Universidad de El Salvador
Facultad de Ciencias Económicas. Departamento de Computación.
AVANCE DE PRIMERA TAREA EX AULA
Cátedra:
Computación II
Catedrática:
Inga. Alam Aviles
Grupo Teórico:
#17
Presentado por:
Ciudad Universitaria, 19 de Octubre de 2012
Nombre, Apellido Carnet Firma
Josue Daniel Diaz Viera DV07011
Claudia Guadalupe Viana Perez VP09012
Amadeo Alejandro Vaquis Orellana VO10009
Rene Estanley Melendez Morataya MM09093
Matias Eduardo Ayala
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ÍNDICE.
Pág.
ÍNDICE. ................................................................................................................... 1
I. INTRODUCCIÓN. ............................................................................................. 3
II. OBJETIVOS ...................................................................................................... 5
Objetivo General: ........................................................................................... 5
Objetivos Específicos: ................................................................................... 5
III. MARCO HISTÓRICO. ................................................................................ 6
Misión. ........................................................................................................... 6
Visión. ............................................................................................................ 6
Nuestros Valores. .......................................................................................... 6
Historia. ......................................................................................................... 7
IV. MARCO TEÓRICO-CONCEPTUAL. ........................................................ 10
Sistema de información basado en computadoras: ..................................... 10
Sistema de información: .............................................................................. 10
Objetivo del sistema de información: ........................................................... 11
• Método de prototipo de sistemas: ................................................................ 11
V. PLANIFICACIÓN DE PROYECTO. ............................................................. 17
Diagrama de Gantt (Diseñado en Microsoft Project) ................................... 17
VI. METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN. ................................................... 19
Identificación de las fuentes de información: ............................................... 19
VII. DEFINICIÓN DEL SISTEMA .................................................................... 20
Definición. .................................................................................................... 20
Formulación del problema. .......................................................................... 20
Planteamiento del problema (Método de la Caja Negra). ............................ 21
Descripción del sistema utilizando Método de Enfoque de Sistemas. ......... 21
a) Nombre del Sistema. ................................................................................ 21
b) Descripción narrada de la situación actual. .............................................. 21
c) Diagrama del sistema información del proceso de ventas de
DISTRIBUIDIRA CUSCATLÁN, S.A. de C.V. ................................................. 23
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d) Objetivos del Sistema. .............................................................................. 25
e) Características del sistema. ..................................................................... 25
f) Fronteras del sistema. .............................................................................. 26
g) Elementos del sistema. ............................................................................ 26
h) Control del sistema................................................................................... 26
VIII. IDENTIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS. ............................................ 27
IX. DISEÑO/CONSTRUCCIÓN DE BASE DE DATOS.................................. 33
Modelo Conceptual (Diagrama Entidad – Relación) Diseñado en DIA. ....... 33
Modelo Lógico (Normalización de Tablas) Diseñado en DIA. ..................... 34
Diccionario de Datos. .................................................................................. 35
X. CONCLUSIONES. ....................................................................................... 38
XI. RECOMENDACIONES. ........................................................................... 39
XII. ANEXOS. ................................................................................................. 40
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I. INTRODUCCIÓN.
La presente investigación, se llevo a cabo a través de un plan de trabajo y
recolección de información, requerimientos y procedimientos en el cual nos
proporciono ayuda la empresa privada “DISTRIBUIDORA CUSCATLAN S.A. de
C.V.” En su área de ventas para el desarrollo de un sistema de información
basado de computadoras para dicha área.
Para el desarrollo de un sistema de información basado en computadoras, se
tomo como base El método de prototipo de sistema, La construcción de prototipos
representa una estrategia de desarrollo, cuando no es posible determinar todos los
requerimientos del usuario de manera puntual , Es por ello que incluye el
desarrollo interactivo o en continua evolución, donde el usuario participa de forma
directa junto a los analistas en el proceso del desarrollo del sistema es aquí donde
se tomo muy en cuenta las necesidades de la empresa a partir del análisis de la
información brindada con respecto a la facturación, base de datos de clientes e
inventarios para la realización de nuestro prototipo de sistema.
Para esto nos apoyamos en la etapas del método de prototipos las cuales son:
identificación de requerimientos conocidos, desarrollo de un prototipo que funcione
o modelo de trabajo -en el cual es importante conocer sus componentes- El
Prototipo y el Usuario, revisión del Prototipo, repetición del Proceso hasta obtener
un sistema satisfactorio y el abandono de el prototipo.
Además se exponen los conceptos de Base de Datos, Datos, Método de la Caja
Negra con sus ventajas y desventajas, Entidad, Atributos, Relación, Diccionario de
Datos; los cuales son de entera importancia para el desarrollo de nuestro trabajo
de campo.
En nuestra investigación se debió seguir un plan de trabajo en el cual nuestra
herramienta de apoyo es el diagrama de Gantt y como herramienta para el
modelar los datos que nos permitieron representar las entidades relevantes de
nuestro sistema de información utilizamos el Diagrama Entidad-Relación.
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La metodología utilizada parte de la Identificación de las Fuentes de Investigación.
Nuestra investigación fue de carácter descriptiva, apoyada en la investigación
documental o bibliográfica, pero como principal estrategia que adoptamos para
responder al problema planteado fue un diseño de investigación de campo.
Basado en la información que hemos obtenido a través de diversas fuentes que
consideramos como claves para conocer cuál era el problema que nos
plantearíamos solucionar, como equipo de trabajo distinguimos como fuentes
claves de investigación: Fuentes Primarias que como ya se mencionaba se obtuvo
la información por medio de los datos proporcionados por el personal del área de
ventas de Distribuidora Cuscatlán, S.A. de C.V.
Como fuentes Secundarias páginas web, las cuales nos permitió comprender en
gran manera los elementos que debe comprender un sistema de este tipo,
además el material proporcionado por la cátedra de Computación II sobre el
método del prototipo de sistemas. Con lo cual sumado a la recolección de la
información pertinente del área a la cual se pretende se utilice nuestro sistema de
información computacional para la solución del problema planteado donde se hizo
la definición del sistema a priori de la formulación del problema y haciendo la
valoración del planteamiento del problema por el Método de la Caja Negra.
Siguiendo con la descripción del sistema utilizando Método de Enfoque de
Sistemas. Luego el nombre del Sistema, la descripción narrada de la situación
actual, el diagrama del sistema información del proceso de ventas de
DISTRIBUIDIRA CUSCATLÁN, S.A. de C.V.
Continuando así con la determinación de los objetivos, las características, las
fronteras, los elementos y el control del sistema para
Concluir con la Identificación de requerimientos. El método y requerimientos
operativos que se determinaron factibles para la Distribuidora Cuscatlán S.A de
C.V .ya que por medio de este sistema podrá obtener un mejor y eficiente registro
de sus ventas.
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II. OBJETIVOS
Objetivo General:
Elaborar un sistema de información a través del método del prototipo de
sistemas para facilitar el registro del proceso de ventas en una empresa.
Objetivos Específicos:
Manejar los pasos necesarios para desarrollar un sistema de información a
través del método del prototipo.
Identificar de forma clara cuales son los problemas que tienen la empresa
para poder sugerir un sistema que trate de minimizar los problemas
encontrados.
Utilizar de la mejor manera las herramientas que nos permiten elaborar el
modelo lógico, modelo conceptual y diccionario de datos para nuestro
sistema de información.
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III. MARCO HISTÓRICO.
Misión.
Ser una empresa líder en la distribución de productos de consumo masivo,
caracterizada por la excelencia en el servicio. Somos competitivos, exitosos,
innovadores y con calidad humana, trabajamos unidos como un equipo
comprometido para mantener y reforzar este liderazgo.
Visión.
Ser una organización líder a nivel nacional e internacional en distribución, con un
portafolio diversificado de productos y marcas de excelente calidad, optimizando e
innovando procesos con tecnología de punta, capaz de adaptarse a los cambios
para satisfacer de manera oportuna las necesidades de nuestros clientes.
Nuestros Valores.
Confiabilidad
Responsabilidad
Trabajo comprometido
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Historia.
Distribuidora Cuscatlán, S.A. de C.V., fue fundada el 19 de Septiembre de 1.971
en el municipio de San Salvador, departamento del mismo nombre. Su nacimiento
se fundamento en el sueño de un matrimonio para quienes el esfuerzo, la ayuda al
prójimo y la constancia formaban parte de sus principios de vida, nace de la idea
principal de la generación de empleo en la sociedad salvadoreña, y del
compromiso con el cuidado personal.
En IC Cuscatlán Marca Privada Una división especializada en desarrollo, asesoría
y manejo de líneas Privadas.
Más de 40 años de experiencia en fabricación de productos cosméticos para
prestigiosas empresas y marcas a nivel internacional. Entendemos el compromiso
que obtenemos cuando alguien deposita su confianza en nuestra empresa.
Sabemos la responsabilidad que representa tener el prestigio de una marca en
nuestras manos.
Nuestro compromiso es ir mas allá de lo que el cliente espera. Ponemos atención
a cada detalle y nos aseguramos que la calidad sea constante y del mismo nivel
que los productos líderes del mercado.
Con nosotros encuentras la experiencia de un fabricante líder, y la versatilidad y
conocimientos de un especialista en líneas Privada. Nuestra capacidad y
experiencia en el área de marcas privadas nos permite objetivamente ofrecer la
rentabilidad y calidad deseada a nuestros clientes.
Nuestra empresa, división de Línea Privada:
3 MODERNAS PLANTAS DE PRODUCCIÓN.
Incosa Labs: Esmaltes, Quita Esmaltes, Polvos compactos, tratamientos
para uñas, talcos, aceites minerales.
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Laboratorios Cuscatlán: Shampoo, Tratamientos, Gel para cabello, cremas
para alisar, Perfumería, productos de terminación para cabello, jabón
liquido, gel anti-bacterial.
Solpaq: Diseño Desarrollo y Producción de envases y empaques plásticos,
promocionales, serigrafía y tapas.
Contamos con el único Laboratorio de investigación y desarrollo de productos para
cuidado personal en la región, tenemos la capacidad de formular según la
necesidad del cliente.
Departamento de Mercadeo y Diseños INHOUSE:
Diseñamos y desarrollamos internamente el concepto que el cliente busca.
Contamos con la capacidad de presentar los productos en 3D así como muestras
físicas antes de producir.
Nos especializamos en crear conceptos y marcas de manera integral cubriendo
todos los aspectos mercadológicos que involucran el desarrollo de una marca.
Ventajas de Trabajar con ICC tu marca:
Mayor Rentabilidad. OSS (One Stop Shop) desarrollamos y fabricamos
todos los componentes del producto.
Asesoría o desarrollo completo de tu marca.
Constante asesoría en desarrollo de nuevos productos y renovación de
imagen de acuerdo a tendencias, por medio de un programa aplicado de
mejora continúa.
Programas de mejora continua aplicaba a formulaciones y nuevas adiciones
a la línea.
Asesoría en planificación de lanzamiento de productos por etapa.
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Procesos marca privada envase-contenido-diseño:
El proceso de desarrollo inicia con la propuesta económica y de imagen que el
cliente desea, evaluando las condiciones del segmento en el que piensa competir.
Se entrega un reporte inicial con nuestras sugerencias en cuanto al
producto y mercado.
Se trabaja inicialmente en la formulación del producto, paralelamente a la
imagen del mismo.
Finalmente el articulo es validado por un “focus Group” de consumidores.
Una vez concretadas estas dos etapas se define la secuencia de productos,
o etapas de lanzamiento dependiendo las preferencias y capacidad
económica del cliente.
Algunos Productos que Ofrece en el mercado nacional (Catalogo).
Baby Blues (Shampoo, Crema)
Sylt Kids (Shampoo 2 en 1)
Spiky Kids (Gel)
Lemans (Shampoo, crema)
Shampoo Anticaspa blues.
Fresch Gardens (Shampoo, crema)
Frutalia (Shampoo)
Crema Felicity.
Gelatina Blues (8 oz & 38 oz)
Ice gel Menthol Blues.
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IV. MARCO TEÓRICO-CONCEPTUAL.
Sistema de información basado en computadoras:
Antes que nada es necesario definir que es un sistema, y este lo podemos definir
como un conjunto de elementos interrelacionados entre si, para lograr un objetivo
en común. Si tenemos claro la definición de sistema podemos hacer la aplicación
de dicho término al área de la informática, para poder decir que el sistema de
información basado en computadoras es un conjunto de subsistemas
interrelacionados entre si, que incluyen hardware, software, medios de
almacenamiento de datos para archivar y bases de datos, con el objetivo de
procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y
producir información, reportes y otras salidas.
Sistema de información:
Es un sistema que procesa datos, en forma tal que pueden ser utilizados por quien
los recibe para fines de toma de decisiones. El sistema de información dentro de
una organización juega el papel análogo al del sistema nervioso de un animal.
Incluido en el sistema están los componentes que ejecutan funciones tales como:
la percepción, clasificación, transmisión, almacenamiento, recuperación,
transformación. Su propósito primordial es proporcionar información para la toma
de decisiones y la coordinación. En el sentido más amplio el sistema de
información incluye todos los componentes envueltos en la toma de decisiones,
coordinación y advertencia tanto humanas como automáticas. El conjunto
particular de subsistemas utilizados, como equipo especifico, programas, archivos
y procedimientos, es lo que se denomina SISTEMA DE INFORMACIÓN. De esta
forma los sistemas de información pueden tener aplicaciones en ventas, compras,
contabilidad o administración de recursos humanos.
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Objetivo del sistema de información:
Proporciona información para la toma de decisiones y solución de problemas,
actividades que son vitales y obligatorias en cualquier tipo de organización y que
permite controlar y dirigir su existencia, operación y destino. Para desarrollar un
sistema de información podemos basarnos en tres métodos o bajo tres enfoques:
Método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas.
Método del desarrollo del análisis estructurado.
Método del prototipo de sistemas.
En este caso nos basaremos en el MÉTODO DEL PROTOTIPO DE SISTEMAS.
• Método de prototipo de sistemas:
Cuando hablamos de sistemas; entenderemos que es un conjunto de subsistemas
interrelaciónales entre sí, que incluyen hardware, software, medios de
almacenamientos de datos, con el objetivo de procesar entradas, mantener
información, reportes y otras salidas.
¿Qué es el método de prototipo?
Es un sistema que funciona, desarrollando con la finalidad de probar ideas y
suposiciones relacionadas con el nuevo sistema. Un prototipo es un modelo de
trabajo de las aplicaciones del sistema.
El prototipo no tiene toda la funcionalidad del sistema final, pero es suficiente para
que los usuarios puedan utilizar el sistema e identificar qué aspectos están bien y
cuáles no son adecuados, además de poder sugerir mejoras o la inclusión de
nuevos elementos.
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Pasos en el proceso de desarrollo de prototipo:
a) Identificar los requerimientos de información que el usuario conoce junto con las
características necesarias del sistema.
b) Desarrollar un prototipo que funcione.
c) Utilizar el prototipo anotando las necesidades de cambios y mejoras.
d) Revisar el prototipo con base en la información obtenida a través de la
experiencia del usuario.
e) Repetir los pasos anteriores las veces que sea necesario, hasta obtener un
sistema satisfactorio.
f) El abandono o dejarlo como esta.
Etapas del Método de Prototipos
Identificación de requerimientos conocidos.
La determinación de los requerimientos de una aplicación es tan importante para
el método de desarrollo de prototipo como lo es para los métodos del ciclo clásico
de desarrollo de sistemas o análisis estructurados. Por consiguiente, antes de
crear el prototipo, los analistas y usuarios deben trabajar juntos para identificar los
requerimientos conocidos que tiene que satisfacerse. Para hacerlo determinar los
fines para lo que servirá el sistema o el enlace de sus capacidades.
Desarrollo de un prototipo que funcione o modelo de trabajo.
Es útil comenzar el proceso de construcción s del prototipo con el desarrollo de un
plan general que permita a las personas conocer lo que se espera de ellas y del
proceso de desarrollo. Es difícil, y en ocasiones imposible fijar una fecha tentativa
de terminación. La experiencia con el sistema es la que determina eventualmente
cuando el sistema está determinado. En el desarrollo de un prototipo se prepara
los siguientes componentes:
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o El lenguaje para el dialogo o conversación entre el usuario y el sistema
o Pantallas o formatos para la entrada de datos
o Módulos esenciales del procesamiento
o Salida del sistema.
El Prototipo y el Usuario.
Es responsabilidad del usuario trabajar con el prototipo y evaluar su característica
y operación. La experiencia del sistema bajo condiciones permite obtener
familiaridad indispensable para determinar los cambios o mejorar que sean
necesarios así como la eliminación de características inadecuadas o innecesarias.
Revisión del Prototipo.
Información sobre lo que les gusta o lo que les desagrada a los usuarios. La
información obtenida tendrá influencia sobre las características de la siguiente
versión de la aplicación. Los cambios al prototipo son planificados con los usuarios
antes de llevarla a cabo. El analista es responsable de realizar las modificaciones.
Repetición del Proceso hasta obtener un sistema satisfactorio.
El proceso finaliza cuando los usuarios y analistas estén de acuerdo en que el
sistema ha evolucionado lo suficientes como para incluir todas las características
necesarias o cuando ya es evidente que no se obtendrá mayor beneficio.
El abandono o dejarlo como esta.
Cuando se verifica que no es posible desarrollar el sistema para satisfacer los
objetivos deseados, ya sea por la tecnología existente o por el factor económico.
En el desarrollo del sistema de información será necesario utilizar una serie de
herramientas que nos permitan diseñar y elaborar el sistema en mención, a
continuación conceptualizamos algunos términos que utilizaremos mas adelante:
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Base de Datos:es una aplicación de software que permite gestionar y
organizar una serie de datos, luego usted puede utilizar características
específicas para consultar, analizar e informar sobre esos datos. es una
entidad en la cual se pueden almacenar datos de manera estructurada, con
la menor redundancia posible. Diferentes programas y diferentes usuarios
deben poder utilizar estos datos. Por lo tanto, el concepto de base de datos
generalmente está relacionado con el de red ya que se debe poder
compartir esta información. De allí el término base. "Sistema de
información" es el término general utilizado para la estructura global que
incluye todos los mecanismos para compartir datos que se han instalado.
Dato: es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica,
entre otros.), un atributo o característica de una entidad. Los datos
describen hechos empíricos, sucesos y entidades. Los datos aisladamente
pueden no contener información humanamente relevante. Sólo cuando un
conjunto de datos se examina conjuntamente a la luz de un enfoque,
hipótesis o teoría se puede apreciar la información contenida en dichos
datos. Los datos pueden consistir en números, estadísticas o proposiciones
descriptivas. Los datos convenientemente agrupados, estructurados e
interpretados se consideran que son la base de la información
humanamente relevante que se pueden utilizar en la toma decisiones, la
reducción de la incertidumbre o la realización de cálculos.
Método de la Caja Negra: se refiere a un sistema cuyo interior no puede
ser descubierto, cuyos elementos internos son desconocidos y que sólo
puede conocerse “por fuera”, a través de manipulaciones externas o de
observación externa.
VENTAJAS:
Este método permite identificar claramente las entradas y salidas y estudiar
las relaciones que existen entre ellas, permitiendo así maximizar la
eficiencia de los sistemas sin tener que introducirnos en los procesos
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complejos que se encuentran en la Caja Negra. Exceptuando cuando se
presentan problemas es decir cuando hay anomalías en las relaciones
entre entrada y salida, entonces nos vemos obligados a destapar la Caja
Negra y estudiar ese subsistema en forma más precisa.
DESVENTAJAS
Este método tiene su razón de ser, pues, la mayoría de las personas dan
prioridad a los resultados, pero, por otra, destruye la saludable curiosidad
de saber el funcionamiento y el porqué de las cosas.
Diagrama de Gantt: es una herramienta que le permite al usuario modelar
la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto.
Debido a la relativa facilidad de lectura de los diagramas de GANTT, esta
herramienta es utilizada por casi todos los directores de proyecto en todos
los sectores. El diagrama de GANTT es una herramienta para el director del
proyecto que le permite realizar una representación gráfica del progreso del
proyecto, pero también es un buen medio de comunicación entre las
diversas personas involucradas en el proyecto.
Diagrama Entidad-Relación: es una herramienta para el modelado de
datos que permite representar las entidades relevantes de un sistema de
información así como sus interrelaciones y propiedades.
Entidad: Representa una “cosa” u "objeto" del mundo real con existencia
independiente, es decir, se diferencia unívocamente de otro objeto o cosa,
incluso siendo del mismo tipo, o una misma entidad.
Atributos: son las características que definen o identifican a una entidad.
Estas pueden ser muchas, y el diseñador solo utiliza o implementa las que
considere más relevantes. Los atributos son las propiedades que describen
a cada entidad en un conjunto de entidades.
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Relación: Describe cierta dependencia entre entidades o permite la
asociación de las mismas.
Diccionario de Datos: es un conjunto de metadatos que contiene las
características lógicas y puntuales de los datos que se van a utilizar en el
sistema que se programa, incluyendo nombre, descripción, alias, contenido
y organización.
Identifica los procesos donde se emplean los datos y los sitios donde se
necesita el acceso inmediato a la información, se desarrolla durante el
análisis de flujo de datos y auxilia a los analistas que participan en la
determinación de los requerimientos del sistema, su contenido también se
emplea durante el diseño.
En un diccionario de datos se encuentra la lista de todos los elementos que
forman parte del flujo de datos de todo el sistema. Los elementos más
importantes son flujos de datos, almacenes de datos y procesos. El
diccionario de datos guarda los detalles y descripción de todos estos
elementos.
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V. PLANIFICACIÓN DE PROYECTO.
Diagrama de Gantt (Diseñado en Microsoft Project)
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VI. METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN.
Nuestra investigación fue de carácter DESCRIPTIVA, apoyada en la investigación
documental o bibliográfica, pero como principal estrategia que adoptamos para
responder al problema planteado fue un diseño de investigación de CAMPO.
Identificación de las fuentes de información:
El desarrollo de nuestra investigación de campo se baso en la información que
hemos obtenido a través de diversas fuentes que consideramos como claves para
conocer cual era el problema que nos plantearíamos solucionar, como equipo de
trabajo distinguimos como fuentes claves de investigación:
a) Fuentes Primarias:
La información se obtuvo por medio de los datos proporcionados por:
Personal del área de ventas de Distribuidora Cuscatlán, S.A. de C.V.
b) Fuentes Secundarias:
Se obtuvo información sobre desarrollo de sistema para registro y control de
ventas en paginas web, lo cual nos permitió comprender en gran manera los
elementos que debe comprender un sistema de este tipo, además de consultar el
material proporcionado por la cátedra correspondiente sobre el método del
prototipo de sistemas.
Luego de tener la información pertinente sobre el problema, se procede a construir
el desarrollo el sistema de información que permita a nuestro usuario solucionar la
problemática que se plantea, en el siguiente capitulo se presenta cual es el
problema que nos lleva a construir un sistema de información.
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VII. DEFINICIÓN DEL SISTEMA
Definición.
En el presente trabajo de campo como equipo desarrollamos un sistema de
información para el registro y control de ventas de DISTRIBUIDORA
CUSCATLÁN, S.A. de C.V., el sistema de información desarrollado esta basado
en el método del prototipo de sistemas, este método comprender una seria de
pasos, los cuales ya se han mencionado en el marco teórico-conceptual,
desarrollar cada uno de esos pasos ha permitido que el desarrollo del sistema se
lleve con éxito.
El sistema desarrollado no tiene completa funcionalidad comparada a un sistema
final, pero consideramos que es útil y podrá facilitar el proceso de registro y control
de ventas que se lleva a cabo en DISTRIBUIDORA CUSCATLÁN, S.A. de C.V.,
además este modelo permite utilizar el sistema y de esta manera identificar que
aspectos están funcionando correctamente y que elementos necesitan mejoras,
dándonos la posibilidad de perfeccionarlo.
Formulación del problema.
DISTRIBUIDORA CUSCATLÁN, S.A. de C.V., carece de un sistema de
información mecanizado que le permita tener un control eficiente y actualizado
sobre registro y control del proceso de ventas, que le permita proporcionarle
información de suma importancia a la mayor brevedad de tiempo posible, además
de proporcionar la mayor cantidad de información posible sobre esta área.
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Planteamiento del problema (Método de la Caja Negra).
Descripción del sistema utilizando Método de Enfoque de Sistemas.
a) Nombre del Sistema.
Sistema de información automatizado para el registro y control de ventas de
DISTRIBUIDORA CUSCATLÁN, S.A. de C.V.
b) Descripción narrada de la situación actual.
DISTRIBUIDORA CUSCATLÁN, S.A. de C.V. es una empresa industrial dedicada
a la transformación de la materia prima en productos finales de cuidado personal,
principalmente productos cosméticos. A diferencia de las empresas comerciales
que son mas comunes las cuales se dedican a comprar un articulo para luego
ellos venderlo nuestra distribuidora se encargar de hacer los productos que
ofrecemos al mercado, para llegar hasta el punto de la venta tenemos que pasar
por una serie de pasos, los cuales inician con la compra de materia prima a
nuestros proveedores los cuales realizamos por medio de cotizaciones que se
ENTRADAS:
Deficiencia en el proceso
de registro y control del
proceso de ventas
realizado en Distribuidora
Cuscatlán, S.A. de C.V.,
no es posible obtener
información de manera
oportuna sobre los
elementos que se
relacionan con esta área.
SALIDAS:
Sistema de Información
para registro y control del
proceso de ventas
automatizado, que
permitirá contar con
información actualizada
en todo lo relacionado al
proceso de ventas.
PROCESOS
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realizan en periodos de tiempo determinado, con la materia prima en las
instalaciones de la distribuidora comienza el proceso de producción, este es uno
de los procesos que incurre en mayores gastos y también tiempo, esta
distribuidora cuenta con el personal altamente capacitado y organizado de manera
que las actividades a desarrollar por cada uno de ellos están desde luego
asignadas. Culminado el proceso de producción los productos elaborados pasan a
bodega en el cual se colocan para la disposición de la venta. Distribuidora
Cuscatlán se encarga de proveer de mercadería a los principales supermercados
del país y tiendas de conveniencias, el proceso de venta inicia con la visita del
cliente al departamento de ventas de la entidad, en este se tienen las muestras de
todos los productos que se ofrecen al mercado, se cuenta con un catalogo que
muestra a los interesados los productos disponibles.
Cuando ya el cliente ha revisado el catalogo de productos con el que cuenta la
empresa se procede a verificar la existencia en inventario de los productos
solicitados, esto por medio de una orden de compra que los vendedores llenan
con los datos de los productos que los clientes solicitan.
Cada producto cuenta con un código que lo identifica, además de contar con una
organización en la bodega que permite identificar los productos rápidamente ya
que se encuentran ordenados por tipo de uso, si en el inventario de la empresa
arroja que se cuenta con existencia del producto solicitado se procede entonces
ordenar el pedido del cliente, actualmente se cuenta con una base de datos en el
programa Microsoft Excel, por medio de una tabla que permite identificar los datos
del cliente con solo su número de DUI, esta base de datos cuenta con los datos
mas relevantes de los clientes mas frecuentes.
El vendedor se dirige a la bodega a ordenar el pedido realizado ya una vez
corroborada la existencia de dicho producto en inventario, cuando el vendedor
tiene ya el paquete o pedido ordenado se procede a una revisión final por medio
de la orden de compra para verificar que el pedido que sea solicitado este
completo y con las características solicitadas.
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Luego de haber corroborado que todo se encuentra en orden se procede a
facturar el pedido para que este sea cancelado en el cajero de la entidad, esta
empresa brinda dos opciones de pago una al contado y la otra al crédito, las
ventas al crédito con un plazo máximo de 2 meses, para el otorgamiento de
crédito se debe de llenar una serie de documentos, Luego que la factura es
cancelado por el contribuyente o consumidor final se procede a realizar el envió de
la mercadería, para el envió de mercadería se cuenta con equipo de transporte y
el personal encargado que le corresponde transportar la mercadería desde las
bodegas de la distribuidora hasta el lugar donde el cliente haya solicitado que la
mercadería le sea entregada.
Contamos también con personal que se encarga de visitar a las diferentes tiendas
y supermercados para ofrecer los productos, esto principalmente para los clientes
mas frecuentes y de esta manera se evita estar recibiendo al cliente en la sala d
ventas, ahorrándole tiempo al cliente, el proceso que prosigue es el normal al
mencionado anteriormente.
Los documentos que respaldan las ventas actualmente son todos los
Comprobantes de Crédito Fiscal, facturas de consumidor final y la respectiva
orden de compra que se emite al inicio, contamos con una base de datos de
clientes la cual incluye los datos básicos de este y un detalle de las ultimas
compras realizadas, todos los documentos se manejan de forma manual, el control
de cliente en la base de datos antes mencionada elaborada en MS Excel, los
inventarios por medio de tarjeta Kardex.
No se cuenta con un software que permita conocer completamente el proceso de
venta que se lleva a cabo en esta industria, se cuenta con algunas bases de datos
pero se mantienen en muchos casos de forma aisladas y no relacionadas con los
diferentes elementos del área de venta.
c) Diagrama del sistema información del proceso de ventas de DISTRIBUIDIRA
CUSCATLÁN, S.A. de C.V.
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ELEMENTO
CONTROL:
Reglamento interno de empresa.
Políticas de calidad de la empresa..
Defensoría del consumidor.
Manual de ventas.
ENTRADAS:
Detalle de productos que ofrece
Distribuidora Cuscatlán, S.A. de
C.V.(nombres y características)
Precios de productos que se ofrecen.
Tarjeta Kardex de cada producto.
Datos de proveedores de materias
primas.
Datos básicos de clientes (base de datos
existente)
Información de últimos pedidos de cada
cliente.
Orden de compra (manual), detalle de
pedido
Factura de consumidor final (talonario)
Comprobantes de Crédito Fiscal
(talonario)
Libro de ventas a contribuyentes
(mecanizados, legalizados)
Libro de ventas a consumidor final
(mecanizados, legalizados)
Libro de Compras (mecanizados,
legalizados)
Condiciones de Crédito.
Nomina de Cuentas por Cobrar.
PROCESOS:
Administrar la cartera de clientes.
Administrar las ventas en la
distribuidora.
Administración de inventario.
Disponibilidad de datos de inmediato
(precio, existencia).
Control de ventas por empleado
(vendedor).
Detalle de pedido de forma mecanizada.
Elaboración e impresión de
comprobante de pago.
Control de formas de pago.
Control de pagos.
Políticas de calidad de Distribuidora
Cuscatlán, S.A. de C.V.
Manual de procedimientos.
RECURSOS MATERIALES
Computadoras, productos, estantes, impresora,
sillas, papel bond, lapiceros, contometro, cajas
de empaque, comprobantes de crédito fiscal,
facturas de consumidor final, otros.
SALIDAS:
Orden de compra impresa.
Factura de consumidor final en forma
mecanizada.
Comprobante de crédito fiscal en forma
mecanizada.
Libro de ventas a consumidor final.
Libro de ventas a contribuyentes.
Nomina de cuentas por cobrar impreso
y en formato digital.
Control de pagos de ventas al crédito en
forma digital e impreso.
Detalle de ventas por cada cliente
impreso.
Detalle de ventas realizadas por cada
empleado, en formato digital.
Control de entradas de dinero por
ventas al contado.
MEDIO AMBIENTE:
Mercado nacional, ministerio de
hacienda, defensoría del consumidor,
clientes, precios de productos,
competencia en el mercado, otros. Diagrama de sistema de información del proceso de
ventas de Distribuidora Cuscatlán, S.A. de C.V.
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d) Objetivos del Sistema.
Disponer de información actualizada y de forma rápida sobre las ventas
realizadas en un periodo de tiempo determinado.
Preparar un sistema que proporcione información clave del proceso de
ventas que se realiza dentro de la empresa.
Contar con la mayor cantidad de información sobre las ventas que realiza
cada vendedor en un periodo de tiempo determinado.
Servir de instrumento para controlar de mejor manera las cuentas por
cobrar de la entidad.
Apoyar el sistema de manejo de control de inventarios de los diferentes
productos que ofrece la empresa al mercado.
Elaborar los comprobantes de pago de manera mecanizada realizándolo de
manera eficiente.
e) Características del sistema.
El sistema información sobre el proceso de ventas de Distribuidora Cuscatlán,
S.A. de C.V. cuenta con una serie de características que posibilitan que su
aplicación vuelva algunos procesos mucho mas fáciles y prácticos, logrando de
esta manera mejorar la atención al cliente tanto al momento de realizar su pedido
u orden de compra, como el mismo momento en el que el empleado realiza la
venta, entre estas podemos mencionar que es un sistema artificial debido a que
los procesos de registro y reserva son procesos manipulados por el recurso
humano con el que se cuenta, además es adaptable ya que su diseño permite
modificaciones que representen mejoras en el rendimiento, es un sistema concreto
ya que aparte de utilizar recurso humano, demanda de recursos materiales tales
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como computadoras, impresora, entre otros. Tampoco podemos agregar la
característica de dinámico ya que al igual que la característica de adaptabilidad
permite realizar cambios.
f) Fronteras del sistema.
La frontera que limita el sistema en información son todos aquellos factores –
elementos que se vuelven indispensables para la realización del proceso de
ventas en una base de datos actualizada y que proporcione información oportuna,
algunos elementos que podemos mencionar son: los datos generales de clientes,
la disponibilidad de productos en inventario, recurso humano, recurso material y
técnicos, manuales de procedimientos, entre otros.
g) Elementos del sistema.
Administrar la cartera de clientes.
Administrar las ventas en la distribuidora.
Control de ventas por empleado (vendedor).
Proceso de elaboración de orden de compra o detalle de pedido,.
Proceso de facturación.
Recursos humanos.
Recursos materiales.
Recursos económicos.
Recurso técnico.
Manuales de aplicación.
h) Control del sistema.
• Reglamento interno de empresa.
• Políticas de calidad de la empresa.
• Defensoría del consumidor.
• Manual de ventas.
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VIII. IDENTIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS.
El método del prototipo nos ayudara a un mejor registro de ventas de los pedidos
que los clientes nos hacen, en todos los aspectos como lo es el almacenamiento
de la información necesaria de cada producto y clientes (código único del
producto, código de cliente, nombre, dirección, y un breve registro de los pedidos
antes hechos).
Para que la Distribuidora Cuscatlán S.A de C.V crezca teniendo un buen
almacenamiento de información de cada producto que los clientes solicitan para
que así, tanto el registro como la entrega del producto sea más eficaz y eficiente,
además en el sistema también podemos organizar información sobre los
vendedores, datos como: nombre del vendedor, código de vendedor, fecha de la
venta, en fin un conjunto de elementos necesarios para un mejor registro de
ventas en la Distribuidora Cuscatlán.
PROCESOS
Administrar información del Cliente.
1. Inicio
2. Hacer lista de clientes
3. Registra al cliente con todos los datos personales o de sociedad.
4. Cada cliente estará registrado y tendrá un código para su mejor ubicación a
la hora de solicitar un pedido.
5. Entre la información que estará en el registro: nombre, dirección, teléfono,
lugar de envió.
6. Fin.
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Administrar información del personal del departamento de ventas.
1. Inicio
2. Recolectar información de contratación.
3. Registrar a todo el personal con sus nombres y apellidos
4. Registrar edades
5. Registrar turnos laborales
6. Tener en la base de datos el código del vendedor la fecha de contratación.
7. Tener registrado la información del personal como: nombre, dirección, teléfono.
8. Fin.
Buscar información de pedidos del Cliente.
1. Inicio
2. Poseer el nombre del cliente
3. Registrar código del cliente
4. Introducir los datos del usuario
5. Verificar si se encuentra la información del pedido del usuario. Si se encuentra
la información del pedido del cliente.
6. Extraer información del pedido del cliente.
7. Fin
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Registro de compras a proveedores
1. Inicio
2. Código del proveedor
3. Código del producto de comprar
4. Registro de cantidad de productos comprados
5. Registro del código del producto
6. Registrar precio del producto por unidad
7. Registrar total a pagar de la compra
8. Fin
Registro del cliente.
1. Inicio
2. Se necesita que haya un pedido
3. Ingresar a la base de datos
4. Se ingresa al acampo de registro del producto
5. Se busca el nombre o código del cliente que hizo el pedido
6. Seleccionar al cliente
7. Realizar la hoja de pedidos
8. Se ingresa los datos del producto buscado o pedido
9. Se elabora el pedido
10. Guardar datos del pedido
11. Fin
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Administración de información de proveedores
1. Inicio.
2. Registrar nombre comercial del proveedor.
3. Registrar el nombre y apellidos del titular de la empresa.
4. Preguntar dirección del proveedor.
5. Registrar la dirección del proveedor.
6. Registrar el número telefónico del proveedor.
7. Registrar el producto que nos provee.
8. Registrar el precio de compra de los productos.
9. Registrar precio de venta.
10. Fin
Control de productos
1. Inicio
2. establecer un mínimo y máximo de existencia a cada producto de acuerdo a un
tiempo establecido respectivamente
3. registrar el mínimo y máximo de existencia de cada producto
4. revisar semanalmente según el Id de cada producto las existencias de los
mismos.
5. Fin
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Registro de Ventas
1. Registro de Id del cliente
2. Registro de denominación o razón social
3. Verificación del pedido en existencia
4. Registro de orden de compra
5. Proceso de facturación
6. Registro de salida de producto
7. Fin
REQUERIMIENTOS OPERATIVOS
El análisis de requerimientos es la fase en la que los elementos que conforman el
sistema son identificados, los cuales son relacionados estrechamente entre sí y
que son necesarios para la creación un sistema.
Los requerimientos operacionales son factibles para la Distribuidora Cuscatlán S.A
de C.V ya que por medio de este sistema podrá obtener un mejor y eficiente
registro de sus ventas toda la información del producto y de los pedidos, sin dar
efectos negativos en ella porque así será favorable para los encargados y les
ayudara a desempeñar mejor su trabajo sistemáticamente.
En la Distribuidora Cuscatlán S.A de C.V se contiene diferentes tipos de producto
de higiene de diferentes marcas entre ellos tenemos cosméticos, cremas para el
cuerpo, champo, lociones, y todo producto e higiene personal, es por ello que se
necesita un sistema de registro de todas las entradas y salidas de productos ya
sea para la venta como para la compra a los proveedores.
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Requerimientos Técnicos
Para poder llevar a cabo un sistema de registro de ventas es muy importante la
verificación de elementos esenciales en el desarrollo del sistema. Entre los
elementos tenemos:
o El recurso humano
La Distribuidora Cuscatlán S.A de C.V no cuenta con personal capacitado para la
elaboración de este es por ello que se contratara a personal externo apto para la
realización del sistema con conocimientos en base de datos, diseño de software
etc. Esto es para que el desarrollo del sistema sea según las necesidades de la
distribuidora y no presente ningún fallo a la hora de utilizarlo.
o Hardware:
La Distribuidora Cuscatlán S.A de C.V cuenta con equipos computacionales en el
cual se harán las correspondientes instalaciones del sistema dichos equipos
computacionales deben de tener un sistema operativo que soporte el programa.
o Software:
La Distribuidora cuenta con software para diferente departamento, eso nos indica
que ya tiene experiencia en el uso de programas que faciliten el proceso de
registro excepto el departamento de ventas.
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IX. DISEÑO/CONSTRUCCIÓN DE BASE DE DATOS.
Modelo Conceptual (Diagrama Entidad – Relación) Diseñado en DIA.
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Modelo Lógico (Normalización de Tablas) Diseñado en DIA.
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Diccionario de Datos.
Diseño de diccionario de datos para la tabla que almacena la información de
VENDEDOR:
Diseño de diccionario de datos para la tabla que almacena la información de
CLIENTE:
VENDEDOR
Nombre del Campo Descripción Tipo de dato Longitud
ID_vended Identificación del vendedor Numérico 6
1nom_vended Primer nombre del vendedor Texto 10
2nom_vended Segundo nombre del vendedor Texto 10
1apell_vended Primer apellido del vendedor Texto 15
2apell_vended Segundo apellido del vendedor Texto 15
tel_vended Teléfono del vendedor. Numérico 8
Num_pedido Numero de pedido Numérico 4
Num_compte Numero de comprobante Numérico 4
CLIENTE
Nombre del Campo Descripción Tipo de dato Longitud
ID _cte Identificación del cliente Alfanumérico 8
nom_1 Primer nombre del cliente Texto 10
nom_2 Segundo nombre del cliente Texto 10
apell_1 Primer apellido del cliente Texto 15
apell_2 Segundo apellido del cliente Texto 15
tel Teléfono del cliente Numérico 8
tel_ casa Teléfono de casa del cliente Numérico 8
tel_negocio Teléfono de negocio del cliente Numérico 8
tel_cel Teléfono celular del cliente Numérico 8
dirrec Dirección de casa del cliente Texto 50
rec_cred Record crediticio del cliente Texto 1
Direcc Dirección del cliente Texto 50
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Diseño de diccionario de datos para la tabla que almacena la información de
PEDIDO:
Diseño de diccionario de datos para la tabla que almacena la información de
DISPONIBILIDAD EN BODEGA:
Diseño de diccionario de datos para la tabla que almacena la información de TIPO
DE PAGO:
PEDIDO
Nombre del Campo Descripción Tipo de dato Longitud
fech_ped Fecha de pedido Numérico 9
num_ped Número del pedido Numérico 50
Nom_producto Nombre de producto Texto 25
ID_cte Identificación del cliente Alfanumérico 8
DISPONIBILIDAD EN BODEGA
Nombre del Campo Descripción Tipo de dato Longitud
ID_producto Identificación de producto Texto 10
nom_prod Nombre del producto Texto 15
disp_bodg Disponibilidad en bodega Texto 2
cant_disp Cantidad de productos disponibles
Numérico 15
cant_prod Cantidad de productos pedidos Numérico 15
categ_prod Categoría de los productos Texto 10
cat_per Categoría uso personal Texto 15
cat_limp Categoría limpieza Texto 15
TIPO DE PAGO
Nombre del Campo Descripción Tipo de dato Longitud
id_tipag Identificación para el tipo de pago que realizara el cliente
Texto 10
efect Pagar en efectivo Texto 2
cred Abrir o cargar a la cuenta de crédito.
Texto 2
cheque Pago realizado con cheque Alfanumérico 8
Num_pedido Numero de pedido Numérico 8
ID_cte Identificación del cliente Alfanumérico 8
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Diseño de diccionario de datos para la tabla que almacena la información de
COMPROBANTE DE PAGO:
Diseño de diccionario de datos para la tabla que almacena la información de
DETALLE DE PEDIDO:
Diseño de diccionario de datos para la tabla que almacena la información de
VERIFICA:
COMPROBANTE DE PAGO
Nombre del Campo Descripción Tipo de dato Longitud
num_compte Numero de comprobante de pago
Numérico 8
tipo_compte Tipo de comprobante Texto 30
factura Factura de consumidor final Numérico 10
ccf Comprobante de crédito fiscal Numérico 10
tot_pagar Total a pagar en concepto de la compra
Numérico 15
ID_vended Identificación de vendedor Numérico 6
DETALLE DE PEDIDO
Nombre del Campo Descripción Tipo de dato Longitud
Num_ped Numero de pedido Numérico 8
ID_producto Identificación de producto Texto 10
Nom_prod Nombre de producto Texto 10
Prec_prod Precio del producto Numérico 15
Cant_prod Cantidad de producto Numérico 6
Categ_prod Categoría de producto Texto 10
Cat_per Categoría personal Texto 2
Cat_limp Categoría de limpieza Texto 2
ID_vended Identificación de vendedor Numérico 6
VERIFICA
Nombre del Campo Descripción Tipo de dato Longitud
ID_vended Identificación de vendedor Numérico 6
ID_producto Identificación de producto Texto 10
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X. CONCLUSIONES.
El sistema que se utiliza en Distribuidora Cuscatlán aunque es eficiente
tiene sus deficiencias también, y se nota que las formas de registrar la
información es muy compleja, ya que el uso de Microsoft Excel en el
sentido de registro de datos complejos existen mejores programas para la
ayuda de los mismos.
Bajo el sistema de consulta de información necesaria detalla cada una de
las características de los productos y con las recomendaciones que a
continuación se harán se espera mejorar la eficiencia para digitar las
características del registro de venta y podemos llegara la conclusión que un
sistema basado en el método del prototipo será muy eficaz para tomar
decisiones de mejoramiento de los sistemas actuales.
A lo largo del trabajo notamos que quedaría bien un sistema de registro de
ventas donde al ocurrir una búsqueda de información sea factible y sea
eficiente al mismo tiempo para el buscador organizando así una mejoría y
eficacia con relación al tiempo.
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XI. RECOMENDACIONES.
Tener acceso restringido a cierta información confidencial que maneja la
empresa utilizando un sistema basado en la vista de información según
corresponda, en base de las modificaciones que se le haga a esta
información por medio de contraseñas y proceder a registrar los datos
correspondientes.
Recomendamos que al implementar los nuevos sistemas de registro de
ventas, se pueda dar a cada uno de los usuarios del sistema capacitaciones
donde se enseñe a usar el nuevo sistema y mostrar cada una de las
ventajas que traerá el nuevo sistema.
Que la empresa adopte nuevas técnicas y medidas de control, como:
manuales de registro de inventarios, ventas, producto en proceso de
manera que el registro sea mas eficiente y menos complejo dando así que
la información correlativa aparezca por si sola (fecha, # de venta, precios
con y sin IVA, etc.).
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XII. ANEXOS.
Productos que ofrece la empresa al mercado nacional.
Baby blues
(Shampoo, crema)
Sylt Kids
(Shampoo 2 en 1)
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Spiky Kids
(Gel)
Lemans
(Shampoo)
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