MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR
2016
SECRETARÍA GENERAL
GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
2016
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
INTRODUCCIÓN
El Plan institucional de Archivos del Ministerio de Educación Nacional, es un instrumento de
planeación para la función archivística dentro del proceso de gestión documental y administración
de archivos institucional y da cumplimiento a las directrices del Archivo General de la Nación y la
normatividad vigente frente a la administración documental.
Para la elaboración de este instrumento se identificaron los aspectos críticos de la gestión
documental y administración de archivos del Ministerio, los cuales se evaluaron frente a los ejes
articuladores establecidos por el Archivo General de la Nación.
La evaluación se realizó en dependencias misionales y de apoyo del Ministerio entre los meses de
abril y mayo de 2016.
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
1. CONTEXTUALIZACIÓN
El Ministerio de Educación Nacional es una entidad de orden nacional que tiene entre otras, las
siguientes funciones: Formular la política nacional de educación, regular y establecer los criterios y
parámetros técnicos y cualitativos que contribuyan al mejoramiento del acceso, calidad y equidad
de la educación, en la atención integral a la primera infancia y en todos sus niveles y modalidades.
Preparar y proponer los planes de desarrollo del Sector, en especial el Plan Nacional de Desarrollo
Educativo, convocando los entes territoriales, las instituciones educativas y la sociedad en general,
de manera que se atiendan las necesidades del desarrollo económico y social del país.
Dictar las normas para la organización y los criterios pedagógicos y técnicos para la atención
integral a la primera infancia y las diferentes modalidades de prestación del servicio educativo,
que orienten la educación en los niveles de preescolar, básica, media, superior y la atención
integral a la primera infancia.
Evaluar de forma permanente, la prestación del servicio educativo y divulgar sus resultados para
mantener informada a la comunicad sobre la calidad de la educación.
Por lo anterior y para el desarrollo de todas sus funciones debe contar con un instrumento
archivístico como el PINAR, que le permita a corto, mediano y largo plazo efectuar las acciones
tendientes a administrar y controlar eficientemente desde la producción hasta la disposición final
de los documentos físicos y electrónicos. Así como el acceso a la información por parte de los
usuarios internos y externos.
Aunado a lo anterior, como Entidad se debe contar con el sistema de gestión documental
interrelacionado con los demás sistemas del MEN, como lo es, con el sistema integrado de gestión
que comparte al interior de todas las dependencias, la misión, visión y objetivos institucionales
como se observa a continuación.
MISIÓN
Lograr una EDUCACIÓN DE CALIDAD, que forme mejores seres humanos, ciudadanos con valores
éticos, competentes, respetuosos de lo público, que ejercen los derechos humanos, cumplen con
sus deberes y conviven en paz. Una educación que genere oportunidades legítimas de progreso y
prosperidad para ellos y para el país.
Lograr una educación competitiva, pertinente que contribuya a cerrar brechas de inequidad y en la
que participa toda la sociedad.
VISIÓN
En el 2018, el Ministerio de Educación es la entidad líder del Gobierno Nacional, con
reconocimiento internacional, que atrae a los mejores talentos y está 100% orientada a hacer de
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
Colombia el país más educado de América Latina en el 2025. Es una entidad innovadora, creativa,
eficiente, generadora de investigación y conocimiento para el país y para el mundo. Es una entidad
ejemplar por su ejecución.
Este propósito se logrará gracias a la renovación de una cultura organizacional que le ha apostado
a una estructura de trabajo más flexible y horizontal, donde es posible equilibrar vida y el trabajo
y donde prima la confianza y el compañerismo.
Sus funcionarios se sienten orgullosos y felices de trabajar en el MEN para lograr una mayor
productividad y eficiencia. Promueve un balance en la vida personal y profesional de sus
funcionarios, con un ambiente organizacional moderno, incluyente y generador de espacios y
sentimientos de bienestar. Todo esto la convierte en la entidad más deseada para trabajar.
PRINCIPIOS
1. El interés general prevalece sobre el particular.
2. Los bienes y recursos públicos están destinados exclusivamente para asuntos de interés
general.
3. La finalidad del Ministerio de Educación Nacional es garantizar el derecho a la educación
de todos los colombianos, a través del cumplimiento de su misión.
4. La función primordial del servidor es servir a la ciudadanía.
5. Quien administra recursos públicos rinde cuentas a la sociedad sobre la utilización y
resultados de su gestión.
6. Los ciudadanos tienen derecho a participar en las decisiones públicas que los afecten.
VALORES INSTITUCIONALES
Servicio: Disposición y actitud en el desarrollo de la función pública para satisfacer con excelencia
las necesidades y requerimientos del cliente externo e interno.
Somos serviciales cuando reconocemos las características y los requerimientos de los clientes
externos e internos para atender sus necesidades con buena disposición, calidad, oportunidad,
pertinencia y sin discriminación.
Transparencia: Dar a conocer los procesos y los resultados de la gestión en forma clara, veraz y
oportuna.
Somos transparentes cuando ponemos a disposición de los diferentes grupos de interés de
información clara, completa veraz y oportuna sobre nuestra gestión y rendimos cuentas públicas
sobre el cumplimiento de la misión del Ministerio y sobre la ejecución de los recursos.
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
Compromiso: Identificar y asumir como propios los objetivos y metas de la organización, con
actitud entusiasta y motivadora, de modo que se reconozca a cada persona como parte
importante del sistema.
Somos comprometidos cuando reconocemos y asumimos como propios los lineamientos
estratégicos del MEN y orientamos todas nuestras actuaciones hacia el mejoramiento continuo de
los procesos con el fin de alcanzar objetivos institucionales, aplicando nuestro mejor esfuerzo y
procediendo de manera voluntaria, leal y critica.
Respeto: Reconocimiento y legitimación del otro y sus derechos, deberes y sus diferencias
culturales, sociales y de pensamiento.
Somos respetuosos cuando reconocemos, aceptamos y valoramos los derechos humanos y
constitucionales de nuestros compañeros y de los ciudadanos, y les brindamos un trato digno,
independientemente de sus diferencias de opinión o jerarquía.
Honestidad: Ser coherente entre lo que piensa, se dice y se hace en la búsqueda del bien común.
Cuidar y respetar lo que nos pertenece.
Somos honestos cuando somos coherentes entre lo que decimos y el ejemplo que damos.
Rendimos los informes basados en datos y hechos veraces.
Cuidamos y optimizamos los bienes y recursos públicos, empleándolos únicamente para el
beneficio del interés general. Reconocemos los derechos de los autores en cuanto a recibir el
crédito por la creación de obras literarias, artísticas, científicas o didácticas, estén publicadas o
inéditas y cunado rechazamos y denunciamos cualquier acto que atente contra el correcto
cumplimiento de las normas (entre otras).
POLÍTICA DE CALIDAD
El MEN se compromete a establecer, implementar y mejorar continuamente el sistema integrado
de gestión - SIG, articulando en sus procesos y servicios de manera armónica y complementaria,
el cumplimiento de los requisitos legales y los componentes de gestión de calidad, gestión
ambiental, control interno y desarrollo administrativo.
Lo anterior, con el fin de garantizar la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia en el logro de
los objetivos institucionales y fines sociales, para asegurar la satisfacción de los clientes y partes
interesadas.
OBJETIVOS DE CALIDAD
1. Aumentar los niveles de satisfacción de los clientes
2. Fortalecer la prestación de los servicios orientadas al mejoramiento de la cobertura, la
calidad, eficiencia y pertinencia de la educación.
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3. Fortalecer el desempeño de los Macroprocesos establecidos en el MEN
4. Garantizar la disponibilidad, el uso eficiente de los recursos financieros y la disponibilidad
y competencia del recurso humano.
5. Fortalecer la aplicación de los mecanismos de autocontrol y de evaluación para garantizar
la mejora continua.
6. Garantizar los mecanismos de participación y control social sobre la gestión del MEN.
7. Mejorar el desempeño ambiental del MEN y prevenir la contaminación.
2. METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PINAR
2.1 ANÁLISIS DE SITUACIÓN ACTUAL
A partir del diagnóstico situacional contratado en el 2013 con la empresa Unión Temporal Avance
Organizacional A&B, del reporte en el Formulario Único de Reporte, Avance de la Gestión – FURAG
y los planes de mejoramiento presentados al Archivo General de la Nación y a la Oficina de
Control Interno, se realiza el análisis DOFA y se obtiene el siguiente resultado:
Positivo Negativo
Fortalezas Debilidades
· El Ministerio está actualizando la conformación del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo creado mediante acto administrativo, con el fin de hacer más expedito la actividad de reunir a los integrantes y toma de decisiones.
· La Unidad de Atención al Ciudadano no se encuentra formalmente creada dentro de la estructura organizacional del MEN.
· El personal del outsourcing está capacitado para la administración de los archivos de gestión y central. Así como para la radicación de las comunicaciones oficiales.
· La política de gestión documental no se encuentra aprobada por el Comité de Archivo de la Entidad.
Se cuenta con Cuadro de Clasificación Documental para los archivos de gestión.
· El programa de gestión documental no está aprobado por el comité interno de archivo.
· Los procesos y procedimientos se actualizaron conforme a las funciones asignadas al grupo y a las actividades realizadas.
· La consulta y préstamo de los documentos o expedientes no está soportado en un sistema de información, el proceso se realiza de forma manual, lo que dificulta tener la trazabilidad de los mismos.
· Las tablas de retención documental se encuentran en proceso de actualización y convalidación por parte del Archivo General de la Nación.
· La organización de los archivos de gestión presenta inconsistencias técnicas en cuanto a la (ordenación, foliación, descripción).
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
Positivo Negativo
Fortalezas Debilidades
· Los documentos que deben conformar los expedientes de contratos se encuentran desagregados en las dependencias que tienen a cargo el proceso contractual y la supervisión de los contratistas.
· No existen políticas para el manejo de la documentación electrónica.
· Se presentan fallas en el direccionamiento de las comunicaciones recibidas.
· La infraestructura física para administrar el volumen documental de gestión, es insuficiente.
Oportunidades Amenazas
· Unificación en el Grupo de Gestión Documental de la administración de las comunicaciones oficiales y el archivo físico y electrónico.
· No guardar coherencia entre las acciones de mejora planteadas a las diferentes auditorias, sin reflejar soluciones acertadas a corto, mediano y largo plazo, generando desgaste administrativo y técnico.
. El Archivo General de la Nación y MINTIC establecieron Estándares mínimos que deben tener los sistemas de gestión documental para las entidades.
· Alto nivel de consulta de documentos de fondos acumulados de entidades suprimidas o liquidadas.
· Evaluación y análisis de la pertinencia de los sistemas de información para gestión documental y archivo, en cumplimiento de la normatividad.
· Incumplimiento de la normatividad expedida para la gestión documental física y electrónica.
. Existencia en el mercado de Sistemas de información para la gestión documental.
Para la elaboración del plan institucional de archivos del MEN, se desarrolló la metodología
sugerida por el Archivo General de la Nación, como se observa a continuación.
2.2. Identificación de Aspectos Críticos y ejes articuladores
A partir del análisis del diagnóstico de archivos entregado por la Subdirección de Desarrollo
Organizacional, se concluyen los aspectos críticos y se desarrollan los riesgos como se indican en la
tabla a continuación.
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
a) Aspectos críticos
DEFINICIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS A EVALUAR
Aspectos Críticos Riesgos
Sistema de Gestión Documental: El MEN tiene una herramienta de gestión de comunicaciones y otra para la gestión de archivos la cual no ha entrado a producción. Las dos no están interoperables, generando que el control, conformación, consulta y préstamo de expedientes se realice manualmente. Se requiere un sistema de gestión documental, que no sólo registre las comunicaciones que llegan por los canales (presencial, web, E-mail, Agencia de mensajería y telefónica) sino que permita recoger o inter-operar con los demás sistemas de documentos de las diferentes dependencias, su visualización para gestión, clasificación de los documentos por Serie – Subseries – Tipo Documental, conformación de expedientes virtuales, circulación y préstamo de documentos o expedientes, archivo, aplicación de TRD y que permita la parametrización de los procedimientos de la Entidad. Así mismo, se requiere que los sistemas de gestión de archivos y archivos electrónicos del MEN cumplan con las normas técnicas NTC 6088 - Norma para la descripción de funciones; NTC 6052 Norma sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias; GTC-ISO-TR 15489-1 Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1, Generalidades; GTC-ISO-TR 15489-2 Información y documentación, Gestión de documentos. Parte 2. Guía; NTC-ISO 14641-1 - Archivado Electrónico. Parte 1: Especificaciones relacionadas con el diseño y el funcionamiento de un sistema de información para la preservación de información electrónico; GTC-ISO-TR 15801 -
Desarticulación de los procesos de administración de comunicaciones y administración de archivos por incoherencia entre la clasificación documental como documento (ejes temáticos) y la clasificación documental como archivo (series, subseries y tipos documentales).
Documentos producidos y almacenados en diferentes formatos y sistemas de información sin control ni políticas de administración y la numeración manual de actos administrativos (resoluciones) lo que genera como riesgo bajo control y seguridad en el manejo de la información No existe un sistema de información único que le de soporte a la información del proceso de gestión documental.
No existe un sistema alternativo para la consulta de documentos o expedientes.
Dificultades para la búsqueda y recuperación de la información y atención de consultas. Dificultades para el seguimiento y trazabilidad de las comunicaciones desde su producción hasta la disposición final.
No permite el trámite documental en tiempo real tanto para la gestión como para la conformación de los expedientes. (Desplazamiento por las oficinas para entregar y recoger documentos, acumulación de documentos físicos en los puestos de trabajo, posible pérdida documental, baja ejecución de la política cero papel, no disminución de costos en reprografía y consumo de tóner por duplicidad documental en radicación y físico, duplicidad de planillas y formatos físicos como control).
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DEFINICIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS A EVALUAR
Aspectos Críticos Riesgos
Gestión de documentos. Información almacenada electrónicamente. Recomendaciones para la integridad y la fiabilidad; GTC-ISO-TR 18492 - Preservación a largo plazo de la información basada en documentos electrónicos.
Tabla de Retención Documental: Para organizar los archivos del MEN aplicando la normatividad del Archivo General de la Nación, se requiere la actualización de las Tablas con participación y aprobación directa de los jefes de oficinas productoras de documentos. Teniendo en cuenta que en este instrumento se establecen los tiempos de retención documental y los criterios de conservación o eliminación de los mismos como una responsabilidad para la preservación de la información resultado de la gestión de cada uno.
Organización errada en los archivos de gestión. Eliminación de documentos sin el lleno de requisitos como la valoración jurídica, técnica, administrativa entre otros.
Archivos que no cumplen con criterios técnicos en la organización.
Duplicidad de documentos e información.
Hallazgos en auditorías de Contraloría, Control Interno, Archivo General de la Nación por incumplimiento de requisitos normativos, expedientes incompletos.
Acceso no autorizado a información.
Fraccionamiento de expedientes por fraccionamiento de funciones y trámites.
Intervención del Fondo Acumulado: Revisar y evaluar las condiciones técnicas y volúmenes de los Fondos Acumulados que ha recibido el MEN, como resultado de la supresión o liquidación de Entidades del sector, para determinar la contratación de la organización de éstos archivos, el levantamiento del inventario y la elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental.
Perdida de la memoria institucional.
Duplicidad de Información.
Dificultades para la búsqueda y recuperación de la información y atención de consultas.
Hallazgos en auditorías de Contraloría, Control Interno, Archivo General de la Nación por incumplimiento de requisitos normativos.
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DEFINICIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS A EVALUAR
Aspectos Críticos Riesgos
Actualización Proceso y Procedimientos de la Gestión Documental: Para la organización y administración de los archivos, es necesario que los procesos y procedimientos estén ligados a la herramienta que disponga el MEN para la gestión de documentos y administración de archivos, siendo prioridad definir el sistema de gestión documental con el cual se contará para proyectar los documentos e instructivos, que el personal vinculado a la Entidad deberá cumplir y apropiarse como la generación de una nueva la cultura en la gestión de los archivos.
Manejo de la gestión documental según criterios propios y no ajustados a la normatividad archivística. Duplicidad en la ejecución de las actividades o dispersión de los pasos de una actividad en varias personas haciendo poco ágil el procedimiento. Dificultades para recuperación de la información. Hallazgos de los entes de control.
Demasiados controles manuales, lo que no permite desarrollar la política Cero papel.
Espacio inadecuado para los archivos: El espacio destinado para los archivos de gestión deben cumplir con las condiciones físico ambientales establecidas en el Acuerdo 08 de 2014 expedido por el Archivo General de la Nación. Recomendaciones que el MEN debe verificar y ajustar para dar cumplimiento al mismo.
Insuficiente espacio para las áreas de archivo de gestión. Deterioro de la documentación y riesgo de pérdida de documentos por los efectos de las condiciones físico ambientales inadecuadas.
Dificultad en la recuperación de la documentación-Información. Pérdida de la información.
Riesgos laborales.
b) Ejes articuladores
Se toman los ejes articuladores de la gestión documental y administración de archivos para la
Entidad, de acuerdo con los principios archivísticos referenciados en el Artículo 4 de la Ley 594 de
2000, los cuales sirven para el análisis y priorización del impacto de las necesidades.
a) Administración de archivos: Involucra aspectos de la infraestructura, el presupuesto, la
normatividad y la política, los procesos y los procedimientos y el personal.
b) Acceso a la Información: Comprende aspectos como la transparencia, la participación y el
servicio al ciudadano, y la organización documental.
c) Preservación de la Información: Incluye aspectos como la conservación y el
almacenamiento de información.
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d) Aspectos Tecnológicos y de Seguridad: Abarca aspectos como la seguridad de la
información y la infraestructura tecnológica.
e) Fortalecimiento y articulación: Involucra aspectos como la armonización de la gestión
documental con otros modelos de gestión.
2.3 Priorización de aspectos críticos y ejes articuladores
Para priorizar los aspectos críticos dentro de la selección inicial realizada, se procedieron a
identificar las dependencias a las cuales se les aplicaría la evaluación de los aspectos frente a los
ejes articuladores.
Se determinó que las dependencias serían:
Misionales: Dirección de Primera Infancia, Subdirección de Inspección y Vigilancia.
Apoyo: Subdirección Financiera, Subdirección de Contratación y el Grupo de Gestión Documental.
Para realizar la medición es necesario confrontar los aspectos críticos identificados para el MEN
con cada uno de los ejes articuladores así:
ASPECTOS CRÍTICOS
EJES ARTÍCULADORES
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
ACCESO A LA INFORMACIÓN
PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
Sistema de Gestión Documental
Tabla de Retención Documental
Intervención del Fondo Acumulado
Actualización Proceso y Procedimientos de la Gestión Documental y administración de archivos
Espacio inadecuado para los archivos
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TOTAL
La evaluación de cada aspecto crítico identificado frente a los ejes articuladores arrojó los
siguientes resultados:
PRIMERA INFANCIA
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Involucra aspectos de infraestructura, presupuesto, normatividad, procesos, procedimientos y personal
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1
AS 2
AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención
Fondo Acumulado
4. Actualización Procesos y Procedimien
tos de Gestión
Documental y
administración de
archivos 6. Espacio
para archivos
1. Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos.
1 1
2. Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados.
1 1
3. Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la gestión de documentos.
1
4. Se tiene establecida la política de gestión documental.
1 1
5. Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica.
6. Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles.
1 1
7. Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos.
1
8. Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo.
1
9. El personal de la Entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos.
1 1 1
10. Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.
TOTAL 6 1 0 4 3
ACCESO A LA INFORMACIÓN Transparencia, participación y servicio al ciudadano,
organización documental
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1
AS 2
AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
1. Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la
1
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención Fondo
Acumulado
4. Actualización
Procesos y Procedimientos
de Gestión Documental y administración
de archivos
5. Espacio para archivos
información.
2. Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos.
1 1
3. Se cuenta con esquemas de comunicación en la Entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos.
1 1 1
4. Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación.
1 1 1
5. Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos.
1 1
6. El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la Entidad.
1 1 1
7. Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos.
1 1
8. Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo.
1
9. El personal de la Entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos.
1 1 1
10. Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.
0 0 0 0 0
TOTAL 4 7 1 7 1
PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN Conservación y almacenamiento de la información
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1
AS 2
AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención Fondo
1. Se cuenta con procesos y herramientas normalizadas para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos.
1 1
2. Se cuenta con un esquema de metadatos, integrado a otros sistemas de gestión.
1
3. Se cuenta con archivos centrales e históricos.
1 1
4. La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la Entidad.
1
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
Acumulado
4. Actualización
Procesos y Procedimientos
de Gestión Documental y administración
de archivos
5. Espacio para archivos
5. Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación - SIC.
1
6. Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica.
1 1
7. Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final.
1 1 1
8. Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos.
1
9. Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizadas.
1 1
10. Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio.
TOTAL 3 2 2 1 7
ASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE SEGURIDAD Seguridad de la información e infraestructura tecnológica
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1
AS 2
AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención Fondo
Acumulado
4. Actualización Procesos y
Procedimientos de Gestión
Documental y administración
de archivos
5. Espacio para archivos
1. Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respalden la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información.
1 1
2. Se cuenta con herramientas tecnológicas acordes a las necesidades de la Entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos.
1 1
3. Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de datos a nivel interno y con terceros.
4. Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos.
1 1
5. Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos.
6. Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el sistema de gestión de seguridad de la información y los procesos archivísticos
1
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
7. Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas.
1
8. Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que permita la participación e interacción.
9. Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos.
10. Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información.
1 1
TOTAL 5 1 0 0 4
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN Armonización de la gestión documental con otros modelos de
gestión
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1
AS 2 AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención Fondo
Acumulado
4. Actualización
Procesos y Procedimientos
de Gestión Documental y administración
de archivos
5. Espacio para archivos
1. La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.
1
2. Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la Entidad.
1 1
3. Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la Entidad.
4. Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística.
1 1
5. Se cuenta con un Sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales.
1
6. Se tienen implementadas las acciones para la gestión del cambio.
7. Se cuenta con procesos de mejora continua.
8. Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la Entidad.
1 1
9. Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos
1 1
10. La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la Entidad.
1 1
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
TOTAL 4 0 0 4 4
SUBDIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Involucra aspectos de infraestructura, presupuesto, normatividad, procesos, procedimientos y personal
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1
AS 2
AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención Fondo
Acumulado
4. Actualización Procesos y
Procedimientos de Gestión
Documental y administración
de archivos
5. Espacio para archivos
1. Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos.
1
2. Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados.
1 1
3. Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la gestión de documentos.
1
4. Se tiene establecida la política de gestión documental.
5. Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica.
6. Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles.
7. Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos.
8. Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo.
1
9. El personal de la Entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos.
1 1 1
10. Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.
TOTAL 3 2 0 1 2
ACCESO A LA INFORMACIÓN Transparencia, participación y servicio al ciudadano, organización
documental
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1
AS 2
AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de
1 .Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.
2. Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos.
1 1
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
Retención Documental
3. Intervención
Fondo Acumulado
4. Actualización
Procesos y Procedimientos
de Gestión Documental y administración
de archivos
5. Espacio para archivos
3. Se cuenta con esquemas de comunicación en la Entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos.
1 1
4. Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación.
1 1 1
5. Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos.
1 1
6. El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la Entidad.
1 1 1
7. Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos.
1 1 1
8. Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo.
1
9. El personal de la Entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos.
1 1 1 1
10. Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.
TOTAL 5 6 2 6 1
PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN Conservación y almacenamiento de la información
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1 AS 2
AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención
Fondo Acumulado
1. Se cuenta con procesos y herramientas normalizadas para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos.
1
2. Se cuenta con un esquema de metadatos, integrado a otros sistemas de gestión.
3. Se cuenta con archivos centrales e históricos. 1
4. La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la Entidad.
1
5. Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación - SIC.
6. Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y
1 1
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
4. Actualización
Procesos y Procedimiento
s de Gestión Documental y administración de archivos
5. Espacio
para archivos
preservación de la documentación física y electrónica.
7. Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final.
1
8. Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos.
1
9. Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizadas.
1
10. Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio.
1
TOTAL 3 1 1 1 3
ASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE SEGURIDAD Seguridad de la información e infraestructura tecnológica
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1 AS 2 AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención Fondo
Acumulado
4. Actualización
Procesos y Procedimientos
de Gestión Documental y administración
de archivos
5. Espacio para archivos
1. Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respalden la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información.
0 1
2. Se cuenta con herramientas tecnológicas acordes a las necesidades de la Entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos.
1 1
3. Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de datos a nivel interno y con terceros.
0
4. Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos.
0 1
5. Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos.
1
6. Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el sistema de gestión de seguridad de la información y los procesos archivísticos
1
7. Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas.
1
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
8. Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que permita la participación e interacción.
1
9. Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos.
1
10. Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información.
1 1
TOTAL 6 0 0 0 5
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN Armonización de la gestión documental con otros modelos de
gestión
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1 AS 2 AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención Fondo
Acumulado
4. Actualización
Procesos y Procedimientos
de Gestión Documental y administración
de archivos
5. Espacio para archivos
1. La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.
1
2. Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la Entidad.
1
3. Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la Entidad.
1
4. Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística.
1
5. Se cuenta con un Sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales.
6. Se tienen implementadas las acciones para la gestión del cambio.
7. Se cuenta con procesos de mejora continua.
8. Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la Entidad.
1 1 1
9. Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos
1
10. La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la Entidad.
1 1 1
TOTAL 4 0 0 3 3
SUBDIRECCIÓN FINANCIERA
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Involucra aspectos de infraestructura, presupuesto, normatividad, procesos, procedimientos y personal
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1 AS 2
AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención
Fondo Acumulado
4.
Actualización Procesos y
Procedimientos de Gestión
Documental y administración de archivos
5. Espacio
para archivos
1. Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos.
1 1
2. Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados.
1 1
3. Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la gestión de documentos.
1 1
4. Se tiene establecida la política de gestión documental.
1 1 1
5. Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica.
6. Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles.
1 1
7. Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos.
1 0
8. Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo.
1 1
9. El personal de la Entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos.
1 1 1
10. Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.
0 0 0 0 0
TOTAL 7 2 0 4 4
ACCESO A LA INFORMACIÓN Transparencia, participación y servicio al ciudadano,
organización documental
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1 AS 2
AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención
1. Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.
1 1 1
2. Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos.
0 0
3. Se cuenta con esquemas de comunicación en la Entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos.
1 1
4. Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de
1 1 0
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
ACCESO A LA INFORMACIÓN Transparencia, participación y servicio al ciudadano,
organización documental
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1 AS 2
AS 3
AS 4
AS 5
Fondo Acumulado
4.
Actualización Procesos y
Procedimientos de Gestión
Documental y administración de archivos
5. Espacio
para archivos
documentos, articulados con el plan institucional de capacitación.
5. Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos.
1 1
6. El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la Entidad.
1 1 1
7. Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos.
1 1 1
8. Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo.
1
9. El personal de la Entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos.
1 1 1
10. Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.
0 0 0 0 0
TOTAL 6 5 1 5 2
PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN Conservación y almacenamiento de la información
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1 AS 2
AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención
Fondo Acumulado
4.
Actualización Procesos y
Procedimiento
1. Se cuenta con procesos y herramientas normalizadas para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos.
1 1
2. Se cuenta con un esquema de metadatos, integrado a otros sistemas de gestión.
1
3. Se cuenta con archivos centrales e históricos. 1
4. La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la Entidad.
0
5. Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación - SIC.
1
6. Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica.
0 1
7. Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final.
1
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
s de Gestión Documental y administración de archivos
5. Espacio
para archivos
8. Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos.
1 1
9. Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizadas.
0 0
10. Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio.
0
TOTAL 2 1 1 1 4
ASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE SEGURIDAD Seguridad de la información e infraestructura tecnológica
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1 AS 2 AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención Fondo
Acumulado
4. Actualización
Procesos y Procedimientos
de Gestión Documental y administración
de archivos
5. Espacio para archivos
1. Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respalden la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información.
1 1
2. Se cuenta con herramientas tecnológicas acordes a las necesidades de la Entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos.
1
3. Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de datos a nivel interno y con terceros.
1
4. Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos.
1
5. Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos.
1
6. Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el sistema de gestión de seguridad de la información y los procesos archivísticos
1
7. Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas.
8. Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que permita la participación e interacción.
9. Se cuenta con modelos para la
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
ASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE SEGURIDAD Seguridad de la información e infraestructura tecnológica
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1 AS 2 AS 3
AS 4
AS 5
identificación, evaluación y análisis de riesgos.
10. Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información.
TOTAL 5 0 0 0 2
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN Armonización de la gestión documental con otros modelos de
gestión
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1 AS 2 AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención Fondo
Acumulado
4. Actualización
Procesos y Procedimientos
de Gestión Documental y administración
de archivos
5. Espacio para archivos
1. La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.
1 1
2. Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la Entidad.
1 1
3. Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la Entidad.
4. Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística.
5. Se cuenta con un Sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales.
6. Se tienen implementadas las acciones para la gestión del cambio.
7. Se cuenta con procesos de mejora continua.
8. Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la Entidad.
1 1 1
9. Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos
10. La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la Entidad.
1 1 1
TOTAL 4 0 0 4 2
SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN DIRECTA
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
Involucra aspectos de infraestructura, presupuesto, normatividad, procesos, procedimientos y personal
AS 1 AS 2
AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención
Fondo Acumulado
4.
Actualización Procesos y
Procedimientos de Gestión
Documental y administración de archivos
5. Espacio
para archivos
1. Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos.
1 1
2. Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados.
1 1
3. Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la gestión de documentos.
1 1
4. Se tiene establecida la política de gestión documental.
1 1 1
5. Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica.
6. Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles.
1 1
7. Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos.
1 1
8. Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo.
0
9. El personal de la Entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos.
1 1 1
10. Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.
1 1 1 1 1
TOTAL 7 3 1 6 4
ACCESO A LA INFORMACIÓN Transparencia, participación y servicio al ciudadano,
organización documental
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1 AS 2
AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención
Fondo
1. Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.
1 1 1
2. Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos.
1 1
3. Se cuenta con esquemas de comunicación en la Entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos.
1 1
4. Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan
1 1 1
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
Acumulado
4. Actualización
Procesos y Procedimiento
s de Gestión Documental y administración de archivos
5. Espacio
para archivos
institucional de capacitación.
5. Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos.
1 1
6. El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la Entidad.
1 1 1
7. Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos.
1 1 1
8. Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo.
1
9. El personal de la Entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos.
1 1 1
10. Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.
TOTAL 6 6 1 7 2
PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN Conservación y almacenamiento de la información
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1 AS 2
AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención
Fondo Acumulado
4.
Actualización Procesos y
Procedimientos de Gestión
Documental y administració
1. Se cuenta con procesos y herramientas normalizadas para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos.
1 1
2. Se cuenta con un esquema de metadatos, integrado a otros sistemas de gestión.
1
3. Se cuenta con archivos centrales e históricos. 1
4. La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la Entidad.
1
5. Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación - SIC.
1
6. Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica.
1 1
7. Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final.
1
8. Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos.
1 1
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN Conservación y almacenamiento de la información
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1 AS 2
AS 3
AS 4
AS 5
n de archivos
5. Espacio para archivos
9. Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizadas.
1 1
10. Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio.
TOTAL 4 1 1 1 6
ASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE SEGURIDAD Seguridad de la información e infraestructura tecnológica
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1 AS 2 AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención Fondo
Acumulado
4. Actualización
Procesos y Procedimientos
de Gestión Documental y administración
de archivos
5. Espacio para archivos
1. Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respalden la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información.
1 1
2. Se cuenta con herramientas tecnológicas acordes a las necesidades de la Entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos.
1 1
3. Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de datos a nivel interno y con terceros.
1
4. Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos.
1 1
5. Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos.
1
6. Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el sistema de gestión de seguridad de la información y los procesos archivísticos
1
7. Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas.
1
8. Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que permita la participación e interacción.
1
9. Se cuenta con modelos para la 1
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
identificación, evaluación y análisis de riesgos.
10. Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información.
1 1
TOTAL 9 0 0 0 5
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN Armonización de la gestión documental con otros modelos de
gestión
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1 AS 2 AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención Fondo
Acumulado
4. Actualización
Procesos y Procedimientos
de Gestión Documental y administración
de archivos
5. Espacio para archivos
1. La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.
1
2. Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la Entidad.
1 1
3. Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la Entidad.
1
4. Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística.
1 1
5. Se cuenta con un Sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales.
1
6. Se tienen implementadas las acciones para la gestión del cambio.
7. Se cuenta con procesos de mejora continua.
8. Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la Entidad.
1 1 1
9. Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos
1
10. La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la Entidad.
1 1 1
TOTAL 7 0 0 4 3
SECRETARIA GENERAL - GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Involucra aspectos de infraestructura, presupuesto, normatividad, procesos, procedimientos y personal
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1 AS 2
AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
1. Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales,
1 1
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención
Fondo Acumulado
4.
Actualización Procesos y
Procedimientos de Gestión
Documental y administración de archivos
5. Espacio
para archivos
funcionales y técnicos.
2. Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados.
1 1
3. Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la gestión de documentos.
1 1
4. Se tiene establecida la política de gestión documental.
1 1
5. Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica.
6. Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles.
1 1
7. Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos.
1 1
8. Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo.
1
9. El personal de la Entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos.
1 1 1
10. Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.
1 1
TOTAL 6 2 0 5 5
ACCESO A LA INFORMACIÓN Transparencia, participación y servicio al ciudadano,
organización documental
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1 AS 2
AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención
Fondo Acumulado
4.
1. Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.
1 1 1
2. Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos.
3. Se cuenta con esquemas de comunicación en la Entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos.
1 1
4. Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación.
5. Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos.
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
ACCESO A LA INFORMACIÓN Transparencia, participación y servicio al ciudadano,
organización documental
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1 AS 2
AS 3
AS 4
AS 5
Actualización Procesos y
Procedimientos de Gestión
Documental y administración de archivos
5. Espacio
para archivos
6. El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la Entidad.
1 1
7. Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos.
1 1 1
8. Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo.
1 1
9. El personal de la Entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos.
1 1 1 1
10. Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.
1 1
TOTAL 7 2 0 5 4
PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN Conservación y almacenamiento de la información
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1 AS 2
AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención
Fondo Acumulado
4.
Actualización Procesos y
Procedimientos de Gestión
Documental y administración de archivos
1. Se cuenta con procesos y herramientas normalizadas para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos.
1 1
2. Se cuenta con un esquema de metadatos, integrado a otros sistemas de gestión.
1
3. Se cuenta con archivos centrales e históricos. 1 1
4. La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la Entidad.
1
5. Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación - SIC.
1
6. Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica.
1 1
7. Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final.
1
8. Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos.
1 1
9. Se cuenta con esquemas de migración y 1
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
5. Espacio
para archivos
conversión normalizadas.
10. Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio.
1
TOTAL 5 1 1 1 6
ASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE SEGURIDAD Seguridad de la información e infraestructura tecnológica
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1 AS 2 AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención Fondo
Acumulado
4. Actualización
Procesos y Procedimientos
de Gestión Documental y administración
de archivos
5. Espacio para archivos
1. Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respalden la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información.
1 1
2. Se cuenta con herramientas tecnológicas acordes a las necesidades de la Entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos.
1 1
3. Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de datos a nivel interno y con terceros.
1 1
4. Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos.
1
5. Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos.
1
6. Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el sistema de gestión de seguridad de la información y los procesos archivísticos
1 1
7. Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas.
1
8. Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que permita la participación e interacción.
9. Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos.
1
10. Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los
1 1
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
ASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE SEGURIDAD Seguridad de la información e infraestructura tecnológica
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1 AS 2 AS 3
AS 4
AS 5
sistemas de información.
TOTAL 8 0 0 2 4
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN Armonización de la gestión documental con otros modelos de
gestión
SOLUCIÓN DIRECTA
AS 1 AS 2 AS 3
AS 4
AS 5
1. Sistema de Gestión
Documental
2. Tabla de Retención
Documental
3. Intervención Fondo
Acumulado
4. Actualización
Procesos y Procedimientos
de Gestión Documental y administración
de archivos
5. Espacio para archivos
1. La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.
1
2. Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la Entidad.
1 1
3. Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la Entidad.
1
4. Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística.
1 1
5. Se cuenta con un Sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales.
1
6. Se tienen implementadas las acciones para la gestión del cambio.
1 1 1 1 1
7. Se cuenta con procesos de mejora continua.
8. Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la Entidad.
1 1
9. Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos
10. La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la Entidad.
TOTAL 7 1 1 2 3
Al consolidar la información se destacan los aspectos críticos y ejes articuladores de mayor
relevancia; lo que permite establecer un norte en cuanto a la aplicabilidad de las acciones por cada
uno de ellos, para lograr la disminución de la criticidad en estos aspectos.
EJES ARTÍCULADORES
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
ASPECTO CRÍTICO
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
ACCESO A LA INFORMACIÓN
PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
TOTAL
Sistema de Gestión Documental
29 28 17 33 26 133
Tabla de Retención Documental
10 26 6 1 1 44
Intervención del Fondo Acumulado
1 5 6 0 1 13
Actualización Proceso y Procedimientos de la Gestión Documental y administración de archivos
20 30 5 2 17 74
Espacio inadecuado para los archivos
18 10 26 20 15 89
TOTAL 78 99 60 56 60
A continuación se reflejan de mayor a menor la puntuación generada.
ASPECTOS CRTICOS VALOR EJES ARTICULADORES
VALOR 2
Sistema de Gestión Documental: Se tiene una herramienta de gestión de correspondencia y se requiere un sistema de gestión documental, que no solo maneje la correspondencia sino que permita la clasificación de los documentos por Serie – Subserie Tipo Documental, conformación de expedientes, circulación y préstamo de documentos o expedientes, archivo y aplicación de TRD.
133 Acceso a la Información
99
Espacio inadecuado para los archivos: El espacio destinado para los archivos de gestión es insuficiente para el volumen documental del MEN
89 Administración de Archivos
83
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
ASPECTOS CRTICOS VALOR EJES ARTICULADORES
VALOR 2
Actualización Proceso y Procedimientos de la Gestión Documental y administración de archivos: Para poder organizar los archivos y fluir en la gestión documental, es necesario proyectar los procesos y procedimientos pero éstos van unidos a la herramienta que disponga la Entidad para la gestión de documentos, por lo que es necesario dar prioridad a definir el sistema de gestión documental con el cual contará la Entidad para proyectar los documentos e instructivos a seguir por todo el personal vinculado.
85 Preservación de la Información
76
Tabla de Retención Documental: Para poder organizar los archivos como corresponde según normatividad del AGN, es necesario implementar las acciones para agilizar el proceso de actualización.
49 Fortalecimiento y Articulación
71
Intervención del Fondo Acumulado: Revisar y evaluar las condiciones técnicas y volúmenes de los Fondos Acumulados que ha recibido el MEN, como resultado de la supresión o liquidación de Entidades del sector, para determinar la contratación de la organización de éstos archivos, el levantamiento del inventario y la elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental.
16 Aspectos Tecnológicos y de Seguridad
61
2.4. FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR
De acuerdo con los resultados obtenidos en la priorización, se establece la visión estratégica de
gestión documental así:
El Ministerio de Educación Nacional comprometido con la gestión de la información para los
ciudadanos y sus servidores aplicando tecnologías de información, normatividad y técnica
enfocadas a la correcta gestión documental y administración de archivos en cualquier soporte,
físico o electrónico; durante su creación, uso, mantenimiento, acceso, retención y preservación,
con el fin de facilitar su utilización y conservación para la toma de decisiones y como patrimonio
documental de la Nación.
2.5. FORMULACIÓN DE LOS OBJETIVOS
Objetivos de los aspectos críticos
a. Implementar a corto plazo un sistema de gestión documental en el Ministerio de Educación
Nacional que le permita a mediano plazo integrar los diferentes sistemas de información y
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
documentación que tiene el MEN para la correcta gestión documental y administración de los
archivos aplicando tecnologías de información y normatividad archivística.
b. Verificar y valorar los espacios asignados por el MEN para los archivos de gestión y central
conforme a las condiciones físico ambiental, establecidas en el Acuerdo 008 de 2014 expedido por
el Archivo General de la Nación para determinar las acciones a seguir a corto plazo.
c. Actualizar, a corto plazo, los Procesos y Procedimientos de la Gestión Documental y
administración de archivos de conformidad con las funciones asignadas al Grupo de Gestión
Documental, a los sistemas de información del MEN y al Sistema de Calidad implementado en la
Entidad.
d. Actualizar, a corto plazo, la Tabla de Retención Documental del MEN conforme a las funciones
asignadas, a los procesos, procedimientos y directrices impartidas por el Archivo General de la
Nación para la respectiva validación por parte del mencionado ente.
e. Revisar y evaluar, a mediano plazo, las condiciones técnicas y volúmenes de los Fondos
Acumulados que ha recibido el MEN, como resultado de la supresión o liquidación de Entidades
del sector, para determinar la contratación de la organización de éstos archivos, el levantamiento
del inventario y la elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental.
Objetivos de los ejes articuladores
a. Aplicar, a mediano plazo, el conjunto de técnicas y normativa para buscar, categorizar,
modificar y acceder a la información de manera ágil y oportuna en el sistema de gestión
documental y en físico; previo proceso de automatización, organización, clasificación y
custodia de la información.
b. Planear, a corto plazo, la Administración de los Archivos del MEN involucrando la
normatividad existente, la infraestructura de la Entidad, el presupuesto asignado para el
mismo, los lineamientos internos y el recurso humano asignado a las actividades de la
gestión documental.
c. Verificar, a corto plazo, el cumplimiento técnico de las unidades de conservación y de
almacenamiento para la preservación de la Información del MEN.
d. Fortalecer y articular, a corto plazo, el Modelo de Gestión Documental con el Modelo del
Sistema Integrado de Gestión SIG - del MEN y todos aquellos propuestos para el
fortalecimiento del MEN.
e. Fortalecer, a corto plazo, el Modelo de Gestión Documental del MEN aplicando las
condiciones técnicas establecidas por Tecnologías de Información y de seguridad de la
información.
2.6 FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
Basados en la normatividad archivística y técnica, en especial a la expedida en los últimos tres
años, así como a la identificación de los aspectos críticos mencionados anteriormente, a los
ejes articuladores establecidos por el Archivo General de la Nación y a los resultados arrojados
de la evaluación realizada en el MEN se procede a plantear los planes o proyectos a ejecutar a
corto, mediano y largo plazo en el MEN.
Metodología
2.6.1. Nombre del plan o proyecto: Implementación en el MEN de una herramienta de gestión
documental para la gestión de documentos y administración de archivos en diferentes
formatos.
Alcance: Implementar en el MEN la herramienta de gestión documental que cumpla los
requisitos y condiciones técnicas que pasen las evaluaciones del Archivo General de la Nación
y MINTIC y que satisfaga las necesidades de la Entidad.
Metas: Sistema de Gestión Documental evaluado, instalado y en producción
Actividades:
- Adelantar el proceso sistemático y continuo para evaluar comparativamente los productos
de gestión documental que tienen en producción entidades del orden nacional para verificar
buenas prácticas.
- Establecer los mínimos de estándares nacionales y buenas prácticas internacionales para
aplicarlas a la herramienta de Gestión Documental a implementar por el MEN.
- Adelantar el proceso sistemático y continuo para evaluar comparativamente los productos
de gestión documental que existen en el mercado.
- Identificar y evaluar cuántos sistemas de producción o recepción documental existen en el
MEN, fuera del Sistema de Gestión Documental implementado para la gestión documental
oficial de la Entidad.
- Identificados los sistemas, se realizarán las valoraciones técnicas y jurídicas necesarias para
las necesidades del MEN.
- Presentar al Comité de Desarrollo Administrativo – Sub Comité de Archivo, el documento
técnico de evaluación de los sistemas para la selección del más pertinente para el MEN y la
viabilidad presupuestal del mismo.
- Adelantar el documento técnico soporte para adelantar el proceso de contractual para la
adquisición del sistema de gestión documental.
- Acompañar técnica funcionalmente del proceso contractual.
- Entregar la información del MEN para la parametrización del sistema adquirido
- Realizar las pruebas de la aplicación informática
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
- Instalar la herramienta de Gestión Documental
- Capacitar a los Servidores Públicos del MEN
- Entrar en producción
Indicador
Herramienta de Gestión Documental instalada en el MEN y en producción
Recursos
- Recurso Humano asignado al proyecto
- Documentos técnicos o normas técnicas
- Normas archivísticas y jurídicas
- Documento técnico de evaluación de los sistemas
- Presupuesto asignado
Matriz de asignación de responsabilidades
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Actividades Responsable Aprobador Consultor Informador
Adelantar el proceso sistemático y continuo para evaluar comparativamente los productos de gestión documental que tienen en producción entidades del orden nacional para verificar buenas prácticas.
Coordinador de Gestión Documental
Asesor encargado de la Unidad de Atención al Ciudadano
Comité de Desarrollo Administrativo - Sub Comité de Archivo
Establecer los mínimos de estándares nacionales y buenas prácticas internacionales para aplicarlas al Sistema de Gestión Documental a implementar por el MEN.
Profesional Asignado del Grupo de Gestión Documental Profesional Asignado por la Subdirección de Tecnología e Información
Coordinador de Gestión Documental Asesor encargado de la Unidad de Atención al Ciudadano Jefe de Tecnología e Información
Comité de Desarrollo Administrativo - Sub Comité de Archivo
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Actividades Responsable Aprobador Consultor Informador
Adelantar el proceso sistemático y continuo para evaluar comparativamente los productos de gestión documental que existen en el mercado.
Profesional Asignado del Grupo de Gestión Documental Profesional Asignado por la Subdirección de Tecnología e Información
Coordinador de Gestión Documental Asesor encargado de la Unidad de Atención al Ciudadano Jefe de Tecnología e Información
Comité de Desarrollo Administrativo - Sub Comité de Archivo
Identificar y evaluar cuantos sistemas de producción o recepción documental existen en el MEN, fuera del Sistema de Gestión Documental implementado para la gestión documental oficial de la Entidad.
Profesional Asignado del Grupo de Gestión Documental Profesional Asignado por la Subdirección de Tecnología e Información
Identificados los sistemas, se realizarán las valoraciones técnicas y jurídicas necesarias para las necesidades del MEN.
Profesional Asignado del Grupo de Gestión Documental Profesional Asignado por la Subdirección de Tecnología e Información
Presentar al Comité de Desarrollo Administrativo – Sub Comité de Archivo, el documento técnico de evaluación de los sistemas para la selección del más pertinente para el MEN y la viabilidad presupuestal del mismo.
Profesional Asignado del Grupo de Gestión Documental Profesional Asignado por la Subdirección de Tecnología e Información Coordinador de Gestión
Comité de Desarrollo Administrativo - Sub Comité de Archivo
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Actividades Responsable Aprobador Consultor Informador
Documental Asesor encargado de la Unidad de Atención al Ciudadano Jefe de Tecnología e Información
Adelantar el documento técnico soporte para adelantar el proceso de contractual para la adquisición del sistema de gestión documental.
Profesional Asignado del Grupo de Gestión Documental Profesional Asignado por la Subdirección de Tecnología e Información
Acompañar técnica y funcionalmente el proceso contractual
Profesional Asignado del Grupo de Gestión Documental Profesional Asignado por la Subdirección de Tecnología e Información
Entregar la información del MEN para la parametrización del sistema adquirido
Profesional Asignado del Grupo de Gestión Documental
Realizar las pruebas funcionales de la aplicación informática
Profesional Asignado del Grupo de Gestión Documental
Instalar el Sistema de Gestión Documental
Contratista seleccionado en el proceso de contratación
Grupo de Gestión Documental Subdirección de Tecnología e Información Oficina de
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Actividades Responsable Aprobador Consultor Informador
Comunicaciones
Capacitar a los Servidores Públicos del MEN
Grupo de Gestión Documental Subdirección de Tecnología e Información Firma Contratista
Entrar en producción Firma contratista Grupo de Gestión Documental Subdirección de Tecnología
Comité de Desarrollo Administrativo - Sub Comité de Archivo
Grupo de Gestión Documental Subdirección de Tecnología e Información Oficina de Comunicaciones
2.6.2. Nombre del plan o proyecto: Verificación y valoración los espacios asignados por el MEN para
la administración de los archivos de gestión y central conforme a la condición físico ambiental,
establecida en el Acuerdo 008 de 2014 expedido por el Archivo General de la Nación.
Alcance: Cumplir con las condiciones físico ambientales exigidas por el AGN en las
instalaciones asignadas por el Ministerio para la custodia y administración de los archivos.
Metas: Instalaciones físicas adecuadas a las normas archivísticas y las condiciones de
seguridad para el personal asignado a los proyectos de gestión documental.
Actividades:
- Identificar todos los espacios asignados por el MEN para la custodia de los archivos.
- Realizar el insumo para la contratación de los servicios profesionales y técnicos en la
identificación del cumplimiento de las condiciones físico ambientales establecidas por el AGN
en el Acuerdo 008 de 2014.
- Acompañar técnica y funcionalmente el proceso contractual.
- Recibir y analizar el producto de la contratación
- Presentar a Secretaría General y Comité de Desarrollo Organizacional – Sub Comité de
Archivo con el fin de adelantar las acciones para mitigar los riesgos identificados.
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
- Proyectar Plan de acción.
- Ejecutar plan de acción.
Indicador
Instalaciones para custodia de archivo en óptimas condiciones para la actividad archivística.
Recursos
- Recurso Humano asignado al proyecto
- Documento técnico producto de la contratación
- Normas archivísticas y jurídicas
- Presupuesto asignado
Matriz de asignación de responsabilidades
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Actividades Responsable Aprobado Consultor Informador
Identificar todos los espacios asignados por el MEN para la custodia de los archivos
Coordinadora Grupo de Gestión Documental Profesional asignado en el grupo de gestión documental
Asesor encargado de la Unidad de Atención al Ciudadano
Realizar el insumo para la contratación de los servicios profesionales y técnicos en la identificación del cumplimiento de las condiciones físico ambientales establecidas por el AGN en el Acuerdo 008 de 2014.
Coordinadora Grupo de Gestión Documental Profesional asignado en el grupo de gestión documental
Asesor encargado de la Unidad de Atención al Ciudadano
Acompañar técnica y funcionalmente el proceso contractual.
Profesional asignado en el grupo de gestión documental
Coordinadora Grupo de Gestión Documental
Recibir y analizar el producto de la contratación
Coordinadora Grupo de Gestión Documental
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Actividades Responsable Aprobado Consultor Informador
Presentar a Secretaría General y Comité de Desarrollo Organizacional – Sub Comité de Archivo con el fin de adelantar las acciones para mitigar los riesgos identificados.
Coordinadora Grupo de Gestión Documental Asesor encargado de la Unidad de Atención al Ciudadano
Proyectar Plan de acción Profesional asignado en el grupo de gestión documental Profesional asignado por Subdirección Administrativa
Coordinadora Grupo de Gestión Documental Asesor encargado de la Unidad de Atención al Ciudadano Subdirectora Administrativa
Ejecutar plan de acción Profesional asignado en el grupo de gestión documental Subdirección Administrativa
Grupo de Gestión Documental Subdirección Administrativa Oficina de Comunicaciones
2.6.3. Nombre del plan o proyecto: Actualización de los Procesos y Procedimientos de la
Gestión Documental y administración de archivos en el MEN de conformidad con las
funciones asignadas al Grupo de Gestión Documental, a los sistemas de información del
MEN y al Sistema de Calidad implementado en la Entidad.
Alcance: Procesos y procedimientos actualizados conforme a las herramientas tecnológicas
utilizadas y a los parámetros archivísticos exigidos por el Archivo General de la Nación.
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Metas: Procesos y procedimientos actualizados y aplicados a la gestión documental y
administración de archivos en el MEN.
Actividades:
- Verificar las funcionalidades del Sistema de Gestión Documental para el manejo de las
comunicaciones oficiales y el sistema Mercurio para la consulta de documentos.
- Identificar las funciones asignadas al Grupo de Gestión Documental.
- Identificar el Proceso, los procedimientos y actividades que se realizan en el Grupo de
Gestión Documental como propios y en los que interactúa con las dependencias y los
ciudadanos.
- Elaborar el proceso y los procedimientos teniendo en cuenta el recurso humano, las
actividades realizadas y las herramientas tecnológicas que intervienen en el desarrollo.
- Pasar a aprobación y publicación.
- Divulgación y capacitación
Indicador
Procedimientos realizados, publicados y divulgados.
Recursos
- Recurso Humano asignado al proyecto
- Herramientas tecnológicas que intervienen en el proceso y los procedimientos
- Dependencias que intervienen
Matriz de asignación de responsabilidades
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Actividades Responsable Aprobador Consultor Informador
Verificar las funcionalidades del Sistema de Gestión Documental para el manejo de las comunicaciones oficiales y el sistema Mercurio para la consulta de documentos
Profesionales asignados por el Grupo de Gestión Documental
Coordinadora del Grupo de Gestión Documental
Identificar las funciones asignadas al Grupo de Gestión Documental
Profesional asignado por el Grupo de Gestión Documental
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Actividades Responsable Aprobador Consultor Informador
Identificar el Proceso, los procedimientos y actividades que se realizan en el Grupo de Gestión Documental como propios y en los que interactúa con las dependencias y los ciudadanos
Profesional asignado por el Grupo de Gestión Documental
Coordinadora del Grupo de Gestión Documental
Elaborar el proceso y los procedimientos teniendo en cuenta el recurso humano, las actividades realizadas y las herramientas tecnológicas que intervienen en el desarrollo
Profesional asignado por el Grupo de Gestión Documental
Pasar a aprobación y publicación
Profesional asignado por el Grupo de Gestión Documental Profesional asignado por la Subdirección de Desarrollo Organizacional
Coordinadora del Grupo de Gestión Documental Asesora encargada de la Unidad de Atención al Ciudadano
Divulgación y capacitación
Profesional asignado por el Grupo de Gestión Documental Profesional asignado por la Subdirección de Desarrollo Organizacional Profesional asignado por la Oficina de Comunicaciones
Coordinadora del Grupo de Gestión Documental Asesora encargada de la Unidad de Atención al Ciudadano
Profesional asignado por el Grupo de Gestión Documental Profesional asignado por la Subdirección de Desarrollo Organizacional Profesional asignado por la Oficina de Comunicaciones
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
2.6.4. Nombre del plan o proyecto: Actualización de la Tabla de Retención Documental del MEN
conforme a las funciones asignadas, teniendo en cuenta a los procesos de la Entidad, la
estructura orgánico-funcional y el principio de orden original en la organización del archivo,
tanto para documentos físicos como electrónicos.
Alcance: Tabla de Retención Documental actualizada a las funciones asignadas, a los procesos,
procedimientos y directrices impartidas por el Archivo General de la Nación para los documentos
físicos y electrónicos.
Metas: Tabla de Retención Documental actualizada y aplicada a la gestión documental física y
electrónica del MEN.
Actividades:
- Investigación preliminar sobre la Entidad en cuanto a disposiciones legales, estructura
interna, organigrama, funciones.
- Entrevista con los productores documentales para identificar y definir las unidades
documentales, análisis de la producción y trámite documental e identificación de valores
primarios de la documentación.
- Análisis e interpretación de la información recolectada para la conformación de series,
subseries y tipos documentales y determinar la valoración documental.
- Elaboración y presentación de las tablas de retención documental para aprobación de las
oficinas productoras y del Comité de Desarrollo Administrativo – Sub comité de Archivo.
-Remisión de las Tablas de Retención Documental acompañada de los anexos que sustentan
las decisiones tomadas en la TRD, al Archivo General de la Nación para el aval.
- Difusión y aplicación
Indicador
Tabla de Retención Documental aprobada, avalada, divulgada y aplicada.
Recursos
- Recurso Humano asignado al proyecto
- Herramientas tecnológicas que intervienen en el proceso y los procedimientos
- Dependencias del MEN
Matriz de asignación de responsabilidades
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Actividades Responsable Aprobador Consultor Informador
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
Investigación preliminar sobre la Entidad en cuanto a disposiciones legales, estructura interna, organigrama y funciones
Profesionales asignados por el Grupo de Gestión Documental
Coordinadora del Grupo de Gestión Documental
Entrevista con los productores documentales para identificar y definir las unidades documentales, análisis de la producción y trámite documental e identificación de valores primarios de la documentación
Profesionales asignados por el Grupo de Gestión Documental Coordinadora del Grupo de Gestión Documental
Análisis e interpretación de la información recolectada para la conformación de series, subseries y tipos documentales y determinar la valoración documental
Profesionales asignados por el Grupo de Gestión Documental Coordinadora del Grupo de Gestión Documental
Elaboración y presentación de las tablas de retención documental para aprobación de las oficinas productoras y del Comité de Desarrollo Administrativo – Sub comité de Archivo
Profesionales asignados por el Grupo de Gestión Documental Coordinadora del Grupo de Gestión Documental
Secretario General Comité de Desarrollo Administrativo - Sub Comité de Archivo
Remisión de las Tablas de Retención Documental acompañada de los anexos que sustentan las decisiones tomadas en la TRD, al Archivo General de la Nación para el aval
Secretario General del MEN
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
Difusión y aplicación Profesional asignado por el Grupo de Gestión Documental Profesional asignado por la Subdirección de Desarrollo Organizacional Profesional asignado por la Oficina de Comunicaciones
Profesional asignado por el Grupo de Gestión Documental Profesional asignado por la Oficina de Comunicaciones
2.6.5. Nombre del plan o proyecto: Revisión y evaluación de las condiciones técnicas y volúmenes
existentes de los Fondos Acumulados que ha recibido el MEN para determinar la contratación
de la organización de éstos archivos, el levantamiento del inventario y la elaboración y
aplicación de las Tablas de Valoración Documental.
Alcance: Fondos Documentales depurados, organizados y valorados.
Metas: Fondos Documentales valorados y dispuestos para consulta.
Actividades:
- Identificar todos los fondos acumulados existentes en el MEN.
- Realizar el insumo para la contratación de los servicios profesionales y técnicos en la
organización, inventario, elaboración y aplicación de tabla de Valoración Documental.
- Acompañar técnica y funcionalmente el proceso contractual.
- Recibir y analizar el producto de la contratación.
- Presentar a Secretaría General y Comité de Desarrollo Organizacional – Sub Comité de
Archivo para aprobación de las TVD.
- Remisión de las Tablas de Valoración Documental acompañada de los anexos que sustentan
las decisiones tomadas en la TRD, al Archivo General de la Nación para el aval.
- Difusión y aplicación
Indicador
Tabla de Valoración Documental aprobada, avalada, divulgada y aplicada.
Fondos Documentales organizados
Recursos
- Recurso Humano asignado al proyecto
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
- Contratista
Matriz de asignación de responsabilidades
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Actividades Responsable Aprobador Consultor Informador
Identificar todos los fondos acumulados existentes en el MEN
Profesionales asignados por el Grupo de Gestión Documental
Coordinadora del Grupo de Gestión Documental
Realizar el insumo para la contratación de los servicios profesionales y técnicos en la organización, inventario, elaboración y aplicación de tabla de Valoración Documental
Profesionales asignados por el Grupo de Gestión Documental
Coordinadora del Grupo de Gestión Documental Asesora encargada de la Unidad de Atención al Ciudadano
Acompañar técnica y funcionalmente el proceso contractual
Profesionales asignados por el Grupo de Gestión Documental Coordinadora del Grupo de Gestión Documental
Recibir y analizar el producto de la contratación
Profesionales asignados por el Grupo de Gestión Documental Coordinadora del Grupo de Gestión Documental
Presentar a Secretaría General y Comité de Desarrollo Organizacional – Sub Comité de Archivo para aprobación de las TVD
Profesionales asignados por el Grupo de Gestión Documental Coordinadora del Grupo de Gestión Documental
Secretario General Comité de Desarrollo Administrativo - Sub Comité de Archivo
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Actividades Responsable Aprobador Consultor Informador
Remisión de las Tablas de Valoración Documental acompañada de los anexos que sustentan las decisiones tomadas en la TVD, al Archivo General de la Nación para el aval
Secretario General del MEN
Difusión y aplicación Contratista Profesional asignado por el Grupo de Gestión Documental Profesional asignado por la Oficina de Comunicaciones
2.6.6. Nombre del plan o proyecto: Aplicación del conjunto de normas técnicas y jurídicas para
el acceso a la información de manera integral y oportuna, de conformidad con lo
establecido en el Decreto 1081 de 2015 y demás normas que lo modifiquen o
adicionen.
Alcance: Información disponible a los ciudadanos y servidores del MEN.
Metas: Información clasificada y dispuesta para consulta en los casos que establece la Ley.
Actividades:
- Generar y publicar la información mínima requerida de que tratan los artículos 9, 10 y 11 de la Ley 1712 de 2014.
- Realizar y publicar el Registro de Activos de Información.
- Realizar y publicar el índice de Información Clasificada y Reservada.
- Realizar y publicar el Esquema de Publicación de Información.
- Realizar y publicar el Programa de Gestión Documental.
- Actualizar y publicar las Tablas de Retención Documental.
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
- Realizar y publicar el informe de solicitudes de acceso a la información señalado en el artículo 52 del presente decreto.
- Establecer y publicar los costos de reproducción de la información pública, con su respectiva motivación.
Indicador
Documentos producidos y publicados.
Recursos
- Normatividad
- Recurso Humano asignado al proyecto
Matriz de asignación de responsabilidades
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Actividades Responsable Aprobador Consultor Informador
Generar y publicar la información mínima requerida de que tratan los artículos 9, 10 y 11 de la Ley 1712 de 2014.
Subdirección de Contratación Subdirección de Talento Humano Subdirección Financiera Oficina de Planeación y Finanzas Oficina de Control Interno Subdirección de Desarrollo Organizacional
Secretario General
Profesionales asignados por las dependencias responsables Profesional asignado por la Oficina de Comunicaciones
Realizar y publicar el Registro de Activos de Información.
Profesionales asignados por el Grupo de Gestión Documental Coordinadora del Grupo de Gestión Documental Dependencias productoras de la Información
Secretario General Comité de Desarrollo Administrativo - Sub Comité de Archivo
Profesional asignado por el Grupo de Gestión Documental Profesional asignado por la Oficina de Comunicaciones
Realizar y publicar el índice de Información Clasificada y Reservada.
Profesionales asignados por el Grupo de Gestión Documental Coordinadora del Grupo de Gestión Documental Dependencias productoras de la Información
Secretario General Comité de Desarrollo Administrativo - Sub Comité de Archivo
Profesional asignado por el Grupo de Gestión Documental Profesional asignado por la Oficina de Comunicaciones
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Actividades Responsable Aprobador Consultor Informador
Realizar y publicar el Esquema de Publicación de Información.
Profesionales asignados por el Grupo de Gestión Documental Coordinadora del Grupo de Gestión Documental Dependencias productoras de la Información
Secretario General Comité de Desarrollo Administrativo - Sub Comité de Archivo
Profesional asignado por el Grupo de Gestión Documental Profesional asignado por la Oficina de Comunicaciones
Realizar y publicar el Programa de Gestión Documental.
Profesionales asignados por el Grupo de Gestión Documental Coordinadora del Grupo de Gestión Documental
Secretario General Comité de Desarrollo Administrativo - Sub Comité de Archivo
Profesional asignado por el Grupo de Gestión Documental Profesional asignado por la Oficina de Comunicaciones
Publicar las Tablas de Retención Documental.
Profesionales asignados por el Grupo de Gestión Documental Coordinadora del Grupo de Gestión Documental Dependencias productoras de la Información
Secretario General Comité de Desarrollo Administrativo - Sub Comité de Archivo
Profesional asignado por el Grupo de Gestión Documental Profesional asignado por la Oficina de Comunicaciones
Realizar y publicar el informe de solicitudes de acceso a la información señalado en el artículo 52 del presente decreto.
Profesionales asignados por el Grupo de Gestión Documental
Coordinadora del Grupo de Gestión Documental
Profesional asignado por el Grupo de Gestión Documental Profesional asignado por la Oficina de Comunicaciones
Determinar y publicar los costos de reproducción de la información pública, con su respectiva motivación.
Subdirección Administrativa Coordinadora del Grupo de Gestión Documental
Coordinadora del Grupo de Gestión Documental
Profesional asignado por el Grupo de Gestión Documental Profesional asignado por la Oficina de
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Actividades Responsable Aprobador Consultor Informador
Comunicaciones
2.6.7. Nombre del plan o proyecto: Planeación de la Administración de los Archivos del MEN
partiendo de la normatividad vigente, la infraestructura de la Entidad, el presupuesto
asignado para el mismo, los lineamientos internos y el recurso humano asignado a las
actividades de la gestión documental.
Alcance: Archivos físicos y electrónicos organizados de conformidad con la normatividad vigente.
Metas: Archivos físicos y electrónicos disponibles para los servidores del MEN y los ciudadanos para
consulta en los casos que establece la Ley.
Actividades:
- Realizar el Diagnóstico integral de archivos
- Proyectar plan de acción producto del diagnóstico
- Ejecución del plan de acción
Indicador
Plan de acción ejecutado
Recursos
- Normatividad
- Recurso Humano asignado al proyecto
- Instalaciones del MEN
- Archivos del MEN
- Herramienta de Gestión Documental
Matriz de asignación de responsabilidades
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Actividades Responsable Aprobador Consultor Informador
Realizar el Diagnóstico integral de archivos
Profesionales asignados por el Grupo de Gestión Documental
Coordinadora del Grupo de Gestión Documental
Proyectar plan de acción producto del diagnóstico
Profesionales asignados por el Grupo de Gestión Documental
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
Ejecución del plan de acción
Coordinadora del Grupo de Gestión Documental
Secretario General Comité de Desarrollo Administrativo - Sub Comité de Archivo
2.6.8. Nombre del plan o proyecto: Verificar el cumplimiento técnico de las unidades de
conservación y de almacenamiento para la preservación de la información del MEN.
Alcance: Cumplir con las condiciones físico ambientales que permitan la preservación de la
información del MEN para su disponibilidad a los ciudadanos y servidores del MEN.
Metas: Archivos físicos y electrónicos preservados.
Actividades:
- Evaluar el resultado del Diagnóstico integral de archivos
- Proyectar plan de acción, producto del diagnóstico, para las condiciones de conservación y almacenamiento.
- Ejecución del plan de acción
Indicador
Plan de acción ejecutado
Recursos
- Normatividad
- Diagnóstico Integral de Archivo
- Recurso Humano asignado al proyecto
- Instalaciones del MEN
- Unidades de conservación y Archivos del MEN
Matriz de asignación de responsabilidades
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Actividades Responsable Aprobador Consultor Informador
Evaluar el resultado del Diagnóstico integral de archivos
Profesionales asignados por el Grupo de Gestión Documental Coordinadora del Grupo
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
de Gestión Documental
Proyectar plan de acción, producto del diagnóstico, para las condiciones de conservación y almacenamiento.
Profesionales asignados por el Grupo de Gestión Documental Coordinadora del Grupo de Gestión Documental
Coordinadora del Grupo de Gestión Documental
Ejecución del plan de acción Profesionales asignados por el Grupo de Gestión Documental Coordinadora del Grupo de Gestión Documental
2.6.9. Nombre del plan o proyecto: Fortalecimiento y articulación del Modelo de Gestión
Documental y administración de archivos con el Modelo del Sistema Integrado de Gestión
SIG- del MEN y todos aquellos propuestos para el fortalecimiento del MEN.
Alcance: Modelo de Gestión Documental articulado con los sistemas de información de apoyo,
sistemas de información misionales y el sistema de direccionamiento estratégico.
Metas: Articulación del Modelo de Gestión Documental con los Sistemas de Información del MEN.
Actividades:
- Evaluar los Sistemas de Información del MEN teniendo en cuenta los parámetros establecidos en la Guía 006 de 2016 de MINTIC, para establecer el estado general de los sistemas de información en la Entidad y determinar principales esfuerzos y logros, problemáticas y recomendaciones generales.
- Plan de acción para las problemáticas y recomendaciones
Indicador Plan de acción ejecutado
Recursos
- Normatividad
- Recurso Humano asignado al proyecto
- Instalaciones del MEN
- Sistemas de Información del MEN
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Matriz de asignación de responsabilidades
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Actividades Responsable Aprobador Consultor Informador
Evaluar los Sistemas de Información del MEN teniendo en cuenta los parámetros establecidos en la Guía 006 de 2016 de MINTIC, para establecer el estado general de los sistemas de información en la Entidad y determinar principales esfuerzos y logros, problemáticas y recomendaciones generales.
Oficina de Tecnologías y Sistemas de Información
Plan de acción para las problemáticas y recomendaciones
Oficina de Tecnologías y Sistemas de Información Dependencias administradoras de los sistemas de información
2.6.10. Nombre del plan o proyecto: Fortalecimiento del Modelo de Gestión Documental del
MEN aplicando las condiciones técnicas establecidas por Tecnologías de Información y de
seguridad de la información.
Alcance: Modelo de Gestión Documental evaluado para que cumpla con las condiciones técnicas y
tecnológicas, normativas y de seguridad.
Metas: El Sistema de Información de Gestión Documental cumpliendo las condiciones técnicas
tecnológicas, normativas y de seguridad.
Actividades:
- Evaluar los Sistemas de Información del MEN teniendo en cuenta los parámetros establecidos en la Guía 006 de 2016 de MINTIC, para establecer el estado general de los sistemas de información en la Entidad y determinar principales esfuerzos y logros, problemáticas y recomendaciones generales.
- Plan de acción para las problemáticas y recomendaciones
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
Indicador
Plan de acción ejecutado
Recursos
- Normatividad
- Condiciones técnicas y tecnológicas
- Recurso Humano asignado al proyecto
- Instalaciones del MEN
- Sistema de Información del MEN
Matriz de asignación de responsabilidades
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Actividades Responsable Aprobador Consultor Informador
Evaluar los Sistemas de Información del MEN teniendo en cuenta los parámetros establecidos en la Guía 006 de 2016 de MINTIC, para establecer el estado general de los sistemas de información en la Entidad y determinar principales esfuerzos y logros, problemáticas y recomendaciones generales.
Profesionales asignados por la Oficina de Tecnologías y Sistemas de Información Profesionales asignados por el Grupo de Gestión Documental
Secretario General Comité de Desarrollo Administrativo - Sub Comité de Archivo
Plan de acción para las problemáticas y recomendaciones
Oficina de Tecnologías y Sistemas de Información Dependencias administradoras de los sistemas de información
Secretario General Comité de Desarrollo Administrativo - Sub Comité de Archivo
2.7 CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA
El mapa de ruta consolidará la matriz de asignación de responsabilidades con la asignación de
tiempos de ejecución a corto, mediano y largo plazo.
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Plan o Proyecto
Corto plazo ( 1
año)
Tiempo
Julio a
Diciembre
2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024
1
Implementación en el MEN de una herramienta de gestión
documental para la gestión de documentos y administración de
archivos en diferentes formatos. X X X X X X
Coordinador Gestión Documental, Subdirección de
Tecnología, Dependencias que administran
Sistemas de Información existentes en el MEN
2
Verificación y valoración los espacios asignados por el MEN para la
administración de los archivos de gestión y central conforme a la
condición físico ambiental, establecida en el Acuerdo 008 de 2014
expedido por el Archivo General de la Nación. X X
Grupo de Gestión Documental y Subdirección
Administrativa
3
Actualización de los Procesos y Procedimientos de la Gestión
Documental y administración de archivos en el MEN de
conformidad con las funciones asignadas al Grupo de Gestión
Documental, a los sistemas de información del MEN y al Sistema de
Calidad implementado en la Entidad. X
Grupo de Gestión Documental, Subdirección de
Desarrollo Organizacional y oficina de
Comunicaciones
4
Actualización de la Tabla de Retención Documental del MEN
conforme a las funciones asignadas, teniendo en cuenta a los
procesos de la Entidad, la estructura orgánico-funcional y el
principio de orden original en la organización del archivo, tanto
para documentos físicos como electrónicos. X
Grupo de Gestión Documental, Subdirección de
Desarrollo Organizacional y oficina de
Comunicaciones y Secretario General
5
Revisión y evaluación de las condiciones técnicas y volúmenes
existentes de los Fondos Acumulados que ha recibido el MEN para
determinar la contratación de la organización de éstos archivos, el
levantamiento del inventario y la elaboración y aplicación de las
Tablas de Valoración Documental. X X Grupo de Gesión Documental y Secretario General
6
Aplicación del conjunto de normas técnicas y jurídicas para el
acceso a la información de manera integral y oportuna, de
conformidad con lo establecido en el Decreto 1081 de 2015 y
demás normas que lo modif iquen o adicionen. X X
Subdirección de Contratación, Subdirección de
Talento Humano, Subdirección Financiera
Oficina de Planeación y Finanzas, Oficina de Control
Interno, Subdirección de Desarrollo Organizacional
y Grupo de Gestión Documental
7
Planeación de la Administración de los Archivos del MEN partiendo
de la normatividad vigente, la infraestructura de la Entidad, el
presupuesto asignado para el mismo, los lineamientos internos y
el recurso humano asignado a las actividades de la gestión
documental. X X X Grupo de Gestión Documental
8
Verificar el cumplimiento técnico de las unidades de conservación
y de almacenamiento para la preservación de la información del
MEN. X X X Grupo de Gestión Documental
9
Fortalecimiento y articulación del Modelo de Gestión Documental y
administración de archivos con el Modelo del Sistema Integrado de
Gestión SIG- del MEN y todos aquellos propuestos para el
fortalecimiento del MEN. X X
Oficina de Tecnologías de la Información y
Dependencias administradoras de los sistemas de
información
10
Fortalecimiento del Modelo de Gestión Documental del MEN
aplicando las condiciones técnicas establecidas por Tecnologías
de Información y de seguridad de la información. X X
Oficina de Tecnologías de la Información y
Dependencias administradoras de los sistemas de
información
Mediano plazo (1 a 4
años)
Largo plazo (4 años en
adelante)
ÍTEM Responsables
A-DS-GD-PD-01-01 Fecha de Actualización: 10/10/2016 Versión: 1
2.8 HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
Para el seguimiento y control de las actividades se utilizara el formato para el seguimiento a los
planes de mejoramiento establecido en el MEN.