
las variables que se requieran para ver el comportamiento del proceso en un ambiente no real
por tanto no se entorpece el proceso habitual y no hay pérdida de recursos.
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 39
2.6.2 Optimización vía simulación.
Con la implementación del proceso de simulación con la herramienta arena, se espera
evidenciar que actividades causan retrasos, cuales son las que más tiempo y recursos utilizan
para introducir las mejoras respectivas que nos permitan tener un proceso más liviano que
contribuya al relacionamiento optimo con el prestador y en una mejor prestación de servicios
ofrecidos a los afiliados de COOMEVA EPS S.A
3. Metodología
Se utilizará una simulación orientada a procesos dado que la lógica del modelo gira en torno
a los procesos o actividades que se representan mediante entidades, el modelo del sistema es
muy similar a un flujo grama en donde cobra mucha importancia los tiempos de cada proceso
y los recursos utilizados.
El proceso de modelado se realizará con el simulador Arena, el cual es una excelente
herramienta para modelar procesos de la naturaleza del que trata este trabajo.
Dentro de la parametrización utilizada en el software Arena, se eligió una distribución
normal dado que es la distribución de probabilidad que se trabaja con promedio de datos y
desviación estándar de los mismos, esta distribución normal era la elegible dada la naturaleza
de los datos que se iban a modelar, donde se tenía al alcance el promedio de los tiempos en las
actividades de 10 prestadores representativos elegidos, éstos datos son necesarios para
asignarlos a cada actividad representada por una entidad en el modelo a construir con la
herramienta ARENA.
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 40
El proceso realizado consistió en tomar 10 prestadores representativos, y consultar y registrar
en la herramienta Excel el tiempo histórico que ha tomado la ejecución de cada una de las
actividades para cada proveedor para luego sacar el promedio por actividad para los 10
prestadores y la desviación estándar con respecto a cada promedio, estos datos son los insumos
con los cuales se alimenta la herramienta de simulación ARENA en la construcción del modelo.
Igualmente, a cada proceso o actividad representada por entidades Arena se les asignaron
los recursos de personal requeridos para su ejecución. Esto ayudó a determinar el tiempo total
ocupado por cada actividad, por cada profesional tanto en el estado actual como también en los
distintos escenarios que se fueron simulando.
3.1 Recolección de datos.
Para la simulación del proceso de contratación de prestadores de Coomeva EPS S.A, se
utilizaron datos históricos generados por actividad para 10 prestadores, se llevaron a un cuadro
Excel para sacar el promedio y desviación estándar y asignarlos posteriormente a las distintas
entidades que representan las actividades de contratación en el software Arena.
3.1.1 Levantamiento de procesos.
La lista de actividades del proceso de contratación de prestadores del área relacionamiento
con el prestador de Coomeva EPS S.A regional Suroccidente, se obtuvo de la documentación
que existe en el sistema gestión de calidad de la empresa almacenados en la plataforma
documental Daruma, los cuales se relacionan a continuación:
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 41
Validar la modalidad de contratación definida en planeación de la red y establecer la
modalidad aplicable
Definir mecanismo de negociación.
Definir Prestador
Realizar Negociación
Elaborar Acuerdo de Servicios y Tarifas
Legalizar anexos técnicos y Operativos
Aprobar acuerdos de servicio en comité primario
Firma del acuerdo de servicios y tarifas por parte del Prestador y EPS
Parametrizar el Contrato
Elaborar Minuta del Contrato
Legalizar contrato
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 42
3.1.2 Relación costos por profesional que participan en el proceso
Tabla 2
Salario de los profesionales del proceso
Fuente: Reporte generado por área de gestión humana de la empresa.
Cargo Salario Cargo
Gerente Regional $ 20.000.000
Gerente Nacional de Redes $ 15.000.000
Gerente Regional de Redes $ 12.000.000
Director Nacional de relacionamiento con prestador $ 10.000.000
Director Nacional de contratación $ 10.000.000
Dirección Nacional de control de Registro del Costo $ 10.000.000
Director Regional de redes de servicio $ 9.000.000
Coordinación Nal. del Centro Nal Control Tarifario $ 8.000.000
Jefe Nacional de Relacionamiento con el Prestador $ 7.500.000
Jefe Regional de Relacionamiento con el Prestador $ 7.000.000
Coordinación Regional Contratación $ 6.000.000
Negociador $ 5.000.000
Enfermeros auditores $ 3.600.000
Analista Nacional de relacionamiento con prestador $ 2.500.000
Analista Regional de relacionamiento con prestador $ 2.400.000
Salario personal mensual personal que interviene en la gestión
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 43
3.1.3 Levantamiento de tiempos de las actividades del proceso en estado actual.
Para la construcción de esta tabla consolidada de resultados de promedios y desviación
estándar de cada actividad se construyó un cuadro en la herramienta Excel donde se listaron las
actividades y sus tiempos de los 10 prestadores elegidos de manera vertical para calcular el
promedio de los tiempos de manera horizontal sumando el tiempo de cada actividad por prestador
y dividiendo el resultado en 10, la desviación estándar se calculó utilizando la función existente
en Excel tomando el tiempo de las actividades de los 10 prestadores.
Tabla 3
Actividades responsables, tiempos promedio y desviación estándar situación actual en horas
Actividad Responsable Media Desviación
Validar la modalidad de
contratación definida en
planeación de la red y
establecer la modalidad
aplicable
Dirección Nacional de Relacionamiento con
Prestadores
Jefe Nacional de Relacionamiento con el
Prestador
Jefatura Regional de Relacionamiento con el
Prestador
3,6 0,9661
Definir el mecanismo de
Negociación
Gerente Nacional de Redes
Dirección Nacional de Relacionamiento con
Prestadores
Dirección Regional de Redes de Servicio
3,9 0,7379
Definir Prestador Negociador 6,7 1,3375
Realizar Negociación Negociador 7,9 1,1972
Elaborar Acuerdo de
Servicios y Tarifas
Analista Nacional de Relacionamiento con
Prestadores
Analista Regional de Relacionamiento con
Prestadores
6,2 1,0328
Legalizar anexos técnicos
y Operativos
Analista Nacional/ Regional
Relacionamiento con Prestadores/ Enfermeros
Auditores
6,6 1,0750
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 44
Aprobar acuerdo de
servicio en comité primario
Gerente Nacional de Redes/ Gerente
Regional 4,7 0,9487
firma del acuerdo de
servicios y tarifas por parte
del Prestador y EPS
Gerente Nacional de Redes
Dirección Regional de Redes
Dirección Nacional de Relacionamiento con
Prestadores
6,1 1,1972
Parametrizar el Contrato
Dirección Nacional de control de Registro
del Costo
Coordinación Nacional del Centro Nacional
Control Tarifario
7 1,3333
Elaborar Minuta del
Contrato
Dirección Nacional Contratación
Coordinación Regional Contratación 8,8 1,0328
Legalizar contrato Dirección Nacional Contratación
Coordinación Regional Contratación 6,3 0,9487
Tiempo total del proceso Por prestador 67,8
3.2 Análisis de la situación actual del proceso de contratación con el prestador.
Para analizar el proceso de contratación con el prestador, se inició observando sobre el terreno
cada uno de los pasos del mismo y comparándolos con los documentos existentes en el área de
Calidad, para elaborar el diagrama de flujo y descripción de pasos que se muestran a continuación.
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 45
Figura 6 Diagrama de flujo proceso de contratación con el prestador
3.2.1 Elaboración del modelo de la situación actual.
Para realizar el trabajo de simulación del modelo con el propósito de analizar el comportamiento
de las actividades en cuanto a tiempo promedio utilizado gestionando cada contrato, tiempos de
espera, utilización de los recursos humanos etc., se eligió como herramienta de simulación el
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 46
software Arena, igualmente se crearon 11 entidades para representar las actividades que se tienen
hoy en día, se eligió como parámetro “delay time” dentro de la herramienta arena el valor normal
por tanto se asignó a cada uno de los procesos, el tiempo promedio y desviación estándar que se
obtuvo al elegir 10 prestadores y tomarles los tiempos que se tarda hoy en gestionar un contrato
de cada uno de ellos.
3.2.2 Determinación de las distribuciones de probabilidad de los tiempos.
La distribución de frecuencias y probabilidades nos ayuda a encontrar en unos rangos de
tiempos dados en horas, el número de actividades que caen en cada rango con el propósito de
analizar cuál de los rangos de tiempo se presentan más actividades para buscar la razón e intentar
reducirlas y mejorar el tiempo de todo el proceso al cual pertenecen.
Gráfico 4. Distribución probabilidad de tiempos
Fuente: Elaboración propia
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 47
En el gráfico anterior, relacionado con el histograma de frecuencias de los tiempos utilizados
en cada actividad se aprecia que las actividades que toman entre 4 y 6 horas como las que toman
entre 6 y 8 horas son las más frecuentes o las que más se presentan en los tiempos tomados a los
10 prestadores con 38 actividades cada uno de ellos, mientras las que toman entre 2 y 4 horas son
las que siguen con 21 actividades por tanto en las primeras son las que se debe dedicar un análisis
especial para tratar de reducir los tiempos de ejecución de ellas.
3.2.3 Modelo en el software elegido. (ARENA).
Para la construcción del modelo cada actividad del proceso contratación de prestadores se
representa mediante una entidad a la cual se le asignan tiempos de duración de la ejecución, se le
asignan los recursos humanos o personal que interviene en cada una de ellas, adicionalmente se
crean entidades que representan decisiones como en los diagramas de flujo. Otro punto importante
es que se introducen otros parámetros como el tiempo de llegada de cada evento que en este caso
son contratos, se ingresa el número de horas diarias que funcionara el modelo como también se
ingresa el número total de contratos a procesar en la simulación, una vez se haya construido el
modelo se ejecuta y este nos muestra en varios reportes que nos ayudan a encontrar que actividades
son un cuello de botella, cuanto tiempo permanece un contrato esperando en cola para ser
procesado, esto es importante porque encontramos las actividades que se deben mejorar para que
el proceso sea fluido.
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 48
Figura 7. Modelo simulación de la situación actual en software arena
3.2.4. Resultados de la simulación del proceso del escenario actual
En este primer paso o escenario se ingresan los tiempos de las actividades tal como se
desarrollan en la actualidad sin ninguna modificación, para analizar el comportamiento y empezar
a realizar ajustes con base en los resultados que arroje la simulación, tomando como punto de
partida aquellas actividades que presenten mayor tiempo de espera en cola de cada actividad.
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 49
Figura 8 parámetro de entrada número de contratos en arena
En la figura anterior podemos ver que la unidad de tiempo elegido para el proceso de simulación
fue en horas, se genera un ciclo y se tomó o se simuló la entrada o llegada de 100 contratos.
Figura 9 Reporte resultados simulación situación actual arena
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 50
En las figuras anteriores tomadas del reporte del modelo arena simulado de la situación actual
tenemos varios elementos entre los principales están:
VA Time o tiempo acumulado de retrasos con un valor promedio de 58,51 horas y valores
mínimo y máximo presentados entre 8,07 y 78,46 horas respectivamente.
Wait Time o tiempo de espera por contrato para ser atendido presenta un valor promedio de
4.66 horas con valores mínimo y máximo de 0 y 21,13 horas respectivamente.
Figura 10. Reporte resultados tiempo total simulación situación actual arena
En la imagen anterior tenemos otros elementos importantes del reporte arena del modelo
simulado de la situación actual como el tiempo total promedio para gestionar un contrato “Total
Time” con un valor promedio de 63,18 horas con valores mínimos y máximos de 11,34 y 92,54
horas respectivamente, Este es uno de los valores más importantes para ser tenidos en cuenta a la
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 51
hora de realizar ajustes en los tiempos de las actividades dado que nos permite evidenciar si se
presentó o no una mejora al reducirse o incrementar su valor promedio.
Igualmente, en el reporte notamos que se gestionó la totalidad de los contratos simulados al
presentar entrada y salida de 100 contratos en los elementos “Number In” y “Number Out”
respectivamente.
Figura 11. Reporte Resultados tiempos de espera simulación situación actual arena
En la imagen anterior generada en el reporte de la simulación de la situación actual, se evidencia
el tiempo promedio de espera en cola de cada una de las actividades, “Queque Waiting Time”
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 52
donde podemos notar que existen tres actividades con tiempos promedio superiores a 1 hora, estas
actividades son:
Aprobar acuerdo de servicio en comité primario.
Definir mecanismo de negociación.
Validar modalidad de contratación.
Igualmente, estas actividades presentaron valores tope máximos de 4,58, 8,48 y 7,50 horas
respectivamente, los cuales son altos y nos dan la oportunidad de analizarlos para encontrar las
posibles mejoras.
Es importante resaltar que estas tres actividades no presentaron tiempos de espera en cola.
Legalizar contrato.
legalizar anexos técnicos y operativos,
parametrizar el contrato.
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 53
Figura 12 Reporte resultados encolamiento simulación situación actual arena
En la imagen anterior podemos ver el número promedio de contratos en cola de espera
“Number Waiting” por cada una de las actividades de todo el proceso de contratación, estos
valores nunca fueron mayores a un contrato, aquí las actividades con mayor valor en horas
promedio son las mismas de la imagen de reporte “Waiting Time” anterior, es decir
Aprobar acuerdo de servicio en comité primario.
Definir mecanismo de negociación.
Validar modalidad de contratación.
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 54
Figura 13 reporte Resultados uso de recurso simulación situación actual arena
En el reporte anterior, referente al uso de recursos durante el periodo de simulación en este caso
la participación de los distintos cargos o profesionales en la contratación vemos que existen
algunos con mayor participación durante el periodo como el Negociador con 0,56 y el Gerente
Nacional de redes con 0,50, el Analista Nacional de Relacionamiento con prestador, el
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 55
Coordinador Regional de contratación y el Coordinador Nacional de contratación participan con
un valor promedio de 0,48
Figura 14 Reporte resultados ocupación de cargos simulación situación actual arena
En la imagen anterior vemos las horas totales por cada recurso o profesional en todo el
proceso de simulación de la situación actual con los 100 contratos, en donde se destaca el
Gerente Nacional de redes con 263 horas, seguidamente el Negociador con 189 horas le sigue el
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 56
Director Regional de Relacionamiento con 182 horas, luego aparece el Analista Nacional de
Relacionamiento con el prestador con 178 horas de participación, posteriormente el Director
Regional de Redes de Servicio con 174 horas, lo que constituye información muy valiosa para
tomar decisiones de cara al mejoramiento del proceso.
3.2.5 Análisis de mejora.
Con el levantamiento de información de las actividades en el momento actual, en cuanto a
tiempos de proceso de cada una de ellas, se tuvo un insumo importante para empezar a analizar y
reducir los tiempos que se consideraron muy altos, igualmente se analizó que actividad se podía
fusionar con otra, se analizó el orden de ejecución de las actividades en aras de optimizar todo el
proceso reducir tiempos de espera, reducir utilización de recursos etc.
Los datos de duración de cada una de las 11 actividades del proceso para cada uno de 10
prestadores elegidos fueron ingresados en una tabla Excel con el objetivo de calcular el promedio
y la desviación estándar los cuales son parámetros importantes para ser ingresados al software de
simulación Arena dada la metodología elegida.
Se hizo la reducción del tiempo de las actividades con mayor duración de los 10 prestadores,
se calculó el promedio y la desviación estándar y se ingresaron estos datos al modelo creado en
el software arena para verificar el comportamiento de las distintas variables como el tiempo
promedio de espera, el número de contratos en cola, el tiempo promedio total de gestión de un
contrato, el número de horas en ocupación de los recursos entre otros, y con estos valores
determinar si se presentaba mejora o no del proceso.
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 57
De otro lado, inicialmente se realizó el proceso de simulación de los 100 contratos de manera
continua es decir día y noche, luego se parametrizó el arena para que solo se tuviesen en cuenta
solo 9 horas al día.
Se repitió este proceso en varias oportunidades dado que los tiempos de mejora evidenciados
fueron muy pequeños, esto debido a que los cambios fueron muy pequeños entre cada escenario
entre otras cosas porque es un proceso complejo introducir grandes modificaciones o reducciones
de tiempo mejorando solo una actividad.
Figura 15 Modelo simulación de la situación mejorada en software arena
3.2.6 Propuesta de mejora.
Los cambios relevantes que se hicieron para obtener la mejora fueron los siguientes:
Las dos actividades validar la modalidad de contratación definida en planeación de
la red, establecer la modalidad aplicable y definir el mecanismo de negociación que se
hacían individualmente se convirtieron en una sola actividad para reducir el tiempo de
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 58
gestión por contrato dado que se redujo el tiempo promedio de estas dos actividades de (3,6
+ 3,9 = 7,5 ) horas a 5,2 horas, esto se logró dado que existía un responsable en común en
las dos actividades por tanto se evidenció que se podía hacer una sola reunión con la
participación de los cinco responsables de las dos actividades y gestionarlas en menor
tiempo
Se redujo el valor de tiempo promedio de algunas actividades, entre las más
destacadas tenemos:
― Elaborar minuta del contrato, se disminuyó de 8,8 horas promedio a 6,1 horas dado que
la firma de la minuta ya no se realiza por correo certificado sino por correo institucional
y firma electrónica.
― Realizar negociación paso de 7,9 horas a tardar 6,0 horas promedio, esta mejora se
obtuvo al enviar previamente por correo electrónico las necesidades explicitas de los
servicios requeridos.
― Parametrizar el contrato bajo a 5,5 horas después de haber tenido 7,0 horas de duración,
esto se logró al asignar esta actividad a los analistas dado que son las personas más
idóneas quienes están capacitados para realizar esta tarea operativa sin depender de
otros jefes.
― Se ajustó la frecuencia de las reuniones de los distintos equipos de trabajo para evitar
cuellos de botella en algunas actividades, por tanto se buscó una cantidad de tiempo
oportuna entre cada reunión o procesamiento de contratos, de tal forma que no se
acumulen actividades en el desarrollo del proceso.
― Se cambió el orden de los tres últimos procesos, Elaborar la minuta del contrato pasó
de ser el penúltimo a ser el antepenúltimo, parametrizar el contrato pasó de la
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 59
antepenúltima a la última posición, finalmente Legalizar el contrato paso de la última
posición, a la penúltima.
Con los cambios implementados y asignados en el modelo se puede ver en la imagen que el
tiempo promedio de procesamiento o gestión de un contrato pasó de 63.1 horas a 54.23 horas, el
tiempo promedio de espera también se redujo pasando de 1,48 horas a 0,042 horas, Los tiempos
mínimo paso de 9,33 horas a 9,11 horas y el tiempo máximo pasó de 79,83 horas a 64,02 horas
3.2.7 Comparación de los diferentes escenarios.
Tabla 4
Representación de los tiempos de las actividades primeros dos escenarios
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 60
Para los dos primeros escenarios comparados con la situación actual, se presenta el resumen de
la reducción de los tiempos que se simularon para alimentar el modelo arena y ver el
comportamiento del proceso, para estos dos primeros escenarios el tiempo de llegada entre
contrato se dejó en 24 horas, el número de horas a trabajar por día se estableció en 9 horas, se
realizó reducción del tiempo de algunas actividades por ejemplo entre el escenario Actual y el
Escenario Uno se modificó el tiempo de 5 actividades, entre las más destacadas fueron: Realizar
negociación se pasó de 7,9 a 7,0 horas promedio y la desviación estándar se redujo de 1,197 a
0,816 y Elaborar minuta del contrato se redujo de 8,8 a 8,1 horas promedio y su desviación estándar
de 1,033 a 0,994, en general los cambios realizados decremento el promedio total de gestión x
contrato de 67,2 a 65 horas promedio, estos cambios se pueden apreciar en la tabla anterior.
Ahora entre escenario Uno y escenario Dos se hizo la reducción de tiempos promedio de 9
actividades entre las más afectadas vale la pena destacar: Parametrizar el contrato pasa de 7 a 6
horas promedio y su desviación estándar baja de 1,333 a 1,054, Elaborar minuta del contrato pasa
de 8,1 a 6 horas promedio y su desviación estándar cae de 0,994 a 0,816 en total las modificaciones
realizadas permitieron reducir el tiempo total promedio de gestión por contrato de 65 a 60 horas
promedio.
Al ingresar estos datos al modelo arena, presentó los siguientes cambios entre los tres
escenarios, se colocan aquí los elementos más relevantes tomados de los reportes de la herramienta
de simulación arena.
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 61
Escenario Situación actual.
Escenario Uno.
Escenario Dos.
Figura 16. Comparación de resultados reporte arena de los dos escenarios
Analizando los tres escenarios en donde solo se redujo el tiempo de algunas actividades, se
puede notar que los tiempos de espera y los tiempos totales promedio se redujeron tambien, por
ejemplo el tiempo de espera pasó de 4,66 a 4,11 y 3,12 horas promedio, de igual forma los tiempos
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 62
promedio total de gestión para un contrato bajo de 63,18 a 62,91 y 57,42 horas promedio desde el
escenario actual hasta el escenario dos.
Tabla 5
Representación de los tiempos de las actividades últimos dos escenarios
Fuente: Datos producto del promedio de las 10 prestadores
Para los dos ultimos escenarios “tres y cuatro” se toma como punto de partida el escenario dos,
ya que se evidencian mejoras significativas con respecto al tiempo promedio de duración en la
gestión de un contrato, como se aprecia entre los escenarios dos y tres, sólo se fusionaron las dos
primeras actividades en una sola pasando de 6,9 (3,5 + 3,4) horas promedio a 5,3 horas, las otras
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 63
actividades no sufrieron modificación en sus tiempos, sin embargo se aprecia una redución en el
tiempo promedio no simulado pasando de 60 horas a 58,4 horas promedio.
En cuanto a la transición del escenario tres al escenario cuatro, si se hicieron modificaciones de
varias actividades entre los cambios mas significativos tenemos: Realizar Negociación se redujo
de 6,5 a 6 mientras el valor de desviación pasó de 0,850 a 0,816 horas promedio. Parametrizar el
contrato decrementó su tiempo de 6 a 5,5 horas promedio y su desviación estandar paso de 1,054
a 0,850.
Al ingresar estos datos al modelo arena, se obtuvieronobtuvimos los siguientes resultados.
Escenario Tres.
Escenario cuatro.
Figura 17 Comparación de resultados reporte arena de los dos últimos escenarios
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 64
En los dos ultimos escenarios se fusionaron las dos primeras actividades en una sola. Para la
comparación de los escenarios tres y cuatro, vale la pena destacar que solo se fusionaron las dos
primeras actividades, reduciendo el tiempo promedio al pasar a una sola, con esto se obtuvo una
reducción del tiempo de espera de 3,12 a 0,016 y tiempo promedio de gestion por contrato de 57,42
a 54,72 horas promedio.
Para la comparación con el escenario cuatro, en el cualse redujo el tiempo de 6 activiades entre
los cambios significativos, la actividad Realizar Negociación bajó su tiempo promedio de 6,5 a 6,0
y la actividad Parametrizar el contrato pasó de 6,0 a 5,5 horas promedio con lo que se logró llevar
a cero el tiempo promedio de espera y el tiempo total promedio de gestión por contrato llegó a su
valor más bajo en todos los escenarios el cual fue de 51,37 horas promedio,
3.3 Elaboración del modelo para la propuesta de mejora.
En la propuesta de mejora recomiendo dejar únicamente estas diez actividades con los
responsables de cada una de ellas y los tiempos que se encontraron para que no se presenten
demoras en la gestión de los contratos de prestación de servicios.
Tabla 6
Actividades sus responsables y tiempos de proceso mejorado en horas
Actividades, responsables y tiempos de cada actividad del proceso mejorado
Actividad Responsable Horas
Validar la modalidad de
contratación definida en planeación de
la red y establecer la modalidad
aplicable
Definir el mecanismo de Negociación
Dirección Nacional de Relacionamiento
con Prestadores
Jefe Nacional de Relacionamiento con el
Prestador
Jefatura Regional de Relacionamiento con el 5,3
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 65
Prestador Gerente Nacional de Redes
Dirección Regional de Redes de Servicio
Definir Prestador Negociador 5,7
Realizar Negociación Negociador 6,0
Elaborar Acuerdo de Servicios y
Tarifas
Analista Nacional de Relacionamiento
con Prestadores
Analista Regional de Relacionamiento con
Prestadores 5,9
Legalizar anexos técnicos y
Operativos
Analista Nacional/ Regional
Relacionamiento con Prestadores/
Enfermeros Auditores 6,2
Aprobar acuerdo de servicio en
comité primario
Gerente Nacional de Redes/ Gerente
Regional 4,1
Firma del acuerdo de servicios y
tarifas por parte del Prestador y EPS
Gerente Nacional de Redes
Dirección Regional de Redes
Dirección Nacional de Relacionamiento con
Prestadores 5,9
Elaborar Minuta del Contrato Dirección Nacional Contratación
Coordinación Regional Contratación 6,0
Legalizar contrato Dirección Nacional Contratación
Coordinación Regional Contratación 6,0
Parametrizar el Contrato
Analista Nacional de Relacionamiento
con Prestadores
Analista Regional de Relacionamiento con
Prestadores 5,5
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 66
Figura 18. Modelo de actividades con las mejoras en software arena
3.3.1 Costo y tiempo de cada actividad del escenario actual por la gestión de un
contrato.
Incluir contexto
Tabla 7
Horas y costo de cada actividad y costo total situación actual
Validar la modalidad de contratación definida en planeación de la red y establecer la
modalidad aplicable
Tipo de profesional Costo Hora Horas Costo
Dirección Nacional de Relacionamiento con Prestadores $ 37.037 3,6 $ 33.333
Jefe Nacional de Relacionamiento con el Prestador $ 27.778 3,6 $ 100.001
Jefe Regional de Relacionamiento con el Prestador $ 25.926 3,6 $ 93.334
TOTAL $ 326.668
Definir el mecanismo de Negociación
Tipo de profesional Costo Hora Horas Costo
Gerente Nacional de Redes $ 55.556 3,9 $ 216.668
Dirección Nacional de Relacionamiento con Prestadores $ 37.037 3,9 $ 144.444
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 67
Dirección Regional de Redes de Servicio $ 33.333 3,9 $ 129.999
TOTAL $ 491.111
Definir Prestador
Tipo de profesional Costo Hora Horas Costo
Negociador $ 18.519 6,7 $ 124.077
TOTAL $ 124.077
Realizar Negociación
Tipo de profesional Costo Hora Horas Costo
Negociador $18.519 7,9 $ 1.463.001
TOTAL $ 1.463.001
Elaborar Acuerdo de Servicios y Tarifas
Tipo de profesional Costo Hora Horas Costo
Analista Nacional de Relacionamiento con Prestadores $ 9.259 6,2 $ 57.406
Analista Regional de Relacionamiento con Prestadores $ 8.889 6,2 $ 55.112
TOTAL $ 112.518
Legalizar anexos técnicos y Operativos
Tipo de profesional Costo Hora Horas Costo
Analista Nacional de Relacionamiento con Prestadores $ 9.259 6,6 $ 61.109
Enfermeros Auditores $ 13.333 6,6 $ 87.998
TOTAL $ 149.107
Aprobar acuerdo de servicio en comité primario
Tipo de profesional Costo Hora Horas Costo
Gerente Nacional de Redes $ 55.556 4,7 $ 261.113
Gerente Regional $ 74.074 4,7 $ 348.148
TOTAL $ 609.261
Firma del acuerdo de servicios y tarifas por parte del Prestador y EPS
Tipo de profesional Costo Hora Horas Costo
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 68
Gerente Nacional de Redes $ 5.556 6,1 $ 338.892
Dirección Regional de Redes $ 33.333 6,1 $ 203.331
Dirección Nacional de Relacionamiento con Prestadores $ 37.037 6,1 $ 225.926
TOTAL $ 768.149
Parametrizar el Contrato
Tipo de profesional Costo Hora Horas Costo
Dirección Nacional de control de Registro del Costo $ 37.037 7 $ 259.259
Coordinación Nal. del Centro Nacional Control Tarifario $ 29.630 7 $ 207.410
TOTAL $ 466.669
Elaborar Minuta del Contrato
Tipo de profesional Costo Hora Horas Costo
Dirección Nacional Contratación $ 37.037 8,8 $ 325.926
Coordinación Regional Contratación $ 22.222 8,8 $ 195.554
TOTAL $ 521.479
Legalizar contrato
Tipo de profesional Costo Hora Horas Costo
Dirección Nacional Contratación $ 37.037 6,3 $ 233.333
Coordinación Regional Contratación $ 22.222 6,3 $ 139.999
TOTAL $ 373.332
Total Horas Valor
67,2 $ 5.405.371
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 69
3.3.2 Costo y tiempo por actividad del escenario mejorado para la gestión de un
contrato.
Tabla 8
Horas y costo de cada actividad y costo total situación mejorada
Validar la modalidad de contratación definida en planeación de la red y establecer la modalidad aplicable,
definir el mecanismo de Negociación
Tipo de profesional Costo Hora Horas Costo
Director Nacional de Relacionamiento con Prestadores $ 37037 5,3 $ 196296
Jefe Nacional de Relacionamiento con el Prestador $ 27778 5,3 $ 147223
Jefe Regional de Relacionamiento con el Prestador $ 25926 5,3 $ 137408
Gerente Nacional de Redes $ 55556 5,3 $ 294447
Dirección Regional de Redes de Servicio $ 33333 5,3 $ 176665
Total $ 952039
Definir Prestador
Tipo de profesional Costo Hora Horas Costo
Negociador $ 18519 5,7 $ 105558
Total $ 105558
Realizar Negociación
Tipo de profesional Costo Hora Horas Costo
Negociador $ 18519 6 $ 111114
Total $ 111114
Elaborar Acuerdo de Servicios y Tarifas
Tipo de profesional Costo Hora Horas Costo
Analista Nacional de Relacionamiento con Prestadores $ 9259 5,9 $ 54628
Analista Regional de Relacionamiento con Prestadores $ 8889 5,9 $ 52445
Total $ 107073
Legalizar anexos técnicos y Operativos
Tipo de profesional Costo Hora Horas Costo
Analista Nacional de Relacionamiento con Prestadores $ 9259 6,2 $ 57406
Enfermeros Auditores $ 13333 6,2 $ 82665
Total $ 140070
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 70
Aprobar acuerdo de servicio en comité primario
Tipo de profesional Costo Hora Horas Costo
Gerente Nacional de Redes $ 55556 4,1 $ 227780
Gerente Regional $ 74074 4,1 $ 303703
Total $ 531483
Firma del acuerdo de servicios y tarifas por parte del Prestador y EPS
Tipo de profesional Costo Hora Horas Costo
Gerente Nacional de Redes $ 55556 5,9 $ 327780
Dirección Regional de Redes $ 33333 5,9 $ 196665
Dirección Nacional de Relacionamiento con Prestadores $ 37037 5,9 $ 218518
Total $ 742963
Elaborar Minuta del Contrato
Tipo de profesional Costo Hora Horas Costo
Dirección Nacional Contratación $ 37037 6 $ 222222
Coordinación Regional Contratación $ 22222 6 $ 133332
Total $ 355554
Legalizar contrato
Tipo de profesional Costo Hora Horas Costo
Dirección Nacional Contratación $ 37037 6 $ 222222
Coordinación Regional Contratación $ 22222 6 $ 133332
Total $ 355554
Parametrizar el Contrato
Tipo de profesional Costo Hora Horas Costo
Analista Nacional de Relacionamiento con Prestadores $ 9259 5,5 $ 50925
Analista Regional de Relacionamiento con Prestadores $ 8889 5,5 $ 48890
Total $ 99814
Total Horas Valor
56,6 $ 3973229
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 71
3.4 Resumen cuantificación de la mejora Tabla9
Cuantificación de la mejora
Cuantificación de la mejora
Situación Total Horas Valor x contrato Contratos Aprox Mes Valor Mes
Actual 67,2 $ 5,405,371,00 20 $ 108,107,420,00
Mejora 56,6 $ 3,973,229,00 20 $ 79,464,580,00
Reducción 10,6 $ 1,432,142,00 20 $ 28,642,840,00
3.5 Conclusiones y recomendaciones.
Se toma para el trabajo de simulación 10 prestadores dado que son los más
representativos igualmente para cada escenario se tomaron los mismos 10 prestadores para
mantener la uniformidad de los tiempos y poder realizar las comparaciones.
La comparación de los resultados entre los escenarios simulados se hizo
básicamente tomando dos variables de los reportes y estas fueron el tiempo promedio total
de gestión de un contrato y se revisó si el tiempo promedio de espera en cola se reducía en
cada actividad especialmente las que habían presentado tiempos más altos en el escenario
inmediatamente anterior
Después de realizar el análisis de todas las actividades del proceso de
relacionamiento con el prestador de COOMEVA EPS S.A, se evidenció que la mayoría de
ellas podían ser sometidas a mejoras, bien sea con respecto al tiempo en que se desarrollan,
o mejora en el orden de ejecución de las mismas, como también mejora en la asignación
de los recursos.
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 72
Se recomienda unificar las dos primeras actividades: “validar la modalidad de
contratación definida en planeación de la red, establecer la modalidad aplicable y definir el
mecanismo de negociación” en una sola actividad dado que tiene una persona en común
por tanto se puede realizar una sola reunión las dos actividades con lo que se reduce el
tiempo de 7,5 horas promedio a 5,2 horas.
En la actividad “elaborar minuta del contrato” se recomienda enviar la firma de la
minuta por correo electrónico como firma electrónica puesto que de esta manera se reduce
el tiempo de 8,8 horas promedio que toma hacerlo con firma certificada a 6,1 horas al
hacerlo con la recomendación.
Si se implementan las recomendaciones obtenidas gracias al análisis y simulación
de las actividades y comparando los resultados de la situación actual con los resultados de
la situación de mejora concluimos que la duración total de procesamiento o gestión de un
contrato pasaría de durar 67,2 a 56,6 horas promedio lo que evidencia una reducción de
tiempo de 10,6 horas y genera una reducción de costo del procesamiento de cada contrato
de $1,432,142 al pasar de costar $5,405,37 a $3,973,229.
Realizar la representación del proceso de contratación de prestadores en el software
de simulación arena es un proceso bastante interesante, dado que permite simular el
desarrollo de las actividades, variando los tiempos, los recursos, las frecuencias de entrada,
de manera lógica, haciendo uso de funciones estadísticas según la metodología que se elija,
sin invertir cantidad de recursos, humanos ni económicos y sin impactar de manera negativa
el normal desarrollo habitual de las actividades, lo cual ocurriría si se hace una simulación
en vivo o en caliente.
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 73
Analizando los distintos escenarios de la simulación del proceso se evidencia que
participan demasiadas personas en cada actividad, lo cual hace costoso el proceso y podría
estar presentándose demoras por la toma de decisiones de varios actores, se recomienda
analizar la posibilidad de reducir el personal de algunas actividades, colocando personas
idóneas y expertos lo que agilizaría las respuestas en tiempo de todo el proceso.
PROCESO CONTRATACIÓN PRESTADORES COOMEVA EPS CALI 74
4 Bibliografía
https://www.arenasimulation.com/simulation-software-download
http://intranet.coomeva.com.co/publicaciones.php?id=51865
http://eps.coomeva.com.co/publicaciones.php?id=34215
https://www.boreal-is.com/es/blog/mapeo-partes-interesadas-grupos-interes/
https://www.ucursos.cl/ingenieria/2007/1/IN44A/2/material_docente/previsualizar?id_material=
13137
https://simulacion.files.wordpress.com/2009/11/9-arena1.pdf
https://www.minsalud.gov.co/salud/Documents/Financiamiento%20del%20R%C3%A9gimen%2
0contributivo%20y%20otros%20procesos.%20CAP%205.pdf
https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Lists/BibliotecaDigital/RIDE/VP/FS/fuentes-y-usos-de-
recursos-del-sgsss.pdf
https://www.boreal-is.com/es/blog/estrategia-compromiso-partes-interesadas/