Oscar González-Rojas <[email protected]>
Profesor Asistente
Departamento de Ingeniería de Sistemas y Computación
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“BPM es un habilitador fundamental para la transformación digital”
“La propuesta de valor de BPM se logra con automatización”
“El gobierno de los procesos con TIC genera mecanismos de gobierno en un negocio digital”
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Agenda
• Retos y Realidades de la Transformación Digital
• Gestión de Procesos de Negocio (BPM)
• Gestión Estratégica de Procesos
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Mejoramiento del desempeño
Financial
Human Resources
Technology
Economy Culture Regulatory
Organisation
Performance Management Performance Planning
Function A Function B Function C
Assets & Resources
Business Environment
Stakeholders
Customers
Materials
Competitors
Business Process
Business Process
Business Process Val
ue
Rummler’s Framework
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Negocios Digitales
• Evolución constante
• Requieren rápida adaptación
• Se debe monitorear y controlar la ejecución
“Most businesses have just three core processes: Sell stuff + Deliver stuff +
Making sure you have stuff to sell and deliver” . Geary Rummler
• Los procesos de deben transformar constantemente
– Recursos: costos, ingresos, margen
– Operación: crecimiento, oferta, innovación
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Business Process Management (BPM)
Integración operacional
Propuesta de valor general: Ofrecer servicios como una compañía integrada Control y dirección entre unidades de negocio Agilidad y reacción oportuna “Reducción de costos” Mejoramiento continuo …
Comercial
Servicios
Financiera
…
Proceso
Comercial
Financiera
Operación
…
Proceso
Pn
P2 P1
•G. Capacidades
•G. Portafolio
•G. Recursos
•G. Riesgos
•Control y Evaluación
Portafolio de Procesos
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Etapas BPM Retos:
• Entender la estrategia organizacional – Actividades de negocio
– Frameworks por industria
• Priorización – Importancia + funcionalidad + factibilidad
Process identification
Conformance and performance insights
Conformance and performance insights
Processmonitoring and
controlling
Executable processmodel
Executable processmodel
Processimplementation To-be process
model
To-be process model
Processanalysis
As-is processmodel
As-is processmodel
Process discovery
Process architectureProcess architecture
Processredesign
Insights onweaknesses and
their impact
Insights onweaknesses and
their impact
Management
processes
1.1
Plan the
Business
1.2
Govern the
Business
1.3
(Re)design
Processes
1.5
Change the
Business
1.4
Develop Methods
& Standards
Manage Firm
2.1
Optimize
Stakeholder
Relationships
2.2
Develop
Service Offerings
2.3
Raise Awareness
of Services
2.12
Evaluate Client
Solution Delivery
Relate to Clients
2.4
Plan Delivery of
Service to Service
Corp.
2.5
Gain Initiative
Commitment
2.13
Adjust Portfolio
Optimize Portfolio
2.6
Deliver
Infrastructure
Solutions
2.7
Deliver Business
System Solutions
2.8
Provide
Professional
Services
Deliver Solutions
2.9
Operate
Infrastructure &
Business Systems
2.10
Retire Solutions2.11
Support Users
Optimize Solutions
Core
processes
3.1
Provide Expert
Advice &
Knowledge
3.2
Provide HR
Capabilities
3.3
Provide IT Tools
3.5
Obtain Financial
Services
3.4
Acquire Goods &
Services
Support Firm
3.6
Provide Working
Facilities
Support
processes
Funcionalidad
Alta
Alta Baja
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Etapas BPM Retos:
• Modelamiento de procesos – Comunicación + Análisis + Simulación
• Especificación detallada
• Análisis – Desempeño
– Causas
Process identification
Conformance and performance insights
Conformance and performance insights
Processmonitoring and
controlling
Executable processmodel
Executable processmodel
Processimplementation To-be process
model
To-be process model
Processanalysis
As-is processmodel
As-is processmodel
Process discovery
Process architectureProcess architecture
Processredesign
Insights onweaknesses and
their impact
Insights onweaknesses and
their impact
Dimensiones
How (control)
What (data)
Where (location
Who (roles)
When (time)
Why (metrics)
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Etapas BPM Retos:
• Análisis cualitativo – Valor generado
• Qué genera valor? – CLIENTE
• Qué genera valor al negocio ? -- OPERACIÓN
• Qué NO genera valor?
– Desperdicios
• Envío de documentos del proceso
• Espera de datos o recursos
• Re-trabajo
– Causa-efecto & Registro problemas & gráficas pareto
Process identification
Conformance and performance insights
Conformance and performance insights
Processmonitoring and
controlling
Executable processmodel
Executable processmodel
Processimplementation To-be process
model
To-be process model
Processanalysis
As-is processmodel
As-is processmodel
Process discovery
Process architectureProcess architecture
Processredesign
Insights onweaknesses and
their impact
Insights onweaknesses and
their impact
- Diligenciar (VA) - Enviar solicitud (NVA)
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Etapas BPM Retos:
• Análisis cuantitativo – Simulación
• Desempeño – Tiempo de ciclo
– Costo por instancia
– Calidad
• Utilización recursos
Process identification
Conformance and performance insights
Conformance and performance insights
Processmonitoring and
controlling
Executable processmodel
Executable processmodel
Processimplementation To-be process
model
To-be process model
Processanalysis
As-is processmodel
As-is processmodel
Process discovery
Process architectureProcess architecture
Processredesign
Insights onweaknesses and
their impact
Insights onweaknesses and
their impact
Tiempo de
Espera Utilización de recursos
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Etapas BPM Retos:
• Usar heurísticas de transformación (Simplificar)
• Alinear con necesidades de negocio
• Lograr interoperabilidad
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Conformance and performance insights
Conformance and performance insights
Processmonitoring and
controlling
Executable processmodel
Executable processmodel
Processimplementation To-be process
model
To-be process model
Processanalysis
As-is processmodel
As-is processmodel
Process discovery
Process architectureProcess architecture
Processredesign
Insights onweaknesses and
their impact
Insights onweaknesses and
their impact
AS-IS
TO-BE
Costo
Calidad
Tiempo Flexibilidad
Dimensiones
How (control)
What (data)
Where (location
Who (roles)
When (time)
Why (metrics)
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Etapas BPM Retos:
• Implementar y probar los procesos (programas) – “Mejorar la eficiencia”
– Conocimiento del estado de ejecución
– Control del proceso -> reacción
• Definir estrategias de desarrollo – reusar, desarrollar, comprar, outsource
• Gestionar cambio – Capacitar
– Re-diseñar responsabilidades
Process identification
Conformance and performance insights
Conformance and performance insights
Processmonitoring and
controlling
Executable processmodel
Executable processmodel
Processimplementation To-be process
model
To-be process model
Processanalysis
As-is processmodel
As-is processmodel
Process discovery
Process architectureProcess architecture
Processredesign
Insights onweaknesses and
their impact
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Información
Sistemas de Información
Actividades/ reglas de negocio
Personas
Instancia #1
Instancia #1
Proceso
Datos + recursos
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Etapas BPM Retos:
• Evidenciar la propuesta de valor – Medición operacional
– Medición específica al negocio
– Notificaciones
• Identificar nuevos ciclos de transformación
Process identification
Conformance and performance insights
Conformance and performance insights
Processmonitoring and
controlling
Executable processmodel
Executable processmodel
Processimplementation To-be process
model
To-be process model
Processanalysis
As-is processmodel
As-is processmodel
Process discovery
Process architectureProcess architecture
Processredesign
Insights onweaknesses and
their impact
Insights onweaknesses and
their impact
Tableros de control (alertas, reportes, ) – Minería de procesos
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Roles (Grupo BPM) Process
identification
Conformance and performance insights
Conformance and performance insights
Processmonitoring and
controlling
Executable processmodel
Executable processmodel
Processimplementation To-be process
model
To-be process model
Processanalysis
As-is processmodel
As-is processmodel
Process discovery
Process architectureProcess architecture
Processredesign
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their impact
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Ingeniero IT
Dueño del proceso
Analista
Participantes del proceso
Analista
Arquitecto de Negocio
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Visión del líder BPM:
“Tenemos BPM bajo control: métodos, herramientas, técnicas, y capacitación.”
Visión del Ejecutivo de Negocio:
“Cómo generar valor corporativo desde BPM?”
Visión del líder BPM: “Se requiren nuevas capacidades en el grupo BPM”
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Factores de Fracaso
• Foco en métodos y herramientas, no generación de
valor
• Falta de un plan de cambio organizacional
• Gestionar BPM como la única fuente de verdad
• Inhabilidad para comunicar BPM internamente
• Manejo de iniciativas BPM como silos
• Falta de estructuras de gobierno
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Portafolio de Procesos: Actividades Process
identification
Conformance and performance insights
Conformance and performance insights
Processmonitoring and
controlling
Executable processmodel
Executable processmodel
Processimplementation To-be process
model
To-be process model
Processanalysis
As-is processmodel
As-is processmodel
Process discovery
Process architectureProcess architecture
Processredesign
Insights onweaknesses and
their impact
Insights onweaknesses and
their impact
Des
emp
eño
So
sten
ible
(E
stru
ctu
ra/M
od
elo
de
Go
bie
rno
BP
M)
Procesos Mejorados y Administrados
•Evaluación
•Análisis de Brecha
Gestión de Capacidad/Madurez
•Alineación estratégica
•Priorización y selección (criterios claros)
•Estandarización (coherencia iniciativas)
•Manejo de activos y repositorios
Gestión del Portafolio
•(des-) centralización?
•Roles, Estructuras, Responsabilidades
•Decision-making
•Ajuste de funciones
•Capacitación
•Uso compartido
Gestión de Recursos
•Relacionamiento y revisión
• !Over-commitment, ! Entrega Valor
•Riesgos/Problemas/Cambio
•Integración de proyectos no-BPM
Gestión de Proyectos
•Valoración de Personas/Procesos
•Recompensas
Control y Evaluación
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Director de Programas BPM
Process Methodologist
P. Owner P. Analyst
Process Participant
Program Manager
Res
po
nsa
bili
dad
es Ubicar BPM en la
estructura organizacional
Integrar BPM con las metodologías corporativas
Definir el catálogo de servicios BPM
Stak
eho
lder
s Ejecutivos Senior
Directores de programas
Expertos corporativos (arquitectura, proyectos, riesgos, clientes, …)
Para
dig
ma
BPM as a Service
“I don’t care where BPM is, as long as it is not in IT.”
“I strongly believe, BPM should be in IT.”
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Coordinación para la Gestión de Procesos
Paul Harmon.
Business Process Trends
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Gracias por su atención
“BPM es un habilitador fundamental para la transformación digital”
“La propuesta de valor de BPM se logra con automatización”
“El gobierno de los procesos con TIC genera mecanismos de gobierno en un
negocio digital”