Project Management para Tecnología
de la Información
Gestión de Proyectos
1° Cuatrimestre de 2013
Profesor Dr. Alberto Zimerman
Preparación del material: Lic. Verónica Cáceres
Introducción
¿Por qué vemos Project Management?
Porque cualquier Proyecto requiere de las técnicas de Administración de Proyectos.
¿Qué veremos de Project Management?
El marco general de la gestión de proyectos
Áreas de conocimiento y Procesos de Gestión de Proyectos
¿Cuál es el alcance de los conceptos a tratar?
Obtener una visión integral y detallada de la gestión de proyectos
Generar la base de conocimientos para planear y administrar un proyecto
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¿Cuáles son sus características?
¿Qué es un Proyecto?
TEMPORAL
Tiene un comienzo y un fin definido.
Termina cuando se construyó el producto.
Su producto puede durar indefinidamente.
ÚNICO No se hizo antes.
PROGRESIVO
Implica proceder por pasos lo cuales deben ser permanentemente coordinados.
El alcance es constante, la elaboración es progresiva, es decir, se producen entregables parciales orientados a un entregable final.
(*) El producto del proyecto podrá ser un bien o un servicio
“Un Proyecto es un emprendimiento temporario realizado para obtener un producto o servicio único”
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¿Qué es un Proyecto?
Realizados por personas
Restringidos por recursos limitados
Planificados, ejecutados y controlados
Ventana de oportunidad
Equipo de proyecto transitorio
Otras Características:
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Operaciones
Continuas
Es un esfuerzo permanente que produce
la misma salida cada vez que se ejecuta
Salidas predecibles con poco riesgo y
bajo costo
Alcanzado el objetivo busca nuevos
objetivos
Proyectos
Temporarios
Únicos
Menor grado de previsibilidad e
inversión significativa
Alcanzado el objetivo se
disuelve el equipo
¿Qué diferencia existe entre una Operación y un Proyecto?
¿Qué es un Proyecto?
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Un proyecto se considera exitoso si logra los Objetivos en los Plazos Estipulados,
dentro de los Costos Previstos y con las Especificaciones y Expectativas
Requeridas
Plazos
Costos Triple limitación
Alcance
Costos Calidad
Plazos
Recursos
Recursos
Enfoque Tradicional Enfoque Moderno
Alcance
¿Qué es un Proyecto?
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Compromiso de los Interesados
Equipo Idóneo con Altos estándares
Los objetivos y beneficios son alcanzables
Los riesgos son mitigados
Nivel de Esfuerzo y Agenda pueden predecirse
El alcance es realista y puede manejarse
¿Cuáles son las Claves del Éxito en un Proyecto?
¿Qué es un Proyecto?
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Involucrados en los Proyectos
Los interesados en el Proyecto son individuos u Organizaciones que
están activamente involucrados en el proyecto o cuyos intereses
pueden ser afectados positiva o negativamente como resultado de la
ejecución o conclusión del proyecto
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Ciclo de Vida de Proyectos Los Proyectos generalmente se dividen en Fases para:
Mejorar su Control
Establecer relaciones y vínculos con las operaciones de la Organización
El conjunto de Fases se conoce como “Ciclo de Vida del Proyecto”.
El Fin de una Fase está marcado por la revisión de Entregables clave y del
rendimiento del proyecto hasta la fecha para:
Determinar el inicio de la próxima Fase
Detectar y corregir errores en forma efectiva.
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Entrega Inicio Diseño -Planificación - Desarrollo
Idea Equipo del Proyecto
Acta del Proyecto
Enunciado de Alcance
Plan
Línea de Base
Progreso
Aceptación
Aprobación
Cierre
Entradas
Fases
Salidas de la Gestión del Proyecto
Entregable del Proyecto
Producto
Típica secuencia de Fases en el Ciclo de Vida del Proyecto
Ciclo de Vida de Proyectos
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Procesos
El trabajo en Proyectos se realiza a través de Procesos.
Un Proceso es una serie de acciones que producen un resultado.
Los procesos de la Gestión del Proyecto pueden ser organizados en cinco
grupos:
Procesos de Iniciación
Procesos de Planificación
Procesos de Ejecución
Procesos de Control
Procesos de Cierre
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REPORTE FACILITADOR
RESUMEN SISTEMA
RESUMEN PROYECTO
TRASFONDO
OBJETIVOS DEL PROYECTO
RESUMEN DEL SISTEMA EN CURSO
NECESIDADES Y SUPOSICIONES DEL NUEVO SISTEMA
ALTERNATIVAS DEL NUEVO SISTEMA Resumen de alternativas
Descripción de cada alternativa
Mejoras esperadas ( para cada alternativa )
Mejoras en servicio
Impactos esperados ( para cada alternativa )
PROYECTO Empleados
Presupuesto
APÉNDICE Comparación Costo / Beneficio de las alternativas
Estimación de costos del proyecto y programa
Detalle de actividades, programa y presupuesto de la fase de Especificación de Requerimiento de los usuarios.
Documento Objetivo
Gestión de Proyectos
Áreas de Conocimiento
Administración de la Integración
Administración del Alcance
Administración de Calidad
Administración del Tiempos
Administración de Costos
Administración de la Comunicación
Administración de las Adquisiciones
Administración de los RRHH
Administración del Riegos
FASES y GRUPOS DE PROCESOS: Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre
Los Procesos de la Gestión de Proyectos se organizan en 9 Áreas de Conocimiento
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Objetivo y Alcance
4. Integración Asegurar que todos los elementos del proyecto estén adecuadamente integrados
Desarrollar el plan del proyecto, ejecutarlo y realizar el control integral de cambios
5. Alcance
Garantizar que se incluyan todo el trabajo requerido, y sólo lo requerido, para completar el proyecto exitosamente
Planificar, definir, verificar y controlar los cambios del alcance. El alcance se gestiona durante todos los procesos del ciclo de vida de un proyecto
6. Tiempos Velar para que el proyecto se complete a tiempo
Definir las actividades, secuenciarlas, calcular su duración, y desarrollar y controlar el cronograma
7. Costos Garantizar que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado
Planificar los recursos, estimar costos, y asignar y controlar el presupuesto
8. Calidad Asegurar que el proyecto satisfaga las necesidades objetivos definidos (producto y gestión)
Planificar la gestión de la calidad, y realizar su aseguramiento (revisar el proceso) y control
9. Recursos Humanos
Velar por el uso efectivo de las personas involucradas en el proyecto
Planificar la organización, adquirir y desarrollar las personas que conforman el equipo
10. Comunica_ ción
Asegurar la adecuada generación, recolección, distribución y almacenamiento de la información
Planificar las comunicaciones, recolectar y distribuir la información, y realizar su disposición final
11. Riesgos
Maximizar la probabilidad y consecuencia de eventos positivos y minimizar los eventos negativos
Planificar la gestión del riesgo, identificar, analizar cualitativa y cuantitativamente, elaborar un plan de respuesta, supervisarlo y controlarlo
12. Adquisición
Adquirir bienes y servicios por fuera de la organización ejecutante
Desarrollar el Plan de Adquisiciones, planificar la búsqueda de proveedores, administrar los contrato y hacer el cierre de los contratos
Áreas de Conocimiento
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Procesos de Iniciación
Planificación
Ejecución
Control
4.1 Desarrollo del Acta
de Proyecto
4.2 Desarrollo del
Enunciado del Alcance
del Proyecto
Acta de Constitución (Project Charter)
Enunciado del Alcance
Preliminar
Patrocinador del
Proyecto
• Enunciado del Trabajo
• Contrato
Factores
Ambientales
• Cultura
• Disponibilidad de
Recursos
• Sistema de Inf. de
Proyectos
Activo de los
Procesos
• Políticas y
Procedimientos
• Información Histórica
• Lecciones Aprendidas
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Generalmente contiene:
Objetivos del proyecto y Producto
Requerimientos del producto o servicio
Requerimientos y entregables del proyecto
Criterios de Aceptación
Restricciones y Supuestos
Otros datos de Costos, Recursos, tiempos y riesgos de alto nivel
Los Objetivos deben tener las siguientes características:
Specific (específico y explicitados),
Measurable (verificables),
Achievable (alcanzables / realistas),
Result Oriented (orientado a resultados) y
Time Bound (limitados en el tiempo)
Desarrollar el Enunciado de Alcance
Los entregables son productos / servicios verificables cuyo cumplimiento determinarán la finalización del proyecto o de una fase.
Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
El desarrollo del Plan de Gestión implica juntar todas las piezas en un todo coordinado.
Incluye los baseline del Proyecto, los Planes de Gestión subsidiarios, Cómo se administrarán los cambios.
El Plan debe ser dinámico y flexible (adecuarse a los cambios), es la guía para la ejecución del Proyecto. Es actualizado y revisado mediante el proceso de Control de Cambios Integrados.
El Plan de Gestión del Proyecto: es un documento formal y aprobado que define cómo el proyecto será ejecutado, monitoreado y controlado.
Planificar el Alcance
Documenta:
Cómo se preparará el Enunciado de Alcance
Fija criterios para determinar la terminación de Proyectos y Subproyectos
Cómo se definirá y modificará la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
El Plan de Gestión del alcance del Proyecto: es un documento que describe cómo se definirá, verificará y controlará el Alcance del proyecto
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Definir Actividades
Identificar y Documentar las actividades específicas para cumplir con los entregables del proyecto.
Secuenciar Actividades
Los diagramas de red:
Muestran como las actividades fluyen de principio a fin
Describen las relaciones de las tareas
Propósito del diagrama de red:
Calcular la duración del proyecto
Calcular la flexibilidad del cronograma para cada tarea, es decir su Flotación
Identificar tareas que se encuentran en el Camino Crítico
Optimizar el Cronograma del Proyecto y Visualizar el impacto de los cambios
Identificar y Documentar las dependencia entre las actividades del proyecto.
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6.3 Estimar los Recursos de las Actividades
Determinar qué recursos físicos, qué cantidad se utilizará y cuándo deberá estar disponible ese recurso.
6.4 Estimar la Duración de las Actividades
Valorar la cantidad de períodos de tiempo necesarios para completar cada tarea.
6.5 Desarrollar el Cronograma
El Cronograma: Constituye la Línea de Base de Tiempos. Es una expresión de las actividades del proyecto y de sus fechas de inicio y fin.
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Debe incluir datos adicionales tales como: Supuestos y restricciones, descripción de tareas y Reservas del Cronograma
Requiere la confirmación de los recursos
Existen distintos modelos de cronogramas. Su utilización responde a las necesidades del proyecto
Hitos: para dar una visión global de cumplimiento
Gant: para reportar avance de tareas
6.5-Desarrollar el Cronograma
7.1 Estimar Costos
Estimar el costo de los recursos necesarios para el cumplimiento de las actividades del proyecto, reflejándolos en la generación del Presupuesto.
7.2 Armar el Presupuesto de Costos
Sumar los costos estimados de las actividades, estableciendo una línea base, para el costo que sirva para medir su desempeño.
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7.2 Armar el Presupuesto de Costos
Job 001P0178: el 1Jul04 se incluye Contado al Presupuesto
Id Proyecto Id Cta Objeto Desc Cta Objeto Moneda Presupuesto Incurrido Previsto
ITF 19292000 Capacitación - Implementación PES $ 2,000.00 0
ITF 19302000 Consultoría PES $ 83,784.00 $ 61,743.29 648
ITF 19312000 Servicios Contratados PES $ 12,060.00 $ 10,714.00 4932
ITF 19322000 Hardware PES $ 920.00 0
ITF 19392000 Viajes y Estadías PES $ 1,000.00 $ 1,336.48 2900
ITF 19402000 Otros PES $ 24.17ITF 19412000 Personal Interno - Proyecto PES $ 9,350.00 $ 16,463.00 4000
$ 109,114.00 $ 90,280.94 12480
El Presupuesto: Constituye la Línea de Base de Costos. Es una expresión de los costos estimados del proyecto. Debe ser formalmente aprobado. Se utiliza para medir y controlar los costos del proyecto.
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8.1 Planificar la Calidad
(*) Si no existiera una a nivel empresa, el proyecto debiera establecer una para el proyecto.
La planificación de la Calidad implica identificar qué estándares son relevantes para el proyecto y cómo satisfacerlos.
Línea Base de Calidad: Es una expresión de los objetivos de Calidad del proyecto. Se utiliza para medir e informar la performance de Calidad del proyecto.
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9.1 Planificar los Recursos Humanos
Determinar los roles del proyecto, las responsabilidades y el organigrama el proyecto en general.
10.1 Planificar las Comunicaciones
Es necesario comprender:
las audiencias (quién), el tipo de información y nivel de detalle (qué),
el formato y medio (cómo), la frecuencia y las fechas límites (cuándo),
quién debe comunicar (responsable)
Por ello es una actividad ligada a la planificación de RRHH.
Además será necesario entender dónde estará la información, cómo será actualizada, quién accede a la información del proyecto, cómo es el proceso de recolección y actualización, etc.
El propósito del plan es informar a todos los interesados cómo será gestionada la comunicación del proyecto.
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Gestión de Riesgos
Determinar el enfoque para la gestión de riesgos
Determinar qué riesgos pueden afectar al proyecto y documentarlos
Evaluar impacto y probabilidades (Alto, Medio, Bajo) para determinar prioridades
Determinar los impactos monetarios que puede generar la ocurrencia de un riesgo.
Desarrollar opciones de acción y asignar responsables para el seguimiento.
Monitorear riesgos identificados, evaluar nuevos, asegurar la ejecución de las respuestas.
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4.4 - Dirigir y Gestionar la Ejecución
Durante Ejecución:
Se ejecuta el plan, generando los Entregables del proyecto
Se utiliza la mayoría del presupuesto del proyecto
Se adquiren recursos
Se comunica, se distribuye información, se reporta avance
Se identifican y monitorean riesgos
Se construye el equipo
Se asegura la calidad
Se detectan y gestionan pedidos de cambios
Comprende el conjunto de actividades necesarias para cumplir con el trabajo establecido en el plan del proyecto, de modo de producir los entregables específicos y cumplir con los objetivos del proyecto
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En todos los casos:
Implica controlar los cambios del Proyecto.
Se utiliza un proceso de control de cambios.
Se compara con las líneas de base.
Se realiza análisis de variaciones o revisiones.
Se verifican Métricas y/o planes iniciales.
Para el control de costos se utiliza la técnica de Valor Ganado.
Las salidas suelen ser:
Aprobaciones.
Acciones correctivas y preventivas.
Actualizaciones a las líneas de base y documentos.
Pedidos de cambios.
Cualquier cambio que sea necesario debe ser aprobado por el proceso de Control de Cambios.
Controles de Resultados vs. Planeado
El Control del Alcance, Cronograma, Costos, Calidad, Riesgos implica la comparación de los resultados obtenidos en el proyecto respecto de lo planeado.
7.3- Controlar Costos
Influenciar sobre los factores que generan variaciones al costo y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto
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Los proyectos suelen experimentar diferencias en los tiempos y costos reales de realización del trabajo versus lo planificado (rendimiento)
Variación = Real – Planificado
La pregunta es :
¿El desvío es aceptable?
4.7- Cerrar el Proyecto
Durante el Cierre :
Se verifica el producto
Se recopilan datos y estadísticas finales
Se realizan reuniones de finalización / cierre
Se realiza el Informe final
Se revisa el proyecto o fase
Se completa la documentación del proyecto o fase
Se documentan las Lecciones Aprendidas
Se reasignan los recursos
Se realizan temas administrativos de cierre
Se solicita al Cliente complete Encuesta de Satisfacción
Implica realizar las actividades relacionadas con la finalización del proyecto. También establece los procedimientos de coordinar las actividades necesarias para verificar, documentar y formalizar la aceptación de los entregables por parte del cliente.
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