GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA
Secretaría de Participación Ciudadana y Desarrollo Social
Departamento de Antioquia
I Encuentro Internacional: “Participación Ciudadana; el camino hacia la paz
Experiencias Locales de Participación
CONCURSO INICIATIVAS COMUNTARIAS
Innovación Social para el Desarrollo Sostenible
GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA
Iniciativas Comunitarias Exitosas
Puente La Rochela Municipio de Betania (LaRochela-Suroeste.mp4)
Motorrutas Municipio de Peque (IniciativaPeque.mp4)
En la actualidad la
Asamblea Departamental
debate el proyecto de
Ordenanza 19, por el cual
se adopta la Política
Pública para la
participación social y
comunal integral en el
Concurso de Iniciativas en
el Departamento de
Antioquia
SISTEMA UNIFICADO DE REGISTRO DE ORGANISMOS COMUNALES
SURCO
Sistema Unificado de Registro de
Organismos Comunales
SUROC
SURCO
MARCO LEGAL
LEY 743 DE 2002 Decreto 2350 de 2003.
Articulo 25. Son funciones de las entidades de inspección, control y vigilancia, las siguientes:
2. Realizar el registro sistematizado de los organismos de acción comunal sobre los que ejerza inspección, control y vigilancia, de conformidad con lo establecido en los artículos 63 y 64 de la ley 743 de 2002.
Organismos, Dignatarios/as, Afiliados/as
100% de organismos comunales:5.740 organismos comunales de 118 municipios del Departamento a julio 28 de 2015, en los cuales se tiene competencia de Vigilancia, Inspección y Control. 5489 Juntas de Acción Comunal, 138 juntas de vivienda comunitaria, 113 Asocomunales).
100% de dignatarios/as. 70.000 aproximadamente.
100% de afiliados/as a las juntas de acción comunal y juntas de vivienda comunitaria. (500.000 aproximadamente)
Problema / oportunidad
• El registro que se llevaba en ese momento era una aplicación en Access creada por un servidor público que consideraba era de su propiedad; estaba localizado en un PC local; con una sola persona que podría interactuar con el mismo; y no tenía ninguna validación.
• El archivo físico era muy voluminoso y demandaba su digitalización para evitar su deterioro.
• La gestión de trámites era muy manual y demorada. Y muy costosa para los líderes sociales. Todo trámite debía realizarse en Medellín: oficinas de la Gobernación.
• El registro de libros reglamentarios era igualmente manual y centralizado. • El proceso de Inspección, vigilancia y control no tenía ningún sistema de
seguimiento.• El sistema de gestión documental no interactuaba con registros y trámites de
organismos comunales.
Razones Del Cambio
1. Necesidad de contribuir a cumplir los lineamientos nacionales deGobierno en Línea, haciendo uso de las TICs, digitalizando y virtualizandoal máximo los procesos y procedimientos de gestión.
2. Contribuir en la modernización comunal, dando ejemplo como entespúblicos. Mejora de Procesos.
3. El sistema actual no posee mecanismos de validación que garanticen laCalidad de los datos y cumplimiento de la norma.
4. Es necesario facilitar, aún más, el desarrollo de acciones desde el territorio(desconcentración y descentralización).
5. Cambio de pensamiento, una nueva lógica de la información pararesolver problemas
Reto / Solución
El registro se lleva ahora en una aplicación en Java, creada por una empresa especializada, contratada por la Gobernación y validado por la Dirección de Informática.
El aplicativo y la información alojada en servidores de la Gobernación y amparado por los protocoles de seguridad institucionales.
Puede interactuar via web, mediante múltiples usuarios.Establece validaciones de los datos.El archivo físico digitalizado es posible consultarlo via web. La gestión de trámites es menos manual, más ágil y menos costosa para los líderes
sociales, éstos se pueden realizar vía web.Registro de libros reglamentarios ahora puede realizarse vía web. Inspección, vigilancia y control tiene un módulo jurídico de seguimiento.El sistema de gestión documental, interactúa con el SURCO. Avance en implementar libro reglamentario de afiliados en forma digital.
Conjunto de aplicativos virtuales que permiten gestionar de manera integrada y
en línea - vía web 7 MÓDULOS que protegen el conocimiento:
1.El sistema de gestión documental.
2.Los expedientes digitales (archivo digital).
3.El registro de organismos comunales.
4.Gestión de trámites de organismos comunales.
5.Seguimiento y vigilancia mediante reportes y estadísticas.
6.El módulo jurídico para los procesos de IVC.
7.Registro de afiliados de organismos comunales (nuevo)
Futuro, •Estatutos
parametrizables•Gestión económica y
empresarial•Otros libros
reglamentarios.• Georeferenciación
Sistema Unificado de Registro
de Organismos Comunales SURCO
Sistema de Gestión
Documental -
Mercurio
Módulo Jurídico
Legal - IVC
Registro Comunal y
Gestión de Trámites
Expedientes digitales
– Archivo documental
- Aplicativos integrados
Registro de Afiliados
de organismos
comunales
Seguimiento
mediante Reportes y
estadísticas
Futuro:
Nuevos Módulos +
Georegerenciación
¿ Qué va a cambiar ?
1. El software de registro y gestión de trámites de los organismos comunales.
2. Las Plantillas resultado de la gestión de trámites: Resoluciones, Autos,Certificados, sellos de libros.
3. Los formatos de solicitud de trámites.
4. La forma de hacer cálculos y validaciones en la gestión de trámites de organismoscomunales.
5. La forma y calidad de reportes del sistema, estadísticas de información.
6. La forma de consultar archivos o expedientes de organismos comunales.
7. La forma de radicación de documentos que producimos.
8. La forma y calidad del seguimiento al cumplimiento de la normatividad comunal.
9. La forma interna de las organizaciones gestionar la información, como el manejode libros reglamentarios.
10. Cambia el libro de afiliados.
¿Cómo se logra?
Integralidad de las direcciones1.Dirección de Informática2.Dirección de Gestión Documental3.Dirección de Desarrollo Organizacional 4.Gerencia de Comunicaciones5.Gerencia de Atención a la Ciudadanía
Sinergia para la Implementación1. Gobernación2. Alcaldías3. Organismos Comunales4. Empresa Servisoft
Sinergia Institucional1.Secretaria de Participación Ciudadana y Desarrollo Social2.Secretaria General3.Secretaria de Talento Humano4.Secretaria de Planeación5.Ministerio del Interior
Acción Común
para llevar a los
comunales al
mundo digital, al
mundo de la
innovación
SURCO
Piloto
Qué se buscó?
Comprender las ventajas y retos del SURCO. Motivar a su equipo de trabajo y los líderes
comunales a asumir el reto. Acompañar el proceso de levantamiento de la
información en las diferentes comunidades. Aprender a aprovechar las ventajas del nuevo
sistema. Mantener actualizada la información. Aceptar ser presentado como ejemplo a nivel
departamental y nacional.
En los 10 municipios piloto seleccionados, iniciaremos laimplementación digital de los libros de afiliados y deinventarios; levantando la información junta por junta,afiliado por afiliado.
10 municipios Piloto en lasnueve subregiones deAntioquia. 538 Organismoscomunales. Yolombó Jardín Caramanta San Jerónimo San Pedro de los
Milagros Girardota Arboletes Puerto Nare Caucasia San Rafael.
Julio a OctubreOctubre a
Noviembre 2016
SURCO operando
Julio 1:
Posesión
dignatarios
Acciones:
• Socialización con Alcaldías y
Dignatarios Comunales de
municipios piloto.
• Entrenamiento para
presidentes y secretarios
comunales de municipios
piloto, para levantamiento de
información de los afiliados.
• Recolección y revisión de
información, de los afiliados.
Acciones:
• Registro de datos de
afiliados/as de Municipios
piloto, en el sistema.
• Socialización de
caracterizaciones de afiliados .
• Entrega de los formularios, a
cada organización.
Programación
Abril 24: Elecciones Comunales
• Capacitación preparatoria
elecciones comunales.
• Sensibilización en
SURCO para nuevos
servidores Municipales y
departamentales.
• Levantamiento y
actualizaciones de
registro de información
de afiliados/as.
Trámite de 5.000 autos de
reconocimiento
Conozcamos
Conozcamos
Conozcamos
Conozcamos
Conozcamos
Conozcamos
Conozcamos
Conozcamos
A manera de ejemplo:
Enero de 2012. Don Gustavo Higuita es presidente de la Junta de Acción Comunal vereda Peladero en Uramita. Para tramitar un certificado de existencia y representación legal, requería viajar a Medellín, solicitarlo y esperar a que la persona responsable se lo imprimiera. Esto en tiempos eran 4 días. Y en costos cerca de 200 mil pesos.
Julio de 2015. Dos Gustavo llama a un fijo y solicita el certificado. Se lo enviamos vía correo electrónico. No requiere viajar a Medellín. El día que baja al pueblo a mercar lo reclama en la alcaldía o como se ha modernizado lo baja del correo electrónico.
Noviembre de 2015. Don Gustavo entra a la web de la Gobernación y baja su certificado de inmediato.
Sistema Unificado de Registro de
Organismos Comunales
Gracias a cada uno de ustedes por el compromiso en la tareadiaria, por valorar lo que intentamos, por proponer, por exigir,por aceptar y atreverse a nuevos métodos.
Gracias por contribuir con el futuro de Antioquia.
Parques Educativos Antioquia la
más educada
La educación es el motor de la transformación en Antioquia, ylos Parques Educativos hacen de Antioquia la más educada