Cadena de abastecimiento

e-procurement

La necesidad de las empresas de ser cada vez más competitivas en un entorno de alta rivalidad tanto local como global ha ocasionado que sus administradores piensen en la planeación y utilización de prácticas y estrategias que se enfoquen directamente en el logro de mayor eficiencia en su proceso productivo y en su proceso de comercialización.

Este proceso de producción y comercialización requieren del uso de productos y servicios para lograr sus objetivos finales, entre los que se pueden citar: materia prima, artículos de oficina, artículos y servicios de limpieza, artículos para comercializar, servicios de reparación y mantenimiento.

Para lograr la eficiencia en el proceso de adquisición de productos y servicios se han desarrollado aplicaciones llamadas e-procurement. Dichas aplicaciones apoyan a las empresas a realizar de manera eficiente los procesos relacionados con la adquisición de insumos (materias primas y productos para operación), así como el proceso de requisición y compra de artículos, y el transporte, almacenamiento y logística de ellos.

El e-procurement provee a las empresas de aplicaciones para realizar el proceso de requisición, autorización, compra y pago de productos o servicios utilizando el Internet.

Integración de las Aplicaciones del Negocio Electrónico

Proceso de adquisición y aplicaciones e-procurement

En la figura se muestra el proceso de la adquisición de productos y servicios y la relación con los componentes o funciones que forman parte del e-procurement

Selección de producto o servicio que habrá de adquirirse

o Búsqueda y evaluación de productos de proveedores diversos

Creación de una requisición

o Entrega de solicitud de producto o servicio requerido

Aprobación interna de la requisición

o Comprobación de la validez de la requisición de acuerdo con las políticas internas de la organización

Realización de la compra

o Negociación de precios y descuentos.

o Decisión final de la compra concretada y realización del contrato

Selección de medios de transporte y forma de almacenaje

o Búsqueda de proveedores y negociación de precios y descuentos

Recepción de pagos y recibos

o Intercambio económico por concepto de la compra

Es importante hacer notar que el proceso de e-procurement requiere de alta conectividad interna (con otras aplicaciones de la empresa) y externa (con las aplicaciones de los proveedores).

Las actividades incluidas en el e-procurement implican la integración de sistemas tanto de compradores como de vendedores, es decir, es un conjunto de aplicaciones desde ambos puntos de vista: aplicaciones para apoyar a la empresa compradora de productos y servicios, y aplicaciones para apoyar al proveedor de esos artículos y servicios.

Componentes del e-procurement

1. Proceso de la orden

Este componente permite la entrada del empleado o miembro de la organización que desea adquirir un producto o servicio. Dicho empleado tiene que ser una persona autorizada para realizar este proceso. Habiendo obtenido el empleado la autorización tendrá posibilidad de navegar en todos los catálogos automatizados de los proveedores. Gracias a esto el empleado puede tener a su disposición en cuestión de segundos, cualquier información relacionada con precios, existencias, cotizaciones, descuentos, etc.

2. Proceso de la compra

Este componente toma los datos de la adquisición alimentados por el empleado para hacerla procesar con el proveedor. Este componente implica la integración con los sistemas del proveedor, asi como el ERP del negocio que hace la requisición, realizando con ello los movimientos necesarios provenientes por concepto de la adquisición del producto. Además, se tiene la recepción del producto o servicio para el comprador.

El proceso de la compra debe estar abierto al empleado para que este pueda dar seguimiento al proceso de su adquisición.

3. Administración de pagos

Este componente provee la fundón de administración de la cuenta, el pago y la factura de la adquisición realizada por el empleado, por lo tanto esto involucra el intercambio de información con otras aplicaciones.

El objetivo de este componente es proporcionar consultas en línea y a cualquier hora del estatus de los documentos y movimientos mencionados.

Beneficios de las aplicaciones e-procurement

Significativa reducción en costos de papelería, comunicación y personal de compras.

Menor tiempo de realización de cada una de las actividades del proceso de adquisición, de lo que resulta una organización más flexible y dinámica.

Reducción y/o eliminación de compras poco eficientes, es decir, compras donde no hay análisis del producto o servicio que habrá de adquirirse, y que, dada la necesidad del producto a ser comprado, se paga un precio irrazonable, lo que representa un costo significativo para la empresa.

Control da las compras de acuerdo con las políticas de autorización definidas por la organización, con lo cual se minimiza las adquisiciones no autorizadas y se logra un

ajuste total del presupuesto de gastos planeado por la empresa.

Algunos beneficios en la forma de operar

Enriquecimiento de toda la organización al proveer a sus miembros capacidades de compra.

Integración de este proceso de adquisiciones con el resto de los procesos de la organización.

Incremento en la calidad de las decisiones relacionadas con los productos que se comprarán

Manejo de información clave para realizar compras, con lo cual se acelera el proceso completo y se logra productividad en el departamento de compras y el resto de la organización que utiliza los productos o servicios requeridos.

Control de toda la cadena de suministro al poder integrar el proceso de adquisición con dicha cadena.

Modelos del e-procurement

e-procurement con aplicaciones para empleados

Este modelo se fundamenta en ofrecer a los empleados de una empresa las herramientas necesarias para realizar el proceso de adquisición de productos o servicios. De esta manera, el empleado que compra podrá desempeñarse como un comprador profesional.

e-procurement a través de un portal corporativo

Algunas organizaciones colocan en los escritorios de sus empleados portales corporativos de e-procurement que centralizan dicho proceso.

e-procurement a través de un e-marketplace

La automatización del proceso e-procurement involucra aplicaciones y cambios en dos áreas: la parte compradora (empresa que usará los productos y servicios requeridos) y la parte vendedora (empresa que provee los productos y servicios).

Este modelo e-procurement requiere la creación de un negocio electrónico enfocado a las empresas que desean realizar este proceso utilizando un medio externo, recibiendo apoyo para la adquisición de bienes directos (materia prima) e indirectos (artículos de limpieza, de oficina, etc.)

Permite la entrada del empleado o miembro de la organización que desea adquirir un producto o servicio. Dicho empleado tiene que ser una persona autorizada para realizar este

proceso.

El empleado puede tener a su disposición, en cuestión de segundos.