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INTRODUCCIN
La presente investigacin aborda una de las problemticas que
desde hace aos afectan a muchas Instituciones Educativas, y es el llevar
un Control Automatizado para la efectividad en cuanto al manejo de la
informacin que manipula el departamento de control de estudios. La
Unidad educativa San Jos de los Chorritos sirvi como base para la
investigacin donde se elaboro una consulta sobre el proceso de Control
de Notas, la cual tiene como objetivo determinar mediante una evaluacinque tanta eficacia, confiabilidad , veracidad y rapidez tendra el control
automatizado para el control de notas.
Por ende el principal objetivo de esta investigacin es realizar un
estudio sobre las causas que originan la necesidad de llevar un buen
Sistema de Control de Notas en una institucin y las herramientas
necesarias para erradicar los problemas ms comunes en cuanto a los
procesos control de notas manual.
En este sentido se entiende como Control de Notas, al
procedimiento a seguir al final de cada lapso escolar, en dicha institucin,
el Control de Notas es manual y a partir de observaciones y del
levantamiento de informacin que arrojo la investigacin se pudo detectar
que la mayora de los procedimientos tienen inconvenientes, entre ellos
se pueden destacar: prdida o duplicacin de informacin, retardo en el
momento de entregar las boletas a los representantes por la tardanza delproceso.
Por lo tanto, para liberar a este proceso de la abrumadora tarea de
efectuar el control y llenado de boletas manuales que ocasiona
congestionamiento se ofrece una herramienta de trabajo que consiste en
un sistema de automatizado que sea eficaz y rpido. El paquete de
aplicaciones presenta una interfaz amigable capaz de realizar: las
operaciones bsicas de mantenimiento de los datos que proporcione una
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mejor manera de proveer informacin actualizada para la toma de
decisiones, registro y control de todos los procesos inherentes del
proceso de control de notas y ofrecer los reportes de acuerdo a la
necesidad del usuario.
El objetivo central de este proyecto es automatizar el proceso de
Control De Notas de esta institucin y todos los procesos inseparables al
mismo que genere informacin oportuna, precisa y confiable mediante el
uso de los sistemas de informacin, herramienta que contribuye a los
diferentes sectores productivos de la sociedad en llevar las tareasadministrativas rutinarias, tediosa y de gran volumen de informacin al
computador, teora que afianza la propuesta de sistema de informacin
para el proceso de Control de notas del plantel como nueva forma de
trabajo que sustituya la metodologa hasta ahora utilizada en los sistemas
administrativos escolares.
En el presente trabajo esta constituido en cinco (5) Captulos: En el
captulo I, se define el planteamiento del problema, los objetivosgenerales y especficos, la justificacin, mientras que en el captulo II, se
muestra las teoras que avalan la investigacin. En el captulo III, se
describe el marco terico que abarc del tipo y diseo de investigacin,
as como seleccin de la poblacin y muestra , las tcnicas e
instrumentos de recoleccin de datos, y por ultim se describe el
procedimiento llevado por los investigadores para la realizacin de este
trabajo, luego el capitulo IV, se refiere al diseo de un sistema deinformacin que permita el control efectivo de los procesos de control de
notas y sus acompaantes, adems de todo lo relacionado con el sistema
tanto como requerimientos como los gastos que acarreara este para su
puesta en funcionamiento. En el captulo V se presentaron las
conclusiones y recomendaciones de la investigacin, por ltimo se
encuentran los anexos respectivos producto de la investigacin.
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CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Al ver el gran auge de la informtica en la vida diaria del ser
humano, se puede notar que esta relacionado de alguna u otra forma por
las actividades del hombre, por lo que la mayora de las instituciones en el
mbito mundial, cuentan con sistemas automatizados que ofrecen
confiabilidad y ejecucin rpida de los procesos.
Mientras tanto, el avance de la tecnologa y el desarrollo de las
organizaciones son dos (2) grandes aspectos que marca el dinamismo de
la poca actual, adems estn relacionados como lo demuestra el hecho
del crecimiento de muchas empresas, debido a la incorporacin de
nuevos modelos tecnolgicos dentro de su estructura.
Posteriormente, hoy en da las organizaciones pblicas y privadas
buscan mejorar sus procesos basndose en las nuevas tecnologas, con
el fin de mantener la integridad en cada tarea a realizar, a travs de la
automatizacin de sus recursos, sistemas de computadoras y equipos
actualizados ya que con estas condiciones va siempre a la consolidacin
de sus objetivos.
Adems, es por ello que durante los ltimos aos la automatizacin
de los sistemas ha producido en la sociedad un gran impacto, estando
reflejada su importancia es que estos programas han multiplicado la
productividad y eficiencia del trabajo en.
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No obstante, la Unidad Educativa San Jos De Los Chorritos
ubicada en la Av. Principal San Jos en la Parroquia a Tocuyito- Edo.
Carabobo, dedicada a la formacin de ciudadanos desde la educacin
inicial, bsica y diversificada; la cual presenta una serie de conflictos
originados por el procesamiento de informacin debido al manejo manual
de los procesos.
Principalmente, el proceso de inscripcin que se efecta de la
siguiente forma: el representante se dirige al plantel con los documentos
del alumno, en donde son recibidos y verificados por la secretaria
encargada, una vez comprobados se procede a llenar la planilla de
registro del alumno la cual es completada al posterior del mismo, luego
para sellar y firmar el registro del alumno, el cual es entregado al
representante junto con el reglamento interno de la institucin.
Por otra parte, los docentes llevan el registro de las notas a un
formato que maneja la direccin del plantel y al representante se le
entrega la boleta con el informe de notas al final de cada lapso. Este
ltimo es evaluado de forma independiente y al final del mismo se renen
los docentes y directivos en el consejo de profesores para debatir sobre
las notas obtenidas por los alumnos, luego el docente procede a llenar las
boletas, las cuales son entregadas a los representantes al final de cada
lapso.
As mismo, la falta de un sistema automatizado para el control de
notas conlleva a seguir llevado de forma manual el procesamiento de
datos, lo que puede generar errores de trascripcin debido a que son
grandes cantidades de alumnos que maneja cada profesor y al realizar el
calculo y llenado de boletas pueden generarse dichos errores.
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Al igual, el almacenamiento de papeles y desorganizacin, que es
generado por el proceso de datos manual, genera un alto volumen de
informacin y le quita distincin al departamento ya que dicha informacin
cual ocupa mucho espacio fsico.
Tambin, la bsqueda de informacin especfica realizada de
manera manual tiene un alto grado de dificultad, adems de ser tedioso
para las personas encargadas de realizarla trayendo como consecuencia
lentitud al momento de solicitud de alguna informacin tanto por parte del
instituto como por parte de los representantes, como por ejemplo una
solicitud de notas.
Finalmente, sin ms argumento que agregar la institucin San
Jos de Los Chorritos tiene la necesidad de la implantacin de un
sistema automatizado para el control de notas con el fin realizar de
manera mas optima, eficaz, para as eliminar todas las posibles falla que
generan todos los procesos de datos de dicha institucin.
Propsitos del Estudio
Objetivo General
Desarrollar Un Sistema Automatizado Para El Control De Notas De
La Unidad Educativa San Jos De Los Chorritos
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Objetivo Especficos
Identificar la problemtica, a travs de un diagnostico mediante
tcnicas de observacin del sistema actual, para as determinar cuales
son las fallas existentes en el mismo.
Estudiar la factibilidad econmica- tcnica y operativa, a travs de
un estudio costo- beneficio, para as determinar la vialidad del sistema.
Analizar las necesidades propias del sistema a desarrollar, a travs
de diagnostico realizado anteriormente para as proceder al diseo y
desarrollo del sistema que permita cubrir con las necesidades de dicha
institucin.
Disear un sistema prototipo, a travs de las tcnicas de diseo
mediante los datos obtenidos en los requerimientos, con el fin de obtener
una visin ms objetiva del nuevo sistema
Desarrollar un sistema automatizado, para el control de notas que
cubra las necesidades propias de la unidad educativa San Jos De Los
Chorritos .
Realizar Pruebas y mantenimiento del sistema, utilizando datos
reales para as determinar las posibles fallas de sistema propuesto antes
de la implantacin.
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Justificacin
La presente investigacin, tiene como finalidad el desarrollo de un
sistema computarizado para el manejo de informacin que es procesada
en el departamento de control de estudio de la unidad educativa San
Jos de los Chorritos, la manipulacin de estos datos ser ms amena
en el sentido que el usuario podr acceder a la informacin de forma ms
rpida y menos complicada.
As pues, que con tan cantidad de alumnos, el manejo de la
informacin es inmenso y la posibilidad de extravi y traspapeleo de datos
es menor ya que los datos estn almacenados de manera digital, adems
del espacio que ocupa fsicamente los archivos verticales les quita
distincin al departamento.
De tal manera, implantando un sistema automatizado que cumpla
con los requerimientos que exige esta situacin, permite llevar un control
de registro de notas en forma eficiente, generando un resultado eficaz,
garantizando fidelidad de los datos adems de establecer rapidez en los
procesos.
Por consiguiente, la cantidad de papel a manejar disminuir de
forma notable ya que se archivara lo ms prescindible, y la posibilidad de
que algn registro de suma importancia se pierda es mnima, por que sino se encuentra en el archivo lgico se tendr la informacin respaldada
en discos extrables.
Adems, el tiempo en los procesos con un sistema de esta ndole,
ser menor ya que los alumnos constaran con un cdigo, lo que permitir
una rpida bsqueda de datos requeridos para la institucin San Jos de
los Chorritos, para as agilizar dicho proceso, ya que la institucin cuenta
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con gran demanda estudiantil garantizando a los representantes un mejor
servicio y una mejor atencin al momento de requerirla
En consecuencia, el sistema a implantar ser de fcil manejo por
los empleados del departamento encargados, ya que se realizar con un
lenguaje visual y grfico; que permite relacionarse rpidamente gracias a
la interfaz grfica que existir Usuario-Computador, y as ocultar la
diferencia que acarree dicha tarea en forma manual.
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Investigaciones Previas
Al formular un problema de investigacin concreto, es necesario
contar con un material bibliogrfico que muestre directa inclinacin con el
tema en estudio, esto se debe a la necesidad de informacin y bases que
sustenten un proyecto de investigacin, esto es considerado por muchos
analistas de vital importancia para la elaboracin del mismo, por lo cual se
han consultado algunos trabajos de grado referente al control y registros
de la informacin.
A continuacin, se presentan diferentes investigaciones
bibliografas, tomadas de diversas instituciones reconocidas como lo es
el Instituto Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonso
(I.U.T.E.P.A.L) y el Instituto Universitario de Tecnologa Para la
Informtica (I.U.T.E.P.I), ofreciendo de alguna u otra manera datos para
hacer posibles esta investigacin. A continuacin se describen lassiguientes:
Longart y Jimnez (2006), en este trabajo de grado titulado
sistema de informacin para la gestin administrativa de los
adiestramientos que proporciona los centros acadmicos del instituto
universitario de tecnologa para la informtica (I.U.T.E.P.I), Valencia.
Edo. Carabobo, realizado en la misma institucin.Sucede pues, que cuyo
fin es desarrollar un sistema de informacin para el control de pagosrealizados por el alumnado por diferentes cursos que dictan los centros
acadmicos que se encuentran dentro de la institucin antes mencionada.
Este trabajo, nos indica la importancia que poseen los sistemas de
informacin para el control de los procesos dentro de las instituciones,
organizaciones y empresas; brindando un sustento eficiente de cmo es
almacenada la informacin. Y adems, otorga el aporte de la metodologa
utilizada, la cual es el ciclo de vida de desarrollo de los sistemas ya que
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es la ms idnea permitiendo un mejor desenvolvimiento en cuanto al
desarrollo de los sistemas de informacin mediante un ciclo especifico
entre analistas y usuarios.
Carrin (2004) presento en su trabajo de grado titulado Sistema
Automatizado para el control y registro de informacin de los alumnos y
docentes, del centro de formacin profesional Germal Celis Sauneen el
municipio libertador, Edo. Carabobo, realizado en el I.U.T.E.P.I. Mediante
este sistema se propone controlar el registro de datos de alumnos y
docentes, a su vez minimizar los problemas de elaboracin de archivos
de datos proporcionando un control de documentos de manera que no se
omita informacin, facilidad en la presentacin de reportes y actualizacin
de datos.
Esta investigacin sirve de soporte y gua por cuanto en ella se
definen los distintos procesos que se ejecutan en un control de estudio,
permitiendo as aclarar las posibles dudas que surjan durante la
realizacin del proyecto.
Brito y D`Amelio (2003), en su trabado de investigacin titulado
Sistema Automatizado Para La Gestin Administrativa Y Control
Acadmico De La E.B Jos Gregorio Pea , elaborado en el
I.U.T.E.P.I, el cual tuvo como objetivo agilizarlos procesos tales como:
control de: notas, alumnos, profesores y empleados de la institucin,
inscripcin de alumnos, emisin de reportes (notas, constancias), adems
de controlar la entrada y salida de dinero, producto de la inscripcin.
Este trabajo ha aportado una serie de elementos que vale la penatomar en cuenta en el estudio que se realiza a continuacin y que es
objeto de la investigacin, ya que muestra aspectos importantes para el
manejo de datos, tanto del personal que trabaja en la institucin como el
alumnado en general, el cual es determinante en estos estudios dado,
que de no existir el control adecuado de estos datos que aneja el
departamento de control de estudio, no se tendr un flujo de informacin
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efectiva requerida hacia reas, importantes de la institucin, como lo es la
direccin, subdireccin y el docente entre otros.
Araque (2003) segn su trabajo, titulado Desarrollo de un sistema
de informacin automatizado para el control de las inscripciones de los
alumnos de la U.E Urimare, realizado en el I.U.T.E.P.A.L, para beneficio
aqu el autor expone a travs del proceso, la importancia que genera
tener el control de la informacin de las actividades, que permiten mejorar
la calidad del producto, a travs de los registro que son introducidos a
diario en el sistema.
Esta tesis tiene su relevancia singularmente, con la elaboracin de
los Hipos, a travs de los cuales se le asigno la jerarqua correspondiente
a cada uno de los modelos del sistema y su sistema se dividi en un
sistema propuesto.
Bases Tericas
Para la realizacin del presente proyecto se realiz un estudio
exploratorio sobre las diferentes tcnicas enmarcadas dentro de la
temtica con el propsito de establecer los conceptos, proposiciones y
reflexiones bajo las cuales se orienta el diseo de la propuesta.
Sistema
Para Chivenato (1996), la teora de los sistemas es una rama
especfica de la teora de los sistemas .En cuanto a esto, el autor plantea
que la misma no busca solucionar problemas ni intentar soluciones
prcticas, pero sin producir teoras y formulaciones conceptuales que
puedan crear condiciones de aplicacin en la realidad.
Existe una ntida tendencia de la integracin de las diversas
ciencias naturales y sociales; orientndose hacia una teora, dicha teora
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de sistemas puede ser de una manera ms amplia de estudiar los campos
no fsicos del conocimiento cientfico especialmente las ciencias sociales
al desarrollo, principios unificadores que atraviesan verticalmente los
universos particulares de las diversas ciencias involucradas, aproxima al
objetivo de la unidad de la ciencia.
En las organizaciones modernas, una de las razones ms
importantes de su tamao y complejidad la constituye el desarrollo
tecnolgico, los esfuerzos de sus miembros so agrupados y canalizados
de manera que sean productivos de satisfacer necesidades.
Pero dicha satisfaccin no se logra sino que se especializan os
sistemas de panera para ajustarlos. Por Hodge y Jonson (1976) en el
cual dichos autores sealan: puede concebirse a una organizacin como
complejo de relaciones entre otros recursos fsicos, humanos y trabajo,
unidos en una red de sistema.
Estas teoras aportan la especificacin de lo que significa e anlisis
y diseo de sistema el cual se plantea que para desarrollar un sistema
administrativo, se deben tomar en cuenta los componentes y problemas
luego emplear la informacin para recomendar soluciones a travs de la
planificacin mediante la utilizacin de computadoras.
El concepto de sistemas no es una tecnologa en s, pero es la
resultante de ella. El anlisis de las organizaciones vivas revela "lo
general en lo particular" y muestra, las propiedades generales de las
especies que son capaces de adaptarse y sobrevivir en un ambiente
tpico. Los sistemas vivos sean individuos o organizaciones, sonanalizados como "sistemas abiertos", que mantienen un continuo
intercambio de materia/energa/informacin con el ambiente.
Esta teora muy claramente nos indica que realizaremos un
sistema abierto, ya que todo aquel conjunto de elementos que posean
vida y que interacten en su entorno entre si, persiguiendo un fin comn
se denomina sistema abierto, debido a que el principal elemento es el
ser humano jugando el papel de capital humano, combinado con la
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tecnologa y otros elementos importantes, que persiguen un fin comn el
cual es el desarrollo y evolucin de las organizaciones.
Anlisis de Sistemas
Senn (1999), proceso de clasificacin e interpretacin de hechos,
diagnsticos de problemas y empleo de informacin para recomendar
mejoras a sistemas organizacionales para a si determinar sus mtodos
actuales y evaluar su efectividad.
Esta teora proporciona gran ayuda para la realizacin de este
proyecto ya que se refiere de otros subsistemas que se relacionan
directamente con el proceso, tales como la comunicacin entre procesos
que ayudan a coordinar y automatizar la informacin.
Sistemas de Informacin
Segn Burch y Strater (1986), es un ensamblaje formal y
sistemtico de componentes que ejecutan operaciones de
procesamiento de datos para proporcionar informacin a la gerencia de
apoyo a las actividades de planificacin, control y toma de decisiones,
adems de proporcionar una variedad de reportes que sern requeridos
por entes internos o externos.
Al mismo tiempo Montilva (1992), opina que un sistema de
informacin puede ser abierto e interacta en su medio ambiente y seadopta a las necesidades del medio que lo contiene, el sistema hombre-
maquina (computadoras) que automatizan los procesos rutinarios de
transformacin los cuales son controlados y dirigidos por el hombre su
entrada esta constituida por datos, y su salida por informacin; el proceso
de transformacin de datos en informacin constituye la investigacin
esencial del sistema de informacin. Dichas teoras salieron de los
laboratorios en los aos cincuenta (50).
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Un sistema de informacin puede existir dentro de un contexto de
una organizacin por varias razones:
Los usuarios del sistema son miembros de la organizacin que los
contiene.
El departamento que contiene y opera el sistema es una
organizacin.
El sistema de informacin es operado en parte y mantenimiento por
un departamento de la organizacin.
No obstante kendall y kendall (1992), dice que un sistema es un
gran nmero de objetos, conceptos o conjunto de ambos. Es aquel en el
cual las salidas y entradas estn constituidas plenamente por informacin
datos al sistema, procesa informacin de entrada luego la convierte en
una salida.
Asimismo, los sistemas de informacin son desarrollados con
propsitos diferentes dependiendo de las necesidades del negocio. Los
sistemas de procesamiento de transacciones funcionan a nivel
operacional de la organizacin los Sistemas Automatizados de Oficina
(OAS) y los Sistemas de Trabajo de Conocimiento (KWS) que dan cabida
al trabajo en el mbito de conocimiento. Los sistemas de ms alto nivel
incluyen a los Sistemas de Apoyo a Decisiones (DSS) as como los
Sistemas de Informacin Gerencial.
En otras palabras, Freedman (1994), considera que un sistema es
un grupo de componentes relacionados que interactan para realizar
una tarea como son el sistema de computacin que consta de un CPU y
dispositivos perifricos, los sistemas son informacin constituida por la
base de datos, todo ingreso de datos, actualizaciones, programas de
consulta e informacin, procesamiento manuales y por maquinas se
refieren con frecuencia al sistema operativo.
La teora descrita, sirvi como base para fundamentar los aspectos
en cuanto a los sistemas se refiere, resaltando el conocimiento, la
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operacin y la utilizacin de los mismos en todos sus aspectos. Los
cuales permitieron conocer con precisin el objetivo de la organizacin,
teniendo en cuenta que la informacin es recurso bsico para el
desarrollo de todas las actividades que se realizan en la Unidad
Educativa San Jos De Los Chorritos .
Automatizacin
Segn James Sen (2001), Viene a ser la instrumentacin del
orden de la idea puesto que suponer un sistema, contiene entrada y
salida y correspondiente mecnicos y control. Hannon E. (1998), diseo
del sistema de fabricacin con el de usar la capacidad de las maquinas
para llevar a cabo determinadas tareas efectuadas por seres humanos de
la operaciones sin la intervencin humana.
El termino automatizacin tambin ha sido para describir diseos
de sistemas no destinados a la fabricacin en los dispositivos
programados o automticos pueden funcionar de forma independiente
semi-independiente del control humano.
En comunicacin, aviacin y astronutica, dispositivos con los
equipos autnticos de conmutacin telefnica y pilotos automticos y, los
sistemas automatizados de gua y de control se utilizan para efectuardiversas tareas con ms rapidez o menos tiempo de lo podra hacerlo un
ser humano.
Por medio de la teora de la automatizacin, el estudio propuesto
obtendr una mayor calidad en sus operaciones ya que se agilizara todas
las labores que realizaran los usuarios en este sentido mejorara el
sistema, llevar un mejor control para efectuar diversas tareas con mas
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rapidez, para la productividad en los procesos que realiza el dpto. de
control de estudios.
Teora de control
Segn Schenei (1970), se entiende por control los procesos para
asegurarse de que las actividades correspondan a las actividades
planteadas con esto se llega a la conclusin que el control parte donde
termina la planificacin.
No obstante, el control es un concepto ms general, uno que
tambin ayuda a los administradores a realizar seguimiento de la
eficiencia de su planificacin su direccin y su organizacin y a tomar
medidas correctivas cuando se necesitan.
Segn chivenato (1995), el control se define como la evaluacin del
desempeo y as es necesario aplicar medidas correctivas de, manera
que el trabajo tenga lugar de acuerdo a los planes. El control es el
significado administrativo formalizado del termino, no existe sin la previa
planeacin y ejecucin, esta relacionado y forma parte de los tres
resultados de las funciones fundamentales de la administracin.
En relacin con dicha teora se puede establecer un diseo
automatizado para el control de notas de la Unidad Educativa San Jos
De Los Chorritos", ya que aprecia claramente la interrelacin de varios
elementos que han sido detalladamente analizado. Los cuales en
conjunto permite el ptimo funcionamiento del sistema y de esta manerase logra satisfacer los requerimientos de informacin de la institucin.
Teora de los Modelos Educativos
Segn Gimeno Sacristn (1981), es una representacin de la
realidad que supone un alejamiento o distanciamiento de la misma. Es
una representacin conceptual simblica y por tanto indirecta al ser
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necesariamente esquemtica se convierte en una representacin parcial y
selectiva de aspectos de esa realidad. Focalizando la atencin en lo que
considera importante y despreciando aquello que no lo es.
Segn Nuthall y Snook (1973), un modelo se identifica con una
especie de esquema interpretativo que selecciona datos de la realidad,
los estructura, decidiendo qu aspectos son importantes para conocer la
realidad a la que hace referencia. Gimeno Sacristn (1981), Pero la
riqueza modelo es est no slo en su funcin estructuradora, sino en la
propia teora que debe desarrollarse en torno al objeto modelo, que as
pasa a ser un modelo terico.
Segn Bunge (1976), el modelo terico es una representacin
conceptual esquemtica de una cosa o de una situacin real o supuesta
real El sistema hipottico que se monta, a partir del modelo gobierna a
la investigacin que debe descender a la prctica para su comprobacin.
Todo profesor que realiza un anlisis de su enseanza puede elaborar un
esquema de la misma. Dicho esquema es el modelo didctico utilizando
su modelo didctico.
La gran variedad de acciones tcnicas y medios utilizados por el
profesorado nos hacen pensar, asimismo en una gran variedad de
modelos haciendo muy difcil una clasificacin de los mismos. La
evolucin cientfica en general se realiza a partir de un cambio de
modelos ya que todo modelo tiene detrs una teora de la enseanza, por
tanto diferentes teoras curriculares dan lugar a diferencies modelos
didcticos, teniendo, estos ltimos ayos provisionalidad que las teoras.Los modelos son instrumentos que se utilizan para la construccin terica
formal y rigurosa.
Por consiguiente, estas teoras nos sealan que se trabaja sobre la
realidad de una situacin para poder decidir cuales son los aspectos ms
importantes que esta presenta teniendo en cuenta todos los recursos que
usan para llevar sus gestiones acadmicas de enseanza y con el avance
de la tecnologa crear un nuevo modelo educativo para as presentar un
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mejor servicio de enseanza ya que no debern llegar rigurosa tarea de
manejar sus procesos de manera manual.
Ciclo De Vida del Desarrollo de los Sistemas Segn Kendall Y
Kendall
La metodologa a utilizar para desarrollo del sistema es la de
kendall y kendall (1992), la cual lleva por titulo Ciclo de Vida de
Desarrollo de Sistema y abarca un conjunto de actividades que los
analistas, diseadores y usuarios necesitan llevar a cabo para desarrollar
y poner en marcha un sistema de informacin. Esta metodologa es
orientada a sistemas medianos y grandes, es sencilla, entendible y
presenta flexibilidad en su uso.
Igualmente, con el fin de facilitar un mximo nivel de exactitud,
confiabilidad y adems se adopten a la situacin y tipo de proyecto a
realizar, los sistemas requieren la aplicacin de una metodologa propia
para alcanzar sus objetivos. Las etapas de esta metodologa son siete (7)
de las cuales el proyecto solo se ejecutan las primeras cinco (5),
resultando las seis (6) y la siete (7) Pruebas y Mantenimiento del Sistema
e Implementacin y Evaluacin del Sistema, de no empleo, por que estainvestigacin solo se encarga de desarrollar el sistema y depender de
esta su implementacin.
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Caractersticas de la Empresa
En primer lugar, la Visin indica:
Egresar individuos solidarios y humanos que puedan asumir su
cuota de responsabilidad social.
Un egresado que se suma en forma participativa y voluntaria a
promocionar y aplicar su tcnica en los procesos laborales, culturales de
conocimiento y de avance de tecnolgicos.
Propiciar en el perfil del egresado de la institucin una proyeccin
armnica y pertinente en cuanto a su preparacin en concordancia con
las actividades productivas propias del desarrollo local, regional para su
fcil rpida incorporacin al trabajo y as poder construir al desarrollo
endgeno del pas.
Por otra parte, la Misin dice, formar un hombre nuevo del siglo
XXI para su preparacin para la vida en pro de mejorar u calidad de vida
con la aplicacin de tcnicas bsicas de un aprendizaje integrador que le
permita experimentar en forma participativa, protagnica, consistente y
solidaria de los procesos de transformacin social y con gran sentido de
pertenencia hacia el valor de la identidad nacional y al trabajo.
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Definicin de Trminos Bsicos
Control: Proceso de monitorear las actividades de la organizacin
para comprobar si se ajusta a lo planeado y para corregir las fallas o
desviaciones.
Datos: es el nmero de bits inteligibles por el hardware y el
software.
Informacin: es un conjunto organizado de datos, que constituyen
un mensaje sobre un determinado ente o fenmeno.
Investigacin: Una investigacin es un proceso sistemtico,organizado y objetivo, cuyo propsito es responder a una pregunta o
hiptesis y as aumentar el conocimiento y la informacin sobre algo
desconocido.
Organismo: conjunto de rganos de un cuerpo animal o vegetal.*
Ser viviente.* Cuerpo o institucin.
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Organizacin: sistemas diseados para lograr metas y objetivos
por medio de los recursos humanos y de otro tipo.
Problema: Situacin anormal respecto a las conductas o hechos
considerados "normales" en un momento histrico determinado y un lugar
dado.
Proceso: ejecucin de un conjunto de instrucciones entregadas a
la CPU para el cumplimiento de una etapa especfica sealada por los
comandos de algn programa.
Registro: es una memoria de alta velocidad de poca capacidad,
integrada en el microprocesador, que permite guardar y acceder a valores
muy usados, generalmente en operaciones matemticas.
Seguimiento: proceso mediante el cual se recopila
sistemticamente y con cierta regularidad los datos referidos al desarrollo
de un programa a lo largo del tiempo.
Sistema: Un sistema es un conjunto de elementos organizados
que interactan entre s y con su ambiente, para lograr objetivos
comunes, operando sobre informacin, sobre energa o materia u
organismos para producir como salida informacin o energa o materia u
organismos. Un sistema aislado no intercambia ni materia ni energa conel medio ambiente.
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CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
Diseo de Investigacin
Segn Sabino (1992), dice que el tipo de investigacin se enmarca
dentro de la modalidad de un proyecto factible y que a su vez se define en
descriptivo, documental y de campo, apoyndose en documentos reales y
visibles del investigador.
La presente investigacin, se enmarca por su contenido y forma
dentro de la modalidad de proyecto factible, ya que consiste en la
presentacin de una propuesta enfocada a la resolucin de la
problemtica concreta: Para el Control de Notas de la Unidad Educativa
San Jos de los Chorritos. Segn su modalidad el estudio se apoya en
una investigacin de campo, en la cual se analizo sistemticamente los
problemas con el fin de describir, dentro de la misma organizacin.
Por esto la investigacin tuvo un carcter de tipo descriptivo ya que
en el fin se identifican las caractersticas del sistema de informacin
apropiado para satisfacer las necesidades y requerimientos del organismo
en estudio. De hecho la Investigacin de campo: Arias (1998), consiste en
la recoleccin discretamente de la realidad de donde ocurren los hechos
sin manipular o controlar, variables algunas.
Por lo tanto, el proyecto es soportado por una investigacin de
campo porque identifica los elementos y los diferentes factores operativos
y secuencias del sistema de informacin actual en la Unidad Educativa
San Jos de los Chorritos.
Cabe destacar, que la investigacin de campo permite observar lo
que sucede en la organizacin o empresa. Adems aporta datos al
investigador, ya que para Sabino, se basa en informaciones obtenidas
directamente de la realidad, permitindole al investigador cerciorarse de
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las condiciones reales en que se han conseguido los datos y
posteriormente da solucin a la problemtica existente.
Evidentemente, la Investigacin descriptiva: Tamayo y Tamayo
(1997), comprende la descripcin, registro, anlisis e interpretacin de la
naturaleza actual y la composicin o proceso de los fenmenos. El
estudio se presenta como descriptivo ya que el mismo se trabaja sobre
realidades, presentando de esta forma una interpretacin correcta del
actual funcionamiento del sistema de inscripcin de alumnos en la Unidad
Educativa San Jos de los Chorritos.
Por consiguiente, la investigacin documental: Sabino (1992), es la
investigacin basada en el anlisis de los datos obtenidos de diferentes
fuentes de informacin tales como monografas, previos texto. Existe la
relacin en el que el anlisis y el estudio que se realiza a los informes,
evaluaciones, textos y formatos, permitiendo conducir de forma sencilla el
problema del sistema manual que utiliza la Unidad Educativa San Jos
de los Chorritos, adems este tipo de estudio sirve de apoyo para el
desarrollo de esta investigacin, porque se recopila datos directamente
del sitio objeto de estudio.
Unidad de Anlisis
Debido a tal situacin el sistema actual es inoperable, ya que es
llevado de forma manual lo cual conlleva a las prdidas de las hojas de
registro del control notas, como tambin a un gran volumen dealmacenamiento de papeles, desorganizacin, perdida de tiempo por
errores de trascripcin al momento de entregar las notas.
En cuanto al Tipo de muestreo, debe sealarse que Tamayo y
Tamayo (1997), define muestreo como aquel donde el investigador
selecciona a los elementos que quedan a su juicio y que son
representativos, lo cual exige al investigador con conocimientos previos
de la poblacin que se investiga para poder determinar cuales son las
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categoras o elementos que se pueden considerar como tipo
representativo del fenmeno que se estudio.
Tabla N 1 Personal del rea Administrativa
Cargo Numero de EmpleadosDirector 1Subdirectora 1Coord. rea 3Fuente: Jimnez M. y Veloz E. (2006)
Por otro lado, la Muestra segn sabino (1992), el muestreo
internacional no escoge sus unidades en forma fortuita sino
completamente arbitraria designado a cada unidad segn sus
caractersticas que para los investigadores resulten relevante.
En esta investigacin los sujetos objetos de estudio van a estar
representados por las cinco (5) personas que indican la totalidad de la
poblacin ya que la poblacin es tan pequea se ajustara a los planes
propuestos. Estas personas, son aquellas que se interrelacionan muy afondo con los procesos que esta investigacin lleva a como objetivo
mejorar.
Tcnicas e Instrumentacin de Recoleccin de Datos
As mismo, tcnica es un conjunto de procedimientos que sirve
para ejecutar cualquier cosa o para conseguir algo especfico. Es elprocedimiento o el conjunto de procedimientos que tienen como objetivo
obtener un resultado ya terminado, sea en el campo de la ciencia, de la
investigacin, de las artesanas o en otra actividad. En tal sentido las
tcnicas que se utilizan para la recoleccin de datos acerca de esta
investigacin fueron observacin directa, observacin documental y la
encuesta descritas a continuacin:
Observacin directa (1997), es la atencin sistemtica de
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cualquiera de los sentidos con el propsito de recolectar datos o describir
relaciones que se muestran para resolver el problema de investigacin.
Estas tcnicas permiten al investigador manipular directamente la
problemtica planteada y los fenmenos que la causan.
Esta tcnica es importante para la investigacin ya que a travs de
la misma se observo gran cantidad de registros tales como: fichas de
inscripcin de los alumnos (datos personales), planillas de inscripcin,
listado de los alumnos, cortes de notas, listado de asignaturas vistas por
el alumno, y todo lo relacionado con el registro de inscripcin y control de
notas de la unidad educativa San Jos de los Chorritos.
Por otra parte, se aclaran ciertas incertidumbres con respecto al
proceso que se realiza, obteniendo toda la informacin concerniente, por
medio de la observacin directa centrndose en las personas que
intervienen directamente en el proceso de inscripcin y control de notas,
las cuales son: el director, los tres (3) coordinadores de rea y la
secretaria. Para determinar de esta manera como funciona el mismo.
As mismo, para la investigacin se utiliza la observacin
documental, segn Sampieri (1998), consiste en detectar, obtener y
consultar bibliografas y otros materiales que puedan ser tiles para los
propsitos de estudio, de donde se debe extraer y compilar la informacin
relevante y necesaria del problema de investigacin.
Cabe destacar, que la tcnica de observacin documental es
aplicable a la investigacin porque permite la obtencin de conocimientos
a partir del anlisis de los datos ya que han sido recolectados entretextos, como informes, trabajos de grados y distintas fuentes de consulta.
Adems, los Instrumentos constituyen las herramientas de
recoleccin y de registro de conceptos y variables de inters para el
investigador. Para ello la universidad de Carabobo (1989), establece que
un cuestionario de forma cerrada en unas tcnicas de aplicacin que se
desarrolla en el trabajo por medio de una serie de preguntas cerradas o
diagnosticadas que solo puede ser contestada por un Si o No, y en un
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ltimo caso por No Se, o no omitir accin alguna.
As mismo los Cuestionarios segn sabino (1997), es un formato
con una serie de preguntas relacionadas con el funcionamiento actual de
los procedimientos existentes. Estas preguntas formuladas se hacen a los
integrantes y todo el personal relacionado con el problema a tratar con fin
de detectar las fallas y las ideas de las personas encuestadas. En otras
palabras se puede definir como una encuesta realizada acerca del
funcionamiento actual de su sistema de informacin y as poder
determinar cuales son los problemas que dicho sistema presenta.
Anlisis e interpretacin de Datos
Cabe destacar que la encuesta es un procedimiento de hacer
estudio estadstico es la elaboracin de cuestionarios para encuestar una
poblacin o una muestra representativa. Esta tcnica de recopilacin de
informacin, fue realizada a los empleados de la Unidad Educativa San
Jos de los Chorritos. Se obtuvieron los siguientes resultados:
En primer lugar se tiene que saber cual es el rendimiento que
posee el sistema actual es por ello la siguiente pregunta Considera usted
que el sistema actual cumple con las necesidades de la institucin. Para
el personal encuestado la siguiente repuesta: este sistema cumple con
las necesidades de la institucin pero este presenta algunas deficiencias
como lo es la perdida de tiempo y el gran trabajo que este requiere para
los procesos. Como se puede observar el sistema actual no cumple conlas necesidades de la institucin.
Por otra parte, con el resultado obtenido en la pregunta anterior fue
evidente que le mencionramos la propuesta de un sistema
computarizado a ellos tambin como usuarios, la pregunta fue as: Si se
propone a instalar un sistema que se encargue de facilitar este proceso y
que a dems sea de fcil uso lo aceptara.
De manera tal que, al preguntar a los encuestados que si estaran
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de acuerdo en que se instalara un sistema automatizado que facilitara sus
operaciones su repuesta fue un rotundo si, ya que ellos consideran que
esto es un adelanto a la institucin debido a que, existen computadoras
dentro de ella pero que no son usadas con un sistema que agilice los
procesos en los cuales existen fallas.
Entonces, para indagar un poco mas acerca de la propuesta vino
esta pregunta a relucir: Considera usted que un sistema automatizado
contribuir a agilizar el proceso de inscripcin de los alumnos en la unidad
educativa. Para la totalidad de los encuestados consideran que las
inscripciones se agilizaran y que al mismo tiempo esta ser de gran ayuda
a la institucin ya que esto ser un adelanto a otros de sus procesos.
Finalmente para saber cuanto es el nivel de confianza que tienen
ellos con la seguridad que brindan los sistemas automatizados para con
ellos, se les pregunto: "Cree usted que la implantacin del sistema
favorece la informacin almacenada en la que ya esta se presentara de
una manera ms confiable se concluyo que el sistema favorecer
considerablemente el respaldo de la informacin ya que la informacin
que se almacenara se representara de una manera mas confiable y
directa. Lo cual permitir realizar consultas rpidas.
Fases del Proyecto
Por otra, se eligi este metodologa porque es completa,
modificable estructurada es adoptable; as como tambin porquecomprende un conjunto de actividades que los analistas, diseadores y
usuarios necesitan llevar a cabo para desarrollar y poner en marcha un
sistema de informacin.
Dentro de este marco, es importante sealar que la metodologa
utilizada en esta investigacin es la de kendall y kendall (1997), la misma
contiene siete (7) fases, de las cuales solo se emplearon cinco (5)
primeras, porque estas son las que muestran con variedad los pasos a
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seguir para el desarroll de un sistema, comprenden el anlisis, la
determinacin de los requerimientos y el diseo del sistema que se
propone; conocindose de esta manera las necesidades y exigencias de
la organizacin.
Ciclo De Vida De Los Sistemas Segn Kendall Y Kendall
Identificacin de Problemas, Oportunidades y Objetivos.
Determinacin de los Requerimientos de Informacin.
Anlisis de las Necesidades del Sistema.
Diseo del Sistema Recomendado.
Desarrollo y Documentacin de Software.
Pruebas y Mantenimiento del Sistema.
Implementacin y Evaluacin del Sistema.
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CAPITULO IV
DISEO DE UN NUEVO SISTEMA
Objetivos del Sistema Propuesto
Demostrar la eficiencia del sistema agilizando lo procesos de la
Unidad Educativa San Jos de los Chorritos, para que proporcione concertinidad y sin error la informacin solicitada por los usuarios, a travs
de un sistema automatizado que cubra con las necesidades de la
institucin
Sintetizar al mximo el tiempo que se emplea para alimentar y
elaborar en el sistema los reportes, para que los mismos se tomen de
apoyo en la toma de dediciones, ya que se generara de manera rpida la
informacin que se requiera.
Crear respaldos de la informacin mediante copia de seguridad,
con el fin de proteger los datos al momento de ocurrir cualquier
eventualidad.
Producir informacin segura y oportuna a travs de reporte de
datos que almacena el sistema, debido a que el sistema esta diseado
con el propsito de que no exista duplicacin de la informacin.
Preparar un nivel de seguridad confiable por medio de contraseas,
con la finalidad de prevenir el manejo inadecuado de la informacin.
Descripcin del Proceso Actual
Para desarrollar cualquier sistema es necesario conocer los
procesos y la forma en los que se maneja, la direccin administrativa es la
que se encarga de controlar todos los procesos acadmicos que se
realizan en la Unidad Educativa San Jos de los Chorritos. En esta
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unidad cualquier actividad se hace de forma manual e individualizada,
debido a esto, se presenta una serie de deficiencia proporcionada por la
cantidad de informacin que all se maneja, como lo son:
Proceso de Inscripcin.
Emisin de Constancias.
Registro de Notas del Alumno.
Proceso de Inscripcin (Actual):
El proceso de inscripcin de inscripcin se realiza de la siguiente
forma: el representante se dirige al plantel con los documentos
requeridos, los cuales son.(Grafico N 3)
Preescolar, copia del certificado de vacunas, tres (3) fotos del
representante, cuatro (4) fotos del alumno, partida de nacimiento original y
copia de la cedula de identidad del representante.
Ciclo bsico, cuatro (4) fotos del alumno, cuatro (4) fotos del
representante, carta de buena conducta, boleta de promocin, partida de
nacimiento original, copia de la cedula de identidad (representante,
alumno) y notas certificadas. Despus deben proceder a llenar un formato
de identifica la carpeta contenedora de la planilla de registro del alumno
la cual es llenada posterior a la misma, la directiva del plantel le entrega la
ficha correspondiente de la inscripcin firmada y sellado junto con el
reglamento interno de la institucin.
Emisin de Constancia (Actual):
El solicitante se dirige a la direccin de plantel, realiza la solicitud
de constancias de estudio, notas y buena conducta; el mismo el mismo es
atendido por la secretaria quien toma los datos del alumno para luego
elaborarlas; una vez hecha es enviada a la directora que se encarga de
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frmala y sellarla, posteriormente se devuelve a la secretaria para ser
entregada al participante. (Grafico N 4)
Registro de Notas del Alumno (Actual)
En la parte del alumno de primaria la directora entrega a los
docentes el plan de evaluacin emitido por el ministerio de educacin y
entregados a travs de la zona educativa el cual consta de tres (3) lapsos
evaluados cualitativamente a travs del alcance y logros de la
competencias, en las dimensiones del ser, saber, hacer, convivir y su
nivel de desempeo en cada una de la reas acadmicas.
As mismo, los docentes llevan toda esta informacin a un formato
que maneja la direccin del plantel y al representante se le entrega un
informe al final del lapso con la descripcin del desempeo del alumno y
las recomendaciones del docente.
Sin embargo, en el ciclo bsico; cada lapso es evaluado
independiente y al final del mismo se renen los docentes y la directora
para debatir sobre las notas de los alumnos en consejo de maestro, luego
el docente procede a llenar los boletines manualmente, lo cuales son
entregado a los representantes al final de cada lapso con carcter
devolutivo. (Grafico N 5)
Descripcin del Sistema Propuesto
El sistema propuesto es automatizado lo cual acelera los procesos
que se realizan diariamente en la institucin, presentando un nivel de
seguridad y solo acceso a personal autorizada, aumentando a la
confiabilidad de la informacin y dando respuestas a las necesidades
presente en la unidad educativa. De la misma manera, el sistema
propuesto es una herramienta de fcil uso que favorecer notoriamente
en desempeo de las actividades presentes.
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Proceso de Inscripcin (Propuesto):
Este proceso comienza de la misma manera llega el representante
y se le presenta a la secretaria, esta comienza a cargar los datos del
alumno en el sistema y genera de forma inmediata la constancia de
inscripcin del alumno creando del su respetiva ficha personal, agilizando
este proceso y eliminado las interminables colas. (Grafico N 6)
Proceso Llenado de Boletas (Propuesto):
Este proceso lo seguirn llevando los profesores cada fin de lapso
ellos debern cargar en el sistema la informacin de sus alumnos para
que posteriormente se genere la boleta de cada alumno eliminando la
perdida de informacin y reduciendo considerablemente los errores que
puedan ocurrir. El sistema propuesto traer innumerables beneficios a la
institucin, lo cual fortalecer su credibilidad con respecto a los
representantes. (Grafico N 7)
Estudio de Factibilidad
Segn Kendall y Kendall (1997), es un anlisis cuyo fin es
determinar que un proceso, diseo, procedimiento o plan, puedan ser
cumplidos exitosamente en un periodo de tiempo establecido. La
factibilidad del proyecto son las decisiones basadas en los datosrecolectados por el investigador por medio de la metodologa
seleccionada, los cuales debe ser representado por el analista.
Los objetivos de control exigen que para todo sistema que se
disee, debe realizarse un estudio de factibilidad, previa definicin de
requerimientos para cada una de las opciones revisadas, sugeridas y
evaluadas, que comprenden la Factibilidad Tcnica, Operativa y
Econmica.
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El xito de un proyecto esta determinado por el grado de
factibilidad que se presente en cada uno de los tres aspectos anteriores,
el estudio de factibilidad sirve para recolectar datos relevantes sobres el
desarrollo de un proyecto y en base a esto tomar la mejor decisin, si
procede su estudio, desarrollo o implementacin.
Factibilidad Tcnica
Representa unos de los elementos ms importantes al momento de
desarrollar un sistema de informacin, es determinar las probabilidades
del disearlo basndose en los requerimientos del sistema actual, y
tomando en cuenta el hardware, software, adems del personal que
posee la organizacin y los componentes que debe adquirir para poner
en funcionamiento el sistema propuesto.
En sntesis, este estudio de factibilidad establece con que va a
contar el sistema propuesto para su desarrollo e implantacin, asimismo,
su objetivo es mejorar el sistema actual y con la tecnologa disponible en
la organizacin, lograr satisfacer las necesidades de los usuarios.
De acuerdo con lo expuesto anteriormente, se determino que la
Unidad Educativa San Jos de los Chorritos, especficamente en la
administracin, cuenta con el hardware y parte de software, que servirn
de apoyo cuando se requiere dar inicio al funcionamiento del sistema. A
continuacin se detalla especficamente el hardware existente en la
institucin. (Tabla N 2, 3, 4,5)
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Tabla N 2 Hardware existente en la organizacin.
Cantidad Descripcin1
1
1
1
1
Procesador Pentium III, Disco duro 20Gb,
Memoria 128Mb RAM, Floppy 3 , Unidad de
CD-ROM 24X
Monitor 15
Teclado
Mouse
Regulador de Voltaje
Fuente: Jimnez M. y Veloz E. (2007)
Tabla N 3 Software existente en la organizacin.
Cantidad Descripcin1
1
Licencia Microsoft Windows XP
Licencia Microsoft Office XP
Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
?????????????????
Tabla N 4 Hardware requerido en la organizacin.
Cantidad Descripcin1
1
1
1
1
Procesador Pentium IV, Disco duro 80Gb, Memoria
512Mb RAM, Floppy 3 , Unidad de CD-ROM 52X
Monitor Flat 17 Plasma LCD Samsung
Cable Usb
Impresora Samsung ML 1610
Regulador de Voltaje Omega
Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Tabla N 5 Software requerido en la organizacin.
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Cantidad Descripcin
11
Licencia Microsoft Visual Studio 6.0Licencia Cristal Report
Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Factibilidad Operativa
Se requiere a todos aquellos recursos donde interviene algn tipo
de actividad (procesos); depende de los recursos humanos disponibles
para el proyecto, involucrado programar si el sistema ser usado una vez
instalado.
Por esto, es importante que los usuarios estn de acuerdo con los
cambios que se realizan en la implantacin del sistema debido a que ellos
son quienes poseen los conocimientos sobes las limitaciones actuales del
mismos y los problemas que este ocasiona.
En este sentido, se comprob que el personal que elabora en la
unidad educativa, se encuentra capacitado para el manejo del sistema
propuesto, lo que permitir el funcionamiento ptimo del mismo. Claro
esta que se estimara en el primer mes un curso de capacitacin de tres
(3) das a la semana una hora para que el sistema rinda al cien por ciento
(100%) de su capacidad.
El personal que manejara el sistema ser solo los del personal
administrativo que se encuentran relacionados con el departamento de
control de estudios los cuales son (5): el Director, la Subdirectora, la
Secretaria, un coordinador del rea.
Factibilidad Econmica
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Es aquella que estudia los recursos econmicos y financieros
necesarios para desarrollar o llevar a cabo las actividades o procesos y/o
para obtener los recursos bsicos que deben considerarse, tales como: el
hardware el software, mobiliario, recursos humanos, mantenimientos,
gastos generales y adiestramiento.
Por esta razn, un sistema puede ser factible desde el punto de
vista tcnico y operacional, pero sino lo es econmicamente para
garantizar la organizacin no puede ser implantado. Las cuestiones
econmicas y financieras formuladas por los analistas deben incluir el
costo de llevar a cabo la investigacin completa de sistemas, el costo del
hardware y software para la ampliacin, beneficio en la forma de
reduccin de costos o de menos errores costosos, el costo si nada
sucede (si el proyecto se lleva a cabo).
Tambin, es indispensable instalar los gatos provenientes del
sistema a desarrollar, as como los beneficios del mismo. Dependiendo de
los resultados de este estudio se determinara si se continua o no con el
proyecto. A continuacin se pueden reflejar los costos que acarreara el
sistema para su puesta en marcha desde el punto de vista econmico
Tabla N 6 Inversin inicial del sistema.
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HardwareCantidad Descripcin P/U Sub-Total
1
1
1
11
Procesador Pentium IV, Disco duro80Gb, Memoria 512Mb RAM,
Floppy 3 , Unidad de CD-ROM
52X
Monitor Flat 17 Plasma LCD
Samsung
Impresora Samsung ML 1610
Regulador de Voltaje OmegaCable Usb
1.350.000
599.000
230.000
41.5007.000
1.350.000
599.000
230.000
41.5007.000
Software1
1
Licencia Microsoft Visual Studio 6.0
Licencia Cristal Report
350.000 350.000
Suministro1
1
Tonel de Tinta Negra
Resma de Papel
300.000
11.000
300.000
11.000Total 2.697.500
Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Anlisis Costo Beneficio
El anlisis costo-beneficios se refiere a todos los gastos causados
para desarrollar un sistema de informacin y hacerle su debido
mantenimiento, adems se debe reflejar los siguientes beneficios
econmicos obtenidos del mismo, este punto tambin describe los
beneficios tangibles e intangibles del proyecto.
A su vez, permite la comparacin del sistema actual con el sistema
propuesto, reflejando la implantacin o no del sistema, este se puede
observar por medios de los grficos desde el N 6 hasta el N 11, el
retorno de la inversin y la proyeccin de la recuperacin de la inversin,
la cual se realizara para cinco (5) aos.
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__________________________
Tabla N 7 Costos Operativo del Sistema Propuesto.
Cantidad Descripcin P/U Sub-Total
1
1
Mantenimiento del Hardware
Mantenimiento del Software
150.000
150.000
150.000
150.000
Suministro5
1
Resma de Papel
Tonel de Tinta Negro
11.000
300.000
55.000
300.000Total Anual 655.000
Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Tabla N 8 Costos Operativo del Sistema Actual.
SuministroCantid
adDescripcin P/U Sub-Total
24
12
12
12
24
10
10
120
Hojas (Resma)
Bolgrafos (Cajas)
Carpetas (Cajas)
Corrector (Cajas)
Grapas (Cajas)
Lpiz (Cajas)
Cinta Maquina
Horas Extras
11.000
5.400
16.000
2.000
2.800
6.500
7.000
8.000
264.000
64.800
192.000
24.000
67.200
65.000
70.000
960.000
Total Anual 1.707.000
Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Tabla N 9 Beneficios de Sistema Propuesto
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Beneficios Tangibles Total
Ahorro en SuministrosAhorros en horas Extras
652.000960.000
Total Anual 1.612.000
Beneficios Intangibles
Eficiencia
Mayor Confiabilidad y seguridad en la Informacin
Mayor Capacidad de Almacenamiento
Reduccin de Espacio
Actualizacin Constante de la Informacin
Veracidad de la InformacinFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Tabla N 10 Costos del Sistema Propuesto.
Sistema Propuesto
Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5
Costo
del S.P3.352.500 746.700 851.238 970.411,32 1.106.268,90
Benefici
o del S.P1.612.000 1.837.680 2.094.955,2 2.388.248,9 2.722.903,7
Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Tabla N 11 Costos del Sistema Actual.
Sistema Actual
Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5
Costo
del S.A
1.707.000 1.945.9802.218.417,
2
2.528.995,
6
2.883.054,9
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Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Por otra parte, se procede a calcular el retorno de la inversin, que
no es ms que el ao en que se recupera el total del dinero invertido para
la implantacin del sistema propuesto, as como para inicial a partir de
que ao se empieza a obtener las ganancias del mismo.
Tabla N 12 Retorno de la Inversin.
Ao Costo S.P Beneficios del S.P Diferencia Acumuladas
1 1.918.000 1.612.000 -306.0002 746.700 1.837.680 784.980
3 851.238 2.094.955,2 2.028.697,24 970.411,32 2.388.248,9 3.446.534,785 1.106.268,90 2.722.903,7 5.063.169,58
Fuente: Jimnez M. Veloz Edixon (2007)
Grafico N 2 Retorno de la Inversin.
0
500.000
1.000.000
1.500.000
2.000.000
2.500.000
3.000.000
3.500.000
4.000.000
1 2 3 4 5
Sistema Propuesto Sistema Actual
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Fuente: Jimnez M. Y Veloz E. (2007)
Descripcin del Software
Windows XP: representa la plataforma en la que trabaja el sistema
propuesto en lo que se refiere al lenguaje de programacin se utilizara
Microsoft Visual Basic 6.0 Edicin Empresarial, ya que esta edicin
proporcionara un conjunto completo de herramientas para desarrollar
soluciones para terceros adems cumplen con los requisitos que el
programador necesita y ofrece mayor versatilidad, ofreciendo modernismo
y seguridad en el trabajo.
Microsoft Visual Basic 6.0: es una de las herramientas mas
utilizadas del marcado para el desarrollo de aplicaciones Windows.Permite as realizar aplicaciones potentes y flexibles de forma rpida y
sencilla, gracias a la facilidad de manejo es su entorno de desarrollo.
Adems, una de las Principales ventajas es que permite disear la
interfaz con el usuario mediante la manipulacin con el Mouse, de una
serie de objeto visible en la pantalla, de hecho es posible desarrollar
aplicaciones completas con un mnimo instrucciones de cdigo de
programacin.Aun cuando, en la mayora de los lenguajes de programacin se
comete un error al escribir el cdigo el compilador lo intercepta cuando
comienza a compilar la aplicacin debe encontrarlo, corregirlo, y
comenzar de nuevo con el siclo de vida del compilador, repitiendo el
proceso de cada error encontrado. Visual Basic interpreta el cdigo a
medida que lo escribe, interceptando y resaltando la mayora de los
errores de sintaxis en el momento.
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Microsoft Access: es una base de datos relacionada ya que pueden
definir relaciones entre distintas tablas de datos contenidas en estay se
pueden llevar a cabo bsquedas completas y para producir informes
detallados. Otras caractersticas que lo hace ms eficaz en la utilizacin
de ndices para localizar con rapidez el registro que se esta buscando.
Es decir, Access es algo ms que una base de datos tambin es un
ambiente completo de desarrollo de aplicaciones que incluyen objetos
que le dan capacidad para elaborar una aplicacin completa el
componente mas obvio de una base de datos es el objeto tabla donde se
conservan almacenados los verdaderos datos.
Determinacin de Requerimientos
Segn Kendall y Kendall (1997), es un estudio exhaustivo que se
realiza sobre los procesos que se llevan a cabo dentro de la organizacin,
el mismo debe hacerse en forma especfica y detallada para que la
informacin suministrada sea veraz y de fcil compresin; para ello se
debe realizar una serie de documentos que cumplan con cierta
caractersticas donde se reflejen los datos recopilados.
En consecuencia, para el correcto funcionamiento y buen
desempeo de los procesos de un sistema automatizado es de vital
importancia la captura de datos, la validacin de los mismos y la
elaboracin de reportes bien clasificados y sin ningn error.Dentro de este marco, se enumeran los requerimientos de que se
pueden esperar de un sistema y que representan la base y sustento del
desarrollo de la propuesta, entre ellos se encuentra los Requerimientos de
Entrada, Almacenamiento y Salida.
Requerimientos de Entrada
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Representan el enlace que une al sistema de informacin con el
mundo y sus usuarios. Para cada tipo de entrada se debe especificar la
fuente, los elementos de datos que contienen, el mtodo de captura, los
procedimientos y controles se su edicin y validacin necesaria. Sin
datos de entrada no hay proceso y, por consiguiente, no habr tampoco
una informacin de salida. Los mismos pueden verse reflejados en las
tablas N 13 hasta la N 20.
Tabla N 13 Datos del Alumno.
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Requerimiento de Entrada
Determinacin de Requerimiento
Fuente: Usuario
Descripcin: Datos del Alumno
Datos
Cdigo del Alumno
Nombre del Alumno
Cedula del Alumno
Direccin del Alumno
Edad del Alumno
Fecha Nacimiento del Alumno
Nacionalidad
Sexo del alumno
Cdigo del Representante
Cdigo de la Seccin
Estatus del AlumnoAo Escolar
IdFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Tabla N 14 Datos del representante.
Requerimiento de Entrada
Determinacin de Requerimiento
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Fuente: Usuario
Descripcin: Datos del representante
DatosCdigo del Representante
Nombre del Representante
Cedula del Representante
Estado civil
Nacionalidad del Representante
Telfono del RepresentanteDireccin del Representante
Sexo del representante
IdFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Tabla N 15 Ao Escolar.
Requerimiento de Entrada
Determinacin de Requerimiento
Fuente: Usuario
Descripcin: Ao Escolar
Datos
Ao Escolar
IdFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Tabla N 16 Datos del Director.
Requerimiento de Entrada
Determinacin de Requerimiento
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Fuente: Usuario
Descripcin: Datos del Director
Datos
Ao Escolar
IdFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Tabla N 17 Datos del Personal Docente.
Requerimiento de Entrada
Determinacin de Requerimiento
Fuente: Usuario
Descripcin: Datos del Personal Docente
Datos
Cdigo del Personal
Nombre del Personal
Cedula del Personal
Cargo del Personal
Telfono del Personal
Direccin del Personal
IdFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Tabla N 18 Datos los Grados.
Requerimiento de Entrada
Determinacin de Requerimiento
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Fuente: Usuario
Descripcin: Datos los Grados
Datos
Cdigo del Ao
Descripcin del Ao
Statu
IdFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Tabla N 19 Datos de la Seccin.
Requerimiento de Entrada
Determinacin de Requerimiento
Fuente: Usuario
Descripcin: Datos de la Seccin
Datos
Cdigo de Seccin
Descripcin de Seccin
Cdigo del Ao
Statu
IdFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Tabla N 20 Datos del Usuario.
Requerimiento de Entrada
Determinacin de Requerimiento
Fuente: Usuario
Descripcin: Datos del Usuario
Datos
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Usuario
Clave
Derechos
Statu
Descripcin
IdFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Requerimiento de Almacenamiento
La finalidad de estos requerimientos es almacenar o guardar la
informacin que se encuentra en el sistema, con el propsito de que la
misma se recopile en la base de datos cuando el usuario lo requiera,
permita la recuperacin o registro de datos de entrada o salida de una
manera ms rpida y efectiva.
Para tal efecto, se utilizara un disco duro en el cual se recopilara la
informacin que contiene la base de datos, as como tambin unidades dealmacenamiento para el respaldo de los formatos pertenecientes al
sistema, los cuales se especifican en las tablas que se presentan a
continuacin desde N 21 a la N 26.
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Tabla N 21 Datos de los Materias
Requerimiento de Almacenamiento
Determinacin de Requerimiento
Fuente: Usuario
Descripcin: Datos de los Materias
Datos
Cdigo de Materias
Descripcin de materia
Cdigo del Ao
Statu
IdFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Tabla N 22 Datos del Alumno.
Requerimiento de Almacenamiento
Determinacin de Requerimiento
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Fuente: Usuario
Descripcin: Datos del Alumno
Datos
Cdigo del Alumno
Nombre del Alumno
Cedula del Alumno
Direccin del Alumno
Edad del Alumno
Fecha Nacimiento del Alumno
Nacionalidad
Sexo del alumno
Cdigo del Representante
Cdigo de la Seccin
Estatus del Alumno
Ao Escolar
Id
Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Tabla N 23 Datos del Representante
Requerimiento de Almacenamiento
Determinacin de Requerimiento
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Fuente: Usuario
Descripcin: Datos del Representante
DatosCdigo del Representante
Nombre del Representante
Cedula del Representante
Estado civil
Nacionalidad del Representante
Telfono del RepresentanteDireccin del Representante
Sexo del representante
IdFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Tabla N 24 Datos del Personal Docente.
Requerimiento de Almacenamiento
Determinacin de Requerimiento
Fuente: Usuario
Descripcin: Datos del Personal
Datos
Cdigo del Personal
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Nombre del Personal
Cedula del Personal
Cargo del Personal
Telfono del Personal
Direccin del Personal
IdFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Tabla N 25 Datos Del Ao Escolar
Requerimiento de Almacenamiento
Determinacin de Requerimiento
Fuente: Usuario
Descripcin: Datos Del Ao Escolar
Datos
Ao Escolar
IdFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Tabla N 26 Datos de la Seccin.
Requerimiento de Almacenamiento
Determinacin de Requerimiento
Fuente: Usuario
Descripcin: Datos de la Seccin
Datos
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Cdigo de Seccin
Descripcin de Seccin
Codigo del Ao
statu
idFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Requerimientos de Salida
Es aquella informacin que una vez procesada y/o almacenada es
requerida por los usuarios a manera de consulta o para brindar soporte a
algn proceso en especfico. Esta informacin puede ser presentada en
diferentes formatos a gusto del analista o el que ms se adapte al tipo de
datos. Los mismos se pueden observar en las siguientes tablas N 28-29.
Tabla N 27 Datos de Buena conducta.
Requerimiento de Salida
Determinacin de Requerimiento
Fuente: Usuario
Descripcin: Impresin Datos de Buena conducta
Datos
Cdigo del Alumno
Nombre del Director
Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
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Tabla N 28 Datos de la Constancia de Estudio.
Requerimiento de Salida
Determinacin de Requerimiento
Fuente: Usuario
Descripcin: Impresin Datos de la Constancia de Estudio
Datos
Cdigo del Alumno
Nombre del Alumno
Cedula del Alumno
Fecha Actual
Nombre del DirectorFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Tabla N 29 Datos de Reporte de Notas.
Requerimiento de Salida
Determinacin de Requerimiento
Fuente: Usuario
Descripcin: Impresin Datos de Reporte de Notas
Datos
Cdigo del Alumno
Cdigo del Ao
Cdigo de la Materia
Primer Lapso
Segundo Lapso
Tercer Lapso
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Nota
IdFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Carta Estructurada
Es una forma de mostrar el men del sistema propuesto para una
mejor visin del diseo del men del sistema propuesto se muestra a
continuacin de manera acorde al del sistema propuesto (Grafico N 2).
En palabras no tcnicas, se puede decir, que es aquel grafico donde
podemos visualizar los elementos, las herramientas y acciones que
contiene el sistema propuesto. (Grafico N 8)
Diseo Modular
El diseo modular es lo que deriva de la llamada carta
estructurada, mejor dicho el men del sistema propuesto, cada modulo
del men posee otros procesos que derivan de el, de esto trato el diseo
modular, de la explicacin de cada uno de los mdulos. (Grafico N 9hasta 13)
Diseo de Bases de Datos
Segn Kendall y Kendall (1997), una base de datos es la
agrupacin de la informacin que documenta el contenido de cada flujo de
almacenamiento de las mismas dentro del sistema. Por otra parte, las
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bases de datos dinmicas es la informacin almacenada que se modifica
con el tiempo, permitiendo operaciones como actualizacin y adicin de
datos, adems de las operaciones fundamentales de consulta. Un
ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de
informacin de una tienda de abarrotes, una farmacia, un videoclub, etc.
Diccionario de Datos
Un diccionario de datos contiene las caractersticas lgicas de los datos
que se van a utilizar en el sistema que estamos programando, incluyendo
nombre, descripcin, alias, contenido y organizacin. Estos diccionarios
se desarrollan durante el anlisis de flujo de datos y ayuda a los analistas
que participan en la determinacin de los requerimientos del sistema, su
contenido tambin se emplea durante el diseo del proyecto
Tabla N 30 Se Ingresan los Alumnos.
Diccionario de Datos
Fuente: Usuario
Destino: Sistema
Requerimiento: Entrada
Descripcin: Se Ingresan los Alumnos
Datos Descripcin
Codalum
Nomalum
Cedalum
Fchnac
Edaalum
diralum
Cdigo del Alumno
Nombre del Alumno
Cedula del Alumno
Fecha Nacimiento del Alumno
Edad del Alumno
Direccion del Alumno
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nacalum
sexalum
codrep
codsec
statu
id
Nacionalidad
Sexo del alumno
codigo del Representante
codigo de la seccion
statu
idFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Tabla N 31 Se Ingresan los Datos del Personal Docente.
Diccionario de Datos
Fuente: Usuario
Destino: Sistema
Requerimiento: Entrada
Descripcin: Se Ingresan los Datos del Personal Docente
Datos Descripcin
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Codper
Nomper
Cedper
cargo
telper
dirper
statu
id
Cdigo del Personal
Nombre del Personal
Cedula del Personal
Cargo del Personal
Telfono del Personal
Direccin del Personal
statu
IdFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Cuadro N 32 Se Ingresan las Materias.
Diccionario de Datos
Fuente: Usuario
Destino: Sistema
Requerimiento: Entrada
Descripcin: Se Ingresan las Materias
Datos Descripcin
Codmateria
Descmateria
codao
statu
id
Cdigo de Materias
Descripcin de materia
Cdigo del Ao
Statu
idFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
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Cuadro N 33 Se Ingresan las Secciones.
Diccionario de DatosFuente: Usuario
Destino: Sistema
Requerimiento: Entrada
Descripcin: Se Ingresan las Secciones
Datos Descripcin
Codsec
DescsecCodazo
Statu
id
Cdigo de Seccin
Descripcin de SeccinCodigo del Ao
statu
idFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)
Seguridad del Sistema
Principalmente, para los jvenes diversos sistemas de informacin
es de gran importancia el nivel de seguridad, ya que garantiza el
resguardo de la informacin manejado dentro de la organizacin y en
cualquiera de sus departamentos.
Por otro lado, el usuario encargado del manejo del sistema contaba
con valiosas herramientas que le ofrecer seguridad y privacidad con el
soporte de la informacin almacenada debido a la aplicacin de clave de
acceso de acuerdo a una jerarqua, permitiendo el acceso o no a la
informacin y evitando posibles modificaciones o alteraciones por
externos se clasifica en dos tipos entre los tipos de seguridad tenemos:
Seguridad Lgica
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Este tipo de seguridad parte del uso de claves de acceso, las
cuales sern utilizadas por la utilizacin directa del sistema sin embargo
las contraseas son utilizadas en forma libre en muchas organizaciones.
La seguridad lgica del sistema esta conformado por el modulo de
justificacin de acceso, el cual comprende de dos claves un login y por
ultimo un password. Este password no esta a la vista, sino que aparece
una serie de caracteres segn la longitud de la clave reconocindola por
el smbolo (****).
Por esto, la clave de acceso a su vez se divide en niveles. El nivel
uno esta a cargo del administrador el cual tiene acceso a todas los
mdulos con la facilidad de realizar cualquier operacin es decir tiene
acceso a todos los mdulos del sistema, el nivel dos tendr acceso a los
niveles de el usuario en si es decir no podrn asignar ni adulterar la
informacin ya existente.
Seguridad Fsica
Para evitar la situacin de prdida de informacin dentro del
departamento se deben verificar frecuentemente los equipos de
almacenamientos y para obtener una mayor seguridad se debe tener
respaldo de dicho datos.
As mismo, tales respaldos deben almacenarse en unidades de
disquete tres y medio (3) de capacidad de uno punto cuarenta y cuatro(1.44) MB y para mayor seguridad en unidades de almacenamiento Pen
Driver y CD. Los respaldos deben identificarse inmediatamente que se
extraiga de la unidades de copiado y depositado en lugares fuera de
peligros.
Las unidades de respaldo deben estar ubicadas en lugares fijos o
de poco movimiento para evitar problemas de prdida de informacin o
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errores en caso de auditoria y as tambin garantizar a la institucin en
general que la informacin que se maneja esta segura y respaldada.
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusin
La finalidad de la presente investigacin, estuvo dirigida al logro de
una meta principal que fue Diseo de un Sistema Automatizado Para el
Control de Notas de la Unidad Educativa San Jos de los Chorritos, en
esta aplicacin se integraron las tcnicas de recoleccin de datos que
permitieron detectar las fallas existentes derivadas de los procesos
manuales que posee actualmente la institucin, resultados que sirvieron
para el levantamiento del diseo del sistema.
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Por lo tanto, para el diseo del estudio la metodologa utilizada
para disear el sistema fue la del Anlisis y Diseo de Sistema de Kendall
y Kendall; ya que cumple con los objetivos previamente establecidos para
el desarrollo eficiente del sistema.
As mismo, mediante los flujogramas de procedimientos, se
establecieron los procesos del sistema actual, lo que permiti visualizar y
discernir en cuanto al flujo o interrelacin de dichos procesos,
determinado sobre la base de esto los procesos que abarcaran el nuevo
sistema.
Sin embargo, se desarrollo el sistema mediante la utilizacin del
lenguaje de programacin Visual Basic 6.0, tomando en cuenta su
adaptabilidad y flexibilidad para el manejo de las bases de datos y su
ambiente grafico que resulta bastante amigable para el usuario final.
Debido a que, los avances tecnologas ofrecen hoy en da una
mayor calidad al os usuario ya que a travs del sistema automatizado se
pueden ordenar de forma rpida y acelera la informacin, contando con
respaldo de la misma y obteniendo informacin confiable y precisa, que
puede ser modificada en cualquier momento.
Por consiguiente, la sistematizacin viene a cumplir un papel muy
importante en el mundo de la organizacin ya que sus operaciones entran
en un solo punto que el funcionamiento del sistema propuesto que
solucionara la problemtica cotidianas de la empresa para mayor
estabilidad econmica y social de la misma.
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Recomendaciones
Con la finalidad de optimizar la utilizacin de sistema propuesto se
plantea las siguientes recomendaciones:
Implantar el sistema de informacin desarrollado para la unidad
educativa san Jos de los chorritos, para que con el
procesamiento de los datos sean mas eficiente y seguro.
Capacitar al personal usuario (nuevo), para que este maneje el
sistema y as evitar errores u ocasionar informacin equivocada, a
travs de un taller de adiestramiento, de que se puede hacer y que
no dentro del sistema automatizado.
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Permitir clave de acceso solo a personas involucradas, para que
as solo tengan acceso a la informacin solo aquellas personas quetengan autorizacin y capacitamiento para ejecutar alguna accin y
no ocasionar problemas de perdida o deterioro de la informacin.